INTRODUCCIN Y DEFINICIN La contabilidad de costos es un sistema de informacin para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar

de los costos de produccin, distribucin, administracin y financiamiento. Se relaciona con la acumulacin, anlisis e interpretacin de los costos de adquisicin, produccin, distribucin, administracin y financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planeacin, control y toma de decisiones.

Es una disciplina social que consideralos siguientes aspectos: CONTABILIDAD:

genera

informacin

medible

en

trminos

monetarios,

presentndola en forma estructurada y sistemtica para reflejar las operaciones de una empresa (Aqu se ubica la contabilidad de costos). AUDITORA: verifica la informacin contable. FINANZAS: proporciona informacin financiera a partir de la informacin contable.

CONCEPTOS GENERALES
Definicin de Costos Es el valor monetario de los recursos que se entregan o prometen entregar, a cambio de bienes o servicios que se adquieren. GARCA COLN, Contabilidad de costos

Son la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo. DEL RIO GONZALEZ, Costos I

Es el conjunto de pagos, obligaciones contradas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de produccin, distribucin, administracin y financiamiento. ORTEGA PREZ DE LEN, Contabilidad de costos Definicin de Gasto Comprende todos los costos expirados que pueden deducirse de los ingresos. En un sentido ms limitado, la palabra gasto se refiere a gastos de operacin, de ventas o administrativos, a intereses y a impuestos. JAMES A. CASHIN, Contabilidad de costos Diferencias entre costos y gastos Costos

Costo del producto o costos inventariables El valor monetario de los recursos inherentes a la funcin de produccin; es decir, materia prima directa, mano de obra directa y los cargos indirectos.

Estos costos se incorporan a los inventarios de materias primas, produccin en proceso y artculos terminados, y se reflejan dentro del Balance General.

Los costos totales del producto se llevan al Estado de Resultados cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el rengln de costo de los artculos vendidos.

Gastos

Gastos del periodo o gastos no inventariables Son los que se identifican con intervalos de tiempo y no con los productos elaborados.

Se relacionan con las funciones de distribucin, administracin y financiamiento de la empresa.

Estos costos no se incorporan a los inventarios y se llevan al Estado de Resultados a travs del rengln de gastos de ventas, gastos de administracin y gastos financieros, en el periodo en el cual se incurren.

Costos capitalizables

Son aquellos que se capitalizan como activo fijo o cargos diferidos y despus se deprecian o amortizan a medida que se usan o expiran, dando origen a cargos inventariables (costos) o del periodo (gastos).

Clasificacin de los costos y gastos Por su funcin

Costo de Produccin Son los que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos elaborados: materia prima directa, mano de obra directa y cargos indirectos.

Gasto de Distribucin Corresponden al rea que se encarga de llevar los productos terminados desde la empresa hasta el consumidor: sueldos y prestaciones de los empleados del departamento de ventas, comisiones a vendedores, publicidad, etctera.

Gasto de administracin Se originan en el rea administrativa, relacionados con la direccin y manejo de las operaciones generales de la empresa: sueldos y prestaciones del director general, del personal de tesorera, de contabilidad, etctera.

Gastos Financieros

Se originan por la obtencin de recursos monetarios o crediticios ajenos. Por su identificacin

Costos Directos Son aquellos que se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos o reas especficas.

Gastos indirectos Son costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos o reas especficas.

Por el periodo en que se llevan al Estado de Resultados

Costos del Producto o Inventariables Estn relacionados con la funcin de produccin. Se incorporan a los inventarios de materias primas, produccin en proceso y artculos terminados y se reflejan como activo dentro del balance general. Los costos del producto se llevan al estado de resultados, cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el rengln de costo de los artculos vendidos.

Gastos del Periodo o No Inventariables Se identifican con intervalos de tiempo y no con los de productos elaborados. Se relacionan con la funcin de operacin y se llevan al estado de resultados en el periodo en el cual se incurren.

Por su grado de variabilidad

Gastos Fijos Son los costos que permanecen constantes dentro de un periodo determinado, independientemente de los cambios en el volumen de operaciones realizadas.

Costos Variables Aquellos cuya magnitud cambia en razn directa del volumen de las operaciones realizadas.

Costos Semifijos Los que tienen elementos tanto fijos como variables.

Por el momento en que se determinan

Costos Histricos Se determinan despus de la conclusin del periodo de costos.

Costos Predeterminados Se determinan con anticipacin al periodo en que se generan los costos o durante el transcurso del mismo.

Empresa Comercial y Empresa de transformacin Es importante mencionar las diferencias que existen entre las actividades de la empresa comercial y la empresa de transformacin.

Empresa comercial.

Tiene como principal funcin econmica actuar como intermediario, comprando artculos elaborados para posteriormente revenderlos Empresa de transformacin. Se dedica a la adquisicin de materias primas para transformarlas y ofrecer un producto a los consumidores, diferente al que la empresa adquiri

Funciones de una empresa de transformacin

A continuacin se describen a grandes rasgos las funciones de una empresa de transformacin - Compra de materia prima, Este costo se forma por el precio de adquisicin facturado por los proveedores, ms todos aquellos costos inherentes al traslado de la materia prima hasta la propia empresa, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importacin, seguros, etctera. Esta funcin termina al momento en que la materia prima llega al almacn y est en condiciones de utilizarse en el proceso de produccin. - Produccin o manufactura, Comprende el conjunto de erogaciones relacionadas con la guarda, custodia y conservacin de los materiales en el almacn; la transformacin de stos en productos elaborados mediante la incorporacin del esfuerzo humano y el conjunto de diversas erogaciones fabriles. Concluye la funcin en el momento en que los artculos elaborados se encuentran en el almacn de artculos terminados disponibles para su venta. - Distribucin Comprende la suma de erogaciones referentes a la guarda, custodia y conservacin de los artculos terminados; su publicidad y promocin, el empaque, despacho y entrega de los productos a los clientes; los gastos del departamento de ventas; los gastos por la administracin en general y los gastos por el financiamiento de los recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento.

Gastos Operativos Los cuales pueden a su vez puede ser:

Gastos de Ventas: son desembolsos que estn relacionados con las actividades de comercializacin de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones del jefe de venta, de los vendedores o de los cobradores), publicidad, impuesto a las ventas, empaques, transportes, almacenamiento.

Gastos Administrativos: son desembolsos que estn relacionados con las actividades de gestin, por ejemplo, gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros de los gerentes, administradores, auxiliares de la empresa), alquileres, materiales y tiles de oficina, seguros, depreciacin (de edificios administrativos, equipos de oficina, mquinas, muebles), impuestos. Nota: cuando usamos el Mtodo de los Costos Totales, los Gastos Operativos se consideran como costos.

Gastos Financieros Son desembolsos que se incurren para el financiamiento de las operaciones (intereses). Otros Gastos Desembolsos tales como prdidas, incobrables, imprevistos, etc.

DEFINICIN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS

Son el conjunto de procedimientos, tcnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teora de la partida doble y otros principios tcnicos, que tienen por objeto la determinacin de los costos unitarios de produccin y el control de las operaciones fabriles. Objetivos de la contabilidad de costos

 Proporcionar informacin oportuna y suficiente para una mejor toma de decisiones. Generar informacin para ayudar en la planeacin, evaluacin y control de las operaciones de la empresa. Determinar los costos unitarios para evaluar los inventarios de produccin en proceso y de artculos terminados. Generar informes sobre el costo de los artculos vendidos, para determinar las utilidades. Contribuir a la planeacin de utilidades proporcionando anticipadamente los costos de produccin, distribucin, administracin y financiamiento. Contribuir en la elaboracin de los presupuestos de la empresa, programas de produccin, ventas y financiamiento.

COMPONENTES DEL COSTO TOTAL Costo de produccin. Costo de distribucin. Costo administrativo. Costo financiero. Otros gastos Costo de Produccin Son los costos que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos terminados. Son tres los elementos esenciales que integran el costo de produccin:

1) Materia prima

Son los materiales que sern sometidos a operaciones de transformacin o manufacturapara su cambio fsico y/o qumico, antes de que puedan venderse como productos terminados. Se divide en: a. Materia Prima Directa Son todos los materiales sujetos a transformacin, que se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados b. Materia Prima Indirecta Son todos los materiales sujetos a transformacin, que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados. 2) Mano de obra Es el esfuerzo humano que interviene en el procesod e transformar las materias primas en productos terminados. Se divide en: a. Mano de Obra Directa Son los salarios, prestaciones y obligaciones que den lugar de todos los trabajadores de la fabrica, cuya actividad se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados. b. Mano de Obra Indirecta Son los salarios, prestaciones y obligacions que den lugar de todos los trabajadores y empleados de la fbrica, cuya actividad no se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados

3) Cargos indirectos

Intervienen en la transformacin de los productos pero no se identifican o cuantifican plenamente con la elaboracin de partidas especficas de produccin. Conocidos los elementos del costo de produccin es posible determinar otros conceptos de costo:

Costo primo = materia prima + mano de obra directa Costo de transformacin = mano de obra directa + costos indirectos Costo de produccin = costo primo + gastos indirectos Gastos de operacin = gastos de distribucin + gastos de administracin + gastos de financiamiento

Costo total = costo de produccin + gastos de operacin Precio de venta = costo total + % de utilidad desead

Otros Gastos:

Gastos indirectos = (mano de obra indirecta + material indirecto) / periodo Gastos de operacin por orden de produccin = gastos de operacin del periodo / unidad de tiempo

LOS CENTROS DE COSTO Es importante determinar qu es lo que definimos como estrategia y cmo lo comunicamos a la estructura de la organizacin, para esto debemos de preguntarnos: Qu objetivo busco como empresa; rentabilidad, utilidad o costo? Qu comportamiento quiero en los miembros de la empresa? Porque el comportamiento lo definir el tipo de centro de responsabilidad que seamos, por ejemplo; Asumimos que queremos ser un centro de responsabilidad basado en el costo. El comportamiento se orientara al ahorro, a la mejora de procesos, a la innovacin; se premiar la creatividad de la gente al buscar nuevas formas de ahorro; energa, recursos materiales, en creacin de productos, etc. En cambio si fuera en base a la utilidad, es decir orientada a las ventas, toda la organizacin se orientar al proceso de ventas, vender y vender bajo cualquier condicin, se estimula: la

imagen, el servicio, la entrega, entre otros. He aqu que muchas organizaciones se autodenominan centros de costo y estn ubicados en grandes zonas corporativas, pagando grandes rentas, empleando la mayor parte del presupuesto en publicidad e imagen, parece que aqu se presenta una gran contradiccin y con gran riesgo de sobrevivencia de la empresas.

Es por ello que cuando hablamos de Unidad de Costeo nos referimos a aquel concepto de unidad orgnica u operativa con relacin al cual se busca agrupar o concentrar los Costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio.

Los centros de costo son divisiones que generan costos para la organizacin pero slo indirectamente le aaden beneficio o utilidad. Ejemplos tpicos de esto son los Departamentos de Investigacin y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente.

Las organizaciones pueden optar tambin por clasificar los centros de utilidad o centros de inversin. Existen ventajas de clasificar simple y sencillamente a las divisiones de la organizacin como centros de costo ya que con esto los costos son ms fcilmente medibles. Sin embargo, los centros de costo crean incentivos a los administradores de subestimar sus unidades para as beneficiarse ellos mismos. Esta subestimacin puede resultar en consecuencias adversas para la organizacin como un todo (por ej. ventas reducidas debido a experiencias de un mal servicio al cliente)

Debido a que los centros de costo tienen un impacto negativo en la utilidad, son de las primeras divisiones a tomarse en consideracin cuando se llevan a cabo recortes de personal, de presupuesto o reestructuraciones. Las decisiones operativas en un Centro de contacto por ejemplo estn basadas en consideraciones de costos. Inversiones financieras en equipamento nuevo, tecnologa y personal son difcilmente justificadas ante la Administracin debido a que stas aportan a la utilidad indirectamente y su aportacin es dificilmente cuantificable.

Algunas veces se emplean algunas tcnicas para cuantificar los beneficios de un centro de costo y relacionar los costos y beneficios con los de la organizacin como un todo. En un Centro de contacto por ejemplo, para este fin son utilizados indicadores como nivel de servicio, costo por llamada, promedio de la duracin de una llamada.

Para qu y cmo funcionan los centros de costos en una empresa?

La contabilidad de costes es parte fundamental de la contabilidad de gestin de una empresa, proporcionando una informacin de carcter interno dirigida fundamentalmente a los sujetos decisores, en definitiva, a los gestores de las unidades econmicas. Se trata por tanto de una informacin que se enmarca dentro del sistema de informacin y control interno de la empresa, constituyendo una herramienta esencial para su gestin y direccin. La contabilidad de costes suministrar por tanto informacin fundamental a los gestores para la toma de decisiones, por lo que su importancia en la toma de decisiones estratgicas de la empresa es fundamental.

EL PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignacin de un smbolo, que puede ser un nmero, una letra o una combinacin de ambos, a cada cuenta. El sistema mnemotcnico ms usual para codificar un plan de cuentas es el numrico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes.

Por lo general, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que presenta las instrucciones necesarias para la utilizacin de las cuentas que forman parte del sistema contable. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura bsica para la organizacin del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener informacin de manera sencilla. Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas). Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se utilice una terminologa clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general hacia lo particular.

CLASE 9

A diferencia de la contabilidad financiera, la contabilidad analtica o de costos, no ha sido objeto de regulacin en la normatividad del Plan Contable General Revisado Empresarial. Es la empresa la que debe seguir su modelo de acuerdo con su estructura orgnica y en armona con las necesidades de informacin para su gestin.

En la literatura profesional se distinguen dos mbitos de desarrollo contable :

1) El externo, el que prepara informacin que sale afuera para conocimiento de los usuarios de estados financieros, 2) El interno, el que prepara informacin para el interior de la empresa, para los gestores, para la gerencia. La contabilidad que prepara informacin externa es la contabilidad general o contabilidad financiera. A la contabilidad financiera el plan contable le ha asignado las cuentas 1 a 8 y para las cuentas de orden, la clase 0.

La contabilidad que prepara informacin interna, para los gastos, para el manejo de la empresa, es la analtica, de costos o de gestin. A la contabilidad analtica, el Plan Contable General Revisado le ha asignado la clase 9.

Dentro de la contabilidad interna se encuentra el clculo de costos y el sistema de control de la empresa, a fin de lograr una adecuada gestin.

El costo ha sido definido como la valorizacin monetaria de los consumos necesarios para la obtencin de los productos.

Manuel de Torres, en su discurso Teora Prctica Econmica, seala que el costo no es una magnitud inequvocamente determinada, que la eleccin de su clculo es, sin duda, un problema de poltica de la empresa. Es por esta razn que los planes contables existentes han dejado libre la aplicacin de la clase 9, sealando ciertos perfiles.

Estructuras del costo

En trminos muy simples se distinguen dos estructuras del costo:

1.

El costo de operatividad de la empresa.

El costo de la empresa puede estar dado por el perfil de cuentas siguiente:

91. GASTOS DE VENTAS 911. Sueldos, salarios y comisiones de ventas 912. Premios de consenso de ventas 913. Vacaciones 914. Seguridad y previsin social 915. Gastos de viaje y provisin 916. Seguros, suscripciones y cotizacin 917. Cuentas de cobranza dudosa

93. GASTOS DE ADMINISTRACION 930. Transporte y almacenamiento 931. Correos, telecomunicaciones 932. Alquileres, electricidad, agua y telfono 933. Publicidad, publicaciones 934. Sueldos, salarios de personal administrativo 935. Vacaciones 936. Seguridad y provisin social 937. Remuneraciones al directorio 938. Alquileres

95. GASTOS FINANCIEROS 951. Intereses y gastos de prstamos

951. Intereses y gastos de sobregiros 952. Intereses y gastos de documentos descontados 952. Descuentos cancelados por pronto pago 953. Prdidas por diferencia de cambio 953. Otras cargas financieras

Para establecer el costo operativo el Plan Contable General Revisado ha sealado procedimientos y establecido la cuenta 79. Cargas imputables a cuentas de costos.

En efecto, conforme se seala en la dinmica de la cuenta 79, esta cuenta es una cuenta puente y es acreditada por las cargas imputables a las cuentas de costos con cargo a las cuentas correspondientes.

En consecuencia, los asientos que se dan para conformarse el costo operativo de la empresa:

91. GASTOS DE VENTAS

92. GASTOS DE ADMINISTRACION 95. GASTOS FINANCIEROS 79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS

Establecidos los costos operativos de la empresa como lo seala la dinmica de la cuenta 79, es debitada por:

El total, al cierre del periodo, de costos en abono a las cuentas de la clase 9.

El asiento:

79. CARGAS IMPUTABLES A LAS CUENTAS DE COSTOS 91. GASTOS DE VENTAS 92. GASTOS DE ADMINISTRACION 95. GASTOS FINANCIEROS

El asiento se explica como de cierre de las cuentas de la clase 9.

2.

El costo de los productos que manufactura la empresa. Toda empresa necesariamente tiene un costo de operatividad.

El costo de manufactura de productos est dado por: a. El valor de la materia prima. b. El valor de la mano de obra. c. Los gastos de fabricacin. En esta circunstancia es importante definir la composicin de los gastos de fabricacin.

La composicin de los gastos de fabricacin a manera referencial, puede ser la siguiente

92. GASTOS DE FABRICACION 921. Compensacin por tiempo de servicios 922. Inversiones y compensacin por tiempo de servicios 923. Gratificaciones 924. Contribuciones sociales 925. Servicios de terceros 926. Mantenimiento, maquinaria y equipo 927. Depreciacin y amortizaciones 928. Energa elctrica 929. Lubricantes 930.Agua 931. Mantenimiento de unidades 932. Fletes y gastos de traslado 933. Control de calidad 934. Gastos financieros

Adems de los gastos de fabricacin en trminos generales se puede afirmar que los elementos formativos del costo de produccin son los de materia prima, base o elementos fundamentales del proceso productivo y la mano de obra, incorporada al mismo. La conjuncin de estos elementos conducen a los costos industriales.