Arten von Organisationseinheiten: Stellen und Gremien

Vortrag
im Rahmen der Veranstaltung
„Grundlagen der Unternehmensorganisation“

Studiengang „Facility Management“

Wintersemester 2003 / 2004
Vortragsdatum: 17.11.2005
Frederic Krabbe, Christoph von Rüden
Total Facility Management
 Inhalt

1. Kriterien zur Unterscheidung von Stellen

2. Linienstellen
2.1 Leitungsstellen und ihre Verantwortung
2.2 Hierarchieebenen
3. Unterstützende Stellen
3.1 Stabstellen
3.2 Aufgaben und Problematik von Stabsstellen
3.3 Assistenz- und Dienstleistungsstellen
4. Definition Gremien (Gruppe)
5. Merkmale von Gremien
5.1 Vor- und Nachteile von Gruppen
5.2 Kriterien zur Unterscheidung von Gremien

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 Inhalt

6. Hauptamtliche Gremien
6.1 Leitungsgruppe
6.1.1 Vor und Nachteile von Leitungsgruppen
6.2 Arbeitsgruppen
6.2.1 Vor- und Nachteile von Arbeitsgruppen
7. Nebenamtliche Gremien
7.1 Ausschuss
7.2 Problemlösegruppen
8. Haupt- oder Nebenamtliche Gremien
8.1 Projektgruppe

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 1. Kriterien zur Unterscheidung von Stellen

„ Grundelemente der Aufbauorganisation (kleinste organisatorische

Einheit)

„ Charakterisiert durch Merkmale (Aufgabenbündel, Kompetenzen,

Verantwortung)

„ Unterscheidung von Lienen- und Unterstützende Stellen nach Art

und Umfang der Aufgaben und Kompetenzen.
¾ Anlehnung an englischsprachige Managementlehre

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 2. Linienstellen
„ umfassen Leitungsstellen und Ausführungsstellen
Î Leitungsstellen
¾ Instanz mit Vollkompetenz
(richtungweisend, steuernd)
¾ Unterscheidung zwischen
fachlichen und
disziplinarischen
Weisungsbefugnissen
Total Facility Management
Î Ausführungsstellen
¾ Stellen ohne
Leitungskompetenzen
¾ unterste Ebene der Hierarchie
¾ hohe Anforderungen
(Routinearbeit bis
Entwicklungsarbeit)
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 2.1 Leitungsstellen und ihre Verantwortungen

„ Eigenverantwortung: Gegenüber Dritten Rechenschaft für

getroffene Entscheidungen und das eigene Handeln abzulegen.

„ Fremdverantwortung: Verantwortung des Vorgesetzten gegenüber

seinen Mitarbeitern.

„ Einschränkung der Verantwortung: Die Verantwortung des

Stelleninhaber gilt nur in seinem Kompetenzbereich.

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 2.2 Hierarchieebenen

Top Management (Obere Instanz):

¾ Originäre Leitungsaufgaben, die das Unternehmen insgesamt betreffen
¾ Führungsentscheidungen
¾ Festlegung der Unternehmensziele und - strategie

ƒ Middle Management (Mittlere Instanz):

¾ Führungs- und Weisungsbefugnisse (Mittlerfunktion)
¾ Entscheidung über Maßnahmen zur Zielerreichung ihrer Abteilung
¾ z.B. Abteilungsleitung, Niederlassungsleiter

ƒ Lower Management (Untere Instanz):

¾ sind größten Teils ausführende Kräfte
¾ Planung von operativen Maßnahmen
¾ z.B. Gruppenleiter, Meister

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 3. Unterstützende Stellen

ƒ Stabsstellen

ƒ Assistenzstellen

ƒ Dienstleistungsstellen

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 3.1 Stabsstellen

ƒ Begriff kommt aus dem Militärischen Bereich

ƒ 19. Jahrhundert in den Bereich der Wirtschaft aufgegriffen

ƒ sind immer an eine Leitungsstelle gebunden

(keine Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenz)

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 3.2 Aufgaben und Problematik von Stabsstellen

Î Aufgaben Î Probleme

ƒ Entscheidungsvorbereitung ƒ Motivationsmangel durch

ƒ fachliche Beratung der fehlende Leitungskompetenzen
zugehörigen Leitungsstelle
ƒ Beschaffung, Auswertung und ƒ mangelnde Anerkennung
Weiterleitung von Informationen
ƒ Unterstützung und Überwachung
von Entscheidungen
ƒ Erfüllen klar definierte
Daueraufgaben
ƒ quantitative und qualitative
Entlastung von Leitungsstellen

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 3.3 Assistenzstellen und Dienstleistungsstellen
Î Assistenzstellen
ƒ generalisierte
Leistungshilfsstellen
ƒ keine Fremdentscheidungs- und
Weisungskompetenz
ƒ erfüllen wechselnde Aufgaben
(Beispiel: Vorstandsassistent)
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Î Dienstleistungsstellen
ƒ Teil- und Vollkompetenz
ƒ traversierende
Organisationsform
(Unterstützungsaufgaben für
mehrere Leitungsstellen)
ƒ Richtlinienkompetenz
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 4. Definition Gremium (Gruppe)

Î Ein(e) Gremium (Gruppe) ist eine Mehrzahl von Personen, die über
einen längeren Zeitraum in direkter Interaktion stehen. Die
Gruppenmitglieder sind durch gemeinsame Normen und ein Wir-
Gefühl miteinander verbunden und nehmen differenzierte Rollen
wahr.

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 5. Merkmale von Gremien

Î Personenmehrheit

Î Beständigkeit

Î Direkte Interaktion

Î Gemeinsame Normen

Î Wir-Gefühl

Î Rollendifferenzierung

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 5.1 Vor- und Nachteile von Gruppen

Î Vorteile:
„ Bessere Arbeitsergebnisse
„ Höhere Akzeptanz von Problemlösungen

Î Nachteile:
„ Gefahr des Auseinanderbrechens der Gruppe durch dysfunktionale
Faktoren (persönliche Egoismen, Kommunikationsprobleme etc.)

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 5.2 Kriterien zur Unterscheidung von Gremien

Umfang der Art der Gruppenaufgabe Zeitlicher Aspekt Primär- oder

Mitarbeit Sekundärorganisation

Hauptamtliche Gremien

Leitungsgruppe vollzeitlich Unternehmensleitung unbefristet/ Primärorg.

kontinuierlich

Arbeitsgruppe vollzeitlich Problemlösung/ unbefristet/ Primärorg.

Umsetzungsaufgaben kontinuierlich

Nebenamtliche Gremien

Ausschuss teilzeitlich Problemlösung/ befristet oder unbefristet/ Sekundärorg.

Koordination diskontinuierlich

Problemlösegruppe teilzeitlich Problemlösung befristet oder unbefristet/ Sekundärorg.

diskontinuierlich

Haupt- oder
nebenamtliche
Gremien

Projektgruppe vollzeitlich/ Lösung komplexer, befristet oder Primärorg. oder

teilzeitlich neuartiger Probleme kontinuierlich Sekundärorg.

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 6. Hauptamtliche Gremien
6.1 Leitungsgruppe

Î Leitungsgruppe
„ Regelung zur Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen:
– Gesamtkollegialität
– Ressortkollegialität
– Mischformen

„ Organisatorische Regelungen zur Bewältigung einer gemeinsamen

Willensbildung und Beschlussfassung:
– Direktorialprinzip
– Kollegialprinzip

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 6.1.1 Vor- und Nachteile von Leitungsgruppen

Î Vorteile:
„ bessere Qualität der Leitung
„ Probleme der Nachfolge und der Stellvertretung lassen sich leichter
lösen
„ bessere funktionierende Selbstkontrolle

Î Nachteile:
„ Auswirkungen auf die Entscheidungsgeschwindigkeit
„ getroffene Entscheidungen werden nicht mehr einheitlich
verantwortet und durchgesetzt

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 6.2 Arbeitsgruppe

Î Arbeitsgruppe
„ Merkmale von Arbeitsgruppen:
– Selbstorganisation
– Problemlösequalifikation
– Gruppensprecher
– Regelmäßige Sitzungen

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 6.2.1 Vor- und Nachteile von Arbeitsgruppen

Î Vorteile:
„ erhöhte Motivation zur Zielerreichung
„ effizientere Arbeitsabläufe
„ geringere Instandhaltungskosten
„ höhere Produktqualität

Î Nachteile:
„ hohe Anforderungen an die Kreativität und Zeitdruck beim
selbständigen Lösen von Problemen
„ hoher Druck auf die Gruppenmitglieder durch Leistungsbewertung
der Gruppe

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 7. Nebenamtliche Gremien
7.1 Ausschuss

Î Ausschuss
„ Merkmale von Ausschüssen:
– diskontinuierliche Zusammenarbeit (Konferenzen)
– fehlende hierarchische Struktur
– unbefristete Bewältigung von Daueraufgaben, oder auf Zeit zur
Bearbeitung von Sonderaufgaben

„ Arten von Ausschüssen:

– Informationsausschüsse
– Beratungsausschüsse
– Entscheidungsausschüsse
– Ausführungsausschüsse

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 7.2 Problemlösegruppen

Î Problemlösegruppen
„ Merkmale und Ziele von Problemlösegruppen:
– Oberbegriff für eine Vielzahl von Kleingruppenarbeiten wie z. B.
Werkstattkreis, Produktivitätskomitee
– Fragen der Qualitäts- und der Produktivitätsverbesserung
– Verbesserung der Arbeitsabläufe, der Mitarbeiterqualifikation
etc.
– (Task-Force)

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 8. Haupt- oder Nebenamtliche Gremien
8.1 Projektgruppen

Î Projektgruppen
„ Merkmale von Projektgruppen:
– kann sowohl haupt- oder nebenamtliches Gremium sein
– Gruppenmitglieder werden aufgrund ihrer fachlichen
Kompetenz ausgewählt
– sowohl vollzeitliche als auch teilzeitliche Mitarbeit denkbar
– Projektleiter
– Kommunikation im Projektteam möglichst offen und
hierarchiefrei

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