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update.

seven win

Benutzerhandbuch

update software AG
update.seven win
Benutzerhandbuch
Version 7.0, Service Pack 1
Juli 2006

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office@update.com
i

Inhalt

Einführung 1
Was ist update.seven?.......................................................................................................................... 1
Neue Funktionen in Version 7.0............................................................................................................. 1
Dokumentation .................................................................................................................................... 2
Schreibweise........................................................................................................................................ 2
Bezeichnungen..................................................................................................................................... 3
Aufbau der Datenbank.......................................................................................................................... 4
Daten zur Firma......................................................................................................................... 4
Daten zur Person ....................................................................................................................... 5
Daten in abhängigen Infobereichen ............................................................................................ 5
Daten in unabhängigen Infobereichen......................................................................................... 5

Starten und Anmelden 7


Konfiguration der Datenbank ................................................................................................................ 7
update.seven starten............................................................................................................................ 7
update.seven beenden ......................................................................................................................... 7
Passwort ändern .................................................................................................................................. 8
Erweiterte Einstellungen ....................................................................................................................... 8
Einstiegsseite ....................................................................................................................................... 9

Benutzeroberfläche 11
Titelleiste........................................................................................................................................... 11
Symbolleiste ...................................................................................................................................... 12
Menüleiste ......................................................................................................................................... 12
Menüoptionen ......................................................................................................................... 12
Funktionsleiste ................................................................................................................................... 12
Schaltflächen der Funktionsleiste .............................................................................................. 13
Kopfzeile............................................................................................................................................ 14
Infobereichsname .................................................................................................................... 14
Schaltflächen der Kopfzeile....................................................................................................... 15
Ansichtsmodus ........................................................................................................................ 17
Kontextmenü ..................................................................................................................................... 18
Konfiguration des Kontextmenüs .............................................................................................. 18
Kontextmenü öffnen ................................................................................................................ 18
Position des Kontextmenüs verändern....................................................................................... 19
Kontextmenü minimieren ......................................................................................................... 19
Kontextmenü schließen ............................................................................................................ 19
Größe des Kontextmenüs mit der Maus verändern ..................................................................... 19
Vorgängermaske ................................................................................................................................ 20
Hyperlinks ......................................................................................................................................... 20
Referenzen ........................................................................................................................................ 21
Masken.............................................................................................................................................. 22
Fixe Masken ............................................................................................................................ 22
Freie Masken ........................................................................................................................... 23
Maskenzusatz .......................................................................................................................... 24
Ansichtsoptionen für freie Masken und Maskenzusatz................................................................. 25
Listen ................................................................................................................................................ 25
Listen definieren ...................................................................................................................... 25
Spaltenposition ändern............................................................................................................. 26
Spaltenbreite ändern................................................................................................................ 26
Listenoptionen einstellen .......................................................................................................... 27
ii

Listen speichern, laden und löschen.......................................................................................... 27


Integrationsansicht............................................................................................................................. 28
Integrierte Ansicht als Voreinstellung wählen............................................................................. 28
Integrierten Infobereich ausgliedern ......................................................................................... 28
Infobereich eingliedern ............................................................................................................ 29
Integrierte Infobereiche anordnen ............................................................................................ 29
Größe von Infobereichen ändern .............................................................................................. 29
Anordnung der Infobereiche anzeigen....................................................................................... 29
Integrierte Infobereiche verschieben......................................................................................... 30
Integrierte Infobereiche schließen............................................................................................. 30
Schaltflächen in der Integrationsansicht .................................................................................... 30
Feldtypen .......................................................................................................................................... 30
Numerische Felder ................................................................................................................... 31
Textfelder ............................................................................................................................... 31
Datumsfelder........................................................................................................................... 31
Zeitfelder ................................................................................................................................ 33
Katalogfelder ........................................................................................................................... 33
Telefonfelder ........................................................................................................................... 38
Mussfelder .............................................................................................................................. 38
Anzeige konfigurieren ......................................................................................................................... 39
Allgemeine Einstellungen.......................................................................................................... 39
Farben .................................................................................................................................... 39
Farben für Balken- und Tortenansichten.................................................................................... 41
Kontextmenü / Kopfzeile .......................................................................................................... 42
Symbolleiste ............................................................................................................................ 43
Arbeitsflächen.......................................................................................................................... 44

Grundfunktionen 49
Datensätze anzeigen .......................................................................................................................... 49
Blättern ............................................................................................................................................. 50
Neuaufnahme .................................................................................................................................... 50
Neuaufnahme einer Firma ........................................................................................................ 51
Neuaufnahme einer Person ...................................................................................................... 51
Abgleich .................................................................................................................................. 52
Neuaufnahme von Zusatzinfos.................................................................................................. 53
Neuaufnahme und Vorgaben .................................................................................................... 53
Bearbeiten ......................................................................................................................................... 54
Löschen............................................................................................................................................. 55
Firma und/oder Person löschen ................................................................................................ 55
Datensatz zum Löschen kennzeichnen ...................................................................................... 55
Löschen und Kommunikation.................................................................................................... 55
Suchen .............................................................................................................................................. 56
Suche starten .......................................................................................................................... 56
Suche durchführen .................................................................................................................. 56
Suchmaske.............................................................................................................................. 58
Suche nach einer Firma bzw. Person......................................................................................... 59
Phonetische Suche................................................................................................................... 62
Suche nach einer Person innerhalb einer Firma.......................................................................... 63
Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen........................................................................... 63
Suchbeispiele .......................................................................................................................... 64
Sortieren ........................................................................................................................................... 68
Sortieren durch Klicken auf die Kopfzeile ................................................................................... 68
Sortieren nach beliebigen Feldern ............................................................................................. 69
Schnelles Sortieren mit fixen Indizes ......................................................................................... 70
Favoriten ........................................................................................................................................... 70
Datensätze zur Favoritenliste hinzufügen................................................................................... 70
Favoriten anzeigen und bearbeiten ........................................................................................... 70
Bedingungen...................................................................................................................................... 71
Bedingung definieren ............................................................................................................... 71
Bedingung aktivieren ............................................................................................................... 75
Bedingung laden...................................................................................................................... 75
iii

Bedingungen auf Datumsfelder................................................................................................. 75


Autofilter................................................................................................................................. 76
Drucken............................................................................................................................................. 77
Drucken über die Menüoption................................................................................................... 77
Drucken im Druckmodul ........................................................................................................... 79
Formate............................................................................................................................................. 86
Infobereich Formate ................................................................................................................ 86
Formate speichern, laden und löschen ...................................................................................... 87
Formate überschreiben ............................................................................................................ 87
Ansicht und Export von Formaten ............................................................................................. 88
Kopfzeile eines Formats ........................................................................................................... 89
Navigatorfenster ................................................................................................................................ 90
Navigator öffnen...................................................................................................................... 90
Zeichen anzeigen und ausblenden ............................................................................................ 90
Navigatorfenster schließen ....................................................................................................... 91
Übergabefelder .................................................................................................................................. 91
Infobereiche auswählen ........................................................................................................... 91
Einstellungen definieren ........................................................................................................... 93
Felder auswählen..................................................................................................................... 95
Ergebnis überprüfen ................................................................................................................ 96
Übergabe von Bearbeiterdaten ................................................................................................. 97

Kontaktmanagement 99
Kontakte............................................................................................................................................ 99
Eigene Kontakte anlegen........................................................................................................ 100
Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen......................................................... 100
Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen ................................................................ 102
Kontakte verschieben............................................................................................................. 102
Kontakte löschen ................................................................................................................... 103
Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ..................................................... 103
Kontakte, Aktivitäten und Kampagnen..................................................................................... 103
Kontakte in Kalender und Tagesübersicht anzeigen.................................................................. 103
Aufgaben......................................................................................................................................... 104
Aufgaben anlegen.................................................................................................................. 104
Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen .................................................................................. 108
Projekte in Aufgaben.............................................................................................................. 108
Aufgaben verschieben............................................................................................................ 109
Aufgaben löschen .................................................................................................................. 110
Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben .................................................... 110
Fehlzeiten ........................................................................................................................................ 110
Fehlzeiten anlegen................................................................................................................. 111
Fehlzeiten verschieben ........................................................................................................... 112
Fehlzeiten löschen ................................................................................................................. 112
Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ................................................... 112
Kontextmenü für Fehlzeiten.................................................................................................... 113
Erinnerungen ................................................................................................................................... 113
Erinnerungen für alle Teilnehmer anlegen ............................................................................... 113
Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten .............................................................. 114
update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund anzeigen............................................. 115
Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen ............................................................................... 116
Kontextmenü für Erinnerungen............................................................................................... 116
ToDo-Liste ....................................................................................................................................... 117
Felder des Infobereichs ToDo-Liste ......................................................................................... 118
Kontextmenü für ToDo-Listen................................................................................................. 118
ToDo-Liste zu Kontakten ........................................................................................................ 119
ToDo-Liste zu Aufgaben ......................................................................................................... 120
ToDo-Liste zu Fehlzeiten ........................................................................................................ 121
ToDo-Liste bei Aktivitäten ...................................................................................................... 122
Meldungen....................................................................................................................................... 122
Kontextmenü für Meldungslisten............................................................................................. 123
Meldungen zu Kontakten, Aufgaben und Fehlzeiten ................................................................. 123
iv

update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund anzeigen ................................................ 124


Meldungen als Popup-Fenster anzeigen................................................................................... 125
Meldungen bei Aktivitäten ...................................................................................................... 125
ToDo-Eskalation ............................................................................................................................... 125
Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten...................................................................................... 126

Kalender und Tagesübersicht 127


Kalender.......................................................................................................................................... 127
Terminansichten .................................................................................................................... 128
Blättern................................................................................................................................. 128
Termine mit der Tastatur markieren........................................................................................ 128
Dauer und Art eines Termins .................................................................................................. 129
Ganztägige Termine............................................................................................................... 130
Kleiner Kalender .................................................................................................................... 130
Termine anlegen, bearbeiten und löschen ............................................................................... 131
Termine verschieben und Termindauer ändern ........................................................................ 131
Kontextmenü im Kalender ...................................................................................................... 132
Termineinstellungen .............................................................................................................. 132
Oberflächeneinstellungen im Kalender..................................................................................... 133
Vordefinierte Ansichten .......................................................................................................... 135
Termine drucken ................................................................................................................... 135
Termine verteilen .................................................................................................................. 136
Termine an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben ...................................................... 139
Kalender-Ländereinstellungen................................................................................................. 139
Terminüberschneidungen ....................................................................................................... 139
Tagesübersicht................................................................................................................................. 140
Schaltflächen im Infobereich Tagesübersicht ........................................................................... 141
Termineinstellungen .............................................................................................................. 142

Kampagnenmanagement 143
Beispielkampagne ............................................................................................................................ 143
Kampagne anlegen ................................................................................................................ 143
Aktivitäten hinzufügen ........................................................................................................... 144
Aktivitätsbearbeiter anlegen ................................................................................................... 144
Aktivitätsdurchführung für "Erstbrief" anlegen ......................................................................... 144
Zielgruppe generieren ............................................................................................................ 145
Zielgruppe bearbeiten ............................................................................................................ 145
Aktivität "Erstbrief" generieren................................................................................................ 146
Aktivitätsdurchführung für "Erinnerung" anlegen ..................................................................... 147
Aktivität "Erinnerung" generieren............................................................................................ 147
Responses und Folgeaktivität definieren.................................................................................. 147
Kontakte bearbeiten und Responses erfassen .......................................................................... 148
Aktivitätsdurchführung für "Einladung" anlegen ....................................................................... 149
Aktivität "Einladung" generieren ............................................................................................. 149
Kampagnen ..................................................................................................................................... 150
Kampagnen anlegen .............................................................................................................. 150
Kampagnenplanung ............................................................................................................... 151
Kampagnendesigner .............................................................................................................. 154
Marketing-Kalender................................................................................................................ 157
Aktivitäten ....................................................................................................................................... 160
Aktivitätstypen....................................................................................................................... 161
Aktivitätsstadien .................................................................................................................... 161
Aktivitäten planen.................................................................................................................. 162
Aktivitäten definieren ............................................................................................................. 162
Aktivitäten löschen................................................................................................................. 164
Aktivitäten suchen ................................................................................................................. 164
Zusatzinformationen zur Aktivität ...................................................................................................... 165
Aktivitätsbearbeiter................................................................................................................ 165
Aktivitätsdurchführung ........................................................................................................... 166
Aktivitäts-Zielgruppe .............................................................................................................. 175
v

Aktivitäts-Response................................................................................................................ 178
Aktivitätsstatistik.................................................................................................................... 179
Aktivitätsprotokoll .................................................................................................................. 179
Protokolldatei ........................................................................................................................ 180
Telemarketing-Planung (nur Version BTB) ............................................................................... 180
Aktivitäten generieren ...................................................................................................................... 182
Dialogfeld zum Generieren ..................................................................................................... 182
Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren ....................................................................... 184
Aktivitäten nachbearbeiten................................................................................................................ 186
Generierte Datensätze bearbeiten und löschen ........................................................................ 186
Datensätze einer Aktivität manuell zuordnen ........................................................................... 187
Aktivität nachträglich einer Kampagne zuordnen...................................................................... 187
Generierte Datensätze berechnen ........................................................................................... 188
Vorlagen.......................................................................................................................................... 188
Kampagnenvorlagen .............................................................................................................. 189
Aktivitätsvorlagen .................................................................................................................. 189
Verwendung von Vorlagen ..................................................................................................... 189

Umfragen 191
Fragebogen ..................................................................................................................................... 191
Fragen und Antworten...................................................................................................................... 192
Allgemeine Optionen für Fragen und Antworten....................................................................... 192
Antworten als Optionsfelder anzeigen ..................................................................................... 193
Antworten als Kontrollkästchen anzeigen................................................................................. 194
Antworten als Textfelder anzeigen .......................................................................................... 195
Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen ................................................................... 195
Antwort lesen und zurückschreiben......................................................................................... 196
Fragebogen mit Verzweigungen.............................................................................................. 197
Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen ......................................................... 198
Umfrage-Analyse für Fragen................................................................................................... 199
Umfrage .......................................................................................................................................... 199
Durchführen der Umfrage ...................................................................................................... 200
Ansicht und Gliederung des Fragebogens ................................................................................ 200
Auswertung........................................................................................................................... 201
Umfragen kopieren........................................................................................................................... 202
Umfragen, Kontakte und Aktivitäten .................................................................................................. 202

Dokumentverwaltung 203
Dokument-Infobereiche .................................................................................................................... 203
Dokumente ........................................................................................................................... 203
Dokumente (kundenbezogen)................................................................................................. 203
Dokumentübersicht und Dokument-Links ................................................................................ 203
Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente - Vor- und Nachteile ................................... 204
Standarddokumente erzeugen........................................................................................................... 204
OLE-Objekte erzeugen...................................................................................................................... 205
Dokumente über die Dokumentübersicht einbinden ............................................................................ 206
Dokumente bearbeiten ..................................................................................................................... 206
Dokumente exportieren .................................................................................................................... 207
Dokumente einem Datensatz zuordnen.............................................................................................. 207
Vom Dokument ausgehend .................................................................................................... 207
Vom Datensatz ausgehend ..................................................................................................... 208
Dokumente löschen.......................................................................................................................... 209
Dokumentfelder ............................................................................................................................... 209
Dokumente in Dokumentfelder eintragen ................................................................................ 209
Anzeigeoptionen in Dokumentfeldern ...................................................................................... 210
Zusätzliche Dokumentfelder definieren.................................................................................... 210
Dokumente und Einzelbriefe ............................................................................................................. 210
vi

update.seven und Fremdprodukte 213


Textverarbeitung.............................................................................................................................. 213
Etikettformate ....................................................................................................................... 213
Serienbriefe erstellen ............................................................................................................. 216
Einzelbrief ............................................................................................................................. 220
Tabellenkalkulation........................................................................................................................... 221
Übergabe an die Tabellenkalkulation....................................................................................... 221
Direktübergabe...................................................................................................................... 222
Übergabe mit Übergabefeldern ............................................................................................... 223
Dokumente aus einem Datensatz heraus öffnen................................................................................. 224
Dokumentverzeichnisse.......................................................................................................... 224
E-Mail-Programme............................................................................................................................ 225
Lotus Notes-Anbindung .......................................................................................................... 225
Microsoft Outlook- bzw. Exchange-Anbindung ......................................................................... 226
E-Mails über SMTP versenden................................................................................................. 227
E-Mails als Kontakte anlegen .................................................................................................. 227
E-Mails direkt aus einem Kontakt bzw. einer Notiz senden........................................................ 229
Datensätze als Verknüpfung versenden................................................................................... 230
Datensätze in die Zwischenablage kopieren ............................................................................. 231
update.seven - DDE-Server............................................................................................................... 231
Übergabetipps.................................................................................................................................. 231
Übergeben von unabhängigen Infobereichen........................................................................... 231
Übergabefelder und Rechte .................................................................................................... 232
Bearbeiter bei Einzel- und Serienbriefen .................................................................................. 232
Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen....................................................................... 233

Selektionen 235
Selektion definieren.......................................................................................................................... 235
Selektionsoptionen................................................................................................................. 237
Kontextmenü einer Selektion .................................................................................................. 239
Selektion nach Umfrageantworten .......................................................................................... 240
Beispiel: Selektion nach Geburtstagen..................................................................................... 240
Beispiel: Firmen/Personen mit Kriterien auf Objekte selektieren (nur BTB) ................................ 241
Selektionsbedingungen verknüpfen ................................................................................................... 241
Selektionsbedingung ändern ............................................................................................................. 241
Selektionsbedingung laden und speichern.......................................................................................... 241
Selektion generieren......................................................................................................................... 242
Selektion aktualisieren ...................................................................................................................... 242
Selektion anzeigen/bearbeiten .......................................................................................................... 243
Hinzufügen von Firmen/Personen zur Selektion ....................................................................... 243
Neue Firmen/Personen aufnehmen ......................................................................................... 244
Selektionsdaten verändern ..................................................................................................... 244
Manuell aufgenommene Firmen anzeigen................................................................................ 244
Sortieren ............................................................................................................................... 245
Mehrere Firmen/Personen hinzufügen ..................................................................................... 245
Einzelne Firma löschen........................................................................................................... 245
Datensätze markieren ............................................................................................................ 245
Mehrere Firmen löschen ......................................................................................................... 246
Nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzeigen .................................................. 246
Selektion senden/kopieren ................................................................................................................ 246
Selektion löschen ............................................................................................................................. 247
Selektion und Aktivitäten .................................................................................................................. 247
Selektion drucken............................................................................................................................. 247
Selektionsmaske drucken ....................................................................................................... 247
Selektionsbedingungen drucken.............................................................................................. 248
Variable Selektionen ......................................................................................................................... 248
Variable Bedingungen definieren............................................................................................. 248
Variable Bedingungen auf Datumsfelder.................................................................................. 249
Variable Bedingungen ändern ................................................................................................. 251
vii

Variable Werte in andere Felder übernehmen .......................................................................... 252


Autoselektionen ............................................................................................................................... 252
Zeitgesteuerte Autoselektion .................................................................................................. 253
Schnitt- und Vereinigungsmengen von Selektionen............................................................................. 253
Erstellen von Schnitt- und Vereinigungsmengen ...................................................................... 255
Beispiele für verschiedene Selektionen .................................................................................... 256
Schnitt- und Vereinigungsmengen mit Autoselektionen ............................................................ 257
Schnittmengen mehrerer Selektionen mit Autoselektion ........................................................... 258
Beispiel: Schnittmenge von drei Selektionen ............................................................................ 258
Erweiterte Selektionen...................................................................................................................... 259
Erweiterte Bedingungen definieren ......................................................................................... 259
Dialogfeld Erweiterte Bedingungen ......................................................................................... 261
Dialogfeld Bedingung definieren ............................................................................................. 261
Kalkulationsmöglichkeiten ...................................................................................................... 263
Beispiele für erweiterte Bedingungen ...................................................................................... 265

Analysen 267
Einfache Analysen ............................................................................................................................ 267
Übergabefelder definieren ...................................................................................................... 267
Analyse definieren ................................................................................................................. 268
Analyse anpassen .................................................................................................................. 269
Analyse verwenden................................................................................................................ 270
Aggregierungen ............................................................................................................................... 271
Skalierungen.................................................................................................................................... 272
Fixe Skalierung ...................................................................................................................... 272
Dynamische Skalierung .......................................................................................................... 273
Analysen im Kontext......................................................................................................................... 274
Komplexe Analysen .......................................................................................................................... 275
Bedingungen ......................................................................................................................... 275
Mehrere Skalierungen ............................................................................................................ 276
Analysen auf abhängige Infobereiche...................................................................................... 276
Analysen auf mehrere Infobereiche......................................................................................... 278
Quadrantenansicht ........................................................................................................................... 280
Zeitachsenansicht............................................................................................................................. 282
Zeilenweise Darstellung.......................................................................................................... 282
Drill-Through ......................................................................................................................... 285
Verwendung mehrerer Achsen................................................................................................ 285
Aggregierung ........................................................................................................................ 285
Einzeldarstellung.................................................................................................................... 286

Zeitachsen 289
Zeitachse definieren ......................................................................................................................... 289
Referenztext definieren .......................................................................................................... 291
Zeitachse anzeigen........................................................................................................................... 292

Reports 295
Reportformat definieren.................................................................................................................... 295
Reports erstellen .............................................................................................................................. 297
Reports in update.seven anzeigen ..................................................................................................... 298
Daten in eine Tabellenkalkulation übertragen..................................................................................... 298
XML-Format ..................................................................................................................................... 300
Stylesheets ...................................................................................................................................... 301
UpdateReportList.xslt ............................................................................................................. 301
UpdateReportMask.xslt .......................................................................................................... 302
UpdateStartpage.xslt.............................................................................................................. 302
UpdateReportMaskWordML.xslt .............................................................................................. 305
UpdateReportListWordML.xslt................................................................................................. 305
UpdateReport_PartnerOTC.xslt (nur Version OTC) ................................................................... 306
viii

UpdateReport_CallsOTC.xslt (nur Version OTC) ....................................................................... 309


UpdateReport_ProductFS.xslt (nur Version FS) ........................................................................ 313

Andere Infobereiche und Funktionen 315


Bearbeiter zuordnen ......................................................................................................................... 315
Ortetabelle....................................................................................................................................... 315
Organigramm................................................................................................................................... 316
Sperren ........................................................................................................................................... 316
Sperre Aktivität...................................................................................................................... 316
Sperre Selektion .................................................................................................................... 316
Firmen und Personen zusammenführen ............................................................................................. 317
Zusammenführen von Firmen ................................................................................................. 317
Zusammenführen von Personen ............................................................................................. 319
Konfliktlösung und Protokoll ................................................................................................... 319
Personen mit einer anderen Firma verknüpfen......................................................................... 322
Verknüpfen von identischen Personen..................................................................................... 322
Beziehungen .................................................................................................................................... 322
Beziehungen anlegen ............................................................................................................. 323
Gegenbeziehungen definieren................................................................................................. 324
Beziehungshierarchie ............................................................................................................. 325
Beispiel: Hierarchien und Partnerschaften ............................................................................... 327
Konzernbeziehung ................................................................................................................. 328
Zusatzinformationen zu Firma und/oder Person.................................................................................. 329
Ext. Firmenschlüssel .............................................................................................................. 329
Ext. Personenschlüssel ........................................................................................................... 329
Interesse............................................................................................................................... 329
Mailing .................................................................................................................................. 329
Notiz ..................................................................................................................................... 330
Zusatzadresse ....................................................................................................................... 330
Arbeitsaufträge...................................................................................................................... 330
Info 1, Info 2 und Info 3 ........................................................................................................ 332
Internet-Interessent ......................................................................................................................... 332
Kunden generieren ................................................................................................................ 333
Abhängige Infobereiche zu Internet-Interessenten .................................................................. 333
Laden von Internet-Interessenten........................................................................................... 335
Event-Tabelle................................................................................................................................... 336
Aktivitäten und Events ........................................................................................................... 336

Tastaturbefehle 337
Tastaturbefehle für Masken und Listen .............................................................................................. 337
Tastaturbefehle für Tabellen ............................................................................................................. 339
Blöcke mit Registerkarten ................................................................................................................. 340
Sonstige Tastaturbefehle .................................................................................................................. 341

Index 343
1

KAPITEL 1
Einführung

Was ist update.seven?


update.seven ist die CRM-Suite von update.
CRM (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) ist die strategische
Entscheidung Ihres Unternehmens, den gesamten Wertschöpfungsprozess um die Bedürfnisse
Ihrer Kunden anzuordnen. Unsere umfassende und flexible CRM-Softwarelösung ist für Ihr
Unternehmen optimal geeignet, wenn Sie geringe Projektlaufzeiten, branchenspezifisch
vordefinierte Geschäftsprozesse sowie moderne Systemarchitektur gepaart mit ausgereifter
Funktionalität zu schätzen wissen.
Unsere Business-Lösungen entsprechen den Anforderungen von Unternehmen jeglicher Größe,
unabhängig davon, ob Sie eine kleine Abteilungslösung oder eine Lösung für einen weltweit
agierenden Konzern benötigen. Dabei werden alle spezifischen Geschäftsprozesse für die
Bereiche Marketing, Vertrieb und Service abgebildet und ermöglichen so eine umfassende
Betreuung Ihrer Kundenprozesse - von der Kundengewinnung über die optimale Betreuung bis
hin zum punktgenauen Service.
update.seven win ist das Windows-Modul der update.seven-Produkt-Suite und ermöglicht
Ihnen, die Effizienz in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service zu steigern. So können Sie
ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten.
update.seven win kann ohne Programmierkenntnisse rasch implementiert und einfach an Ihre
Prozesse angepasst werden. Dadurch verbessern Sie Ihre Planungsgrundlagen, beschleunigen
den Einsatz und erreichen letztlich den Return on Investment erheblich schneller.

Neue Funktionen in Version 7.0


• Unicode-Unterstützung
• Zeitachsen zur anschaulichen Darstellung der Kundeninteraktionen, Ö Zeitachsen auf Seite
289
• Erstellung von Favoritendatensätzen für Daten, die Sie besonders oft verwenden, Ö
Favoriten auf Seite 70
• Berücksichtigung von unterschiedlichen Zeitzonen für internationale Zusammenarbeit
• Definition von neuen Infobereichen, Feldern und Katalogen, Ö Datenmodell im
Administratorhandbuch 1
• Das Beziehungsmanagement hat in allen Branchenversionen die gleiche Funktionalität, Ö
Beziehungen auf Seite 322
• Verbessertes Kampagnenmanagement, Ö Kampagnenmanagement auf Seite 143
• Erweiterte Dokumentverwaltung, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203
• Frei definierbare Feiertagseinstellungen für den Kalender, Ö Kalender im
Administratorhandbuch 2
• Verbesserte Organisation von Produkten und Verträgen in der Branchenversion FS, Ö
Handbuch Business Logic FS
• Neue Möglichkeiten zur Konfiguration, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2
• Definition von neuen Ebenen, Ö Ebenen definieren im Administratorhandbuch 2
2 Benutzerhandbuch update.seven win

Dokumentation
In diesem Handbuch finden Sie Informationen zu den allgemeinen Funktionen von
update.seven:
• Starten und Anmeldung bei update.seven
• Elemente der update.seven-Benutzeroberfläche (z. B. Kontextmenüs, Masken, Listen,
Feldtypen) und deren Verwendung und Konfiguration
• Grundfunktionen wie Neuaufnahme von Datensätzen, Suchen, Sortieren, Drucken. Diese
Funktionen verhalten sich in vielen Bereichen der Datenbank ähnlich.
• Kontaktmanagement, d.h. die Arbeit mit Informationen über Ihre Kundenbesuche, -
telefonate und -E-Mails
• Umgang mit Terminen in Kalender und Tagesübersicht
• Durchführung von automatisierten Kampagnen (z. B. E-Mail-Aussendungen für Marketing-
Kampagnen)
• Durchführung von Umfragen
• Dokumentverwaltung für allgemeine und kundenspezifische Dokumente
• Zusammenarbeit mit Fremdprodukten wie Ihrer Textverarbeitung, Tabellenkalkulation
und Ihrem E-Mail-Programm
• Filterung von Zielgruppen mit Selektionen
• Analysen, Zeitachsen und Reports für einen Überblick über Ihre Aktivitäten
Weitere Informationen zur Business Logic finden Sie in den Handbüchern der
Branchenversionen (Business Logic BTB, FS oder OTC).
Informationen zur Administration befinden sich in den Administratorhandbüchern 1 und 2.
Wenn die Dokumentation bei der Installation ausgewählt wurde, finden Sie die PDF-Dateien
im Verzeichnis ..\Manuals Ihrer update.seven-Installation. Die Hilfedateien im CHM-Format
befinden sich im Verzeichnis ..\system\exe und können mit der Menüoption Hilfe Æ
update.seven Hilfe aufgerufen werden.
Wenn für Ihre Version eine Feldhilfe zur Verfügung steht, können Sie Informationen zu den
einzelnen Feldern der Datenbank erhalten: Klicken Sie dazu auf ein Feld, und drücken Sie die
Taste F1.
Dieses Handbuch beschreibt die Standardfunktionen von update.seven. Das Produkt kann aber
einfach und flexibel an Ihre Anforderungen angepasst werden: Ihr update-Betreuer oder Ihr
Administrator kann die Darstellung von Daten in Masken beeinflussen oder durch Workflows
und Trigger Funktionen ändern oder neu definieren. Deshalb kann es vorkommen, dass die hier
beschriebenen Masken und Funktionen nicht exakt Ihrer update.seven-Installation entsprechen.

Schreibweise
In diesem Benutzerhandbuch wird folgende Schreibweise verwendet:
• Kursive Schreibweise: Alle Namen wie Dialogtitel, Feldnamen, Kontrollkästchen und
Infobereiche werden kursiv geschrieben.
• Menüoptionen: Die Anweisung "Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Maskenzusatz."
bedeutet, dass Sie im Menü Ansicht den Befehl Maskenzusatz wählen müssen.
• Fette Schreibweise: Besonders wichtige Informationen werden mit fetter Schreibweise
hervorgehoben.
• Tastenkombinationen: Gleichzeitige Tastenanschläge werden dadurch gekennzeichnet,
dass zwischen den Tastenbezeichnungen ein Pluszeichen steht, z. B: Alt+D.
• Anmerkungen und Tipps:

Anmerkung: Hinweise und Tipps werden auf diese Weise im Text hervorgehoben.
Kapitel 1 Einführung 3

• Verweise: Verweise auf andere Kapitel oder andere Dokumente werden durch das
Zeichen Ö gekennzeichnet.
• Geschlechtsneutrale Formulierung: Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf
geschlechtsspezifische Bezeichnungen (z. B. "BearbeiterIn", "AdministratorIn") verzichtet.
Entsprechende Begriffe gelten grundsätzlich für beide Geschlechter.

Bezeichnungen
In diesem Benutzerhandbuch werden folgende Bezeichnungen verwendet:
• Dialogfeld: Ein Dialogfeld ist ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Einstellungen
oder Optionen auswählen können.
• Kontrollkästchen: Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken, wird ein Häkchen ( )
angezeigt, und die Option ist aktiviert. Sie können auch mehrere Kontrollkästchen
gleichzeitig aktivieren.

• Optionsfeld: Wenn Sie auf eine Option klicken, wird ein schwarzer Punkt im ausgewählten
Kreis angezeigt, und die Option ist aktiviert. Aus einer Gruppe von Optionsfeldern kann nur
ein einziges aktiviert sein.

• Textfeld: Hier können Sie Text eingeben. Um mehr als eine Zeile einzugeben, drücken Sie
die Eingabetaste.

• Listenfeld: Enthält eine Liste, durch die Sie blättern können. Wählen Sie einen Eintrag
durch Anklicken aus.

• Dropdown-Liste: Sie können durch Anklicken der Pfeilschaltfläche eine Liste mit
mehreren Auswahlmöglichkeiten öffnen. Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn
auszuwählen.

• Schaltfläche: Fast alle Dialogfelder verfügen über die Schaltflächen OK und Abbrechen,
viele auch über die Schaltflächen Laden und Speichern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Aktion auszulösen. Oder verwenden Sie die
Tabulatortaste, um zur Schaltfläche zu gelangen, und danach die Eingabe- oder Leertaste,
um sie auszuwählen.
4 Benutzerhandbuch update.seven win

Aufbau der Datenbank


Die update.seven-Datenbank besteht aus Infobereichen, die jeweils Daten gleichen Typs
enthalten. Diese Daten sind durch eine Reihe von Feldern charakterisiert. Felder eines
Datensatzes können in einer Maske angezeigt bzw. bearbeitet werden.
Die Datenbank ist hierarchisch aufgebaut. So ist z. B. die Person der Firma untergeordnet. Das
bedeutet, dass es zu einer Firma mehrere Personen als Ansprechpartner geben kann.
Die Daten werden in Ebenen dargestellt. Eine Ebene kann einen oder mehrere Infobereiche
und eventuell dazugehörige Funktionen enthalten. Z. B. enthält die Ebene Firma+Person den
Infobereich Firma für Firmendaten und den Infobereich Person mit den dazugehörigen
Kontaktpersonen. Alle Personen sind also mit dem Unternehmen, in dem sie arbeiten,
verbunden.
Zu jeder Firma bzw. Person gibt es darüber hinaus eine Vielzahl von Zusatzinformationen, die in
abhängigen Infobereichen abgelegt sind. Jede Zusatzinformation, z. B. ein Kontakt oder ein
Angebot, ist also einer Kontaktperson bzw. Firma zugeordnet. Man spricht dabei von
personenbezogenen bzw. firmenbezogenen Zusatzinformationen. Die Zusatzinformationen
werden in abhängigen Ebenen zur Firma/Person dargestellt.
In unabhängigen Infobereichen werden allgemeine Daten abgelegt, die sich nicht auf eine
bestimmte Firma/Person beziehen. Unabhängige Bereiche sind z. B. Aktivitäten, Projekte oder
Kampagnen. Diese können mit mehreren Firmen und Personen verknüpft werden. So erhalten
Sie z. B. Informationen darüber, welche Kontaktpersonen im Rahmen welcher Aktion ein Mailing
erhalten haben oder angerufen wurden.

Daten zur Firma


In der oberen Hälfte der Maske in der Ebene Firma+Person werden Informationen über die
Firma angezeigt.

In der Firmenmaske legen Sie Informationen wie den Firmennamen, Adresse, Telefon- und
Faxnummer etc. zu Ihren Kunden und potenziellen Kunden ab.
In allen Infobereichen ist die Suche nach Firma/Person über die Menüoption Daten Æ Suche Æ
Firma oder Daten Æ Suche Æ Person möglich.
Manche Werte werden als Symbole dargestellt, z. B. die Katalogwerte des fixen Katalogs
Akquisition und des Feldes ABC.
Kapitel 1 Einführung 5

Daten zur Person


Die untere Hälfte der Maske enthält Daten zu den Personen, die in den einzelnen Unternehmen
Ihre Ansprechpartner sind.

Zu jeder Firma können beliebig viele Kontaktpersonen angelegt werden.


Die Katalogwerte des fixen Katalogs Akquisition und des Feldes Priorität werden in Symbolform
neben den Personendaten angezeigt.

Daten in abhängigen Infobereichen


Wenn Sie ausgehend von einer Firma oder Person in einen abhängigen Infobereich wechseln,
können Sie abhängige, d. h. fix mit der Firma oder Person verbundene Datensätze anzeigen
und bearbeiten. Wenn Sie z. B. von einem Firmendatensatz in den Infobereich Kontakt
wechseln, sehen Sie alle Kontakte zu dieser Firma.
Manche abhängige Datensätze können sowohl firmen- als auch personenbezogen angelegt
werden. Um nur firmenbezogene bzw. personenbezogene Daten anzuzeigen, wählen Sie im
Menü Daten die Option firmenbezogen oder personenbezogen. Mit der Option alles zur Firma
zeigen Sie beides an.

Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht kein
Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen. Das bedeutet,
dass abhängige Daten immer angezeigt werden, gleichgültig ob Sie firmenbezogen oder
personenbezogen wählen.

Daten in unabhängigen Infobereichen


In unabhängigen Infobereichen wie Aktivität, Artikelstamm oder Kampagne werden zentrale
Daten verwaltet, die nicht hierarchisch einem anderen Infobereich untergeordnet sind. Sie
können allerdings auf unterschiedliche Weise mit anderen Infobereichen verknüpft werden.
Z. B. ist eine Kampagne nicht einer Person zugeordnet, sondern mehrere Personen können als
Kampagnenzielgruppe definiert werden.
7

KAPITEL 2
Starten und Anmelden

Konfiguration der Datenbank


Die Konfiguration der Datenbank wird vom Administrator vorgenommen.
Wenn Sie beim Starten eine Aufforderung zum Konfigurieren erhalten, wenden Sie sich an Ihren
Administrator.

update.seven starten
Wenn die Konfiguration von Ihrem Administrator durchgeführt wurde, können Sie die
Datenbank starten:

1 Doppelklicken Sie auf das update.seven-Symbol auf Ihrem Desktop.

2 Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.

3 Geben Sie Ihr Passwort ein.

4 Wählen Sie OK.


Der Name, mit dem Sie sich bei update.seven anmelden, ist Ihre Identifikation als Benutzer
des Systems.

Anmerkung: Der Benutzername wird bei der Eingabe automatisch in Großbuchstaben


umgesetzt, um Fehleingaben zu vermeiden. Sonderzeichen sind jedoch genau zu beachten.
Möglicherweise hat der Administrator definiert, dass update.seven ohne Passworteingabe
geöffnet wird, wenn update.seven-Benutzer und Windows-Benutzer gleich sind, Ö Passwort-
Einstellungen im Administratorhandbuch 1.

update.seven beenden
Befolgen Sie einen der folgenden Schritte:
• Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Ende.
• Doppelklicken Sie am linken oberen Rand des Fensters auf das kleine update.seven-
Symbol.
• Klicken Sie am rechten oberen Rand des Fensters auf die Schaltfläche zum Schließen.
• Drücken Sie Alt+F4.
8 Benutzerhandbuch update.seven win

Passwort ändern
Die Vergabe eines ersten Passworts hat sicherlich Ihr Administrator für Sie erledigt. Sie können
Ihr Passwort ändern, wenn Sie sich bei update.seven anmelden.

1 Starten Sie update.seven.

2 Geben Sie Ihren Namen und das derzeitige Passwort ein.

3 Wählen Sie Erweitern.

4 Wählen Sie das Kontrollkästchen Passwort ändern.

5 Bestätigen Sie mit OK. Das Dialogfeld Passwort ändern wird geöffnet.

6 Geben Sie das neue Passwort ein, und bestätigen Sie mit OK.

7 Geben Sie das Passwort nochmals ein, und bestätigen Sie erneut mit OK.
Wenn die beiden Eingaben nicht identisch sind, wird die Meldung "Passwort wurde nicht
geändert." angezeigt.
Wenn Sie zweimal dasselbe Passwort eingegeben haben, wird update.seven gestartet. Bei
der nächsten Anmeldung wird bereits das neue Passwort verlangt.

Anmerkung: Der Administrator kann festlegen, dass Ihr Passwort regelmäßig geändert
werden muss. Er kann auch definieren, ob das Passwort den Benutzernamen nicht enthalten
darf, ob es bestimmte Zeichen enthalten muss, und ob eine minimale Länge eingehalten
werden muss, Ö Passwort-Einstellungen im Administratorhandbuch 1.

Erweiterte Einstellungen
Folgende erweiterte Einstellungen stehen zur Verfügung:

1 Klicken Sie im Dialogfeld zur Anmeldung auf die Schaltfläche Erweitern.

2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte Einstellungen laden, wenn beim Einstieg in
update.seven die Einstellungen Ihrer letzten Sitzung (z. B. geöffnete Fenster, geladene
Listen etc.) berücksichtigt werden sollen. Andernfalls werden die Originaleinstellungen
verwendet.
Kapitel 2 Starten und Anmelden 9

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Telefonprofil ändern, wenn Sie zwischen den für Sie
vordefinierten Telefonprofilen wechseln möchten.

4 Wählen Sie Aktive Benutzer, um eine Liste mit den derzeit bei update.seven angemeldeten
Benutzern anzuzeigen.

5 Wenn auf der aktuellen Station mehrere Sprachen für update.seven eingerichtet sind,
können Sie die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen.

Anmerkung: Es stehen nur jene Sprachen zur Verfügung, für die eine Lizenz vorhanden
ist.

Einstiegsseite
Wenn Sie update.seven starten, wird eine Einstiegsseite geöffnet, von der aus Sie auf wichtige
Optionen zugreifen können.

Klicken Sie auf einen Hyperlink, um in den jeweiligen Bereich zu gelangen, oder um ein
Dokument, eine Webseite oder eine Suche zu öffnen.
Es gibt eine standardmäßig vordefinierte Einstiegsseite, der Administrator kann jedoch eigene
Einstiegsseiten konfigurieren und darin beliebige Infobereiche, Workflows, Arbeitsflächen,
Dokumente oder Hyperlinks zu Webseiten integrieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Wenn Sie von der Einstiegsseite aus Dokumente oder Webseiten aufrufen, bleibt die
Einstiegsseite geöffnet. Beim Klicken auf andere Optionen wird die Einstiegsseite geschlossen.
Alle zur Verfügung stehenden Optionen können Sie auch durch Rechtsklick auf die Einstiegsseite
öffnen.
11

KAPITEL 3
Benutzeroberfläche
In diesem Abschnitt finden Sie eine kurze Übersicht über die update.seven-Benutzeroberfläche
und deren einzelne Elemente.

1 Titelleiste
2 Menüleiste
3 Funktionsleiste
4 Kopfzeile
5 Symbolleiste
6 Vorgängermaske
7 Kontextmenü (angedockt)

Titelleiste
In der Titelleiste werden folgende Informationen angezeigt:
• Ein eventuell gestartetes Modul
• Der Bearbeitername (falls nicht vorhanden, der Alias- oder der Login-Name)
• Der aktuelle Infobereich
12 Benutzerhandbuch update.seven win

Symbolleiste
Die Symbolleiste befindet sich am linken Bildschirmrand. Hier
können Sie zu den Infobereichen gelangen, indem Sie auf das
entsprechende Symbol klicken oder Strg+Umschalt+Buchstabe
drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste in die
Symbolleiste klicken und im angezeigten Menü einen Infobereich
wählen.
Der Name des Infobereichs wird eingeblendet, wenn Sie den
Mauszeiger über dem Symbol platzieren.
Durch Klicken auf die Pfeilschaltflächen können Sie Menüs öffnen bzw. schließen.
Die Symbolleiste kann durch Farben, Rahmen etc. angepasst werden. Einige der Einstellungen,
z. B. ob in der Symbolleiste Text und Symbole angezeigt werden sollen, können Sie selbst
vornehmen, sofern es Ihre Rechte zulassen, Ö Allgemeine Einstellungen auf Seite 39.
Der Administrator kann u. a. festlegen, welche Elemente, Arbeitsflächen und Workflows als
Symbole zur Verfügung stehen, die angezeigten Infobereiche in auf- und zuklappbare Menüs
unterteilen, sowie Trennlinien oder ein eigenes Logo einfügen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.

Menüleiste
Die Menüleiste befindet sich direkt unterhalb der Titelleiste.

Hier finden Sie alle Menüs, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Menüoptionen
Für Menüoptionen gilt:
• Abgeblendete (graue) Menüoptionen sind zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar.
• Menüoptionen mit einem Häkchen sind aktiv. Diese Auswahlart wird für Befehle verwendet,
mit denen zwischen zwei Zuständen gewechselt werden kann.
• Neben den Menüoptionen werden Tastenkombinationen angezeigt. Verwenden Sie diese
Tastenkombinationen zum Auswählen der Menüoption, ohne vorher das Menü zu öffnen.
• Ein Dreieck markiert eine Option, bei der sich ein Untermenü befindet.

Anmerkung: Die Optionen im Menü Info können konfiguriert werden. Zusätzlich können die
Menüoptionen auch umbenannt werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Funktionsleiste
Die Funktionsleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste und enthält einige Schaltflächen, die
in allen Infobereichen und Ansichten zur Verfügung stehen. Alternativ können Sie mit der
rechten Maustaste auf die Funktionsleiste klicken, um ein Menü mit den zur Verfügung
stehenden Optionen anzuzeigen.

Platzieren Sie den Mauszeiger über den Schaltflächen, um die Tooltips anzuzeigen, falls der
Administrator dies für Sie eingerichtet hat.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 13

Mit Ausnahme der Schaltflächen Suche, Neu und Programmaufruf werden alle Schaltflächen
standardmäßig angezeigt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Schaltflächen der Funktionsleiste


Folgende Schaltflächen stehen in der Funktionsleiste zur Verfügung:

Zurück
Navigiert zur vorigen Ansicht. Ist nach mindestens einer Navigation
innerhalb von update.seven aktiv.
Vorwärts
Navigiert zur folgenden Ansicht. Ist aktiv, wenn Sie mindestens einmal
die Schaltfläche Zurück gewählt haben.
Aktualisieren
Aktualisiert die angezeigten Daten.
Startebene
Navigiert zur Startebene.
Übergeordnete Ebene
Navigiert zur übergeordneten Ebene bzw. zu der in der Vorgängermaske
angezeigten Ebene, Ö Vorgängermaske auf Seite 20.
Drucken
Druckt den aktiven Infobereich, Ö Drucken auf Seite 77.
Steht standardmäßig zur Verfügung, kann aber auch deaktiviert werden,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Horizontal anordnen
Ordnet die Infobereiche in der integrierten Ansicht horizontal an,
Ö Integrationsansicht auf Seite 28.
Ist aktiv, wenn Sie mehrere Ebenen geöffnet haben.
Vertikal anordnen
Ordnet die Infobereiche in der integrierten Ansicht vertikal an,
Ö Integrationsansicht auf Seite 28.
Ist aktiv, wenn Sie mehrere Ebenen geöffnet haben.
Meldungsliste
Navigiert in den Infobereich Meldungsliste, Ö Kontaktmanagement auf
Seite 99.
Blinkt bei neuen Meldungsdatensätzen.
Wird nur angezeigt, wenn unter Extras Æ Sonstige Einstellungen das
Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Meldungen aktiviert ist.
Erinnerungsliste
Navigiert in den Infobereich Erinnerungsliste, Ö Kontaktmanagement auf
Seite 99.
Blinkt bei neuen Erinnerungsdatensätzen.
Wird nur angezeigt, wenn unter Extras Æ Sonstige Einstellungen das
Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Erinnerungen aktiviert ist.
14 Benutzerhandbuch update.seven win

Neu
Legt einen Datensatz in einem bestimmten Infobereich neu an.
Steht standardmäßig nicht zur Verfügung.
Der Administrator kann konfigurieren, für welche Infobereiche Sie mit
Hilfe dieser Schaltfläche neue Datensätze anlegen können, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um die zur Verfügung stehenden
Infobereiche anzuzeigen. Wählen Sie einen Infobereich aus, um zur
Maske für die Neuanlage zu gelangen, Ö Neuaufnahme auf Seite 50.
Suche
Sucht einen Datensatz in einem bestimmten Infobereich.
Steht standardmäßig nicht zur Verfügung.
Der Administrator kann konfigurieren, für welche Infobereiche die Suche
mit Hilfe dieser Schaltfläche zur Verfügung steht, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um die zur Verfügung stehenden
Infobereiche anzuzeigen. Wählen Sie einen Infobereich aus, um zur
Suchmaske des entsprechenden Infobereichs zu gelangen,
Ö Suchmaske auf Seite 58.
Programmaufruf
Ruft ein Fremdprogramm auf.
Steht standardmäßig nicht zur Verfügung.
Ihr Administrator kann konfigurieren, welche Programme hier aufgerufen
werden können. Maximal sind fünf Programmaufrufe möglich,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Kopfzeile
Der Kopfzeile eines Infobereichs enthält den Infobereichsnamen, einige Schaltflächen und
Informationen über den Ansichtsmodus.

Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Kopfzeile, um sie auszublenden. Durch
nochmaliges Doppelklicken auf den verbleibenden Streifen wird sie wieder eingeblendet.
Die Kopfzeile ist frei konfigurierbar, und der Administrator kann Ihnen genau die Informationen
und Schaltflächen zur Verfügung stellen, die Sie brauchen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie einige Einstellungen der
Kopfzeile selbst vornehmen, falls dies in Ihren Rechten vorgesehen ist, Ö Kontextmenü /
Kopfzeile auf Seite 42.

Infobereichsname
Die Kopfzeile eines Infobereichs enthält abhängig von Ihren Einstellungen den Namen oder die
Referenz sowie das zugehörige Symbol des aktiven Infobereichs.

Der Administrator kann die Kopfzeile so konfigurieren, dass statt des Infobereichsnamens eine
Referenz angezeigt wird (z. B. "Kontakt von Herrn X"). Zusätzlich kann der Administrator
definieren, ob das Symbol angezeigt wird.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 15

Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie Schrift und Gesamtbreite
der Kopfzeile festlegen.
Die Referenzen werden auch in den Suchfeldern in der Maske angezeigt, wenn Sie
Verknüpfungen zu anderen Infobereichen herstellen.

Schaltflächen der Kopfzeile


Der mittlere Teil der Kopfzeile enthält einige Schaltflächen. Sie können entweder direkt auf
diese Schaltflächen klicken oder mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile klicken, um ein
Menü mit den zur Verfügung stehenden Optionen anzuzeigen.
Nicht alle Schaltflächen stehen standardmäßig zur Verfügung, sondern einige müssen vom
Administrator konfiguriert werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Es ist auch möglich,
dass Schaltflächen, die standardmäßig angezeigt werden, für Sie gesperrt und inaktiv sind. Es
können auch Workflows, Trigger, Arbeitsflächen sowie Einzelbriefformate zur Verfügung gestellt
werden.
Einige Einstellungen der Kopfzeile können Sie über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-
Eigenschaften selbst vornehmen.
Die wichtigsten Schaltflächen sind:
1. Datensatz / Letzter Datensatz
Blättert zum ersten / letzten Datensatz.
Seite zurück / Seite vor
Blättert seitenweise in der Listenansicht.
Datensatz zurück / Datensatz vor
Blättert zum vorigen/nächsten Datensatz.

Anmerkung: Die Blätterschaltflächen sind deaktiviert, wenn Sie sich im


Bearbeitungsmodus befinden oder das Blättern in eine bestimmte Richtung nicht
möglich ist.

Markieren
Markiert Listen in Selektionen, Ö Datensätze markieren auf Seite 245 und
Aktivitäten generieren auf Seite 182.
Suchen (Strg + S)
Öffnet die Suchmaske für den aktiven Infobereich, Ö Suchmaske auf Seite 58.
In manchen Infobereichen (z. B. Firma, Angebot) wird die Schaltfläche
Spezialsuche angezeigt, mit der Sie zu einer speziellen Suchfunktion gelangen, Ö
Suchen auf Seite 56.
Diese Schaltflächen sind deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus
befinden.
Neu (Strg + N)
Legt einen neuen Datensatz für den aktiven Infobereich an, Ö Neuaufnahme auf
Seite 50.
Falls Ihr Administrator dies für Sie konfiguriert hat, können Sie über eine
Pfeilschaltfläche verschiedene Neuanlagetypen wählen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.

Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.


16 Benutzerhandbuch update.seven win

Bearbeiten (Strg + E)
Ermöglicht, bestehende Eintragungen zu bearbeiten bzw. zu ergänzen und
wechselt in den Bearbeitungsmodus.
Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.
Löschen (Strg + L)
Löscht den aktuell angezeigten Datensatz.
Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.
Speichern (Strg + S)
Speichert den aktuell angezeigten Datensatz.
Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Ansichtsmodus befinden.
Abbrechen (Strg + A)
Abbruch der aktuellen Operation. Alle Änderungen werden rückgängig gemacht,
und Sie wechseln in den Ansichtsmodus.
Ist deaktiviert, wenn Sie sich im Ansichtsmodus befinden.

Anmerkung: Ihr Administrator kann konfigurieren, ob die Schaltflächen


Bearbeiten, Löschen, Speichern und Abbrechen in der Kopfzeile angezeigt
werden oder ob Sie Datensätze über das Kontextmenü bearbeiten können, Ö
Kontextmenü auf Seite 18 und Desktop im Administratorhandbuch 2. Wenn Sie
für einen bestimmten Bereich keine Rechte zum Löschen, Bearbeiten oder
Neuanlegen besitzen, sind die entsprechenden Schaltflächen deaktiviert.

Maske (Strg + M) / Liste (Strg + T)


Wechseln von der Masken- zur Listenansicht und umgekehrt.
Person (Strg + P)
Zeigt die Personen der aktuellen Firma an.
Steht nur im Infobereich Firma+Person zur Verfügung.
Drucken (Strg + D)
Druckt den aktiven Infobereich, Ö Drucken auf Seite 77.
Kontextmenü (Strg + K)
Öffnet das Kontextmenü, Ö Kontextmenü auf Seite 18.
Excel (Strg + X)
Übergibt den aktuell angezeigten Infobereich an Microsoft Excel, Ö
Tabellenkalkulation auf Seite 221.
Abhängigkeit (Strg + B)
Öffnet ein Kontextmenü mit den Optionen firmenbezogen, personenbezogen oder
alles zur Firma. Je nach Ihrer Wahl werden die entsprechenden Informationen
angezeigt, Ö Zusatzinformationen zu Firma und/oder Person auf Seite 329.
Die jeweils aktive Option wird mit einem Häkchen und inaktiv angezeigt.

Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht


kein Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen.
Das bedeutet, dass abhängige Daten immer angezeigt werden, egal ob Sie
firmenbezogen oder personenbezogen wählen.

Gefunden (Strg + G)
Führt identische Firmen oder Personen zusammen, Ö Neuaufnahme einer Firma
auf Seite 51 und Abgleich - Person auf Seite 52.
Steht nur in der Abgleichmaske zur Verfügung.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 17

Löschen (Strg + R)
Entfernt Einträge, stellt Originaleinstellungen wieder her.
Steht z. B. im Infobereich Selektion oder bei der Definition von Vorgabewerten zur
Verfügung.
Laden (Strg + L)
Lädt Formate, Selektionen, Rechte etc.
Start (Strg + T)
Startet Selektionen, Importformate, etc.
Speichern (Strg + S)
Speichert verschiedene Daten (z. B. bei Selektionen, Rechten).
Übergabe (Strg + Ü)
Übergabe an Textverarbeitung, Ö Textverarbeitung auf Seite 213.
Ist nur aktiv, wenn die Verbindung mit der Textverarbeitung hergestellt wurde.

Dokumentübersicht
Zeigt die Dokumentübersicht an, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203.

Ansichtsmodus
Der rechte Teil der Kopfzeile gibt Auskunft über die aktuelle Sortierung und den Modus, in dem
Sie sich befinden.

In diesem Beispiel befinden Sie sich im Anzeigemodus im Infobereich Firma, und der Datensatz
ist nach dem Feld Finr sortiert. Außerdem werden die aktiven Bedingungen angezeigt.
Zusätzlich werden folgende Schaltflächen angezeigt:
Integrieren (F3) / Eigenes Fenster (F3)
Wechselt zwischen integrierter und voller Ansicht, Ö Integrationsansicht auf
Seite 28.
Wird angezeigt, wenn mehrere Infobereiche geöffnet sind.
Schließen (F4)
Schließt die aktuelle Ansicht.
Wird in manchen untergeordneten Infobereichen zusätzlich angezeigt (z. B.
Erinnerung bearbeiten, Meldung bearbeiten).
Wenn dieses Symbol angezeigt wird, müssen Sie diesen Infobereich schließen,
um wie gewohnt in update.seven weiter arbeiten zu können.
Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol richten, wird eine entsprechende
Meldung angezeigt.
18 Benutzerhandbuch update.seven win

Kontextmenü
Über das Kontextmenü können Sie auf häufig benötigte Infobereiche, Menüoptionen,
Workflows, Arbeitsflächen etc. zugreifen.
Das Kontextmenü ist für jeden Infobereich frei konfigurierbar, und der Administrator kann die
verfügbaren Optionen genau auf Ihre Anforderungen abstimmen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.

Konfiguration des Kontextmenüs

Konfiguration durch den Benutzer


Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie (mit den entsprechenden
Benutzerrechten):
• Definieren, ob das Kontextmenü angedockt am rechten Rand, frei beweglich links oben
oder nur als Popup bei Rechtsklick zur Verfügung steht.
• Festlegen, ob das angedockte oder frei bewegliche Kontextmenü immer geöffnet bleiben
soll.
• Größe und Schriftart des Kontextmenüs definieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Ö Kontextmenü / Kopfzeile auf Seite 42.

Konfiguration durch den Administrator


In den Desktop-Einstellungen kann der Administrator:
• Festlegen, dass die Menüoptionen des Kontextmenüs als Schaltflächen in der Maske
dargestellt werden.
• Zusätzliche Optionen definieren, z. B. zum Zugriff auf andere Infobereiche oder zum
Ausführen von Funktionen wie Bearbeiten und Speichern.
• Bei Verknüpfungen zu anderen Infobereichen definieren, ob freier Text oder eine Referenz
angezeigt wird, Ö Referenzen auf Seite 21.
• Festlegen, in welchen Ansichten (Maske, Liste, Ansichtsmodus, Bearbeitungsmodus) welche
Optionen des Kontextmenüs zur Verfügung stehen sollen.

Kontextmenü öffnen
Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu öffnen:
• In der Maskenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der
Maske.
• In der Listenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz.

• In beiden Ansichten können Sie auf die Schaltfläche (Kontextmenü) in der Kopfzeile
klicken.
• Ein angedocktes Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die Lasche am rechten
Bildschirmrand klicken.
• Ein frei bewegliches Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie auf die Pfeilschaltfläche in seiner
Kopfzeile klicken.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 19

• Wählen Sie Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften Æ Kontextmenü/Kopfzeile Æ Geöffnet


anzeigen, damit das Kontextmenü dauernd geöffnet bleibt.

Position des Kontextmenüs verändern


Sie können die Position eines angedockten bzw. frei beweglichen Kontextmenüs verändern.
Klicken Sie dazu in die Kopfzeile des Kontextmenüs und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle.

Kontextmenü minimieren
Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu minimieren:
• Wenn sich das Kontextmenü angedockt am Rand der Maske befindet, klicken Sie auf die
Lasche mit dem Pfeilsymbol.
Am Rand der Maske wird nun nur noch die Lasche angezeigt.

• Wenn das Kontextmenü frei beweglich ist, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche in der
Kopfzeile.
Es wird nun nur noch die Kopfzeile angezeigt.

Kontextmenü schließen
Sie haben folgende Möglichkeiten, um das Kontextmenü zu schließen:

• Klicken Sie in der Kopfzeile des Kontextmenüs auf die Schaltfläche .


• Um das frei bewegliche Kontextmenü wieder herzustellen, klicken Sie auf die Option
Kontextmenü in der Kopfzeile des Infobereichs, oder öffnen Sie das Menü mit Rechtsklick in
die Maske. Wählen Sie dann die Option Kontextmenü.

Größe des Kontextmenüs mit der Maus verändern


Die Größe des Kontextmenüs kann auch direkt in der Maske mit der Maus festgelegt und
verändert werden. Diese Änderungen sind ebenenabhängig, und die in den Desktop-
Einstellungen definierte Größe kann jederzeit wiederhergestellt werden.
Um die Größe des Kontextmenüs mit der Maus zu verändern:

1 Klicken Sie in der Kopfzeile des Kontextmenüs auf das Symbol . Das Symbol ändert sich
in .
20 Benutzerhandbuch update.seven win

2 Wenn Sie den Mauszeiger über die Ränder des Kontextmenüs bewegen, wird ein
Pfeilsymbol angezeigt, mit dem Sie die Größe des Kontextmenüs beliebig verändern
können.

3 Sobald Sie erneut auf das Symbol in der Kopfzeile klicken, erhält das Kontextmenü
wieder die ursprüngliche Größe.

Vorgängermaske
Sobald Sie sich in einem abhängigen Infobereich befinden, sehen Sie links neben der Maske des
Infobereichs die Vorgängermaske mit dem übergeordneten Infobereich.

Sie haben folgende Möglichkeiten, um in den übergeordneten Infobereich zu wechseln:


• Blättern: Mit Hilfe der Blätterschaltflächen können Sie sowohl in den übergeordneten
Datensätzen (im Beispiel: Firmen und Personen) als auch in den abhängigen Datensätzen
(im Beispiel: Kontakte) blättern.
• Übergeordneten Infobereich auswählen: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der
Vorgängermaske.

Hyperlinks
In manchen Feldern von Masken und Listen, in Vorgängermasken sowie im Kontextmenü
werden Hyperlinks angezeigt.
Folgende Hyperlinks können angezeigt werden:
• E-Mail-Adressen und Webseiten: Durch Klicken auf Hyperlinks in Masken und Listen
wird z. B. Ihr E-Mail-Programm oder der Web-Browser geöffnet.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 21

Anmerkung: Schreiben Sie bei Internetadressen, die nicht mit "www" beginnen,
"http://" an den Beginn, sonst kann die Adresse nicht aufgerufen werden, und Sie
erhalten die Fehlermeldung: "Ziel konnte nicht gefunden werden!"

• Dokumente: Durch Klicken auf die Hyperlinks in Dokumentfeldern wird das


entsprechende Dokument in Ihrem Standard-Textverarbeitungsprogramm geöffnet.

• Verknüpfte Infobereiche: In manchen Feldern einer Maske können Sie zu verknüpften


Infobereichen gelangen.

• Vorgängermaske: Durch Klicken auf die Hyperlinks in der Vorgängermaske gelangen Sie
in den übergeordneten Infobereich, Ö Vorgängermaske auf Seite 20.
• Kontextmenü: Durch Klicken auf die Hyperlinks im Kontextmenü gelangen Sie zu
Infobereichen, Workflows, Arbeitsflächen etc., Ö Kontextmenü auf Seite 18.

Referenzen
Referenzen sind Informationen, die in verschiedenen Bereichen zur näheren Erläuterung eines
Infobereichs angezeigt werden.
In folgenden Bereichen finden Sie Referenzen:
• In der Kopfzeile eines Infobereichs, falls dies vom Administrator definiert wurde, Ö
Kopfzeile eines Infobereichs auf Seite 14.

• Als Hyperlink in bestimmten Feldern in Masken und Listen, Ö Hyperlinks auf Seite 20.

• In der Vorgängermaske, falls dies vom Administrator definiert wurde, Ö Vorgängermaske


auf Seite 20.

• Im Kontextmenü, Ö Kontextmenü auf Seite 18.


22 Benutzerhandbuch update.seven win

Masken
Sie können zwischen zwei Ansichten wählen: Maske und Liste. Die Maske ist das zentrale
Eingabe- und Anzeigemedium in update.seven. Sie entspricht einem Formular zur Eingabe von
Daten.

Wählen Sie in der Kopfzeile die Schaltfläche (Maske), um in die Maskenansicht zu


wechseln.

Die Daten werden in die Felder der Maske eingetragen.


Masken können individuell konfiguriert werden, Ö Desktop und Maskengenerator im
Administratorhandbuch 2.

Fixe Masken
Standardmäßig befinden Sie sich in der fixen Maske; das kann entweder eine Originalmaske
oder im Maskengenerator erstellte Maske sein. Im Menü Ansicht ist die Menüoption Fixe Maske
mit einem Häkchen markiert.
Originalmasken werden von update mitgeliefert und können nicht gelöscht oder bearbeitet
werden. Auch für jede Vorgängermaske (also die Maske für den übergeordneten Infobereich)
gibt es eine Originalmaske.

Anmerkung: Im Maskengenerator können Masken abhängig von bestimmten Kriterien


definiert werden ("Filtermasken"). Eine solche Maske könnte zum Beispiel abhängig vom
Status eines Kunden jeweils unterschiedliche Felder anzeigen.

Im Menü Ansicht stehen Ihnen folgende Maskenoptionen zur Verfügung:


• Fixe Maske lädt immer die zuletzt verwendete fixe Maske.
• Maske laden erlaubt Ihnen den Zugriff auf Masken, die Ihr Administrator definiert hat.
• Originalmaske laden lädt die Originalmaske. Wenn die Menüoption deaktiviert ist, befinden
Sie sich bereits in der Originalmaske des Infobereichs.
• Vorgängermaske laden erlaubt Ihnen, weitere Masken zu laden, die Ihr Administrator im
Maskengenerator speziell für die Vorgängermaske des aktuellen Infobereichs definiert hat.
• Original-Vorgängermaske laden lädt die Originalmaske. Wenn die Menüoption deaktiviert
ist, befinden Sie sich bereits in der Originalmaske der Vorgängermaske.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 23

Freie Masken
Eine freie Maske können Sie selbst für jeden beliebigen Infobereich an Ihre Bedürfnisse
anpassen. Sie können zum Beispiel Masken erstellen, die nur jene Felder enthalten, die für
einen bestimmten Arbeitsvorgang erforderlich sind. Grafische Elemente wie Symbole, Bilder,
Feldschriften etc. stehen Ihnen dabei jedoch nicht zur Verfügung.
Um eine freie Maske zu definieren, wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske.
Die Felder des Infobereichs werden in einem Fenster angezeigt.

Freie Masken bearbeiten

• Klicken Sie in ein Feld, um den Inhalt zu bearbeiten.


• Klicken Sie auf den Feldnamen und ziehen Sie das Feld bei gedrückter Maustaste an den
gewünschten Ort. Beim Verschieben werden Feldrahmen und Inhalt angezeigt.
• Sie können die Breite der einzelnen Fenster durch Ziehen des Rahmens mit der Maus
verändern.

Felder ausblenden (Schnellmethode)


Um Felder auszublenden, die Sie kurzfristig nicht benötigen:

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Feld. Folgende Meldung wird
angezeigt: "Markiertes Feld ausblenden?"

2 Bestätigen Sie mit OK. Das Feld wird nun aus der Maske entfernt, jedoch nicht aus der
Datenbank gelöscht.

Felder ein- und ausblenden


Um Felder ein- und auszublenden:

1 Klicken Sie in den Infobereich, in dem Sie ein Feld ein- bzw. ausblenden möchten.

2 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Felder laden. Ein Dialogfeld mit allen Datenfeldern
des Infobereichs wird geöffnet.

3 Wenn Sie ein Feld ausblenden bzw. einblenden möchten, deaktivieren bzw. aktivieren Sie
das entsprechende Kontrollkästchen.

4 Bestätigen Sie mit OK. In der aktuellen Maske werden nur die Felder angezeigt, die mit
einem Häkchen markiert sind.
24 Benutzerhandbuch update.seven win

Freie Masken speichern, laden und löschen

Sie können eine freie Maske, die Sie erstellt bzw. modifiziert haben, speichern und zu einem
späteren Zeitpunkt wieder laden.
Um eine freie Maske zu speichern:

1 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske speichern (Der Befehl steht nur zur
Verfügung, wenn Sie sich in der freien Maske bzw. im Maskenzusatz befinden).

2 Geben Sie einen Namen für die Maske ein.

3 Bestätigen Sie mit OK.


Um eine freie Maske zu laden:

1 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske laden.

2 Wählen Sie eine Maske aus.

3 Bestätigen Sie mit OK.


Um eine freie Maske zu löschen:

1 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Freie Maske laden.

2 Wählen Sie eine Maske aus.

3 Wählen Sie Löschen.

4 Bestätigen Sie alle folgenden Meldungen.

5 Schließen Sie das Fenster mit Abbrechen.


Sie können Masken auch an andere Benutzer senden, für andere sperren oder ein Format
löschen, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

Maskenzusatz
Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Maskenzusatz, um in den Maskenzusatz zu gelangen.

Ein Fenster mit allen Feldern des Infobereichs wird angezeigt.

Tipp: Daten können sowohl in der Maske als auch im Maskenzusatz neu eingegeben oder
aktualisiert werden.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 25

Ansichtsoptionen für freie Masken und Maskenzusatz


Im unteren Fensterbereich der freien Maske bzw. des Maskenzusatzes stehen Ihnen die
folgenden Schaltflächen zur Verfügung.
Horizontal/vertikal anordnen (nur in der Ebene Firma+Person)

Felder alphabetisch/nach Nummern sortieren

Alle Felder laden

Letzte Änderung anzeigen / Feldinhalte anzeigen

Nur Felder mit Inhalt anzeigen / Alle Felder anzeigen

Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den linken Feldrand in einem
Feldzwischenraum und ziehen Sie alle Felder nach rechts, wenn nicht der ganze Feldname
sichtbar ist.

Sie können auch die Abkürzung des Infobereichs, Feldnummern und Feldtypen anzeigen.
Doppelklicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile. Um diese Anzeige wieder
auszuschalten, doppelklicken Sie erneut auf die Kopfzeile.

Listen
Unter einer Liste versteht man die zeilenweise Darstellung von Datensätzen.

Wählen Sie die Schaltfläche (Liste), um in die Listenansicht zu wechseln.

Sobald Sie in der Listenansicht sind, wird statt der Schaltfläche Liste die Schaltfläche Maske
angezeigt, sodass Sie zur Maskenansicht zurückkehren können.

Listen definieren
Alle Felder, die im jeweiligen Infobereich vorhanden sind, können in beliebiger Kombination in
eine Liste übernommen werden.
Um eine Liste zu definieren:

1 Öffnen Sie die Listenansicht, die Sie verwenden möchten.


26 Benutzerhandbuch update.seven win

2 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren. Das Dialogfeld Liste erstellen wird
geöffnet.

3 Klicken Sie unter Infobereich auf den gewünschten Infobereich. Die zur Verfügung
stehenden Felder werden nun unter Feld angezeigt.

4 Doppelklicken Sie auf einen Eintrag unter Feld, um ein Feld der Liste hinzuzufügen. Das
Feld wird nun unter Liste angezeigt. Durch Doppelklick können Sie das Feld wieder aus der
Liste löschen.
Im unteren Bereich des Dialogfelds wird eine Vorschau auf die aktuell ausgewählten Felder
angezeigt.
Sie können nun die Spaltenpositionen und die Spaltenbreite ändern und verschiedene
andere Ansichtsoptionen für die Liste auswählen, Ö Spaltenposition ändern auf Seite 26,
Spaltenbreite ändern auf Seite 26 und Listenoptionen einstellen auf Seite 27.

5 Klicken Sie auf OK, bestätigen Sie die Meldung mit Ja, und geben Sie einen Namen für die
Liste ein.

6 Klicken Sie auf OK. Die Liste ist jetzt gespeichert.

Spaltenposition ändern
Die Position kann sowohl im Dialogfeld Liste erstellen als auch direkt in der Listenansicht
verändert werden. Klicken Sie dazu auf den Spaltenkopf mit der Feldbezeichnung und ziehen
Sie ihn an die gewünschte Position.

Spaltenbreite ändern
1 Platzieren Sie den Mauszeiger auf die vertikale Linie des Feldes, dessen Breite Sie
verändern möchten.
Der Mauszeiger ändert seine Form.

2 Ziehen Sie die Linie bei gedrückter Maustaste in die gewünschte Breite.

3 Lassen Sie die Maustaste los.


Kapitel 3 Benutzeroberfläche 27

Listenoptionen einstellen
Sie können folgende Listenoptionen einstellen:
• Aufteilen: Passt die Spaltenbreite der ausgewählten Datenfelder der Liste so an, dass alle
Spalten sichtbar sind.
• Neu: Erzeugt eine neue, leere Liste im unteren Fensterbereich.
• Ausrichtung: Definiert die Ausrichtung der Feldinhalte für ein bestimmtes Feld. Markieren
Sie ein Feld im Listenfeld Liste, und klicken Sie auf Ausrichtung. Im angezeigten
Optionsfeld können Sie zwischen links, rechts und zentriert wählen.
• Kopfzeile: Ändert den Text für den Spaltenkopf. Wenn auf Ihrer Station mehrere Sprachen
eingerichtet sind, können Sie die Bezeichnung auch für die anderen Sprachen ändern.
• Verbindung: Mit dieser Schaltfläche können Sie mehrere Felder zu einer Spalte verbinden:
1. Markieren Sie eines der Felder im Block Liste.
2. Klicken Sie auf Verbindung.
3. Wählen Sie das zweite Feld aus.
4. Bestätigen Sie mit OK. In der Listenansicht werden nun zwei Felder innerhalb einer
Spalte angezeigt.
• Trennzeichen: Geben Sie hier das Trennzeichen zwischen zwei Feldern innerhalb eines
Spaltenkopfes ein.
• Spalten: Die Liste kann in eine, zwei oder drei Spalten aufgeteilt werden. Eine Vorschau ist
im unteren Bereich zu sehen.
• Summenzeile: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird in der Listenansicht am
unteren Rand eine Summenzeile eingeblendet, in der z. B. die Auftragssumme zu einer
Firma angezeigt wird.
• Ausgew. Datensatz: Mit der Schaltfläche Ausgew. Datensatz legen Sie folgende
Einstellungen fest:
o Position der Kontrollleiste links, rechts oder an beiden Seiten der Liste
o Hervorheben des aktuellen Eintrags mit einem grauen Balken
o Position des Dreiecks in der linken und/oder rechten Kontrollleiste
• Schrift Kopfzeile: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Schriftart der Kopfzeile einstellen.
• Schrift Zeile: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Schriftart für die anderen Listenzeilen
einstellen.

Listen speichern, laden und löschen


Sie können eine Liste, die Sie erstellt bzw. geändert haben, speichern und zu einem späteren
Zeitpunkt wieder laden.

1 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren bzw. Ansicht Æ Liste laden. Diese
Befehle stehen nur in der Listenansicht zur Verfügung.

2 Geben Sie einen Namen für die Liste ein, oder wählen Sie die gewünschte Liste aus.

3 Sie können Listen auch an andere Benutzer senden, für andere sperren oder ein Format
löschen, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

4 Bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Aktuelle Listeneinstellungen eines Benutzers, d. h. die jeweils zuletzt in einem


Infobereich definierten Listen, werden beim Abmelden von update.seven im Verzeichnis
\FRM des jeweiligen Benutzers in der Datei eb1.cfg gespeichert und beim nächsten
Einstieg in die Datenbank wieder aktiviert.
28 Benutzerhandbuch update.seven win

Integrationsansicht
Die Infobereiche Firma/Person oder Objekt haben eine Vielzahl von abhängigen Infobereichen,
z. B. Kontakt, Notiz, Angebot, Auftrag usw.
update.seven kann so konfiguriert werden, dass diese Beziehungen in der Integrationsansicht
dargestellt werden - übergeordnete und abhängige Infobereiche werden gleichzeitig angezeigt.

Anmerkung: In der integrierten Ansicht können maximal fünf abhängige Ebenen


gleichzeitig dargestellt werden. Bei den nicht aktiven Bereichen wird die Kopfzeile grau
dargestellt.

Wenn die Option Integrieren nicht aktiviert ist, wird der Infobereich in einem "eigenen Fenster"
angezeigt.

Integrierte Ansicht als Voreinstellung wählen


Um die integrierte Ansicht als Voreinstellung zu wählen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Desktop definieren.

2 Wählen Sie im darauf folgenden Dialogfeld die Schaltfläche Oberfläche.

3 Aktivieren Sie in der Registerkarte Sonstiges des Dialogfelds Oberfläche das


Kontrollkästchen Ebenen integriert öffnen.
Alle Infobereiche werden in integrierter Ansicht geöffnet, wenn dies möglich ist.

4 Bestätigen Sie mit OK.

5 Speichern Sie das Format, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.
Alle Infobereiche, die Sie nun öffnen, werden in integrierter Ansicht dargestellt.

Integrierten Infobereich ausgliedern


Um einen abhängigen Infobereich aus der Integrationsansicht auszugliedern:

1 Klicken Sie auf den Infobereich.


Kapitel 3 Benutzeroberfläche 29

2 Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf das Symbol (Eigenes Fenster), oder
drücken Sie F3.
Der Infobereich wird ausgegliedert und als Vollbildschirm angezeigt.

Anmerkung: Die Option Ebenen integriert öffnen wird durch diesen Vorgang nicht
aufgehoben. Wenn Sie einen Infobereich ausgegliedert haben und dann einen anderen
abhängigen Infobereich öffnen, wird dieser in der Integrationsansicht geöffnet.

Infobereich eingliedern
Um einen Infobereich wieder in die Integrationsansicht einzugliedern:

• Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf das Symbol (Integrieren).
• Drücken Sie die Funktionstaste F3.
Der Infobereich wird in die Integrationsansicht des übergeordneten Infobereichs integriert.

Integrierte Infobereiche anordnen


Sie können Infobereiche vertikal bzw. horizontal anordnen.
Klicken Sie in der Funktionsleiste oder in der Kopfzeile des übergeordneten Infobereichs auf die
Schaltfläche Horizontal ( ) oder Vertikal ( ). Der übergeordnete Infobereich befindet sich
dann links bzw. oben.

Größe von Infobereichen ändern


Um die Größe eines Infobereichs zu ändern:

1 Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie, die Sie verschieben möchten. Er wird
als Doppelpfeil angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Trennlinie und verschieben Sie sie.

Anordnung der Infobereiche anzeigen


Um die Anordnung von Infobereichen anzeigen zu lassen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Desktop definieren.

2 Klicken Sie im darauf folgenden Dialogfeld auf Oberfläche.

3 Aktivieren Sie in der Registerkarte Sonstiges das Kontrollkästchen Anordnung der Ebenen
anzeigen.

4 Speichern Sie das Format, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

5 Bestätigen Sie mit OK.


Zwischen dem übergeordneten und den dazugehörigen abhängigen Infobereichen wird ein
kleiner roter Pfeil eingeblendet.
30 Benutzerhandbuch update.seven win

Integrierte Infobereiche verschieben


Die Anordnung der Infobereiche kann direkt in der Integrationsansicht verändert werden.

1 Klicken Sie den Infobereich an, den Sie verschieben möchten.

2 Ziehen Sie den Infobereich bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Der
Infobereich wird währenddessen als grauer Schatten dargestellt.

Integrierte Infobereiche schließen


Um integrierte Infobereiche zu schließen:

Klicken Sie in der Kopfzeile des Infobereichs auf die Schaltfläche zum Schließen ( ), oder
drücken Sie die Funktionstaste F4.

Schaltflächen in der Integrationsansicht


In einigen Fällen sind die Fenster der Infobereiche in der Integrationsansicht nicht groß genug,
um alle Schaltflächen anzuzeigen. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand der
Kopfzeile, um ein Kontextmenü mit den fehlenden Optionen zu öffnen.

Feldtypen
In update.seven gibt es folgende Feldtypen:

• Numerische Felder, Ö Numerische Felder auf Seite 31

• Textfelder, Ö Textfelder auf Seite 31

• Datumsfelder, Ö Datumsfelder auf Seite 31


Kapitel 3 Benutzeroberfläche 31

• Zeitfelder, Ö Zeitfelder auf Seite 33

• Fixe und variable Katalogfelder, Ö Katalogfelder auf Seite 33

• Logische Felder

Numerische Felder
Numerische Felder enthalten Zahlenwerte (ganze Zahlen, Dezimalzahlen oder Prozentzahlen).
Dabei wird folgende Unterscheidung getroffen:
• Zahlen, mit denen Rechenoperationen durchgeführt werden und die daher in einer direkten
Verbindung zu bestimmten Hierarchieebenen der Datenbank stehen. Ein Beispiel dafür ist
das Feld Kosten im Infobereich Kontakt, das im Infobereich Aktivität summiert wird.
• Zahlenfelder, die unabhängig von der Struktur der Datenbank sind und reinen
Informationscharakter besitzen, wie z. B. das Feld Mitarbeiter im Infobereich Firma.

Textfelder
Texte werden in einem Textfeld eingegeben (z. B. in den Infobereichen Notiz und Kontakt).
Im Menü Bearbeiten stehen Ihnen einige Menüoptionen zur Textbearbeitung zur Verfügung.
Diese Optionen sind nur im Textmodus aktiv.

Anmerkung: Sie können in Textfeldern die Tabulatortaste auch verwenden, um


Tabulatorzeichen in den Text einzufügen. Diese Funktion muss gesondert eingestellt werden,
da standardmäßig der Tabulator von einem Eingabefeld zum nächsten wechselt und nicht
auf Einträge innerhalb eines Feldes wirkt. Wählen Sie dazu die Menüoption Extras Æ
Sonstige Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabulator im Text.

Wenn Sie ostasiatische oder sonstige Double-Byte-Zeichen eingeben möchten, muss das
entsprechende Sprachpaket des Betriebssystems installiert sein (Start Æ Einstellungen Æ
Systemsteuerung Æ Ländereinstellungen Æ Allgemein).

Datumsfelder
Datenbankfelder, in denen ein Datum erfasst werden soll, sind vom System vorkonfiguriert. Das
von update.seven verwendete Standardformat für die Eingabe in Datumsfelder ist das Format
TT.MM.JJJJ. Felder, in denen nur Monat und Jahr erfasst werden, sind zumeist im Format
MM/JJJJ eingetragen.

Anmerkung: Wenn Sie dieses Eingabeformat nicht verwenden möchten, kann Ihr
Administrator in den Desktopeinstellungen festlegen, dass Datumsfelder wie normale
Eingabefelder erfasst werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Wenn Sie in ein Datumsfeld klicken, ändert sich die Anzeige des Feldes, das nun ein
Kontrollkästchen links vom Datum, rechts davon zwei Pfeilschaltflächen zum Blättern sowie eine
Pfeilschaltfläche zum Öffnen des Kalenders enthält.

Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren (also den Eintrag löschen möchten), wird dieser
abgeblendet und verschwindet, sobald Sie in ein anderes Feld klicken.

Wenn Sie in ein leeres Datumsfeld klicken, wird standardmäßig das aktuelle Datum deaktiviert
dargestellt, sodass Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens rasch das aktuelle Datum
einfügen können.
32 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Wenn ein Datumsfeld möglicherweise zu klein für die Anzeige wird, sobald Sie
in das Feld klicken, können Sie die Feldgröße im Maskengenerator einfach anpassen,
Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Eingabe des Datums

Um ein Datum zu ändern:

1 Wenn links vom Datum kein Häkchen angezeigt wird, klicken Sie auf das Kontrollkästchen,
um die Datumseingabe zu aktivieren.

2 Klicken Sie danach auf die Tages-, Monats- oder Jahreszahl, um diese direkt einzugeben.
Oder verwenden Sie dazu die Pfeilschaltflächen rechts neben dem Datum, um die Zahlen
um jeweils eine Einheit zu erhöhen bzw. zu vermindern.
Sie können stattdessen auch auf die Pfeilschaltfläche rechts außen klicken, um den
Kalender zu öffnen und dort das Datum auszuwählen.

Tipp: Verwenden Sie die Leertaste, um das Kontrollkästchen zu aktivieren bzw.


deaktivieren, und bewegen Sie den Mauszeiger mit Hilfe der Pfeiltaste nach rechts auf
Ihrer Tastatur zum Tag, Monat und Jahr des Datums.

Kalender

Um den kleinen Kalender zur Datumseingabe zu verwenden:

1 Wählen Sie das Kalendersymbol rechts neben dem Datumsfeld, um den Kalender zu
öffnen.

Der aktuelle Tag ist türkis hinterlegt, und der markierte Tag grün mit roter Umrandung
dargestellt.

2 Wählen Sie das gewünschte Datum und bestätigen Sie mit OK.
Wenn Sie in speziellen Fällen auch einen Zeitraum angeben können (z. B. beim Verteilen von
Terminen im Kalender), stehen Ihnen im Kalender statt des Feldes Datum die Felder Von und
Bis zur Verfügung, Ö Termine verteilen auf Seite 136. Sie können direkt im Kalender einen
bestimmten Zeitraum angeben, indem Sie bei gedrückter Umschalttaste den gewünschten
Bereich markieren.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 33

Zeitfelder
Wenn Sie in ein Zeitfeld klicken, ändert sich die Anzeige des Feldes, das nun ein
Kontrollkästchen links von der Uhrzeit und rechts davon zwei Pfeilschaltflächen zum Blättern
enthält.

Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren (also den Eintrag löschen möchten), wird dieser
inaktiv angezeigt und verschwindet, sobald Sie in ein anderes Feld klicken.

Wenn Sie in ein leeres Zeitfeld klicken, wird standardmäßig die aktuelle Uhrzeit inaktiv
dargestellt, so dass Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens rasch die aktuelle Zeit einfügen
können.

Anmerkung: Wenn ein Zeitfeld zu klein für die Anzeige wird, sobald Sie in das Feld klicken,
können Sie die Feldgröße im Maskengenerator einfach anpassen, Ö Maskengenerator im
Administratorhandbuch 2.

Eingabe der Uhrzeit

Um die Uhrzeit zu ändern:

1 Wenn links von der Uhrzeit kein Häkchen angezeigt wird, klicken Sie auf das
Kontrollkästchen, um die Zeitangabe zu aktivieren.

2 Klicken Sie danach auf die Stunden-, Minuten- oder Sekundenzahl, um diese direkt
einzugeben. Oder verwenden Sie dazu die Pfeilschaltflächen rechts neben der Uhrzeit, um
die Zeit um jeweils eine Einheit zu erhöhen bzw. zu vermindern.

Tipp: Verwenden Sie die Leertaste, um das Kontrollkästchen zu aktivieren bzw. zu


deaktivieren, und bewegen Sie den Mauszeiger mit Hilfe der Pfeiltaste nach rechts auf Ihrer
Tastatur zu den Stunden, Minuten und Sekunden der Uhrzeit.
Wenn Sie dieses Eingabeformat nicht verwenden möchten, kann der Administrator in den
Desktop-Einstellungen festlegen, dass Zeitfelder wie normale Eingabefelder erfasst werden,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Katalogfelder
Kataloge sind vordefinierte Werte, aus denen Sie bei der Eingabe von Felddaten auswählen
können. Dadurch können Sie Daten schnell und einheitlich erfassen. Darüber hinaus werden
durch Kataloge Fehleingaben bzw. die Verwendung verschiedener Begriffe für ein Kriterium
verhindert.
update.seven verfügt über verschiedene Arten von Katalogen:
• Fixe Kataloge
• Variable Kataloge

Klicken Sie auf das Symbol , um fixe Kataloge zu öffnen.

Klicken Sie auf das Symbol , um variable Kataloge zu öffnen.


Die Katalogwartung wird vom Administrator im Modul Wartung vorgenommen.
Katalogfelder können in der Maskenansicht optisch durch eine blaue Umrandung hervorgehoben
werden. Diese Einstellung wird vom Administrator definiert, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
Bei Katalogen, denen Symbole zugeordnet sind, kann der Administrator definieren, ob diese
Symbole im Feld, rechts neben dem Feld oder gar nicht angezeigt werden sollen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
34 Benutzerhandbuch update.seven win

Fixe Kataloge

Fixe Kataloge sind Kataloge, deren Werte vom System vorgegeben sind.

Beispiel:
Die Kontaktart eines Kontaktdatensatzes. Hier stehen die Begriffe "Telefon", "Besuch", "Brief",
"Veranstaltung", "Fax", "E-Mail", "Info" und "Internet" zur Auswahl.

Fixe Kataloge gibt es überall dort, wo Standardisierungen auch firmenübergreifend sinnvoll sind
bzw. wo mit den Katalogeinträgen fixe Auswertungen verknüpft sind.

Anmerkung: Fixe Katalogwerte können nur vom Administrator verändert werden,


Ö Wartungsmodul im Administratorhandbuch 1.

Variable Kataloge

Der Inhalt variabler Kataloge kann speziell für Ihr Unternehmen definiert werden. Die Kataloge
werden vom Administrator aufgebaut und bei Bedarf überarbeitet und erweitert.

Beispiel:
Im Katalog Land werden alle Länder angezeigt, die z. B. bei der Erfassung von Firmen zur
Verfügung stehen.

Vor der Arbeit mit Ihrer Datenbank werden gemeinsam mit dem Administrator und anderen
Benutzern firmenspezifische, standardisierte Werte für alle Katalogfelder erarbeitet.
Variable Kataloge sind im Gegensatz zu fixen Katalogen mandantenfähig, d. h. die Einträge
können jeweils nur bestimmten Benutzern für Zugriff und Bearbeitung zugewiesen sein. Wenn
ein Katalog entsprechend eingerichtet ist, wird zum Katalogeintrag auch die Mandantennummer
angezeigt.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 35

Wenn es für einen Katalogwert sowohl einen Wert ohne Mandanten gibt als auch mindestens
einen mit Mandanten, wird bei dem Eintrag ohne Mandanten die Nummer "0" angezeigt. Diese
Situation sollte allerdings vom Administrator beim Einrichten der mandantenfähigen Kataloge
vermieden werden.
Details zur Katalogwartung und Mandantenfähigkeit finden Sie unter Wartungsmodul und
Mandanten im Administratorhandbuch 1.

Darstellung von variablen Katalogen als Dropdown-Liste


Ihr Administrator kann auch bestimmen, dass Kataloge als Dropdown-Listen dargestellt werden,
Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Wenn Sie das Recht besitzen, in diesem Katalog Werte neu anzulegen, sieht die Maske wie folgt
aus:

Mit dem Symbol öffnen Sie das Katalog-Dialogfeld, mit dem Symbol öffnen Sie die
Dropdown-Liste.

Suche nach Katalogwerten


Um nach einem Katalogwert zu suchen, tragen Sie dessen Beginn (ohne Platzhalter) in das
Eingabefeld ganz oben ein, und klicken Sie auf das Symbol (Suchen). Alternativ dazu
können Sie in die Liste klicken und den Anfangsbuchstaben des gesuchten Wertes tippen.
36 Benutzerhandbuch update.seven win

Bearbeiterkatalog

Der Bearbeiterkatalog bietet einige besondere Funktionen:


aktuell Zeigt die Zahl der markierten Bearbeiter an.
maximal Zeigt an, wie viele Bearbeiter maximal gewählt werden können. Im Feld
Bearbeiter des Infobereichs Kontakt können Sie nur einen Bearbeiter wählen, im
Feld Teilnehmer bis zu zwanzig.
Liste (Alt + L)
Zeigt die Liste der zur Verfügung stehenden Bearbeiter ohne
Gruppenzugehörigkeit an.
Bearbeiter (Alt + B)
Zeigt die Liste der Bearbeiter an. Durch Klicken auf das Zeichen "+" neben den
Bearbeitern gelangen Sie zur Bearbeitergruppe.

Ein Bearbeiter kann auch mehreren Bearbeitergruppen zugeordnet sein.

Anmerkung: Aus Performancegründen kann Ihr Administrator das Bearbeiter-


Dialogfeld so konfigurieren, dass es immer in Listenansicht geöffnet wird.

Gruppen (Alt + G)
Zeigt die Liste der Bearbeitergruppen an. Durch Klicken auf das Zeichen "+"
neben den Gruppen gelangen Sie zu den zugehörigen Bearbeitern.

Wenn Sie den Bearbeiterkatalog aus einem Bearbeiterfeld öffnen, können Sie
keine Gruppen, sondern nur einzelne Bearbeiter auswählen.
Wenn Sie den Bearbeiterkatalog aus einem Gruppenfeld öffnen, können Sie keine
einzelnen Bearbeiter, sondern nur gesamte Gruppen auswählen.
Ressourcen (Alt + R)
Steht nur zur Verfügung, wenn der Bearbeiterkatalog über das Feld Teilnehmer
(Infobereich Kontakt, Aufgaben) geöffnet wird, Ö Kontaktmanagement auf Seite
99.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 37

Ausgewählte anzeigen (Alt + W)


Zeigt die markierten Bearbeiter an.
Alle anzeigen (Alt + A)
Zeigt wieder alle Bearbeiter an.
Aktuelle Auswahl löschen (Alt + S)
Steht nur zur Verfügung, wenn im Bearbeiterkatalog mehrere Bearbeiter
ausgewählt werden können.
Gesamte Auswahl löschen (Alt + C)
Steht nur zur Verfügung, wenn im Bearbeiterkatalog mehrere Bearbeiter
ausgewählt werden können.

Hierarchische Kataloge

Dabei handelt es sich um variable Kataloge, die mit anderen Katalogen verbunden sind. Der
Katalog Produkt ist z. B. hierarchisch mit dem Katalog Produktgruppe verknüpft. Je nach
Auswahl aus dem Katalog Produktgruppe stehen im Katalog Produkt andere Einträge zur
Verfügung.

Kataloge öffnen

Um einen Katalog zu öffnen:


• Doppelklicken Sie in ein Katalogfeld.
• Klicken Sie in einem Katalogfeld auf das Symbol ( oder ).
• Geben Sie einen Buchstaben in das Feld ein, und drücken Sie die Eingabetaste.

Tipp: Wenn Sie einen Buchstaben in das Feld eingeben, ist der Auswahlbalken bereits auf
dem ersten Eintrag mit dem gesuchten Anfangsbuchstaben platziert bzw. auf dem Eintrag,
der dem Buchstaben alphabetisch am nächsten kommt.

Sie können nun einen Eintrag aus dem Katalog auswählen und die Auswahl mit OK bestätigen.
38 Benutzerhandbuch update.seven win

Neue Katalogeinträge erstellen

Wenn dies in Ihren Rechten vorgesehen ist, können Sie neue Einträge zu freien Katalogen
hinzufügen.

1 Tragen Sie den gewünschten neuen Eintrag in das Katalogfeld ein.

2 Klicken Sie nun in ein anderes Feld, oder drücken Sie die Eingabetaste. Das
Auswahldialogfeld mit dem entsprechenden Katalog wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf (Neu).


Das Dialogfeld wird geschlossen, und der neue Eintrag ist nun im Katalogfeld eingetragen.
Wenn der Katalog mandantenfähig eingerichtet ist, wird auch automatisch die
Mandantennummer eingetragen und angezeigt (in diesem Fall "1000" und "101").

Katalogwartung

Der Administrator legt fest, ob Sie neue Katalogwerte in die Datenbank aufnehmen dürfen.
Das Bearbeiten oder Löschen von Katalogwerten ist ausschließlich im Modul Wartung möglich.

Telefonfelder
Wenn eine Telefonanbindung über update.seven phone eingerichtet ist, können Sie über das
Telefonsymbol in den Telefonfeldern die eingetragene Nummer wählen, Ö Benutzerhandbuch
update.seven phone.

Mussfelder
Der Administrator kann beliebige Mussfelder für jeden Infobereich definieren und optisch durch
Rahmen sowie "*" oder "!" hervorheben, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Sollten Sie bei der Eingabe ein Mussfeld übersehen haben, teilt Ihnen dies update.seven beim
Speichern mit, z. B. mit der Meldung: "PLZ fehlt!"
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 39

Anzeige konfigurieren
Über die Menüoption Extras Æ Desktop laden können Sie einen vom Administrator zuvor
erstellten Desktop laden. Der Desktop definiert die Konfiguration der gesamten update.seven-
Oberfläche (z. B. Symbolleisten pro Ebene, Zugriffsrechte, Bedingungen pro Ebene) und kann
einer Station, einer Gruppe oder einem Bearbeiter zugewiesen werden.
Die integrierte Ansicht mit allen Einstellungen (Fenstergröße, Bedingungen, Sortierung usw.)
kann mit der Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern gespeichert werden,
Ö Arbeitsflächen auf Seite 44.

Allgemeine Einstellungen
Über die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften können Sie Einstellungen der
Benutzeroberfläche vornehmen. Diese Einstellungen überschreiben die vom Administrator
vorgenommenen Desktopeinstellungen, d. h. sie werden bei der Neuanmeldung bei
update.seven wieder geladen.
Mit der Schaltfläche Alles zurücksetzen in den Registerkarten des Dialogfelds Desktop-
Eigenschaften werden die Benutzereinstellungen auf die vom Administrator definierten
Desktopeinstellungen oder - falls kein Desktop definiert wurde - die update.seven-
Standardmaske zurückgesetzt.

Anmerkung: Möglicherweise wird die Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften inaktiv


angezeigt. In diesem Fall hat der Administrator diese Einstellungen für Sie vorgenommen
und den Zugriff gesperrt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Farben
In dieser Registerkarte können Sie das Aussehen von update.seven verändern.
40 Benutzerhandbuch update.seven win

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Muster: Hier werden die aktuellen Einstellungen des Farbschemas angezeigt.
• Farbschema: Wählen Sie in der Dropdown-Liste ein Farbschema aus.
Änderungen an einem Schema können nicht gesondert gespeichert werden, bleiben aber
beim Bestätigen mit OK erhalten.
• Symbolleiste: Hier wird die Schriftfarbe für die Symbole in der variablen Symbolleiste
definiert.
• Vorgängermaske: Hier wird die Farbe der Vorgängermaske definiert. Das entsprechende
Symbol in der Symbolleiste wird in derselben Farbe angezeigt.
• Aktive Ebene: Hier wird die Hintergrundfarbe der aktuellen Ebene bestimmt.
Damit diese Einstellung wirkt, muss der Administrator in den Desktop-
Oberflächeneinstellungen zusätzliche Einstellungen vornehmen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.

Tipp: Diese Einstellung ist beim Arbeiten mit integrierten Ansichten besonders hilfreich.

• Fixe Symbolleiste: Hier wird die Hintergrundfarbe der fixen Symbolleiste bestimmt.
• Kontextmenü: Hier wird die Hintergrundfarbe des Kontextmenüs definiert.
• Rahmen: Hier wird die Rahmenfarbe des Kontextmenüs definiert.
• Hyperlinks:
o Immer unterstrichen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Hyperlinks (E-Mail-
Adressen, Internetadressen, Verweise zu anderen Infobereichen) in den Masken
unterstrichen wie in einem Webbrowser angezeigt werden sollen.
o Farbe auswählen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um im Feld Farbe die
Schriftfarbe der Hyperlinks zu ändern. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist,
können Sie das Feld Farbe nicht bearbeiten, und die Hyperlinks werden nicht in einer
eigenen Farbe angezeigt.
o Farbe: Hier können Sie die Farbe auswählen, in der Hyperlinks angezeigt werden. Sie
können das Feld nur bearbeiten, wenn das Kontrollkästchen Farbe auswählen aktiviert
ist.
• Kopfzeile: Wählen Sie hier die zwei Farben für den Farbverlauf der Kopfzeile eines
Infobereichs. Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie zwischen vertikalem und
horizontalem Farbverlauf wechseln.
• Globale Maskenfarben: Hier können Sie vom Administrator vordefinierte Farbschemata für
Masken, Listen und Tabellen auswählen.
Falls keine Formate vordefiniert wurden, werden in den Dropdown-Listen Masken, Listen
und Tabellen die standardmäßigen update.seven-Farbschemata angezeigt.
Tabellen sind spezielle Bildschirmelemente in update.seven, die Listen sehr ähnlich sind,
jedoch andere Funktionen haben und im Maskengenerator nicht bearbeitet werden können.
Tabellen gibt es beispielsweise in den Ebenen Selektion, Druckformat definieren oder
Terminverteilung. In diesen Ebenen ist es meistens nicht möglich, zwischen Masken- und
Listendarstellung zu wechseln.
Der Administrator kann für Sie drei verschiedene Tabellenvorlagen konfigurieren,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 41

Farben für Balken- und Tortenansichten


In der Registerkarte Analyse können Sie Anzahl und Farbe der sichtbaren Balken und Farben in
der Balken- bzw. Tortenansicht definieren.
Die Einstellungen gelten für alle Analysen (z. B. Pipeline), auch für das Modul Analyse,
Ö Analysemodul im Administratorhandbuch 1.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Sichtbare Balken: Geben Sie hier die Anzahl der sichtbaren Balken an. Sie können bis zu 10
Balken wählen. Es wird immer nur eine Torte angezeigt. Die Definition der Farben für die
Tortenansicht erfolgt wie jene der Balkenansicht.

• Neu ( ) erlaubt, neue Balken- oder Tortenfarben zu definieren. Wenn Sie bereits 10
Farben gewählt haben, wird diese Schaltfläche abgeblendet angezeigt, d. h. Sie können
keine weiteren Farben definieren.

• Löschen ( ) erlaubt, definierte Balken- oder Tortenfarben aus der Liste zu entfernen.

• erlaubt, bereits definierte Balken- oder Tortenfarben zu ändern.


42 Benutzerhandbuch update.seven win

Kontextmenü / Kopfzeile
In dieser Registerkarte können Sie Einstellungen für das Kontextmenü und die Infobereichs-
Kopfzeile vornehmen, Ö Kontextmenü auf Seite 18 und Kopfzeile eines Infobereichs auf Seite
14.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Block Kontextmenü
• Angedockt: Das Kontextmenü wird beim Starten von update.seven angedockt am rechten
Rand der Maske angezeigt.
Die Position des Kontextmenüs kann beliebig verändert werden.
Wenn Sie in einen anderen Infobereich wechseln und dann in den Ausgangsinfobereich
zurückkehren, wird das Kontextmenü weiterhin in der von Ihnen bestimmten Position
angezeigt.
• Frei beweglich: Das Kontextmenü wird beim Starten von update.seven frei beweglich am
linken oberen Rand der Maske unter der Kopfzeile angezeigt.

Die Position des Kontextmenüs kann beliebig verändert werden.


Wenn Sie in einen anderen Infobereich wechseln und dann in den Ausgangsinfobereich
zurückkehren, wird das Kontextmenü weiterhin in der von Ihnen bestimmten Position
angezeigt.
• Nur Popup: Das Kontextmenü ist nur über Klicken mit der rechten Maustaste auf die Maske
oder über die Schaltfläche Kontextmenü in der Kopfzeile verfügbar.
Auch wenn Sie eine andere Option als Nur Popup gewählt haben, steht das Popup-Menü
jederzeit über Klicken mit der rechten Maustaste auf die Maske oder Liste zur Verfügung.
• Letzte Einstellung merken: Das Kontextmenü wird in der gleichen Position wie beim letzten
Schließen von update.seven angezeigt.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 43

• Geöffnet anzeigen: Das Kontextmenü wird geöffnet angezeigt.


• Größe: Hier können Sie die Größe des Kontextmenüs verändern. Der maximale Wert ist
40 %.
• Schrift: Mit Hilfe der Schaltfläche Kontextmenü können Sie Schriftgröße, Schriftart,
Schriftfarbe usw. der Kopfzeile des Kontextmenüs definieren.
• Mit Hilfe der Schaltfläche Kontextmenü Inhalt können Sie Schriftgröße, Schriftart,
Schriftfarbe usw. der Kontextmenüoptionen festlegen.

Block Kopfzeile
• Kopfzeileninfo: Hier können Sie festlegen, wie viel Prozent der gesamten Breite der
Kopfzeile die Kopfzeileninfo einnehmen soll. Falls der Text länger als die hier festgelegte
Breite ist, wird er gekürzt und abgeschnittene Teil durch "..." dargestellt.
• Navigationspfeile: Die Schaltflächen zum Blättern stehen in der Kopfzeile zur Verfügung.
(Die Schaltflächen zum Blättern in der Vorgängermaske sind von dieser Option nicht
betroffen, sie werden in jedem Fall angezeigt).
• Eine Zeile: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn der Text der Kopfzeileninfo in einer Zeile
angezeigt werden soll.
• Zwei Zeilen: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn in den Text der Kopfzeileninfo ein
Zeilenumbruch eingefügt werden soll.
• Schrift: Hier können Sie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe etc. für die Teile der Kopfzeile
definieren.

Symbolleiste
In dieser Registerkarte können Sie Einstellungen für die Symbolleiste vornehmen,
Ö Symbolleiste auf Seite 12.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Text anzeigen: Nur die Infobereichsnamen werden angezeigt.
In diesem Fall wird der Text linksbündig dargestellt.
• Symbol anzeigen: Nur die Symbole der Infobereiche werden angezeigt.
• Text und Symbol anzeigen: Sowohl Infobereichsnamen als auch Symbole werden
angezeigt.
In diesem Fall wird der Text zentriert unter dem Symbol dargestellt.
• Höhe der Trennlinie: Hier können Sie die Stärke der Trennlinien zwischen den einzelnen
Ebenen definieren.
44 Benutzerhandbuch update.seven win

• Symbol neben Text: In diesem Fall wird der Text rechts neben dem Symbol dargestellt.
• Schrift: Hier können Sie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe etc. für die Kopfzeilen
(Überschriften der Menügruppen) sowie der Infobereichsnamen in der Symbolleiste
festlegen.

Arbeitsflächen
Arbeitsflächen werden mit der Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern gespeichert
und mit Ansicht Æ Als Arbeitsfläche laden geladen.
Folgende Einstellungen werden dabei gespeichert:
• Anzahl und Anordnung der Ebenen einer integrierten Ansicht, wobei Masken- oder
Listenansichten gemischt sein können.
• Die aktuellen Bedingungen und Sortierungen aller Ebenen
• Die aktuelle Einstellung firmenbezogen oder personenbezogen
• Infobereiche, die über einen Workflow geöffnet wurden. Dabei gelten folgende
Einschränkungen:
o Der oberste Infobereich einer Arbeitsfläche darf kein Workflow sein (es wird eine
Meldung beim Speichern der Arbeitsfläche ausgegeben).
o Es wird nur das Workflow-Format gespeichert, und nicht Anordnung und Positionen
der Infobereiche, die vom Workflow geöffnet werden.
o Wenn der gleiche Workflow schon einmal nicht integriert geöffnet ist, wird der
Workflow ein zweites Mal integriert geöffnet.

Standardarbeitsflächen

In der Standardversion von update.seven sind für folgende Infobereiche Arbeitsflächen


vordefiniert:
• BTB: Firma, Aktivität, Objekte, Opportunity, Artikelstamm, Angebot, Auftrag, Installierte
Basis, Spesen
• FS: Firma, Kampagne, Beratung, Vertrag, Wertpapierdepot, Spesen
• OTC: Firma, Aktivität, Spesen, Artikelstamm, Bestandsverwaltung, Auftrag, POS,
Vergütung, Installierte Basis
Voraussetzung für diese mitgelieferten Standardarbeitsflächen ist eine Bildschirmauflösung von
mindestens 1024 x 768. Sie sind nur so lange aktiv, bis ein Desktop definiert wird. Um sie
weiter verwenden zu können, müssen Sie sie in einen Desktop integrieren, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.

Arbeitsfläche definieren

Um eine Arbeitsfläche zu definieren:

1 Konfigurieren Sie die integrierte Ansicht nach Wunsch.


Beispiel: Eine Ansicht der Firma mit den abhängigen Infobereichen Mailing und Kontakt
wird definiert, wobei die Kontakte in Listenansicht dargestellt werden. Bedingungen:
Mailing: Aktivität = Akquisition, Kontakt: Kontakt = Telefon.

2 Speichern Sie die Bedingungen.

Anmerkung: Wenn auf mehreren Stationen Arbeitsflächen definiert werden, sollte der
Name auch die Stationsnummer bzw. -bezeichnung beinhalten, sonst könnte es zu
Problemen bei der Kommunikation kommen, Ö Station im Administratorhandbuch 2.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 45

Sortierung: Kontakt nach Datum (absteigend)

3 Klicken Sie in die Ebene Firma+Person.


Damit legen Sie fest, dass die abhängigen Infobereiche der integrierten Ansicht ebenfalls zu
speichern sind.

4 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern. Die ausgewählten
Einstellungen werden angezeigt.

Im rechten Feld wird die Positionierung der Ebenen dargestellt.


Das Dialogfeld zeigt im linken Feld die integrierte Ansicht als Baumansicht mit der
Ebenennummer jeder Ebene. Klicken Sie auf das Plus- bzw. Minuszeichen links von dem
Eintrag, um untergeordnete Informationen anzuzeigen bzw. auszublenden.
46 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Sie können einzelne Optionen aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie auf das Kästchen
links neben der Option klicken.
o Maske/Liste: Zeigt die aktuell geladene Maske bzw. Liste an.
o Kopfzeile sichtbar: Die Kopfzeile des Infobereichs wird angezeigt.
o Die Information, ob die Maske in Vollansicht oder Integrationsansicht angezeigt wird,
steht nur für die übergeordnete Ebene zur Verfügung.
o Sortierung: Zeigt die aktuell geladenen Sortierungen an. In diesem Fall gilt als
Sortierfolge Firma und als Sortierung Finr.

Anmerkung: Wenn beim Laden einer Arbeitsfläche mit aktiver Sortierung eine Selektion
geöffnet war, so wird diese Selektion automatisch geschlossen. Wenn die Selektion
geöffnet bleiben soll, müssen Sie die Einstellung Sortierung deaktivieren.

o Sortieren: Hier wird eine aufsteigende Sortierung der Firmen angegeben sowie die
Felder, nach denen sortiert wird.
o Bedingungen: zeigt an, welche Bedingung definiert und aktiviert ist.
o Bereiche (z.B. Firma, Person): Die aktuelle Ansicht (z.B. nur Firma oder auch Person)
wird in der Arbeitsfläche gespeichert.
o Anordnung: gibt die Größe einer Ebene in Prozent und vertikale bzw. horizontale
Anordnung an.

6 Bestätigen Sie mit OK. Das Dialogfeld zum Speichern von Formaten wird geöffnet,
Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Geben Sie für die Arbeitsfläche einen
Namen ein, und bestätigen Sie mit OK.

Arbeitsfläche laden

Um eine Arbeitsfläche zu laden:

1 Klicken Sie auf den Infobereich, für den Sie eine Arbeitsfläche laden möchten.

2 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Arbeitsfläche laden.


Das Dialogfeld zum Laden von Formaten wird geöffnet, Ö Formate speichern, laden und
löschen auf Seite 87.

3 Wählen Sie die gewünschte Arbeitsfläche, und bestätigen Sie mit OK. Die Arbeitsfläche wird
geladen, wobei die gespeicherte integrierte Ansicht berücksichtigt wird.
Das Dialogfeld Laden enthält immer die folgenden Arbeitsflächen:
• Alle Arbeitsflächen mit einer unabhängigen Ebene als oberste, z. B. Aktivität, Spesen,
Kalender/Tagesübersicht usw.
• Arbeitsflächen, die von der aktuellen Ebene gespeichert wurden sowie Arbeitsflächen, die
zu übergeordneten Ebenen (Firma+Person) gespeichert wurden.
Beispiel: Eine Arbeitsfläche enthält Auftrag & Auftragspositionen. Beim Laden sehen Sie
alle Arbeitsflächen zur Firma/Person sowie jene, die von der Ebene Auftrag und
Auftragspositionen gespeichert wurden.
Folgende Arbeitsflächen sind nicht zu sehen:
• Alle Arbeitsflächen, die zu einer abhängigen Ebene gespeichert wurden.
Beispiel: Von der Ebene Firma+Person sehen Sie nicht die Arbeitsfläche(n), die z. B. zu
Auftrag und AuftragsPos. sowie anderen abhängigen Ebenen gespeichert wurden.

Anmerkung: Wenn Sie für einen Infobereich variable Bedingungen definiert haben (z. B.
Geburtstag beim Feld Geboren), können Sie diese Bedingung beim Laden noch ändern,
Ö Variable Selektionen auf Seite 248.
Kapitel 3 Benutzeroberfläche 47

Arbeitsflächen als Symbole / Menüoptionen bereitstellen

Vordefinierte Arbeitsflächen können als Symbol in die Symbolleiste und als Menüoption in das
Menü Info integriert werden, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Außerdem kann der Administrator definieren, dass Arbeitsflächen über das Kontextmenü
geöffnet werden können, Ö Kontextmenü auf Seite 18.

Konfliktlösung bei bereits geöffneten Ebenen

Im obigen Beispiel werden beim Laden der neuen Arbeitsfläche alle Subebenen zur Opportunity,
der aktuellen Ansicht, geschlossen. Die neue Arbeitsfläche mit der Opportunity als oberste
Ebene wird zur Firma geladen, wobei alle Bedingungen, Sortierungen etc. neu geladen werden.
49

KAPITEL 4
Grundfunktionen

Datensätze anzeigen
Sie haben folgende Möglichkeiten, um einen Datensatz anzuzeigen:
• Wählen Sie den entsprechenden Infobereich im Menü Info, und verwenden Sie die
Blätterschaltflächen, um zum gewünschten Datensatz zu gelangen.
• Wählen Sie den entsprechenden Infobereich im Menü Info, und verwenden Sie die
Schaltfläche Suchen ( oder ) in der Kopfzeile, um den Datensatz nach bestimmten
Kriterien zu suchen.
• In vielen Infobereichen können Sie mit einer Option im Kontextmenü abhängige Datensätze
anzeigen.

• Um zwischen zwei geöffneten Ansichten zu wechseln, wählen Sie im Menü Fenster den
gewünschten unabhängigen Infobereich aus.

• Für die Ebene Firma+Person können Sie mit der Menüoption Ansicht Æ Bereiche wählen,
welcher Teil (Firma oder Person) angezeigt werden soll. Standardmäßig sind beide
Optionen aktiv, d. h. Firmen und Personendaten werden gleichzeitig dargestellt.

Anmerkung: Wenn Sie sich in einer Selektion befinden und über die Menüoption
Ansicht Æ Bereiche eine Änderung vornehmen, wechseln Sie automatisch in gesamte
Datenbank.
50 Benutzerhandbuch update.seven win

Blättern
Sie haben zwei Blätterleisten zur Verfügung, um zwischen Datensätzen zu blättern.

Die Blätterleiste in der Vorgängermaske ist nur verfügbar, wenn Sie sich in einem abhängigen
Infobereich, z. B. im Infobereich Kontakt, befinden. Hier blättern Sie zwischen den
übergeordneten Datensätzen, und es wird jeweils der erste Datensatz des abhängigen
Infobereichs angezeigt, also z. B. der erste Kontaktdatensatz einer bestimmten Firma/Person.
Die zweite Blätterleiste in der Kopfzeile ist in allen Infobereichen verfügbar. Hier können Sie
zwischen den Datensätzen des jeweiligen Infobereichs blättern.
Datensatz zurück / Datensatz vor
Blättern von einem Datensatz zum anderen.
Wenn die Schaltfläche länger als eine halbe Sekunde angeklickt wird, wird
automatisch schnell geblättert.
Seite zurück / Seite vor
Werden nur in der Listenansicht aktiv. Blättern um eine ganze Bildschirmseite,
unabhängig vom aktuell markierten Datensatz.
Blättern zum Anfang / Ende
Blättern zum Anfang bzw. Ende der Datenbank, der aktuellen Selektion oder
der Datensätze, die eine zuvor definierte Bedingung erfüllen.

Neuaufnahme

Sie starten die Neuaufnahme in allen Bereichen der Datenbank mit der Schaltfläche Neu ( ).

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Rechte zur Neuanlage besitzen,
ist die entsprechende Schaltfläche deaktiviert.
Für eine raschere Eingabe können Datenfelder einer aktuellen Maske über die Menüoption
Bearbeiten Æ Datensatz kopieren kopiert und mit Bearbeiten Æ Datensatz einfügen in eine
neue Maske eingefügt werden.
Kapitel 4 Grundfunktionen 51

Neuaufnahme einer Firma


Um eine Firma neu anzulegen:

1 Wählen Sie die Schaltfläche Neu ( ). Das Dialogfeld Neuaufnahme wird geöffnet.

2 Klicken Sie auf Firma + Person.

3 Erfassen Sie die Firmendaten.

4 Wenn Sie mit der neuen Firma auch eine neue Person in die Datenbank aufnehmen
möchten, erfassen Sie den unteren Block mit den Personendaten.

5 Bestätigen Sie die Neuaufnahme mit Speichern ( ).

6 Möglicherweise wird nun die Maske Abgleich angezeigt.

Ähnliche Firmen werden in der Liste darunter angezeigt.


o Falls die Datensätze nicht identisch sind, klicken Sie auf Neu in der Kopfzeile, und der
Datensatz wird neu angelegt.
o Wenn Sie stattdessen auf Abbrechen klicken, wird der Datensatz nicht neu
aufgenommen.
o Wenn die Firma in der Liste identisch mit der neu aufgenommenen Firma ist,
markieren Sie die Firma in der Liste und wählen Sie die Schaltfläche Gefunden ( ).
Die beiden Firmen werden zusammengeführt. Die neu eingegebene Person wird mit
der bereits existierenden Firma verknüpft, oder es wird (bei ähnlichen Personen)
eventuell die Maske Abgleich Person angezeigt.

Neuaufnahme einer Person


Um eine Person zu einer bereits vorhandenen Firma anzulegen:

1 Wechseln Sie zur Firma, zu der Sie Personen anlegen möchten.

2 Klicken Sie auf Neu ( ).

3 Wählen Sie Person in Firma.

4 Erfassen Sie die Personenmaske. (Die Firmendaten können an dieser Stelle nicht bearbeitet
werden.)
52 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Bestätigen Sie die Neuaufnahme mit Speichern ( ).

Abgleich - Person

Um Doppeleinträge zu vermeiden, wird bei Ähnlichkeit der Firma oder Person der
Abgleichvorgang automatisch gestartet. Folgende Einträge werden aufgelistet:
• Identische oder ähnliche Personen der Firma
• Identische oder ähnliche Personen der gesamten Datenbank (dazu müssen über die
Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen im Dialogfeld Einstellungen im Bereich
Abgleich Person die Kontrollkästchen Name und Adresse aktiviert sein).
Wenn die Person in der Firma noch nicht existiert, können Sie mit der Schaltfläche Neu die
Neuaufnahme der Kontaktperson bestätigen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Person klicken, werden in einem Dialogfeld alle Personen zur
ausgewählten Firma angezeigt.
Kehren Sie mit OK oder Abbrechen in die Maske Abgleich Firma+Person zurück.
Wenn Sie keine weiteren Personen oder Firmen aufnehmen möchten, kehren Sie mit der
Schaltfläche Abbrechen in den Kundendatensatz zurück.

Privatperson aufnehmen

Um Personen aufzunehmen, die keiner Firma zuzuordnen sind:

1 Wählen Sie Neu und Firma + Person.

2 Geben Sie in der Firmenmaske im Feld Firma den Nachnamen und in den Feldern Plz, Ort,
Straße die Adresse ein.

3 Tragen Sie die übrigen Informationen in die Personenmaske ein.

4 Klicken Sie auf Speichern.

Privatadressen von Kontaktpersonen

Kontaktpersonen, die nur Mailings an die Privatadresse erhalten möchten, sollten Sie nicht als
Privatpersonen anlegen.

1 Ordnen Sie die Person ihrer Firma zu.

2 Wählen Sie die Registerkarte Privat.

3 Geben Sie die Privatadresse ein.

4 Wählen Sie die Registerkarte Diverses.

5 Doppelklicken Sie in das Feld Etikett, und wählen Sie aus dem Katalog einen Briefkopf, der
auf die Privatadresse als Zustelladresse zugreift.

Abgleich
Sie können festlegen, nach welchen Kriterien die neu aufzunehmenden Datensätze mit den
bereits vorhandenen Datensätzen automatisch abgeglichen werden sollen.
Um Kriterien für den Abgleich festzulegen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2 Definieren Sie im Block Abgleich Person bzw. Abgleich Firma eine oder mehrere Optionen:
o Name: Der Firmenname bzw. der Name der Kontaktperson wird als Vergleichsmerkmal
herangezogen. Es werden ähnliche Firmen bzw. Personen gesucht.
Kapitel 4 Grundfunktionen 53

Wenn der Abgleich der Kontaktperson nur innerhalb der Firma oder über die gesamte
Datenbank ablaufen soll, aktivieren Sie unter im Block Abgleich Person die
Kontrollkästchen Name und Adresse.
o Adresse: Sämtliche ähnlich klingende Firmen bzw. Personen am selben Standort
werden aufgelistet.
o Synonym: Firmen mit ähnlichen Kurzbezeichnungen im Textfeld Synonym werden
gesucht.

Neuaufnahme von Zusatzinfos


Um neue Kontakte, Notizen, Mailings usw. hinzuzufügen, wechseln Sie in den betreffenden
Infobereich durch Anklicken des jeweiligen Symbols der Symbolleiste oder der entsprechenden
Option im Menü Info.
Sie können bei der Neuaufnahme bzw. bei der Ansicht von Zusatzinfos zwischen firmen- bzw.
personenbezogenen Daten umschalten:
• Daten Æ firmenbezogen zeigt alle Zusatzinfos, die direkt von der Firma abhängig sind.
Neuaufnahmen werden der Firma zugewiesen.
• Daten Æ personenbezogen zeigt alle Zusatzinfos, die von einer Person abhängig sind.
Neuaufnahmen werden der Person zugewiesen.
• Daten Æ alles zur Firma zeigt sowohl Zusatzinfos, die von der Firma als auch jene, die von
der Person abhängig sind. Neuaufnahmen werden der Firma zugewiesen.
Die gleichen Optionen stehen Ihnen über die Schaltfläche Abhängigkeit in der Kopfzeile zur
Verfügung.

Anmerkung: Wenn Sie Datensätze zu Firmen ohne Personen erfassen, besteht kein
Unterschied zwischen den Optionen firmenbezogen und personenbezogen. Das bedeutet,
dass abhängige Daten immer angezeigt werden, egal ob Sie firmenbezogen oder
personenbezogen wählen.

Mit der Schaltfläche Speichern bestätigen Sie die Neuaufnahme, mit der Schaltfläche Abbrechen
wird der vorgenommene Eintrag ignoriert.

Neuaufnahme und Vorgaben


Vorgaben sind Werte, die für die Neuaufnahme und die Suche vordefiniert sind.
Vorgaben können für alle Masken festgelegt werden. Bei zukünftigen Neuaufnahmen werden
diese Eintragungen in der Neuaufnahmemaske sofort auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie
müssen nicht jedes Mal die gleichen Daten eintragen.
54 Benutzerhandbuch update.seven win

Vorgabewerte definieren

Um Vorgabewerte zu definieren:

1 Aktivieren Sie zuerst das Fenster des Infobereichs (Firma+Person, Kontakt, Mailing etc.), in
dem Sie Vorgaben benötigen.

2 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Vorgabewerte.


Ein Fenster mit allen Feldern, für die Vorgabewerte möglich sind, wird angezeigt.

3 Geben Sie die Vorgabewerte in die Felder ein. Verwenden Sie die Katalogeinträge durch
Eingabe eines Buchstaben und Drücken der Eingabetaste. Oder doppelklicken Sie in das
Feld, und wählen Sie einen Eintrag.
Mit der Schaltfläche Löschen können Sie die bereits getroffenen Einstellungen entfernen.

Anmerkung: Bestehende Vorgabewertformate können Sie mit Hilfe der Schaltfläche


Laden laden.

4 Klicken Sie auf Speichern, um das Format zu speichern.

5 Wählen Sie Schließen, um das Fenster mit den Vorgabewerten zu schließen, und bestätigen
Sie die folgende Meldung mit Ja. Sie kehren in den aktuellen Infobereich zurück.

Anmerkung: Der Administrator hat möglicherweise Felder gesperrt, auf die Sie nicht
zugreifen können. Für diese Felder können Sie keine Vorgabewerte setzen bzw. ändern. In
diesem Fall wenden Sie sich an den Administrator.

Vorgabewerte vom Administrator

Vor der Aufnahme von großen Datenmengen sollten Sie weitere Vorgabewerte für gleich
bleibende Feldeinträge (z. B. Branche oder Firmentyp etc.) festlegen.
Folgende Vorgabewerte sollten Sie auf jeden Fall gemeinsam mit Ihrem Administrator
definieren:
• Land: Die Eintragung des Landes im Infobereich Firma im Block Firmenadresse ist die
Voraussetzung, um eine richtige Zuordnung von Ort und Postleitzahl zu ermöglichen.
Die Eingabe des Landes beschleunigt die erfolgreiche Suche nach Firmen und Personen.
• Sprache und Etikett: Die Definition der Sprache und des Etiketts als Vorgabewert bei der
Person ist nötig, damit in einem Mailing auf die richtige Sprache und das richtige Etikett
zugegriffen wird. So können Sie gewährleisten, dass der Kunde seinen Brief an die richtige
Adresse mit der richtigen Anrede zugesendet erhält.
Je nach Sprache definieren Sie verschiedene Titel, Anredeformen und Adressetiketten, die
in einem eigenen Katalog abgelegt werden.

Bearbeiten
Um einen Datensatz zu bearbeiten:

1 Öffnen Sie den Datensatz in der Maskenansicht.

2 Klicken Sie in ein Feld oder wählen Sie Bearbeiten ( ).


Sie befinden sich jetzt im Bearbeitungsmodus. Dabei ändern sich auch die verfügbaren
Schaltflächen.

3 Führen Sie die Änderungen durch.

4 Klicken Sie auf Speichern ( ).


Der Datensatz wird gespeichert, und Sie kehren in die Standardmaske zurück.
Kapitel 4 Grundfunktionen 55

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Bearbeitungsrechte besitzen, ist
die Schaltfläche Bearbeiten deaktiviert.
Der Administrator kann konfigurieren, dass die Option Bearbeiten nicht über eine
Schaltfläche, sondern über einen Eintrag im Kontextmenü zur Verfügung steht.

Mit den Blätterschaltflächen können Sie zu anderen Datensätzen blättern, ohne dabei den
Bearbeitungsmodus zu verlassen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie bei einigen aufeinander folgenden
Datensätzen dieselben Änderungen durchführen möchten.
Sie werden aufgefordert, geänderte Datensätze vor dem Weiterblättern zu speichern. Wenn Sie
diese Meldung unterdrücken möchten, wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige
Einstellungen und aktivieren Sie die Option Ohne Abfrage ändern.

Löschen
Um einen Datensatz aus der Datenbank zu entfernen:

1 Wechseln Sie zum Datensatz.

2 Wählen Sie Löschen ( ).

Anmerkung: Wenn Sie für einen bestimmten Bereich keine Löschrechte besitzen, ist die
Schaltfläche Löschen deaktiviert.
Der Administrator kann konfigurieren, dass die Option Löschen nicht über eine Schaltfläche,
sondern über einen Eintrag im Kontextmenü zur Verfügung steht.

Firma und/oder Person löschen


Um eine Firma oder Person zu löschen:

1 Klicken Sie auf Löschen.

2 Bestätigen Sie die Meldung zum Löschen der Person mit Ja. Eine Meldung wird angezeigt,
dass der Personendatensatz gelöscht wurde.

3 Eine weitere Meldung zum Löschen der Firma wird anzeigt.

4 Bestätigen Sie mit Ja, wenn Sie die Firma ebenfalls löschen wollen. Andernfalls wählen Sie
Nein.
Wenn Sie eine Firma bzw. Person löschen, werden alle entsprechenden Zusatzinformationen
ebenfalls gelöscht.

Datensatz zum Löschen kennzeichnen


Die Funktion zum Löschen von Datensätzen kann vom Administrator über das Modul Rechte für
einzelne Benutzer eingeschränkt werden. Stattdessen kann der Administrator ein firmeninternes
Löschkennzeichen definieren.
Sie könnten z. B. ein Freifeld verwenden, um Löschkennzeichen zu setzen.
Der Administrator oder ein anderer Mitarbeiter löscht regelmäßig Firmen und Personen, die mit
diesem Kennzeichen versehen sind, nachdem er die betreffenden Datensätze kontrolliert hat.

Löschen und Kommunikation


Wenn der Administrator einen Datensatz in der Zentraldatenbank löscht, müssen alle Stationen
(Niederlassungen, Notebooks) über die Löschung informiert werden, bevor der Datensatz
physisch gelöscht wird.
Bis zur physischen Löschung eines Datensatzes können Sie mit der Menüoption Daten Æ
Gelöschte Datensätze anzeigen bereits gelöschte Datensätze noch einmal anzeigen.
56 Benutzerhandbuch update.seven win

Suchen

Suche starten
Abhängig von Ihren Einstellungen und Rechten haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, nach
Datensätzen zu suchen:
• Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Suche. Die Suchmaske für den aktiven Infobereich
wird geöffnet.

Anmerkung: In manchen Infobereichen, wie z. B. in der Tagesübersicht oder im


Kalender, steht keine Suche zur Verfügung

• Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Firma suchen um nach Firmen zu suchen.
• Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Person suchen um nach Personen zu suchen.
• Wählen Sie die Schaltfläche Suche in der Funktionsleiste.

• Wählen Sie Suchen ( ) in der Kopfzeile des Infobereichs.

• Wählen Sie Spezialsuche ( ), um zu einer speziellen Suchmaske zu gelangen (z. B. in


den Infobereichen Firma, Angebot, Objekt oder Artikelstamm).
• Wählen Sie die Schaltfläche Suchen im Feld einer Maske oder Liste.

Im Infobereich Kontakt können Sie z. B. im Feld -> Aktivität eine Aktivität suchen und
auswählen. Es wird danach ein Hyperlink zum betreffenden Datensatz angezeigt.

Suche durchführen
Um eine Suche durchzuführen:

1 Wechseln Sie in den Infobereich, für den Sie die Suche durchführen möchten.

2 Starten Sie die Suche, Ö Suche starten auf Seite 56.


Kapitel 4 Grundfunktionen 57

3 Die Suchmaske wird geöffnet.

4 Wenn die aktuelle Ebene mehrere Infobereiche enthält, können Sie unter Infobereich den
Infobereich auswählen, in dem Sie suchen möchten.

5 Fünf Felder des Infobereichs stehen standardmäßig für die Suche zur Verfügung.
o Verwenden Sie eines dieser Felder für die Suche:

o Oder deaktivieren Sie ein Standardfeld und aktivieren Sie ein anderes Feld:

6 Wählen Sie neben dem Suchfeld in der Spalte Vergleich einen Vergleichsoperator und in
der Spalte Vergleichswert den gewünschten Wert aus.

7 Klicken Sie auf Suche starten.

8 Das Suchergebnis wird im Block Ergebnisse angezeigt.

9 Markieren Sie den gesuchten Datensatz und klicken Sie auf OK, oder doppelklicken Sie auf
den Eintrag, um in die Maskenansicht des Datensatzes zu gelangen.
Weitere Informationen zur Suchmaske finden Sie unter Ö Suchmaske auf Seite 58.
58 Benutzerhandbuch update.seven win

Informationen zur Spezialmaske für die Firmen- bzw. Personensuche finden Sie unter Ö Suche
nach einer Firma bzw. Person auf Seite 59.

Suchmaske

Felder der Suchmaske

Folgende Felder stehen Ihnen in der Suchmaske zur Verfügung:


• Übersicht: Zeigt an, wie viele Infobereiche im Block Infobereich zur Auswahl stehen und
wie viele aktive (definierte) und inaktive Suchbedingungen es gibt.
• Infobereich: Der Infobereich, in dem Sie suchen.
In der Ebene Firma+Person können Sie wählen, ob Sie anhand der Felder der Firma oder
der Person suchen möchten.
• Felder: Alle Felder des Infobereichs.
Sie können maximal fünf Suchfelder auswählen.
Der Administrator kann definieren, dass dieser Bereich ausgeblendet ist und nur die
vordefinierten Suchfelder zur Verfügung stehen.
• Suchbedingungen:
o Spalte Suchfeld: Auflistung der gewählten Suchfelder. Der Inhalt dieser Felder wird mit
den Vergleichswerten verglichen. Wenn Sie Bedingungen mit mehreren Feldern
definieren, werden alle Suchbedingungen untereinander mit UND verknüpft (d.h. es
müssen alle Bedingungen erfüllt werden).
o Spalte Vergleich: Auswahlmöglichkeit des gewünschten Operators.
o Spalte Vergleichswert: Eingabe des gewünschten Vergleichswerts. Bei speziellen
Feldtypen wie Katalog- oder Datumsfeldern können Sie den Wert aus dem Katalog
bzw. dem Kalender auswählen.
Sie können Suchbedingungen, die Sie häufig verwenden, inaktiv setzen, um Sie beim
nächsten Mal nicht neu definieren zu müssen. Wählen Sie dazu in der Spalte Vergleich den
"leeren" Wert.
• Vordefinierte Bedingung aktiv: Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der
Administrator eine Suchbedingung vordefiniert hat, die Sie besonders häufig benutzen.
Wählen Sie das Kontrollkästchen, um die Bedingung zu aktivieren.
Wenn Sie den Mauszeiger über das Feld Vordefinierte Bedingung aktiv bewegen, wird ein
Tooltip mit erklärendem Text zu der Suchbedingung angezeigt, falls Ihr Administrator dies
für Sie konfiguriert hat, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
• Suchbereich:
o Aktueller Kontext: Es wird nur innerhalb des aktiven übergeordneten Datensatzes
gesucht. Es werden z. B. alle Kontakte durchsucht, die zu der in der Vorgängermaske
angezeigten Person gehören.
o Gesamte Datenbank: Es wird in der gesamten Datenbank nach passenden Treffern
gesucht. In unabhängigen Infobereichen steht Ihnen nur diese Option zur Verfügung.
• Kontrollkästchen Groß-/Kleinschreibung beachten: Die Suche wird unter Beachtung von
Groß- und Kleinschreibung durchgeführt.
Dieses Kontrollkästchen steht nur zur Verfügung, wenn der SQL-Server die Beachtung von
Groß- und Kleinschreibung bei der Suche unterstützt.
• Block Ergebnisse: Die Ergebnisse der Suche werden hier in Listenansicht angezeigt.
Der Administrator kann die hier angezeigten Felder für Sie vordefinieren, und Sie können
die Liste bearbeiten, Ö Listen definieren auf Seite 25.
Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Ergebnisliste und klicken Sie auf OK, um zur
Maskenansicht des betreffenden Datensatzes zu gelangen. Alternativ können Sie auf den
Eintrag doppelklicken.
Kapitel 4 Grundfunktionen 59

Schaltflächen der Suchmaske

Folgende Schaltflächen stehen Ihnen in der Suchmaske zur Verfügung:


• Suchdetails (Alt+T): Zeigt eine Übersicht der gewählten Sucheinstellungen an.
Hier werden der gewählte Suchbereich, die über das Kontrollkästchen Vordefinierte
Bedingung aktiv aktivierte Suchbedingung sowie die weiteren Suchfelder angezeigt.
• Suche starten (Alt+S): Startet die Suche.
Die folgenden Schaltflächen stehen nur zur Verfügung, wenn der Administrator definiert, dass
Sie Suchfelder ändern dürfen, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2:

• (Vordefinierte Suchfelder, Alt+V): Zeigt die vordefinierten Suchbedingungen im Block


Suchbedingungen an.

• (Aktuelle Suchfelder löschen, Alt+K): Entfernt die bereits gewählten Suchbedingungen


aus dem Block Suchbedingungen.
Wenn Sie sich z. B. in der Suchmaske der Ebene Firma + Person befinden und im Block
Infobereich den Infobereich Person gewählt haben, werden nur die Personensuchfelder
gelöscht.

• (Suchfelder aller Infobereiche löschen, Alt+L): Entfernt alle gewählten


Suchbedingungen.
Wenn Sie sich in der Suchmaske der Ebene Firma+Person befinden, werden sowohl die
Firmen- als auch die Personensuchbedingungen entfernt.

Suche nach einer Firma bzw. Person


Bei der Firmen- bzw. Personensuche stehen Ihnen spezielle Suchmasken zur Verfügung.
• Um zur Firmensuchmaske zu gelangen, wählen Sie die Menüoption Daten Æ Firma suchen.
60 Benutzerhandbuch update.seven win

• Um zur Personensuchmaske zu gelangen, wählen Sie die Menüoption Daten Æ Person


suchen.

Suchvorgang

In die verschiedenen Suchfelder können Sie die Informationen eintragen, die Ihnen über eine
Firma bzw. Person bekannt sind. Mit der Schaltfläche Erweiterte Suche können Sie eine
umfangreichere Suchmaske anzeigen, über die Schaltfläche Einfache Suche stehen die
grundlegenden Optionen zur Verfügung.
Für Firmen kann nach folgenden Kriterien gesucht werden:
• Firmenname
• Synonym
• Adresse (Land, Postleitzahl., Ort und Straße)
Bei der Suche nach Postleitzahl und Ort muss immer das Land eingegeben werden, da die
Zuordnung der Postleitzahl in der Ortetabelle mit dem Land verknüpft ist.

Anmerkung: Wenn Sie nur den Ort und das Land bzw. die Straße und das Land
eingeben, müssen Sie zusätzlich im Feld Firma den Platzhalter "*" eintragen.
Bei Angabe von Postleitzahl und Land müssen Sie keine weiteren Werte eingeben.

• Firmengruppe und Firmennummer


Eine Firmennummer kann nur nach Eingabe der Firmengruppe gefunden werden (direkte
Verknüpfung).
Bei der Personensuche können Sie die Suche eingrenzen bzw. beschleunigen, indem Sie
Firmenfelder (Firma, Land, Plz usw.) erfassen.
Der Suchvorgang erfolgt immer in mehreren Stufen und wird automatisch gestartet, sobald die
Eingabe in ein Textfeld mit der Eingabe- bzw. Tabulatortaste bestätigt wird.
Sie können die Suche mit Hilfe verschiedener Schaltflächen fortsetzen. Manche dieser
Suchoptionen stehen nur in der erweiterten Suche zur Verfügung, Ö Suchoptionen der Firmen-
und Personensuche auf Seite 61.
Falls das System nach dem ersten Suchlauf keine identischen Firmen findet und auch der
Suchbegriff in keinem Firmenwortlaut enthalten ist, wird die Suche nach der nächsten Suchstufe
(nach Name und phonetisch identischen Firmen) automatisch fortgesetzt.
Kapitel 4 Grundfunktionen 61

Suchoptionen

Zusätzlich zur allgemeinen Suche, die mit der Eingabe- oder Tabulatortaste gestartet wird,
können Sie mit den Schaltflächen der Suchmaske der Firmen- bzw. Personensuche den
Suchvorgang schrittweise fortsetzen:
• Positionieren: In der Suchliste werden Firmen aus der Datenbank angezeigt, wobei an
erster Stelle jene Firma angezeigt wird, die - je nach aktiver Reihenfolge in den
Stammdaten - alphabetisch oder nach Firmennummer der gesuchten Firma am nächsten
kommt.
Diese Funktion lädt den Rest der Daten, Firmen oder Personen, die an den gefundenen
Datensatz anschließen.
• in Firma: Diese Schaltfläche ist nur beim Personenabgleich aktiv und sucht Personen
innerhalb der Firma.
• Name: Mit dieser Schaltfläche wird in der Datenbank nach Firmen bzw. Personen gesucht,
deren Bezeichnung mit der von Ihnen eingetragenen Buchstabenkombination beginnt,
wobei auch Wortteile zulässig sind.
In der Firmensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Firma einen Namen oder
einen Teil des Namens enthält. In der Personensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das
Feld Nachname einen Namen oder einen Teil des Namens enthält.
• Kurzname: Diese Schaltfläche steht nur in der Firmensuche zur Verfügung. Es wird nach
der im Textfeld Synonym eingetragenen Kurzbezeichnung der Firma gesucht.
• Adresse: Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn zusätzlich zum Feld Land auch Einträge in
den Textfeldern Postleitzahl und/oder Ort enthalten sind.
Es werden alle Firmen mit der eingegebenen Postleitzahl und/oder dem Ort aufgelistet.
• Match: Diese Schaltfläche steht nur in der Firmensuche zur Verfügung.
Es wird genau nach demWortteil gesucht, den Sie im Textfeld Firma eingetragen haben.
Der Wortteil kann an einer beliebigen Stelle im Firmenwortlaut vorkommen. Wird z. B. die
Zeichenfolge "sparkasse" eingegeben, so finden Sie sowohl Firmen, deren Name
"Kreissparkasse xy" lautet, als auch Firmen wie "Stadtsparkasse xy".
Falls aber der Text nicht exakt mit dem Wortteil im Firmenwortlaut übereinstimmt, wird die
Firma nicht gefunden.
• Phonetisch: Die Datenbank wird nach ähnlich klingenden Firmenwortlauten bzw.
Personennamen durchsucht, Ö Phonetische Suche auf Seite 62.
• Schnell: Bei der "normalen" Firmensuche können Sie nach Eingabe des Firmennamens (und
Bestätigung durch die Tabulator- bzw. Eingabetaste) weitere Suchkriterien wie Land und
Ort eingeben, während update.seven bereits mit der Suche beschäftigt ist.
Wenn Sie jedoch vor einer Match-Suche oder phonetischen Suche die Schaltfläche Schnell
wählen, wird die Maske für die Eingabe weiterer Kriterien gesperrt. update.seven sucht mit
höchstmöglicher Geschwindigkeit nach der gewünschten Firma.
• Ext. Schlüssel: Wählen Sie die Schaltfläche Ext.Schlüssel, und geben Sie im Dialogfeld
Ext.Firmenschlüssel einen Firmenschlüssel ein. Die Firma bzw. Person, die diesen externen
Schlüssel benützt, wird gesucht. Existiert der externe Schlüssel, wird die Firma bzw. Person
angezeigt, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt.
• Tel. / E-Mail: Wählen Sie die Schaltfläche Tel./E-Mail, und geben Sie im Dialogfeld Suche:
Telefon, E-Mail die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein, zu der Sie die zugehörige
Firma oder Person suchen. Die Firma bzw. Person, die diese Telefonnummer bzw. E-Mail-
Adresse hat, wird gesucht. Im Telefonfeld können Sie eine beliebige Anzahl von Ziffern
eingeben.
Weitere Informationen zur Telefon- und E-Mail-Suche, Ö Telefonnummern und E-Mail-
Adressen suchen auf Seite 63.
• Löschen: Mit der Schaltfläche Löschen werden alle Einträge aus den Suchfeldern gelöscht.
• Stopp: Die Schaltfläche Stopp beendet die Suche vorzeitig (falls Sie in der Suchliste bereits
das gewünschte Ergebnis sehen).
62 Benutzerhandbuch update.seven win

Suchergebnis

Das Suchergebnis wird im unteren Bereich des Fensters angezeigt.

Die Schaltflächen OK ( ) bzw. Abbrechen ( ) dienen zum Bestätigen bzw. Abbrechen der
Suche.
Verwenden Sie die Blätterschaltflächen, um durch die Einträge der Suchliste zu blättern. Am
linken Rand der Liste verläuft eine senkrechte Kontrollleiste. Das Dreieck markiert den aktuellen
Datensatz.
Darüber hinaus wird die Suchfunktion durch eine Summenanzeige unterstützt, z. B. 28/10/0.
(Anzahl der gesamten möglichen Datensätze/Gezählte Datensätze/Gefundene Datensätze).
Wenn die gewünschte Person bzw. Firma gefunden wurde:

1 Klicken Sie auf die Firma bzw. Person. Sie wird durch das Dreieck der Kontrollleiste
markiert.

2 Bestätigen Sie das Suchergebnis mit OK. Alternativ können Sie auf den gewünschten
Eintrag doppelklicken.
Die gesuchte Datensatz wird geöffnet.
Die Firmen bzw. Personen, die in vorangegangenen Suchvorgängen in der Ergebnisliste
angezeigt wurden, stehen in der Dropdown-Liste Zuletzt verwendete Firmen oder Zuletzt
verwendete Personen in der Suchmaske zur Verfügung.

Phonetische Suche
Die Datenbank wird nach ähnlich klingenden Firmenwortlauten bzw. Personennamen
durchsucht.
Das System stuft bestimmte Buchstaben bzw. Buchstabenkombinationen als phonetisch ähnlich
ein und sucht z. B. bei der Eingabe von "Meier" auch nach "Maier", "Mair", "Mayer" usw.
In der Firmensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Firma einen Namen oder einen
Teil des Namens enthält.
In der Personensuche ist diese Schaltfläche aktiv, wenn das Feld Nachname einen Namen oder
einen Teil des Namens enthält.
• Die phonetische Suche ist auf die internationale Phonetik ausgerichtet. Das heißt, die
deutsche Schreibweise wird nicht berücksichtigt.
• Teilwörter können auch als Sucheinträge eingegeben werden.
• Es wird nach dem gesprochenen und nicht nach dem geschriebenen Wort sortiert/gesucht.
• Vokale werden beim Suchen vollkommen unterdrückt, nur die Konsonanten spielen eine
Rolle. Die Konsonanten sind in Ähnlichkeitsklassen eingeteilt:
o B=F=P=V
o C=G=J=K=Q=S=X=Z
o D=T
o M=N
o Vokale=W=Y=H.
• Um Doppelnamen zu suchen, müssen Doppeleinträge eingegeben werden. Ein einzelner
Eintrag genügt nicht, um einen Doppelnamen zu finden.
Kapitel 4 Grundfunktionen 63

Suche nach einer Person innerhalb einer Firma


1 Öffnen Sie die Firma in der Maskenansicht oder markieren Sie sie in einer Liste.

2 Klicken Sie auf Person ( ). Das Dialogfeld Auswahl Person wird geöffnet.

3 Markieren Sie die gesuchte Person und bestätigen Sie mit OK, oder doppelklicken Sie auf
den gewünschten Eintrag.
Sie gelangen in die Maskenansicht.

Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen


Um eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu suchen:

1 Klicken Sie in der Suche auf die Schaltfläche Tel./E-Mail oder wählen Sie bei einem
Datensatz die Kontextmenüoption Tel.Nr. suchen.

2 Geben Sie im Dialogfeld Suche: Telefon, E-Mail die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
ein, zu der Sie die zugehörige Firma oder Person suchen.

3 Klicken Sie auf Start.


Alle Firmen und Personen werden aufgelistet, deren Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse
mit der eingetragenen Zeichenfolge beginnt.

4 Markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf OK oder doppelklicken Sie auf
einen Eintrag, um zum Datensatz zu gelangen. Klicken Sie auf Abbrechen, um bei der
aktuellen Firma zu bleiben.
update.seven erkennt anhand der Einstellungen in Ihrem Telefonprofil, ob es sich bei der von
Ihnen eingegebenen Nummer um eine Ortsnummer, eine Inlandsnummer oder eine
Auslandsnummer handelt.
Das folgende Beispiel zeigt, wie die so genannten Suchnummern in der Telefonnummerntabelle
gespeichert werden:

Rufnummer setzt sich zusammen aus Suchnummer

+43 1 87855 od. Vwl.L. + Vwl.O. + Telefon 43187855


0043 1 878555

Führende Nullen und "+" werden gestrichen.


Bei den folgenden Beispielen wird angenommen, dass Sie sich in Wien befinden.

Eingegebene Nummer ergänzt wird Suchnummer

Ortsnummer: Vwl.O. und Vwl.L. 43187855


87855

Inlandsnummer: Vwl.L. 43129442378


02944 2378

Auslandsnummer: - 4989123456
+49 89 123456

Wenn Sie eine Nummer eingeben, wird die Suchnummer rekonstruiert. Wenn Sie die Nummer
mit "00" oder "+" eingeben, werden diese Zeichen gestrichen. Wenn Sie nur die Nummer ohne
Vorwahlen eingeben, werden die Vorwahlen ergänzt.
64 Benutzerhandbuch update.seven win

Danach wird die vollständige Nummer in der Datenbank gesucht. Wird die Nummer nicht
gefunden, wird die letzte Stelle abgeschnitten und nochmals gesucht. Die Suche wird beendet:
• Wenn sich unter den gefundenen Nummern eine Firmennummer befindet
• Nach maximal fünf abgeschnittenen Stellen
• Wenn die verbleibende Nummer nur noch sechs Stellen hat.

Im obigen Beispiel wurde die Durchwahl "565" nicht gefunden, angezeigt werden alle Einträge
der gefundenen Firma update software AG in Wien.

Anmerkung: Die Telefonnummern werden im Infobereich Tel.Nr/E-Mail automatisch


gespeichert. Wenn bei der Suche Probleme auftreten, können Sie dort die Option Füllen im
Kontextmenü wählen, um alle Nummern zu aktualisieren.

Die Suche nach E-Mail-Adressen funktioniert wie die Telefonnummernsuche. Geben Sie die
Anfangsbuchstaben der E-Mail-Adresse ein, und starten Sie die Suche (benutzen Sie keine
Platzhalter wie * oder ?).

Suchbeispiele
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Suche verwenden, wenn Sie von der gesuchten
Firma, Person bzw. dem gesuchten Objekt Teile des Namens und der Adresse kennen.

Anmerkung: Wenn die Option Suche bei Klick im Infobereich Konfiguration aktiviert ist,
startet die Suche erst dann, wenn Sie auf eine der Schaltflächen klicken.

Bekannt ist Felder erfassen mit Suchoption

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt. Firma = Trochus Firma

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt und die in Firma = Trochus Firma
Deutschland, in einem Ort, dessen Plz mit "35" Land = Deutschland
beginnt, ihren Sitz hat. Plz = 35*

Firma, deren Name das Wort "Trochus" enthält und Firma = Trochus Adresse
die in Deutschland, in einem Ort, dessen Plz mit "35" Land = Deutschland
beginnt, ihren Sitz hat. Plz = 35*

Firma, deren Name das Wort "Trochus" oder Firma = rochus Match
"Drochus" enthält und die in Deutschland, in einem Land = Deutschland
Ort, dessen Plz mit "35" beginnt, ihren Sitz hat. Plz = 35*
Kapitel 4 Grundfunktionen 65

Bekannt ist Felder erfassen mit Suchoption

Firma, deren Name mit "Trochus" beginnt und die Firma = Trochus*AG* Firma
eine AG ist (d. h. AG ist im Firmennamen enthalten).

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt. Person = Chr Name

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt und Person = Chr Name
deren Vorname Gerald, Gerhard oder ähnlich ist Vorname = Ger*
(beginnt sicher mit "Ger").

Person, deren Nachname mit "Chr" beginnt und Person = Chr Name
deren Vorname entweder "Gerald" oder "Gerhard" ist. Vorname = Ger*d

Person, deren Privatadresse eingetragen ist und die Land = Österreich Adresse
in Österreich wohnt, in einem Ort, dessen Plz mit Plz = 234*
"234" beginnt.

Person, deren Name "Krust" oder "Krauss" oder Person = Khrauss Phonetisch
ähnlich ist, wobei evt. ein stummes h oder zwei
Selbstlaute enthalten sind.

Person, die "Maier" oder "Meyr" heißt (exakte Person = Maier Phonetisch
Schreibweise nicht bekannt) und die in Land = Deutschland
"Deutschland", in "München" wohnt. Ort = München

Person, deren Name mit "L" beginnt und die in einer Person = L Name
Firma arbeitet, deren Firmenname das Wort Firma = Marketing*AG*
"Marketing" enthält und die eine AG ist.

Objekt, dessen Name mit "Haus" beginnt und das in Objekt = Haus Name
Österreich, in einem Ort, dessen Plz mit "2" beginnt, Land = Österreich
liegt. Plz = 2*

Objekt, dessen Name das Wort "Haus" enthält und entweder: Adresse
das in Österreich, in einem Ort, dessen Plz mit "2" Objekt = *Haus*
beginnt, liegt. Land = Österreich
Plz = 2*

oder: Match
Objekt = Haus
Land = Österreich
Plz = 2*

Suchregeln bei der Firmensuche

Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Firmensuche
zur Verfügung:
• Figr, Finr
Wenn Sie den Schlüssel der Firma (= Figr + Finr) kennen, tragen Sie ihn ein. In diesem Fall
müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren. Die Firma
wird als erste in der Liste angezeigt.
• Firma
Wenn Sie den exakten Beginn des Firmennamens kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden
Sie die Suchoption Name.
Wenn Sie von einem weiteren Wort im Firmennamen den exakten Beginn kennen, tragen
Sie ihn ein, und trennen Sie die beiden Begriffe durch *.
Wenn Sie Platzhalter verwenden, müssen Sie auch ein * am Ende einfügen, außer Sie
tragen auch das Ende des Namens ein.
66 Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie zusätzlich die Postleitzahl, den Ort oder deren Beginn kennen, können Sie sie
eintragen und dabei auch Platzhalter verwenden. Tragen Sie dabei immer auch das Land
ein.
Wenn Sie von einem Wort im Firmennamen, das nicht das erste Wort ist, den exakten
Beginn kennen, sollten Sie zusätzlich unbedingt das Land und zumindest die erste Stelle der
Postleitzahl kennen. Tragen Sie Land, Postleitzahl und den Beginn des Wortes aus dem
Firmennamen ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse.
Wenn Sie die Postleitzahl nicht kennen, sollte entweder der Wortteil sehr prägnant (d. h.
lang oder selten) sein, oder Sie sollten zusätzlich den Ort und das Land kennen. Verwenden
Sie die Suchoption Match, und rechnen Sie mit einer langen Suchzeit.
Wenn Sie nur einen Teil eines Wortes exakt wissen, wäre es ebenfalls vorteilhaft, Land und
Postleitzahl zu kennen. Verwenden Sie die Suchoption Match.
• Synonym
Wenn Sie den Beginn des Synonyms exakt kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden Sie die
Suchoption Kurzname.
Sie können auch Platzhalter verwenden. Wenn Sie Platzhalter verwenden und nur den
Anfang eingeben, fügen Sie ein * an.
Wenn Sie zusätzlich Land, Postleitzahl und/oder Ort kennen, können Sie sie eintragen und
dabei auch Platzhalter im herkömmlichen Sinn verwenden.
• Land, Plz, Ort
Wenn Sie von Postleitzahl oder Ort nur den Beginn kennen, fügen Sie ein * an.
Wenn Sie Land und den Beginn der Postleitzahl kennen (und nichts vom Firmennamen oder
Synonym), tragen Sie diese ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse.
Wenn Sie den Ortsnamen ganz oder teilweise kennen, können Sie ihn eingeben. Sie können
dabei auch Platzhalter verwenden.
• Straße
Wenn Sie einen Teil des Straßennamens kennen, tragen Sie ihn ein. Sie werden dann
möglicherweise auch ähnlich klingende Straßen als Ergebnis erhalten.

Anmerkung: Es wird empfohlen, die phonetische Firmensuche nicht zu verwenden. Die


phonetische Suche können Sie unter Allgemeine Einstellungen im Infobereich
Konfiguration deaktivieren, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Suchregeln bei der Personensuche

Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Personensuche
zur Verfügung:
• Figr, Finr, Pgr, Pnr
Wenn Sie den Schlüssel der Person (= Figr+Finr+Pgr+Pnr) kennen, tragen Sie ihn ein. In
diesem Fall müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren.
Die Person wird als erste in der Liste angezeigt.
• Nachname
Wenn Sie den exakten Beginn des Nachnamens kennen, tragen Sie ihn ein. Verwenden Sie
die Suchoption Name.
Wenn Sie den Nachnamen nur ungefähr kennen, tragen Sie ihn so genau wie möglich ein,
und verwenden Sie die Option Phonetisch:
Wenn Sie nicht wissen, ob es sich um einen Doppelbuchstaben handelt, tragen Sie einen
Doppelbuchstaben ein.
Wenn Sie nicht wissen, ob z. B. "c" oder "z", oder "d" oder "t", fügen Sie einfach eines der
beiden ein.
Kapitel 4 Grundfunktionen 67

Wenn Sie nicht wissen, ob an einer Stelle ein stummes "h" enthalten ist, fügen Sie es ein.
Genauso gehen Sie vor, wenn Sie nicht wissen, ob ein Selbstlaut enthalten ist: Tippen Sie
Maier statt Mair, Kahlschlag statt Kalschlag und Hugelmann statt Huglmann.
Wenn Sie etwas von der Privatadresse (obere Felder Land, Plz, Ort) kennen und wissen,
dass sie eingetragen ist, tragen Sie die entsprechenden Werte ein. Sie können auch
Platzhalter verwenden.
• Vorname
Wenn Sie den Vornamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Wenn Sie mit der
Option Phonetisch suchen, wirkt dies auch auf den Vornamen.
Wenn Sie nur den Beginn des Vornamens kennen, fügen Sie ein * an.
• Geschlecht
Wenn Sie das Geschlecht kennen, tragen Sie es ein.
• Land, Postleitzahl, Ort, Straße (obere Felder - Privatadresse)
Wenn Sie nur den Beginn von Ort bzw. Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an.
Wenn Sie den Nachnamen nicht kennen, jedoch das Land und Postleitzahl (oder deren
Beginn), so tragen Sie sie ein, und verwenden Sie die Suchoption Adresse. Wenn Sie
zusätzlich den Ort oder dessen Beginn kennen, können Sie diesen eintragen. Sie können für
den Ort auch Platzhalter verwenden.
Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, so tragen Sie ihn ein. Beim
Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen.
• Firma
Wenn Sie zusätzlich zu Nachname oder Privatadresse den Beginn eines Wortes des
Firmennamens exakt kennen, können Sie ihn eintragen.
Wenn Sie nur einen Teil des Firmennamens kennen, fügen Sie gegebenenfalls am Anfang
und am Ende ein * ein.
• Synonym
Dieses Feld kann für die Suche nicht verwendet werden.
• Land, Plz, Ort, Straße (untere Felder - Firmenadresse)
Wenn Sie Teile der Firmenadresse kennen, können Sie sie in jedem Fall eintragen, soweit
exakt bekannt. Sie können für Postleitzahl und Ort auch Platzhalter verwenden.
Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Beim
Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen.
Wenn Sie nur den Beginn von Ort bzw. Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an.

Objektsuche (nur BTB)

Folgende Felder stehen Ihnen für die Einschränkung des Suchergebnisses in der Objektsuche
(nur BTB) zur Verfügung:
• StatNr, ObjektNr
Wenn Sie den Schlüssel des Objekts (= StatNr+ObjektNr) kennen, tragen Sie ihn ein. In
diesem Fall müssen Sie sonst nichts eintragen. Verwenden Sie die Suchoption Positionieren.
Das Objekt wird als erstes in der Liste angezeigt.
• Objekt
Wenn Sie den exakten Beginn des Objektnamens kennen, geben Sie ihn ein, und
verwenden Sie die Suchoption Name.
Wenn Sie zusätzlich Postleitzahl oder Ort kennen, können Sie sie eintragen und dabei auch
Platzhalter verwenden. Tragen Sie dabei immer auch das Land ein.
68 Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie den exakten Beginn eines Wortes im Objekt kennen sowie das Land und
zumindest den Beginn der Postleitzahl, tragen Sie Land und Postleitzahl sowie den
Wortanfang ein, und wählen Sie die Option Adresse.
Wenn Sie nur einen prägnanten Teil des Objektnamens kennen, der aber kein Wortanfang
ist, und zusätzlich Land und den Beginn der Postleitzahl, tragen Sie Land, Postleitzahl sowie
den Teil des Objektnamen ein, und wählen Sie die Option Match.
• Land, Plz
Wenn Sie nur das Land und die Postleitzahl kennen, tragen Sie die Begriffe ein, und wählen
Sie die Option Adresse.
Wenn Sie nur den Beginn der Postleitzahl kennen, fügen Sie ein * an.
• Ort
Kann nur bei der Suchoption Match verwendet werden. In diesem Fall können Sie einen
beliebigen Teil des Ortes eintragen.
• Straße
Wenn Sie den Straßennamen oder dessen Beginn kennen, tragen Sie ihn ein. Beim
Straßennamen erhalten Sie auch ähnlich klingende Straßen.

Anmerkung: Es wird empfohlen, die phonetische Objektsuche nicht zu verwenden. Die


phonetische Suche können Sie unter Allgemeine Einstellungen im Infobereich
Konfiguration deaktivieren, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Sortieren

Sortieren durch Klicken auf die Kopfzeile


Um Einträge zu sortieren:

1 Klicken Sie in einer Listenansicht auf die Kopfzeile der Spalte.


Die Liste wird nach diesem Feld aufsteigend sortiert. In der Kopfzeile wird ein Pfeil nach
oben angezeigt.

Anmerkung: Im Menü Daten wird automatisch die Menüoption aufsteigend aktiviert.


Das unter der Menüoption Daten Æ Sortierung eingestellte Sortierkriterium wird entfernt
und automatisch durch das Sortierfeld ersetzt.

2 Klicken Sie erneut auf die Kopfzeile der Spalte.


Die Liste wird nach diesem Feld absteigend sortiert, und in der Kopfzeile wird ein Pfeil nach
unten angezeigt.

Anmerkung: Im Menü Daten wird automatisch die Menüoption absteigend aktiviert.

3 Klicken Sie erneut auf die Kopfzeile der Spalte.


Kapitel 4 Grundfunktionen 69

Die Sortierung der Liste wird entfernt, und die Daten werden nach dem unter der
Menüoption Daten Æ Sortierung eingestellten Kriterium sortiert.

Sortieren nach beliebigen Feldern


Um die Daten eines Infobereichs nach beliebigen Feldern zu sortieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Sortieren.


Das Dialogfeld Sortieren wird angezeigt.

2 Verwenden Sie die Schaltflächen (Reihenfolge), (Feldnummer), (Feldtyp)


und (Feldlänge), um die gewünschten Zusatzinformationen neben den Feldnamen
anzuzeigen.

3 Durch Doppelklicken auf das jeweilige Feld oder Aktivieren des Kontrollkästchens wählen
Sie Ihre Sortierkriterien aus. Die Felder werden in jener Reihenfolge zur Sortierung
verwendet, in der sie ausgewählt werden.

Anmerkung: Klicken Sie in das Listenfeld, und geben Sie den Anfangsbuchstaben ein,
um rasch zum gewünschten Feld zu gelangen.

4 Mit den Kontrollkästchen Absteigend und Groß-/Kleinschreibung legen Sie fest, ob die
Sortierfolge auf- oder absteigend sein soll und ob dabei Groß- und Kleinschreibung
berücksichtigt werden sollen.

5 Klicken Sie auf OK.


Alle Datensätze des aktuellen Bereichs werden sortiert. Der Index, der dafür benötigt wird,
ist nicht vorbereitet, sondern wird temporär erzeugt, was bei großen Datenmengen länger
dauern kann.
Die Sortierung bleibt für jeden Infobereich erhalten. Wenn Sie sich von update.seven ab-
und dann wieder anmelden, sind die zuvor definierten Sortierungen noch aktiv.
Die Sortierung wird auch beim Ausdrucken von Listen berücksichtigt.
70 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: In der Listenansicht wird die Reihenfolge der ausgewählten Sortierkriterien


durch hochgestellte Ziffern in den Spaltenköpfen angezeigt.
Da das Sortieren ab einer Anzahl von 20.000 Datensätzen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt,
ist es empfehlenswert, die zu sortierenden Datensätze durch das Definieren von
Bedingungen oder Selektionen einzuschränken, Ö Bedingungen auf Seite 71 und Selektionen
auf Seite 235.

Schnelles Sortieren mit fixen Indizes


Mit Sortierfeldern, die mit einem fixen Index hinterlegt sind, können Sie Daten in
Sekundenschnelle sortieren.

1 Wenn die aktuelle Ebene mehr als einen Infobereich enthält, wählen Sie mit der
Menüoption Daten Æ Sortierfolge aus, welchen Infobereich Sie sortieren möchten.

2 Wählen Sie Daten Æ Sortierung und wählen Sie den Index, der zur Sortierung verwendet
werden soll.

Favoriten
In der Favoritenliste können Sie Datensätze sammeln, die Sie besonders häufig verwenden.

Datensätze zur Favoritenliste hinzufügen


Um einen Datensatz zur Favoritenliste hinzuzufügen:

1 Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Zu Favoritenliste.


Der Datensatz wird im Infobereich Favoriten angezeigt.

Anmerkung: Standardmäßig können Sie Firmen, Personen und Kampagnen zu den


Favoriten hinzufügen, in der Branchenversion BTB auch Opportunities und Objekte. Ihr
Administrator kann diese Funktion auch für andere Infobereiche aktivieren, deren Schlüssel
die Stationsnummer und Laufnummer enthält.

Favoriten anzeigen und bearbeiten


Um die Favoritenliste anzuzeigen:
• Wählen Sie die Menüoption Info Æ Favoriten.
• Klicken Sie auf Favoriten in der Symbolleiste.

• Verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F.


Wechseln Sie in die Listenansicht, um alle Favoriten anzuzeigen.
Kapitel 4 Grundfunktionen 71

Anmerkung: Um die Favoriten eines bestimmten Bearbeiters anzuzeigen, können Sie in den
Infobereich Bearbeiter wechseln und die Kontextmenüoption Favoriten verwenden. Dazu
benötigen Sie Administratorrechte.

Spalten der Favoritenliste


Favorit Klicken Sie auf einen Hyperlink in dieser Spalte, um zum entsprechenden
Datensatz zu wechseln.
Bearbeiter Zeigt den Bearbeiter an, dem der Favorit zugewiesen ist (im Normalfall der
angemeldete Benutzer).
Typ Infobereich des Favoriten (z.B. Person).
Kategorie Enthält einen Text, mit dem die Favoriten sortiert werden können. Geben Sie
eine Kategorie ein oder wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus dem Katalog
aus. So können Sie die Favoriten in verschiedene Gruppen einteilen. Durch
Klicken auf die Kopfzeile der Liste in der Spalte Kategorie können Sie diese
Gruppen dann sortieren.
Win Der Datensatz soll als Favorit in update.seven win zur Verfügung stehen.
Web Der Datensatz soll als Favorit in update.seven web zur Verfügung stehen.
Pda Der Datensatz soll als Favorit in update.seven pda zur Verfügung stehen.

Kontextmenü der Favoritenliste


Sie können mit den Optionen des Kontextmenüs bestimmen, welche Favoriten angezeigt
werden. Die Optionen können miteinander kombiniert werden, z. B. können Sie ihre eigenen
update.seven win-Favoriten anzeigen.
Eigene Zeigt nur die eigenen Favoriten an. Ist standardmäßig aktiviert.
Win Zeigt nur die Favoriten an, bei denen das Feld Win aktiviert ist. Ist
standardmäßig aktiviert.
Firmen Zeigt nur Firmen-Favoriten an. Ist standardmäßig deaktiviert.
Personen Zeigt nur Personen-Favoriten an. Ist standardmäßig deaktiviert.

Anmerkung: Das Kontextmenü kann je nach den Definitionen Ihres Administrators auch
andere als die angegebenen Infobereiche enthalten.

Bedingungen
Bedingungen wirken wie Filter und bestimmen, welche Informationen angezeigt werden. So
können Sie z. B. eine Bedingung definieren, mit der alle potenziellen Kunden oder alle
geplanten Kontakte angezeigt werden.
Bedingungen können in allen Infobereichen definiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der
entsprechende Infobereich gerade geöffnet ist.

Bedingung definieren
Um eine Bedingung zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren und danach den Infobereich.
Das Dialogfeld Selektion wird geöffnet, Ö Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.

2 Definieren Sie die Bedingungen, die die Datenmenge eingrenzen sollen, Ö Dialogfeld
Bedingung definieren auf Seite 73.

3 Speichern Sie, und bestätigen Sie mit OK.


Sie kehren zum aktuellen Infobereich zurück.
72 Benutzerhandbuch update.seven win

4 Sie werden gefragt, ob Sie die aktuelle Bedingung aktivieren möchten. Bestätigen Sie mit
Ja.

Optionen im Dialogfeld Selektion

Im Dialogfeld Bedingung definieren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Bedingungen: Name der Bedingung zum aktuellen Infobereich, wenn diese als Format mit
der Schaltfläche Speichern gespeichert bzw. mit der Schaltfläche Laden geladen wurde.
• Felder: Hier werden alle verfügbaren Felder des aktuellen Infobereichs angezeigt, zu denen
Bedingungen definiert werden können.
Doppelklicken Sie auf den Feldnamen, um das Dialogfeld Bedingung definieren zu öffnen.
Feldtypen
Schaltet die Spalte Typ mit Symboldarstellungen der Feldtypen ein bzw. aus.
Reihenfolge
Schaltet die Anzeige der Feldreihenfolge ein bzw. aus.
Sortiert die ausgewählten Felder numerisch.

Sortiert die mit Häkchen gekennzeichneten Felder entweder am Anfang oder


am Ende der Liste.
Op. Zeigt die Operatoren an.
Feldname Behandelt die markierten Felder als eine Gruppe und sortiert sie.
Num Sortiert die Felder numerisch.
Typ Sortiert die ausgewählten Felder nach Feldgruppe. Reihenfolge:
Alphanumerisch, Numerisch, freier Katalog, Markierungsfeld, Datumsfeld,
fixer Katalog.
Operator Ändert den Operator (UND oder ODER).
ändern in
• Ebenen: Für Selektionen, die logisch nicht in einem Schritt durchzuführen sind, können Sie
mehrere Ebenen, d. h. Teilbedingungen, definieren (z.B. Ebene 1:
Position=Geschäftsführer und Priorität=1, Ebene 2: Position=Marketingleiter und
Priorität=3).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht, um eine Gesamtansicht der definierten
Bedingungen zum aktuellen Infobereich anzuzeigen.
Kapitel 4 Grundfunktionen 73

Mit den Schaltflächen Zurück ( ) und Vorwärts ( ) gelangen Sie in die nächsthöhere
oder nächsttiefere Ebene. Alle Felder des jeweiligen Infobereichs stehen wieder zur
Verfügung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche , um die Ebene zu löschen.


• Bedingung: Im Block Bedingung werden die Bedingungen zum aktuell ausgewählten Feld
angezeigt. Verknüpfungsart, Operator und Vorgabewerte werden für jede Bedingungszeile
angezeigt. Zusätzlich wird in Klammern angegeben, ob das Feld als Variabel (mit V) oder
als fixe Vorgabe (mit F) definiert wurde.
• Operator als Text anzeigen: Die Operatoren werden als Text bzw. mathematische Zeichen
angezeigt. Beispiel: Das "="-Zeichen wird als "gleich"-Text angezeigt.
• Vorgaben anzeigen: Wenn Vorgaben definiert wurden, wird zwischen zwei Anzeigewerten
gewechselt.

Dialogfeld Bedingung definieren

Im Dialogfeld Bedingung definieren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Verknüpfung: Damit eine Bedingung erfüllt wird, müssen entweder alle Bedingungen
gemeinsam oder nur eine einzelne Bedingung erfüllt werden.
o Die Verknüpfung UND verlangt, dass sowohl der Vergleichswert A, z. B. (Postleitzahl
größer 1000) als auch der Vergleichswert B (z. B. Postleitzahl kleiner 2000) zutreffen.
o Die Verknüpfung ODER bedeutet, dass nur eine der angeführten Bedingungen erfüllt
werden muss (z. B. entweder Branche=Chemie oder Branche=Textil).
Bei mehreren Vergleichswerten zu einem Feld wird die ODER-Verknüpfung als Vorgabe
vorgeschlagen.
• Operator: Wählen Sie einen der folgenden Operatoren für die Bedingung:
Operator Erklärung

= Gleich

> Größer

< Kleiner

<> Ungleich

>= Größer gleich


74 Benutzerhandbuch update.seven win

Operator Erklärung

<= Kleiner gleich

() enthalten

)( nicht enthalten
• Enthalten / Nicht enthalten: Sie setzen z. B. im Infobereich Kontakt die Bedingung auf
"Text () Angebot". Das bedeutet, das Wort "Angebot" soll im Feld Text der Kontakte (als
ein Teil) enthalten sein.
Mit dem Vergleichsoperator ")( nicht enthalten" werden alle Kontakte gesucht, in deren
Textfeld "Angebot" nicht enthalten ist.
Wenn ein Feld exakt einem Eintrag entsprechen soll, verwenden Sie die Operatoren =
gleich bzw. im gegenteiligen Fall <> ungleich.
• Groß-/Kleinschreibung: Diese Einstellung ist nur bei Wortteilen in Textfeldern sinnvoll und
bewirkt, dass die Groß-/Kleinschreibung des Vergleichswerts bei der Selektion
berücksichtigt wird.
• Variabel: Hier wird festgelegt, ob die Bedingung beim Starten des Selektionsvorgangs vom
Benutzer verändert werden kann, Ö Variable Selektionen auf Seite 248.
Beispiel:
1. Die Bedingung lautet Land=U.S.A., das Kontrollkästchen Variabel ist aktiviert, und die
Selektion wurde gespeichert.
2. Beim Starten der Selektion wird das Dialogfeld Bedingung ändern angezeigt.
3. Klicken Sie in die Zeile mit der Bedingung Land.
4. Geben Sie jetzt ein anderes Land direkt ein, oder doppelklicken Sie in das Feld, um
den Länderkatalog zu öffnen und mehrere Länder auszuwählen. Die neuen
Bedingungen werden beim Startvorgang berücksichtigt.
• Vergleichswert: Geben Sie im Dialogfeld Bedingung definieren im Textfeld Vergleichswert
den Wert direkt ein, oder wählen Sie aus dem jeweiligen Katalog. Doppelklicken Sie dazu in
das Feld, oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche.

Anmerkung: Vergleichswerte für Katalogfelder, die in das Textfeld Vergleichswert


direkt eingegeben werden, können auch Platzhalter enthalten.

Sie können mehrere Katalogwerte durch Anklicken auswählen.


Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile angelegt, die alle mit ODER
verknüpft sind. Alle Einstellungen, die im Dialogfeld Bedingung definieren ausgewählt sind,
gelten für alle Katalogwerte des aktuellen Feldes bzw. der Bedingungszeilen.
Kapitel 4 Grundfunktionen 75

Bedingung aktivieren
Um eine zuvor definierte Bedingung zu aktivieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung aktivieren.

2 Klicken Sie auf den Infobereichsnamen, dessen Bedingung aktiviert werden soll. Ein
Häkchen zeigt an, dass die Bedingung aktiv ist.

Anmerkung: Im Infobereich Firma können sowohl Bedingungen zur Firma als auch zur
Person definiert werden. Wenn Sie beide Optionen aktivieren, wird die Vereinigung der
Bedingungen angezeigt.

In der Statuszeile und in der Kopfzeile des Infobereichs wird angezeigt, dass eine
Bedingung aktiv ist sowie eventuell der Name der Bedingung.

Bedingung laden
Alle Bedingungen zum Infobereich werden als Einheit (Format) gespeichert.
Um eine Bedingung zu laden:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung laden.

2 Wählen Sie die Bedingung aus der Liste aus.

3 Klicken Sie auf OK. Die Bedingung ist jetzt aktiv.

Anmerkung: Eine Bedingung kann auch im Dialogfeld Selektion mit der Schaltfläche
(Laden) geladen werden.

Bedingungen auf Datumsfelder


Um eine Bedingung auf ein Datumsfeld zu definieren, z. B. für das Feld Datum im Infobereich
Aktivität:

1 Wählen Sie im Infobereich Aktivität die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren Æ


Aktivität.

2 Doppelklicken Sie im Dialogfeld Selektion im Block Felder auf den Eintrag Datum.

3 Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren das Optionsfeld (=) Gleich.

4 Sie haben zwei Möglichkeiten:


o Für fixe Daten doppelklicken Sie in das Feld Vergleichswert. Der Kalender wird
geöffnet, Ö Kalender auf Seite 32.
Wählen Sie in den Dropdown-Listen Von und Bis einen Datumsbereich aus. Der
markierte Bereich wird als zwei verknüpfte Bedingungen angezeigt (>=Von UND
<=Bis).
o Für variable Werte wählen Sie die Option Variabel.

Wählen Sie eine Vorgabe und einen relativen Zeitraum aus, z.B. "aktuelle Woche plus 2
Quartale". Der Zeitraum wird automatisch bei "Vergleichswert" eingetragen.
76 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Bestätigen Sie mit OK.

Autofilter
Über die Option Autofilter können Sie rasch und einfach Bedingungen in Listen definieren.

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile einer Spalte. Ein Kontextmenü wird
angezeigt.

2 Wählen Sie Autofilter definieren.


Je nach Art des Feldes werden unterschiedliche Dialogfelder angezeigt.
o Bei Katalogen ein Katalogfeld für die Auswahl eines oder mehrerer Kataloge. Bei
abhängigen Katalogen muss erst ein übergeordneter Katalogwert ausgewählt werden.
o Bei logischen Feldern können Sie "Ja" oder "Nein" auswählen.
o Bei allen übrigen Feldern wird ein Dialogfeld für die Definition einer Bedingung
angezeigt. Hier können Sie einen Operator und einen Vergleichswert auswählen und
verknüpfen.

3 Wählen Sie die gewünschten Werte und klicken Sie auf OK.
Die Liste zeigt jetzt Informationen gemäß Ihren Bedingungen an. Die Option Autofilter wird
im Kontextmenü mit einem Häkchen angezeigt, und in der Kopfzeile der Listenspalte wird
ein Stern angezeigt.
Wenn Sie Kriterien für weitere Spalten definieren, werden diese mit logischem UND
verknüpft.
Um einen Autofilter zu entfernen:
• Wählen Sie Autofilter entfernen im Kontextmenü, um den Autofilter für die aktuelle Spalte
zu deaktivieren.
• Entfernen Sie das Häkchen bei der Option Autofilter im Kontextmenü, um den Autofilter für
alle Felder zu deaktivieren.

Anmerkung: Wenn Sie einen Autofilter zusätzlich zu einer aktiven Bedingung aktivieren,
werden Sie darauf hingewiesen, dass die Bedingung entfernt wird.
Bei Datumsfeldern können Sie im Kalender einen Zeitraum definieren. Dadurch wird eine
zweizeilige Bedingung definiert, die jedoch nur über die Menüoption Daten Æ Bedingung
definieren bearbeitet werden kann.
Kapitel 4 Grundfunktionen 77

Drucken

Drucken über die Menüoption

Mehrere Datensätze ausdrucken

In der Listenansicht können mehrere Datensätze ausgedruckt werden. In der Maskenansicht


wird nur der aktuelle Datensatz ausgedruckt.

1 Wechseln Sie in die Listenansicht und wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

2 Sie können unter Kopfzeilentext eine andere Überschrift für den Ausdruck wählen.

3 Wenn Sie ab dem ersten Datensatz einer Liste drucken möchten, muss die Option Mit
erstem Datensatz beginnen aktiv sein. Andernfalls beginnt der Ausdruck beim markierten
Datensatz.

4 Bestätigen Sie mit OK. Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

5 Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf Drucken.
Es werden alle Datensätze der Datenbank, einer Selektion bzw. jene Datensätze, auf die
eine aktivierte Bedingung zutrifft, ausgedruckt.

6 Schließen Sie das Dialogfeld Drucken.

Anmerkung: Listen werden zur besseren Übersicht immer mit Trennlinien zwischen den
Spalten und Zeilen ausgedruckt.

Daten zu einer Firma ausdrucken

1 Öffnen Sie eine Firma in der Maskenansicht oder markieren Sie sie in der Listenansicht.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überblick drucken.

Anmerkung: Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn Sie bereits mindestens
ein Überblicksdruckformat definiert haben, Ö Druckformate definieren auf Seite 78.
Ohne Druckformat können Sie mit der Option Originalmaske die Originalmaske drucken
(sonst wird die aktuelle Maske gedruckt).
78 Benutzerhandbuch update.seven win

o Wenn noch kein Format ausgewählt ist, wird ein Dialogfeld zur Auswahl eines
Druckformats geöffnet, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Wählen
Sie das gewünschte Format aus.

o Wenn schon ein Format ausgewählt ist, können Sie mit der Schaltfläche Laden ( )
ein anderes Format laden.

4 Bestätigen Sie mit OK. Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

5 Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, und bestätigen Sie mit OK.

6 Schließen Sie das Dialogfeld Drucken.

Druckformate definieren

Wenn Sie mit der Menüoption Datei Æ Drucken einen Überblick zu einer Firma ausdrucken
möchten, z. B. alle Personen zu einer Firma oder alle Informationen zur einer Person, benötigen
Sie ein Druckformat.
Um ein Druckformat zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Druckformat definieren.

Das kleine Fenster oberhalb der Tabelle zeigt den aktuellen Infobereich markiert an sowie
in welcher Hierarchieebene Sie sich befinden. Sie können auf die Infobereichsnamen
klicken, um in eine übergeordnete Ebene zurückzuwechseln.
Alle abhängigen Infobereiche werden ebenfalls in der Tabelle angezeigt. Wenn Sie bei
einem solchen Infobereich in die Spalte Abhängig klicken, werden alle Infobereiche
angezeigt, die von diesem Infobereich abhängig sind. Wenn es zu einem Infobereich keine
abhängigen Daten gibt, wird die Zelle in der Spalte Abhängig schraffiert dargestellt.

2 Aktivieren Sie alle Infobereiche, die Sie drucken möchten, in der Spalte Aktiv.

3 Geben Sie zusätzliche Optionen in die übrigen Spalten ein, Ö Optionen auf Seite 78.

4 Wählen Sie Speichern ( ).

5 Geben Sie einen Namen für das Druckformat ein und wählen Sie OK.
Sie können Druckformate wieder laden oder löschen, oder auch an andere Benutzer senden
oder für andere sperren, Ö Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87.

Optionen

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Infobereich: Der aktuelle Infobereich ist markiert. Alle abhängigen Infobereiche werden
darunter aufgelistet.
• Aktiv: Die auszudruckenden Infobereiche müssen durch Anklicken der Zelle Aktiv aktiviert
werden.
• Reihenfolge: Hier wird angezeigt, in welcher Reihenfolge die Infobereiche zum Drucken
aktiviert wurden.
Kapitel 4 Grundfunktionen 79

• Seitenwechsel: Gibt an, nach welchem Datensatz ein Seitenwechsel stattfindet.


• Maske: Wenn ein Infobereich abhängige Daten enthält, wird dieser Infobereich in
Maskenform gedruckt. Die abhängigen Daten werden in Listenform darunter ausgedruckt.
Wenn Sie in die Zelle Maske klicken, können Sie ein vordefiniertes Maskenformat zum
Ausdrucken auswählen. Das Dialogfeld zum Laden des Formats zeigt alle Masken, die für
den aktuellen Infobereich erstellt wurden, Ö Masken auf Seite 22.
Wenn Sie kein Format auswählen, wird die aktuelle Maske dieses Infobereichs zum
Ausdrucken verwendet.
• Liste: Wenn Sie in die Zelle Liste klicken, können Sie eine vordefinierte Liste zum
Ausdrucken auswählen. Das Dialogfeld zum Laden der Liste zeigt alle Formate, die mit der
Menüoption Ansicht Æ Liste definieren erstellt wurden.
Wenn Sie keine Liste auswählen, wird die aktuelle Liste dieses Infobereichs verwendet.
• Bedingung: Es werden nur die Daten gedruckt, die die hier gesetzte Bedingung erfüllen.
Zusätzlich werden die in der aktuellen Ebene mit der Menüoption Daten Æ Bedingung
definieren gesetzten Bedingungen geprüft, Ö Bedingungen auf Seite 71.
• Absteigend: Die Datensätze dieses Infobereichs werden in absteigender Reihenfolge
ausgedruckt.
• Satzanzahl: Erlaubt die Begrenzung des Ausdrucks von abhängigen Datensätzen (z. B. nur
eine Person zur Firma).
Standardmäßig werden alle abhängigen Datensätze ausgedruckt.
• Relation: Verwenden Sie diese Option, wenn die Abhängigkeiten nicht eindeutig sind.
Beim Anklicken der Zelle wird zwischen zwei Zuständen gewechselt:
o 1-1: Es werden nur die Zusatzinfos ausgedruckt, die von der Firma abhängig sind.
o 1-N: Es werden alle Zusatzinfos ausgedruckt (auch personenabhängige).
• Abhängig: Wenn Sie auf die Zelle Abhängig klicken, werden alle abhängigen Datensätze
angezeigt.
Klicken Sie auf die Zelle zu dem Datensatz, den Sie mit ausdrucken wollen. Der Datensatz
wird mit den darüberliegenden ausgedruckt.
Wenn es zu einem Infobereich keine abhängigen Daten gibt, ist die Zelle in der Spalte
Abhängig schraffiert.

Drucken im Druckmodul
Im Modul Druck können Sie spezielle Listen und Masken generieren und ausdrucken, die auch
Felder aus verschiedenen Infobereichen und Programmmodulen enthalten.

Starten Sie das Druckmodul über das Symbol , oder wählen Sie die Menüoption Fenster
Æ Module Æ Druck.
80 Benutzerhandbuch update.seven win

Optionen im Druckmodul

Legen Sie hier vor dem Starten des Druckvorgangs alle Angaben über den Inhalt der Liste fest.
Folgende Optionen stehen Ihnen im Druckmodul zur Verfügung:
• Format: Im Feld Format wird nach dem Speichern bzw. Laden der Einstellungen der Name
des Druckformats angezeigt, das Sie drucken möchten.
• Überschrift: Im Textfeld Überschrift legen Sie die Titelzeile der Liste fest.
• Selektion: Beim erstmaligem Anklicken wird das Dialogfeld zum Laden der Selektion
automatisch geöffnet. Wählen Sie eine Selektion aus.
Mit dem Laden einer Selektion schränken Sie den Zugriff auf ausgewählte Firmen- bzw.
Personendatensätze der Datenbank ein. Um zu diesen Firmen/Personen nur bestimmte
Zusatzinformationen (z. B. nur Kontaktdatensätze Bearbeiter=Meier) auszudrucken, müssen
Sie den Bereich mit Bedingungen einschränken, Ö Bedingungen auf Seite 71.
Wenn Sie dies bereits beim Selektieren durchgeführt haben, wird folgende Meldung
angezeigt: "Wollen Sie die Selektionsbedingung laden?" Bestätigen Sie mit Ja.
Die Selektion wird geladen, und der Selektionsname wird im Feld Sel.Name angezeigt.
Die Zelle Bed. Aktiv zur Firma (Person usw.) wird aktiv gesetzt, und die
Selektionsbedingungen sind aktiviert.
Auf Pos. 0 wird das Feld Selektion angezeigt, wenn das Kontrollkästchen aktiv ist. Sie
können dann Bedingungen zur Selektion definieren.
• Sel. Name: Name der aktuellen Selektionsdatei. Wenn Sie in das Feld doppelklicken,
können Sie die Selektionsdatei auswählen.
Das Kontrollkästchen Selektion kann unabhängig von der geladenen Selektion deaktiviert
werden.
• Absteigend: Reihung der sortierten Daten.
• Sortiert n.: Sortkriterien der Druckliste.
Wenn Sie in das Feld Sortiert n. doppelklicken, werden alle möglichen Felder für eine
Sortierung aufgelistet.
Es werden die Sortfelder jenes Infobereichs angezeigt, den Sie im Dialogfeld Druckformat
definieren unter Reihenfolge an die erste Stelle gesetzt haben. Die Reihenfolge kann durch
direktes Bearbeiten des Positionsfeldes geändert werden. Klicken in ein anderes
Positionsfeld bestätigt die Änderung.
• Bedingung exklusiv: Legt fest, ob die Firma/Person nur ausgedruckt werden soll, wenn
mindestens ein Datensatz die Bedingung erfüllt.
Beispiel: Sie setzen für den Infobereich Kontakt die Bedingung "Aktivität = Angebot".
Wenn Sie das Kontrollkästchen Bedingung exklusiv wählen, werden alle Personen bzw.
Firmen berücksichtigt, zu denen es mindestens einen Kontaktdatensatz mit der Aktivität
Angebot gibt.
Wenn das Kontrollfeld Bedingung exklusiv nicht aktiviert ist, werden alle Personen bzw.
Firmen berücksichtigt, unabhängig davon, ob sie Kontaktdatensätze mit "Aktivität =
Angebot" besitzen.
Kapitel 4 Grundfunktionen 81

Druckformat definieren

Mit der Option Druckformat definieren im Kontextmenü oder der Menüoption Daten Æ Format
definieren wird das Dialogfeld zur Definition des Druckformats geöffnet.

Listenzeile

Wenn Sie alle zu druckenden Felder ausgewählt haben, werden alle diese Felder in der
Listenzeile am unteren Rand des Dialogfelds in der derzeit gültigen Reihenfolge angezeigt:

Verwenden Sie die Listenzeile, um ein Feld direkt zu bearbeiten:


• Ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position.
• Ziehen Sie den Feldrand auf die gewünschte Größe.
• Doppelklicken Sie auf das Feld, um das Dialogfeld Feldeigenschaften zu öffnen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, um es aus dem Druckformat zu
löschen.

Felder auswählen

Um Felder auszuwählen:

1 Wählen Sie in der Dropdown-Liste links oben den Infobereich, aus dem die Daten gedruckt
werden sollen.
Alle zur Verfügung stehenden Felder dieses Infobereichs werden darunter angezeigt.

2 Doppelklicken Sie auf die Felder in der Reihenfolge, in der sie auf der Liste ausgedruckt
werden sollen. Die Reihenfolge kann jedoch später geändert werden, Ö Reihenfolge der
Infobereiche ändern auf Seite 82.
Die aktivierten Felder der Infobereiche werden nun im Listenfeld In Liste angezeigt.
Doppelklicken Sie auf ein Feld in dieser Liste, um das Feld wieder aus der Liste zu
entfernen.
82 Benutzerhandbuch update.seven win

Felder löschen

• Doppelklicken Sie auf ein Feld im Listenfeld In Liste.


• Mit Löschen entfernen Sie alle Einträge aus dem Listenfeld.
• Sie können einzelne Felder auch direkt in der Listenzeile löschen, Ö Listenzeile auf Seite
81.

Feldlänge ändern

Die Länge des jeweils markierten Feldes wird im Feld Breite (cm) angezeigt und kann dort auch
verändert werden.

Tipp: Sie können die Feldgröße auch direkt in der Listenzeile verändern, Ö Listenzeile auf
Seite 81.

Reihenfolge der Infobereiche ändern

Wenn Sie Felder aus mehreren Infobereichen ausgewählt haben, müssen Sie festlegen, nach
welchem Infobereich sortiert werden soll, d. h. Sie müssen für die ausgewählten Infobereiche
eine Reihenfolge festlegen.

1 Wählen Sie die Schaltfläche Reihenfolge, um das Dialogfeld Reihenfolge der Infobereiche
zu öffnen.

2 Markieren Sie den Infobereich, den Sie verschieben möchten.

3 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf jene Position, an der der Infobereich gereiht werden
soll.

4 Sobald ein nach oben gerichteter Pfeil mit zwei waagrechten Linien angezeigt wird, können
Sie durch Klicken den Infobereich verschieben.
Ist nun z. B. der Infobereich Kontakt an erster Stelle, stehen Ihnen für die Sortierung der Liste
Kriterien aus diesem Infobereich (z. B. Sort, Datum etc.) zur Verfügung.
Darüber hinaus bewirkt die Reihenfolge der Infobereiche auch einen geänderten Zugriff auf die
Daten, die ausgedruckt werden sollen.

Beispiel:
• Bedingung auf Person: Position = Geschäftsführer; Reihenfolge: Firma, Person
Gedruckt werden alle Firmen, aber nur jene Personen, die die Bedingung erfüllen. (Die
Datenbank wird ausgehend von den Firmen auf die Bedingung geprüft.)
• Bedingung auf Person: Position = Geschäftsführer; Reihenfolge: Person, Firma
Gedruckt werden nur jene Firmen, zu denen es eine Person gibt, die die Bedingung erfüllt.
(Die Datenbank wird ausgehend von den Personen auf die Bedingung geprüft.)
Kapitel 4 Grundfunktionen 83

Sie können die Reihenfolge nach Schließen des Dialogfelds auch direkt in der Drucktabelle
durch Ändern des Eintrags in der Spalte Pos. bestimmen.

Feldeigenschaften

Sie können für jedes Feld festlegen, wie es in der Liste grafisch dargestellt werden soll.

1 Öffnen Sie mit der Schaltfläche Feldeigenschaften oder durch Doppelklicken auf das
entsprechende Feld in der Listenzeile das Dialogfeld Feldeigenschaften.

Im Dialogfeld werden die Nummer des Infobereichs, die Feldnummer sowie der Feldname
angezeigt.

2 Wählen Sie die gewünschten Optionen.

3 Klicken Sie auf OK.


Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Ausrichtung: Hier legen Sie fest, ob die Feldinhalte linksbündig, rechtsbündig oder zentriert
angezeigt werden.
• Ausgabe: Hier bestimmen Sie die grafische Darstellung des Feldes.
o Hintergrund: schattiertes Feld.
o Rahmen: Trennlinie zwischen den Feldern.
o Höhe variabel: die Zeilenhöhe wird an den Feldinhalt angepasst.
o Zwischensumme: Zwischensummen des Feldes werden ausgegeben.
• Schrift: Durch Anklicken der Schaltfläche Schrift können Sie für das entsprechende Feld
Schriftart und Schriftgröße bestimmen.
84 Benutzerhandbuch update.seven win

Format der Liste

Im rechten Teil des Fensters Druckformat definieren steht eine Reihe von Optionsfeldern zur
Verfügung, über die Sie das Druckformat festlegen können:
• Format: Wählen Sie aus, ob die Liste im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll.
Anmerkung: Im Querformat kann nur gedruckt werden, wenn in der Systemsteuerung
beim entsprechenden Standarddrucker das Hochformat aktiviert ist, beim Druckbefehl
über den Befehl Einrichten jedoch ebenfalls das Querformat bestätigt wird.

• Seitenrand (cm): Legen Sie den Abstand der Liste zu den Seitenrändern in Zentimeter fest.
• Zeilen: Geben Sie an, auf wie viele Zeilen die Felder und Feldinhalte eines Datensatzes
aufgeteilt werden sollen.
o Rahmen um Zeile: Zeilen werden mit Rahmen ausgedruckt.
o Rahmen um Liste: Die Gesamtliste wird mit einem Rahmen gedruckt.
o Felder ohne Rahmen: Felder werden ohne Rahmen ausgedruckt.
o Leerzeilen unterdrücken: Leerzeilen von fehlenden Datensätzen werden nicht
ausgedruckt.
o Feldschrift: Die Schrifteigenschaften der Zeilen werden hier definiert.
• Kopfzeile
o Ausgeben: Die Kopfzeile mit der Feldbezeichnung wird ausgegeben.
o Grau hinterlegt: Die Kopfzeile wird grau hinterlegt.
o Felder mit Rahmen: Die Kopfzeile wird mit einem Rahmen ausgedruckt.
o Schaltfläche Schrift: Die Schrifteigenschaften der Kopfzeile werden hier definiert.
• Summen
o Ausgeben: Wenn Ihre Liste auch Zahlenfelder enthält, können Sie mit dieser Option
eine Endsumme am Ende der Liste ausgeben.
o Grau hinterlegt: Summenfelder werden grau hinterlegt.
o Felder mit Rahmen: Summenfelder werden mit einem Rahmen ausgedruckt.
o Zwischensumme auf Seite: Am Ende jeder Seite wird eine Zwischensumme generiert.
o Schaltfläche Schrift: Die Schrifteigenschaften der Summen werden hier definiert.
• Breite (cm): Die Feldbreite des aktuellen Feldes kann in diesem Feld direkt eingegeben
werden.

Tipp: Sie können die Feldgröße auch direkt in der Listenzeile verändern, Ö Listenzeile
auf Seite 81.

• Ausgleich: Stellt alle Felder der Listenzeile nebeneinander und löscht vorhandene
Leerräume.
• Löschen: Löscht alle Felder aus dem Listenfeld In Liste.

Druckformat speichern/laden

Um das eingestellte Druckformat der Liste jederzeit wieder abrufen zu können, können Sie das
Format speichern und später wieder laden.
Klicken Sie nach der Definition des Druckformats auf OK und verwenden Sie die Schaltflächen
Laden und Speichern.
Kapitel 4 Grundfunktionen 85

Bedingung definieren (Menü Daten)

Bei Auswahl dieser Menüoption wird ein Untermenü angezeigt, in dem die in der Liste
enthaltenen Infobereiche angeführt sind. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn ein
Druckformat mit der Schaltfläche Laden ausgewählt wurde oder Sie über Daten Æ Format
definieren eine Auswahl getroffen haben.
Durch Anklicken des jeweiligen Infobereichs gelangen Sie in das Dialogfeld Selektion, Ö
Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.

Bedingungen

Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn ein Druckformat mit der Schaltfläche Laden
ausgewählt wurde oder Sie über Daten Æ Format definieren eine Auswahl getroffen haben.
Es können nur Bedingungen auf Datenbereiche gesetzt werden, aus denen Felder in Ihrer Liste
angezeigt werden.
Sie können über Bedingungen einschränken, welche Datensätze aus einem Infobereich
ausgedruckt werden sollen. Wählen Sie dazu die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren.
Es werden alle Infobereiche, aus denen Felder in die Liste bereits übernommen worden sind, im
Untermenü aufgelistet.
Wählen Sie durch Anklicken den Infobereich aus, auf den eine Bedingung gesetzt werden soll.
Das Dialogfeld Selektion-Bedingungen wird geöffnet. Hier können Sie Bedingungen zu den
Listenfeldern definieren.
Haben Sie die Bedingungen definiert, müssen Sie diese auch aktivieren. Sie können dies
entweder über das Menü Daten Æ Bedingungen aktivieren oder direkt in der Drucktabelle
durchführen, in der die ausgewählten Dateibereiche aufgelistet sind - Spalte Bed. aktiv .

Bedingung aktivieren (Menü Daten)

Im Untermenü dieser Menüoption aktivieren Sie die Infobereiche, in denen Bedingungen auf
den Ausdruck wirken sollen.
Sie können Bedingungen auch in der Drucktabelle in der Spalte Bed. aktiv aktivieren.

Drucktabelle

Unterhalb der Textfelder befindet sich eine Tabelle mit Grundinformationen über die
Infobereiche in Ihrer Liste.

Folgende Informationen werden angezeigt:


• Pos.: Laufnummer des Infobereichs, die Sie im Dialogfeld Druckformat definieren unter
Reihenfolge ausgewählt haben (die Werte können hier geändert werden).
• Infobereich: Name des Infobereichs, den Sie im Dialogfeld Druckformat definieren
ausgewählt haben.
• Bed. Aktiv: Die aktiv gesetzte Bedingung. Anklicken der Zelle öffnet das Dialogfeld
Selektion. Die Bedingungen zu diesem Infobereich können Sie in diesem Dialogfeld
definieren.
Diese Option ist mit der Menüoption Daten Æ Bedingung definieren gleichzusetzen.
Die Zellen Bed. Aktiv werden automatisch bei Auswahl einer Selektion aktiviert, wenn die
Meldung "Wollen Sie die Selektionsbedingung laden?" mit Ja bestätigt wurde.
Diese Option ist mit der Menüoption Daten Æ Bedingung aktivieren gleichzusetzen.
86 Benutzerhandbuch update.seven win

• Bedingungen zur Selektion: Wenn Sie eine Selektion geladen und das Kontrollkästchen
Selektion aktiviert haben, können Sie Bedingungen zur Selektion definieren (Pos. 0
"Selektion" wird eingeblendet).
Bedingung auf manuell aufgenommene Datensätze:
o Bedingung "Manuell <> leer" (den vorhandenen Eintrag löschen, d. h. kein Eintrag als
Vergleichswert).
Bedingung auf markierte Datensätze:
o Bedingung "Markiert <> leer" (den vorhandenen Eintrag löschen, d. h. kein Eintrag als
Vergleichswert).
• Trennlinie: Erzeugt nach Ende eines Datensatzes eine Trennlinie.
• Seitenw.: Erzeugt nach den gewünschten Infobereichen ein Seitenwechsel.
• Zw. Summe: Haben Sie im jeweiligen Infobereich auch Summenfelder ausgewählt, wird am
Ende jedes Infobereichs eine Zwischensumme generiert.
• Gedruckt: Anzahl der gedruckten Datensätze dieses Infobereichs.

Drucken der Liste

Um eine Liste zu drucken:

1 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.


Das Windows-Dialogfeld zum Drucken wird geöffnet.

2 Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.

3 Starten Sie den Druckvorgang mit OK.

Formate
Formate dienen dazu, Inhalte der Datenbank zu speichern, die nicht als Datensätze gespeichert
werden können. Das gilt unter anderem für Aktivitätsformate, Analyseformate, Arbeitsflächen,
Desktopformate, Etikettformate, Import- und Exportformate, Übergabefelderformate ("Read
Engine") usw.

Infobereich Formate

Formate werden nicht im Infobereich Formate, sondern direkt im jeweiligen Bereich oder
Dialogfeld (z. B. im Infobereich Selektion für Selektionsformate) erstellt und auch dort geladen.
Formate sind keine Datensätze im engeren Sinn (d. h. mit Informationen in Feldern), aber zu
jedem Format gibt es einen entsprechenden Datensatz. Dadurch können Sie Formate anzeigen,
suchen und kommunizieren, jedoch nicht importieren und exportieren.

Felder des Infobereichs Formate


• Typ: Als Formattypen gelten Aktivität, Textverarbeitung, Liste, Maske, Selektion usw.
• Name: Formatname, unter dem das Format gespeichert wurde.
Kapitel 4 Grundfunktionen 87

• Station: Stationsnummer der Station, auf der das Format definiert wurde.
• Benutzer: Name des Benutzers, der das Format erstellt hat.
• Verteilerkennz.-1 und -2: Hier können Sie Zeichen eingeben, die die Verteilung der Formate
bei der Kommunikation vereinfachen. Bei der Kommunikation kann eine Bedingung auf das
Verteilerkennzeichen-Feld gesetzt werden.
• Privat: Wenn diese Option aktiv ist, kann das Format nur von dem Bearbeiter angezeigt
und ausgewählt werden, der es erstellt hat.
• Sperre: Wenn die Sperre aktiv ist, darf das Format nur von dem Bearbeiter verändert
werden, der das Format erzeugt hat (auf der gleichen Station).

Formate speichern, laden und löschen

Beim Laden und Speichern von Formaten steht Ihnen ein spezielles Dialogfeld zur Verfügung:
• Wenn Sie ein Format laden möchten, können Sie es in der Liste auswählen oder seinen
Namen im Feld Name eingeben.
• Wenn Sie ein Format speichern möchten, geben Sie im Feld Name die Bezeichnung des
Formats ein.
• Sie können das Format auch anderen Benutzern zur Verfügung stellen, indem Sie auf
Senden klicken. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld den bzw. die gewünschten Benutzer
aus, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle, um das Format an alle Benutzer zu
schicken.
• Wenn das Format nur von dem Benutzer bearbeitet werden soll, der das Format erstellt
hat, wählen Sie die Schaltfläche Sperre oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sperre.
• Wenn das Format nur von dem Benutzer, der es erstellt hat, angezeigt und ausgewählt
werden soll, wählen Sie die Schaltfläche Privat oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Privat.
Anmerkung: Sie können die Einstellungen Sperre und Privat für schon bestehende
Formate nicht beim Speichern, sondern nur beim Laden von Formaten ändern.

• Wenn Sie ein Format löschen möchten, markieren Sie das Format in der Liste, und wählen
Sie die Schaltfläche Löschen.
Bestätigen Sie mit OK.

Formate überschreiben
Aktivieren Sie unter der Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen
Abfrage vor Überschreiben von Formaten, wenn vor dem Überschreiben von Formaten eine
Meldung angezeigt werden soll.
88 Benutzerhandbuch update.seven win

Ansicht und Export von Formaten


Die Dokumentation von wichtigen, komplexen Formaten (z. B. Desktop) kann u. a. für eine
Fehlersuche sehr hilfreich sein.
Mit der Druckansicht können Sie einen Gesamtausdruck für die Dokumentation oder
Fehlersuche erstellen, die XML-Ansicht dient zur Übergabe an andere Systeme.
Für folgende Formattypen gibt es eine Druck- und XML-Ansicht:
• Analyse • Kalender-Ansicht • Transformation
• Aktivität • Kommunikation • Trigger
• Arbeitsfläche • Mandantenrecht • Übergabefelder (Read
Engine)
• Autom. Selektion • Masken • update.phone Aktion
• Benutzereinstellungen • Oberfläche • update.phone Aufgabe
• Definierte Ebenen • Objektselektion • update.phone
Bedingung
• Desktop • Recht • Vorgabewertdatei
• Etikett • Selektion • Workflow
• Feldeigenschaften • Suchbedingung • XML-Reports
• Import/Export • Telefonprofil • Zeitachse
• Infobereich • Textverarbeitung
Für die folgenden Formattypen gibt es nur eine XML-Ansicht: Archiv, Datenmodell, Design, Freie
Maske, Listen, Template, XP-Abfrage.
Für eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Formate kontaktieren Sie Ihren update-
Betreuer.
In die Druck- und die XML-Ansicht gelangen Sie über das Kontextmenü des Infobereichs
Formate.

Druckansicht einer Selektion


Kapitel 4 Grundfunktionen 89

XML-Ansicht einer Selektion

Anmerkung: Die Druckansicht zu den Workflows stellt nicht alle Informationen dar, sondern
nur eine Übersicht über die definierten Parameter und Prozesse.

Folgende Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:


Navigiert zurück in die vorherige Ansicht.
(Zurück)
Ist nur in der Druckansicht aktiv.
Navigiert zur nächsten Ansicht.
(Vorwärts)
Ist nur in der Druckansicht aktiv.

(Speichern) Speichert die angezeigten Daten als XML-Datei (XML-Ansicht) oder als
HTML-Datei (Druckansicht).

Anmerkung: Die Bilder der Druckansicht werden im Verzeichnis


"system\xml" der update.seven-Installation gespeichert. Um die
gleiche Anzeige wie in update.seven zu erhalten, sollten Sie die
HTML-Datei in Ihrem Benutzerverzeichnis der update.seven-
Installation speichern.

(Seitenansicht) Zeigt eine Druckvorschau an.

Druckt die angezeigten Daten.


(Drucken)
Wenn ein Format Referenzen auf andere Formate enthält, für die eine Druckansicht verfügbar
ist, wird der Name dieses Formats als Hyperlink angezeigt. Durch Klicken auf den Hyperlink wird
nach einer Abfrage ("Soll dieses Format angezeigt werden?") dieses Format in der Druckansicht
angezeigt. Mit der Schaltfläche Zurück in der Kopfzeile kehren Sie zum ursprünglichen Format
zurück.
In der Druckansicht werden die Formate immer mit Texten in der aktuellen Sprache angezeigt.
Die Ausgabe der XML-Ansicht ist sprachunabhängig.

Kopfzeile eines Formats


Die Kopfzeile eines Formats zeigt für alle Formate die gleichen Informationen:
Formattyp Vor dem Namen des aktuellen Formats steht immer der Name des Formattyps
Einstellung Sperre ist für dieses Format gesetzt

Einstellung Privat ist für dieses Format gesetzt

Benutzer Erfasser des Formats


90 Benutzerhandbuch update.seven win

Erfasser Ist derzeit immer leer


Neu Datum der Neuanlage des Formats
Upd Datum der letzten Bearbeitung des Formats

Navigatorfenster
Im Navigatorfenster erhalten Sie einen Überblick über die Beziehungen zwischen den einzelnen
Infobereichen. Sie können von hier aus auch zu diesen Infobereichen wechseln.

Navigator öffnen
Wählen Sie die Menüoption Fenster Æ Navigator anzeigen.

Das Navigatorfenster wird geöffnet und zeigt alle Ebenen sowie deren Beziehungen
untereinander an. Alle derzeit geöffneten Ebenen sind fett hervorgehoben.

Anmerkung: Wenn im Navigator nur die aktuell geöffneten Ebenen angezeigt werden,
klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster, und wählen Sie die Menüoption Alle
Ebenen anzeigen.

Wechseln Sie zwischen den derzeit geöffneten (fett hervorgehobenen) Ebenen, indem Sie auf
die gewünschte Ebene klicken.
Öffnen Sie eine neue Ebene, indem Sie im Navigator auf sie doppelklicken.

Zeichen anzeigen und ausblenden


Die Plus- und Minuszeichen im Navigator werden dazu verwendet, um Teile der Baumansicht
ein- bzw. auszublenden. Um diese Zeichen zu entfernen:

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Navigatorfenster.


Ein Popup-Menü wird geöffnet.

2 Wählen Sie die Option +/- anzeigen.


Damit können Sie die Zeichen +/- ein- und ausblenden.
Kapitel 4 Grundfunktionen 91

Navigatorfenster schließen
• Deaktivieren Sie die Menüoption Fenster Æ Navigator anzeigen.

• Oder klicken Sie in der Leiste oben links auf die Schaltfläche .

Übergabefelder
Übergabefelder ermöglichen die Übergabe von Datenfeldern aus allen Infobereichen der
Datenbank an verschiedene Funktionen von update.seven und andere Anwendungen und die
Erstellung von Reports.

Anmerkung: Übergabefelder sollten nicht verwendet werden, um Etikette für Serienbriefe


zu erzeugen. Dazu können Sie Etikettformate definieren, Ö Etikettformate definieren auf
Seite 213.

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabefelder definieren. Das Dialogfeld


Übergabefelder definieren wird geöffnet.

2 Sie können ein schon bestehendes Übergabeformat mit (Laden) als Ausgangspunkt für
ihre Definitionen verwenden.

3 Wählen Sie die gewünschten Infobereiche aus, Ö Infobereiche auswählen auf Seite 91.

4 Definieren Sie Einstellungen für diese Infobereiche, Ö Einstellungen definieren auf Seite
93.

5 Wählen Sie die gewünschten Felder aus, Ö Felder auswählen auf Seite 95.

6 Erstellen Sie ein Testergebnis, Ö Ergebnis überprüfen auf Seite 96.

7 Klicken Sie auf (Speichern), geben Sie einen Namen für das Übergabeformat ein und
klicken Sie auf OK und auf Schließen.

Infobereiche auswählen
Um einen Infobereich auszuwählen:

1 Wechseln Sie zur Registerkarte Infobereich.

2 Um Felder bestimmter Infobereiche als Übergabefeld zu definieren:


o Doppelklicken Sie auf den gewünschten Infobereich in der Liste Infobereich.
o Oder markieren Sie den Infobereich und wählen Sie Hinzufügen ( ). Sie können mit
der Taste Strg auch mehrere Infobereiche gleichzeitig markieren.
Der ausgewählte Infobereich wird in den Bereich Relation übernommen.
92 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird es mit einem roten Häkchen angezeigt ( ).
Wenn Sie jetzt weitere Infobereiche hinzufügen, werden diese abhängig vom aktuellen
Infobereich hinzugefügt. Klicken Sie erneut auf das Symbol , um das Häkchen wieder zu
entfernen.

Sie können folgende globale Einstellungen wählen:


• Ohne Rechteüberprüfung: Die im Modul Rechte erfassten Rechte werden ignoriert (nur für
den Administrator verfügbar).
• Gelöschte Datensätze anzeigen: Auch als gelöscht markierte Datensätze werden übergeben
(nur für den Administrator verfügbar).
• Absteigend: Die Datensätze werden absteigend sortiert.
• Max. Datensätze: Geben Sie hier die maximale Anzahl der Datensätze an, die ausgegeben
werden sollen. Wenn Sie die Platzhalter für Felder in das Übergabeformat einfügen,
müssen Sie entscheiden, wie viele abhängige Datensätze pro Infobereich übergeben
werden sollen. Wollen Sie ein Übergabeformat für die Übergabe an Excel verwenden, muss
die Anzahl der Datensätze leer bleiben.

Anmerkung: Sie können höchstens 40 Infobereiche in ein Übergabeformat aufnehmen.


Kapitel 4 Grundfunktionen 93

Einstellungen definieren
Um Einstellungen zu definieren:

1 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ansicht, um die aktuellen Einstellungen des


Infobereichs anzuzeigen. Alternativ können Sie auf das Pluszeichen klicken.

2 Klicken Sie auf Definieren, um die Einstellungen zu ändern. Alternativ können Sie auf den
gewünschten Infobereich doppelklicken.

3 Im Bereich Übergeordneter Infobereich können Sie die Infobereiche auswählen, die dem
ausgewählten Infobereich übergeordnet sein sollen.

4 Wählen Sie einen Schlüssel aus einer der Dropdown-Listen aus:


o Die Liste Index wird nur angezeigt, wenn im Bereich Übergeordnete Ebene kein
Infobereich ausgewählt wurde. Wählen Sie aus dem Primär- und den
Sekundärschlüsseln des ausgewählten Infobereichs den gewünschten Index.
o Die Liste Index-Beziehung wird nur angezeigt, wenn im Bereich Übergeordnete Ebene
ein Infobereich ausgewählt wurde. Nur der Primärschlüssel des übergeordneten
Infobereichs steht zur Verfügung.
Unter den Listen wird das Verhältnis der Infobereiche zueinander (1:n, 1:1, n:m, n:1) und
eventuell die Art der Indexbeziehung (personenbezogen, firmenbezogen) angezeigt.

5 Sie können im Bereich Bedingung Bedingungen laden, bearbeiten, löschen und in einer
Übersicht anzeigen, Ö Bedingungen auf Seite 71.
Das Kontrollkästchen Aktiv ist nur verfügbar, wenn eine Bedingung ausgewählt wurde.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Bedingung zu aktivieren.

6 Bestimmen Sie, welche Art von Daten übergeben werden:


o Summe: Es werden nur Summenfelder übergeben.
o Muss: Ein übergeordneter Datensatz wird nur dann ausgegeben, wenn ein abhängiger
Infobereich existiert.
94 Benutzerhandbuch update.seven win

o Existiert: Es werden keine Daten übergeben, aber die Bedingung oder Beziehung wird
überprüft. Bei Auswahl dieser Option wird der Bereich Erweiterte Bedingungen
angezeigt. Klicken Sie dort auf Ändern und setzen Sie eine Bedingung auf Anzahl und
Summen (z. B. Personen mit weniger als drei Kontakten).
o Existiert nicht: Es werden keine Daten übergeben, wenn der Infobereich nicht existiert.
o Optional: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Muss-Bedingung für
abhängige Infobereiche aufzuheben. Voraussetzung ist, dass Sie mehrere Infobereiche
haben, die einem Infobereich untergeordnet sind, und dass das Kontrollkästchen Muss
aktiviert ist.
o Absteigend: Die Datensätze werden absteigend sortiert.
o Max. Datensätze: Geben Sie an, wie viele Datensätze pro Infobereich bei der Übergabe
an die Anwendung ausgegeben werden.
Beispiel: Sie definieren ein Format mit dem Infobereich Firma und davon abhängig
den Infobereich Angebot. Wenn Sie für den Infobereich Angebot in dieses Feld "3"
eintragen, werden für eine Firma maximal 3 Angebote ausgegeben.
o Feldpräfix: Hier können Sie das Feldpräfix des ausgewählten Infobereichs ändern.
Dieses Präfix wird in die Vorlage des Serienbriefs übernommen.

Anmerkung: Der geänderte Präfixname darf nicht mit den gleichen Buchstaben
beginnen wie das ursprünglich vorgegebene Infobereichskürzel. Ändern Sie also z.B.
nicht das Kürzel FI in FIRMA. Eine Änderung in Kleinbuchstaben (z. B. firma) ist
hingegen möglich.

Beispiele für die Optionen Muss, Existiert und Existiert nicht für die Infobereiche Firma und
Angebot:
o Keine Option: alle Firmen- und Angebotsdatensätze werden ausgegeben.
o Muss: alle Firmen- und Angebotsdatensätze, bei denen Angebote bei der Firma erfasst
sind, werden ausgegeben.
o Muss + Existiert: alle Firmendatensätze, bei denen ein Angebot erfasst ist, werden
ausgegeben.
o Muss + Existiert nicht: alle Firmendatensätze, bei denen keine Angebote erfasst sind,
werden ausgegeben.

7 Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.


Kapitel 4 Grundfunktionen 95

Felder auswählen
Um Felder auszuwählen:

1 Wechseln Sie im Dialogfeld Übergabefelder definieren zur Registerkarte Felder.

2 Wählen Sie aus, welche Felder im Bereich Felder [Infobereich] angezeigt werden sollen:
o Datenfelder: nur Felder, die Daten enthalten
o Summenfelder: nur Felder, die Summen bzw. Zahlen enthalten
o Sortfelder

Anmerkung: Das Optionsfeld Summenfelder ist nur aktiv, wenn im Bereich Infobereich
ein abhängiger Infobereich ausgewählt wurde.

Wenn Sie Sortfelder ausgewählt haben, klicken Sie auf Definieren, um zu bestimmen, nach
welchem Feld sortiert werden soll, Ö Sortieren auf Seite 68.
Alle Infobereiche: Die Felder aller Infobereiche werden angezeigt. Deaktivieren Sie dieses
Kontrollkästchen, um im Block Definition Felder nur den im Block Felder ausgewählten
Infobereich anzuzeigen.

3 Das Feld Infobereich enthält alle Infobereiche, die in der Registerkarte Infobereich
ausgewählt wurden. Markieren Sie einen Infobereich.
Je nach ihren Einstellungen werden im Block Felder [Infobereich] alle Daten- oder
Summenfelder des Infobereichs angezeigt.

4 Doppelklicken Sie auf das gewünschte Feld (oder markieren Sie es und wählen Sie
Hinzufügen).
Das Feld wird in den Bereich Felder übernommen.

Anmerkung: Sie können auch mehrere Felder mit der Taste Strg markieren und
gleichzeitig hinzufügen. Mit dem Kontrollkästchen Alle können Sie alle Felder
hinzufügen.
96 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Fügen Sie eventuell weitere Felder hinzu.

6 Bearbeiten Sie, wenn notwendig, die Liste Felder:

o Wählen Sie die Schaltfläche Entfernen ( ), um ein markiertes Feld aus der Liste der
Übergabefelder zu entfernen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das
Kontrollkästchen vor dem Infobereich oder Feld deaktiviert wird.
o Mit Doppelklick können Sie ebenfalls Felder wieder aus der Liste Felder entfernen.
o Mit dem Kontrollkästchen Alle können Sie alle Felder markieren.
o Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen eines Feldes, um es als Übergabefeld zu
speichern, aber nicht auszugeben.

o Wählen Sie Löschen ( ), um einen markierten Infobereich oder ein markiertes Feld
aus der Liste der Übergabefelder zu löschen. Wenn das Kontrollkästchen Alle aktiviert
ist, aber kein Infobereich und kein Feld ausgewählt ist, werden alle Infobereiche und
Felder gelöscht.

o Wählen Sie Aufwärts ( ), um ein markiertes Feld nach oben zu verschieben.

o Wählen Sie Abwärts ( ), um ein markiertes Feld nach unten zu verschieben.

7 Der Block Definition Felder zeigt die ausgewählten Felder an. Sie können in die Spalten
Feldtexte und Länge klicken, um Einträge zu bearbeiten.

Ergebnis überprüfen

Klicken Sie auf Start, um das Ergebnis anzuzeigen. Diese Anzeige dient nur zur Information.
Unter Ergebnis wird die Zahl der gefundenen Datensätze angezeigt.
Kapitel 4 Grundfunktionen 97

Übergabe von Bearbeiterdaten


Kontakte sind über den ersten Bearbeiter, der im Kontakt eingetragen ist, mit den Bearbeitern
der Bearbeitertabelle verbunden.
Damit benötigen Sie nicht für jeden Bearbeiter ein eigenes Format, sondern Sie können für alle
Bearbeiter ein einziges Übergabeformat verwenden. Auch wenn sich die Bearbeiterdaten wie
Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ändern, muss dies nicht extra im Übergabeformat
nachgezogen werden.
Sie können für Einzel- und Serienbriefe auf Daten der folgenden Bearbeiter zugreifen:

Branchenversion Firma Person Kontakt

BTB AD1 AD Bearbeiter

OTC AD AD Bearbeiter

FS KB1 KB1 Bearbeiter

Kontakt
Wenn Sie einen Einzel- oder Serienbrief vom Kontakt übergeben, werden die Daten des
Kontaktbearbeiters herangezogen.

Firma/Person oder abhängiger Infobereich


Wenn Sie einen Einzel- oder Serienbrief von der Firmen- oder Personenebene bzw. von einer
abhängigen Ebene (außer Kontakt) übergeben, werden die Daten der Bearbeiter aus der Firma
bzw. Person übergeben.
Die Sortierfolge bestimmt dabei, ob der Bearbeiter aus der Firma oder Person herangezogen
wird.
Wenn ein Bearbeiter mehrmals in der Bearbeitertabelle erfasst ist, werden bei der Übergabe an
die Textverarbeitung die Daten des ersten gefundenen Bearbeiters übergeben. Bei der
Übergabe an eine Tabellenkalkulation wird je Bearbeiter eine Zeile generiert.

Übergabe von Bearbeiterdaten aus der Firma

Um Bearbeiterdaten aus der Firma zu übergeben:

1 Definieren Sie die folgenden Übergabefelder:


Firma: Firma, Land, Plz, Ort, Straße, AD 1 bzw. KB 1
Person: Geschlecht, Vorname, Nachname
Kontakt: Datum, Zeit, Enddatum, Endzeit, Bearbeiter, Text
Bearbeiter: E-Mail 1, Vorwahl Land, Vorwahl Ort, Tel1

2 Erstellen Sie ein neues Word-Dokument und fügen Sie die den Übergabefeldern
entsprechenden Seriendruckfelder ein, Ö Serienbriefe erstellen auf Seite 216.

3 Öffnen Sie den Infobereich Firma/Person, und suchen Sie die gewünschte Firma/Person.

4 Wählen Sie die Menüoption Info Æ Kontakt, und suchen Sie den gewünschten
Kontaktdatensatz, oder erstellen Sie gegebenenfalls einen neuen Kontakt.
Starten Sie die Übergabe an die Textverarbeitung mit der Schaltfläche Einzelbrief, Ö
Textverarbeitung auf Seite 213.
98 Benutzerhandbuch update.seven win

Sie erhalten folgendes Ergebnis:

Da die Übergabe aus dem Kontakt erfolgt ist, wurden E-Mail und Telefonnummer des
Kontaktbearbeiters an die Textverarbeitung übergeben. Bei einer Übergabe aus der
Firma/Person würden die Daten des AD 1 übernommen.

Übergabe von Bearbeiterdaten für Serienbriefe


Definieren Sie die folgenden Übergabefelder:
Firma: Firma, Land, Plz, Ort, Straße, AD 1 bzw. KB 1
Bearbeiter: Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail 1, Land, Plz, Ort, Straße, Vorwahl Land,
Vorwahl Ort, Tel1.
Sie erhalten folgendes Ergebnis:
99

KAPITEL 5
Kontaktmanagement
In diesem Kapitel finden Sie eine Einführung in das Kontaktmanagement von update.seven. Sie
erfahren, wie Sie Kundenkontakte (Telefonate, Briefe, Besuche, etc.), Aufgaben und Fehlzeiten
erstellen und im Kalender bzw. in der Tagesübersicht anzeigen.

Kontakte

Der Infobereich Kontakt gibt Ihnen Einblick in die Entwicklungsgeschichte Ihrer Beziehung zu
Interessenten und Kunden und stellt die Basis für eine persönliche Kundenbetreuung dar. Den
Kontaktdatensätzen entnehmen Sie wichtige Informationen über Telefonate, Kundenbesuche
und ähnliche Termine.
Wenn Sie einen Kontakt mit einer Firma oder Person anlegen, sind Sie standardmäßig als
Bearbeiter und damit Organisator des Kontakts eingetragen. Sie können zusätzliche Bearbeiter
und Ressourcen sowie beliebige Firmen oder Personen der update.seven-Datenbank als
Teilnehmer zu einem Kontakt hinzufügen, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt
hinzufügen auf Seite 100 und Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite
102.
Diese internen Bearbeiter werden im Infobereich ToDo-Liste über den Kontakt informiert und
können zu- oder abzusagen, Ö ToDo-Liste auf Seite 117 und Kontakte zu- oder absagen auf
Seite 120.
Außerdem können Sie Erinnerungen für Kontakte sowie Meldungen, z. B. über Zu- bzw.
Absagen oder Kontaktänderungen, anzeigen, Ö Erinnerungen auf Seite 113 und ToDo-
Eskalation auf Seite 125.
Bei der Neuanlage können Kontakte auch auf Überschneidungen geprüft werden,
Ö Terminüberschneidungen auf Seite 139.

Anmerkung: Der Infobereich Kontaktübersicht ermöglicht Ihnen die firmenunabhängige


Darstellung ihrer Kontakte. Wählen Sie dazu im Menü Info Æ Kontaktübersicht.
100 Benutzerhandbuch update.seven win

Eigene Kontakte anlegen


Um eigene Kontakte anzulegen:

1 Suchen Sie die Person, mit der der Kontakt stattfinden soll, und zeigen Sie sie in der Ebene
Firma+Person an.

2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakt.

3 Klicken Sie auf Neu ( ).


Die Kontaktmaske wird angezeigt. Einige Felder können durch Definition von
Vorgabewerten bereits belegt sein.

4 Erfassen Sie die kontaktbezogenen Felder: Kontakt, Status, Dauer, Wichtigkeit usw.

5 Wenn Sie Ihr Administrator als Benutzer ordnungsgemäß angelegt hat, steht nun im Feld
Bearbeiter Ihr Name. Steht Ihr Name nicht im Feld Bearbeiter, oder wollen Sie den Kontakt
für einen anderen Bearbeiter anlegen, doppelklicken Sie in das Feld oder klicken Sie auf das
Bearbeitersymbol ( ). Der Bearbeiterkatalog wird geöffnet, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite
36.

6 Wählen Sie den Bearbeiter aus dem Bearbeiterkatalog aus.

7 Bestätigen Sie mit Speichern.

Anmerkung: Wenn Sie im Feld Bearbeiter eine Änderung vornehmen, obwohl Sie nicht
selber den Kontakt angelegt hatten, wird automatisch im Feld Kontakt von Ihr Name
angezeigt. So weiß jeder Mitarbeiter, wer die letzte Änderung durchgeführt hat.

Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen


Sie können über das Feld Teilnehmer weitere Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt
hinzufügen. Dazu steht Ihnen ein erweiterter Bearbeiterkatalog zur Verfügung, der zusätzlich
folgende Schaltflächen enthält:
Ressourcen (Alt + R)

Aktuelle Auswahl löschen (Alt + S)

Gesamte Auswahl löschen (Alt + C)


Außerdem können Sie in der Spalte Teilnahmeart zwischen erforderlich, optional und zur
Information wählen.
Im Feld Teilnehmer können Sie bis zu zwanzig Bearbeiter auswählen.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 101

Um Bearbeiter und Ressourcen einem Kontakt hinzuzufügen:

1 Legen Sie einen Kontakt an, Ö Eigene Kontakte anlegen auf Seite 100.

2 Aktivieren Sie im Bearbeiterkatalog des Feldes Teilnehmer die gewünschten Bearbeiter, und
wählen Sie für jeden Teilnehmer in der Dropdown-Liste der Spalte Teilnahmeart den
gewünschten Eintrag aus (erforderlich, optional, zur Information).

3 Falls Sie auch Ressourcen hinzufügen (z.B. Besprechungsräume reservieren) möchten,


klicken Sie im Bearbeiterkatalog auf (Ressourcen), um die vorhandenen Ressourcen
anzuzeigen. Als Teilnahmeart machen in diesem Fall nur "erforderlich" und "optional" Sinn.

4 Klicken Sie auf OK.

5 Speichern Sie den Datensatz.


Im Fenster rechts neben der Kontaktmaske wird die Teilnehmerliste mit dem jeweiligen
Teilnahmestatus angezeigt.

Die Firma oder Person, zu der der Kontaktdatensatz angelegt wird, wird in der
Teilnehmerliste als Hyperlink dargestellt. Durch Klicken auf den Hyperlink gelangen Sie zum
Datensatz der jeweiligen Firma oder Person.

steht für den Teilnahmestatus erforderlich, zur Information und für optional.

Anmerkung: Der Erfasser des Kontakts wird automatisch mit der Teilnahmeart
erforderlich in die Teilnehmerliste übernommen.

6 Der Kontakt wird nach dem Aktualisieren in den Infobereichen Kontakt, Kalender und
Tagesübersicht der Teilnehmer angezeigt. Das Feld Bearbeiter enthält standardmäßig den
Organisator des Kontakts.
102 Benutzerhandbuch update.seven win

Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzufügen


Sie können auch beliebige Firmen oder Personen der Datenbank zu einem Kontakt hinzufügen.
Für diese Firmen und Personen stehen die Möglichkeiten der Erinnerungsliste, der Meldungsliste
und der ToDo-Liste natürlich nicht zur Verfügung.
Um Firmen oder Personen zu einem Kontakt hinzuzufügen:

1 Legen Sie einen Kontakt an, Ö Eigene Kontakte anlegen auf Seite 100.

2 Wählen Sie nach dem Speichern des Datensatzes im Kontextmenü des Infobereichs
Kontakt die Option Kontaktbeteiligter. Der Infobereich Kontaktbeteiligter wird geöffnet.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

4 Wählen Sie im Kontextmenü die Option Firma suchen oder Person suchen.
Die Firmen- oder Personensuchmaske wird geöffnet, Ö Suchen auf Seite 56.

5 Suchen und wählen Sie die gewünschte Firma oder Person.


Sie kehren automatisch in die Ebene Kontaktbeteiligter zurück, wo die gewählte Firma oder
Person angezeigt wird.

6 Wählen Sie im Feld Teilnahmeart den gewünschten Eintrag.

7 Speichern Sie, und schließen Sie den Infobereich Kontaktbeteiligter.


Sie kehren zu dem Kontaktdatensatz zurück, zu dem die Firma oder Person hinzugefügt
wurde.
In der Teilnehmerliste rechts neben der Kontaktmaske wird die hinzugefügte Firma oder
Person als Hyperlink angezeigt.

Anmerkung: Auch die Person oder Firma, zu der der Kontaktdatensatz angelegt wurde,
wird in der Teilnehmerliste als Hyperlink dargestellt.

8 Klicken Sie auf den Hyperlink, um direkt zum Datensatz der betreffenden Firma oder
Person zu gelangen.

Infobereich Kontaktbeteiligung

Der Infobereich Kontaktbeteiligung bietet die gleichen Möglichkeiten wie der Infobereich
Kontakt, zusätzlich werden zu jeder Firma oder Person auch die Kontakte angezeigt, bei denen
sie nur Kontaktbeteiligter ist, d. h. an denen sie über die Option Kontaktbeteiligter im
Kontextmenü als Beteiligter hinzugefügt wurde.

Kontakte verschieben
Wenn der Organisator einen Kontakt verschiebt, erhalten die Teilnehmer eine Meldung mit dem
Eintrag "Änderung" im Feld Meldungstyp und der neuen Kontaktzeit im Feld Meldung,
Ö Meldungen auf Seite 122.

Anmerkung: Beim Ändern von Kontakten erhalten die eingeladenen Bearbeiter auch dann
eine Meldung, wenn im Kontaktdatensatz das Kontrollkästchen ToDo aktiviert ist.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 103

Im ToDo-Datensatz und im Kontaktdatensatz der eingeladenen Bearbeiter werden Start- und


Endzeit, Start- und Enddatum sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit, Fällig-Datum
und Fällig-Zeit des Kontakts aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, zu dem der
Organisator eine Meldung erhält, wenn nicht alle Teilnehmer mit der Teilnahmeart "erforderlich"
zu- oder abgesagt haben, verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Kontakte löschen
Wenn der Organisator einen Kontakt löscht, werden bei den Teilnehmern nach dem
Aktualisieren der betreffende Kontaktdatensatz sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und
Erinnerungsdatensätze entfernt.

Anmerkung: Die Teilnehmer des Kontakts haben nicht das Recht, den Kontaktdatensatz zu
löschen. Die Meldung: "Satz kann nicht gelöscht werden!" wird angezeigt.

Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben


Damit Sie Kontaktdaten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben können, muss im
Infobereich Konfiguration Ihr E-Mail-Programm angegeben werden, Ö Konfiguration im
Administratorhandbuch 2.
Sie können Kontakte auf zwei Arten übergeben:
• Übergabe über das Kontextmenü:
Wählen Sie die Option Outlook im Kontextmenü eines Kontaktdatensatzes, um den Kontakt
an das entsprechende Mailprogramm zu übergeben.
• Übergabe über das Kontrollkästchen Ext.Kalender:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Kontaktdatensatzes,
um den Kontakt an das entsprechende Mailprogramm zu übergeben.
Kontakte, die in update.seven gelöscht werden, werden auch im Mailprogramm gelöscht.

Kontakte, Aktivitäten und Kampagnen


Kontakte können auch im Rahmen von Aktivitäten und Kampagnen generiert werden,
Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.
Wenn Sie einen Kontakt manuell einer Aktivität zuordnen möchten, doppelklicken Sie in das
Feld Akt-StNr oder auf das Symbol Suchen im Feld Æ Aktivität, und verwenden Sie das darauf
folgende Dialogfeld, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164.
Wenn ein Kontakt automatisch im Rahmen einer Kampagne angelegt wurde, können Sie über
die Felder Kampagne, Kamp.-StNr. und Kamp.Nr. auf die Kampagne zugreifen bzw. diese Felder
bei einer Suche oder Selektion verwenden.

Kontakte in Kalender und Tagesübersicht anzeigen


Jeder Kontakt, bei dem Sie als Bearbeiter eingetragen sind, wird automatisch im Kalender und
in der Tagesübersicht angezeigt, Ö Kalender und Tagesübersicht auf Seite 127.
Aus dem Kalender können Sie auch Kontakte neu anlegen.
104 Benutzerhandbuch update.seven win

Aufgaben
Im Infobereich Aufgaben können Sie Aufgaben erfassen, die nicht von einem Kunden abhängig
sind. Aufgaben werden im Kalender, nicht jedoch der Tagesübersicht angezeigt. Im Kalender
können Aufgaben auch neu angelegt werden, Ö Kalender auf Seite 127.
Im Infobereich Aufgaben stehen ähnliche Möglichkeiten wie im Infobereich Kontakt zur
Verfügung:
• Aufgaben für sich selbst oder für andere Bearbeiter anlegen, Ö Aufgaben anlegen auf Seite
104.
• Erinnerungen für Aufgaben definieren, Ö Erinnerungen auf Seite 113.
• Anstehende Aufgaben im Infobereich ToDo-Liste der Teilnehmer anzeigen, die dann die
Möglichkeit zum Zu- oder Absagen haben, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
• Bei Zu- oder Absagen sowie beim Verschieben von Aufgaben Meldungen im Infobereich
Meldungsliste anzeigen, Ö Meldungen auf Seite 122.
• Eskalationsdatensätze erzeugen, wenn bis zur Startzeit der Aufgabe nicht alle
erforderlichen Teilnehmer zugesagt haben, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.
• Aufgaben als Projekte darstellen und in Teilprojekte unterteilen, Ö Projekte in Aufgaben
auf Seite 108.

Anmerkung: Bei den Projekten in Aufgaben besteht kein Zusammenhang mit dem
Infobereich Projekt der Branchenversion BTB.

Aufgaben anlegen
Um eine Aufgabe anzulegen:

1 Wählen Sie im Infobereich Aufgaben die Schaltfläche Neu.

2 In den Feldern Bearbeiter und Erfasser wird automatisch Ihr Name eingetragen. Wenn eine
andere Person Organisator der Aufgabe sein soll, wählen Sie im Feld Bearbeiter einen
anderen Bearbeiter aus.

3 Wählen Sie, falls gewünscht, im Feld Teilnehmer die Teilnehmer der Aufgabe aus,
Ö Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen auf Seite 108.

4 Geben Sie in den Feldern Startdatum und Startzeit das gewünschte Startdatum und die
gewünschte Startzeit ein.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 105

5 Bestimmen Sie in den Feldern Enddatum und Endzeit das gewünschte Enddatum und die
gewünschte Endzeit.
Wenn Sie im Feld Dauer eine Dauer der Aufgabe angeben, werden diese beiden Felder
anhand von Startdatum und Startzeit automatisch berechnet.

6 Aktivieren Sie in der Registerkarte ToDo das Kontrollkästchen ToDo, wenn für die
Teilnehmer der Aufgabe ToDo-Datensätze angelegt werden sollen, Ö ToDo-Liste auf Seite
117.

7 Aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen ToDo-Eskal., wenn auch Meldungen und
Eskalationsdatensätze angelegt werden sollen, Ö Meldungen auf Seite 122 und ToDo-
Eskalation auf Seite 125.

8 Geben Sie im Feld Erinnern Dauer eine Zeit an, wenn die Teilnehmer nach einer
bestimmten Zeit an die Aufgabe erinnert werden sollen, Ö Erinnerungen auf Seite 113.

9 Erfassen Sie bei Bedarf weitere Felder, und speichern Sie den Datensatz.

Felder des Infobereichs Aufgaben

Folgende Felder stehen im Infobereich Aufgaben zur Verfügung:


• Bearbeiter: In diesem Feld ist in der Neuanlage-Maske standardmäßig der Name des
angemeldeten update.seven-Benutzers eingetragen. Sie können hier auch einen anderen
Bearbeiter auswählen, für den Sie eine Aufgabe anlegen möchten und der der Organisator
der Aufgabe sein soll.
• Erfasser: In diesem Feld ist immer der Bearbeiter eingetragen, der die Aufgabe anlegt.
• in Bearb. von: In diesem Feld wird der Bearbeiter eingetragen, der bei Einzelaufgaben als
Erster zusagt.
• Teilnehmer: Hier steht Ihnen der erweiterte Bearbeiterkatalog zur Verfügung, Ö Bearbeiter
und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100. Allerdings können Sie bei
Aufgaben keine Ressourcen auswählen.
• Status: Aufgaben haben standardmäßig den Status "offen". Der Status der Aufgabe wird
automatisch auf "erledigt" gesetzt, wenn alle Beteiligten der Aufgabe den Status des
zugehörigen ToDo-Datensatz auf "erledigt" setzen. Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn
einer der Beteiligten der Aufgabe den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt" setzt.
• Einzelaufgabe: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, reicht es, wenn einer der
beteiligten Bearbeiter zusagt, damit kein Eskalationsdatensatz angelegt wird. Dieser
Bearbeiter wird in das Feld in Bearb. von übernommen, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.
Außerdem wird der Status der Aufgabe auf "erledigt" gesetzt, sobald einer der Teilnehmer
den ToDo-Status des ToDo-Datensatzes zur Aufgabe auf "erledigt" setzt, Ö Aufgaben auf
erledigt setzen auf Seite 121.
• Startdatum: Standardmäßig ist das aktuelle Datum eingetragen, Sie können jedoch ein
beliebiges Startdatum auswählen.
• Startzeit: Standardmäßig ist die aktuelle Zeit eingetragen, Sie können jedoch eine beliebige
Startzeit auswählen.
• Enddatum: Geben Sie das Enddatum der Aufgabe ein.
Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird das Enddatum anhand des Startdatums automatisch
berechnet.
• Endzeit: Geben Sie die Endzeit der Aufgabe ein.
Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird die Endzeit anhand der Startzeit automatisch
berechnet.

Anmerkung: Wenn Sie weder Startzeit noch Enddatum, Endzeit und Dauer angeben,
werden in diese Felder beim Speichern automatisch Werte für einen eintägigen Termin
eingetragen.
106 Benutzerhandbuch update.seven win

• Fällig-Datum: Wenn Sie dieses Feld nicht erfassen, wird der Eintrag aus dem Feld
Enddatum übernommen. Wenn das Fällig-Datum vor dem aktuellen Datum liegt, und der
Status "offen" oder "in Bearbeitung" ist, gilt die Aufgabe als versäumt.
Das berechnete Fällig-Datum wird in das Feld ToDo bis Datum übernommen.
• Fällig-Zeit: Wenn Sie dieses Feld nicht erfassen, wird der Eintrag aus dem Feld Endzeit
übernommen. Wenn die errechnete Fällig-Zeit vor der aktuellen Zeit liegt, wird hier die
aktuelle Zeit eingetragen.
Die berechnete Fällig-Zeit wird in das Feld ToDo bis Zeit übernommen.
• Erledigt-Datum: Dieses Feld wird automatisch erfasst, wenn der Status der Aufgabe auf
"erledigt" gesetzt wird.
• Erledigt-Zeit: Dieses Feld wird automatisch erfasst, wenn der Status der Aufgabe auf
"erledigt" gesetzt wird.
• Dauer: Geben Sie die gewünschte Dauer der Aufgabe ein.
Dieses Feld wird automatisch berechnet, wenn die Felder Startdatum, Startzeit, Enddatum
und Endzeit erfasst sind.

Registerkarte Info
• Ausführungstyp: Wählen Sie einen Eintrag aus, wenn aus dem Infobereich Aufgaben
vordefinierte Trigger oder Workflows gestartet werden sollen.
Trigger und Workflows werden über das Kontextmenü aktiviert, Ö Kontextmenü für
Aufgaben auf Seite 107.
• Ausf.-Format: Sie können ein vordefiniertes Workflow- oder Triggerformat auswählen,
wenn Sie im Feld Ausführungstyp einen Eintrag gewählt haben. Trigger und Workflows
werden über das Kontextmenü aktiviert, Ö Kontextmenü für Aufgaben auf Seite 107.

Registerkarte ToDo
• ToDo: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die beteiligten Bearbeiter der Aufgabe
durch einen ToDo-Datensatz informiert werden sollen.
• ToDo bis Datum: Hier wird nach dem Speichern der Aufgabe automatisch der Eintrag des
Feldes Fällig-Datum übernommen. Sie können das Feld aber auch manuell erfassen.
Wenn bis zu der eingetragenen Zeit und dem im Feld ToDo bis Datum eingetragenen
Datum nicht alle beteiligten Bearbeiter der Aufgabe (oder bei Einzelaufgaben einer der
beteiligten Bearbeiter) zugesagt haben, wird eskaliert, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.
• ToDo bis Zeit: Hier wird nach dem Speichern der Aufgabe automatisch der Eintrag des
Feldes Fällig-Zeit übernommen. Sie können das Feld aber auch manuell erfassen.
Wenn bis zu dem eingetragenen Datum und der im Feld ToDo bis Zeit eingetragenen Zeit
nicht alle beteiligten Bearbeiter der Aufgabe (oder bei Einzelaufgaben einer der beteiligten
Bearbeiter) zugesagt haben, wird eskaliert, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.
• ToDo-Eskal.: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn zusätzlich zu den ToDo-
Datensätzen auch Meldungen und Eskalationsdatensätze erzeugt werden sollen,
Ö Meldungen auf Seite 122 und ToDo-Eskalation auf Seite 125.

Registerkarte Sonst
• Link-Nr.: Über dieses Feld können Sie die Aufgabe mit einem Datensatz verknüpfen. Klicken
Sie auf die Pfeilschaltfläche, wählen Sie einen Infobereich aus und klicken Sie auf OK.
Suchen Sie den Datensatz mit Hilfe der Suchmaske, Ö Suche durchführen auf Seite 56.

Anmerkung: Sie können hier nur jene Infobereiche auswählen, für die es eine fixe
Zuordnung zu einer Ebene gibt (z.B. Firma, Person, Kontakt). Wenn hier weitere
Infobereiche angezeigt werden sollen, muss der Administrator diese im Desktop auf der
Registerkarte Links definieren, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 107

• Link: Dieses Feld enthält nach dem Speichern einen Link auf den verknüpften Datensatz.

Um den Zieldatensatz zu ändern, klicken Sie auf das Suchsymbol rechts.

Kontextmenü für Aufgaben

Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Aufgaben standardmäßig


zur Verfügung:
Eigene Zeigt alle Aufgaben an, bei denen Sie im Feld Bearbeiter oder Teilnehmer
eingetragen sind.
Delegierte Zeigt alle Aufgaben an, bei denen Sie im Feld Erfasser eingetragen sind.
Bearbeiter Zeigt alle Aufgaben aller Bearbeiter an.
Vertretung Zeigt zusätzlich die Aufgaben der Bearbeiter an, bei denen Sie im Infobereich
Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im
Administratorhandbuch 1.
Alle Zeigt alle "eigenen", "delegierten" oder "Bearbeiter"-Aufgaben unabhängig
von ihrem Status an.
Aktive Zeigt alle Aufgaben mit dem Status "offen" oder "in Bearbeitung" an, deren
Fällig-Datum entweder leer ist, in der Zukunft oder am aktuellen Tag (mit der
Uhrzeit in der Zukunft) liegt.
Erledigte Zeigt alle Aufgaben mit dem Status "erledigt" an.
Versäumte Zeigt alle Aufgaben an, deren Fällig-Datum vergangen ist. Der Status
"versäumt" hat in dem Fall keinen Einfluss.
Wenn kein Fällig-Datum vorhanden ist und der Status entweder "offen", "in
Bearbeitung" oder "versäumt" ist, gilt die Aufgabe als "versäumt".
Zusage Sagt im Infobereich Aufgaben zu, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
Ist aktiv, wenn Aufgaben mit ToDo-Datensätzen erstellt werden.
Absage Sagt im Infobereich Aufgaben ab.
Ist aktiv, wenn Aufgaben mit ToDo-Datensätzen erstellt werden.
Erledigt Für Teilnehmer einer Aufgabe: Setzt den ToDo-Status des ToDo-Datensatzes
dieser Aufgabe auf "erledigt" bzw. sendet eine Erledigungsmeldung an den
Organisator der Aufgabe, Ö Aufgaben auf erledigt setzen auf Seite 121.
Für den Organisator einer Aufgabe: Setzt den Status der Aufgabe auf
"erledigt".
Ausführen Startet vordefinierte Trigger oder Workflows, die in den Feldern
Ausführungstyp und Ausf.-Format eingetragen wurden.
Neue Öffnet den Infobereich Neue Subaufgabe und legt eine Aufgabe an, die mit
Subaufgabe der aktuell angezeigten Aufgabe über das Feld Vorg.Aufgabe-Nr. verbunden
wird.
Verbinde Öffnet die Suchmaske für Aufgaben und sucht eine Aufgabe, die mit der
Aufgabe aktuell angezeigten Aufgabe über das Feld Vorg.Aufgabe-Nr. verbunden
werden soll.
Erinnerung Öffnet den Infobereich Erinnerung bearbeiten, wo Sie bestehende
Erinnerungen bearbeiten und für sich selbst neue Erinnerungen anlegen
können, Ö Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten auf Seite
114.
108 Benutzerhandbuch update.seven win

Dokument Öffnet in den Dokumentfeldern eingetragene Dokumente.


Outlook Übergibt die Aufgabe direkt an Microsoft Outlook oder Lotus Notes,
Ö Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 110.
Aufgabe Unterteilt eine Aufgabe in mehrere Phasen, Ö Projekte in Aufgaben auf Seite
Projektansicht 108.
Kontakt neu Startet die Firmensuche und legt zur gewählten Firma einen neuen Kontakt
an.

Bearbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen


Das Hinzufügen von Bearbeitern zu einer Aufgabe funktioniert wie das Hinzufügen von
Bearbeitern zu einem Kontakt, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu einem Kontakt hinzufügen auf
Seite 100.
Allerdings können Sie Aufgaben keine Ressourcen zuordnen, und das Fenster mit der
Teilnehmerliste rechts neben der Maske steht nicht zur Verfügung.

Projekte in Aufgaben
Sie können im Infobereich Aufgaben Projekte strukturieren: Die Teilaufgaben werden in
Projekten zusammengefasst, indem Sie ihnen einen Typ zuordnen (Teilprojekt, Meilenstein,...)
und sie dann je nach Projektstruktur verbinden.
Um eine Aufgabe in Projekte zu unterteilen:

1 Legen Sie eine Aufgabe mit dem Eintrag "Projekt" im Feld Art an.

2 Speichern Sie, und wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Aufgabe die Option
Aufgabe - Projektansicht.
Die Ansicht Aufgabe - Projektansicht wird geöffnet.

Im Feld Text links neben der Maske wird in der ersten Zeile der Eintrag des Feldes Art der
Ausgangsaufgabe angezeigt.

3 Legen Sie mit (Neu) einen Teilschritt zu der Ausgangsaufgabe an, z. B. mit der Art
"Teilprojekt".
In der Ansicht Aufgabe - Projektansicht stehen Ihnen die gleichen Felder wie im Infobereich
Aufgaben zur Verfügung.

4 Nach dem Speichern des Datensatzes wird die Untergliederung der Aufgabe im Feld Text
angezeigt.
Durch Klicken auf einen Eintrag wird der jeweilige Datensatz in der Maske angezeigt.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 109

5 Sie können weitere Teilschritte für die Ausgangsaufgabe anlegen oder die Teilschritte
weiter untergliedern, d. h. Sie legen für ein Teilprojekt untergeordnete Projekte an.

Wenn Sie die Maus über einem der Einträge positionieren, werden Fälligzeit, Fälligdatum, der
Bearbeiter sowie der Betreff angezeigt, falls diese Felder erfasst wurden.
Die Einträge in der Ansicht Text werden abhängig von der Art des Eintrags und je nach Status
in verschiedenen Farben dargestellt:

Eintragstyp und Status Farbe

Projekt Schwarz

Projekt mit Status "erledigt" Grün

Teilprojekt Schwarz

Teilprojekt mit Status "versäumt" Rot

Teilprojekt mit Status "erledigt" Grün

Meilenstein Lila

Aufgabe Blau

Aufgabe mit Status "versäumt" Rot

Aufgabe mit Status "erledigt" Grün

Zusätzlich wird für den Status "erledigt" das Symbol und für den Status "versäumt" das
Symbol angezeigt.
Im Kontextmenü der Ansicht Aufgabe - Projektansicht stehen Ihnen einige der Optionen des
Infobereichs Aufgaben zur Verfügung, Ö Kontextmenü für Aufgaben auf Seite 107.

Anmerkung: Die Ansicht Aufgabe - Projektansicht kann nur in der Maskenansicht


dargestellt werden. In dieser Ansicht stehen Ihnen die Schaltflächen zum Wechseln zwischen
den einzelnen Datensätzen sowie für die Masken-/Listenansicht nicht zur Verfügung.

Aufgaben verschieben
Wenn der Organisator eine Aufgabe verschiebt, erhalten die eingeladenen Bearbeiter eine
Meldung mit dem Eintrag "Information" im Feld Meldungstyp und der neuen Zeit im Feld
Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.
Im ToDo-Datensatz und im Aufgabendatensatz der beteiligten Bearbeiter werden Start- und
Endzeit, Start- und Enddatum der Aufgabe sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit,
Fällig-Datum und Fällig-Zeit aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, an dem der
Organisator eine Meldung erhält, wenn nicht alle beteiligten Bearbeiter zu- oder abgesagt
haben, verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
110 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Beim Ändern von Aufgaben erhalten die beteiligten Bearbeiter auch dann eine
Meldung, wenn im Aufgabendatensatz das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. nicht aktiviert
wurde, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

Aufgaben löschen
Wenn der Organisator oder ein beteiligter Bearbeiter eine Aufgabe löscht, wird der
Aufgabendatensatz sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und Erinnerungsdatensätze
nach dem Aktualisieren entfernt.
Beim Löschen von Aufgaben werden keine Meldungsdatensätze angelegt.

Aufgaben an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben


Sie können Aufgaben auf zwei Arten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben:
• Über die Option Outlook im Kontextmenü des Aufgabendatensatzes
• Über das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Aufgabendatensatzes
Weitere Informationen zur genauen Vorgangsweise finden Sie unter Ö Kontakte an Microsoft
Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 103.

Fehlzeiten
Sie können im Infobereich Fehlzeiten Zeiten definieren, in denen ein Bearbeiter nicht für
geschäftliche Termine zur Verfügung steht. Hier können Sie Urlaub, Krankenstand usw.
eintragen. Fehlzeiten können auch an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übertragen werden.
Ein Bearbeiter kann über die ToDo-Liste und die ToDo-Eskalation Fehlzeiten von seinem
Vorgesetzten oder anderen Bearbeitern genehmigen lassen, Ö ToDo-Liste auf Seite 117. Wenn
der Vorgesetzte die Fehlzeit nicht bis zum Start der Fehlzeit genehmigt, kann ein
Eskalationsdatensatz erzeugt werden, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.
Außerdem können Sie Erinnerungen für sich selbst und für den Vorgesetzten anlegen,
Ö Erinnerungen auf Seite 113.
Fehlzeiten werden im Infobereich Kalender angezeigt, von wo aus auch neue Fehlzeiten
angelegt werden können, Ö Kalender auf Seite 127.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 111

Fehlzeiten anlegen
Um eine Fehlzeit anzulegen:

1 Wählen Sie im Infobereich Fehlzeiten die Schaltfläche Neu.


Die Neuanlage-Maske für Fehlzeiten wird angezeigt.

2 Im Feld Bearbeiter ist automatisch Ihr Name eingetragen. Wenn Sie eine Fehlzeit für einen
anderen Bearbeiter anlegen möchten, wählen Sie hier seinen Namen aus.

3 Wählen Sie den Grund für die Fehlzeit, und erfassen Sie die Datums- bzw. Dauerfelder.

4 Speichern Sie den Datensatz.


Die Fehlzeit wird im Kalender angezeigt.

Felder des Infobereichs Fehlzeiten

Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:


• Bearbeiter: In dieses Feld wird bei der Neuanlage standardmäßig der Name des
angemeldeten update.seven-Benutzers eingetragen.
Sie können hier aus dem Bearbeiterkatalog auch einen anderen Bearbeiter auswählen, für
den Sie eine Fehlzeit anlegen möchten, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36.
• Genehmigen von: Hier können Sie im Bearbeiterkatalog einen Bearbeiter auswählen, von
dem die Fehlzeit genehmigt werden muss, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36.
Per Trigger kann der Vorgesetzte automatisch in dieses Feld eingetragen werden,
Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.
• Grund: Wählen Sie in diesem Katalogfeld den Grund der Fehlzeit aus.
• Status: Der Status der Fehlzeit wird automatisch auf "zugesagt" oder "abgesagt" gesetzt,
wenn der Vorgesetzte die Fehlzeit genehmigt oder absagt, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
• Startdatum: Standardmäßig ist das Erstellungsdatum der Fehlzeit eingetragen, Sie können
jedoch ein beliebiges Startdatum wählen.
• Startzeit: Standardmäßig ist die Erstellungszeit der Fehlzeit eingetragen, Sie können jedoch
eine beliebige Startzeit wählen.
• Enddatum: Geben Sie das Enddatum der Fehlzeit ein.
Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird das Enddatum anhand des Startdatums automatisch
berechnet.
112 Benutzerhandbuch update.seven win

• Endzeit: Geben Sie die Endzeit der Fehlzeit ein.


Wenn das Feld Dauer erfasst ist, wird die Endzeit anhand der Startzeit automatisch
berechnet.
• Dauer: Geben Sie die gewünschte Dauer der Fehlzeit ein.
Dieses Feld wird automatisch berechnet, wenn die Felder Startdatum, Startzeit, Enddatum
und Endzeit erfasst sind.

Anmerkung: Wenn Sie weder Startzeit noch Enddatum, Endzeit und Dauer angeben,
werden in diese Felder beim Speichern automatisch Werte für einen eintägigen Termin
eingetragen.

• Dauer in Tagen: Dieses Feld wird anhand von Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit
bzw. Dauer automatisch erfasst und kann nicht bearbeitet werden. Die Angabe erfolgt in
ganzen Tagen (d.h. 23 Stunden ergeben 0 Tage, 25 Stunden ergeben 1 Tag).

Registerkarte Info
• Betreff: Geben Sie hier einen Betreff für die Fehlzeit ein.

Registerkarte ToDo
• ToDo: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der im Feld Genehmigen von
eingetragene Bearbeiter durch einen ToDo-Datensatz informiert werden soll, Ö ToDo-Liste
auf Seite 117.
• ToDo-Eskal.: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn zusätzlich zu den ToDo-
Datensätzen auch Meldungen und Eskalationsdatensätze erzeugt werden sollen, Ö ToDo-
Eskalation auf Seite 125.
• Erinnern Dauer: Tragen Sie hier eine Erinnerungszeit ein, wenn Erinnerungsdatensätze für
die Fehlzeit angelegt werden sollen, Ö Erinnerungen auf Seite 113.
Sie können den Zeitpunkt, an dem Sie erinnert werden möchten, in Minuten, Stunden etc.
angeben. Wenn Sie beispielsweise "5 min" eintragen, erhalten Sie die Erinnerung fünf
Minuten vor dem Start der Fehlzeit.

Fehlzeiten verschieben
Wenn der Verfasser eine Fehlzeit, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden soll,
verschiebt, erhält der Vorgesetzte eine Meldung mit dem Meldungstyp "Information" und der
geänderten Fehlzeit im Feld Meldung.
Im ToDo-Datensatz und in der Fehlzeit des Vorgesetzten werden Start- und Endzeit, Start- und
Enddatum sowie die Felder ToDo bis Datum, ToDo bis Zeit, Fällig-Datum und Fällig-Zeit
aktualisiert. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt, zu dem der Organisator eine Meldung erhält,
wenn nicht alle Teilnehmer mit der Teilnahmeart "erforderlich" zu- oder abgesagt haben,
verschoben wird, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Fehlzeiten löschen
Wenn der Verfasser eine Fehlzeit, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden soll, löscht,
wird die Fehlzeit sowie die dazugehörigen ToDo-, Meldungs- und Erinnerungsdatensätze (auch
des Vorgesetzten) entfernt.
Beim Löschen von Fehlzeiten werden keine Meldungsdatensätze für den Verfasser der Fehlzeit
angelegt.

Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben


Sie können Fehlzeiten auf zwei Arten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben:
• Über die Option Outlook im Kontextmenü des Fehlzeitendatensatzes
• Über das Kontrollkästchen Ext.Kalender im Maskenzusatz des Fehlzeitendatensatzes
Details zur Vorgangsweise finden Sie unter Kontakte an Microsoft Outlook oder Lotus Notes
übergeben auf Seite 103.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 113

Kontextmenü für Fehlzeiten


Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Fehlzeiten standardmäßig
zur Verfügung:
Eigene Zeigt alle Fehlzeiten an, bei denen Sie im Feld Bearbeiter eingetragen sind.

Delegierte Zeigt alle Fehlzeiten an, die Sie genehmigen sollen, d. h. bei denen Sie im Feld
Genehmigen von eingetragen sind.
Bearbeiter Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Fehlzeiten aller
Bearbeiter anzuzeigen.
Vertretung Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen die Fehlzeiten der Bearbeiter an, bei denen
Sie im Infobereich Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im
Administratorhandbuch 1.
Alle Zeigt alle für Sie gültigen Fehlzeiten an.
Aktive Zeigt alle Fehlzeiten an, deren Startdatum und Startzeit noch nicht
überschritten sind.
Erledigte Zeigt alle Fehlzeiten mit dem Status "zugesagt" oder "abgesagt" an.
Versäumte Zeigt alle Fehlzeiten mit dem Status "offen" und dem Startdatum früher als
heute an.
Zusage Genehmigt Fehlzeiten, bei denen Sie im Feld Genehmigen von eingetragen
sind, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
Absage Genehmigt Fehlzeiten nicht, bei denen Sie im Feld Genehmigen von
eingetragen sind, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
Erinnerung Öffnet den Infobereich Erinnerung bearbeiten, wo Sie bestehende Erinnerungen
bearbeiten und für sich selbst neue Erinnerungen anlegen können,
Ö Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten auf Seite 114.
Outlook Übergibt die Fehlzeit direkt an Microsoft Outlook oder Lotus Notes,
Ö Fehlzeiten an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben auf Seite 112.

Erinnerungen
Sie können Erinnerungen für fällige Kontakte, Aufgaben und Fehlzeiten für alle Beteiligten oder
nur für sich selbst erstellen. Erinnerungen werden im Infobereich Erinnerungsliste gespeichert.
Pro Datensatz kann nur eine Erinnerung angelegt werden.

Erinnerungen für alle Teilnehmer anlegen


Um eine Erinnerung für alle Teilnehmer anzulegen:

1 Legen Sie einen Kontakt oder eine Aufgabe mit den gewünschten Teilnehmern bzw. eine
Fehlzeit mit einem vorgesetzten Bearbeiter im Feld Genehmigen von an.

2 Tragen Sie im Feld Erinnern Dauer die Erinnerungszeit ein.


Wenn Sie beispielsweise "5 Min" eingeben, wird die Erinnerung fünf Minuten vor der
Startzeit des Termins angezeigt.

3 Speichern Sie den Datensatz.

4 Zur angegebenen Erinnerungszeit blinkt bei allen Teilnehmern in der Funktionsleiste die
Schaltfläche Erinnerungsliste ( ). Es wird dabei die Systemzeit des lokalen Computers
berücksichtigt.
114 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Aktivieren Sie über die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das
Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Erinnerungen, damit die Schaltfläche
Erinnerungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn dieses Kontrollkästchen
nicht aktiviert ist, wird die Schaltfläche Erinnerungsliste erst angezeigt, wenn Sie den
Infobereich Erinnerungsliste über das Menü Info geöffnet haben.
Wenn Sie sich bereits im Infobereich Erinnerungsliste befinden, blinkt die Schaltfläche
Erinnerungsliste bei neuen Erinnerungen nicht.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerungsliste, um in den gleichnamigen Infobereich zu


gelangen.

6 Im Feld Bearb./Gr. wird der jeweilige Teilnehmer angezeigt.


Das Feld Fällig-Datum enthält das Erinnerungsdatum, das Feld Fällig-Zeit die
Erinnerungszeit. Diese beiden Felder werden automatisch berechnet, können aber
bearbeitet werden.

7 Wählen Sie Erledigt im Kontextmenü, um den Erinnerungsdatensatz zu löschen. Andernfalls


wird die Erinnerung beim nächsten Start von update.seven wieder angezeigt.

Anmerkung: Falls keine weiteren Teilnehmer eingeladen sind, können Sie auf diese Art
auch eine Erinnerung nur für sich selbst anlegen. Sonst legen Sie die Erinnerung über das
Kontextmenü im Infobereich Kontakt, Aufgabe oder Fehlzeit an.

Erinnerungen für sich selbst anlegen bzw. bearbeiten


Sie können über das Kontextmenü des Infobereichs Kontakt, Aufgaben oder Fehlzeiten zu
einem bestehenden Kontakt einen Erinnerungsdatensatz für sich selbst anlegen bzw. einen
bestehenden Erinnerungsdatensatz bearbeiten.
Erinnerungsdatensätze können nicht für andere Teilnehmer angelegt werden, und die hier
vorgenommenen Änderungen sehen nur Sie selbst.

1 Wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt, Aufgaben oder Fehlzeiten die Option
Erinnerung.
Der Infobereich Erinnerung bearbeiten wird geöffnet.
o Wenn bereits eine Erinnerung zu dem Datensatz existiert, wird sie angezeigt, und Sie
können sie bearbeiten (z. B. die Erinnerungszeit im Feld Fällig-Zeit ändern).
o Wenn noch keine Erinnerung zu dem Datensatz existiert, wird eine leere Maske
angezeigt.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 115

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Die Neuanlage-Maske wird angezeigt, und die im Kontakt, der Aufgabe oder der Fehlzeit
erfassten Felder werden automatisch übernommen.

3 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z. B die Erinnerungszeit (Feld Fällig-Zeit)
oder den Betreff, und speichern Sie den Datensatz.

update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund anzeigen


Um zu bestimmen, dass update.seven bei fälligen Erinnerungen im Vordergrund angezeigt wird,
wenn es nicht die aktive Anwendung ist:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2 Aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei


fälligen Erinnerungen.

3 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung/Meldung als Popup.

4 Bestätigen Sie mit OK.

Anmerkung: Diese Funktion hat keinen Einfluss auf das Blinken der Schaltfläche
Erinnerungsliste in der Funktionsleiste bei fälligen Erinnerungen.

update.seven reagiert nun bei fälligen Erinnerungen folgendermaßen:


• update.seven ist minimiert:
Das Programm wird angezeigt und befindet sich im Vordergrund.
• update.seven befindet sich im Hintergrund:
o Unter Windows NT und Windows 98 wird update.seven angezeigt und befindet sich im
Vordergrund.
o Unter Windows 2000, Windows XP oder höher blinkt das update.seven-Symbol in der
Taskleiste.
Außerdem bewirkt das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktivieren bei fälligen Erinnerungen,
dass die Erinnerungsliste beim Starten von update.seven geöffnet wird, d. h. dass die
Schaltfläche Erinnerungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird.
Wenn die Erinnerungsliste geschlossen wird, bleibt der Infobereich Erinnerungsliste im
Hintergrund geöffnet, und die Schaltfläche Erinnerungsliste wird weiterhin in der Funktionsleiste
angezeigt.
116 Benutzerhandbuch update.seven win

Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen


Um zu definieren, dass bei fälligen Erinnerungen ein Popup-Fenster angezeigt wird:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2 Aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen


Erinnerung/Meldung als Popup.

3 Wenn das Fenster automatisch wieder ausgeblendet werden soll, aktivieren Sie zusätzlich
das Kontrollkästchen Popup automatisch ausblenden, und geben Sie bei Ausblenden nach
die gewünschte Zahl ein.

Anmerkung: Ohne diese Einstellung klicken Sie auf das Symbol , um das Fenster zu
schließen.

4 Wenn Sie durch Klicken nicht zur Erinnerung, sondern direkt zum entsprechenden
Datensatz gelangen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Klick direkt Link
öffnen.

5 Bestätigen Sie mit OK.


Bei fälligen Erinnerungen wird rechts unten ein kleines Fenster angezeigt, das Informationen
zum betreffenden Kontakt, der Aufgabe oder der Fehlzeit enthält.

Wenn mehrere Fenster gleichzeitig sichtbar werden, werden sie versetzt angezeigt. Maximal
können sechs Fenster gleichzeitig angezeigt werden.

Kontextmenü für Erinnerungen


Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Erinnerungsliste zur
Verfügung:
Eigene Zeigt nur Ihre eigenen Erinnerungen an, d. h. die, bei denen Sie im Feld
Bearb./Gr. eingetragen sind.
Bearbeiter Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Erinnerungen aller
Bearbeiter anzuzeigen.
Vertretung Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen Erinnerungen die von Bearbeitern an, bei
denen Sie als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im
Administratorhandbuch 1.
Aktive Standardeinstellung. Alle fälligen Erinnerungen werden angezeigt.
Erledigt Die in der Maskenansicht angezeigte bzw. die in der Listenansicht markierte
Erinnerung wird auf "erledigt" gesetzt und nicht mehr angezeigt.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 117

im Hintergrund Blendet den Infobereich Erinnerungsliste aus. Die Schaltfläche Erinnerungsliste


zum Öffnen der Erinnerungsliste wird jedoch weiterhin in der Funktionsleiste
angezeigt.
Wenn Sie den Infobereich Erinnerungsliste schließen, verschwindet die
Schaltfläche Erinnerungsliste, und Sie können den zugehörigen Infobereich
nur über das Menü Info öffnen.

Anmerkung: Wenn im Dialogfeld Sonstige Einstellungen (Menüoption


Extras Æ Sonstige Einstellungen) das Kontrollkästchen Aktivieren bei
fälligen Erinnerungen aktiviert ist, bleibt der Infobereich Erinnerungsliste im
Hintergrund geöffnet, auch wenn Sie ihn schließen.

Laden Öffnet den entsprechenden Datensatz im Infobereich Kontakt, Aufgabe oder


Fehlzeit.

Anmerkung: Im Infobereich Erinnerung bearbeiten stehen Ihnen im


Kontextmenü die Optionen im Hintergrund und Laden nicht zur Verfügung.

ToDo-Liste
Im Infobereich ToDo-Liste kann angezeigt werden, welche Kontakte, Aufgaben oder Fehlzeiten
eines Bearbeiters fällig sind. Standardmäßig können ToDo-Datensätze für Kontakte, Aufgaben
und Fehlzeiten angelegt werden, über Trigger und Workflows ist es aber auch möglich, ToDo-
Datensätze für andere Infobereiche zu erzeugen.
Die Bearbeiter können in den Kontextmenüs der Infobereiche ToDo-Liste, Kontakt, Aufgaben
oder Fehlzeiten sowie Kalender zu- oder absagen.
Zusätzlich werden ToDo-Datensätze auch bei Aktivitäten erzeugt, Ö ToDo-Liste bei Aktivitäten
auf Seite 122.
Damit ToDo-Datensätze angelegt werden, muss im Kontakt, in der Aufgabe oder in der Fehlzeit
das Kontrollkästchen ToDo aktiviert werden.

Anmerkung: ToDo-Datensätze werden auch im Infobereich Kalender angezeigt und können


dort angelegt werden, Ö Kalender auf Seite 127. Wenn ToDo-Datensätze automatisch
erstellt werden, werden nur Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender,
Archivieren, Berichtsfunktion und Text.
118 Benutzerhandbuch update.seven win

Felder des Infobereichs ToDo-Liste


Folgende Felder stehen zur Verfügung:
• Bearb./Gr.: Der Bearbeiter, für den der ToDo-Datensatz angelegt wurde, wird angezeigt.
• Von Bearbeiter: Der Organisator des Kontakts oder der Aufgabe bzw. der Erfasser der
Fehlzeit wird angezeigt.
• ToDo-Typ: Bei Kontakten enthält dieses Feld immer den Eintrag "Terminplanung", bei
Aufgaben den Eintrag "Erledigung" und bei Fehlzeiten "Bewilligung".
• Teilnahmeart: Die im Kontakt- oder Aufgabendatensatz gewählte Teilnahmeart wird
angezeigt (beim Organisator automatisch "erforderlich"). Bei Fehlzeiten wird immer die
Teilnahmeart "erforderlich" angezeigt.
• Teilnahmestatus: Für den Organisator eines Kontakts oder einer Aufgabe wird automatisch
der Teilnahmestatus "zugesagt" eingetragen. Die Teilnehmer eines Kontakts oder einer
Aufgabe sowie der im Feld Genehmigen von einer Fehlzeit eingetragene Bearbeiter können
den Teilnahmestatus hier manuell, über die Optionen Zusage und Absage im Kontextmenü,
oder im Infobereich Kalender ändern, Ö ToDo-Liste auf Seite 117.
• ToDo-Status: Der ToDo-Status ist automatisch "offen" und kann bei Kontakten nur manuell
geändert werden. Bei Aufgaben kann der ToDo-Status über die Option Erledigt im
Kontextmenü auf "erledigt" gesetzt werden. Dadurch wird auch der Status der Aufgabe auf
"erledigt" gesetzt, sobald alle Teilnehmer den Status auf "erledigt" gesetzt haben. Bei
Einzelaufgaben genügt es, wenn einer der Bearbeiter den ToDo-Status auf "erledigt" setzt.
Bei Fehlzeiten kann der ToDo-Status ebenfalls über das Kontextmenü auf "erledigt" gesetzt
werden.
• Link: Wenn dies in den Desktop-Einstellungen definiert wurde, wird in diesem Feld ein
Hyperlink angezeigt, Ö Desktop im Administratorhandbuch 2. Durch Klicken auf den
Hyperlink gelangen Sie direkt zu dem jeweiligen Kontaktdatensatz.

Kontextmenü für ToDo-Listen


Folgende Optionen stehen Ihnen im Infobereich ToDo-Liste über das Kontextmenü zur
Verfügung:
Eigene Zeigt alle ToDo-Datensätze für den aktuellen Bearbeiter an.
Ist inaktiv, wenn die Option Delegierte aktiv ist.
Delegierte Zeigt alle ToDo-Datensätze an, bei denen der Bearbeiter im Feld Von Bearbeiter
des ToDo-Datensatzes eingetragen ist.
Ist inaktiv, wenn die Option Eigene aktiv ist.
Bearbeiter Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die ToDo-Datensätze aller
Bearbeiter anzuzeigen.
Vertretung Zeigt zusätzlich zu den eigenen alle ToDo-Datensätze jener Bearbeiter an, bei
denen der Bearbeiter im Infobereich Bearbeiter als Vertretung eingetragen sind,
Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.
Alle Zeigt alle ToDo-Datensätze an.
Aktive Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "offen" an.
Erledigte Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "erledigt" an.
Versäumte Zeigt alle ToDo-Datensätze mit dem ToDo-Status "versäumt" an.
Zusage Zusagen von Kontakten oder Aufgaben bzw. Bewilligen einer Fehlzeit, Ö ToDo-
Liste auf Seite 117.
Absage Absagen von Kontakten oder Aufgaben bzw. Ablehnen einer Fehlzeit.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 119

Erledigt Setzt den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt".


Ist nur bei ToDo-Datensätzen aktiv, bei denen Sie als Bearbeiter eingetragen
sind. Bei Kontakten steht diese Option nicht zur Verfügung.
Ausführen Startet vordefinierte Trigger oder Workflows, die in den Feldern Ausführungstyp
und Ausf.-Format eingetragen sind.
Laden Öffnet den Kontakt, die Aufgabe oder die Fehlzeit zum markierten ToDo-
Datensatz.

ToDo-Liste zu Kontakten
Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Kontakten können die Teilnehmer einen Kontakt zu- oder
absagen.
ToDo-Datensätze zu Kontakten enthalten im Feld ToDo-Typ immer den Eintrag
"Terminplanung".

Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur


Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion
und Text.

ToDo-Datensätze zu Kontakten anlegen

1 Legen Sie einen Kontakt mit mehreren Teilnehmern an, Ö Bearbeiter und Ressourcen zu
einem Kontakt hinzufügen auf Seite 100. Als Organisator des Kontakts erhalten Sie
automatisch die Teilnahmeart "erforderlich".

2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ToDo in der Registerkarte ToDo.

3 Speichern Sie.

In der Teilnehmerliste neben der Kontaktmaske werden die Bearbeiter angezeigt. Sie selbst
erhalten automatisch den Status "zugesagt" ( ). Bearbeiter mit der Teilnahmeart
"erforderlich" und "optional" erhalten den Teilnahmestatus "offen" ( ). Bearbeiter mit der
Teilnahmeart "zur Information" behalten den Status "zur Information" ( ).
120 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: ToDo-Datensätze werden nur für Bearbeiter mit der Teilnahmeart


"erforderlich" und "optional" angelegt. Für die Bearbeiter mit der Teilnahmeart "zur
Information" wird nur eine Meldung angelegt, falls das Kontrollkästchen ToDo-Eskal.
aktiviert wurde, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125. Wenn Sie Ressourcen hinzufügen,
muss für diese Ressource im Infobereich Bearbeiter ein Bearbeiter als Vertretung
eingetragen sein, damit dieser den ToDo-Datensatz erhält, Ö Bearbeiter im
Administratorhandbuch 1.

4 Wechseln Sie in den Infobereich ToDo-Liste.


Der ToDo-Datensatz für den Kontakt mit dem Teilnahmestatus "zugesagt" wird angezeigt.
Alle anderen Bearbeiter mit Teilnahmeart "erforderlich" und "optional" haben nun ebenfalls
einen ToDo-Datensatz für diesen Kontakt.

Kontakte zu- oder absagen

Über das Kontextmenü der Infobereiche ToDo-Liste, Kontakt und Kalender können Sie Kontakte
zu- oder absagen.

Infobereich ToDo-Liste
Wählen Sie im Kontextmenü des gewünschten ToDo-Datensatzes die Option Zusage oder
Absage. Der Eintrag im Feld Teilnahmestatus ändert sich Ihrer Auswahl entsprechend
automatisch.
Beim Organisator wird im Infobereich Kontakt der Status in der Teilnehmerliste nach dem
Aktualisieren entsprechend geändert (von "offen" auf "abgesagt" oder "zugesagt").

Infobereiche Kontakt und Kalender


Wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt oder Kalender die Option Zusage oder
Absage. Der Teilnahmestatus wird Ihrer Auswahl entsprechend in der Teilnehmerliste rechts
neben der Kontaktmaske automatisch geändert.

Anmerkung: Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter
beim Zu- oder Absagen von Kontakten automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten,
und der Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.

ToDo-Liste zu Aufgaben
Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Aufgaben können die Teilnehmer eine Aufgabe zu- oder
absagen.

ToDo-Datensätze zu Aufgaben anlegen

ToDo-Datensätze für Aufgaben werden genauso angelegt wie im Infobereich Kontakt, Ö ToDo-
Datensätze zu Kontakten anlegen auf Seite 119.
Im Unterschied zu Kontakten steht bei Aufgaben die Teilnehmerliste rechts neben der Maske
nicht zur Verfügung, und Sie können keine Ressourcen auswählen. Das Feld ToDo-Typ enthält
bei Aufgaben immer den Eintrag "Erledigung".

Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur


Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion
und Text.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 121

Aufgaben zu- oder absagen

Über das Kontextmenü in den Infobereichen ToDo-Liste, Aufgaben und Kalender können Sie
Aufgaben zu- oder absagen. ToDo-Datensätze für Aufgaben werden genauso zu- oder abgesagt
wie im Infobereich Kontakte, Ö Kontakte zu- oder absagen auf Seite 120.

Anmerkung: Wenn die ToDo-Eskalation aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter beim Zu- oder
Absagen von Aufgaben automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten, und der
Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.

Aufgaben auf erledigt setzen

Mit Hilfe der Option Erledigt im Kontextmenü von ToDo-Datensätzen zu Aufgaben in den
Infobereichen ToDo-Liste oder Kalender können Sie den ToDo-Status des Datensatzes auf
"erledigt" setzen.
Sobald alle Teilnehmer der Aufgabe den ToDo-Status auf "erledigt" gesetzt haben, wird das
Feld Status der Aufgabe automatisch auf "erledigt" gesetzt. Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn
einer der Teilnehmer den ToDo-Status auf "erledigt" setzt.
Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, wird außerdem eine Erledigungsmeldung
an den Organisator der Aufgabe gesendet, Ö ToDo-Eskalation auf Seite 125.

ToDo-Liste zu Fehlzeiten
Mit Hilfe von ToDo-Datensätzen zu Fehlzeiten kann ein vorgesetzter Bearbeiter Fehlzeiten
genehmigen.
ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten enthalten im Feld ToDo-Typ immer den Eintrag "Bewilligung".

Anmerkung: Wenn ToDo-Datensätze automatisch erstellt werden, werden nur


Standardwerte für die folgenden Felder übertragen: Kalender, Archivieren, Berichtsfunktion
und Text.

ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten anlegen

1 Legen Sie eine Fehlzeit an, Ö Fehlzeiten anlegen auf Seite 111.

2 Wählen Sie den vorgesetzten Bearbeiter im Feld Genehmigen von aus, Ö Bearbeiterkatalog
auf Seite 36.

3 Aktivieren Sie in der Registerkarte ToDo das Kontrollkästchen ToDo.

4 Speichern Sie den Datensatz.


Der Vorgesetzte erhält einen Datensatz im Infobereich ToDo-Liste. Das Feld ToDo-Typ
enthält den Eintrag "Bewilligung", das Feld Teilnahmeart den Eintrag "erforderlich" und das
Feld Teilnahmestatus den Eintrag "offen".

Anmerkung: Im Unterschied zu Kontakten und Aufgaben wird für den Erfasser der Fehlzeit
kein ToDo-Datensatz angelegt.

Fehlzeiten zu- oder absagen

Über das Kontextmenü in den Infobereichen ToDo-Liste, Fehlzeiten und Kalender können Sie
eine Fehlzeit zu- oder absagen. ToDo-Datensätze zu Fehlzeiten werden genauso zu- oder
abgesagt wie im Infobereich Kontakte, Ö Kontakte zu- oder absagen auf Seite 120.

Anmerkung: Wenn die ToDo-Eskalation aktiviert ist, gelangen die Bearbeiter beim Zu- oder
Absagen von Fehlzeiten automatisch in den Infobereich Meldung bearbeiten, und der
Organisator erhält eine entsprechende Meldung, Ö Meldungen auf Seite 122.
122 Benutzerhandbuch update.seven win

ToDo-Liste bei Aktivitäten


In folgenden Phasen einer Aktivität werden ToDo-Datensätze erzeugt:
• Der im Feld Ausf.Bearbeiter des Infobereichs Akt.-Durchführung eingetragene Bearbeiter
erhält einen ToDo-Datensatz mit dem ToDo-Typ "Akt. Durchführen", Ö
Aktivitätsdurchführung auf Seite 166.
Das Feld Fällig-Datum enthält das im Feld Startdatum des Infobereichs Akt.-Durchführung
enthaltene Datum, das Feld Fällig-Zeit die im Feld Startzeit des Infobereichs Akt.-
Durchführung eingetragene Zeit.
Sobald der Bearbeiter eine Zielgruppe generiert hat (über die Option Generieren im
Kontextmenü der Aktivität), wird das Fällig-Datum automatisch auf das im Feld Datum
Bearb.-Ende enthaltene Datum geändert. Der Bearbeiter hat bereits den ersten Schritt
ausgeführt, d. h. eine Zielgruppe generiert. Das nun im Feld Fällig-Datum angegebene
Datum gibt an, bis wann er die Aktivität abschließen, also z. B. ein Mailing aussenden muss,
Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.
• Der Bearbeiter, der im Infobereich Akt.-Bearbeiter eingetragen ist und die generierte
Zielgruppe bearbeiten soll (Kontrollkästchen Zielgruppe ist aktiviert), erhält einen ToDo-
Datensatz mit dem ToDo-Typ Akt.-Zielgruppe bearbeiten, Ö Aktivitätsbearbeiter auf Seite
165 und Aktivitäts-Zielgruppe auf Seite 175.
Das Feld Fällig-Datum enthält das im Feld Datum Bearb.-Ende eingetragene Datum.

Meldungen
Mit Hilfe des Infobereichs Meldungsliste können Sie für den Organisator von Kontakten oder
Aufgaben sowie den Erfasser von Fehlzeiten im Infobereich Meldungsliste Meldungen erzeugen,
wenn die eingeladenen Bearbeiter zu- oder absagen. Die eingeladenen Bearbeiter können für
den Organisator beim Zu- oder Absagen im Infobereich Meldung bearbeiten die Meldungen
bearbeiten und beliebigen Text eingeben.
Damit Meldungen angelegt werden können, muss in Kontakten, Aufgaben oder Fehlzeiten
zusätzlich zum Kontrollkästchen ToDo das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert sein.

Anmerkung: Wenn der Organisator einen Kontakt oder eine Aufgabe ändert, erhalten alle
Teilnehmer eine Meldung, auch wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. nicht aktiviert ist.

Meldungen werden auch in bestimmten Phasen des Kampagnenmanagements erzeugt,


Ö Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten auf Seite 126.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 123

Kontextmenü für Meldungslisten


Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Infobereichs Meldungsliste zur
Verfügung:
Eigene Zeigt alle Meldungen an, bei denen Sie der "Empfänger" sind, d. h. im Feld
Bearb./Gr. eingetragen sind.
Delegierte Zeigt alle Meldungen an, bei denen Sie der "Versender" sind, d. h. bei denen
Sie im Feld Von Bearbeiter eingetragen sind.
Bearbeiter Steht nur für den Administrator zur Verfügung, um die Meldungen aller
Bearbeiter anzuzeigen.
Vertretung Zeigt zusätzlich zu Ihren eigenen die Meldungen der Bearbeiter an, bei denen
Sie als Vertretung eingetragen sind, Ö Bearbeiter im Administratorhandbuch 1.
Letzte Zeigt nur die seit dem letzten Öffnen des Infobereichs Meldungsliste neu
Änderung hinzugekommenen Meldungen an.
Diese Ansicht ist standardmäßig aktiv, wenn Sie sich bei update.seven neu
anmelden.
Erledigt Zeigt die in der Maskenansicht angezeigte oder in der Listenansicht markierte
Meldung nicht mehr an.
Im Blendet den Infobereich Meldungsliste aus. Die Schaltfläche Meldungsliste wird
Hintergrund jedoch weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt.
Wenn Sie den Infobereich Meldungsliste schließen, verschwindet die
Schaltfläche Meldungsliste, und Sie können den zugehörigen Infobereich nur
über das Menü Info öffnen.

Anmerkung: Wenn im Dialogfeld Sonstige Einstellungen (Menüoption


Extras Æ Sonstige Einstellungen) das Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen
Meldungen aktiviert ist, bleibt der Infobereich Meldungsliste im Hintergrund
geöffnet, auch wenn Sie ihn schließen.

Laden Öffnet den Kontakt, die Aufgabe oder die Fehlzeit zum markierten
Meldungsdatensatz.

Meldungen zu Kontakten, Aufgaben und Fehlzeiten


Um Meldungen zu erzeugen:

1 Ein Bearbeiter legt einen Kontakt, eine Aufgabe oder eine Fehlzeit an, bei der Sie als
Bearbeiter eingetragen sind. Er aktiviert in der Registerkarte ToDo die Kontrollkästchen
ToDo und ToDo-Eskal.

2 Sie erhalten einen ToDo-Datensatz. Wählen Sie im Kontextmenü dieses Datensatzes (oder
des betreffenden Kontakts oder des Kalenders beim betreffenden Kontakt) die Option
Zusage oder Absage.
124 Benutzerhandbuch update.seven win

Das Fenster Meldung bearbeiten wird geöffnet.

Das Feld Meldungstyp enthält je nach Auswahl im Kontextmenü den Eintrag Zusage oder
Absage.

3 Geben Sie im Feld Text eine Nachricht ein.

4 Speichern Sie.

5 In der Funktionsleiste des anderen Bearbeiters blinkt die Schaltfläche Meldungsliste ( ),


er erhält eine Meldung über die Zu- oder Absage.

Anmerkung: Die Schaltfläche Meldungsliste blinkt nicht, wenn der Infobereich


Meldungsliste bereits geöffnet ist.

Aktivieren Sie über die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen das


Kontrollkästchen Aktivieren bei fälligen Meldungen, damit die Schaltfläche Meldungsliste
in der Funktionsleiste angezeigt wird. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist,
wird die Schaltfläche Meldungsliste erst angezeigt, wenn Sie den Infobereich
Meldungsliste über das Menü Info geöffnet haben.

Zusätzlich werden bei Aufgaben auch Meldungen erzeugt, wenn der ToDo-Status des ToDo-
Datensatzes auf "erledigt" gesetzt wird.

update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund anzeigen


Um zu bestimmen, dass update.seven bei fälligen Meldungen im Vordergrund angezeigt wird,
wenn es nicht die aktive Anwendung ist:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2 Aktivieren Sie im Dialogfeld Sonstige Einstellungen das Kontrollkästchen Aktivieren bei


fälligen Meldungen.

3 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung/Meldung als Popup.

4 Bestätigen Sie mit OK.


Außerdem bewirkt das Aktivieren des Kontrollkästchens Aktivieren bei fälligen Meldungen, dass
die Meldungsliste beim Starten von update.seven geöffnet wird, d. h. dass die Schaltfläche
Meldungsliste in der Funktionsleiste angezeigt wird.
Wenn die Meldungsliste geschlossen wird, bleibt die Meldungsliste im Hintergrund geöffnet, und
die Schaltfläche Meldungsliste wird weiterhin in der Funktionsleiste angezeigt.
Kapitel 5 Kontaktmanagement 125

Meldungen als Popup-Fenster anzeigen


Sie können update.seven so konfigurieren, dass bei fälligen Meldungen ein Popup-Fenster
angezeigt wird.
Gehen Sie dazu vor wie bei Erinnerungen, Ö Erinnerungen als Popup-Fenster anzeigen auf
Seite 116.

Meldungen bei Aktivitäten


In folgenden Phasen einer Aktivität werden Meldungen erzeugt:
• Der verantwortliche Bearbeiter einer Aktivität (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) erhält
eine Meldung mit dem Meldungstyp "Akt. durchführen", sobald der für die Durchführung
der Aktivität zuständige Bearbeiter (Feld Ausf.Bearbeiter im Infobereich Akt.-Durchführung)
in einer Aktivität generiert hat (Option Generieren im Kontextmenü des Infobereichs
Aktivität), Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Aktivitäten generieren auf Seite 182.
• Der verantwortliche Bearbeiter einer Aktivität (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) erhält
eine Meldung mit dem Meldungstyp Erledigung, wenn ein für die Durchführung der
Aktivität oder die Bearbeitung der Zielgruppe verantwortlicher Bearbeiter seinen ToDo-
Datensatz auf "erledigt" setzt.

ToDo-Eskalation
Wenn das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert ist, erhält der Organisator eines Kontakts oder
einer Aufgabe eine Meldung, wenn bis zur Startzeit des Kontakts oder der Aufgabe (Datum und
Zeit in den Feldern ToDo bis Datum und ToDo bis Zeit) nicht alle eingeladenen Bearbeiter mit
der Teilnahmeart "erforderlich" zu- oder abgesagt haben.

Anmerkung: Bei Einzelaufgaben reicht es, wenn einer der Teilnehmer bis zur Startzeit der
Aufgabe zusagt, damit keine Eskalationsmeldung angelegt wird.

Der Erfasser einer Fehlzeit erhält eine Meldung, wenn der Vorgesetzte, d. h. der im Feld
Genehmigen von eingetragene Bearbeiter, bis zur Startzeit einer Fehlzeit (Datum und Zeit in
den Feldern ToDo bis Datum und ToDo bis Zeit) die Fehlzeit nicht genehmigt hat.
Eskalationsmeldungen können auch für Aktivitäten erzeugt werden, Ö Eskalationsmeldungen
bei Aktivitäten auf Seite 126.
Eskalationsmeldungen enthalten im Feld Meldungstyp den Eintrag "Eskalation". Dadurch kann
der Erfasser von Kontakten, Aufgaben oder Fehlzeiten entsprechend reagieren und die
Teilnehmer z. B. auf anderem Weg informieren.
Zusätzlich zur Eskalationsmeldung wird im Infobereich ToDo-Liste zur Information ein
Eskalationsdatensatz erzeugt, der nur für den Administrator sichtbar ist. Bei diesem Datensatz
ist das Kontrollkästchen Eskalieren aktiviert.
126 Benutzerhandbuch update.seven win

Folgende Voreinstellungen müssen für die ToDo-Eskalation getroffen werden:


• In der Registerkarte ToDo muss das Kontrollkästchen ToDo aktiviert werden.
• In der Registerkarte ToDo muss das Kontrollkästchen ToDo-Eskal. aktiviert werden.

Eskalationsmeldungen bei Aktivitäten


Ein Bearbeiter kann in einer Eskalationsmeldung mit dem ToDo-Typ Eskalation darüber
informiert werden, wenn der für die Durchführung der Aktivität zuständige Bearbeiter (Feld
Ausf.Bearbeiter im Infobereich Akt.-Durchführung) bis zu dem in den Feldern Fällig-Datum und
Fällig-Zeit seines ToDo-Datensatzes angegebenen Zeitpunkt keine Zielgruppe generiert hat,
Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Aktivitäten generieren auf Seite 182.
Die Eskalationsmeldung wird für folgenden Bearbeiter angelegt:
• Wenn das Feld Eskal. an/Eskal. an-ID erfasst ist, wird eine Eskalationsmeldung für den hier
gewählten Bearbeiter angelegt, es sei denn dieser Bearbeiter ist gleich dem im Feld
Ausf.Bearbeiter eingetragenen Benutzer.
• Wenn das Feld Eskal. an/Eskal. an-ID leer ist, wird eine Eskalationsmeldung für den im Feld
Verantw. des Infobereichs Aktivität eingetragenen Bearbeiter angelegt, es sei denn dieser
Bearbeiter ist gleich dem im Feld Ausf.Beabeiter eingetragenen Benutzer.
127

KAPITEL 6
Kalender und Tagesübersicht

Kalender
Im Kalender können Sie nicht nur Kontakte, sondern auch Aufgaben, Fehlzeiten und ToDo-
Datensätze anzeigen und neu anlegen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kalender oder wählen Sie die Menüoption Info Æ
Kalender. Auf dem Bildschirm wird automatisch die Ansicht angezeigt, mit der update.seven
zuletzt geschlossen wurde (in diesem Beispiel die Tagesansicht).

• Unterhalb der Menüleiste befindet sich die spezielle Kopfzeile des Kalenders.

Hier stellen Sie ein, welche Termine bzw. Detailinformationen zu einem Termin angezeigt
werden und wie Sie Termine auf andere Tage verteilen.
• Mit den Schaltflächen Tagesansicht, Arbeitswochenansicht, Wochenansicht und
Monatsansicht wechseln Sie zwischen diesen Anzeigen.
• Unter der Terminanzeige wird eine Maske mit den Daten des markierten Datensatzes
angezeigt. Für Kontakte wird rechts neben der Maske auch die Teilnehmerliste mit den
eingeladenen Bearbeitern angezeigt.

Anmerkung: Sie können die in dieser Maske angezeigten Datensätze nicht bearbeiten.

• Rechts unten befindet sich der kleine Kalender, Ö Kleiner Kalender auf Seite 130.
Wenn Sie sich in der Tages- oder Monatsansicht befinden, wird durch Klicken auf einen Tag
im Kalender dieser Tag in der Terminanzeige angezeigt.
Wenn Sie sich in der Arbeitswochen- oder Wochenansicht befinden, wird durch Klicken auf
eine Arbeitswoche oder Woche dieser Zeitraum in der Terminanzeige angezeigt.
128 Benutzerhandbuch update.seven win

Terminansichten

• Tagesansicht ( ): zeigt nur Termine eines ausgewählten Tages an.

• Arbeitswochenansicht ( ): zeigt nur Termine einer ausgewählten Arbeitswoche an.

Anmerkung: Wie viele Tage eine Arbeitswoche dauert, kann über die Schaltfläche
Ansicht oder die Desktop-Einstellungen definiert werden, Ö Oberflächeneinstellungen im
Kalender auf Seite 133 und Desktop im Administratorhandbuch 2.

• Wochenansicht ( ): zeigt nur Termine einer ausgewählten Woche an.


• Monatsansicht ( ): zeigt nur Termine eines ausgewählten Monats an.
Die Spaltenköpfe enthalten die Wochentage. In der Wochen- und Monatsansicht wird der
aktuelle Tag farblich hervorgehoben.

Blättern
In der Tages- und Arbeitswochenansicht können Sie mit den beiden Pfeilen rechts und links in
der Kopfzeile der Terminübersicht jeweils um eine Zeiteinheit vor- bzw. zurückblättern (einen
Tag, eine Arbeitswoche).
In der Wochen- und Monatsansicht können Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand der
Maske jeweils um eine Zeiteinheit vor- bzw. zurückblättern (eine Woche, ein Monat).
Die Anzeige im Kalender wird dabei Ihren Änderungen entsprechend aktualisiert.

Termine mit der Tastatur markieren


Um Termine mit der Tastatur zu markieren:

Tages- und Arbeitswochenansicht:


1 Verwenden Sie Pfeiltasten nach oben und nach unten, um den Markierungsbalken
innerhalb eines Tages auf einen Termin zu bewegen. Durch Drücken der Pfeiltasten nach
links oder rechts wechseln Sie zwischen den einzelnen Tagen.

2 Markieren Sie den Termin mit der Tabulatortaste.


Durch mehrmaliges Drücken der Tabulatortaste wechseln Sie zwischen Terminen zur
gleichen Uhrzeit.

Wochen- und Monatsansicht:


1 Mit Hilfe der Pfeiltasten bewegen Sie den Markierungsbalken zwischen den einzelnen Tagen
der Wochen- und Monatsansicht.

2 Mit Hilfe der Tabulator-Taste wechseln Sie zwischen den Terminen des markierten Tages.

Mehrtägige Termine in der Tages- und Arbeitswochenansicht markieren:


1 Mit Hilfe der Bild-Auf- und Bild-Ab-Taste können Sie mehrtägige Termine in der Tages- und
Arbeitswochenansicht markieren.

2 Durch Drücken der Tabulatortaste wechseln Sie zu dem Termin oder zu der Stelle im
Kalender, die zuvor markiert war.

Mehrtägige Termine in der Wochen- und Monatsansicht:


Mehrtägige Termine in der Wochen- und Monatsansicht werden so wie eintägige Termine
markiert.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 129

Dauer und Art eines Termins


Die Dauer eines Termins wird in der Wochen- und Monatsansicht durch einen vertikalen Balken
angezeigt.

Die Farbe des Zeitbalkens zeigt an, um welche Art von Termin (Kontakt, Aufgabe, Fehlzeit oder
ToDo-Liste) es sich handelt.
In der Tages- und Arbeitswochenansicht werden belegte Zeiten durch einen vertikalen Balken
angezeigt, es gibt aber keine Unterscheidung nach der Terminart.

Kontakte
Bei Kontakten wird standardmäßig die Kontaktart angezeigt:

Aufgaben
Bei Aufgaben wird standardmäßig der Status der Aufgabe angezeigt.

offen erledigt in Bearbeitung versäumt

Fehlzeiten
Bei Fehlzeiten wird standardmäßig der Status der Fehlzeit angezeigt.

offen zugesagt abgesagt nicht relevant

ToDo-Liste
Bei ToDo-Datensätzen werden Teilnahmeart, Teilnahmestatus und ToDo-Status angezeigt.

Teilnahmeart:

erforderlich optional zur Information

Teilnahmestatus:
offen zugesagt abgesagt nicht relevant

ToDo-Status

offen anzeigen erledigt versäumt


130 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Farben und Texte können Sie über die Schaltfläche Ansicht oder die Desktop-
Einstellungen individuell anpassen, Ö Oberflächeneinstellungen im Kalender auf Seite 133
und Desktop im Administratorhandbuch 2.

Ganztägige Termine

Ein- und mehrtägige Termine werden in der Arbeitswochenansicht mit einem roten Stern
gekennzeichnet. Die belegte Zeit ist durch einen vertikalen Balken markiert, und bei Null Uhr
werden Informationen über den Termin angezeigt.
In der Wochen- und Monatsansicht wird der Termin grau hinterlegt.

Kleiner Kalender
Der kleine Kalender steht Ihnen rechts unter der Terminanzeige oder über die Schaltfläche
Popup-Kalender ( ) zur Verfügung.

Am linken Rand des kleinen Kalenders wird die Kalenderwoche angezeigt. Der heutige Tag wird
mit farbigem Hintergrund angezeigt, Feiertage werden in andersfarbiger Schrift angezeigt,
wenn dies so konfiguriert wurde.
Mit Hilfe der Blätterleiste am oberen Rand des Kalenders können Sie direkt einen Monat vor-
oder zurückblättern. Wenn Sie direkt mit den Pfeilen bzw. der Bildlaufleiste im Kalender
blättern, wird im Kalender der jeweils in der Terminanzeige dargestellte Kalendermonat
angezeigt.
Wenn Sie in der Tages- oder Monatsansicht einen Tag im Kalender markieren, wird dieser Tag
in der Terminanzeige angezeigt. Wenn Sie sich in der Arbeitswochen- oder Wochenansicht
befinden und den Kalender markieren, wird die entsprechende Arbeitswoche bzw. Woche in der
Terminanzeige angezeigt.
Klicken Sie unten links im kleinen Kalender auf den Hyperlink Heute, um in der jeweils aktiven
Ansicht sowohl im Kalender als auch in der Terminanzeige den aktuellen Tag anzuzeigen.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 131

Klicken Sie unten rechts im kleinen Kalender auf den Hyperlink Monatsansicht, um die
Monatsansicht anzuzeigen.

Von dieser Ansicht aus können Sie durch Klicken auf den Hyperlink Tagesansicht wieder in die
Tagesansicht wechseln. Statt Heute steht Ihnen in der Monatsansicht der Hyperlink Aktueller
Monat zur Verfügung, mit der Sie den aktuellen Monat anzeigen können.
Im Popup-Kalender stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
• Schließen des Popup-Kalenders über die Taste Esc, die Eingabetaste und die
Tabulatortaste.
• Bestimmte Tage markieren und anzeigen über die Pfeiltasten.
• Wechseln zum heutigen Tag über die Taste Pos1.
• Wechseln zwischen Tages- und Monatsansicht über die Funktionstaste F2.
• Wenn Sie im Popup-Kalender auf einen Tag klicken, wechseln Sie in der Terminanzeige auf
diesen Tag, der Popup-Kalender wird jedoch sofort geschlossen.

Termine anlegen, bearbeiten und löschen


Um einen Termin anzulegen:

1 Doppelklicken Sie auf eine beliebige leere Stelle in der Terminanzeige. Das Dialogfeld zur
Neuanlage wird angezeigt.

2 Wählen Sie die Art des Termins durch Klicken auf den jeweiligen Hyperlink.

3 Je nach Terminart können Sie nun im jeweiligen Infobereich einen Datensatz anlegen.

Anmerkung: Je nach Konfiguration durch den Administrator ist es möglich, dass Sie
nicht zur Neuanlage eines Datensatzes, sondern in andere Bereiche gelangen.

o Bei Neuanlage eines Kontakts gelangen Sie in die Firmensuche. Suchen Sie die Firma
und Person, zu der Sie einen neuen Termin erfassen möchten, Ö Suchen auf Seite 56.
Wählen Sie die Firma/Person aus. Legen Sie im Infobereich Kontakt den Kontakt an,
Ö Kontakte auf Seite 99.
o Bei Aufgaben, Fehlzeiten und ToDo-Listen gelangen Sie in den entsprechenden
Infobereich. Legen Sie hier den Datensatz an, Ö Aufgaben auf Seite 104, Fehlzeiten
auf Seite 110 und ToDo-Liste auf Seite 117.

4 Speichern Sie. Der Termin wird im Kalender angezeigt.


Doppelklicken Sie auf einen Termin, um zum Termin zu wechseln.

Termine verschieben und Termindauer ändern


Um einen Termin zu verschieben:

1 Markieren Sie den Termin.

2 Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Termin, bis er sich in einen Vierfachpfeil ändert.
132 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Ziehen Sie jetzt den Termin bei gedrückter Maustaste an den gewünschten Zielpunkt.

4 Lassen Sie die Maustaste los. Der Termin wird an diese Stelle verschoben.
Um die Dauer eines Termins zu ändern:

1 Klicken Sie auf den Termin.

2 Bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen oder unteren Rand des Termins, bis sich der
Mauszeiger in einen Zweifachpfeil ändert.

3 Ziehen Sie den umrandeten Terminbalken bei gedrückter Maustaste.

4 Lassen Sie die Maustaste los, wenn die gewünschte Dauer erreicht ist.

Anmerkung: Die Dauer von ToDo-Datensätzen können Sie nicht verändern.

Kontextmenü im Kalender
Im Kontextmenü des Infobereichs Kalender stehen abhängig vom Typ des Datensatzes
unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Kontakte, Aufgaben und Fehlzeiten:


Wählen sie im Kontextmenü die Option Laden um zum Kontakt zu wechseln.
Bei Datensätzen mit ToDo-Datensätzen bzw. mit ToDo- und Eskalationsdatensätzen stehen
zusätzlich die Optionen Zusage und Absage zur Verfügung. Verwenden Sie diese Optionen um
Termine zu- oder abzusagen.
Die Option Ausführen ist aktiv, wenn ein Trigger oder Workflow definiert wurde, der von hier
aus aufgerufen werden kann.

ToDo-Liste:
Für ToDo-Datensätze stehen die Optionen Zusage, Absage und Laden zur Verfügung.
Bei ToDo-Datensätzen zu Aufgaben und Fehlzeiten steht auch die Option Erledigt zur
Verfügung, mit der Sie den Status des ToDo-Datensatzes auf "erledigt" setzen können,
Ö ToDo-Liste auf Seite 117.

Termineinstellungen

Mit der Schaltfläche Ansicht filtern ( ) öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen
können, welche Termine im Kalender angezeigt werden.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 133

Mit den Kontrollkästchen unter Kontakt, Status und Wichtigkeit können Sie definieren, welche
Datensätze im Kalender angezeigt werden sollen.
Abhängig von Ihrer firmeninternen Organisation können Sie festlegen, welche Termine
angezeigt werden sollen (nur die des "aktuellen" Bearbeiters, einer Bearbeitergruppe, des
Gruppenleiters oder der Bearbeiter, für die der "aktuelle" Bearbeiter als Vertretung eingetragen
ist).
Mit der Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen öffnen Sie den Bearbeiterkatalog. Wählen Sie hier
Bearbeiter aus, deren Termine im Kalender angezeigt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf
Seite 36. Die gewählten Bearbeiter werden im Feld Aktive Bearbeiter: angezeigt.
Unter Sonstiges können Sie durch Aktivieren der Kontrollkästchen auswählen, ob Sie die
Termine aller Bearbeiter sehen möchten und ob auch Termine ohne Zeitangabe im Kalender
angezeigt werden sollen. Mit Bearbeiter anzeigen werden die ausgewählten Bearbeiter in der
Kopfzeile des Kalenders angezeigt.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Oberflächeneinstellungen im Kalender

Mit der Schaltfläche Einstellungen ( ) können Sie verschiedene Ansichtsoptionen für den
Kalender wie z. B. Farben definieren.

Anmerkung: Möglicherweise hat der Administrator den Zugriff auf das Dialogfeld Kalender
gesperrt. In diesem Fall erhalten Sie die Meldung: "Änderung der Einstellungen nicht
erlaubt!"
134 Benutzerhandbuch update.seven win

Block Farben

Hier können Sie die farbliche Darstellung von Terminen konfigurieren. Die gewählten Farben
werden als Farbstreifen am linken Rand des entsprechenden Eintrags angezeigt.
Um die Farbe eines Termintyps zu ändern:

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie die gewünschte Terminart.

2 Geben Sie in das Dialogfeld Texteingabe einen Namen ein, z. B. "Besuch", und klicken Sie
auf OK.
Das Fenster Selektion - <Terminart> wird angezeigt.

3 Definieren Sie die Bedingungen, z. B. "Kontakt = Besuch" und "Wichtigkeit = hoch", Ö


Bedingungen auf Seite 71.

Anmerkung: Statt die Schritte 1-3 auszuführen, können Sie auch den vordefinierten
Eintrag für Kontakte mit der Kontaktart "Besuch" wählen und nur die Bedingung
"Wichtigkeit = hoch" definieren.

4 Wählen Sie im angezeigten Fenster zur Farbauswahl den gewünschten Farbton, z.B. Blau.

5 Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.


Besuche mit der Wichtigkeit "hoch" werden in der Wochen- und Monatsansicht des
Infobereichs Kalender mit blauem Rand angezeigt.

Bei Einträgen im Block Farben, die Sie im Dialogfeld Kalender selbst definiert haben, können Sie

mit dem Symbol die Texte in mehreren Sprachen ändern, mit die Bedingung
bearbeiten und mit eine andere Farbe wählen.

Anmerkung: Bei Einträgen, die der Administrator in den Desktopeinstellungen für Sie
definiert hat, können Sie nur die Bedingung und die Farbe ändern. Die Texte (in der Spalte
Name) werden in grauer Schrift dargestellt und können nicht bearbeitet werden.

Block Einstellungen

Zusätzlich können Sie im Block Einstellungen folgende Einstellungen vornehmen:


• Vormittag von/bis: Wählen Sie in den beiden Zeitfeldern eine Beginn- und Endzeit sowie im
Feld daneben eine Farbe, mit der der Vormittag angezeigt werden soll.
• Nachmittag von/bis: Wählen Sie in den beiden Zeitfeldern eine Beginn- und Endzeit sowie
im Feld daneben eine Farbe, mit der der Nachmittag angezeigt werden soll.
• Feiertage anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen anzeigen und wählen Sie eine
Farbe, wenn Feiertage (die Ziffern des Datums) in einer bestimmten Farbe angezeigt
werden sollen.
• Rest: Wählen Sie hier eine Farbe für die Zeiten, die nicht als Vormittag, Nachmittag, etc.
definiert sind.
• Aktueller Tag: Wählen Sie hier eine Farbe, in der der Hintergrund des aktuellen Tages
angezeigt werden soll.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 135

• Kleiner Kalender als Popup: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, steht der kleine
Kalender nur über die Schaltfläche Popup-Kalender in der Kopfzeile des Kalenders zur
Verfügung.
Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird der kleine Kalender zusätzlich auch
rechts unten im Kalender immer sichtbar angezeigt.
• Schritte: Wählen Sie hier, ob die Stunden im Kalender in 30-Minuten-, 15-Minuten- oder
Stundeneinheiten unterteilt werden.
• Arbeitswoche/bis: Legen Sie in diesen beiden Feldern fest, welche Wochentage als
Arbeitswoche angezeigt werden.
• Bearbeiter: Wählen Sie hier, für wen im Kalender Datensätze angezeigt werden (für den
aktuellen Bearbeiter, die gesamte Gruppe, den Gruppenleiter oder die Vertretung).
Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn Sie nichts markieren, werden alle Einträge
angezeigt.

Vordefinierte Ansichten
Möglicherweise hat Ihr Administrator Ansichten des Kalenders für Sie vorbereitet, die Sie über
eine Dropdown-Liste im Infobereich Kalender auswählen können.

Termine drucken
Um die Termine, die im Kalender angezeigt werden, zu drucken:

1 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

2 Wählen Sie mindestens eine der folgenden Optionen:


o Kalender drucken: Druckt die aktuelle Kalenderansicht.
o Kontaktliste drucken: Druckt eine Liste aller Termine der aktuellen Kalenderansicht.
o Kompakte Übersicht drucken: Druckt eine Übersicht der aktuellen Termine auf einer
Seite.
136 Benutzerhandbuch update.seven win

Termine verteilen
Mit der Verteilungsfunktion können Sie Termine pauschal um mehrere Tage verschieben. Im
Krankheitsfall eines Mitarbeiters können Termine mit dieser Funktion auch auf eine definierte
Gruppe von Mitarbeitern umverteilt werden.

1 Durch Klicken auf Verteilen ( ) gelangen Sie in den Infobereich Terminverteilung und in
das Dialogfeld Terminverteilung.

Anmerkung: Die Schaltfläche Verteilen steht auch im Infobereich Tagesübersicht zur


Verfügung.

2 Nehmen Sie im Dialogfeld Terminverteilung die gewünschten Einstellungen vor, Ö Felder


des Dialogfelds Terminverteilung auf Seite 137.

3 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.


Sie gelangen in den Infobereich Terminverteilung, Ö Terminverteilung auf Seite 137.
Mit der Option Termine im Kontextmenü können Sie die Einstellungen jetzt noch
überarbeiten.

4 Verwenden Sie die Option Verteilen im Kontextmenü, um ein weiteres Dialogfeld


Terminverteilung zu öffnen.

Wählen Sie die gewünschten Optionen aus, Ö Felder des Dialogfelds Terminverteilung auf
Seite 138.

5 Mit OK bestätigen Sie die getroffenen Einstellungen und starten die Terminverteilung.
Sie gelangen zurück zur Verteilungstabelle. Sie können hier das Ergebnis kontrollieren.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 137

6 Kehren Sie mit Hilfe der Schaltfläche Schließen zurück in den Kalender, wo die Änderungen
übernommen wurden.

Felder des Dialogfelds Terminverteilung

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Block Auswahl
• nach Datum: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, bezieht sich die Terminverteilung auf
alle Kontakte des angegebenen Bearbeiters, die innerhalb des definierten Zeitraums liegen.
• nach Aktivität: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, bezieht sich die Terminverteilung
auf alle Kontakte, die aus der im Block Aktivität gewählten Aktivität generiert wurden.

Block Datum
Anmerkung: Der Block Datum ist nur aktiv, wenn Sie im Block Auswahl das Optionsfeld
nach Datum gewählt haben.
• Jahr: Wählen Sie hier das Jahr, für das Termine verteilt werden sollen.
• Woche: Wählen Sie hier die Kalenderwoche, für die Termine verteilt werden sollen.
• Von...bis: Wählen Sie in den Feldern Von und bis einen Zeitraum aus, für den Termine
verteilt werden sollen.
• Aktivität: Wenn Sie im Block Auswahl die Option nach Aktivität gewählt haben, können Sie
hier aus dem Katalog Aktivität die entsprechende Aktivität auswählen.

Block Status
• Status: Hier kann ausgewählt werden, ob nur Kontakte eines bestimmten Status verteilt
werden sollen.

Block Bearbeiter
• Bearbeiter: Hier können Sie einen oder mehrere Bearbeiter auswählen, deren Termine
verteilt werden sollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen, um den Bearbeiterkatalog zu öffnen
und Bearbeiter oder Gruppen auszuwählen, für die Termine verteilt werden sollen,
Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36.
Wenn Sie keinen Bearbeiter oder keine Gruppe auswählen, werden die Termine aller
Bearbeiter verteilt.

Terminverteilung

In der Verteilungstabelle wird die Anzahl der Kontakte, die Ihrer Auswahl im Dialogfeld
Terminverteilung entsprechen, in einer Übersicht angezeigt. Über der Tabelle werden die
gewählten Bearbeiter und der gewählte Zeitraum angezeigt, in den Spalten die Kontaktarten.
138 Benutzerhandbuch update.seven win

Mit der Option nach Datum im Dialogfeld Terminverteilung (Kontextmenü Termine) wird in der
ersten Spalte das Datum der Kontakte, in der zweiten Spalte der Kontaktstatus angezeigt. In
den Feldern sehen Sie die Anzahl der jeweils vorhandenen Kontakte.
Mit der Option nach Aktivität im Dialogfeld Terminverteilung (Kontextmenü Termine) wird in der
ersten Spalte der Bearbeitername, in der zweiten Spalte der Kontaktstatus angezeigt. In den
Feldern wird die Anzahl der jeweils vorhandenen Kontakte angezeigt, die aus der im Dialogfeld
Terminverteilung gewählten Aktivität generiert wurden.

Felder des Dialogfelds Terminverteilung

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Block Verschiebe Termine


• Um Tage: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn die Termine um eine bestimmte Anzahl
von Tagen verschoben werden sollen. Es wird bei jedem Termin zum eingetragenen Datum
die hier eingetragene Anzahl der Tage addiert.
• In die Zeit von... bis...: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn die Termine innerhalb eines
bestimmten Zeitraums verteilt werden sollen. Definieren Sie den gewünschten Zeitraum in
den beiden Datumsfeldern.
• Verschiebe ... Prozent: Sie können eine Zufallsverteilung für die Terminverschiebung
angeben, z. B. dass nur 50 % der Termine verteilt werden sollen. In diesem Fall wird die
Priorität der Termine bei der Verteilung berücksichtigt.
• Von ... Terminen: Die Anzahl der Termine, die verschoben werden, wird vom System
automatisch vorgegeben. Sie können die Zahl jedoch selbst ändern.

Block Bearbeiter
• Verteile auf Bearbeiter: Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, öffnen Sie über die
Schaltfläche Bearbeiter Auswahl den Bearbeiterkatalog und wählen Sie aus, auf welche
Bearbeiter die Termine verteilt werden sollen, Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Eine
Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, werden die
Termine auf den oder die im ursprünglichen Kontaktdatensatz eingetragenen Bearbeiter
verteilt.

Einzelne Termine direkt verschieben

Termine können direkt in der Ebene Terminverteilung verschoben werden.

1 Doppelklicken Sie auf den Termin, der verschoben werden soll.


Der Mauszeiger ändert seine Form.

2 Klicken Sie in die gewünschte Datumszelle.


Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 139

3 Das Dialogfeld Terminverschiebung wird geöffnet.

4 Ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen, und bestätigen Sie mit OK.
Der Termin wird verschoben.

Anmerkung: Termine mit dem Status "erledigt" können nicht verschoben werden.

Termine an Microsoft Outlook oder Lotus Notes übergeben

Abhängig von der Einstellung im Infobereich Konfiguration wird die Schaltfläche Outlook ( )

oder Lotus Notes ( ) angezeigt, mit der Sie alle angezeigten Termine an das entsprechende
Mailprogramm übergeben können, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Kalender-Ländereinstellungen
Sie können Ländereinstellungen für Ihren Kalender definieren. Diese Option ist vor allem für die
Anzeige von Feiertagen sehr hilfreich. Feiertage werden als rote Ziffern dargestellt.
Um die Kalender-Ländereinstellungen auszuwählen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen.

2 Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Blocks Kalender einen länderspezifischen Kalender
aus.

Terminüberschneidungen
Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Sonstige Einstellungen und aktivieren Sie im Dialogfeld
Sonstige Einstellungen die Option Kollisionscheck bei Kontaktanlage. Damit wird bei
Kontaktneuanlagen auf Überschneidungen geprüft.

Anmerkung: Terminüberschneidungen werden bei Kontakten, nicht aber bei Aufgaben und
Fehlzeiten geprüft.
140 Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie einen Kontakt speichern möchten, der sich mit einem bereits existierenden
überschneidet, gelangen Sie automatisch in die Ansicht Terminkollision am. Die Kontakte, die
sich überschneiden, werden wie im Kalender angezeigt.

Sie können einen der Kontakte verschieben, Ö Termine verschieben und Termindauer ändern
auf Seite 131.
Sie gelangen allerdings nicht (wie im Kalender) durch Doppelklicken zum entsprechenden
Kontaktdatensatz.
Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, nachdem Sie die gewünschten Änderungen
vorgenommen haben oder wenn Sie die Kontaktdatensätze nicht ändern möchten.

Tagesübersicht
Im Infobereich Tagesübersicht können Sie Kontakte anlegen und anzeigen, jedoch keine
Aufgaben und Fehlzeiten wie im Kalender.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Tagesübersicht, oder wählen Sie die Menüoption
Info Æ Tagesübersicht.

• Mit Dropdown-Listen wählen Sie Monat und Jahr aus.


• Anklicken eines Tages in der Tagesübersicht zeigt alle Termine des Tages in der
Terminliste.
• Mit den Pfeiltasten blättern Sie von einem Termin zum nächsten.
• In der Terminliste sehen Sie die wichtigsten Daten des Kontakts.
• Der weiße Pfeil markiert den aktuellen Termin. Den Pfeil bewegen Sie mit den
Blätterschaltflächen oder mit den Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur.
Kapitel 6 Kalender und Tagesübersicht 141

Schaltflächen im Infobereich Tagesübersicht


Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung:
• Neu: Startet die Suchfunktion. Suchen Sie die Firma und die Person, zu der Sie einen
neuen Termin erfassen möchten.
Nach Bestätigung der Firma/Person gelangen Sie automatisch in eine Neuanlage-
Kontaktmaske.
• Bearbeiten: Sie wechseln in den Bearbeitungsmodus des Kontakts.
Sie können im Textfeld sowie in den Feldern Uhrzeit, Dauer, Einheit, Bearbeiter und
Aktivität die Einträge verändern.

Anmerkung: Die Felder der Maske können im Maskengenerator beliebig geändert werden,
Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

• Löschen: Wenn Sie die Berechtigung haben, können Sie mit dieser Funktion einen
Kontaktdatensatz aus der Datenbank löschen.
• Termine: Definiert Bedingungen für die Anzeige von Kontakten.
• Verteilen: Verschiebt mehrere Termine gleichzeitig, Ö Termine verteilen auf Seite 136.
• Markieren: Verändert den Status des aktuell markierten Kontakts.
Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:
o Bei Kontakten in der Vergangenheit können Sie zwischen "versäumt" und "erledigt"
wechseln.
o Bei Kontakten des heutigen Tages können Sie zwischen "geplant" und "erledigt"
wechseln.
o Bei Kontakten in der Zukunft können Sie zwischen "geplant", "erledigt" und "versäumt"
wechseln.

• Outlook ( ) oder Lotus Notes( ): Eine dieser beiden Schaltflächen steht zur
Verfügung, wenn im Infobereich Konfiguration ein entsprechender Eintrag konfiguriert
wurde, Ö Konfiguration im Administratorhandbuch 2. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um
den im Kalender markierten Kontaktdatensatz an Microsoft Outlook oder Lotus Notes zu
übergeben.
142 Benutzerhandbuch update.seven win

Termineinstellungen

Mit der Schaltfläche Ansicht filtern ( ) öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen
können, welche Termine in der Tagesübersicht angezeigt werden.

Mit den Kontrollkästchen unter Kontakt, Status und Wichtigkeit können Sie definieren, welche
Datensätze angezeigt werden sollen.
Abhängig von Ihrer firmeninternen Organisation können Sie festlegen, welche Termine
angezeigt werden sollen (nur die des "aktuellen" Bearbeiters, einer Bearbeitergruppe, des
Gruppenleiters oder der Bearbeiter, für die der "aktuelle" Bearbeiter als Vertretung eingetragen
ist).
Mit der Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen öffnen Sie den Bearbeiterkatalog. Wählen Sie hier
Bearbeiter aus, deren Termine in der Tagesübersicht angezeigt werden sollen,
Ö Bearbeiterkatalog auf Seite 36. Die gewählten Bearbeiter werden im Listenfeld Aktive
Bearbeiter: angezeigt.
Unter Sonstiges können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Termine ohne Zeit
auswählen, ob auch Termine ohne Zeitangabe im Kalender angezeigt werden sollen. Mit Belegte
Tage markieren werden Tage mit Terminen farblich hervorgehoben.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.
143

KAPITEL 7
Kampagnenmanagement
Mit Hilfe des Kampagnenmanagements können Sie Kampagnen planen und durchführen. Der
Kunden- bzw. Interessentenkreis wird dabei als Zielgruppe durch speziell definierte Aktivitäten
angesprochen. Aufgrund von Kundenreaktionen können automatisch Folgeaktivitäten ausgelöst
werden. Sie können Kriterien für den Erfolg der Kampagne definieren und regelmäßig
überprüfen.

Beispielkampagne
In diesem Beispiel wird eine dreistufige Kampagne zur Neukundengewinnung mit drei
aufeinander folgenden Aktivitäten angelegt:
• Erste Stufe: Erstbrief, entweder über den Kanal Brief oder E-Mail
• Zweite Stufe: Erinnerungstelefonat mit Umfrage
• Dritte Stufe: Einladung (Folgeaktivität, wenn der Telefonkontakt erfolgreich war)
Weitere Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie unter Kampagnen auf Seite 150,
Aktivitäten auf Seite 160, Zusatzinformationen zur Aktivität auf Seite 165 und Aktivitäten
generieren auf Seite 182.

Anmerkung: Als Voraussetzung benötigen Sie eine Selektion, Ö Selektionen auf Seite 235.
Achten Sie beim Erstellen der Beispielkampagne darauf, dass nur Firmen ohne eingetragene
E-Mail-Adresse bzw. Testfirmen in der Selektion erfasst sind, damit Sie im Rahmen der
Kampagne keine E-Mails an Ihre Kunden versenden.

Für die Aktivitäten "Erstbrief" und "Einladung" müssen Sie jeweils einen Serienbrief
definieren, für die Aktivität "Erinnerung" müssen Sie einen Fragebogen für die Umfrage
definieren, Ö Umfragen auf Seite 191 und Serienbriefe erstellen auf Seite 216.

Kampagne anlegen
Um eine Kampagne anzulegen:

1 Öffnen Sie den Infobereich Kampagne.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Geben Sie in das Feld Kamp.-Name den Namen für Ihre Kampagne ein (z. B.
"Neukunden").

4 Tragen Sie im Katalogfeld Kamp.-Typ einen Typ ein (z.B. "Dreistufige Kampagne") oder
wählen Sie einen Typ aus dem Katalog.

5 Tragen Sie im Feld Kamp.Start das heutige Datum und im Feld Kamp.Ende ein beliebiges
Datum in der Zukunft ein.

6 Wählen Sie sich selbst im Feld Verantw. aus (in diesem Beispiel "Andrea Marr").

7 Speichern Sie.
144 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten hinzufügen
Um eine Aktivität hinzuzufügen

1 Wählen Sie im Infobereich Kampagne die Kontextmenüoption Aktivität. Der Infobereich


Aktivität wird mit der Kampagne in der Vorgängermaske angezeigt.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Im Feld Verantw. wird der Bearbeiter aus dem Feld Verantw. der Kampagne übernommen.
Sie können jedoch nach Bedarf einen anderen Bearbeiter auswählen. Im Feld Kampagne ist
bereits "Neukunden" eingetragen.

4 Geben Sie im Feld Aktivität "Erstbrief" ein, im Feld Stufe den Wert "1", und im Feld
Akt.Variante "Brief".

5 Speichern Sie die Aktivität.

6 Legen Sie die anderen beiden Aktivitäten an:


o Erinnerung: Stufe 2, Akt.Variante "Telefonat"
o Einladung: Stufe 3, Akt.Variante "Brief"

Aktivitätsbearbeiter anlegen
Legen Sie mit der Option Akt.Bearbeiter im Kontextmenü der Aktivität die folgenden
Aktivitätsbearbeiter an:
• Einen Kundenbetreuer bei der Aktivität "Erstbrief". Aktivieren Sie dabei das
Kontrollkästchen Zielgruppe.
• Einen Telemarketingbetreuer bei der Aktivität "Erinnerung". Aktivieren Sie dabei das
Kontrollkästchen Telefon.
• Legen Sie sich selbst als Bearbeiter bei allen drei Aktivitäten an.

Aktivitätsdurchführung für "Erstbrief" anlegen


Um die Aktivitätsdurchführung für die Aktivität "Erstbrief" anzulegen:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Erstbrief" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung.


Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Wählen Sie im Katalogfeld Selektion/Abfrage eine vordefinierte Selektion aus.

4 Wählen Sie im Katalogfeld Durchführungsart "einmalig, Selektion/Abfrage durchführen"


aus.

5 Geben Sie in das Feld Startdatum (Registerkarte Plan) das heutige Datum ein.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 145

6 Geben Sie in das Feld Bearb.-Dauer (in Tagen) "7" ein.

7 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zielgr. generieren.

8 Geben Sie in das Feld Gen. Mailingdatum (Registerkarte Generieren) das heutige Datum
ein.

9 Wechseln Sie in die Registerkarte Versenden.

10 Wählen Sie im Katalogfeld Brief: Serienbrief den vorbereiteten Serienbrief, Ö Serienbriefe


erstellen auf Seite 216.

11 Geben Sie im Feld Betreff z. B. "Marketing-Event" ein.

12 Wählen Sie im Feld E-Mail: sende als die Option HTML.

13 Wählen Sie im Feld E-Mail: Body-Datei TXT das vorbereitete Textdokument, um den
Textkörper der E-Mail zu definieren, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite
172.

14 Speichern Sie.

15 Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung.

Anmerkung: Sie erhalten im Infobereich ToDo-Liste einen Datensatz mit dem Typ "Akt.
durchführen".

Zielgruppe generieren
Um die Zielgruppe zu generieren:

1 Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktivität "Erstbrief" die Option Generieren. Das
Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2 Klicken Sie auf Start, um die Zielgruppe zu generieren.


Die Zielgruppe und die Protokolldatensätze werden generiert.

3 Bestätigen Sie die Meldung.

4 Schließen Sie das Dialogfeld.

Zielgruppe bearbeiten
Um die Zielgruppe zu bearbeiten:

1 Für den Kundenbetreuer der Aktivität "Erstbrief" wurde nach der Generierung der
Zielgruppe im Infobereich ToDo-Liste jeweils ein Datensatz vom Typ "Akt.-Zielgruppe
bearbeiten" zur Erinnerung angelegt.

2 Der Kundenbetreuer hat nun eine Woche Zeit, um die Zielgruppe zu bearbeiten
(Menüoption Zielgruppe bearbeiten), d. h. Firmen/Personen zur Zielgruppe hinzufügen oder
Firmen/Personen inaktiv zu setzen, damit sie bei der Generierung nicht berücksichtigt
werden, Ö Zielgruppe bearbeiten auf Seite 177.

3 Nach der Bearbeitung der Zielgruppe sollte der Bearbeiter den ToDo-Status auf "erledigt"
setzen.
146 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivität "Erstbrief" generieren


Um die Aktivität zu generieren:

1 Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktivität "Erstbrief" die Menüoption Generieren.
Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2 Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Variabel die Optionen Brief und E-
Mail aus.

3 Wählen Sie in der Spalte Reihenfolge im 1. Feld "E-Mail", im 2. Feld "Brief". Wenn bei der
Person kein bevorzugter Kanal angegeben ist, wird dadurch dem Versand von E-Mails
Vorrang gegeben.

4 Wählen Sie im Bereich Generieren die Option Mailing.

5 Wählen Sie in der Registerkarte Brief im Katalogfeld Übergabefelder ein Übergabeformat,


Ö Übergabefelder definieren auf Seite 91.

6 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Textverarbeitung und die Option Datei.

7 Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren.

8 Bestätigen Sie. Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt.

9 Bestätigen Sie. Der Serienbrief wird im Textverarbeitungsprogramm angezeigt, und die


Serien-E-Mail wird im Hintergrund erstellt und versendet.
Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum Generieren die Anzahl der
generierten Datensätze angezeigt.

10 Bestätigen Sie.

11 Schließen Sie das Dialogfeld zum Generieren.


Kapitel 7 Kampagnenmanagement 147

Aktivitätsdurchführung für "Erinnerung" anlegen


Um die Durchführung für die Aktivität "Erinnerung" anzulegen:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung.


Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Wählen Sie im Katalogfeld Selektion/Abfrage dieselbe Selektion wie in der Aktivität


"Erstbrief" aus.

4 Wählen Sie im Katalogfeld Durchführungsart "einmalig, Selektion/Abfrage durchführen"


aus.

5 Geben Sie in das Feld Startdatum (Registerkarte Plan) das heutige Datum ein.

6 Geben Sie in der Registerkarte Generieren im Feld Gen. Kontaktdatum das Datum ein, an
dem die Kontakte generiert werden sollen.

7 Wählen Sie im Feld Kontakt die Kontaktart "Telefon".

8 Wählen Sie im Katalogfeld Umfr.Frageb. einen vordefinierten Fragebogen aus, und geben
Sie im Feld Umfr.Datum ein Datum an.

9 Speichern Sie.

10 Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung.

Aktivität "Erinnerung" generieren


1 Um die Aktivität "Erinnerung" zu generieren:

2 Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" die Menüoption Generieren.


Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

3 Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Fix die Option Telefon aus.

4 Wählen Sie im Bereich Generieren die Option Kontakt.

5 Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren.


Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt. Die
Kontaktdatensätze und ein entsprechender Protokolldatensatz werden generiert.

6 Bestätigen Sie.
Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum Generieren die Anzahl der
generierten Datensätze angezeigt.

7 Klicken Sie auf Schließen, um zur Aktivität zurückzukehren.

Responses und Folgeaktivität definieren


Um Responses und Folgeaktivitäten zu definieren:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" im Kontextmenü die Option Akt.-Response.
Der Infobereich Akt.-Response wird geöffnet.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3 Geben Sie im Feld Akt.-Response die Response "nein, ich komme nicht" ein.

4 Speichern Sie.
148 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Legen Sie die Responses "bitte in Ruhe lassen" und "ja, ich komme" an.

6 Geben Sie bei der Response "ja, ich komme" eine Folgeaktivität ein: Suchen Sie durch
Klicken auf die Pfeilschaltfläche im Feld Folgeakt.-Nr. nach der Aktivität "Einladung",
Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164. Damit wird die Zielgruppe der Aktivität "Einladung" auf
Kunden mit der Response "Ja, ich komme" eingeschränkt.

7 Speichern Sie.

Kontakte bearbeiten und Responses erfassen


Um Kontakte zu bearbeiten und Responses zu erfassen:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Erinnerung" aus dem Kontextmenü die Option Kontakt
bearbeiten.
Sie wechseln in den Infobereich Kontakt bearbeiten.

Wenn der entsprechende Kunde angezeigt wird und Sie die Person am Telefon erreichen,
können Sie den Kontakt bearbeiten.

2 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umfrage, und führen Sie die vorbereitete
Umfrage durch.

3 Ändern Sie den Status des Kontakts (z. B. "erledigt").

4 Wählen Sie das Ergebnis des Gesprächs aus dem Katalogfeld Ergebnis (z. B. "erfolgreich").

5 Wählen Sie die Response in der Registerkarte Aktivität im Katalogfeld Akt.R1 (z. B. "ja ich
komme)".

6 Erfassen Sie gegebenenfalls weitere Felder, z. B. Zeit und Dauer.

7 Speichern Sie.

8 Bearbeiten Sie nach Wunsch weitere Kontakte.

9 Schließen Sie den Infobereich Kontakt.

10 Wählen Sie im Kontextmenü die Option Akt.-Statistik.


Kapitel 7 Kampagnenmanagement 149

Im Infobereich Akt.-Statistik werden Kontakte mit den Änderungen angezeigt, die Sie für
die Datensätze durchgeführt haben.

Aktivitätsdurchführung für "Einladung" anlegen


Um die Durchführung für die Aktivität "Einladung" anzulegen:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Einladung" die Kontextmenüoption Akt.-Durchführung.


Der Infobereich Akt.-Durchführung wird geöffnet.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Geben Sie in der Registerkarte Generieren in den Feldern Gen. Mailingdatum und Gen.
Kontaktdatum das Datum ein, an dem Mailing- und Kontaktdatensätze generiert werden
sollen.

4 Wählen Sie im Feld Kontakt die Kontaktart "Brief".

5 Wechseln Sie in die Registerkarte Versenden.

6 Wählen Sie im Katalogfeld Brief: Serienbrief den vorbereiteten Serienbrief, Ö Serienbriefe


erstellen auf Seite 216.

7 Speichern Sie.

8 Schließen Sie den Infobereich Akt.-Durchführung, und kehren Sie zur Aktivität "Einladung"
zurück.

Aktivität "Einladung" generieren


Um die Aktivität "Einladung" zu generieren:

1 Wählen Sie bei der Aktivität "Einladung" die Menüoption Generieren.


Das Dialogfeld zum Generieren der Aktivität wird geöffnet.

2 Wählen Sie im Bereich Bevorzugter Kanal in der Spalte Fix die Option Brief.

3 Wählen Sie im Bereich Generieren die Optionen Kontakt und Mailing.

4 Wählen Sie in der Registerkarte Brief im Katalogfeld Übergabefelder ein


Übergabefeldformat, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Textverarbeitung und die Option Datei.

6 Klicken Sie auf Start, um die Aktivität zu generieren.


Ein Meldungsfenster mit Informationen zur Generierung wird angezeigt. In diesem Beispiel
werden die Mailing- und Kontaktdatensätze und ein entsprechender Protokolldatensatz
generiert.
150 Benutzerhandbuch update.seven win

7 Bestätigen Sie.
Der Serienbrief, die Mailing- und Kontaktdatensätze werden im Hintergrund für die
Zielgruppe, d. h. alle Personen, die mit "ja, ich komme" geantwortet haben, erstellt. Der
Serienbrief wird im Textverarbeitungsprogramm angezeigt und kann ausgedruckt und
verschickt werden. Nachdem die Aktivität generiert wurde, wird im Dialogfeld zum
Generieren die Anzahl der generierten Datensätze angezeigt.

8 Klicken Sie auf Abbrechen, um zur Aktivität zurückzukehren. Die Kampagne ist jetzt
ausgeführt.

9 Setzen Sie den Status der Kampagne im Infobereich Kampagne im Feld Kamp.-Status auf
"erledigt".

Kampagnen

Kampagnen anlegen
Um eine Kampagne anzulegen:

1 Wählen Sie die Menüoption Info Æ Kampagne.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

3 Erfassen Sie die wichtigsten Felder, Ö Felder des Infobereichs Kampagne auf Seite 151.

4 Wählen Sie Aktivität im Kontextmenü der Kampagne, um den Infobereich Aktivität zu


öffnen und neue Aktivitäten zu dieser Kampagne anzulegen, anzuzeigen, durchzuführen, zu
generieren, etc., Ö Aktivitäten auf Seite 160, Zusatzinformationen zur Aktivität auf Seite
165, Aktivitäten generieren auf Seite 182.

5 Speichern Sie.

Anmerkung: Sie können zum Anlegen einer Kampagne auch die Kampagnenplanung oder
den Kampagnendesigner verwenden, Ö Kampagnenplanung auf Seite 151 und
Kampagnendesigner auf Seite 154. Der Marketing-Kalender verschafft Ihnen eine Übersicht
über alle aktuellen Kampagnen und Aktivitäten, Ö Marketing-Kalender auf Seite 157.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 151

Felder des Infobereichs Kampagne

Folgende Felder sind wichtig beim Erfassen einer neuen Kampagne:


• Kamp.-Name: Geben Sie einen Namen für die Kampagne ein.
• Kamp.Typ: Wählen Sie einen bestehenden Kampagnentyp aus oder geben Sie einen neuen
an.
• Kamp.-Status: Erfassen Sie den Status der Kampagne. Folgende Katalogwerte stehen zur
Verfügung: geplant, in Bearbeitung, erledigt, abgebrochen, Archiv und Vorlage, Ö Vorlagen
auf Seite 188.
• Kamp.-Start / Kamp.-Ende: Geben Sie den Start und das Ende der Kampagne ein.
• Verantw.: Wählen Sie den Bearbeiter aus, der für diese Kampagne verantwortlich ist.
• Berechnungsdatum: Die Statistikfelder der Aktivitäten werden zwar automatisch bei der
Kampagne berechnet, zur Sicherheit können diese jedoch mit der Option Berechnung im
Kontextmenü neu berechnet werden. In diesem Fall wird das aktuelle Datum automatisch
in dieses Feld eingetragen. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
• Archivierdatum: Geben Sie ein, wann die Kampagne archiviert werden soll.
• PktSumme-Soll / PktSumme-Ist / PktSumme-Proz / Gew.PktSumme-Soll / Gew.PktSumme-
Ist / Gew.PktSumme-Proz: Über die Punktesummen können Sie pro Aktivität und Response
Punkte vergeben, Sollwerte definieren und diese gewichten. Bei der Kampagne werden
Soll-, Ist- und Prozentwerte der Aktivität hochgerechnet, Ö Aktivitäts-Response auf Seite
178.
• Fensterbereich Kontakt / Fensterbereich Mailing: In diesen Statistikfeldern werden die
Statistiken der einzelnen Aktivitäten (Anzahl Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge)
automatisch berechnet. Für diese Kategorien gibt es auch Sollfelder, die nach Bedarf im
Infobereich Akt.-Statistik erfasst werden können.
Die Felder des unteren Teils der Maske werden inaktiv dargestellt und automatisch erfasst.

Kampagnen berechnen

Über die Option Berechnung des Kontextmenüs im Infobereich Kampagne können Sie die
Statistikdaten der Kampagne berechnen. Diese werden in den Fensterbereichen Kontakt und
Mailing angezeigt. Sie haben die Wahl, die Statistikwerte für alle oder nur für die aktuelle
Kampagne zu berechnen.

Kampagnenplanung
Über die Option Kampagnenplanung des Kontextmenüs im Infobereich Kampagne können Sie
eine neue Kampagne anlegen (entweder auf Basis einer Vorlage oder ohne Vorlage) oder die
aktuelle Kampagne anzeigen bzw. aktualisieren.
152 Benutzerhandbuch update.seven win

Kampagnen ohne Vorlage neu anlegen

Um eine Kampagne ohne Vorlage neu anzulegen:

1 Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Neu, um eine neue Kampagne
anzulegen.

2 Bestätigen Sie mit OK.

3 Im oberen Teil des Fensters können Sie Felder, die aktiv angezeigt werden, direkt
bearbeiten. Der untere Teil des Fensters dient zur Information, dabei werden die Namen
der Aktivitäten in roter Schrift, die von der Aktivität abhängigen Infobereiche in lila Schrift
und die Informationen in schwarzer Schrift dargestellt.

4 Bearbeiten Sie die abhängigen Infobereiche, Ö Inaktive Felder bearbeiten auf Seite 153.

5 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Plan speichern.

Anmerkung: Dieser Schritt ist notwendig, da die Kampagne sonst nur im


Zwischenspeicher Ihres Computers gespeichert wird und die Änderungen verloren
gehen, sobald Sie die Ebene Kampagnenplanung verlassen.

6 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kampagne laden, um die gespeicherte
Kampagne zu laden.

Kampagnen mit Vorlage neu anlegen

Um eine Kampagne mit Vorlage neu anzulegen:

1 Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Vorlage, um eine neue Kampagne
basierend auf der aktuellen Kampagne anzulegen.

2 Geben Sie im Feld Kamp.-Start das Startdatum für diese Kampagne an.

Anmerkung: Wenn das Startdatum der Kampagne, die als Vorlage dient, der 30. Juli ist
und Sie im Feld Kamp.-Start den 31. Juli als Startdatum auswählen, werden die Daten in
den Datumsfeldern automatisch um einen Tag verschoben.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 153

3 Bestätigen Sie mit OK.

Die Daten der folgenden Infobereiche werden (mit neuen Laufnummern) kopiert:
Kampagne, Aktivität, Akt.-Bearbeiter, Akt.-Response, Akt.-Durchführung. Kopiert werden
dabei alle Felder, die bei der Planung erfasst werden (z. B. Kamp.-Typ). Inhalte von
Feldern, die erst im Laufe der Bearbeitung ergänzt bzw. berechnet werden (z. B.
Statistikfelder), werden nicht kopiert.
Die Daten der folgenden Infobereiche werden nicht kopiert, da sie spezifisch für jede
Aktivität sind: Akt.-Statistik, Akt.-Protokoll, Akt.-Zielgruppe, Kontakte, Mailings und
Arbeitsaufträge.

Anmerkung: Falls im Infobereich Akt.-Response der Vorlage eine Folgeaktivität


innerhalb der gleichen Aktivität erfasst war, werden Stations- und Laufnummer der
Folgeaktivität durch entsprechende neue Laufnummern innerhalb der neuen Kampagne
ersetzt. Wenn die Aktivität zu einer anderen Kampagne angelegt wurde oder unabhängig
von einer Kampagne ist, wird die ursprüngliche Folgeaktivität einschließlich
ursprünglicher Stations- und Laufnummer kopiert.

4 Im oberen Teil des Fensters können Sie Felder, die aktiv angezeigt werden, bearbeiten. Der
untere Teil des Fensters dient zur Information, dabei werden die Namen der Aktivitäten in
roter Schrift, die von der Aktivität abhängigen Infobereiche in lila Schrift und die
Informationen in schwarzer Schrift dargestellt.

5 Bearbeiten Sie die abhängigen Infobereiche, Ö Inaktive Felder bearbeiten auf Seite 153.

6 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Plan speichern.

Anmerkung: Dieser Schritt ist notwendig, da die Kampagne sonst nur im


Zwischenspeicher Ihres Computers gespeichert wird und die Änderungen verloren
gehen, sobald Sie den Infobereich Kampagnenplanung verlassen.

7 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kampagne laden, um die gespeicherte
Kampagne zu laden.

Inaktive Felder bearbeiten

Um inaktive Felder zu bearbeiten:

1 Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf Aktivität (in lila Schrift dargestellt).
update.seven wechselt im oberen Bereich zur Registerkarte Aktivität.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3 Sie können jetzt die gewünschten Daten erfassen.

4 Wiederholen Sie diesen Vorgang, falls Sie Daten in anderen Bereichen bearbeiten möchten.
154 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Speichern Sie.
Im unteren Bereich wird jetzt die angelegte Aktivität angezeigt und die Infobereiche Akt.-
Durchführung, Akt.-Bearbeiter und Akt.-Response werden darunter angezeigt.

Sie können Responses mit der Maus kopieren. Klicken Sie auf eine Response und ziehen Sie sie
auf die gewünschte Aktivität.

Kampagnenplanungen anzeigen und bearbeiten

Wählen Sie im Dialogfeld Kampagnenplanung die Option Aktualisieren, um einen Überblick über
die wichtigsten Informationen zur Kampagne zu erhalten:
• Welche Aktivitäten umfasst die Kampagne?
• Wie werden die Aktivitäten durchgeführt?
• Wer bearbeitet die Aktivitäten?
• Welche Responses gibt es pro Aktivität?
Sie können auch bestimmte Daten erfassen bzw. bearbeiten, Ö Kampagnen ohne Vorlage neu
anlegen auf Seite 152.

Kampagnendesigner
Der Kampagnendesigner hilft Ihnen mit einem grafischen Überblick über die
Kampagnenstruktur bei der Erstellung von Kampagnen. Wenn Sie den Kampagnendesigner
verwenden, haben Sie auch Zugriff auf Vorlagen, die für Aktivitäten definiert wurden.
Um den Kampagnendesigner zu starten, wählen Sie im Kontextmenü des Infobereichs
Kampagne die Option Kampagnendesign.
Der Kampagnendesigner benötigt Adobe SVG Viewer. Wenn diese Software noch nicht auf
Ihrem System installiert ist, wird eine englische Installationsanweisung mit einem Link zur
Download-Seite angezeigt. Führen Sie das Installationsprogramm aus und starten Sie
update.seven danach erneut.

Anmerkung: Ihr Administrator informiert Sie darüber, welche Version des Internet Explorer
der Kampagnendesigner benötigt.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 155

Überblick über die Kampagne

Der Kampagnendesigner zeigt in der Vorgängermaske Details zur Kampagne an, und einen
Überblick auf der rechten Seite. Sie können die Struktur der Kampagne im Überblick bearbeiten.

Kleiner Überblick

Rechts unten am Bildschirm wird ein kleiner Überblick der gesamten Kampagne dargestellt.
Wenn Sie auf eine Stelle in diesem Überblick klicken, wird die Ansicht im Hauptfenster
entsprechend zentriert.

Verwenden Sie das Symbol , um die Darstellung zu vergrößern. Verwenden Sie , um sie
zu verkleinern.

Verwenden Sie das Symbol , um das Kampagnenelement nach oben zu bewegen.

Verwenden Sie das Symbol , um den Überblick an die Größe des Anzeigebereichs
anzupassen.

Bearbeiten der Kampagne

Aktivitäten anlegen

Aktivitäten werden durch ein blaues Element gekennzeichnet und enthalten den Namen der
Aktivität.

1 Klicken Sie auf das Element Aktivität links oben, um es auszuwählen.

2 Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, folgt das Element dem Mauszeiger. Sie können es mit
jedem Element verbinden, das unten einen roten Kreis anzeigt:
156 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Bewegen Sie die Aktivität in die Nähe des Zielelements. Der Kreis wird grün. Dies zeigt an,
dass die Aktivität verbunden werden kann:

4 Klicken Sie, um die Aktivität zu platzieren:

Sie werden aufgefordert, eine Aktivitätsvorlage aus der Liste der vorhandenen Vorlagen
auszuwählen, Ö Vorlagen auf Seite 188. Sie können die Daten der Vorlage mit dem
Kampagnenassistenten weiter bearbeiten, Ö Kampagnenassistent auf Seite 157.

Verbindungen anlegen

Sie können Folgeaktivitäten und Responses zuweisen, indem Sie sie mit dem entsprechenden
Element verbinden.

1 Klicken Sie auf das Verbindungselement links oben. Elemente, die verbunden werden
können, sind durch einen roten Kreis gekennzeichnet.

2 Klicken Sie auf den Kreis des Elements, für das Sie eine Verbindung hinzufügen wollen. Die
verfügbaren Ziele werden dann durch einen roten Kreis gekennzeichnet.

3 Klicken Sie auf den Kreis des Zieles, um die Verbindung herzustellen. Bei der Verbindung
der Aktivität werden Sie dazu aufgefordert, eine Response zu wählen oder einzugeben.

Responses ohne Folgeaktivitäten

Responses ohne Folgeaktivität sind mit dem Element Keine Folgeaktivität verbunden. Dieses
Element wird automatisch neuen Responses hinzugefügt.

Elemente bearbeiten
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke eines Elements, um das Menü
anzuzeigen:

Mit dem Symbol können Sie die Daten für dieses Element bearbeiten. Die Details werden
im unteren Bereich des Bildschirms angezeigt. Sie können die Daten bearbeiten, die durch
Vorlagen zur Verfügung gestellt wurden.

Mit dem Symbol können Sie ein Element neu positionieren, d. h. mit einem anderen
Element verbinden.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 157

Das Symbol löscht das Element.

Kampagnenassistent

Wenn Sie im Kampagnendesigner einen Eintrag bearbeiten, wird im unteren Bereich der
Kampagnenassistent angezeigt:

Verwenden Sie die Schaltflächen Weiter und Zurück, um durch die verschiedenen Einstellungen
zur Aktivität zu navigieren. Wenn notwendig, können Sie die Daten bearbeiten (z.B. das
Startdatum verschieben oder einen anderen Bearbeiter eintragen).
Um die Responses und Bearbeiter (die in den Infobereichen Akt.-Bearbeiter und Akt.-Response
eingegeben wurden) anzuzeigen und zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Option im
Kontextmenü. Sie können die erforderlichen Responses hinzufügen und die Bearbeiterdaten
ändern.
Wenn Sie der Aktivität neue Responses hinzufügen und diese speichern, werden sie auch der
Kampagnenübersicht hinzugefügt. Neue Responses werden ohne Folgeaktivität hinzugefügt. Um
eine Folgeaktivität für eine Response festzulegen, fügen Sie mit dem Element Aktivität eine
neue Aktivität hinzu und wählen Sie die gewünschte Aktivität aus der Liste der Vorlagen. In den
Details zur Response können Sie jetzt sehen, dass die Aktivität im Feld Folgeaktivität angezeigt
wird.

Anzeigen der Kampagne im Marketing-Kalender

Klicken Sie auf das Symbol , um den Marketing-Kalender in der unteren Bildschirmhälfte
anzuzeigen, Ö Marketing-Kalender auf Seite 157.

Marketing-Kalender
Im Infobereich Marketing-Kalender werden alle aktuellen Aktivitäten und Kampagnen in einer
Übersicht grafisch mit einem Indikator über den Fortschritt bzw. den Erfolg angezeigt.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um den Infobereich Marketing-Kalender zu öffnen:
• Über die Option Marketing-Kalender im Kontextmenü des Infobereichs Kampagne
• Über die Menüoption Info Æ Marketing-Kalender
158 Benutzerhandbuch update.seven win

• Über die Symbolleiste, falls dies so eingerichtet ist

In der grafischen Übersicht werden Kampagnen/Aktivitäten als farbige Blöcke mit dem Namen
bzw. der Referenz der Kampagne/Aktivität angezeigt.

Anmerkung: Die Referenz wird angezeigt, wenn unter der Menüoption Extras Æ Desktop
definieren Referenzen für die Infobereiche Kampagne und Aktivität definiert wurden,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2.

Die Reihenfolge der Kampagnen/Aktivitäten hängt vom Startdatum ab. Das heutige Datum wird
als vertikale Linie angezeigt.
Je nach Status der Kampagne/Aktivität werden die Balken in unterschiedlichen Farben
angezeigt:
• blau (geplant)
• gelb (in Bearbeitung)
• grün (erledigt)
• rot (abgebrochen)
• grau (Archiv)
Der Name einer Kampagne wird in fetter Schrift angezeigt, der einer Aktivität in normaler
Schrift.
Kampagnen werden angezeigt, wenn das aktuelle Datum zwischen die Daten in den Feldern
Kamp.Start und Kamp.Ende fällt. Aktivitäten werden angezeigt, wenn das aktuelle Datum in den
Zeitraum zwischen dem Datum im Feld Startdatum und dem spätesten Datum der folgenden
Felder im Infobereich Akt.-Durchführung fällt: Datum generieren (Plan), Datum generiert (Ist),
Datum Bearb.-Ende, Datum Response.

Falls Aktivitäten wiederholt wurden, wird dies mit dem Symbol gekennzeichnet.
Doppelklicken Sie auf eine Kampagne/Aktivität, um diese in Maskenansicht zu öffnen. Wenn
eine Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird diese mit der Kampagne in der Vorgängermaske
angezeigt.

Anmerkung: Sie können den Marketing-Kalender in gleicher Weise wie den Kalender
konfigurieren. Verschiedene Farben und Texte sowie Masken für verschiedene Typen bzw.
Status von Kampagnen und Aktivitäten können ausgewählt werden, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 159

Schaltflächen im Marketing-Kalender

Folgende Schaltflächen stehen Ihnen im Infobereich Marketing-Kalender zur Verfügung:


Zeigt nur Kampagnen an.

Zeigt Kampagnen mit Aktivitäten an.


Falls eine Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird diese unterhalb der zugehörigen
Kampagne angezeigt. Falls eine Kampagne mehrere zugehörige Aktivitäten hat,
werden diese in jeweils einer eigenen Zeile angezeigt. Die Reihenfolge hängt vom
Startdatum ab.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben bzw. nach unten in der rechten Ecke des
Balkens, um auch Kampagnen aufgeklappt oder zugeklappt (mit oder ohne
zugehörige Aktivität) anzuzeigen.
Zeigt nur Aktivitäten an.

Blättert zeitlich zurück oder nach vorne.

Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Monatsansicht an.

Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Quartalsansicht an.

Zeigt alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten in einer Jahresansicht an.

Berechnet alle aktuellen Kampagnen/Aktivitäten neu.

Ändert die Einstellungen für die Anzeige, Ö Einstellungen auf Seite 160.

Fortschritt und Erfolg einer Kampagne/Aktivität

Der Fortschritt bzw. Erfolg wird in einem Block unterhalb der Kampagne/Aktivität angezeigt,
wenn folgende Bedingungen erfüllt werden:

Kampagne: Status "erledigt", "Archiv"

Feld Anzeige

Gew.PktSumme-Proz. >0 Gew.PktSumme-Proz.

Oder falls Gew.PktSumme- PktSumme-Proz.


Proz.=0,
dann Pkt.Summe-Proz. >0

Aktivität: Status "in Bearbeitung", "erledigt", "Archiv"

Feld Anzeige

PktSumme-Proz. >0 PktSumme-Proz.

Falls PktSumme-Proz.=0 Mit Response : (Gesamt Ist + Mail. ges. Ist +


dann Mit Response >0 Arb.Auftr.Erledigt Ist + Arb.Auftr.Offen Ist

Falls Mit Response =0 (Ohne Ergebnis (Mailing) + Ohne Ergebnis (Kontakt) +


Arb.Auftr.Offen Ist) : (Gesamt Ist + Mail. ges. Ist +
Arb.Auftr.Erledigt Ist + Arb.Auftr.Offen Ist
160 Benutzerhandbuch update.seven win

Einstellungen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht filtern und bestimmen Sie, welche
Kampagnen/Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Kampagne - Kamp.-Status: Wählen Sie den Status der Kampagnen aus, die angezeigt
werden sollen.
• Aktivität - Akt.Status: Wählen Sie den Status der Aktivitäten aus, die angezeigt werden
sollen.
• Aktivität - Ausf.Status: Wählen Sie den Ausführungsstatus der Aktivitäten aus, die
angezeigt werden sollen.
• Bearbeiter: Wählen Sie, ob Kampagnen/Aktivitäten für den aktuellen Bearbeiter, die
Bearbeitergruppe, den Gruppenleiter und/oder die Vertretung angezeigt werden sollen.
• Aktive Bearbeiter: Die Bearbeiter, die Sie über die Schaltfläche Bearbeiter/Gruppen
ausgewählt haben, werden aufgelistet.
• Alle Bearbeiter: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Kampagnen/Aktivitäten für
alle Bearbeiter angezeigt werden sollen.
• Bearbeiter/Gruppen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um bestimmte Bearbeiter und/oder
Gruppen auszuwählen.

Aktivitäten
Sie können mit Hilfe des Infobereichs Aktivität für bestimmte Zielgruppen Aktivitäten planen
und durchführen, Ö Aktivitäts-Zielgruppe auf Seite 175. Der ausgewählte Kunden- bzw.
Interessentenkreis wird dabei durch gezielte Aktivitäten angesprochen.
Aktivitäten können entweder als Teil einer Kampagne oder unabhängig ausgeführt werden.
Im Infobereich Aktivität können Sie:
• Kundenspezifische Aktivitäten definieren (z. B. Telefonbefragungen, Mailings)
• Die Rollen der Bearbeiter definieren (z. B. Telemarketing, Kundenbetreuer)
• Responses und Erfolgskriterien definieren
• Kontakt-, Arbeitsauftrags- oder Mailingdatensätze generieren und bearbeiten
• Die generierte Zielgruppe bearbeiten
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 161

• Serienbriefe, Serien-SMS-Nachrichten, -Faxnachrichten bzw. E-Mails generieren


• Ergebniskontrollen durchführen
Aktivitäten können über update.seven server auch automatisch gestartet werden, Ö
update.seven server - Beispiel auf Seite 170 und update.seven server im
Administratorhandbuch 2.

Aktivitätstypen
Es gibt verschiedene Arten von Aktivitäten, die sich einerseits durch die Zusammensetzung der
Zielgruppe und andererseits durch die Art der Kontaktaufnahme unterscheiden:
• Kontaktaktivität: Die Zielgruppe wird aus dem bestehenden Kundenstamm und/oder aus
Interessenten über eine Selektion ermittelt und nach Bedarf nachbearbeitet. Für die
Zielgruppe werden Telefonate oder Mailings generiert.
Es gibt folgende Varianten von Kontaktaktivitäten:
o Mailingaktivität: Die Zielgruppe wird über ein Mailing (Brief, E-Mail, Fax oder SMS)
kontaktiert, und Sie warten auf die eingehenden Responses.
o Telefonaktivität: Die Zielgruppe wird telefonisch (z. B. in Zusammenhang mit einer
Umfrage) von Telemarketing-Mitarbeitern kontaktiert.
o Telefon-/Mailingaktivität: Eine Mischform aus Telefon- und Mailingaktivität, bei der
die Personen je nach bevorzugtem Kanal telefonisch oder mit einem Mailing kontaktiert
werden.
• Folgeaktivität: Die Aktivität ist die Folgeaktivität einer oder mehrerer Aktivitäten, und die
Zielgruppe besteht aus allen Firmen/Personen, die auf die Vorgängeraktivität die
entsprechend definierte Response gegeben haben.
• Medienaktivität: Die Aktivität wird in einer Zeitung oder einem anderen
Publikationsmedium inseriert, und die Zielgruppe besteht aus allen Firmen/Personen, die
daraufhin mit Ihnen in Kontakt treten (v. a. Personen, die noch nicht in update.seven
erfasst sind).

Aktivitätsstadien
Eine Kontaktaktivität durchläuft folgende Stadien:
• Die Zielgruppe wird ausgewählt.
• Bei Bedarf kann die Zielgruppe z. B. von den Betreuern manuell kontrolliert und
nachbearbeitet werden.
• Telefonate und/oder Mailings werden generiert.
• Die Telefonate werden durchgeführt und/oder
• Responses auf Mailings werden automatisch oder manuell eingetragen.
Alle Informationen zu diesen Schritten können vom Aktivitäts- bzw. vom
Kampagnenverantwortlichen vorab oder tagesaktuell erfasst werden.
Bei Folgeaktivitäten entfällt im Allgemeinen die Selektion der Zielgruppe, da die Zielgruppe
auf den Responses der Vorgängeraktivität(en) aufbaut.
Medienaktivitäten durchlaufen folgende Stadien:
• Das Inserat wird aufgegeben. Dies erfolgt unabhängig von update.seven, es wird nur
festgehalten, wann und wo das Inserat aufgegeben wurde.
• Eingehende Telefonanrufe können einer Aktivität zugeordnet und die Person in der
Datenbank gesucht und zugewiesen oder neu erfasst werden. Das Telefongespräch wird
als Kontakt mit der Response erfasst und der Aktivität zugeordnet, indem der Anrufer den
im Inserat enthaltenen Schlüssel mitteilt, und der Bearbeiter die Aktivität anhand des
Schlüssels oder anderer Kriterien sucht.
162 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten planen
Der Verantwortliche für die Kampagne bzw. Aktivität sollte bei der Planung die folgenden
Schritte berücksichtigen:
• Zielgruppe definieren: Im Infobereich Selektion wird die entsprechende Zielgruppe
definiert und die so entstandene Selektion gespeichert, Ö Selektionen auf Seite 235.
Das Feld Sperre Aktivität bei Firmen und Personen erlaubt es, diese bei der
Aktivitätsgenerierung auszuschließen.
• Dokumente verfassen: Die Serienbriefvorlagen der jeweiligen Zielgruppen müssen in der
Textverarbeitung erstellt werden. Die Seriendruckfelder müssen in den jeweiligen
Dokumenten aus update.seven eingefügt werden, Ö Serienbriefe erstellen auf Seite 216.
• Etiketten und Übergabeformate definieren: Übergabeformate bzw. Etiketten, die zum
Erstellen von Serienbriefen notwendig sind, müssen definiert werden.

Aktivitäten definieren
Um eine Aktivität zu definieren:

1 Wenn die Aktivität nicht Teil einer Kampagne ist, klicken Sie in der Symbolleiste auf das
entsprechende Symbol oder wählen die Menüoption Info Æ Aktivität. Wenn die Aktivität
Teil einer Kampagne ist, wählen Sie im Kontextmenü der entsprechenden Kampagne die
Menüoption Aktivität.

Anmerkung: Wenn die Aktivität Teil einer Kampagne ist, wird die entsprechende
Kampagne in der Vorgängermaske angezeigt.

2 Geben Sie die Daten in die Felder ein, Ö Felder des Infobereichs Aktivität auf Seite 162.

3 Speichern Sie.

Felder des Infobereichs Aktivität

Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:


• Aktivität: Geben Sie eine Beschreibung der Aktivität ein (z. B. Einladung, Event,
Erinnerung). Der Eintrag wird in den Aktivitätenkatalog übernommen bzw. kann aus dem
Katalog ausgewählt werden. Wenn sich der Begriff noch nicht in Ihrem Katalog befindet,
nehmen Sie ihn durch Auswahl der Schaltfläche Neu in den Katalog auf.
• Stufe: In dieses Feld können Sie die Zahl der Aktivitätsstufe eingeben, wenn es sich um
eine mehrstufige Aktion handelt.
• Verantw.: Definieren Sie, welcher Mitarbeiter für die Aktivität und deren erfolgreiche
Durchführung verantwortlich ist. Der aktuelle Bearbeiter wird automatisch in diesem Feld
angezeigt, kann jedoch geändert werden.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 163

Anmerkung: Wurde der Status eines entsprechenden Datensatzes vom zuständigen


Bearbeiter auf "erledigt" geändert, erhält der Verantwortliche der Aktivität eine Meldung
des Typs "Erledigung" im Infobereich ToDo-Liste mit dem Text "ToDo:erledigt" im Feld
Meldung.
• Gruppe (Maskenzusatz): Dieses Feld wird automatisch erfasst.
• Akt.-Variante: Definieren Sie die Art der Aktivität. Für eine Mailingaktion wählen Sie z. B.
"Brief".
• Dokument: Geben Sie den Namen des Standarddokuments ein, das Sie als Serienbrief Ihrer
Mailingaktion zugrunde legen (Dok-ID bei der Dokumentverwaltung).
• Datum: Falls Sie hier kein Datum eingeben, wird automatisch das aktuelle Datum
angezeigt.
• Ausf.Status: Dieses Feld gibt an, wie die letzte Generierung gelaufen ist. Wird bei der
Generierung automatisch gesetzt und kann nicht geändert werden.
• Text: Geben Sie eine Beschreibung der Aktivität ein, z.B. "Produkteinführung".
• Akt.-Responses (Maskenzusatz): Legen Sie eine Standard-Response für die Aktivität fest.
Diese wird in allen von der Aktivität generierten Daten (Mailings, Kontakte, Arbeitsaufträge)
in das Feld Akt.R1 übernommen.
• Akt.-Schlüssel: Geben Sie ein Kennzeichen für Ihre Aktivität ein. Bei Inseraten in Zeitungen
kann z. B. dieser Schlüssel angegeben werden und bei einem Anruf als Antwort auf das
Inserat kann bei Angabe dieses Schlüssels die Aktivität zugeordnet werden.
• Akt.-Status: Dieses Feld zeigt das Stadium an, in welchem sich die Aktivität befindet. Wenn
die Aktivität als Vorlage verwendet werden soll, setzen Sie den Status auf "Vorlage", wenn
Sie die Aktivität hinzufügen. Wenn Sie das nicht tun, wird der Status automatisch beim
Generieren erfasst, kann jedoch später bearbeitet werden.
• Land / Gebiet: Erfassen Sie das Gebiet und das Land, auf das sich diese Aktivität bezieht.
• Kampagne: Dieses Feld ist eine Referenz auf die Kampagne, zu der diese Aktivität gehört
und kann nicht bearbeitet werden.
• Publ.-Bezeichnung / Publ.-Datum / Publ.-Medium: In diesen Feldern können Sie erfassen,
wo und wann ein Inserat für diese Aktivität platziert wurde.
• Kosten (Maskenzusatz): Tragen Sie hier die geschätzten Kosten der Aktivität vor der
Durchführung ein. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Schätzung korrigieren.

Kontextmenü des Infobereichs Aktivität

Im Kontextmenü stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:


• Dokument: Öffnet das im Feld Dokument eingetragene Dokument.
• TM-Planung: Steht nur für die Branchenversion BTB zur Verfügung. Führt eine
Telemarketingaktivität durch, Ö Telemarketing-Planung auf Seite 180.
• Generieren: Generiert die Aktivität, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182. Ist nur aktiv,
wenn die Durchführung der Aktivität im Infobereich Akt.-Durchführung erfasst wurde.
• Berechnen: Berechnet die Aktivität, Ö Generierte Datensätze berechnen auf Seite 188.
Erhält erst eine Funktion, wenn die Aktivität generiert wurde.
• Zielgruppe bearbeiten: Wählen Sie diese Menüoption, um die Zielgruppe zu bearbeiten,
Ö Zielgruppe bearbeiten auf Seite 177.
• Akt.-Statistik: Zeigt die statistischen Daten dieser Aktivität an, Ö Aktivitätsstatistik auf Seite
179.
• Akt.-Durchführung: Wählen Sie diese Menüoption, um die Aktivitätsdurchführung zu
erfassen, Ö Aktivitätsdurchführung auf Seite 166.
• Aktivitätsprotokoll: Zeigt das Protokoll der einzelnen Durchführungsstadien der Aktivität an,
Ö Aktivitätsprotokoll auf Seite 179.
• Akt.-Bearbeiter: Wählen Sie diese Menüoption, um die Bearbeiter dieser Aktivität zu
erfassen, Ö Aktivitätsbearbeiter auf Seite 165.
164 Benutzerhandbuch update.seven win

• Akt.-Response: Wählen Sie diese Menüoption, um die Responses der Aktivität zu erfassen,
Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178.
• Akt.-Zielgruppe: Öffnet die Zielgruppenübersicht der Aktivität, Ö Aktivitätszielgruppe auf
Seite 175.
• Kontakt bearbeiten/Mailing bearbeiten/Arb.Auftr.bearbeiten: Wählen Sie eine dieser
Menüoptionen, um die Kontakte der Aktivität zu bearbeiten, Ö Generierte Datensätze
bearbeiten und löschen auf Seite 186.
• Zielgruppe löschen: Wählen Sie diese Menüoption, um alle Datensätze zu löschen, die im
Infobereich Akt.-Zielgruppe zur Aktivität angelegt wurden. (Dazu benötigen Sie die
Berechtigung zum Löschen von Zielgruppen.)

Aktivitäten löschen
Um eine bereits angelegte Aktivität mit den dazu generierten Terminen zu löschen:

1 Wählen Sie die Aktivität aus.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.


Folgende Meldung wird angezeigt: "Wollen Sie Aktivität löschen?"

3 Bestätigen Sie mit Ja.


Folgende Meldung wird angezeigt: "Aktivitätstermine löschen?"

4 Bestätigen Sie nach Wunsch mit Ja oder Nein.


Abhängig von dieser Auswahl wird die aktuelle Aktivität mit oder ohne allen generierten
Kontakt-, Arbeitsauftrags- bzw. Mailingdatensätzen gelöscht.

Aktivitäten suchen
Das Dialogfeld Suche Aktivität wird im Infobereich Kontakt, Mailing, Arbeitsauftrag, Akt.-
Response oder Event-Tabelle geöffnet.

1 Doppelklicken Sie im Feld Akt.-StNr. (Aktivitäts-Stationsnummer) oder Akt.-Nr.


(Aktivitätsnummer) oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand des Feldes.

Das Dialogfeld kann auch direkt im Infobereich Aktivität mit der Schaltfläche Suchen ( )
geöffnet werden.

2 Wählen Sie in den Listenfeldern Aktivität und Akt.Variante die gewünschten Einträge.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 165

Wenn Sie mehrere Einträge gleichzeitig auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter
Strg-Taste auf die Einträge.

3 Geben Sie nach Wunsch auch einen Zeitraum, die Stufe und Aktivitätsnummer für die
gesuchte Aktivität an.

4 Klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Aktivitäten werden im Listenfeld Aktivität
angezeigt.

5 Wenn Sie die Aktivität dem Datensatz zuordnen möchten, klicken Sie auf OK.

Zusatzinformationen zur Aktivität

Aktivitätsbearbeiter
Im Infobereich Akt.-Bearbeiter erfassen Sie, welche Bearbeiter zusätzlich zum
Aktivitätsverantwortlichen (Feld Verantw. im Infobereich Aktivität) an der Aktivität arbeiten.

Sie können einen Bearbeiter auswählen und festlegen, für welche Prozesse dieser Bearbeiter
verantwortlich ist.

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

2 Wählen Sie im Feld Bearb. den gewünschten Bearbeiter.


Das Feld Gruppe wird automatisch erfasst.

Anmerkung: Sie können im Feld Bearb. auch eine Gruppe auswählen. Dadurch werden
alle in dieser Gruppe enthaltenen Bearbeiter automatisch als Bearbeiter dieser Aktivität
erfasst. Falls für einen Bearbeiter eine Vertretung angelegt wurde, wird auch der
Vertreter als Bearbeiter dieser Aktivität erlaubt.

3 Wählen Sie im Katalogfeld Akt.-Bearb.-Rolle eine Rolle aus, oder erfassen Sie eine neue
Rolle.

4 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Telefon, wenn dieser Bearbeiter Telefonate zu dieser
Aktivität durchführt und/oder entgegennimmt.

5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail, wenn dieser Bearbeiter eingehende E-Mails zu
dieser Aktivität bearbeitet.

6 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zielgruppe, wenn diesem Bearbeiter ein Teil der
Zielgruppe zugewiesen wird.

Anmerkung: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird für den


Zielgruppenbearbeiter, der zur Aktivität eingetragen wurde, nach der Generierung der
Zielgruppe ein Datensatz im Infobereich ToDo-Liste mit dem Typ "Akt.-Zielgruppe
bearbeiten" angelegt. Bei Änderung des Status auf "erledigt" erhält der Verantwortliche
der Aktivität automatisch eine Meldung des Meldungstyps "Erledigung" mit dem Text
"ToDo:erledigt" im Feld Meldung.
166 Benutzerhandbuch update.seven win

7 Speichern Sie.

Anmerkung: Das Kontrollkästchen In Bearbeitung kann zur Information aktiviert werden,


solange ein Bearbeiter die Aktivität bearbeitet.

Aktivitätsdurchführung
Im Infobereich Akt.-Durchführung werden alle wichtigen Informationen erfasst, die Sie für die
Durchführung der Aktivität benötigen:
• Selektionsformat
• Aktivitätsformat
• Art der Durchführung
• Zeitplan
• Daten, die an die Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge übertragen werden
• Dateiformate und andere Informationen über Mailings, E-Mails, SMS-Nachrichten und Fax-
Nachrichten
• Information über die Erstellung eines Protokolls

Anmerkung: Falls die Aktivität Teil einer Kampagne ist, werden die entsprechende
Kampagne und die Aktivität in der Vorgängermaske angezeigt.

Felder des Infobereichs Aktivitätsdurchführung

• Selektion/Abfrage: In diesem Katalogfeld wählen Sie die gewünschte Selektion bzw.


Abfrage aus. Dadurch wird in die Felder Sel.Benutzer, Sel.benutzerbez. und Sel.Benutzer-ID
automatisch der aktuelle Benutzer eingetragen, damit auch ein anderer Benutzer auf die
Selektion zugreifen kann.
Um Abfragen aus update.seven web auswählen zu können, müssen Sie über das
Katalogfeld Basis entweder Abfrage allgemein oder Abfrage benutzerbezogen auswählen.
• Aktivitätsformat: Wählen Sie ein Aktivitätsformat für die Generierung aus.
• Durchführungsart: Über dieses Katalogfeld definieren Sie die Durchführungsart. Die
folgenden Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
o einmalig, Selektion/Abfrage durchführen: Sie generieren einmal und führen dabei die
Selektion durch. Anwendbar vor allem bei Kontaktaktivitäten, bei denen die Zielgruppe
erst neu ermittelt und später nachbearbeitet wird und entweder unmittelbar oder
später Termine und/oder Mailings generiert werden.

Anmerkung: Wenn ein Benutzer, der die Selektion nicht angelegt hat, die Aktivität
generieren will, muss er zuerst diese Selektion mit der Durchführungsart einmalig,
Selektion/Abfrage durchführen durchführen.

o einmalig, Selektion nicht durchführen: Sie generieren einmal, ohne dabei die Selektion
durchzuführen. Anwendung vor allem bei Kontaktaktivitäten, bei denen die Zielgruppe
zu einem früheren Zeitpunkt erstellt wurde und entweder unmittelbar oder später
Kontakte und/oder Mailings generiert werden.
o einmalig, nur Response-Verarbeitung: Bei dieser Aktivität existiert die Zielgruppe
schon. Typisch für Medienaktivitäten, bei denen die Zielgruppe der Folgeaktivität auf
Basis der Responses aufgebaut wird.
o wiederholt, Selektion immer durchführen: Die Aktivität findet regelmäßig zu den in den
Feldern Frequenz und Eh. erfassten Werten statt. Die Zielgruppe wird jedes Mal
gelöscht und neu generiert. Typisch z. B. für Newsletter. Die Definition, wer in die
Zielgruppe fällt, wird anhand eines bestimmten Kriteriums, z. B. bestimmte Interessen,
festgelegt.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 167

o wiederholt, Selektion einmal durchführen / wiederholt, Selektion nie durchführen: Die


Aktivität findet regelmäßig zu den in den Feldern Frequenz und Eh. erfassten Werten
statt. Bei jedem neuen Durchlauf werden alle bereits erfassten Personen eines
früheren Durchlaufs aus der Zielgruppe gelöscht, und das Generieren wird für die
restlichen, nicht inaktiven, Personen durchgeführt. Anwendung z. B. bei
Medienaktionen, bei denen laufend Responses eingehen, und bei denen z. B. einmal
pro Woche anhand der neuen Responses ein Mailing generiert wird.
o wiederholt, nur Response-Verarbeitung: Bei dieser wiederholten Aktivität baut sich die
Zielgruppe alleine auf und es wird auch nichts generiert. Typisch für wiederholte
Medienaktivitäten, bei denen es kein Antwortschreiben gibt, die Antwort unmittelbar
per E-Mail erfolgt oder pro Response die eingehenden Meldungen an andere
Aktivitäten weitergeleitet werden.
o wiederholt, Pakete: Dies ist ein besonderer Fall einer wiederholten Aktivität: Die
Wiederholung kennzeichnet nicht, dass die Aktivität jeweils neu mit gleicher bzw.
aktueller Zielgruppe durchgeführt wird, sondern dass das Mailing nur an den Teil der
Zielgruppe gesendet wird, die bisher noch kein Mailing erhalten haben. Maximal
werden so viele versendet, wie im Feld Max. Paketgr. erfasst ist. Die Aktivität wird so
lange durchgeführt, bis alle in der Zielgruppe enthaltenen Personen erreicht wurden.
Anwendbar z. B. bei Mailings, die aus Kosten- oder Logistikgründen nicht auf einmal,
sondern in mehreren Paketen verschickt werden sollen. Bei regelmäßigen Aktivitäten
steht die Option, Mailings in Paketen zu verschicken, nicht zur Verfügung.
• Ausf. Bearbeiter: Geben Sie hier den Bearbeiter an, der die Aktivität ausführen soll. Der
aktuelle Bearbeiter wird automatisch erfasst, kann jedoch nach Bedarf geändert werden.

Anmerkung: Für den ausführenden Bearbeiter wird im Infobereich ToDo-Liste


automatisch ein Datensatz vom ToDo-Typ "Akt. durchführen" angelegt. Bei Änderung
des Status auf "erledigt" erhält der Verantwortliche der Aktivität automatisch eine
Meldung des Meldungstyps "Erledigung" mit dem Text "ToDo:erledigt" im Feld Meldung.

Registerkarte Plan

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Startdatum / Startzeit: In diesen Feldern können Sie das Datum und die Zeit erfassen, zu
denen die Aktivität gestartet werden soll. Das Feld Startdatum steht auch im oberen Teil
der Maske zur Verfügung.
• Basis: Um Abfrageformate aus update.seven web auswählen zu können, müssen Sie hier
entweder Abfrage allgemein oder Abfrage benutzerbezogen auswählen. Wenn Sie
Selektionen aus update.seven win verwenden möchten, müssen Sie die Option Selektion
auswählen.
• Sel.Benutzer-ID / Sel.Benutzerbez. / Sel.Benutzer: Diese Felder werden automatisch
erfasst, wenn Sie ein Selektionsformat auswählen, und können nicht bearbeitet werden.
• Zielgr. generieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Zielgruppe generiert
werden soll.
• Datum generieren (Plan) / Zeit generieren (Plan): In diesen Feldern legen Sie das Datum
und die Zeit fest, zu denen die Generierung stattfinden soll. Diese Felder werden beim
Generieren erfasst, d. h. der Zeitpunkt des Generierens wird mit dem Ende der
Zielgruppenbearbeitung gleichgesetzt, kann jedoch manuell bearbeitet werden.
• Bearb.-Dauer in Tagen / Datum Bearb.-Start / Datum Bearb.-Ende / Zeit Bearb.-Start / Zeit
Bearb.-Ende : Für den Fall, dass eine Zielgruppe generiert wird, legen Sie in diesen Feldern
den Zeitraum fest, in dem die Zielgruppe nachbearbeitet werden soll. Falls Sie im Feld
Bearb.-Dauer in Tagen nichts erfassen, wird automatisch "7" eingetragen. Das Datum und
die Zeit für die Bearbeitung werden beim Generieren automatisch erfasst, können jedoch
manuell bearbeitet werden.
• Datum Response / Zeit Response: In diesen Feldern legen Sie fest, bis wann Responses zur
Aktivität erfasst werden können.
168 Benutzerhandbuch update.seven win

Registerkarte Generieren

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Gen. Kontaktdatum: Geben Sie hier das Datum ein, zu dem die Kontakte generiert werden
sollen. Dieses Feld wird in das Feld Datum des Kontakts übergeben, auch wenn der Kontakt
zu einem anderen Datum generiert wurde.
• Kontakt: Wählen Sie hier die entsprechende Kontaktart aus. Folgende Kontaktarten stehen
zur Verfügung: Telefon, Besuch, Brief, Veranstaltung, Fax, E-Mail, Info, Internet.
• Geschäftsbereich (BTB/OTC) / Produktgr. (BTB) / Warengruppe (OTC) / Produktart (FS): In
diesen Feldern können Sie festlegen, von welchem Teilbereich Ihres Unternehmens die
Aktivität durchgeführt wird. Wenn Sie hier etwas erfassen, wird bei Zielgruppen und
Kontakten nicht der Bearbeiter der Firma/Person übernommen, sondern der Bearbeiter der
entsprechenden firmenbezogenen Vertriebsgruppe bzw. des entsprechenden
Kundenbetreuers.
• Personenbezogen: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Bearbeiter nicht aus der
firmenbezogenen Vertriebsgruppe bzw. dem firmenbezogenen Kundenbetreuer
übernommen werden soll, sondern aus der personenbezogenen Vertriebsgruppe/dem
personenbezogenen Kundenbetreuer.
• TM-Aktivität / DS-Dauer: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen TM-Aktivität, wenn diese
Aktivität eine Telemarketingaktivität ist. In das Feld DS-Dauer geben Sie die
durchschnittliche Dauer eines Telefonats ein.
• Priorität: Wählen Sie die Priorität. Folgende Prioritäten stehen zur Verfügung: hoch, mittel,
niedrig. Dieses Feld wird in den Kontakt und den Arbeitsauftrag übernommen.
• Umfr.Fragebog. / Umfr.Datum: Wählen Sie hier den Fragebogen und das Datum für die
Umfrage. Diese Felder werden in den Kontakt und den Arbeitsauftrag übernommen.
• Gen. Mailingdatum: Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Mailings generiert werden
sollen. Dieses Feld wird in das Feld Datum des Mailings übergeben, auch wenn das Mailing
zu einem anderen Datum generiert wurde.
• Einzelkosten / Währung: Geben Sie hier die Kosten pro Brief und die Währung an.
• Arb.Auftr.Start / Arb.Auftr.Ende: Geben Sie das Start- und Enddatum für den Arbeitsauftrag
ein.
• Kontakt-Vorgabewerte, Mailing-Vorgabewerte, Arb.Auftr.-Vorgabewerte: Hier können Sie
ein zuvor definiertes Vorgabewerteformat für die Infobereiche Kontakt, Mailing bzw.
Arbeitsauftrag laden. Die Vorgabewerte werden in alle generierten Kontakte, Mailings bzw.
Arbeitsaufträge übernommen.

Registerkarte Einstellungen

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Autom. Start: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Aktivität automatisch
gestartet werden soll, Ö update.seven server - Beispiel auf Seite 170 und update.seven
server im Administratorhandbuch 2.
• Frequenz / Eh.: In diesen Feldern legen Sie fest, wie oft eine wiederholte Aktivität
durchgeführt werden soll, d. h. alle x Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder
Jahre.
• Monatstag: Falls Sie die Aktivität in einer monatlichen Frequenz durchführen, können Sie
hier eintragen, an welchem Monatstag die Aktivität durchgeführt werden soll ("31" ist der
Monatsletzte).
• Zeit Beginn / Zeit Ende: Falls die Aktivität mehrmals täglich durchgeführt werden soll, d. h.
im Feld Frequenz ist "Minute" oder "Stunde" ausgewählt, können Sie hier den Zeitraum
einschränken.
• Max. Paketgr. / Paket-Nr.: Im Feld Max. Paketgr. können Sie angeben, wie viele Mailings
maximal pro Paket verschickt werden sollen. Im Feld Paket-Nr. wird die fortlaufende
Nummer des zuletzt versendeten Pakets angegeben. Dieses Feld kann nicht bearbeitet
werden.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 169

• Ausf.Status: In diesem Feld wird protokolliert, wie der Start verlaufen ist, dieses Feld kann
bearbeitet werden, Ö Aktivitätsprotokoll auf Seite 179.
• Ausf. Protokoll: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im Benutzerverzeichnis
eine Protokolldatei für die Aktivität generiert. In dieser Datei sind mehr Informationen als
im Infobereich Akt.-Protokoll enthalten. Es wird empfohlen, dieses Kontrollkästchen zu
aktivieren.
• Datum Sel. durchgef. / Datum Zielgr. generiert / Datum generiert (Ist): Diese Felder
werden automatisch erfasst und können nicht bearbeitet werden.
• Datum nächster Schritt / Zeit nächster Schritt: Diese Felder werden automatisch bei der
Generierung erfasst und geben an, wann der nächste Schritt erfolgen soll, z. B. bei einer
Wiederholung.

Tipp: Die Aktivität können Sie auch direkt im Infobereich Akt.-Durchführung über die Option
Generieren im Kontextmenü generieren, Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.

Registerkarte Versenden

Sie können Details für generierte Kontakte, Mailings, Arbeitsaufträge und für Briefe, E-Mails,
SMS-Nachrichten und Faxe definieren.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Brief/Fax: Serienbrief: Wählen Sie das vorbereitete Dokument aus, das mit der Steuerdatei
zu einem Serienbrief bzw. -fax kombiniert werden soll, oder geben Sie den Pfad ein.
Wenn das Dokument in der Dokumentverwaltung gespeichert wird, können Sie in diesem
Feld eine Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y eingeben.
• E-Mail/SMS: Body-Datei: Geben Sie hier die Datei an, die Sie für den Text von Serien-E-
Mails, bzw. Serien-SMS-Nachrichten verwenden möchten.
Diese Datei kann in allen Formaten vorliegen, die in Microsoft Word geladen werden
können.
• Brief/E-Mail/SMS/Fax: Steuerdatei: Die Steuerdatei ist die Datei, die das Ergebnis der
Übergabefelder enthält.
o Wenn Sie eine bestehende Datei auswählen, wird sie bei der Generierung der
Steuerdatei überschrieben.
o Wenn Sie nur einen Dateinamen ohne Pfad angeben, wird die Steuerdatei unter
diesem Namen in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt.
o Wenn Sie weder Pfad noch Dateiname angeben, wird eine Datei 00tmp.doc in Ihrem
Benutzerverzeichnis erzeugt.
Das Erstellen des Dokuments für den Serienbrief sowie das Mischen des Serienbriefs und
dessen Ausdruck erfolgt über Ihr Textverarbeitungsprogramm.

Anmerkung: Steuerdateien für SMS-Nachrichten enthalten nur den letzten generierten


Datensatz.

• E-Mail/SMS: Body-Datei TXT: Geben Sie den Pfad des Text- oder HTML-Dokuments ein
bzw. wählen Sie das gewünschte Dokument aus, um den Textkörper der Serien-E-Mail bzw.
der Serien-SMS-Nachricht zu definieren. Diese Datei muss als txt- oder html-Datei
vorliegen.
Für die SMS-Funktion von update.seven gibt es folgende Voraussetzungen:
o Sie benötigen ein Benutzerkonto bei einem SMS-Provider, der Ihnen Daten wie IDs,
Passwort, Schnittstellenbeschreibung liefert.
o Die Datei mmSMS.ini muss im Verzeichnis ...system\db mit den Daten des
Providers eingerichtet werden, Ö Beispiel und Beschreibung für eine Datei mmSMS.ini
auf Seite 175.
• E-Mail/SMS: sende als: Wählen Sie, in welchem Format Ihre Serien-E-Mail oder -SMS
versendet werden soll:
170 Benutzerhandbuch update.seven win

o RTF: Rich Text Format. Wird nur von Microsoft Exchange korrekt versendet und
empfangen.
o TXT: reines Textformat ohne Formatierungen
o HTML: HTML-Format. Wird von allen modernen E-Mail-Programmen unterstützt. Wenn
im Serienbrief Grafiken enthalten sind, werden diese normalerweise nicht im
Textkörper der E-Mail gespeichert, sondern mit einer Internet-Adresse verknüpft und
beim Öffnen der E-Mail im Hintergrund heruntergeladen. Dadurch bleiben die
versendeten E-Mails klein. Bei der Auswahl dieses Formats sollten Sie den Serienbrief
nicht von Microsoft Word, sondern von update.seven mischen lassen, da die von
Microsoft Word erstellten HTML-Dateien von E-Mail-Programmen möglicherweise nicht
korrekt dargestellt werden, Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite
172.
• E-Mail/SMS: nicht personalisiert: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die E-Mails
bzw. SMS-Nachrichten nicht personalisiert sein sollen, d. h. keine spezifischen
Informationen des Adressaten integriert werden sollen.
• E-Mail von: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die als Absender der Serien-E-Mail
eingetragen werden soll.

Anmerkung: Sie können auch hier Serien-E-Mails im Auftrag eines anderen Mitarbeiters
versenden. Geben Sie im Feld die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein. Diese
Option funktioniert nur mit MAPI und nur, wenn Sie dazu berechtigt sind, unter dem
anderen Namen E-Mails zu versenden.

• E-Mail Priorität: Geben Sie hier die Priorität ein, mit der die E-Mails versendet werden.
• Betreff: Geben Sie in dieses Feld den Betreff der E-Mail ein.
• Anlage 1 / Anlage 2 / Anlage 3 / Anlage 4: In diesen Feldern können Sie den Pfad der
Dateien eingeben bzw. die gewünschten Dateien auswählen, die an die Serien-E-Mail
angefügt werden sollen.
• Fragebogen senden / Fragebogen / Webserver-Adresse: Wenn Sie im Rahmen der Aktivität
einen Fragebogen versenden möchten, wählen Sie das Feld Fragebogen senden und
wählen Sie im Feld Fragebogen einen vorbereiteten Fragebogen aus. Geben Sie im Feld
Webserver-Adresse den verwendeten Webserver an, Ö Umfragen in Serien-E-Mails auf
Seite 174.

update.seven server - Beispiel

Aktivitäten können dem update.seven server-Benutzer zugewiesen werden. update.seven server


erlaubt die automatische Ausführung von Prozessen zu einer festgelegten Zeit. Sie können
während der Ausführung weiter arbeiten.
Sie können z.B. bestimmen, dass die Ausführung während der Nacht stattfinden soll. Das
entlastet den Server und beeinflusst seine Performance am Tag nicht.
Der update.seven server wird durch Ihren Administrator konfiguriert. Fragen Sie Ihren
Administrator nach dem Namen des update.seven server-Benutzers. Im folgenden Beispiel
nehmen wir als Namen "u7Server" an. Für weitere Informationen zur Konfiguration des
update.seven server-Benutzers, Ö update.seven server im Administratorhandbuch 2.
Das folgende Beispiel zeigt, welche Einstellungen für die automatische Erzeugung und
Ausführung von Aktivitäten notwendig sind:

1 Fügen Sie eine neue Aktivität hinzu. Geben Sie die Aktivität und die Aktivitätsvariante an
und wählen Sie den Verantwortlichen. Möglicherweise hat Ihr Administrator spezielle
Katalogwerte für automatische Aktivitäten angelegt.

2 Speichern Sie die Aktivität und wechseln Sie in den Infobereich Akt.-Durchführung. Wählen
Sie das gewünschte Format und die Durchführungsart.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 171

3 Für einen automatischen Start der Aktivität müssen Sie Autom. Start auswählen und auf
der Registerkarte Einstellungen den update.seven server-Benutzer als Bearbeiter eintragen.

4 In der Registerkarte Plan bestimmen Sie Datum und Uhrzeit der automatischen Ausführung
unter Startdatum und Startzeit.

5 Wählen Sie das Kontrollkästchen Zielgr. generieren und geben Sie die Zeitspanne an, in der
Bearbeiter die Zielgruppe bearbeiten können.

6 Unter Datum generieren (Plan) und Zeit generieren (Plan) geben Sie das Datum an, an
dem Datensätze für die Zielgruppe generiert werden sollen. Die Art der generierten
Datensätze (z.B. Kontakte) wird durch das Format der Aktivität bestimmt.

7 Auf diese Weise wird die Aktivität automatisch zur festgelegten Zeit ausgeführt und
generiert.

8 Zur vereinbarten Zeit wird automatisch eine Zielgruppe generiert.


Die Zielgruppe kann nun in der Zeitspanne bearbeitet werden, die zuvor im Infobereich
Akt.-Durchführung festgelegt wurde.
Für den update.seven server-Benutzer wurde ein ToDo-Datensatz mit dem Status "offen"
erstellt.
Zum Zeitpunkt, der im Infobereich Akt.-Durchführung angegeben wurde, werden für die
Firmen und Personen in der (bearbeiteten) Zielgruppe Datensätze generiert. Der Status des
ToDo-Datensatzes wird dann auf "erledigt" gesetzt.
172 Benutzerhandbuch update.seven win

Mischen der Serien-E-Mail in update.seven

Um die Serien-E-Mail in update.seven zu mischen, erstellen Sie eine HTML-Datei und fügen die
Mischfelder in den Text ein. Eine solche Datei könnte z. B. so aussehen:
<html>
<body>
<b><%Gruß%>!</b>
Wie Sie wissen, wurden Sie für einen Test ausgewählt, um die
Funktionalität des E-Mail-Mergings zu verbessern.
<font color="green"><%KPNachname%> <%KPVorname%><br>
<%FIStraße%><br>
<%FIOrt%></font>
Wie würden Sie antworten: <br>
<a
href="www.update.com/responses.aspx?Type=ActResp&Variant=BR&Action=Upd
ate&Code=123&KP45=<%url:Figr%>&KP46=<%url:Finr%>&KP47=<%url:Pgr%>&KP48
=<%url:Pnr%>&KP9=<%url:KPEmail%>">gefällt mir sehr</a><br>
<a
href="www.update.com/responses.aspx?Type=ActResp&Variant=BR&Action=Upd
ate&Code=124&KP45=<%url:Figr%>&KP46=<%url:Finr%>&KP47=<%url:Pgr%>&KP48
=<%url:Pnr%>&KP9=<%url:KPEmail%>">gefällt mir gar nicht</a><br>
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Marketing Manager
</body>

Anmerkung: Das Präfix "url:" vor dem Feldnamen codiert das Feld wie eine URL,
Ö RFC1738. Das Präfix "html:" vor dem Feldnamen codiert das Feld in HTML-Format.
Zeichen, die in HTML-Format ungültig sind, werden dabei ersetzt, z. B. wird "&" ersetzt durch
"&amp;".

Die E-Mail wird im HTML-fähigen E-Mail-Programm angezeigt:


Kapitel 7 Kampagnenmanagement 173

Bedingungen in E-Mails

Um den Inhalt abhängig von bestimmten Feldwerten dynamisch zu gestalten, können Sie If-,
Then- und Else-Aussagen einfügen, z. B. wenn Sie einen Text für HTML-Empfänger und einen
anderen Text für TXT-Empfänger gestalten möchten:
<%$IF Wert = Feldname) %>
(Text für "HTML"-Empfänger)
<%$ELSE%>
(Text für "Nur Text"-Empfänger)
<%$FI%>
Der Text wird dabei in einfachen Anführungszeichen angegeben, z. B.:
<%$IF 'E-Mail HTML/RTF'= KPBevorzugterKan) %>
Bei Dezimalzahlen wird ein Punkt (.) als Dezimalzeichen angegeben, z. B. "12.5".
Folgende Operatoren können für den Vergleich verwendet werden: <; <=; >; >=; =; <>
Innerhalb der Aussage können Sie auch gemischte Werte berechnen, also addieren (+),
subtrahieren (-), multiplizieren (*) und dividieren (/) und in Klammern setzen, z. B.
(2+FIFreiDez1)*3.
In If-Aussagen können Sie folgende Operatoren auf die Werte anwenden:
• UCASE, um den Text in Großbuchstaben umzuwandeln, z. B. UCASE(KPVorname)
• LCASE, um den Text in Kleinbuchstaben umzuwandeln, z. B. LCASE(KPVorname)
• LEN, um die Länge des Textes zu ermitteln, z. B. LEN(KPVorname)
• INSTR, um die (erste) Position eines Textes, Wertes oder im Text zu ermitteln. Beispiel:
INSTR(KPEmail,"@update.com"), um festzustellen, wo bzw. ob die E-Mail-Adresse die
Endung @update.com enthält. Bei info@update.com würde als Ergebnis 5 geliefert, bei
test@hotmail.com hingegen 0.
Um den Inhalt in den Formaten "HTML" und "Nur Text" unterschiedlich zu gestalten, senden Sie
die E-Mail in HTML-Format, übergeben das Feld Bevorzugter Kanal aus dem Infobereich Person
mit, fragen über If-Aussage (wie im Beispiel oben) ab, ob der Kanal "TXT", "HTML" bzw. "RTF"
verwendet wird, und fügen entsprechend unterschiedliche Abschnitte ein, z. B. für HTML mit
einem Bild direkt in der E-Mail sichtbar über Hyperlink, für RTF mit Verknüpfung auf eine
Internetadresse.

Hyperlinks für Aktivitäts-Responses

Mit Hilfe von HTML-Tags können Sie auch Hyperlinks für die Aktivitäts-Responses einfügen,
Ö Mischen der Serien-E-Mail in update.seven auf Seite 172.
Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie:
• eine ASPX-Seite definieren, die die Response an update.seven weiterleitet.
• ein entsprechendes Übergabeformat definieren. Die Felder Figr, Finr und Pnr und
zusätzliche Kontrollfelder müssen darin auf jeden Fall enthalten sein. Mit Hilfe der
Kontrollfelder wird ausgeschlossen, dass der Hyperlink manuell bearbeitet werden kann.
• eine Aktivitäts-Response einschließlich einem eindeutigen Schlüssel (Feld Code im
Infobereich Aktivität) erfassen:
174 Benutzerhandbuch update.seven win

<a href="Link auf die ASPX-Seite?


Type=ActResp&
Variant=BR&
Action=Update&
Code=100-1&
KP45=<%KPFigr%>&
KP46=<%KPFinr%>&
KP47=<%KPPgr%>&
KP48=<%KPPnr%>&
KP5=<%KPIntBez%>"
>Angezeigter Text</a>

o Unter "Type" wird definiert, dass bei der von der Webseite durchgeführten Aktion die
E-Mail-Responses für Aktivitäten verarbeitet werden.
o Unter "Variant" wird der Infobereich angegeben: "BR" für Mailing, "MA" für Kontakt
oder "AF" für Arbeitsauftrag.
o Unter "Action" wird definiert, dass der Infobereich z. B. mit "Update" aktualisiert wird.
Mit "New" würde ein neuer Datensatz angelegt werden.
o Unter "Code" wird der Wert aus dem Feld Code des Infobereichs Akt.-Response
angegeben.
o Felder werden über eine Kombination aus Infobereichskürzel und Feldnummer
angegeben. Die Felder Figr, Finr, Pgr und Pnr werden für den Abgleich verwendet.
Weitere Felder dienen der Kontrolle.
Die Antwortmöglichkeiten werden als Hyperlink dargestellt und nach Anklicken über die von
Ihnen definierte ASPX-Seite direkt an update.seven geleitet, Ö Mischen der Serien-E-Mail in
update.seven auf Seite 172. Der Benutzer wird dabei auf eine Webseite geleitet, die von Ihnen
frei gestaltet werden kann. Dadurch können Sie Umfragen nicht nur im internen Firmennetz,
sondern auch mit externen Personen durchführen.

Umfragen in Serien-E-Mails

In Serien-E-Mails können Umfragen integriert werden. Der Empfänger kann die Fragen direkt in
der E-Mail beantworten.
Als Basis dienen Fragebogen, Ö Umfragen auf Seite 191.
Die Fragebogen können Einfach-, Mehrfach- sowie reine Textantworten enthalten. Nicht
möglich in E-Mails sind Antworten, die aus der Datenbank übernommen werden,
Verzweigungen und Mussfragen.
E-Mails mit Fragebogen sind immer HTML-Mails, enthalten jedoch einen Hyperlink zu einer
Webseite, wo derselbe Fragebogen im Browser angezeigt wird. Ein Empfänger, der HTML-E-
Mails nicht anzeigen kann, kann den Fragebogen mit Hilfe dieses Hyperlinks beantworten.
Um diese Funktion nutzen zu können, muss Ihr Administrator verschiedene Voreinstellungen
treffen, Ö Voreinstellungen für Serien-E-Mails im Administratorhandbuch 2.
Um Serien-E-Mails mit integriertem Fragebogen zu generieren:

1 Legen Sie eine Aktivität an.

2 Legen Sie eine Aktivitätsdurchführung zu dieser Aktivität an und erfassen Sie die folgenden
Felder:
o Tragen Sie im Feld Betreff einen Betreff der E-Mail ein.
o Aktivieren Sie das Feld Fragebogen senden, und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Fragebogen einen vordefinierten Fragebogen aus.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 175

o Geben Sie im Feld Webserver-Adresse den Namen des verwendeten Webservers ein,
z. B. http://www.update.com/question.
o Wählen Sie im Feld Priorität die Priorität der E-Mail. "0" steht für Priorität "Hoch", "1"
für Priorität "Mittel" und "2" für Priorität "Niedrig".

3 Wählen Sie die Option Generieren im Kontextmenü der Aktivität.

4 Erfassen Sie das Dialogfeld, Ö Dialogfeld zum Generieren auf Seite 182, und wählen Sie im
Block Bevorzugter Kanal die Option E-Mail.

5 Klicken Sie auf Start.


Alle Firmen und Personen, für die ein Kontakt generiert wurde, erhalten eine E-Mail mit
integriertem Fragebogen.
Ganz unten in der E-Mail befindet sich ein Link, über den der Fragebogen im Browser
geöffnet werden kann.
Wenn der Empfänger nach Ausfüllen des Fragebogens die Schaltfläche unten klickt, wird
der Fragebogen versendet und das Ergebnis in der update.seven-Datenbank gespeichert.

Beispiel und Beschreibung für eine Datei mmSMS.ini

Aktivitäts-Zielgruppe
Die Zielgruppe wird statt einer Selektionsliste generiert, wenn Sie im Infobereich Akt.-
Durchführung das Kontrollkästchen Zielgruppe generieren aktivieren.
Folgende Bearbeiter werden als Bearbeiter zugewiesen:
• Zuerst wird das Feld ID der Ebene Person geprüft. Wenn dieses Feld leer ist, wird im Feld
AD der Ebene Person gesucht. Falls es auch hier keinen Bearbeiter gibt, wird
• Der Bearbeiter der Firma (AD, AD1, KB1) oder
• Der Bearbeiter aus dem Infobereich Vertriebsgruppe bzw. Kundenbetreuer zugewiesen,
wenn Sie im Infobereich Akt.-Durchführung im Feld Geschäftsbereich (BTB, OTC),
Warengruppe (OTC) bzw. Produktart (FS) einen Wert erfasst haben.
Die Zielgruppe hat im Vergleich zu einer Selektion folgende Vorteile:
• Zielgruppen sind nicht benutzerbezogen, sondern stehen allen Bearbeitern zur Verfügung.
Über das Modul Rechte kann jedoch eingestellt werden, dass Bearbeiter nur den ihnen
zugewiesenen Teil der Zielgruppe sehen bzw. bearbeiten dürfen.
• Zielgruppen können kommuniziert werden.
• Jede Firma/Person kann im Infobereich Akt.-Zielgruppe einem Bearbeiter zugeordnet
werden.
176 Benutzerhandbuch update.seven win

Anzeige der Zielgruppe zu einer Aktivität

Wählen Sie im Kontextmenü einer Aktivität die Option Akt.-Zielgruppe, um eine Übersicht der
Zielgruppe im Infobereich Akt.-Zielgruppe anzuzeigen und Firmen/Personen neu in die
Zielgruppe aufzunehmen, zu löschen oder inaktiv zu setzen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Inaktiv: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit diese Firma/Person beim Generieren
nicht berücksichtigt wird.
• Generiert: Dieses Kontrollkästchen wird beim Generieren der Zielgruppe aus dem
Selektionsformat automatisch gesetzt. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht.
• Durchgeführt: Dieses Kontrollkästchen wird automatisch gesetzt, wenn entweder ein
Datensatz in den Infobereichen Kontakt, Mailing und/oder Arbeitsauftrag zur Aktivität
generiert wurde und/oder ein Telefonat, Serienbrief, eine Serien-E-Mail, -Fax oder -SMS zur
Aktivität generiert wurde. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht.
• Aktivität: Die aktuelle Aktivität wird angezeigt. Wenn die Zielgruppe über den Infobereich
Akt.-Response erstellt wurde, wird hier die Vorgängeraktivität angezeigt. Wenn die
Zielgruppe direkt von einer Aktivität aus erstellt wurde, wird hier diese Aktivität angezeigt.
• Akt.-Response: Die Response wird angezeigt, die im Infobereich Akt.-Response erfasst
wurde. Bearbeiten Sie dieses Feld nicht hier, sondern im Infobereich Akt.-Response,
Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178.

Kontextmenü

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Aktivität laden: Diese Menüoption ist nur aktiv, wenn der Infobereich Akt.-Zielgruppe von
der Ebene Firma+Person aus geöffnet wurde. Wählen Sie diese Menüoption, um die
ausgewählte Aktivität zu laden.
• Laden: Wählen Sie diese Menüoption, um die Firma/Person zu laden.
• Firma suchen / Person suchen: Diese Menüoptionen sind nur im Neuanlagemodus aktiv.
Wählen Sie diese Menüoption, um nach einer Firma/Person zu suchen, Ö Suchen auf Seite
56.

Anmerkung: Wenn Sie in der Ebene Firma+Person die Menüoption Info Æ Akt.-
Zielgruppe wählen, werden alle Zielgruppen angezeigt, in denen die Firma/Person
enthalten ist.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 177

Zielgruppe bearbeiten

Der Infobereich Zielgruppe bearbeiten steht als spezielle Ansicht für die Nachbearbeitung von
Zielgruppen zur Verfügung. Die Zielgruppen werden nur angezeigt, wenn folgende Bedingungen
erfüllt werden:
• Im Infobereich Akt.-Bearbeiter ist der aktuelle Bearbeiter erfasst und das Kontrollkästchen
Zielgruppe ist aktiviert.
• Das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit fallen in den Zeitbereich der folgenden Felder im
Infobereich Akt.-Durchführung: Datum Bearb.-Start, Zeit Bearb.-Start, Datum Bearb.-Ende
und Zeit Bearb.-Ende.
Um eine Zielgruppe zu bearbeiten:

1 Wählen Sie im Infobereich Aktivität die Option Zielgruppe bearbeiten aus dem
Kontextmenü. Diese Option steht auch im Infobereich Kampagne zur Verfügung, hier
können Sie jedoch nur die Zielgruppe für die in der ausgewählten Kampagne
eingebundenen Aktivitäten bearbeiten.

2 Die Infobereiche Zielgruppe bearbeiten und Akt.-Zielgruppe werden geöffnet.

Angezeigt wird eine Liste aller Aktivitäten, bei denen der Bearbeiter gerade eine Zielgruppe
bearbeiten muss und standardmäßig auch die gesamte Zielgruppe. Ihr Administrator kann
je nach Bedarf definieren, dass nur die Zielgruppe des aktuellen Bearbeiters angezeigt wird,
Ö Desktop im Administratorhandbuch 2 und Rechtemodul im Administratorhandbuch 1.

3 Sie können neue Firmen/Personen erfassen, sowie bestehende löschen oder inaktiv setzen.
Inaktive Datensätze werden bei der Generierung nicht berücksichtigt.

Anmerkung: Es wird empfohlen, Datensätze nicht zu löschen, sondern inaktiv zu setzen. So


wird verhindert, dass ein anderer Bearbeiter den Datensatz, den Sie gelöscht haben, wieder
hinzufügt.
178 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäts-Response
Im Infobereich Akt.-Response können Sie die Responses zu einer Aktivität erfassen sowie
Folgeaktivitäten definieren. Zum Beispiel können Sie nach einem telefonischen Erstkontakt bei
positiver Antwort als Folgeaktivität ein Angebot versenden. Sie können die Häufigkeiten der
Responses hochrechnen, bewerten und diese als Erfolgsmaßstab für Aktivitäten und
Kampagnen flexibel definieren.

Anmerkung: Wenn Sie für ein Mailing eine Response auswählen und eine Folgeaktivität
definieren, wird der aktuelle Benutzer in die Zielgruppe übernommen. Bei Kontakten wird der
Bearbeiter aus dem Infobereich Kontakt übernommen.

Das Katalogfeld Akt.-Responses ist abhängig vom Infobereich Aktivität, daher stehen für eine
Aktivität erfasste Responses nicht bei anderen Aktivitäten zur Verfügung.
Responses dienen sowohl der Kontrolle als auch der Analyse: Einerseits können Sie pro
Response Sollwerte im Feld Anz. Soll definieren und mit den automatisch berechneten Istwerten
im Feld Anz. Soll vergleichen.
Responses können auch als Basis für die Definition der Zielgruppen von Folgeaktivitäten dienen.
Eine Folgeaktivität wird nur ausgeführt, wenn eine bestimmte Response erfasst wurde.
Im Infobereich Akt.-Statistik werden die Istpunkte der einzelnen Responses im Feld PktSumme
Ist berechnet und mit einem im Infobereich Akt.-Statistik im Feld PktSumme Soll definierten
Sollwert verglichen. Dadurch können Sie einen messbaren und flexiblen Erfolg Ihrer Aktivität
definieren. Die Punkte der Aktivität können im Infobereich Akt.-Statistik auch für die
Hochrechnung in der Kampagne gewichtet werden (Felder Gew.PktSumme-Ist und
Gew.PktSumme-Soll). Die Punkte sowie die Gewichtungen werden im Infobereich Kampagne
hochgerechnet, um eine messbare Größe für den Erfolg der gesamten Kampagne zu
bekommen.
Folgende Felder sind beim Erfassen eines neuen Response-Datensatzes im Infobereich Akt.-
Response besonders wichtig:
• Akt.-Response: Geben Sie eine Response ein. Dieses hierarchische Katalogfeld ist abhängig
vom Katalogfeld Aktivität. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können Sie eine Response für
Personen definieren, die nicht auf Ihre Aktivität reagieren.
• Folgeakt.-Nr. / Folgeakt.-Stnr. / Folgeaktivität: Wählen Sie eine Aktivität als Folgeaktivität
aus. Diese Folgeaktivität wird nur ausgeführt, wenn die entsprechende Response im
Infobereich Kontakt oder Mailing erfasst wurde.
Doppelklicken Sie in eines dieser Felder oder drücken Sie Alt+Pfeiltaste, um das Dialogfeld
Suche Aktivität zu öffnen. Sie können die gewünschte Aktivität suchen und dem Datensatz
zuweisen, Ö Aktivitäten suchen auf Seite 164.
• Anz. Soll / Anz. Ist: Im Feld Anz. Soll tragen Sie die geplante Anzahl der Responses ein, die
tatsächliche Anzahl wird dann im Feld Anz. Ist angezeigt.
• Einzelpunkte: Vergeben Sie für diese Response Punkte, z. B. bewerten Sie die Antwort "Ja,
ich komme" mit 5 Punkten.
• Punkte Ist: Tatsächliche Summe der Punkte, die für diese Response berechnet wurden,
ergibt sich auch aus Anz. Ist * Einzelpunkte.
• Code: Geben Sie in diesem Feld eine Nummer ein oder generieren Sie eine Nummer aus
der Kombination von Stationsnummer und Laufnummer mit Hilfe eines Triggers. Diese
Nummer wird für die Response-Verknüpfung in E-Mails benötigt.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 179

Aktivitätsstatistik
Im Infobereich Akt.-Statistik können Sie sich einen Überblick über das Ergebnis der Aktivität
verschaffen und das Ergebnis gewichten. In diesem Infobereich werden die Ist-Punkte der
einzelnen Responses summiert und mit einem Sollwert verglichen.

Anmerkung: Falls das Feld Währung im Infobereich Aktivität geändert wird, müssen Sie
den Datensatz im Infobereich Akt.-Statistik löschen und die Aktivität über die Option
Berechnen im Kontextmenü der Aktivität neu berechnen. Dadurch wird im Infobereich Akt.-
Statistik automatisch ein neuer Datensatz mit der neuen Währung und der korrekten
Berechnung angelegt.

Aktivitätsprotokoll
Nachdem die Aktivität generiert wurde, d. h. Kontakte, Mailings etc. erstellt wurden, wird die
Durchführung im Infobereich Aktivitätsprotokoll angezeigt. Sie können erkennen, welche
Prozesse durchgeführt und wie viele Datensätze angelegt wurden.

Im Feld Ausf.Status wird der Status der Aktivität angezeigt. Folgende Werte sind möglich:
• Erledigt: Die Aktivität wurde korrekt ausgeführt.
• Offen: Die Aktivität wurde gestartet, jedoch nicht korrekt beendet.
180 Benutzerhandbuch update.seven win

Bei einem manuellen Abbruch wird der Status der gerade laufenden Aktivität auf "Fehler"
gesetzt, während alle noch folgenden Aktivitäten den Status "offen" erhalten. Dadurch
können Sie feststellen, welche Aktivitäten abgebrochen wurden und welche noch offen
sind.
• Warnung: Beim Starten der Aktivität ist ein Problem aufgetreten: Es gibt z. B. Firmen in der
Selektion, die inzwischen gelöscht wurden, oder das Benutzerrecht zur Neuanlage von
Kontakten, Mailings oder Arbeitsaufträgen fehlt für einzelne oder alle Firmen.
• Fehler: Beim Starten der Aktivität ist ein Fehler aufgetreten, der ein nochmaliges
Durchführen der Aktivität nicht sinnvoll macht. Es wurde z. B. kein Aktivitätsformat
eingetragen bzw. das eingetragene Format ist beschädigt oder wurde gelöscht bzw. es
wurde keine Steuerdatei eingetragen.
Wenn eine Aktivität den Ausf. Status "offen" oder "Fehler" hat, wird sie nicht erneut
gestartet.

Protokolldatei
Wenn Sie im Infobereich Akt.-Durchführung das Kontrollkästchen Ausf.Protokoll aktiviert haben,
wird täglich im Benutzerverzeichnis eine Protokolldatei angelegt.

Für jede Aktivität gibt es in der Protokolldatei die Abschnitte Info und Summary. Bei Fehlern
werden Fehler zusätzlich im Bereich Errors protokolliert.

Telemarketing-Planung (nur Version BTB)


Nachdem die Aktivität angelegt und die Felder TM-Aktivität und DS-Dauer im Infobereich Akt.-
Durchführung erfasst wurden, kann der Infobereich TM-Planung über das Kontextmenü der
Aktivität geöffnet werden. Hier können Sie Telemarketing-Kontakte für Bearbeiter anlegen. Als
Voraussetzung müssen diese Bearbeiter im Infobereich Akt.-Bearbeiter für diese Aktivität erfasst
sein, im Infobereich Bearbeiter muss das Feld TM-Bearbeiter aktiviert sein, und in den Feldern
Mo von (vorm), Mo bis (nachm) etc. müssen Arbeitszeiten für Telemarketing-Aktivitäten erfasst
sein.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 181

Im linken oberen Teil der Maske werden Informationen zur Aktivität, einschließlich der
durchschnittlichen Dauer und des Aktionsbeginns und -endes angezeigt.
Im rechten oberen Teil der Maske stehen folgende Felder zur Verfügung:
• Vertriebsgruppe: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Kontakte für Firmen, für die
im Infobereich Vertriebsgruppe ein Bearbeiter im Feld TM-Bearbeiter erfasst ist, diesem
Bearbeiter zugeteilt werden sollen, Ö Vertriebsgruppen im Handbuch Business Logic BTB.
Die Anzahl der zugeteilten Telefonkontakte wird nach der Generierung der Kontakte in der
Spalte Anzahl zugeteilt angezeigt.
• Anzahl zugeteilt: Die Anzahl der auf Grund der Vertriebsgruppe zugeteilten Telefonkontakte
wird nach der Vorschau bzw. Generierung der Kontakte in dieser Spalte angezeigt.
• Samstag / Sonntag / Feiertag: Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, wenn die
Telemarketing-Aktivität auch an diesen Tagen ausgeführt werden soll.
Im unteren Teil der Maske werden die aktiven Bearbeiter, die Anzahl der zugeteilten und
verteilten Telefonate, die Gesamtanzahl der Telefonate und das Aktionsende pro Bearbeiter
angezeigt.

Anmerkung: Abhängig von Ihren Rechten werden entweder alle oder nur der aktuelle
Bearbeiter angezeigt, Ö Rechtemodul im Administratorhandbuch 1.

Um eine Telemarketing-Planung zu definieren:

1 Wählen Sie die gewünschten Bearbeiter, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Aktiv
aktivieren.

2 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Selektion laden und wählen Sie eine
Selektion aus.

3 Klicken Sie auf OK.

4 Wenn Sie eine Vorschau der Telefonate erhalten möchten, wählen Sie aus dem
Kontextmenü die Option Vorschau. Ein Meldungsfenster mit dem Status der Ermittlung der
Kundentermine wird angezeigt.
Die Anzahl der Telefonate, der verteilten Telefonate und das jeweilige Aktionsende werden
pro Bearbeiter in den entsprechenden Spalten angezeigt.
Kontakte für Firmen, für die im Infobereich Vertriebsgruppe ein Bearbeiter im Feld TM-
Bearbeiter erfasst ist, werden diesem Bearbeiter zugeteilt und in der Spalte Anzahl zugeteilt
summiert.

5 Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Kontakte anlegen, um Kontakte zu
generieren. Ein Meldungsfenster mit dem Status der Generierung der Kontakte wird
angezeigt.
Die Kontakte wurden generiert und können im Infobereich Kontakt bearbeitet werden.

Anmerkung: Wenn Sie mehrere Bearbeiter ausgewählt haben, von denen einer eine
geringere Arbeitszeit eingetragen hat, werden die Kundentermine trotzdem gleichmäßig auf
alle Bearbeiter verteilt, obwohl die übrigen Bearbeiter ohne den Bearbeiter mit der
geringeren Arbeitszeit die Telemarketing-Aktivität weiterführen könnten.
182 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten generieren
Nach der Definition einer Aktivität und einer Aktivitätsdurchführung legen Sie fest, wie und mit
welchen Ergebnissen die Zielgruppe kontaktiert werden soll.
Um eine Aktivität zu generieren:

1 Wählen Sie die Option Generieren im Kontextmenü der Infobereiche Aktivität oder Akt.-
Durchführung.
Das Dialogfeld zum Generieren wird geöffnet, Ö Dialogfeld zum Generieren auf Seite 182.

2 Wenn im Rahmen der Aktivität Datensätze in den Infobereichen Kontakt, Arbeitsauftrag


und/oder Mailing generiert werden sollen, aktivieren Sie die entsprechenden
Kontrollkästchen.

Anmerkung: Wenn Sie in der Aktivitätsdurchführung Vorgabewerte für Kontakte,


Arbeitsaufträge und Mailings speichern, werden diese Werte in die generierten
Datensätze übernommen.

Kontaktdatensätze werden als Termine der Telemarketing- bzw. Kundenbetreuer angezeigt.


Arbeitsaufträge enthalten Aufgaben, die im Rahmen der regelmäßigen Kundentermine
bearbeitet werden sollen. Mailingdatensätze protokollieren die Aussendung, die Response
und das Ergebnis eines Briefs bzw. einer E-Mail.

3 Definieren Sie, über welchen Kanal Sie die Aktivität durchführen wollen. Wählen Sie dazu
eine oder mehrere Optionen im Bereich Bevorzugter Kanal.

4 Klicken Sie auf Start, um die Daten zu generieren.

Dialogfeld zum Generieren

In der Titelleiste dieses Dialogfelds sehen Sie, welche Aktivität im Infobereich Akt.-
Durchführung und welche Stufe und welche Aktivitätsvariante im Infobereich Aktivität schon
erfasst wurden. Wenn diese Felder nicht erfasst wurden, ist die Titelleiste leer bzw. nur die
Informationen aus den erfassten Feldern werden angezeigt.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 183

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Aktivitätsformat: Hier können Sie das Aktivitätsformat laden und/oder speichern. Wenn
dieses Format im Infobereich Akt.-Durchführung erfasst wurde, wird es übernommen und
hier angezeigt.
Folgende Informationen werden im Aktivitätsformat gespeichert: Bevorzugte Kanäle, ob
Kontakte, Mailings und/oder Arbeitsaufträge generiert werden sollen, die in den
Registerkarten Brief, E-Mail, SMS und Fax erfassten Informationen.

Anmerkung: Das Selektionsformat wird nicht als Teil des Aktivitätsformats gespeichert.
Sie können ein Aktivitätsformat mit verschiedenen Selektionsformaten verwenden.
Wenn Sie hier ein anderes Format auswählen, wird diese Änderung nicht in den
Infobereich Akt.-Durchführung übernommen. Falls aber im Infobereich Akt.-
Durchführung kein Aktivitätsformat erfasst war, wird das Aktivitätsformat von hier
übernommen.

• Selektion/Abfrage: Hier können Sie ein Selektionsformat auswählen.


Anmerkung: Das im Infobereich Akt.-Durchführung ausgewählte Selektionsformat wird
automatisch übernommen.

• Markierte Datensätze / Nicht markierte Datensätze: Über diese Kontrollkästchen können Sie
auswählen, ob markierte oder nicht markierte Datensätze der Selektion verwendet werden
sollen. Falls Sie keine Option auswählen, werden markierte und nicht markierte Datensätze
verwendet, Ö Datensätze markieren auf Seite 245.

Anmerkung: Die im Infobereich Akt.-Durchführung ausgewählte Einstellung wird


automatisch übernommen.

• Bevorzugter Kanal: In diesem Bereich definieren Sie, über welchen Kanal bzw. welche
Kanäle Sie die Aktivität generieren möchten. Zur Verfügung stehen folgende Kanäle:
Telefon, Brief, E-Mail, SMS, Fax.
o Wählen Sie in der Spalte Fix einen Kanal aus, der immer verwendet werden soll.
o Wählen Sie in der Spalte Variabel einen oder mehrere Kanäle aus. Dadurch werden
Personen über den im Infobereich Person eingetragenen bevorzugten Kanal
kontaktiert.
o In der Spalte Reihenfolge kann die Priorität der Kanäle für die Personen festgelegt
werden, bei denen ein anderer Kanal als der unter Variabel ausgewählte angegeben
ist.
Bei variablen Kanälen wird für jede Person folgendes geprüft:
o Ist im Feld Bevorzugter Kanal im Infobereich Person ein Kanal erfasst?
o Ist die notwendige Information erfasst, um die Person über den entsprechenden Kanal
anzusprechen, d. h. ist z. B. beim Kanal "E-Mail" eine E-Mail-Adresse im Infobereich
Person erfasst?
Wenn mindestens eine dieser Bedingungen zutrifft, werden die Kanäle nach der in der
Spalte Reihenfolge festgelegten Reihenfolge geprüft.
• Generieren: Wählen Sie aus, welche Art von Datensätzen Sie generieren möchten:
Kontakte, Arbeitsaufträge und/oder Mailingdatensätze.
Wenn Sie keinen oder einen fixen Kanal auswählen, wählen Sie durch Aktivieren des
entsprechenden Kontrollkästchens, welche Art von Datensätzen Sie generieren möchten.
Für den Kanal "Telefon" ist z. B. "Kontakt" typisch.
Wenn Sie variable Kanäle auswählen, aktivieren Sie alle möglichen Optionen. Je nach Kanal
wird eine andere Auswahl getroffen:
o Für den Kanal "Telefon" werden zuerst Kontakte, dann Arbeitsaufträge generiert.
o Für die übrigen Kanäle besteht folgende Priorität: Mailing, Kontakt, Arbeitsauftrag.
184 Benutzerhandbuch update.seven win

Im unteren Bereich steht Ihnen pro Kanal (außer für den Kanal "Telefon") eine
Registerkarte zur Verfügung, in der Sie weitere Einstellungen treffen können, Ö
Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren auf Seite 184.

Anmerkung: Wenn Sie in der Aktivitätsdurchführung Vorgabewerte für Kontakte,


Arbeitsaufträge und Mailings speichern, werden diese Werte in die generierten
Datensätze übernommen.

• Datensätze: Die Anzahl der generierten Datensätze.


• Start / Abbrechen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um das Generieren von
Kontakten, Mailings, Arbeitsaufträgen, Serienbriefen, -SMS, -Fax bzw. -E-Mails zu starten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, um das Generieren der Datensätze zu
unterbrechen.
Die bis dahin im Feld Datensätze gezählten Kontakte, Mailings und Arbeitsaufträge können
Sie durch den Abbruch nicht mehr rückgängig machen. Sie können sie jedoch löschen,
indem Sie die Aktivität löschen oder die Kontextmenüoptionen Kontakt bearbeiten, Mailing
bearbeiten und/oder Arb.Auftr. bearb. wählen und die Datensätze einzeln löschen.
Alternativ kann der Administrator einen Trigger einrichten, der alle Kontakte, Mailings bzw.
Arbeitsaufträge zu einer Aktivität löscht. Sie sollten jedoch beachten, dass z. B. generierte
E-Mails eventuell bereits angekommen sind und ein Löschen der Mailingdatensätze nicht
sinnvoll ist.

Anmerkung: Informationen über den Versand von E-Mails können als Mailing- oder
Kontaktdatensätze vom Typ "E-Mail" generiert werden.

Registerkarten des Dialogfelds zum Generieren


In den Registerkarten Brief, E-Mail, SMS und Fax können Sie definieren, wie Mailings, Serien-E-
Mails, Serien-SMS-Nachrichten und Serien-Fax-Nachrichten generiert werden sollen.
Einige Einstellungen wie die Steuerdatei, Dateiformate, Dateianlagen usw. werden aus dem
Infobereich Aktivitätsdurchführung übernommen, Ö Felder des Infobereichs
Aktivitätsdurchführung auf Seite 166 und Registerkarte Versenden auf Seite 169.

Anmerkung: Es ist nicht möglich, direkt von update.seven aus Fax-Nachrichten zu


versenden. Diese müssen Sie über eine externe Software versenden. Je nach
Bearbeitungsart der externen Software wird entweder eine Steuerdatei oder ein Serienbrief
erstellt.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


• Übergabefelder: Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Laden ein Übergabeformat aus, Ö
Formate speichern, laden und löschen auf Seite 87. Bei der Auswahl eines
Übergabeformats werden in der Steuerdatei pro Datensatz alle Felder ausgegeben, die im
angegebenen Übergabeformat enthalten sind.
Übergeben Sie dieselben Felder zusätzlich vorher mit der Menüoption Extras Æ Verbindung
mit Textverarbeitung an das Serienbriefdokument. dann können Sie weitere Felder aus
allen Infobereichen in Ihren Serienbrief integrieren.
Mit den drei Dropdown-Listen Firma, Person, Firma und Zusatzadresse wird definiert,
welche Etiketten zu verwenden sind, falls Etikette zur Firma und Person fehlen.
• Firma, Person: Fehlt der Etiketteintrag zur Person, wird das Etikettformat der Firma
verwendet. Wenn auch die Firma keinen Etiketteintrag enthält, wird das erste Etikett in
dieser Dropdown-Liste verwendet.
• Firma: Fehlt die Person zu einer Firma, wird das Etikettformat der Firma verwendet. Wenn
die Firma keinen Etiketteintrag enthält, wird das erste Etikettformat in dieser Dropdown-
Liste verwendet.
Anmerkung: Bei der Aktivierung von beiden Dropdown-Listen werden fehlende
Etiketteinträge zur Person UND fehlende Personen zur Firma (d. h. Personenetiketts)
abgefangen, z. B. Firma/Person=c/o Etikett & Firma=Firma Std.-Etikett.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 185

• Zusatzadresse: Verwendet das hier ausgewählte Zusatzadressformat der aktuellen Firma,


wie es im Infobereich Zusatzadresse definiert ist, z. B. Lieferadresse. Wenn keine
Zusatzadresse definiert ist, wird das Etikettformat zur Person eingesetzt.
Serien-E-Mails werden nur an Firmen bzw. Personen versendet, bei denen eine E-Mail-
Adresse eingetragen ist. Dabei werden die E-Mail-Felder in folgender Reihenfolge
verwendet:
Für Personen:
1. E-Mail1
2. E-Mail2
3. Wenn bei Zusatzadresse ein Adresstyp eingetragen ist, die E-Mail-Adresse der
zugehörigen Firma (Ermittlung wie unten).
Für Firmen:
1. Wenn bei Zusatzadresse ein Adresstyp ausgewählt ist (z.B. Lieferadresse) und für die
Firma im Infobereich Zusatzadresse eine Zusatzadresse dieses Adresstyps existiert,
wird die dort eingetragene E-Mail-Adresse verwendet.
2. E-Mail1
3. E-Mail2
Wenn in diesen Feldern keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, wird an diese Firma bzw.
Person keine E-Mail versendet.

Anmerkung: Sie können auch für E-Mails eine Steuerdatei erstellen lassen. Diese
Steuerdatei enthält jedoch nur den letzten generierten Datensatz.

• Zugeteilte Etikette ignorieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Etikettformate,


die zur Firma und/oder Person definiert wurden, durch ein einheitliches Etikettformat zu
überschreiben.
Fehlt jedoch eine Person zur Firma, wird automatisch das bei der Firma eingetragene
Etikettformat verwendet.
• Sprachentransformation: Geben Sie an, ob Etikettformate bzw. Anrede- und Grußformen
bei der Kommunikation in die jeweilige Landessprache transformiert werden.

Satzformat
• Variable oder fixe Feldlängen: Legen Sie fest, ob die Datensätze mit fixen Feldlängen oder
durch Feldtrennzeichen getrennt ausgegeben werden.
• Datensätze nummerieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die ausgegebenen
Datensätze in der Steuerdatei fortlaufend zu nummerieren.
• Trennzeichen: Wählen Sie die Trennzeichen zwischen den einzelnen Datensätzen und
zwischen den einzelnen Feldern bei variablen Längen. Sie können auch angeben, ob die
Felder zusätzlich am Beginn und Ende des Eintrags gekennzeichnet sind.
Mit der Pfeilschaltfläche öffnen Sie eine Vorschlagliste. Sie können jedoch auch andere
Zeichen eingeben.
• Standardeinstellung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die in dieser
Registerkarte getroffenen Einstellungen als Standardeinstellungen gespeichert werden und
auch in den übrigen Registerkarten verwendet werden können.
• Übergabe an Textverarbeitung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Mailings bzw. E-
Mails an das Textverarbeitungsprogramm zu übergeben. Der Serienbrief bzw. die Serien-E-
Mail kann in eine Datei oder direkt auf den Drucker ausgegeben werden.
186 Benutzerhandbuch update.seven win

Aktivitäten nachbearbeiten
Nach dem Generieren von Kontakten, Mailings bzw. Arbeitsaufträgen kann die Aktivität jederzeit
nachbearbeitet werden:
• Kontakte, Mailingdatensätze bzw. Arbeitsaufträge können zur Aktivität hinzugefügt werden.
Ebenso können Sie Events manuell einer Aktivität zuordnen.
• Kontakte, Mailingdatensätze bzw. Arbeitsaufträge können aus der Aktivität gelöscht
werden.
• Eine Aktivität kann nachträglich einer Kampagne zugeordnet werden.

Generierte Datensätze bearbeiten und löschen


Um generierte Datensätze zu bearbeiten:

1 Kehren Sie zur bereits angelegten Aktivität zurück.

2 Im Infobereich Akt.-Statistik werden die geplanten Kontakte, Mailings bzw. Arbeitsaufträge


angezeigt.

3 Klicken Sie auf die gewünschte Kontextmenüoption: Kontakt bearbeiten für Kontakte,
Arb.Auftr. bearb. für Arbeitsaufträge bzw. Mailing bearbeiten für Mailings.

4 Der Infobereich Kontakt, Mailing bzw. Arbeitsauftrag wird geöffnet, wobei die dazugehörige
Aktivität und eventuell die Kampagne angezeigt wird.

Wenn Sie die Schaltfläche Liste in der Kopfzeile wählen, werden alle generierten Datensätze
aufgelistet.

5 Ändern Sie die Datensätze nach Wunsch, und speichern Sie.


Oder verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um den Datensatz zu löschen.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 187

6 Wenn Sie einen Kontakt-, Arbeitsauftrags- oder Mailingdatensatz bearbeitet haben und
wieder zur dazugehörigen Aktivität zurückkehren, wird die Änderung (z. B. geänderter
Status) im Infobereich Akt.-Statistik angezeigt.

Response-Erfassung

Die Response-Werte der Aktivität werden im Infobereich Akt.-Response definiert und in den
Infobereichen Kontakt, Mailing bzw. Arb.Auftr. erfasst, Ö Aktivitäts-Response auf Seite 178. Zur
Verfügung stehen dabei die Katalogfelder Akt. R1 bis Akt. R5, die hierarchische Felder zur
Aktivität sind. Das bedeutet, dass es zu jeder Aktivität eigene Einträge im Katalog Akt.
Response gibt.
Im Infobereich Akt.-Response gibt es auch die Möglichkeit, Personen durch Erfassen der
Response direkt in die Zielgruppe einer Folgeaktivität überzuführen, Ö Aktivitäts-Response auf
Seite 178. Wenn Sie im Infobereich Akt.-Response für eine Response eine Folgeaktivität
eintragen, wird die Firma bzw. Person an die Folgeaktivität weitergeleitet (d. h. ein
Zielgruppendatensatz wird erstellt), sobald Sie in einem Kontakt, Mailing oder Arbeitsauftrag die
Response in einem der Felder Akt.R1 bis Akt.R5 eintragen.

Datensätze einer Aktivität manuell zuordnen


Wenn Sie einige Kunden zusätzlich in Ihre Aktivität mit einbeziehen und manuell erstellte
Kontakte, Mailings, Arbeitsaufträge oder Events einer Aktivität zuordnen möchten, verwenden
Sie entweder das Dialogfeld Suche Aktivität oder die Suchmaske, Ö Aktivitäten suchen auf Seite
164 und Suchmaske auf Seite 58.
Um über das Dialogfeld Suche Aktivität eine Suche durchzuführen:

1 Wechseln Sie zu der Firma bzw. Person, für die Sie einen Datensatz anlegen möchten.

2 Wechseln Sie in den entsprechenden Infobereich, und erstellen Sie einen Datensatz.

3 Doppelklicken Sie nun in das Feld Akt.-StNr. (Aktivitäts-Stationsnummer) oder Akt.-Nr.


(Aktivitätsnummer), oder klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand des Feldes.
Das Dialogfeld Suche Aktivität wird geöffnet.

Für die Suche über die Suchmaske klicken Sie auf das Symbol neben dem Referenzfeld
für die Aktivität, ->Aktivität. Bei dieser Variante können Sie auch nach dem
Aktivitätsschlüssel suchen.

4 Suchen Sie die gewünschte Aktivität und markieren Sie sie.

5 Klicken Sie auf OK, um den Datensatz der Aktivität zuzuordnen.


Damit werden die Aktivitätsnummer, die Stationsnummer der Aktivität, die Aktivität und die
Aktivitätsvariante in den Datensatz übernommen.

Anmerkung: Wenn Sie manuell Werte in die Felder Aktivität, Stufe und Akt.Variante
eintragen, gilt dies nicht als Zuordnung zu einer Aktivität. Verwenden Sie das Dialogfeld
Suche Aktivität, um einen Datensatz mit der Aktivität zu verknüpfen.

Aktivität nachträglich einer Kampagne zuordnen


Um eine Aktivität nachträglich einer Kampagne zuzuordnen:

1 Klicken Sie in der Aktivitätsmaske auf Suchen ( ) neben dem Feld Kampagne.

2 Bestimmen Sie die Suchkriterien anhand der Felder und Vergleichswerte.

3 Klicken Sie auf Suchen ( ).

4 Wählen Sie aus der Liste Ergebnisse eine Kampagne aus und klicken Sie auf OK.
188 Benutzerhandbuch update.seven win

Die kampagnenbezogenen Felder der Aktivität werden automatisch geändert. In abhängigen


Kontakt- und Mailingdatensätzen werden aus Performancegründen allerdings die Felder
Kamp.Stnr und Kamp.Nr. nicht aktualisiert. Diese Änderung können Sie mit Hilfe eines Triggers
realisieren, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.

Generierte Datensätze berechnen


Sobald eine Aktivität nachbearbeitet und die Ergebnisse in die Kontakt-, Arbeitsauftrags- bzw.
Mailingmasken eingetragen wurden, können die Ergebnisse im Infobereich Akt.-Statistik
berechnet werden.

1 Wechseln Sie in den Infobereich Aktivität, und wählen Sie die gewünschte Aktivität.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Berechnen.


Nach dem Berechnen werden die Ergebnisse, die Sie in den Mailing-, Arbeitsauftrags- bzw.
Kontaktdatensätzen der einzelnen Personen eingetragen bzw. automatisch generiert haben,
aktualisiert.

Vorlagen
Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für Kampagnen und Aktivitäten anzulegen. Mit Vorlagen
definieren Sie allgemeine Kampagnen und Aktivitäten, die in verschiedenen Situationen
verwendet werden können und Ihnen das Design von strukturierten Kampagnen erleichtern.
Eine Kampagnenvorlage enthält Details über alle Aktivitäten der Kampagne.
Aktivitätsvorlagen können nur im Kampagnendesigner und in der Kampagnenplanung
verwendet werden, Ö Kampagnendesigner auf Seite 154 und Kampagnenplanung auf Seite
151.
Im folgenden Beispiel wird eine jährliche Weihnachtskampagne als Vorlage erstellt. So kann
jedes Jahr eine ähnliche Struktur verwendet werden, Änderungen von Jahr zu Jahr sind aber
ebenfalls möglich.
Kapitel 7 Kampagnenmanagement 189

Kampagnenvorlagen
Um festzulegen, dass eine Kampagne als Vorlage verwendet werden soll:

1 Öffnen Sie die Kampagne.

2 Setzen Sie den Wert Kamp.-Status auf "Vorlage".

Anmerkung: Sie können jede Kampagne als Vorlage verwenden, nicht nur jene, deren Wert
für Kamp.-Status auf "Vorlage" gesetzt wurde. Trotzdem macht es Sinn, Kampagnen, die als
Vorlage gedacht sind, auch als solche zu kennzeichnen.

Aktivitätsvorlagen
Um festzulegen, dass eine Aktivität als Vorlage verwendet werden soll:

1 Öffnen Sie die Aktivität.

2 Setzen Sie den Wert Akt.-Status der Aktivität in einer Kampagne auf "Vorlage".

Daten, die sich auf die Kampagne beziehen, sollten nicht manuell eingegeben werden
(Felder Kamp.-Status, Kamp.-Schlüssel, Kamp.-Typ, Akt.-Kamp.-Start, Akt.-Kamp.-Ende).
Diese Felder werden automatisch vom Datensatz der Kampagne übertragen, wenn Sie mit
der Vorlage eine Aktivität zu einer Kampagne hinzufügen.

3 Geben Sie Daten in die anderen aktivitätsbezogenen Infobereiche ein (Akt.-Durchführung,


Akt.-Response, Akt.-Bearbeiter etc.).

Verwendung von Vorlagen


Um Vorlagen zu verwenden:

1 Wechseln Sie im Infobereich Kampagne zu der Kampagne, die Sie als Vorlage verwenden
wollen.

2 Wählen Sie Kampagnenplanung aus dem Kontextmenü.

3 Wählen Sie die Option Vorlage.

4 Geben Sie das Startdatum der Kampagne ein.


Alle Daten der Kampagne werden um den entsprechenden Betrag verschoben. Wenn Sie
zum Beispiel eine Vorlage im folgenden Jahr verwenden wollen, ändern Sie das Startdatum
auf genau ein Jahr nach dem Datum, das in der Vorlage angezeigt wird.
190 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Um Aktivitätsvorlagen zu verwenden, wechseln Sie zum Infobereich Kampagnendesign und


fügen Sie eine neue Aktivität hinzu, indem Sie das Kästchen Aktivität zur gewünschten
Position ziehen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die gewünschte Vorlage
aus einer Liste auswählen.

6 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.


191

KAPITEL 8
Umfragen
Umfragen bei Kunden stellen ein wichtiges Instrument im Telefonmarketing und für Call Center
dar.
update.seven bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
• Erstellen von Fragebogen mit vordefinierten Antworten
• Verzweigungen anhand von gegebenen Antworten sowie Kundendaten
• Definition von Zusatzinformationen zu den Fragen, Konfiguration von Mussfragen,
Standardantworten etc.
• Vorgabe von Antworten, Verwenden von Katalogen der Datenbank oder Verwenden des
Kalenders für Datumsfragen
• Aktualisieren von Datensätzen aufgrund der gegebenen Antworten
• Neuanlage von Datensätzen in firmen- und personenabhängigen Infobereichen aufgrund
der gelieferten Antworten (z. B. neuer Kontakt)
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen Fragebogen erstellen und wie Sie Umfragen
entweder einzeln oder im Rahmen einer Aktivität durchführen.

Fragebogen
Der Infobereich Fragebogen ist ein unabhängiger Infobereich.

Mit der Schaltfläche Neu legen Sie einen neuen Fragebogen an. Im Textfeld können Sie eine
Kurzbeschreibung des Fragebogens angeben, die später während der Umfrage zu sehen ist.
Wenn Sie keine Kurzbeschreibung eingeben, enthält der Fragebogen keine erste Seite, d.h. er
beginnt mit der ersten Frage.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Fragen einzeln: Aktivieren Sie dieses Feld, damit die Fragen eines Fragebogens in der
festgelegten Reihenfolge und nicht in beliebiger Abfolge bearbeitet werden können. Sie
können also nicht beliebig zwischen den einzelnen Fragen springen, sondern erst nach
Beantwortung der aktuellen Frage zur nächsten wechseln.
• Max. Punkte: Dieses Feld steht Ihnen im Maskenzusatz des Infobereichs Fragebogen zur
Verfügung. Hier wird die maximal erreichbare Punkteanzahl automatisch eingetragen. Sie
ergibt sich aus der Summe der maximalen Punkteanzahl aller Fragen.
• Mit der Option Drucken können Sie den Fragebogen mit Fragen und Antworten ausdrucken.
Alternativ können Sie einen Fragebogen auch mit der Funktion Übergabe an
Textverarbeitung an ihre Textverarbeitung übergeben.
192 Benutzerhandbuch update.seven win

Fragen und Antworten


Sie können zu einem Fragebogen beliebig viele Fragen erstellen.
Um Fragen zu erstellen:

1 Öffnen Sie einen Fragebogen oder erstellen Sie einen neuen.

2 Wählen Sie die Option Fragen im Kontextmenü.


Der Infobereich Fragen wird angezeigt.

3 Geben Sie in das Feld Frage Nr. eine Nummer ein. Das Feld Frage Nr. bestimmt, in welcher
Reihenfolge die Fragen im Fragebogen angezeigt werden. Wenn im Infobereich Fragebogen
das Feld Fragen einzeln aktiviert ist, können die Fragen nur in der vorgegebenen
Reihenfolge beantwortet werden. Andernfalls ist es möglich, zwischen den Fragen zu
wechseln und sie in beliebiger Reihenfolge zu bearbeiten.

Anmerkung: Die höchstmögliche Fragennummer beträgt "255".


Es wird empfohlen, die Fragen nicht fortlaufend mit "1,2,3,...", sondern mit
"10,20,30,..." zu nummerieren, um beliebig Fragen einfügen zu können.

4 Geben Sie im Feld Gewichtung einen Prozentwert an. Dieser Wert bestimmt, welche
Auswirkung die Punkteanzahl der Antworten in der Gesamtbewertung haben wird. Wenn
Sie z.B. "200%" eingeben, wird die Punktezahl verdoppelt, und somit hat die Frage doppelt
so großen Einfluss auf das Gesamtergebnis wie Fragen mit der Gewichtung "100%".

5 Mit den weiteren Optionen können Sie die Antworten definieren:


o Als Textfelder, in die Sie freien Text eingeben können
o Als Optionsfelder, aus denen Sie eine Möglichkeit auswählen können
o Als Kontrollkästchen, aus denen Sie mehrere Antworten auswählen können
o Als Felder aus der Datenbank (z. B. Katalogfelder oder Datumsfelder)

Allgemeine Optionen für Fragen und Antworten


Folgende Optionen des Infobereichs Fragen stehen Ihnen bei der Definition und Gliederung von
Fragen und Antworten für alle Varianten zur Verfügung:
• Neuer Abschnitt: Mit Hilfe dieses Kontrollkästchens kann der Fragebogen in Abschnitte
untergliedert werden. Für jeden neuen Abschnitt definieren Sie eine Frage, tragen im Feld
Frage die Bezeichnung des Abschnitts ein, und aktivieren das Kontrollkästchen Neuer
Abschnitt.
Kapitel 8 Umfragen 193

Beispiel: Sie definieren einen Fragebogen mit 6 Fragen, der in 2 Abschnitte unterteilt ist.
Der erste Abschnitt erhält die Fragenummer "10", und die folgenden drei Fragen erhalten
die Nummern "20", "30" und "40". Der zweite Abschnitt wird mit der Fragenummer "50"
definiert, die Fragen in diesem Abschnitt mit den Nummern "60", "70" und "80".
• Zusatzinfo: In dieses Textfeld können Sie Zusatzinformationen (z. B. Erklärungen oder
Kommentare) zu einer Frage erfassen. Diese Information wird im Fragebogen unterhalb
der Frage angezeigt.

• Muss-Antwort: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Muss-Antwort, wenn eine Frage


zwingend beantwortet werden muss. Die zugehörige Frage ist als Mussfrage
gekennzeichnet.

Die Umfrage kann nicht gespeichert werden, wenn diese Frage nicht beantwortet wird.
Wenn in einem Fragebogen eine Mussfrage definiert ist, stehen unten im Fragebogen
Schaltflächen zur Verfügung, mit denen Sie zwischen den Mussfragen blättern können.

• Standardantwort: Geben Sie im Feld Standardantwort die Nummer einer der definierten
Antworten auf eine Frage ein. Diese Antwort wird standardmäßig für diese Frage
vorgeschlagen, kann jedoch geändert werden.
Sie können keine Standardantwort vorgeben, wenn das Kontrollkästchen Antwort
bearbeiten aktiviert ist.
• Nicht anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht anzeigen, wenn eine Frage im
Fragebogen übersprungen werden soll.
Diese Option können Sie verwenden, wenn der Fragebogen Fragen enthält, die nicht mehr
oder noch nicht relevant sind, oder wenn Sie mit diesen Fragen "im Hintergrund" einen
Datensatz anlegen möchten, Ö Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen
auf Seite 198.
• Punkte: Wenn Sie bei einer Frage mit vordefinierten Antworten arbeiten, können Sie jeder
Antwort eine Punktezahl zuordnen. Aus diesen Punktezahlen errechnet update.seven
automatisch die maximal erreichbare Anzahl an Punkten bei dieser Frage (das Feld Max.
Punkte).
Der Eintrag 100% im Feld Gewichtung bedeutet, dass die Punkte dieser Frage bei der
Auswertung der Umfrage einfach gezählt werden. Der Eintrag 200% würde dazu führen,
dass sie doppelt gezählt werden, der Eintrag 50%, dass sie die Hälfte zählen.

Antworten als Optionsfelder anzeigen


Sie können eine Frage erstellen, bei der aus mehreren vorgegebenen Antworten eine
ausgewählt werden kann.
Um mehrere Antworten als Optionsfelder anzuzeigen:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Stellen Sie sicher, dass die beiden logischen Felder Mehrere Antw. und Antwort Bearbeiten
deaktiviert sind.
194 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Speichern Sie Ihre Frage.

4 Wählen Sie im Infobereich Fragen die Kontextmenüoption Antwort.


Der Infobereich Antwort wird angezeigt. Hier können Sie beliebig viele Antworten für die
Frage erstellen. Die Nummer der Antwort bestimmt die Reihenfolge im Fragebogen.

5 Kehren Sie in den Infobereich Fragen zurück. Das Feld Max. Punkte enthält die höchste
Punktezahl aus den Antworten.

Die möglichen Antworten werden im Fragebogen als Optionsfelder angezeigt.

Antworten als Kontrollkästchen anzeigen


Sie können zu Fragen auch Antworten, bei denen Mehrfachnennungen möglich sind, erstellen.
Diese Mehrfachantworten können Sie als Kontrollkästchen anzeigen lassen.
Um mehrere Antworten als Kontrollkästchen anzuzeigen:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Aktivieren Sie das logische Feld Mehrere Antw.

3 Speichern Sie Ihre Frage.

4 Wählen Sie im Infobereich Fragen die Kontextmenüoption Antwort.


Kapitel 8 Umfragen 195

Der Infobereich Antwort wird angezeigt. Hier können Sie beliebig viele Antworten für die
Frage erstellen. Die Nummer der Antwort bestimmt die Reihenfolge im Fragebogen.

5 Kehren Sie in den Infobereich Fragen zurück. Das Feld Max. Punkte enthält die höchste
Punktezahl aus den Antworten.
Die möglichen Antworten werden als Kontrollkästchen angezeigt.

Antworten als Textfelder anzeigen


Sie können Antworten auch in Textfelder eingeben lassen.
Um Antworten als Textfelder anzuzeigen:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.

3 Speichern Sie Ihre Frage.


Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist
deaktiviert.

Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen


Sie können zu Fragen auch Antworten als Felder aus der Datenbank anzeigen lassen:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.


196 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das
gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.

4 Speichern Sie Ihre Frage.


Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist
deaktiviert. Als Antwort wird für Katalogfelder der Katalog geöffnet.

Antwort lesen und zurückschreiben


Sie können als Antwort auf eine Frage des Fragebogens den Feldinhalt eines Feldes aus der
Firma oder Person wählen, von der die Umfrage abhängig ist. Die Antwort weist nicht nur die
gleiche Formatierung wie das gewählte Feld auf, sondern auch den Eintrag im Feld des
jeweiligen Datensatzes.

Anmerkung: Es werden nur Werte in der Datenbank aktualisiert, die aus Fragen stammen,
die beantwortet wurden. Eventuell vorhandene Standardantworten oder leere Antworten aus
nicht beantworteten Fragen überschreiben die Werte in der Datenbank nicht.

Um Antworten in der Datenbank zu lesen und zurückzuschreiben:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Antwort bearbeiten und Antwort lesen.

3 Wenn Sie das Kontrollkästchen Antwort speichern aktivieren, werden eventuelle


Änderungen der vorgegebenen Antwort in der Datenbank aktualisiert.

4 Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das
gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.
Kapitel 8 Umfragen 197

5 Speichern Sie Ihre Frage.

Fragebogen mit Verzweigungen


Sie können abhängig von den Antworten auf eine Frage verschiedene Folgefragen definieren.
Zur Verzweigung von Fragebogen steht Ihnen sowohl im Infobereich Fragen als auch im
Infobereich Antwort das Feld Folgefragenr. zur Verfügung.
• Wenn Sie im Infobereich Fragen bei einer Frage eine Folgefragenummer angeben, folgt
diese Frage, unabhängig von der gewählten Antwort.
• Wenn Sie im Infobereich Antwort bei einer Antwort eine Folgefragenummer eingeben, folgt
diese Frage nur, wenn die betreffende Antwort gewählt wird. Andernfalls wird als nächstes
die Frage angezeigt, die im Feld Folgefragenr. des Infobereichs Fragen angezeigt wird bzw.
die Frage mit der darauf folgenden Nummer.
Die Option Folgefragenr. im Infobereich Antwort ist nur wirksam, wenn das Kontrollkästchen
Mehrere Antworten im Infobereich Fragen nicht aktiviert ist, d. h. keine Mehrfachantwort
möglich ist.
Die Folgefragennummer muss immer eine höhere Zahl sein als die der aktuellen Frage, d. h. die
Fragen des Fragebogens werden immer in aufsteigender Reihenfolge durchgeführt.
Fragen mit Verzweigungen werden im Fragebogen auch optisch hervorgehoben:
198 Benutzerhandbuch update.seven win

Beispiel:
Die Frage Nr. 50 Ihres Fragebogens lautet: "Hat Sie das Produkt zufrieden gestellt?" Dazu
stehen die Antwort 1 "Ja" und die Antwort 2 "Nein" zur Verfügung. Wenn die Frage mit "Nein"
beantwortet wird, soll mit der Frage Nr. 55 ("Warum?") und anschließend unabhängig von der
Antwort mit der Frage Nr. 60 fortgesetzt werden. Wenn mit "Ja" geantwortet wird, soll sofort
mit der darauf folgenden Frage Nr. 60 fortgefahren werden. Tragen Sie dazu bei der Antwort
Nr. 2 ("Nein") im Feld Folgefragenr. die Zahl "55" ein und bei der Frage Nr. 55 die Folgefragenr.
"60".

Sie können auf beliebig vielen Ebenen komplexe Verzweigungen anlegen. Die Fragebogen
müssen nicht wieder zusammengeführt werden, sondern können auf mehreren Ebenen
ablaufen.

Anmerkung: Bei verzweigten Fragebogen, bei denen die letzte Frage oftmals nicht die mit
der höchsten Nummer ist, empfiehlt es sich, bei der letzten Frage im Feld Folgefragenr. eine
möglichst hohe Nummer anzugeben, zu der keine Frage existiert, z. B. "255". Da es keine
Frage mit dieser Nummer gibt, endet der Fragebogen.

Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen


Sie können auf Grund der gewählten Antworten einen neuen Datensatz in einem firmen- oder
personenabhängigen Infobereich anlegen. Dabei können die nötigen Daten für die Anlage des
Datensatzes in mehreren Fragen gesammelt werden.
Um auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anzulegen:

1 Klicken Sie im Infobereich Fragen auf die Registerkarte Antwort.

2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort bearbeiten.

3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Neuanlage und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Neuanlage.

4 Wählen Sie im Feld Infobereich den gewünschten Infobereich und im Feld Feld das
gewünschte Feld aus dem gewählten Infobereich aus.

5 Speichern Sie Ihre Frage.


Fragen dieser Art erhalten keine Punkte, und die Option Antwort im Kontextmenü ist
deaktiviert.

Beispiel
Zu der Person oder Firma, von der die Umfrage abhängig ist, soll ein neuer Kontaktdatensatz
mit folgenden Informationen angelegt werden: Datum, Beginnzeit und Endzeit des Kontakts,
Kontakttyp.
Kapitel 8 Umfragen 199

Um diese Informationen zu erlangen, könnte der Fragebogen beispielsweise folgende Fragen


enthalten:

Frage Antwortfeld
(Infobereich Kontakt)

Wann möchten Sie von uns kontaktiert werden? Feld Datum

Um wie viel Uhr soll der Kontakt stattfinden? Feld Zeit

Wie viel Zeit können Sie für uns erübrigen? Feld Dauer

Auf welchem Weg möchten Sie von uns kontaktiert werden? Feld Kontakt
Auf Basis dieser Informationen wird nach dem Speichern des Fragebogens (mit der Schaltfläche
Beenden) ein Kontaktdatensatz für die betreffende Firma/Person mit den oben genannten
Kontaktdaten angelegt. Im Feld Bearbeiter wird der aktuell angemeldete Bearbeiter erfasst.

Anmerkung: Datensätze werden nur beim erstmaligen Ausführen der Umfrage angelegt.

Sie können innerhalb eines Fragebogens zwei separate Datensätze für den gleichen Infobereich
generieren (z. B. zwei Kontaktdatensätze). Aktivieren Sie dazu ab der Frage, die für die Anlage
eines zweiten Datensatzes herangezogen werden soll, und bei allen folgenden zu diesem
Datensatz gehörenden Fragen statt des Kontrollkästchens Neuanlage das Kontrollkästchen
Neuanlage separat.

Umfrage-Analyse für Fragen


Aus der Ebene Fragen können Sie über die Kontextmenüoption Umfrage-Analyse eine Übersicht
aller Umfrageergebnisse zur aktuellen Frage anzeigen.

Umfrage
Der Infobereich Umfrage ist 1:n von der Person oder Firma abhängig, d. h. einer Firma oder
Person können mehrere Umfragen zugeordnet werden. Die Zuordnung ist davon abhängig, ob
die Menüoption Datei Æ firmenbezogen oder Datei Æ personenbezogen gewählt wird.
Nachdem Sie einen Fragebogen erstellt haben, können Sie diesen für Umfragen verwenden. Der
eindeutige Schlüssel für einen Umfragedatensatz besteht aus Fragebogen und Datum. Das
bedeutet, Sie können einen Fragebogen mehrmals für eine Umfrage bei einer Person
verwenden - allerdings nicht am gleichen Tag.
200 Benutzerhandbuch update.seven win

Um einen Fragebogen einer Umfrage zuzuordnen:

1 Öffnen Sie die Ebene Umfrage.

2 Wählen Sie im Feld Fragebogen den gewünschten Fragebogen aus.

3 Im oberen Textfeld können Sie eine Bemerkung zu dieser Umfrage einfügen, im unteren
wird der Text des Fragebogens angezeigt.

Durchführen der Umfrage


Um eine Umfrage durchzuführen:

1 Öffnen Sie eine Umfrage.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Fragebogen.


Der Fragebogen wird gestartet.

3 Gehen Sie mit Hilfe der Schaltflächen durch den Fragebogen, und beantworten Sie die
Fragen, Ö Ansicht und Gliederung des Fragebogens auf Seite 200.

4 Speichern Sie den Fragebogen mit der Schaltfläche Beenden.


Gespeicherte Umfragen können später weiter bearbeitet werden.

Ansicht und Gliederung des Fragebogens


Ein Fragebogen ist in drei Blöcke unterteilt:
Kapitel 8 Umfragen 201

• Im oberen Block des Fragebogens wird angezeigt, in welchem Abschnitt Sie sich befinden.
Falls es eine erste Seite gibt, wird hier im oberen Block der Eintrag "Fragebogen-
Information" angezeigt. Wenn im Fragebogen an einer beliebigen Stelle, aber nicht vor der
ersten Frage, ein Abschnitt definiert ist, wird bei allen vor diesem Abschnitt liegenden
Fragen standardmäßig der Abschnitt Beginn eingeschoben. Ist der Fragebogen nicht in
Abschnitte gegliedert, wird dieser Block nicht angezeigt.
• Im mittleren Block des Fragebogens wird auf der ersten Seite eine Kurzbeschreibung
angezeigt. Auf den weiteren Seiten werden die Fragen und die Antwortfelder angezeigt. Die
Ansicht hängt davon ab, wie Sie die Fragen und Antworten in den Infobereichen Fragen
und Antwort definiert haben, Ö Fragen und Antworten auf Seite 192.
• Im unteren Block des Fragebogens stehen Ihnen, abhängig von Ihren Einstellungen,
verschiedene Schaltflächen zur Verfügung:
Vorheriger Abschnitt / Nächster Abschnitt:
Blättern zum vorigen/nächsten Abschnitt des Fragebogens.
Vorherige Muss-Frage / Nächste Muss-Frage:
Blättern zur vorigen/nächsten Mussfrage.
Vorherige offene Frage / Nächste offene Frage:
Blättern zur vorigen/nächsten unbeantworteten Frage.
Zurück / Vor:
Blättern zur vorigen/nächsten Frage
Beenden Schließt und speichert den Fragebogen.
Abbrechen Bricht die Bearbeitung des Fragebogens ohne Speichern der Ergebnisse ab.

Anmerkung: Wenn Sie im Fragebogen definiert haben, dass erst weitergeblättert werden
kann, wenn die aktuell angezeigte Frage beantwortet wurde, sind die entsprechenden
Schaltflächen (Nächster Abschnitt, Nächste offene Frage etc.) inaktiv, solange diese
Bedingung nicht erfüllt ist.

Auswertung
Die Felder Ergebnis (%) und Erreichte Punkte im Infobereich Umfrage werden von
update.seven automatisch berechnet und können nicht bearbeitet werden. Das Feld Max.
Punkte wird automatisch nach Auswahl eines Fragebogens eingetragen.
Nach dem Speichern des Fragebogens wird das Ergebnis im Infobereich Umfrage Ergebnis
gespeichert, der 1:n vom Infobereich Umfrage abhängig ist. Sie gelangen in diesen Infobereich,
indem Sie im Kontextmenü des Infobereichs Umfrage die Option Response wählen.

Hier wird für jede Antwort ein Datensatz erstellt. update.seven aktualisiert im Infobereich
Umfrage automatisch die Punkte, die die jeweilige Person gemäß der Gewichtung erzielt hat,
und berechnet den Prozentsatz bezogen auf die maximale Punktezahl.
202 Benutzerhandbuch update.seven win

Umfragen kopieren
Wenn eine bereits durchgeführte Umfrage bereits kommuniziert wurde (d. h. wenn die
Response-Datensätze ein Kommunikationskennzeichen (Feld Komkz) tragen), wird bei Auswahl
der Option Umfrage im Kontextmenü des Infobereichs Kontakt nicht der Fragebogen geöffnet,
sondern stattdessen ein Popup-Kalender. Als Standardwert ist das heutige Datum ausgewählt
bzw. das nächste freie Datum für den Fall, dass diese Umfrage zu diesem Kunden mit dem
heutigen Datum bereits durchgeführt und kommuniziert wurde. Damit können Sie festlegen, zu
welchem Datum die neue Umfrage gespeichert werden soll.
Mit der Option Originalumfrage löschen können Sie auswählen, ob die zuvor durchgeführte
Umfrage gelöscht werden soll oder nicht.
Zusätzlich gibt es die Option Kopieren, mit der Sie in jedem Fall eine durchgeführte Umfrage
kopieren können, gleichgültig ob kommuniziert oder nicht.

Umfragen, Kontakte und Aktivitäten


Vom Infobereich Kontakt aus können Sie über die Kontextmenüoption Umfrage eine Umfrage
erstellen. Das Dialogfeld zur Durchführung des Fragebogens wird angezeigt.
Voraussetzung dafür ist, dass im Feld Umfr.Frageb. ein Fragebogen und im Feld Umfr.Datum
ein Datum eingetragen ist.
Wenn Sie einen Standardfragebogen verwenden, können Sie z. B. diesen Fragebogen als
Vorgabewert eintragen.
Wenn Sie im Rahmen einer Aktivität eine Reihe von Kontaktdatensätzen anlegen und mit jedem
dieser Kontaktdatensätze einen Fragebogen verknüpfen möchten, müssen Sie zusätzlich in die
Aktivitätsdurchführung die Felder Umfr.Datum und Umfr.Frageb. setzen, die dann in den
Kontakt übernommen werden.
Wenn Sie nun im Rahmen einer Aktivität mit Hilfe der Kontextmenüoption Generieren die
gewünschten Kontaktdatensätze generieren, erhalten Sie zu jedem dieser Kontakte auch eine
Umfrage. Wenn Sie die erzeugten Kontakte über Kontakt bearbeiten anzeigen, gelangen Sie
über die Kontextmenüoption Umfrage direkt in das Dialogfeld zur Durchführung des
Fragebogens.
Damit können Sie Umfragen als Verbindung zwischen Marketingaktivitäten (Selektionen und
Aktivitäten) und Verkaufstätigkeiten (Opportunities und Angebote) verwenden, wenn Sie zum
Beispiel die Neuanlage von Datensätzen in firmen- und personenabhängigen Infobereichen
definieren, Ö Auf Basis der Antworten einen neuen Datensatz anlegen auf Seite 198.
203

KAPITEL 9
Dokumentverwaltung
Mit update.seven können Sie:
• Dokumente direkt und komprimiert in die update.seven-Datenbank integrieren.
• Dokumente bei der Kommunikation an andere Stationen übertragen.
• Dokumente mit verschiedenen Bereichen der Datenbank verknüpfen.
Standarddokumente können nicht mit update.seven erzeugt werden, nur bestehende
Dokumente können in die Datenbank integriert werden. Beim Schließen von update.seven
erfolgt keine Speicherungsabfrage.
OLE-Dokumente bzw. -Objekte können direkt aus update.seven heraus erzeugt werden. Sie
werden in der zugehörigen Anwendung bearbeitet, und update.seven überwacht die
Speicherung.
Das Einbetten und Bearbeiten von OLE-Objekten in Dokumente ist möglich. OLE-Verknüpfungen
zwischen Objekten (durch Kopieren Æ Inhalte einfügen erzeugt) sind allerdings nicht möglich.

Dokument-Infobereiche
Dokumente können in drei verschiedenen Infobereichen angelegt werden.

Dokumente
Mit Hilfe der Menüoption Info Æ Dokumente können Sie allgemeine, nicht kundenbezogene
Dokumente wie z. B. Faxformulare, Angebotsformulare, Serienbriefhauptdokumente usw.
ablegen.
Beim Anlegen und Speichern dieser Dokumente wird vom System automatisch eine Dokument-
ID in den Feldern Dok.Nr1 und Dok.Nr2 erzeugt. Dok.Nr1 ist die aktuelle Stationsnummer,
Dok.Nr2 ist eine interne Laufnummer.
Wenn Sie Ihre Dokumente klassifizieren möchten, können Sie in das Feld Dok.Klasse einen Wert
eingeben oder aus dem Katalog auswählen. Mit der Dropdown-Liste im Infobereich Dokumente
können Sie bestimmen, welche Dokumentart angezeigt werden soll.

Dokumente (kundenbezogen)
Sie können auch kundenbezogene Dokumente ablegen. Dazu müssen Sie zuerst zu einer Firma
bzw. Person wechseln und dann die Menüoption Info Æ Dokumente (kundenbez.) wählen.
Hier werden Kundendokumente zur Firma oder Person angelegt bzw. erzeugt (abhängig von der
Auswahl der Option firmenbezogen oder personenbezogen im Menü Daten).
Die Dokument-ID für kundenbezogene Dokumente setzt sich aus Dok.Nr1-Dok.Nr2 zusammen.

Dokumentübersicht und Dokument-Links


Um eine Übersicht zu allen mit einem Datensatz verknüpften Dokumenten in update.seven zu
erhalten, wechseln Sie zu diesem Datensatz, und wählen Sie die Schaltfläche
(Dokumentübersicht) in der Kopfzeile. Sie gelangen in den Infobereich Dokumentübersicht.
Um eine Übersicht darüber zu erhalten, mit welchen Datensätzen ein Dokument verknüpft ist,
wechseln Sie zu diesem Dokument im Infobereich Dokumente, und wählen Sie die
Kontextmenüoption Dokument-Link. Sie gelangen in den Infobereich Dokument-Link.

Anmerkung: Dokumente können nur mit Datensätzen verknüpft werden, deren


Primärschlüssel aus den Feldern Stationsnummer und Laufnummer besteht.
204 Benutzerhandbuch update.seven win

Der Infobereich Dokument-Link verknüpft in update.seven gespeicherte allgemeine Dokumente


flexibel mit anderen Datensätzen. Sie können z.B. das Dokument eines Besprechungsprotokolls
zunächst mit einem Kontakt verknüpfen, aber auch zusätzlich mit allen beteiligten Personen,
oder Sie können ein Angebotsdokument mit mehreren Kontakten verknüpfen.
Sie können sowohl im Infobereich Dokument-Link als auch im Infobereich Dokumentübersicht
neue Verknüpfungen anlegen bzw. bestehende Verknüpfungen löschen. Wenn Sie in einem der
beiden Infobereiche eine Verknüpfung neu anlegen, wird sie auch im jeweils anderen
Infobereich angezeigt.

Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente - Vor- und Nachteile


Dokument-Links und kundenbezogene Dokumente haben folgende Vor- bzw. Nachteile:
• Dokumente im Infobereich Dokumente(kundenbez.) können im Rahmen der
Kommunikation firmenbezogen übertragen werden. Bei allgemeinen Dokumenten ist dies
aufgrund der Zuordnungslogik über die Dokument-Links nicht möglich.
• In der Dokumentübersicht können Sie einem Datensatz beliebig viele Dokumente und
umgekehrt ein Dokument beliebig vielen Datensätzen zuordnen. Bei kundenbezogenen
Dokumenten benötigen Sie für jedes zugeordnete Dokument ein eigenes Dokumentfeld im
Zieldatensatz (z. B. Kontakt).
• Wenn Sie ein allgemeines Dokument löschen, werden auch alle Verknüpfungen (über die
Dokument-Links) entfernt. Wenn Dokumente über Dokumentfelder verknüpft sind, bleiben
nach dem Löschen des Dokuments alle Links in den Dokumentfeldern bestehen.
• Das Verknüpfen eines Dokuments mit mehreren Datensätzen (z.B. eines
Besprechungsprotokolls mit einem Kontakt und mehreren Teilnehmern) ohne mehrfaches
Speichern des Dokuments ist nur über Dokument-Links möglich.

Anmerkung: update empfiehlt, den Infobereich Dokumente(kundenbez.) nur dann zu


verwenden, wenn Dokumente kundenbezogen kommuniziert werden. In allen anderen Fällen
sollten die Dokumente allgemein abgelegt und über Dokument-Links verknüpft werden.

Standarddokumente erzeugen
Im ersten Schritt können Sie nur bestehende Dokumente in die Datenbank einbinden:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Dokumente oder Dokumente(kundenbez.), Ö Dokument-


Infobereiche auf Seite 203.

2 Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu.

Anmerkung: Wenn im Infobereich Dokumente(kundenbez.) die Menüoption Daten Æ


alles zur Firma aktiviert ist, können Sie keine Dokumente einbinden, sondern nur bereits
angelegte Dokumente bearbeiten oder löschen.

3 Wählen Sie in der folgenden Meldung die Option Standarddokument.


Das Windows-Dialogfeld zum Öffnen von Dateien wird angezeigt.

Anmerkung: Wenn Sie in den Desktop-Einstellungen unter Oberfläche in der


Registerkarte Masken das Kontrollkästchen Dokumentverzeichnis aktivieren, wird auf das
unter Extras Æ Dokumentverzeichnis definierte Benutzerverzeichnis zugegriffen. Falls
keines definiert wurde, wird das systemweite Verzeichnis geöffnet. Bei mehreren
eingetragenen Verzeichnissen wird jeweils das erste angezeigt.

4 Wählen Sie ein bestehendes Dokument aus.


Kapitel 9 Dokumentverwaltung 205

Einige Felder werden automatisch ausgefüllt.

5 Erfassen Sie das Feld Stichwort, um das Wiederfinden des Dokuments zu erleichtern.

6 Wählen Sie das Kontrollkästchen Privat, wenn nur Sie selbst Zugriff auf das Dokument
haben sollen.

7 Speichern Sie den Datensatz.


Das Dokument wird komprimiert in der Datenbank abgelegt.

Anmerkung: Änderungen der Dokumentmaske nach dem Speichern sind möglich.


Definieren Sie das Dokument allerdings nicht nachträglich als OLE-Dokument
(Kontrollkästchen OLE), es wird sonst nicht mehr gefunden.

OLE-Objekte erzeugen
Im Gegensatz zu Standarddokumenten werden OLE-Dokumente/-Objekte direkt aus
update.seven erzeugt. Beim Schließen der dazugehörigen Anwendung oder von update.seven
wird eine Abfrage angezeigt, ob gespeichert werden soll.
Um ein OLE-Objekt zu erzeugen:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Dokumente oder Dokumente(kundenbez.), Ö Dokument-


Infobereiche auf Seite 203.

2 Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu.

3 Wählen Sie in der folgenden Meldung die Option OLE-Dokument.


Das Dialogfeld Objekt einfügen wird geöffnet.

4 Um ein leeres Dokument zu erstellen:


1. Wählen Sie die Option Neu erstellen.
2. Wählen Sie den gewünschten Objekttyp aus dem Listenfeld aus.
3. Die Anwendung wird gestartet, und ein leeres Dokument wird angezeigt.
206 Benutzerhandbuch update.seven win

4. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.


5. Schließen Sie die Anwendung.

5 Um ein bestehendes Dokument zu laden:


1. Wählen Sie die Option Aus Datei erstellen.
2. Geben Sie Pfad und Dateinamen ein oder wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen,
um die Datei auf der Festplatte zu suchen.
3. Bestätigen Sie mit OK.

6 Bestätigen Sie die update.seven-Meldung, ob das Dokument in der Datenbank gespeichert


werden soll, mit Ja.

7 Geben Sie im Feld Titel einen Namen und gegebenenfalls im Feld Stichwort zusätzlichen
Text ein.

8 Speichern Sie.
Der Datensatz wird in update.seven gespeichert. Das Dokument wird komprimiert in der
Datenbank abgelegt.
Die Felder Format und Server werden vom System automatisch erfasst.

Anmerkung: Wenn Sie update.seven schließen, werden alle geöffneten OLE-Objekte auch
geschlossen.

Dokumente über die Dokumentübersicht einbinden


Sie können Dokumente auch ausgehend von einem anderen Infobereich in die Datenbank
einbinden. Dabei wird eine Verknüpfung zwischen dem Datensatz und dem Dokument angelegt.

1 Wechseln Sie zu dem Datensatz (z. B. Kontakt), mit dem Sie das Dokument verknüpfen
möchten.

2 Öffnen Sie mit der Schaltfläche die Ebene Dokumentübersicht.

3 Klicken Sie auf Neu.

4 Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Neues Dokument, und klicken
Sie auf OK.

5 Wählen Sie im nächsten Dialogfeld, ob Sie ein Standarddokument oder ein OLE-Dokument
erstellen wollen, und fahren Sie fort, wie unter Standarddokumente erzeugen auf Seite 204
bzw. OLE-Objekte erzeugen auf Seite 205 ab Schritt 4 beschrieben.

Anmerkung: Alle Dokumente, die auf diesem Weg in die Datenbank eingebunden werden,
werden im Infobereich Dokumente gespeichert. Zusätzlich zu dem Dokument-Link zum
Ausgangsdatensatz wird auch ein Dokument-Link zur Firma bzw. Person erstellt (abhängig
davon, ob der Infobereich firmen- bzw. personenbezogen ist).

Dokumente bearbeiten
Um ein bestehendes Dokument zu bearbeiten:

1 Wählen Sie beim gewünschten Dokumentdatensatz die Kontextmenüoption Öffnen.


Die zugeordnete Anwendung wird gestartet, und das Dokument wird geöffnet.

2 Bearbeiten Sie das Dokument, und speichern Sie es in der Anwendung.

3 Schließen Sie das Dokument bzw. die Anwendung.


update.seven fragt, ob Sie das Dokument in der Datenbank speichern möchten.
Kapitel 9 Dokumentverwaltung 207

4 Bestätigen Sie mit Ja.

5 Um Änderungen in der Dokumentmaske durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche


Bearbeiten in der Kopfzeile, führen Sie die Änderungen durch und klicken Sie auf die
Schaltfläche Speichern.

Anmerkungen:
Das Dokument ist in der update.seven-Datenbank gespeichert und kann unabhängig von
update.seven in der Anwendung nicht mehr geladen werden, auch wenn es in der Liste der
zuletzt verwendeten Dateien angezeigt wird.
Wenn update.seven bei geöffnetem Standard-Dokument geschlossen wird, wird keine
Speicherungsabfrage in update.seven angezeigt. Änderungen im geöffneten Dokument werden
update.seven nicht mitgeteilt und gehen daher verloren. Verwenden Sie OLE-Dokumente, oder
speichern Sie zuvor das Dokument in der Anwendung.
Wenn Sie ein anderes Dokument in den schon bestehenden Datensatz laden möchten,
verwenden Sie die Kontextmenüoption Neues Dokument laden.

Dokumente exportieren
Um ein Standarddokument aus der Datenbank auf Ihrer Festplatte zu speichern:

1 Wechseln Sie zum gewünschten Dokumentdatensatz.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Export.

3 Bestimmen Sie Namen und Pfad für das Dokument.

4 Bestätigen Sie mit OK.


Um ein OLE-Dokument auf Ihrer Festplatte zu speichern:

1 Wechseln Sie zum gewünschten Dokumentdatensatz.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument öffnen.


Das Dokument wird in der Anwendung geöffnet.

3 Wählen Sie in der Anwendung die Menüoption Datei Speichern unter.

4 Bestimmen Sie Namen und Pfad für das Dokument.

5 Klicken Sie auf Speichern.


In beiden Fällen wird eine Kopie des Dokuments gespeichert, die nicht mit der update.seven-
Datenbank verknüpft ist. Änderungen an diesem Dokument werden nicht in der Datenbank
aktualisiert.

Dokumente einem Datensatz zuordnen


Um ein Dokument einem Datensatz zuzuordnen, können Sie entweder vom Dokument
ausgehend eine Verknüpfung zum Datensatz anlegen, oder ausgehend vom Datensatz eine
Verknüpfung zum Dokument.

Vom Dokument ausgehend


Um ein in update.seven vorhandenes Dokument einem Datensatz zuzuordnen:

1 Wechseln Sie im Infobereich Dokumente zu dem Dokument, das Sie zuordnen möchten.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Dokument-Link.


Der Infobereich Dokument-Link wird geöffnet.
208 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Verknüpfung anzulegen.
Das Dialogfeld Auswahl Infobereiche wird angezeigt.

4 Wählen Sie den Infobereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll, und klicken
Sie auf OK.
Die Suchmaske für den Infobereich wird angezeigt.

5 Suchen Sie den Datensatz, dem das Dokument zugeordnet werden soll und klicken Sie auf
OK.
Ein Link-Datensatz wird angelegt. Das Feld Link-Typ enthält das Kürzel für den gewählten
Infobereich, das Feld Link enthält einen Hyperlink zum gewählten Datensatz.

6 Speichern Sie.
In einigen Infobereichen steht Ihnen die Kontextmenüoption Dokument zur Verfügung, um
vom entsprechenden Datensatz aus das Dokument zu öffnen.
Um vom Dokument aus zum Datensatz zu gelangen, wählen Sie die Kontextmenüoption
Dokument-Link und klicken auf den Hyperlink im Feld Link.

Vom Datensatz ausgehend


In allen Infobereichen, die einen Primärschlüssel mit Stationsnummer und Laufnummer haben,
können Sie Datensätze mit beliebig vielen Dokumenten verknüpfen.

1 Wechseln Sie zu dem Datensatz (z. B. Kontakt), mit dem Sie das Dokument verknüpfen
möchten.

2 Öffnen Sie mit der Schaltfläche die Ebene Dokumentübersicht.

3 Klicken Sie auf Neu.

4 Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Existierendes Dokument in


update.seven, und klicken Sie auf OK.

5 Suchen Sie im angezeigten Dialogfeld nach dem gewünschten Dokument und wählen Sie
es aus.

6 Bestätigen Sie mit OK.


Es wird ein Dokument-Link angelegt, der den Ausgangsdatensatz mit dem Dokument
verknüpft.
Kapitel 9 Dokumentverwaltung 209

Dokumente löschen
Sie haben folgende Möglichkeiten, um ein Dokument zu löschen:
• Um ein Dokument zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen im jeweiligen
Infobereich.
Alle Dokument-Links (Datensätze im Infobereich Dokument-Link) werden ebenfalls
gelöscht. Hyperlinks auf dieses Dokument in Dokumentfeldern werden nicht gelöscht.
• Um ein Dokument aus einem Dokumentfeld zu löschen, wechseln Sie in den
Bearbeitungsmodus und löschen Sie den Inhalt des Dokumentfeldes.
Das Dokument selber wird dabei nicht aus der update.seven-Datenbank gelöscht.

Dokumentfelder

Dokumente in Dokumentfelder eintragen


In den Dokumentfeldern der verschiedenen Infobereiche können Sie Dokumente aus folgenden
Bereichen einfügen:
• Aus dem Dateisystem
• Aus dem Infobereich Dokumente
• Aus dem Infobereich Dokumente (kundenbez.)
Ihr Administrator kann in den Desktop-Einstellungen festlegen, welche dieser Optionen
standardmäßig im Neuanlage- und Bearbeitungsmodus angezeigt wird:
• Folgendes Symbol wird angezeigt, wenn die Suche im Dateisystem standardmäßig
eingerichtet ist:

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Windows-Dialogfeld zum Öffnen von Dateien
anzuzeigen und ein Dokument auszuwählen.
• Folgendes Symbol wird angezeigt, wenn die Suche im Infobereich Dokumente oder
Dokumente (kundenbez.) standardmäßig eingerichtet ist:

Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Suchmaske für den Infobereich Dokumente bzw.
Dokumente (kundenbez.) zu öffnen und in der update.seven-Datenbank nach dem
gewünschten Dokument zu suchen, Ö Suchen auf Seite 56.

Anmerkung: Bei den Dokumentfeldern im Infobereich Firma wird nur nach


firmenbezogen angelegten Dokumenten gesucht, im Infobereich Person nur nach
personenbezogen angelegten Dokumenten.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, um die beiden übrigen Optionen
auszuwählen.
210 Benutzerhandbuch update.seven win

Allerdings werden nur die Suchoptionen angezeigt, die im aktuellen Kontext möglich sind.
Wenn Sie kein Recht haben, neue Dokumente zur update.seven-Datenbank hinzuzufügen,
wird die Option Dateisystem nicht angezeigt. Wenn der aktuelle Infobereich keine
Verknüpfung zur Firma oder Person hat, wird die Option Dokumente(kundenbez.) nicht
angezeigt.

Anmerkung: Wenn Sie Dokumente über Dokumentfelder verknüpfen oder erstellen, werden
keine Dokument-Link-Datensätze angelegt.

Wenn Sie über Extras Æ Dokumentverzeichnis ein benutzerspezifisches oder ein


systemweites Dokumentverzeichnis eintragen und in den Desktop-Einstellungen unter
Oberfläche in der Registerkarte Masken das Kontrollkästchen Dokumentverzeichnis
aktivieren, wird im Windows-Dialogfeld das angegebene Verzeichnis angezeigt.
Es wird zuerst auf Benutzerverzeichnis zugegriffen, falls keines definiert wurde, dann auf das
systemweite Verzeichnis. Wenn mehrere Verzeichnisse eingetragen sind, wird jeweils das
erste gefundene angezeigt.

Anzeigeoptionen in Dokumentfeldern
In allen Dokumentfeldern können abhängig von den Desktop-Einstellungen des Administrators
Hyperlinks auf ein Dokument auf verschiedene Art angezeigt werden:
• Mit dem Dokumentkürzel (z. B. "K1000-42")
• Mit dem Dokumentnamen (z. B. "pfolio.txt")
• Mit einer im Desktop definierten Referenz (z. B. "pfolio.txt vom 23.12.2005")
Im Neuanlage- und Bearbeitungsmodus wird immer das Dokumentkürzel angezeigt.
Klicken Sie im Anzeigemodus auf den Hyperlink, um das eingefügte Dokument zu öffnen.

Zusätzliche Dokumentfelder definieren


Wenn ein Infobereich nicht über genügend vordefinierte Dokumentfelder verfügt, kann der
Administrator im Datenmodell weitere Dokumentfelder definieren, Ö Datenmodell im
Administratorhandbuch 1.
Felder vom Typ update.seven Dokumentfeld speichern Dokumente, die in diese Felder
eingefügt werden, in der Datenbank.
Felder vom Typ Dokumentfeld enthalten eine Verknüpfung zu einem externen Dokument. Es
werden nur Pfad und Name gespeichert, das Dokument wird aber nicht in der update.seven-
Datenbank gespeichert.
Klicken Sie auf den Pfad zu dem Dokument, der als Hyperlink gespeichert wird.

Anmerkung: Wählen Sie ein Feld aus, dessen Länge mindestens 256 Zeichen beträgt.

Dokumente und Einzelbriefe


Dokumente, die über einen Einzelbrief definiert wurden, können auch in den Dokumentfeldern
eingetragen werden oder in einem Dokument-Link-Datensatz erfasst und verknüpft werden, Ö
Einzelbrief auf Seite 220:

1 Wechseln Sie zu dem Datensatz, aus dem Sie den Einzelbrief erstellen möchten.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Einzelbrief.

3 Wählen Sie ein Übergabeformat aus und klicken Sie auf OK.
Folgende Meldung wird angezeigt: "Soll das Dokument gespeichert werden?"

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um das Dokument in die Datenbank zu übernehmen.
Kapitel 9 Dokumentverwaltung 211

Das Dialogfeld zum Speichern des Dokuments wird geöffnet.

5 Vergeben Sie einen Titel und ein Stichwort für die Ablage des Dokuments in der
Datenbank.

6 Wählen Sie unter Zuordnung, wo das Dokument gespeichert werden soll:


o Wenn zum aktuellen Datensatz schon Dokumente existieren, enthält die Liste
Zuordnung Einträge mit den Dokumentnamen und dazugehörigen Infobereich. Wenn
Sie einen solchen Eintrag auswählen, wird dieses Dokument durch das neue Dokument
ersetzt.
o Neues Dokument (<Infobereich> - <Feldname>): Für jedes leere Dokumentfeld im
aktuellen Datensatz wird eine Zeile angezeigt. Wählen Sie eine solche Zeile, um das
Dokument in diesem Dokumentfeld zu speichern.
o Neues Dokument (<Infobereich>): Es wird eine Verknüpfung zwischen dem neuen
Dokument und dem aktuellen Datensatz angelegt. Das Dokument wird in der
Dokumentübersicht zu diesem Datensatz angezeigt.

7 Bestätigen Sie mit OK.


Ein Einzelbriefdokument mit den Feldern des aktuellen Datensatzes wird erzeugt.
Ein Dokumentdatensatz mit dem Serienbriefdokument wird generiert. Die Felder Titel und
Stichwort werden vom Dialogfeld Dokument speichern übernommen. Die Felder Format und
Server sowie die zwei Dok.-ID Felder werden vom System automatisch erfasst.
213

KAPITEL 10
update.seven und Fremdprodukte
update.seven erlaubt die automatische Übertragung von Informationen an andere Windows-
Anwendungen. Sie haben dabei die folgenden Möglichkeiten:
• Übergabe von Feldern von update.seven an eine Textverarbeitung zur Generierung eines
Serienbriefs.
• Übertragung an eine Tabellenkalkulation zur weiteren Bearbeitung.
• Öffnen von Dokumenten, die einem Datensatz zugewiesen wurden, durch einfaches
Anklicken.
• Übergabe von Daten an ein E-Mail-Programm.

Textverarbeitung

Etikettformate
Um für jeden Ihrer Kunden bzw. Kontaktpersonen die richtige Adresse und Anrede in einen
Briefkopf umzusetzen, definieren Sie so genannte Etikettformate.
Die Seriendruckfelder werden beim Erstellen des Serienbriefs in der Textverarbeitung durch die
Informationen aus einer entsprechend generierten Adressdatei ersetzt.

Anmerkung: Um Felder aus Infobereichen auszugeben, müssen Übergabefelder definiert


werden. Wenn Sie die Übergabe aus einem abhängigen Infobereich (z. B. Angebot) starten,
werden keine Etikettfelder übergeben. Um auch Etikettfelder zu übergeben, müssen die
Infobereiche Firma und Person im Übergabefeldformat vorhanden sein.

Die Eintragung eines Etiketts im Firmen- bzw. Personendatensatz (im Feld Etikett) ist von
wesentlicher Bedeutung für erfolgreiche Mailings.

Anmerkung: Standardmäßig wird beim Generieren einer Adressdatei für ein Mailing immer
auf das Etikett zugegriffen, das der jeweiligen Person zugeordnet ist. Falls jedoch kein Etikett
zur Person eingetragen wurde, können Sie im Nachhinein im Dialogfeld Generieren bzw.
Verbindung mit Textverarbeitung Ersatzetiketten für ein Mailing festlegen.

Etikettformate definieren

Um ein Etikettformat zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Etikett definieren.


214 Benutzerhandbuch update.seven win

2 Die Datenfelder für Ihren Briefkopf werden im Normalfall aus der Firmenadresse
übernommen.
Wenn Sie jedoch die Adresse aus dem Infobereich Zusatzadresse verwenden möchten,
wählen Sie in der Dropdown-Liste Zusatzadresse verwenden eine Zusatzadresse aus (z. B.
Lieferadresse, Rechnungsadresse, Werksadresse).

3 Wenn das Etikettformat für gedruckte Etiketten verwendet werden soll, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Etikett. Dadurch wird nach 35 Zeichen ein Zeilenumbruch eingefügt, weil
gedruckte Etiketten in ihrer Größe eingeschränkt sind. Andernfalls ist nur die Textlänge auf
250 Zeichen beschränkt.

Anmerkung: Wenn Sie mit dem Etikettformat für andere Zwecke (z.B. für einen
Briefkopf) Firmendaten in ihre Textverarbeitung übertragen wollen, können Sie die
Felder FTZ, FTZ1 und FTZ2 im Infobereich Firma verwenden, um zu bestimmen, wo eine
neue Zeile eingefügt werden soll. Diese Information wird automatisch gespeichert, wenn
die Firma erstmals hinzugefügt wird und der Firmenname Zeilenumbrüche enthält.

4 Wählen Sie im Bereich Elemente/Platzhalter eine der folgenden Optionen aus und
doppelklicken Sie an die gewünschte Stelle im Feld Elemente einfügen:
o Firma bzw. Person: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie alle
gewünschten Felder und klicken Sie auf OK. Die Felder werden eingefügt.
o Ländercode: Fügt den Platzhalter Lkk ein (z. B. "A" für Österreich).
o Titel-Langform: Fügt den Platzhalter Langtitel ein (für die Langform der Einträge des
Feldes Akad. Titel im Infobereich Person).
o Trennstelle: Fügt den Platzhalter *LF für einen Zeilenumbruch ein.
o Keine Leerzeile: Fügt den Platzhalter !Leer ein, wenn keine Leerzeilen beim Fehlen von
Variablen vorkommen sollen (z.B. {F12*Firma}{!Leer} oder {!Leer}{F12*Firma}).
Platzieren Sie die Felder so, wie sie im Briefkopf vorkommen sollten. Die eingefügten
Elemente können wie normaler Text bearbeitet werden, die Eingabetaste bewirkt z.B. eine
Zeilenschaltung. Es können beliebig viele Zeilen eingegeben werden.
Die Platzhalter werden beim Erstellen eines Serienbriefs durch die entsprechenden Einträge
aus dem Datensatz ersetzt (z. B. der Platzhalter KP2*Nachname durch den Nachnamen der
Kontaktperson).

5 Bestimmen Sie im Bereich Geschlecht in den drei Textfeldern den Anredetext, der im
Briefkopf den eingefügten Platzhalter Geschlecht ersetzen soll. Der Anredetext wird vom
Eintrag im Feld Geschlecht des Personendatensatzes bestimmt. Gibt es keinen solchen
Eintrag, wird der Text im Feld Unbekannt verwendet.

Anmerkung: Die Länge der Felder im Block Geschlecht ist auf 20 Zeichen begrenzt.

6 Bestimmen Sie im Bereich Gruß den Grußtext, der den eingefügten Platzhalter Gruß
ersetzen soll.
Der Grußtext, der ausgegeben wird, wird auch vom Eintrag des Feldes Geschlecht im
Personendatensatz bestimmt. Gibt es keinen Eintrag im Stammdatenblatt, wird der Text im
dritten Grußtextfeld Unbekannt benützt.
Platzhalter können auch in diesem Textfeld durch Doppelklicken oder Verwenden der Einfg-
Taste eingefügt werden.

7 Speichern Sie das Format und schließen Sie das Dialogfeld mit OK.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 215

Briefkopf: Beispiel

Im folgenden Beispiel wird eine Anschrift und eine Grußzeile definiert:


Um eine Anschrift zu definieren:

1 Wählen Sie die Firmenfelder aus, die die Firmenanschrift ergeben, z. B.: Firma, Straße,
Ort, Plz.

2 Wählen Sie die Personenfelder aus, die die Personenanschrift ergeben z. B. z. H.


{KP0*Geschlecht} {KP2*Nachname}
Um die Grußzeile "Sehr geehrter Herr Meier" zu definieren:

1 Klicken Sie in das obere Grußzeilenfeld Männl.

2 Geben Sie den gleichbleibenden Text ein, z. B. "Sehr geehrter".

3 Klicken Sie auf das Optionsfeld Person.

4 Doppelklicken Sie in das Grußfeld Männl rechts neben "geehrter".

5 Im Dialogfeld Feldauswahl wählen Sie die Felder Geschlecht und Nachname aus, und
bestätigen Sie mit OK.
Die beiden Platzhalter werden jetzt in der Grußzeile angezeigt:
Sehr geehrter {KP0*Geschlecht}{KP2*Nachname}

6 Geben Sie Leerzeichen zwischen den Platzhaltern ein.

7 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das Etikett zu speichern.


Bei der Übergabe an die Textverarbeitung werden die Grußzeilen-Platzhalter ersetzt:
{KP0*Geschlecht} durch "Herr"
{KP3*Vorname} {KP2*Nachname} wird durch die aktuellen Personendaten ersetzt.

Anmerkung: Der Etikett-Platzhalter {KP0*Geschlecht} kann im Listenfeld Elemente


einfügen sowie in einer der drei Grußzeilen eingefügt werden.

Leerzeilen verhindern

Um zu verhindern, dass Leerzeilen ausgegeben werden:

1 Wählen Sie Extras Æ Etikett definieren.

2 Wählen Sie im Block Elemente/Platzhalter das Optionsfeld keine Leerzeile aus.

3 Platzieren Sie den Mauszeiger rechts oder links außen neben der geschwungenen Klammer
der Variable (z. B. {F12*Firma} | ).

4 Doppelklicken Sie an dieser Position.


Eine zusätzliche Variable, {!Leer}, wird an dieser Position eingefügt. Ergebnis:
{F12*Firma}{!Leer}
Enthält der übertragene Datensatz keinen Firmennamen, wird keine Leerzeile eingefügt.
Fügen Sie die Adressplatzhalter "Adr.0" bis "Adr.9" im Serienbriefhauptdokument ein. Diese
Platzhalter werden durch die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung zur
Verfügung gestellt.
216 Benutzerhandbuch update.seven win

Serienbriefe erstellen
Serienbriefe können:
• Als Teil einer Aktivität erzeugt werden, die über die Menüoption Generieren definiert wird.
Dabei wird die Zielgruppe durch Auswahl eines gespeicherten Selektionsformats bestimmt,
Ö Aktivitäten generieren auf Seite 182.
• Direkt aus einem Infobereich einzeln oder gesammelt erzeugt werden.

Vorbereitungen

• Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis. Wählen Sie die korrekte
Textverarbeitung und Version aus (z. B. Word f. Office 97 / 2000 / XP). Geben Sie
gegebenenfalls die Pfade für die gewünschte Anwendung ein.
• Definieren Sie ein Übergabefelderformat über Extras Æ Übergabefelder definieren, das die
Felder enthält, die Sie im Brief verwenden möchten, z. B. die Auftragsnummer,
Ö Übergabefelder auf Seite 91.
• Definieren Sie ein Etikettformat über Extras Æ Etikett definieren, das die Firmenfelder
Firma, Straße, Ort, Plz, Land sowie die Personenfelder Geschlecht, Nachname und Vorname
enthält, Ö Etikettformate definieren auf Seite 213.
• Doppelklicken Sie im Infobereich Person in das Feld Etikett und wählen Sie ein zuvor
erstelltes Etikettformat aus dem Katalog aus. Speichern Sie den Datensatz.
• Erstellen Sie das Serienbrief-Hauptdokument mit dem gleichbleibenden Serienbrieftext in
Microsoft Word.

Serienbriefeinstellungen auswählen

Um Serienbriefeinstellungen auszuwählen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2 Klicken Sie neben dem Feld Serienbrief auf Laden ( ). Wählen Sie das zuvor erstellte
Word-Dokument aus (z. B. sbrief.doc).

Anmerkung: Das Zieldokument muss bereits existieren und darf nicht mit einer
bestehenden Steuerdatei verknüpft sein.

Ist das Dokument mit der Dokumentverwaltung gespeichert worden, können Sie in
diesem Feld eine Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y eingeben.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 217

Wenn Sie das Kontrollkästchen Sprachentransformation aktivieren, werden bei einem


Personendatensatz alle Katalogwerte in der dort eingetragenen Sprache an Microsoft Word
übergeben.

3 Klicken Sie neben dem Feld Übergabefelder auswählen auf die Schaltfläche Laden, und
wählen Sie das Übergabefelderformat aus.
o Durch Klicken auf die Schaltfläche Löschen wird ein bereits ausgewähltes
Übergabefelderformat wieder entfernt.
o Sie können mit der Schaltfläche Übergabeoptionen ein Übergabefelderformat
definieren, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

4 Entscheiden Sie sich zur Ausgabe von Etiketten bzw. möchten Sie die Adressplatzhalter im
Serienbriefhauptdokument einfügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Etikett und wählen
Sie in der Dropdown-Liste ein Etikettformat.
o Wenn Sie das Kontrollkästchen Etikett aktivieren, aber kein Etikettformat auswählen,
wird automatisch das Etikett verwendet, das im Katalogfeld Etikett an oberster Stelle
steht.
o Wenn Sie kein Etikettformat auswählen und wenn in der Firmen-Vorgängermaske auch
kein Standardetikett zugewiesen wurde, wird eine alternative Adresse verwendet, falls
eine solche eingegeben wurde. Wenn keine Alternativadresse vorhanden ist, werden
die aktuellen Firmendaten übertragen.
o Sie können mit der Schaltfläche Etikettoptionen ein Etikett definieren, Ö Etikettformate
definieren auf Seite 213.
o In der Liste Zusatzadresse können Sie das Zusatzadressenetikett, aus dem etwaige
Adressfelder übernommen werden sollen, auswählen. Dies ist zum Beispiel für
Rechnungen oder Lieferscheine von Interesse, die einzeln ausgestellt werden und an
besondere Anschriften zu richten sind. Das Listenfeld greift auf den Katalog der
Zusatzadressen zu, den Sie im Infobereich Zusatzadresse im Feld Adressart definiert
haben.

5 Wählen Sie im Bereich Übergabe der Datensätze eine Übergabeart aus.


o Sofort nach Auswahl: Die Felder werden (bei Auswahl der Menüoption Extras Æ
Übergabe an Textverarbeitung) sofort an die Textverarbeitung übergeben und zu
einem Serienbrief verarbeitet.
o Gesammelt: Die Felder werden in einem Zwischendokument "nnmtmp.txt" gesammelt
und erst beim Anklicken von Serie ausgeben übergeben.

6 Legen Sie bei Ausgabe auf fest, ob die Felder in einem Serienbrief als Datei mit dem
Zieldokument zusammengeführt oder direkt an den Drucker gesendet werden sollen.

7 Speichern Sie das Übergabeformat mit der Schaltfläche Speichern im Bereich


Übergabeformat.

8 Klicken Sie auf Verbinden.

9 Klicken Sie auf Schließen.

Feldinformationen an die Textverarbeitung übergeben

Um Feldinformationen an die Textverarbeitung zu übergeben:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabe an Textverarbeitung.

2 Es wird eine Word-Fehlermeldung angezeigt. Bestätigen Sie diese mit OK.


Diese Meldung wird nur bei der ersten Übergabe angezeigt.
218 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Die Menüoption ist nur dann aktiv, wenn die Verbindung zur Textverarbeitung
aufrecht ist.

Änderungen an Daten, die nach der Verbindung mit der Textverarbeitung vorgenommen
werden, werden nicht an das Textverarbeitungsprogramm übergeben.

Sie haben nun entweder:


• Ein Serienbrief-Dokument erstellt, das bereits mit den Feldern aus update.seven verbunden
ist, oder
• Die temporäre Steuerdatei (nnmtmp.doc) vorbereitet. Diese Datei enthält die
Feldinformationen aus update.seven und muss in der Textverarbeitung mit dem
Zieldokument gemischt werden.

Seriendruckfelder einfügen

Um Seriendruckfelder einzufügen:

1 Wechseln Sie zum Serienbriefdokument in Microsoft Word.


Die Leiste Seriendruck wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen.


Die Adressplatzhalter Adr0 bis Adr9 und Gruss sowie die Übergabefelder-Platzhalter (Firma,
Straße usw. ) werden angezeigt.

3 Fügen Sie z. B. Adr0 bis Adr6 als Adressblock untereinander und die anderen Platzhalter
dort, wo sie im Serienbrief benötigt werden, ein.
Die Adressplatzhalter bilden einen Block. Alle Adresszeilen haben im erzeugten Serienbrief
dieselbe Länge, damit die übergebene Anschrift in ein Standardfensterkuvert passt. Bei
langen Firmennamen wird z. B. der Name auf die folgende Zeile umgebrochen. Werden
nicht alle Adressfelder verwendet, entstehen keine Leerzeilen im Etikett. Die komplette
Grußzeile, im Dialogfeld Etikett definieren definiert, wird an Stelle des eingefügten
Adressfelds Gruss angezeigt. Für diese Zeile gibt es keine Längenbeschränkung. Für die
Grußzeile gibt es eine Längenbeschränkung von 70 Zeichen.

4 Speichern Sie das Dokument erneut ab, und lassen Sie es geöffnet. Es ist jetzt als
Serienbriefhauptdokument definiert.

5 Testen Sie die Datenübergabe: Wechseln Sie in update.seven zurück, und wählen Sie
Extras Æ Übergabe an Textverarbeitung.
Ein Serienbrief für einen Datensatz wird erzeugt. In Word sind jetzt zwei Dokumente
geöffnet; das Serienbriefhauptdokument und der Serienbrief.

6 Wählen Sie in update.seven die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung,


und klicken Sie auf die Schaltfläche Trennen, um die Verbindung zu trennen. Schließen Sie
das Dialogfeld.
In Word wird das Serienbriefhauptdokument geschlossen.

7 Speichern Sie den erzeugten Serienbrief.


Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 219

Verbindung mit der Textverarbeitung

Um mehrere Datensätze einer Liste, Selektion oder Bedingung sofort an die Textverarbeitung zu
übergeben:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2 Wählen Sie die Option sofort nach Auswahl.

3 Klicken Sie auf Alle ausgeben.


Je nachdem, welche Ansicht beim Starten der Verbindung geöffnet war, werden folgende
Datensätze an die Textverarbeitung übergeben.
o alle Datensätze einer Liste ab dem markierten Datensatz
o Datensätze einer Selektion
o Datensätze, die eine definierte Bedingung erfüllen

Anmerkung: Es werden nicht alle Bedingungen berücksichtigt, die definiert wurden,


Ö Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen auf Seite 233.

Im Hintergrund wird die Textverarbeitung gestartet, und folgende Dokumente werden


erstellt und geöffnet:
o Das vorbereitete und im Feld Dokument eingetragene Serienbriefhauptdokument.
o Die temporäre Steuerdatei nnmtmp.doc, die im jeweiligen Benutzerverzeichnis
erstellt wird und die ausgegebenen Informationen enthält. "nn" wird dabei durch die
Ebenennummer des jeweiligen Infobereichs ersetzt.
Bei der Übergabe werden die Adress- bzw. Übergabefelder-Platzhalter im
Serienbriefhauptdokument mit den Datenfeldern des Datensatzes aufgefüllt.
Eine Laufnummer wird innerhalb der Schaltfläche Alle ausgeben angezeigt. Wenn Sie die
Esc-Taste drücken, stoppen Sie den Ausgabeprozess.
Um unterschiedliche Datensätze (d. h. nicht Teil einer Selektion oder Bedingung) in einer
temporären Datei zu sammeln und dann an die Textverarbeitung zu übergeben:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2 Wählen Sie die Option gesammelt.

3 Klicken Sie auf Schließen.

4 Wählen oder suchen Sie die einzelnen Datensätze, die Sie in den Serienbrief aufnehmen
möchten.

5 Wählen Sie für jeden dieser Datensätze die Menüoption Extras Æ Übergabe an
Textverarbeitung.
Die Datensätze werden gesammelt.

6 Sind alle betreffenden Firmen ausgewählt, wählen Sie nochmals Extras Æ Verbindung mit
Textverarbeitung.

7 Klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelausgabe.


Alle gesammelten Datensätze werden an die Textverarbeitung übergeben, und der
Serienbrief wird erzeugt.
220 Benutzerhandbuch update.seven win

Verbindung trennen

Wenn Sie die Verbindung nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder trennen:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Verbindung mit Textverarbeitung.

2 Klicken Sie auf Trennen.

3 Klicken Sie auf Schließen.

Einzelbrief
Mit dieser Option wird ein Datensatz in eine Zwischendatei ausgegeben, das entsprechende
Dokument der Textverarbeitung geöffnet und mit dem Datensatz zu einem Serienbrief
gemischt. Danach wird die Verbindung wieder geschlossen.
Diese Methode eignet sich für die schnelle Erzeugung von Einzelbriefen zur aktuellen Firma.

Vorbedingung für Einzelbriefe

Vor dem Verwenden dieses Befehls muss ein Übergabeformat unter Extras Æ Verbindung mit
Textverarbeitung definiert und gespeichert worden sein.
Alle Einstellungen wie z. B. Dokumentname, Übergabeart usw. werden automatisch bei der
Übergabe übernommen.

Globale Formate für Einzelbriefe

Um ein Einzelbriefformat global zu speichern und damit für alle Benutzer zur Verfügung zu
stellen, wählen Sie beim Speichern die Option Globale Formate:

In der Formatliste werden benutzerbezogene Formate mit dem Benutzernamen gekennzeichnet,


bei globalen ist kein Benutzer eingetragen:

• Mit der Option Globales Format im Infobereich Trigger in der Registerkarte Einzel- /
Serienbrief können Sie definieren, ob ein benutzerbezogenes oder ein globales Format
geladen werden soll.
• Wenn Sie über den Maskengenerator eine Einzelbrief-Schaltfläche integrieren, wird mit der
Einstellung "1;1;0;Formatname" (im Feld Format) ein lokales Format, mit der Einstellung
"1;1;1;Formatname" ein globales Format geladen. Wenn nichts definiert wurde, wird zuerst
versucht, ein lokales Format zu laden, anschließend ein globales. Die drei Optionen können
anhand von zwei Abfragedialogen generiert werden: Option 1: 0 = Datei (1 = Drucker),
Option 2: 1 = speichern (0 = nicht speichern), Option 3: 1 = global (0 = lokal)
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 221

Einzelbrief erzeugen

Um einen Einzelbrief zu erzeugen:

1 Wählen Sie die Option Datei Æ Einzelbrief aus.


Das Dialogfeld Einzelbrief wird geöffnet.

2 Wählen Sie das jeweilige Übergabeformat und ob die Ausgabe auf eine Datei oder einen
Drucker erfolgen soll. Bestätigen Sie mit OK.
Die Verbindung wird aufgebaut.

3 Nach Bedarf können Sie das Dokument speichern, Ö Dokumente und Einzelbriefe auf Seite
210.
Die Steuerdatei wird im Benutzerverzeichnis angelegt und die Textverarbeitung wird
gestartet.
Der geladene Datensatz wird an die Textverarbeitung übergeben und mit dem Dokument
verbunden.

Tabellenkalkulation

Übergabe an die Tabellenkalkulation


Um Daten an die Tabellenkalkulation zu übergeben:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis und dann die von Ihnen
verwendete Version des Tabellenkalkulationsprogramms.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation oder klicken Sie auf
das Symbol .
222 Benutzerhandbuch update.seven win

Das Dialogfeld Übergabe an Tabellenkalkulation wird angezeigt.

3 Wenn Sie ein Übergabefelderformat verwenden möchten, aktivieren Sie das


Kontrollkästchen Übergabefelder und wählen Sie mit der Schaltfläche Laden ein Format
aus, Ö Übergabe mit Übergabefeldern auf Seite 223. Andernfalls werden die Daten direkt
übergeben, Ö Direktübergabe auf Seite 222.

4 Wenn zusätzlich ein Diagramm erzeugt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Diagramm.

5 Wenn Sie Nur aktuellen Satz aktivieren, wird nur der aktuell markierte Datensatz (einer
Liste) übergeben.

6 Die Option Feldtyp übergeben ist standardmäßig aktiviert und bewirkt, dass die Daten
abhängig vom Feldtyp in einer bestimmten Formatierung bzw. einem bestimmten MS-Excel-
Datentyp übergeben werden:
o Telefonnummern werden als Text übergeben (führende Nullen sollten erhalten
bleiben).
o Prozentwerte werden als solche übergeben.
o Felder mit Nachkommastellen (Typ F) werden auch mit dem Typ Float übergeben.
o Alle übrigen numerischen Felder (Typ S, L) werden als Zahl übergeben.
o Datumsfelder (Typ D) werden als Datum übergeben, falls sie in einem gültigen Format
sind (nach den aktuellen Datumseinstellungen), sonst als Text.
o Zeitfelder (Typ T) werden im Format "hh:mm:ss" übergeben.
o Alle übrigen Felder werden als Text übergeben.

7 Klicken Sie auf OK. Die Übergabe wird gestartet.


Im Feld Satznr. wird die Anzahl der Datensätze gezählt, die an die Tabellenkalkulation
übergeben werden.
Die Feldbezeichnung wird als Spaltenkopf in die Tabelle übernommen. Numerische Felder
werden automatisch summiert.

Direktübergabe
Bei der Direktübergabe werden nur die Felder übergeben, die in der Listenansicht zu sehen
sind. Diese Felder werden bei der Übergabe aus der Masken- bzw. Listenansicht ausgegeben.
Eine andere Listenansicht kann unter Ansicht Æ Liste definieren definiert und unter Ansicht Æ
Liste laden geladen werden.
Vom aktuellen Infobereich aus werden alle Datensätze des Infobereichs zur Firma bzw. Person
bei der Übergabe ausgegeben. Dies ist von der Auswahl Daten Æ firmenbezogen bzw.
personenbezogen abhängig.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 223

Die auszugebenden Datensätze können durch Definieren von Bedingungen bzw. durch Laden
einer Selektion eingeschränkt werden. Es werden allerdings nicht alle Bedingungen
berücksichtigt, die definiert wurden, Ö Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen auf Seite
233.

Beispiel: Kontaktdatensätze ausgeben

Im folgenden Beispiel werden Kontaktdatensätze ausgegeben:

1 Wechseln Sie in den betreffenden Infobereich, z. B. Kontakt.

2 Definieren Sie mit Daten Æ Bedingung definieren Æ Kontakt eine Bedingung, um nur die
gewünschten Kontaktdatensätze am Bildschirm anzuzeigen (z. B. Datum ≥ 01.01.2005).

3 Wählen Sie Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation.

4 Wählen Sie OK.


Die Datenfelder, die Sie in der Listenansicht sehen, werden an die Tabellenkalkulation
übertragen.

Übergabe mit Übergabefeldern


Bei dieser Übergabeart werden nur die Felder übergeben, die im Übergabefelderformat definiert
worden sind, Ö Übergabefelder auf Seite 91.

Vorteile:
• Felder werden aus dem aktuellen Infobereich ausgegeben.
• Felder aus beliebigen Infobereichen werden in einem Vorgang (hierarchisch) an die
Tabellenkalkulation übergeben.
Um Daten hierarchisch auszugeben, muss der Datensatz beim Starten der Übergabe sichtbar
sein. Starten Sie die Übergabe von einem anderen Infobereich aus, werden nur die Datensätze
des aktuellen Infobereichs ausgegeben.
Bei der Übergabe werden alle Datensätze zu allen Firmen/Personen ausgegeben. Die
auszugebenden Datensätze können durch Definieren von Bedingungen bzw. durch Laden einer
Selektion eingeschränkt werden.

Beispiel: Hierarchische Übergabe

Im folgenden Beispiel werden Daten hierarchisch übergeben:

1 Definieren Sie ein Übergabefelderformat, das Felder aus den Infobereichen Firma, Person
und Kontakt enthält.

Anmerkung: Das Feld Anzahl Datensätze im Dialogfeld Übergabefelder definieren muss


bei der Übergabe an die Tabellenkalkulation immer leer bleiben.

2 Wählen Sie mit Daten Æ Bedingung definieren Æ Kontakt die entsprechenden Datensätze
aus, die Sie ausgeben möchten (Selektion bzw. Bedingung laden).

3 Wechseln Sie in den Infobereich Firma.

4 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Übergabe an Tabellenkalkulation.

5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabefelder und wählen Sie das zuvor definierte
Format aus.

6 Klicken Sie auf OK.


update.seven öffnet die Tabellenkalkulation und fügt die Feldinhalte aus allen definierten
Feldern in eine Tabelle ein.
224 Benutzerhandbuch update.seven win

Dokumente aus einem Datensatz heraus öffnen


In mehreren Infobereichen können Sie direkt im Datensatz im Feld Dokument das Dokument
vermerken, das Sie als zusätzliche Informationsquelle erstellt oder an eine Kontaktperson
verschickt haben.
Klicken Sie im Anzeigemodus auf den Hyperlink mit dem Namen des Dokuments.
Die Textverarbeitung wird gestartet und das Dokument darin geöffnet.
Ist das Dokument mit der Dokumentverwaltung gespeichert worden, wird in diesem Feld eine
Dokument-ID in der Form AXXXX-Y oder KXXXX-Y angezeigt. "A" bedeutet ein allgemeines
Dokument und "K" ein kundenbezogenes Dokument (XXXX ist die aktuelle Stationsnummer
und Y eine Laufnummer, die bei der Dokumentverwaltung automatisch vergeben wird).

Dokumentverzeichnisse
Um Ihre Dokumentverzeichnisse zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Dokumentverzeichnis.

o Das Textfeld benutzerspezifische Dokumentverzeichnisse enthält die


Dokumentverzeichnisse des jeweiligen Benutzers, die lokal auf der Festplatte
gespeichert sind.
o Das Textfeld systemweite Dokumentverzeichnisse enthält die Verzeichnisse, die für alle
Benutzer gültig und auf dem Netzlaufwerk gespeichert sind.

2 Geben Sie in diese Textfelder die Pfade ein, unter denen Ihre Dokumente gespeichert
werden, z. B. ;c:\;c:\Word;f:\;f:\angebote

Anmerkung: Tragen Sie Dokumentverzeichnisse ein und aktivieren Sie in den Desktop-
Einstellungen unter Oberfläche in der Registerkarte Masken das Kontrollkästchen
Dokumentverzeichnis aktivieren. Wenn Sie jetzt das Windows-Dialogfeld zum Laden von
Dokumenten öffnen, wird das angegebene Verzeichnis angezeigt.
Es wird zuerst auf das Benutzerverzeichnis zugegriffen, oder, falls keines definiert wurde, auf
das systemweite Verzeichnis. Wenn mehrere Verzeichnisse eingetragen sind, wird das erste
angezeigt, Ö Dokumentverwaltung auf Seite 203.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 225

E-Mail-Programme

Lotus Notes-Anbindung
Die Lotus Notes-Anbindung erfolgt über API. Im Infobereich Konfiguration muss Lotus Notes als
E-Mail Programm definiert sein.

E-Mail senden

Um eine E-Mail mit Lotus Notes zu versenden:

1 Wechseln Sie im Infobereich Firma/Person, Kontakt oder Notiz zum gewünschten


Datensatz.
Bei der Firma oder Person muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail....


Das Dialogfeld Domino - Anmeldung zur Passworteingabe wird angezeigt.

3 Geben Sie im Feld Passwort Ihr Lotus Notes-Passwort ein.

4 Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern aktivieren, wird diese


Passwortabfrage künftig in allen Bereichen von update.seven, in denen E-Mails über Lotus
Notes verschickt werden können, nicht mehr angezeigt. Ihr Passwort wird verschlüsselt in
der Datei mmmaildomino.cfg in Ihrem Benutzerverzeichnis abgelegt.

Anmerkung: Über die Schaltfläche Erweitert werden die Felder Home-/Mail-Server und
Mail-Datei angezeigt. Geben Sie in diese Felder nichts ein, da sie beim
Verbindungsaufbau mit Lotus Notes von update.seven automatisch erfasst werden.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern aktiviert haben, werden
zusätzlich zu Ihrem Lotus Notes-Passwort auch die Einträge dieser Felder gespeichert.

5 Falls Sie Lotus Notes nicht geöffnet haben, wird das Programm automatisch gestartet, und
Sie werden aufgefordert, Ihr Lotus Notes-Passwort erneut einzugeben.
226 Benutzerhandbuch update.seven win

Das Fenster Neues Memo wird in Lotus Notes angezeigt.

In das Feld An wird die E-Mail-Adresse der Firma/Person von update.seven übergeben. Bei
mehreren eingetragenen E-Mail-Adressen wird ein Auswahlfenster angezeigt, in dem Sie die
gewünschte E-Mail-Adresse wählen können.
Wenn Sie die Übergabe aus dem Infobereich Kontakt gestartet haben, werden zusätzlich
die Felder Betreff, Text sowie die eingetragenen Dokumente als Anhang übernommen. Vom
Infobereich Notiz aus wird zusätzlich der Text übergeben.

6 Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Microsoft Outlook- bzw. Exchange-Anbindung


Das Versenden von E-Mails an Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange wird über die MAPI-
Anbindung vorgenommen. Im Infobereich Konfiguration muss Outlook als E-Mail-Programm
definiert sein.

E-Mail senden

Um eine E-Mail mit Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange zu versenden:

1 Wechseln Sie im Infobereich Firma/Person, Kontakt oder Notiz zum gewünschten


Datensatz.
Bei der Firma oder Person muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail....


Eine Profilauswahl wird angezeigt, wenn mehrere Profile vorhanden sind und kein
Standardprofil definiert wurde.

1. Wählen Sie das gewünschte Profil aus.


2. Geben Sie im Feld Passwort das Passwort ein.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern, um das ausgewählte
Profil und das Passwort in Ihrem Benutzerverzeichnis in der Datei mail_mapix.cfg
verschlüsselt zu speichern, damit diese Passwort- und Profilabfrage künftig in allen
Bereichen von update.seven, in denen E-Mails verschickt werden können, nicht mehr
angezeigt wird.

3 In Ihrem E-Mail-Programm wird ein Fenster zum Erfassen einer neuen E-Mail-Nachricht
angezeigt. In das Feld An wird die E-Mail-Adresse der Firma/Person von update.seven
übergeben. Bei mehreren eingetragenen E-Mail-Adressen wird ein Auswahlfenster
angezeigt, in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse wählen können.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 227

Wenn Sie die Übergabe aus dem Infobereich Kontakt gestartet haben, werden zusätzlich
die Felder Betreff, Text sowie die eingetragenen Dokumente als Anhang übernommen. Vom
Infobereich Notiz aus wird zusätzlich der Text übergeben.

4 Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

E-Mails über SMTP versenden


Wenn im Infobereich Konfiguration die Einstellung E-Mail-Programm = SMTP gewählt wurde,
können Sie E-Mails über SMTP versenden.
Beim ersten Versenden der E-Mail über SMTP wird folgendes Dialogfeld angezeigt:

Nehmen Sie folgende Eingaben vor:


Hostname Hostname oder Host-IP-Adresse
SMTP Port SMTP-Port-Nummer; Standardeinstellung ist 25
Username Benutzername für das Anmelden in SMTP
Passwort Passwort für das Anmelden in SMTP
Authentification Method mögliche Werte: AUTH_NONE, AUTH_CRAM_MD5, AUTH_LOGIN,
AUTH_PLAIN, AUTH_NTLM (= Standard)
Bound IP Adress IP-Adresse des lokalen Computers. Wenn Sie die Adresse nicht
kennen, wenden Sie sich an Ihren Netzwerkbetreuer.
Sender Addr Eigene E-Mail-Adresse
Sender Name Eigener Name
Anmeldedaten speichern Wenn Sie Anmeldedaten speichern auswählen, werden die
Angaben in der Datei smtp.cfg gespeichert und beim nächsten
Versenden wieder verwendet.
Bestätigen Sie mit OK.

E-Mails als Kontakte anlegen


Sie können eingehende E-Mails einer bereits vorhandenen Firma bzw. Person zuordnen. Dazu
muss die E-Mail-Adresse des Absenders beim Datensatz der Firma bzw. Person angelegt worden
sein. Zu dieser Firma/Person wird dann ein Kontaktdatensatz erzeugt.
228 Benutzerhandbuch update.seven win

E-Mails filtern

Um die eingegangenen E-Mails im Eingangskorb zu filtern:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ E-Mail-Kontakt.


Das Dialogfeld E-Mail-Nachrichten wird geöffnet.

Anmerkung: Standardmäßig wird das unter Start Æ Einstellungen Æ Systemsteuerung


Æ Mail eingerichtete Mailprofil verwendet. Falls kein Standardprofil vorhanden ist, wird
ein Dialogfeld geöffnet, und Sie können das gewünschte Profil auswählen.

2 Wählen Sie den Zeitraum der eingegangenen E-Mails aus, und klicken Sie auf E-Mail lesen.
Die E-Mails werden geladen. Dies kann bei einer großen Anzahl einige Sekunden dauern.

E-Mails Kontakten zuordnen

Um auszuwählen, zu welchen E-Mails ein Kontakt angelegt werden soll:

1 Klicken Sie auf jene E-Mails, zu denen ein Kontakt angelegt werden soll. Wenn Sie erneut
auf die E-Mail klicken, wird die Auswahl aufgehoben.

Anmerkung: Es ist möglich, dieselbe E-Mail an verschiedenen Tagen zu speichern. In


diesem Fall werden neue Kontaktdatensätze mit den gleichen Daten in update.seven
angelegt.

2 Klicken Sie auf OK.


Die update.seven-Datenbank wird nach identischen E-Mail-Adressen in den Firmen- bzw.
Personendatensätzen durchsucht.
o Wenn die E-Mail-Adresse gefunden wird, wird automatisch ein Kontaktdatensatz zu
dieser Firma bzw. Person angelegt.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 229

o Wenn mehrere Personen mit derselben E-Mail-Adresse (z. B. eine Firmen-E-Mail-


Adresse) in der Datenbank vorhanden sind, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie
die E-Mail einer bestimmten Person oder bestimmten Personen durch
Mehrfachauswahl zuweisen können.
o Wenn eine E-Mail-Adresse nicht gefunden wird, wird eine Meldung angezeigt.

Anmerkung: Im Infobereich Tel. Nr./ E-Mail werden die Telefonnummern und E-Mail-
Adressen bearbeitet. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Füllen, um die neu
eingetragenen Daten zu aktualisieren. Wählen Sie diese Menüoption wöchentlich, um auf
dem letzten Stand zu bleiben.

3 Bestätigen Sie mit OK, um zu den vorhandenen E-Mail-Adressen den jeweiligen Kontakt
anzulegen.
Im Datensatz wird die Kontaktart "E-Mail" eingetragen.
Wenn die E-Mails erfolgreich in update.seven gespeichert wurden, wird die Meldung "Job ist
erledigt" angezeigt.

E-Mails direkt aus einem Kontakt bzw. einer Notiz senden


Um E-Mails direkt aus einem Kontakt oder einer Notiz zu versenden:

1 Wechseln Sie zu der Firma/Person, die die E-Mail erhalten soll.

2 Wechseln Sie in den Infobereich Kontakt oder Notiz, und suchen Sie den betreffenden
Datensatz.

3 Geben Sie in das Feld Betreff den Betreff und im Feld Text den Text der E-Mail ein.

Anmerkung: Im Infobereich Notiz steht das Feld Betreff nicht zur Verfügung.

4 Speichern Sie den Kontakt- bzw. Notizdatensatz.

5 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ E-Mail.

6 Falls das E-Mail-Programm im Hintergrund läuft, wird dort automatisch die Maske für die
Neueingabe einer E-Mail geöffnet. Falls kein Standardprofil vorhanden ist, werden Sie
aufgefordert, ein Profil aus der Dropdown-Liste auszuwählen.
230 Benutzerhandbuch update.seven win

o Im Feld An wird die E-Mail-Adresse aus update.seven angezeigt.


o Im Textfeld wird der Text des Notiz- oder Kontakt-Textfeldes angezeigt, in der
Betreffzeile wird der Betreff aus dem Kontakt angezeigt.
o Alle Kontaktbeteiligten mit Status "erforderlich" werden ebenfalls in das Feld An
eingetragen, alle optionalen Kontaktbeteiligten in das Feld Cc:.
o Wenn die Felder Dokument 1 und Dokument 2 im Kontaktdatensatz Dokumente
enthalten, wird eine Meldung angezeigt, und Sie können entscheiden, ob Sie diese
Dokumente als Dateianhang versenden möchten.

7 Bearbeiten und versenden Sie die E-Mail.

Datensätze als Verknüpfung versenden


Sie können von update.seven aus Datensätze als Verknüpfung per E-Mail verschicken. Der
Empfänger der E-Mail kann daraufhin im Textteil der E-Mail die Verknüpfung anklicken, und der
entsprechende Datensatz wird in update.seven win bzw. update.seven web angezeigt. Dies
kann z. B. dann nützlich sein, wenn ein Außendienstmitarbeiter an seinen Vorgesetzten den
Statusbericht eines Kundenbesuchs schicken möchte.
Über die Desktopdefinition können Sie auch Schaltflächen und Menüoptionen in jede Maske
oder jedes Kontextmenü stellen, um rasch auf diese Funktionen zuzugreifen, Ö Desktop im
Administratorhandbuch 2. Für den Infobereich Kontakt haben Sie außerdem die Möglichkeit,
eine Schaltfläche in die Maske zu stellen, mit der eine E-Mail an alle Kontaktbeteiligten gesendet
wird.

Voraussetzungen:
• Die Stationsnummer zwischen Sender und Empfänger sollte identisch sein, da sonst bei
noch nicht kommunizierten Datensätzen eventuell die Schlüssel nicht stimmen.
• Der Empfänger der E-Mail muss Zugriff auf update.seven haben.
• Die E-Mail muss im HTML-Format versendet werden, da die Verknüpfungen sonst nicht
korrekt angezeigt werden.

Anmerkung: Wenn in der E-Mail auch eine Verknüpfung zu update.seven web erstellt
werden soll, muss im Infobereich Konfiguration die update.seven web-Adresse angegeben
werden, Ö Administratorhandbuch 2 und Handbuch update.seven web.

Um einen Datensatz als Verknüpfung zu versenden:

1 Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz, und wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ
Satz als Link verschicken an.

2 Wählen Sie aus dem Untermenü aus, ob Sie den Datensatz an Bearbeiter, eine Gruppe,
einen Vorgesetzten oder eine Vertretung schicken möchten.
o Bei Auswahl der Menüoption Bearbeiter... wird das Dialogfeld Auswahl angezeigt, aus
dem Sie den/die gewünschten Bearbeiter auswählen.
o Bei Auswahl der Menüoption Bearbeiter wird die E-Mail an alle Bearbeiter, die im
aktuellen Datensatz erfasst sind, gesendet.
o Bei Auswahl einer Gruppe wird die E-Mail an die E-Mail-Adresse der Gruppe gesendet.
Falls für die Gruppe keine E-Mail-Adresse erfasst ist, wird die E-Mail an die jeweiligen
E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder verschickt.

3 Falls in der aktuellen Ebene mehr als ein Infobereich vorhanden ist, wird ein Dialogfeld zum
Auswählen eines Infobereichs angezeigt, z. B. in der Ebene Kontaktbeteiligung.
Wählen Sie den gewünschten Infobereich aus, und bestätigen Sie mit OK.

4 Falls für den gewünschten Datensatz Dokumente vorhanden sind, wird ein Dialogfeld zur
Auswahl des entsprechenden Dokuments angezeigt.
Markieren Sie das gewünschte Dokument. Alternativ können Sie auch das Kontrollkästchen
Alle aktivieren, wenn Sie alle Dokumente verschicken möchten.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 231

5 Bestätigen Sie mit OK.


Die E-Mail wird in Ihrem Mail-Programm angezeigt.
In der Zeile Betreff wird der Name des Infobereichs und die Referenz für den
entsprechenden Datensatz eingefügt.
Im Textkörper der E-Mail wird der Hyperlink für den Datensatz eingefügt. Falls die Adresse
der Webseite von update.seven web im Infobereich Konfiguration erfasst ist, wird auch ein
Hyperlink zu update.seven web eingefügt.

6 Bearbeiten und versenden Sie die E-Mail.


Wenn der Empfänger der E-Mail auf den Hyperlink klickt, wird update.seven automatisch
gestartet.

Datensätze in die Zwischenablage kopieren


Um Datensätze in die Zwischenablage zu kopieren:

1 Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz, und wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ
Link in Zwischenablage kopieren.

2 Falls in der aktuellen Ebene mehr als ein Infobereich vorhanden ist, wird ein Dialogfeld zum
Auswählen eines Infobereichs angezeigt, z. B. in der Ebene Kontaktbeteiligung.
Wählen Sie den gewünschten Infobereich aus, und bestätigen Sie mit OK.

3 Die Verknüpfung wird in die Zwischenablage gespeichert und kann in andere Windows-
Anwendungen, in die update.seven-Funktionsleiste sowie update.seven-Felder vom Typ
"Hyperlink" eingefügt werden.

update.seven - DDE-Server
update.seven verfügt neben der Word/Excel-DDE-Client-Funktionalität über einen DDE-Server.
Dieser DDE-Server ist in update.seven integriert und ermöglicht den Zugriff auf die
update.seven-Datenbank für DDE-Client-Anwendungen.
Die Grundlage der update.seven-DDE-Kommunikation sind die Transaktions-Strings. Ein
Transaktions-String besteht aus einem Befehl (Read, Write, Delete, New und Current) und
einem Datenteil (Infobereich, Key usw.).
Das DDE-Server-Protokoll beschreibt die Regeln der Kommunikation zwischen DDE-Server und
DDE-Client-Anwendungen.
Eine Anwendung, die als DDE-Client mit dem DDE-Server Datenaustausch über DDE
durchführen will, muss in der Lage sein, die Daten im Transaktionsformat mit den Regeln der
DDE-Kommunikation senden zu können.

Übergabetipps

Übergeben von unabhängigen Infobereichen


Die Übergabe von unabhängigen Infobereichsfeldern wie z. B. Land, Artikelstamm, Preisliste
usw. erfolgt am einfachsten aus der Listenansicht, ohne Übergabefelder.
Sollten Sie dazu ein Übergabefelderformat verwenden, speichern Sie nie Felder aus der Firma
(oder von der Firma abhängigen Infobereichen) und den unabhängigen Infobereichen in einem
Format. Die Felder werden sonst bei der Übergabe doppelt ausgegeben.
232 Benutzerhandbuch update.seven win

Übergabefelder und Rechte


Wenn Übergabeeinstellungen an verschiedene Benutzer gesendet werden, kann es vorkommen,
dass bei der Übergabe Fehlermeldungen der Textverarbeitung angezeigt werden. Wenn z. B.
ein Benutzer ein Übergabeformat mit Feldern verwendet, auf die er nicht zugreifen darf, wird
bei der Übertragung eine Fehlermeldung angezeigt.

Bearbeiter bei Einzel- und Serienbriefen


Beim Definieren von Übergabefeldern können Sie bestimmen, welche Bearbeiterdaten in Einzel-
und Serienbriefe übergeben werden sollen, Ö Übergabefelder auf Seite 91.
Um die Daten des Kontaktbearbeiters zu übergeben:

1 Wählen Sie den Infobereich Bearbeiter abhängig vom Infobereich Kontakt.

2 Doppelklicken Sie auf den Infobereich Bearbeiter und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Index-Beziehung aus, durch welchen Index der Bearbeiter übernommen werden soll. Sie
können den Bearbeiter oder die Gruppe anhand der Felder Bearbeiter oder Kontakt
übernehmen.

Um einen Bearbeiter aus der Firma zu übernehmen, gehen Sie ähnlich vor: Wählen Sie zum
Kontakt die Firma und zur Firma den Bearbeiter aus. Wenn gewünscht, können auch die Daten
mehrerer Bearbeiter übergeben werden (z. B. Kontaktbearbeiter und Account Manager der
Firma).
Um hingegen den aktuellen Bearbeiter zu übergeben, definieren Sie den Infobereich Bearbeiter
unabhängig von anderen Infobereichen und tragen Sie die Bedingung "aktueller Bearbeiter" ein.
Zusätzlich definieren Sie, dass der Bearbeiter nicht aus dem aktuellen Kontext, sondern
unabhängig gelesen wird.
Kapitel 10 update.seven und Fremdprodukte 233

Bedingungen bei der Übergabe berücksichtigen


Bei der Übergabe an die Textverarbeitung bzw. an die Tabellenkalkulation werden folgende
Bedingungen berücksichtigt:
• Die Rechte des Benutzers
• Bedingungen aus dem Übergabeformat, die sich auf einen anderen als den aktuellen
Infobereich beziehen. Wenn Sie z. B. Firmendatensätze übergeben wollen und im
Übergabeformat eine Bedingung auf einen Kontakt definieren, wird diese Bedingung bei
der Übergabe berücksichtigt
• Bedingungen und Autofilter, die auf den aktuellen Infobereich angewendet werden.
Datensätze, die durch die Anwendung einer solchen Bedingung nicht mehr angezeigt
werden, werden auch nicht übergeben.
Die folgenden Bedingungen werden bei der Übergabe allerdings nicht berücksichtigt:
• Bedingungen aus dem Übergabeformat, die sich auf den aktuellen Infobereich
beziehen. Wenn Sie z.B. Firmendatensätze übergeben wollen und im Übergabeformat eine
Bedingung auf eine Firma definieren, wird diese Bedingung bei der Übergabe nicht
berücksichtigt.
• Bedingungen und Autofilter, die auf einen anderen als den aktuellen Infobereich
angewendet werden. Datensätze, die durch die Anwendung einer solchen Bedingung nicht
mehr angezeigt werden, werden trotzdem übergeben.
235

KAPITEL 11
Selektionen
Selektionen enthalten Firmen bzw. Personen, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen,
Ö Bedingungen auf Seite 71. Das Ergebnis einer Selektion kann gespeichert und zu einem
späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden, z. B. für Marketingaktivitäten, Ö Aktivitäten auf
Seite 160.
Eine Selektion bezieht sich immer nur auf die Ebene Firma+Person. Bedingungen einer
Selektion können jedoch auf alle abhängigen Infobereiche gesetzt werden, d.h. die Selektion
könnte alle Firmen enthalten, die im letzten Monat besucht wurden.
Genauso wie für die Infobereiche Firma und Person können Sie auch für eine mit Daten Æ
Selektion geladene Selektion mit zusätzlichen Bedingungen die Zielgruppe weiter einschränken
(mit Daten Æ Bedingung definieren). Dadurch wird nur die Anzahl der angezeigten Datensätze
beschränkt, die Selektion wird dadurch nicht geändert.
Jedes Mal, wenn Sie die Selektion starten, wird das Ergebnis aktualisiert. Wenn Sie von der
Firmenmaske aus eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion auswählen, laden Sie
dieses Ergebnis, ohne es neu zu prüfen.

Note: Die Datensätze der Selektion werden erst dann aktualisiert, wenn Sie die Selektion
erneut starten (generieren). Wenn Sie also eine Selektion definiert haben (z.B. alle Firmen,
die im letzten Monat besucht wurden), erfüllen möglicherweise nach einiger Zeit einige
Firmen und Personen der Selektion die definierten Kriterien nicht mehr.

Selektionen sind benutzerspezifisch. Sie können Selektionen eines anderen Benutzers nur dann
verwenden, wenn Ihnen diese Selektion gesendet wurde.

Selektion definieren
In diesem Beispiel definieren Sie eine Selektion auf bestimmte Branchen und Umsätze:

1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Selektion, oder wählen Sie die Menüoption
Info Æ Selektion.
Die Selektionstabelle wird geöffnet.

Anmerkung: Die Selektionstabelle enthält alle Infobereiche, auf die Sie zugreifen
dürfen. Alle Bereiche, die der Administrator in Ihren Rechten nicht vorgesehen hat,
werden nicht angezeigt.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Löschen, um Einstellungen früherer Selektionen zu löschen.

3 Klicken Sie in der Spalte Bedingung auf Firma.


236 Benutzerhandbuch update.seven win

Das Dialogfeld Selektion-Firma wird geöffnet. Im Block Felder werden alle Datenfelder des
Infobereichs Firma angezeigt. Sie können zu allen Feldern Bedingungen definieren und
nach diesen Bedingungen selektieren.

4 Doppelklicken Sie im Block Felder auf den Eintrag Branche.


Das Dialogfeld Bedingung definieren - Branche wird geöffnet, Ö Dialogfeld Bedingung
definieren auf Seite 73.
Hier werden die Bedingungen unter Zuhilfenahme von Vergleichsoperatoren,
Vergleichswerten und Verknüpfungen definiert. Bei Katalogwerten sind nur die Operatoren
Gleich bzw. Ungleich auswählbar. Das Optionsfeld Gleich = ist als Vorgabe aktiviert.

5 Doppelklicken Sie in das Feld Vergleichswert.


Der Branchenkatalog wird geöffnet.

6 Wählen Sie mehrere Einträge durch Anklicken aus.

Neben jedem ausgewählten Eintrag wird ein Häkchen angezeigt. Klicken Sie auf , um

alle bereits ausgewählten Einträge zu löschen, oder klicken Sie auf , um alle Felder
auszuwählen.

7 Bestätigen Sie mit OK.


Sie kehren zum Dialogfeld Selektion zurück.
Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile im Block Bedingung angelegt,
wobei alle Bedingungen untereinander mit ODER verknüpft sind.

8 Doppelklicken Sie im Block Felder auf den Eintrag Umsatz.


Das Dialogfeld Bedingung definieren Umsatz wird geöffnet.

9 Geben Sie im Feld Vergleichswert z. B. den Wert "100000" ein.

10 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Variabel.

11 Bestätigen Sie mit OK.


Sie kehren zum Dialogfeld Selektion zurück.
Im Block Felder sind die Felder Branche und Umsatz aktiviert. Wenn Sie auf ein Feld
klicken, werden die dazugehörigen Bedingungen rechts angezeigt.

12 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht, um alle definierten Bedingungen zum aktuellen
Infobereich Firma zu überprüfen.

13 Bestätigen Sie mit OK, um die Definition der Bedingungen zu diesem Infobereich
abzuschließen.
Kapitel 11 Selektionen 237

14 Klicken Sie in die Spalte Aktiv neben Firma, um die definierten Bedingungen für den
Selektionsvorgang zu aktivieren.

15 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um den Selektionsvorgang zu starten. Klicken Sie
zweimal auf OK.

16 Vergeben Sie einen Namen zum Speichern des Selektionsformats und klicken Sie auf OK.
Sie können weitere Bedingungen zur Person oder anderen Infobereichen auf die gleiche Art
definieren. Eine Erklärung der weiteren Optionen finden Sie unter Ö Selektionsoptionen auf
Seite 237 und Kontextmenü einer Selektion auf Seite 239.

Selektionsoptionen
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Löschen ( ): Löscht alle Einträge aus der Selektionstabelle.

• Start ( ): Führt die Selektion durch (nachdem Sie die gewünschten Bedingungen
festgelegt haben).
• Aktuelle Selektion: Name der aktuell geladenen Selektion.
• Basisselektion: Name der geladenen Basisselektion, mit deren Hilfe Sie eine Schnitt- oder
Vereinigungsmenge zweier oder mehrerer Selektionen erstellen können, Ö Schnitt- und
Vereinigungsmengen von Selektionen auf Seite 253.
• Datensätze: Die Gesamtanzahl der Firmen- bzw. Personendatensätze, die den definierten
Bedingungen entsprechen.
• Basis: Sie können bestimmen, aus welcher Datenbasis die Selektion durchgeführt werden
soll.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Stammdatei, wenn Sie auf die gesamte Datenbank
zugreifen möchten.
Wenn Sie aus einer Selektion eine Subselektion durchführen möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Selektion und wählen Sie im Feld Basisselektion eine andere Selektion. Die
Ergebnismenge der geladenen Basisselektion dient als Ausgangsbasis für die aktuelle
Selektion.
• Resultat: Hier wird das Resultat der Selektion bestimmt:
o Neue: Aus den aktuellen Daten wird eine neue Selektion erzeugt und unter einem
neuen Namen gespeichert.
o Aktuelle: Nimmt andere Firmen bzw. Personen in eine vorhandene Selektion auf, führt
zwei Selektionen zusammen oder aktualisiert eine bestehende Selektion. Wählen Sie
diese Möglichkeit auch dann, wenn Sie zwei Zielgruppen mit einander teilweise
widersprechenden Bedingungen in einer Selektion speichern möchten (z. B. für ein
großes Mailing).

Anmerkung: Wenn im Feld Aktuelle Selektion keine Selektion angezeigt wird, werden
Sie aufgefordert, eine aktuelle Selektion zu laden. Wenn Sie jedoch zuvor eine Selektion
geladen und dann mit der Schaltfläche Löschen die Einträge aus der Selektionstabelle
gelöscht haben, dient diese letzte geladene Selektion als aktuelle.

o Nur zählen: Die Datensätze in der Selektionstabelle werden gezählt. Diese Selektion
wird nicht unter einer Bezeichnung gespeichert und kann auch nicht im
Kundendatensatz aufgerufen werden.
o Stat. zählen: In der Selektionstabelle werden alle Datensätze pro Infobereich gezählt,
die die Bedingung erfüllen.

Anmerkung: Wenn Sie für einen Infobereich keine Bedingung erfasst haben, werden
alle Datensätze dieses Infobereichs gezählt.
238 Benutzerhandbuch update.seven win

• Nur Firmen: Wenn Sie nur Firmen, aber keine Personen in die Selektion aufnehmen
möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
• Rf: Mit dem Aktivieren der ersten Bedingung wird in der Spalte Rf (Reihenfolge)
automatisch die Ziffer 1 eingetragen, d. h., dieser Infobereich wird als Erstes untersucht.
Die Reihenfolge ist vor allem dann wichtig, wenn Sie in mehreren Infobereichen (z. B.
Firma und Person) Bedingungen definieren.
• Bedingung: In der Spalte Bedingung sind alle Infobereiche der Datenbank eingetragen. Sie
können zu allen Feldern der einzelnen Infobereiche Selektionsbedingungen definieren,
Ö Optionen im Dialogfeld Selektion auf Seite 72.
• Aktiv: Aktiviert die zu diesem Infobereich definierten Bedingungen.
• Exklusiv: Bei der Selektion nach abhängigen Infobereichen (z. B. Kontakt, Mailing, Bedarf,
Potenzial, Produkt) ist entscheidend, ob die Firma/Person in die Selektion aufgenommen
werden soll, wenn:
o mindestens ein Satz im gewählten Infobereich die Bedingung erfüllt oder
o alle Datensätze im gewählten Infobereich die Bedingung erfüllen.
Falls alle Datensätze die Bedingung erfüllen sollen, markieren Sie den betreffenden
Infobereich in der Spalte Exklusiv.
• Optional: Gibt an, ob die Bedingungen zu diesem Infobereich mit logischem ODER mit den
Bedingungen eines anderen Infobereichs verknüpft werden sollen.
• Erw. Bedingung: Erweiterte Selektionsbedingungen sind eine Annäherung an den SQL-
Standard, Ö Dialogfeld Erweiterte Bedingungen auf Seite 261.
• Abhängig: Klicken Sie in eine Zelle dieser Spalte, um zwischen den folgenden Möglichkeiten
zu wählen:
firmenbezogen prüft nur firmenbezogene Datensätze
personenbezogen prüft nur personenbezogene Datensätze
firmenbezogen prüft firmen- und personenbezogene Datensätze
oder
personenbezogen
alles zur Firma prüft Datensätze zur Firma sowie zu allen anderen Personen in dieser
Firma
Beispiel: Person

Person mit Kontakt Person ohne Kontakt

firmenbezogen findet alle Personen, zu deren findet alle Personen, für die es
Firma es einen firmenbezogenen keinen Kontakt zur Firma gibt
Datensatz gibt.

personenbezogen findet alle Personen, für die es findet alle Personen ohne Kontakt
einen Kontakt gibt

firmenbezogen findet alle Personen, für die es liefert kein Ergebnis


oder einen Kontakt gibt bzw. für
personenbezogen deren Firma es einen Kontakt
gibt

alles zur Firma findet alle Personen, bei denen findet alle Personen ohne Kontakt
es einen Kontakt zur gleichen zu dieser Firma
oder einer anderen Person der
Firma oder zur Firma gibt
Wenn Sie einen Infobereich als personenbezogen und nicht optional definieren, sind Firmen
ohne Personen nicht in der Selektion enthalten. Wenn Sie den Infobereich als
personenbezogen und optional definieren, sind Firmen ohne Personen in der Selektion
enthalten (gleiches Verhalten wie ohne Auswahl in dieser Zeile).
Kapitel 11 Selektionen 239

• Sortfelder: In der Spalte Sortfelder können Sie die Firmen bzw. Personen in der Selektion
sortieren.
Wenn Sie die Zelle zum jeweiligen Infobereich anklicken, wird das Dialogfeld Feldauswahl
mit sämtlichen Feldern dieses Infobereichs angezeigt.

Hier können Sie durch Aktivieren der jeweiligen Kontrollkästchen auswählen, nach welchem
Kriterium (Feld) sortiert werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Die Sortierung der Selektion ist jetzt aktiviert. Die Sortierung auf einen Infobereich bezieht
sich immer auf die Datensätze dieses Infobereichs.
Wenn Sie in einer SQL-Datenbank eine Sortierung von Katalogwerten vornehmen, erfolgt
die Sortierung nach dem Katalog-Index und nicht nach dem Inhalt.
• Länge: Die Spalte Länge gibt die Zahl der Sortierzeichen der Sortfelder an. Es steht eine
maximale Länge von 20 Sortierzeichen zur Verfügung.
Wenn Sie mehrere Sortierkritierien ausgewählt haben, z. B. im Infobereich Firma nach
Alphabet (= Feld Firma) und im Infobereich Person auch nach Alphabet (= Feld
Nachname), wird zunächst die Länge auf je fünf Zeichen aufgeteilt.
Durch Anklicken der Spalte Länge zum jeweiligen Infobereich können Sie die Anzahl der
Sortierzeichen beliebig verändern, allerdings immer innerhalb der Maximallänge.
• Gesamt: In der Spalte Gesamt sehen Sie, wie viele Datensätze pro Infobereich in der
Datenbank enthalten sind.

Anmerkung: In dieser Spalte werden die Datensätze nur dann gezählt, wenn Sie aus
dem Kontextmenü die Option Gesamt wählen.

• Gezählt: Die Anzahl der Datensätze, die bereits auf die Bedingungen hin geprüft wurden.

Kontextmenü einer Selektion


Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Ansicht: Zeigt eine Gesamtansicht der definierten Bedingungen an, d. h. aller Bedingungen
zu allen Infobereichen und allen Ebenen. Sie können diese Ansicht drucken.
• Start Basissel.: Aktualisiert nicht nur die aktuelle, sondern auch die im Feld Basisselektion
geladene Selektion.
• Sortieren: Sortiert die Datensätze in der Selektion neu, ohne die Selektion noch einmal
auszuführen.
• Gesamt: Berechnet die Gesamtanzahl der in der Datenbank enthaltenen Datensätze für
jeden Infobereich. Das Resultat wird in der Spalte Gesamt angezeigt.
240 Benutzerhandbuch update.seven win

Selektion nach Umfrageantworten


Wenn Sie eine Bedingung für den Infobereich Umfrageergebnisse mit dem Feld Antwort Nr.
definieren, wird das Fenster Bedingung - Umfrageergebnis angezeigt.

Wählen Sie den gewünschten Fragebogen, die Frage und die Antwort aus. Auch hier ist es
möglich, mehrere Antworten gleichzeitig zu wählen. Mit Alle auswählen wählen Sie alle
vorhandenen Einträge.

Beispiel: Selektion nach Geburtstagen


Um Personen zu selektieren, die an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitraum
Geburtstag haben:

1 Definieren Sie eine Bedingung für den Infobereich Person auf das Feld Geboren.
Wenn Sie alle Personen auswählen möchten, die am 11.11. Geburtstag haben, müssen Sie
folgende Bedingung eingeben: "= 11.11."
Wenn Sie alle Personen auswählen möchten, die zwischen dem 23.10. und dem 23.11.
Geburtstag haben, müssen Sie folgende Bedingung eintragen: ">= 23.10. UND <= 23.11."

2 Aktivieren Sie die Bedingung.

3 Starten Sie die Selektion.

Anmerkung: Für Selektionen unter SQL müssen Sie die Reihenfolge YYYYMMDD genau
einhalten. Wenn Sie z. B. alle Personen selektieren möchten, die im Mai Geburtstag haben,
geben Sie für das Feld Geburtsdatum folgende Bedingung ein: ????05??

Selektion nach dem Alter (nur Branchenversion FS)


Eine Selektion über das Feld Alter im Infobereich Person ist nicht möglich.
Das Feld Alter im Infobereich Person wird automatisch berechnet, wenn Sie im Feld
Geburtsdatum einen Wert eingeben. Allerdings wird es danach nicht laufend aktualisiert und
kann daher nicht für eine Selektion benutzt werden. Verwenden Sie stattdessen eine Selektion
über das Feld Geburtsdatum.
Kapitel 11 Selektionen 241

Beispiel: Firmen/Personen mit Kriterien auf Objekte selektieren (nur BTB)


Sie können nach Firmen oder Personen selektieren und gleichzeitig Kriterien auf Objekte
definieren, an denen diese Firmen oder Personen Beteiligungen haben. Dazu steht Ihnen in der
Selektionstabelle die Zeile Objekte zur Verfügung.
Eine solche Selektionsbedingung könnte folgendermaßen aussehen:
1. Zeile Objekte: Land = Österreich und Objekt-Status = aktiv
Als Ergebnis erhalten Sie alle Firmen/Personen mit einer Beteiligung an einem Objekt in
Österreich mit dem Status "aktiv".

Anmerkung: Wenn Sie sowohl Bedingungen auf Objekte als auch auf Beteiligte definieren,
also z.B. Objekt: Land = Österreich sowie Beteiligte: Mitwirkung = Architekt, bekommen Sie
alle Firmen/Personen, die eine Beteiligung mit Mitwirkung Architekt haben (gleichgültig ob
Objekt in Österreich oder nicht), sowie eine Beteiligung (gleichgültig welcher Art von
Mitwirkung) an einem Objekt in Österreich.

Selektionsbedingungen verknüpfen
Sie können Bedingungen untereinander verknüpfen:

Zwischen Infobereichen:
Sowohl ODER (Spalte Optional) als auch UND
Beispiel: Firma UND Person ODER Kontakt
Zwischen unterschiedlichen Feldern eines Infobereichs:
Sowohl ODER als auch UND
Beispiel: Land=A UND/ODER Ort=X
Zwischen mehreren Feldern des gleichen Typs eines Infobereichs:
Sowohl ODER als auch UND, jedoch gilt dieser Operator für alle Felder des gleichen Typs.
Beispiel: Land=A UND/ODER Land=B UND/ODER Land=C

Selektionsbedingung ändern
Um eine der definierten Bedingungen zu ändern:

1 Klicken Sie in der Selektionstabelle auf einen Infobereich, und doppelklicken Sie im Block
Felder auf den Feldnamen.
Im Block Bedingung wird die Bedingung angezeigt.

2 Verwenden Sie die Schaltfläche Ändern zum Überarbeiten der Bedingung und die
Schaltflächen Löschen oder Alle löschen zum Entfernen einer oder aller Bedingungen.

Selektionsbedingung laden und speichern


Mit Hilfe der Schaltfläche Speichern können Sie Bedingungen zu den jeweiligen Infobereichen
unter einem beliebigen Namen speichern. Mit der Schaltfläche Laden laden Sie die zuvor
gespeicherte Bedingung zum jeweiligen Infobereich.

Anmerkung: Sie können die definierten Selektionsbedingungen zum jeweiligen Infobereich


unabhängig von der Selektion speichern und bei jeder Selektion zum gleichen Infobereich
laden. Selektionsbedingungen können auch über die Menüoption Datei Æ Bedingung laden
im jeweiligen Infobereich geladen werden.
242 Benutzerhandbuch update.seven win

Selektion generieren
Um eine Selektion zu generieren:

1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Selektion, oder wählen Sie die Menüoption
Info Æ Selektion.

2 Wählen Sie unter Basis die Datenbasis aus, die untersucht werden soll.

3 Legen Sie das gewünschte Resultat fest.

4 Klicken Sie auf (Start).

Anmerkung: Bei der Definition von variablen Bedingungen wird das Dialogfeld
Bedingungen ändern angezeigt, in dem die Bedingungen noch vor dem Start geändert
werden können.

In der Selektionstabelle können Sie den Selektionsprozess mitverfolgen. In der Spalte


Gezählt sehen Sie die Anzahl der Firmen und Personen, die bereits auf die Bedingungen hin
geprüft wurde. Im Feld Datensätze sehen Sie die Anzahl der selektierten Datensätze.

5 Geben Sie nach Abschluss der Selektion einen Namen für die Selektion an.
Unter diesem Begriff können Sie die Selektion jederzeit wieder laden und nachbearbeiten.
Alle Datensätze, die nach Ihren Bedingungen in der Selektion zusammengefasst wurden,
sind in der Selektion gespeichert.

6 Nach dem Speichern der Selektion werden Sie gefragt, ob Sie sie bearbeiten wollen.
Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, wird die Ebene Firma+Person mit den
selektierten Firmen/Personen geöffnet.
Wenn Sie die Meldung mit Nein schließen, bleiben Sie im Infobereich Selektion. Sie können
die Selektionsergebnisse zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, indem Sie in der Ebene
Firma/Person die Menüoption Daten Æ Selektion... wählen. Sie können auch im Infobereich
Selektion die gewünschte Selektion laden.

Selektion aktualisieren
Datensätze, die zum Zeitpunkt der letzten Selektion die gesetzten Bedingungen nicht erfüllt
haben und sie heute aber erfüllen, werden nicht automatisch zur Selektion hinzugefügt.
Um eine Selektion auf den neuesten Stand zu bringen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Wechseln Sie in den Infobereich Selektion.

3 Wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei.

4 Wählen Sie im Block Resultat die Option Aktuelle.

5 Klicken Sie auf (Start).


Durch die Aktualisierung sind Firmen und Personen in der Selektion enthalten, die beim letzten
Selektionsdurchgang die Bedingungen noch nicht erfüllt haben. Sie wurden inzwischen neu
aufgenommen, kommuniziert etc.
Kapitel 11 Selektionen 243

Alle manuellen Änderungen an der Selektion (Neuaufnahmen, Markierungen, Löschungen usw.)


sind erhalten geblieben.

Anmerkung: Wenn Sie im Block Resultat die Option Neue ausgewählt haben, gehen alle
manuellen Änderungen an der Selektion verloren.
In einer Selektion werden die Datensätze aus der Datenbank nicht dupliziert.

Selektion anzeigen/bearbeiten
Um eine Selektion zu bearbeiten:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion....

2 Wählen Sie eine Selektion aus und klicken Sie auf OK.
Die Datensätze der Selektion werden angezeigt.

3 Sie können nun Firmen oder Personen aus der Selektion löschen oder neue Firmen
hinzufügen.
Wenn Sie aus der Selektion in die Datenbank zurückkehren möchten, wählen Sie die
Menüoption Daten Æ Gesamte Datenbank.

Anmerkung: Wenn Sie sich in einer Selektion befinden und über die Menüoption Ansicht Æ
Bereiche nur Firmen oder nur Personen anzeigen, wechseln Sie ebenfalls in die Datenbank.

In der Ebene Firma+Person besteht die Möglichkeit, Selektionen direkt über eine Dropdown-
Liste zu laden, wenn dies von Ihrem Administrator eingerichtet wurde, Ö Maskengenerator im
Administratorhandbuch 2.

Die Dropdown-Liste enthält folgende Einträge:


• Der erste Eintrag ist leer. Klicken Sie auf diesen Eintrag, um zur Datenbank
zurückzukehren.
• Danach folgen die im Infobereich Selektion erstellten Selektionen. Klicken Sie auf eine
dieser Selektionen, um nur die Daten dieser Selektion anzuzeigen.
• Der letzte Eintrag heißt "Selektion". Klicken Sie auf diesen Eintrag, um in den Infobereich
Selektion zu wechseln, wo Sie weitere Selektionen definieren können.

Hinzufügen von Firmen/Personen zur Selektion


Um Firmen aus der Datenbank in die Selektion hinzuzufügen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Suchen Sie mit der Schaltfläche Suchen nach der neu aufzunehmenden Firma.

3 Wählen Sie über die Schaltfläche Person die richtige Kontaktperson, und bestätigen Sie mit
OK.
Da Sie sich in einer Selektion befinden, ist die Firma in der Selektion nicht vorhanden.
Folgende Meldung wird angezeigt: "Soll Satz in Selektion übernommen werden?"

4 Bestätigen Sie die Neuaufnahme in die Selektion mit Ja.


Die Firma wird in der Selektionsliste angezeigt.
244 Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie keine Kontaktperson ausgewählt haben, wird zusätzlich folgende Meldung
angezeigt: "Sollen alle zur Firma gehörigen Personen mitübernommen werden?". Wählen
Sie "Ja", um auch die Personen der Firma in die Selektion aufzunehmen.

Anmerkung: Falls Sie die Neuaufnahme mit Nein ablehnen, wechseln Sie automatisch in die
Datenbank zurück und die Firma wird angezeigt.

Neue Firmen/Personen aufnehmen


Um neue Firmen oder Personen hinzuzufügen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Neu.

Anmerkung: Verwenden Sie die Schaltfläche Neu nur dann, wenn die gewünschte
Firma noch nicht in der Datenbank existiert.

3 Erstellen Sie eine neue Firma oder Person.


Die Firmen, die Sie neu in die Selektion aufnehmen, werden auch in der Datenbank
gespeichert.

Selektionsdaten verändern
Um bestehende Selektionsdaten zu verändern:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche (Bearbeiten).

3 Klicken Sie die gewünschten Felder des Datensatzes an.

4 Ändern Sie die Firmen- bzw. Personendaten.

5 Bestätigen Sie mit OK.

Anmerkung: Sämtliche Änderungen an den Daten der Selektion werden auch in der
Datenbank gespeichert.

Manuell aufgenommene Firmen anzeigen


Um manuell aufgenommene Firmen anzuzeigen:

1 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren.

2 Fügen Sie die Spalte Manuell hinzu.


In dieser Spalte wird für alle Firmen, die Sie im Nachhinein in die Selektion aufgenommen
haben, ein Häkchen angezeigt.
Kapitel 11 Selektionen 245

Sortieren
Die Reihung der Firmen oder Personen nach dem Alphabet, der Postleitzahl oder der
Firmennummer mit der Menüoption Daten Æ Sortieren ist nur in der Datenbank möglich.
In der Selektion können Sie mit der Menüoption Ansicht Æ Bereiche nur die Darstellung der
Maske am Bildschirm ändern (Firma+Person, nur Firma, nur Person), nicht aber die Reihenfolge
(bei der Firma, Finr, Nachname, PLZ; bei der Person, Finr, Nachname, Privatadresse, Nachname
phonet.).

Mehrere Firmen/Personen hinzufügen


Um mehrere Firmen oder Personen oder zwei einander ausschließende Zielgruppen in einer
bestehenden Selektion zusammenzuführen:

1 Führen Sie die erste Selektion durch, und speichern Sie sie.

2 Ändern Sie die zuvor definierten Selektionsbedingungen, um die zweite Zielgruppe zu


definieren.

3 Wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei.

4 Wählen Sie im Block Resultat die Option Aktuelle.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.


Der Selektionsvorgang wird gestartet, und die Selektion wird um die Firmen/Personen, die
die neue Bedingung erfüllen, erweitert.

6 Klicken Sie auf Speichern.


Wenn Sie denselben Selektionsnamen verwenden, wird die erste Selektion erweitert. Wenn
Sie einen neuen Namen vergeben, wird die gesamte Selektion gespeichert, und die erste
Selektion bleibt erhalten.

Einzelne Firma löschen


Um einzelne Firmen aus der Selektion zu löschen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Markieren Sie die gewünschte Firma in der Liste.

3 Klicken Sie auf (Löschen).


Folgende Meldung wird angezeigt: "Wollen Sie diesen Datensatz aus der Selektion
löschen?"

4 Bestätigen Sie mit Ja.


Folgende Meldung wird angezeigt: "Gelöscht".
Die Firma wird aus der Selektion gelöscht, jedoch nicht aus der Datenbank.

Anmerkung: Auch wenn andere Firmen mit Häkchen markiert sind, wird nur der aktive
Datensatz gelöscht.

Datensätze markieren
Um Datensätze in einer Selektion zu markieren:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Wählen Sie einen Datensatz aus.


246 Benutzerhandbuch update.seven win

3 Klicken Sie auf (Markieren) oder drücken Sie Strg+Einfg, um den Datensatz zu
markieren.
In der Spalte Markiert wird ein Häkchen angezeigt.

Anmerkung: Wenn die Spalte Markiert nicht in der Liste angezeigt wird, fügen Sie sie
über die Menüoption Ansicht Æ Liste definieren hinzu.

4 Um die Markierung rückgängig zu machen, klicken Sie erneut auf .

Mehrere Firmen löschen


Um mehrere Firmen gleichzeitig zu löschen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Verwenden Sie die Schaltfläche (Markieren), um die gewünschten Firmen auszuwählen.

3 Wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ Markierte Datensätze entfernen, um alle


markierten Firmen aus der Selektion zu löschen.
Oder wählen Sie die Menüoption Bearbeiten Æ Nicht markierte Datensätze entfernen, um
alle nicht markierten Firmen aus der Selektion zu löschen, während die markierten
Datensätze erhalten bleiben.

Nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzeigen


Um nur markierte oder manuell aufgenommene Firmen anzuzeigen:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Aktivieren Sie die Menüoption Daten Æ Bedingung definieren Æ Selektion.

3 Wählen Sie im Dialogfeld Selektion - Selektion das entsprechende Feld (Markiert oder
Manuell).

4 Doppelklicken Sie auf das gewählte Feld, oder verwenden Sie die Schaltfläche Neu, um eine
Bedingung zu definieren.

5 Wählen Sie im folgenden Dialogfeld J (Ja), und bestätigen Sie dieses und das Dialogfeld
Selektion - Selektion mit OK.
Wenn Sie die Bedingung jetzt aktivieren, werden nur die markierten bzw. manuell
aufgenommenen Datensätze der Selektion angezeigt.

Selektion senden/kopieren
Um eine vorhandene Selektion einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Selektion.

3 Klicken Sie auf Senden.


Kapitel 11 Selektionen 247

4 Wählen Sie aus dem Dialogfeld den oder die betreffenden Mitarbeiter aus.

5 Bestätigen Sie mit OK.


Folgende Meldung wird angezeigt: "Job ist erledigt". Klicken Sie auf OK.

Anmerkung: Selektionen können nur an Bearbeiter gesendet werden, für die im Modul
Rechte ein Login zugeordnet ist.

Selektion löschen
Um eine vorhandene Selektion zu löschen:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Selektion.

3 Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit Ja.


Die Selektion wird aus der Datenbank gelöscht und ist nicht mehr im Selektionskatalog
verfügbar.

Selektion und Aktivitäten


Wenn eine Selektion beim Generieren einer Aktivität geladen wird, können Sie dort angeben, ob
markierte oder nicht markierte Datensätze verwendet werden sollen. So können Sie die
Selektion für eine Aktivität weiter eingrenzen.

Selektion drucken
Um eine Selektion zu drucken:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.

3 Wenn Sie alle Datensätze der Selektion drucken möchten, aktivieren Sie die Option Mit
erstem Satz beginnen. Andernfalls beginnt der Ausdruck mit dem ausgewählten Datensatz.

4 Wenn Sie auch abhängige Datensätze drucken möchten, aktivieren Sie die Option Überblick
drucken, und wählen Sie das Druckformat aus.

Anmerkung: Die Option Überblick drucken wird nur angezeigt, wenn ein Druckformat
definiert wurde.

5 Bestätigen Sie mit OK.


Alle Datensätze der Selektion bzw. die Datensätze ab dem aktuellen Datensatz werden
ausgedruckt.

Selektionsmaske drucken
Um eine Selektionsmaske zu drucken:

1 Laden Sie eine Selektion mit der Menüoption Daten Æ Selektion.

2 Öffnen Sie die Maskendarstellung eines Datensatzes durch Doppelklick.

3 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Drucken.


Die aktuelle Selektionsmaske wird ausgedruckt.
248 Benutzerhandbuch update.seven win

Selektionsbedingungen drucken
Um Selektionsbedingungen zu drucken:

1 Wählen Sie im Infobereich Selektion im Kontextmenü die Option Ansicht.

2 Wählen Sie im Fenster Übersicht die Menüoption Optionen Æ Druck.


Die definierten und aktiv gesetzten Selektionsbedingungen werden ausgedruckt.

Variable Selektionen
Mit variablen Selektionen können Sie festlegen, dass der Benutzer beim Starten des
Selektionsvorgangs die als variabel definierten Bedingungen ändern kann.
Um eine Bedingung als variabel zu definieren, wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren
das Kontrollkästchen Variabel.

Variable Bedingungen definieren


Um eine variable Bedingung zu definieren:

1 Wählen Sie den Infobereich in der Spalte Bedingung.

2 Wählen Sie das gewünschte Feld aus der Liste.

3 Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren - <Feldname> den zutreffenden Operator


aus. Für Normalfelder können alle Operatoren ausgewählt werden.

4 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Variabel.

5 Geben Sie den Vergleichswert an:


o Für Normalfelder geben Sie im Textfeld Vergleichswert einen Wert ein.

o Für Katalogfelder doppelklicken Sie in das Textfeld Vergleichswert, oder verwenden Sie
die Pfeilschaltfläche. Der betreffende Katalog wird geöffnet.
Wählen Sie einen oder mehrere Katalogwerte durch Anklicken aus. Bei jedem
ausgewählten Wert wird ein Häkchen angezeigt.
Kapitel 11 Selektionen 249

o Für Datumsfelder wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Vorgabe.

Weitere Informationen finden Sie unter Ö Variable Bedingungen auf Datumsfelder auf
Seite 249.
o Für Bearbeiterfelder wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Vorgabe.

Keine Vorgabe: Beim Starten der Selektion kann der variable Teil vom Benutzer
eingegeben werden.
Vorgabe: Beim Starten der Selektion wird der aktuell angemeldete Bearbeiter bzw.
dessen Gruppe, Gruppenleiter, Vertretung oder Vorgesetzter verwendet. Diese
Einstellung kann beim Starten der Selektion nicht mehr geändert werden.

6 Bestätigen Sie mit OK.

Für jeden Katalogwert wird eine eigene Bedingungszeile angelegt, und alle Zeilen sind mit
ODER verknüpft.
Variable Bedingungen sind mit "(V)" gekennzeichnet.

Variable Bedingungen auf Datumsfelder


Bei variablen Bedingungen auf Datumsfelder haben Sie folgende Möglichkeiten:

Keine Vorgabe:

Beim Start der Selektion kann der Benutzer beide Werte verändern.
250 Benutzerhandbuch update.seven win

Wenn Sie in das Textfeld Vergleichswert doppelklicken, wird der Kalender geöffnet, Ö Kalender
und Tagesübersicht auf Seite 127. Wenn ein Datumsbereich durch Ziehen definiert wird,
werden zwei Bedingungszeilen angezeigt. Eine Zeile enthält >= Anfangsdatum, die zweite <=
Enddatum.
Wenn Sie z. B. das Anfangsdatum festsetzen, das Enddatum jedoch variabel lassen möchten,
doppelklicken Sie auf die Zeile des Anfangsdatums, entfernen Sie das Häkchen im
Kontrollkästchen Variabel und klicken Sie auf OK. Beim Starten der Selektion kann dann nur das
Enddatum vom Benutzer verändert werden.

Vorgabe:
Wählen Sie einen Zeitpunkt oder Zeitraum aus der Dropdown-Liste Vorgabe aus, z. B. "aktuelle
Woche".
Der Datumsbereich wird im Feld Vergleichswert angezeigt.

Sie können das Datum mit den weiteren Dropdown-Listen noch ändern, z.B. die aktuelle Woche
plus 2 Quartale.
Nach Schließen des Dialogfelds werden zwei Bedingungszeilen angezeigt. Vorgabezeilen werden
mit einem (F) angezeigt.

Diese Zeilen bilden eine Einheit und können nicht getrennt als variabel definiert werden. Wenn
Sie eine Zeile löschen, wird auch die andere gelöscht.
Das Datum bzw. der Datumsbereich wird beim Start der Selektion generiert und kann vom
Benutzer nicht mehr verändert werden.

Kalenderjahr und Geschäftsjahr:


Die Option Geschäftsjahr wird nur angezeigt, wenn ihr Administrator den Anfang des
Geschäftsjahres definiert hat.
Beim Starten der Selektion sind diese Vorgabefelder nicht sichtbar und können vom Benutzer
nicht verändert werden. Sie sind fix definiert und werden beim Starten der Selektion generiert
(die Werte für Vortag, Vorjahr etc. werden vom System in die entsprechenden Felder
eingesetzt).
Kapitel 11 Selektionen 251

Variable Bedingungen ändern


Um nach der Definition eine variable Bedingung zu ändern:

1 Starten Sie die Selektion mit (Start).


Das Dialogfeld Bedingungen ändern wird geöffnet.

Um alle definierten Bedingungen anzuzeigen, wählen Sie das Optionsfeld alle Bedingungen.
Variable Bedingungen werden in Schwarz angezeigt und können durch Anklicken bearbeitet
werden. Vorgabefelder werden in Grau angezeigt und können nicht bearbeitet werden.

2 Klicken Sie in eine Zeile, und geben Sie einen anderen Vergleichswert ein. Bei
Katalogfeldern können Sie durch Doppelklicken auf eine Zeile den Katalog öffnen und eine
Auswahl treffen.

3 Ändern Sie gegebenenfalls den Operator in der Dropdown-Liste.

4 Bestätigen Sie mit OK.


Die Selektion wird mit den geänderten Bedingungen durchgeführt, und die neuen
Bedingungen werden in die Selektionstabelle übernommen.
252 Benutzerhandbuch update.seven win

Variable Werte in andere Felder übernehmen


Bei Selektionen, die mehrere variable Felder des gleichen Typs enthalten, können Änderungen
an einem Feld in andere Felder des gleichen Typs selektiv übernommen werden.
Beispiel: Die Selektion enthält folgende Bearbeiterfelder: AD 1-ID im Infobereich Person, AD 1-
ID im Infobereich Kontakt und Bearbeiter-ID im Infobereich Vertriebsgruppe/Betreuer.
Beim Starten der Selektion wird das Dialogfeld Bedingungen ändern geöffnet.

1 Doppelklicken Sie in das Feld AD.


Der Bearbeiterkatalog wird geöffnet.

2 Wählen Sie den neuen Bearbeiter durch Anklicken aus.

3 Bestätigen Sie mit OK.


Das Dialogfeld Werte übernehmen in wird geöffnet. Die zwei anderen Bearbeiterfelder der
Selektion werden markiert angezeigt.

4 Bestätigen Sie mit Ja.


Der neue Bearbeiter wird jetzt in den zwei anderen Bearbeiterfeldern, Kontakt und
Vertriebsgruppe/Betreuer, angezeigt.
Wenn Sie im Dialogfeld Werte übernehmen auf die Zeilen klicken, aktivieren bzw. deaktivieren
Sie die einzelnen Felder. Nur die aktivierten Felder übernehmen die neuen Bearbeiter.
Wenn Sie Nein wählen, werden die Bearbeiter in keines der anderen Felder übernommen.

Autoselektionen
Mit Hilfe einer Autoselektion können Sie häufig benötigte Selektionen auf einfache Weise
aktualisieren.

1 Wählen Sie die Menüoption Info Æ Autom. Selektion.


Alle Selektionen werden aufgelistet.

2 Wenn Sie eine Selektion automatisch in einem gewissen zeitlichen Rhythmus aktualisieren
möchten, haken Sie sie in der Spalte Autom. an und tragen Sie die gewünschte Frequenz in
der Spalte Fq. in Tagen ein. Wenn eine Selektion bei jedem Starten der Autoselektion
aktualisiert werden soll, lassen Sie die Spalte Fq. in Tagen für diese Selektion leer.

3 Klicken Sie auf (Start).


Bei allen markierten Selektionen werden Frequenz sowie Datum und Uhrzeit der letzten
Aktualisierung überprüft. Alle zu aktualisierenden Selektionen werden dann der Reihe nach
durchgeführt.
Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
• Rf: Reihenfolge der Ausführung. Die Reihenfolge ergibt sich aus der Reihenfolge, in der Sie
die Selektionen in der Spalte Autom. aktivieren.
• Autom.: Die Selektion wird automatisch aktualisiert.
Kapitel 11 Selektionen 253

• Selektion: Name der Selektion.


• Resultat: Wenn die Option Aktuelle aktiviert ist, können Sie hier eintragen, zu welcher
Selektion die Selektionsergebnisse hinzugefügt werden sollen.
• Fq. i. Tagen: Frequenz in Tagen, in der die Selektion aktualisiert werden soll.
• Trigger: Trigger, die für das Ergebnis der betreffenden Selektion ausgelöst werden sollen.
Durch Anklicken des Feldes wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie aus den bestehenden
Triggern auswählen können, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.
• Senden an: Durch Klicken auf das Feld wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die
Benutzer auswählen können, an die Sie das Ergebnis der Selektion senden möchten.
• Datum: Datum der letzten Aktualisierung.
• Zeit: Uhrzeit der letzten Aktualisierung.
• Dauer i. Min.: Dauer des Selektionsvorgangs in Minuten.
• Status: Status des letzten Selektionsvorgangs: "OK" oder "Fehler".

Zeitgesteuerte Autoselektion
Autoselektionen können auch über die Befehlszeile ausgeführt werden.
Rufen Sie dazu die Datenbank mit folgender Befehlszeile auf:
mmba.exe -u:<Benutzer> -p:<Passwort> -a:sl
Sie können auch die Autoselektion ausführen und im Datenbank-Modul bleiben:
mmba.exe -u:<Benutzer> -p:<Passwort> -a:sl,c
Oder in der BTB-Version Autoselektionen und Auto-Objektselektionen ausführen:
mmba.exe -u:<Benutzer> -p:<Passwort> -a:sl,os
Die Platzhalter <Benutzer> und <Passwort> sind dabei durch die entsprechenden Werte zu
ersetzen.
Nach dem Ausführen der Selektionen wird das Datenbankmodul automatisch wieder
geschlossen.

Schnitt- und Vereinigungsmengen von Selektionen


Es gibt Selektionskriterien, die logisch denkbar und sinnvoll sind, aber nicht als Kriterium in
einer einzigen Selektion dargestellt werden können. Mit Hilfe von Schnittmengen und
Vereinigungsmengen können Sie die Möglichkeiten in update.seven erweitern:
Die Vereinigungsmenge von zwei Selektionen enthält alle Datensätze, die in mindestens
einer der beiden Selektionen enthalten sind.
Sie möchten z. B. in einer Selektion zwei Kundengruppen auswählen:
• A-Kunden, die mindestens einmal pro Monat besucht wurden und im Rahmen dieses
Besuchs positiv reagiert haben.
254 Benutzerhandbuch update.seven win

• Für B-Kunden gilt das gleiche, wobei der Besuch nur einmal pro Jahr stattfinden muss.

Sie können die beiden Kriterien nicht in einer Selektion über Infobereiche hinweg mit UND bzw.
ODER verknüpfen. Deshalb definieren Sie zwei Selektionen, eine für die A-Kunden, die andere
für die B-Kunden und bilden anschließend eine Vereinigungsmenge.
Die Schnittmenge von zwei Selektionen enthält nur die Datensätze, die in beiden Selektionen
enthalten sind.
Sie möchten z. B. nur Kunden auswählen, die sowohl das erste als auch das zweite Kriterium
erfüllen:
• Im Firmen- oder Personendatensatz ist der Außendienstmitarbeiter Alexander Mayer
eingetragen (Feld AD = "Alexander Mayer").
• Es hat dieses Jahr ein Besuch oder ein Mailing der Aktivität Kundenzufriedenheit mit
positiver Reaktion stattgefunden.

Auch hier können Sie die Kriterien nicht über Infobereiche hinweg mit UND bzw. ODER
verknüpfen. Stattdessen definieren Sie zwei Selektionen, eine über den Außendienstmitarbeiter
und eine über den Kontakt und das Mailing, und bilden anschließend eine Schnittmenge.
Kapitel 11 Selektionen 255

Erstellen von Schnitt- und Vereinigungsmengen


Sie können direkt in der Selektionstabelle eine zusätzliche Selektion, die Sie zuvor definiert
haben, als Ausgangsbasis für eine weitere Selektion verwenden. Damit bilden Sie einfach und
rasch Schnitt- und Vereinigungsmengen beliebig vieler Selektionen.
Um Schnitt- und Vereinigungsmengen zu bilden:

1 Wählen Sie die Menüoption Info Æ Selektion, um in den Infobereich Selektion zu wechseln.

2 Definieren Sie eine Selektion, die als Basisselektion dienen soll. Dabei sind im Block Basis
die Option Stammdatei und im Block Resultat die Option Neue aktiviert.

3 Starten und speichern Sie die Selektion.

4 Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um alle Einträge aus der Selektionstabelle zu
löschen.

5 Definieren Sie eine aktuelle Selektion, wobei wiederum im Block Basis die Option
Stammdatei und im Block Resultat die Option Neue aktiviert sind.

6 Starten und speichern Sie die Selektion.

7 Doppelklicken Sie in das Feld Basisselektion, oder verwenden Sie die Pfeilschaltfläche, um
die vorher erstellte Selektion als Basisselektion zu laden.

8 Für eine Schnittmenge wählen Sie im Block Basis die Option Selektion und im Block
Resultat die Option Neue, und legen Sie die gewünschten Selektionskriterien fest.
Für eine Vereinigungsmenge wählen Sie im Block Basis die Option Stammdatei und als
Resultat die Option Aktuelle.

9 Starten Sie die Selektion mit der Schaltfläche Start. Sie können stattdessen auch im
Kontextmenü die Option Start Basissel. verwenden, damit auch die geladene Basisselektion
aktualisiert wird.

Tipp: Sie können aus beliebig vielen Selektionen eine Schnittmenge bilden, indem Sie in der
Basisselektion ebenfalls eine Basisselektion usw. eintragen. Mit der Schaltfläche Start
Basissel. werden alle entsprechenden Basisselektionen aktualisiert.
256 Benutzerhandbuch update.seven win

Beispiele für verschiedene Selektionen

Selektion Basisselektion Ergebnis

Kunden (irrelevant) Kunden


Basis = Stammdatei
Resultat = Neue

Problemfälle-Historie (irrelevant) Alle, die schon Teil des Selektionsergebnisses


sowie der zusätzlichen Selektion sind.
Basis = Stammdatei
Jeder Kunde, der mindestens einmal
Resultat = Aktuelle
selektiert wurde, ist Teil der Selektion, d. h.
Kriterium: das Selektionsergebnis wird nie kleiner.

Kontakt mit Zufriedenheit


= unzufrieden

Kunden mit alter Version ---- Alle, die schon Teil des Selektionsergebnisses
sind und auch das neue Kriterium erfüllen.
Basis = Selektion
Das Selektionsergebnis vergrößert sich nie.
Resultat = Neue / Aktuelle
Beim ersten Mal sollte die gesamte
Kriterium: Datenbank als Selektionsbasis herangezogen
werden.
Akquis = Kunde oder
Stammkunde, keine Vorteil: Danach ist die Selektion schneller.
Inst.Basis mit Datum des
Jahres

Kunden mit Herkunft Neukunden Wenn beide Selektionen regelmäßig


"Zeitung" durchgeführt werden (die Basisselektion
Kriterium:
zuerst), werden jeweils die Neukunden auf
Basis = Selektion
Akquis = Kunde die Herkunft "Zeitung" geprüft. Jeder Kunde,
Resultat = Aktuelle oder Stammkunde der mindestens einmal selektiert wurde, ist
Teil der Selektion, d. h. das
Kriterium: seit = aktuelles Selektionsergebnis wird nie kleiner.
Quartal
Herkunft = Zeitung Wenn es bereits vor der ersten
Neukundenselektion Kunden gegeben hat,
sollte beim ersten Mal die gesamte
Datenbank als Selektionsbasis herangezogen
werden.
Vorteil: Wenn die Neukundenselektion bereits
durchgeführt wurde, sind weitere Selektionen
viel schneller.

Nicht besuchte Kunden Kunden Schnittmenge aus Kunden und nicht


besuchten Firmen: Das Kriterium "nicht
Basis = Selektion Kriterium:
besucht" wird nur auf Basis der Selektion
Resultat = Neue Akquis = Kunde Kunden geprüft. Alle, die beide Kriterien
oder Stammkunde erfüllen, sind Teil des Selektionsergebnisses.
Kriterium:
kein erledigter Besuch
Kapitel 11 Selektionen 257

Selektion Basisselektion Ergebnis

Kunden mit Herkunft Neukunden Wenn beide Selektionen regelmäßig


"Zeitung" durchgeführt werden (die Basisselektion
Kriterium:
zuerst), werden jeweils die Neukunden
Basis = Selektion
Akquis = Kunde geprüft, ob die Herkunft "Zeitung" ist. Jeder,
Resultat = Aktuelle oder der mindestens einmal selektiert wurde, ist
Stammkunde, Teil der Selektion, d. h. das
Kriterium: Selektionsergebnis wird nie kleiner.
Kunde seit =
Herkunft = Zeitung aktuelles Quartal
Wenn es bereits vor der ersten
Neukundenselektion Kunden gegeben hat,
sollte beim ersten Mal die gesamte
Datenbank als Selektionsbasis herangezogen
werden.
Vorteil: Wenn die Neukundenselektion bereits
durchgeführt wurde, sind weitere Selektionen
viel schneller.

Wenn Sie als Resultat Aktuelle gewählt haben und keine Selektion im Feld Aktuelle Selektion
angezeigt wird, werden Sie aufgefordert, eine aktuelle Selektion zu laden. Wenn Sie jedoch
zuvor eine Selektion geladen und dann mit der Schaltfläche Löschen die Einträge aus der
Selektionstabelle gelöscht haben, dient diese letzte geladene Selektion als aktuelle.

Schnitt- und Vereinigungsmengen mit Autoselektionen


Um wiederholbare und prüfbare Schnitt- und Vereinigungsmengen von zwei Selektionen mit
Hilfe von Autoselektionen zu definieren:

1 Definieren Sie die erste Selektion S1 mit Basis = Stammdatei, Resultat = Neue.
(Damit überschreibt das Ergebnis von S1 die bisherigen Einträge von S2).

2 Definieren Sie die zweite Selektion S2 (für die Auswirkungen der Optionen).

3 Öffnen Sie die Autoselektion, markieren Sie zuerst S1, und tragen Sie als Resultat S2 ein.

4 Markieren Sie danach S2, und tragen Sie kein Resultat ein.

5 Starten Sie die Autoselektion.


Nach dem Ausführen von S1 befindet sich die Ergebnismenge von S1 in der Selektion S2.
Je nach den vier möglichen Kombinationen von Basis = Stammdatei / Selektion und Resultat =
Neue / Aktuelle in S2 geschieht beim Starten von S2 Folgendes:

Basis Resultat Ergebnis Erklärung

Stammdatei Neue S2 S2 wird auf der gesamten Datenbank


geprüft, löscht und überschreibt das
Ergebnis von S2.

Stammdatei Aktuelle Vereinigungsmenge S2 wird auf der gesamten Datenbank


geprüft und zu den bisherigen Einträgen
in S2 (d. h. dem Ergebnis von S1)
hinzugefügt.

Selektion Neue Schnittmenge S2 wird auf den bisherigen Einträgen von


S2 (d. h. dem Ergebnis von S1) geprüft;
übrig bleiben jene Firmen bzw. Personen,
die beide Kriterien erfüllen. Da kein
Resultat eingetragen ist, wird das
Ergebnis in S2 geschrieben.
258 Benutzerhandbuch update.seven win

Basis Resultat Ergebnis Erklärung

Selektion Aktuelle Schnittmenge S2 wird auf den bisherigen Einträgen von


S2 (d. h. dem Ergebnis von S1) geprüft;
übrig bleiben jene Firmen bzw. Personen,
die beide Kriterien erfüllen. Da bei S2
Resultat = Aktuelle eingetragen ist, wird
das Ergebnis automatisch in S2
geschrieben.

Anmerkung: Im dritten Fall wäre es möglich, das Ergebnis in eine dritte Selektionsdatei zu
schreiben. Dadurch können die Schnittmengen von mehr als zwei Selektionen mit Hilfe von
Autoselektionen ermittelt werden.

Schnittmengen mehrerer Selektionen mit Autoselektion


Um den Durchschnitt beliebig vieler Selektionen zu ermitteln:

1 Wählen Sie für die erste Selektion die Optionen Stammdatei und Neue.

Anmerkung: Dies kann z. B. auch eine leere Selektion sein.

2 Wählen Sie für alle weiteren Selektionen (außer der letzten) die Optionen Selektion und
Neue sowie in der Autoselektion als Resultat die jeweils nächste Selektion.

3 Wählen Sie für die letzte Selektion die Option Selektion. In der Autoselektion sollte die
Spalte Resultat jene Selektion sein, in der sich das Resultat befinden soll.

Anmerkung: Sie können auch als Basis die Option Stammdatei und als Resultat die
Option Aktuelle eintragen, so dass die Vereinigungsmenge der letzten Selektion mit der
Schnittmenge aller übrigen entsteht.

Beispiel: Schnittmenge von drei Selektionen


Im Beispiel dargestellt ist die Schnittmenge aus drei Selektionen.
Zu beachten ist Folgendes:
• Reihenfolge und Resultat in der Autoselektion
• Die Option Basis der einzelnen Selektionen
Kapitel 11 Selektionen 259

Ergebnismengen:
• Deutschland: Deutschland ("Deutsche")
• Frauen: Schnittmenge aus Deutschland und Frauen ("deutsche Frauen")
• Kunden: Schnittmenge aus Deutschland, Frauen und Kunden ("deutsche Kundinnen")

Erweiterte Selektionen
Sie können im Infobereich Selektion zusätzlich zu den bestehenden Selektionsbedingungen
erweiterte Bedingungen definieren.

Erweiterte Selektionsbedingungen sind eine Annäherung an den SQL-Standard.


Das Definieren von "normalen" Selektionsbedingungen ist nicht zwingend notwendig, um
erweiterte Bedingungen festzulegen. Um den Selektionsprozess starten zu können, müssen Sie
jedoch die Spalte Aktiv zu jeder erweiterten Bedingung anhaken.
Normale und erweiterte Selektionsbedingungen eines Infobereichs sind untereinander durch
"UND" verknüpft. Diese Verknüpfung kann nicht auf "ODER" verändert werden.

Erweiterte Bedingungen definieren


Um eine erweiterte Bedingung für einen Infobereich zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Info Æ Selektion.

2 Klicken Sie in der Selektionstabelle auf die Zelle Aktiv des Infobereichs, um sie zu
aktivieren.

3 Klicken Sie auf die Zelle Erw. Bed. des Infobereichs.


260 Benutzerhandbuch update.seven win

Das Dialogfeld Erweiterte Bedingungen wird geöffnet, Ö Dialogfeld Erweiterte Bedingungen


auf Seite 261.

4 Klicken Sie auf Neu.


Das Dialogfeld Bedingung definieren wird angezeigt, Ö Dialogfeld Bedingung definieren auf
Seite 261.

5 Klicken Sie auf Feld, und wählen Sie das betreffende Feld aus (z. B. Umsatz).

6 Klicken Sie auf / (Division). Der Feldname und das Zeichen werden in der Bedingungszeile
angezeigt.
Mit Letzten Löschen können Sie falsche Eingaben korrigieren. Mit der Schaltfläche Alle
löschen wird die gesamte Zeile gelöscht.

7 Klicken Sie nochmals auf Feld, und wählen Sie ein weiteres Feld aus (z. B. Mitarbeiter).

8 Bestätigen Sie mit OK, um die Bedingungsdefinition abzuschließen.

9 Klicken Sie auf den Vergleichsoperator, und treffen Sie eine Auswahl (z. B. >).
Kapitel 11 Selektionen 261

10 Doppelklicken Sie in das rechte Bedingungsfeld, und klicken Sie auf Wert. Geben Sie den
Vergleichswert ein (z. B. 100), und bestätigen Sie mit OK.

11 Bestätigen Sie mit OK, um die Definition der rechten Bedingung abzuschließen. Bestätigen
Sie nochmals mit OK, um das Dialogfeld zu schließen.

12 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu starten.


Im Beispiel erhalten Sie als Ergebnis der Selektion alle Firmen der Datenbank, deren
Umsatz pro Mitarbeiter 100 (Einheiten) übersteigt.

Dialogfeld Erweiterte Bedingungen


Eine erweiterte Bedingung besteht aus einer oder mehreren Bedingungszeilen. Eine
Bedingungszeile besteht aus einem linken Teil, einem Vergleichsoperator und einem rechten
Teil. Jede Bedingungszeile kann mit "UND" oder "ODER" verknüpft werden.
Um ein Bedingungsfeld zu bearbeiten, doppelklicken Sie in das jeweilige Bedingungsfeld oder
klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche.

Das Dialogfeld Bedingung definieren wird angezeigt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Neu ( ): Eröffnet eine neue Bedingungszeile.

• Löschen ( ): Löscht eine zuvor definierte Bedingungszeile.


• Klammer auf / Klammer zu: Öffnet bzw. schließt eine Klammerebene. Sie können nur eine
Klammer pro Bedingungszeile öffnen bzw. schließen. Die Funktion erlaubt die
Klammersetzung über mehrere Bedingungszeilen.
• UND / ODER: Erst mit der Definition einer zweiten Bedingungszeile können Sie einen der
Verknüpfungsoperatoren auswählen und so die aktive Bedingungszeile ändern.

Dialogfeld Bedingung definieren


Die in diesem Dialogfeld definierten Bedingungen gelten für die jeweilige "Seite" der Bedingung
(links oder rechts).
Standardmäßig wird die linke Seite zuerst definiert. Wenn Sie ein Katalogfeld auswählen (z. B.
Land), werden bei der Definition der rechten Bedingung die entsprechenden Katalogwerte
angeboten.
262 Benutzerhandbuch update.seven win

Eine Mehrfachauswahl für Kataloge ist in den erweiterten Bedingungen nicht verfügbar.

Um das Dialogfeld Bedingung definieren anzuzeigen:

1 Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Bedingung auf die Schaltfläche Neu. Alternativ können
Sie auf ein Bedingungsfeld doppelklicken oder auf den Pfeil rechts neben dem
Bedingungsfeld klicken.
Wenn ein Feldname oder Wert zuvor definiert wurde, wird er im Bedingungsfeld angezeigt
(Text- oder Katalogfelder werden hervorgehoben). Abhängig von der Feldauswahl können
einige der mathematischen Schaltflächen aktiviert sein. Wenn Sie eine solche Schaltfläche
wählen, wird der Operator in der Bedingungszeile angezeigt. Die Schaltflächen Feld bzw.
Wert werden für eine neuerliche Auswahl wieder aktiviert.

2 Klicken Sie auf Letzten löschen, um den letzten Wert zu löschen und einen neuen
einzugeben. Mit Alle löschen wird die gesamte Bedingung gelöscht.

Feldabhängigkeiten
Bei der Definition der rechten Seite werden abhängig von der Auswahl in der linken Bedingung
Felder des gleichen Typs angeboten.
Diese Abhängigkeiten sind auch innerhalb einer Bedingung vorhanden.
• Bei Datumsfeldern - Datumsfelder oder numerische Felder
• Bei Katalogfeldern - die zugehörigen Katalogwerte
• Bei alphanumerischen Feldern - alle Feldarten
• Bei numerischen Feldern - numerische Felder

Klammern
Sie können hier für die jeweilige Bedingung eine beliebige Anzahl von Klammern
(Verschachtelungstiefen) definieren.
Kapitel 11 Selektionen 263

Kalkulationsmöglichkeiten

Feldvergleiche

Sie können innerhalb eines Infobereichs Felder vom gleichen Typ vergleichen.
Vergleichsoperatoren:

= Das Ergebnis muss genau dem Vorgabewert entsprechen.


Durch Angabe von Platzhaltern kann nach Teiltexten gesucht werden, z. B. Fi.Firma =
upd*.
> Das Ergebnis muss größer sein als der Vorgabewert.
Der Vergleich von Textfeldern bezieht sich auf die Reihenfolge im Alphabet. Namen ">
V*" sind z. B. alle Namen, die mit W, X, Y oder Z beginnen.
< Das Ergebnis muss kleiner sein als der Vorgabewert.
>= Wie oben, der Vorgabewert ist im Ergebnis enthalten.
<= Wie oben, der Vorgabewert ist im Ergebnis enthalten.
<> Das Ergebnis ist ungleich dem Vorgabewert.
() Das Ergebnis ist im Vorgabewert enthalten.
)( Das Ergebnis ist nicht im Vorgabewert enthalten.

Aggregatfunktionen

Aggregatfunktionen sind Funktionen, die auf mehrere Datensätze wirken. Zur Auswahl stehen
Minimum, Maximum, Summe und Anzahl.
Die Auswahl der Aggregatfunktion muss vor der Feldauswahl erfolgen.
Aggregatfunktionen dürfen nur auf der linken Seite einer Bedingungszeile definiert werden.
Folgende Aggregatfunktionen stehen zur Verfügung:
• Minimum: Der Datensatz mit dem kleinsten Wert wird selektiert. Bei Datumsfeldern wird
der älteste Datensatz selektiert.
• Maximum: Der Datensatz mit dem größten Wert wird selektiert. Bei Datumsfeldern wird der
jüngste Datensatz selektiert.
• Summe: Summiert numerische Felder, z. B. Summe der Kontaktkosten > 1000. Es werden
die Kosten pro Firma/Person summiert und mit dem Vorgabewert verglichen.
• Anzahl: Die Anzahl der Datensätze einer Bedingung kann vorgegeben werden, z. B. alle
Firmen, zu denen mehr als 5 Kontaktdatensätze eingetragen sind.

Beispiel 1:
Der jüngste Kontaktdatensatz mit dem Status Besuch soll angezeigt werden.

1 Klicken Sie für den Infobereich Kontakt auf die Spalten Aktiv und Erw. Bed.

2 Doppelklicken Sie in das linke Bedingungsfeld.

3 Klicken Sie auf Maximum.


264 Benutzerhandbuch update.seven win

4 Wählen Sie das Feld Datum aus. Das Dialogfeld Min./Max Eingabe wird geöffnet.

5 Doppelklicken Sie in das Feld verwende Feld, und wählen Sie Kontakt. Bestätigen Sie mit
OK.

6 Beenden Sie die Definition der linken Seite mit OK.

7 Wählen Sie den Vergleichsoperator aus (z. B. = ).

8 Doppelklicken Sie in das rechte Bedingungsfeld, und wählen Sie die Kontaktart aus (z. B.
Besuch). Bestätigen Sie mit OK.

9 Bestätigen Sie mit OK, um die Definition abzuschließen.

10 Wählen Sie die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu starten.


Als Ergebnis erhalten Sie die jüngsten Kontaktdatensätze aller Firmen, die Besuch
eingetragen haben.

Anmerkung: Die Kontaktdatensätze, die die Bedingung erfüllen, werden nicht ausgefiltert.
Der Kontaktdatensatz, der die Bedingung erfüllt, wird beim Auswählen des Infobereichs
angezeigt.
Wenn der Listenmodus aktiv ist, wird der zutreffende Datensatz markiert.

Beispiel 2:
Es sollen alle Firmen angezeigt werden, die keine Personen enthalten.

1 Aktivieren Sie im Infobereich Selektion das Kontrollkästchen nur Firmen.

2 Klicken Sie in der Zeile Firma auf die Spalte Aktiv.

3 Klicken Sie in der Zeile Person auf die Spalten Aktiv und Erw.Bed..

4 Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Bedingungen die Schaltfläche Neu. Alternativ können
Sie auf das linke Bedingungsfeld doppelklicken oder auf den Pfeil rechts neben dem Feld
klicken.

5 Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung definieren die Schaltfläche Anzahl.


Im Fenster Feld auswählen wird im Block Infobereich das Feld Person angezeigt.

6 Bestätigen Sie mit OK.

7 Schließen Sie das Dialogfeld Bedingung definieren mit OK. Sie haben nun die linke Seite der
Bedingung definiert.

8 Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Operator "=".


Kapitel 11 Selektionen 265

9 Doppelklicken Sie auf das rechte Bedingungsfeld oder klicken Sie auf den Pfeil rechts neben
dem Feld.

10 Klicken Sie im Dialogfeld Bedingung definieren auf Wert.

11 Geben Sie im Fenster Eingabe Vergleichswert den Wert "0" ein, und bestätigen Sie mit OK.
Die Bedingungszeile sieht folgendermaßen aus:

12 Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

13 Bestätigen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld Erweiterte Bedingungen mit OK.

14 Wählen Sie im Infobereich Selektion die Schaltfläche Start, um den Selektionsprozess zu


starten.
Als Ergebnis erhalten Sie alle Firmendatensätze, bei denen keine Personen eingetragen
sind.

Datumsfunktionen

Wenn in Selektionsbedingungen Datumsfelder enthalten sind, besteht die Möglichkeit, anstatt


eines konkreten Datums konstante Funktionen zu verwenden. Der Vorteil liegt darin, dass nicht
jedes Mal, wenn diese Selektion gestartet werden soll, alle Datumsfelder zuvor gewartet werden
müssen.
Sie können folgende konstante Datumsfunktionen verwenden:
• Keine Vorgabe
• Aktuelles Datum, aktuelle Woche, aktueller Monat, aktuelles Quartal, aktuelles Jahr
• 1. Quartal, 2. Quartal, 3. Quartal, 4. Quartal
• Vortag, Vorwoche, Vormonat, letztes Quartal, Vorjahr
• 1. Quartal Vorjahr, 2. Quartal Vorjahr, 3. Quartal Vorjahr, 4. Quartal Vorjahr
Sie können zum aktuellen Datum Tage addieren oder subtrahieren, z.B. Ko.Datum = Aktuelles
Datum + 2. Es ist sonst nicht möglich, mit Datums- und Zeitfeldern zu rechnen.

Beispiele für erweiterte Bedingungen


Die folgenden Beispiele zeigen, wie erweiterte Bedingungen definiert werden können:
• Numerische mit numerischen Feldern: [Fi.Umsatz / Fi.Mitarb.] >= 100
• Numerische Felder mit Konstanten: Fi.Umsatz * 0,10 >= 100
• Aggregatfunktionen mit numerischen Feldern:
[An.Summe brutto - An.Ang.Wert] / An.Rab.(%) <= 100
• Aggregatfunktionen mit Datumsfeldern: Min(Ko.Datum) <= 05.08.98
• Textfelder mit Platzhaltern: Fi.Firma = Up*
• Aggregatfunktionen: Summe(Ko.Kosten) <= 10
• Aggregatfunktion: Anzahl(Ko) < 10
• Aggregatfunktionen:
Ko.Kontakt von Min(Ko.Datum) = Besuch ODER Ko.Kontakt von Min(Ko.Datum) = Telefon
• Aggregatfunktionen: Summe(An.Ang.Wert) >=100000 UND Anzahl(An) > 10
267

KAPITEL 12
Analysen
Sie können in update.seven Daten grafisch in Form von Balken, Torten, Quadranten oder als
Zeitachse aufbereiten.

Einfache Analysen
Um eine einfache Analyse zu erstellen:

1 Definieren Sie die erforderlichen Übergabefelder, Ö Übergabefelder definieren auf Seite


267.

2 Definieren Sie die Analyse, Ö Analyse definieren auf Seite 268.

3 Ändern Sie Ansichts- und andere Optionen, Ö Analyse anpassen auf Seite 269.

Anmerkung: Sie können eine Analyse auch als Arbeitsfläche speichern. Wählen Sie dazu die
Menüoption Ansicht Æ Als Arbeitsfläche speichern. Die Analyse wird mit allen eingestellten
Optionen als Arbeitsfläche gespeichert. Sie können sie z. B. in einen Desktop einbinden und
über eine Schaltfläche aufrufen.

Im Beispiel sollen Firmen nach Land aufgeschlüsselt gezählt werden.

Übergabefelder definieren
Um Übergabefelder zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Übergabefelder definieren.

2 Doppelklicken Sie in der Registerkarte Infobereich auf den Infobereich Firma.

3 Wechseln Sie in die Registerkarte Felder.

4 Wählen Sie die Felder Firma, Land, Ort, ABC, Akquis. und Umsatz durch Doppelklick aus.

5 Speichern Sie das Übergabeformat.


268 Benutzerhandbuch update.seven win

Anmerkung: Wenn Sie nach Definition der Analyse das zugrunde liegende Übergabeformat
ändern, müssen Sie unter Umständen Skalierungen oder Aggregierungen entfernen, um
Analyse- und Übergabefelder konsistent zu halten.
Bedingungen und Einstellungen in den Übergabefeldern werden immer auf allen abhängigen
Infobereichen geprüft. Bei den unabhängigen Infobereichen werden sie nur dann geprüft,
wenn Sie die Analyse in der gesamten Datenbank durchführen.
Aggregierungen in den Übergabefeldern werden in der Analyse nicht berücksichtigt. Sie
werden nicht angezeigt und können auch nicht für Skalierungen verwendet werden.
Sortierungen werden nur von Infobereichen des Übergabeformats in der obersten
Hierarchiebene übernommen und nicht von abhängigen Infobereichen

Analyse definieren
Um eine Analyse zu definieren:

1 Wählen Sie im Menü Extras Æ Analyse definieren.

2 Laden Sie das definierte Übergabefelderformat unter Übergabefelderformat. Der


Infobereich Firma wird in der Registerkarte Ebenen angezeigt.

3 Unter Kontext stehen folgende Optionen zur Verfügung:


o Aktueller Datensatz: Wenn Sie die Analyse starten, wird nur der aktuelle Datensatz
berücksichtigt.
o Aktuelle Ebene: Es werden alle Daten der aktuellen Ebene verwendet. Bedingungen
werden dabei berücksichtigt.
o Gesamte Datenbank: Alle Datensätze der Datenbank werden als Basis verwendet.
Wählen Sie die Option Gesamte Datenbank aus.

4 Klicken Sie auf , und wählen Sie Firma+Person aus, damit Firmen zur weiteren
Bearbeitung in die Ebene Firma+Person geladen werden können.

5 Wechseln Sie in die Registerkarte X-Achse.

6 Legen Sie mit eine neue Skalierung (d. h. Gruppierung) an.

7 Wählen Sie das Feld Land aus.

8 Sie können in den Feldern Beschriftung und Text Beschreibungen für die Analyse eintragen,
die dann in der Kopfzeile angezeigt werden.

9 Akzeptieren Sie die Einstellungen im Fenster Einstellungen zur dynamischen Skala.


Kapitel 12 Analysen 269

Sie haben definiert, dass für die Skalierung das Feld Land mit der dynamischen Skala (also
je Katalogwert eine Kategorie) verwendet wird.

10 Speichern Sie die Analyse.

Analyse anpassen
Um eine Analyse anzupassen:

1 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Analyse. Wählen Sie unter Übergabeformat die
Analyse aus.

Wenn Sie bei der Definition der Analyse keinen Kontext oder keine Ausgabe ausgewählt
haben, können Sie jetzt noch eine Auswahl treffen.

2 Klicken Sie auf OK.

Je Land wird die Anzahl der Firmen gezählt.

3 Passen Sie das Ergebnis mit Hilfe des Kontextmenüs oder der Schaltfläche Optionen an.

Kontextmenü
Folgende Optionen stehen Ihnen im Kontextmenü zur Verfügung:
• Tabelle: Blendet eine ausgeblendete Tabelle wieder ein.
• Details anzeigen: Zeigt alle Einträge zur ausgewählten Zeile an.
• Balken, Torten: Anzeige des Ergebnisses in Balkenform bzw. Tortenform.
• < X (inaktiv), X > (inaktiv): Diese Optionen werden für komplexe Analysen benötigt.
• Prozent: Anzeige des Ergebnisses in Prozent.
• Durchführungsplan zeigen: Zeigt an, wie die Daten gelesen wurden.
270 Benutzerhandbuch update.seven win

Optionen
Mit der Schaltfläche Optionen öffnen Sie das Dialogfeld Optionen - Balken.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Summe absteigend: der größte Balken wird ganz links angezeigt.
• Skala auf Seite und Skala auf Hintergrund: die Skala wird angezeigt.
• Maximale Balkenhöhe: Die Balken werden gestreckt, dass der höchste bis ganz nach oben
ragt.
• Summen anzeigen: Die Summen werden angezeigt.
Anmerkung: Bei den vordefinierten Farbschemata von update.seven sind die Analysefarben
automatisch an das Farbschema angeglichen. Wenn Sie ein selbst definiertes Farbschema
verwenden, sollten Sie auch die Analysefarben entsprechend anpassen. Wählen Sie dazu die
Menüoption Ansicht Æ Desktop-Eigenschaften und wechseln Sie in die Registerkarte
Analysen.

Analyse verwenden
Sie haben in der Analyse folgende Möglichkeiten:
• Wenn Sie auf einen Balken klicken, öffnet sich über dem Balken eine Liste mit den
Einträgen dieses Balkens (Drill-Through). Zu jedem Eintrag werden die Felder angezeigt,
die in den Übergabefeldern definiert sind.

• Mit dem Kontextmenü können Sie zwischen verschiedenen Darstellungen umschalten


(Tabelle, Balken, Torten sowie Details anzeigen, Details schließen). Um die Tabelle wieder
auszublenden, können Sie auch auf das leere Kästchen ganz links oben in der Tabelle
klicken.
Kapitel 12 Analysen 271

• Doppelklicken Sie auf eine Firma in der Liste, um sie in die Ebene Firma+Person zu laden
und sie zu bearbeiten. Die Analyse bleibt im Hintergrund geöffnet. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Zurück oder auf die Symbolleiste, um zur Analyse zurückzukehren.

Aggregierungen
Um zusätzlich zu bzw. anstelle einer Kategorie auch numerische Werte darzustellen:

1 Wechseln Sie bei der Definition der Analyse in die Registerkarte z - Achse.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche , um eine neue Aggregierung anzulegen, und wählen
Sie ein numerisches Feld aus, z.B. Umsatz.

Wenn Sie nun die Analyse ausführen, wird statt der Anzahl der Firmen je Land der Umsatz je
Land ausgegeben.
Bei dieser Art der Aggregierung können Sie zusätzlich zum Standardwert Summe auch
Durchschnitt, Maximum und Minimum wählen.

Mehrere Aggregierungen
In der Registerkarte z-Achse für Aggregierungen können Sie mehr als eine Aggregierung
anzeigen, wie im folgenden Beispiel:

Hier wird in der Analyse der Gesamtumsatz, der Durchschnittsumsatz und die Anzahl der
Datensätze ausgegeben.
Damit diese Analyse sinnvoll dargestellt wird, verwenden Sie die Optionen Relative Balkenhöhe
sowie Ebenen einzeln anzeigen. Mit diesen Einstellungen bekommen Sie eine Analyse wie die
folgende:
272 Benutzerhandbuch update.seven win

Skalierungen

Fixe Skalierung
Bei numerischen und alphanumerischen Feldern gibt es keine dynamische Skalierung. Sie
können fixe Skalierungen definieren, speichern und für andere Analysen wieder verwenden.
Um eine fixe Skalierung zu definieren:

1 Definieren Sie auf der Registerkarte x-Achse - Skalierung eine Skalierung, z. B. für ein
numerisches Feld.
Das Dialogfeld Skalierung wird geöffnet.

2 Klicken Sie auf Generieren und geben Sie die Werte ein.
o Von: Anfang der Skala
o Bis: Ende der Skala
o Schritte: Schrittintervall
o Maximal: Anzahl der Schritte

3 Klicken Sie auf OK.


Die Skalierung wird erzeugt.
Kapitel 12 Analysen 273

4 Sie können mit den Schaltflächen , und einzelne Schritte anlegen, bearbeiten
oder löschen. Mit der Schaltfläche Löschen können Sie die gesamte Skalierung löschen.

5 Speichern Sie die Skalierung.

6 Klicken Sie auf OK.


Weitere Informationen über fixe Skalierungen finden Sie unter Ö Analysemodul im
Administratorhandbuch 1.

Dynamische Skalierung

Dynamische Skalierung für Datumsfelder


Für Datumsfelder gibt es folgende Möglichkeiten der dynamischen Skalierung:
• Einheit: Gruppiert die Daten je Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr.
• Ausgenommene Wochentage: Wenn Sie Daten je Wochentag gruppieren, können Sie hier
einzelne Wochentage ausschließen.
• Ausgangsdatum: Bestimmt das Ausgangsdatum, "0" für die aktuelle Woche (Tag, Monat,
etc.), "-1" für die Vorwoche, usw.
• Einheiten um Ausgangsdatum: Bestimmen Sie, wie weit in die Zukunft und Vergangenheit
vom Ausgangsdatum Sie die Analyse durchführen - im Beispiel "-8" bis "+4", d.h. 8
Wochen in die Vergangenheit und 4 Wochen in die Zukunft.

Nach der Definition von dynamischen Skalierungen wird das Dialogfeld Einstellungen zur
dynamischen Skala angezeigt.

Einstellungen für dynamische Skalierungen für Datumsfelder


• alle anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum nicht in der definierten Skala ist, werden
angezeigt.
• alle kleineren anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum kleiner als die Grenzen der
definierten Skala ist, werden angezeigt.
• alle größeren anzeigen: Auch Daten, bei denen das Datum größer als die Grenzen der
definierten Skala ist, werden angezeigt.

Einstellungen für dynamische Skalierungen für Katalogfelder


• Mit Rechteprüfung: Katalogwerte können in den Rechten z. B. über Mandanten gesperrt
werden. Wenn aber noch Daten in der Analyse zu diesen Katalogwerten vorhanden sind,
können Sie mit dieser Option definieren, dass die Daten nicht angezeigt werden (nur
verfügbar für den Administrator).
274 Benutzerhandbuch update.seven win

Dynamische Skalierung für Bearbeiterfelder


• Mit Rechteprüfung: Daten, die einem Bearbeiter zugewiesen sind, der laut Rechten nicht
sichtbar ist, werden standardmäßig nicht angezeigt. Mit dieser Option kann der
Administrator die Daten zu den gesperrten Bearbeitern ausblenden.
• Bearbeiter aggregieren: Bearbeiter werden anhand von Gruppen aggregiert.
• Keine Bearbeiter: Bearbeiter vom Typ Mitarbeiter werden nicht herangezogen.
• Keine Ressourcen: Bearbeiter vom Typ Ressource werden nicht herangezogen.
• Keine Gruppen: Bearbeiter vom Typ Gruppe werden nicht herangezogen.

Dynamische Skalierung ausschalten


Für Kataloge und Datumsfelder wird als Standard die dynamische Skalierung verwendet. Um zu
einer fixen Skalierung zu wechseln:

1 Deaktivieren Sie in der Registerkarte x-Achse die Option für dynamische Skalierung:

2 Klicken Sie auf , um das Dialogfeld Skalierung zu öffnen. Dort können Sie zum Beispiel
mehrere Katalogeinträge zu einer Gruppe zusammenzufassen.

Anmerkung: Bei den dynamischen Skalierungen für Kataloge wird bei der Ausführung der
Analyse aus jedem Katalogeintrag eine eigene Gruppe erstellt. Wenn Sie nach der Erstellung
der Analyse Katalogwerte ergänzen, werden diese automatisch berücksichtigt. Bei fixen
Katalogen hingegen müssen Sie die Skalierung anpassen, wenn Sie den Katalog nachträglich
ändern.

Analysen im Kontext
Sie können einen Kontext entweder bei der Definition der Analyse auswählen, d.h. fix vorgeben,
oder den Kontext erst bei Aufruf der Analyse bestimmen.
Um z. B. alle Mailings einer Aktivität zu analysieren:

1 Wählen Sie die Infobereiche Aktivität und Mailings in den Übergabefeldern aus.

2 Erstellen Sie eine Skalierung auf das Mailingergebnis und eine Aggregierung auf die Anzahl
der Mailings.

3 Wählen Sie als Kontext den aktuellen Datensatz.


Kapitel 12 Analysen 275

Die Analyse wird im Kontext der Aktivität ausgeführt. Wenn Sie im oberen Bereich zu einer
anderen Aktivität wechseln, wird die Analyse automatisch angepasst.

Anmerkung: Jener Infobereich, der in den Übergabefeldern und der Analyse ganz oben
steht, muss in der Ebene, aus der Sie die Analyse aufrufen, enthalten sein.

Ähnlich wie bei Analysen zu einem Datensatz können Sie auch Analysen zu einer Ebene
definieren. Dabei werden als Basis für die Analyse alle Datensätze der aktuellen Ebene
herangezogen.

Komplexe Analysen

Bedingungen
Mit Bedingungen können Sie Daten anhand von zwei Kriterien gruppieren:

1 Definieren Sie eine Analyse für den Infobereich Firma mit einer Skalierung auf das Feld
Land.

2 Definieren Sie eine Aggregierung auf das Feld Umsatz mit der Option Summe.

3 Wählen Sie in der Registerkarte y-Achse die folgenden Bedingungen für den Umsatz:

4 Rufen Sie die Analyse auf, und wählen Sie die z. B. die Optionen Balken, maximale
Balkenhöhe, Skala auf Hintergrund, Ebenen einzeln anzeigen.
276 Benutzerhandbuch update.seven win

Ist die Option Ebenen einzeln anzeigen nicht gewählt, sehen Sie folgende Grafik:

Anmerkung: Wenn Sie Bedingungen und mehrere Aggregierungen verwenden, wird je


Kombination von Bedingung und Aggregierung eine Analyseebene ausgegeben, bei 3
Bedingungen und 2 Aggregierungen ergibt das 6 Ebenen.

Mehrere Skalierungen
Für die x-Achse können Sie auch mehrere Skalierungen definieren, z. B. eine Skalierung nach
Land und ABC:

So gruppieren Sie die gleichen Analysedaten auf zwei verschiedene Arten. Die beiden Analysen
werden getrennt dargestellt. Es wird also keine kombinierte Analyse nach Land plus ABC-
Klassifizierung durchgeführt (dafür verwenden Sie die Bedingungen der y-Achse).
Wenn Sie diese Analyse durchführen, wird zunächst die erste definierte Skalierung dargestellt.
Um zur zweiten Skalierung zu wechseln:
• Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag > X bzw. < X.
• Klicken Sie in der Tabelle auf die Kopfzeile der Skalierung.

Analysen auf abhängige Infobereiche


Bei Analysen auf abhängige Infobereiche (z. B. Kontakt, Interesse) ist zu beachten:
• Beim Drill-Through auf die Daten aus einem Balken ist auch die Information aus dem
übergeordneten Bereich relevant. Wenn Sie z.B. aus der Analyse heraus Kontakte anzeigen,
so sind für die Beurteilung Informationen aus der Firma zusätzlich zu Informationen aus
dem Kontakt interessant (Datum, Status, etc.).
• In vielen Fällen ist es notwendig, den abhängigen Infobereich zu analysieren, aber
Skalierungen und Bedingungen aus der Firma zu übernehmen.
Um bei einer Analyse auf einen abhängigen Infobereich Zugang zu Informationen des
übergeordneten Infobereichs zu haben:

1 In den Übergabefeldern definieren Sie z. B. die Firma an oberster Stelle und darunter den
Kontakt:
Kapitel 12 Analysen 277

2 Zu jedem Infobereich definieren Sie die Felder, die angezeigt werden sollen.

3 Definieren Sie sowohl die Aggregierung als auch die Skalierung auf den Infobereich
Kontakt.

Anmerkung: Bei Verfügbare Infobereiche ist immer die Firma (bzw. der oberste
Infobereich) markiert.

Bei der Feldauswahl für die Aggregierung können Sie nicht nur Felder aus der Firma
auswählen, sondern auch aus dem Kontakt.

4 Bei der Analyse werden nun Kontakte nach Datum gruppiert, und beim Drill-Through
werden die Daten des Kontaktes und der zugehörigen Firma angezeigt:
278 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Um die Skalierung auf das Land der Firma durchzuführen, wählen Sie für die Skalierung der
x-Achse ein anderes Feld aus:

So ergibt sich (mit Drill-Through auf Österreich):

Da das Aggregierungsfeld aus dem Infobereich Kontakt stammt, erfolgt der Drill-Through auf
Kontakte. Wenn Sie stattdessen oder zusätzlich auf ein Firmenfeld aggregieren, findet der Drill-
Through anhand dieses Feldes auf Firmen statt.
Wenn Sie in den Übergabefeldern den Kontakt ganz oben setzen und die Firma darunter,
werden beim Drill-Through auf ein Datum nur Daten des Kontakts und nicht der Firma
ausgegeben - beim Drill-Through auf das Feld Land werden hingegen auch die Daten der Firma
ausgegeben. Allgemein gilt: Beim Drill-Through aus einer Skalierung werden in der Liste die
Felder jenes Infobereichs ausgegeben, aus dem das Skalierungsfeld stammt, sowie alle laut
Übergabefeldern übergeordneten Infobereiche.

Analysen auf mehrere Infobereiche


Sie können mehrere Infobereiche in einer Analyse kombinieren. Dabei haben Sie folgende
Möglichkeiten:
• Analyse von Daten, die im Datenmodell verbunden sind, z. B. Firmen und Kontakte;
Aktivitäten, Mailings und Personen
• Analyse von Daten, die im Datenmodell nicht direkt verbunden sind, die aber anhand eines
gemeinsamen Kennzeichens zugeordnet werden können, z. B. Aktivitäten und Firmen
anhand von Ländern oder Kontakte und Aufträge anhand des Datums

Anmerkung: Wenn die Übergabefelder mehrere Infobereiche umfassen, können Sie auf
jeder Ebene Skalierungen, Bedingungen und Aggregierungen erfassen. Skalierungen,
Bedingungen und Aggregierungen auf unterer Ebene haben keine Funktion, nur jene auf den
obersten Ebenen werden verwendet. Wenn Sie z. B. eine Aggregierung auf den abhängigen
Infobereich Kontakt definieren wollen, so markieren Sie den Infobereich Firma, wählen aber
dann für das Aggregierungsfeld den Infobereich Kontakt aus.
Kapitel 12 Analysen 279

Sie können in den Übergabefeldern mehrere Infobereiche kombinieren:


• Sie können je Skalierung mehrere Aggregierungen verwenden, in denen Sie
unterschiedliche Bereiche aggregieren, z. B. die Anzahl der Firmen, Kontakte und Mailings
sowie den Umsatz.

• In diesem Beispiel werden die Personen nach Spezialisierung skaliert, und es werden je
Skalierung die Anzahl der Personen, die Anzahl der Kontakte und die Anzahl der
Beziehungen verglichen.
• Sie können (auf oberster Ebene) auch mehrere Skalierungen definieren, um bei der
Anzeige zwischen diesen Skalierungen zu wechseln. Dabei können Sie auf oberster Ebene
auch mehrere Infobereiche haben, allerdings empfiehlt sich dafür die Definition
unabhängiger Analysen.

Verknüpfung von Skalierungen


Im folgenden Beispiel werden je Land die Anzahl der Leads mit der Anzahl der Aktivitäten und
Mailings verglichen, d.h. die Aktivitäten und Firmen, zwischen denen es im Datenmodell keine
Verknüpfung gibt, werden über den Katalog Land in eine gemeinsame Kategorie
zusammengefasst.

1 Definieren Sie die Übergabefelder.

2 Wählen Sie die folgenden Infobereiche aus:

3 Definieren Sie für die Firma die Skalierung (Land) und die Aggregierungen (Umsatz, Anzahl
der Datensätze).

4 Wählen Sie bei den Übergabefeldern die Aktivität aus. Die definierte Skalierung und die
definierten Aggregierungen werden nicht mehr angezeigt.

5 Legen Sie eine neue Skalierung für das Feld Land aus der Aktivität an.
280 Benutzerhandbuch update.seven win

6 Wählen Sie die Option Firma - Land. Damit ist definiert, dass die Aktivität diese Skalierung
der Firma erhält. Voraussetzung ist, dass die Felder gleicher Art sind - z. B. Katalogfelder,
die auf den gleichen Katalog zugreifen, oder Datumsfelder.
In der Skalierungsansicht sehen Sie nun zur Aktivität Folgendes:

Die Option Referenz kennzeichnet, dass diese Skalierung die Referenz einer anderen
Skalierung ist.

7 Legen Sie zur Aktivität eine Aggregierung für Mailing aufgrund der Anzahl der Datensätze
an. Je nachdem, ob Sie danach bei den verfügbaren Infobereichen Firma oder Aktivität
auswählen, sehen Sie jeweils unterschiedliche Aggregierungen. Bei Auswahl von Mailing
sehen Sie keine Aggregierung.

8 Starten und konfigurieren Sie die Analyse (Ebenen einzeln, Sortierung absteigend, Prozent,
etc.).

Quadrantenansicht
In der Quadrantenansicht können Sie Datensätze anhand zweier numerischer Kriterien grafisch
darstellen. Das ist u.a. dann nützlich, wenn Sie einen Nutzen- und einen Kostenfaktor
gegenüberstellen wollen.
Um eine Quadrantenansicht zu definieren:

1 Definieren Sie die Übergabefelder.

2 Wählen Sie im Fenster Analyse in der Dropdown-Liste Analysetyp den Typ Quadranten.

3 Wählen Sie bei Analysetyp die Option Quadranten.

Anmerkung: Die Option Analysetyp bedeutet, dass die definierte Analyse fix in dieser
Form ausgegeben wird. Wenn Sie keine Option auswählen, können Sie die Form beim
Aufruf der Analyse auswählen.

4 Laden Sie das Übergabeformat bei Übergabeformat.

5 Wechseln Sie in die Registerkarte Ebenen.


Kapitel 12 Analysen 281

6 Definieren Sie die Anzahl angezeigter Datensätze.

Anmerkung: Wenn Sie den vorgegebenen Wert "0" akzeptieren, werden maximal 10
Datensätze angezeigt.

7 Definieren Sie, in welcher Ebene Sie die Daten weiter verarbeiten wollen, und welches Feld
im Portfolioquadranten angezeigt werden soll.

8 Wechseln Sie in die Registerkarte Achsen.

9 Definieren Sie die Felder, anhand derer Sie die Daten in die Quadranten einteilen möchten,
z. B. Umsatz und Mitarbeiter.

10 Klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Skalierung, um das Dialogfeld Quadrant:Skalierung
anzuzeigen.
282 Benutzerhandbuch update.seven win

11 Legen Sie für beide Felder (Umsatz und Mitarbeiter) den Darstellungsbereich und seine
Mitte fest, und wählen Sie in beiden Fällen Kleinere Werte ignorieren und Größere Werte
ignorieren.

Sie können für die Definition von Quadranten auch mehrere Infobereiche in den
Übergabefeldern definieren. Wenn Sie dabei für die x- und/oder y-Achse ein Feld aus dem
abhängigen Infobereich auswählen, so werden die Werte summiert. Zusätzlich können Sie die
Anzahl der Datensätze ausgeben. Auf diese Weise können Sie z. B. je Firma die Anzahl der
Kontakte und die Höhe des Umsatzes gegenüberstellen.
Sie können mehrere Achsen (Skalierungen) definieren. Es wird immer eine Achse dargestellt,
und mit den Menüoptionen <X und X> wechseln Sie zwischen den Analysen.

Zeitachsenansicht
Mit Zeitachsen können Sie Daten anhand von Intervallen (Zeit- oder numerische Werte)
anzeigen.
Es gibt dabei zwei Darstellungsarten:
• Zeilenweise Darstellung: Hier werden Daten zeilenweise aggregiert, d.h. jede Zeile
entspricht den Daten zu einer Aggregierung. Die Aggregierung kann wiederum auf den
übergeordneten Infobereich stattfinden, oder anhand eines Kriteriums.
• Einzeldarstellung: Hier werden die einzelnen Datensätze dargestellt.

Zeilenweise Darstellung
Bei der zeilenweisen Darstellung werden mehrere Datensätze in einer Zeile gemeinsam
dargestellt. Wenn die Analyse auf abhängige Infobereiche (in den Übergabefeldern)
angewendet wird, ist diese Art der Darstellung zwingend. Bei Infobereichen, die in den
Übergabefeldern auf oberster Ebene definiert sind, ist sie optional.
Um z. B. die Opportunities pro Firma auf der Zeitachse aufzutragen:

1 Definieren Sie in den Übergabefeldern Firma und Opportunity die gewünschten


Übergabefelder.

2 Definieren Sie ein Analyseformat vom Typ Zeitachse für die gesamte Datenbank.
Kapitel 12 Analysen 283

3 Tragen Sie in der Registerkarte Ebenen ein, welches Feld auf der Zeitachse dargestellt
werden soll, und an welche Ebene beim Drill-Through Daten übergeben werden sollen.

4 Wechseln Sie in die Registerkarte Achsen und legen Sie eine neue Zeile mit drei Feldern an.
Treffen Sie folgende Auswahl:
o Opportunity: Real-Datum (wenn nicht entsprechend konfiguriert z. B. Neu-Datum): Sie
können hier numerische oder Datumsfelder aus dem aktiven Infobereich und allen
abhängigen Infobereichen auswählen.
o Opportunity: Abschluss-Datum: Sie können hier Felder vom gleichen Typ und aus dem
gleichen Infobereich wie das erste Feld auswählen.
o (leer): Sie können hier jedes Feld aus dem gleichen Infobereich wie das erste Feld
auswählen.

5 Klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Skalierung.

Sie können die Auswahl für Start und Ende ändern und definieren, ob Sie aggregieren
wollen.

6 Im Bereich rechts können Sie Optionen zur Skala wählen, je nachdem, ob Start- und
Endfelder vom Typ numerisch oder Datum sind. Wählen Sie z. B. Folgendes aus, um zu
definieren, dass der analysierte Zeitraum 3 Monate in der Vergangenheit beginnt und 9
Monate in der Zukunft endet:
284 Benutzerhandbuch update.seven win

7 Speichern Sie die Analyse und führen Sie sie aus.

In jeder Zeile werden die Opportunities zu einer Firma ausgegeben. Pro Einheit gibt es eine
Spalte, und der Zeitraum jeder Opportunity wird durch einen Balken dargestellt.

8 Wenn Sie im Dialogfeld Zeitachse Skalierung die Option Aggregierung anhaken, ändert sich
die Analyse:
Es wird nicht je Opportunity ein Block ausgegeben, sondern nur ein Gesamtblock, der vom
frühesten Startdatum bis zum spätesten Enddatum reicht.

Beispiel: Kontakthistorie zur Firma


Im folgenden Beispiel werden für jede Firma die Kontakte anhand des Datums angezeigt. Dabei
wird bei der Skalierung nur das Kontaktdatum als Startdatum und Enddatum ausgewählt, das
Aggregierungsfeld bleibt leer.
Wenn die Option Aggregierung aktiv ist, sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Wenn die Option Aggregierung nicht ausgewählt ist, sehen Sie folgendes Ergebnis:
Kapitel 12 Analysen 285

Drill-Through
Wenn Sie in eine Zelle klicken, sehen Sie alle Datensätze dieser Zelle:

Verwendung mehrerer Achsen


Sie können mehrere Achsen (Skalierungen) definieren:

Es wird immer eine Achse dargestellt, und mit den Menüoptionen <X und X> wechseln Sie
zwischen den Analysen.

Aggregierung
Wenn Sie in der Skalierung die Option Aggregierung wählen, werden die Daten anstatt auf der
übergeordneten Ebene anhand eines Feldes gruppiert.

Beispiel: Opportunities je Bearbeiter nach Realisierungsdatum


Einstellungen:
286 Benutzerhandbuch update.seven win

Ergebnis:

Beispiel: Ressourcenansicht je Mitarbeiter


Im folgenden Beispiel werden die Kontakte je Mitarbeiter aggregiert, was eine
Ressourcenansicht für die Mitarbeiter ergibt, mit einer Skalierung auf Monat:
Einstellungen:

Ergebnis:

Einzeldarstellung
Bei der Einzeldarstellung können Sie eine Skalierung für Spalten definieren. Bei dieser
Darstellung wird jeder Datensatz in eine Zelle in der passenden Spalte platziert. In jeder Spalte
werden von oben beginnend die Zellen gefüllt.

Beispiel: Opportunities nach Realisierungsdatum


Einstellungen:
Kapitel 12 Analysen 287

Nur Infobereich Opportunity, Skalierung auf Monate.


Ergebnis:

Beispiel: Opportunities nach Umsatz


Einstellungen:

Ergebnis:
289

KAPITEL 13
Zeitachsen
Mit der Zeitachsenansicht können Sie Kundeninteraktionen wie Kontakte, Angebote und
ähnliches anschaulich darstellen, um einen Überblick über zeitliche Abläufe und
Zusammenhänge zu erhalten.
Die gewählten Datensätze werden entlang einer Zeitachse in so genannten Bubbles
("Sprechblasen") angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, je nach Art des Datensatzes
verschiedene Farben, Symbole und Texte für die Darstellung auszuwählen.

Zeitachse definieren
Um eine Zeitachse zu definieren:

1 Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Zeitachse definieren.

2 Laden Sie mit im Bereich Übergabefelderformat ein Format mit allen Infobereichen, die
Sie in der Zeitachse verwenden möchten, Ö Übergabefelder auf Seite 91.
Wenn Sie z. B. alle Kontakte zu einer Firma bzw. Person anzeigen möchten, wählen Sie den
Infobereich Kontakt.

Anmerkung: Das Übergabeformat sollte den übergeordneten Infobereich (im Beispiel


Firma bzw. Person) NICHT enthalten.

Sie können nur von einem Infobereich abhängige Ebenen für die Zeitachsendarstellung
wählen, nicht aber Infobereiche, die über ein Feld miteinander verknüpft sind (d. h., bei
einem Datensatz ist die Laufnummer des anderen Datensatzes eingetragen).

Mit (Bearbeiten) können Sie das Format ändern oder auch Infobereiche ohne Erstellen
eines Formats auswählen.
In der Liste Anzeige werden die verfügbaren Infobereiche angezeigt.

3 Wählen Sie in der Liste Anzeige pro Infobereich die folgenden Einstellungen:
o Anzeigen: Dieses Kontrollkästchen ist für alle Infobereiche standardmäßig aktiv. Wenn
Sie nicht möchten, dass ein Infobereich in der Zeitachse angezeigt wird, deaktivieren
Sie das Kontrollkästchen.
290 Benutzerhandbuch update.seven win

o Text: Klicken Sie auf , um auszuwählen, welcher Text in der Bubble angezeigt
werden soll, Ö Referenztext definieren auf Seite 291. Wenn Sie hier keinen Text
angeben, wird der Standard-Referenztext verwendet.
o Feld: Hier wird ein Standard-Datumsfeld des Infobereichs angezeigt. Dieses Feld legt
das Datum fest, zu dem Bubbles angezeigt werden. Wenn Sie ein anderes Datumsfeld
für die Anzeige der Bubbles verwenden möchten, können Sie es mit auswählen.

4 Erstellen Sie pro Infobereich eine oder mehrere Farbdefinitionen:


1. Markieren Sie dazu in der Liste Anzeige den jeweiligen Infobereich.
2. Klicken Sie im Bereich Farben und Texte auf Neu.
3. Geben Sie einen Beschreibungstext für die Farbdefinition ein.
4. Definieren Sie eine Bedingung, unter der das Farbschema angewendet werden soll, Ö
Bedingung definieren auf Seite 73.
5. Wählen Sie im Dialogfeld eine Farbe für die Bubbles (Farbe1) und eine Farbe für den
Rahmen aus. Die zweite Bubble-Farbe (Farbe2) können Sie zum Definieren eines
Farbverlaufs verwenden.
6. Wählen Sie ein Symbol aus, das in der Bubble angezeigt werden soll.
7. Geben Sie einen Bubble-Text ein. Dadurch wird Text, den Sie eventuell zuvor in der
Liste Anzeige definiert haben, überschrieben.
Auf diese Weise können Sie z. B. definieren, dass die Bubbles je nach Kontaktart (Telefon,
Besuch usw.) in einer anderen Farbe dargestellt werden. Setzen Sie dazu für jede
Farbdefinition eine andere Bedingung auf die Kontaktart.
Definieren Sie die speziellen Bedingungen vor den allgemeinen, also z.B. die Farbdefinition
für die Kontaktart "Besuch" vor der allgemeinen Farbdefinition für alle anderen Kontakte. Es
wird immer die erste Bedingung verwendet, die für einen Datensatz gilt.
Wenn Sie für einen Wert keine Auswahl treffen, wird ein Standardwert verwendet. Sie
können Ihre Auswahl aber nach der Definition durch Klicken auf die Symbole neben den
Listeneinträgen ändern.

5 Wenn Sie eine andere Schriftart verwenden möchten, klicken Sie auf Schrift und wählen Sie
eine Schriftart aus. Wenn Sie die Standardschriftart verwenden möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Standardschriftart verwenden.

6 Definieren Sie mit dem Schieberegler Bubble-Breite, welchen Teil der Anzeige eine Bubble
einnehmen darf.

7 Definieren Sie mit dem Schieberegler Bubble-Höhe, wie hoch die Bubbles sein sollen.

8 Speichern Sie das Zeitachsenformat unter Format ab.

9 Klicken Sie auf Schließen.


Kapitel 13 Zeitachsen 291

Referenztext definieren
Mit Hilfe der Optionen im Dialogfeld Referenztext definieren können Sie definieren, welcher Text
in den Bubbles angezeigt werden soll.

Wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf Elemente einfügen:
• Feldinhalt: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen,
um ein Feld auszuwählen. In der Zeitachsenansicht wird der Feldinhalt angezeigt.
• Feldname: Das Dialogfeld Feldauswahl wird geöffnet. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen,
um ein Feld auszuwählen. In der Zeitachsenansicht wird der Feldname angezeigt.
• Infobereichsname: Ein Dialogfeld mit allen zur Verfügung stehenden Infobereichen wird
angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Infobereich. In der Zeitachsenansicht wird der
Infobereichsname angezeigt.
• Nur mit vorhergehendem Feld anzeigen: Es wird ein Platzhalter eingefügt. Das nächste Feld
wird nur angezeigt, wenn das vorhergehende Feld erfasst ist.
• Immer anzeigen: Es wird ein Platzhalter eingefügt. Der Feldinhalt wird immer angezeigt.
Wenn das Feld leer ist, wird ein Leerzeichen angezeigt.
• Text: Ein Dialogfeld zur Texteingabe in allen zur Verfügung stehenden Sprachen wird
angezeigt.

Anmerkung: Sie können den Text auch direkt in das Feld Elemente einfügen eingeben,
allerdings nur in der Sprache, in der Sie gerade arbeiten. Deshalb ist diese Art der
Eingabe nicht zu empfehlen.

Sie können verschiedene Textelemente miteinander kombinieren, z. B. Feldinhalt mit freiem


Text.
292 Benutzerhandbuch update.seven win

Zeitachse anzeigen
1 Wechseln Sie zu dem Datensatz, für den Sie eine Zeitachse anzeigen möchten.

2 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Zeitachse.

Anmerkung: Ihr Administrator kann definieren, dass eine Zeitachsenansicht über eine
Kontextmenüoption geöffnet wird.

3 Wählen Sie mit Laden ein Übergabeformat aus.

4 Klicken Sie auf OK. Die Zeitachsenansicht wird angezeigt.

In der Mitte befindet sich die Zeitachse, die in Zeiteinheiten unterteilt ist (in der Monats- und
Quartalsansicht ist diese Einheit eine Woche; in der Jahresansicht ein Monat).
Alle Datensätze im definierten Zeitraum werden in einer Bubble angezeigt, abwechselnd über
und unter der Achse. Wenn zu viele Datensätze vorhanden sind, kann es vorkommen, dass
mehrere Datensätze in einer Bubble zusammengefasst werden.
Sie haben die folgenden Optionen zur Verfügung:
• Zurück: Blättert in der Zeitachse um eine Einheit zurück.
• Vorwärts: Blättert in der Zeitachse um eine Einheit weiter.
• Monat: Zeigt einen Monat an.
Kapitel 13 Zeitachsen 293

• Quartal: Zeigt ein Quartal an.


• Jahr: Zeigt ein Jahr an.
• Drucken: Druckt die Zeitachsenansicht.
Wenn Sie in eine Bubble doppelklicken, wird der entsprechende Datensatz geöffnet.

Anmerkung: Wenn Sie eine Zeitachse für einen abhängigen Infobereich anzeigen, kann es
vorkommen, dass die Vorgängermaske nicht angezeigt ist (z.B. bei Aktivitäten, die zu
Kampagnen angelegt wurden). In diesem Fall müssen Sie für die abhängige Maske eine
übergeordnete Maske definieren:
1. Öffnen Sie den übergeordneten und den abhängigen Infobereich in integrierter Ansicht.
2. Erstellen Sie mit der Menüoption Extras Æ Vorgängermaske bearbeiten eine Maske für
den übergeordneten Infobereich.
3. Wählen Sie Extras Æ Desktop definieren.
4. Wählen Sie die übergeordnete Ebene aus (z.B. die Kampagne).
5. Klicken Sie auf Eigenschaften pro Ebene.
6. Wählen Sie die Vorgängermaske auf der Registerkarte Vorgängermasken aus.
295

KAPITEL 14
Reports
Mit update.seven können Sie über bestimmte Informationen Reports erstellen, die XML-
Stylesheets verwenden. Sie können die vordefinierten Stylesheets als Ausgangspunkt für Ihre
eigenen verwenden. Die Informationen in diesen Reports definieren Sie mit Hilfe von
Übergabefeldern, Ö Übergabefelder definieren auf Seite 91.
Sie können die XML-Datei auch speichern oder das XML-Ergebnis an Excel übergeben (über die
unterstützte Excel-Version informiert Sie ihr Administrator).

Reportformat definieren
Um die Informationen aus update.seven als XML-Report zu erstellen, müssen Sie ein
Reportformat definieren. Wählen Sie die Menüoption Extras Æ Reportformat definieren. Das
folgende Dialogfeld wird angezeigt:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


• Reportformat: Name des Reportformats. Mit den Schaltflächen Laden und Speichern
können Sie das Reportformat laden und speichern.
• Übergabefelder auswählen: Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein zuvor definiertes
Übergabefelderformat laden. Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um das geladene
Format zu entfernen.
• Übergabeoptionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabeoptionen, um die
Übergabefelder zu definieren, die im Report verwendet werden, Ö Übergabefelder
definieren auf Seite 91.
Die Reihenfolge der Felder im Report hängt von der Reihenfolge ab, die im
Übergabefelderformat angegeben wird.
296 Benutzerhandbuch update.seven win

• XSLT-Stylesheet auswählen: Wählen Sie ein Stylesheet aus, das das Erscheinungsbild des
Reports bestimmt. Sie können entweder ein eigenes Stylesheet laden oder eines der
vordefinierten Stylesheets von update.seven auswählen. Sie können auch eine Excel-Datei
auswählen (*.xlt oder *.xls), wenn der XML-Output in Excel verwendet werden soll.
• XSLT-Stylesheet-Parameter: Hier können Sie Parameter für das Stylesheet angeben. Das
Format ist:
Parametername = Wert; Parametername = Wert;…
Eine Liste von möglichen Parametern finden Sie unter Ö Stylesheets auf Seite 301.
• Verzeichnis/Dateiname auswählen: Sie können die XML-Informationen direkt in eine Datei
speichern, ohne sie in update.seven anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche
Laden, wählen Sie das Zielverzeichnis aus und geben Sie einen Dateinamen an.
Die Schaltfläche Laden ist nur verfügbar, wenn die Option Als Datei speichern ausgewählt
ist.
• Als Datei speichern: Wählen Sie Als Datei speichern und geben Sie unter
Verzeichnis/Dateiname auswählen einen Dateinamen an, um das Ergebnis in eine Datei zu
speichern.
• Ebenentext: Geben Sie den Text für die Überschrift des Reports ein. Sie können für jede
der installierten Sprachen einen Text eingeben. Wenn Sie keinen Text eingeben, wird
stattdessen der Name des Reportformats verwendet.

Anmerkung: Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Als Datei speichern oder Übergabe
an Excel ausgewählt ist.
• Übergabe an Excel: Wählen Sie diese Option, um die Reportdaten in die Tabellenkalkulation
zu übertragen. Wenn Sie unter XSLT Stylesheet auswählen kein Excel-Stylesheet
auswählen, werden die Daten in update.seven angezeigt.
Anmerkung: Sie können vom Administrator erfahren, welche MS-Excel-Versionen
unterstützt werden.
• Standard-Ansichtsmodus: Wählen Sie diese Option, um die Daten in Masken auszugeben.
Wenn die Option nicht gewählt wird, werden die Daten ohne spezielle Formatierung
ausgegeben. Das kann Probleme lösen, die durch Kommata, Punkte und Datumsangaben
entstehen, die von den Ländereinstellungen des Benutzers abhängig sind.
Ohne spezielle Formatierung werden die Daten wie folgt ausgegeben:
o Datum: YYYYMMDD
o Zeit: HHMM
o Numerische Felder: ohne Zeichen zur Gruppierung (also z. B. "10000", nicht
"10,000"); als Dezimaltrennzeichen wird ein Punkt verwendet. Ausnahme: dekodierte
Felder.
o Logische Felder: 1 = TRUE (aktiv); 0 = FALSE (inaktiv)
• XML Standard Format: Wählen Sie diese Option, um die Daten in einem fixen
internationalen Standardformat zu übergeben:
o Datum: YYYY-MM-DD
o Zeit: HH:MM
o Logische Felder: "true" oder "false"
Wenn Sie beide Optionen (Standard Ansichtsmodus und XML Standard Format) auswählen,
gelten für Datums-, Zeit- und logische Felder die Einstellungen des XML-Formats, für alle
anderen Felder die Einstellungen des Standard-Ansichtsmodus.
• Anzeige in zugeordneter Anwendung: Wenn diese Option aktiv ist, sucht update.seven im
Stylesheet nach dem Attribut "media-type" und zeigt die erzeugte Datei in der
dazugehörigen Anwendung an. Wenn diese Option nicht aktiv ist, erfolgt die Ausgabe in ein
Browser-Fenster innerhalb von update.seven.
Kapitel 14 Reports 297

Anmerkung: Für die Ausgabe in Microsoft Word werden zwei vordefinierte Stylesheets
als Muster mitgeliefert, Ö UpdateReportMaskWordML.xslt auf Seite 305 und
UpdateReportListWordML.xslt auf Seite 305.
• Link ausgeben: Gibt Links für die Datensätze des Reports aus, die durch protocol.exe
interpretiert werden können. So sind die Datensätze vom XML-Report aus zugänglich.
• Kontext: Sie können wählen, welche Daten zur Erstellung des Reports verwendet werden.
Wählen Sie Aktuelle Ebene, damit der Report auf der aktuellen Ebene basiert (inklusive
eventuell definierter Bedingungen). Wählen Sie Aktueller Datensatz, um den aktuellen
Datensatz auszugeben, oder Gesamte Datenbank, um die gesamte Datenbank auszugeben.
Wenn Sie dieses Feld frei lassen, können Sie den Kontext beim Erstellen des Reports
auswählen.
• Benennung der Feldtags: Diese Optionen bestimmen, wie die Feldtags im XML-Ergebnis
benannt werden.
• Konstant mit <field>: Feldtags werden mit der Feldnummer ausgegeben.
• Englische Originalnamen: Englische Originalnamen werden verwendet.
• Übergabefelderformat: Die Namenskonventionen aus dem Übergabefelderformat werden
verwendet (z. B. Code des Infobereichs + Feldname).
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, speichern Sie das Format. Wählen Sie OK, um das
Dialogfeld zu verlassen.

Reports erstellen
Um einen Report zu erstellen:

1 Wählen Sie die Menüoption Datei Æ Report. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt:

2 Wählen Sie das gewünschte Reportformat mit der Schaltfläche Laden.

Anmerkung: Der Administrator kann auch Hyperlinks in einem Kontextmenü oder


Schaltflächen in einer Maske erstellen, mit denen Sie Reports erstellen können,
Ö Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

3 Das Kontrollkästchen Erstellen im Kontext zur aktuellen Ebene ist nur verfügbar, wenn der
Kontext des Reports auf Gesamte Datenbank gesetzt wurde. Durch Auswahl des
Kontrollkästchens können Sie den Report im aktuellen Kontext erstellen (und nicht für die
gesamte Datenbank).

4 Wenn das Reportformat keinen Kontext enthält, können Sie aus der Dropdown-Liste einen
Kontext auswählen.
298 Benutzerhandbuch update.seven win

5 Wählen Sie Aktuelle Ebene, damit der Report auf der aktuellen Ebene basiert (inklusive
eventuell definierter Bedingungen). Wählen Sie Aktueller Datensatz, um den aktuellen
Datensatz auszugeben, oder Gesamte Datenbank, um die gesamte Datenbank auszugeben.

6 Klicken Sie auf OK, um den Report zu erstellen, oder auf Abbrechen, um den Vorgang
abzubrechen.

Reports in update.seven anzeigen


Wenn Sie keine andere Wahl getroffen haben, wird der Report in einem Fenster des Internet
Explorer innerhalb von update.seven angezeigt:

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:


Speichert den Report lokal.

Sucht im Report nach einem bestimmten Text.

Zeigt eine Druckvorschau an.

Druckt den Report.

Anmerkung: Wenn Sie das Format des Reports ändern, müssen Sie alle Reports schließen,
die auf einer älteren Version dieses Formats basieren. Nur so können die Änderungen auf die
Ausgabe angewendet werden.

Daten in eine Tabellenkalkulation übertragen


Um das XML-Ergebnis in Ihre Tabellenkalkulation zu übertragen:

1 Definieren Sie ein Stylesheet. Wählen Sie dazu Extras Æ Reportformat definieren aus dem
Menü.

Anmerkung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Excel zu diesem


Zeitpunkt nicht!

2 Definieren Sie das Übergabeformat. Es wird empfohlen, entweder Englische Originalnamen


oder Übergabefelderformat unter Benennung der Feldtags auszuwählen. Speichern Sie das
Format.

3 Erzeugen Sie die XML-Ausgabe, indem Sie Datei Æ Report aus dem Menü auswählen, und
wählen Sie das zuvor definierte Reportformat. Speichern Sie die XML-Ausgabe.
Kapitel 14 Reports 299

4 Öffnen Sie in Microsoft Excel ein leeres Dokument.

5 Wählen Sie die Menüoption Daten Æ XML Æ XML-Quelle. Auf der rechten Seite sehen Sie
nun das Dialogfeld XML-Quelle:

6 Klicken Sie auf XML-Verknüpfungen.

7 Wählen Sie Hinzufügen und wählen Sie die XML-Datei aus, die Sie in update.seven
abgespeichert haben.

8 Möglicherweise wird eine Nachricht angezeigt, dass die XML-Quelle sich auf kein Schema
bezieht. Bestätigen Sie diese Nachricht mit OK.

9 Klicken Sie auf OK.

10 Auf der rechten Seite wird eine Liste der verfügbaren XML-Knoten angezeigt. Die
Ausgabefelder sind unter tables aufgelistet.
300 Benutzerhandbuch update.seven win

11 Ziehen Sie die Knoten für Werte auf die gewünschten Zellen in Ihrer Excel-Tabelle, um sie
dieser zuzuordnen.

12 Speichern Sie die Tabelle als *.xlt-Datei (Vorlage).

13 Kehren Sie zu update.seven zurück, und wählen Sie Extras Æ Reportformat definieren aus
dem Menü.

14 Markieren Sie das Kontrollkästchen Übergabe an Excel und wählen Sie unter XSLT
Stylesheet auswählen die Vorlage, die Sie zuvor in Excel abgespeichert haben. Speichern
Sie das Format.

15 Wenn Sie nun mit diesem Format einen Report erstellen, werden die Daten von
update.seven an Microsoft Excel übergeben.

Anmerkung: Sie können vom Administrator erfahren, welche Microsoft Excel-Versionen


unterstützt werden.

XML-Format
Die XML-Ausgabe enthält Informationen über die verwendete Version von update.seven und die
Daten der Felder, die im Übergabeformat ausgewählt sind.
Am Beginn wird die Versionsinformation angezeigt:

Vertical Verwendete Branchenversion

Version Verwendete Version von update.seven

LangId Verwendete Sprache

StationNo Identifikationsnummer der Station

User Benutzer, der den Report erstellt hat

Created Datum und Uhrzeit der Erstellung (YYYYMMDDThhmmm)

Formatname Name des Reportformats

Darauf folgt eine Liste der Felder, die im Report gespeichert werden:

tableshort Abkürzung des Infobereichs, aus dem das Feld stammt

tablename Name des Infobereichs, aus dem das Feld stammt


Kapitel 14 Reports 301

fieldno Kennzahl des Feldes

fieldname Feldname

fieldlength Länge des Feldes in Zeichen

fieldtype Feldtyp: C = alphanumerisches Zeichen; K = variabler Katalog; F =


Gleitkommazahl; Z = dekodiertes Feld; S, L = numerische Ganzzahl; X =
fixer Katalog; B = logisches Feld; D = Datum; T = Uhrzeit

Danach werden die Daten angezeigt:

tableshort Abkürzung des Infobereichs

recid Identifikationsnummer des Datensatzes

fieldno Kennzahl des Feldes

catval Katalogwert (nur bei Katalogfeldern)

field_link Adresse für Links (falls Link ausgeben ausgewählt wurde)

Stylesheets
update.seven enthält einige vordefinierte Stylesheets, die Sie verwenden können, um Reports
zu erstellen. Diese Stylesheets befinden sich im Verzeichnis \system\xml von update.seven.
Im folgenden finden Sie eine zusammenfassende Beschreibung der vordefinierten Stylesheets:
• update_format_blue.css: basiert auf dem Farbschema "Arctic"
• update_format_green.css: basiert auf dem Farbschema "Light green"
• update_format_white.css: in den Farben Weiß und Grau
• update_format_simple.css: einfaches Layout mit Linien und ohne Hintergrund

UpdateReportList.xslt
Eine Listendarstellung mit der Option Benennung der Feld Tags auf Konstant mit <field>.
Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_blue.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink 1 = Links anzeigen (wird von protocol.exe verwendet); nur


verfügbar, wenn Output Links im Reportformat verwendet wurde.
302 Benutzerhandbuch update.seven win

UpdateReportMask.xslt
Datensätze werden als Maske dargestellt, mit der Option Benennung der Feld Tags auf Konstant
mit <field>.
Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_blue.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

columns Spaltenanzahl; standardmäßig 2.

showlink 1 = Links für protocol.exe anzeigen; das erste Feld der Maske wird
als Link zum Datensatz dargestellt; nur wenn im Format Link ausgeben
gewählt wurde.

ShowInfoHeader: 1 = Kopfzeile mit Infobereichsnamen anzeigen; standardmäßig 1.

UpdateStartpage.xslt
Kontakte, Aufgaben und Nachrichten für den aktuellen Benutzer werden dargestellt.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Englische Originalnamen
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_simple.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

ShowHeader 1 = Kopfzeile mit Feldnamen anzeigen; standardmäßig 0.

ShowImg 1 = Symbole für Einträge in fixe Kataloge anzeigen; standardmäßig 1.

ShowMA 1 = Kontaktliste anzeigen; standardmäßig 1.

ShowA1 1 = Aufgabenliste anzeigen; standardmäßig 1.

ShowMD 1 = Nachrichtenliste anzeigen; standardmäßig 1.


Kapitel 14 Reports 303

Die folgenden Bedingungen sind für die entsprechenden Infobereiche definiert:

Kontakt:

Aufgaben:
304 Benutzerhandbuch update.seven win

Meldung:

Bearbeiter:
Kapitel 14 Reports 305

Der Ausgabetext im XLST-Stylesheet ist als JavaScript-Array definiert. Spracheinstellungen für


Englisch und Deutsch sind vorhanden; andere Sprachen müssen durch den Administrator
definiert werden:
<!-- language arrays for used texts -->
<!-- Index of text is marketing manager languages id -->
<msxsl:script implements-prefix="tools"><![CDATA[
var txtArray = Array (
Array("Willkommen", "Welcome"),
Array("Hier sehen Sie eine Liste Ihrer Kontakte und
Aufgaben für heute:", "A list of your current contacts and tasks is
shown below:"),
Array("Sie haben keine Kontakte für heute!", "No contacts
for today!"),
Array("Keine Aufgaben vorhanden!", "No current tasks!"),
Array("Keine aktuellen Meldungen vorhanden!", "No current
messages!")
);
function GetText(Index, LangIndex)
{
var nIdx = parseInt(Index, 10);
var lIdx = parseInt(LangIndex, 10);
return(txtArray[Index][LangIndex]);
}
]]></msxsl:script>
Anmerkung: Die hier angeführten Felder sind aufgrund der Feldnamen definiert. Die
Feldnummern sind je nach Branchenversion unterschiedlich.

Es wird empfohlen, die Indizes, nach denen im Übergabeformat gelesen wird, auf Datum bzw.
Bearbeiter zu setzen, um die Auswertung zu beschleunigen.

UpdateReportMaskWordML.xslt
Gibt in Microsoft Word eine Liste von Datensätzen als Masken aus.
Im Format muss dazu die Option Konstant mit <field> aktiv sein.
Parameter:

columns Anzahl der Spalten in der Maske; standardmäßig 2.

ShowInfoHeader 1 = Maskenüberschrift anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet kann erst ab Microsoft Word 2003 verwendet werden.

UpdateReportListWordML.xslt
Gibt in Microsoft Word eine Liste von Datensätzen als Liste aus.
Im Format muss dazu die Option Konstant mit <field> aktiv sein.
Parameter:

ShowInfoHeader 1 = Maskenüberschrift anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet kann erst ab Microsoft Word 2003 verwendet werden.


306 Benutzerhandbuch update.seven win

UpdateReport_PartnerOTC.xslt (nur Version OTC)


Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink 1 = Links für protocol.exe anzeigen.

Dieses Stylesheet dient zum Anzeigen einer Liste der Partner für Kundenbetreuer. Sie können
Bedingungen definieren, um Partner anzuzeigen, die in einer bestimmten Zeitspanne nicht
besucht wurden, oder Partner, für die es keine zukünftigen Termine gibt.

Anwendung 1: Liste der Partner


Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist,
und zusätzlich die erledigten Besuche im letzten Jahr.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Sie können optional als Parameter "ShowMA=0;" eintragen, um die Gesamtanzahl der Kontakte
zu unterdrücken.
Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Person:

Kundenbetreuer:
Kapitel 14 Reports 307

Firma:

Kontakt:

Bearbeiter:
308 Benutzerhandbuch update.seven win

Anwendung 2: Liste der nicht besuchten Partner


Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist,
und die im letzten Monat nicht besucht wurden.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "txtCaption=2;" ein.
Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Kontakt:

Anwendung 3: Liste der Partner ohne Termine


Listet die Personen auf, bei denen der aktuelle Bearbeiter als Kundenbetreuer eingetragen ist,
und für die im aktuellen Monat keine Kontakte geplant sind.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "txtCaption=3;" ein.
Kapitel 14 Reports 309

Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 definiert, außer für den Infobereich Kontakt:

Kontakt:

UpdateReport_CallsOTC.xslt (nur Version OTC)


Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink 1 = Links für protocol.exe anzeigen.

ShowImg 1 = Symbole für Einträge in fixe Kataloge anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet dient zur Ausgabe von Informationen über Bearbeiterkontakte. Sie könnten
z.B. alle Personen auflisten, für die im kommenden Monat keine Kontakte geplant sind.

Anwendung 1: Kurzgeschichte der heutigen Besuche


Listet die Personen auf, die heute vom aktuellen Bearbeiter besucht wurden.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
310 Benutzerhandbuch update.seven win

Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Kontakt:

Person:

Firma:
Kapitel 14 Reports 311

Bearbeiter:

Anwendung 2: Kurzgeschichte der Besuche dieser Woche


Listet die Besuche der aktuellen Woche für den aktuellen Bearbeiter auf.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "showDate=1; txtCaption=2;" ein.
Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 definiert, außer für den Infobereich Kontakt:

Kontakt:

Anwendung 3: Kurzgeschichte der Muster und Besuche


Listet die Besuche und Muster für den aktuellen Bearbeiter auf (für den aktuellen Tag oder
Monat).
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "showSample=1;" ein.
Sie können auch optional den Parameter "showDate=1;" definieren, wenn Sie das Datum auch
anzeigen wollen.
312 Benutzerhandbuch update.seven win

Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 oder 2 definiert, mit dem zusätzlichen Infobereich
Muster:

Muster:

Anwendung 4: Kurzgeschichte der Besuche mit Besprechungen


Listet die Besuche und Besprechung SPP-Sätze für den aktuellen Bearbeiter auf (für den
aktuellen Tag oder Monat).
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "showMeetingSPP=1;" ein.
Sie können optional die Parameter "showDate=1;" (wenn Sie das Datum auch anzeigen wollen)
oder "txtCaption=2;" (für die Besuche pro Woche) definieren.
Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 1 oder 2 definiert, mit dem zusätzlichen Infobereich
Besprechung SPP Position:

Besprechung SPP Position:

Anwendung 5: Kurzgeschichte der Besuche mit Besprechungen und Muster


Dieser Report ist eine Kombination aus den Anwendungen 3 und 4.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Gesamte Datenbank" gesetzt sein.
Tragen Sie als Parameter "showSample=1;showMeetingSPP=1;" ein.
Sie können auch optional die Parameter "showDate=1;" (wenn Sie das Datum auch anzeigen
wollen) oder "txtCaption=2;" (für die Besuche pro Woche) definieren.
Die Übergabefelder sind wie in Anwendung 3 und 4 definiert.
Kapitel 14 Reports 313

UpdateReport_ProductFS.xslt (nur Version FS)


Parameter:

stylesheet Das verwendete Stylesheet; standardmäßig update_format_white.css.

imagepath Der Pfad für Bilder und Stylesheets; standardmäßig ..\system\xml.

showlink 1 = Links für protocol.exe anzeigen.

ShowInfoHeader 1 = Kopfzeile mit Feldnamen anzeigen; standardmäßig 1.

Dieses Stylesheet gibt einen Überblick über die Produkte, die einer Person zugeordnet sind (z.B.
Versicherung, Bank). Wählen Sie die interessanten Felder aus den Produkt-Infobereichen aus.
Texte wie z.B. "Versicherung" sind nur für Englisch und Deutsch enthalten und müssen für
andere Sprachversionen ergänzt werden.
Im Format müssen dazu Standard Ansichtsmodus, Link ausgeben und Konstant mit <field>
aktiviert sein. Der Kontext sollte auf "Aktuelle Ebene" oder "Aktueller Datensatz" gesetzt sein.
Die Übergabefelder sind wie folgt definiert:

Person:

Konto:

Bausparen:

Kredit:
314 Benutzerhandbuch update.seven win

Vermögenswerte:

Dienstleistung:

Personen-Versicherung:

KFZ – Versicherung:

NKP – Versicherung:

Wertpapier – Titel:

Wertpapier – Depot:

Anmerkung: welches Feld hier exportiert wird, ist nicht wichtig.

Firma:

Vertrag:
315

KAPITEL 15
Andere Infobereiche und Funktionen

Bearbeiter zuordnen
Wenn Sie im Infobereich Bearbeiter in den entsprechenden Feldern den Firmen- und
Personenschlüssel eintragen, wird der Firma ein Bearbeiter zugeordnet.
Bei update.seven web wird die dem Bearbeiter zugeordnete Firma und Person bei der
Anmeldung eindeutig identifiziert.
Mit einem Trigger ist es außerdem möglich, Daten zwischen Bearbeitern und Firmen
auszutauschen, Ö Trigger im Administratorhandbuch 1.

Ortetabelle
Um die Adresseingabe zu erleichtern, werden der Ort und die Telefonvorwahlen automatisch
anhand des Landes und der Postleitzahl eingetragen.

Um die Ortetabelle mit Daten zu erfassen, haben Sie folgende Möglichkeiten:


• Import
• Manuelle Neuanlage im Infobereich Ort (Modul Wartung)
• Bei Neuanlage einer Firma: Wenn in der Ortetabelle kein entsprechender Datensatz
gefunden werden kann und der Bearbeiter diese Daten selbst einträgt, wird in der
Ortetabelle ein entsprechender Datensatz neu angelegt und ab nun verwendet. Die
Ortetabelle ist also "selbstlernend". Wenn jedoch bereits ein Datensatz in der Ortetabelle
existiert, wird dieser durch die Adresseinträge in der Datenbank nicht mehr verändert.
Auf gleiche Weise wird die Landesvorwahl aus der Ländertabelle übernommen.
In der Ortetabelle finden Sie noch eine Reihe weiterer Felder (z. B. Von Block-Nr., Bis Block-
Nr.), die ebenfalls automatisch übernommen werden können.
316 Benutzerhandbuch update.seven win

Organigramm
Das Organigramm bietet einen Überblick über die Ansprechpartner einer Firma, wahlweise
geordnet nach Priorität, Akquisitionsstatus, Abteilung oder Position.

Sie finden Informationen über Kontakthäufigkeiten und Anzahl der Mailings. Darüber hinaus
können Sie durch Ziehen mit der Maus die Ordnungskriterien der Personen verändern, d. h.
zum Beispiel eine Person vom Akquisitionsstatus "Cold" auf "Interessent" setzen.

Sperren

Sperre Aktivität
Sowohl im Infobereich Firma als auch im Infobereich Person steht Ihnen das logische Feld
Sperre Aktivität zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Feldes können Sie Firmen und/oder Personen
von Aktivitäten sperren. Wenn dieses Feld aktiviert wird, wird diese Firma/Person bei Aktivitäten
nicht berücksichtigt.
Damit können Sie zum Beispiel Daten von Freunden oder Konkurrenten in der Datenbank
führen, ohne zu riskieren, dass ihnen teures Werbematerial zugesandt wird oder sie die
Analysen verzerren.

Anmerkung: Aktivitätssperre einer Firma bedeutet, dass automatisch auch alle Personen
dieser Firma von Aktivitäten ausgeklammert sind.
Wenn für alle Personen einer Firma die Aktivitätssperre gilt und die Option Generieren (z. B.
bei Kontakten oder Mailings) gewählt wird, werden die Termine firmenbezogen generiert.

Sperre Selektion
Mit dem Feld Sperre Selektion können Sie Firmen und/oder Personen von Selektionen
ausschließen, Ö Sperre Aktivität auf Seite 316.

Anmerkung: Eine Sperre im Infobereich Firma wird nur dann wirksam, wenn Sie bei der
Selektion eine Bedingung für den Infobereich Firma aktivieren. Ebenso wird eine Sperre im
Infobereich Person nur dann wirksam, wenn Sie eine Selektion im Infobereich Person
aktivieren. Insbesondere bewirkt eine Sperre einer Firma nicht, dass die Personen dieser
Firma automatisch von Selektionen gesperrt sind.
Kapitel 15 Andere Infobereiche und Funktionen 317

Firmen und Personen zusammenführen


update.seven bietet Ihnen die Möglichkeit, Inkonsistenzen innerhalb der Datenbank auf
einfache Weise zu bereinigen. Wenn Sie z. B. eine Firma oder eine Person in der Datenbank als
Dublette entdecken, können Sie mit der Menüoption Bearbeiten Æ Firmen/Personen
zusammenführen diese Dublette beseitigen.