Gerencia de Atencin Primaria Talavera de la Reina

Pl a n d e Comunicacin Interna 2010-2012

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NDICE:
1. Grupo de trabajo 2. Presentacin 3. Misin, Visin y Valores 4. Justificacin 5. La comunicacin interna a. Objetivos y ventajas b. Flujos de comunicacin 6. La comunicacin interna en la Gerencia de Atencin Primaria de Talavera de la Reina a. Antecedentes b. Canales de comunicacin c. Ejemplos de procesos de comunicacin interna 7. Otro punto de partida. EFQM a. Metodologa y descripcin del trabajo/etapas b. Encuesta de comunicacin interna 8. El Plan de Comunicacin a. Objetivos i. A quin se dirige el plan ii. Objetivo general iii. Objetivos especficos 9. Acciones de mejora. a. Cronograma (2010-2012) b. Cronograma (2010) 10. Implementacin del plan 11. Estrategia de evaluacin 12. Revisin 13. Bibliografa 14. Anexos

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1. Grupo de trabajo (por orden alfabtico)

Carolina Rodrguez Snchez

Responsable Unidad de Tarjeta Sanitaria Javier Snchez Holgado

Coordinador de Equipos M Beln de la Hija Daz

Servicio de Farmacia M Isabel lvarez lvarez

Jefe de servicio infraestructuras, servicios e inversiones M Isabel Gonzlez Esteban

Responsable Unidad de Atencin al Usuario M Jos Fernndez Gallardo Cogollludo

Responsable Unidad tecnologas de la informacin M Luisa Torijano Casalengua

Responsable Oficina de Calidad y Atencin al Usuario (OCAU) M Pilar Fluriache Garca-Caro

Responsable de Comunicacin Mercedes Azpiazu Garrido

Coordinadora de Equipos Rosa Ana Dulanto Banda

Tcnico de Salud

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2. PRESENTACIN
La comunicacin es el mecanismo esencial mediante el cual existen y desenvuelven las relaciones humanas, por lo que debe ser entendida como un elemento ms de gestin que contribuye, por un lado a fomentar la integracin, motivacin y desarrollo personal de los profesionales (comunicacin interna); y por otro, a generar conocimiento y credibilidad entre la opinin pblica (comunicacin externa). Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artfice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organizacin y esto slo es posible si los trabajadores estn informados, conocen los diferentes entramados de la misma, su misin, su filosofa, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, estn dispuestos a implicarse. La comunicacin interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para cualquier empresa. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra organizacin, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los profesionales, la direccin y los diferentes servicios de la Unidad de Apoyo a la Gerencia son algunos de los objetivos que persigue la comunicacin interna. Este manual pretende definir los canales de comunicacin existentes as como mejorar el uso de los mismos con la consiguiente eliminacin de barreras de forma que la comunicacin se convierta en pilar bsico del funcionamiento de nuestra organizacin. Ahora bien, este proyecto slo tendr xito si los profesionales que en ella desarrollan su trabajo lo entienden, lo asumen y se involucran. Fernando Gragera Gabardino Director Gerente Atencin Primaria de Talavera

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3. MISIN, VISIN Y VALORES

La Gerencia de Atencin Primaria de Talavera de la Reina, es una organizacin de la red del Servicio de Salud de Castilla La Mancha, que tiene la misin de: Garantizar una atencin sanitaria integral e integrada a la poblacin del rea, siempre, pronto y bien, abordando y atendiendo todos aquellos aspectos preventivos, curativos y rehabilitadores, tanto de carcter clnico como sociosanitarios y comunitarios, para la mejora y proteccin de la salud de nuestra poblacin y su consiguiente bienestar. Garantizar la confortabilidad y accesibilidad a los servicios ofertados a toda la poblacin del rea, segn sus necesidades y expectativas. Facilitar a la ciudadana la informacin necesaria para el ejercicio de sus derechos y de sus propias responsabilidades. Consolidar el trabajo multidisciplinar y en equipo de los profesionales, propiciando la mejora del clima laboral y el desarrollo de las prcticas basadas en la evidencia, a travs de herramientas de gestin de las personas y del conocimiento. Fortalecer el vnculo con otras instituciones sanitarias y sociales. Nuestra visin apuesta por ser un servicio pblico sanitario de referencia altamente valorado, que incorpore modelos de gestin y excelencia de calidad, estrategias de innovacin y nuevas tecnologas. Nuestros valores son: Calidad percibida y satisfaccin nuestros usuarios, calidad cientfico-tcnica, equidad y eficiencia, compromiso con la gestin de las personas, solidaridad, transparencia, mejora continua y sostenibilidad.

NUESTRA MISIN: Garantizar una atencin sanitaria integral e integrada a la poblacin del rea, siempre, pronto y bien.

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4. JUSTIFICACIN
La observacin directa, los errores en la difusin y recepcin de la informacin y la recogida de opiniones de profesionales han puesto de manifiesto la existencia de deficiencias en los procesos de comunicacin en la Unidad de Apoyo a la Gerencia causadas, en la mayor parte de los casos, por la presencia de barreras fsicas (canales) y psicolgicas (personales) y por el uso inadecuado de los canales de comunicacin. El objetivo que se persigue con esta accin de mejora es definir y establecer la estructura del Plan de Comunicacin interna, definiendo el proceso para la deteccin y recogida de necesidades de comunicacin y de evaluacin de la eficacia de los canales utilizados, de forma que sean incorporadas a las acciones que se definan en el Plan de Comunicacin. El contenido de lo que comunicamos y los canales a travs de los cuales comunicamos esos contenidos son la base para que el proceso de la comunicacin sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y concrecin en el contenido, el conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones, as como tambin una "sintona" de intereses entre las partes que intervienen en el proceso. Con este plan se procurar que las necesidades bsicas de comunicacin que tienen los profesionales para realizar bien su trabajo sean cubiertas. A pesar de que el Plan se dirige a los profesionales integrados en la Unidad de Apoyo a la Gerencia y Direccin, posteriormente se procurar extender a las necesidades del resto de profesionales del rea de Atencin Primaria. Grupo de trabajo Plan de Comunicacin Interna

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5. LA COMUNICACIN INTERNA a. Objetivos y ventajas

OBJETIVOS

VENTAJAS

Mejorar la comunicacin entre los profesionales y promover su participacin. Contribuir a corporativa. Promover
Gerencia.

Mejora de la eficiencia y la participacin de todas las personas. Mejora de relaciones entre los niveles jerrquicos. Mayor identificacin con la organizacin. Disminucin de la confidencialidad mal entendida (rumores). Mejora el clima laboral.

construir

la

identidad de la

el

conocimiento

Impedir el bloqueo interdepartamental.

b. Flujos de informacin
Consideraremos flujos de informacin al recorrido que realizan los contenidos que se transmiten. Podemos diferenciar por tanto:
CLASE VERTICAL OBJETIVOS
Entre profesionales o unidades de distinto nivel jerrquico.

VENTAJAS
Permite aconsejar, informar, dirigir, instruir y evaluar a los profesionales acerca de las metas y polticas organizacionales.

ASCENDENTE

Se origina en un nivel jerrquico inferior y se dirige a un superior.

Permite conocer el clima laboral. Contribuye a estimular la creatividad de los trabajadores. Aumenta el compromiso con la organizacin. Mejora la calidad de las decisiones.

DESCENDENTE

Nace en un nivel jerrquico superior y se dirige a un nivel inferior.

Proporciona informacin detallada a las personas sobre lo que tienen que hacer. Previene malos entendidos y diferentes interpretaciones. Genera confianza respecto a los superiores.

HORIZONTAL

Entre profesionales de diferentes unidades, del mismo nivel o entre los componentes de un grupo de trabajo.

Ofrece un canal directo en la coordinacin y solucin de problemas en la organizacin. Favorece el trabajo en equipo.

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6. La COMUNICACIN INTERNA EN LA GAPTA a. Antecedentes

En los ltimos aos las principales actuaciones de mejora para fomentar la comunicacin interna son: 2001 Nace la revista de informacin interna de la Gerencia con el nombre Atencin Primaria Talavera. 2003 En el mes de febrero de 2003 se crea la Comisin de Comunicacin con composicin multidisplinar. Cambio de imagen y nombre de la revista Primaria Hoy. 2004 Se crea la Unidad de Comunicacin designndose una responsable de la misma. Encuesta de satisfaccin de los profesionales (2004-2005). 2005 Diseo de un borrador de plan de comunicacin donde se integra la comunicacin interna y la externa Puesta en marcha de la pgina web de la Gerencia, siendo la nica en Atencin Primaria en el SESCAM. Campaa para potenciar el uso del correo electrnico crendose cuentas de correo genrico para cada Centro de Salud. Se designa un responsable de la gestin de la misma. Las direcciones se cuelgan en la web. Adems, se establece un programa de formacin con sesiones en la Gerencia y en los propios centros, encaminado a que todos los profesionales que disponen de equipo informtico usen el correo electrnico. I Edicin del Manual de Acogida e informacin de los profesionales de la GAP de Talavera. 2006 Encuesta de satisfaccin de los profesionales (2006-2007). 2007
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Se incorpora el uso de correo electrnico como criterio a evaluar en la incentivacin anual de profesionales sanitarios. Cambio de imagen de la revista Primaria Hoy. 2008 Nuevo diseo de la pgina web. Se elabora una libreta de direcciones de correo electrnico con todos los contactos del rea y se cuelga en la web. El SESCAM implanta el telfono corporativo IP que permite la comunicacin directa con la extensin deseada en algunos Centros de Salud. Un equipo de trabajo multidisciplinar de la Gerencia elabora el Manual Organizativo en el que se incluyen las formas, canales de comunicacin as como modelos de nota interior, oficio, fax y correo electrnico. Diseo de la segunda edicin del Manual de acogida e informacin de los profesionales de la GAPTA en la que se incluye informacin sobre el uso del correo electrnico, pgina web, etc.

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b. Canales de comunicacin interna en la GAPTA

INFORMAL ESCRITA FORMAL CONTENIDO DE LA COMUNICACIN CANAL ON-LINE ORAL OBJETIVO EMISOR

Informacin sobre: Notificaciones, acuerdos, instrucciones, circulares etc. Precisa registro de salida. Psames, felicitaciones por nacimientos, matrimonios, participacin en congresos, obtencin de menciones, premios planes formativos,

Nota interior (Formulario disponible en la web)

Comunicacin entre los profesionales de la organizacin

Direccin Otros profesionales

Cartas reconocimiento

de

Comunicacin en momentos especiales

Direccin Jefes de servicio, seccin, grupo Responsable de Comunicacin

Asuntos relacionados con el trabajo diario que: No requieran constancia escrita Que sean urgentes aunque con posterioridad precisen de notificacin formal Todo tipo de informacin: Excepto aquella que requiera registro o cuando el propio procedimiento de comunicacin as lo exija

Telfono

Impedir el bloqueo interdepartamental Fluidez en la comunicacin Efectividad en la entrega de informacin

Todos los profesionales

Correo electrnico

Potenciar la comunicacin interna Aprovechar la inmediatez de este canal y su reducido coste Posibilitar la transmisin de la informacin de manera simultnea y masiva

Todos los profesionales

Informacin de inters general Trmites internos

Pgina Web de la GAPTA

Incrementar la accesibilidad Ofrecer informacin de los servicios Promover la participacin Simplificar los trmites administrativos

Direccin Responsable de Comunicacin Otros profesionales

Experiencias de profesionales, iniciativas, eventos, titulares de prensa Reconocimiento a los profesionales

Revista Interna Primaria Hoy

Informar a los trabajadores Alentar la comunicacin a todas las escalas Fomentar el sentimiento de pertenencia Motivar la participacin

Responsable de Comunicacin Otros profesionales colaboradores

Otra informacin de carcter divulgativo

Boletines, planes, manuales, protocolos, cartelera, folletos etc. Manual de Acogida e Informacin

Informar, plasmar conocimientos, procedimientos, planes, instrucciones, etc.

Responsable de Comunicacin Autores y coordinadores de la publicacin

Organizacin y funcionamiento interno de la Gerencia

Crear Identidad corporativa Promover conocimiento de la Gerencia. Acoger y favorecer la adaptacin al puesto de trabajo

Direccin Responsable de Comunicacin Gestin de Personal

Asuntos relacionados con el trabajo diario entre dos o ms personas Se comparte informacin sobre cualquier cuestin de trabajo, se establece debate y, en su caso, se proponen sugerencias y soluciones Convocatoria segn procedimiento

Entrevista

Recabar y/o intercambiar informacin

Segn el contenido

Reuniones trabajo

de

Favorecer las relaciones fomentar la participacin

interpersonales

Segn el contenido

Tomar decisiones de forma consensuada Facilitar la planificacin de actividades desarrolladas o pendientes de abordar Reducir las barreras propias de la comunicacin

Notificaciones e informacin de inters general, principalmente en los casos que se requiera legalmente Transmisin de conocimientos de profesionales de inters para otros

Tabln de anuncios

Informar a los profesionales

Segn contenido

Ponencias / Sesiones formativas

Compartir el conocimiento Potenciar la motivacin y el reconocimiento

Todos los profesionales

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Cmo se selecciona el canal ms adecuado? La comunicacin escrita y la grfica, como los informes, cartas, publicaciones o protocolos, son claros y precisos, y proporcionan un registro permanente. La comunicacin por telfono y la comunicacin oral y personal ofrecen la ventaja de una retroalimentacin inmediata. Al seleccionar el canal apropiado, se deber decidir si lo ms importante es la claridad, la urgencia, la necesidad de registro o la retroalimentacin. Muchos factores diferentes intervienen en el proceso de la comunicacin, por lo que no hay una tcnica que sea siempre preferible a otras opciones, salvo que exista un procedimiento que as lo establezca. Ejemplos de procesos de comunicacin interna en la GAPTA:
TIPO DE COMUNICACIN
COMUNICACIN DE RIESGOS DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS SANITARIOS BOLETN DE FORMACIN INTERNA

CANAL
Correo electrnico (con acuse de recibo) Correo /Web electrnico

EMISOR
Servicio de Farmacia

DESTINATARIO
Direccin y Tcnicos de Salud

PERIODICIDAD
En el mismo da de la recepcin de la alerta Semanal

PROCEDIMIENTO REFERENCIA (Escrito)

PNT comunicacin alertas medicamentos y productos sanitarios Instrucciones de elaboracin y difusin de Boletn de Formacin Interna

Secretara Formacin

de

Todos los profesionales

COMUNICACIN DE INCIDENCIAS TIC

Correo electrnico

Todos los profesionales

Unidad de TIC (a travs de la lista de distribucin informatica.gapta@sescam.org) Todos los profesionales

Cuando surge incidencia

la

Procedimiento de comunicacin de incidencias en sistemas informticos

ACTUALIZACIN CONTENIDOS EN LA WEB

Correo electrnico

Responsable Comunicacin

de

Cuando surge necesidad

la

Procedimiento actualizacin web

SOLICITUD DE INVERSIONES

Correo electrnico (con acuse de recibo)

Servicio de Infraestructuras, Servicios e Inversiones

Todos los profesionales a travs del coordinador o responsable del servicio

Anual (1 al 30 de septiembre)

Documento: Hoja de inversiones

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7. OTRO PUNTO DE PARTIDA. EFQM.

A comienzos del 2009 se realiz la primera Autoevaluacin de nuestra Gerencia segn el modelo EFQM, como una de las fases de nuestras lneas estratgicas, que contemplan la incorporacin de herramientas de Gestin de la Calidad Total que permita a nuestra organizacin integrar ciclos de mejora continua (identificar qu mejorar, cmo hacerlo, medir los resultados y volver a detectar qu mejorar). Esta evaluacin tuvo como resultado la identificacin de diversas reas de mejora posteriormente priorizadas y se elabor un Plan de Accin de Mejora. No es poco frecuente que aparezcan en este tipo de diagnsticos las necesidades de Comunicacin Interna como reas de mejora, no solo identificadas si no tambin priorizadas. La oportunidad de mejora: No se evidencia la existencia de un proceso formal y documentado para la identificacin de necesidades y desarrollo de planes de comunicacin acorde a ellas fue la segunda rea de mejora ms votada en el grupo validador. Se plante entonces la formacin de un equipo de trabajo cuya tarea (enfoque) sera establecer un proceso sistemtico para la deteccin y recogida de necesidades de comunicacin y de evaluacin de la eficacia de los canales utilizados, y elaborar un Plan de Comunicacin Interna.

a. Metodologa y descripcin del trabajo/etapas

Se conform un equipo multidisciplinar y representativo de 12 profesionales voluntarios, habiendo hecho la convocatoria entre quienes participaron en la Autoevaluacin y el personal de la Unidad de Apoyo a la Gerencia. Durante el ao se ha trabajado, mediante reuniones presenciales y a travs de otras vas, en las siguientes fases: Fase I: Revisin de las herramientas existentes y los canales de comunicacin. Fase II: Identificacin de las necesidades de comunicacin y posibles acciones de mejora (Grupo Nominal y Parrilla de Priorizacin) Fase III: Diagnstico actual de la comunicacin interna en la UAG: encuesta y anlisis. Fase IV: Elaboracin/Diseo del Plan de Comunicacin Interna (incluye Plan de Accin para siguientes fases). Fase V: Revisin, aprobacin e implantacin del Plan (difusin y formacin). Fase VI: Evaluacin de resultados/indicadores. Propuestas de mejora.

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b. Encuesta de comunicacin interna

Con el objetivo de conocer la percepcin de los diversos aspectos de la comunicacin interna entre los profesionales la Unidad de Apoyo a la Gerencia y el Direccin, se realiz un estudio transversal durante el mes de septiembre de 2009, a travs de una encuesta especfica elaborada para ello. La participacin fue de aproximadamente el 80%. La valoracin global de la situacin de la Comunicacin Interna en la Gerencia present una media de 3,43 (Desviacin Estndar (DE): 1,94, mediana 3) en una escala del 1 al 10, en donde 1 era la peor puntuacin y 10 la mejor posible. Esta vari segn el grupo jerrquico al que perteneca el encuestado, dado que si formaba parte del Direccin la valoracin media era de 7,5 (DE: 0,7), mientras que si estaba entre la categora de Otros Profesionales la media era de 3,29 (DE: 1,85). Tambin usando una escala del 1 al 10 para ver el grado de concordancia, la afirmacin con la que los participantes estuvieron menos de acuerdo fue: Cuando un nuevo compaero se incorpora a la Gerencia se informa al resto sobre cules son sus funciones, con una media de 3,1, y la que valoraron mejor fue: Existe una comunicacin adecuada dentro de mi servicio o unidad (media=5,5). El problema ms relacionado con la Comunicacin Interna fue la falta de una agenda comn (28%) y las barreras que ms se identificaron fueron el hermetismo y la claridad a nivel de la Gerencia (44 y 43% respectivamente) y la informacin a destiempo en el servicio o unidad, (19%). Los canales de comunicacin ms utilizados son el telfono y el correo electrnico, siendo menos comunes las reuniones y las notas (formales o informales, en ambos casos). La mayora de diferencias encontradas se dieron entre los grupos por categora jerrquica, siendo en general mayor la valoracin de los aspectos de la Comunicacin Interna en nuestra Gerencia entre el Direccin y muy similar y ms baja entre los mandos intermedios y otros profesionales. Por ltimo, en el anlisis de las observaciones, se encontr que el 34,6% de quienes respondieron a la encuesta plasmaron tambin al menos una (un total de 31). Al categorizar dichas observaciones, el motivo principal fue el dficit en la comunicacin formal (8 veces).

8. OBJETIVOS a. A quin se dirige el plan

Somos conscientes de las diferencias tanto cualitativas como cuantitativas, de las personas que trabajan en esta organizacin. Las expectativas, necesidades, grados de compromiso, etc. son variables, y para operativizar las acciones que vamos a llevar a cabo identificamos los diferentes pblicos a los que va dirigido nuestro producto:
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Direccin Responsables intermedios Otros profesionales de la Unidad de Apoyo a Gerencia

b. Objetivo general
Este Plan pretende optimizar el uso de los canales de comunicacin interna as como orientar las lneas estratgicas y actuaciones con la consiguiente eliminacin de barreras, de forma que la comunicacin se convierta en pilar bsico del funcionamiento de nuestra organizacin.

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9. ACCIONES DE MEJORA.
a. Cronograma (2010-2012)
Objetivos Actividades principales Priorizacin 2010
93 81 77 87 84 79 76 74 86

2011

2012

Responsables
Unidad de Comunicacin/ Direcciones respectivas Unidad de Comunicacin

Elaborar flujograma de comunicacin en la UAG, general y en cada servicio/unidad Sistematizar los procedimientos Determinar el canal preferente para (flujos y contenidos generales) la comunicacin de cada mensaje por de los procesos de servicios/unidades comunicacin e informacin Establecer protocolo de identificacin y transmisin de necesidades de informacin Establecimiento de pautas/esquema para reuniones de trabajo en la Potenciar reuniones como canal Gerencia de comunicacin interna en la Elaborar procedimiento/protocolo Unidad de Apoyo a la Gerencia sobre organizacin de reuniones peridicas Promover la participacin de figuras claves de la comunicacin en la organizacin Creacin comisin de comunicacin Figura del responsable/mediador/enlace de comunicacin por servicio/unidad Nombrar responsable/sinterlocutor/es reuniones con Direccin Establecer el procedimiento de actualizacin de la libreta de direcciones

x x x x x x x x x

Comisin de Calidad Unidad de Calidad Unidad de Calidad Direccin Direcciones Direcciones TIC

Actualizar la informacin que cambia peridicamente

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Objetivos

Actividades principales

Priorizacin 2010
82 79 90 82 72 87 86

2011

2012

Responsables
Unidad de Comunicacin

Elaborar procedimiento de actualizacin de comunicados para el personal en la pgina web Crear instruccin para la difusin interna peridica de la plantilla de personal actualizada Elaborar plan de acogida al nuevo trabajador Protocolizar documentos de apoyo relacionados con Revisin y actualizacin del Manual funcionamiento de la Organizativo organizacin Elaboracin de Protocolo de registro, archivo, destruccin papel Impartir sesiones sobre Plan de Establecer estrategia de Comunicacin Interna y documentos difusin del Plan asociados Difusin del Plan de Comunicacin Interna Creacin de Agenda de Actividades Conocer las actividades/actos comn a la Unidad de Apoyo a la de la Unidad de Apoyo Gerencia y Direccin (visible para todos) Promover la formacin en Fomentar la asistencia a los cursos comunicacin interna de habilidades de comunicacin Sistematizar actividades formativas sobre canales de comunicacin Evaluacin: encuesta de Evaluar la comunicacin interna comunicacin. Repetir. Incluir aspectos de la Comunicacin en Encuesta Clima Laboral. Supeditado a la realizacin de la encuesta en el plazo previsto

x x x x x x x x x x x x x x x x

Gestin de Personal Unidad de Comunicacin Unidad de Calidad Direccin de Gestin Unidad de Comunicacin Direccin TIC

92 88 82 87

Unidad de Investigacin, Docencia y Formacin Unidad de Comunicacin Comisin de Calidad Comisin de Calidad

87

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Objetivos

Actividades principales
Evaluacin de la percepcin de los profesionales en la planificacin de las nuevas estructuras (ubicacin como barrera de comunicacin) Desarrollar tcnicas cualitativas en la evaluacin de la Comunicacin Interna

Priorizacin 2010

2011

2012

Responsables
Direccin de Gestin

82 61

x x

Unidad de Tcnicos de Salud

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b. Cronograma 2010
Septiembre Noviembre Diciembre

Objetivos
Febrero

Acciones de mejora

Compleji dad

Priorizacin Responsables

Sistematizar los procedimientos (flujos y contenidos generales) de Determinar el canal los procesos de comunicacin e informacin preferente para la comunicacin de los mensaje principales por servicios/unidades Potenciar reuniones como canal de comunicacin interna en la Unidad de Apoyo a la Gerencia

Elaborar flujograma de comunicacin en la UAG, general y en cada servicio/unidad

ALTA

93

Unidad de Comunicacin/ Direcciones respectivas Unidad de Comunicacin

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX X XX XX
20

ALTA

81

Establecimiento de pautas/esquema para reuniones de trabajo en la Gerencia Establecer el procedimiento de actualizacin de la libreta de direcciones Crear instruccin para la difusin interna peridica de la plantilla de personal actualizada

MEDIA

87

Unidad de Calidad

Actualizar la informacin que cambia peridicamente

BAJA

86

TIC

BAJA

79

Gestin de Personal

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Octubre

Agosto

Marzo

Junio

Mayo

Julio

Abril

Septiembre

Noviembre

Acciones de mejora

Compleji dad

Priorizacin Responsables

Colgar el la web los datos de Tarjeta Sanitaria con acceso restringido a profesionales de la GAP Creacin comisin de comunicacin Figura del responsable/mediador/enl ace de comunicacin por servicio/unidad Nombrar responsable/sinterlocutor/es reuniones con Direccin

BAJA

Incluida posteriormente

Tarjeta Sanitaria Unidad de Comunicacin Direcciones Direcciones

XX X X X XX XX X
21

MEDIA MEDIA

79

Promover la participacin de figuras claves de la comunicacin en la organizacin

76 MEDIA 74 Direcciones

Protocolizar documentos de Elaborar e implementar apoyo relacionados con plan de acogida al nuevo funcionamiento de la trabajador organizacin Impartir sesiones sobre Plan de Comunicacin Interna y documentos asociados

MEDIA

90

Unidad de Comunicacin

MEDIA

87

Unidad de Comunicacin

Establecer estrategia de difusin del Plan

Elaborar documento prctico para la difusin BAJA del Plan de Comunicacin Interna

86

Direccin

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Diciembre

Objetivos
Febrero Agosto Marzo Junio Mayo Julio Abril

Octubre

Septiembre

Noviembre

Acciones de mejora

Compleji dad

Priorizacin Responsables

Promover la formacin en comunicacin interna

Elaborar estrategia para fomentar la asistencia a los cursos de habilidades de comunicacin Incluir aspectos de la Comunicacin en Encuesta Clima Laboral. Supeditado a la realizacin de la encuesta en el plazo previsto

MEDIA

88

Unidad de Investigacin, Docencia y Formacin

XX

Evaluar la comunicacin interna

BAJA

87

Comisin de Calidad

Cada grupo responsable asignar a una persona que se pondr en contacto con el responsable del Plan de Comunicacin Interna a fin de informar sobre el desarrollo de las actividades

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Diciembre

Objetivos
Febrero Agosto Marzo Junio Mayo Julio Abril

Octubre

10.

IMPLEMENTACIN (Estrategia de difusin)

El presente documento se difundir a travs de: Sesiones informativas Correo electrnico Pgina web: Se colgar en el espacio dirigido a profesionales en documentos de inters. Revista interna Primaria Hoy Otros foros (Consejo de Gestin, Premios de Investigacin, Comisin de calidad, jornadas etc.) La Responsable de la Unidad de Comunicacin ser la encargada de velar por el cumplimiento del cronograma, sin que esto conlleve que tenga que realizar de manera directa las tareas planteadas, para las que ya se han asignado responsables (excepto aquellas en las que le corresponda). Este seguimiento se har con el respaldo del Direccin, quien visa el presente documento y a quien se comunicarn peridicamente los resultados de su cumplimiento, semestralmente el primer ao y anualmente en los siguientes, a menos que hubiera alguna circunstancia extraordinaria que as lo requiera.

11. ESTRATEGIA DE EVALUACIN Indicadores:

(N de profesionales que conocen el Plan tras un ao de su implementacin/ N de profesionales de la UAG en ese periodo) x 100 Tipo: De gestin Fuente: Encuesta de Satisfaccin del Profesional. Se medir sobre el total de personas que respondan la encuesta. Periodicidad: Anual Estndar: >= 80% Encuesta de Comunicacin Interna realizada a los 18 meses posteriores a la implantacin Tipo: De gestin Fuente: Unidad de Comunicacin Periodicidad: La establecida en el criterio Estndar: S
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(N de acciones de mejora llevadas a cabo en plazo/ N total de acciones de mejora del plan de accin para dicho plazo) x 100 Tipo: De proceso Fuente: Responsable del Plan Periodicidad: Anual Estndar: >= 80% % de variacin de la media de la valoracin global de la comunicacin en la gerencia (entre la encuesta previa y la posterior) Tipo: De impacto Fuente: Encuesta de Comunicacin Interna Periodicidad: La de la realizacin de la encuesta Estndar: >= 30%

12. REVISIN
El presente Plan tendr una vigencia de 3 aos, durante los cuales se incorporarn las modificaciones que se consideren necesarias, registrando las distintas versiones en el anexo VI. Tras esta etapa se elaborar una nueva edicin segn una metodologa de despliegue (recomendada: DAFO, QFD, etc.), las nuevas necesidades y reas de mejora detectadas y los cambios organizativos, normativos y estructurales que as lo requieran. Si de manera excepcional la necesidad de cambios detectados fuera considerada de gran impacto y se diera antes de cumplida la vigencia establecida, el responsable del plan propondr y coordinar a los responsables de los objetivos, a fin de consensuar si se disea o no una nueva edicin.

13. BIBLIOGRAFA
Borrador del Plan de Comunicacin de la Gerencia de Atencin Primaria de Talavera. 2005 Plan de Comunicacin Interna. Gerencia de Atencin Primaria de Ciudad Real. Octubre 2008 Plan de Comunicacin Interna del Complejo Asistencial de Zamora. 2004 Plan de Calidad Servicio Andaluz de Salud (SAS) Nuevas estrategias para la Sanidad Andaluza Lnea estratgica de comunicacin. La demanda de reconocimiento de las personas en organizaciones con gestin innovadora. Hospital de Zumrraga.

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14. ANEXOS

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Anexo I. Encuesta de comunicacin interna y reconocimiento

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Anexo II. Procedimiento elaboracin Nota Interior

(Plantilla disponible en la pgina web)

Lugar y fecha de emisin de la nota interior

Procedencia: rea, servicio, persona

departamento, seccin y/o

Destino: persona, cargo y C. Sanitario de referencia; departamento, rea, seccin...

GERENCIA DE ATENCIN PRIMARIA DE TALAVERA C/ Jos Luis Gallo, N 2. 45600 Talavera de la Reina (Toledo) N.I.F. Q-4500146-H Telfs.: 925 82 15 09 925 82 79 36 / Fax: 925 81 71 08

NOTA INTERIOR

Nuestra referencia: Iniciales de las personas que firman y realizan la nota

Fecha: Talavera de la Reina, 28 de Enero de 2005. De: Gerencia de Atencin Primaria de Talavera de la Reina. A: D. PABLO FERNNDEZ LPEZ. C. S. LA SOLANA N/Ref.: CN/Rj. S/Ref.: PR/ Mr

Breve resea del asunto

Su referencia

Asunto: Comunicacin.

Recibido escrito de fecha 8 de noviembre de 2004 por el que se nos comunica la situacin producida en ese centro el pasado 1 de noviembre del presente ao, en el que entre otras cuestiones Agradezco nuevamente su estrecha colaboracin, al tiempo que le emplazo a una pronta contestacin con el fin de dar respuesta adecuada a la urgencia del presente trmite.

Fundamentacin: Escrito, motivo, causa, resea, etc.

EL DIRECTOR GERENTE

Despedida y cierre de la comunicacin.

Fdo: ..

Cargo, puesto, departamento, etc... de la persona que firma la nota interior

Nombre y apellidos de la persona que firma la comunicacin

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Anexo III. Procedimiento elaboracin Oficio

(Plantilla disponible en la pgina web)
Procedencia: rea, servicio, persona departamento, seccin y/o Destino: Direccin completa, persona, y en caso, cargo y centro sanitario de referencia; o departamento, rea, seccin...
GERENCIA DE ATENCIN PRIMARIA DE TALAVERA C/ Jos Luis Gallo, N 2. 45600 Talavera de la Reina (Toledo) N.I.F. Q-4500146-H Telfs.: 925 82 15 09 925 82 79 36 / Fax: 925 81 71 08

Lugar y fecha de emisin de la nota interior.

Nuestra referencia: Iniciales de las personas que firman y realizan la nota

Fecha: Talavera de la Reina, 28 de Enero de 2005. De: Gerencia de Atencin Primaria de Talavera de la Reina.
D. Carlos Pza de Talavera de Toledo Martn Garca Cuba, n 3 la Reina, 45600

N/Ref.: CN/Rj. Asunto: Agradecimiento.

Breve resea del asunto

Queremos expresarles nuestro ms profundo agradecimiento por haber podido celebrar la I Jornada Regional de tica en Atencin Primaria de Talavera de la Reina el pasado da 17 de noviembre en el saln de actos.

Fundamentacin: Escrito, motivo, causa, resea, etc.

Agradeciendo nuevamente su inapreciable apoyo, reciban un afectuoso saludo

Despedida y cierre de la comunicacin.

EL DIRECTOR GERENTE

Fdo: ..

Nombre Cargo, puesto, departamento, etc... de la persona que firma la nota interior persona q

apellidos

de

la

e firma la comunicacin

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Anexo IV. Procedimiento elaboracin Fax

(Plantilla disponible en la pgina web)

Lugar y fecha de emisin del fax

GERENCIA DE ATENCIN PRIMARIA DE TALAVERA C/ Jos Luis Gallo, N 2. 45600 Talavera de la Reina (Toledo) N.I.F. Q-4500146-H Procedencia: departamento, Telfs.: 925 82 15 09 925 82 79 36 / Fax: 925 81 71 08

rea, servicio, persona

seccin

y/o

Nuestro n de fax El del destinatario

FAX
Fecha: Talavera de la Reina, 28 de Enero de 2007.

Destino: Direccin completa, persona, y en caso, cargo y centro sanitario de referencia; o departamento, rea, seccin...

Nuestra referencia: Iniciales de las personas que firman y realizan la nota

De: Gerencia de Atencin Primaria de Talavera de la Reina. N de Fax: N/Ref.: A: C.S. La Algodonera. Coordinador Mdico N De Fax: Asunto: Remisin Circular Sescam n.. N de pginas (incluyendo portada)

N del fax destinatario

del

Fundamentacin: Fundamentacin: Es rito, motivo, resea, etc. causa,

Breve resea del asunto Indicar el nmero total de pgs. incluida la portada
Adjunto se remite la Circular nmero 0/2003 sobre Instruccin base para la emisin y difusin de normas internas. Ruego le d la mxima difusin posible.

Despedida y cierre de la comunicacin.

EL DIRECTOR GERENTE

Fdo: ..

Cargo, puesto, departamento, etc... de la persona que firma la nota interior

Nombre y apellidos de la persona que firma la comunicacin

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Anexo V. Contenido de un mensaje de correo electrnico: www.gaptalavera.es

Insertar un archivo Destinatario/s mensaje del

Envo de una copia

Breve resea del asunto

Envo de una copia oculta Fundamentacin: Escrito, motivo, causa, resea, etc. Buenos das: Adjunto se remite la Circular nmero 0/2003 sobre Instruccin base para la emisin y difusin de normas internas. Un saludo Despedida y cierre de la comunicacin.

FIRMA DEL CORREO Nombre y apellidos Cargo/departamento G.A. . TALAVERA Direccin Telfono/Fax

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ANEXO VI. Registro de Versiones y Modificaciones:

N DE VERSIN FECHA MODIFICACIONES RESPONSABLE

PLAN_COMUNICACION_2009GAPTA Av1-bis-6 PLAN_COMUNICACION_2009GAPTA Av1-bis-7

15/02/2010

Se modifica la denominacin de algunas acciones de mejora Se incluye en el apartado de antecedentes la creacin en 2003 de la encuesta de comunicacin Se incluye como accin de mejora colgar los datos de Tarjeta Sanitaria en la WEB de la GAP Se acuerda llevar la accin de mejora de creacin de una Comisin de Comunicacin para su abordaje de 2011 2010 Aprobacin del plan

M Pilar Fluriache Garca-Caro

26/02/2010

M Pilar Fluriache Garca-Caro

PLAN_COMUNICACION_2009GAPTA Av1-bis-8 04/03/2010

M Pilar Fluriache Garca-Caro

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La presente edicin del Plan de Comunicacin Interna lo firma el Gerente de Atencin Primaria de Talavera D. Fernando Gragera Gabardino en nombre del Direccin de esta Gerencia.

A 04 de marzo de 2010

EL DIRECTOR GERENTE

Fdo: Fernando Gragera Gabardino

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