Universidad Autnoma de Zacatecas

Unidad Acadmica de Preparatoria

Informtica 1
Facilitador: Ma. De Jess Sols Gonzlez

Administracin de la Informacin Seccin: Para saber ms

09/10/2011

Facilitador: Ma. De Jess Sols Gonzlez

Objetivo
Proporcionar al estudiante recomendaciones y tips para saber ms respecto a la importancia de una adecuada administracin de la informacin y sus diferentes formas de lograrlo.

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Qu significa administrar la informacin? Recuerda que la informacin es el elemento primordial de un sistema informtico. Por lo que es necesario mantenerla organizada y ordenada de manera tal que no se nos pierda o borre y poder manejarla mejor.
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Facilitador: Ma. De Jess Sols Gonzlez

Por lo que es de suma importancia considerar ciertos cuidados necesarios para su adecuado manejo y almacenamiento. Imagina que pasara si has trabajado varias horas en una computadora prestada y al momento de irte no traes memoria , o tiene virus?
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Tal vez te ha pasado que guardas un archivo y no supiste en donde quedo!! O ni siquiera supiste con que nombre qued guardado.. Lo peor de todo es que no tienes idea de cmo buscarlo y terminas por desesperarte y empezar de nuevo.
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Un ejemplo clsico es que casi siempre guardamos msica y todos los archivos dicen track 1, track 2 o msica 1, msica 2, etc. Y no sabemos cual cancin es y ni quien la canta, debemos abrir archivo por archivo hasta encontrar la que deseamos.

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No te preocupes
Aqu te daremos algunos sencillos consejos para que aprendas a administrar mejor tu informacin!

Sigue leyendo!!!
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Para empezar debes recordar que

1.- Es importantsimo poner un nombre adecuado a tus archivos, el cul tenga relacin con su contenido y que al leerlo te recuerde de que se trata. Un ejemplo sera:

ensayo basura tecnologica.doc drogas mas comunes.ppt Camila_Abrazame.mp3

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2.- La extensin (.doc, .ppt, .mp3, etc.) indica el tipo de archivo que se ha generado, por ejemplo: Procesador de Palabras (.doc) Hoja de clculo (.xls) Editor de Presentaciones (.ppt)
Nota: De la versin 2007 en adelante se les agrega una x al final (docx, xlsx, pptx) formato de documento porttil
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Msica comprimida
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3.- Para guardar un archivo debes:

a)

b)

Ir al men archivo (siempre esta del lado izquierdo, en la parte superior de tu pantalla). Ir a guardar como. Te aparecer una pantalla para llenar los datos
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c) Te aparecer otra pantalla para llenar los datos:

Siempre aparece seleccionada por default la carpeta documentos de la maquina

Selecciona la ubicacin donde lo quieres guardar

Ponle un nombre que lo identifique

Puedes cambiar a una versin anterior en caso de que necesites abrirlo en otra versin

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Algunos Tips

Si no te acuerdas donde guardaste tu archivo checa primero en la carpeta de DOCUMENTOS en la mquina que trabajaste (probablemente este ah). El programa registra los archivos recientes (as que puedes reabrirlo desde ah y guardarlo correctamente, sino, basta con solo poner el puntero del ratn sobre el nombre y te aparecer la ruta donde se encuentra almacenado.
Aparece al pasar el puntero del ratn y te dice la ubicacin donde se encuentra

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Algo indispensable para administrar la informacin Es el uso de carpetas que te permitan separar e individualizar el orden que necesites darle a tus archivos para encontrarlos de manera ms rpida y eficiente
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Qu preferiras? Honestamente

Dnde crees que sera ms fcil y rpido encontrar algo?

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El orden que le des a tu informacin es para tu propio beneficio porque la controlaras mejor. A continuacin te diremos como hacer las carpetas.
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2.- Selecciona equipo para que aparezcan los dispositivos de almacenamiento 1.- Este icono te abre la ventana de MI PC

3.- Da doble clic para abrir en el que deseas trabajar

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Cuando se abra da clic derecho sobre el espacio de trabajo en blanco.

2.- Da clic en Carpeta

1.- Da clic en Nuevo

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Aparecer la nueva carpeta, pero recuerda ponerle un nombre que sea significativo con su contenido. Como sabrs existen varios mtodos para organizacin, ya sea por tipo de archivo, por fechas, etc.

su

Otra forma de realizarlas es desde el men que aparece en la parte superior de la venta.

Presiona aqu y sigue el procedimiento antes sealado

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Algunos Tips

Puedes utilizar todas las carpetas que necesites (no importa cuantas mientras tu informacin este organizada). Puedes anidar carpetas, es decir meter una dentro de otra. Recuerda idear un mtodo que te funcione para mantener el orden. Por favor no almacenes en el escritorio (se ve feo y es poco prctico porque tu informacin queda al alcance de todos)
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Tambin es importante
Que sepas movilizar tu informacin, como por ejemplo copiar, pegar, mover y eliminar. Debes saber que existen diversas formas de hacerlo depende de con cual te sientas ms cmodo para realizarlo, a final de cuentas es solo cuestin de practicar.

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Primero veamos las distintas formas de seleccionar

1.- Da clic izquierdo y sin soltarlo traza un rectngulo encapsulando los archivos o carpetas que desees seleccionar. 2a.- Con la Tecla Shift + flechas. 3a.- Con la Tecla Ctrl + clic

4a.- Con la Tecla Ctrl + E para seleccionar todo

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Para Copiar y Pegar

1.- Selecciona lo que deseas copiar. 2.- Existen diferentes formas de darle la orden, como son: a) Dar clic derecho sobre la seleccin. b) Teclea Ctrl + C c) Del men Organizar, seleccionar la opcin deseada
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3.- Debers posicionarte en la nueva ubicacin donde quieres que estn guardados. 4.- Dale la orden de pegar (puedes hacerlo de las maneras antes mencionadas solo cambia al hacerlo con el teclado, en cuyo caso la orden es Ctrl+V). Nota: La forma de llamar los mens para darle las instrucciones siempre son las mismas (clic derecho o desde el men Organizar). Al uso de teclas combinadas para dar una orden a la computadora se le llama teclas calientes o en ingls Hot Key
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Para Mover
1.- Selecciona lo que deseas Mover. 2.- Dale la orden con cualquiera de los mtodos antes vistos o ctrl+x (para cortar). 3.- Ubcate en la posicin de destino y da la orden de Pegar. Otra forma ms sencilla es arrastrando con el ratn lo seleccionado y soltndolo en la posicin de destino. 09/10/2011

Destino Origen

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Para Eliminar
1.- Selecciona lo que deseas Borrar. 2.- Presiona la tecla Supr (tambin llamada Del) o dale la orden desde los mens antes mencionados. 3.- Te preguntar si deseas enviar los archivos a la papelera de reciclaje (desde donde todava podrs recuperarlos si lo deseas). Otra forma de hacerlo es con shift + supr. La diferencia es que no se envan a la papelera por lo tanto no los podrs recuperar. Pinsalo bien!!!!
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Algunos Tips

Todos los comandos antes vistos tambin funcionan en el explorador lo cual lo hace ms fcil porque tienes todo a la vista.

Lado del explorador

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Hasta ahora
Hemos visto todo lo necesario para guardar y organizar tu informacin, pero de ves en cuando ser necesario que vacunes tu memoria, hacerlo es fcil
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3.- Selecciona Analizar con (dir la vacuna que este instalada)

2.- Clic derecho sobre la que quieres analizar

1.- Accede a mi PC

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Tips para saber que hacer

Algunos virus lo que hacen es que ocultan tu informacin (no la borran) y te muestran iconos de acceso directo que estn defectuosos y no funcionan (por eso crees que se daaron). Antes de que te des por vencido checa primero que no estn borrados realmente, la forma de hacerlo es la siguiente:
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Para activar los archivos ocultos debes hacer lo siguiente:

Y listo ya podrs verlos y usarlos!!!

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1.- Observa si en tus iconos se ve una flecha abajo del lado izquierdo (eso significa que es un acceso directo, no es el archivo real). Si tienes muchos as es que tienes virus y debers borrarlos porque no te sirven Nota: No todos los accesos directos son virus, es slo si son muchos y la computadora te los cambi sola 2.- Debers Activar los archivos ocultos para que puedas ver tus archivos reales.
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Listo!!!!! Ya podrs administrar tu informacin mejor Recuerda que la prctica hace al maestro y que haciendo aprendes ms
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Conclusiones
Cuida tu informacin ya que es muy importante. Organizada es ms fcil ubicarla y manejarla. Vacuna de vez en cuando tus dispositivos. Practicar es la mejor forma de aprender.

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