PROGRAMA DE AUDITORA ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

OBJETIVOS:

Verificar el proceso de licitacin y los criterios para otorgar la buena pro. Analizar el contenido del contrato, registro y aprobacin del mismo Verificar el cumplimiento de las clusulas del contrato, como garantas y desembolsos
Hecho Por: Ref. P/T Fecha de Trmino Horas Totales

PROCEDIMIENTOS

Solicitar el manual de organizacin y funciones a la entidad auditada, para poder establecer los cargos y sus responsabilidades inherentes. Identificar a la entidad o entidades responsables de planificar los procesos de adquisicin o contratacin y entrevistarlos. Solicitar el Plan Anual de Contrataciones a la entidad responsable, para revisin. Verificar que el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones este autorizado por la persona encargada de su aprobacin o en su defecto la mxima autoridad administrativa de la entidad (Entrevista). Verificar que el importe total anual de contrataciones que figura en el plan sea concordante con el presupuesto anual. Revisar que el Plan Anual de

Contrataciones contenga la informacin mnima requerida segn reglamento. 7 Verificar que los bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ejercicio presupuestal sean necesarios y acordes con la entidad que los solicita. Verificar que todas las convocatorias a proceso de seleccin (licitacin), estn incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Solicitar el Registro Pblico de los procesos de seleccin, contratos suscritos e informacin bsica, para estudio y revisin. Solicitar los expedientes de contratciones de y verificar la documentacion que lo comprende Comparar la informacin de la entidad auditada sobre procesos de seleccin y contratos, con la presentada al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Cruce de informacin). Confirmar la designacin de un Comit Especial por cada proceso e identificar a los integrantes (Entrevistas). Evaluar la organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad del proceso hasta antes de la suscripcin del contrato, de los comits especiales encargados. Solicitar los expedientes de contratacin a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones, para revisar si contienen informacin sobre las

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caractersticas tcnicas, el valor referencial y la disponibilidad presupuestal debidamente aprobadas y sustentadas. 15 Solicitar el libro de actas para revisar si en ellos consta los acuerdos adoptados por el Comit Especial y los contratos realizados. Confirmar si antes de la convocatoria se realizaron estudios o indagaciones aleatorias de las posibilidades que ofrece el mercado de ese bien o servicio, para definir los valores referenciales de adquisicin o contratacin. Solicitar las bases para concurso pblico, para anlisis de su contenido en funcin a ley y reglamentos. Solicitar resoluciones o memorandums de aprobacin de bases debidamente sustentado (Confirmacin). Revisar los expedientes de los procesos de seleccin, para verificar el tipo de proceso, su aprobacin, la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento. Solicitar el mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas utilizado por el Comit Especial para anlisis. Revisar y verificar los puntajes obtenidos de las evaluaciones tcnicas y econmicas de las propuestas presentadas.

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Suma y comparacin de los puntajes totales obtenidos por postor y proceso de seleccin.

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Verificar el cumplimiento de las etapas, de los distintos procesos de seleccin. Solicitar los informes de Declaracin desierta de ser el caso, para evaluar las causas que motivaron dicha declaratoria, debidamente sustentado. En el caso de la cancelacin del proceso solicitar la resolucin o acuerdo debidamente sustentado y fecha de publicacin. Confirmar que en los procesos de seleccin por menor cuanta y adjudicacin directa figuren como mnimo 3 postores. Investigar si la presentacin de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro en los procesos de seleccin se realizaron en acto pblico en las fechas sealadas en la convocatoria y con presencia de Notario Pblico o Juez de Paz. Confirmar si los resultados correspondientes en los casos de Licitacin o Concurso se publicaron, y en los dems si se hicieron de conocimiento a los interesados. Verificar que los postores ganadores de las licitaciones, estn inscritos en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) y no estn sancionados e impedidos para contratar

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con el Estado. 30 En el caso de postores ganadores en oferta de consorcio, verificar que las partes del consorcio estn inscritas en el Registro Nacional de Proveedores y encontrarse hbiles para contratar con el Estado. Confirmar en el caso de postores que realizan subcontracin, estn autorizados por la entidad y los subcontratistas estn inscritos en el RNP y hbiles para contratar con el Estado. Revisar los expedientes de los postores y verificar el cumplimiento de los requisitos legales y formales. Analizar y estudiar los contratos en lo referente a formato de presentacin segn indicacin de las bases. Confirmar si los contratos con los postores ganadores fueron suscritos en los plazos establecidos segn reglamento. Comparar los contratos celebrados con los postores, con los que consta en archivos de la entidad auditada (Cruce de informacin). Analizar y estudiar los contratos en lo referente a las caractersticas tcnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas, en concordancia con lo solicitado. Confirmar y verificar la existencia de las

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garantas otorgadas por el postor, segn contrato. 38 Verificar que el importe propuesto del bien, servicio o contrato del postor ganador, este en funcin a los lmites establecidos en le reglamento para el valor referencial. Ingadar sobre la forma y seleccin de encargados para supervisar la ejecucin de los contratos. Verificar si los adelantos otorgados al postor, cumplen el cronograma de pagos que figura en el contrato, solicitar documentos sustenta torios. Solicitar las resoluciones o acuerdos de culminacin de proceso con el postor, aprobada para todos los efectos legales.

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