Ficha de Producto

Firma electrnica en productos de gestin

ndice
1 2 3 4 5 REGISTRO DE VERSIONES............................................................................................ 3 ANTECEDENTES............................................................................................................... 4 CMO FUNCIONA LA FIRMA ELECTRNICA? .................................................... 4 QU DOCUMENTOS PUEDO FIRMAR ELECTRNICAMENTE? ....................... 5 CMO SE FIRMA ELECTRNICAMENTE UN DOCUMENTO? .......................... 6 5.1 5.2 5.3 5.4 FIRMA DE DOCUMENTOS DE REGISTRO ........................................................................ 10 FIRMA DE DOCUMENTOS DE WINFLOW-PAC ............................................................... 13 Restricciones sobre la accin de confirmar actos administrativos ....................... 14 Restricciones sobre las acciones de propuesta ..................................................... 17 Bandeja de entrada................................................................................................ 19 Firma/Visado de documento en Portafirmas BuroWeb ........................................ 24 Tratamiento de asistentes ...................................................................................... 26 FIRMA DE DOCUMENTOS DE ACTAS Y DECRETOS ........................................................ 15 FIRMA DE DOCUMENTOS DESDE EL PORTAFIRMAS ELECTRNICO ............................... 18

5.2.1 5.3.1 5.4.1 5.4.2 5.4.3 6 7 6.1 7.1 7.2 7.3 7.4

5.4.2.1 Firma de documentos......................................................................................... 24 CMO SE VERIFICA LA FIRMA ELECTRNICA? .............................................. 27 CONFIGURACIN ACROBAT READER. .......................................................................... 27 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS FIRMADOS ELECTRNICAMENTE ............................... 30 RESTRICCIONES DE FUNCIONAMIENTO ......................................................................... 30 PERSONAL DE LA ORGANIZACIN ................................................................................ 31 CONFIGURACIN MODELOS DE DOCUMENTO ............................................................... 33 Cambios en Gestion de Documentos de Burowin ................................................. 33 Adaptacin de campos de firma ****.eps ............................................................. 35 Insercin de los campos de firma ****.eps........................................................... 36 Circuitos pausados ................................................................................................ 39 PARAMETRIZACIN..................................................................................................... 30

7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1

CONSULTA/CONFIGURACIN DE CIRCUITOS DE FIRMA ................................................. 37

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1 Registro de versiones

Fecha

Motivo

Revisado por

01 01/01/09 02 11/05/09 03 04 05 06 07 08 09 10

Creacin documento Modificaciones adaptacin Firma BuroWeb

AAR VAC

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2 Antecedentes
La Firma electrnica es un sistema de acreditacin que permite verificar la identidad de las personas con el mismo valor que la firma manuscrita, autentificando las comunicaciones generadas por el firmante. Por consiguiente, el objetivo bsico de la firma electrnica es aportar al mundo de los documentos electrnicos la misma funcionalidad que aporta la firma manuscrita a un documento impreso, es decir, identificar al autor del mismo y fijar el contenido del documento. El reto que nos planteamos es la implantacin de la firma electrnica en nuestras aplicaciones garantizando la identidad del firmante y garantizando que el documento no ha sido modificado tras ser firmado. Con este nuevo mdulo de firma electrnica TAO pretende implantar el uso de la Firma electrnica en sus aplicaciones de gestin, concretamente en el programa de Registro de Entrada y Salida, en el programa de gestin de expedientes Winflow-PAC y en el mdulo de Actas y Decretos como medio de acreditacin, que, cumpliendo con todos los requerimientos legales de seguridad favorezca la gestin interna de la Administracin Pblica.

3 Cmo funciona la firma electrnica?

La solucin presentada consiste en un mdulo de firma electrnica que integrndose con las actuales aplicaciones de Registro de Entrada y Salida, Gestin de Expedientes y Actas y Decretos, forman un sistema integrado de gestin que permite al cliente disponer de un entorno de trabajo totalmente electrnico en los mbitos mencionados. La plataforma de firma de TAO est articulada alrededor del repositorio Documentum ya que este proporciona un entorno altamente fiable para la gestin de las firmas de documentos. Por otra parte, el mdulo de firma electrnica requiere de un sistema de gestin documental que almacene y gestione los documentos aportados por Registro o dentro de las tramitaciones del gestor de expedientes PAC. Esto ser posible mediante el Conector TAO Documentum que dota de capacidades de gestin documental a los productos de TAO anteriormente citados.

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4 Qu documentos puedo firmar electrnicamente?

El mdulo de firma electrnica que se incorpora en nuestras aplicaciones de gestin permite la realizacin de la firma electrnica o visado de todos los documentos generados o digitalizados desde Registro, Winflow-PAC y Actas y Decretos. La nica condicin previa ser disponer de un certificado digital emitido por la entidad certificadora con la cual la Institucin trabaja. Los documentos a firmar debern estar siempre en formato pdf. Este formato ofrece numerosas ventajas respecto a los dems que lo hacen un formato muy adecuado para su distribucin y conservacin. Alguna de estas ventajas son: La firma electrnica est almacenada dentro del mismo archivo pdf. Esto hace que este archivo sea vlido incluso fuera del entorno informtico controlado de la institucin. De este modo se garantiza que los receptores externos de este documento puedan comprobar su autenticidad. Adicionalmente tambin garantiza la integridad del documento, ya que cualquier manipulacin del documento har que se invalide la firma, teniendo esto incluso una visibilidad grfica en el documento. Pdf permite la manifestacin de firma, es decir poder visualizar en el documento la firma manuscrita as como aquella informacin del certificado digital utilizado que se crea conveniente. Esto posibilita obtener documentos electrnicos con una apariencia idntica a los documentos papel utilizados hasta el momento

El mdulo de firma dispone de un motor de conversin de los documentos encargado de: 1. Convertir los documentos originales (en formato word, excel, html y tiff) a formato pdf 2. Almacenar el documento pdf como documento principal manteniendo el original como anexo previendo posibles reutilizaciones Esta conversin es automtica y no supone para el usuario ninguna actuacin complementaria.

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5 Cmo se firma electrnicamente un documento?

Para firmar los documentos, el firmante dispone de dos entornos distintos de trabajo o bien desde las mismas aplicaciones de gestin o bien desde el Portafirmas electrnico. (en el punto X se explica detalladamente el entorno de Portafirmas electrnico) En cualquier caso, el registrador o tramitador del expediente deber seleccionar la accin de firma que desea realizar, es decir, o enviar el documento a un circuito de firma para que otras personas lo firmen o bien firmar el documento directamente siempre y cuando dicho usuario tenga permisos para firmar. Cuando nos referimos a enviar el documento a un circuito de firma significa que el mdulo de firma electrnica incorpora la opcin de traspasar el documento generado o escaneado a un workflow previamente definido donde se establecen las personas o los roles que deben firmar el documento. En cambio, la firma directa permite realizar la accin de firma por parte del usuario registrador o tramitador sin previamente relacionar el documento a un circuito siempre y cuando dicho usuario identificado tenga permisos para firmar el documento. Grficamente las opciones quedaran representadas de la siguiente manera:
Generar / incorporar documento desde aplicativo de gestin
RegWin

PAC

Enviar circuito
Actas y Decretos

Seleccionar circuito

El firmante es el usuario tramitador

NO El documento pasa al portafirmas de la persona que debe firmar segn circuito

Firma r

SI Posibilidad de firmar desde programa de gestin

Automticamente convierte el documento en formato pdf y el usuario firma

Finaliza circuito

SI Documento firmado

NO El documento pasa al portafirmas de la persona que debe firmar Segunda firma del documento

FIN

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Desde el momento que se enva un documento a firmar, automticamente se podr consultar desde los programas de gestin en que estado se encuentra el documento en cuestin, es decir si sigue en circuito pendiente de alguna firma, si ya se ha firmado, si el firmante lo ha rechazado, si est pendiente de validar por la entidad certificadora o si por el contrario, la entidad certificadora no ha validado la firma. Este seguimiento se visualizar en Registro, PAC y Actas y Decretos mediante los siguientes iconos: Icono Descripcin Documento enviado a circuito de firma. La primera persona que debe firmar el documento corresponde con el usuario actual de Burowin, por lo tanto la firma se puede realizar directamente desde el programa de gestin. Documento enviado a circuito de firma. La persona que debe firmar el documento es diferente al usuario actual de Burowin. Documento firmado

Documento firmado y pendiente de validacin por parte de la entidad certificadora

Documento firmado pero no reconocido por la entidad certificadora

Documento no firmado. El firmante ha rechazado firmar el documento

Documento visado

Cuando hablamos de cmo firmar documentos, constantemente nos estamos refiriendo a los circuitos de firma, a continuacin pasamos a describir los circuitos que incorpora el mdulo y que creemos cubrirn todas las necesidades de la Organizacin.

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Concretamente se proporcionan 26 circuitos de firma distintos: Nombre circuito 1 Informador Descripcin Circuito de un paso a utilizar para firmar documentos que deba firmar personal de la oficina de atencin al ciudadano, es decir por informadores de la Organizacin. Circuito de un paso para la firma de documentos que deben ir firmados por tcnicos de la organizacin. Circuito de un paso para documentos que deben ir firmados por el responsable jurdico Circuito de un paso para la firma de documentos que deben llevar la firma de un administrativo de la corporacin Circuito de un paso para documentos de deba firmar un responsable poltico de la organizacin. Circuito de un paso para documentos de deba firmar el Interventor de la Corporacin Circuito de un paso para documentos de deba firmar el Tesorero de la Corporacin Circuito de un paso a utilizar en documentos que debe firmar el rol Alcalde Circuito de un paso a utilizar en documentos que debe firmar el rol Secretario Circuito de dos pasos para los documentos que llevan la firma del responsable tcnico y del responsable jurdico Circuito de dos pasos para los documentos que llevan la firma del responsable tcnico y el responsable poltico Circuito de dos pasos para los documentos que deben ir firmados por el rol alcalde y secretario Circuito de dos pasos para los documentos que deben ir firmados por el rol interventor y tesorero Circuito de dos pasos para los documento que deben ir firmados por el rol interventor y alcalde Circuito de dos pasos para los documentos que deben ir firmados por el interventor y un concejal Circuito de tres pasos para los documentos que deben ir firmados por el rol interventor, tesorero y alcalde Circuito de un paso a utilizar en documentos que requieren una firma y que no est cubierto en circuitos anteriores Circuito de dos pasos a utilizar en documentos que requieran dos firmas y que no est cubierto por circuitos anteriores Circuito de tres pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de tres personas Circuito de cuatro pasos a utilizar en documentos que pag8/39

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Responsable tcnico Responsable jurdico Administrativo Responsable poltico Interventor Tesorero Alcalde Secretario R. Tcnico / R. Jurdico R. Tcnico / R. Poltico Alcalde / Secretario Interventor/Tesorero Interventor/Alcalde Interventor/R. poltico Interventor/ Tesorero/ Alcalde Comodn 1 paso Comodn 2 pasos Comodn 3 pasos Comodn 4 pasos

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Nombre circuito

Descripcin requieran cuatro firmas y que no est cubierto por circuitos anteriores

21 22 23 24 25 26

Comodn 5 pasos Comodn de 6 pasos Comodn 7 pasos Comodn 8 pasos Comodn de 9 pasos Comodn de 10 pasos

Circuito de cinco pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de cinco personas Circuito de seis pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de seis personas Circuito de siete pasos a utilizar en documentos que requieran siete firmas y que no est cubierto por circuitos anteriores Circuito de ocho pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de ocho personas Circuito de nueve pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de nueve personas Circuito de diez pasos a utilizar en documentos que requieran la firma de diez personas

Aunque el proceso de firma de documentos es igual para todos los programas de gestin (Registro, PAC y Actas y Decretos), pasamos a ver casos prcticos de firma electrnica realizados desde las distintas aplicaciones:

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5.1 Firma de documentos de Registro

Como ya es sabido, el objetivo principal del programa de Registro de entrada y salida es gestionar y mecanizar la informacin relativa a las comunicaciones de los Ayuntamientos con el exterior y dejar constancia de cada una de ellas. La firma electrnica en el Registro de entrada nos permitir firmar documentos previamente escaneados que entran en la organizacin. Un ejemplo de utilizacin de la firma electrnica en anotaciones de entrada podra ser la compulsa electrnica de documentos aportados por los ciudadanos, de manera que una vez grabada la anotacin y escaneado el documento el usuario podr enviar dicho documento a un circuito diseado para la compulsa de documentos electrnicos que probablemente tendr el rol de Secretario como propietario. El usuario dar de alta la anotacin, escanear el documento a firmar y a continuacin enviar el documento a un circuito o si tiene competencias firmar dicho documento directamente.

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Si se enva el documento a firmar el siguiente paso ser informar el circuito de firma que corresponda (adjuntamos ejemplo vlido para RegWin y para Winflow):

Donde: Circuito: Tabla con todos los circuitos de firma de la Organizacin, se deber seleccionar el circuito de firma correspondiente si no se ha especificado el circuito por defecto para ese Modelo de documento. Descripcin: Campo para notas que podr consultar el firmante. Descripcin: Descripcin Anotacin/Expediente. Categora: Tabla auxiliar clasificatoria de documentos (tabla a mantener por la Organizacin) Origen: Expediente-Nmero/Libro Registro-Nmero. Interesado: Interlocutor anotacin/expediente Firmantes: Pueden venir establecidos por defecto a informar en ejecucin. Documentos relacionados: posibilidad de anexar otros documentos de la anotacin (o del Firma electrnica en productos defirmante. pag11/39 expediente) para la consulta del gestin T-Systems

Una vez Aceptada la informacin el programa automticamente convierte el documento a pdf:

Desde Registro el usuario podr visualizar que el documento est en circuito:

Pestaa Documentos anotacin

de

la

Detalle del documento

documento En este caso, la persona que debe firmar el documento no coincide con la persona identificada en Burowin (icono azul). La nica opcin que se permite hacer al usuario es la de cancelar el circuito de firma siempre y cuando tenga autorizacin para ello.

Informacin del circuito y del estado de firma del

Por el contrario, si dicho documento registrado y escaneado debe ir firmado por el usuario registrador no har falta enviarlo a circuito por lo tanto, escogeremos la opcin firmar:

Automticamente el programa convertir el documento a pdf y lo mostrar en Adobe para firmarlo.

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5.2 Firma de documentos de Winflow-PAC

Toda la documentacin generada por la entidad en la gestin de sus expedientes se podr firmar electrnicamente por la persona o las personas responsables. La opcin de firma electrnica se incorpora en la generacin de documentos de los actos administrativos pudiendo firmar el documento o enviarlo a un circuito de firma:

Si el documento se debe enviar a un circuito marcaremos la primera opcin, si por el contrario el documento lo puede firmar directamente la persona que lo genera, marcaremos la opcin de Firmar y automticamente se convertir el documento a pdf para su firma. En el caso de enviar el documento a circuito de firma, el proceso ser igual al descrito anteriormente para los documentos de Registro. Al igual que en Registro, el responsable y las personas que puedan consultar el expediente podrn saber en cualquier momento si los documentos estn en circuito de firma, firmados, rechazados, etc. Esta consulta se podr realizar desde el detalle del documento, desde el detalle del acto administrativo, desde la relacin de actos administrativos o desde la relacin de actos confirmados una vez pasados a la hoja de ruta. Ejemplo: Relacin de Actos administrativos confirmados (Hoja de Ruta)

Relacin de Actos Administrativos pendientes de confirmar

Detalle de Acto administrativo

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Detalle de documento:

5.2.1 Restricciones sobre la accin de confirmar actos administrativos

Sobre los actos administrativos con documentos pendientes de firmar o con documentos que estn an en circuito de firma electrnica podremos establecer restricciones, es decir, a nivel de subtipo podremos definir tres tipos de restricciones: Ignorar: permite confirmar el acto administrativo (pasar a hoja de ruta) aunque este acto tenga documentos pendientes de firma electrnica o en circuito de firma Avisar: permite confirmar el acto administrativo aunque existan documentos pendientes de firma o en circuito pero previamente el programa muestra un mensaje de aviso.

Prohibir: el programa no permite confirmar actos administrativos con documentos pendientes de firmar o en circuito. Estas restricciones se definen a travs del programa Gestdocs.exe. Concretamente desde Archivo / Configuracin de firma / Restricciones para documentos firmados:

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Para Winflow-PAC, las restricciones se realizarn a nivel de Subtipo (procedimiento)

5.3 Firma de documentos de Actas y Decretos

Para firmar documentos del mdulo de Actas y Decretos debemos distinguir entre aquellos documentos que son propios de la propuesta y los documentos que formaran parte del Procedimiento de Sesin. As todos los documentos sean opcionales o de ejecucin automtica se podrn firmar o enviar a circuito de firma de la misma forma que en Registro y en WinflowPAC. En este caso, la firma directa o el envo a circuito lo realizaremos desde el detalle de la propuesta: Desde la pestaa de Propuesta:

O bien desde la pestaa de documentos de la propuesta:

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En los procedimientos de Sesin, el envo de documentos a circuitos de firma o la firma directa de dichos documentos la realizaremos desde el detalle del expediente, concretamente desde la pestaa de Actos Administrativos:

El funcionamiento es exactamente igual que en Winflow-PAC, al generar el documento el usuario lo puede firmar directamente (si el propio usuario tiene competencia para la firma) o bien enviarlo al circuito de firma que le corresponda. Con posterioridad podr realizar sobre el documento firmado o enviado a firmar las acciones pertinentes. De la misma forma, podr consultar el estado del documento.

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5.3.1 Restricciones sobre las acciones de propuesta

En el modulo de Actas y Decretos podremos definir por rgano proponente o resolutorio y por accin si se permite continuar con la tramitacin de la propuesta o no. Es decir, podremos ignorar, avisar o prohibir pasar a la accin siguiente si algn documento de la accin est pendiente de firma o en circuito. Ejemplo: En Gestdocs.exe, Archivo/Configuracin de firma/ Restricciones para documentos firmados, definimos la siguiente restriccin:

Donde: Aplicacin: seleccionar el programa de gestin implicado Particin: seleccionar el rgano resolutorio afectado Accin: seleccionar la accin implicada Comportamiento: nivel de restriccin (ignorar, avisar o prohibir)

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5.4 Firma de documentos desde el Portafirmas electrnico

Durante todo este documento hemos comentado que el firmante podr firmar los documentos o bien desde los aplicativos de gestin o bien desde el Portafirmas electrnico. El Portafirmas electrnico es una aplicacin Web mediante la cual todos los usuarios podrn acceder a los servicios de firma y visar o firmar documentos electrnicos. Para acceder al Portafirmas el usuario se deber identificar con el cdigo de Usuario/PassWord de BuroWin en la aplicacin BuroWeb donde se ubicar la bandeja de entrada del portafirmas:

Una vez en el mismo dispondr de los siguientes servicios:

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5.4.1 Bandeja de entrada

Esta es la vista disponible para la bandeja de entrada de todos aquellos documentos que tenemos pendientes de firmar/visar.

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La botonera:

Nos permite: *Ver seleccionados: Aquellas peticiones marcadas quedan en el listado a visualizar. *Actualizar: Actualiza el listado de peticiones en tiempo real. *Contar: Despus de selaccionar y ejecutar esta opcin obtendramos un menaje similar a ste:

*Filtro:

Podramos hacer bsquedas combinando las diferentes condiciones establecidas en el filtro. *Informes:

Podremos ejecutar listados/informes sobre aquellos peticiones seleccionadas. *Firmar/Visar:

Podremos ejectuar y de forma masiva acciones de firma/visado sobre aquel conjunto de peticiones soleccionado.

*Asignar prioridad: En ejecucin podremos establecer la prioridad de aquellas solicitudes que consideremos oportuno.

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*Rechazar:
Tenemos la posibilidad de rechazar aquellas peticiones que consideremos oportuno.

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Para cada uno de las solicitudes disponemos de la botonera:

Permite acceder al detalle de esta peticin. Prestemos especial atencin al contenido:

En la cabecera disponemos informacin relativa al Circuito, la Descripcin, origen, categora, el documento, fecha de inicio,... y botonera para:

*Ver la lista de peticiones (volver atrs) *Firmar/Visar *Rechazar la peticin. En las fichas de abajo: *Pasos de circuito: mostrando informacin de quin y cundo se ejecuta.

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*Comentarios: Para cada peticin podemos asociar comentarios el documento:

*Anexos: Todos aquellos documentos anexos a la peticin son consultables desde este listado desde el botn .

A destacar que aquellos documentos que estn en circuitos de firma/visado nos mostrar el estado de firma del mismo. * Ver documento: Ejecutar este botn permite visualizar el documento asociado a esta peticin

Estos iconos nos indican que la peticin consiste en visar o bien firmar, respectivamente.

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Nos indicar si la peticin de firma/visado dispone de anexos asociados.

5.4.2 Firma/Visado de documento en Portafirmas BuroWeb

5.4.2.1 Firma de documentos La ejecucin en firma de documentos nos propone la utilizacin del certificado as como la posibilidad de establecer la informacin de la persona/rol firmante. Tambin disponemos un campo de Comentarios para la firma.

Marcando el certificado correspondiente firmamos:

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A continuacin tenemos un mensaje como este:

En el documento pdf se insertar la informacin del certificado de firma en fecha as como as como en los eps:

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5.4.3 Tratamiento de asistentes

La funcin de asistente ser la de ordenar la prioridad de las solicitudes pendientes de firma/visado del asistido. La asignacin de asistente se hace relacionando con el NIF de la entidad Persona de Burowin asociado al Rol que nos asistir.

Desde que asignamos al asistente, ste nos gestionar firmas desde el acceso Gestionar asistido:

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6 Cmo se verifica la firma electrnica? 6.1 Configuracin Acrobat Reader.

Cuando visualizamos documentos ya firmados, donde estn insertadas las firmas, es posible que obtengamos mensajes del tipo validez de certificado desconocida,

cuando en el momento de las firmas el proceso ha ido bien. Seguramente esto es debido a la configuracin de Acrobat Reader. Veamos cmo debemos tener la configuracin: Desde un documento Acrobat Reader abierto podemos comprobar lo siguiente:

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Marcamos el check Verificar firmas al abrir el documento. Hemos de tener en cuenta que este equipo deber tener conexin a Internet, ya que el Acrobat intentar conectar para validar los certificados. Es ms, segn esta conexin, el documento puede tardar a abrir un poco ms de lo normal. Mediante el born Preferencias avanzadas...:

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En la ficha Integracin con Windows marcaremos los dos primeros check. Con un equipo con salida a internet y esta configuracin deberamos tener la firma con el siguiente aspecto:

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7 Parametrizacin
Durante todo el documento hemos ido comentando los parmetros a aadir para cada una de las aplicaciones de gestin, a continuacin enumeraremos otros parmetros genricos para todas las aplicaciones.

7.1 Eliminacin de documentos firmados electrnicamente

Para poder eliminar documentos que estn en circuito de firma o firmados electrnicamente se requiere disponer de autorizacin. Concretamente sobre el tipo 20136 (documentos) tenemos dos acciones: CANCEL_SIGN Cancelar firma electrnica en documentos DEL_SIGN_DOC Eliminar documentos firmados electrnicamente

Sobre las que debemos poner autorizaciones a los usuarios, roles, grupos que queramos que puedan eliminar documentos en circuito o firmados electrnicamente siempre y cuando no estn confirmados, es decir, en hoja de ruta.

7.2 Restricciones de funcionamiento

La utilizacin de firma electrnica en documentos generados o incorporados en los aplicativos de gestin comporta una serie de restricciones en el funcionamiento habitual de las herramientas, concretamente: En Registro: no se podrn copiar anotaciones ni extraer anotaciones que incorporen documentos enviados a un circuito de firma y que an estn pendientes de firma.

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7.3 Personal de la Organizacin

Interesa que el personal de la organizacin dado de alta en Gestorg.exe tenga el campo DNI informado ya que a travs de este campo se relaciona la asistencia de la firma en el portafirmas. Veamos:

*Cada uno de los roles en los que puede actuar esa persona adquiere un Pie de firma diferente.

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Detalle Pie firma:

*Roles delegados. Detalle Pie firma:

Aqu incluso podramos llegar a establecer la fecha de inicio y fin de la delegacin del rol. *Manifiesto. NOTA IMPORTANTE: Nos interesa especificar DNI/NIF de la persona, ya que en la gestin del asistente del Portafirmas BuroWeb precisa el DNI/NIF para localizar. Firma electrnica en productos de gestin T-Systems pag32/39

7.4 Configuracin Modelos de documento

En la implantacin de Firma Electrnica vamos a tener que adaptar las plantillas que intervienen en circuitos de firma insertando unos ficherines eps donde ir machambrada la firma una vez realizada.

7.4.1 Cambios en Gestion de Documentos de Burowin

1. Desde el detalle de cada uno de los documento (Gestdocs.exe/Archivo/Modelos de documentos) debemos entrar en el detalle de todas las plantillas que deben ir firmadas electrnicamente y marcar el check Firma requerida. Error!

Con esta opcin cada vez que generemos el documento el programa nos permitir enviar el documento a un circuito de firma o firmarlo directamente: Si en el momento de generar el documento cancelamos la opcin de firmar o enviar a circuito, el usuario podr posteriormente enviar el documento a firmar o firmarlo directamente siempre y cuando tenga autorizacin. En cualquier caso, el check de Firma requerida de la plantilla generada deber estar marcado.

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2. Adems, el botn Config.Circuito (abajo a la derecha) nos permite establecer el circuito POR DEFECTO, al cual vamos a enviar el documento:

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7.4.2 Adaptacin de campos de firma ****.eps

Estos ficherines van a estar insertados (tantos como firmas) en los documentos MsWord que intervienen en la gestin de RegistroWin y Winflow (PAC y ADN). Editamos el fichero con Notepad.exe con el objetivo de sustituir el texto del paso del circuito de firma como se ve en el ejemplo (aparece 3 veces en la edicin del texto):

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7.4.3 Insercin de los campos de firma ****.eps

Desde la plantilla PAC de MsWord insertaremos como imagen el fichero ****.eps:

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7.5 Consulta/configuracin de circuitos de firma

Desde Portafirmas BuroWeb, apartado Circuitos->Definicin de circuitos: El cliente dispondr de una batera de circuitos ya cargada en la instalacin como hemos comentado anteriormente:

A travs del icono:

Accedemos a la informacin del circuito, de sus pasos y los actores que intervienen en los diferentes pasos.

NOTA IMPORTANTE: El tercer registro de este browser es una accin automtica que no se toca. Si editamos el paso vemos:

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la informacin de asignar quin interviene en este paso de firma/visado. Se relaciona con la organizacin definida en el mdulo de Organizacin de BuroWin y pude ser a nivel de Rol, Grupo, Conjunto de Roles o Conjunto de Grupos.

NOTA IMPORTANTE: El concepto Alias quiere decir que la asignacin de los Roles, Grupos, Conjuntos de Roles o Conjuntos de Grupos se har en ejecucin una vez seleccionamos el circuito que utiliza el concepto alias en los pasos. Esto qu quiere decir? Que el programa nos propondr el browser de Roles, Grupos, Conjuntos de Roles o Conjuntos de Grupos. Si especificamos el ALIAS, interesa conocer esta funcionalidad, esto quiere decir que establecemos el conjunto de elementos contenido en la estructura jerrquica por encima. Y esto que quiere decir? Pongamos un ejemplo y lo tenderemos bien. Supongamos que un paso de circuito lo establecemos a nivel Alias Rol. Si en el texto del alias ponemos el nombre de un Grupo Organizativo o bien un Conjunto de roles, entonces cuando vayamos a seleccionar el/los firmantes, el programa nos va a proponer los roles contenidos en ese Grupo/Conjunto de roles. Con qu objetivo? Si no escribimos ningn alias, en ejecucin el programa nos propondr todo el browser/listado de elementos Roles, si lo escribimos, entonces esta lista estar ms acotada.

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7.5.1 Circuitos pausados

Desde el apartado Circuitos disponemos de la funcionalidad de consultar/relanzar/abortar los circuitos que ahora estn pausados. Circuito pausado quiere decir que algn error ha sucedido en la ejecucin del mismo, como por ejemplo no poder conectar con la entidad que valida los certificados, etc...

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