Sie sind auf Seite 1von 4

CASE STUDY

Mitarbeiter des technischen Dienstes unterschreiben Serviceberichte digital

Die Viessmann-Group ist mit weltweit 9.400 Mitarbeitern einer der international fhrenden Hersteller von Heiztechnik-Systemen. Mit 23 Gesellschaften fr Produktion bzw. Anlagenbau in 11 Lndern, Vertriebsaktivitten in 74 Lndern mit 32 eigenen Gesellschaften sowie weltweit 120 Verkaufsniederlassungen ist Viessmann international ausgerichtet. Das Unternehmen bietet seinen Marktpartnern eine umfassende Palette an Dienstleistungen, die ihnen die tgliche Arbeit erleichtern. Zum Beispiel die Hilfestellung durch den Technischen Dienst direkt beim Anlagenbetreiber. Seit 2010 setzt der Technische Dienst die signotec Signaturpads Sigma und die zugehrige Software signoSign zur Dokumentation der Wartungsarbeiten ein. Die Mitarbeiter fhren seitdem ausschlielich digitale Protokolle, was zu effizienteren Ablufen fhrt.

Wie auch in vielen anderen Branchen blich, hatten wir es mit einer Vielzahl an Papierprotokollen zu tun. Die Kollegen waren es gewohnt, tglich dutzende von Wartungs- und Serviceprotokollen auf Papier zu bringen. Diese Protokolle wurden dann teilweise kopiert und auf dem Postweg versendet. Zentral wurden sie spter geprft, zugeordnet, weiterbearbeitet und anschlieend archiviert, so Simon Imiolczyk, Projektbegleiter der Viessmann Group. Unser Ziel war es, diesen Prozess komplett zu digitalisieren und somit wesentlich effizienter zu gestalten. Wie bei seinen Wrmeerzeugern setzt Viessmann auch bei Hard- und Software auf innovative Spitzenqualitt. Da lag es nahe, sich fr die signotec-Lsung zu entscheiden. Die Software signoSign lie sich problemlos in das bestehende System integrieren und die Sigma-Pads waren wegen ihrer geringen Mae und der flachen Bauweise optimal fr die Benutzung durch die Mitarbeiter des Technischen Dienstes geeignet. Simon Imiolczyk: Nach einer Testphase mit einem Sigma-Pad fiel dann endgltig die Entscheidung fr die Anschaffung von 230 mobil einsetzbaren Sigma-Pads. Wir hatten die Pads mit der zugehrigen Software signoSign direkt in unserem Unternehmen getestet. An dem Test waren auch einige Mitarbeiter des Auenund Innendienstes beteiligt. Die Installation und die sptere Anwendung war so einfach, dass wir auf zeitraubende, teure Schulungen verzichten zu konnten. Dank der zahlreichen Schnittstellen des Systems war auch die Kompatibilitt mit smtlichen vorhandenen Programmen gegeben. Der Prozess der weiteren digitalen Bearbeitung lief einwandfrei. Auf Knopfdruck wurden die Protokolle an die Zentrale weitergeleitet und konnten durchgngig ohne Papieraufkommen weiterbearbeitet werden. Im Hause Viessmann ist jetzt jederzeit der direkte Zugriff auf smtliche Daten

gewhrleistet. Wnsche und Fragen der Marktpartner knnen zeitnah beantwortet werden. Mittlerweile werden smtliche Beratungsprotokolle digital aufgenommen und weiterbearbeitet. Durch den Hersteller unserer Auendienstlsung entstand der Kontakt zu Herrn Hagner, Geschftsfhrer der signotec GmbH. Wir haben uns intensiv ber das Thema elektronische Unterschriften und eine Integrationsmglichkeit in unser Unternehmen unterhalten. Vor allem mussten wir auf Funktionalitt und Kompatibilitt allergrten Wert legen, denn bei uns steht Qualitt im Mittelpunkt und wir haben das Bestreben, bei Produkten und Prozessen das Null-Fehler-Ziel zu erreichen, berichtet der Projektleiter. Bei der signotec-Lsung werden neben dem Schriftbild der Unterschrift auch charakteristische Informationen gespeichert. Diese individuelle Schreibcharakteristik ist ausschlielich einer Person zugeordnet und garantiert die Authentizitt des Unterzeichners. Die biometrischen Eigenschaften der Unterschrift werden zuverlssig erfasst und hochverschlsselt in das Vertragsdokument eingebettet, ein Herauslsen und erneutes Einfgen in ein anderes Dokument ist ausgeschlossen. Nach einem forensischen Gutachten eines unabhngigen Schriftsachverstndigen bietet diese rechtskonforme Methode der elektronischen Signatur hchste Beweissicherheit. Von den Mitarbeitern wurden die Pads von Anfang an gut angenommen. Innerhalb von wenigen Wochen hatten wir die Arbeitspltze ausgestattet und somit auf digital umgestellt. Der Auendienst empfand die geringen Auenmae und die ergonomische Form als praktisch, denn das robuste Sigma-Pad passt problemlos in jede Notebooktasche. Innen- und Auendienst freuen sich darber, dass nicht mehr gescannt, gefaxt und telefoniert werden muss, wenn Informationen zu Kunden und Anlagen bentigt werden. Hier erwies es sich als ein klarer Vorteil, dass alle Mitarbeiter direkt auf alle Unterlagen Zugriff nehmen knnen und nun schnell und unkompliziert auf Wnsche reagiert werden kann. Papier wird nur

noch verwendet, um dem Marktpartner eine Kopie des Protokolls auszuhndigen. Der Ablauf: Nach Abschluss der Wartung wird der Knopf Protokoll erstellen ausgelst. Das erstellte Protokoll wird an signoSign bergeben, geffnet und dort mittels des Sigma-Pads unterzeichnet. Der Marktpartner und der Technische Auendienst unterschreiben jetzt auf dem Pad und besttigen die Unterschriften mit dem OK auf dem Pad. Anschlieend wird das Protokoll mit beiden Unterschriften einmal fr den Marktpartner gedruckt, damit dieser wie gewohnt ein unterschriebenes Papier erhlt. Auerdem wird das Protokoll als PDF-Dokument archiviert. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Die Archivierung Archiviert wird das Protokoll genau so wie es fr den Marktpartner ausgedruckt wurde. Wenn ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorliegt, wird die Archivierung des unterschriebenen Protokolls sicher in diesem DMS erfolgen. Die manuelle Papierablage von Protokollen entfllt damit vollstndig. Das Unterschriftenpad Das Pad ist robust und spritzwassergeschtzt sodass es den rauen Einsatzbedingungen standhlt. Es wird direkt auf dem Pad unterschrieben. Das Pad ist mittels USB-Kabel mit einem lokalen PC verbunden, die Pads knnen bei Bedarf jedoch auch stationr montiert werden.

Die Vorteile: Effiziente Ablaufprozesse Kein Papier fr eigene Protokolle/Berichte Wegfall von teuren Mehrfachdurchschlgen und lauten Nadeldruckern Keine Ablage, kein Papierarchiv, mehr Ersparnis von Zeit und Platz Unterschriebene Dokumente werden automatisch archiviert ohne Notwendigkeit, diese zu scannen Vorbereitung fr den Prozess Rechnungsdruck - mit automatischer Rechnungszuordnung

Zentrale: signotec GmbH Am Gierath 20 b DE-40885 Ratingen Tel.: +49 (0) 2102 53575-10 Fax.: +49 (0) 2102 53575-39 Niederlassung Nord: signotec GmbH Neudorf 7 DE-30867 Rodewald Tel:: +49 (0) 5074 967 015 Fax: +49 (0) 5074 961 156 sterreich / Schweiz: signotec solutions GmbH Bundesstrae 228 A-8471 Spielfeld Tel.: +43 (3453) 2 00 04 Fax: +43 (3452) 3 08 52 info@signotec.de www.signotec.com