Tipo de Documento Assunto Manual de procedimentos Utilizao dos meios electrnicos disponibilizados pelo ISQ Autor Data N Documento

Verso DSI 22/04/2004 DSI/02C/002 3.22

UTILIZAO DOS MEIOS ELECTRNICOS DISPONIBILIZADOS PELO ISQ

NDICE
1. 2. 3. INTRODUO ........................................................................................................2 OBJECTIVOS..........................................................................................................2 INTERNET .............................................................................................................2
3.1 ACESSO ........................................................................................................................... 2 3.2 DOWNLOADS ..................................................................................................................... 3 3.3 RESPONSABILIDADE DO UTILIZADOR .......................................................................................... 3

4.

CORREIO ELECTRNICO..........................................................................................3
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 VRUS ............................................................................................................................. MENSAGENS EM CADEIA ........................................................................................................ ENVIO/RECEPO DE FICHEIROS ANEXOS (ATTACHMENTS) ................................................................ CONTEDOS ...................................................................................................................... CONFIDENCIALIDADE ............................................................................................................ ACESSO DO EXTERIOR .......................................................................................................... ARQUIVO.......................................................................................................................... 3 3 4 4 4 5 5

5.

SEGURANA ..........................................................................................................5
5.1 5.2 5.3 5.4 PALAVRAS CHAVE/PASSWORD.................................................................................................. BACKUPS.......................................................................................................................... EQUIPAMENTO PORTTIL ........................................................................................................ COMPUTADORES ................................................................................................................. 5 6 6 6

6.

INSTALAO DE SOFTWARE ....................................................................................6

6.1 6.2 6.3 6.4 LICENCIAMENTO .................................................................................................................. ADAPTAO DO SOFTWARE AO HARDWARE INSTALADO ...................................................................... COMPATIBILIDADE ENTRE AS DIVERSAS APLICAES ......................................................................... CONTROLO DE SOFTWARE INSTALADO ......................................................................................... 6 7 7 7

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1. INTRODUO
Os recursos informticos que o ISQ disponibiliza aos seus colaboradores e que so considerados vitais para um bom desempenho, destinam-se exclusivamente a uma utilizao com fins profissionais. Como estes recursos so limitados, finitos e implicam custos substanciais, devero ser utilizados com racionalidade, de acordo com o conjunto de recomendaes que a seguir se indicam. A observncia destas recomendaes permitir um melhor desempenho dos sistemas de informao e o consequente reflexo na eficcia e produtividade do trabalho desenvolvido no ISQ. O correio electrnico e a internet so ferramentas tecnolgicas que esto ao dispor da maioria dos utilizadores de PCs do ISQ, mas a forma de utilizao deve ser sujeita a regras, de forma a que todos possamos retirar o mximo benefcio da sua utilizao.

2. OBJECTIVOS
Pretende-se com este documento elucidar os colaboradores do ISQ sobre a forma adequada de utilizao dos meios electrnicos disponibilizados. As regras aqui descritas aplicam-se a todos os utilizadores que tm acesso a qualquer sistema informtico ou simples computador que pertena ao ISQ, estendendo-se a sua aplicao a todos os equipamentos, independentemente da sua localizao.

3. INTERNET
O acesso lnternet, como recurso ao dispor dos colaboradores do ISQ, considerado um instrumento de trabalho e a sua utilizao dever cingir-se a assuntos profissionais. Entendemos, contudo, que, em algumas ocasies, os colaboradores do Instituto necessitem de utilizar a lnternet por razes pessoais. Nesses casos, recomenda-se que essa utilizao apenas acontea fora do horrio normal de trabalho.

3.1 Acesso
A possibilidade de acesso a sites dever ser considerada como um importante auxiliar da actividade profissional e permite a pesquisa/recolha de informao pertinente para a normal execuo do trabalho. No poltica do ISQ a proibio do acesso a qualquer site, excepto queles cujos contedos sejam considerados moralmente reprovveis (por ex: pornogrficos) ou ldicos (por ex: jogos, programas radiofnicos) e tambm queles que, pela sua potencial perigosidade, possam constituir uma ameaa segurana e integridade do sistema informtico do Instituto.

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3.2 Downloads
Os downloads e/ou uploads de ficheiros devero ser feitos, exclusivamente, com fins profissionais. Os downloads de ficheiros muito volumosos devero ser efectuados, sempre que possvel, em ocasies em que a rede informtica se encontre menos sobrecarregada (por exemplo, durante a hora de almoo ou ao fim da tarde).

3.3 Responsabilidade do Utilizador

O acesso aos sites facultado no pressuposto de que a sua utilizao seja feita de uma forma e com objectivos totalmente legais e legtimos. Qualquer utilizao fora destes parmetros implica a responsabilidade exclusiva do(a) utilizador(a), passvel de procedimento disciplinar, cvel e/ou criminal contra o(a) mesmo(a). Todos os acessos efectuados so automaticamente registados, para posterior tratamento e controlo; isto significa que, sempre possvel saber em que data e a que hora um utilizador de um computador da rede informtica do ISQ acedeu a determinado site. importante que os utilizadores no participem em jogos on-line ou tenham quaisquer canais activos, inclusive canais de conversao, que resultem numa sobrecarga da rede e no consequente prejuzo causado pela maior lentido de acesso dos outros utilizadores.

4. CORREIO ELECTRNICO
Tambm o correio electrnico dever ser limitado aos contactos de natureza profissional. Quando a utilizao desta funcionalidade for de carcter pessoal, os colaboradores devero estar conscientes de que qualquer mensagem pessoal ter o mesmo tratamento e controlo a que so sujeitas as mensagens profissionais ( ver 3.3 ).

4.1 Vrus
A abertura de Ficheiros Anexos (Attachments) s mensagens de correio electrnico, nomeadamente daqueles que sejam executveis (*.exe), requer uma extrema precauo, a menos que sejam esperados e que a sua origem seja conhecida. Todos os PCs e servidores esto protegidos por um antivrus que se encontra em alerta permanente. Sempre que for detectado um vrus, o antivrus emitir uma mensagem ao utilizador, de carcter meramente informativo, comunicando que o vrus foi eliminado. No deve ser aberta qualquer mensagem proveniente de remetentes desconhecidos e/ou cujo assunto seja de um teor estranho ou alarmista. Muitas vezes essas mensagens contm vrus novos que escaparam deteco do antivrus instalado.

4.2 Mensagens em Cadeia

Tambm se enquadram nas recomendaes do ponto anterior as designadas mensagens em cadeia apelando solidariedade, prometendo sorte ou divulgando a existncia de novos vrus. O seu objectivo , geralmente, a recolha de endereos de e-mail e/ou a reduo da eficcia do sistema.

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Se tiver uma lista de distribuio (mailing-list) e necessitar de enviar mensagens para os destinatrios includos nessa lista (que, por vezes, so em grande nmero), faa-o s ao fim da tarde, altura em que a rede se encontrar menos sobrecarregada. A utilizao da Global Adress List do ISQ dever ser restringida divulgao de assuntos de interesse global e relevante para o Instituto.

4.3 Envio/Recepo de Ficheiros Anexos (Attachments)

O envio de uma mensagem com muitos attachments dever ser evitado. Para no sobrecarregar a rede e facilitar a transmisso de dados, sempre prefervel enviar vrias mensagens diferentes com um nico attachment. Sempre que possvel, os Ficheiros a anexar devero ser comprimidos, podendo-se utilizar para este efeito o Winzip. Se necessitar de partilhar um ficheiro de dimenses considerveis com um colega do ISQ, o seu envio por e-mail dever ser evitado. Esto ou podero estar definidas na rede reas de trabalho comuns, acessveis a ncleos/grupos de trabalho e que podero servir para essa partilha da informao. Sempre que receber mensagens com attachments, em que o ficheiro anexo seja o fulcro da mensagem, extraia, logo que possvel, o ficheiro da mensagem, gravando-o no disco do seu computador ou numa rea partilhada e apague a mensagem no Outlook. O correio electrnico no deve ser usado para o envio de grandes arquivos. Muitos dos sistemas de correio electrnico tm limitaes para a recepo de grandes arquivos, acabando por os devolver origem, situao que resulta na sobrecarga do prprio sistema de correio electrnico. O envio de grandes quantidades de dados dever ser feito, sempre que possvel, com recurso gravao em CDs. Foi necessrio proceder a uma limitao da dimenso dos ficheiros anexos s mensagens de correio electrnico (attachments) que sejam recebidas no ISQ ou enviadas para o exterior.

4.4 Contedos
Nenhum colaborador dever usar o sistema de correio electrnico para veicular mensagens (receber/enviar) que possam ser interpretadas como um insulto, ou sejam ofensivas para qualquer pessoa ou empresa, e que, de qualquer forma, possam ser prejudiciais imagem do prprio ISQ. No dever ser enviada ou recebida qualquer mensagem cujo contedo se relacione com actividades ilegais. O sistema de correio electrnico tambm no pode ser utilizado com o objectivo de obteno de ganhos financeiros pessoais. Todas as mensagens de correio electrnico enviadas ou recebidas sero registadas e, sempre que seja considerado necessrio, podero ser abertas e lidas por uma entidade designada e devidamente autorizada pela Administrao do ISQ e que garantir confidencialidade absoluta e a no divulgao dos contedos.

4.5 Confidencialidade
Lembre-se que a Internet um sistema aberto, pelo que no percurso da sua mensagem, esta poder ser interceptada por pessoas mal intencionadas. As mensagens que so enviadas passam por servidores e redes proprietrias de outras entidades. Por isso, no dever enviar por e-mail, mensagens que tenham carcter de confidencialidade; em
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particular, mensagens contendo nmeros de cartes de crdito, passwords, ou outros dados sensveis, passveis de causar problemas ou perda financeira. Os endereos de correio electrnico no devem ser divulgados desnecessariamente. Se, quando efectuar pesquisas ou preencher questionrios, divulgar o seu endereo, corre o risco de receber correio no desejado.

4.6 Acesso do Exterior

possvel aceder informao contida numa Mailbox (localizada no servidor do ISQ) a partir de um computador que tenha uma ligao Internet, em qualquer parte do mundo. Esta funcionalidade revela-se til aos colaboradores que se encontrem deslocados e queiram aceder ao seu correio. Este acesso exige, no entanto, um prvia autorizao.

4.7 Arquivo
Recomenda-se que todos os utilizadores sigam as indicaes anteriormente divulgadas INFO n. 15/02, ... a capacidade das Mailboxes individuais sero limitadas ..., bem como as restantes orientaes definidas nas Demonstraes Prticas sobre o Outlook, nomeadamente sobre o sistema de arquivo de e-mail e que esto disponveis nos Public Folders. Logo que lhe seja possvel, dever apagar da sua Mailbox as mensagens de que j no necessite. Periodicamente, dever arquivar em CD todas aquelas mensagens que no lhe estejam a ser necessrias no momento, mas que, por qualquer motivo, deseje conservar acessveis no futuro.

5. SEGURANA
A segurana do sistema informtico e da informao uma preocupao constante do ISQ, havendo por isso, neste captulo, vrias reas de actuao onde a DSI concentra os seus esforos. A DSI dispe de procedimentos internos e rotinas para fazer face s ameaas de vrus, ao risco de roubo de hardware e/ou software, ao acesso no autorizado a dados e para assegurar a manuteno e segurana dos sistemas instalados. Os colaboradores no devem divulgar qualquer informao relativa a caractersticas das Tecnologias de Informao do ISQ a qualquer pessoa ou entidade exteriores ao Instituto.

5.1 Palavras Chave/Password

A todos os utilizadores de computadores sero atribudos um "username" e uma palavrachave (password) de acesso que no dever ser compartilhada com qualquer outro colaborador ou divulgada a terceiros. Dever haver preocupao com a no divulgao das palavras-chave que, por isso, como qualquer outro cdigo de acesso, no devero ser escritas e deixadas em locais onde outras pessoas, alm do prprio, as possam encontrar. As palavras-chave escolhidas devero ser difceis de adivinhar e devero conter, no mnimo, seis caracteres e incluir algarismos e outros caracteres especiais como, por

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exemplo, ! # $. Periodicamente, e com alguma frequncia, as palavras-chave devero ser alteradas.

5.2 Backups
da responsabilidade da DSI efectuar com regularidade backups dos dados que se encontram nos servidores de rede e assegurar a sua armazenagem em lugar seguro. Os utilizadores devero, portanto, gravar os seus dados nas drives de rede e no no disco rgido do seu computador. Para a salvaguarda de dados do disco rgido, podero recorrer sua gravao em CDs.

5.3 Equipamento porttil

Os utilizadores de equipamentos portteis devero tomar todas as precaues que evitem o extravio ou furto do equipamento que tenham sua guarda. Assim, os portteis no devero ser deixados em locais de fcil acesso como em viaturas ou hotis. A utilizao dos cadeados que so disponibilizados com os equipamentos tambm aconselhvel. Nas deslocaes ao estrangeiro em que transporte o equipamento, o utilizador dever assegurar o cumprimento das normas internas relativas ao seguro em viagem.

5.4 Computadores
Tal como as aplicaes, os computadores devem igualmente ser protegidos, evitando a sua utilizao por parte de terceiros. O login de rede e de aplicaes individual e, como tal, no deve ser acessvel a mais nenhuma outra pessoa que no o prprio. A nica forma verdadeiramente eficaz de assegurar a inacessibilidade o bloqueio do terminal que lhes d acesso. Assim, recomendamos que o utilizador bloqueie o seu posto de trabalho sempre que dele se ausente. Dever faz-lo manualmente, atravs da sequncia de teclas <CTRL+ALT+DEL>/Lock Workstation. Poder ainda complementar o bloqueio atravs da opo de password do screen saver (que dever activar).

6. INSTALAO DE SOFTWARE
Cada computador disponibilizado aos colaboradores do ISQ, tem instalado um conjunto de software standard, cuja composio poder ser consultada nos Public Folders, e que considerado como a ferramenta essencial para o funcionamento interno. A instalao de qualquer software adicional s ser justificada se existirem necessidades operacionais bem fundamentadas.

6.1 Licenciamento
O ISQ utiliza nica e exclusivamente software licenciado. Isto significa que qualquer software utilizado tem de pagar uma licena ao fornecedor, quer se trate do sistema operativo, processador de texto, folha de clculo ou base de dados. No autorizada a instalao/utilizao de software no licenciado. Essa instalao, a acontecer, ser da exclusiva responsabilidade do utilizador que assumir as consequncias que da advenham.
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6.2 Adaptao do software ao hardware instalado

As verses do software a instalar nos equipamentos devero ser as adaptadas capacidade tcnica da mquina e aos recursos que lhe so exigidos para no comprometer o seu bom funcionamento.

6.3 Compatibilidade entre as diversas aplicaes

semelhana do que acontece com a compatibilizao entre o hardware e o software, tambm necessrio que as diversas aplicaes instaladas sejam compatveis entre si.

6.4 Controlo de software instalado

Uma das funes da DSI consiste em controlar o seu parque informtico, quer a nvel de hardware, quer em relao ao software. Qualquer instalao de software adicional dever, por isso, ser imediatamente comunicada DSI.

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O Helpdesk encontra-se ao dispor para esclarecimento de quaisquer dvidas relativas a este documento Contacte a extenso 2222 ou o e-mail 2222.helpdesk@isq.pt

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