Manual Adm Basica Alfresco

Manual de Administracin Bsica
Manual de Administracin Bsica de Alfresco
Versin: 1.0 Fecha: 27/Agosto/10
Historia del documento
Fecha 27/Ago/10 12/Abril/11 01/Octubre/11
Versin 1.0 1.1 1.2
Descripcin Creacin del documento Actualizacin Actualizacin
Autor Rafael R. Quispe Merma Rafael R. Quispe Merma Rafael R. Quispe Merma
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ndice
Introduccin........................................................................................................................................4 Cmo acceder al Gestor Documental?............................................................................................ 5 La interfaz Web ................................................................................................................................. 6 La Barra de herramientas ..................................................................................................................6 El navegador...................................................................................................................................... 8 El rea de trabajo .............................................................................................................................10 Crear un nuevo espacio ...................................................................................................................11 Crear un acceso directo .................................................................................................................. 17 Adicionar contenidos al espacio ...................................................................................................... 18 Seleccionando un contenido existente en tu computadora ............................................................. 18 Copiando un archivo existente en otro espacio ............................................................................... 22 Creando un archivo TXT, XML o HTML directamente desde el espacio ........................................ 22 Editar y actualizar contenidos........................................................................................................... 26 XML y HTML .................................................................................................................................... 26 Otros ................................................................................................................................................ 27 Adicionar versiones a los contenidos .............................................................................................. 30 Proteger y desproteger contenidos ................................................................................................. 32 Desproteger ..................................................................................................................................... 32 Crear regla .......................................................................................................................................32 Colaborar con usuarios ................................................................................................................... 39 Sobre los roles de usuario ............................................................................................................... 40 Invitar usuarios a tu espacio ............................................................................................................ 41 Configurar el rea de trabajo del espacio Escritorio ........................................................................ 44 Adicionar Flujos de trabajo a los contenidos ................................................................................... 47 Revisar los contenidos ..................................................................................................................50 Trabajar con los documentos....51
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Introduccin El Gestor Documental que se propone a continuacin est basado en Alfresco, alternativa principal del cdigo abierto para la Gestin del Contenido Empresarial, que brinda la posibilidad de organizar y facilitar la gestin de contenidos de todo tipo: documentos ofimticos, presentaciones, imgenes, XML, multimedia entre otras. Permite la gestin del ciclo de vida de los contenidos, es decir crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar y archivar. Facilita el trabajo colaborativo: Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing. Provee un repositorio fuente basado en ltimas tecnologas y estndares. Es altamente escalable, disponible y extensible. Este manual tiene el propsito de introducir a los usuarios en la interfaz del gestor documental, mostrarles los beneficios de la herramienta, ensearles paso a paso el flujo de trabajo tpico con la misma y cmo trabajar en colaboracin con otros usuarios.
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Cmo acceder al Gestor Documental? 1. Introduzca en el navegador la direccin URL: http://ipservidor:8080/alfresco El sistema muestra la pgina de inicio.
2. Inserte su usuario y contrasea. 3. Presione el botn Entrar. El sistema muestra la interfaz Escritorio.
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La interfaz Web La interfaz est dividida en tres secciones: 1. La barra de herramienta en la parte superior. 2. El navegador a la izquierda. 3. El rea de trabajo a la derecha. La Barra de herramientas Permite navegar rpidamente entre los espacios, adems brinda un conjunto de opciones que se detallan a continuacin.
La opcin perfil de usuario
muestra la interfaz Opciones de Usuario, la
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cual visualiza los detalles de tu cuenta y permite administrar los elementos eliminados.
Si presiona la opcin Administrar Elementos borrados, se muestra una interfaz que permite buscar todos los elementos que han sido eliminados en su espacio, con el objetivo de recuperarlos o eliminarlos definitivamente de la cuenta. Puede buscar por nombre, por contenido o mostrar todos los elementos eliminados.
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Realice los cambios pertinentes y Presione el botn Cerrar. Usted ser retornado a la interfaz Opciones de Usuario, luego presione el botn Cerrar y regresar al espacio Escritorio. Si usted desea ocultar el panel de la izquierda (Navegador), realice un clic en la opcin Mostrar u ocultar el panel lateral .
Presionando nuevamente se restablece la interfaz. Para obtener ayuda sobre un tema realice clic en Ayuda y obtendr la informacin que necesita. La Barra
de herramienta tambin cuenta con un buscador mediante el cual podr obtener informacin contenida en su espacio de trabajo. Presionando el icono Opciones podr realizar una bsqueda ms directa y rpida.
El navegador
El navegador es otra forma de moverse por las diferentes pginas.
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Si despliega la opcin Panel lateral dando clic en Navegador (o en el icono a la derecha de Navegador), le aparecen las opciones:
La opcin portapapeles es similar a la de Windows, permite que: Los contenidos estn siempre visibles y listos para usarse. Contiene hasta seis elementos fcilmente identificables.
Cada vez que usted copia un objeto se inserta en el Portapapeles. Usted puede eliminar los elementos del portapapeles cada vez que desee. Los elementos slo permanecen hasta que se cierre la sesin.
La opcin Espacios recientes lista los espacios visitados recientemente. Tiene un lmite de 6 espacios distintos en lista, cuando usted visita el sptimo, el
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espacio que ms tiempo lleva sin visitarse se elimina de la lista.
Si usted tiene espacios que visita frecuentemente puede crear Accesos directos a estos objetos, con el fin de acceder a los mismos slo al alcance de un clic. En secciones posteriores se le ensear cmo crear un acceso directo.
El rea de trabajo El rea de trabajo contiene espacios, subespacios y documentos que usted debe crear. En la esquina superior izquierda se notifican los espacios que se van visitando en forma de vnculos, esta opcin permite acceder rpidamente a un espacio ya visitado.
En la esquina superior derecha se visualizan las siguientes opciones:
Si despliega la opcin Vista de iconos puede seleccionar tres opciones diferentes de visualizacin de los contenidos de la interfaz.
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Crear un nuevo espacio Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. En la esquina superior derecha realice clic en Crear / Crear espacio. El sistema muestra la interfaz Crear el espacio.
2. Escriba el nombre del espacio. Los dems campos son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que si tiene muchos espacios, la descripcin le ayudar a recordar el contenido de los mismos. Seleccione el icono que desee e identifique su espacio. 3. Presione el botn Crear espacio. Usted ser retornado a su espacio Personal, en el que aparecer su nuevo espacio creado.
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Existe otra forma de crear un espacio mediante la utilizacin de un asistente. Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. En la esquina superior derecha realice clic en Crear / Asistente avanzado de espacios. El sistema muestra el Asistente para crear espacios.
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2. Primero debe seleccionar cmo quiere crear su espacio: desde cero, utilizando uno ya existente o mediante una plantilla. 3. Presione el botn Siguiente. Si selecciona Desde cero, debe seleccionar el tipo de espacio a crear.
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Si selecciona Basado en un espacio existente o Usando un modelo debe seleccionar el espacio que desea incorporar.
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4. Presione el botn Siguiente. 5. Escriba el nombre del espacio. Los dems campos son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que si tiene muchos espacios, la descripcin le ayudar a recordar el contenido de los mismos. Seleccione el icono que desee e identifique su espacio.
6. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra el resumen de la informacin introducida.
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7. Presione el botn Finalizar. Usted ser retornado a su espacio Personal, en el que el sistema muestra su nuevo espacio creado.
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Crear un acceso directo Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. Debajo de cada espacio aparece un conjunto de iconos que permiten realizar acciones. 1. Seleccione en el espacio el icono Ver detalles El sistema muestra la interfaz Detalles de espacio. .
2. En el men Acciones (situado en el borde derecho) realice clic en la opcin Crear acceso directo. Usted ser retornado nuevamente a la interfaz Detalles de espacio. 3. Presione el botn Cerrar. Usted ser retornado a su espacio Personal y puede observar que en el panel lateral le aparece el espacio como acceso directo. Este vnculo no se eliminar despus de cerrada la sesin, usted puede eliminarlo cuando lo desee.
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Adicionar contenidos al espacio Ahora que ya tiene creado su espacio, usted puede adicionar contenido al mismo. Existen tres formas de hacerlo: Seleccionando un contenido existente en tu computadora. Copiando un archivo existente en otro espacio. Creando un archivo TXT o HTML directamente desde el espacio.
Seleccionando un contenido existente en tu computadora Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. En la esquina superior derecha realice clic en Aadir contenido. El sistema muestra la interfaz Asistente para aadir contenido.
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2. Presione el botn Examinar y seleccione el archivo que desea adicionar. 3. Presione el botn Enviar. El sistema muestra el archivo enviado y propiedades generales del mismo.
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4. Presione el botn Aceptar. El sistema muestra la interfaz Modificar propiedades del contenido. Esta interfaz aparece para que usted verifique las propiedades y pueda realizar
modificaciones si lo desea.
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5. Presione el botn Aceptar. Usted ser retornado a su espacio Personal, en el que aparecer su nuevo contenido creado.
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Copiando un archivo existente en otro espacio Usted debe dirigirse al espacio del cual copiar el archivo. Debajo de cada espacio y archivo aparece un conjunto de iconos que permiten realizar acciones. 1. Realice clic en el icono Ms acciones / Copiar 2. Dirjase al espacio donde desea copiar el archivo. 3. En la esquina superior derecha realice clic en Ms acciones / Pegar todo Aparecer su nuevo contenido adicionado en el espacio. Creando un archivo TXT, XML o HTML directamente desde el espacio Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. En la esquina superior derecha realice clic en Crear / Crear contenido. El sistema muestra el Asistente para crear contenidos. . .
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2. Introduzca el nombre y seleccione el tipo de contenido que desea crear (TXT, HTML o XML). 3. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra una interfaz para introducir el contenido. La interfaz brinda adems opciones para mejorar el formato del documento.
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4. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra una interfaz con el resumen.
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5. Luego presione el botn Finalizar. El sistema muestra la interfaz Modificar propiedades del contenido. Esta interfaz aparece para que usted verifique las propiedades y pueda realizar
modificaciones si lo desea.
6. Presione el botn Aceptar. Usted ser retornado a su espacio Personal, el sistema muestra su nuevo contenido creado.
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Editar y actualizar contenidos El procedimiento para editar documentos comienza de la misma forma, usted realiza clic en el icono Editar del archivo que desea modificar. Pero los procedimientos son diferentes de acuerdo al tipo de archivo. Los archivos XML y HTML son editables en lnea. Los dems archivos necesitan guardarse en un lugar de tu computadora, cambiarse y luego actualizarse.
XML y HTML Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. Clic en el icono Editar Online del archivo que desea modificar.
El archivo se abrir en su navegador.
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2. Realice los cambios necesarios en el archivo. 3. Realice clic en el botn Guardar. Usted ser retornado a su espacio Personal, y podr comprobar si el archivo fue modificado. Otros Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. Clic en el icono Editar 2. Realice clic en el archivo. El sistema abrir el navegador para descargar el archivo. del archivo que desea modificar.
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3. Seleccione la opcin Guardar archivo y presione el botn Aceptar. 4. Seleccione la ubicacin del archivo y presione el botn Guardar. Realice los cambios necesarios en el archivo guardado. Luego para que los cambios queden registrados en el Gestor Documental: 5. Debe situarse en el documento que est editando. 6. Realice clic en el icono Mas acciones/Actualizar El sistema muestra la interfaz Actualizar archivo.
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7. Presione el botn Examinar y seleccione el archivo que edit.
8. Presione el botn Enviar y luego el botn Actualizar. Usted ser retornado a su espacio Personal y podr comprobar si el archivo fue modificado.
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Adicionar versiones a los contenidos Usted podr archivar cada una de las versiones de sus documentos, para ello primeramente debe activar la opcin Historial de versiones, luego la aplicacin cada vez que usted actualice el archivo se encargar de ir creando las versiones. Debe estar ubicado en su espacio Personal. 1. Clic en el icono Ver detalles del archivo que desea versionar.
El sistema muestra la interfaz Detalles del archivo.
2. Realice clic al final de la pgina en la opcin Historial de versiones.
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3. Presione la opcin Permitir versiones. El sistema muestra la tabla de Historial de versiones comenzando por la versin 1.0 del archivo.
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Proteger y desproteger contenidos Es importante a la hora de modificar los archivos bloquearlos, con el objetivo de prevenir que varias personas a la vez accedan a un archivo. Es decir un usuario controla un documento y los dems slo pueden visualizarlo. Cuando se terminan de realizar los cambios se reemplaza el documento original con la copia actualizada y queda desbloqueado.
Desproteger Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. Clic en el icono Desproteger del archivo que desea modificar. El sistema muestra la interfaz Desproteger archivo. Crear regla Alfresco da la posibilidad de crear reglas que permiten automatizar flujos de procesos. Despus que se crea una regla en un espacio, todos los archivos que se adicionan despus de creada la regla son afectados por la misma. Los archivos que estaban antes no son afectados por la regla, necesitan ser actualizados manualmente. Debe estar ubicado en el espacio donde desea que se cree la regla. 1. Realice clic en el icono Ms acciones / Gestionar reglas de contenido El sistema muestra la interfaz Reglas de contenido. .
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2. En la parte superior izquierda seleccione la opcin Crear regla. El sistema muestra la interfaz Asistente para Crear Regla.
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3. Seleccione la condicin para crear la regla, generalmente se selecciona la opcin: Todos los objetos. 4. Realice clic en el botn Aadir a lista. El sistema muestra la interfaz el contenido adicionado.
5. Presione el botn Siguiente. 6. Seleccione la o las acciones que se realizarn en la regla. Se propone seleccionar: Agregar aspectos al contenido. Luego presione el botn Ajustar valores y aadir.
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El sistema muestra una interfaz para ajustar los valores de la accin. Seleccione la opcin Se pueden hacer versiones. Esta accin permitir que se active el historial de versiones cada vez que se adicione un archivo, evitando as hacerlo de forma manual.
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Tambin podra seleccionar Agregar flujo de trabajo simple al contenido. Presione el botn Ajustar valores y aadir. El sistema muestra la interfaz Asistente para Crear Regla.
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6.1 Introduzca el nombre, este texto es el que aparecer en el men Mas acciones del espacio y cada subespacio al que se le aplica dicha regla. 6.2 En la seccin aprobar flujo realice clic en la opcin mover o copiar y seleccione el destino. 6.3 En la seccin rechazar flujo, realice clic en la opcin No, debido a que un flujo de trabajo simple no debe contener un paso de rechazo. 7. Presione el botn Aceptar. 8. Introduzca los detalles. Seleccione la opcin Aplicar regla a subespacios
9. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra el resumen de la informacin introducida.
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10. Presione el botn Finalizar. El sistema muestra la interfaz Reglas de contenidos con la regla adicionadas.
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11. Presione el botn Cerrar. Usted ser retornado a su espacio Personal. Podr comprobar que los documentos que se adicionen a continuacin estarn regidos por las reglas definidas. Colaborar con usuarios Usted puede colaborar con otros usuarios mediante el envo de mensajes a travs del foro sobre temas y archivos especficos. Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. Dirjase al archivo sobre el cual desea entablar la discusin. 2. Realice clic en el icono Ms acciones / Abrir un foro El sistema muestra la interfaz Crear tema. .
3. Introduzca el tema del debate. 4. Inserte el mensaje. 5. Realice un clic sobre el botn Crear tema. El sistema muestra la interfaz del mensaje.
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Dirjase a su espacio personal y notar que en el archivo que seleccion para iniciar el intercambio se insert un nuevo icono. Este icono es el que alerta a los usuarios sobre el foro. Al realizar un clic sobre el mismo aparece la lista de discusin.
Sobre los roles de usuario Alfresco usa roles para determinar lo que se puedo o no hacer en un espacio de trabajo. Estos roles estn asociados a permisos. La tabla a continuacin muestra los roles y los permisos para cada uno de ellos. Como regla general es importante saber que: Los usuarios tienen todos los derechos en sus propios espacios. Los administradores tienen todos los derechos sobre todos los espacios.
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Permisos Ver Editar Coordinador X X Colaborador X X Contribuyente X Editor X X Lector X Roles Invitar usuarios a tu espacio
Crear Invitar a otros X X X X
Tomar posesin X
Usted debe estar ubicado en el espacio Personal. 1. Realice clic en el icono Ms acciones / Gestionar usuarios del espacio .
El sistema muestra la interfaz Asistente para invitar usuarios. Es importante que se desmarque la opcin Heredar permisos de Espacio Padre, para evitar que usuarios no invitados tengan permiso a los documentos.
2. En la esquina superior derecha realice clic en Invitar
El sistema muestra la interfaz Asistente para invitar usuarios.

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3. Introduzca en el buscador el nombre del usuario que desea invitar. 4. Presione el botn Buscar. 5. Cuando el usuario aparezca en la lista marque el nombre y asigne los roles que desee. Dejando siempre marcado al usuario que est aadiendo los roles. 6. Presione el botn Aadir a la lista. 7. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra la interfaz para notificar a los usuarios de la invitacin.
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8. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra el resumen de la informacin que se ha introducido.
9. Presione el botn Finalizar.

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El sistema muestra la interfaz con la lista de usuarios adicionados.
10. Presione el botn Cerrar. Usted ser retornado a su espacio Personal. Configurar el rea de trabajo del espacio Escritorio Usted puede configurar su escritorio con la lista de tareas que tiene que realizar y las que han sido terminadas. 1. Realice clic en el espacio Escritorio. 2. Realice clic en Configurar .
El sistema muestra la interfaz para Configurar el asistente del panel de herramientas.
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3. Seleccione la distribucin y el nmero de columnas de su panel de herramientas. 4. Presione el botn Siguiente. 5. Seleccione los componentes para su panel de herramientas y adalos a la columna.
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6. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra el resumen con la informacin introducida.
7. Presione el botn Finalizar.

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El sistema su panel de herramientas configurado con los componentes seleccionados.
Adicionar Flujos de trabajo a los contenidos Debe estar ubicado en el archivo donde desea crear el flujo de trabajo. 1. Realice clic en el icono Ms acciones / Comenzar flujo de trabajo avanzado .
El sistema muestra la interfaz Iniciar el asistente del Flujo de trabajo avanzado.
2. Selecciona el flujo de trabajo que desea iniciar. 3. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra la interfaz con las opciones del flujo de trabajo.
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4. Introduzca en la descripcin un texto que muestre lo que quieres que el receptor realice. 5. Seleccione la prioridad del flujo. 6. Presione el vnculo Ninguno y especifique la fecha de caducidad. 7. Presione el botn Seleccionar para elegir el evaluador. Puede tambin aadir un recurso a la accin. 8. Presione el botn Siguiente.
El sistema muestra un resumen con la informacin introducida.
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9. Presione el botn Finalizar. Usted ser retornado a su espacio Personal y podr observar en el espacio Escritorio la tarea a realizar.
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Revisar los contenidos Usted puede ir cambiando y revisando el estado de las tareas. Debe estar ubicado en su espacio Escritorio. 1. Realice clic en la descripcin de la tarea que usted va a revisar. El sistema muestra la interfaz de Gestionar tarea.
2. Cambie el estado de la tarea. 3. Si la tarea ya fue terminada realice clic en el botn Tarea Hecha. La interfaz Gestionar tarea se cierra y usted es retornado a su escritorio. Usted puede ver que el estado de su tarea cambi y ya no tiene tareas por realizar.
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Trabajar con los documentos Ahora veremos al funcionamiento de algunos de los iconos que rodean al documento aadido al espacio de trabajo. Edit offline (Edicin desconectada)
Esta opcin es para editar el documento de forma local (en su ordenador) y subir el documento modificado cuando haya terminado. Presionando sobre el botn se abrir una pantalla de descarga de archivos. Esto es para que pueda descargarse el archivo y editarlo de forma local. Al mismo tiempo que descarga el archivo, se generar una copia de trabajo. El documento original se mantendr intacto, mientras que la copia de trabajo es la que se utiliza para las modificaciones.
Una vez que haya terminado de realizar las modificaciones en la copia local del documento, podr subir el mismo presionando el botn que se encuentra en
la copia de trabajo. Luego de subir su copia del documento puede dejar abierta la copia de trabajo para que otros usuarios verifiquen los cambios. Cuando ya desee actualizar el documento original con los cambios de la copia de trabajo, lo que debe hacer es presiona el botn que se encuentra en la
copia de trabajo. Tras confirmar esta operacin el documento original quedar actualizado con la copia de trabajo y la copia de trabajo ser eliminada. En caso de desear cancelar la copia de trabajo sin actualizar el documento original, lo que debe hacer es presionar que se encuentra en la copia de
trabajo. De esta forma se borrar la copia de trabajo sin actualizar el documento

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original. Download (Descargar)
Con esta opcin puede descargar el documento a su ordenador sin que se genere una copia de trabajo del documento. Visualizar detalles
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Mediante esta opcin se visualizan todos los detalles del documento. Dentro de este apartado uno de los aspectos ms importantes es el historial de versiones. Borrar
Esta opcin se utiliza para eliminar el documento.
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Ms acciones
Presionando el botn desplegable de Ms acciones se visualizan un conjunto de acciones de las cuales en esta gua describiremos las ms comnmente utilizadas: Actualizar: Mediante esta opcin se puede actualizar el documento de forma directa, sin la necesidad de poner el documento en modo de edicin y/o crear una copia de trabajo. Bloquear y crear copia de trabajo: Con esta opcin se bloquea el documento origina y se crea una copia de trabajo, la cual es posible de mantenerla en el espacio de trabajo actual o en otro que desee seleccionar el usuario. Esta accin es similar a la Edicin desconectada mencionada anteriormente. Cortar: Permite cortar el documento para poderlo pegar en otro espacio de trabajo. Copiar: Permite copiar el documento para poderlo pegar en otro espacio de trabajo. Abrir un foro: Permite anexar un foro de discusin al documento. Al presionar esta opcin se abre una asistente de creacin del foro similar a la siguiente imagen:
Una vez creado el foro observar al pie del documento un nuevo icono como el siguiente:
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Historia del documento

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La opcin perfil de usuario

muestra la interfaz Opciones de Usuario, la

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El navegador es otra forma de moverse por las diferentes pginas.

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espacio que ms tiempo lleva sin visitarse se elimina de la lista.

En la esquina superior derecha se visualizan las siguientes opciones:

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6. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra el resumen de la informacin introducida.

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4. Presione el botn Siguiente. El sistema muestra una interfaz con el resumen.

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