ID unic SOP: [Nr]

[DENUMIREA INSTITUȚIEI]

INSTRUCȚIUNI / POLITICI
ȘI
PROCEDURI STANDARD DE OPERARE

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Aceasta nu este o instrucțiune a Trezoreriei. Acest document reprezintă fundamentul pe care institu țiile sunt încurajate să elaboreze propriile instruc țiuni,
politici și proceduri, conform cerințelor regulamentelor de trezorerie. Acest document este un model care poate fi utilizat de institu ții individuale pentru a- și
ajusta politicile existente, dacă este necesar. Acestea nu includ neapărat toate instruc țiunile, procesele sau procedurile posibile care ar putea fi necesare
pentru a se conforma cerințelor Regulamentului Trezoreriei. Rămâne responsabilitatea entită ții să se asigure că procesele și procedurile sale specifice
cuprind toate instrucțiunile, procesele și procedurile necesare, pentru a se asigura că respectă cerințele regulamentelor privind trezoreria.

Document # Titlu: Data imprimării:

[ID] [Denumirea procedurii] [Data]
Revizie # Pregătit de: Data pregătirii:
[Nr] [Numele autorului] [Data]
Data intrării în vigoare: Revizuit de: Data revizuirii:
[Data] [Numele recenzentului] [Data]
Standard: Aprobat de: Data aprobării:
[Standard, lege sau [Numele aprobatorului] [Data]
reglementare]

Emis în conformitate cu secțiunea din Legea din 1999 privind gestionarea finanțelor publice
(Legea 1 din 1999) – [PFMA] și Regulamentul privind trezoreria din 2016

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 1
CUPRINS

1. Scop 3

2. Aplicare 3

3. Definiții și abrevieri 3

4. Gestiunea financiară, guvernanța și cadrul de reglementare 5

4.1 Legislație 5

4.2 Reglementări privind trezoreria 5

4.3 Alte instrucțiuni / politici și POS care trebuie citite împreună cu acest POS 6

5. Dezvoltarea capacităților 7

5.1 Dezvoltarea capacităților este tratată în detaliu în Conceptele, definițiile și principiile

generale și trebuie citită împreună cu aceste Instrucțiuni/Politici specifice și cu Procedurile Standard
de Operare. 7

6 Instrucțiuni / Politici instituționale: Instruire și dezvoltare 8

7 Anexe 9

8 Delegarea de competențe 9

9 Neconformitate 10

10 Monitorizare, supraveghere și întreținere 10

11 Concluzie 10

12 Persoana de contact 10

13 Aprobare 10

Anexa 1: Diagrama formării și dezvoltării 11

Anexa 2: Procesul și procedurile de formare și dezvoltare 12

Anexa 3: Lista de verificare pentru conformitate: formare și dezvoltare 27

Anexa 4: analiza riscurilor și măsurile de control intern propuse: formare și dezvoltare 30

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 2
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 3
1. Scop

1.1 Scopul prezentelor Instrucțiuni/Politici și Proceduri Standard de Operare este de a

promova o cultură a responsabilității și responsabilității în gestionarea și utilizarea
cheltuielilor de formare și dezvoltare în <Introduceți numele instituției>

1.2 Acesta servește pentru a sublinia responsabilitatea fiecărui angajat în ceea ce

privește politica (politicile), procedurile și procesarea plăților și urmărește să
asigure uniformitatea aplicării sale.

1.3 De asemenea, servește drept instrument de referință în scopuri educaționale și de

formare.

2. Aplicare

2.1 Prezentele instrucțiuni/politici instituționale și proceduri standard de operare se

aplică tuturor angajaților <a se introduce denumirea instituției> inclusiv
contabilului/autorității contabile [se elimină mențiunea inutilă].

3. Definiții și abrevieri

3.1 Lista cuprinzătoare de abrevieri și definiții este acoperită în detaliu în Concepte

generale, definiții și principii și trebuie citită împreună cu aceste instrucțiuni /
politici și proceduri standard de operare.

3.2 Abrevierile și definițiile care sunt pertinente pentru aceste Instrucțiuni / Politici și
Proceduri Standard de Operare sunt descrise mai jos:
WSP Planul de competențe la locul de muncă
SCOA Planul de conturi standard
SETA Autoritatea sectorială de formare în domeniul educației

Cheltuielile de "formare și dezvoltare" pot fi definite ca o funcție a gestionării

resurselor umane legată de activitatea organizațională care vizează îmbunătățirea
performanței (în ceea ce privește atitudinea, competențele și comportamentul)
persoanelor și grupurilor din cadrul instituției. Este, de asemenea, cunoscut sub
numele de "dezvoltarea resurselor umane" și "învățare și dezvoltare".

Termenii "formare" și "dezvoltare" sunt utilizați împreună pentru a descrie îmbunătățirea

generală și educarea angajaților instituției printr-o varietate de metode și programe
educaționale. Programele de formare au obiective foarte specifice și cuantificabile, de
exemplu, operarea unei anumite mașini, înțelegerea unui proces specific sau efectuarea
anumitor proceduri cu mare precizie. Programele de dezvoltare, pe de altă parte, se

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 4
concentrează pe abilități mai largi care sunt aplicabile unei varietăți mai largi de situații,
cum ar fi luarea deciziilor, abilitățile de conducere și stabilirea obiectivelor.

O scurtă descriere a plăților pentru diferitele bunuri/servicii, astfel cum sunt reflectate în
OCS, urmează:

Instruire și dezvoltare oferite angajaților și non-angajaților, precum și materiale de

instruire care nu sunt furnizate separat în cadrul bunurilor și serviciilor. La acest post
sunt incluse plățile efectuate către institute (SAGO, IPFA, SAICA etc.) pentru a participa
la seminarii, ateliere și sesiuni de formare. Acest element va include taxele de
înregistrare pentru participarea la ateliere și seminarii relevante pentru fișa postului
persoanei fizice sau pentru cerințele comerciale și operaționale ale instituției. Costurile
suportate pentru materiale și manuale legate în mod specific de formare și dezvoltarea
personalului.

Următoarele elemente referitoare la formare și dezvoltare nu sunt incluse în definiție.

Acestea sunt tratate separat în cadrul SCOA și sunt următoarele:

 Burse, rambursarea cheltuielilor de deplasare și de ședere

 Taxele de cazare incluse în taxele de înregistrare ar trebui clasificate ca Călătorie

și subzistență - Intern - Cazare dacă este furnizat elementul de cost. În cazul în
care informațiile nu sunt ușor accesibile, divizarea nu ar fi necesară.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 5
4. Gestiunea financiară, guvernanța și cadrul de reglementare

4.1 Legislație

4.1.1 Legea 1 din 1999 privind gestionarea finanțelor publice.

4.2.2 Legea privind serviciul public din 1994.

4.2.3 Legea 97 din 1998 privind dezvoltarea competențelor

4.2 Reglementări privind trezoreria

4.2.1 AA / AO și CFO sunt responsabile pentru stabilirea unui sistem de control

intern și a proceselor pentru evaluările efective și eficiente ale riscurilor în
instituția lor. Următoarele Reglementări ale Trezoreriei (2016) trebuie
respectate în executarea acestor Instrucțiuni / Politici și PSO.

alineatul (6) Instrucțiuni instituționale și proceduri standard de operare

Punctul 9 Funcțiile directorilor financiari

Punctul 16 Sistemul de control intern [articolul 38 alineatul (1) litera (a)

punctul (i) și articolul 51 alineatul (1) litera (a) punctul (i)]

Punctul 17 Mediul de control

Punctul 18 Evaluarea riscurilor [articolul 38 alineatul (1) litera (a)

punctul (i) și articolul 51 alineatul (1) litera (a) punctul (i)]

Punctul 54 Procese de planificare

Punctul 63 Captarea bugetului pe sistemul financiar

Punctul 73 Rapoarte lunare de venituri și cheltuieli

Punctul 90 Sistemul de gestionare a cheltuielilor

Punctul 91 Aprobarea cheltuielilor și angajamentelor

Punctul 93 Plăți în termenul prevăzut

Punctul 186 Planul anual de achiziții

Punctul 187 Sistem de management al achizițiilor

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 6
 Punctul 194 Achiziții strategice

4.2.2 Instrucțiunile Trezoreriei Provinciei sunt acele Instrucțiuni emise de

Trezoreria Provinciei în ceea ce privește PFMA pentru și în ceea ce
privește instituțiile provinciale ale unei provincii.

Departamentele provinciale pot personaliza această secțiune pentru a adăuga

instrucțiuni ale Trezoreriei Provinciei

4.2.3 Practicile contabile general recunoscute (GRAP) sunt standarde emise de

Consiliul pentru Standarde de Contabilitate în ceea ce privește PFMA,
pentru a reglementa cadrele de raportare și contabilitate pentru
municipalități și entități publice.

4.2.4 Standardul de numerar modificat (MCS) este "GRAP" pentru departamente

și orice altă entitate care pretinde conformitatea cu baza de numerar
modificată a contabilității. SGC, astfel cum este prevăzut de Trezoreria
Națională: Biroul Contabilului General, stabilește principiile pentru
recunoașterea, înregistrarea, măsurarea, prezentarea și divulgarea
informațiilor necesare în ceea ce privește formatele prevăzute de
Trezoreria Națională.

Este important de remarcat faptul că, deși instituțiile aderă la diferite cadre de raportare, și
anume standardele GRAP și MCS, aceste instrucțiuni/politici și PSO servesc drept bază de
bune practici pentru a ajuta la respectarea oricărui cadru.
[Entitatea trebuie să completeze această secțiune pentru referința (referințele)
proprie(e), dacă există standard(e) GRAP, trebuie notate aici]

4.3 Alte instrucțiuni / politici și POS care trebuie citite împreună cu acest POS

4.3.1 Concepte, definiții și principii generale

4.3.2 Procesarea plăților POS

4.3.3 Proceduri contabile și de sfârșit de lună SOP.

4.3.4 Raportare YIM POS

4.3.5 Abateri financiare POS

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 7
 4.3.6 Manualul financiar al serviciului public și administrației (DPSA).

4.3.7 Rezoluții DPSA.

4.3.8 Manual SMS.

4.3.9 Manualul ministerial.

4.3.10 Manualul directorilor financiari

Sistemele detaliate și/sau procesele operaționale referitoare la aceste proceduri

standard de operare urmează să fie elaborate de <Inserați numele instituției>
pentru a completa procesele de nivel înalt conținute în prezentul POS

5. Dezvoltarea capacităților

5.1 Dezvoltarea capacităților este tratată în detaliu în Conceptele, definițiile și

principiile generale și trebuie citită împreună cu aceste Instrucțiuni/Politici
specifice și cu Procedurile Standard de Operare.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 8
6 Instrucțiuni / Politici instituționale: Instruire și dezvoltare

6.1 Directorul financiar sau delegații săi trebuie:

6.1.1 Să se asigure că cheltuielile de formare și dezvoltare fac parte din bunurile

șiserviciile preconizate a fi achiziționate în perioada de 5 ani legată de
planul strategic al instituției.

6.1.2 Includeți dispoziții pentru astfel de cheltuieli în planul operațional anual

elaborat și implementat de directorul financiar (delegat de contabilul
/autoritatea contabilă) al instituției pentru unitatea de gestionare a lanțului
de aprovizionare.

6.1.3 Să prezinte planul de achiziții pentru exercițiul financiar trezoreriei

relevante până la data de 30 aprilie a fiecărui an, care să conțină toate
achizițiile planificate într-un format și în conformitate cu valorile-prag
prevăzute de Instrucțiunea Trezoreriei Naționale.

6.1.4 Asigurați-vă că cheltuielile de formare și dezvoltare sunt alocate conform

creditelor din buget și că sunt utilizate elementele corecte.

6.1.5 Asigurați-vă că delegarea autorității specifică responsabilitățile și

autoritățile responsabile cu autorizarea și gestionarea acestui tip de
cheltuieli.

6.1.6 Se asigură că delegarea autorității și specimenele de semnături privind

cheltuielile de formare și dezvoltare sunt comunicate întregii instituții.

6.1.7 Bugetul de formare și dezvoltare pentru instituție este capturat în sistemul

său financiar conform Planului Standard de Conturi (SCOA). Sistemul
financiar trebuie configurat astfel încât să poată afișa bugetul disponibil
pentru fiecare element-rând de cheltuieli pentru a contribui la procesul
decizional al funcționarilor delegați atunci când se analizează
achiziționarea de elemente de formare și dezvoltare. Sistemul trebuie
conceput astfel încât să blocheze aprobarea unei plăți în cazul în care
bugetul disponibil pentru o cheltuială este insuficient.

6.1.8 Asigurarea aplicării măsurilor de control privind separarea sarcinilor, în

sensul că persoana care captează plăți și/sau ordine nu trebuie să fie
aceeași persoană care autorizează astfel de plăți și/sau ordine. Acest lucru
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 9
 s-ar aplica atât sistemului de gestionare a lanțului de aprovizionare, cât și
sistemului contabil.

6.2 Alți angajați (inclusiv managerii bugetari) trebuie:

6.2.1 Se asigură că cheltuielile de formare și dezvoltare sunt suportate numai în

legătură cu activitățile instituției sau ale diviziei din cadrul instituției, care
sunt direct legate de realizarea obiectivelor sale.

6.2.2 Să se asigure că fișele posturilor și rezultatele măsurabile ale contractelor

de performanță ale tuturor funcționarilor delegați relevanți sunt aliniate la
procesele prezentului POS.

6.2.3 Asigurați-vă că solicitările pentru instruire și dezvoltare și aprobarea

ordinelor sunt aprobate de funcționarii delegați numai dacă elementele au
fost incluse în planul anual de achiziții.

6.2.4 Asigurați-vă că procesele de achiziție pentru instruire și dezvoltare

urmează procesul de gestionare a lanțului de aprovizionare (consultați
Politica SCM)

7 Anexe

7.1 Anexa 1: Bunuri și servicii: Organigrama formării și dezvoltării

7.2 Anexa 2: Proces și proceduri pentru formare și dezvoltare

7.3 Anexa 3: Lista de verificare pentru controlul intern privind produsele și serviciile:
formare și dezvoltare

7.4 Anexa 4: Analiza riscurilor și măsurile de control intern propuse

8 Delegarea de competențe

8.1 Se anexează o copie a cadrului de delegare privind formarea și dezvoltarea;

Sau <Entitatea care urmează să decidă în acest sens>

8.2 Actorii implicați în formare și dezvoltare ar trebui să respecte cu strictețe

delegarea instituțională a autorității.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 10
9 Neconformitate

9.1 Abaterea de la prevederile acestor Instrucțiuni / Politici și PSO, fără autorizarea

prealabilă scrisă de către AO / AA, va fi tratată ca abatere financiară și va duce la
luarea în considerare și instituirea unor proceduri disciplinare sau penale
adecvate împotriva persoanei relevante, acolo unde se consideră necesar.
Consultați POS privind abaterile financiare pentru informații suplimentare.

10 Monitorizare, supraveghere și întreținere

10.1 Pentru a se asigura că aceste instrucțiuni / politici și POS funcționează eficient,

utilizatorii trebuie să raporteze superiorilor orice modificări necesare. Ori de câte
ori se schimbă ceva în zonele de procesare a plăților și / sau în mediu, ar trebui
revizuit pentru adecvare. Aceste Instructiuni / Politici si PSO trebuie revizuite
periodic , asa cum se prevede in Conceptele, Definitiile si Principiile Generale.

11 Concluzie

11.1 Conținutul acestor Instrucțiuni/Politici și PSO trebuie adus la cunoștința tuturor

funcționarilor din cadrul Instituției.

11.2 Aceste instrucțiuni/politici și PSO intră în vigoare de la [a se introduce data].

12 Persoana de contact

12.1 Pentru orice întrebări legate de aceste Instrucțiuni și Proceduri standard de

operare, contactați [Numele persoanei].

13 Aprobare

________________ _____________

Contabilul Dată

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagina | 11
 Anexa 1: Diagrama formării și dezvoltării

Prezentare generală a bunurilor / serviciilor - Instruire și dezvoltare

Proces SCM - Raportare

Procesul de gestionare a inregistrare factura in SCM/Finanțe lunar și CFO
cererii – Identificarea unei sistem Raportul trimestrial și anual
nevoi privind facturile și
angajamentele
Cerințe privind reglementările
trezoreriei:
Procesul bugetar și Planul operațional anual
capturarea bugetului contra Verificarea facturii și Planul anual de achiziții
pregătirea plății de către Contracte atribuite peste
vot asupra sistemului financiar
utilizatorul final valoarea-prag
Evaluarea riscurilor
Programele de control intern
Rechiziționarea de către
Liste de verificare a
utilizator,
Aprobarea de către Prog. tranzacțiilor
Achizitie mgt si Sourcing -
aprobarea Comenzii de catre / Managerul de buget și
Prog/ Budget manager returnarea la CSM pentru
depunerea la finanțare
pentru plată
Servicii prestate/Bunuri primite
- Factură primită și certificare
de către Prog manager

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 12
 Anexa 2: Procesul și procedurile de formare și dezvoltare

Acțiune Șablon Responsabilitate

referință

Procesul de gestionare a cererii - Identificarea nevoii de cheltuieli de formare și dezvoltare

1.  Direcția bugetară a instituției trebuie să colecteze și să consolideze nevoile tuturor diviziilor
 Biroul bugetar
operaționale ale instituției care ar necesita instruire și dezvoltare. și managerii de
 Pentru a pune în aplicare prevederile Constituției, Legii nr. 108 din 1996, Instrucțiunii programe
instituționale și legislației care reglementează dezvoltarea resurselor umane, instituția trebuie  CFO
să creeze oportunități pentru toți angajații de a dobândi cunoștințele și abilitățile necesare
 CSM
pentru a-și îndeplini sarcinile care le sunt atribuite și pentru a-și îmbunătăți perspectivele de
carieră. Mandatul prezentei Instrucțiuni instituționale derivă din următoarele:
o Legea din 1997 privind condițiile de bază pentru ocuparea forței de muncă (Legea nr. 75
din 1997);
o Constituția, RSA, 1996 (Legea nr. 108 din 1996);

o Legea privind echitatea ocupării forței de muncă, 1998 (Legea nr. 55 din 1998);

o Sistemul de management al performanței angajaților al instituției;

o Monitorul Oficial nr. 20865 din 7 februarie 2000;

o Strategia de dezvoltare a resurselor umane ale instituției;

o Strategia de dezvoltare a resurselor umane ale serviciului public; (Viziune 2015)

o Strategia națională de dezvoltare a competențelor pentru Africa de Sud (2010-2025)

o Politica privind întocmirea fișei postului Instituției;

o Legea din 1999 privind gestionarea finanțelor publice (Legea nr. 1 din 1999)

o Regulamentul serviciului public din 2001;

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 13
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
o Rezoluția nr. 14 din 2002 a Camerei Centrale de Negociere a Serviciilor Publice (PSCBC);

o Rezoluția PSCBC nr. 1 din 2003;

o Sistemul de Management și Dezvoltare a Performanței pentru membrii

o Serviciul de conducere superioară (SMS), 2002;

o Legea din 1998 privind dezvoltarea competențelor (Legea nr. 97 din 1998);

o Legea din 1999 privind taxele pentru dezvoltarea competențelor (Legea nr. 9 din 1999);

o Cartea albă privind formarea și educația în serviciul public, 1996; și

o Cartea albă privind transformarea serviciului public, 1997.

 Pentru a obține beneficii maxime din toate intervențiile de dezvoltare a competențelor, trebuie
efectuată o evaluare pentru a determina competențele (abilitățile și cunoștințele) de care
angajații și instituția ar avea nevoie. Ar trebui să se stabilească, în același timp, dacă
competențele de care are nevoie instituția sunt limitate, abundente sau mai puțin critice.
 Un sortiment de intervenții de formare trebuie planificate și implementate anual pentru a umple
lacunele identificate. Pentru a gestiona eficacitatea formării, aceasta trebuie evaluată în raport
cu țintele stabilite în Strategia națională de dezvoltare a competențelor a Departamentului de
Învățământ Superior și Formare, Strategia de dezvoltare a resurselor umane Viziunea 2015 a
serviciului public și Strategia de dezvoltare a resurselor umane ale instituției. Intervențiile de
formare includ ABET/GET, FET, HET, cursanți, cursuri scurte și conferințe.
 Toți angajații, inclusiv cei numiți cu contract pe durată determinată, sub rezerva termenilor și
condițiilor acestuia, trebuie să aibă acces egal la oportunități de formare adecvate și relevante
și la o dezvoltare eficientă a carierei.
 Instituția trebuie, în conformitate cu Monitorul Oficial nr. 20865 din 7 februarie 2000, să
elaboreze și să prezinte anual planuri de competențe la locul de muncă (WSP). WSP va
documenta toate intervențiile de instruire și dezvoltare planificate pentru un an financiar. WSP
va include următor:
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 14
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
o Viziunea strategică și misiunea instituției.

o Principalele priorități și obiective în materie de educație, formare și dezvoltare.

o Legătura cu măsurile afirmative și cu Planul de echitate a ocupării forței de muncă.

o Legătura cu planurile de dezvoltare personală ale tuturor angajaților.

 Directorul general trebuie să îndeplinească următoarele sarcini:

o Identificarea nevoilor de formare și dezvoltare ale instituției și compilarea planurilor de
formare pentru a aborda prioritățile de formare;
o Alinierea programelor de formare orientate către nevoi cu obiectivele strategice ale
instituției;
o să se asigure că sunt disponibile fonduri suficiente pentru formarea angajaților instituției la
toate nivelurile;
o Asigurarea disponibilității fondurilor pentru programele de dezvoltare.

 Comitetul intern pentru formare și dezvoltare (ITDC) trebuie să supravegheze calitatea

intervențiilor de formare implementate în instituție și să recomande aprobarea politicilor,
rapoartelor și strategiilor de dezvoltare a resurselor umane către EXCO al instituției.
 Direcția: Dezvoltarea angajaților și managementul performanței trebuie:
o Facilitarea dezvoltării profilurilor de competențe;

o Facilitarea evaluării competențelor;

o Consolidarea unui WSP pentru departament;

o Organizarea cursurilor transversale în baza PSA;

o Compilarea rapoartelor trimestriale și anuale de instruire;

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 15
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
o îndeplinește funcțiile administrative pentru ajutorul intern pentru studii;

o Păstrați o bază de date a angajaților și înregistrări ale cursurilor de formare organizate

pentru aceștia;
o Monitorizarea și evaluarea eficacității programelor de formare și asistarea managerilor de
linie respectivi în selectarea furnizorilor de servicii și coordonarea cursurilor de formare
o Asigurați-vă că toți angajații au acces echitabil la oportunități de formare.

o Consiliere cu privire la toate rezultatele învățării și dezvoltării în cadrul Departamentului.

 Managementul trebuie să ofere resurse pentru formare sau dezvoltarea competențelor în mod
egal și echitabil tuturor angajaților. De asemenea, trebuie să gestioneze performanța
angajaților lor prin nominalizare Ele pentru cursuri care sunt relevante pentru a-și
îmbunătăți performanța și perspectivele de carieră.
 Responsabilitatea principală pentru formarea și dezvoltarea unui individ revine angajatului
însuși. Angajatul își va recunoaște rolul în auto-îmbunătățire prin formare și dezvoltare
continuă. Angajații trebuie să accepte responsabilitatea de a utiliza toate măsurile și canalele
disponibile pentru a răspunde nevoilor lor de formare și dezvoltare, inclusiv: luarea de
inițiative în ceea ce privește studiul individual și formarea în timpul angajării instituției.
 Angajații (bursarii) care primesc asistență financiară în ceea ce privește schema de burse
pentru participarea la cursuri de scurtă durată trebuie să încheie un acord contractual cu
Departamentul.
 Facilitatorul dezvoltării competențelor trebuie:
o Dezvoltați WSP care respectă liniile directoare furnizate de SETA aplicabilă.

o Trimiteți planul de competențe la locul de muncă la SETA aplicabil.

o Consiliați Departamentul cu privire la punerea în aplicare a Planului de competențe la locul

de muncă.
o Identificarea oportunităților strategice pentru învățare și promovarea priorităților naționale
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 16
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
de dezvoltare a competențelor.
o Dezvoltarea structurilor și sistemelor pentru planificarea eficientă a competențelor.

o Facilitarea și coordonarea reuniunilor Comitetului intern de formare și dezvoltare.

o Asistă Departamentul în completarea documentației cheie de raportare, conform cerințelor

SETA aplicabile și ale instituției.
o Asistarea Instituției la elaborarea unui Raport anual de monitorizare conform PA aprobat.

o Consiliază instituția cu privire la cerințele de asigurare a calității stabilite de SETA aplicabilă

și cele stabilite de instituție.
o Facilitarea punerii în aplicare a măsurilor de asigurare a calității.

o Serviți ca persoană de contact între Departament și SETA aplicabilă.

 Instruirea și dezvoltarea trebuie să facă parte din strategia de gestionare a lanțului de

aprovizionare pentru anul în curs și perioada de cheltuieli pe termen mediu.
 Instruirea și dezvoltarea trebuie apoi să facă parte din planul operațional anual al instituției,
care include metoda, termenele, valoarea estimată, finanțarea și biroul responsabil pentru
executarea achiziției.
 Cheltuielile pentru formare și dezvoltare trebuie specificate în planul anual de achiziții publice
într-un format și în conformitate cu valorile-prag care vor determina strategia de achiziții.
 Procesele detaliate sunt cuprinse în SOP de gestionare a cererii

 Bugetul pentru cheltuielile de formare și dezvoltare trebuie alocat și inclus în sistemul contabil
în funcție de fondul, obiectivul, responsabilitatea și elementul corect, astfel cum sunt adecvate
în actul de alocare.
 Delegarea autorității și specimenele de semnături ale funcționarilor delegați care pot aproba
cheltuielile de formare și dezvoltare trebuie comunicate întregii instituții.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 17
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
Notă: Sistemul ar trebui să fie configurat cu nivelurile corespunzătoare de aprobare pentru toți
funcționarii delegați – astfel, un funcționar care nu îndeplinește nivelul necesar de autoritate nu
poate aproba anumite tranzacții – [verificați dacă noul sistem are această funcționalitate
 Managerul de program/buget relevant trebuie să controleze cheltuielile cu cheltuielile de
formare și dezvoltare pentru a se asigura că nu apar cheltuieli excesive.
 Managerul de program/buget relevant trebuie să monitorizeze tendințele cheltuielilor pentru
formare și dezvoltare în raport cu planul de achiziții publice și să se asigure că fondurile
publice nu sunt cheltuite în mod necorespunzător sau utilizate în mod abuziv în niciun fel.
 Planul de achiziții trebuie revizuit trimestrial în raport cu bugetul instituției și cu planul anual de
performanță.
 Rapoartele de gestionare a lanțului de aprovizionare trebuie prezentate de contabil într-un
mod, într-un format și la intervale prevăzute de instrucțiunea NT.

Procesul bugetar și captarea bugetului pe sistemul financiar

2.  Bugetul instituției trebuie să fie capturat pe sistemul său financiar conform celor 8 segmente
 CFO
ale Planului Standard de Conturi (SCOA).
 HR
 Sistemul financiar trebuie să fie configurat astfel încât să poată afișa bugetul disponibil pentru
fiecare element-rând de cheltuieli pentru a ajuta la procesul decizional al funcționarilor  Manageri de
programe
delegați atunci când se are în vedere achiziționarea de formare și dezvoltare.
 Sistemul trebuie configurat astfel încât să blocheze aprobarea unei plăți în cazul în care
bugetul disponibil pentru o cheltuială este insuficient.
 Fișele posturilor și rezultatele măsurabile ale contractelor de performanță ale tuturor
funcționarilor delegați relevanți trebuie să fie aliniate la procesele prezentului POS. De
exemplu, plățile către furnizori trebuie efectuate în termen de 30 de zile de la primirea facturii
pentru a preveni nerespectarea TR 81. Prin urmare, contractele de performanță ale tuturor
funcționarilor delegați implicați în procesul de plată trebuie să reflecte faptul că cerința
conform căreia funcționarii delegați trebuie să prevină nerespectarea TR81 în îndeplinirea

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 18
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
responsabilităților lor respective. Fișele postului trebuie să reflecte, de asemenea, faptul că
funcționarii sunt obligați să prevină nerespectarea reglementărilor de trezorerie.
 Pentru a asigura gestionarea eficace și eficientă a cheltuielilor de formare și dezvoltare,
managerii de program trebuie să îndeplinească următoarele responsabilități:
o Își asumă responsabilitatea de a gestiona și controla fondurile care le sunt alocate în
legătură cu cheltuielile de formare și dezvoltare;
o să utilizeze fondurile alocate acestora în conformitate cu politicile instituției și cu
prescriptele relevante;
o Comparați lunar suma bugetată conform planului de achiziții cu cheltuielile reale și
raportați orice discrepanțe directorului financiar; și
o Furnizați motivații sau informații care pot fi solicitate de CFO cu privire la formare și
dezvoltare.

Rechiziții și comenzi
3. Aprobarea solicitării
 Oficial delegat
 Utilizatorul final completează o cerere de bunuri/servicii

 Managerul de program trebuie să se asigure că există o nevoie pentru bunuri / servicii și că  Manager de
este disponibil un buget înainte de a suporta cheltuieli de formare și dezvoltare. program

 Managerul de program relevant verifică dacă cheltuielile sunt relevante și verifică

documentele justificative pentru a se asigura că procesele CSM și alte prescripții sunt  CSM
respectate (aprobările necesare au fost obținute de la comitetul departamental aplicabil).
 Înainte de a aproba solicitarea, administratorul de program relevant trebuie, de asemenea, să
verifice în rapoartele de sistem dacă sunt disponibile fonduri la nivelul descrierii postului
OCSA.
 Managementul achizițiilor ar avea loc acum - SCM implicat în aprovizionarea cu bunuri /

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 19
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
servicii - acest lucru depinde de valoarea cheltuielilor în conformitate cu planul anual de
achiziții. Vă rugăm să consultați SCM SOP.
 Procesele legate de achiziția de bunuri și servicii sunt abordate în Strategia de gestionare a
lanțului de aprovizionare și de aprovizionare SOP.

4. Aprobarea comenzii
 Oficial
 Nici un bun/serviciu nu poate fi achiziționat fără emiterea unei comenzi oficiale delegat

 Comenzile trebuie procesate numai cu condiția ca:

 Manager de
o fondurile sunt disponibile sub descrierea corectă a articolului SCOA; program
o datele bancare ale furnizorului au fost verificate, iar comanda a fost autorizată în sistemul  Funcționar
financiar/de achiziții relevant; și delegat
o toate aprobările și documentația relevantă sunt anexate la cererea de achiziții  Capturator de
date
 Sistemul imprimă următoarele atunci când comanda este autorizată în etapa de achiziție
 Utilizator final
o Comanda (aceasta este trimisă furnizorului extern) / Manager de
buget
o Chitanța (aceasta este semnată de utilizatorul final la primirea bunurilor și serviciilor)

o Angajamentul (care este trimis prin interfață către sistemul contabil)

 Chitanța trebuie procesată zilnic în sistem pentru actualizarea înregistrărilor contabile.

 Chitanța simultană se depune în dosarul de bonuri de primire în ordine numerică.

 Alternativ - o copie a comenzii cu factura originală este trimisă la secțiunea financiară după ce
funcționarul de la magazine a capturat informațiile în format electronic
 Atunci când bunurile specializate sunt livrate direct utilizatorului final, utilizatorul final trebuie
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 20
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
să informeze magazinele, iar funcționarul care primește bunurile din magazine trebuie să fie
prezente atunci când au loc astfel de livrări.

5. Serviciile sunt prestate


 Serviciile sunt prestate în mod normal în baza unui acord contractual între instituție și
furnizorul extern.
 Facturile pot fi primite direct de către utilizatorul final / managerul de buget, fie în format
electronic, fie pe suport de hârtie pe mână sau prin poștă. Utilizatorul final trebuie să certifice
că serviciile au fost prestate.
 Factura trebuie trimisă funcționarului delegat pentru a fi ștampilată cu data și înregistrată în
sistem
 O chitanță va fi generată de sistem atunci când factura semnată primită de la utilizatorul final /
factura managerului de buget este capturată.
Următoarele sunt documentate pe chitanță - semnele oficiale de tranzit care primesc mărfuri, al
doilea oficial - utilizatorul semnează, al treilea oficial - captatorul de date. Al patrulea oficial -
manager de linie depozit de tranzit (logistică)
6. Recepția bunurilor și serviciilor
 Funcționar
 La sosirea mărfurilor comandate, acestea trebuie descărcate în prezența funcționarului delegat
delegat și a utilizatorului final într-o zonă desemnată de primire a mărfurilor (magazine).
 Trebuie urmat următorul proces:
o Obțineți avizul de livrare de la personalul de livrare al furnizorului și comparați-l cu
comanda de achiziție;

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 21
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
o Verificarea cantitatii si descrierilor marfurilor livrate contra comenzii de achizitie si avizului
de livrare;
o Efectuarea unui test superficial al stării mărfurilor livrate, de ex. cutii sparte sau umede
etc.;
o Să respingă toate produsele incorecte și să identifice și să marcheze respingerile atât pe
exemplarul bonului de livrare, cât și pe comanda de achiziție;
o Intocmirea listei marfurilor acceptate si respinse;

o Să se asigure că personalul furnizorilor semnează ambele exemplare ale notei de livrare,

inclusiv amendamentele;
o Semnați avizul de livrare al furnizorului.

Notă: Nerespectarea procedurii poate duce la cheltuieli inutile și risipitoare suportate de instituție
7. Primirea serviciilor
 Funcționar
 Atunci când sunt prestate serviciile, utilizatorul final/managerul de program trebuie să delegat/
efectueze o evaluare a serviciilor prestate de furnizor și să evalueze următoarele:  Manager de
program
o Dacă serviciile prestate sunt în conformitate cu termenii contractuali ai acordului.

o Nivelul de cooperare primit de la furnizor

o Furnizarea serviciului în conformitate cu termenele specificate

o calitatea și performanța furnizorului și

o O evaluare a necesității ca furnizorul să fie utilizat în viitor de către instituție.

8. SCM procesează factura primită referitoare la bunuri și/sau servicii

 Șeful CSM
 Șeful CSM trebuie să numească un funcționar din cadrul unității CSM care va fi responsabil  Utilizator final
pentru primirea tuturor facturilor.
 Funcționar

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 22
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
 În cazul în care instituția are mai multe locații, trebuie numit un funcționar delegat (controlor delegat
de magazine) în fiecare locație.
 CFO
 Trebuie configurată o adresă de e-mail dedicată pentru a primi toate facturile trimise prin e-
 Manager de
mail, care trebuie accesate de funcționarul delegat la CSM.
program/ buget
 Toți funcționarii trebuie să fie informați cu privire la funcția funcționarului delegat responsabil
cu primirea tuturor facturilor.
 Toate facturile care sunt livrate personal sau primite prin poștă trebuie să fie înmânate de
către utilizatorul final funcționarului delegat la CSM.
 Toate facturile primite de funcționarul delegat trebuie să fie ștampilate cu data pentru a
permite instituției să evalueze respectarea cerinței de plată de treizeci (30) de zile.
 Factura primită prin e-mail trebuie să fie tipărită și data ștampilată.

 Funcționarul delegat trebuie să înregistreze factura în registrul de facturare (registrul

electronic/manual) la primirea facturii.
 Funcționarul delegat trebuie să verifice cel puțin factura pentru a se asigura că:
o este în numele instituției

o Că este o factură fiscală validă, nu copie factură fiscală/factură proforma neacceptată

dacă serviciul a fost prestat
o Data facturii

o Descrierea bunurilor furnizate / serviciilor prestate corespunde comenzii de cumpărare

și notei de livrare
o Datele bancare ale furnizorului apar pe factură

o Factura aruncă

 Documentele trebuie să fie ștampilate ca "Primit" la data primirii facturii, numele și semnătura

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 23
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
documentate
 Funcționarul CSM delegat trebuie să ducă factura și registrul manual utilizatorului final.

 Utilizatorul final trebuie să semneze registrul și să dateze registrul cu data la care i-a fost
înmânată factura.
 Funcționarul CSM delegat trebuie să actualizeze registrul electronic (dacă este cazul) cu data
la care factura a fost înmânată utilizatorului final.
 Funcționarul delegat al CSM va solicita periodic informații cu privire la facturile care nu au fost
returnate de utilizatorul final.
 Registrul de facturi trebuie să indice, de asemenea, semnatarul autorizat pentru codul de cost
și suma. Funcționarul delegat al CSM trebuie să direcționeze factura către managerul de
program/buget delegat pentru autorizare conform delegării.
 Semnătura de autorizare de pe factură trebuie să corespundă semnăturii autorizate care
apare în registrul specimenelor, conform delegării pentru certificarea facturilor.
 Funcționarul delegat al CSM trebuie să mărească frecvența solicitărilor dacă perioada de 30
de zile se apropie și factura nu a fost returnată de utilizatorul final.
 Atunci când factura este returnată la CSM, funcționarul delegat trebuie să verifice fiecare
factură versus aviz de acoperire și să se înregistreze și să confirme că toate facturile sunt
primite.
 În cazul în care factura este incorectă din orice motiv, funcționarul CSM delegat poate informa
furnizorul, prin e-mail. Funcționarul delegat al CSM trebuie să anuleze factura din registrul de
facturi, să menționeze motivul în registru și să păstreze e-mailul către furnizor ca dovadă.
 Funcționarul delegat al CSM trebuie să ducă facturile cu documentele justificative la unitatea
financiară.
Funcționarul CSM delegat trebuie să actualizeze registrul electronic cu informațiile relevante.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 24
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
Notă: Riscul de neconformitate cu PFMA și TR dacă nu este respectat
Delegarea autorității trebuie comunicată în întreaga instituție
Trebuie definite termene pentru întregul flux de documente între diferiții funcționari – acestea
trebuie să fie legate de contractele lor de performanță
Perioada de 30 de zile echivalează cu 21 de zile lucrătoare

9. Verificarea facturii de către utilizatorul final și pregătirea plății

 Utilizator final
 Atunci când utilizatorul final primește factura de la SCM, acesta trebuie să semneze registrul
și să înregistreze data la care i-a fost înmânată factura.
 Utilizatorul final trebuie să fie mulțumit de starea bunurilor primite.

 Utilizatorul final trebuie să verifice următoarele:

o Factura este de acord cu comanda sau acordul contractual semnat (unde este cazul),
comanda de cumpărare și bunurile primite voucher / notă;
o Bunurile sau serviciile au fost primite/livrate.

o În cazul în care bunurile utilizatorului final au fost primite de instituțiile care primesc
personal, utilizatorul final trebuie să obțină o copie a GRN și să se asigure că bunurile
corecte au fost primite și au fost primite în stare bună.
o Numărul comenzii este inclus în factură și este de acord cu numărul original al
comenzii;
o Este pentru bunurile și / sau serviciile comandate și primite efectiv (descrierea
articolului);
o Data facturii se referă la perioada curentă sau anterioară;

o Valoarea facturii este de acord cu suma per comanda de achizitie si/sau oferta,
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 25
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
precum si cu bonul/nota de primire a bunurilor; și
o Proiectați și încrucișați toate facturile valide pentru acuratețe

Riscul - dacă nu este efectuat corect - ar putea duce la cheltuieli inutile și risipitoare

 Utilizatorul final trebuie să anexeze documentele referitoare la tranzacție (solicitare, cotații,

comandă (comenzi) de cumpărare, contracte dacă este cazul)
 Factura trebuie să fie semnată/ștampilată de utilizatorul final ca o indicație că a fost verificată
corect sau
Risc – dacă este efectuată incorect, devine catalizatorul pentru efectuarea de cheltuieli
neautorizate

 Utilizatorul final poate intocmi avizul de plata. Utilizatorul final trebuie să includă toate detaliile
de plată necesare și, în cazul unei instituții, codurile SCOA.
 Utilizatorul final trebuie să semneze avizul de plată în calitate de preparator.

 Utilizatorul final transmite apoi factura cu documente justificative managerului de

program/buget pentru autorizare.

7. Aprobarea de către managerul de program/buget  Manager de

program/ buget
 Odată ce Managerul de Program/Buget primește factura și documentele justificative de la
utilizatorul final, acesta trebuie să stabilească dacă plata poate fi aprobată.
 Managerul de program/buget trebuie să se asigure că valoarea facturii se încadrează în suma
pe care sunt delegați să o aprobe conform delegațiilor financiare.
 Toate discrepanțele care conduc la refuzarea plăților trebuie trimise înapoi diviziei competente
pentru corectare, revizuite și trebuie obținută o nouă autorizație după efectuarea corecțiilor.
 Toate discrepanțele trebuie urmărite cu furnizorul de servicii până când sunt rezolvate înainte
ca facturile să fie plătite
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 26
Acțiune Șablon Responsabilitate
referință
 Managerul de program/buget trebuie, după verificarea facturilor, să aprobe plata dacă suma
se încadrează în delegațiile lor financiare
 În cazul în care suma depășește suma delegată, plata trebuie transmisă funcționarului delegat
relevant spre aprobare.
 Aprobarea trebuie indicată prin dovada semnăturii pe factură; sau daca s-a intocmit un aviz de
plata, atunci se semneaza avizul de plata.
 Managerii de programe/bugete trebuie să se asigure că bugetul este disponibil înainte de
achiziționarea de bunuri și servicii și trebuie să declare disponibilitatea fondurilor pentru plată.
 Plățile ar trebui efectuate întotdeauna către alocările corecte și nu către un alt post pentru
care este disponibil un buget.
 Factura aprobată trebuie returnată utilizatorului final.

 Utilizatorul final returneaza factura aprobata impreuna cu documentele justificative

functionarului CSM delegat pentru a fi inaintata sectiei Finante pentru plata.
Monitorizare
8.  CFO
 Listele de verificare a tranzacțiilor trebuie implementate pentru a înregistra toate acțiunile care
trebuie efectuate de la inițierea unei cereri de formare și dezvoltare până la autorizarea finală
pentru plată.

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 27
 Anexa 3: Lista de verificare pentru conformitate: formare și dezvoltare

LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITĂȚII RESPONSABIL OBSERVAȚIE/

ACȚIUNE DE
REMEDIERE
Managementul cererii
1. Sunt necesare cheltuielile de formare și dezvoltare Manager de
pentru a sprijini angajamentele strategice și program
operaționale ale instituției?
2. Cheltuielile cu formarea și dezvoltarea fac parte din Manager de
strategia CSM pentru bunuri și servicii (formare și program
dezvoltare) în conformitate cu cheltuielile aferente
exercițiului financiar în curs și perioadei de cheltuieli
pe termen mediu?
3. Aceste cheltuieli pentru formare și dezvoltare sunt Manager de
conforme cu planul operațional anual în ceea ce program
privește:
 Metoda de achiziție;

 Termenele de executare a achiziției;

 Valoarea estimată (inclusiv toate taxele

aplicabile);

 Confirmarea disponibilității fondurilor; și

 Biroul responsabil sau biroul regional?

Procesul bugetar și captarea bugetului pe sistem

4. Bugetul pentru cheltuieli de formare și dezvoltare a Secțiunea
fost alocat și inclus în sistemul contabil în funcție de bugetară
fondul, obiectivul, responsabilitatea și postul corect,
astfel cum sunt prevăzute în actul de apropriere?
5. Bugetul pentru cheltuielile de formare și dezvoltare a Secțiunea
fost alocat la nivel central pentru instituție sau fiecărui bugetară
centru de cost individual?
6. A fost verificată și confirmată delegarea autorității CFO
pentru aprobarea acestor cheltuieli?
7. Sistemul blochează aprobarea cheltuielilor în cazul în CFO
care nu există fonduri suficiente disponibile?
8. Managerul de program compară cheltuielile efective Manager de
cu bugetul și raportează orice discrepanțe directorului program
financiar?
Aprobarea rechizițiilor și ordinelor pentru formare și dezvoltare
9. a verificat administratorul programului următoarele Manager de
referitoare la cheltuieli înainte de a aproba cererea în program
conformitate cu scopul votului;
 în cadrul prevederii bugetare a instituției
pentru postul respectiv (fondurile sunt
disponibile) și nu vor conduce la cheltuieli
neautorizate, neconforme și inutile și
risipitoare;

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 28
LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITĂȚII RESPONSABIL OBSERVAȚIE/
ACȚIUNE DE
REMEDIERE
 reprezintă valoare pentru bani, iar serviciile
care urmează să fie obținute sunt de calitatea,
cantitatea și prețul cerute; și

 în cadrul oricăror limitări și în conformitate cu

orice condiții aferente delegării sale de
autoritate?

10. Următoarele monitorizări ale controalelor efectuate Funcționari

pentru capturarea ordinelor au fost efectuate pentru a financiari
se asigura că:
 toate tranzacțiile sunt înregistrate prompt la CFO
suma corectă și în perioada contabilă corectă;

 toate operațiunile sunt înregistrate în mod

corespunzător, în conformitate cu elementul-
rând de cheltuieli al SCOA, iar fondurile sunt
disponibile pentru elementul-rând Formare și
dezvoltare (detectarea cheltuielilor
neautorizate); și

 Registrele de angajamente sunt menținute și

actualizate în mod regulat.

Bunuri livrate/servicii prestate

11. In momentul prestarii serviciilor, factura transmisa Utilizator final
catre CSM trebuia sa fie stampilata cu data si sa fie Funcționar
generata o comanda pentru a fi inregistrata in sistem? financiar
12. Factura a fost ștampilată cu data chitanței? Funcționar
financiar
13. A fost comparată cantitatea și descrierea mărfurilor Utilizator final
livrate cu comanda de cumpărare și nota de livrare?
14. Nota de livrare a fost semnată pentru acceptarea Utilizator final
bunurilor și/sau serviciilor?
15. Valoarea facturii este de acord cu suma comenzii? În Utilizator final
caz contrar, au fost prezentate motivele?
16. Factura a fost înregistrată în registrul Funcționar
electronic/manual? financiar
17. Utilizatorul final a semnat registrul pentru confirmarea Utilizator final
primirii?
18. Au fost puse în aplicare următoarele controale de Manager
monitorizare pentru a evalua fiabilitatea furnizorilor Finanţa
pentru a se asigura că:
 A existat respectarea perioadelor de livrare,

 cantitatea și calitatea bunurilor furnizate sau a

serviciilor prestate au fost satisfăcătoare și

 Au fost luate măsuri împotriva furnizorilor

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 29
LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITĂȚII RESPONSABIL OBSERVAȚIE/
ACȚIUNE DE
REMEDIERE
neperformanți sau neperformanți?

SCM procesează facturile primite

19. Toate facturile sunt datate de functionarul CSM Funcționar CSM
delegat atunci cand sunt primite si inregistrate in
registrul electronic sau manual?
20. Funcționarul CSM verifică detaliile facturii pentru a Funcționar CSM
stabili valabilitatea facturii?
21. Valoarea facturii este de acord cu suma comenzii? În Funcționar CSM
caz contrar, au existat motive?
22. Factura a fost transmisă managerului de program Funcționar CSM
delegat pentru autorizare?
23. Funcționarul CSM a dat curs facturilor aprobate de Funcționar CSM
managerul de program care nu au fost returnate
funcționarului CSM?
24. Funcționarul CSM a dus facturile cu documentele Funcționar CSM
justificative la unitatea financiară pentru plată?
Verificarea facturii de către utilizatorul final și pregătirea plății
25. Utilizatorul final a semnat registrul de facturare că Utilizator final
bunurile au fost livrate și / sau serviciile prestate?
26. Factura este de acord cu comanda sau contractul Utilizator final
semnat (unde este cazul), comanda de achiziție și
bunurile primite voucher / notă;
27. Este numărul comenzii inclus pe factură și este de Utilizator final
acord cu numărul original al comenzii;
28. Este factura corectă în ceea ce privește suma, Utilizator final
adresa, exercițiul financiar și alocările?
29. Documentele justificative relevante sunt anexate Utilizator final
facturii/avizului de plata?
30. Plata este ștampilată și semnată după verificare? Utilizator final
Verificarea de către administratorul final al programului/bugetului
31. Este disponibil bugetul pentru plata specifică pentru Manager de
articolul corect? program
32. Valoarea facturii se încadrează în suma delegată Manager de
spre aprobare conform delegațiilor financiare? program
33. Plata și documentele justificative sunt corecte în ceea Manager de
ce privește suma, comanda, bunurile/serviciile livrate, program
datele și alocările?
34. Toate documentele justificative relevante sunt Manager de
anexate plății? program
35. Plata este autorizată de administratorul Manager de
programului/bugetului? program

Monitorizare
36. Au fost puse în aplicare listele de verificare a Funcționari
tranzacțiilor, astfel cum se prevede în instrucțiunea financiari
Trezoreriei care înregistrează toate acțiunile care
trebuie efectuate de la inițierea unei cereri de formare
și dezvoltare până la autorizarea finală a unei plăți?

INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 30
 Anexa 4: analiza riscurilor și măsurile de control intern propuse: formare și dezvoltare

* În sensul prezentului tabel, următoarele abrevieri au următoarele semnificații:

TIPUL MĂSURII DE CONTROL
TIPUL DE RISC PROBABILITATE
Acc = Acces
Accu = Precizie Pro = Procedural
Auth = Autorizare L = Scăzut Rep = Raportare
com = completitudine M = mediu Seg = Separarea sarcinilor
Val = Valabilitate H = Mare Tr = Antrenament
RISC MĂSURI DE CONTROL
NU. PROB
DESCRIERE TIP IMPACT TIP DESCRIERE
LEMĂ
Cheltuieli Monitorizarea de către managerul de program
1 H
neautorizate și directorul financiar
Alocarea elementului într-un program incorect
Cheltuieli
2 Depășirea bugetului alocat programului H Blocarea bugetului pe sistem
neautorizate
Primirea de bunuri și servicii care nu corespund Cheltuieli
3 specificațiilor sau bunuri/servicii prestate care nu inutile sau H Monitorizarea de către CSM
corespund standardelor risipitoare

Neplata facturilor în termen de 30 de zile de la Neconformita Monitorizarea de către conducerea CSM și

4 H
primire te CFO

Cheltuieli
inutile sau
risipitoare/
H
Obiectivele Acordul privind nivelul serviciilor și sancțiunile
5 Neexecutarea de către furnizorul de servicii
de furnizare a Monitorizarea de către direcție
serviciilor nu
au fost
îndeplinite.
INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE
Pagină 32