Manuel d'exploitation de la franchise

Manuel d'exploitation

Table des matières

Le contenu d’un manuel d’exploitation de franchise personnalisé est généralement plus compliqué
que la plupart des gens ne le pensent. Le plan ci-dessous n’est qu’un EXEMPLE de plan que nous
utilisons comme point de départ pour créer votre plan personnalisé. Dans le cas d'une réécriture
manuelle, nous utiliserions votre plan existant comme point de départ, puis nous tirerions de ce
plan les titres ou le contenu manquants.

Vous pouvez cliquer sur la rubrique « Formulaire d'établissement d'entreprise » ci-dessous pour
voir un exemple d'extrait.

1. 1. INTRODUCTION AU MANUEL

o Organisation manuelle
o Propriété du manuel
o Objectif de ce manuel
o Importance de la confidentialité Maintenir le manuel à jour
o Soumettre des suggestions
o Clause de non-responsabilité
2. 2. INTRODUCTION À VOTRE SYSTÈME DE FRANCHISE

o Lettre de bienvenue
o Histoire de l'entreprise
o Qui appeler
o Aperçu des services fournis aux franchisés
■ Sélection du site
■ Approbation du bail
■ Formation initiale
■ Autre support initial
■ Assistance pour la grande ouverture
■ Formation et soutien continus
■ Prix de détail suggérés
■ Fournisseurs agréés
■ Commercialisation
 ■l'Interne
t
o Aperçu de vos responsabilités
o Visites de notre part
o Frais
3. 3. PROCÉDURES DE PRÉ-OUVERTURE

oPrésentation
o Création d'une forme commerciale
■ Structure d'entreprise
■ Présentation des choix d'entité
■ Protection de responsabilité
■ Impôt sur le revenu
■ Administration
■ Autres facteurs dans le choix de l'entité
■ Conclusion
■ Où créer votre entité
■ Nommer votre entité
■ Certificat de nom d'emprunt
o Processus de sélection du site
■ Critères de sélection du sitea
■ Analyse de marché
■ Demander l'approbation des sites proposés
■ Considérations relatives au bail
■ Demander l’approbation du bail
o Licences, permis et taxes
■ Introduction
■ Licences et permis commerciaux
■ Certifications facultatives
■ Enregistrements et paiements fiscaux
■ Sites Web d'informations sur l'État
■ Ressources additionnelles
o Formation
■ Planification de la formation initiale
■ Programme de formation initiale
■ Formation en sécurité alimentaire
o Configuration de votre installation
■ Construire l'installation
 ■ Spécifications de construction
■ Agencements, mobiliers, équipements et services requis
■ Systèmes de point de vente et informatiques
■ Exigences en matière de signalisation
■ Liste des fournisseurs approuvés
o Inventaire initial et fournitures
■ Articles requis
■ Liste des fournisseurs approuvés
o Utilitaires / Services
o Uniformes
o Comptes bancaires
■ Compte professionnel principal
■ Compte d'exploitation
o Couverture d'assurance
■ Exigences générales en matière d'assurance
■ Montants de couverture minimum
■ Exigences des compagnies d'assurance
o Grande ouverture
■ Notification
■ Deux semaines avant – Publipostage
■ Ouverture en douceur – Publicité
■ Semaine un
■ Deuxième semaine
■ Troisième semaine
■ Invitations VIP
■ La première réunion d'entreprise
o Liste de contrôle pré-ouverture
4. 4. PERSONNEL

oPrésentation
o Bases du droit du travail
■ Droits des employés/responsabilités de l'employeur
■ Règlement fédéral sur les relations de travail
■ Lois du travail des États
oOSHA

■ Normes fédérales
 ■ Programmes d'État OSHA
o Se préparer à embaucher votre premier employé
o Responsabilités professionnelles et profils d'employés idéaux

■ Responsabilités
■ Profil des employés idéaux
■ Les descriptions d'emploi
o Recrutement d'employés

■ Sources de candidats employés

■ Annonces d'emploi
■ Exigences pour annoncer les postes vacants o Candidatures

■ Formulaire de candidature
■ Confidentialité des candidatures
o Entretiens avec les candidats

■ Préparation aux entretiens

■ Mener des entretiens réussis
■ Questions à éviter
o Vérification des antécédents des candidats à un emploi

■ Conseils généraux sur la vérification des antécédents

■ Règles spéciales pour certains enregistrements
o Tests préalables à l'emploi
o Divers problèmes d'embauche
o Documents des nouveaux employés
o Étapes supplémentaires dans le processus d'embauche
o Orientation des nouveaux employés
o Formation des nouveaux employés
o Politiques du personnel

■ Introduction
■ Communiquer les règles de travail
o Payer vos employés

■ Salaires
■ Salaire minimum

■ Avantages
o Employé Planification
o Employé Formulaires de gestion
 o Employé Moral / Motivation

■ Introduction
■ Facteurs de bon moral
■ Signes de mauvais moral
■ Améliorer le moral et la motivation
o Évaluations des performances
o Discipline des employés
o Démission / Résiliation

■ Démission
■ Résiliation
■ Procédures post-séparation
■ Chèques de paie finaux
■ Expliquer le licenciement aux autres employés
■ Donner des références
o Résumé des bonnes pratiques de gestion des employés o Obtenir une aide juridique
concernant les questions de droit du travail

5. 5. PROCÉDURES DE FONCTIONNEMENT QUOTIDIENNES

o Introduction
o Jours/heures d'ouverture requis
o Procédures du service client

■ Philosophie du service client

■ Commentaires des clients
■ Les plaintes des clients
■ Notre politique de réclamation client
■ Demandes de remboursement
o Services clients divers

■ Nettoyage à sec
■ PERDU ET TROUVÉ
o Procédures de service

■ Accueillir les clients

■ Répondre au téléphone

■ Atmosphère
■ Comprendre les offres de produits
■ Travailler/interagir avec les clients
 ■ Les descriptions d'emploi
■ Techniques de vente suggestives
■ Vente passive versus vente active o Procédures de marchandisage

■ Normes de marchandisage visuel

■ Produits de marchandisage
■ Utiliser la signalisation
o Procédures de préparation des repas (cette section s'appliquerait uniquement aux
entreprises de services alimentaires)

■ Procédures de préparation
■ Configuration des stations de préparation
■ Recettes pour tous les articles
■ Procédures de préparation pour tous les articles
■ Maintenir l'inventaire
■ Procédures de lavage/assainissement
o Listes de contrôle d'ouverture/fermeture

■ Liste de contrôle d'ouverture

■ Liste de contrôle de clôture
o Transactions de ventes

■ Saisir des commandes à l'aide du système POS

■ Procédures de traitement des espèces
■ Accepter les chèques personnels
■ Accepter les cartes de crédit
■ Prix suggérés
o Chèques cadeaux

■ Émission de chèques-cadeaux
■ Échanger des chèques-cadeaux
o Gestion des stocks

■ Procédures de commande de produits

■ Commande auprès de fournisseurs agréés
■ Changer de fournisseur approuvé
■ Procédures de réception des produits
■ Procédures de stockage
■ Étiquetage et inventaire tournant
■ Détérioration
o Reporting opérationnel et financier
 ■ Caractéristiques du système de point de vente
■ Génération de rapports
■ Analyse des rapports
■ Exemples de rapports
o Frais de franchise et exigences en matière de déclaration
■ Paiement de redevances
■ Frais de commercialisation
■ Rapports requis
■ États financiers
o Techniques de prévention des pertes
■ Espèces
■ Inventaire
o Nettoyage et entretien requis
■ Nettoyage et entretien quotidiens
■ Nettoyage et entretien hebdomadaires
■ Nettoyage et entretien mensuels
o Procédures de sécurité
■ Prévenir les accidents et les blessures
■ Politique de gestion de crise
■ Signaler un accident
■ Problèmes d'indemnisation des accidents du travail
■ La sécurité incendie
■ Vol / Cambriolage
■ Clients indisciplinés
■ Utiliser le système d'alarme
6. 6. PROCÉDURES DE VENTE

oPrésentation
o Le processus de vente
■ Identifier les besoins du client
■ Établir une relation avec le client
■ Manipulation des objections
o Comprendre votre concurrence
o Avantages compétitifs

7. 7. COMMERCIALISATION

o Promouvoir notre entreprise dans votre région

 ■ Vos obligations générales
■ Lignes directrices pour l'utilisation des marques
■ Normes de commercialisation
o Spécifications du logo
o Dépenses de marketing requises

■ Marketing système
■ Exigences de marketing local
■ Publicité coopérative régionale
■ Marketing d'ouverture officielle
oMarketing local

■ Introduction
■ Courrier direct
■ Radio
■ Télévision
■ Panneaux d'affichage
■ Les magazines
■ Journaux
■ Pages Jaunes
■ l'Internet
■ La mise en réseau
■ Bouche à oreille / références clients
o Relations publiques / Implication communautaire

■ Communiqués de presse
■ Bureau d'amélioration des affaires
■ Chambre de Commerce Locale
■ Parrainages d'équipe
■ Service communautaire/activités caritatives o Obtention de l'approbation de
commercialisation
8. 8. RESSOURCES SUPPLÉMENTAIRES
 o Sites Web pour les organisations
o Sites Web sur les lois du travail
o Site Web pour informations fiscales

9. 9. DOCUMENTS DE GESTION

o Feuille de caisse quotidienne

o Politique d'absence
o Divulgation des informations sur le candidat
o Exemple de lettre de refus d'un candidat
o Exemple de lettre d’accusé de réception du candidat
oCOBRA
o Exemple de lettre de collecte
o Temps passé pendant les heures de travail
o Client Enquête de satisfaction
o Discipline Formulaire de documentation
o Test de drogue Formulaire de consentement
o Électronique Autorisation de transfert de fonds
o Instructions d'urgence
o Demande d'emploi
o Règles générales de travail
o Politique de vacances / vacances
o Feuille de travail d'inspection des toilettes
o Politique sur le harcèlement sexuel
o Politique relative au tabagisme
o Liste de contrôle pour la réunion de licenciement
o Enregistrements de temps des employés
o Liste de contrôle pour le traitement des demandes d'indemnisation des accidents du travail
o Règles de sécurité au travail
o Formulaire de données sur les employés
Établissement d'un formulaire commercial

Ce qui suit est un extrait de la Section 3 – PROCÉDURES PRÉ-OUVERTURE.

Retour à l'exemple de table des matières

Structure d'entreprise
Avant de commencer à exploiter l'entreprise franchisée, vous souhaiterez probablement créer une entité pour
servir d'opérateur. Une entité est une fiction juridique qui permet à une entreprise de mener une existence distincte
de celle de ses propriétaires, même si ces derniers contrôlent toujours l'entreprise.

Il existe de nombreux types d'entités reconnus par les lois de la plupart des États (et par l'IRS). Cependant, pour la
plupart des franchisés qui choisissent de former une entité, le meilleur choix sera généralement entre : une société
C ; ou

une société S ; ou

une société à responsabilité limitée (SARL).

Bien que cette section fournisse des informations générales sur la sélection et la création d’une entité
commerciale, rien ne remplace les conseils d’un avocat d’affaires expérimenté et d’un CPA. Nous vous suggérons
de consulter vos propres conseillers professionnels pour obtenir des informations plus détaillées sur ce sujet.

Présentation des choix d'entité

Entreprise individuelle : Si vous choisissez de ne pas former d'entité pour exploiter l'entreprise de franchise, vous
serez alors considéré comme une entreprise individuelle (si la franchise appartient à une seule personne). Une
entreprise individuelle existe lorsqu'une seule personne exploite une entreprise et possède tous les actifs. Un
entrepreneur individuel est personnellement responsable de toutes les dettes et obligations de l’entreprise. Dans le
cadre d’une entreprise individuelle, la durée de vie de l’entreprise est limitée à la vie du propriétaire individuel.
L’entreprise individuelle ne fait aucune distinction juridique entre les dettes personnelles et professionnelles et ne
nécessite pas de déclaration de revenus distincte.

Société en nom collectif : Une société en nom collectif existe lorsque deux ou plusieurs personnes ou entreprises
se joignent pour exploiter une entreprise. Une société en nom collectif est une entité commerciale distincte, mais
les créanciers peuvent toujours se tourner vers les actifs personnels des associés pour régler leurs dettes. Si la
franchise appartient à 2 personnes ou plus, celles-ci seront généralement considérées comme des associés dans
une société en nom collectif. Les commandités partagent à parts égales les revenus et les dettes. Une société en
nom collectif doit produire une déclaration de revenus annuelle des sociétés de personnes (distincte des
déclarations personnelles des associés).

Société en commandite : Une société en commandite est similaire à une société en nom collectif, mais un ou
plusieurs des associés seront des commandités et un ou plusieurs des associés seront des commanditaires. Les
créanciers peuvent toujours se tourner vers les actifs personnels des commandités pour régler leurs dettes, tandis
que les commanditaires sont généralement à l'abri de ce type de responsabilité. Une société en commandite doit
être enregistrée auprès du bureau gouvernemental approprié (généralement le bureau du secrétaire d'État ou le
département d'État des sociétés). Une société en commandite doit produire une déclaration de revenus annuelle
des sociétés de personnes (distincte des déclarations personnelles des associés).

Société : Une société est créée lorsque deux ou plusieurs personnes, sociétés de personnes ou autres entités se
réunissent pour former une entité distincte dans le but d'exploiter une entreprise. Une société a une identité
juridique distincte de celle de ses propriétaires. La société offre une protection aux biens personnels des
propriétaires d'entreprise contre les dettes et les responsabilités liées à l'exploitation de la société. Une société doit
être enregistrée auprès du bureau gouvernemental approprié (généralement le bureau du secrétaire d'État ou le
département d'État des sociétés). L'imposition de la société dépend du type de société constituée.

Société à responsabilité limitée : Une LLC est une entité commerciale non constituée en société qui partage
certains aspects des sociétés et des partenariats, mais qui offre plus de flexibilité. La LLC est conçue pour offrir à
ses propriétaires une responsabilité limitée et passer grâce à des avantages fiscaux sans les restrictions imposées
aux sociétés et aux sociétés en commandite. Une LLC doit être enregistrée auprès du bureau gouvernemental
approprié (généralement le bureau du secrétaire d'État ou le département d'État des sociétés).

Protection de responsabilité

La raison la plus importante pour laquelle vous souhaiterez peut-être exploiter l'entreprise franchisée par
l'intermédiaire d'une entité (plutôt qu'en tant que propriétaire unique) est de vous protéger de toute responsabilité
personnelle pour les dettes ou autres obligations de l'entreprise franchisée. Une société C, une société S ou une
LLC offrent toutes ce type de protection. Une société en nom collectif ou une société en commandite n'offre pas ce
type de protection à tous les propriétaires.

Si vous exploitez l'entreprise franchisée en tant qu'entrepreneur individuel, par exemple, vous seriez
personnellement responsable de toutes les dettes et autres obligations de l'entreprise franchisée. Cela signifie que
vous seriez personnellement responsable des dettes impayées (telles que le loyer, les salaires et les impôts), des
réclamations contractuelles (telles que celles découlant des contrats de fourniture et des contrats de service) et
des dommages délictuels (par exemple si un client était blessé à la suite de votre activités commerciales). La
plupart des propriétaires d’entreprise cherchent à éviter ce type de responsabilités personnelles en recourant à une
personne morale pour posséder et exploiter l’entreprise.

Comparez cet exemple avec la situation où l'entreprise franchisée est exploitée en tant qu'entité, telle qu'une
société ou une société à responsabilité limitée. Dans cette situation, l'entité (et non ses propriétaires) serait
responsable des dettes impayées, des réclamations contractuelles et des dommages délictuels. Toute poursuite
ou autre action en justice visant à recouvrer cette responsabilité serait intentée contre l'entité et non contre ses
propriétaires. Seuls les actifs de l'entité seraient menacés pour le règlement de ce passif. (Bien sûr, s’il existe des
motifs juridiques indépendants pour imposer une responsabilité aux propriétaires, alors une entité ne peut pas
protéger les propriétaires des conséquences de leurs propres actes répréhensibles.)

Impôt sur le revenu

La méthode d'imposition d'une entité peut avoir un impact significatif sur votre décision. Par exemple, les sociétés
C sont généralement imposées différemment des sociétés S, des SARL et des sociétés de personnes (mais une
SARL peut choisir d'être imposée comme une société C si elle le souhaite).

Une société C est imposée sur ses revenus au niveau de l’entreprise à des taux spéciaux pour les sociétés. Si la
société C effectue des distributions à ses propriétaires, ces distributions seraient normalement traitées comme des
dividendes et seraient (à nouveau) imposées au niveau des propriétaires. Il en résulte une « double imposition »
des mêmes fonds. Pour cette raison, les sociétés C ne constituent généralement pas le choix le plus avantageux
sur le plan fiscal. Cependant, les sociétés C bénéficient d'autres avantages fiscaux : les sociétés C peuvent offrir
certains types d'avantages sociaux (tels que des prestations médicales, des régimes de retraite et des frais de
scolarité) en franchise d'impôt.

Les sociétés S sont imposées différemment. Ils ne sont pas imposés au niveau des entreprises. Au lieu de cela, ils
sont considérés comme un « laissez-passer ». à travers l’entité. Cela signifie que les revenus (ou les pertes) de la
société S sont « répercutés » par la société vers les propriétaires, qui sont ensuite imposés au niveau du
propriétaire. Ainsi, le recours à une société S évite le problème de la double imposition. De plus, les sociétés S
sont plus faciles à administrer. Mais ils ne sont pas admissibles aux avantages sociaux non imposables offerts par
les sociétés C. Un autre avantage des sociétés S est que leurs dividendes versés à leurs propriétaires sont
exonérés de l'impôt sur la sécurité sociale (en supposant que les propriétaires des sociétés S reçoivent un salaire
raisonnable).

Les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite sont également des entités intermédiaires. Ils ne
paient pas d'impôts au niveau des sociétés de personnes. Au lieu de cela, les revenus et les pertes de l’entreprise
sont répercutés sur les associés.

Les SARL peuvent généralement choisir d'être imposées en tant que société (c'est-à-dire une société C) ou en tant
que société de personnes (c'est-à-dire en tant que laissez-passer). via l’entité). La plupart des SARL choisissent
d'être imposées en tant que société de personnes afin d'éviter le problème de double imposition.

Administration

Les sociétés sont relativement coûteuses à administrer. En outre, il existe des règles assez rigides pour le maintien
des formalités d'entreprise, telles que les exigences relatives aux réunions périodiques du conseil d'administration,
aux assemblées d'actionnaires, aux procès-verbaux de l'entreprise, aux registres des actionnaires, etc. Si les
formalités de la société ne sont pas respectées, il existe un risque que la personne morale soit ignorée et que les
propriétaires soient tenus personnellement responsables des dettes ou d'autres obligations de la société. Les
règles applicables aux SARL, en revanche, sont beaucoup plus assouplies. Les SARL sont beaucoup plus faciles
à administrer que les sociétés.

Autres facteurs dans le choix de l'entité

De nombreux facteurs peuvent influencer votre choix d’entité. Bien entendu, tous les facteurs n’ont pas le même
niveau d’importance et tous les facteurs ne sont pas importants pour tout le monde. Voici une liste d'autres facteurs
qui peuvent être importants dans votre décision de constituer une entité : le nombre et le lien de parenté des
copropriétaires ;

la taille et la complexité de l'entité ; et

toute exigence réglementaire relative à l’activité commerciale particulière.

Conclusion
Dans la plupart des États, les SARL sont bon marché, elles offrent la meilleure protection des actifs et ont la
possibilité d'être imposées en tant que société de personnes ou société. Mais vous devriez vérifier auprès de votre
avocat et de votre CPA pour savoir ce qui convient le mieux à votre situation particulière.

Où créer votre entité

Les lois relatives à l'organisation et à l'administration des entités varient d'un État à l'autre. Certains États, comme
le Delaware et le Nevada, ont la réputation d'être favorables aux entreprises, en raison de leurs lois qui protègent
la confidentialité des informations sur la propriété des entités, de leurs impôts faibles (ou inexistants), etc. Mais, à
moins que votre entreprise ne soit située dans le Delaware ou le Nevada, vous aurez peu de raisons de créer une
entité dans l’un ou l’autre de ces États. Habituellement, le meilleur choix est de créer l’entité dans votre propre État.

Nommer votre entité

Si vous choisissez de créer une entité et que vous avez déterminé le type d'entité à former, vous devrez
sélectionner un nom pour votre entité. Il existe des restrictions quant au nom que vous pouvez utiliser.

N'utilisez pas un nom identique ou similaire au nom d'une autre entité déjà enregistrée dans votre état. Ceci est
interdit par la loi de l’État.

N'utilisez pas les mots « société » ou « incorporée » (ou toute abréviation de ces mots) à moins que votre entité ne
soit une société. Ceci est interdit par la loi de l’État.

N'utilisez aucune de nos marques au nom de votre entité. Ceci est interdit par le contrat de franchise.

Choisissez un nom à consonance professionnelle. Le nom de votre entité apparaîtra dans vos contrats et à
d’autres endroits où vos clients et fournisseurs le verront.

Ne choisissez pas un nom long ou prêt à confusion.

N'utilisez pas de grossièretés ou de jeux de mots déplacés dans le nom de votre entité.

Certificat de nom d'emprunt

Que vous exploitiez l'entreprise franchisée en tant qu'entreprise individuelle, société, société de personnes ou LLC,
vous devez déposer un certificat de nom d'emprunt auprès du bureau gouvernemental approprié. Le certificat de
nom d'emprunt est parfois appelé certificat de nom commercial ou certificat de raison sociale fictive ou
enregistrement ad/b/a. Le bureau gouvernemental approprié est généralement le greffier du comté, mais vous
devrez peut-être déposer votre dossier au niveau de l'État et/ou de la ville. Le but de ce dépôt est que le grand
public soit informé de l'agent enregistré d'une entreprise et de l'endroit où un contact officiel avec l'entreprise peut
être établi.

Chaque juridiction utilise un formulaire différent. Généralement, les informations requises comprennent le nom de
l'entreprise, l'adresse postale de l'entreprise, le nom du ou des propriétaires de l'entreprise, le type d'entreprise à
exercer et la période d'exploitation prévue. La durée d'exploitation prévue doit correspondre à la durée initiale du
contrat de franchise. Habituellement, chaque propriétaire doit signer le certificat et toutes les signatures doivent
être notariées. Les frais varient généralement de 10 $ à 100 $. Dans certaines juridictions, vous devrez publier un
avis de nom fictif dans un journal local pendant un certain temps.

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