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Reinigungsdienste

VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung


inputorientierter Leistungsverzeichnisse; Kalkulation

Dipl.-Kfm. (FH) Betriebswirt BA


Torben Bernhold
Vorlesungsagenda
„ Vorlesungsreihe „Reinigungsdienste“

FM-Trends und aktuelle Situation der Torben


1 Reinigungsdienstleister auf dem Markt
Do, 30.3. Bernhold

Vorarbeiten für die Ausschreibung / Florian


2 Betriebskonzept, Nutzerprofil
Fr, 31.3. Nitzsche

VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung Torben


3 inputorientierte Leistungsverzeichn.; Kalkulation
Do, 18.5. Bernhold

Funktionale Leistungsbeschreibungen/ Florian


4 Ergebnisorientierung
Fr, 19.5. Nitzsche

Erstellung von Vergütungsmechanismen; Florian


5 Service-Level-Agreements + Incentive-Systeme
Fr. 23.06 Nitzsche

Qualitätsmessung von Dienstleistung; Torben


6 Qualitätsmesssysteme
Do. 22.06. Bernhold

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 2


Zielfoto
„ Ziel der Vorlesung

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 3


Agenda

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 4


Gesetzliche Regelungen
Notwendigkeiten für Ausschreibungen

„ Wichtigste Gründe für Ausschreibung von


Leistungen
… Erzielung marktüblicher Preise Æ Vergleichbarkeit am
Markt, Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
… Erzielung/Herstellung eines „optimalen“ Kosten-/Nutzen-
Verhältnisses
… Transparenz der Preisgestaltung
… Konzentration auf das Kerngeschäft Æ Outsourcing
… Auslaufen bestehender Dienstleistungsverträge
… Einsparung durch Bündelung von Dienstleistungen
… Gesetzliche Verpflichtungen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 5


Gesetzliche Regelungen
Wesen von Reinigungsdienstleistungen

„ Wesen von Reinigungsleistungen


… Reinigungsleistungen sollen Sauberkeit und Hygiene
des Arbeitsumfeldes sicherstellen und das
Unternehmensimage reflektieren/unterstützen
… Wesen der Leistung scheint äußerst simpel, aber
Leistung hat erheblichen Einfluss:
„ auf die Bewirtschaftungskosten
„ auf das Unternehmensbild Æ Außendarstellung
„ auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz
„ auf die Motivation am Arbeitsplatz der internen Kunden

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 6


Gesetzliche Regelungen
Wesen von Reinigungsdienstleistungen

„ Magisches Viereck von Reinigungsleistungen

… Die Aspekte bedingen sich wechselseitig Æ mitunter


Zielkonflikte
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 7
Gesetzliche Regelungen
Volumina

„ Die Vergabe von Aufträgen


… Die Vergabe von Aufträgen hat in den vergangenen 5
Jahren stark zugenommen
… Das jährliche Gesamtvolumen öffentlicher Aufträge
beträgt:
„ in BRD ca. 250 Mrd. €
„ in Europa ca. 1 Billion €
… Liefer- und Dienstleistungsaufträge (VOL) stellen dabei
ca. 2/3 des Gesamtvolumens dar
… Wichtigste Regelwerke bei der Vergabe von Leistungen
„ VOL - Verdingungsordnung für Leistungen Æ Reinigung
„ VOB - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen
„ VgV - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 8
Gesetzliche Regelungen
Was ist ein öffentlicher Auftrag

„ Definition
… Öffentlicher Auftrag
„ „Öffentliche Aufträge sind alle Aufträge über Lieferungen oder
Leistungen für die öffentliche Hand, die aus Steuermitteln des
Bundes, der Länder, der Gemeinden oder anderer öffentlicher
Einrichtungen finanziert werden.“
… Vergabe öffentlicher Aufträge
„ „Das Vergaberecht umfasst alle Regeln und Vorschriften, die das
Verfahren für die öffentliche Hand beim Einkauf von Gütern und
Leistungen vorschreiben.“
… Ausschreibung
„ “Eine Ausschreibung ist ein Verfahren zur Ermittlung des
Angebotspreises als Vorbereitung zur Vergabe eines Auftrages
im Rahmen eines Wettbewerbs.“
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Gesetzliche Regelungen
Vergaberechtliche Grundprinzipien

„ Die sechs Grundprinzipien

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Gesetzliche Regelungen
Vergaberechtliche Grundprinzipien

„ Die sechs Grundprinzipien

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 11


Gesetzliche Regelungen
Normenkaskade
„ Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-
und Dienstleistungsaufträgen

WTO/
Goverment
Procurement
Agreement (GPA)

l
na
tio
EG-Richtlinien

na
Lieferkoordinierungsrichtlinie
er
t Dienstleistungsrichtlinie
in
Rechtsmittelrichtlinie
Schwellen- Sektorenrichtlinie
werte Sektorenrechtsmittelrichtlinie

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)


Vergabeordnung (VgV)
Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitte 2-4 (VOL/A)
Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
l
na

Haushaltsgrundsätzegesetz
tio

Bundes-/Landes-/Gemeindehaushaltsordnungen
Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitt 1 (VOL/A)
na

22.05.2006 Quelle: T. Vergabeverfahren


Schabel & R. Ley, und Kalkulation
VOL/A und VOL/Bvonmit
Reinigungsleistungen
GWB und Vergabeordnung, Rehm, 2003. 12
Gesetzliche Regelungen
Normenkaskade

„ Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-


und Dienstleistungsaufträgen
… Gegenwärtige Anpassung durch die Richtlinien
„ Richtlinie 2004/17/EG (Sektorenrichtlinie)
Æ gilt für Auftraggeber im Bereich Wasser-, Energie- und
Verkehrsversorgung sowie der Postdienste
„ Richtlinie 2004/18/EG (klassische Richtlinie)
Æ gilt für Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge,
Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge
„ ÖPP-Beschleunigungsgesetz Æ wettbewerblicher Dialog
„ 2. ÖPP- Beschleunigungsgesetz Æ in Vorbereitung
… EU-Richtlinien entfalten bereits heute teilweise
entsprechende Wirkung Æ ein Überführung in
nationales Recht (VOL/VOB/VgV) ist bisher nicht erfolgt
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 13
Gesetzliche Regelungen
Rechtsgrundlagen

„ Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-


und Dienstleistungsaufträgen

Nationale Vergabe EU-weite Vergabe

§ 55 BHO EU-Richtlinien
(Bundeshaushalts-
Ob eine Vergabe unter
ordnung)
nationales oder EU-weites
GWB
(Pflicht zur öffentlichen
Ausschreibung)
! Recht fällt, hängt von der
Verwaltungs- Höhe der Auftragswerte
vorschriften zur BHO
(Pflicht zur öffentlichen
Ausschreibung und zur
ab.
Anwendung der VOL/A)
Vergabeverordnung

VOL/A VOL/A
Abschnitt 1 Abschnitt 2-4

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 14


Gesetzliche Regelungen
Rechtsgrundlagen

„ Rechtsgrundlage für die Vergabe von Leistungen


(VOL)
VOL § 1 Leistungen

„ Leistungen im Sinne der VOL sind alle Lieferungen und Leistungen,


ausgenommen:

… Leistungen, die unter die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) fallen (VOB/A §1),

… Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit
freiberuflich Tätigen angeboten werden, soweit deren Auftragswerte die in der Vergabever-
ordnung festgelegten Schwellenwerte nicht erreichen; die Bestimmungen der Haushalts-
ordnungen bleiben unberührt,

… Leistungen ab der in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegten Schwellenwerte, die im


Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich
Tätigen angeboten werden und deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht
vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann; diese Leistungen fallen unter
die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 15


Gesetzliche Regelungen
Öffentlicher Auftraggeber

„ Öffentlicher Auftraggeber i.S.d. GWB


… Wer öffentlicher Auftraggeber ist, ist im Gesetz
gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 98
geregelt. Demnach sind folgende Gruppen als
öffentliche Auftraggeber anzusehen:

„ klassische öffentliche Auftraggeber (GWB § 98 Nr. 1)


„ Juristische Personen (GWB § 98 Nr. 2)
„ Verbände (GWB § 98 Nr. 3)
„ Sektorenauftraggeber (GWB § 98 Nr. 4)
„ Private Subventionsempfänger (GWB § 98 Nr. 5)
„ Baukonzessionäre (GWB § 98 Nr. 6)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 16


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

„ Ablauf des Vergabeverfahrens

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte

Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

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Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

„ Ablauf des Vergabeverfahrens


Step 17 Abschluss des Vergabeverfahrens
Ende der
Ausschreibung
Step 16 Bekanntmachungs- & Berichtspflichten

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen

Step 14 Vertragsurkunde erstellen

Step 13 Zuschlag erteilen

Step 12 Nicht berücksichtigte Bieter informieren

Step 11 Zuschlagsentscheidung

Step 10 Angebote bewerten

Step 9 Angebotseröffnung

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 18


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 1

Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

„ Zur Dokumentation der einzelnen Schritte sowie aus Gründen der


Nachvollziehbarkeit muss eine Vergabeakte angelegt werden, in die
lückenlos alle Entscheidungen und wichtigen Dokumente eingehen
(bspw. Bekanntmachung, Bieteranfragen, Bewertungsmatrix etc.)

„ Dokumentationspflichten ergeben sich aus:


… Transparenzgebot - Der Stand eines Vorganges muss sich jederzeit aus
der Akte ergeben Æ VOL/A fordert einen Vergabevermerk
… Anforderungen aus der Rechtssprechung//Akteneinsichtsrecht §111
GWB Æ steht bei EU-weiten Vergabeverfahren den Beteiligten des
Nachprüfverfahrens zu

„ Bei EU-weiten Vergaben ist die Vergabeakte zur Nachprüfung des


Verfahrens besonders wichtig.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 19


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 1

Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

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Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 2

Step 2 Schätzen des Auftragswertes

„ Regelungen zur Bestimmung des Auftragswertes ergeben sich aus der


VgV. Der Auftragswert ist grundsätzlich vor der Einleitung eines Vergabe-
verfahrens zu ermitteln u. zu dokumentieren. Der geschätzte Betrag ist
ohne gesetzliche Umsatzsteuer zu ermitteln.

„ Der geschätzte Auftragswert wird bestimmt durch:


… eigene Erkenntnisse der Beschaffer anhand von Bedarfsanalysen
… Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
… Marktanalysen

„ Anhand des geschätzten Auftragswertes wird entschieden, ob ein EU-


weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 21


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 2

„ Zu berücksichtigende, preisbeeinflussende
Faktoren in der Gebäudereinigung
… Kosten für Personal (Æ Lohn) zzgl. Ausstattung und
Verbrauchsartikel Æ marktüblicher Stundenverrechnungssatz
… Flächencharakteristika Æ Besonderheiten, Beschaffenheiten,
Überstellungsflächen etc.
… Besondere Reinigungsverfahren
… Gesamtfläche und Struktur Æ DIN 277-2, Raumnutzungsarten,
Fläche pro Gebäude etc.
… Reinigungsintervall pro Raum und Woche Æ 1xwtl. etc.
… Einzelfläche des Raumes
… Leistungswert/Produktivität Æ wie schnell können die Leistungen
erbracht werden
… Leistungsbesonderheiten Æ bspw. Öffnungszeiten
(zuschlagspflichtige Zeiten), Bodenbeschaffenheiten etc.
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 22
Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 2

Step 2 Schätzen des Auftragswertes

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 23


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte

Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 24


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 3

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

„ Ob ein EU-weites Vergabeverfahren oder nationales Vergabeverfahren durchzu-


führen ist, hängt davon ab ob der geschätzte Auftragswert die in der VgV festge-
legten SCHWELLENWERTE über- oder unterschreitet

… werden die Schwellenwerte überschritten, muss EU-weit ausgeschrieben werden


… werden die Schwellenwerte unterschritten muss national ausgeschrieben werden

„ Je nach Verfahren gelten unterschiedliche Rechtsnormen:


… EU-weit gilt hauptsächlich GWB Abschnitt 4/Vg/VOL/A Abschnitt 2-4
… National gilt hauptsächlich die VOL/A Abschnitt 1

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 25


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 3

Step 3 Beispiel - Die Schwellenwerte [nach VgV §2 (§3)]

• Es ist die geschätzte Gesamtvergütung für die Leistung anzugeben, ohne Umsatzsteuer (VgV §1, §3 Abs. 1)
! • Der Wert darf nicht mit Absicht so angesetzt werden, dass er sich dem Regelwerk entzieht (VgV §3 Abs. 2)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 26


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte

Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 27


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 4

Step 4 Festlegen der Vergabeart

„ Nach Bestimmung der Schwellenwerte durch Schätzung des Auftragswertes muss


die entsprechende Vergabeart definiert werden. Jedes der zwei Vergabeverfahren
hat drei verschiedene Vergabearten.

entspricht

Die Vergabearten sind nicht frei wählbar sondern hierarchisch abgestuft. So wird
immer erst von 1.Öffentliche Ausschreibung bzw. 1.Offenes Verfahren ausgegan-
gen. Nur bei bestimmten Ausnahmefällen wird Vergabeart 2. oder 3. gewählt.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 28


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise - Step 4

Step 4 Festlegen der Vergabeart - National

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 29


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 4

Step 4 Festlegen der Vergabeart – EU-weit

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Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise - Step 4

Step 4 Festlegen der Vergabeart – Unterschiede

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 31


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte

Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 32


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 5

Step 5 Zeitplan erstellen

„ Bei der Erstellung des Zeitplanes sind externe und interne Faktoren zu
berücksichtigen:

„ EXTERN
… Nach der Bestimmung der angebrachten Vergabeart ist weiterhin zu
beachten, dass bei EU-weiten Vergabeverfahren (je nach Vergabeart)
gewisse Fristen vorgegeben sind.
… Bei nationalen Vergabeverfahren gelten nur „ausreichende Fristen“.

„ INTERN
… Mitzeichnungszeiten
… Abstimmungszeiten
… Zeiträume für die Bewertungen
… Abwesenheitszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)
… Urlaubszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 33


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 5

Step 5 Zeitplan erstellen

„ Der Öffentlicher Auftraggeber muss weiterhin einen Zeitplan erstellen, weil...


… ...er nur in einem bestimmten zeitlichen Rahmen Subventionsmittel abrufen und
auszahlen kann.
… ...der Zuschlag daher zwingend innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss.
… ...die Bieter nur in der Angebotsbindefrist gebunden sind und jede Verlängerung
dieser Frist kann den öffentlichen AG teuer zu stehen kommen.

„ Die Verdingungsordnungen geben einen zeitlichen Rahmen für das Vergabever-


fahren vor (alle Fristen = Mindestfristen).

„ Es kann zur Aufhebung der Ausschreibung kommen, wenn gegen das Transpa-
renz- und Gleichbehandlungsgebot verstoßen wird. Dies ist der Fall, wenn...
… ...eine zu kurze Frist bemessen wird (z.B. Angebotsfrist im Verhandlungsverfahren).
… ...gegenüber verschiedenen Bietern unterschiedliche Fristen gesetzt werden
würden.

„ Macht ein Bieter von seinen Rechtschutzmöglichkeiten Gebrauch, verlängert sich


das Vergabeverfahren (in den Zeitplan mit einbeziehen!)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 34


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 5

Step 5 Zeitplan erstellen – Vergabeverfahren & Fristen

Vgl. u.a. Schabel, Ley, VOL/A und VOL/B, 2003, S. 44 f.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 35


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

siehe Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte


Step 5
Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 36


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 7

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

„ Im Offenen Verfahren müssen die Unterlagen

Beispielhafte Darstellung
spätestens 6 Tage nach Eingang eines
Bieterantrages an diesen versendet werden

„ Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes


besteht aus den Verdingungsunterlagen
an sich und aus dem Anschreiben

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 37


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

siehe Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte


Step 5
Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 38


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 8

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

„ Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber fragen zur Aufklärung des
Angebotes stellen, bspw. über Reinigungsintervalle, Objekte etc.

„ Auskünfte sind seitens der Vergabestelle unverzüglich zu erteilen und im Sinne


des Gleichbehandlungsgrundsatzes allen Bietern zur Verfügung zu stellen

„ Im Sinne des Tranzparenzgebotes sind entsprechende Bieterfragen und


Antworten in der Vergabeakte zu dokumentieren

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 39


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 8

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 40


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise

Step 8 Behandlung von Bewerberfragen

Step 7 Verdingungsunterlagen versenden

siehe Step 6 Erläuterung der Verfahrenschritte


Step 5
Step 5 Zeitplan erstellen

Step 4 Festlegen der Vergabeart

Step 3 Festlegen des Vergabeverfahrens

Step 2 Schätzen des Auftragswertes


Beginn der
Ausschreibung
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 41


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 9

Step 9 Angebotsöffnung

„ Gem. § 22 VOL/A sind die eingehenden Angebote mit einem Eingangsvermerk


zu versehen und bis zum Ablauf der Angebotsfrist unter Verschluss zu halten

„ Bei Dienstleistungsaufträgen sind (anders als bei Bauleistungen VOB) keine


Bieter zugelassen

„ Bei der Angebotsöffnung (Submission) ist das Vier-Augenprinzip einzuhalten

„ Eine Diskussion/Verhandlung mit Bietern nach Angebotsöffnung ist nicht zulässig


(außer bei der freihändigen Vergabe oder dem Verhandlungsverfahren)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 42


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise
Step 17 Abschluss des Vergabeverfahrens
Ende der
Ausschreibung
Step 16 Bekanntmachungs- & Berichtspflichten

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen

Step 14 Vertragsurkunde erstellen

Step 13 Zuschlag erteilen

Step 12 Nicht berücksichtigte Bieter informieren

Step 11 Zuschlagsentscheidung

Step 10 Angebote bewerten

Step 9 Angebotseröffnung

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 43


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 44


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 45


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 5

Step 10 Angebote bewerten


Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Formale Prüfung

„ Nicht geprüft werden Angebote (§ 23 Abs. 1 VOL/A), die:

… nicht ordnungsgemäß oder


verspätetet eingegangen sind
… die nicht unterschrieben sind

… bei denen Änderungen nicht


zweifelsfrei sind
… bei denen Änderungen oder
Ergänzungen in den Verding-
ungsunterlagen vorgenom-
men wurden

„ Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 46


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten


Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Formale Prüfung

Formale Prüfung der Angebote

Prüfung der §§ 23, 25 Nr. 1 VOL/A

Rechtzeitigkeit des Angebotseingangs bzw. nicht


Vorhandensein aller geforderten Preisangeben
zu vertretender Verspätung

Nichtvorhandensein unzulässiger,
Vorhandensein aller Unterschriften
wettbewerbsbeschränkender Absprachen

Nichtvorhandensein von zweifelsfreien Nichtvorhandensein von nicht zugelassenen


Änderungen Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen

Nichtvorhandensein von Änderungen oder


Ergänzungen

Angebote, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung
! ausgeschlossen (darüber hinaus
Charakteristika gegenwggf. §ä25 Nr. 1 Abs.
rtigen 2 VOL/A).
Situation
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 47
Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten


Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Eignungsprüfung

„ Prüfung, ob der Bieter aus Sicht von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und


Zuverlässigkeit in der Lage ist, die Leistung auszuführen

„ Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt diese Prüfung entsprechend


früher im Vergabeverfahren

„ Beispiele einer entsprechenden Eignung sind: Eintragung in Handwerksrollen,


Referenzen, Unternehmensumsätze, Mitarbeiter und Qualifikation etc.)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 48


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten


Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Eignungsprüfung

„ Nach der Eignungsprüfung stehe die geeigneten Unternehmen fest, die am


weiteren Verfahren teilnehmen können

„ in den weiteren Bewertungsschritten dürfen diese Kriterien nicht nochmals


geprüft werden, da es nur geeignete und nicht mehr oder weniger geeignete
Bieter gibt.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 49


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

„ Eignungskriterien (Beispiele)
… Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
„ Bankerklärungen
„ Berufshaftpflichtversicherungen
„ Bilanzen
„ Gesamtumsatzerklärungen
… Eignung und technische Leistungsfähigkeit
„ Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen
„ Wesentliche in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen
(Referenzen)
„ Jährlich eingesetzte Beschäftigte, Anzahl Führungskräfte
„ Verfügbare technische Ausrüstung
„ Qualitätskontrollsysteme
„ Angabe des Auftragsteils, der in Sub-Verträgen vergeben
werden soll
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 50
Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 51


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten


Step 3: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Preise

„ auf Angebote, die in einem augenscheinlichen Missverhältnis zwischen Preis und


Leistung stehen, darf kein Zuschlag erteilt werden (§ 25 Abs. 2 Nr. 3 VOL/A)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 52


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

Step 10 Angebote bewerten


Step 4: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen
– Wirtschaftlichkeit

„ Verschiedene Möglichkeiten der Bewertung


(u.a. absolut oder relativ als Verhältnis zwischen Preis und Leistung)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 53


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 10

„ Beachtung von Qualitäts-Trade-offs – Qualität vs.


Kosten anhand berechneter Auftragswerte

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 54


Das Vergabeverfahren
Aufgabe

„ Aufgabenstellung
… Entwickeln Sie eine kurze Bewertungsmatrix
(Zuschlagskriterien) zur Bewertung eingehender
Angebote mit folgenden Inhalten:
„ Welche Kriterien sind Ihrer Einschätzung nach geeignet, um
einen Dienstleister für Reinigungsleistungen auszuwählen?
„ Mit welchen Punktwerten/Gewichtungsfaktoren würden Sie diese
Kriterien versehen?

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 55


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise

Vorgehensweise
Step 17 Abschluss des Vergabeverfahrens
Ende der
Ausschreibung
Step 16 Bekanntmachungs- & Berichtspflichten

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen

Step 14 Vertragsurkunde erstellen

Step 13 Zuschlag erteilen

Step 12 Nicht berücksichtigte Bieter informieren

Step 11 Zuschlagsentscheidung

Step 10 Angebote bewerten

Step 9 Angebotseröffnung

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 56


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 11 und 12

Step 11 Zuschlagserteilung
„ Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist eine Zuschlagserteilung
durchzuführen

„ Hierbei sind sowohl die Gründe für die Zuschlagserteilung als auch für die
rechtlichen Bieter die Gründe der Nichtberücksichtigung in der Vergabeakte zu
dokumentieren

Step 12 Nicht berücksichtigte Bieter informieren

„ in EU-weiten Vergaben sind gem. § 13 VgV im Vorfeld zu Step 11 die nichtbe-


rücksichtigten Bieter über den Grund der Nichtberücksichtigung sowie über den
obsiegenden Bieter zu informieren (ein im Vorfeld erteilter Zuschlag ist nichtig,
ggf. drohen Schadensersatzansprüche).

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 57


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Steps 13, 14 und 15

Step 13 Zuschlag erteilen

„ Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zu Stande (konkludentes Handeln)

Step 14 Vertragsurkunde erstellen

„ Grundsätzlich kommt der Vertrag zu den in der Ausschreibung beschriebenen


Bedingungen zu Stande (bspw. Mengen, besondere Vertragsbestimmungen etc.)

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen


„ Unterzeichnung des Vertrages zwischen den Vertragsparteien

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 58


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 15

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen - Beispielvertrag

„ Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (1/2):

… § 01 Gegenstand des Vertrages


… § 02 Vertragsbestandteile
… § 03 Allgemeine Vorgaben für die Durchführung von Reinigungsleistungen
… § 04 Übergabe an den AN
… § 05 Flächenänderungen
… § 06 Allgemeine Pflichten des AN
… § 07 Reinigungspersonal
… § 08 Sachmittel/Reinigungsverfahren
… § 09 Beauftragung von Unterauftragnehmer
… § 10 Qualitätssicherung
… § 11 Haftung des AN

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 59


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Step 15

Step 15 Vertragsurkunde unterzeichnen - Beispielvertrag

„ Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (2/2):

… § 12 Haftungsausschluss
… § 13 Eigentum, Eigentumssicherung
… § 14 Vergütung
… § 15 Leistungen nach Stundenverrechnungssatz
… § 16 Preisanpassungsklausel
… § 17 Aufrechnung
… § 18 Vertragsdauer und Kündigung
… § 19 Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften über Leiharbeit
… § 20 Gerichtsstand
… § 21 Vertragsänderungen
… § 22 Vertragsausfertigungen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 60


Das Vergabeverfahren
Ablauf und Vorgehensweise – Steps 16 und 17

Step 16 Bekanntmachung & Berichtspflichten

„ im EU-weiten Verfahren ist der Auftraggeber verpflichtet, spätestens 48


Kalendertage nach Zuschlagserteilung eine Information auf dem EU-Formblatt zu
erteilen

Step 17 Abschluss des Vergabeverfahrens

„ Vergabe endet mit dem Zuschlag. Prüfung der Vollständigkeit der Vergabeakte
etc.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 61


Agenda

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 62


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Informationen zur Erstellung eines


Leistungsverzeichnisses
… Kenntnis der Immobilienbestandsdaten Æ nach
Funktionen etc.)
… Kenntnis des vorhandenen Budgets
… Kenntnis bisheriger Leistungsniveaus und Probleme
… Kenntnis der Nutzeranforderungen
… Kenntnis besonderer Rahmenbedingungen (Æ
Oberflächenbeschaffenheiten, Öffnungszeiten etc.)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 63


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 64


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 1 Aufnahme der Flächen

Hier wird jeder Raum bzw. jede abgetrennte Fläche separat mit ein-
deutiger Bezeichnung erfasst, mit Flächenmaß angegeben (Step 1)
und die Funktion (Step 2) dokumentiert! Zusätzlich muss der Raum
einer bestimmten Kategorie in Hinblick auf die Reinigung zugeord-
net werden, der sogenannten Reinigungsgruppe (Step 3) !

Fehlende Räume, fehlerhafte Flächenangaben o. eine fehlerhafte


! Zuordnungen zu den entsprechenden Reinigungsgruppen führen
in der Regel sofort zu überproportionalen Mehrkosten!!!

Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 65


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 1 Aufnahme der Flächen

Anlegen Raumbuch
(Erstellung, CAFM etc.)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 66


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 67


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 2 Zuordnung von Funktionen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 68


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Notwendigkeit der Zuordnung von Funktionen


… Leistungsverzeichnis sollte hinterher übersichtlich
gegliedert und transparent sein (Æ Reinigungskräfte,
Nutzer) Æ Standardisierung
… Räume gleicher Funktion und Nutzung können in eine
Kategorie (Raumnutzungsart) zusammengefasst
werden
… Erkennen von Hebeleffekten bei der Kalkulation der
Leistungen Æ Intervallanhebungen in diesen Gruppen
hat überproportionale Auswirkungen
… Harmonisierung von Leistungsintervallen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 69


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 70


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Was sind Raumgruppen?


… Raumgruppen/Raumnutzungsarten sind Räume
gleichartiger Funktion und Nutzung
… Erleichtern Kalkulierbarkeit der Leistungen
… Schaffen Transparenz für Nutzer und Reinigungskräfte
… Machen Leistungen damit kontrollierbarer Æ je
differenzierter das spätere Leistungsverzeichnis ist,
desto schwieriger ist die Kontrolle
… Spätere Anpassungen und Veränderungen während der
Vertragslaufzeit sind leichter möglich

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 71


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

=> Bildung von Raumgruppen am Beispiel einer Schule

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 72


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 3 Festlegen von Raumgruppen


=> Beisp. für alle Räume die der Raumgruppen A zugewiesen wurden mit Bezug auf DIN 277

A-Bereiche
(Publikumsbezogene Bereiche/Bereiche hoher Frequentierung)

Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277

Räume für operative Eingriffe,


Büroräume Publikumsbezogen HNF 2 Verkaufräume HNF 4 Endoskopien und Entbindungen HNF 6

Groß raumbüros Publikumsbezogen HNF 2 Ausstellungsräume HNF 4 Räume für Strahlendiagnostik HNF 6

Besprechungsräume Unterrichtsräume mit festem


Publikumsbezogen HNF 2 Gestühl HNF 5 Räume für Physiotherapie HNF 6
Bettenräume mit allgemeiner
Allg. Unterrichts- und Übungsräume Ausstattung in Krankenhäusern,
Werkhallen HNF 3 ohne festes gestühl HNF 5 Pflegeheimem, Heil- und HNF 6

Besondere Unterrichts- und Bettenräume mit besonderer


Werkstätten HNF 3 Übungsräume ohne festes Gestühl HNF 5 Ausstattung HNF 6

Technologische Labors HNF 3 Bibliotheksräume HNF 5 Garderoben NNF


Physikalische, physikalisch-
technische, elektrotechnische
Labors HNF 3 Schauräume HNF 5 Flure, Hallen Publikumsbzogen VF

Chemische, bakteriologische,
morphologische Labors HNF 3 Sakralräume HNF 5 Treppen Publikumsbezogen VF

Räume mit allgemeiner


Räume für Tierhaltung HNF 3 medizinischer Ausstattung HNF 6

Räume mit besonderer


Räume für Pflanzenzucht HNF 3 medizinischer Ausstattung HNF 6

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 73


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Hebeleffekte (geringe Veränderungen in Produktivität und/oder Intervall bedeuten


massive Effekte in Bezug auf die Produktivstunden)
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 74
Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 75


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Externer

Dienstleistungs-
Faktor

nachfrager
Objekt
Gebäude
Mitarbeiter
Etc.

Prozessbe-
gleitendes
Element
Prozess-
auslöser
Verantwortungsbereich
des Dienstleisters

Potenzial- Prozess- Ergebnis-


orientierung orientierung orientierung

Aufbau und Bereitstellung Durchführung des eigentlichen Wahrgenommenes Ergebnis


entsprechender Ressourcen Dienstleistungsprozesses/ des Dienstleistungsprozesses/
zur Dienstleistungserbringung Leistungserstellungsprozesses Nutzenstiftung

Tätigkeitsorientierte Leistungsbeschreibung

Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung

„„Demnach kann … Leistung nicht als Prozeß, sondern nur als Ergebnis des Prozesses
angesehen werden, denn nur dieses ist am Markt vertretbar“ (Maleri, Gründzüge der
Dienstleistungsproduktion1973, S. 5)
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 76
Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 77


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen


Langfristig (> 5 Jahre)

Art der zeitlichen


Beziehung

Kurzfristig (< 3 Jahre) Einzelvergabe Paketvergabe


inputorientiert

ergebnisorientiert

Art der
Leistungsvergabe

Art der
Leistungsbeschreibung

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 78


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

… Vielfach werden Mischformen (Hybride) zwischen


ergebnis- und tätigkeitsorientierter Beschreibung
verwendet
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 79
Kalkulation von Reinigungsdienstl.

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 80


Kalkulation von Reinigungsdienstl.

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i
=> Definitionen verschiedener Reinigungsarten

Definitionen Reinigungsverfahren

‚Eine Folge von Arbeitsgängen, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen


und das Ziel haben, unerwünschte Substanzen von der Oberfläche zu
!
entfernen (analog lassen sich Pflege- und Desinfektionsverfahren definieren)‘
Quelle: Lutz 1989, S. 62.

Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 81


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

Fegen / Kehren

Ziel / Ergebnis:

• Oberfläche ist frei von aufliegendem Schmutz (Sand,


Papierknäuel, Zigarettenkippen…)

• Nachteil: Staubrückstände

• Leistungsansätze
• Manuell: 300 m²/h – 500 m²/h
• Maschinell: 1000 m²/h – 1600 m²/h

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 82


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

Feuchtwischen

Ziel / Ergebnis:

• Oberfläche ist frei von Grobschmutz (Sand,


Papierknäuel, Zigarettenkippen…)

• Nachteil: keine Entfernung haftender Verschmutzungen.

• Leistungsansätze
• Freie Fläche: 800 m²/h – 1200 m²/h
• Überstellte Fläche: 300 m²/h – 500 m²/h

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 83


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

Nasswischen

Ziel / Ergebnis:

• Oberfläche ist frei von aufliegendem Schmutz,


Grobschmutz und haftendem Schmutz

• Nachteil: geringe Flächenleistung

• Leistungsansätze
• Freie Fläche: 200 m²/h – 360 m²/h
• Überstellte Fläche: 80 m²/h – 150 m²/h

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 84


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

Staub-, Bürstsaugen

Ziel / Ergebnis:

• Oberfläche ist frei von aufliegendem Schmutz

• Nachteil: keine Beseitigung von Flecken

• Leistungsansätze
• Freie Fläche: 450 m²/h
• Überstellte Fläche: 300 m²/h

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 85


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

Scheuersaugen

Ziel / Ergebnis:

• Oberfläche ist frei von aufliegendem Schmutz,


Grobschmutz und haftendem Schmutz

• Nachteil: hohe Investition

• Leistungsansätze
• Freie Fläche: 200 m²/h – 2000 m²/h
• Überstellte Fläche: 150 m²/h – 1200 m²/h

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 86


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


Quantität
i

Qualität

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 87


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen


i

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 88


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 89


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘

Zur Abgrenzung des Umfangs der Unterhaltsreinigung müssen Festlegungen da-


rüber getroffen werden, welche Arbeiten darin nicht enthalten sein sollen und ge-
gebenenfalls als Sonderreinigung in Auftrag gegeben werden.

Unter Sonderreinigung könnten z. B. fallen:


„ Entfernung von Kaugummis
„ Entfernung von Absatzstrichen
„ Entfernung von Graffiti
„ Entfernung von Filzstiftverschmutzungen

Mobiliaroberflächen (z. B. Ablagen unter Pulten und Tischen, Regale, Fensterbänke)


sind nur im Intervall zu reinigen, wenn sie leergeräumt sind!

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 90


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 91


Kalkulation von Reinigungsdienstl.

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 92


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Folge: Leistungskennzahlen sind immer objektbezogen und nur


!
sehr schwer übertragbar!
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 93
Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Zeitaufwand pro Reinigungstätigkeit

Reinigungszeit ( Ausführung der


Zusammensetzung der Leistungen)
Reinigungszeit Rüstzeit ( Vorbereitung der Tätigkeit: Maschinen
und Geräte bereitstellen, Wasser holen etc.)

Persönliche Zeit ( Pausen etc.)

Zentraler Punkt ist die eigentliche Reinigungszeit, die den


überwiegenden Anteil bildet.

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 94


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

Vorgehensweise
Step 7 Leistungsverzeichnis/-beschreibung

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

Step 5 Reinigungsverfahren bestimmen

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Step 1 Aufnahme der Flächen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 95


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Zu beachtende Aspekte beim


Leistungsverzeichnis
… Das Leistungsverzeichnis sollte übersichtlich gestaltet
sein
„ Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit für Nutzer
„ Verständlichkeit für Reinigungskräfte
… Haupt- und Neben- bzw. Intervalltätigkeiten sollten nicht
zu stark zerklüftet werden -> Gefahr der Intransparenz
… Beachtung bisheriger Leistungsniveaus und Probleme
… Beachtung von Budget und Nutzeranforderungen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 96


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Musterleistungsverzeichnis (Beispiel aus der


Gebäudereinigung)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 97


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Musterleistungsverzeichnis (Beispiel aus der


Gebäudereinigung)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 98


Erstellung Leistungsverzeichnis
Notwendige Vorarbeiten

„ Integration von Intervallarbeiten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 99


Agenda

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 100


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Wesentliche Quellen zur Ermittlung der


Reinigungszeiten
Hamburger Modell (Richtlinien über die Gebäudereinigung in Kran-
kenhäusern und Dienststellen der Gesundheits-
behörde der freien Hansestadt Hamburg
(01.04.1978)

KTBL-Datensammlung (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der


Landwirtschaft e.V)

REFA-Leistungskennzahlen (Verband für Arbeitszeitstudien REFA e.V.)

Neumann/Henning Outsourcing im Dienstleistungsbereich, 1999

Lutz Reinigungsexperte, 2001


22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 101
Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Hamburger Modell
… Kurzer Kennzahlenkatalog für den Personalbedarf in der
Krankenhausreinigung
… Elemente:
„ Raumgruppen
„ Leistungsvorgabe (Produktivität in m²/h) pro Raumgruppe
… Raumgruppen heute ggfs. noch anwendbar;
Leistungswerte veraltet
… Raumgruppen fassen Räume gleichartiger Nutzung
zusammen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 102


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Hamburger Modell

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 103


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und


Bauwesen in der Landwirtschaft)
… Betrifft den landwirtschaftlichen Familienbetrieb
… Daten beruhen auf Arbeitsstudien und
wissenschaftlichen Methoden
… Möglichkeit zur Berechnung einzelner Arbeitsabläufe
… Daten sind privathaushaltbezogen Æ hoher Anteil
Faktor Arbeit
… Daten werden in notwendigen Zeiten angegeben Æ
Ableitung der Produktivitäten über Umrechnung
… Berücksichtigt unterschiedliche Verschmutzungsgrade
und Bodenüberstelldichten
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 104
Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und


Bauwesen in der Landwirtschaft)

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 105


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Leistungskennzahlen nach REFA


… Daten basieren auf Arbeitszeitstudien, die nach
Optimierung der Arbeitsorganisation gemacht wurden
… Beschreibung der Abhängigkeitsfaktoren der Reinigung
(Æ Verschmutzungsgrad, Nutzung des Gebäudes,
Frequentierung, Möblierung Raum) Æ Tenor:
Leistungskennzahlen sind objektbezogen
… Ansatz von 6 % Störungszeiten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 106


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Leistungskennzahlen nach REFA

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 107


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Leistungskennzahlen nach Neumann/Henning


… 1999: Outsourcing im Dienstleistungsbereich
… Angabe von Bandbreiten für „realisitische Angaben“
… Unterscheidung von acht Raumgruppen
… Keine Differenzierung nach dem Reinigungsverfahren

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 108


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Leistungskennzahlen nach Lutz


… Leistungsvorgaben aus 2001
… Richtwerte in Pflegeheimen
… Unterscheidung von sieben Raumgruppen
… Keine Unterscheidung nach Überstelldichten,
Verschmutzungsgraden, Bodenbelag oder
Reinigungsverfahren oder Maschinen und Geräteinsatz

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 109


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Bestimmung des Stundenverrechnungssatzes


… Der Stundenverrechnungssatz beinhaltet alle Kosten
des Dienstleisters (u.a. Lohn, SV, BG, Ausfallzeiten,
Unternehmensfixe Kosten etc.)
… Hat hohen Gestaltungsspielraum
… Berechnung (Beispiel)
„ Fertigungslohn (gem. Tarifvertrag) 100 %
„ Lohngebundene Kosten + 50 %
„ Sonstige auftragsbezogene Kosten + 14 %
„ Unternehmensbezogene Kosten + 13 %
= Selbstkosten 177 %
„ Gewinn und Wagnis + 2%
= Stundenverrchnungssatz 179 %
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 110
Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 111


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Kalkulationsformeln in der Gebäudereinigung


… Jahresreinigungsfläche: (Raumfläche in m² x Intervall
der Leistungserbringung p.a.)
„ Für das Intervall der Leistungserbringung wird in der Regel die
Anzahl der Tage genommen, an denen eine
Fußbodenreinigung erfolgt. Der Leistungswert wird dann über
die Nebenarbeiten angepasst (+/-)
… Ermittlung des Stundenaufwandes pro Jahr:
Reinigungsfläche pro Jahr / Leistungswert
… Ermittlung der Jahreskosten pro Raum: Anzahl
Jahresstunden x Stundenverrechnungssatz
… Durchschnittsleistung: Jahresreinigungsfläche /
Produktivstunden pro Jahr
… Basis sind die Jahresreinigungstage (für Schulen
bspw. 190 Tage pro Jahr)
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 112
Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Beispiel zur Ermittlung der Jahresreinigungstage

Ermittlung der Jahresreinigungstage (Beispiel Schule, 190 Tage)

1 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage / 5 Tage pro Woche = 38 Tage pro Jahr
2 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 2
3 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 3
5 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage
1 x monatliche Reinigung = 12 Tage
2 x monatliche Reinigung = 24 Tage

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 113


Kalkulation von Leistungen
Notwendige Vorarbeiten

„ Beispielaufgabe
Übungsaufgabe Kalkulation:

Ausgangslage.
Sie sind bei einem Gebäudereinigungsdienstleister in der zentralen Angebotslegung
beschäftigt und sollen in diesem Zusammenhang die beiliegende Ausschreibung bearbeiten.

Aufgabe:
Erstellen Sie eine Kalkulation für das anliegende Objekt unter Bezugnahme eines
Stundenverrechnungssatzes von 14,00 €.

Ermitteln Sie die fehlenden Angaben, u.a.:


• Reinigungsfläche in m² pro Jahr
• Aufwand in h pro Jahr
• Leistungswert pro Raum pro h
• Kosten des Gebäudes pro Jahr

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 114


Agenda

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 115


Projektimplementierung
Schritte und Leistungen

„ Beispielhafte Aufgaben in der


Projektimplementierung
… Notwendigkeit zur Erstellung eines detaillierten Arbeits-
und Zeitplans Æ Projektmanagement
… Phasen der Implementierung:
„ Vorplanungsphase Æ Zusammenstellung aller Unterlagen
„ Orientierungsphase Æ Bestandsdatenabgleich,
Detailbegehungen, Prüfung Objektinfrastruktur, Sozialräume,
Schlüssel, Reinigungshandbuch, Personalstärken, Aufteilung,
Reviereinteilung, Materialwirtschaft und Bestellung,
Personalbedarfsermittlung, Personalakquisition)
„ Einrichtungsphase Æ Objektübernahmeprotokoll, Anlieferung
Maschinen und Geräte, Personaleinstellung, Personalschulung
„ Auftragsstart und Übergabe
22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 116
Projektimplementierung
Schritte und Leistungen

„ Aufstellung von Arbeitsplänen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 117


Projektimplementierung
Schritte und Leistungen

„ Aufstellung von Tätigkeitsverzeichnissen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 118


Projektimplementierung
Schritte und Leistungen

„ Aufstellung von Tätigkeitsverzeichnissen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 119


Projektimplementierung
Schritte und Leistungen

„ Organisationsformen

22.05.2006 Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen 120


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