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Il faut pour cela procder par tapes et utiliser des outils appropris.
La communication globale
La communication globale consiste en la recherche de la cohrence entre les diffrentes formes de communication de l'entreprise : communication interne, communication externe (commerciale et institutionnelle). La communication influe fortement sur l'image de l'entreprise. Une communication globale russie permet de positionner favorablement l'organisation, de la distinguer de la concurrence.
La communication de l'entreprise
1.1 Les lments constitutifs de la communication
La communication est un processus compos de plusieurs lments qu'il convient toujours d'analyser.
_Le guide de communication ou plan d'action. Rdig l'attention des responsables, il rcapitule les messages et dtaille les procdures suivre.
1 La communication interne/externe
En fonction de l'objectif poursuivi, la communication d'une entreprise se fera en direction du personnel ou/et de l'extrieur. La communication interne. Elle englobe l'ensemble des communications en direction des membres de l'entreprise. Les metteurs et les rcepteurs des messages (acteurs de la communication) appartiennent donc l'organisation. Trois types de flux coexistent selon le circuit emprunt par l'information : communication horizontale, communication descendante et communication ascendante.
3 La communication formelle/informelle
La communication formelle est vhicule par les rseaux d'information prvus par l'organisation de l'entreprise : organigramme, procdures... Elle repose sur une codification officielle dans l'organisation. La communication informelle n'a aucun caractre officiel. Elle peut tre riche d'informations mais aussi tre source de rumeurs.
La communication externe. Elle regroupe l'ensemble des communications en direction de l'extrieur, savoir son environnement proche (clients, fournisseurs, partenaires...) et son environnement loign (mdias, collectivits, associations...). Les acteurs de la communication n'appartiennent donc pas tous l'organisation.
culture trangre est interprte selon tes rgles en vigueur dans sa propre culture.
Dans l'ethnocentrisme le groupe est le centre de tout ; tout est mesur et valu par rapport lui, les autres cultures sont regardes avec mfiance et trs souvent, par rapport ses propres rgles. La communication interculturelle peut ainsi permettre de modifier la faon dont on peroit la diffrence (l'altrit) et de s'orienter vers le relativisme qui amne au recul et la comprhension des autres cultures.
La communication interculturelle
3 Les obstacles la communication interculturelle
La langue peut tre un obstacle la communication interculturelle, mais ce n'est pas le seul ni mme sans doute le plus important. La tendance ne remarquer que certains traits chez l'autre, les strotypes, la mconnaissance des croyances de l'autre sont des freins significatifs ne pas ngliger. Bien souvent la
Il faut fournir aux itinrants un accs aux bases de donnes clients et produits, l'agenda partag, aux annuaires, et un moyen de communication direct avec les partenaires. Ds lors se pose le problme crucial de l'arbitrage entre les donnes emporter et celles que l'on peut mobiliser distance. Trs souvent l'assistant(e) se trouve en relation avec un patron et des commerciaux itinrants et assure l'interface entre les systmes d'information sdentaire et nomade.
Cependant, mme avec le dveloppement des claviers classiques ou tactiles, ces outils ne sauraient convenir pour la rdaction de documents lourds. Les tlphones mobiles (classiques). Ils sont un bon outil de communication, on peut y ajouter les fonctions d'annuaires, et d'agenda, mais ils ne permettent pas d'emporter ou de mobiliser des documents commerciaux. Les fonctions avances permettent de mobiliser distance des donnes, et en font un outil complmentaire des PDA ou ordinateurs portables. Les GPS. Outil intressant pour organiser et rationaliser les dplacements et suivre les frais de dplacement. Le GPS est de plus en plus souvent associ au PDA.
et de traitement d'un ordinateur, avec dsormais le plus souvent un bon potentiel de communication, cet outil est le plus complet d'autant que le handicap du cot n'est plus aussi important qu'il y a quelques annes. Cet outil est indispensable si l'itinrant doit raliser un gros travail de prparation de devis, de reporting, ou personnaliser des prsentations. Cependant, en face face avec le client, l'ordinateur portable n'est pas trs communicant, sauf quand il est associ un vidoprojecteur.
Le plus souvent un fichier ne peut tre lu et modifi qu' partir du logiciel qui l'a conu et format. On a ainsi diffrenci les formats de trois manires : par la fonctionnalit dominante du logiciel (texteur ou base de donnes par exemple) ; par l'diteur (Microsoft ou Oracle) ; par le systme d'exploitation (Mac OS ou Windows). Cette situation a conduit naturellement la multiplication des formats, laquelle, trs vite, a pos un grave problme de communication. Aujourd'hui, l'heure o l'informatique doit avant tout tre communicante, il faut trouver des solutions pour faire dialoguer les formats propritaires et trouver des alternatives cette situation.
Un mme type de document peut figurer dans plusieurs catgories et une information peut tre accessible sur plusieurs types de document.
3 Le rle du document
Le document a pour objectif de conserver l'information (document de position : base de donnes) et/ou de la communiquer (lettre) ou de la collecter (document de liaison : formulaire). L'information est conserve pour avoir une trace (respect des rgles de conservation des documents, pour des raisons historiques...) et pour servir de preuve en cas de litige.
Il existe galement des logiciels ouverts (freeware) comme les suites bureautiques OpenOffice et StarOffice de Sun ou php et My Sql en dveloppement Web...
Les documents
Un document est un support (papier, analogique, numrique) porteur d'informations (textes, images, donnes...) lu par l'homme ou par la machine.
Les formats sont soit ferms : protgs par des droits d'auteurs (logiciels propritaires : suite bureautique
Microsoft), soit ouverts : libres de droits (Open Office, Star Office), soit ouverts et standards (XML, jpeg).
assurent l'intgrit du contenu et l'authenticit de l'auteur. Parmi elles, figure notamment la cryptographie (le message est cod). 3 La valeur probante des documents numriques Le document numrique peut servir de preuve au mme titre qu'un document papier. Pour servir de preuve, un document doit tre un original sign et dat. Quelques moyens assurent la valeur probante d'un document numrique.
Les tapes varient selon le document ; ainsi, un brouillon n'est pas conserv.
Le format XML
Les changes de documents numriques sont de plus en plus nombreux et il est devenu ncessaire de proposer un format standard lisible par n'importe quelle application quel que soit le matriel utilis. Le format XML est actuellement le mieux adapt.
Fichier feuille de style. Le CSS (Cascading Style Sheets) ou XLS (eXtensible Stylesheet Language) est un langage qui dcrit comment doivent tre prsentes les donnes (imprimes, affiches...). Ce langage permet la reprsentation graphique d'un document XML ou la cration du document dans un autre format. Les suites bureautiques crent automatiquement les feuilles de style. Exemple : Extrait d'une feuille de style CSS p {color : red ; font-style : italic ;} Traduction : les paragraphes seront crits en rouge en italique
Exemple
Interface logicielle Windows un bureau servant d'espace de travail des objets graphiques permettant d'accder des documents ou des applications : les fentres et les icnes des contrles graphiques permettant l'interaction avec l'utilisateur : menus droulants, boutons...
L'assistant(e) de PME PMI doit travailler troitement avec le responsable informatique de la socit s'il existe pour personnaliser les interfaces logicielles. Un cahier des charges peut recenser les besoins des utilisateurs.
1 L'interface graphique
L'interface graphique est un programme, ou un ensemble de programmes qui assure une utilisation intuitive d'un systme informatique. Elle comprend des boutons, des menus, des fentres, des barres de dfilement... Un contrle graphique est un composant logiciel permettant l'homme d'intervenir directement l'cran : menus droulants, boutons, barre de dfilement, rgles, saut de section, saut de pages... Les SGBDR offrent toute une panoplie de contrles de saisie nomms contraintes de domaine . Fentre sous Excel comprenant des boutons et des contrles listes droulantes
2 L'ergonomie informatique
L'ergonomie informatique a pour objectif l'amlioration du dialogue homme-machine. Elle ncessite l'analyse des tches des utilisateurs. Il y a diffrents types d'ergonomie : matrielle (poste de travail), logicielle (interface graphique), du web (sites) et des documents (formulaires...). Chacune n'ayant pas les mmes objectifs.