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Sistema de Enseanza Abierta de la Universidad Veracruzana

Facultad de Contadura y Administracin



Curso de Contabilidad Bsica

Materia elaborado por la CP Mara Isabel Luna Reyes
Con la colaboracin especial de
Mara Elena Espritu Saldaa


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1.9 ASIENTOS DE AJUSTE

1.9.1 MOTIVOS QUE DAN LUGAR A LOS ASIENTOS DE AJUSTE

Al finalizar un ejercicio contable, los saldos que arrojan las cuentas de mayor no
representan la situacin real, ya que existen diversas partidas que modifican a stas.

Es necesario, por lo tanto, realizar un anlisis de cada una de las cuentas de
mayor, y en aquellas cuyos saldo no coincide con la realidad, ser donde se lleve a cabo
lo que se conoce como Asientos de Ajuste, de tal forma que dicho saldo refleje una
cantidad lo ms apegado a lo que se quiere presentar en la contabilidad del ente
econmico.

Por lo tanto, los asientos de ajuste se consideran como aquellos asientos
necesarios para que los saldos de las cuentas de mayor representen la realidad, estos
asientos se realizan antes de elaborar los Estados Financieros.

Las cuentas que se tiene que afectar, as como el nmero de ajustes a realizar
van a variar de una empresa a otra, pero, en trminos generales, se pueden mencionar
algunos elementos susceptibles de ajuste:


1. Efectivo
2. Inventario
3. Cuentas por cobrar incobrables
4. Activo diferido
5. Pasivo diferido
6. Depreciacin de activo fijo
7. Amortizacin de activo fijo
8. Agotamiento de activo fijo
9. Activos acumulados (intereses)
10. Pasivos acumulados (intereses)

Al registrar los asientos de ajuste se pueden presentar dos situaciones:

a) Que se conozca exactamente la cantidad por la cual se debe ajustar la cuenta de
mayor.
b) Que sea una estimacin la cantidad por la cual se deba ajustar la cuenta de
mayor.

En el primer caso, el asiento de ajuste se har directamente a la cuenta de mayor
en cuestin.

En el segundo caso, se asentar el ajuste en cuenta complementaria a la cuenta de
mayor.

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Las cuentas complementarias se presentan en el Balance debajo de la cuenta de
mayor que est modificando, de tal forma que el saldo de la cuenta de mayor se le resta
el importe de la cuenta complementaria, dando por resultado un saldo apegado a la
realidad.


1.9.2 ASIENTOS DE AJUSTE EN LAS DIFERENTES CUENTAS

El anlisis de las cuentas de mayor se hace sobre la Balanza de Comprobacin, ya que
de ah es donde se toman los datos para elaborar los Estados Financieros.

EFECTIVO

En relacin al efectivo en caja, ser necesario determinar que la cantidad que aparece
registrada en el Libro Mayor coincida con la cantidad fsica que la empresa tenga en su
o sus cajas.

Para poder determinar lo correspondiente entre lo fsico y el registro se debe de
llevar a cabo el Arqueo de Caja.

Se va a considerar Arqueo de Caja al recuento fsico del dinero existente en la o
las cajas de la empresa.

El resultado de dicho arqueo puede arrojar lo siguiente:

a) Que el efectivo coincida con lo registrado en el Libro Mayor
b) Que el efectivo sea menor a lo registrado en el Libro Mayor
c) Que el efectivo sea mayor a lo registrado en el Libro Mayor

En el primer caso no ser necesario realizar ajuste, ya que coinciden las dos
partes; sin embargo, en los dos puntos posteriores ser necesario analizar las
diferencias que existen, ya sea de menos o de ms y, en el caso que se
determinen las causas de la diferencia, se proceder a realizar el ajuste
pertinente, por ejemplo:

Si al cajero se le olvida reportar el cobro a un cliente que recibe por
correo y el cliente tiene deuda en la empresa con cuenta abierta por la cantidad
de $3,500, cantidad que coincide con el sobrante, el asiento de ajuste ser:

Caja $3,500
Cuentas por cobrar $3,500
Cliente X

En el caso de faltante, una de las cuentas puede ser la venta de mercanca al
contado y que por descuido del cajero lo reporta dos veces, por la cantidad de $500.

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El asiento de ajuste quedara as:

Ventas $500
Caja $500

En los casos que no pueda ser detectada la causa de la diferencia, se puede optar
por dos alternativas:

1. Si la cantidad es mnima en relacin al monto total del efectivo de caja,
se lleva a una cuenta de resultado llamada:

Faltantes y Sobrantes

2. Si la cantidad es elevada en relacin al monto total del efectivo, y sta
sea de menos, se har responsable al cajero, y tendr que cubrir dicho
faltante, por lo que se lleva a la cuenta de Deudores Diversos.

Si la cantidad es un sobrante se llevar a la cuenta de Faltantes y
Sobrantes, aunque su monto sea representativo en relacin al monto total
del efectivo de la caja.

BANCOS

Por lo regular es necesario realizar algunos ajustes a las Cuentas Auxiliares de Bancos,
ya que el banco por lo regular realiza cargos y abonos a la cuenta de la empresa y son
necesarios que ste los considere para determinar el saldo real de la cuenta de Bancos,
as por ejemplo:

El banco carga a la cuenta de Bancos de la empresa $300 por comisin por el
cobro de un documento.

El asiento de ajuste ser:

Gastos financieros 300
Comisin
Bancos 300

El banco abona a la cuenta de Bancos de la empresa $100 por intereses ganados.

Bancos 100
Productos financieros 100
Intereses ganados

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ALMACN

Al finalizar un periodo contable es necesario, como medida de control, levantar
un inventario fsico de la mercanca y compararlo con las cuentas auxiliares de almacn.

Se pueden presentar las siguientes causas que originan que no coincida el
recuento fsico con los saldos de las cuentas auxiliares de almacn:

1. Mercanca daada
2. Merma en mercancas normales por su naturaleza, como pueden ser
granos o lquidos voltiles
3. Faltantes injustificados

En los dos primeros casos el ajuste ser:

Gastos de ventas $300
Mercanca daada $100
Merma de mercancas $200
Almacn $300

Mientras que en el ltimo caso el ajuste se lleva a Deudores Diversos, ya que el
almacenista se har responsable de este tipo de faltante.

Deudores Diversos $200
Juan Lpez
Almacn $200

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar estn basadas en la confianza que la empresa da a sus clientes y
deudores lo que origina que algunas cuentas se lleguen a convertir en incobrables y, por
lo tanto, un gasto, el cual al final de cada ejercicio ser necesario registrar. Por ejemplo:

Al final del ejercicio se determina una estimacin de las cuentas que se
considera pueden ser incobrables en $20,000. El asiento de ajuste ser:

Gastos por estimacin de cuentas $20,000
por cobrar incobrables
Estimacin de cuentas $20,000
por cobrar incobrables

La primera ser clasificada como gastos de Venta, es decir, Cuenta de
Resultados Deudora, mientras que, la segunda es una Cuenta Complementaria de
Activo.
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Si la cuenta de Estimacin tiene un saldo mayor a la cantidad que se estima,
como cuentas incobrables ser necesario llevar la diferencia a la cuenta de Recuperacin
de Cuentas por Cobrar Incobrables, que es una Cuenta de Resultado Acreedora, es decir,
de ingresos.

ACTIVO DIFERIDO

stos representan pagos por adelantado para obtener un servicio o beneficio, por lo que
al final de cada periodo contable es necesario determinar qu parte de estos pagos se ha
recibido el servicio y por lo tanto se debe de considerar como gasto.

As, por ejemplo:

Se paga una prima de seguro por $12,000 en el mes de julio al 31 de diciembre,
que termina el ejercicio, es necesario determinar que se convierte en gasto.

$12,000/12 = $1,000 Gasto mensual
1,000 x 6 = $6,000 Gasto de 6 meses (julio a diciembre)

El asiento ser:

Gastos por seguro $6,000
Seguro pagado por anticipado $6,000

PASIVO DIFERIDO

Los pasivos diferidos representan el cobro por actividades que originan la obligacin de
prestar un servicio siendo necesario para determinar qu parte se va convirtiendo en un
ingreso, por ello al final de un periodo contable se requiere realizar asiento de ajuste.

Ejemplo: Se cobra por adelantado en septiembre, (1 ao) la renta de un local por
$24,000 correspondiendo mensualmente $2,000; el 1 de diciembre se determina el
ejercicio y se registra el asiento de ajuste por el ingreso ya realizado.

De septiembre a diciembre son 4 meses.

4 x 2,000 = $8,000

Renta cobrada por anticipado $8,000
Otros productos financieros $8,000
Ingresos por renta

A la distribucin de los cargos y crdito diferido a lo largo del tiempo que va a
representar un gasto o un ingreso es lo que se conoce como Amortizacin.


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DEPRECIACIN, AMORTIZACIN Y AGOTAMIENTO

Cuando se adquiere un activo fijo se est invirtiendo en un fondo de capital, el cual se
ir consumiendo mediante su uso, servicio o explotacin, lo que origina que se
convierta en un gasto, por lo que es necesario registrar mediante asientos de ajuste.

La depreciacin se considera la distribucin del costo de un Activo Fijo durante
el tiempo que dicho activo va a prestar un servicio a la empresa.

Existen varios mtodos para el clculo de la depreciacin, para efectos de este
curso solamente se estudia el mtodo de Lnea Recta.

Los factores que interviene en la depreciacin son:

Costo
Valor de rescate o desecho
Vida probable o til

Costo. Representa el precio de factura ms todos los desembolsos necesarios
para que el activo est en la empresa y en condiciones de funcionar.

Valor de rescate. Se considera a la cantidad que se estima se podr vender el
activo al final de su vida til.

Vida probable. Es el tiempo que se estima va a prestar servicio el Activo.

La depreciacin anual por el Mtodo de Lnea Recta se obtiene de la siguiente
frmula:



As por ejemplo:

Se adquiere un activo con un costo de $300,000, se considera un valor de rescate
de $50,000 y una vida probable de 10 aos.

Se obtiene la depreciacin anual:

$300,000-$50,000 $250,000
D =
10
=
10
= $25,000

El asiento anual por el ajuste de la depreciacin ser:

Gastos por depreciacin de Activo Fijo 25,000
Depreciacin acumulada de Activo Fijo 25,000

C VR
D =
VP
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La primera se considera como gasto, ya sea de administracin o de venta,
dependiendo del activo de que se trata. La segunda cuenta es complementaria de Activo.

La amortizacin es la recuperacin de la inversin a valores mediante el
consumo por el beneficio que representa a la empresa.

Los activos fijos intangibles son los que estn sujetos a la amortizacin como
pueden ser la patente, derecho de autor, etc. Se calcula por el Mtodo de Lnea Recta.

El agotamiento es la baja de valor como consecuencia de la explotacin del bien
y en algunos casos por el transcurso del tiempo.

Para su clculo es necesario conocer el costo total del bien natural y el total de la
produccin, en forma estimada, para obtener el gasto de agotamiento.

ACTIVOS ACUMULADOS

Existen ciertos activos que se producen sin que se lleve a cabo una operacin contable,
sino que se origina por el transcurso del tiempo, lo que se hace que se acumulen y se
tenga que modificar el saldo de la cuenta de mayor, tal es el caso de los intereses que se
generan de las cuentas o documentos por cobrar.

Esto es debido a que los intereses se cobran a una fecha futura, casi siempre al
vencimiento del documento y es necesario reconocer los intereses generados en cada
periodo contable.

Por ejemplo:

Se tiene un documento por cobrar a 9 meses, fecha de emisin el 1 de octubre,
valor nominal $1,000, genera intereses mensuales de $25. Al 31 de diciembre se tendr
que realizar el siguiente asiento de ajuste ($25 x 3 = $75)

Intereses por cobrar $75
Productos financieros $75
Intereses ganados

Intereses por cobrar es una cuenta de activo, la cual se presenta debajo de la
cuenta de Documentos por Cobrar.

Mientras que la cuenta de Intereses ganados se clasifica como cuenta de
Resultado Acreedora en el contexto de Productos Financieros.

PASIVOS ACUMULADOS

En forma similar el activo surge en el pasivo la acumulacin de ciertas cuentas que sin
causa aparente van modificando los saldos de algunas cuentas por el transcurso del
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tiempo, como puede ser: intereses por pagar originados por prestaciones obtenidas,
salarios devengados, impuestos, servicios (como energa, agua), etc.

As, por ejemplo:

La empresa tiene nmina semanal del Departamento de servicio, y el cierre del
ejercicio ocurre el 30 de junio, el cual es el da martes, por lo tanto, est calculado dos
das de sueldo por $3,000 cada uno.

El asiento de ajuste ser:

Gastos de Servicio $6,000
Nmina
Sueldos acumulados por pagar $6,000

Despus de haber efectuado los asientos de ajuste ser ya posible determinar los
saldos de las cuentas, las cuales presentarn una informacin apegada a la realidad, por
lo que ya se puede a partir de estos saldos, elaborar Balanza de Saldos Ajustados.

Por lo que la Balanza de Comprobacin ajustada es aquella que muestra los
saldos de las cuentas que han sido depuradas de acuerdo al anlisis previo que se realiz
de cada uno de los renglones que integran la Balanza de Comprobacin Inicial.


1.9.3 CIERRE DE LIBROS

Una vez elaborada la Balanza de Saldos Ajustados lo procedente ser agrupar las
cuentas en cuentas de resultado con los cuales se integrar el estado de Prdidas y
Ganancias y en cuentas de Activo y Pasivo para formar el Balance.

De aqu se desprende que es necesario resumir las cuentas de resultado en una
cuenta llamada de Prdidas y Ganancias, la cual va a facilitar el determinar el resultado
del ejercicio, ya que permite confrontar los ingresos contra los gastos.

Este resumen de cuentas de resultados se hace mediante los asientos de Prdidas
y Ganancias.

Cuentas de Resultado acreedor $2,000
__________
__________
__________
Prdidas y Ganancias $1,500
Ctas. De Resultado Deudora $1,500
__________
__________
__________
Prdidas y Ganancias $2,000

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Con este asiento las cuentas de resultado quedan cerradas, ya que sus saldos son
traspasados a la cuenta de Prdidas y Ganancias.

En cuanto a las cuentas que integran el Balance es conveniente cerrar las cuentas
al final de un ejercicio para no tener que seguir anotando los movimientos en forma
indefinida.

Para llevar a cabo este cierre se harn cargos a todas las cuentas de saldo
acreedor y abonos a las cuentas de saldo deudor.

Con este asiento de diario las cuentas de mayor quedarn saldadas y ser
necesario realizar el corte, el cual se har mediante el resguardo a los espacios libres en
cada una de las cuentas de mayor, esto como medida de seguridad que evitar registrar
anotaciones que no correspondan a este periodo.

Por ejemplo:

BANCOS

.................... V/con doc. 30,000 .................... ..................... 10,000
.................... Folio #____ 3,000 .................... ..................... 5,000
.................... 100,000 .................... ..................... 3,000
1,000
300
2,000
500
300
400
1,000
200
Dic. 31 Saldo 99,300
123,000 123,000


1 Enero Saldo 99,300



Al iniciar el siguiente periodo contable ser necesario abrir nuevamente las
cuentas del Balance mediante un asiento de diario en forma inversa al que se efectu
para cerrarlo, con esto las cuentas quedan nuevamente preparadas para registrar las
operaciones a este nuevo periodo contable.

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