Bodesa S.A. de C.V.

ha implementado un nuevo esquema de generacin de ASN y entrega de factura electrnica el cual est soportado por MasterEdi, en este documento se especifican los procedimientos y requerimientos a seguir para cumplir con el nuevo esquema.

Manual procedimientos
Bodesa

MasterEdi S.A. de C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BODESA

El nuevo esquema de generacin ASN y entrega de factura electrnica de Bodesa se llevar a cabo a travs de Masteredi, por lo cual el proveedor deber tomar en cuenta los siguientes puntos: Contratar servicio de comunicacin con Masteredi. Tener la facilidad de poder entregar mercanca con remisin. XML de factura con estructura de addenda Amece 7.1 tomando en cuenta que los siguientes campos son requeridos por Bodesa debido a los procedimientos que se llevan a cabo. o o Nmero de proveedor GLN en este campo deber colocar el RFC de Bodesa en los datos del cliente y el lugar de entrega, el suyo dentro de los campos del vendedor, en el XML deber reflejarse de la siguiente forma:

Nota: Buyer es comprador en este caso Bodesa, y seller es vendedor aqu colocara su RFC o Nmero y fecha de orden de compra, para poder identificar como visualizar esta informacin verificar el manual de descarga de informacin.

Nmero y fecha de entrada o contra recibo, esta informacin se descargar de la misma forma que las rdenes de compra.

Lugar de entrega, este dato se refleja en la orden de compra.

Cdigos de sus productos EAN, estos son cdigos que el proveedor maneja para sus productos.

Subtotales, totales, descuentos e impuestos. Si necesita ms informacin acerca de la informacin de los datos requeridos para la addenda verificar gua de Amece 7.1 y ejemplo de addenda Bodesa en XML proporcionados por el consultor de soporte en Masteredi.

DIAGRAMA FACTURA

Inicio si

XML validado de forma correcta

Tiene addenda Amece 7.1

no

Iniciar pruebas

si Subir archivo a Masteredi

Respuesta del portal satisfactoria

no

Verificar error y corregir factura

si Fin

El primer paso a seguir para el nuevo esquema de ASN y facturacin para Bodesa es generar el ASN o pre entrada de la siguiente manera. 1. Ingresar a la pgina de Masteredi (http://www.masteredi.com.mx) con usuario y password

2. Elegir opcin Aviso anticipado de embarque.

3.

Activar el botn de opcin captura ASN Bodesa y dar clic en mostrar opcin.

4. Elegir nmero de orden de compra de la lista desplegable.

5. Colocar datos de: a. Remisin: esta es generada por el proveedor solamente para hacer referencia a la mercanca que ser enviada al cliente. i. NOTA: A CADA REMISIN O FACTURA SE LE DEBE DE ASIGNAR UN NMERO DE ASN, ES DECIR, SI SE MANDAN 2 FACTURAS SE REQUIEREN DE 2 ASN. ii. SI AUN NO CUMPLES CON LA ADDENDA SOLICITADA POR BODESA MANDA TU MERCANCA CON FACTURA Y NO CON REMISIN. b. Cantidad total de la remisin en pesos. c. Tipo de entrega: mensajera o cita, la forma ms comn de entrega es mensajera, si elige la opcin cita recuerde que tendr que comunicarse al centro de distribucin de Bodesa para solicitar la cita despus de haber generado su ASN.

d. Tipo de transporte: camin, camioneta etc. Esta parte no es obligatoria y no influye en un posible error de la generacin del ASN. e. Fecha de entrega: colocar la fecha del da posterior al que se est creando el ASN. Se debe tomar en cuenta que no podrn generar ASN si ya se venci la orden de compra. f. Transportista: en caso de ser entrega por mensajera aqu podrn colocar el nombre de la empresa, este campo tampoco es obligatorio. g. Placas: este campo no es obligatorio.

6. Una vez colocados estos datos procedemos a llenar las partidas del ASN solamente debemos colocar la cantidad a entregar de cada partida tomando como referencia los datos de cantidad pedida (esta es la cantidad originalmente solicitada por Bodesa) y cantidad en saldo (esta es la cantidad de mercanca que an no se entrega en caso de entregas parciales), en caso de entregas parciales no hay problema si no se llena alguna partida o si se deja en cero.

HOJAS

7. Por ltimo se da clic en el botn procesar y la solicitud de ASN ser completada. a. NOTA: ES IMPORTANTE LLENAR LA INFORMACIN DE TODAS LAS HOJAS ANTES DE DAR PROCESAR 8. Si al dar clic en el botn procesar marcara algn error por lo regular se debe a las fechas de la OC, puede ser que la orden de compra ya haya sido cancelada o que la fecha de entrega ya est en pasado, otro motivo de rechazo puede ser el hecho que la orden de compra ya no tenga saldos disponibles, esto se puede verificar en la columna Cant. en saldo, de igual forma puede mostrar repudio si se repite un nmero de factura o remisin por lo que este dato no se puede repetir en ninguna orden de compra. 9. Posteriormente procederemos a dar clic en la opcin consulta ASN.

10.Posteriormente colocaremos el nmero de pedido buscar.

y damos clic en

11.Esto nos devolver una pantalla como la que se muestra a continuacin la cual nos mostrar el nmero de ASN que nos confirma que la entrega de la informacin se realiz de forma satisfactoria, lo nico que debemos realizar es dar clic en el smbolo de + para que nos muestre dicho dato, esto indica que Bodesa solo queda en espera de la entrega de mercanca. Nota la respuesta tardar alrededor de 1 hora y 30 minutos.

12.Una vez entregada la mercanca usted recibir un nmero de entrada o contra recibo el cual contiene la informacin de la mercanca que fue entregada a Bodesa. 13.Esta se deber descargar de la pgina de Masteredi con el siguiente mtodo. a. Ingresar con usuario y password a http://www.masteredi.com.mx b. Elegir la opcin bajar archivos nuevos.

c. Dar clic en el botn de la columna exe, en esta parte es bien importante verificar cual es el archivo que buscamos ya que hay ORD_COMPRA y AVI_REC_MERC, el primero es la orden de compra y el segundo ya es la entrada.

d. Ejecutar el archivo que solicita descarga.

e. Verificar que la C:\EDI1\DATOS

ruta

en

la

que

se

va

descarga

sea

f. Ejecutar el programa Edi1, que se encuentra instalado en equipo el cual se ubica en inicio, todos los programas. Masteredi, edi1. g. Elegir el cliente y podr visualizar la informacin.

En caso de no contar con el programa antes mencionado favor de comunicarse al rea de soporte en Masteredi.

14.Una vez que tenemos toda esta informacin podemos proceder a realizar la factura y subirla al portal de masteredi para el envi a Bodesa esto se realiza de la siguiente forma: a. Ingresar a la pgina de masteredi con usuario y contrasea. b. Elegir opcin subir archivos factura electrnica.

c. Dar clic en el botn examinar ubicar su archivo XML.

d. Y dar clic en subir. 15.Aqu nos puede mostrar algn mensaje de error que puede ser por a. No tener un XML con la addenda requerida b. Faltan datos fiscales dentro del XML. c. El archivo XML no est bien estructurado.

16.Una vez que se subi de forma correcta la informacin podemos verificar el status de la factura en el monitor de facturas cadenas comerciales de la siguiente forma. a. Ingresar con usuario y contrasea al portal de masteredi. b. En la parte inferior de la pantalla se encuentra la opcin Monitor factoras cadenas comerciales der clic.

c. Posteriormente dar clic en buscar.

DIAGRAMA DE FLUJO ASN

Inicio

Pgina MasterEdi

Ingresa Usuario y Contrasea

NO
Aviso Anticipado de Embarque

La OC es vlida en fechas, SI datos mnimos requeridos y en cantidades a entregar.

Selecciona Orden de Compra

NO

Ingresa datos del Aviso de Embarque en BD MasterEdi

SI
Obtiene el archivo XML de la Orden de Compra Enva mensaje de error Genera Archivo Plano con informacin, para ingresar en SAP

Muestra datos de la OC

Fin

Proveedor captura datos necesarios y las cantidades a enviar de la Orden de Compra

PREGUNTAS FRECUENTES

1. A quin debo de consultar para poder iniciar con el procedimiento? El encargado de orientar a los clientes en la implementacin del nuevo proceso es Agustin Rendon consultor de soporte en Masteredi TEL (55) 26-15-55-55 Ext128 E-mail arendon@masteredi.com.mx 2. Quin proporciona los detalles de la addenda requerida por Bodesa? Para que el proveedor pueda recibir informacin acerca de la addenda deber comunicarse a Masteredi en el rea de soporte al tel. (55) 26-15-55-55

3. Qu proceso debo iniciar para contratar el servicio con Masteredi y as recibir las rdenes de compra para generar el ASN? El proveedor deber comunicarse al rea comercial en Masteredi para realizar el contrato correspondiente as mismo se le proporcionar una carta de aceptacin para la recepcin de las rdenes de compra la cual deber llenar, firmar y regresarla a su consultor de ventas B2B para que haga el requerimiento al personal de Bodesa. 4. Cul es el tiempo de espera para que el servicio web de masteredi devuelva el nmero de ASN una vez enviado? El tiempo mximo de espera para que el proveedor visualice el nmero de ASN es de 2 horas, si transcurre este tiempo y no puede visualizar el nmero de ASN el proveedor se deber comunicar con Agustin Rendon en Masteredi al tel. (55) 26-1555-55 Ext128 5. Solo con generar el ASN en la pgina de Masteredi basta para poder entregar mi mercanca? Recordemos que la fecha de entrega que se colca en la herramienta web es tentativa por lo que deber comunicarse a Bodesa en el centro de distribucin para que le confirmen la cita, para ello, deber proporcionar el nmero de ASN que le devolvi Masteredi

6. Una vez entregada mi mercanca cuanto tiempo despus podr facturarla? Una vez que se entrega la mercanca, solamente hay que esperar a que Bodesa la contabilice y registre la entrada de mercanca en el sistema para que el proveedor la reciba en su buzn dentro de la pgina de Masteredi; este proceso tarda aproximadamente dos das.