INTRODUCCIN La presente investigacin aborda una de las problemticas que desde hace aos afectan a muchas Instituciones Educativas,

y es el llevar un Control Automatizado para la efectividad en cuanto al manejo de la informacin que manipula el departamento de control de estudios. La Unidad educativa San Jos de los Chorritos sirvi como base para la investigacin donde se elaboro una consulta sobre el proceso de Control de Notas, la cual tiene como objetivo determinar mediante una evaluacin que tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez tendra el control automatizado para el control de notas. Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen Sistema de Control de Notas en una institucin y las herramientas necesarias para erradicar los problemas ms comunes en cuanto a los procesos control de notas manual. En este sentido se entiende como Control de Notas, al procedimiento a seguir al final de cada lapso escolar, en dicha institucin, el Control de Notas es manual y a partir de observaciones y del levantamiento de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar que la mayora de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos se pueden destacar: prdida o duplicacin de informacin, retardo en el momento de entregar las boletas a los representantes por la tardanza del proceso. Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar el control y llenado de boletas manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de automatizado que sea eficaz y rpido. El paquete de aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las operaciones bsicas de mantenimiento de los datos que proporcione una

mejor manera de proveer informacin actualizada para la toma de decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del proceso de control de notas y ofrecer los reportes de acuerdo a la necesidad del usuario. El objetivo central de este proyecto es automatizar el proceso de Control De Notas de esta institucin y todos los procesos inseparables al mismo que genere informacin oportuna, precisa y confiable mediante el uso de los sistemas de informacin, herramienta que contribuye a los diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareas administrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de informacin al computador, teora que afianza la propuesta de sistema de informacin para el proceso de Control de notas del plantel como nueva forma de trabajo que sustituya la metodologa hasta ahora utilizada en los sistemas administrativos escolares. En el presente trabajo esta constituido en cinco (5) Captulos: En el captulo I, se define el planteamiento del problema, los objetivos generales y especficos, la justificacin, mientras que en el captulo II, se muestra las teoras que avalan la investigacin. En el captulo III, se describe el marco terico que abarc del tipo y diseo de investigacin, as como seleccin de la poblacin y muestra , las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, y por ultim se describe el procedimiento llevado por los investigadores para la realizacin de este trabajo, luego el capitulo IV, se refiere al diseo de un sistema de informacin que permita el control efectivo de los procesos de control de notas y sus acompaantes, adems de todo lo relacionado con el sistema tanto como requerimientos como los gastos que acarreara este para su puesta en funcionamiento. En el captulo V se presentaron las conclusiones y recomendaciones de la investigacin, por ltimo se encuentran los anexos respectivos producto de la investigacin.

CAPITULO I
EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Al ver el gran auge de la informtica en la vida diaria del ser humano, se puede notar que esta relacionado de alguna u otra forma por las actividades del hombre, por lo que la mayora de las instituciones en el mbito mundial, cuentan con sistemas automatizados que ofrecen confiabilidad y ejecucin rpida de los procesos. Mientras tanto, el avance de la tecnologa y el desarrollo de las organizaciones son dos (2) grandes aspectos que marca el dinamismo de la poca actual, adems estn relacionados como lo demuestra el hecho del crecimiento de muchas empresas, debido a la incorporacin de nuevos modelos tecnolgicos dentro de su estructura. Posteriormente, hoy en da las organizaciones pblicas y privadas buscan mejorar sus procesos basndose en las nuevas tecnologas, con el fin de mantener la integridad en cada tarea a realizar, a travs de la automatizacin de sus recursos, sistemas de computadoras y equipos actualizados ya que con estas condiciones va siempre a la consolidacin de sus objetivos. Adems, es por ello que durante los ltimos aos la automatizacin de los sistemas ha producido en la sociedad un gran impacto, estando reflejada su importancia es que estos programas han multiplicado la productividad y eficiencia del trabajo en.

No obstante, la Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos ubicada en la Av. Principal San Jos en la Parroquia a Tocuyito- Edo. Carabobo, dedicada a la formacin de ciudadanos desde la educacin inicial, bsica y diversificada; la cual presenta una serie de conflictos originados por el procesamiento de informacin debido al manejo manual de los procesos. Principalmente, el proceso de inscripcin que se efecta de la

siguiente forma: el representante se dirige al plantel con los documentos del alumno, en donde son recibidos y verificados por la secretaria encargada, una vez comprobados se procede a llenar la planilla de registro del alumno la cual es completada al posterior del mismo, luego para sellar y firmar el registro del alumno, el cual es entregado al representante junto con el reglamento interno de la institucin. Por otra parte, los docentes llevan el registro de las notas a un formato que maneja la direccin del plantel y al representante se le entrega la boleta con el informe de notas al final de cada lapso. Este ltimo es evaluado de forma independiente y al final del mismo se renen los docentes y directivos en el consejo de profesores para debatir sobre las notas obtenidas por los alumnos, luego el docente procede a llenar las boletas, las cuales son entregadas a los representantes al final de cada lapso. As mismo, la falta de un sistema automatizado para el control de notas conlleva a seguir llevado de forma manual el procesamiento de datos, lo que puede generar errores de trascripcin debido a que son grandes cantidades de alumnos que maneja cada profesor y al realizar el calculo y llenado de boletas pueden generarse dichos errores.

Al igual, el almacenamiento de papeles y desorganizacin, que es generado por el proceso de datos manual, genera un alto volumen de informacin y le quita distincin al departamento ya que dicha informacin cual ocupa mucho espacio fsico. Tambin, la bsqueda de informacin especfica realizada de manera manual tiene un alto grado de dificultad, adems de ser tedioso para las personas encargadas de realizarla trayendo como consecuencia lentitud al momento de solicitud de alguna informacin tanto por parte del instituto como por parte de los representantes, como por ejemplo una solicitud de notas. Finalmente, sin ms argumento que agregar la institucin San Jos de Los Chorritos tiene la necesidad de la implantacin de un sistema automatizado para el control de notas con el fin realizar de manera mas optima, eficaz, para as eliminar todas las posibles falla que generan todos los procesos de datos de dicha institucin. Propsitos del Estudio Objetivo General Desarrollar Un Sistema Automatizado Para El Control De Notas De La Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos

Objetivo Especficos Identificar la problemtica, a travs de un diagnostico mediante

tcnicas de observacin del sistema actual, para as determinar cuales son las fallas existentes en el mismo. Estudiar la factibilidad econmica- tcnica y operativa, a travs de

un estudio costo- beneficio, para as determinar la vialidad del sistema. Analizar las necesidades propias del sistema a desarrollar, a travs

de diagnostico realizado anteriormente para as proceder al diseo y desarrollo del sistema que permita cubrir con las necesidades de dicha institucin. Disear un sistema prototipo, a travs de las tcnicas de diseo

mediante los datos obtenidos en los requerimientos, con el fin de obtener una visin ms objetiva del nuevo sistema Desarrollar un sistema automatizado, para el control de notas que

cubra las necesidades propias de la unidad educativa San Jos De Los Chorritos . Realizar Pruebas y mantenimiento del sistema, utilizando datos

reales para as determinar las posibles fallas de sistema propuesto antes de la implantacin.

Justificacin La presente investigacin, tiene como finalidad el desarrollo de un sistema computarizado para el manejo de informacin que es procesada en el departamento de control de estudio de la unidad educativa San Jos de los Chorritos, la manipulacin de estos datos ser ms amena en el sentido que el usuario podr acceder a la informacin de forma ms rpida y menos complicada. As pues, que con tan cantidad de alumnos, el manejo de la informacin es inmenso y la posibilidad de extravi y traspapeleo de datos es menor ya que los datos estn almacenados de manera digital, adems del espacio que ocupa fsicamente los archivos verticales les quita distincin al departamento. De tal manera, implantando un sistema automatizado que cumpla con los requerimientos que exige esta situacin, permite llevar un control de registro de notas en forma eficiente, generando un resultado eficaz, garantizando fidelidad de los datos adems de establecer rapidez en los procesos. Por consiguiente, la cantidad de papel a manejar disminuir de forma notable ya que se archivara lo ms prescindible, y la posibilidad de que algn registro de suma importancia se pierda es mnima, por que si no se encuentra en el archivo lgico se tendr la informacin respaldada en discos extrables. Adems, el tiempo en los procesos con un sistema de esta ndole, ser menor ya que los alumnos constaran con un cdigo, lo que permitir una rpida bsqueda de datos requeridos para la institucin San Jos de los Chorritos, para as agilizar dicho proceso, ya que la institucin cuenta

con gran demanda estudiantil garantizando a los representantes un mejor servicio y una mejor atencin al momento de requerirla En consecuencia, el sistema a implantar ser de fcil manejo por los empleados del departamento encargados, ya que se realizar con un lenguaje visual y grfico; que permite relacionarse rpidamente gracias a la interfaz grfica que existir Usuario-Computador, y as ocultar la diferencia que acarree dicha tarea en forma manual.

Investigaciones Previas Al formular un problema de investigacin concreto, es necesario contar con un material bibliogrfico que muestre directa inclinacin con el tema en estudio, esto se debe a la necesidad de informacin y bases que sustenten un proyecto de investigacin, esto es considerado por muchos analistas de vital importancia para la elaboracin del mismo, por lo cual se han consultado algunos trabajos de grado referente al control y registros de la informacin. A continuacin, se presentan diferentes investigaciones bibliografas, tomadas de diversas instituciones reconocidas como lo es el Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonso (I.U.T.E.P.A.L) y el Instituto Universitario de Tecnologa Para la Informtica (I.U.T.E.P.I), ofreciendo de alguna u otra manera datos para hacer posibles esta investigacin. A continuacin se describen las siguientes: Longart y Jimnez (2006), en este trabajo de grado titulado sistema de informacin para la gestin administrativa de los adiestramientos que proporciona los centros acadmicos del instituto universitario de tecnologa para la informtica (I.U.T.E.P.I), Valencia. Edo. Carabobo, realizado en la misma institucin. Sucede pues, que cuyo fin es desarrollar un sistema de informacin para el control de pagos realizados por el alumnado por diferentes cursos que dictan los centros acadmicos que se encuentran dentro de la institucin antes mencionada. Este trabajo, nos indica la importancia que poseen los sistemas de informacin para el control de los procesos dentro de las instituciones, organizaciones y empresas; brindando un sustento eficiente de cmo es almacenada la informacin. Y adems, otorga el aporte de la metodologa utilizada, la cual es el ciclo de vida de desarrollo de los sistemas ya que

es la ms idnea permitiendo un mejor desenvolvimiento en cuanto al desarrollo de los sistemas de informacin mediante un ciclo especifico entre analistas y usuarios. Carrin (2004) presento en su trabajo de grado titulado Sistema Automatizado para el control y registro de informacin de los alumnos y docentes, del centro de formacin profesional Germal Celis Saune en el municipio libertador, Edo. Carabobo, realizado en el I.U.T.E.P.I. Mediante este sistema se propone controlar el registro de datos de alumnos y docentes, a su vez minimizar los problemas de elaboracin de archivos de datos proporcionando un control de documentos de manera que no se omita informacin, facilidad en la presentacin de reportes y actualizacin de datos. Esta investigacin sirve de soporte y gua por cuanto en ella se definen los distintos procesos que se ejecutan en un control de estudio, permitiendo as aclarar las posibles dudas que surjan durante la realizacin del proyecto. Brito y D`Amelio (2003), en su trabado de investigacin titulado Sistema Automatizado Para La Gestin Administrativa Y Control Acadmico De La E.B Jos Gregorio Pea , elaborado en el I.U.T.E.P.I, el cual tuvo como objetivo agilizarlos procesos tales como: control de: notas, alumnos, profesores y empleados de la institucin, inscripcin de alumnos, emisin de reportes (notas, constancias), adems de controlar la entrada y salida de dinero, producto de la inscripcin. Este trabajo ha aportado una serie de elementos que vale la pena tomar en cuenta en el estudio que se realiza a continuacin y que es objeto de la investigacin, ya que muestra aspectos importantes para el manejo de datos, tanto del personal que trabaja en la institucin como el alumnado en general, el cual es determinante en estos estudios dado, que de no existir el control adecuado de estos datos que aneja el departamento de control de estudio, no se tendr un flujo de informacin

efectiva requerida hacia reas, importantes de la institucin, como lo es la direccin, subdireccin y el docente entre otros. Araque (2003) segn su trabajo, titulado Desarrollo de un sistema de informacin automatizado para el control de las inscripciones de los alumnos de la U.E Urimare, realizado en el I.U.T.E.P.A.L, para beneficio aqu el autor expone a travs del proceso, la importancia que genera tener el control de la informacin de las actividades, que permiten mejorar la calidad del producto, a travs de los registro que son introducidos a diario en el sistema. Esta tesis tiene su relevancia singularmente, con la elaboracin de los Hipos, a travs de los cuales se le asigno la jerarqua correspondiente a cada uno de los modelos del sistema y su sistema se dividi en un sistema propuesto. Bases Tericas Para la realizacin del presente proyecto se realiz un estudio exploratorio sobre las diferentes tcnicas enmarcadas dentro de la temtica con el propsito de establecer los conceptos, proposiciones y reflexiones bajo las cuales se orienta el diseo de la propuesta. Sistema Para Chivenato (1996), la teora de los sistemas es una rama especfica de la teora de los sistemas .En cuanto a esto, el autor plantea que la misma no busca solucionar problemas ni intentar soluciones prcticas, pero sin producir teoras y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicacin en la realidad. Existe una ntida tendencia de la integracin de las diversas ciencias naturales y sociales; orientndose hacia una teora, dicha teora

de sistemas puede ser de una manera ms amplia de estudiar los campos no fsicos del conocimiento cientfico especialmente las ciencias sociales al desarrollo, principios unificadores objetivo de la unidad de la ciencia. En las organizaciones modernas, una de las razones ms importantes de su tamao y complejidad la constituye el desarrollo tecnolgico, los esfuerzos de sus miembros so agrupados y canalizados de manera que sean productivos de satisfacer necesidades. Pero dicha satisfaccin no se logra sino que se especializan os sistemas de panera para ajustarlos. Por Hodge y Jonson (1976) en el cual dichos autores sealan: puede concebirse a una organizacin como complejo de relaciones entre otros recursos fsicos, humanos y trabajo, unidos en una red de sistema. Estas teoras aportan la especificacin de lo que significa e anlisis y diseo de sistema el cual se plantea que para desarrollar un sistema administrativo, se deben tomar en cuenta los componentes y problemas luego emplear la informacin para recomendar soluciones a travs de la planificacin mediante la utilizacin de computadoras. El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energa/informacin con el ambiente. Esta teora muy claramente nos indica que realizaremos un sistema abierto, ya que todo aquel conjunto de elementos que posean vida y que interacten en su entorno entre si, persiguiendo un fin comn se denomina sistema abierto, debido a que el principal elemento es el ser humano jugando el papel de capital humano, combinado con la que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, aproxima al

tecnologa y otros elementos importantes, que persiguen un fin comn el cual es el desarrollo y evolucin de las organizaciones. Anlisis de Sistemas Senn (1999), proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas y empleo de informacin para recomendar mejoras a sistemas organizacionales para a si determinar sus mtodos actuales y evaluar su efectividad. Esta teora proporciona gran ayuda para la realizacin de este proyecto ya que se refiere de otros subsistemas que se relacionan directamente con el proceso, tales como la comunicacin entre procesos que ayudan a coordinar y automatizar la informacin. Sistemas de Informacin Segn Burch y Strater (1986), es un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para proporcionar informacin a la gerencia de apoyo a las actividades de planificacin, control y toma de decisiones, adems de proporcionar una variedad de reportes que sern requeridos por entes internos o externos. Al mismo tiempo Montilva (1992), opina que un sistema de informacin puede ser abierto e interacta en su medio ambiente y se adopta a las necesidades del medio que lo contiene, el sistema hombremaquina (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformacin los cuales son controlados y dirigidos por el hombre su entrada esta constituida por datos, y su salida por informacin; el proceso de transformacin de datos en informacin constituye la investigacin esencial del sistema de informacin. Dichas teoras salieron de los laboratorios en los aos cincuenta (50).

Un sistema de informacin puede existir dentro de un contexto de una organizacin por varias razones: Los usuarios del sistema son miembros de la organizacin que los El departamento que contiene y opera el sistema es una El sistema de informacin es operado en parte y mantenimiento por contiene. organizacin. un departamento de la organizacin. No obstante kendall y kendall (1992), dice que un sistema es un gran nmero de objetos, conceptos o conjunto de ambos. Es aquel en el cual las salidas y entradas estn constituidas plenamente por informacin datos al sistema, procesa informacin de entrada luego la convierte en una salida. Asimismo, los sistemas de informacin son desarrollados con propsitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan a nivel operacional de la organizacin los Sistemas Automatizados de Oficina (OAS) y los Sistemas de Trabajo de Conocimiento (KWS) que dan cabida al trabajo en el mbito de conocimiento. Los sistemas de ms alto nivel incluyen a los Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS) as como los Sistemas de Informacin Gerencial. En otras palabras, Freedman (1994), considera que un sistema es un grupo de componentes relacionados que interactan para realizar una tarea como son el sistema de computacin que consta de un CPU y dispositivos perifricos, los sistemas son informacin constituida consulta e informacin, procesamiento manuales refieren con frecuencia al sistema operativo. La teora descrita, sirvi como base para fundamentar los aspectos en cuanto a los sistemas se refiere, resaltando el conocimiento, la por la base de datos, todo ingreso de datos, actualizaciones, programas de y por maquinas se

operacin y la utilizacin de los mismos en todos sus aspectos. Los cuales permitieron conocer con precisin el objetivo de la organizacin, teniendo en cuenta que la informacin es recurso bsico para el desarrollo de todas las actividades Educativa San Jos De Los Chorritos . que se realizan en la Unidad

Automatizacin Segn James Sen (2001), Viene a ser la instrumentacin del

orden de la idea puesto que suponer un sistema, contiene entrada y salida y correspondiente mecnicos y control. Hannon E. (1998), diseo del sistema de fabricacin con el de usar la capacidad de las maquinas para llevar a cabo determinadas tareas efectuadas por seres humanos de la operaciones sin la intervencin humana. El termino automatizacin tambin ha sido para describir diseos de sistemas no destinados a la fabricacin en los dispositivos programados o automticos pueden funcionar de forma independiente semi-independiente del control humano. En comunicacin, aviacin y astronutica, dispositivos con los equipos autnticos de conmutacin telefnica y pilotos automticos y, los sistemas automatizados de gua y de control se utilizan para efectuar diversas tareas con ms rapidez o menos tiempo de lo podra hacerlo un ser humano. Por medio de la teora de la automatizacin, el estudio propuesto obtendr una mayor calidad en sus operaciones ya que se agilizara todas las labores que realizaran los usuarios en este sentido mejorara el sistema, llevar un mejor control para efectuar diversas tareas con mas

rapidez, para la productividad en los procesos que realiza el dpto. de control de estudios. Teora de control Segn Schenei (1970), se entiende por control los procesos para asegurarse de que las actividades correspondan a las actividades planteadas con esto se llega a la conclusin que el control parte donde termina la planificacin. No obstante, el control es un concepto ms general, uno que tambin ayuda a los administradores a realizar seguimiento de la eficiencia de su planificacin su direccin y su organizacin y a tomar medidas correctivas cuando se necesitan. Segn chivenato (1995), el control se define como la evaluacin del desempeo y as es necesario aplicar medidas correctivas de, manera que el trabajo tenga lugar de acuerdo a los planes. El control es el significado administrativo formalizado del termino, no existe sin la previa planeacin y ejecucin, esta relacionado y forma parte de los tres resultados de las funciones fundamentales de la administracin. En relacin con dicha teora se puede establecer un diseo automatizado para el control de notas de la Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos", ya que aprecia claramente la interrelacin de varios elementos que han sido detalladamente analizado. Los cuales en conjunto permite el ptimo funcionamiento del sistema y de esta manera se logra satisfacer los requerimientos de informacin de la institucin. Teora de los Modelos Educativos Segn Gimeno Sacristn (1981), es una representacin de la realidad que supone un alejamiento o distanciamiento de la misma. Es una representacin conceptual simblica y por tanto indirecta al ser

necesariamente esquemtica se convierte en una representacin parcial y selectiva de aspectos de esa realidad. Focalizando la atencin en lo que considera importante y despreciando aquello que no lo es. Segn Nuthall y Snook (1973), un modelo se identifica con una especie de esquema interpretativo que selecciona datos de la realidad, los estructura, decidiendo qu aspectos son importantes para conocer la realidad a la que hace referencia. Gimeno Sacristn (1981), Pero la riqueza modelo es est no slo en su funcin estructuradora, sino en la propia teora que debe desarrollarse en torno al objeto modelo, que as pasa a ser un modelo terico. Segn Bunge (1976), el modelo terico es una representacin conceptual esquemtica de una cosa o de una situacin real o supuesta real El sistema hipottico que se monta, a partir del modelo gobierna a la investigacin que debe descender a la prctica para su comprobacin. Todo profesor que realiza un anlisis de su enseanza puede elaborar un esquema de la misma. Dicho esquema es el modelo didctico utilizando su modelo didctico. La gran variedad de acciones tcnicas y medios utilizados por el profesorado nos hacen pensar, asimismo en una gran variedad de modelos haciendo muy difcil una clasificacin de los mismos. La evolucin cientfica en general se realiza a partir de un cambio de modelos ya que todo modelo tiene detrs una teora de la enseanza, por tanto diferentes teoras curriculares dan lugar a diferencies modelos didcticos, teniendo, estos ltimos ayos provisionalidad que las teoras. Los modelos son instrumentos que se utilizan para la construccin terica formal y rigurosa. Por consiguiente, estas teoras nos sealan que se trabaja sobre la realidad de una situacin para poder decidir cuales son los aspectos ms importantes que esta presenta teniendo en cuenta todos los recursos que usan para llevar sus gestiones acadmicas de enseanza y con el avance de la tecnologa crear un nuevo modelo educativo para as presentar un

mejor servicio de enseanza ya que no debern llegar rigurosa tarea de manejar sus procesos de manera manual.

Ciclo De Vida del Desarrollo de los Sistemas Segn Kendall Y Kendall La metodologa a utilizar para desarrollo del sistema es la de kendall y kendall (1992), la cual lleva por titulo Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistema y abarca un conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de informacin. Esta metodologa es orientada a sistemas medianos y grandes, es sencilla, entendible y presenta flexibilidad en su uso. Igualmente, con el fin de facilitar un mximo nivel de exactitud, confiabilidad y adems se adopten a la situacin y tipo de proyecto a realizar, los sistemas requieren la aplicacin de una metodologa propia para alcanzar sus objetivos. Las etapas de esta metodologa son siete (7) de las cuales el proyecto solo se ejecutan las primeras cinco (5), resultando las seis (6) y la siete (7) Pruebas y Mantenimiento del Sistema e Implementacin y Evaluacin del Sistema, de no empleo, por que esta investigacin solo se encarga de desarrollar el sistema y depender de esta su implementacin.

Caractersticas de la Empresa En primer lugar, la Visin indica: Egresar individuos solidarios y humanos que puedan asumir su Un egresado que se suma en forma participativa y voluntaria a cuota de responsabilidad social. promocionar y aplicar su tcnica en los procesos laborales, culturales de conocimiento y de avance de tecnolgicos. Propiciar en el perfil del egresado de la institucin una proyeccin armnica y pertinente en cuanto a su preparacin en concordancia con las actividades productivas propias del desarrollo local, regional para su fcil rpida incorporacin al trabajo y as poder construir al desarrollo endgeno del pas. Por otra parte, la Misin dice, formar un hombre nuevo del siglo XXI para su preparacin para la vida en pro de mejorar u calidad de vida con la aplicacin de tcnicas bsicas de un aprendizaje integrador que le permita experimentar en forma participativa, protagnica, consistente y solidaria de los procesos de transformacin social y con gran sentido de pertenencia hacia el valor de la identidad nacional y al trabajo.

Definicin de Trminos Bsicos Control: Proceso de monitorear las actividades de la organizacin para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones. Datos: es el nmero de bits inteligibles por el hardware y el software. Informacin: es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno. Investigacin: Una investigacin es un proceso sistemtico, organizado y objetivo, cuyo propsito es responder a una pregunta o hiptesis y as aumentar el conocimiento y la informacin sobre algo desconocido. Organismo: conjunto de rganos de un cuerpo animal o vegetal.* Ser viviente.* Cuerpo o institucin.

Organizacin: sistemas diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Problema: Situacin anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un momento histrico determinado y un lugar dado. Proceso: ejecucin de un conjunto de instrucciones entregadas a la CPU para el cumplimiento de una etapa especfica sealada por los comandos de algn programa. Registro: es una memoria de alta velocidad de poca capacidad, integrada en el microprocesador, que permite guardar y acceder a valores muy usados, generalmente en operaciones matemticas. Seguimiento: proceso mediante el cual se recopila

sistemticamente y con cierta regularidad los datos referidos al desarrollo de un programa a lo largo del tiempo. Sistema: Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactan entre s y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre informacin, sobre energa o materia u organismos para producir como salida informacin o energa o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energa con el medio ambiente.

CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO Diseo de Investigacin Segn Sabino (1992), dice que el tipo de investigacin se enmarca dentro de la modalidad de un proyecto factible y que a su vez se define en descriptivo, documental y de campo, apoyndose en documentos reales y visibles del investigador. La presente investigacin, se enmarca por su contenido y forma dentro de la modalidad de proyecto factible, ya que consiste en la presentacin de una propuesta enfocada a la resolucin de la problemtica concreta: Para el Control de Notas de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. Segn su modalidad el estudio se apoya en una investigacin de campo, en la cual se analizo sistemticamente los problemas con el fin de describir, dentro de la misma organizacin. Por esto la investigacin tuvo un carcter de tipo descriptivo ya que en el fin se identifican las caractersticas del sistema de informacin apropiado para satisfacer las necesidades y requerimientos del organismo en estudio. De hecho la Investigacin de campo: Arias (1998), consiste en la recoleccin discretamente de la realidad de donde ocurren los hechos sin manipular o controlar, variables algunas. Por lo tanto, el proyecto es soportado por una investigacin de campo porque identifica los elementos y los diferentes factores operativos y secuencias del sistema de informacin actual en la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. Cabe destacar, que la investigacin de campo permite observar lo que sucede en la organizacin o empresa. Adems aporta datos al investigador, ya que para Sabino, se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitindole al investigador cerciorarse de

las condiciones reales en que se han conseguido los datos y posteriormente da solucin a la problemtica existente. Evidentemente, la Investigacin descriptiva: Tamayo y Tamayo (1997), comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual y la composicin o proceso de los fenmenos. El estudio se presenta como descriptivo ya que el mismo se trabaja sobre realidades, presentando de esta forma una interpretacin correcta del actual funcionamiento del sistema de inscripcin de alumnos en la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. Por consiguiente, la investigacin documental: Sabino (1992), es la investigacin basada en el anlisis de los datos obtenidos de diferentes fuentes de informacin tales como monografas, previos texto. Existe la relacin en el que el anlisis y el estudio que se realiza a los informes, evaluaciones, textos y formatos, permitiendo conducir de forma sencilla el problema del sistema manual que utiliza la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, adems este tipo de estudio sirve de apoyo para el desarrollo de esta investigacin, porque se recopila datos directamente del sitio objeto de estudio. Unidad de Anlisis Debido a tal situacin el sistema actual es inoperable, ya que es llevado de forma manual lo cual conlleva a las prdidas de las hojas de registro del control notas, como tambin a un gran volumen de almacenamiento de papeles, desorganizacin, perdida de tiempo por errores de trascripcin al momento de entregar las notas. En cuanto al Tipo de muestreo, debe sealarse que Tamayo y Tamayo (1997), define muestreo como aquel donde el investigador selecciona a los elementos que quedan a su juicio y que son representativos, lo cual exige al investigador con conocimientos previos de la poblacin que se investiga para poder determinar cuales son las

categoras

elementos

que

se

pueden

considerar

como

tipo

representativo del fenmeno que se estudio. Tabla N 1 Personal del rea Administrativa Cargo Numero de Empleados Director 1 Subdirectora 1 Coord. rea 3 Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2006) Por otro lado, la Muestra segn sabino (1992), el muestreo internacional no escoge arbitraria sus unidades a en cada forma unidad fortuita segn sino sus completamente designado

caractersticas que para los investigadores resulten relevante. En esta investigacin los sujetos objetos de estudio van a estar representados por las cinco (5) personas que indican la totalidad de la poblacin ya que la poblacin es tan pequea se ajustara a los planes propuestos. Estas personas, son aquellas que se interrelacionan muy a fondo con los procesos que esta investigacin lleva a como objetivo mejorar. Tcnicas e Instrumentacin de Recoleccin de Datos As mismo, tcnica es un conjunto de procedimientos que sirve para ejecutar cualquier cosa o para conseguir algo especfico. Es el procedimiento o el conjunto de procedimientos que tienen como objetivo obtener un resultado ya terminado, sea en el campo de la ciencia, de la investigacin, de las artesanas o en otra actividad. En tal sentido las tcnicas que se utilizan para la recoleccin de datos acerca de esta investigacin fueron observacin directa, observacin documental y la encuesta descritas a continuacin: Observacin directa (1997), es la atencin sistemtica de

cualquiera de los sentidos con el propsito de recolectar datos o describir relaciones que se muestran para resolver el problema de investigacin. Estas tcnicas permiten al investigador manipular directamente la problemtica planteada y los fenmenos que la causan. Esta tcnica es importante para la investigacin ya que a travs de la misma se observo gran cantidad de registros tales como: fichas de inscripcin de los alumnos (datos personales), planillas de inscripcin, listado de los alumnos, cortes de notas, listado de asignaturas vistas por el alumno, y todo lo relacionado con el registro de inscripcin y control de notas de la unidad educativa San Jos de los Chorritos. Por otra parte, se aclaran ciertas incertidumbres con respecto al proceso que se realiza, obteniendo toda la informacin concerniente, por medio de la observacin directa centrndose en las personas que intervienen directamente en el proceso de inscripcin y control de notas, las cuales son: el director, los tres (3) coordinadores de rea y la secretaria. Para determinar de esta manera como funciona el mismo. As mismo, para la investigacin se utiliza la observacin documental, segn Sampieri (1998), consiste en detectar, obtener y consultar bibliografas y otros materiales que puedan ser tiles para los propsitos de estudio, de donde se debe extraer y compilar la informacin relevante y necesaria del problema de investigacin. Cabe destacar, que la tcnica de observacin documental es aplicable a la investigacin porque permite la obtencin de conocimientos a partir del anlisis de los datos ya que han sido recolectados entre textos, como informes, trabajos de grados y distintas fuentes de consulta. Adems, los Instrumentos constituyen las herramientas de recoleccin y de registro de conceptos y variables de inters para el investigador. Para ello la universidad de Carabobo (1989), establece que un cuestionario de forma cerrada en unas tcnicas de aplicacin que se desarrolla en el trabajo por medio de una serie de preguntas cerradas o diagnosticadas que solo puede ser contestada por un Si o No, y en un

ltimo caso por No Se, o no omitir accin alguna. As mismo los Cuestionarios segn sabino (1997), es un formato con una serie de preguntas relacionadas con el funcionamiento actual de los procedimientos existentes. Estas preguntas formuladas se hacen a los integrantes y todo el personal relacionado con el problema a tratar con fin de detectar las fallas y las ideas de las personas encuestadas. En otras palabras se puede definir como una encuesta realizada acerca del funcionamiento actual de su sistema de informacin y as poder determinar cuales son los problemas que dicho sistema presenta. Anlisis e interpretacin de Datos Cabe destacar que la encuesta es un procedimiento de hacer estudio estadstico es la elaboracin de cuestionarios para encuestar una poblacin o una muestra representativa. Esta tcnica de recopilacin de informacin, fue realizada a los empleados de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. Se obtuvieron los siguientes resultados: En primer lugar se tiene que saber cual es el rendimiento que posee el sistema actual es por ello la siguiente pregunta Considera usted que el sistema actual cumple con las necesidades de la institucin. Para el personal encuestado la siguiente repuesta: este sistema cumple con las necesidades de la institucin pero este presenta algunas deficiencias como lo es la perdida de tiempo y el gran trabajo que este requiere para los procesos. Como se puede observar el sistema actual no cumple con las necesidades de la institucin. Por otra parte, con el resultado obtenido en la pregunta anterior fue evidente que le mencionramos la propuesta de un sistema computarizado a ellos tambin como usuarios, la pregunta fue as: Si se propone a instalar un sistema que se encargue de facilitar este proceso y que a dems sea de fcil uso lo aceptara. De manera tal que, al preguntar a los encuestados que si estaran

de acuerdo en que se instalara un sistema automatizado que facilitara sus operaciones su repuesta fue un rotundo si, ya que ellos consideran que esto es un adelanto a la institucin debido a que, existen computadoras dentro de ella pero que no son usadas con un sistema que agilice los procesos en los cuales existen fallas. Entonces, para indagar un poco mas acerca de la propuesta vino esta pregunta a relucir: Considera usted que un sistema automatizado contribuir a agilizar el proceso de inscripcin de los alumnos en la unidad educativa. Para la totalidad de los encuestados consideran que las inscripciones se agilizaran y que al mismo tiempo esta ser de gran ayuda a la institucin ya que esto ser un adelanto a otros de sus procesos. Finalmente para saber cuanto es el nivel de confianza que tienen ellos con la seguridad que brindan los sistemas automatizados para con ellos, se les pregunto: "Cree usted que la implantacin del sistema favorece la informacin almacenada en la que ya esta se presentara de una manera ms confiable se concluyo que el sistema favorecer considerablemente el respaldo de la informacin ya que la informacin que se almacenara se representara de una manera mas confiable y directa. Lo cual permitir realizar consultas rpidas. Fases del Proyecto Por otra, se eligi este metodologa porque es completa, modificable estructurada es adoptable; as como tambin porque comprende un conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de informacin. Dentro de este marco, es importante sealar que la metodologa utilizada en esta investigacin es la de kendall y kendall (1997), la misma contiene siete (7) fases, de las cuales solo se emplearon cinco (5) primeras, porque estas son las que muestran con variedad los pasos a

seguir para el desarroll de un sistema, comprenden el anlisis, la determinacin de los requerimientos y el diseo del sistema que se propone; conocindose de esta manera las necesidades y exigencias de la organizacin. Ciclo De Vida De Los Sistemas Segn Kendall Y Kendall Identificacin de Problemas, Oportunidades y Objetivos. Determinacin de los Requerimientos de Informacin. Anlisis de las Necesidades del Sistema. Diseo del Sistema Recomendado. Desarrollo y Documentacin de Software. Pruebas y Mantenimiento del Sistema.

Implementacin y Evaluacin del Sistema.

CAPITULO IV
DISEO DE UN NUEVO SISTEMA Objetivos del Sistema Propuesto Demostrar la eficiencia del sistema agilizando lo procesos de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, para que proporcione con certinidad y sin error la informacin solicitada por los usuarios, a travs de un sistema automatizado que cubra con las necesidades de la institucin Sintetizar al mximo el tiempo que se emplea para alimentar y elaborar en el sistema los reportes, para que los mismos se tomen de apoyo en la toma de dediciones, ya que se generara de manera rpida la informacin que se requiera. Crear respaldos de la informacin mediante copia de seguridad, con el fin de proteger los datos al momento de ocurrir cualquier eventualidad. Producir informacin segura y oportuna a travs de reporte de datos que almacena el sistema, debido a que el sistema esta diseado con el propsito de que no exista duplicacin de la informacin. Preparar un nivel de seguridad confiable por medio de contraseas, con la finalidad de prevenir el manejo inadecuado de la informacin. Descripcin del Proceso Actual Para desarrollar cualquier sistema es necesario conocer los procesos y la forma en los que se maneja, la direccin administrativa es la que se encarga de controlar todos los procesos acadmicos que se realizan en la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. En esta

unidad cualquier actividad se hace de forma manual e individualizada, debido a esto, se presenta una serie de deficiencia proporcionada por la cantidad de informacin que all se maneja, como lo son: Proceso de Inscripcin. Emisin de Constancias. Registro de Notas del Alumno.

Proceso de Inscripcin (Actual): El proceso de inscripcin de inscripcin se realiza de la siguiente forma: el representante se dirige al plantel con los documentos requeridos, los cuales son.(Grafico N 3) Preescolar, copia del certificado de vacunas, tres (3) fotos del representante, cuatro (4) fotos del alumno, partida de nacimiento original y copia de la cedula de identidad del representante. Ciclo bsico, cuatro (4) fotos del alumno, cuatro (4) fotos del representante, carta de buena conducta, boleta de promocin, partida de nacimiento original, copia de la cedula de identidad (representante, alumno) y notas certificadas. Despus deben proceder a llenar un formato de identifica la carpeta contenedora de la planilla de registro del alumno la cual es llenada posterior a la misma, la directiva del plantel le entrega la ficha correspondiente de la inscripcin firmada y sellado reglamento interno de la institucin. Emisin de Constancia (Actual): El solicitante se dirige a la direccin de plantel, realiza la solicitud de constancias de estudio, notas y buena conducta; el mismo el mismo es atendido por la secretaria quien toma los datos del alumno para luego elaborarlas; una vez hecha es enviada a la directora que se encarga de junto con el

frmala y sellarla, posteriormente se devuelve a la secretaria para ser entregada al participante. (Grafico N 4) Registro de Notas del Alumno (Actual) En la parte del alumno de primaria la directora entrega a los docentes el plan de evaluacin emitido por el ministerio de educacin y entregados a travs de la zona educativa el cual consta de tres (3) lapsos evaluados cualitativamente a travs del alcance y logros de la competencias, en las dimensiones del ser, saber, hacer, convivir y su nivel de desempeo en cada una de la reas acadmicas. As mismo, los docentes llevan toda esta informacin a un formato que maneja la direccin del plantel y al representante se le entrega un informe al final del lapso con la descripcin del desempeo del alumno y las recomendaciones del docente. Sin embargo, en el ciclo bsico; cada lapso es evaluado independiente y al final del mismo se renen los docentes y la directora para debatir sobre las notas de los alumnos en consejo de maestro, luego el docente procede a llenar los boletines manualmente, lo cuales son entregado a los representantes al final de cada lapso con carcter devolutivo. (Grafico N 5) Descripcin del Sistema Propuesto El sistema propuesto es automatizado lo cual acelera los procesos que se realizan diariamente en la institucin, presentando un nivel de seguridad y solo acceso a personal autorizada, aumentando a la confiabilidad de la informacin y dando respuestas a las necesidades presente en la unidad educativa. De la misma manera, el sistema propuesto es una herramienta de fcil uso que favorecer notoriamente en desempeo de las actividades presentes.

Proceso de Inscripcin (Propuesto): Este proceso comienza de la misma manera llega el representante y se le presenta a la secretaria, esta comienza a cargar los datos del alumno en el sistema y genera de forma inmediata la constancia de inscripcin del alumno creando del su respetiva ficha personal, agilizando este proceso y eliminado las interminables colas. (Grafico N 6) Proceso Llenado de Boletas (Propuesto): Este proceso lo seguirn llevando los profesores cada fin de lapso ellos debern cargar en el sistema la informacin de sus alumnos para que posteriormente se genere la boleta de cada alumno eliminando la perdida de informacin y reduciendo considerablemente los errores que puedan ocurrir. El sistema propuesto traer innumerables beneficios a la institucin, lo cual fortalecer su credibilidad representantes. (Grafico N 7) Estudio de Factibilidad Segn Kendall y Kendall (1997), es un anlisis cuyo fin es determinar que un proceso, diseo, procedimiento o plan, puedan ser cumplidos exitosamente en un periodo de tiempo establecido. La factibilidad del proyecto son las decisiones basadas en los datos recolectados por el investigador por medio de la metodologa seleccionada, los cuales debe ser representado por el analista. Los objetivos de control exigen que para todo sistema que se disee, debe realizarse un estudio de factibilidad, previa definicin de requerimientos para cada una de las opciones revisadas, sugeridas y evaluadas, que comprenden la Factibilidad Tcnica, Operativa y Econmica. con respecto a los

El xito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada uno de los tres aspectos anteriores, el estudio de factibilidad sirve para recolectar datos relevantes sobres el desarrollo de un proyecto y en base a esto tomar la mejor decisin, si procede su estudio, desarrollo o implementacin. Factibilidad Tcnica Representa unos de los elementos ms importantes al momento de desarrollar un sistema de informacin, es determinar las probabilidades del disearlo basndose en los requerimientos del sistema actual, y tomando en cuenta el hardware, software, adems del personal que posee la organizacin y los componentes que debe adquirir para poner en funcionamiento el sistema propuesto. En sntesis, este estudio de factibilidad establece con que va a contar el sistema propuesto para su desarrollo e implantacin, asimismo, su objetivo es mejorar el sistema actual y con la tecnologa disponible en la organizacin, lograr satisfacer las necesidades de los usuarios. De acuerdo con lo expuesto anteriormente, se determino que la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, especficamente en la administracin, cuenta con el hardware y parte de software, que servirn de apoyo cuando se requiere dar inicio al funcionamiento del sistema. A continuacin se detalla especficamente el hardware existente en la institucin. (Tabla N 2, 3, 4,5)

Tabla N 2 Hardware existente en la organizacin. Cantidad 1 Descripcin Procesador Pentium III, Disco duro 20Gb, Memoria 128Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de CD-ROM 24X 1 1 1 Monitor 15 Teclado Mouse

1 Regulador de Voltaje Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2007)

Tabla N 3 Software existente en la organizacin. Cantidad 1 1 Descripcin Licencia Microsoft Windows XP Licencia Microsoft Office XP

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) ????????????????? Tabla N 4 Hardware requerido en la organizacin. Cantidad 1 1 1 1 Descripcin Procesador Pentium IV, Disco duro 80Gb, Memoria 512Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de CD-ROM 52X Monitor Flat 17 Plasma LCD Samsung Cable Usb Impresora Samsung ML 1610

1 Regulador de Voltaje Omega Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 5 Software requerido en la organizacin.

Cantidad 1

Descripcin Licencia Microsoft Visual Studio 6.0

1 Licencia Cristal Report Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Factibilidad Operativa Se requiere a todos aquellos recursos donde interviene algn tipo de actividad (procesos); depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto, involucrado programar si el sistema ser usado una vez instalado. Por esto, es importante que los usuarios estn de acuerdo con los cambios que se realizan en la implantacin del sistema debido a que ellos son quienes poseen los conocimientos sobes las limitaciones actuales del mismos y los problemas que este ocasiona. En este sentido, se comprob que el personal que elabora en la unidad educativa, se encuentra capacitado para el manejo del sistema propuesto, lo que permitir el funcionamiento ptimo del mismo. Claro esta que se estimara en el primer mes un curso de capacitacin de tres (3) das a la semana una hora para que el sistema rinda al cien por ciento (100%) de su capacidad. El personal que manejara el sistema ser solo los del personal administrativo que se encuentran relacionados con el departamento de control de estudios los cuales son (5): el Director, la Subdirectora, la Secretaria, un coordinador del rea.

Factibilidad Econmica

Es aquella que estudia los recursos econmicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los recursos bsicos que deben considerarse, tales como: el hardware el software, mobiliario, recursos humanos, mantenimientos, gastos generales y adiestramiento. Por esta razn, un sistema puede ser factible desde el punto de vista tcnico y operacional, pero sino lo es econmicamente para garantizar la organizacin no puede ser implantado. Las cuestiones econmicas y financieras formuladas por los analistas deben incluir el costo de llevar a cabo la investigacin completa de sistemas, el costo del hardware y software para la ampliacin, beneficio en la forma de reduccin de costos o de menos errores costosos, el costo si nada sucede (si el proyecto se lleva a cabo). Tambin, es indispensable instalar los gatos provenientes del sistema a desarrollar, as como los beneficios del mismo. Dependiendo de los resultados de este estudio se determinara si se continua o no con el proyecto. A continuacin se pueden reflejar los costos que acarreara el sistema para su puesta en marcha desde el punto de vista econmico

Tabla N 6 Inversin inicial del sistema.

Cantidad 1

Hardware Descripcin Procesador Pentium IV, Disco duro 80Gb, Memoria 512Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de CD-ROM 52X

P/U 1.350.000

Sub-Total 1.350.000

1 1 1 1 1 1 1 1

Monitor Flat 17 Plasma LCD Samsung Impresora Samsung ML 1610 Regulador de Voltaje Omega Cable Usb Software Licencia Microsoft Visual Studio 6.0 Licencia Cristal Report Suministro Tonel de Tinta Negra Resma de Papel

599.000 230.000 41.500 7.000 350.000

599.000 230.000 41.500 7.000 350.000

300.000 11.000 Total

300.000 11.000 2.697.500

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Anlisis Costo Beneficio El anlisis costo-beneficios se refiere a todos los gastos causados para desarrollar un sistema de informacin y hacerle su debido mantenimiento, adems se debe reflejar los siguientes beneficios econmicos obtenidos del mismo, este punto tambin describe los beneficios tangibles e intangibles del proyecto. A su vez, permite la comparacin del sistema actual con el sistema propuesto, reflejando la implantacin o no del sistema, este se puede observar por medios de los grficos desde el N 6 hasta el N 11, el retorno de la inversin y la proyeccin de la recuperacin de la inversin, la cual se realizara para cinco (5) aos.

__________________________ Tabla N 7 Costos Operativo del Sistema Propuesto. Cantidad Descripcin 1 Mantenimiento del Hardware 1 5 1 Mantenimiento del Software Suministro Resma de Papel Tonel de Tinta Negro 11.000 300.000 Total Anual 55.000 300.000 655.000 P/U 150.000 150.000 Sub-Total 150.000 150.000

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Tabla N 8 Costos Operativo del Sistema Actual. Suministro Cantid ad 24 12 12 12 24 10 10 120 Descripcin Hojas (Resma) Bolgrafos (Cajas) Carpetas (Cajas) Corrector (Cajas) Grapas (Cajas) Lpiz (Cajas) Cinta Maquina Horas Extras P/U 11.000 5.400 16.000 2.000 2.800 6.500 7.000 8.000 Total Anual Sub-Total 264.000 64.800 192.000 24.000 67.200 65.000 70.000 960.000 1.707.000

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 9 Beneficios de Sistema Propuesto

Beneficios Tangibles Ahorro en Suministros Ahorros en horas Extras

Total 652.000 960.000 Total Anual 1.612.000

Beneficios Intangibles Eficiencia Mayor Confiabilidad y seguridad en la Informacin Mayor Capacidad de Almacenamiento Reduccin de Espacio Actualizacin Constante de la Informacin Veracidad de la Informacin Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 10 Costos del Sistema Propuesto. Sistema Propuesto Ao 1 Costo del S.P Benefici 3.352.500 Ao 2 746.700 Ao 3 851.238 Ao 4 Ao 5

970.411,32 1.106.268,90 2.388.248,9 2.722.903,7

1.612.000 1.837.680 2.094.955,2 o del S.P Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 11 Costos del Sistema Actual. Sistema Actual Ao 1

Costo del S.A

Ao 2 2

Ao 3 2.218.417, 6

Ao 4 2.528.995,

Ao 5 2.883.054,9

1.707.000 1.945.980

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Por otra parte, se procede a calcular el retorno de la inversin, que no es ms que el ao en que se recupera el total del dinero invertido para la implantacin del sistema propuesto, as como para inicial a partir de que ao se empieza a obtener las ganancias del mismo.

Tabla N 12 Retorno de la Inversin. Ao 1 2 3 Costo S.P 1.918.000 746.700 851.238 Beneficios del S.P 1.612.000 1.837.680 2.094.955,2 Diferencia Acumuladas -306.000 784.980 2.028.697,2 3.446.534,78 5.063.169,58

4 970.411,32 2.388.248,9 5 1.106.268,90 2.722.903,7 Fuente: Jimnez M. Veloz Edixon (2007)

Grafico N 2 Retorno de la Inversin.

4.000.000 3.500.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 0 1 2 3 4 Sistema Actual 5

Sistema Propuesto

Fuente: Jimnez M. Y Veloz E. (2007) Descripcin del Software Windows XP: representa la plataforma en la que trabaja el sistema propuesto en lo que se refiere al lenguaje de programacin se utilizara Microsoft Visual Basic 6.0 Edicin Empresarial, ya que esta edicin proporcionara un conjunto completo de herramientas para desarrollar soluciones para terceros adems cumplen con los requisitos que el programador necesita y ofrece mayor versatilidad, ofreciendo modernismo y seguridad en el trabajo. Microsoft Visual Basic 6.0: es una de las herramientas mas utilizadas del marcado para el desarrollo de aplicaciones Windows. Permite as realizar aplicaciones potentes y flexibles de forma rpida y sencilla, gracias a la facilidad de manejo es su entorno de desarrollo. Adems, una de las Principales ventajas es que permite disear la interfaz con el usuario mediante la manipulacin con el Mouse, de una serie de objeto visible en la pantalla, de hecho es posible desarrollar aplicaciones completas con un mnimo instrucciones de cdigo de programacin. Aun cuando, en la mayora de los lenguajes de programacin se comete un error al escribir el cdigo el compilador lo intercepta cuando comienza a compilar la aplicacin debe encontrarlo, corregirlo, y comenzar de nuevo con el siclo de vida del compilador, repitiendo el proceso de cada error encontrado. Visual Basic interpreta el cdigo a medida que lo escribe, interceptando y resaltando la mayora de los errores de sintaxis en el momento.

Microsoft Access: es una base de datos relacionada ya que pueden definir relaciones entre distintas tablas de datos contenidas en estay se pueden llevar a cabo bsquedas completas y para producir informes detallados. Otras caractersticas que lo hace ms eficaz en la utilizacin de ndices para localizar con rapidez el registro que se esta buscando. Es decir, Access es algo ms que una base de datos tambin es un ambiente completo de desarrollo de aplicaciones que incluyen objetos que le dan capacidad para elaborar una aplicacin completa el componente mas obvio de una base de datos es el objeto tabla donde se conservan almacenados los verdaderos datos.

Determinacin de Requerimientos Segn Kendall y Kendall (1997), es un estudio exhaustivo que se realiza sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin, el mismo debe hacerse en forma especfica y detallada para que la informacin suministrada sea veraz y de fcil compresin; para ello se debe realizar una serie de documentos que cumplan con cierta caractersticas donde se reflejen los datos recopilados. En consecuencia, para el correcto funcionamiento y buen desempeo de los procesos de un sistema automatizado es de vital importancia la captura de datos, la validacin de los mismos y la elaboracin de reportes bien clasificados y sin ningn error. Dentro de este marco, se enumeran los requerimientos de que se pueden esperar de un sistema y que representan la base y sustento del desarrollo de la propuesta, entre ellos se encuentra los Requerimientos de Entrada, Almacenamiento y Salida. Requerimientos de Entrada

Representan el enlace que une al sistema de informacin con el mundo y sus usuarios. Para cada tipo de entrada se debe especificar la fuente, los elementos de datos que contienen, el mtodo de captura, los procedimientos y controles se su edicin y validacin necesaria. Sin datos de entrada no hay proceso y, por consiguiente, no habr tampoco una informacin de salida. Los mismos pueden verse reflejados en las tablas N 13 hasta la N 20.

Tabla N 13 Datos del Alumno.

Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Alumno Datos Cdigo del Alumno Nombre del Alumno Cedula del Alumno Direccin del Alumno Edad del Alumno Fecha Nacimiento del Alumno Nacionalidad Sexo del alumno Cdigo del Representante Cdigo de la Seccin Estatus del Alumno Ao Escolar Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 14 Datos del representante. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario Descripcin: Datos del representante Datos Cdigo del Representante Nombre del Representante Cedula del Representante Estado civil Nacionalidad del Representante Telfono del Representante Direccin del Representante Sexo del representante Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Tabla N 15 Ao Escolar. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Ao Escolar Datos Ao Escolar Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 16 Datos del Director. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Director Datos Ao Escolar Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 17 Datos del Personal Docente. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Personal Docente Datos Cdigo del Personal Nombre del Personal Cedula del Personal Cargo del Personal Telfono del Personal Direccin del Personal Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 18 Datos los Grados. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario Descripcin: Datos los Grados Datos Cdigo del Ao Descripcin del Ao Statu Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 19 Datos de la Seccin. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos de la Seccin Datos Cdigo de Seccin Descripcin de Seccin Cdigo del Ao Statu Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 20 Datos del Usuario. Requerimiento de Entrada Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Usuario Datos

Usuario Clave Derechos Statu Descripcin Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Requerimiento de Almacenamiento La finalidad de estos requerimientos es almacenar o guardar la informacin que se encuentra en el sistema, con el propsito de que la misma se recopile en la base de datos cuando el usuario lo requiera, permita la recuperacin o registro de datos de entrada o salida de una manera ms rpida y efectiva. Para tal efecto, se utilizara un disco duro en el cual se recopilara la informacin que contiene la base de datos, as como tambin unidades de almacenamiento para el respaldo de los formatos pertenecientes al sistema, los cuales se especifican en las tablas que se presentan a continuacin desde N 21 a la N 26.

Tabla N 21 Datos de los Materias Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos de los Materias Datos Cdigo de Materias Descripcin de materia Cdigo del Ao Statu Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 22 Datos del Alumno. Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Alumno Datos Cdigo del Alumno Nombre del Alumno Cedula del Alumno Direccin del Alumno Edad del Alumno Fecha Nacimiento del Alumno Nacionalidad Sexo del alumno Cdigo del Representante Cdigo de la Seccin Estatus del Alumno Ao Escolar Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 23 Datos del Representante Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Representante Datos Cdigo del Representante Nombre del Representante Cedula del Representante Estado civil Nacionalidad del Representante Telfono del Representante Direccin del Representante Sexo del representante Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 24 Datos del Personal Docente. Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos del Personal Datos Cdigo del Personal

Nombre del Personal Cedula del Personal Cargo del Personal Telfono del Personal Direccin del Personal Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Tabla N 25 Datos Del Ao Escolar Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos Del Ao Escolar Datos Ao Escolar Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 26 Datos de la Seccin. Requerimiento de Almacenamiento Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Datos de la Seccin Datos

Cdigo de Seccin Descripcin de Seccin Codigo del Ao statu id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Requerimientos de Salida Es aquella informacin que una vez procesada y/o almacenada es requerida por los usuarios a manera de consulta o para brindar soporte a algn proceso en especfico. Esta informacin puede ser presentada en diferentes formatos a gusto del analista o el que ms se adapte al tipo de datos. Los mismos se pueden observar en las siguientes tablas N 28-29.

Tabla N 27 Datos de Buena conducta. Requerimiento de Salida Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Impresin Datos de Buena conducta Datos Cdigo del Alumno Nombre del Director Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 28 Datos de la Constancia de Estudio. Requerimiento de Salida Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Impresin Datos de la Constancia de Estudio Datos Cdigo del Alumno Nombre del Alumno Cedula del Alumno Fecha Actual Nombre del Director Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 29 Datos de Reporte de Notas. Requerimiento de Salida Determinacin de Requerimiento Fuente: Usuario Descripcin: Impresin Datos de Reporte de Notas Datos Cdigo del Alumno Cdigo del Ao Cdigo de la Materia Primer Lapso Segundo Lapso Tercer Lapso

Nota Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007) Carta Estructurada Es una forma de mostrar el men del sistema propuesto para una mejor visin del diseo del men del sistema propuesto se muestra a continuacin de manera acorde al del sistema propuesto (Grafico N 2). En palabras no tcnicas, se puede decir, que es aquel grafico donde podemos visualizar los elementos, las herramientas y acciones que contiene el sistema propuesto. (Grafico N 8)

Diseo Modular El diseo modular es lo que deriva de la llamada carta estructurada, mejor dicho el men del sistema propuesto, cada modulo del men posee otros procesos que derivan de el, de esto trato el diseo modular, de la explicacin de cada uno de los mdulos. (Grafico N 9 hasta 13) Diseo de Bases de Datos Segn Kendall y Kendall (1997), una base de datos es la agrupacin de la informacin que documenta el contenido de cada flujo de almacenamiento de las mismas dentro del sistema. Por otra parte, las

bases de datos dinmicas es la informacin almacenada que se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc. Diccionario de Datos Un diccionario de datos contiene las caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que estamos programando, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Estos diccionarios se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto

Tabla N 30 Se Ingresan los Alumnos. Diccionario de Datos Fuente: Usuario Destino: Sistema Requerimiento: Entrada Descripcin: Se Ingresan los Alumnos Datos Codalum Nomalum Cedalum Fchnac Edaalum diralum Descripcin Cdigo del Alumno Nombre del Alumno Cedula del Alumno Fecha Nacimiento del Alumno Edad del Alumno Direccion del Alumno

nacalum sexalum codrep codsec statu

Nacionalidad Sexo del alumno codigo del Representante codigo de la seccion statu

id id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 31 Se Ingresan los Datos del Personal Docente. Diccionario de Datos Fuente: Usuario Destino: Sistema Requerimiento: Entrada Descripcin: Se Ingresan los Datos del Personal Docente Datos Descripcin

Codper Nomper Cedper cargo telper dirper statu

Cdigo del Personal Nombre del Personal Cedula del Personal Cargo del Personal Telfono del Personal Direccin del Personal statu

id Id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Cuadro N 32 Se Ingresan las Materias. Diccionario de Datos Fuente: Usuario Destino: Sistema Requerimiento: Entrada Descripcin: Se Ingresan las Materias Datos Codmateria Descmateria codao statu Descripcin Cdigo de Materias Descripcin de materia Cdigo del Ao Statu

id id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Cuadro N 33 Se Ingresan las Secciones. Diccionario de Datos Fuente: Usuario Destino: Sistema Requerimiento: Entrada Descripcin: Se Ingresan las Secciones Datos Codsec Descsec Codazo Statu Descripcin Cdigo de Seccin Descripcin de Seccin Codigo del Ao statu

id id Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Seguridad del Sistema Principalmente, para los jvenes diversos sistemas de informacin es de gran importancia el nivel de seguridad, ya que garantiza el resguardo de la informacin manejado dentro de la organizacin y en cualquiera de sus departamentos. Por otro lado, el usuario encargado del manejo del sistema contaba con valiosas herramientas que le ofrecer seguridad y privacidad con el soporte de la informacin almacenada debido a la aplicacin de clave de acceso de acuerdo a una jerarqua, permitiendo el acceso o no a la informacin y evitando posibles modificaciones o alteraciones por externos se clasifica en dos tipos entre los tipos de seguridad tenemos: Seguridad Lgica

Este tipo de seguridad parte del uso de claves de acceso, las cuales sern utilizadas por la utilizacin directa del sistema sin embargo las contraseas son utilizadas en forma libre en muchas organizaciones. La seguridad lgica del sistema esta conformado por el modulo de justificacin de acceso, el cual comprende de dos claves un login y por ultimo un password. Este password no esta a la vista, sino que aparece una serie de caracteres segn la longitud de la clave reconocindola por el smbolo (****). Por esto, la clave de acceso a su vez se divide en niveles. El nivel uno esta a cargo del administrador el cual tiene acceso a todas los mdulos con la facilidad de realizar cualquier operacin es decir tiene acceso a todos los mdulos del sistema, el nivel dos tendr acceso a los niveles de el usuario en si es decir no podrn asignar ni adulterar la informacin ya existente.

Seguridad Fsica Para evitar la situacin de prdida de informacin dentro del departamento se deben verificar frecuentemente los equipos de almacenamientos y para obtener una mayor seguridad se debe tener respaldo de dicho datos. As mismo, tales respaldos deben almacenarse en unidades de disquete tres y medio (3) de capacidad de uno punto cuarenta y cuatro (1.44) MB y para mayor seguridad en unidades de almacenamiento Pen Driver y CD. Los respaldos deben identificarse inmediatamente que se extraiga de la unidades de copiado y depositado en lugares fuera de peligros. Las unidades de respaldo deben estar ubicadas en lugares fijos o de poco movimiento para evitar problemas de prdida de informacin o

errores en caso de auditoria y as tambin garantizar a la institucin en general que la informacin que se maneja esta segura y respaldada.

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusin La finalidad de la presente investigacin, estuvo dirigida al logro de una meta principal que fue Diseo de un Sistema Automatizado Para el Control de Notas de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, en esta aplicacin se integraron las tcnicas de recoleccin de datos que permitieron detectar las fallas existentes derivadas de los procesos manuales que posee actualmente la institucin, resultados que sirvieron para el levantamiento del diseo del sistema.

Por lo tanto, para el diseo del estudio la metodologa utilizada para disear el sistema fue la del Anlisis y Diseo de Sistema de Kendall y Kendall; ya que cumple con los objetivos previamente establecidos para el desarrollo eficiente del sistema. As mismo, mediante los flujogramas de procedimientos, se establecieron los procesos del sistema actual, lo que permiti visualizar y discernir en cuanto al flujo o interrelacin de dichos procesos, determinado sobre la base de esto los procesos que abarcaran el nuevo sistema. Sin embargo, se desarrollo el sistema mediante la utilizacin del lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, tomando en cuenta su adaptabilidad y flexibilidad para el manejo de las bases de datos y su ambiente grafico que resulta bastante amigable para el usuario final. Debido a que, los avances tecnologas ofrecen hoy en da una mayor calidad al os usuario ya que a travs del sistema automatizado se pueden ordenar de forma rpida y acelera la informacin, contando con respaldo de la misma y obteniendo informacin confiable y precisa, que puede ser modificada en cualquier momento. Por consiguiente, la sistematizacin viene a cumplir un papel muy importante en el mundo de la organizacin ya que sus operaciones entran en un solo punto que el funcionamiento del sistema propuesto que solucionara la problemtica cotidianas de la empresa para mayor estabilidad econmica y social de la misma.

Recomendaciones Con la finalidad de optimizar la utilizacin de sistema propuesto se plantea las siguientes recomendaciones: Implantar el sistema de informacin desarrollado para la unidad educativa san Jos de los chorritos, para que con el procesamiento de los datos sean mas eficiente y seguro. Capacitar al personal usuario (nuevo), para que este maneje el sistema y as evitar errores u ocasionar informacin equivocada, a travs de un taller de adiestramiento, de que se puede hacer y que no dentro del sistema automatizado.

Permitir clave de acceso solo a personas involucradas, para que as solo tengan acceso a la informacin solo aquellas personas que tengan autorizacin y capacitamiento para ejecutar alguna accin y no ocasionar problemas de perdida o deterioro de la informacin.