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PAUTAS PARA LA PRESENTACIN DE INFORMES

UNIVERSIDAD DE MEDELLN COORDINACIN EDITORIAL Febrero de 2005

CONTENIDO PRESENTACIN 1. LA PRESENTACIN DEL DOCUMENTO 2. TTULOS Y SUBTTULOS 3. USOS DE MAYSCULAS Y MINSCULAS 4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN 5. COMUNICACIN EMPRESARIAL ESCRITA La carta El informe El acta El aviso El memorando La circular 6. ASUNTOS DE ORTOGRAFA GENERAL 7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos Norma 1487: Citas y notas de pie de pgina Norma 1160: Referencias bibliogrficas para libros, folletos e informes

PRESENTACIN

Con el propsito de unificar criterios en relacin con la presentacin de informes oficiales, la Coordinacin Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuacin se relacionan. Es conveniente aclarar que para la elaboracin de esta gua se han consultado las normas contenidas en la ltima versin de la Ortografa de la lengua espaola, la normativa de ICONTEC y las Normas de presentacin de la Editorial Universidad de Antioquia. Sin embargo, tambin es del caso anotar que la definicin del formato para la presentacin de informes puede tener un sello especial que le imprime la institucin generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa. Este documento de trabajo contiene, bsicamente, guas para: uso de maysculas, algunos elementos de puntuacin, separacin de prrafos, identificacin de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificacin de tipo de letra en caso de citas textuales, tamao y tipo de letra, espacios entre lneas, espacios entre ttulo y prrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras. La Coordinacin Editorial de la Universidad de Medelln pone en consideracin de las dependencias responsables de la elaboracin de informes las pautas que a continuacin se relacionan, y espera los comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla. LORENZA CORREA RESTREPO Coordinadora Editorial

1. PRESENTACIN DEL DOCUMENTO Todo documento debe elaborarse en hojas tamao carta. Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamao 12. La separacin entre las lneas de un prrafo debe hacerse a 1.5 La separacin entre prrafos y entre ttulo y texto se har doblando la separacin de lneas, es decir, con doble enter. No se debe subrayar. Se recomienda no usar sangra. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografa de la lengua espaola se presenta con sangra de tres espacios, aunque exista separacin de prrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medelln se sugiere no utilizar la sangra.

2. TTULOS Y SUBTTULOS Es comn que los informes deban recurrir a los subttulos, o ttulos secundarios, para identificar apartes de un tema especfico. Para su tratamiento se recomienda: Los ttulos y los subttulos se escribirn en negrita. Los ttulos precedidos por un nmero debern escribirse en mayscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO. Los subttulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos nmeros separados por punto, se escribirn con mayscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.

5 Los subttulos precedidos de tres nmeros, o ms, separados por punto se escribirn en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atencin odontolgica. Se debe evitar hacer subdivisiones que slo tengan una parte, pues es un error de lgica elemental. Ejemplo: despus de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4. Ni los ttulos ni los subttulos llevan punto final.

3. USO DE LAS LETRAS MAYSCULAS Y DE LETRAS MINSCULAS Siempre que se escriba con mayscula habr que tener en cuenta las siguientes consideraciones: El empleo de la mayscula no exime de poner tilde cuando as lo exijan las reglas de acentuacin. Ejemplos: lvaro, frica, rsula. En las palabras que empiezan con un dgrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu slo se escribir con mayscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada. Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos polticos, entre otros, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Consejo Acadmico, Universidad de Medelln, Instituto de Ciencias de la Educacin, la Real Academia de la Historia. Obsrvese que los artculos y las preposiciones se escriben con minsculas. La primera palabra del ttulo de cualquier obra se escribe con mayscula. Sobra decir que si el ttulo contiene un nombre propio, ste tambin llevar mayscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolomb, La casa de las dos palmas, Cien aos de soledad. En las colecciones y en las publicaciones peridicas se escriben con mayscula los sustantivos y los adjetivos que forman el ttulo. Ejemplos:

6 Revista Ingenieras Universidad de Medelln, Biblioteca de Autores Espaoles. Los nombres de las disciplinas cientficas, en cuanto tales, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Biologa, Fsica, Qumica. Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolucin, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor ms preciado. Los nombre de los das de la semana, de las estaciones del ao y de los meses se escriben con minscula. Slo llevarn mayscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos histricos. Ejemplo: 12 de Octubre, da del descubrimiento de Amrica. En algunos casos se usa mayscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento. 4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN

En el proceso de la escritura, la ortografa y la puntuacin contribuyen a dar claridad y precisin a los textos. En cuanto a la ortografa se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompaada de la prctica de la lectura, le permitir aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuacin cumple la funcin de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuacin usted encontrar algunas pautas que le ayudarn a usar adecuadamente los signos de puntuacin. El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separacin respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue.

7 Los signos de interrogacin y de exclamacin, los parntesis y los corchetes modulan la entonacin. Estos signos, en espaol, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separacin de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: Cul de estas casas es ms grande? Usos de la coma (,) Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son: Para delimitar y unir elementos de la misma categora gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando stos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado haba naranjas, pltanos, mangos, pias y limones. Con los vocativos, esto es, cuando en la oracin se llama a la persona a quien se est hablando o de quien se est hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te ests equivocando. Simn Bolvar, el Libertador, era venezolano. Para marcar pequeas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Djame el dinero, te lo ruego, antes que llegue Juan. Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oracin, entre los que estn: al menos, con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusin, en primer lugar, en realidad, esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por ltimo, nos es grato comunicarle que... Te pido, por favor, que no llores ms. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa. Se usa coma despus de elementos subordinados que, generalmente, deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte el coche. Cuando sala de la casa, empez a llover.

8 La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresin verbal que se haya utilizado inmediatamente antes. Ejemplo: Ella es profesora en una universidad y l, en un instituto. Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, esto es, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: El camarero, que era nuevo, no conoca a los clientes. Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar de la fecha. Ejemplo: Medelln, 18 de abril de 2004. No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma. Ejemplo de uso inadecuado de la coma: La Universidad de Medelln, ofrece el programa de Ingeniera Ambiental. Usos del punto El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un prrafo. El texto contina en la misma lnea. El punto y aparte se usa al final del prrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema. El punto es necesario despus de una abreviatura.

No se usa el punto Al final de ttulos o subttulos. Despus de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones. Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.

Usos de los dos puntos Delante de una enumeracin previamente anunciada. Ejemplo: Haba tres personas: dos hombres y una mujer

9 Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jess dijo: Amaos los unos a los otros. Al final de una afirmacin que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta fue un xito: todo sali como se haba previsto. Despus de saludo en las cartas, y tras las frmulas de cortesa en instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegr mucho recibir noticias de ti. En textos administrativos y jurdicos, como constancias, decretos, sentencias..., despus del verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intencin de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR: Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas

Usos del punto y coma Para separar los miembros de una enumeracin, cuando los elementos son largos e incluyen comas. Ejemplo: La lista era larga: un ordenador, que acababa de comprar; la impresora, que todava estaba sin estrenar; una mesa de madera, para reuniones espordicas... Para separar los miembros de una oracin extensa con partes ya separadas con comas. Ejemplo: En la ciudad, la masificacin, la contaminacin y el aislamiento individual constituyen verdaderos problemas; en el campo, los inconvenientes pueden ser la escasez de servicios y las habladuras. Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante, sin embargo, por el contrario... cuando la proposicin anterior es extensa o contiene ya alguna coma. Ejemplo: llova a mares, el camino estaba embarrado, la niebla nos desorient y anduvimos varias horas sin rumbo fijo; no obstante, conseguimos llegar. Uso de puntos suspensivos

10 Para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haces lo que quieres con mi dinero, y encima... Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: Eres un...! Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buen entendedor... Cuando se quiere sorprender al interlocutor con una salida inesperada. Ejemplo: Y despus de tanta espera, result que el invitado era... una burra! Las comillas Las comillas se usan para citar los ttulos de artculos, poemas o cuadros. En cambio, para los ttulos de los libros, cuando ellos van en medio de un prrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso ms extendido de las comillas se refiere a la reproduccin de citas textuales. Recomendamos utilizar la letra cursiva para la trascripcin de citas textuales.

5. COMUNICACIN EMPRESARIAL ESCRITA

En las organizaciones, la comunicacin escrita puede asumir diferentes formas. Las ms comunes son:

LA CARTA Es un comunicado personalizado, con carcter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.

11 La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para la elaboracin de cartas comerciales: Mrgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Partes de la carta Fecha: Se escribe acompaada de la ciudad de origen: da, mes, ao. Ejemplo: Medelln, 10 de febrero de 2003 Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos despus de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son: Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sin abreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en maysculas fijas. Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la particin silbica.

12 Nombre de la empresa: se escribe en el rengln siguiente, iniciando con mayscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con maysculas fijas. Direccin: ubicacin del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre. Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayscula inicial, e inmediatamente despus de la direccin o de la casilla postal, si la hubiere. Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresa en maysculas fijas. Asunto: tambin llamado referencia, es una lnea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo: es la frase de cortesa, que se escribe despus del

encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados seores; Respetado seor Rector. Despus del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, as: Apreciada economista ngela; Apreciado economista Prez. Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido, en promedio, en tres prrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta informacin complementaria. Los prrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con maysculas fijas. Es incorrecto separar una slaba y no poner guion o

13 marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los prrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre prrafos. Despedida: igual que el saludo, es una expresin de cortesa. Se puede elegir una expresin de una o dos palabras, seguida de una coma o una oracin terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atencin, etc. Firma: Est compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en maysculas fijas. Rbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual despus de su nombre o ttulo. La rbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en maysculas fijas. No se usa la raya para poner la rbrica. Cargo o documento de identificacin: se escribe debajo del nombre y con mayscula inicial. Cuando la carta est firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificacin personal. Cuando firman dos o ms personas, los nombres van por categora. No obstante, el autor de la comunicacin debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha. Identificacin del transcriptor: a dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribi la carta. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Mara R.

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EL INFORME Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerrquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situacin de un proyecto de investigacin o de un proceso cualquiera en el cual est comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisin de importancia si antes no han sido informadas tcnicamente de las hiptesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo tcnico a cuyo cargo est el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboracin de un informe tcnico: Proceso de preescritura Anlisis cuidadoso del asunto o problema Obtencin de los datos requeridos Ordenamiento de los datos y referencias bibliogrficas que ilustren o refuercen las ideas Bosquejo del informe Estructura del informe Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigacin para un contexto acadmico, el informe tcnico se caracteriza por la concisin del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos bsicos de la investigacin cientfica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:

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Portada: contiene el ttulo del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha. ndice: es igual al que se usa en un libro. Resumen: constituye la sntesis del trabajo o proyecto. Introduccin: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el contexto general, esto es, cmo y dnde se realiz la investigacin o se desarroll el proyecto.

Mtodo: es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del trabajo. Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio. Anlisis: exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser del trabajo. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigacin.

Bibliografa:

sustento

terico

en

libros,

documentos,

revistas

especializadas u otro tipo de publicacin. Apndices: tablas o grficos que amplan la informacin, glosario de trminos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe. Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redaccin de un informe.

16 EL ACTA Es la relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son: Razn social: en el margen superior de la primera pgina va la razn social. Ttulo de la junta o comit. Ejemplo: CONSEJO ACADMICO. Denominacin del documento y nmero correspondiente: Despus de ttulo, a tres interlneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayscula fija, seguida del nmero consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunin de cada ao. Se suprime el signo de nmero. Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectu la reunin. Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalizacin de la reunin. Lugar en donde se efectu la reunin. Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerrquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempee cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por apellidos. En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes empresas, se seguir un orden alfabtico por entidades. Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicacin de nombre y cargo. Orden del da: recoge la agenda que efectivamente se desarroll. Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunin. Se indica si la ausencia es justificada o no.

17 Orden del da: se enumeran los temas motivo de la reunin, identificndolos con nmeros arbigos. Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayscula fija, seguida de dos puntos. Por esttica, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas. DESARROLLO: Se escribe en mayscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, segn el orden del da, con sus respectivas conclusiones. El primer tema es, generalmente, verificacin del qurum En el tema lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan. Convocatoria: si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayscula fija y seguida de punto. A continuacin se anotan la fecha, la hora y el lugar de la prxima reunin. Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayscula fija. El cargo se anota debajo con mayscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha. Aspectos generales Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan

18 nfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias. Se indica en nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes, se hace con nombre propio. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios. En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunin, as como la persona que opera como secretario de la misma. En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesin y de quien acta como secretario. En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas lmite de cumplimiento. Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una informacin, stos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayscula inicial y se aclara el nmero de hojas. Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, stas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comit, el nmero del acta y el nmero de orden de la hoja. AVISO

19 Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participacin, la accin o la reflexin. Sus principales elementos son: Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propsito del aviso. El tamao de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto. Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Slo deben usarse los signos de puntuacin indispensables. Fecha de emisin: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado. Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar direccin para efectos de correspondencia.

MEMORANDO Es un comunicado personalizado de carcter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una accin determinada o llamar la atencin sobre alguna situacin, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos: Para: De: Asunto: Fecha: Firma: Nombre y cardo del destinatario Dependencia o cargo del remitente Tema central del comunicado Da, mes y ao del comunicado Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR

20 Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboracin de recomendaciones: Utilizar papel con membrete de la empresa Escribir prrafos cortos Concluir con saludo Colocar la fecha en la parte inferior izquierda Firmar debajo de la fecha una circular se deben tener en cuenta algunas

Elementos de una circular Identificacin: Es la expresin CIRCULAR N, escrita en forma centrada. Destinatarios: Como se enva a varias personas no se coloca nombre propio de ningn destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la informacin. Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no est indicada en el membrete o en la identificacin que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo ms o menos prolongado puede omitirse el da en el rengln de la fecha. Nombre: En maysculas fijas se escribe el nombre de quien enva la circular, y con mayscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carcter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares. 5. ASUNTOS DE ORTOGRAFA GENERAL Se recomienda escribir las siglas con maysculas fijas.

21 Las siglas no tienen plural. Si se pretende pluralizarlas, este accidente lo sufre el artculo que las acompaa. Ejemplo: las ONG de educacin. Las siglas se escriben sin punto entre las letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M. Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso ms frecuente se presenta en las citas bibliogrficas. Si la abreviatura contiene la slaba tildada de la palabra completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibd., por ibdem; pg. , por pgina; admn., por administracin. Toda abreviatura termina con punto. La expresin a nivel debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el mbito. La expresin al interior debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior. La palabra normatividad no existe; en su reemplazo debe usarse normativa. Los anexos se sealan con letra mayscula. Ejemplo: Anexo A

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7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS

Este documento es un extracto del texto: Gua para la elaboracin y presentacin de trabajos de investigacin, de acuerdo con la norma 1486 de ICONTEC, preparado por Betty Marting Utermil, miembro del Comit de la Quinta Actualizacin, ao 2002, de la norma mencionada. El libro fue publicado por Ediciones Jurdicas Gustavo Ibez Ltda., Bogot.

NORMA 1075 DIVISIONES Y SUBDIVISIONES EN DOCUMENTOS ESCRITOS

Para la numeracin se emplean nmeros arbigos. Cada divisin principal puede subdividirse en cualquier nmero de subdivisiones. Sin embargo, es aconsejable limitar el nmero de subdivisiones para que los nmeros de referencia sean fciles de identificar, leer y citar. Se coloca un punto entre los nmeros que designen las subdivisiones. El punto final es opcional, pero su empleo u omisin debe generalizarse.

Ejemplo: Primer nivel 1. 2. 1 2 Segundo nivel 1.1. 2.1. 1.1 2.1 1.1.1. 2.1.1. 1.1.1 2.1.1 Tercer nivel

23 NORMA 1487 CITAS Y NOTAS DE PIE DE PGINA 1. DEFINICIONES Bibliografa: lista alfabtica de fuentes documentales, registradas en cualquier soporte, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Cita: pasaje, prrafo proposicin o ideas que se extraen de la obra de un autor para corroborar o contrastar lo expresado. Cita de cita: cita que se hace de un autor que, a su vez, la ha tomado de otro. Cita directa o textual: cita en la cual se hace transcripcin de las palabras textuales de un autor. Cita indirecta: cita que hace mencin de las ideas de un autor, con las palabras de quien escribe. Espacio: distancia horizontal entre dos caracteres, generalmente del tamao de un carcter. Ibd.: abreviatura tomada de la palabra ibdem, cuyo significado es en el mismo lugar. Op. cit.: abreviaturas tomadas de las palabras latinas opus citato, cuyo significado es en la obra citada. Referencia bibliogrfica: conjunto de elementos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificacin de una fuente documental o de parte de ella.

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Rengln: serie de palabras o caracteres escritos o impresos en lnea horizontal. Superndice: nmero arbigo consecutivo, colocado un poco alzado del rengln, antes o despus de una palabra o frase. 2. REQUISITOS ESPECFICOS 2.1. Cita directa o textual breve Consta de menos de cinco renglones. Se presenta inserta dentro del texto, entre comillas. El nmero superndice correspondiente se coloca al final, despus de las comillas y antes del signo de puntuacin. No se deja espacio entre las comillas de apertura y la primera letra de la cita ni entre el signo de puntuacin que corresponda y el superndice. Ejemplo: Ander Egg presenta la siguiente definicin: Es un procedimiento reflexivo, sistemtico, controlado y crtico que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes en cualquier campo del conocimiento humano.1 El pie de pgina correspondiente se registra como sigue: ____________
1

ANDER EGG, Ezequiel. Tcnicas de investigacin social. Buenos Aires: Humnitas, 1969, p.28.

2.2. Cita directa o textual extensa Cuando la cita ocupa ms de cinco renglones, aparece como una insercin en el texto y se deja una sangra de entre cuatro y seis espacios, que se conserva hasta el final. La cita se escribe a un rengln, sin comillas y se separa del texto por dos renglones.

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Ejemplo: A propsito del anlisis de riesgo, Royal P. Fisher dice: Un anlisis de riesgo o valoracin puede ser efectuado en cualquier momento. Sus objetivos son: 1. Ayudar en la identificacin de exposiciones. 2. Ayudar en la cuantificacin de los valores de las exposiciones. 3. Permitir un ranking de exposiciones por prioridades. 4. Servir como base para el anlisis del coste eficaz2. El pie de pgina correspondiente se registra como sigue: ____________
2

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de Santos, 1998, p.83.

En las enumeraciones de una cita, cuando el texto de un numeral ocupe ms de un rengln, todos terminan en punto.

Cualquier modificacin que el autor del trabajo realice en una de estas citas aparece entre parntesis rectangular. ([ ]).

Cualquier omisin se indica con tres puntos suspensivos.

2.3. Cita indirecta La cita indirecta se escribe dentro del texto. No lleva comillas, y el superndice correspondiente se coloca despus del autor y antes de citar su idea.

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Ejemplo: Como dice Mabbett1, el xito de la produccin de las frutas en Chile est asociado a factores como el clima, la geografa y el talento tcnico y empresarial. El pie de pgina correspondiente se escribe as: ____________
1

MABBETT, Terry. Fruta chilena: un xito fenomenal. En: Agricultura de las Amricas. Nueva York. Vol. 4. N 1 (ene.-feb., 1994); p.5.

2.4. Cita de cita La cita de cita es directa y puede ser breve o extensa. Su ubicacin en el texto sigue los procedimientos sealados para la presentacin de citas directas. Ejemplo: Aunque no estemos de acuerdo con escuelas sociolgicas que plantean el evolucionismo social a partir de los conflictos, llama la atencin la importancia que le dan a estas proyecciones automticas, en la conformacin de los grupos, entre otros, Summer y Keller: Creemos que los fenmenos sociales se deben a esfuerzos impersonales, que actan automticamente, que superan la capacidad de influencia y de control individuales que producen efectos que son solo propios de ellos1. El pie de pgina correspondiente queda as: ____________
1

SUMMER, G. and KELLER,T. The scientific of society, citado por Kliemt, Harmut. Las instituciones morales

NOTA: En la bibliografa se debe referenciar al autor que cita. Para este caso:

27 KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986, 325 p.

3. REQUISITOS GENERALES

Las citas se identifican en el texto con un nmero arbigo que se ubica como superndice. En la referencia, se puede conservar el superndice, el nmero directo o el nmero entre parntesis.

La referencia bibliogrfica correspondiente a la cita se separa del texto con una lnea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta lnea se traza desde el margen izquierdo, despus del ltimo rengln del texto y separada de ste por dos renglones.

El nmero que identifique cada cita, cuando se elabore su correspondiente referencia, se coloca a un espacio de la lnea horizontal continua, contra el margen izquierdo.

El texto de la referencia bibliogrfica comienza inmediatamente despus del nmero de identificacin. En cada pgina aparece el mismo nmero de referencias a las indicadas en ella. Las citas se numeran consecutivamente a travs de todo el texto.

3.1. Referencia de libro o folleto Si es libro o folleto, la referencia bibliogrfica tiene el siguiente orden: Autor: primero el apellido, escrito en mayscula fija y separado por una coma del nombre, que se escribe con mayscula inicial; despus del nombre va punto. Ttulo: se escribe con mayscula slo la primera letra, excepto los nombres propios que aparezcan en l; despus del ttulo se escribe punto. Nmero de la edicin, si no es la primera, y luego, punto.

28 Ciudad, y dos puntos. Editorial, y coma. Ao de edicin, y coma. Pginas utilizadas en el trabajo y punto final.

Ejemplo: BARABBA, Vincent P. y ZALTMAN, Gerald. La voz del mercado: la ventaja competitiva a travs del uso creativo de la informacin del mercado. Madrid: McGraw Hill, 1992, p. 190-230. 3.2. Referencia de revista La referencia de revista contiene en su orden: Autor Ttulo del artculo La palabra En, subrayada Ttulo de la revista Ciudad Volumen (si lo hay) Nmero de la revista Perodo y fecha Pginas consultadas

Ejemplo: NIETO POTES, Mauricio. Apertura comercial y poltica tecnolgica. En: Normas y calidad. Bogot. Vol.7, N 13 (ene.-jun. 1991); p.23. 3.3. Referencia de peridico

29 La referencia de peridico contiene en su orden: Autor Ttulo del artculo La palabra En Ttulo del peridico. Ciudad, da, mes, ao Pginas de la seccin consultada Nmero de la columna, precedido por la letra c.

Ejemplo: ZAMBRANO D., Andrs. De las encuestas al computador. En: El Tiempo, Bogot, 21, febrero, 1995; p. 1B, c. 1-4. 3.4. Referencia de suplemento de peridico Para suplemento de peridico, la referencia contiene en su orden: Autor Ttulo del artculo La palabra En Ttulo del suplemento o entrega especial Ttulo del peridico Ciudad, da, mes ao Pginas consultadas

Ejemplo: ARENAS, Luis Guillermo y VARGAS, lvaro. El reto del mercadeo. En: Portafolio, El Tiempo, Bogot, 20, febrero, 1995; p. 42. 4. USOS DE IBD. Y OP. CIT.

30

Cuando una obra se cite ms de una vez, no es necesario repetir todos los elementos de la referencia bibliogrfica. Para indicar que se trata de la misma obra, se utilizan las siguientes abreviaturas latinas: 4.1. Ibd.

Cuando una misma obra se cite consecutivamente dos o ms veces, es decir, cuando no se intercale otra referencia diferente, se utiliza la abreviatura ibd. sta se escribe seguida de una coma, y luego se agregan los nmeros de las pginas correspondientes precedidos de la letra p. Ejemplo:
1

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de Santos, 1998. p.83.
2

Ibd., p. 90. Op. cit.

4.2.

Cuando sea necesario citar la obra de un autor ya citado anteriormente en forma completa, pero no en la referencia inmediatamente anterior, se utiliza la abreviatura op. cit. sta se escribe a continuacin del apellido del autor, separada de ste por una coma, y luego se agregan los nmeros de las pginas correspondientes precedidos de la letra p. Ejemplo:
1

MABBETT, Terry. Fruta chilena: un xito fenomenal. En: Agricultura de las Amricas. Nueva York. Vol. 4, N 1 (ene.-feb. 1994), p.5.
2

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informticos. Madrid: Daz de Santos, 1998, p.83.

31
3

MABBETT, op. cit., p.6.

Cuando sea necesario citar varias veces dos o ms obras de un mismo autor, al usar la abreviatura op.cit., se agrega el apellido del autor y el ttulo de la obra a la cual se refiera la cita, separada de aqul por una coma. Ejemplo:
1

MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de la calidad total. Bogot; Tercer Mundo Editores, 1989, p. 20.
2

MARIO NAVARRETE, Hernando. Planeacin estratgica de la calidad total. Bogot: Tercer Mundo Editores, 1993, p. 60
3

MARIO NAVARRETE, Gerencia de la calidad total, op. cit., p.35. MARIO NAVARRETE, Planeacin estratgica de la calidad total, op. cit., p.21.

5. PRESENTACIN DE LAS NOTAS DE PIE DE PGINA 5.1. Generalidades Las notas de pie de pgina sirven para hacer aclaraciones o proporcionar mayor informacin acerca de lo escrito. Las notas de pie de pgina se indican en el texto con asterisco (*). En el caso de presentarse ms de una nota en la misma pgina, cada una se distingue con uno, dos o ms asteriscos. La sealizacin de las notas de pie de pgina no es consecutiva en el texto sino que corresponden a cada pgina. 5.2. Comunicaciones personales

32 Las referencias a entrevistas, opiniones verbales o correspondencia personal se escriben como notas de pie de pgina, cuando sean necesarias para completar la informacin del texto. En la nota de pie de pgina, la referencia lleva los siguientes datos: Forma mediante la cual se obtuvo la informacin: entrevista, carta... Este dato se escribe con mayscula fija. Nombre y cargo de la persona que suministr la informacin. Ciudad y fecha en que se obtuvo la informacin.

Ejemplo: * ENTREVISTA con Mara Emma Meja, Ministra de Educacin de Colombia. Bogot, 20 de febrero de 1996.

NORMA 1160 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS PARA LIBROS, FOLLETOS E INFORMES

1. DEFINICIONES Autor: persona o entidad responsable del contenido intelectual de un libro, folleto, artculo o informe. Bibliografa: Relacin alfabtica de fuentes documentales registradas en cualquier soporte y consultadas por el investigador para sus tentar sus escritos. Colofn: Anotacin al final de los libros, que indica el nombre del impresor y el lugar y fecha de la impresin, o alguna de estas circunstancias. Documento electrnico: Soporte que contiene informacin que puede ser decodificada por computadora. Transmite indistintamente texto, imagen y sonido (vdeo disco, disco ptico, cederrn).

33 Edicin: Conjunto de ejemplares de una obra impresa por una sola vez sobre el mismo molde. Editor: Nombre de la persona o entidad responsable de la produccin, impresin y publicacin de una obra (suele asimilarse a editorial). Folleto: Obra impresa no peridica que consta de ms de cuatro pginas y menos de 48. Ilustracin: Tablas, figuras o cualquier material grfico que aparezca impreso en el cuerpo de una publicacin. ISBN (Internatinal Standard Book Number): nmero internacional normalizado que identifica cada libro. Libro: Publicacin impresa no peridica con ms de 48 pginas. Lugar de publicacin: Nombre de la ciudad sede del editor que publica. Material acompaante: Aquel adicionado a una publicacin que, por su dificultad tcnica, no se puede incluir dentro del cuerpo del trabajo, como diapositivas, planos, manuales con indicaciones, microfichas, disquetes, casetes u hojas de respuesta. No debe confundirse con anexos. Pie de imprenta: Indicacin del lugar de publicacin, el nombre de la editorial y el ao de publicacin del libro, folleto o informe. Serie: Conjunto de libros y folletos que forman parte de una misma coleccin, identificados a travs de un ttulo colectivo y un nmero consecutivo determinado por el editor. Subttulo: Palabra o frase agregada al ttulo, que lo complementa o ampla. Ttulo: Palabra o frase con la cual el editor denomina una obra o un escrito. Tomo: Unidad temtica de una publicacin determinada por el autor. Volumen: Divisin fsica de una obra, determinada por el editor. Puede incluir uno o ms tomos.

2. ESQUEMA DE LA REFERENCIA BIBLIOGRFICA PARA LIBROS Y FOLLETOS 2.1. Autor personal

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El nombre del autor se escribe as: primero se colocan los apellidos, en letra mayscula sostenida, separados por una coma del nombre escrito con mayscula inicial y seguido de punto.

Ejemplo: GARCA MRQUEZ, Gabriel. Cuando haya dos autores, se escriben los apellidos y sus nombres unidos por la conjuncin y o su equivalente en el idioma en que est escrito el libro o folleto. Ejemplo: GINEBRA, Juan y ARANA DE LA GARZA, Rafael. Cuando haya tres autores, se escriben los apellidos y sus nombres separados, el primero y el segundo, por punto y coma, y el segundo y el tercero por la conjuncin y o su equivalente en el idioma en que est escrito el libro o folleto. Ejemplo: RESTREPO, Mario; GMEZ E., Juan Jos y ARISTIZBAL, Julia. Cuando haya ms de tres autores, se escriben el apellido y el nombre del primero y, enseguida, la expresin latina et al., que corresponde a y otros. Ejemplo: CROSBY, Bill et al. NOTAS:

35 Se deben omitir las indicaciones que sealen jerarqua, rango, ttulo u otra distincin. Los calificativos que indiquen parentesco (en lengua espaola o extranjera) como hijo, junior y otros se citan a continuacin del apellido, en forma completa. Ejemplo: MARTING hijo, Jos Antonio. En caso de que el nombre del autor no aparezca, debe hacerse la entrada de la referencia con el ttulo, colocando las dos primeras palabras de ste con mayscula fija. Ejemplo: EL LAZARILLO de Tormes. 2.2. Autor corporativo

El nombre del autor corporativo se escribe en forma completa, con mayscula sostenida, tal como aparece en el libro o folleto. Ejemplo: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA. Cuando el autor corporativo sea una entidad gubernamental a travs de la cual se ejercen funciones legislativas, ejecutivas o judiciales se cita primero el nombre del pas, departamento, municipio o jurisdiccin correspondiente, seguido del nombre de la entidad. Ejemplo: COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Esta regla no se aplica cuando en el nombre de la entidad se incluye el nombre del pas o jurisdiccin. Ejemplo:

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Cuando el libro o folleto est escrito en otro idioma, el nombre del pas o jurisdiccin se escribe completo y en espaol. El de la entidad, en el idioma en que est escrito el libro o folleto. Ejemplo: ESTADOS UNIDOS. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE. Cuando se trate de publicaciones pertenecientes a entidades subordinadas a ministerios o secretaras ejecutivas o administrativas, se cita primero el nombre del pas, seguido del nombre de la entidad subordinada, sin necesidad de mencionar el ministerio, departamento o secretara de que depende. Ejemplo: COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Las entidades gubernamentales o privadas de carcter autnomo se indican por su nombre. Ejemplo: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Cuando se trate de entidades con la misma denominacin, se agrega el nombre del lugar respectivo, con mayscula inicial, con el fin de hacer la distincin necesaria. Si la entidad fuere de carcter nacional, se agrega el nombre del pas entre parntesis.

37

Ejemplos: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Cartagena. INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLGICAS (Chile). 2.3. Descripcin del material acompaante

Cuando el libro, folleto o informe incluya material adicional, ste se menciona mediante una palabra o frase que indique la naturaleza del mismo. Tal descripcin se separa del elemento anterior por medio de un espacio, signo de adicin (+), un espacio. Ejemplo: ICFES. Aprender a investigar. Santa Fe de Bogot: ICFES, 1994. 35 p. + 6 videocasetes (VHS) + 6 casetes (son.). 2.4. Serie o coleccin

Cuando un libro, folleto o informe haga parte de una serie o coleccin, se coloca la mencin de serie entre parntesis, separada del elemento anterior por un punto. La mencin de serie incluye el ttulo colectivo asignado por el editor. Para la numeracin dentro de la serie se coloca el nmero del libro, folleto o informe dentro de la serie, en nmeros arbigos, precedido de la abreviatura no., escrita con minsculas y separada del ttulo de la misma por punto y coma.

38 Ejemplo: CONRAD, Joseph. El corazn de las tinieblas. Bogot: Casa Editorial El Tiempo, 2004. 175 p. (Biblioteca El Tiempo; no. 12) 2.5. Autor diferente del autor de la obra completa Para citar un captulo o parte de una publicacin, escrito por un autor diferente del que edita o compila, se utilizan los mismos elementos de la referencia bibliogrfica. Ejemplo: MORRISOSN, Elizabeth. La terapia familiar como prevencin. En: LANCASTER, Jeannet. Enfermera comunitaria: modelos de prevencin de la salud mental. Mxico: Interamericana, 1983. p. 172-180.

2.6.

Referencia bibliogrfica para tesis y otros trabajos de grado

La referencia bibliogrfica para tesis y otros trabajos de grado consta de los siguientes elementos: Ejemplo: Autor Ttulo: subttulo Ciudad Ao de presentacin Paginacin o nmero de volmenes Trabajo de grado (ttulo acadmico) Institucin Facultad Departamento o rea

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PREZ CARMONA, Rafael. Diseo de redes hidrulicas y desages. Santa Fe de Bogot, 1996, 160 p. Trabajo de grado (Ingeniero Civil). Universidad Catlica de Colombia. Facultad de Ingeniera Civil. rea de hidrulica. 2.7. Referencias bibliogrficas para ponencias en congresos, conferencias o reuniones Cuando se hace referencia a una ponencia, se alude al autor individual y se utilizan los siguientes elementos: Ejemplo: CHARUM, Alfonso. La educacin como una de las bases para la sociedad informatizada del ao 2000. En: CONGRESO DEL SISTEMA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN PARA LA EDUCACIN SUPERIOR. (6: 1987: Bogot). Ponencias del VI Congreso del Sistema de Informacin y Documentacin para la Educacin Superior. Bogot: COLCIENCIAS, 1987. 302 p. 2.8. Conferencias, congresos, seminarios o similares Autor de la ponencia Ttulo de la ponencia Preposicin En: Autor, que es el mismo seminario, congreso o conferencia (Nmero de la conferencia: ao de realizacin: ciudad donde se realiza) Ttulo que generalmente se identifica con memorias o actas. Ciudad de publicacin Editor Ao de publicacin Pginas

40 Cuando se hace referencia a conferencias, congresos, seminarios o similares como un todo, stos se entienden como autor corporativo y los elementos que la conforman son: Nombre de la conferencia, seminario o reunin similar, en mayscula sostenida seguida de (nmero arbigo correspondiente a la conferencia: ao de realizacin: ciudad donde se realiz). Ttulo que generalmente se identifica con memorias o actas, seguido de la contraccin del o de la, segn el caso, el nmero romano correspondiente y el nombre del evento. A continuacin, los dems elementos de la conferencia. Ejemplo: SEMINARIO DE PUBLICACIONES SERIADAS. (2: 1983: Bogot). Memorias del II Seminario de Publicaciones Seriadas. Bogot: ICFES, 1983. 2 v. NOTA FINAL: Teniendo en cuenta que en la actualidad es comn tomar informacin de diversas fuentes suministradas por INTERNET, y en consideracin a que no hay unidad de criterios ni normativa al respecto, sugerimos que la referencia bibliogrfica procedente de este medio se registre as: Direccin de la pgina Fecha de consulta