Sistema de Enseanza Abierta de la Universidad Veracruzana
Facultad de Contadura y Administracin
Curso de Contabilidad Bsica
Materia elaborado por la CP Mara Isabel Luna Reyes Con la colaboracin especial de Mara Elena Espritu Saldaa
1 1.9 ASIENTOS DE AJUSTE
1.9.1 MOTIVOS QUE DAN LUGAR A LOS ASIENTOS DE AJUSTE
Al finalizar un ejercicio contable, los saldos que arrojan las cuentas de mayor no representan la situacin real, ya que existen diversas partidas que modifican a stas.
Es necesario, por lo tanto, realizar un anlisis de cada una de las cuentas de mayor, y en aquellas cuyos saldo no coincide con la realidad, ser donde se lleve a cabo lo que se conoce como Asientos de Ajuste, de tal forma que dicho saldo refleje una cantidad lo ms apegado a lo que se quiere presentar en la contabilidad del ente econmico.
Por lo tanto, los asientos de ajuste se consideran como aquellos asientos necesarios para que los saldos de las cuentas de mayor representen la realidad, estos asientos se realizan antes de elaborar los Estados Financieros.
Las cuentas que se tiene que afectar, as como el nmero de ajustes a realizar van a variar de una empresa a otra, pero, en trminos generales, se pueden mencionar algunos elementos susceptibles de ajuste:
1. Efectivo 2. Inventario 3. Cuentas por cobrar incobrables 4. Activo diferido 5. Pasivo diferido 6. Depreciacin de activo fijo 7. Amortizacin de activo fijo 8. Agotamiento de activo fijo 9. Activos acumulados (intereses) 10. Pasivos acumulados (intereses)
Al registrar los asientos de ajuste se pueden presentar dos situaciones:
a) Que se conozca exactamente la cantidad por la cual se debe ajustar la cuenta de mayor. b) Que sea una estimacin la cantidad por la cual se deba ajustar la cuenta de mayor.
En el primer caso, el asiento de ajuste se har directamente a la cuenta de mayor en cuestin.
En el segundo caso, se asentar el ajuste en cuenta complementaria a la cuenta de mayor.
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2 Las cuentas complementarias se presentan en el Balance debajo de la cuenta de mayor que est modificando, de tal forma que el saldo de la cuenta de mayor se le resta el importe de la cuenta complementaria, dando por resultado un saldo apegado a la realidad.
1.9.2 ASIENTOS DE AJUSTE EN LAS DIFERENTES CUENTAS
El anlisis de las cuentas de mayor se hace sobre la Balanza de Comprobacin, ya que de ah es donde se toman los datos para elaborar los Estados Financieros.
EFECTIVO
En relacin al efectivo en caja, ser necesario determinar que la cantidad que aparece registrada en el Libro Mayor coincida con la cantidad fsica que la empresa tenga en su o sus cajas.
Para poder determinar lo correspondiente entre lo fsico y el registro se debe de llevar a cabo el Arqueo de Caja.
Se va a considerar Arqueo de Caja al recuento fsico del dinero existente en la o las cajas de la empresa.
El resultado de dicho arqueo puede arrojar lo siguiente:
a) Que el efectivo coincida con lo registrado en el Libro Mayor b) Que el efectivo sea menor a lo registrado en el Libro Mayor c) Que el efectivo sea mayor a lo registrado en el Libro Mayor
En el primer caso no ser necesario realizar ajuste, ya que coinciden las dos partes; sin embargo, en los dos puntos posteriores ser necesario analizar las diferencias que existen, ya sea de menos o de ms y, en el caso que se determinen las causas de la diferencia, se proceder a realizar el ajuste pertinente, por ejemplo:
Si al cajero se le olvida reportar el cobro a un cliente que recibe por correo y el cliente tiene deuda en la empresa con cuenta abierta por la cantidad de $3,500, cantidad que coincide con el sobrante, el asiento de ajuste ser:
Caja $3,500 Cuentas por cobrar $3,500 Cliente X
En el caso de faltante, una de las cuentas puede ser la venta de mercanca al contado y que por descuido del cajero lo reporta dos veces, por la cantidad de $500.
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3 El asiento de ajuste quedara as:
Ventas $500 Caja $500
En los casos que no pueda ser detectada la causa de la diferencia, se puede optar por dos alternativas:
1. Si la cantidad es mnima en relacin al monto total del efectivo de caja, se lleva a una cuenta de resultado llamada:
Faltantes y Sobrantes
2. Si la cantidad es elevada en relacin al monto total del efectivo, y sta sea de menos, se har responsable al cajero, y tendr que cubrir dicho faltante, por lo que se lleva a la cuenta de Deudores Diversos.
Si la cantidad es un sobrante se llevar a la cuenta de Faltantes y Sobrantes, aunque su monto sea representativo en relacin al monto total del efectivo de la caja.
BANCOS
Por lo regular es necesario realizar algunos ajustes a las Cuentas Auxiliares de Bancos, ya que el banco por lo regular realiza cargos y abonos a la cuenta de la empresa y son necesarios que ste los considere para determinar el saldo real de la cuenta de Bancos, as por ejemplo:
El banco carga a la cuenta de Bancos de la empresa $300 por comisin por el cobro de un documento.
El asiento de ajuste ser:
Gastos financieros 300 Comisin Bancos 300
El banco abona a la cuenta de Bancos de la empresa $100 por intereses ganados.
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ALMACN
Al finalizar un periodo contable es necesario, como medida de control, levantar un inventario fsico de la mercanca y compararlo con las cuentas auxiliares de almacn.
Se pueden presentar las siguientes causas que originan que no coincida el recuento fsico con los saldos de las cuentas auxiliares de almacn:
1. Mercanca daada 2. Merma en mercancas normales por su naturaleza, como pueden ser granos o lquidos voltiles 3. Faltantes injustificados
En los dos primeros casos el ajuste ser:
Gastos de ventas $300 Mercanca daada $100 Merma de mercancas $200 Almacn $300
Mientras que en el ltimo caso el ajuste se lleva a Deudores Diversos, ya que el almacenista se har responsable de este tipo de faltante.
Deudores Diversos $200 Juan Lpez Almacn $200
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar estn basadas en la confianza que la empresa da a sus clientes y deudores lo que origina que algunas cuentas se lleguen a convertir en incobrables y, por lo tanto, un gasto, el cual al final de cada ejercicio ser necesario registrar. Por ejemplo:
Al final del ejercicio se determina una estimacin de las cuentas que se considera pueden ser incobrables en $20,000. El asiento de ajuste ser:
Gastos por estimacin de cuentas $20,000 por cobrar incobrables Estimacin de cuentas $20,000 por cobrar incobrables
La primera ser clasificada como gastos de Venta, es decir, Cuenta de Resultados Deudora, mientras que, la segunda es una Cuenta Complementaria de Activo. Sistema de Enseanza Abierta de la Universidad Veracruzana Facultad de Contadura y Administracin
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5 Si la cuenta de Estimacin tiene un saldo mayor a la cantidad que se estima, como cuentas incobrables ser necesario llevar la diferencia a la cuenta de Recuperacin de Cuentas por Cobrar Incobrables, que es una Cuenta de Resultado Acreedora, es decir, de ingresos.
ACTIVO DIFERIDO
stos representan pagos por adelantado para obtener un servicio o beneficio, por lo que al final de cada periodo contable es necesario determinar qu parte de estos pagos se ha recibido el servicio y por lo tanto se debe de considerar como gasto.
As, por ejemplo:
Se paga una prima de seguro por $12,000 en el mes de julio al 31 de diciembre, que termina el ejercicio, es necesario determinar que se convierte en gasto.
$12,000/12 = $1,000 Gasto mensual 1,000 x 6 = $6,000 Gasto de 6 meses (julio a diciembre)
El asiento ser:
Gastos por seguro $6,000 Seguro pagado por anticipado $6,000
PASIVO DIFERIDO
Los pasivos diferidos representan el cobro por actividades que originan la obligacin de prestar un servicio siendo necesario para determinar qu parte se va convirtiendo en un ingreso, por ello al final de un periodo contable se requiere realizar asiento de ajuste.
Ejemplo: Se cobra por adelantado en septiembre, (1 ao) la renta de un local por $24,000 correspondiendo mensualmente $2,000; el 1 de diciembre se determina el ejercicio y se registra el asiento de ajuste por el ingreso ya realizado.
De septiembre a diciembre son 4 meses.
4 x 2,000 = $8,000
Renta cobrada por anticipado $8,000 Otros productos financieros $8,000 Ingresos por renta
A la distribucin de los cargos y crdito diferido a lo largo del tiempo que va a representar un gasto o un ingreso es lo que se conoce como Amortizacin.
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6 DEPRECIACIN, AMORTIZACIN Y AGOTAMIENTO
Cuando se adquiere un activo fijo se est invirtiendo en un fondo de capital, el cual se ir consumiendo mediante su uso, servicio o explotacin, lo que origina que se convierta en un gasto, por lo que es necesario registrar mediante asientos de ajuste.
La depreciacin se considera la distribucin del costo de un Activo Fijo durante el tiempo que dicho activo va a prestar un servicio a la empresa.
Existen varios mtodos para el clculo de la depreciacin, para efectos de este curso solamente se estudia el mtodo de Lnea Recta.
Los factores que interviene en la depreciacin son:
Costo Valor de rescate o desecho Vida probable o til
Costo. Representa el precio de factura ms todos los desembolsos necesarios para que el activo est en la empresa y en condiciones de funcionar.
Valor de rescate. Se considera a la cantidad que se estima se podr vender el activo al final de su vida til.
Vida probable. Es el tiempo que se estima va a prestar servicio el Activo.
La depreciacin anual por el Mtodo de Lnea Recta se obtiene de la siguiente frmula:
As por ejemplo:
Se adquiere un activo con un costo de $300,000, se considera un valor de rescate de $50,000 y una vida probable de 10 aos.
Se obtiene la depreciacin anual:
$300,000-$50,000 $250,000 D = 10 = 10 = $25,000
El asiento anual por el ajuste de la depreciacin ser:
Gastos por depreciacin de Activo Fijo 25,000 Depreciacin acumulada de Activo Fijo 25,000
C VR D = VP Sistema de Enseanza Abierta de la Universidad Veracruzana Facultad de Contadura y Administracin
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7 La primera se considera como gasto, ya sea de administracin o de venta, dependiendo del activo de que se trata. La segunda cuenta es complementaria de Activo.
La amortizacin es la recuperacin de la inversin a valores mediante el consumo por el beneficio que representa a la empresa.
Los activos fijos intangibles son los que estn sujetos a la amortizacin como pueden ser la patente, derecho de autor, etc. Se calcula por el Mtodo de Lnea Recta.
El agotamiento es la baja de valor como consecuencia de la explotacin del bien y en algunos casos por el transcurso del tiempo.
Para su clculo es necesario conocer el costo total del bien natural y el total de la produccin, en forma estimada, para obtener el gasto de agotamiento.
ACTIVOS ACUMULADOS
Existen ciertos activos que se producen sin que se lleve a cabo una operacin contable, sino que se origina por el transcurso del tiempo, lo que se hace que se acumulen y se tenga que modificar el saldo de la cuenta de mayor, tal es el caso de los intereses que se generan de las cuentas o documentos por cobrar.
Esto es debido a que los intereses se cobran a una fecha futura, casi siempre al vencimiento del documento y es necesario reconocer los intereses generados en cada periodo contable.
Por ejemplo:
Se tiene un documento por cobrar a 9 meses, fecha de emisin el 1 de octubre, valor nominal $1,000, genera intereses mensuales de $25. Al 31 de diciembre se tendr que realizar el siguiente asiento de ajuste ($25 x 3 = $75)
Intereses por cobrar $75 Productos financieros $75 Intereses ganados
Intereses por cobrar es una cuenta de activo, la cual se presenta debajo de la cuenta de Documentos por Cobrar.
Mientras que la cuenta de Intereses ganados se clasifica como cuenta de Resultado Acreedora en el contexto de Productos Financieros.
PASIVOS ACUMULADOS
En forma similar el activo surge en el pasivo la acumulacin de ciertas cuentas que sin causa aparente van modificando los saldos de algunas cuentas por el transcurso del Sistema de Enseanza Abierta de la Universidad Veracruzana Facultad de Contadura y Administracin
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8 tiempo, como puede ser: intereses por pagar originados por prestaciones obtenidas, salarios devengados, impuestos, servicios (como energa, agua), etc.
As, por ejemplo:
La empresa tiene nmina semanal del Departamento de servicio, y el cierre del ejercicio ocurre el 30 de junio, el cual es el da martes, por lo tanto, est calculado dos das de sueldo por $3,000 cada uno.
El asiento de ajuste ser:
Gastos de Servicio $6,000 Nmina Sueldos acumulados por pagar $6,000
Despus de haber efectuado los asientos de ajuste ser ya posible determinar los saldos de las cuentas, las cuales presentarn una informacin apegada a la realidad, por lo que ya se puede a partir de estos saldos, elaborar Balanza de Saldos Ajustados.
Por lo que la Balanza de Comprobacin ajustada es aquella que muestra los saldos de las cuentas que han sido depuradas de acuerdo al anlisis previo que se realiz de cada uno de los renglones que integran la Balanza de Comprobacin Inicial.
1.9.3 CIERRE DE LIBROS
Una vez elaborada la Balanza de Saldos Ajustados lo procedente ser agrupar las cuentas en cuentas de resultado con los cuales se integrar el estado de Prdidas y Ganancias y en cuentas de Activo y Pasivo para formar el Balance.
De aqu se desprende que es necesario resumir las cuentas de resultado en una cuenta llamada de Prdidas y Ganancias, la cual va a facilitar el determinar el resultado del ejercicio, ya que permite confrontar los ingresos contra los gastos.
Este resumen de cuentas de resultados se hace mediante los asientos de Prdidas y Ganancias.
Cuentas de Resultado acreedor $2,000 __________ __________ __________ Prdidas y Ganancias $1,500 Ctas. De Resultado Deudora $1,500 __________ __________ __________ Prdidas y Ganancias $2,000
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9 Con este asiento las cuentas de resultado quedan cerradas, ya que sus saldos son traspasados a la cuenta de Prdidas y Ganancias.
En cuanto a las cuentas que integran el Balance es conveniente cerrar las cuentas al final de un ejercicio para no tener que seguir anotando los movimientos en forma indefinida.
Para llevar a cabo este cierre se harn cargos a todas las cuentas de saldo acreedor y abonos a las cuentas de saldo deudor.
Con este asiento de diario las cuentas de mayor quedarn saldadas y ser necesario realizar el corte, el cual se har mediante el resguardo a los espacios libres en cada una de las cuentas de mayor, esto como medida de seguridad que evitar registrar anotaciones que no correspondan a este periodo.
Al iniciar el siguiente periodo contable ser necesario abrir nuevamente las cuentas del Balance mediante un asiento de diario en forma inversa al que se efectu para cerrarlo, con esto las cuentas quedan nuevamente preparadas para registrar las operaciones a este nuevo periodo contable.