Sie sind auf Seite 1von 43

Reinigungsdienste

Ergebnisorientierte/
Funktionale Leistungsbeschreibungen

Dipl.-Ing. M. Eng. Florian Nitzsche


Institut für Site und Facility Management
An-Institut der FH-Münster
Beckumer Str. 36, 59229 Ahlen
Tel.: 0 23 82 / 964 - 639

Vorlesungsagenda
„ Vorlesungsreihe „Reinigungsdienste“

FM-Trends und aktuelle Situation der Torben


1 Reinigungsdienstleister auf dem Markt
Do, 30.3. Bernhold

Vorarbeiten für die Ausschreibung / Florian


2 Betriebskonzept, Nutzerprofil
Fr, 31.3. Nitzsche

VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung Torben


3 inputorientierte Leistungsverzeichn.; Kalkulation
Do, 18.5. Bernhold

Funktionale Leistungsbeschreibungen/ Florian


4 Ergebnisorientierung
Fr, 19.5. Nitzsche

Erstellung von Vergütungsmechanismen; Florian


5 Service-Level-Agreements + Incentive-Systeme
Fr, 23.6. Nitzsche

Qualitätsmessung von Dienstleistung; Torben


6 Qualitätsmesssysteme
Do, 22.6 Bernhold

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 2


Agenda

Ihre Erwartungen an die Veranstaltung


„Ergebnisorientierte/ funktionale
Leistungsbeschreibungen“ ?

Was verstehen sie unter „Ergebnisorientierung“?

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 3

Agenda

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 4


Agenda Einführung/ Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 5

Einführung/Hintergründe
Kern einer Ausschreibung ist die Leistungsbeschreibung bzw. das
Leistungsverzeichnis, welches die erwartete Leistung eindeutig
abbilden soll. Dabei kann dieses entweder input-/verrichtungs-
orientiert oder output-/ergebnisorientiert/funktional erstellt
werden.

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 6


Einführung/Hintergründe

„ Input-/verrichtungsorientierte
Leistungsbeschreibung
… Herkömmliche Ausschreibungsform für Bau-,
Planungs- und sonstige Dienstleistungen
… Es erfolgt eine detaillierte Vorgabe von zu
erbringenden Mengen, Zeiten, Flächen,
Anordnungen etc. bezogen auf entsprechende
Projekte
… Der AN ist an die Vorgaben gebunden und bezüglich
Innovation und Flexibilität bei der
Leistungserbringung sehr eingeschränkt

Der Weg zur Zielerreichung ist vorgegeben


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 7

Einführung/Hintergründe

„ Output-/ergebnisorientierte/ funktionale
Leistungsbeschreibung
… Neue Herangehensform der Leistungsbeschreibung
gekoppelt mit Modulen
… Es erfolgt lediglich eine Definition der Randparameter
… Der Umfang/ Aufwand der Leistungsbeschreibung ist
verhältnismäßig hoch
… es wird das geforderte Ergebnis der Leistung umfassend
dargestellt
… Ziel der Beschreibung ist wie bei dem inputorientierten
Leistungsverzeichnis ein Gleichverständnis für die Bieter

Lediglich das Ziel ist vorgegeben


(„Viele Wege führen nach Rom“)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 8


Einführung/Hintergründe
„ Welche Beispiel können Sie für inputorientierte
Leistungsverzeichnisse geben? Wo machen LVs Sinn?
• Reinigungsverzeichnis (siehe vorige Vorlesung)
• Sicherheitsdienstleistungen (Rundgänge etc.)
• Instandsetzung nach vorgegebenen Intervallen
• heterogene und/oder dezentrale Immobilienbestände

„ Ergebnisorientierte Beispiele?
Warum machen Sie dort Sinn?
• Komplexe Leistungen (Catering: Vorgabe von Menagen/ Qualitäten)
• Komplexe, große Projekte (z.B. Laborgebäude Aventis, Mieter-Vermieter-
Modell)
• Klassisch: Public Private Partnership Modelle (kompletter Lebenszyklus)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 9

Agenda Einführung/Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 10


Einführung/Hintergründe

Was verstehen Sie unter PPP


(Public Private Partnership)?

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 11

Grundlagen PPP
„ Definition Public Private Partnership

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 12


Grundlagen PPP
3 wesentliche Effizienzvorteile der Partnerschaft

größte Effizienzvorteile
¾ Baukosten-/ Betriebskostenreduzierung
¾ Zeitersparnis um durchschnittlich 20%

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 13

Einführung/Hintergründe
„ PPP-Lebenszyklusansatz als Basis der PPP-Ausschreibung
„ Frühzeitige Betrachtung und Optimierung der Betriebsphase
(Integrative FM-Planung)

Immobilienkosten

Beeinflussbarkeit
Gebäudekosten total
500 % (nach 40 Jahren)

Verhältnis
Planungs- und 20/80
Erstellungskosten
100 %

Planung Erstellung Nutzung/ Betrieb Abriss

Æ Umsetzung innovativer Ansätze/ Know-how Transfer


Æ Ganzheitlicher Lebenszyklusansatz
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 14
Grundlagen PPP

„ Wesentliche Effizienzgründe für die PPP-


Partnerschaft:

9 Lebenszyklusorientierte Planung/ Betrachtung

9 Marktkenntnisse, Skaleneffekte

Einkaufsmacht, Verhandlungsfähigkeit
9 (keine Bindung an das öffentliche Vergaberecht)

9 Management-Know-how des Privaten

9 Anreizstrukturen (QM, Vergütungssysteme etc.)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 15

Grundlagen PPP
in te r e s sant für
insb. tand
„ PPP-Entwicklung B ie te r/ Mittels
private

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 16


PPP als optimaler Rahmen für FM
„ Anreiz für den Privaten ganzheitlich zu Kalkulieren
und zu Planen, da für den kompletten
Lebenszyklus verantwortlich + festes Entgelt!
… Ganzheitliche Planung der Leistungen (von der Auswahl
der Materialien, über Techniken bis hin zur Optimierung
der operativen Durchführung der Dienstleistungen)
… Anreiz zur Generierung von Effizienzen
… Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
… Reinvestitionsplanung/ proaktive Instandhaltung

„ Ergebnisorientierung als Zielfokus


… da komplette Verantwortungsübertragung über 20-30
jährige Vertragslaufzeit
… festgelegte Qualitätsvorgaben
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 17

Agenda Einführung/Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 18


Einführung/Hintergründe

Welche Vergaberichtlinien kennen Sie


und für wen sind diese bindend?

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 19

Einführung/Hintergründe
¾ Bi
Vergaberechtliche Grundlagen nden
df
Hintergrund VOL/ VOB (1/4) ¾ au ür öffent
fB lic
Schw asis von he AG
Verschiedene Vergaberichtlinien: ellen
wert
en
… VOB: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen 2002
… VOL: Verdingungsordnung für Leistungen (Dienstleistungen) 2002
… VOF: Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen 2002
(z.B. rechtliche Beraterleistungen)

Exkurs: Public Private Partnership Projekte können nach VOB oder VOL
ausgeschrieben werden (bisher gibt es vergaberechtlich keine Vorgabe)

Grundsätze einer Ausschreibung (VOL/ VOB):


… Grundsätzlich muss – wenn möglich – eine erschöpfende, umfassende
Leistungsbeschreibung der geforderten Leistungen erfolgen
… Ergebnisorientierung: eine funktionale Ausschreibung (VOL) bzw. eine
Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm (VOB) stellt somit eine Ausnahme
dar, da die Leistungen aufgrund von Komplexität und fehlendem Know-how nach
üblichem Vorgehen nicht hinreichend beschrieben werden können

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 20


Einführung/Hintergründe
Vergaberechtliche Grundlagen - Hintergrund VOL/ VOB (2/4)

Auszüge Verdingungsordnung für Leistungen (VOL):


§ 8 Leistungsbeschreibung

1. (1) Die Leistung ist eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber die
Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und die Angebote miteinander verglichen
werden können.
(2) Um eine einwandfreie Preisermittlung zu ermöglichen, sind alle sie beeinflussenden
Umstände festzustellen und in den Verdingungsunterlagen anzugeben.
(3) Dem Auftragnehmer soll kein ungewöhnliches Wagnis aufgebürdet werden für Umstände
und Ereignisse, auf die er keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und
Fristen er nicht im voraus schätzen kann.

2. (1) Soweit die Leistung oder Teile derselben durch verkehrsübliche Bezeichnungen nach Art,
Beschaffenheit und Umfang nicht hinreichend beschreibbar sind, können sie
a) sowohl durch eine Darstellung ihres Zweckes, ihrer Funktion sowie der an sie
gestellten sonstigen Anforderungen
b) als auch in ihren wesentlichen Merkmalen und konstruktiven Einzelheiten,
gegebenenfalls durch Verbindung der Beschreibungsarten, beschrieben werden.

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 21

Einführung/Hintergründe
Vergaberechtliche Grundlagen - Hintergrund VOL/ VOB (3/4)

Auszug „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen“ (VOB) 2002:


§ 9 Beschreibung der Leistung

Allgemeines
1. Die Leistung ist eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber die
Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche
Vorarbeiten berechnen können.[…]

Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm


10. Wenn es nach Abwägen aller Umstände zweckmäßig ist, abweichend von Nummer 6 zusammen
mit der Bauausführung auch den Entwurf für die Leistung dem Wettbewerb zu unterstellen, um die
technisch, wirtschaftlich und gestalterisch beste sowie funktionsgerechte Lösung der Bauaufgaben zu
ermitteln, kann die Leistung durch ein Leistungsprogramm dargestellt werden.
11. (1) Das Leistungsprogramm umfasst eine Beschreibung […] aus der die Bewerber alle […]
maßgebenden Bedingungen und Umstände erkennen können […], Zweck der fertigen Leistungen
[…], funktionsbedingten Anforderungen […]

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 22


Einführung/Hintergründe
Vergaberechtliche Grundlagen - Hintergrund VOL/ VOB (4/4)

… Verhandlungsverfahren als Ausschreibungsverfahren somit zulässig und


unabdingbar, da die Leistungen im Vergabeverfahren noch angepasst werden
müssen/ können
… eine funktionale Leistungsbeschreibung gestattet jedoch nicht, dass die Leistung
nicht umfassend beschrieben wird:
„ Änderungen sind nur in „geringem Umfang“ statthaft!

„ Bieter muss eine Kalkulation der Leistung ermöglicht werden!

Auszuge VOL: § 24 Verhandlungen mit Bietern bei Ausschreibungen


2. (1) Andere Verhandlungen, besonders über Änderungen der
1. (1) Nach Öffnung der Angebote bis zur
Angebote oder Preise, sind unstatthaft.
Zuschlagserteilung darf mit den Bietern über ihre
(2) Ausnahmsweise darf bei einem Nebenangebot und
Angebote nur verhandelt werden, um Zweifel
Änderungsvorschlag (§ 17 Nr.3 Abs.5) oder bei einem Angebot
über die Angebote oder die Bieter zu
aufgrund funktionaler Leistungsbeschreibung (§ 8 Nr.2 Abs.1
beheben.
Buchstabe a)) mit dem Bieter, dessen Angebot als das
(2) Verweigert ein Bieter die geforderten
wirtschaftlichste gewertet wurde (§ 25 Nr.3), im Rahmen der
Aufklärungen und Angaben, so kann sein
geforderten Leistung über notwendige technische Änderungen
Angebot unberücksichtigt bleiben.
geringen Umfangs verhandelt werden.

Æ PPP gilt somit aufgrund der funktionalen Leistungsbeschreibung z.Zt.


vergaberechtlich als „Ausnahme“; die Reform der VOL soll für PPPs diese
Ausnahme als Regel definieren
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 23

Agenda Einführung/Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 24


Einführung/Hintergründe

„ Gegenüberstellung aus Nutzersicht

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 25

Einführung/Hintergründe

„ Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 26


Einführung/Hintergründe

„ Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 27

Einführung/Hintergründe

„ Stellen Sie beispielhaft


… die unterschiedlichen Herangehensweisen sowie
… klassische Formulierungsweise
zwischen Input- und Outputorientierung anhand
einer Reinigungsausschreibung dar.

INPUT (LV) ÅÆ OUTPUT (Leistungsbeschreibung)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 28


Einführung/Hintergründe

Klassisches Ergebnisorientierte
Leistungsverzeichnis Leistungsbeschreibung
Bsp. DIN 70400 Reinigungs- Definition Ziel / Ergebnis / Hinweis
verfahren
Sichtreinigen Optischer Kontrollgang und Oberfläche ist frei von
Aufsammeln loser Grobver- Grobverschmutzungen
schmutzungen (Papier,
Zigaretten, Flaschen, Dosen
etc.)
Feuchtwischen Staubbindendes Wischen in Oberfläche ist frei von
einer Arbeitsstufe mit Grobschmutz und aufliegendem
nebelfeuchten oder präparierten Feinschmutz, Staub, Flaum:
Reinigungstextilien zur Haftende Verschmutzungen
Beseitigung von lose (Getränkeflecken,
aufliegendem Feinschmutz: Straßenschmutz, Absatzstriche)
(Staub, Flaum) und in können noch auf der Oberfläche
geringerem Umfang auch für vorhanden sein
aufliegenden Grobschmutz Voraussetzung zur Anwendung
(Papierknäuel, Pappbecher, der Feuchtwischmethode sind
Zigarettenstummel etc.) und glatte Bodenbeläge, wie z. B.
anschließender Aufnahme des Linoleum, PVC, mit geeignetem
Grobschmutzes in ein Behältnis Pflegefilm behandelte Beläge,
versiegelte Holzböden, polierte
Steinböden etc.

Æ Inputs: Tätigkeiten, ÆOutputs: Funktionalitäten, zu


Zyklen etc. gewährleistende Ergebnisse
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 29

Einführung/Hintergründe

Reinigungsverfahren/Reinigungsergebnis
Reinigungsverfahren/Reinigungsergebnis

Falsch!!! Tätigkeitsorientiert Ergebnisorientiert

• Betten machen • Aschenbecher • Der Tisch ist frei von Staub


• Staub wischen entleeren und feucht • Die Tür ist streifenfrei
• Staub saugen reinigen • Der Spiegel ist frei von Flecken
• Toilette reinigen • Papierkörbe bei • Der Raum ist frei von Spinnweben
Bedarf, mind. 1X im
Monat entleeren und
feucht reinigen
Kontrolle einfach
Leistung messbar, aber nur
nicht messbar! die Tätigkeiten!
Zu bevorzugen!

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 30


Agenda Einführung/Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 31

Einführung/Hintergründe

Modell „Leistungsbeziehungen“ für In-/ Outputorientierung (1/5)

Langfristig (> 5 Jahre)

Art der zeitlichen


Beziehung

Kurzfristig (< 3 Jahre) Einzelvergabe Paketvergabe


inputorientiert

ergebnisorientiert

3 wesentliche Dimensionen Art der


Leistungsvergabe
der Leistungsbeziehung

Art der
Leistungsbeschreibung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 32


Einführung/Hintergründe

Für welche (Dienst-)Leistungen ist


Ihrer Meinung nach welche Art der
Vergabe sinnvoll?

Langfristig (> 5 Jahre)

Kurzfristig (< 3 Jahre) Einzelvergabe Paketvergabe


inputorientiert

ergebnisorientiert

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 33

Einführung/Hintergründe
Modell „Leistungsbeziehungen“ für In-/ Outputorientierung (2/5)

- inputorientierte Leistungsbeschreibung
- Einzelvergabe von Leistungen
- kurzfristige Vertragsbeziehung

Paket
„inputorientierte LVs“

Gegenwärtig noch die häufigste Form der Leistungsvergabe. Verantwortung für die Leistung und
den angegebenen Mengen und Beschaffenheiten liegt beim Auftraggeber. Vertragsausgestaltung
aufgrund dieser Tatsache sehr gering (ca. 15-20 Seiten). Vergütung in der Regel pauschalisiert und
ggf. an ein einfaches Malus-System gekoppelt.

Häufigste Form der Leistungsvergabe. Der Dienstleister erbringt nur die detailliert
! spezifizierten Leistungen undgegenwä
Charakteristika übernimmtärtigen
gegenw keinerlei Situation
Verantwortung (Prozess und Ergebnis).

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 34


Einführung/Hintergründe

Modell „Leistungsbeziehungen“ für In-/ Outputorientierung (3/5)

Paket
„inputorientierte LVs“

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 35

Einführung/Hintergründe
Modell „Leistungsbeziehungen“ für In-/ Outputorientierung (4/5)

- ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung
- Paketvergabe von Leistungen
- mittel- bis langfristige Vertragsbeziehung

Paket „output-
orientierte LBs“

Optimale Möglichkeit, komplexe Leistungen und Prozesse auf einen externen Partner zu
Übertragen, der für die Optimierung und Weiterentwicklung verantwortlich zeichnet. Langfristige
Vertragsbeziehung schafft Vertrauensbasis und quantitativ gleich bleibendes Preisniveau. Leistungs-
vergütung ermöglicht Einhaltung des qualitativen Niveaus (hoher Vertragsumfang).

Steigende Anzahl an Leistungsvergaben (s. bspw. ipv). Häufig angewendetes Instrument im


! Rahmen von PPP-Projekten.gegenwä
Charakteristika Preis nichtäallein
gegenw rtigen ausschlaggebendes
Situation Kriterium.
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 36
Einführung/Hintergründe

Modell „Leistungsbeziehungen“ für In-/ Outputorientierung (5/5)

Paket „output-
orientierte LBs“

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 37

Einführung/Hintergründe

„ Input versus Ergebnisorientierung anhand der 3 Dienstleistungsebenen

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 38


Einführung/Hintergründe

„ Erfolgsfaktor „Transparenz der


Leistungsbeschreibung“
Markierungen/ Hinweise für den Bieter integrieren:
… strukturieren nach
„ ergebnisorientierten Teilen (Spielräume/ Varianten zulassen)
„ Input/ Festlegungen (spezifische Leistungen sind festgelegt)
= Transparenz des Angebots, bessere Kalkulation für
Bieter möglich, sowie eine strukturierte Angebotsabgabe

… evtl. Teile, die unabhängig von der Ergebnisorientierung


vom AG festgeschrieben sind, markieren Æ Varianten
dieser Aspekte dürfen NUR in Nebenangeboten
einfließen, da sonst negative Bewertung
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 39

Agenda Einführung/Hintergründe

1. Einführung
2. Public Private Partnership
3. Vergaberechtliche Voraussetzungen für die
Ergebnisorientierung
4. Input versus Output
5. Unterschied der Vergabemodelle
6. Einführung Outputs und SLAs

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 40


Einführung/Hintergründe

„ Was verstehen Sie unter


… Output-Spezifikationen
… Service Level Agreements?

„ Was für Aufgaben erfüllen die beiden


Komponenten?

„ Zusammenhang zwischen Outputs ÅÆ SLAs?

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 41

Einführung/Hintergründe
„ Wesentliche Komponenten einer
ergebnisorientierten Ausschreibung

… Output-Spezifikationen als zentrales Element


„ Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung in Leistungsgruppen
(z.B. Gruppe „Versorgung“: Küche, Fahrdienst etc.)

… Service-Level-Agreements
„ Operative Umsetzung der Output-Spezifikationen
„ Darstellung der Serviceanforderungen in Form von Service
Level Agreements (SLAs)
„ abgeleitet aus den o.g. Output-Spezifikationen

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 42


Einführung/Hintergründe
Erstellung der ergebnisorientierten Leistungsbeschreibung
Beschreibung des Soll-Ergebnisses
1 Zielsetzung
Betriebs- Funktionen-
konzept analyse
Darstellung der Nutzerwünsche auf Grundlage
2 Nutzerprofil
des Betrieb-/ Gebäudekonzepts

Output-Spezifikationen Ableitung und Festlegung von


3
Nutzeranforderungen je Leistung

Service-Level-Agreements kennzahlenbasierte Umsetzung der Outputs in


4 Form von Qualitätsniveaus

Vergütungssystem Festlegung erfolgsorientierter Vergütung,


5 Sicherstellung hohes Dienstleistungsniveau

Vertragsstrukturen vertragliche Integration SLAs + Vergütungssystem


6 =optimales,kennzahlenbasiertesQualitätsmanagement

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 43

Einführung/Hintergründe
Vorgehensweise

ergebnisorientierte
Leistungsbeschreibung

Step 6 Vertragliche Integration

Step 5 Vergütungssystem (nächste VL)

Step 4 SLAs

Step 3 Outputspezifikationen

Step 2.3 Funktionenanalyse


Step 2.2 Betriebskonzept
Step 2.1 Bestandsdatenermittlung
Step 2 Nutzerbedarfsanalyse

Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 44
Einführung/Hintergründe

Zusammenfassung

… Darstellung nutzerbezogener Bedürfnisse ohne Lösungen oder


Lösungswege vorzuschreiben mit Hilfe einer funktionalen
Leistungsbeschreibung

… Das funktionale Leistungsverzeichnis bildet demnach lediglich das


Ergebnis, nicht aber den Lösungsweg ab

… Kreativität und Flexibilität des Bieters werden herausgefordert

… Es entsteht ein speziell auf die Bedürfnisse zugeschnittenes und


dementsprechend wertoptimiertes Angebot

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 45

Agenda

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 46


Vorgehensweise
Vorgehensweise

ergebnisorientierte
Leistungsbeschreibung

Step 6 Vertragliche Integration

Step 5 Vergütungssystem (nächste VL)

Step 4 SLAs

Step 3 Outputspezifikationen

Step 2.3 Funktionenanalyse


Step 2.2 Betriebskonzept
Step 2.1 Bestandsdatenermittlung
sieh
Step 2 Nutzerbedarfsanalyse „Vor e zweite
arbe r Sem
ite in
Betr n Aussch artag
iebs
Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung konz reibung
ept“ /

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 47

Ziele / Hintergrund der Ausschreibung


Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung

„ Beschreibung des Soll-Ergebnisses


„ Zielsetzung orientiert an Unternehmensziele und
-strategie
„ Betriebliche Rahmenbedingungen
„ Ausschreibungszwang der Öffentlichen Hand
„ Bildet Grundlage für die spätere
Leistungsmessung
sieh
„Vor e zweite
arbe r Sem
iten inart
Betr A u a
iebs sschreib g
konz u ng/
ept“

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 48


Vorgehensweise
Vorgehensweise

ergebnisorientierte
Leistungsbeschreibung

Step 6 Vertragliche Integration

Step 5 Vergütungssystem (nächste VL)

Step 4 SLAs

Step 3 Outputspezifikationen

Step 2.3 Funktionenanalyse


sieh
Step 2.2 Betriebskonzept „Vor e zweite
arbe r Sem
ite in
Betr n Aussch artag
Step 2.1 Bestandsdatenermittlung iebs
konz reibung
ept“ /
Step 2 Nutzerbedarfsanalyse

Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 49

sieh
„Vor e zweite
Nutzerbedarfsanalyse arbe
ite
r Sem
in
Betr n Aussch artag
iebs
konz reibung
ept“ /
Nutzerbedarfsanalyse als Grundlage
für die PPP-Ausschreibung
Nutzerbedarfsanalyse
Allgemeine Rahmenbedingungen Bestandsdaten Betriebskonzept Funktionenanalyse
der Ausschreibung betrieblicher Rahmen
Genereller Leistungsumfang Datengrundlage Leitbild systematisch aufbereitete,
Prozesse projektspezifische Funktionen
Generelle Projektziele Flächen

zeitlicher/ personeller Rahmen Kostenstrukturen Leistungsumfang/ Schnittstellen Serviceanforderungen

... ... Effizienzbetrachtungen Tätigkeiten, Mengengerüste, ...

Nutzerprofil/ -anforderungen
als Grundlage für die Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung/ Verdingungsunterlagen
Output-Spezifikationen Service-Level-Agreements

Vergütungssystem vertragliche Aspekte

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 50


Nutzerbedarfsanalyse
Step Bestandsdaten als Grundlage
2.1 Bestandsdatenerfassung

„ Auftragsrahmenbedingungen/ Restriktionen
„ Gebäude
„ Leistungsumfang
„ Leistungsmengen
„ …

¾ siehe 2. und 3. Seminartag (Vorarbeiten/


Betriebskonzept und inputorientierte LVs)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 51

Nutzerbedarfsanalyse

Beispiel Reinigungsausschreibung

‹ Zu reinigende Grundfläche (NGF)

differenziert nach Reinigungsintervall

‹ Reinigungsergebnis (SLA)

‹ Reinigungsverfahren

‹ Besonderheiten

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 52


Nutzerbedarfsanalyse
Step 2.2 Betriebskonzept

Bestandteile Betriebskonzept

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 53

Nutzerbedarfsanalyse
Step 2.3 Funktionenanalyse
„ Grundlage der Ausschreibung: zu erfüllende Funktionen

Nutzerbedarf Priorisierte Funktionen

„ Ablauf Funktionsanalyse

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 54


Agenda

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 55

Vorgehensweise
Vorgehensweise

ergebnisorientierte
Leistungsbeschreibung

Step 6 Vertragliche Integration

Step 5 Vergütungssystem (nächste VL)

Step 4 SLAs

Step 3 Outputspezifikationen

Step 2.3 Funktionenanalyse


Step 2.2 Betriebskonzept
Step 2.1 Bestandsdatenermittlung
Step 2 Nutzerbedarfsanalyse

Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 56
Output-Spezifikationen

„ Wesentliches Element der Output-Spezifikationen stellt die


ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung dar

Notwendige Grundlagen für die Leistungsbeschreibung


„ Datengrundlage/ Leistungsumfang (Bestandsdatenerfassung)
„ Betriebliche Hintergrunde/ Rahmenbedingungen aus dem
Betriebskonzept
„ Systematisch aufbereitete Funktionen aus der
Funktionenanalyse bilden die Grundlage für die
ergebnisorientierte Beschreibung der Leistung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 57

Outputs

„ Einbindung in die Ausschreibung/


Verdingungsunterlagen

„ Stellenwert der Output-Spezifikationen

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 58


Struktur Verdingungsunterlagen

Beispiel-
gliederung
Grossprojekte

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 59

Struktur Verdingungsunterlagen
„ Output-Gliederung (für komplexere Gebäude)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 60


Output-Spezifikationen

„ Ableitung der Output-Spezifikationen


… Struktur der Output-Spezifikationen
„ Bau und technische Ausrüstung
„ Betrieb bauliche Anlagen
„ betriebliche Dienstleistungen/ Services
… Definition der Schnittstellen zwischen baulichen und
betrieblichen Outputs
… Struktur der einzelnen Outputs
„ Struktur
„ Schnittstellen zu verbleibenden hoheitlichen Aufgaben
… Zusammenwirken von Inhalten der generellen Outputs
und den Inhalten des Raumbuches
… Festlegung der Output-Spezifikationen auf der
Grundlage des Nutzeranforderungsprofils und der
Output-Struktur
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 61

Output-Gliederung

„ Wie kann eine Output-Struktur für ein Schulprojekt


aussehen?
… Bauliche/ Technische Leistungen
… Services/ Dienstleistungen

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 62


Projektbeispiel Schulen - Kreis Gütersloh
PPP-Projekt - Neubau zweier Schulen inkl. Sporteinrichtung
Auftraggeber: Projektzeitraum:
Juni 2003 bis Juni 2004
Kreis Gütersloh
Herzebrocker Straße 140
Investitionsvolumen:
33334 Gütersloh ca. 10 Mio Euro

Betriebsbeginn:
08/2005

Projektbeschreibung
Neubau zweier Schulen (Schule für Geistigbehinderte und Schule für
Erziehungshilfe) und einer Turnhalle im Rahmen eines PPP-
Betreibermodells im Kreis Gütersloh (Laufzeit: 30 Jahre)

EU-weite Vergabe folgender Leistungen:


„ Planung,
„ Errichtung,
„ Finanzierung und
„ Betrieb: Baubewirtschaftung, Hausmeisterdienste, Sekretariatsdienste
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 63

Ergebnisorientierung: Output-Spezifikationen

Beispielhafte Output-SLA-Matrix für betriebliche Leistungen

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 64


Ergebnisorientierung: Output-Spezifikationen

Auszug Output-SLA-Matrix

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 65

Output-Spezifikationen

„ Ableitung der Output-Spezifikationen


… Struktur der Output-Spezifikationen
„ Bau und technische Ausrüstung
„ Betrieb bauliche Anlagen
„ betriebliche Dienstleistungen/ Services
… Definition der Schnittstellen zwischen baulichen und
betrieblichen Outputs
… Struktur der einzelnen Outputs
„ Struktur
„ Schnittstellen zu verbleibenden hoheitlichen Aufgaben
… Zusammenwirken von Inhalten der generellen Outputs
und den Inhalten des Raumbuches
… Festlegung der Output-Spezifikationen auf der
Grundlage des Nutzeranforderungsprofils und der
Output-Struktur
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 66
Output-Spezifikationen

Mögliche Struktur einer Output-Gruppe:

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 67

Output-Spezifikationen
Struktur der Output-Spezifikationen am Beispiel einer Reinigungsleistung.
Anforderungen Output-Spezifikation
Gebäude- Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen;
reinigung Bereitstellung der Leistungen für alle

z Unterhalts-,
n z Glas- und Rahmen-
z Sonderreinigungen
Leistungs-
paket im und am gesamten Gebäude (Räume, Verkehrsflächen, Hallen, Fassaden, Glas- und Rah-
menflächen usw.)

Vorhaltung einer hygienischen, sauberen und ordentlichen Umgebung, die für die Funktion
geeignet ist. Jeder Nutzer muss das Gebäude sicher und komfortabel nutzen können.

z alle Flächen und Gebäudeteile einschließlich Möbel, Beschläge und Geräte werden in die
Reinigung einbezogen, es sei denn, sie sind an anderer Stelle explizit ausgenommen,
o z alle Verbrauchsmaterialien (z. B. Reinigungsmittel usw.) werden vom Dienstleister gestellt; die
Leitung erhält zudem Zugang zu den Lagern,
Besonder- z die Reinigung muss in einer Art und Weise und zu Zeiten erfolgen, die die vorgesehene Nut-
heiten zung nicht stört,
z der Dienstleister ist verpflichtet, Innen- und Außenmüllgefäße sowie Papierkörbe bei Bedarf
zu leeren
p
gesetzliche Grundsätzlich wird die neue DIN xx sowie der “Leitfaden für die Innenraumlufthygiene…“ empfoh-
len.
Grundlagen
Abfall- Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen;
management Bereitstellung aller Leistungen zur Verwertung und Entsorgung von Wert- und Reststoffen:
ƒ sammeln
ƒ sortieren
ƒ lagern
ƒ befördern
Vorhaltung einer hygienischen, sauberen und ordentlichen Umgebung, die für die Funktion geeig-
net ist

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 68


Output-Spezifikationen
„ Operative Umsetzung in Form einer Output/ SLA-Matrix
Vorgaben inkl. notwendige
(Betriebskonzept etc.) Tätigkeiten + Bsp. Output „Verpflegung“
Mengengerüst (als
Kalkulationshilfe)

Output- Sonstiges
Output- Service-Level- Key Perfomance
Output-Gruppe Rahmenbedingungen (z.B. Integrationstiefe
Spezifikationen Agreements Indicators (KPI’s) der Dienstleistung
(Ergebnisse/ Ziele)

- Bereitstellung 625 Menagen - Anzahl Menagen pro Tag


- gute Qualität - Anzahl Beschwerden pro
- zeitgenau Tag
- Mengen
1.1 interne - Abweichungen
Beschäftigungszahl
- Nutzerzufriedenheit (hoch-
wertiges und schmackhaftes
Verpflegung pro Tag
1. Verpflegung Essen)
- Abweichungen von
gesetzlichen
Vorgaben
- Gewährleistung der
Beschäftigung

I. 1.2 externes -…
- passende/ sichere

en
- ...
Ausstattung Catering
Versorgung

g
üst
...

ßen
run
-…
2.1 ... - ...

2. Fuhrpark er

rde
- ...

grö
eng
-…
2.2 ...

o
- ...

ss
ng

anf

Me
-…
3. ... - ... ...
Me

- ...

vice
II. Ser
...

Output-Spezifikationen Service-Level-Agreements

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 69

Output-Spezifikationen

„ Beispieloutput
Catering (1/2)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 70


Output-Spezifikationen

„ Beispieloutput Catering (2/2)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 71

Output-Spezifikationen
„ Beispielgliederung der Outputs einer Ausschreibung
„ Output Anforderungen – Betrieb
… Generelle Standards und Anforderungen
… Allgemeine Anforderungen/ Gebäudemanagement
„ Facility Management
… Kontrollen und Selbstüberwachung
… Energie- und Qualitätsmanagement
„ Gebäudereinigung und Abfallmanagement
… Gebäudereinigung
… Pflege Außenanlagen
… Abfallmanagement
„ Instandhaltung von Gebäude, Technik und Ausstattung
„ Informations- und Kommunikationstechnologie
„ Weitere Hausmeisterdienste
… Sicherheitsdienste
… Medizinische Versorgung
… Post- und Reproservices
… Betriebsführung/ Hausmeisterdienste
… ...
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 72
Agenda

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 73

Vorgehensweise
Vorgehensweise

ergebnisorientierte
Leistungsbeschreibung

Step 6 Vertragliche Integration

Step 5 Vergütungssystem (nächste VL)

Step 4 SLAs

Step 3 Outputspezifikationen

Step 2.3 Funktionenanalyse


Step 2.2 Betriebskonzept
Step 2.1 Bestandsdatenermittlung
Step 2 Nutzerbedarfsanalyse

Step 1 Ziele/Hintergrund Ausschreibung


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 74
SLAs

Was verstehen Sie unter einem


Service Level Agreement?

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 75

SLAs
„ Warum Service Level Agreements?
Definition
… Vereinbarung zwischen Dienstleister und Auftraggeber
… Verpflichtung des Dienstleisters zu einer Leistung in
einem bestimmten Umfang zu einer bestimmten
Qualität Æ Serviceniveau

Ziel
… durch die Beschreibung der Leistung wird folgendes
ermöglicht:
1. Grundlage für die Leistungsmessung
— AN: internes QM
— AG: Qualitätskontrollen

2. Basis für den Leistungsnachweis/ Vergütung


23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 76
SLAs

„ Beispiel IT (Ursprung der Service Levels):

Beispiel eines SLAs: Anbieter garantiert 99,999%


Verfügbarkeit des Web Services

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 77

SLAs

„ Output-Spezifikationen als Grundlage für die Erarbeitung von


Service-Level-Agreements (SLA’s)
= Serviceanforderungen (auch Service Level Standards „SLS“
genannt)
„ Service Level Agreements (SLA‘s):
… kennzahlenbasierte vertragliche Vereinbarungen eines
Dienstleistungsanbieters mit seinem Kunden bezüglich der zu
gewährleistenden Servicequalität
… resultierend aus den Output-Spezifikationen
… Schaffung von ergebnisorientierten Dienstleistungs-Standards
… Etablierung von Qualitätskriterien für Gebäude + Dienstl.
… Teil der Vertragsdokumentation

„ Ziel: operationalisierte/ messbare Output-


Spezifikationen!
23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 78
SLAs

„ Einfache SLA-Struktur
Serviceanforderungen
Servicebereitstellung
schwerer Fehler
Reaktionszeit
Reaktions- und Lösungszeit
Lösungszeit Notfall
Abweichung
leichter Fehler
Reaktionszeit
Reaktions- und Lösungszeit
Lösungszeit Notfall
Abweichung
andere relevante Services

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 82

Agenda

T
FAZI

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 83


Ergebnisorientierte Ausschreibung
Erfolgsfaktoren der ergebnisorientierten Ausschreibung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 84

Ergebnisorientierte Ausschreibung

Erfolgsfaktoren der ergebnisorientierten Ausschreibung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 85


Ausblick

SLAs als Grundlage für die Kopplung an


ein Vergütungssystem

Æ siehe nächste Vorlesung

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 86

Literatur

Littwin/ Schöne (Hrsg.): Public Private Partnership im Hochbau. 2006

Weihrauch, Oliver, Meyer-Hoffmann, Bettina: Vergabepraxis – Ausschreibung – Verfahren –


Rechtsschutz, 2003, Köln: Schmidt.

Riemenschneider, F.; Nitzsche, F; Bernhold, T.: FM-gerechte PPP-Ausschreibungen unter


Berücksichtigung eines ganzheitlichen Betriebskonzepts in: Meyer-Hoffmann, Weihrauch,
Riemenschneider (Hrsg.): PPP Handbuch. Herstellung, Finanzierung und Betrieb von
Hochbauvorhaben als partnerschaftliches Modell. Carl Heymanns Verlag, Köln 2005.
(Erscheinungsdatum: Sommer 2005)

23.06.2006 Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 87


Ihr unabhängiger, aktiver Partner
für ganzheitliche Betrachtung

+49 (0) 2382.964-610


+49 (0) 2382.964-600
23.06.2006 info@isfm.de Ergebnisorientierte/ Funktionale Leistungsbeschreibung 88
Beckumer Straße 36 · D-59229 Ahlen www.isfm.de