ID Unik SOP: [Nr]

[NAMA LEMBAGA]

INSTRUKSI / KEBIJAKAN
DAN
PROSEDUR OPERASI STANDAR

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Ini bukan Instruksi Bendahara. Dokumen ini merupakan landasan bagi Lembaga didorong untuk menyusun instruksi, kebijakan, dan prosedur mereka
sendiri sebagaimana disyaratkan oleh Peraturan Perbendaharaan. Dokumen ini merupakan template yang dapat digunakan oleh masing-masing Institusi
untuk menyesuaikan kebijakan yang ada jika diperlukan. Peraturan tersebut tidak harus menyertakan setiap kemungkinan instruksi, proses atau prosedur
yang mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan Peraturan Perbendaharaan. Entitas tetap bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses dan
prosedur spesifiknya mencakup semua instruksi, proses, dan prosedur yang diperlukan, untuk memastikannya mematuhi persyaratan Peraturan
Perbendaharaan.

Dokumen # Judul: Tanggal cetak:

[ ID ] [ Nama Prosedur ] [ Tanggal ]
Revisi # Disiapkan oleh: Tanggal Disiapkan:
[ Nr ] [ Nama Penulis ] [ Tanggal ]
Tanggal berlaku: Diperiksa oleh: Tanggal Ditinjau:
[ Tanggal ] [ Nama Pengulas ] [ Tanggal ]
Standar: Disetujui oleh: Tanggal Disetujui:
[ Standar, Hukum, atau [ Nama Penyetuju ] [ Tanggal ]
Regulasi ]

Dikeluarkan berdasarkan bagian Undang-Undang Manajemen Keuangan Publik, 1999 (UU

1 tahun 1999) – [PFMA] dan Peraturan Perbendaharaan 2016

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 1
DAFTAR ISI

1. Tujuan 3

2. Cakupan 3

3. Definisi dan singkatan 3

4. Tata kelola manajemen keuangan dan kerangka regulasi 5

4.1 Legislasi 5

4.2 Peraturan Perbendaharaan 5

4.3 Instruksi/Kebijakan dan SOP lain yang harus dibaca bersama SOP ini 6

5. Pengembangan kapasitas 7

5.1 Pengembangan kapasitas dicakup secara rinci dalam Konsep Umum, Definisi dan Prinsip,
dan harus dibaca bersama dengan Instruksi/Kebijakan khusus dan Prosedur Operasi Standar ini. 7

6 Instruksi / Kebijakan Kelembagaan: Pelatihan dan pengembangan 8

7 Lampiran 9

8 Pendelegasian wewenang 9

9 Ketidakpatuhan 10

10 Pemantauan, pengawasan dan pemeliharaan 10

11 Kesimpulan 10

12 Kontak person 10

13 Persetujuan 10

Lampiran 1: Bagan alur pelatihan dan pengembangan 12

Lampiran 2: proses dan prosedur untuk pelatihan dan pengembangan 13

Lampiran 3 : daftar periksa untuk kepatuhan : pelatihan dan pengembangan 28

Lampiran 4: analisis risiko dan langkah-langkah pengendalian internal yang diusulkan:

pelatihan dan pengembangan 32

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 2
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman | 3
1. Tujuan

1.1 Tujuan dari Instruksi/Kebijakan dan Prosedur Operasi Standar ini adalah untuk
menumbuhkan budaya tanggung jawab dan akuntabilitas dalam pengelolaan dan
penggunaan belanja pelatihan dan pengembangan di <Masukkan nama Instansi>
.

1.2 Ini berfungsi untuk menguraikan tanggung jawab setiap karyawan dalam
kebijakan(-kebijakan), prosedur dan pemrosesan pembayaran dan bertujuan
untuk memastikan keseragaman dalam penerapannya.

1.3 Ini juga berfungsi sebagai alat referensi untuk tujuan pendidikan dan pelatihan.

2. Cakupan

2.1 Instruksi/Kebijakan Kelembagaan dan Prosedur Operasi Standar ini berlaku untuk
semua karyawan <Masukkan nama Instansi> termasuk Pejabat
Akuntansi/Otoritas Akuntansi [hapus yang tidak berlaku].

3. Definisi dan singkatan

3.1 Daftar lengkap Singkatan dan Definisi dicakup secara rinci dalam Konsep Umum,
Definisi dan Prinsip , dan harus dibaca bersamaan dengan Instruksi / Kebijakan
dan Prosedur Operasi Standar ini.

3.2 Singkatan dan definisi yang berkaitan dengan Instruksi / Kebijakan dan Prosedur
Operasi Standar ini dijelaskan di bawah ini:
WSP Rencana Keterampilan Tempat Kerja
SCOA Bagan Akun Standar
SETA Otoritas Pelatihan Pendidikan Sektor

Pengeluaran 'pelatihan dan pengembangan' dapat didefinisikan sebagai fungsi

manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan kegiatan organisasi yang
ditujukan untuk memperbaiki kinerja (dalam hal sikap, keterampilan dan perilaku)
individu dan kelompok di dalam Lembaga. Ia juga dikenal sebagai "pengembangan
sumber daya manusia", dan "pembelajaran dan pengembangan".

Istilah "pelatihan" dan "pengembangan" digunakan bersama-sama untuk

menggambarkan peningkatan dan pendidikan keseluruhan karyawan Lembaga melalui
berbagai metode dan program pendidikan. Program pelatihan memiliki tujuan yang
sangat spesifik dan terukur, misalnya, mengoperasikan mesin tertentu, memahami
proses tertentu, atau melakukan prosedur tertentu dengan presisi tinggi. Program
pengembangan, di sisi lain, berkonsentrasi pada keterampilan yang lebih luas yang
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman | 4
dapat diterapkan pada berbagai situasi yang lebih luas, seperti pengambilan keputusan,
keterampilan kepemimpinan, dan penetapan tujuan.

Uraian singkat tentang pembayaran untuk berbagai barang/jasa sebagaimana tercermin

dalam SCOA adalah sebagai berikut:

Pelatihan dan pengembangan yang diberikan kepada karyawan dan non-karyawan serta
materi pelatihan yang tidak disediakan secara terpisah di bawah barang dan jasa.
Termasuk dalam item ini adalah pembayaran yang diberikan kepada lembaga (SAGO,
IPFA, SAICA, dll.) untuk menghadiri seminar, lokakarya, dan sesi pelatihan. Item ini akan
mencakup biaya pendaftaran untuk menghadiri lokakarya dan seminar yang relevan
dengan deskripsi pekerjaan individu atau persyaratan bisnis dan operasional lembaga.
Biaya yang dikeluarkan untuk bahan dan manual khusus yang berkaitan dengan
pelatihan dan pengembangan staf.

Item berikut yang berkaitan dengan pelatihan dan pengembangan tidak termasuk dalam
definisi. Mereka diperlakukan secara terpisah di SCOA dan adalah sebagai berikut:

 Beasiswa, penggantian biaya perjalanan dan penghidupan

 Biaya akomodasi yang termasuk dalam biaya pendaftaran harus diklasifikasikan

sebagai Biaya Perjalanan dan Penghidupan - Domestik - Akomodasi jika unsur
biaya disediakan. Jika informasi tidak tersedia, pemisahan tidak diperlukan.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 5
4. Tata kelola manajemen keuangan dan kerangka regulasi

4.1 Legislasi

4.1.1 UU Pengelolaan Keuangan Publik 1 Tahun 1999.

4.2.2 UU Pelayanan Publik tahun 1994.

4.2.3 UU pengembangan keterampilan 97 tahun 1998

4.2 Peraturan Perbendaharaan

4.2.1 AA / AO dan CFO bertanggung jawab untuk membangun sistem

pengendalian internal, dan proses penilaian risiko yang efektif dan efisien
di institusi mereka. Peraturan Perbendaharaan berikut (2016) harus
dipatuhi dalam pelaksanaan Instruksi / Kebijakan dan SOP ini.

Para 6 Instruksi kelembagaan dan prosedur operasi standar

Para 9 Fungsi Chief Financial Officer

Para 16 Sistem pengendalian internal [pasal 38(1)(a)(i) dan 51(1)(a)

(i)]

Para 17 Kontrol lingkungan

Para 18 Penilaian risiko [pasal 38(1)(a)(i) dan 51(1)(a)(i)]

Para 54 Proses perencanaan

Para 63 Penangkapan anggaran pada sistem keuangan

Para 73 Laporan bulanan penerimaan dan pengeluaran

Para 90 Sistem untuk manajemen pengeluaran

Para 91 Persetujuan pengeluaran dan komitmen

Para 93 Pembayaran dalam jangka waktu yang ditentukan

Para 186 Rencana pengadaan tahunan

Para 187 Sistem manajemen akuisisi

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 6
 Para 194 Pengadaan strategis

4.2.2 Instruksi Perbendaharaan Provinsi adalah Instruksi yang dikeluarkan oleh

Perbendaharaan Provinsi dalam kaitannya dengan PFMA untuk dan
sehubungan dengan lembaga provinsi dari suatu provinsi.

Departemen Provinsi dapat menyesuaikan bagian ini untuk menambahkan Instruksi

Perbendaharaan Provinsi

4.2.3 Praktik Akuntansi yang Diakui Umum (GRAP) adalah standar yang
dikeluarkan oleh Dewan Standar Akuntansi dalam hal PFMA, untuk
mengatur kerangka kerja pelaporan dan akuntansi untuk kotamadya dan
entitas publik.

4.2.4 Modified Cash Standard (MCS) adalah "GRAP" untuk departemen dan
entitas lain yang mengklaim kepatuhan dengan dasar akuntansi kas yang
dimodifikasi. MCS, sebagaimana ditetapkan oleh Perbendaharaan
Nasional: Kantor Akuntan-Jenderal, menetapkan prinsip-prinsip
pengakuan, pencatatan, pengukuran, penyajian, dan pengungkapan
informasi yang disyaratkan dalam format yang ditentukan oleh
Perbendaharaan Nasional.

Penting untuk dicatat bahwa meskipun Lembaga mematuhi kerangka pelaporan yang
berbeda, yaitu Standar GRAP dan MCS, Instruksi/Kebijakan dan SOP ini berfungsi sebagai
dasar praktik yang baik untuk membantu kepatuhan terhadap kedua kerangka tersebut.
[ Entitas melengkapi bagian ini untuk referensi mereka sendiri, jika ada standar GRAP,
harus dicatat di sini ]

4.3 Instruksi/Kebijakan dan SOP lain yang harus dibaca bersama SOP ini

4.3.1 Konsep Umum, Definisi dan Prinsip

4.3.2 SOP Pemrosesan Pembayaran

4.3.3 SOP Prosedur Akuntansi dan Akhir Bulan.

4.3.4 SOP Pelaporan YIM

4.3.5 SOP Pelanggaran Keuangan

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 7
 4.3.6 Buku pegangan keuangan Pelayanan Publik dan Administrasi (DPSA).

4.3.7 Resolusi DPSA.

4.3.8 buku pegangan SMS.

4.3.9 Buku Pedoman Menteri.

4.3.10 Buku Pegangan Chief Financial Officer

Sistem terperinci dan/atau proses bisnis, terkait dengan Prosedur Operasi Standar
ini, akan dikembangkan oleh <Masukkan nama Lembaga> untuk melengkapi
proses tingkat tinggi yang terkandung dalam SOP ini

5. Pengembangan kapasitas

5.1 Pengembangan kapasitas dicakup secara rinci dalam Konsep Umum, Definisi dan
Prinsip, dan harus dibaca bersama dengan Instruksi/Kebijakan khusus dan
Prosedur Operasi Standar ini.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 8
6 Instruksi / Kebijakan Kelembagaan: Pelatihan dan pengembangan

6.1 CFO atau delegasinya harus :

6.1.1 Pastikan bahwa pengeluaran untuk pelatihan dan pengembangan

merupakan bagian dari barang dan jasa yang diperkirakan akan diadakan
selama periode 5 tahun terkait dengan rencana strategis Lembaga.

6.1.2 Masukkan pengeluaran untuk pengeluaran tersebut dalam Rencana

Operasional Tahunan yang dikembangkan dan dilaksanakan oleh CFO
(diwakili oleh Accounting Officer / Accounting Authority ) dari Institution
untuk unit Supply Chain Management.

6.1.3 Menyerahkan rencana pengadaan untuk tahun buku ke bendahara yang

relevan paling lambat 30 April setiap tahun yang berisi semua rencana
pengadaan dalam format dan sesuai dengan nilai ambang batas yang
ditentukan oleh Instruksi Perbendaharaan Negara.

6.1.4 Pastikan bahwa pengeluaran untuk pelatihan dan pengembangan

dialokasikan sesuai alokasi dalam anggaran dan item yang benar
digunakan.

6.1.5 Pastikan bahwa pendelegasian wewenang menentukan tanggung jawab

dan wewenang yang bertanggung jawab atas otorisasi dan pengelolaan
jenis pengeluaran ini.

6.1.6 Pastikan bahwa pendelegasian wewenang dan contoh tanda tangan

mengenai pengeluaran Pelatihan dan pengembangan dikomunikasikan ke
seluruh Lembaga.

6.1.7 Anggaran pelatihan dan pengembangan untuk lembaga tersebut dicatat

dalam sistem keuangannya sesuai dengan Standard Chart of Accounts
(SCOA). Sistem keuangan harus dikonfigurasi untuk dapat menampilkan
anggaran yang tersedia untuk setiap item pengeluaran untuk membantu
proses pengambilan keputusan pejabat yang didelegasikan ketika
mempertimbangkan pembelian item Pelatihan dan pengembangan. Sistem
harus dirancang untuk memblokir persetujuan pembayaran jika anggaran
yang tersedia tidak mencukupi untuk item pengeluaran.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 9
 6.1.8 Memastikan penerapan langkah-langkah pengendalian mengenai
pemisahan tugas di mana orang yang menerima pembayaran dan/atau
perintah tidak boleh orang yang sama yang mengesahkan pembayaran
dan/atau perintah tersebut. Ini akan berlaku untuk sistem manajemen
rantai pasokan dan sistem akuntansi.

6.2 Karyawan lain (termasuk manajer anggaran) harus:

6.2.1 Pastikan bahwa biaya pelatihan dan pengembangan dikeluarkan hanya

sehubungan dengan kegiatan Lembaga, atau divisi dalam Lembaga, yang
berhubungan langsung dengan pencapaian tujuannya.

6.2.2 Pastikan bahwa deskripsi pekerjaan dan keluaran terukur dari kontrak
kinerja semua pejabat yang didelegasikan sesuai dengan proses SOP ini.

6.2.3 Pastikan bahwa permintaan untuk pelatihan dan pengembangan serta

persetujuan pesanan hanya disetujui oleh pejabat yang didelegasikan jika
item tersebut telah dimasukkan dalam rencana pengadaan tahunan.

6.2.4 Pastikan bahwa proses akuisisi untuk pelatihan dan pengembangan

mengikuti Proses Manajemen Rantai Pasokan (mengacu pada Kebijakan
SCM)

7 Lampiran

7.1 Lampiran 1: Barang dan jasa: Bagan alur pelatihan dan pengembangan

7.2 Lampiran 2: Proses dan prosedur untuk Pelatihan dan pengembangan

7.3 Lampiran 3: Daftar periksa pengendalian internal untuk Barang dan jasa:
Pelatihan dan pengembangan

7.4 Lampiran 4: Analisis risiko dan langkah-langkah pengendalian internal yang

diusulkan

8 Pendelegasian wewenang

8.1 Salinan kerangka delegasi terkait dengan pelatihan dan pengembangan

dilampirkan;

Atau < Entitas untuk memutuskan ini >

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 10
8.2 Para pemain peran yang terlibat dalam pelatihan dan pengembangan harus
benar-benar mematuhi pendelegasian wewenang Institusional.

9 Ketidakpatuhan

9.1 Penyimpangan dari ketentuan Instruksi/Kebijakan dan SOP ini, tanpa izin tertulis
sebelumnya dari AO/AA , akan diperlakukan sebagai pelanggaran keuangan dan
akan mengakibatkan pertimbangan tindakan disipliner atau pidana yang sesuai
dan diterapkan terhadap orang yang bersangkutan jika dianggap perlu. Lihat SOP
Financial Misconduct untuk informasi tambahan.

10 Pemantauan, pengawasan dan pemeliharaan

10.1 Untuk memastikan Instruksi/Kebijakan dan SOP ini beroperasi secara efisien,
pengguna harus melaporkan setiap perubahan yang diperlukan kepada
atasannya. Setiap kali ada perubahan di area dan/atau lingkungan pemrosesan
pembayaran, hal itu harus ditinjau kesesuaiannya. Instruksi/Kebijakan dan SOP
ini harus ditinjau secara berkala sebagaimana diatur dalam Konsep Umum,
Definisi dan Prinsip .

11 Kesimpulan

11.1 Isi Instruksi/Kebijakan dan SOP ini harus menjadi perhatian seluruh pejabat di
lingkungan Instansi.

11.2 Instruksi/Kebijakan dan SOP ini berlaku sejak [ masukkan tanggal ].

12 Kontak person

12.1 Untuk setiap pertanyaan terkait dengan Petunjuk dan Prosedur Operasi Standar
ini, hubungi [ Nama orang ].

13 Persetujuan

________________ _____________

Petugas Akuntansi Tanggal

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman | 11
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman | 12
 Lampiran 1: Bagan alur pelatihan dan pengembangan

Gambaran umum Barang/Jasa - Pelatihan dan pengembangan

Proses SCM - merekam Pelaporan

Proses Manajemen faktur pada sistem SCM/Keuangan bulanan dan
Permintaan – Identifikasi CFO
kebutuhan Laporan triwulanan dan
tahunan tentang faktur dan
komitmen
Persyaratan peraturan
Proses anggaran dan bendahara:
pengambilan Anggaran Verifikasi faktur dan Rencana operasional tahunan
persiapan pembayaran oleh Rencana pengadaan tahunan
terhadap Suara pada sistem
pengguna akhir Kontrak diberikan melebihi nilai
ambang batas
Penilaian risiko
Permintaan oleh pengguna,
Jadwal pengendalian internal
Akuisisi mgt dan Sourcing -
Persetujuan oleh Prog. / Daftar periksa transaksi
persetujuan Order oleh
Manajer Prog/ Anggaran Manajer Anggaran dan
kembali ke SCM untuk
diserahkan ke bagian
keuangan untuk
Layanan yang
diberikan/Barang diterima -
Faktur Diterima dan Sertifikasi
oleh Prog manager

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 13
 Lampiran 2: proses dan prosedur untuk pelatihan dan pengembangan

Tindakan Templat Tanggung jawab

referensi

Proses Manajemen Permintaan - Identifikasi kebutuhan untuk pelatihan dan pengeluaran pengembangan
1.  Bagian anggaran lembaga harus menyusun dan mengkonsolidasikan kebutuhan semua
 Kantor
bagian operasional Lembaga yang memerlukan Pelatihan dan pengembangan. anggaran dan
 Untuk melaksanakan ketentuan Undang-Undang Dasar, Undang-Undang Nomor 108 Tahun Manajer
1996, Instruksi Kelembagaan dan peraturan perundang-undangan yang mengatur Program
Pengembangan Sumber Daya Manusia, Lembaga harus menciptakan kesempatan bagi  CFO
semua karyawan untuk memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk
 SCM
melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya dan meningkatkan kinerjanya. prospek karir.
Amanat Instruksi Kelembagaan ini berasal dari hal-hal sebagai berikut:
o Undang-undang Syarat Dasar Ketenagakerjaan, 1997 (UU No. 75 Tahun 1997);

o Konstitusi, RSA, 1996 (UU No. 108 Tahun 1996);

o UU Pemerataan Tenaga Kerja, 1998 (UU No. 55 Tahun 1998);

o Sistem Manajemen Kinerja Pegawai Instansi;

o Lembaran Negara No 20865 tanggal 7 Februari 2000;

o Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia Lembaga;

o Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia Pelayanan Publik; (Visi 2015)

o Strategi Pengembangan Keterampilan Nasional untuk Afrika Selatan, (2010-2025)

o Kebijakan penyusunan uraian tugas Lembaga;

o UU Pengelolaan Keuangan Publik, 1999 (UU No 1 Tahun 1999)

o Peraturan Pelayanan Publik Tahun 2001;

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 14
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Resolusi Public Service Central Bargaining Chamber (PSCBC) No 14 Tahun 2002;

o Resolusi PSCBC No 1 tahun 2003;

o Sistem Manajemen dan Pengembangan Kinerja bagi anggota

o Senior Management Service (SMS), 2002;

o UU Pengembangan Keterampilan, 1998 (UU No. 97 Tahun 1998);

o UU Retribusi Pengembangan Keterampilan, 1999 (UU No.9 Tahun 1999);

o Buku Putih Pelatihan dan Pendidikan Pelayanan Publik, 1996; Dan

o Buku Putih tentang Transformasi Pelayanan Publik, 1997.

 Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari semua intervensi pengembangan keterampilan,

penilaian harus dilakukan untuk menentukan kompetensi (keterampilan dan pengetahuan)
yang dibutuhkan karyawan dan Lembaga. Pada saat yang sama, harus ditentukan apakah
kompetensi yang dibutuhkan Institusi itu langka, berlimpah atau kurang kritis.
 Bermacam-macam intervensi pelatihan harus direncanakan dan dilaksanakan setiap tahun
untuk mengisi kesenjangan yang teridentifikasi. Untuk mengelola efektivitas pelatihan, perlu
dievaluasi terhadap target yang ditetapkan dalam Strategi Pengembangan Keterampilan
Nasional Dikti, Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia Visi 2015 Layanan Publik dan
Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia Institusi. Intervensi pelatihan meliputi
ABET/GET, FET, HET, pembelajaran, kursus singkat, dan konferensi.
 Semua karyawan, termasuk mereka yang diangkat dengan kontrak jangka waktu tertentu yang
tunduk pada syarat dan ketentuannya, harus memiliki akses yang sama ke kesempatan
pelatihan yang sesuai dan relevan serta pengembangan karir yang efektif.
 Institusi harus dalam Lembaran Negara No 20865 tanggal 7 Februari 2000, mengembangkan
dan menyerahkan Rencana Keterampilan Tempat Kerja (WSP) setiap tahun. WSP akan
mendokumentasikan semua intervensi pelatihan dan pengembangan yang direncanakan untuk
satu tahun keuangan. WSP akan mencakup mengikuti:
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 15
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Visi dan misi strategis Lembaga.

o Prioritas dan target pendidikan, pelatihan dan pengembangan utama.

o Keterkaitan dengan langkah-langkah afirmatif dan Rencana Kesetaraan Ketenagakerjaan.

o Keterkaitan dengan rencana pengembangan pribadi seluruh karyawan.

 Direktur Jenderal harus melakukan hal-hal sebagai berikut:

o Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan Lembaga dan menyusun
rencana pelatihan untuk menangani prioritas pelatihan;
o Menyelaraskan program pelatihan yang diarahkan pada kebutuhan dengan tujuan strategis
lembaga;
o Pastikan dana yang cukup tersedia untuk pelatihan karyawan lembaga di semua tingkatan;

o Memastikan tersedianya dana untuk program pembangunan.

 Komite Pelatihan dan Pengembangan Internal (ITDC) harus mengawasi kualitas intervensi
pelatihan yang diterapkan di Lembaga dan merekomendasikan persetujuan kebijakan, laporan
dan strategi pengembangan sumber daya manusia kepada EXCO Lembaga.
 Direktorat: Pengembangan Pegawai dan Manajemen Kinerja harus:
o Memfasilitasi pengembangan profil kompetensi;

o Memfasilitasi penilaian kompetensi;

o Mengkonsolidasikan WSP untuk departemen;

o Mengatur kursus transversal berdasarkan WSP;

o Menyusun Laporan Pelatihan Triwulanan dan Tahunan;

o Melaksanakan fungsi administrasi bantuan belajar internal;

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 16
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Simpan database karyawan dan catatan kursus pelatihan yang diatur untuk mereka;

o Memantau dan mengevaluasi keefektifan program pelatihan, dan membantu manajer lini
terkait dengan pemilihan penyedia layanan dan koordinasi kursus pelatihan
o Pastikan bahwa semua karyawan memiliki akses yang adil ke kesempatan pelatihan.

o Memberi nasihat tentang semua hasil pembelajaran dan pengembangan dalam

Departemen.
 Manajemen harus menyediakan sumber daya untuk pelatihan atau pengembangan
keterampilan secara merata dan adil kepada semua karyawan. Mereka juga harus mengelola
kinerja karyawan mereka dengan mencalonkan mereka untuk kursus yang relevan untuk
meningkatkan kinerja dan prospek karir mereka.
 Tanggung jawab utama untuk pelatihan dan pengembangan individu terletak pada karyawan
itu sendiri. Karyawan akan mengenali perannya dalam peningkatan diri melalui pelatihan dan
pengembangan berkelanjutan. Karyawan harus menerima tanggung jawab untuk
memanfaatkan semua tindakan dan saluran yang tersedia bagi mereka untuk memenuhi
kebutuhan pelatihan dan pengembangan mereka, termasuk mengambil inisiatif dalam
belajar mandiri dan pelatihan saat bekerja di institusi.
 Karyawan (bendahara) yang menerima bantuan keuangan dalam hal skema beasiswa untuk
kehadiran kursus singkat harus masuk ke dalam perjanjian kontrak dengan Departemen.
 Fasilitator Pengembangan Keterampilan harus:
o Kembangkan WSP yang sesuai dengan pedoman yang diberikan oleh SETA yang berlaku.

o Kirim Rencana Keterampilan Tempat Kerja ke SETA yang Berlaku.

o Menasihati Departemen tentang implementasi Rencana Keterampilan Tempat Kerja.

o Identifikasi peluang strategis untuk pembelajaran, dan promosi prioritas pengembangan

keterampilan nasional.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 17
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Mengembangkan struktur dan sistem untuk perencanaan keterampilan yang efektif.

o Memfasilitasi dan mengkoordinasikan rapat Komite Pelatihan dan Pengembangan Internal.

o Membantu Departemen dalam melengkapi dokumentasi pelaporan utama seperti yang

dipersyaratkan oleh SETA dan Institusi yang berlaku.
o Membantu Lembaga dalam penyusunan Laporan Pemantauan Tahunan terhadap WSP
yang telah disetujui.
o Menyarankan Institusi tentang persyaratan penjaminan mutu yang ditetapkan oleh SETA
yang berlaku dan yang ditentukan oleh Institusi.
o Memfasilitasi penerapan langkah-langkah penjaminan mutu.

o Sajikan sebagai kontak antara Departemen dan SETA yang Berlaku.

 Pelatihan dan pengembangan harus menjadi bagian dari strategi Manajemen Rantai Pasokan
untuk tahun berjalan dan periode pengeluaran jangka menengah.
 Pelatihan dan pengembangan kemudian harus menjadi bagian dari Rencana Operasional
Tahunan Institusi yang mencakup metode, jadwal, perkiraan nilai, pendanaan dan kantor yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan pengadaan.
 Pengeluaran untuk Pelatihan dan Pengembangan harus ditentukan dalam rencana pengadaan
tahunan dalam format dan sesuai dengan nilai ambang batas yang akan menentukan strategi
pengadaan.
 Proses detailnya tertuang dalam SOP Manajemen Permintaan

 Anggaran untuk pengeluaran Pelatihan dan Pengembangan harus dialokasikan dan dicatat
dalam sistem akuntansi dengan benar, dana, tujuan, tanggung jawab, dan item sebagaimana
disesuaikan dalam tindakan apropriasi.
 Pendelegasian wewenang dan contoh tanda tangan dari pejabat yang didelegasikan yang
dapat menyetujui pengeluaran Pelatihan dan pengembangan harus dikomunikasikan ke

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 18
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
seluruh Lembaga.
Catatan: Sistem harus dikonfigurasi dengan tingkat persetujuan yang sesuai untuk semua
pejabat yang didelegasikan – sehingga pejabat yang tidak memenuhi tingkat wewenang yang
disyaratkan tidak dapat menyetujui transaksi tertentu- [ periksa apakah sistem baru memiliki
fungsi ini
 Manajer Program/Anggaran terkait harus mengontrol pengeluaran untuk Pelatihan dan
pengeluaran pengembangan untuk memastikan tidak terjadi pengeluaran berlebihan.
 Manajer Program/Anggaran terkait harus memantau tren pengeluaran untuk Pelatihan dan
pengembangan terhadap rencana pengadaan dan memastikan bahwa dana publik tidak
dibelanjakan secara tidak tepat atau disalahgunakan dengan cara apa pun.
 Rencana pengadaan harus ditinjau setiap tiga bulan terhadap anggaran Institusi dan Rencana
Kinerja Tahunan.
 Laporan Manajemen Rantai Pasokan harus diserahkan oleh petugas akuntansi dengan cara
dan format dan pada interval yang ditentukan oleh instruksi NT.

Proses anggaran dan Pencapaian Anggaran pada sistem keuangan

2.  Anggaran untuk institusi harus ditangkap pada sistem keuangannya sesuai dengan 8 segmen
 CFO
dari Standard Chart of Accounts (SCOA).
 SDM
 Sistem keuangan harus dikonfigurasi untuk dapat menampilkan anggaran yang tersedia untuk
setiap item pengeluaran untuk membantu proses pengambilan keputusan pejabat yang  Manajer
program
didelegasikan ketika mempertimbangkan pembelian Pelatihan dan pengembangan.
 Sistem harus dikonfigurasi untuk memblokir persetujuan pembayaran jika anggaran yang
tersedia tidak mencukupi untuk item pengeluaran.
 Uraian tugas dan keluaran terukur dari kontrak kinerja semua pejabat yang didelegasikan
harus selaras dengan proses SOP ini. Misalnya, pembayaran kepada pemasok harus
dilakukan dalam waktu 30 hari sejak diterimanya faktur untuk mencegah terjadinya
ketidakpatuhan terhadap TR 81. Oleh karena itu, kontrak kinerja semua pejabat yang
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 19
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
didelegasikan yang terlibat dalam proses pembayaran harus mencerminkan bahwa
persyaratan bahwa pejabat yang didelegasikan harus mencegah terjadinya ketidakpatuhan
terhadap TR81 saat menjalankan tanggung jawabnya masing-masing. Uraian tugas juga
harus mencerminkan bahwa pejabat diharuskan untuk mencegah ketidakpatuhan terhadap
peraturan perbendaharaan.
 Untuk memastikan manajemen pengeluaran Pelatihan dan pengembangan yang efektif dan
efisien, Manajer Program harus melaksanakan tanggung jawab berikut:
o Bertanggung jawab untuk mengelola dan mengendalikan dana yang dialokasikan
kepada mereka terkait dengan pengeluaran Pelatihan dan pengembangan;
o Gunakan dana yang dialokasikan untuk mereka sejalan dengan kebijakan lembaga
dan ketentuan yang relevan;
o Bandingkan setiap bulan jumlah yang dianggarkan sesuai rencana pengadaan dengan
pengeluaran aktual dan laporkan setiap ketidaksesuaian kepada CFO; Dan
o Berikan motivasi atau informasi yang mungkin diminta oleh CFO terkait dengan
Pelatihan dan pengembangan.

Permintaan dan Perintah

3. Persetujuan Permintaan
 Pejabat yang
 Pengguna akhir melengkapi permintaan barang/jasa Didelegasikan

 Manajer Program harus memastikan bahwa kebutuhan akan barang/jasa ada dan anggaran
tersedia sebelum mengeluarkan biaya Pelatihan dan Pengembangan.  Manajer
program
 Manajer Program terkait memverifikasi bahwa pengeluaran tersebut relevan dan memeriksa
dokumen pendukung untuk memastikan bahwa proses SCM dan ketentuan lainnya dipatuhi
(persetujuan yang diperlukan telah diperoleh dari Komite Departemen terkait).  SCM
 Manajer Program yang relevan juga harus memeriksa laporan sistem jika dana tersedia di

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 20
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
tingkat deskripsi item SCOA sebelum menyetujui permintaan tersebut.
 Manajemen Akuisisi sekarang akan terjadi - SCM terlibat dalam pengadaan Barang/jasa - ini
tergantung pada nilai pengeluaran sejalan dengan rencana pengadaan tahunan. Silakan lihat
SCM SOP.
 Proses yang berkaitan dengan akuisisi Barang dan Jasa dibahas dalam SOP Manajemen
Rantai Pasokan dan Strategi Pengadaan.

4. Persetujuan pesanan
 Pejabat yang
 Tidak ada barang/jasa yang dapat diperoleh tanpa dikeluarkannya perintah resmi Didelegasika
n
 Pesanan hanya boleh diproses dengan syarat bahwa –
o dana tersedia di bawah deskripsi item SCOA yang benar;  Manajer
o detail perbankan pemasok telah diverifikasi dan pesanan telah disahkan pada sistem program
keuangan/pengadaan yang relevan; Dan  Pejabat yang
didelegasikan
o semua persetujuan dan dokumentasi yang relevan dilampirkan pada permintaan
pengadaan  Penangkap
Data
 Sistem mencetak yang berikut saat pesanan diotorisasi pada tahap Akuisisi
 Pengguna
o Pesanan (ini dikirim ke pemasok eksternal) akhir/Pengelo
la anggaran
o Tanda terima (ini ditandatangani oleh pengguna akhir saat barang dan jasa diterima)

o Komitmen (yang dikirim melalui antarmuka ke sistem akuntansi)

 Tanda terima harus diproses setiap hari pada sistem untuk memperbarui catatan akuntansi.

 Kuitansi simultan diajukan dalam file voucher kuitansi dalam urutan numerik.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 21
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
 Atau - salinan pesanan dengan faktur asli dikirim ke bagian keuangan setelah petugas di toko
menangkap informasi secara elektronik
 Ketika barang khusus dikirim langsung ke pengguna akhir, pengguna akhir harus memberi
tahu toko, dan petugas penerima barang/pejabat transit dari toko harus hadir saat pengiriman
tersebut dilakukan.

5. Layanan diberikan

 Layanan biasanya diberikan dalam bentuk perjanjian kontraktual antara institusi dan pemasok
eksternal.
 Faktur dapat diterima langsung oleh end user/ Pengelola Anggaran baik secara elektronik
maupun dalam bentuk hard copy per hand atau pos. Pengguna akhir harus menyatakan
bahwa layanan telah diberikan.
 Faktur harus dikirim ke pejabat yang didelegasikan untuk diberi stempel tanggal dan
didaftarkan pada sistem
 Tanda terima akan dibuat oleh sistem saat faktur yang ditandatangani yang diterima dari
pengguna akhir/ Faktur pengelola anggaran diambil.
Berikut ini didokumentasikan pada Tanda Terima – tanda resmi transit yang menerima barang,
petugas kedua - tanda tangan pengguna, petugas ketiga - penangkap data. Pejabat keempat -
manajer lini gudang transit (logistik)
6. Penerimaan barang dan jasa
 Pejabat yang
 Pada saat kedatangan barang yang dipesan, barang tersebut harus diturunkan di hadapan didelegasikan
pejabat yang didelegasikan dan pengguna akhir di area penerimaan barang (toko) yang
ditunjuk.
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 22
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
 Proses berikut harus diikuti:
o Dapatkan catatan pengiriman dari petugas pengiriman pemasok dan bandingkan dengan
pesanan pembelian;
o Periksa jumlah dan deskripsi barang yang dikirim terhadap pesanan pembelian dan
catatan pengiriman;
o Lakukan uji superfisial terhadap kondisi barang yang dikirim misalnya kotak pecah atau
basah dll.;
o Menolak semua barang yang tidak benar dan mengidentifikasi serta menandai penolakan
pada salinan nota pengiriman dan pesanan pembelian;
o Membuat daftar barang yang diterima dan ditolak;

o Pastikan bahwa personel pemasok menandatangani kedua salinan nota pengiriman

termasuk amandemennya;
o Menandatangani catatan pengiriman pemasok.

Catatan: Ketidakpatuhan terhadap prosedur dapat menyebabkan pengeluaran yang sia-sia dan
boros yang dikeluarkan oleh institusi
7. Penerimaan layanan
 Pejabat yang
 Saat layanan diberikan, pengguna akhir/manajer Program harus melakukan penilaian Didelegasikan/
terhadap layanan yang diberikan oleh pemasok dan menilai sebagai berikut:  Manajer
Program
o Apakah layanan yang diberikan sesuai dengan persyaratan kontrak perjanjian.

o Tingkat kerjasama yang diterima dari pemasok

o Pengiriman layanan sesuai dengan kerangka waktu yang ditentukan

o Kualitas dan kinerja pemasok, dan

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 23
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Penilaian apakah pemasok harus digunakan di masa depan oleh Institusi.

8. SCM memproses invoice yang diterima berkaitan dengan barang dan/atau jasa
 Ketua SKM
 Kepala SCM harus menunjuk seorang pejabat di dalam unit SCM yang akan bertanggung  Pengguna
jawab untuk menerima semua tagihan. akhir
 Jika lembaga memiliki banyak lokasi, pejabat yang didelegasikan (Pengawas Toko) harus  Pejabat yang
ditunjuk di setiap lokasi. didelegasikan

 Alamat email khusus harus disiapkan untuk menerima semua faktur yang dikirim melalui  CFO
email yang harus diakses oleh pejabat yang didelegasikan di SCM.  Manajer
Program/Angg
 Semua pejabat harus diberitahu tentang fungsi pejabat yang didelegasikan yang bertanggung
aran
jawab untuk menerima semua tagihan.
 Semua faktur yang dikirim langsung atau diterima melalui pos harus diberikan oleh pengguna
akhir kepada pejabat yang didelegasikan di SCM.
 Semua faktur yang diterima oleh pejabat yang didelegasikan harus diberi stempel tanggal
agar lembaga dapat mengevaluasi kepatuhannya terhadap persyaratan pembayaran tiga
puluh (30) hari.
 Faktur yang diterima melalui email harus dicetak dan diberi stempel tanggal.

 Pejabat yang didelegasikan harus mencatat tagihan dalam daftar tagihan (daftar
elektronik/manual) setelah menerima tagihan.
 Pejabat yang didelegasikan minimal harus memeriksa tagihan untuk memastikan bahwa:
o itu atas nama lembaga

o Faktur pajak yang sah bukan salinan faktur pajak/pro forma invoice tidak diterima jika
layanan telah diberikan
o Tanggal faktur

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 24
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
o Deskripsi barang yang disediakan / layanan yang diberikan sesuai dengan pesanan
pembelian dan nota pengiriman
o Rincian bank pemasok muncul di faktur

o faktur dicetak

 Dokumen harus dicap sebagai "Diterima" pada tanggal penerimaan faktur, nama dan tanda
tangan didokumentasikan
 Pejabat SCM yang didelegasikan harus membawa faktur dan daftar manual ke pengguna
akhir.
 Pengguna akhir harus menandatangani register dan memberi tanggal pada register dengan
tanggal faktur diberikan kepada mereka.
 Pejabat SCM yang didelegasikan harus memperbarui register elektronik (jika berlaku) dengan
tanggal faktur diserahkan kepada pengguna akhir.
 Pejabat SCM yang didelegasikan akan melakukan penyelidikan rutin atas faktur yang belum
dikembalikan oleh pengguna akhir.
 Daftar Faktur juga harus menunjukkan penandatangan resmi untuk kode biaya dan jumlah.
Pejabat yang didelegasikan SCM harus meneruskan tagihan ke manajer program/anggaran
yang didelegasikan untuk otorisasi sesuai delegasi.
 Tanda tangan otorisasi pada faktur harus sesuai dengan tanda tangan otorisasi yang muncul
pada daftar spesimen, sesuai delegasi untuk sertifikasi faktur.
 Pejabat SCM yang didelegasikan harus meningkatkan frekuensi pertanyaan jika periode 30
hari semakin dekat dan tagihan belum dikembalikan oleh pengguna akhir.
 Ketika tagihan dikembalikan ke SCM, pejabat yang didelegasikan harus memeriksa setiap
tagihan versus saran penutup dan mendaftar serta mengonfirmasi bahwa semua tagihan
telah diterima.
 Jika faktur salah karena alasan apa pun, pejabat SCM yang didelegasikan dapat melalui
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 25
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
email memberi tahu pemasok. Pejabat SCM yang didelegasikan harus membatalkan tagihan
dari daftar tagihan, menyatakan alasannya pada daftar dan menyimpan email ke pemasok
sebagai bukti.
 Pejabat SCM yang didelegasikan harus membawa tagihan beserta dokumen pendukungnya
ke unit Keuangan.
Pejabat SCM yang didelegasikan harus memperbarui register elektronik dengan informasi
yang relevan.

Catatan: Risiko Ketidakpatuhan terhadap PFMA dan TR jika tidak dipatuhi

Pendelegasian wewenang harus dikomunikasikan ke seluruh institusi
Garis waktu perlu ditentukan untuk semua alur dokumen antara berbagai pejabat – hal ini perlu
dikaitkan dengan kontrak kinerja mereka
Jangka waktu 30 hari sama dengan 21 hari kerja

9. Verifikasi faktur oleh pengguna akhir dan persiapan pembayaran

 Pengguna
 Ketika pengguna akhir menerima faktur dari SCM, dia harus menandatangani daftar dan akhir
mencatat tanggal faktur diberikan kepada mereka.
 Pengguna akhir harus puas dengan kondisi barang yang diterima.

 Pengguna akhir harus memeriksa hal-hal berikut:

o Faktur menyetujui pesanan atau perjanjian kontrak yang ditandatangani (jika berlaku),
pesanan pembelian, dan voucher/catatan barang yang diterima;
o Barang atau jasa telah diterima/dikirim.

o Jika barang pengguna akhir diterima oleh staf penerima institusi, pengguna akhir harus
mendapatkan salinan GRN dan memastikan bahwa barang yang benar diterima dan

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 26
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
diterima dalam kondisi baik.
o Nomor pesanan disertakan dalam faktur dan sesuai dengan nomor pesanan asli;

o Untuk barang dan/atau jasa yang benar-benar dipesan dan diterima (item description);

o Tanggal faktur terkait dengan periode saat ini atau sebelumnya;

o Jumlah tagihan sesuai dengan jumlah per pesanan pembelian dan/atau kutipan, dan
voucher/catatan barang yang diterima; Dan
o cast dan cross cast semua faktur yang valid untuk akurasi

Risiko – jika tidak dilakukan dengan benar – dapat mengakibatkan pengeluaran yang sia-sia dan
boros

 Pengguna akhir harus melampirkan dokumen yang berkaitan dengan transaksi (permintaan,
kutipan, pesanan pembelian, kontrak jika berlaku)
 Faktur harus ditandatangani/dicap oleh pengguna akhir sebagai indikasi bahwa faktur
tersebut telah diverifikasi dengan benar, atau;
Risiko – jika dilakukan secara tidak benar, ini menjadi katalis untuk pengeluaran yang tidak sah

 Pengguna akhir dapat menyiapkan saran pembayaran. Pengguna akhir harus menyertakan
semua perincian pembayaran yang diperlukan dan dalam hal Institusi, kode SCOA.
 Pengguna akhir harus menandatangani saran pembayaran sebagai penyusun.

 Pengguna akhir kemudian memberikan faktur dengan dokumen pendukung kepada Manajer
Program/Anggaran untuk otorisasi.

7. Persetujuan oleh Pengelola Program/Anggaran  Manajer

Program/Angg
 Setelah Manajer Program/Anggaran menerima tagihan dan dokumen pendukung dari
aran
pengguna akhir, dia harus menentukan apakah pembayaran dapat disetujui.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 27
Tindakan Templat Tanggung jawab
referensi
 Manajer Program/Anggaran harus memastikan bahwa jumlah tagihan berada dalam jumlah
yang didelegasikan untuk disetujui per pendelegasian keuangan.
 Semua ketidaksesuaian yang menyebabkan pembayaran ditolak harus dikirim kembali ke
divisi terkait untuk diperbaiki, ditinjau dan otorisasi baru harus diperoleh setelah perbaikan
dilakukan.
 Semua ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan penyedia layanan sampai diselesaikan
sebelum faktur dibayar kerangka waktu
 Manajer Program/Anggaran harus setelah memverifikasi faktur, menyetujui pembayaran jika
jumlahnya sesuai dengan delegasi keuangan mereka
 Jika jumlahnya di luar jumlah yang didelegasikan, pembayaran harus dirujuk ke pejabat yang
didelegasikan untuk disetujui.
 Persetujuan harus ditunjukkan dengan bukti tanda tangan pada tagihan; atau jika nota
pembayaran sudah disiapkan maka nota pembayaran harus ditandatangani.
 Manajer Program/Anggaran harus memastikan bahwa anggaran tersedia sebelum akuisisi
barang dan jasa dan harus menyatakan ketersediaan dana untuk pembayaran.
 Pembayaran harus selalu dilakukan pada alokasi yang benar dan bukan pada item lain di
mana anggaran tersedia.
 Faktur yang disetujui harus dikembalikan ke pengguna akhir.

 Pengguna akhir mengembalikan faktur yang disetujui dengan dokumen pendukung kepada
pejabat SCM yang didelegasikan untuk diteruskan ke bagian Keuangan untuk pembayaran.
Pemantauan
8.  CFO
 Daftar periksa transaksi harus diterapkan untuk mencatat semua tindakan yang akan
dilakukan mulai dari inisiasi permintaan Pelatihan dan pengembangan hingga otorisasi akhir
untuk pembayaran.

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 28
 Lampiran 3 : daftar periksa untuk kepatuhan : pelatihan dan pengembangan

DAFTAR PERIKSA KEPATUHAN BERTANGGUN KETERANGA

G JAWAB N / TINDAKAN
PERBAIKAN
Pengelolaan permintaan
1. Apakah pengeluaran Pelatihan dan Pengembangan Manajer program
diperlukan untuk mendukung komitmen strategis dan
operasional lembaga?
2. Apakah biaya pelatihan dan pengembangan Manajer program
merupakan bagian dari strategi SCM untuk
pengeluaran barang dan jasa (Pelatihan dan
pengembangan) sejalan dengan pengeluaran tahun
buku berjalan dan periode pengeluaran jangka
menengah?
3. Apakah pengeluaran untuk Pelatihan dan Manajer program
Pengembangan ini sejalan dengan Rencana
Operasional Tahunan sehubungan dengan:
 Metode pengadaan;

 Jadwal pelaksanaan pengadaan;

 Perkiraan nilai (termasuk semua pajak yang

berlaku);

 Konfirmasi bahwa dana tersedia; Dan

 Kantor yang bertanggung jawab atau kantor

regional?

Proses anggaran dan pengambilan anggaran pada sistem

4. Apakah anggaran untuk pengeluaran Pelatihan dan Bagian anggaran
Pengembangan telah dialokasikan dan dicatat dalam
sistem akuntansi sesuai, dana, tujuan, tanggung
jawab, dan hal-hal yang disesuaikan dalam tindakan
apropriasi?
5. Apakah anggaran belanja Pelatihan dan Bagian anggaran
Pengembangan telah dialokasikan secara terpusat
untuk lembaga atau dialokasikan ke masing-masing
pusat biaya individu?
6. Apakah pendelegasian wewenang untuk menyetujui CFO
pengeluaran ini telah diverifikasi dan dikonfirmasi?
7. Apakah sistem memblokir persetujuan pengeluaran CFO
jika dana yang tersedia tidak mencukupi?
8. Apakah manajer program membandingkan Manajer program
pengeluaran aktual dengan anggaran dan
melaporkan perbedaan apa pun kepada CFO?
Persetujuan permintaan dan pesanan untuk Pelatihan dan pengembangan
9. Apakah manajer program memeriksa hal-hal berikut Manajer program
yang berkaitan dengan pengeluaran sebelum
menyetujui permintaan sesuai dengan tujuan
pemungutan suara;
 dalam ketentuan anggaran Lembaga untuk
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 29
DAFTAR PERIKSA KEPATUHAN BERTANGGUN KETERANGA
G JAWAB N / TINDAKAN
PERBAIKAN
item tersebut (dana tersedia) dan tidak akan
menghasilkan pengeluaran yang tidak sah,
tidak teratur dan sia-sia dan boros;

 mewakili nilai uang, dan layanan yang akan

diperoleh adalah kualitas, kuantitas, dan harga
yang dibutuhkan; Dan

 dalam batasan apa pun, dan sesuai dengan

persyaratan apa pun, yang melekat pada
pendelegasian wewenangnya?

10. Apakah pemantauan kontrol berikut dilakukan untuk Pejabat

menangkap pesanan untuk memastikan bahwa: keuangan
 semua transaksi segera dicatat dengan jumlah
yang benar dan dalam periode akuntansi yang CFO
benar;

 semua transaksi dicatat dengan tepat sesuai

dengan item baris pengeluaran SCOA dan
bahwa dana tersedia untuk item baris
Pelatihan dan pengembangan (pendeteksian
pengeluaran yang tidak sah); Dan

 daftar komitmen dipelihara dan diperbarui

secara teratur.

Barang dikirim / layanan yang diberikan

11. Ketika layanan diberikan, apakah faktur yang dikirim Pengguna akhir
ke SCM harus diberi stempel tanggal dan pesanan Pejabat
dibuat untuk didaftarkan pada sistem? keuangan
12. Apakah faktur dicap dengan tanggal tanda terima? Pejabat
keuangan
13. Apakah kuantitas dan deskripsi barang dikirim Pengguna akhir
dibandingkan dengan pesanan pembelian dan nota
pengiriman?
14. Apakah nota pengiriman ditandatangani dalam Pengguna akhir
penerimaan barang dan/atau jasa?
15. Apakah jumlah faktur sesuai dengan jumlah Pengguna akhir
pesanan? Jika tidak demikian, apakah alasan
diberikan?
16. Apakah tagihan telah dicatat dalam register Pejabat
elektronik/manual? keuangan
17. Sudahkah pengguna akhir menandatangani daftar Pengguna akhir
untuk mengakui tanda terima?
18. Apakah kontrol pemantauan berikut diterapkan untuk Pengelola
menilai keandalan pemasok untuk memastikan Keuangan
bahwa:
 Ada kepatuhan dengan periode pengiriman,

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 30
DAFTAR PERIKSA KEPATUHAN BERTANGGUN KETERANGA
G JAWAB N / TINDAKAN
PERBAIKAN
 Kuantitas dan kualitas barang yang disediakan
atau layanan yang diberikan memuaskan, dan

 Tindakan yang diambil terhadap pemasok

yang kinerjanya buruk atau tidak?

Faktur proses SCM diterima

19. Apakah semua tanggal faktur dicap oleh pejabat petugas SCM
SCM yang didelegasikan saat diterima dan dicatat
dalam register elektronik atau manual?
20. Apakah petugas SCM melakukan pengecekan petugas SCM
terhadap detail invoice untuk mengetahui keabsahan
invoice?
21. Apakah jumlah faktur sesuai dengan jumlah petugas SCM
pesanan? Jika tidak demikian, apakah ada alasan
yang diberikan?
22. Apakah faktur telah dibawa ke manajer program yang petugas SCM
didelegasikan untuk otorisasi?
23. Apakah petugas SCM menindaklanjuti tagihan yang petugas SCM
disetujui dari manajer program yang belum
dikembalikan ke petugas SCM?
24. Apakah petugas SCM telah membawa tagihan petugas SCM
beserta dokumen pendukungnya ke bagian keuangan
untuk pembayaran?
Verifikasi faktur oleh pengguna akhir dan persiapan pembayaran
25. Sudahkah pengguna akhir menandatangani daftar Pengguna akhir
faktur bahwa barang telah dikirim dan/atau layanan
diberikan?
26. Apakah faktur menyetujui pesanan atau perjanjian Pengguna akhir
kontrak yang ditandatangani (jika berlaku), pesanan
pembelian, dan voucher/catatan barang yang diterima;
27. Apakah nomor pesanan disertakan pada faktur dan Pengguna akhir
sesuai dengan nomor pesanan asli;
28. Apakah tagihan benar dalam hal jumlah, alamat, Pengguna akhir
tahun buku dan alokasi?
29. Apakah dokumen pendukung yang relevan Pengguna akhir
dilampirkan pada invoice/saran pembayaran?
30. Apakah pembayaran dicap dan ditandatangani Pengguna akhir
setelah verifikasi?
Verifikasi oleh Manajer Program/Anggaran akhir
31. Apakah anggaran tersedia untuk pembayaran Manajer program
tertentu pada item yang benar?
32. Apakah jumlah faktur dalam jumlah yang Manajer program
didelegasikan untuk disetujui sesuai dengan
pendelegasian keuangan?
33. Apakah pembayaran dan dokumen pendukungnya Manajer program
benar dalam hal jumlah, pemesanan, pengiriman
barang/jasa, tanggal dan alokasi?
34. Apakah semua dokumen pendukung yang relevan Manajer program
dilampirkan pada pembayaran?
35. Apakah pembayaran disahkan oleh Manajer Manajer program
PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Halaman 31
DAFTAR PERIKSA KEPATUHAN BERTANGGUN KETERANGA
G JAWAB N / TINDAKAN
PERBAIKAN
Program/Anggaran?

Pemantauan
36. Apakah daftar periksa transaksi telah diterapkan Pejabat
sebagaimana ditentukan oleh instruksi keuangan
Perbendaharaan yang mencatat semua tindakan
yang harus dilakukan mulai dari inisiasi permintaan
Pelatihan dan pengembangan hingga otorisasi akhir
pembayaran?

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Halaman 32
 Lampiran 4: analisis risiko dan langkah-langkah pengendalian internal yang diusulkan: pelatihan dan pengembangan

* Untuk keperluan Tabel ini, singkatan berikut memiliki arti sebagai berikut:
JENIS UKURAN KONTROL
JENIS RISIKO PROBABILITAS
Acc = Akses
Accu = Akurasi Pro = Prosedural
Otorisasi = Otorisasi L = Rendah Perwakilan = Pelaporan
Com = Kelengkapan M = Sedang Seg = Pemisahan Tugas
Val = Validitas H = Tinggi Tr = Pelatihan
MEMPERTARUHKAN TINDAKAN PENGENDALIAN
TID
AK. JENI MAS JENI
KETERANGAN DAMPAK KETERANGAN
S ALAH S
Pengeluaran
1 yang tidak H Pemantauan oleh Manajer Program dan CFO
Alokasi item ke program yang salah sah
Pengeluaran
2 Melebihi alokasi anggaran program yang tidak H Pemblokiran anggaran pada sistem
sah
Penerimaan barang dan jasa yang tidak Pengeluaran
3 memenuhi spesifikasi atau barang/jasa yang yang sia-sia H Pemantauan oleh SCM
diberikan kurang lancar atau boros

Non-pembayaran faktur dalam waktu 30 hari Ketidakpatuh

4 H Pemantauan oleh manajemen SCM dan CFO
sejak diterimanya an

Pengeluaran
yang sia-sia
atau sia-sia/ H
Perjanjian tingkat layanan dan penalti
5 Non-kinerja oleh Penyedia Layanan Tujuan
Pemantauan oleh Direktorat
pemberian
layanan tidak
terpenuhi.