ARCHIVO UNIVERSITARIO JAVERIANO 2007

PLAN GENERAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALES DE FACULTADES INDICADORES PARA LA ELABORACIN DE LOS PROYECTOS DE ARCHIVOS JAVERIANOS

Bogot, D.C., 30 de marzo de 2007

PRESENTACIN
La situacin actual de los archivos de la Universidad, obliga necesariamente a considerar un proyecto de organizacin de sus documentos de gestin (Oficinas) y Centrales desde dos aspectos: 1. ORGANIZACIN DE SUS FONDOS (ARCHIVOS) ACUMULADOS. 2. DISPONER DE UNA METODOLOGA DE MANEJO DE LA GESTIN DE SUS DOCUMENTOS Y LA ORGANIZACIN DE SUS ARCHIVOS DE GESTIN Y TEMPORALES. La Metodologa que el Archivo Universitario plantea aqu tiene como propsito, cumplir con los dos objetivos y se ajusta exactamente a las normas establecidas (tcnicas y legales) para desarrollarlos y para recibir las transferencias documentales en el Archivo Universitario Javeriano.. El Plan comprende cuatro etapas de trabajo y seis fases correspondientes a los procesos y actividades del sistema de informacin documental, para organizar los Archivos Acadmicos, las cuales pueden desarrollarse de forma consecuente una a una, o paralela, evaluando las actividades que se puedan realizar de esta forma. Las actividades de cada fase dentro de la Etapa respectiva son responsabilidad de la Facultad o compartidas con el Archivo, lo importante es que para poderla aplicar se deber contar con personal capacitado de dedicacin exclusiva, tiempo completo, por el perodo que dure su implementacin. Necesariamente se requiere el compromiso oficial y escrito dirigido al Archivo Universitario Javeriano, de los Directivos de la Facultad, y el cumplimiento de los requerimientos y procedimientos fijados por el Archivo para la proteccin de la memoria documentada de la Universidad y el liderazgo y responsabilidad del Proyecto en cabeza del Secretario de Facultad como lo establece el Reglamento Orgnico en su artculo 112.c, 112.d. A su vez, el Archivo Universitario Javeriano los apoya, en cumplimiento del reglamento Orgnico artculo 20, b y 20 h.. Son las condiciones para recibir el apoyo y la asesora del Archivo. Para desarrollar el plan que el Archivo les propone, se requiere como condicin el trabajo integrado de todos los miembros de la facultad especficamente en la coordinacin tcnica documental y en el manejo de flujos coherentes hacia un archivo total. Se podrn adelantar por parte de las Unidades, contrataciones externas y contarn con el apoyo del Archivo en evaluacin de candidatos, siempre que se realicen y se cumplan las normas y la reglamentacin del Archivo Universitario Javeriano.

El establecimiento de los cronogramas y sus fechas se har de manera concertada con la Facultad respectiva.

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METODOLOGA PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL PLAN ARCHIVSTICO DEL PROYECTO ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE LA FACULTAD PRIMERA ETAPA FASES ACTIVIDADES 1. Nombrar el director o responsable del proyecto de organizacin del archivo de la Facultad. 2. Visitar el Archivo Histrico Javeriano para conocer paso a paso los procesos. PRIMERA FASE SENSIBILIZACIN 4. Curso- Taller con las secretarias de la Facultad y el personal administrativo quienes producen y manejan los documentos. 5. Inventario de los documentos Oficina por Oficina y del Archivo Central de la Facultad, en su estado natural. SEGUNDA FASE ESTUDIO DOCUMENTAL, CLASIFICACIN, VALORACIN 1. Estudio documental con los jefes de Oficina. 2. Levantamiento de datos, anlisis y evaluacin. 3. Clasificacin y elaboracin de TV/TRD. Facultad/AUJ 3. Reunin con los directivos de la Facultad (Puede ser con el Consejo de Facultad) para informar sobre el proyecto y el apoyo del Archivo. RESPONSABLE Facultad

Facultad

Facultad/AUJ

Facultad

Facultad/AUJ Facultad/AUJ AUJ

SEGUNDA ETAPA FASES ACTIVIDADES 1. Recepcin y correo. 2. Registro. 3. Produccin. TERCERA FASE PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 4. Distribucin. 5. Trmites y flujos. 6. Organizacin . 7. Consulta. 8. Conservacin temporal. 9. Disposicin final: Transferencias a los archivos del Sistema o eliminacin. RESPONSABLE TODA LA FASE Facultad/AUJ

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FASES 1. Identificacin. CUARTA FASE ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE OFICINA Y CENTRAL

ACTIVIDADES

RESPONSABLE TODA LA FASE Facultad/AUJ

2. Clasificacin: Fondos, Secciones, Series, Unidades documentales, Piezas, Colecciones. 3. Ordenacin y codificacin. 4. Almacenamiento fsico y electrnico. 5. Descripcin: Inventarios (Transferencias), ndices, RI 6. Servicios. TERCERA ETAPA

FASE

ACTIVIDADES 1. Bases de datos de PGD.

RESPONSABLE TODA LA FASE Facultad/AUJ

QUINTA FASE TECNOLOGA

2. Bases de datos ISAD-G. 3. Procesos digitales o en otros soportes. 4. Bases de datos, ambiente Web, cumplimiento de las normas internacionales ISO 15482 (1-2). CUARTA ETAPA

FASE

ACTIVIDADES 1. Recursos y compromisos.

RESPONSABLE Facultad Facultad/AUJ Facultad Facultad Facultad Facultad

SEXTA FASE COMUNICACIN Y ADMINISTRACIN

2. Manual de funciones y procedimientos. 3. Comunicacin a toda la Facultad. 4. Actualizacin. 5. Evaluacin, seguimiento y control. 6. Indicadores de medicin o de logros.

El Archivo complementa toda esta informacin con la capacitacin, asesora, invitacin a conocer los procesos del Archivo Histrico Javeriano, reuniones, e informacin en su pgina www.javeriana.edu.co/archivo.

MYRIAM MARN CORTES ARCHIVO UNIVERSITARIO JAVERIANO 2007