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FOSIT

PROGRAMA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SIS TEMA FORTALE CIMIENTO TE MA DE INFORMACION FINANCIE RA TERRITORIAL TE RRITORIAL

MATRIZ DE RIESGOS DEL PROGRAMA FOSIT


Con base en la Gua para la administracin del riesgo remitida por la Oficina de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, se han establecido los siguientes riesgos para el Programa:

N o 1.

Riesgo No implantacin del SGFT

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Entidades que no Alto se beneficiarn de los resultados del Proyecto desde el punto de vista tecnolgico y estructural, que afecten la calidad de la informacin y el impacto general del proyecto a nivel nacional Perdida de credibilidad de las entidades piloto

Recursos financieros limitados de las Entidades Territoriales Reasignacin de prioridades por iniciativa de la EETT Cambio de destinacin de los recursos por lineamiento estratgico nacional o regional

Se mantiene actualizado el Media plan de dotacin y apoyo tecnolgico bsico para las Entidades Territoriales Se recomienda a las EETT la apropiacin recursos requeridos para la sostenibilidad del sistema

Retraso en la salida en productivo del SGFT en la Primera Entidad Incumplimiento de los tiempos por parte de la firma Incumplimiento de los compromisos por parte de la Primera entidad

Se hace seguimiento permanente por parte del FOSIT a la firma implantadora y a las EETT

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Cambio de Alcaldes o Gobernadores, o los Secretarios de Hacienda de las Entidades Territorial piloto del SGFT

Se verifica el cumplimiento de los otros al Convenio Interadminsitrativo entre MHCP y cada EETT Se promueve celeridad en la expedicin de los actos administrativos relacionados con el proceso de implantacin Se ha procurado que los equipos de las EETT interioricen los beneficios, alcance y avances del FOSIT a Gobiernos Territoriales entrantes

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Cambios de funcionarios lderes de los procesos en las Entidades Territoriales piloto del SGFT

Se verifica que los funcionarios tengan conocimiento sobre los beneficios de la nueva herramienta para la organizacin y para los funcionarios Se ha recomendado a los Gobernantes de las EETT que el equipo de proyecto este conformado preferiblemente por funcionarios de carrera y que se procure por la continuidad de los mismos en la entidad

5.

No utilizacin del SGFT

La sostenibilidad de los resultados del proyecto en las Entidades Territoriales puede variar dependiendo de las condiciones polticas y legales

Que debido a Alto condiciones legales y/o polticas el SGFT no sea utilizado o sea reemplazado por algn otro software

Falta de voluntad poltica y compromiso de las EETT Falta de funcionarios capacitados en las EETT para el adecuado manejo del sistema Mantener el o los sistema(s) anteriores en funcionamiento

Baja Se han propuesto alternativas viables para que los Gobernadores garanticen la continuidad de los funcionarios capacitados Se ha recomendado que se apaguen los sistemas actuales una vez el SGFT salga en productivo

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N o 6.

Riesgo Implementaci n extempornea del SGFT

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo Retiro de EETT piloto Los directivos de las entidades toman la decisin unilateral de aplazar la salida en productivo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Mayores costos de Alto


consultora de implantacin por posibles retrasos Retiro de EETT piloto

Se hace vigilancia del cumplimiento del cronograma de implantacin Se promueven los beneficios asociados con la implantacin del SGFT. Visitas a las EETT Se presentan los beneficios, alcance y avances del Programa al nuevo Gobierno Se involucra al Viceministro, una vez inicie su Gobierno

Media

Cambio de

funcionarios y prioridades en el Gobierno Central

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

La naturaleza cambiante de la legislacin colombiana en materia de finanzas pblicas Las decisiones en materia normativa no consultan las recomendaciones tcnicas para la mejor gestin financiera pblica Decisiones contrarias a las buenas prcticas bajo el argumento de autonoma administrativa y presupuestal de las EETT

Estandarizacin del modelo de gestin financiera pblica de las EETT piloto Vigilancia de la normatividad aplicable Adopcin de un sistema altamente parametrizable

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N o 9.

Riesgo Incumplimient o de los objetivos del programa por falta de recursos

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Alto Resultados negativos en el monitoreo de los indicadores del programa Sanciones legales Pierdan los recursos invertidos por la Nacin Perdida de imagen y credibilidad para prstamos futuros Perdida de imagen ante los EETT Que no se pueda mejorar la gestin en las EETT Que no se cuente con el flujo nico de informacin ni una nica base de datos

No inclusin de los recursos en la Ley de Presupuesto No aprobacin de reembolso por parte del BID Demoras en los procesos de asignacin de recursos Disminucin del rubro de inversin del Gobierno Programacin de los recursos en el PAC

Se atiende oportunamente los requerimientos de la oficina de planeacin del MHCP para la programacin del anteproyecto de presupuesto Se presentan oportunamente as solicitudes de reembolso al BID

Baja

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo Demoras en el cierre por falta de claridad o presencia de inconsistencias sobre la ejecucin de los recursos asignados al Programa

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo Inconsistencias en la conciliacin de cifras PNUD-BID-FOSIT Falta de claridad en los procedimientos para el registro de las operaciones del programa Falta de oportunidad de la informacin de PNUD Retraso o no inclusin de los ajustes solicitados por parte del Programa

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

10 Inoportunidad . en el cierre financiero del programa

Retraso en la liquidacin del crdito

Alto

Conciliacin trimestrales con el PNUD Aplicacin de procedimientos para el registro de las operaciones del Programa PNUD-FOSIT

Baja

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo Este riesgo esta asociado con la perdida fsica de los documentos, extravo de los mismos o inadecuada aplicacin de los procedimientos de archivo.

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo Poca claridad en las responsabilidades para el manejo de la informacin Procedimientos deficientes para el manejo del archivo Falta de oportunidad en el archivo de los documentos Procedimientos deficientes para la consulta de documentos Infraestructura deficiente para el manejo del archivo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

11 Prdida de . informacin del programa

Deficiencia en la toma de decisiones Perdida de la memoria institucional de Programa Duplicidad de tareas Desgaste administrativo Tardanza en los periodos de respuestas

Alto

Verificacin selectiva del procedimiento de control de archivo de gestin Aplicacin de los procedimientos de gestin documental en el archivo histrico y en el archivo de gestin

Baja

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo Los recursos econmicos requeridos para el desarrollo del Proyecto, desde un inicio, fueron presupuestados en dlares americanos, pero los gastos se sufragan en pesos colombianos.

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

12 No finalizacin . del CHIP con los alcances funcionales y tcnicos planeados

Menor capacidad de adquisicin de los bienes y servicios planeados para la terminacin del sistema

Medio

Revaluacin del peso frente al dlar

Baja Reajustar los gastos y adquisiciones Mantener los recursos asignados al Proyecto en pesos La CGN realice inversiones en tecnologa que complementen las adquisiciones del proyecto

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo La implantacin de CHIP slo cubra las entidades implantadas por el Proyecto y no se extienda a las cerca de 3500 entidades y no se ample la operacin a otras categoras de informacin

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

13 No . implantacin del CHIP con el alcance funcional definido y con la cobertura total de las entidades pblicas

Alto Los usuarios estratgicos no cuentan con la informacin financiera necesaria para el apoyo en la toma de decisiones Duplicidad y costos innecesarios de recursos para el Gobierno e incremento de trabajo en EETT Incumplimient o de uno de los objetivo trazados por el Proyecto en el sentido de ser el nico recopilador

Bajo nivel de conocimiento de los funcionarios de la Unidad informtica de la CGN en las tecnologas utilizadas en el CHIP Equipo humano tcnico insuficiente para asumir el mantenimiento del sistema En la actualidad, la CGN slo administra la categora contable y en el futuro debe administrar otras categoras de informacin. Falta de capacitacin o divulgacin, produciendo bajo impacto del proyecto en la sociedad Acceso inadecuado e insuficiente del pblico a la informacin producida por el CHIP,

Capacitacin de los funcionarios en herramientas tecnolgicas Reestructuracin de la Unidad de informtica en la organizacin de la CGN (en nivel y nmero) Reorganizacin de la CGN para asumir otras categoras de informacin. Establecer estrategias de divulgacin masiva de los beneficios del CHIP Disear esquemas tecnolgicos de fcil uso por la ciudadana (internet) Llevar a cabo estrategias de comunicacin al interior del Gobierno

Media

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

La naturaleza cambiante de la legislacin colombiana en materia de finanzas pblicas Las decisiones en materia normativa no consultan las recomendaciones tcnicas para la mejor gestin financiera pblica

Mantener y fortalecer el concepto del CHIP como un sistema parametrizable, con categoras conceptos y variables estndar para la captura y flujo de la informacin de las EETT

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

Implementacin de proyectos paralelos por parte de los usuarios estratgicos Falta de polticas macro para establecer a largo plazo los desarrollos tecnolgicos interinstitucionales en la Nacin No se han hecho las apropiaciones presupuestales para garantizar la operacin y ampliacin de cobertura a 3500 entidades

Participar en el comit interinstitucional de polticas informticas del estado para controlar el desarrollo de proyectos similares Formalizar a la direccin del comit la invitacin al Programa Difundir el CHIP en los Usuarios Estratgicos y EETT Estudiar permanentemente los proyectos paralelos en el sector de Hacienda Pblica con el Viceministro de Hacienda Preparar y presentar a las instancias competentes el documento de justificacin de requerimientos financieros de la CGN para que asuma la responsabilidad de la sostenibilidad del CHIP

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo La informacin que se registre en el CHIP no tenga la cobertura, calidad y oportunidad necesarias para que los usuarios estratgicos tomen decisiones basados en la informacin contenida en el sistema

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

15 Inadecuada . toma de decisiones por parte de los usuarios estratgicos

Afectara los resultados en el uso de los datos para los Usuarios Estratgicos, incumpliendo el objetivo de oportunidad en la entrega de informacin

Medio

Retrasos en la Transmisin de informacin al CHIP Problemas internos de las EETT para entregar informacin oportuna Resistencia al cambio Falta de compromiso en la EETT Problemas de comunicacin

Definir procesos claros en la generacin y entrega de informacin Establecer procesos de asistencia tcnica para apoyar la generacin de informacin Reglamentar los plazos mximos aceptables para la entrega de la informacin al CHIP

Media

16 Incumplimient Retiro de los . o de la consultores del planeacin del proyecto y funcionarios CHIP por no de la CGN capacitados contar con el en CHIP. recurso humano capacitado

Demoras en los Alto estrechos cronogramas por falta del recurso capacitado.

Baja Ofertas laborales Anticiparse a los con mejores cambios, con polticas claras perspectivas. Mantener un banco de Rotacin de hojas de vida actualizado consultores del Proyecto Asegurar la asignacin CHIP y de la CGN de profesionales de la CGN al proyecto

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N o

Riesgo

Descripcin del riesgo Por el momento la habilidad tcnica del Proyecto para ejecutar lo que le corresponde, est asegurada. No ocurre lo mismo respecto del momento en el cual la UAE CGN reciba a plenitud el Proyecto, puesto que no existen ni los recursos humanos, ni econmicos, ni tecnolgicos para asumirlo. Todo Proyecto que involucre factores tecnolgicos, se ver insalvablemente avocado a situaciones de riesgo relacionadas con los rpidos cambios que suceden en esta materia

Impacto por la ocurrencia

Calificaci n del impacto

Causas del Riesgo

Control asociado

Probab ilidad De Ocurre ncia

17 No utilizacin . del CHIP una vez culminado el Programa

18 El CHIP sea un . sistema tecnolgicame nte obsoleto una vez salga a produccin

Se pierdan los Alto recursos invertidos por la Nacin Perdida de imagen y credibilidad para prstamos futuros Perdida de imagen ante los EETT Que no se cuente con el flujo nico de informacin ni una nica base de datos Medio El soporte, mantenimiento y actualizacin del sistema y de la tecnologa adquirida puede dificultarse y afectar los niveles de rendimiento y desempeo

Dificultades en la administracin, soporte y mantenimiento del sistema de informacin Dificultad de atender los requerimientos de los usuarios estratgicos

Reestructuracin de la Unidad de informtica en la organizacin de la CGN (en nivel y nmero) Reorganizacin de la CGN para asumir otras categoras de informacin.

Baja

Cambios y evoluciones muy veloces en las tecnologas de la informacin y comunicaciones Demora en la salida en productivo

Recomendar a la CGN la Media migracin del CHIP a nuevas tecnologas

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