2011

Manual de Apego Emocional

Diplomado en Reclutamiento y Seleccin Gabriela Lineth Montenegro 8-812-2222

Plan de Acogida o Bienvenida de un Nuevo Empleado El Plan de Acogida tiene como objetivo planificar la incorporacin, sociabilizacin y el seguimiento de los nuevos profesionales que se incorporen a una organizacin. El proceso de seleccin no termina hasta que esa persona est totalmente integrada en la empresa al 100%. Pensar que la seleccin finaliza con la firma del contrato es un error. El plan de acogida debe reconocer las necesidades personales del nuevo empleado, como es la conciliacin de la vida personal y laboral, aunque todava son pocas las que se fijan en este aspecto, algo a mejorar desde el punto de vista empresarial. Proceso de Reclutamiento y Contratacin Los medios utilizados para el Reclutamiento son importantes para la imagen de la empresa, pues es la primera impresin que el candidato tendr sobre la empresa. Una pgina web y las redes sociales para la publicacin de las vacantes son el ltimo grito en el mercado laboral. Incluir informacin en la pgina web de la empresa tal como su cultura, productos, servicios, innovaciones, etc. El reclutamiento a travs de una pgina web es de gran ayuda ya que se le puede enviar a los aplicantes alarmas sobre posiciones disponibles en su rea de inters, esto mantiene un contacto con los aplicantes sean contratados o no. Mantiene el inters en la empresa. Claro es que el candidato puede llegar a decepcionarse si no es considerado para ninguna vacante. Tambin le permite a la empresa tener una gran base de datos. Una vez el perfil del candidato es elegido para una vacante el departamento de Reclutamiento o RRHH es el encargado de hacer contacto con l. Es preferible que este contacto sea por telfono en lugar de por correo electrnico. Es una oportunidad para los reclutadores para venderle la empresa al candidato y programarle su entrevista. Hablarle sobre la organizacin, beneficios, ambiente laboral, sus funciones dentro de la posicin, premios y ranking de la empresa. Puede enviarse a cada candidato seleccionado para una entrevista un email con informacin sobre la empresa. La entrevista viene a ser nuestro tercer contacto. Es importante que le facilitemos todos los detalles previos a la entrevista: Direccin, hora, fecha, posicin, entrevistador y su cargo. Definir si esta ser por telfono, en persona o videoconferencia, adjuntar los detalles necesarios para cada tipo de entrevista y asegurarse de que el candidato los

Semanas Previas

entienda para llevar a cabo con xito dicho proceso. Brindarle al candidato toda la flexibilidad referente al horario y tipo de entrevista. Esto le har sentir al candidato que es valorado desde ya por la empresa. Cuando el candidato haya sido seleccionado por el gerente para la vacante, debemos comunicarnos con l y hacerle la oferta laboral. Es importante ofrecerle todos los beneficios disponibles (seguro mdico, clnica, horarios flexibles, bonos, reconocimientos, transporte, viticos, descuentos en productos y/o servicios de la empresa, descuentos en otros comercios, programas de becas de estudio, entre otros.) Una vez este acepte la mismo tanto el departamento de Reclutamiento como el gerente deben darle la Bienvenida. Ambos pueden hacerlo por correo o por telfono. El proceso de contratacin digitalizado le ofrece muchas ventajas a los planes de acogida debido a que evitan el papeleo durante el primer da de trabajo, pueden hacerse inducciones previas al empleado y , revisar sus referencias laborales, realizar los exmenes de salud y/o antidrogas. Todo esto se trabaja con diferentes empresas pero los resultados se registrarn en la base de datos del proceso de acogida del candidato. Un proceso de acogida digitalizado funciona bsicamente con la creacin de una firma digital por parte del nuevo empleado y este cumplir paso a paso el proceso. La empresa puede manejar todo el papeleo interno y con el Ministerio de Trabajo, Caja de Seguro Social e instituciones implicadas en la contratacin de un nuevo empleado sin la necesidad de que el empleado tenga que ir a la empresa, hacer tramites o firmar numerosos papeles. Culminado el proceso de contratacin satisfactoriamente se determina la fecha de inicio del empleado. El empleado recibe un email de Bienvenida del sistema. La asignacin de un da especifico de la semana como primer da para todos los nuevos empleados facilita mucho el proceso debido a que hay que coordinar con diversos departamentos: Seguridad, Recursos Humanos, y el departamento donde trabajar. El sistema de onboarding le enva emails al gerente acerca del avance del proceso de su nuevo

colaborador. Finalizado el proceso le notificara la fecha de inicio del candidato. Es responsabilidad del gerente iniciar la preparacin para la Bienvenida del nuevo empleado. Preparacin Previa a la Bienvenida Mientras llega la fecha de inicio existente diversas tareas previas: 1. Comunicarle al empleado el sentimiento de satisfaccin por tenerle en la organizacin. Una llamada de bienvenida puede cumplir este objetivo. 2. Coordinar y asignarle su tutor para el proceso de integracin. 3. Configurar su cuenta de Email. 4. Preparar el espacio fsico (cubculo, silla, oficina, escritorio, armario, areo, etc.) 5. Acceso a la red Interna y a los programas y herramientas a utilizar. 6. Solicitar su carne organizacional y accesos necesarios. 7. Hacer sus tarjetas de presentacin de ser necesario, aplica para los candidatos Senior. 8. Solicitar al departamento de IT su computadora o laptop, telfono y celular. Configurar su cuenta y contrato. 9. Informarle a todo el equipo de la nueva integracin, de las tareas que va a desempear y de la presentacin formal. Los propios compaeros del recin llegado son uno de los pilares para que el candidato se encuentre emocional y socialmente bien en la empresa. Pero sin duda es el superior o responsable del rea el que cuenta con mayor responsabilidad. Lo ms importante es que debe haber una claridad absoluta en cuanto al puesto que desempea esa persona, al rol que ocupa, al nivel jerrquico al que pertenece, la dependencia jerrquica, etc. Esta informacin debe ofrecerse tanto antes como durante su propia integracin y el superior ha de confirmar que queda claro no slo al nuevo empleado sino a todos los integrantes del departamento.

Semana 1

Bienvenido a Bordo! El primer da deben resolverse y explicarse todas las cuestiones legales, de orden y de funcionamiento interno. Debe firmar su contrato laboral, pliza de seguro y acuerdo de confidencialidad. Reunin de Bienvenida: En dicha reunin deben estar presentes el reclutador, el tutor asignado y, en funcin del rango de la persona que se incorpora y de las caractersticas de la empresa, debera estar presente, incluso, la Direccin General o el mximo responsable de la unidad de negocio correspondiente. En el caso de que el jefe directo no se encuentre en el mismo pas se debe coordinar una videoconferencia. Concluida la reunin el gerente del rea debe llevarlo a su departamento: 1. Presentarles a los miembros de su nuevo equipo. Dicha presentacin puede hacerla cada colaborador personalizada al menos debe incluir su nombre, posicin y funciones, tiempo en la empresa y algn detalle personal que quiera comentar. 2. Mostrarle su rea de trabajo y entregarle todo su equipo de trabajo. 3. Paseo/Gua por toda la empresa, indicndole donde estn ubicados los baos, cafetera, ATM, otros departamentos, salones de reuniones y salidas de emergencia. 4. Entregarle artculos promocionales de la empresa para su oficina y uso personal (tazas, sweaters, gorra, lapicero, portafolio, entre otros) y tiles de oficina (bolgrafos, lpices, engrapadora, cinta adhesiva, etc.). 5. Compartir con todo el equipo una comida, esta puede ser el almuerzo o la cena al finalizar la jornada. Induccin Es necesario que el empleado tenga una visin global de la empresa, de las estructuras y de los procesos, de los responsables y de los recursos. Los aspectos relacionados con la cultura empresarial y organizativa de la empresa, es decir:
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Modelo de negocio Forma de organizacin Cultura de la empresa: Misin, Visin y Valores Organigrama, departamentos y funciones.

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Cdigo de tica Reglamento Interno Gestin estratgica y operativa: Introduccin al Plan Estratgico Objetivos, prioridades y proyectos estratgicos en los que la empresa est inmersa. Lneas de negocio Cartera de Productos/Servicios Tipologa y segmentacin de clientes Procedimientos internos Canales de comunicacin (internos y externos) Tipos de reuniones, objetivos, estructura y funcionamiento de las mismas. Documentacin adicional: Memorias de Gestin, informes Conocimiento de los partners estratgicos de la empresa y adquisiciones. Seguridad y Facilities. Beneficios y Compensacin Seguro Mdico

Toda esta induccin puede tomar varios das dependiendo del tamao de la empresa. Es importante que el primer da el colaborador no se sienta abrumado por captar toda esta informacin. Programar cada uno de los temas con el especialista o encargado dentro de la empresa.

Formacin La segunda semana de onboarding el empleado debe dedicarse a la creacin de conexiones y aprendizaje del mercado y su posicin. 1. Conocimiento del mercado en el que opera la empresa y del producto y/o servicios. o Situacin del mercado, principales agentes y tendencias sectoriales o Principales competidores o Principales proveedores y marcas ms destacadas o Formacin de producto 2. Formacin especfica para el puesto o Estructura del departamento al que se incorpora o Objetivos del departamento Generales Anuales o Actividades principales o Procesos de trabajo del departamento o Conocimiento de las herramientas de comunicacin interna y aprendizaje de su manejo. o Gua de todos los software a utilizar. o Procesos de reporting de actividad o Reuniones con cada departamento relacionado a su departamento actual. o Programas formativos (presenciales y online) o Formacin in situ Visitas programadas (a fbricas, delegaciones, puntos de venta, etc., segn corresponda) Visitas programadas a clientes Toda esta formacin puede ser dividida para que cada miembro del departamento colabore con la induccin; esto cumplir con dos objetivos; la interaccin con sus compaeros y conocer las funciones de ellos. Networking 1. Identificar a los lderes de cada departamento. 2. Interactuar con su tutor, compaeros, supervisor y los departamentos de apoyo. 3. Programar reuniones bisemanales con su jefe y semanales con su tutor.

Semana 2

Semana 3

Integracin con el Equipo 1. Participar en la confeccin del plan de accin del departamento. 2. Establecer su participacin en proyectos de ayuda al cumplimiento de las metas de equipo. 3. Elaborar su plan de desarrollo individual y objetivos alineados a la estrategia de la empresa y del departamento. 4. Programar un almuerzo con cada miembro del equipo. Durante esta semana el empleado puede empezar a realizar sus funciones bajo la supervisin y apoyo de su superior y compaeros. Rotacin por Diferentes Departamentos Esta es una tcnica dirigida a futuros directivos de la empresa y tiene carcter opcional para la empresa. Es conveniente que este proceso se inicie desde los puestos ms bsicos y llegue hasta el puesto de responsabilidad del nuevo empleado, ascendiendo a travs del organigrama funcional es espiral, es decir, por diferentes funciones y departamentos.

Retroalimentacin Reunirse con su tutor a fin de evaluar la integracin y adaptacin durante los primeros 30 das. Revisar:
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Semana 4

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Su experiencia en el proceso de reclutamiento y onboarding. Integracin y relacin con su superior, compaeros. Problemas de tecnologa, con los equipos o softwares; falta de conocimientos o herramientas. Las metas individuales y su avance para medir su compromiso. Necesidades no satisfechas. Algn tema, situacin o asunto que le moleste, lo tenga estancado o incmodo.

Concluida esta reunin debe establecerse el plan de acciones a fin de corregir y/o mejorar cualquiera de las aristas que no est al 100%. Evaluacin La evaluacin del candidato sirve para identificar los posibles problemas e irregularidades que se hayan podido producir en los primeros momentos de la integracin y servirn para solucionarlos ms adelante. Sirve para identificar la validez del candidato y su adecuacin al puesto. Se trata de un proceso desarrollado en distintas fases. Se hace un seguimiento exhaustivo recibiendo las impresiones del trabajador y del cliente o de su responsable directo. Llegados a esta fase, si el proceso ha sido satisfactorio y la evaluacin favorable, podremos decir que el proceso de acogida ha finalizado y que el empleado ya se encuentra plenamente integrado en la organizacin.