1

IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE SISTEMAS GERENCIAIS UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE DISTRIBUIO DE INSUMOS AGRCOLAS
William Luis Alberton (UTFPR) - willhoppus@brturbo.com.br Edivan Cherubini (UTFPR / OPET) - edicherubini@hotmail.com Jorge Carlos Correa Guerra (UTFPR) - jccguerra@yahoo.com Isaura Alberton de Lima (UTFPR) - alberton@utfpr.edu.br Giselly C. Mondardo (UFPR) - gmondardo@gmail.com

RESUMO Nos ltimos anos, especialmente a partir da dcada de 90, os sistemas de informao gerencial tem participado cada vez mais do dia a dia das empresas, pessoas e processos. A evoluo da tecnologia aliada a necessidade de agilidade e produtividade da sociedade foram de suma importncia para a fixao dos sistemas no mercado e sua adoo como diferencial competitivo. O presente trabalho tem por objetivo detalhar o desenvolvimento de uma implementao de um sistema gerencial em uma empresa distribuidora de insumos agrcolas. O sistema gerencial teve como objetivo informatizar as atividades da empresa que at ento no possuem uma forma virtual de armazenagem, consulta de dados e informaes. Essa armazenagem virtual permite o acesso remoto e consequentemente gera uma agilidade na parte logstica de distribuio e reposio de insumos. Este sistema gerencial tambm, permite uma melhor interao entre as unidades distribudas pelo estado do Paran, aonde a empresa atua.

Palavras chave: Sistemas de Informao Gerencial; Gesto; Estoques.

1. INTRODUO

Com as constantes evolues ocorridas na rea da informtica e da tecnologia da informao, tornou-se possvel a virtualizao das informaes proporcionando maneiras mais prticas, rpidas e eficientes de manipulao e acesso a dados e informaes. Atividades at ento desenvolvidas manualmente

puderam passar a ser realizadas em computadores e armazenadas primeiramente em fitas magnticas, aumentando a segurana dos dados. No entanto, embora a tecnologia da informao esteja cada dia mais presente na realidade das pessoas, ainda pode haver uma resistncia por parte de empresrios e usurios e por outro lado por sistemas que so compatveis com suas necessidades. A falta de mecanismos eletrnicos dificulta a disputa com os concorrentes. Os processos manuais de gerenciamento e execuo de tarefas no representam um diferencial competitivo, o que tem sido cada vez mais necessrio atualmente. A busca por mtodos mais eficazes de gerenciamento dos ciclos de estoques, aquisio e distribuio justificam a necessidade de implantao de sistemas que agilizem os mecanismos existentes e que gerem resultados que se caracterizem como diferenciais competitivos. O presente artigo tem como objetivo principal propor uma metodologia de gerenciamento de um empreendimento fornecedor de insumos agrcolas a partir de um sistema de informaes gerenciais aplicado a empresa de mdio e pequeno porte.

2. CONTEXTO PARA A GESTO EMPRESARIAL E TECNOLOGIA DA INFORMAO

Com o advento da Revoluo Industrial, viu-se a necessidade da busca por padres de produo, que integrassem novas formas de desenvolver servios e bens de consumo. A tecnologia tornou-se indispensvel para empresas que buscam uma vantagem, pois o mercado tem cobrado por diferenciais na deciso de aquisio, sendo que o emprego correto dessas tecnologias na gesto estratgica de uma empresa acaba se tornando um diferencial perante suas concorrentes. A gesto estratgica pode ser implementada em empresas tanto de pequeno porte quanto de porte maior. Como Campos (2009) desenvolve, no h restries de campo de atuao. Necessita de um planejamento bem elaborado e rigoroso, pois quaisquer idias equivocadas podem resultar em um resultado desagradvel. Mesmo antes da popularizao dos computadores pessoais, os sistemas de informao existentes nas corporaes se baseavam na idia de armazenar e

recuperar informaes. A dificuldade e a demora para catalogar estes dados levaram a busca de melhores e mais novos processos de gesto. Segundo Vieira (2007), para que as empresas possam recolher, catalogar e utilizar as informaes pertinentes ao seu ramo de atividade da melhor forma possvel necessrio que se faa uso de toda e quaisquer tecnologia disponvel no mercado. Estas tecnologias proporcionam maior interao com outras empresas, aumentando sua rede de relacionamentos e aprimorando os j existentes, sejam eles clientes, fornecedores, investidores ou funcionrios e cidados. Esta rede, contudo, sempre visa o ganho de valor agregado e a obteno de vantagens competitivas. As empresas tm seus desempenhos influenciados no somente pelo contexto da globalizao nos seus mais diferentes aspectos, mas principalmente pelo advento das telecomunicaes e a utilizao da tecnologia da informao.

2.1

SISTEMAS DE INFORMAO E TECNOLOGIA DA INFORMAO

As definies de Sistemas de Informao e Tecnologia da Informao so diferentes, embora uma completamente a outra. Para Laudon e Laudon (2001), a definio de sistemas de informao pode ser referida a um conjunto de componentes em que esto relacionados de forma que coleta, armazena, processa, distribuindo dados e informaes resultando a competncia de dar suporte as atividades de uma empresa. A Tecnologia da Informao, de acordo com Rezende (2003), seria a juno de recursos tecnolgicos e computacionais para que se torne possvel estimular a produo de informaes e conhecimento, fundamentados em hardware, software, telecomunicaes e gesto de informaes.

2.2

HYPERTEXT PREPROCESSOR - PHP Segundo Alberton (2008) apud DallOglio (2007) o PHP uma das

linguagens mais utilizadas no mundo. Para o autor, a popularidade do PHP se deve facilidade em criar aplicaes dinmicas com suporte maioria dos bancos de dados existentes. O PHP tem um conjunto de funes utilizadas por meio de uma

estrutura flexvel de programao, que permitem desde a criao de simples portais at complexas aplicaes de negcio. Para Alberton (2008) apud Melo & Nascimento (2007), o PHP um processador de hipertexto livre, de cdigo aberto que tem como principal objetivo a gerao de contedo dinmico para pginas de Internet. O fato de ser executado no lado do servidor impede que o cdigo fonte seja exibido ao usurio. Para Melo & Nascimento (2007), da mesma forma que aconteceu com o sistema operacional Linux, diversos entusiastas de software livre tomaram conhecimento do novo pacote PHP/FI e ento passaram a contribuir com o aprimoramento do mesmo. Com a colaborao da comunidade de desenvolvimento, novas verses do PHP vieram tona. Segundo Melo & Nascimento (2007) j na verso 2 do PHP mais de 50 mil domnios reportavam a instalao e o uso da linguagem. Pouco tempo depois, com o lanamento da verso 3.0, que foi a primeira verso da linguagem que se assemelha ao PHP que conhecemos hoje, o ento pacote PHP/FI criado por Rasmus Lerdof teve seu desenvolvimento descontinuado. Melo & Nascimento (2007) afirmam que, na verso 4.0 da linguagem a construo de aplicaes robustas s se tornaram viveis devido s novas caractersticas da verso 3.0, lanada em 1997. A incluso de um novo engine em 1999, chamada de Zend engine, acompanhado de uma sria de mudanas foi oficialmente lanada em Maio de 2000 a verso 4.0 do PHP. Por ser um software livre, o cdigo fonte do PHP est disponvel e pode ser alterado a qualquer momento. A linguagem licenciada segundo o modelo GPL (General Public License). O suporte nativo a um grande nmero de bases de dados um dos fatores positivos da linguagem PHP. Comumente, quando se trata de aplicaes Web, as bases de dados MySQL e PostgreSQL so as mais conhecidas. Pode-se destacar como principais vantagens da linguagem: Amplo suporte a manipulao de arquivos; Gerao e manipulao de imagens; Criptografia de informaes; Suporte nativo a vrios protocolos.

2.3

ADOBE FLEX

O Adobe Flex um ambiente de desenvolvimento de aplicaes ricas de internet que publica aplicaes que so executadas no Adobe Flash Player, hoje em dia um dos softwares com maior penetrao nos computadores ligados internet (ADOBE, 2008b). Java Magazine, (2009) aborda que o mesmo, um framework open source constitudo das classes ActionScript, para a construo de interfaces ricas que podem ser executadas na Web atravs do Flash Player, e no desktop por modos do runtime AIR. Tal programa d naturalmente interfaces qualificadas, que no s concedem vantagem para o desenvolvedor, como tambm para o usurio final. Dando continuidade as idias de Java Magazine (2009), Adobe Flex permite ao desenvolvedor a trabalhar com a criao na forma Orientada Objetos suas interfaces com a linguagem dinmica e tipada ActionScript, alm de existir vrias IDE que auxiliam no desenvolvimento. Java Magazine (2009) relata que o Flex acessa os dados atravs de HTTP, web services, ou ento atravs de um formato binrio e compacto executado sobre o HTTP chamado AMF, trocando objetos entre o Java e o Flex utilizando o componente RemoteObject. Este formato permite a inovao as aplicaes web acrescentando funcionalidades complexas de serem encontradas em outras solues, porque entre a aplicao cliente e o servidor permitido apenas objetos tipados, e no textos como uma interface embasada em HTML (HTML, JavaScript e css). Segundo Ghiorzi (2008), com a criao da linguagem orientada a objetos ActionScript 3.0, as aplicaes Flash deixam de ser apenas elementos componentes de um sistema HTML, por exemplo, e passam a ser poderosas solues para a criao da aplicao como um todo.

3. ESTUDO DE CASO

O presente estudo de caso foi desenvolvido em uma empresa do ramo agrcola, voltada para a distribuio de insumos e sementes.

A empresa est localizada no estado do Paran, e conta com diversas unidades. Sendo uma empresa de mdio porte, atende basicamente agricultores atravs da comercializao de insumos e sementes para o plantio.

3.1

SISTEMA GERENCIAL

O processo de desenvolvimento do sistema de informaes se deu a partir da percepo da necessidade do gerenciamento do estoque de produtos e dos pedidos da empresa. O estoque contava com um forma de gerenciamento que possibilitava a venda de produtos mesmo sem a existncia dos mesmos em estoque. A empresa era muitas vezes obrigada a comprar produtos de fornecedores para repassar aos clientes pelos preos j pr-estabelecidos, levando muitas vezes prejuzo nas negociaes devido as variaes dos preos. O levantamento de requisitos necessrios ao novo sistema foi feito pelo mecanismo de reunies presenciais, onde era constatada a deficincia que o antigo sistema apresentava e quais mais aspectos o novo sistema deveria abranger. As vrias filiais da empresa espalhadas pelo estado do Paran requisitavam um sistema online que pudesse ser acessado por todas as praas e que, estivesse sempre atualizado afim de manter a quantidade em estoque consistente. Aliada a necessidade de controlar pedidos e estoque de produtos, chegou-se a concluso por desenvolver um sistema dinmico, na qual pudesse ser gerenciado o empreendimento por completo, pela rea administrativa da empresa, sem o requisito de conhecimento tcnico para utilizao da ferramenta no dia-a-dia. A diversidade de tipos de produtos comercializados pela empresa tornou necessrio o dinamismo relacionado a categorias de produtos, portanto o sistema foi projetado para que possa gerenciar qualquer produto que venha a se tornar nicho de mercado da empresa pesquisada. Inmeros so os fornecedores que atendem a empresa, muitas vezes sendo um produto fornecido por duas ou mais bandeiras diferentes, situao semelhante aos demais mdulos abordados acima. Seguindo o encaminhamento preconizado pela gerencia empresarial, foi proposto um modelo de banco de dados, valendo-se de inmeras relaes de muitos para muitos, afim de atender os requisitos e proporcionar o resultado final esperado.

3.1.1 Mdulo de Gesto de Usurios

Como em todo sistema que manipula dados e informaes preciosas ou crticas, foi definido um ambiente de gesto de usurios. Este ambiente tem como objetivo o gerenciamento de acessos, permisses e usurios do sistema. Foi convencionado que o sistema atenderia a demanda de faturistas e administradores, sendo figuras diferentes dentro do contexto da aplicao. Administradores provendo dados e informaes a faturistas, e estes por sua vez, gerando o fluxo de informaes atravs dos mdulos do sistema. Sendo que os Administradores possuem acesso total e irrestrito ao sistema. A emisso de relatrios referentes a produtos em estoque e venda de produtos tornou-se um recurso muito til, e que auxilia o departamento financeiro, bem como o departamento de marketing da empresa. O mdulo de gerenciamento de usurios conta ainda com opes de troca de senha e bloqueio de usurios. Cada usurio est relacionado diretamente a unidade a qual pertence, podendo ser localizado rapidamente atravs dos dados de seu cadastro e de sua rea de atuao.

3.1.2 Mdulo de Gesto de Unidades

A gesto das unidades se fez necessria devido a rpida expanso territorial que a empresa vem sofrendo. Atualmente, a empresa XYZ conta com um nmero de nove unidades espalhadas pelo estado do Paran. O sistema conta com informaes referentes a unidade, como localizao, telefones para contato, diretores responsveis e funcionrios. A criao de um mdulo especfico para a gerencia das unidades dispensa a necessidade de uma mo de obra especializada fazendo a manuteno do sistema, mesmo que de maneira espordica. Os prprios administradores inserem, alteram ou excluem os registros, de forma a adaptar o sistema a realidade do mercado. Este mdulo tem como nico e principal objetivo identificar a origem dos usurios e das solicitaes que os mesmos fazem, permitindo a gerao de estatsticas referentes ao negcio e tambm anlise aprofundada do mercado na rea de atuao da unidade.

3.1.3 Mdulo de Gesto de Embalagens

A diversidade de produtos e marcas disponibilizados pela empresa gerou a necessidade deste mdulo, o qual responde pela gerencia dos tipos de embalagens comercializados pela empresa. Um produto qualquer pode ser comercializado em diversas formas, dentre as mais comuns: pacotes de unidades, kg e toneladas. Este mdulo gerencial proporciona liberdade para a administrao manipular seu sistema de produo e adaptar o sistema de maneira fcil e prtica. Novas embalagens podem ser adicionadas ao mesmo tempo que antigas podem ser alteradas ou removidas. As informaes contidas no cadastro de tipos de embalagem so utilizadas no sistema de pedidos, aonde de acordo com o estoque existente, o faturista solicitada o nmero desejado do produto na forma da embalagem solicitada. Relaes como esta permitem a utilizao do sistema de forma

completamente dinmica e auto sustentvel.

3.1.4 Mdulo de Gesto de Tipos de Produto

Este mdulo responsvel pelo gerenciamento dos tipos de produto comercializados pela empresa. Pode-se entender tipos de produto como uma diviso dos produtos em categorias. Estas categorias geralmente definem grupos especficos de produtos.

3.1.5 Mdulo de Gesto de Fornecedores

A diversidade de fontes de recursos de produtos requer uma maneira especializada de controle de transaes. O fato de a empresa comercializar produtos de diferentes fornecedores tornou necessria a gesto destas informaes, tendo em vista a preferncia de consumidores por marcas A ou B. O mdulo de gesto de fornecedores prove um registro completo das informaes do fornecedor. Caractersticas da empresa fornecedora como

responsveis, telefones para contato e endereo so facilmente acessveis. Informaes como esta tornam-se teis no dia-a-dia, facilitando a comunicao. A grande gama de fornecedores para determinados produtos fomenta o mercado, proporcionando poder de barganha no momento da negociao possibilitando a oferta de melhores produtos e condies para o cliente.

3.1.6 Mdulo de Gesto de Produtos

O mais importante ncleo de informao do sistema, o modulo de gesto de produtos possui informaes detalhadas dos produtos comercializados na empresa, definindo especificaes e detalhes sobre fornecedores e embalagens. Este mdulo est diretamente relacionado aos mdulos de embalagens e fornecedores. O processo de cadastro de produtos no sistema passa por fases distintas, aonde aps a incluso dos dados relevantes ao produto, so informados os fornecedores e tipos de embalagem ao qual o produto ser disponibilizado. As informaes referentes a tipos de embalagem e fornecedores so muito importantes para a figura do faturista. No momento da solicitao de pedidos ou busca de dados para gerao de oramentos, estas informaes auxiliam a gerao do pedido e impedem que seja efetuada uma solicitao com produtos inexistentes ou fora do padro de comercializao estipulado pela empresa. Em relao a cadastro de novos produtos, o sistema prev a incluso de dados referentes a estoque, ou seja, no momento do cadastro do produto deve ser informado a quantidade inicial em estoque. As transaes relacionadas a gerenciamento de estoque sero abordadas a seguir, tendo seu mdulo especfico para este fim. O estoque implica diretamente na possibilidade da solicitao do produto em um pedido, na qual apenas produtos em estoque so passiveis de comercializao. Porm, alguns produtos podem ser comercializados sob encomenda. Esta exceo levou a criao de um atributo especfico, cuja funo permitir ou no a comercializao de produtos com estoque inexistente. Ficou definido que no caso de falta de estoque e existncia da exceo de venda, o produto estaria disponvel para comercializao, e seu estoque constaria como negativo no caso de solicitaes. Sendo assim, a empresa assume o risco

10

vendendo o produto por determinado valor, ficando obrigada a adquirir o mesmo para o repasse ao cliente final.

3.1.7 Mdulo de Gesto de Estoque

O gerenciamento do estoque realizado pelo usurio administrador, e tem por finalidade manter consistente a quantidade de produtos reais existentes e as informaes relativas aos mesmos, inseridas na base do sistema. A listagem de produtos est disponvel para consulta no mdulo de gerenciamento de estoques, na qual os mesmos devem ser selecionados e a transao pertinente realizada. Com a seleo do produto o qual se deseja fazer a manuteno, informada a quantidade de unidades que se deseja adicionar ao estoque. Tambm possvel a definio da quantidade em estoque, no caso de haver inconsistncia entre a realidade e o valor informado no sistema, o administrador pode optar pela definio do valor. Com a definio do valor, o sistema passa a adotar como valor em estoque o valor informado pelo administrador. A gerencia do estoque realizada em termos definidos como unidades. Neste modulo so desprezadas caractersticas como embalagens. As embalagens fazem referencia a nmero de unidades, sendo assim uma embalagem de 5kg contem cinco unidades e uma carga de 1 tonelada contem mil unidades.

3.1.8 Mdulo de Emisso de Pedidos

O mdulo de emisso de pedidos o mais completo e interessante de todo o sistema. Uma interface completa e acessvel apresentada ao faturista quando o mesmo seleciona a opo de emisso de pedidos localizada no menu. Esta interface composta pelos dados referentes ao cliente, dados referentes aos produtos e dados do pedido, comportando informaes como local e previso de entrega e data de vencimento. O processo de emisso de pedidos se inicia com o preenchimento dos dados do cliente e do pedido. A escolha da opo de entrega direta foi solicitada pela gerencia administrativa por questes logsticas, sendo informao essencial prestada pela faturista.

11

A interface conta com uma listagem detalhada de produtos, bem como um pequeno formulrio que permite a localizao de determinados produtos atravs de fragmentos de texto, marca ou mesmo fornecedor. A escolha do produto habilita o formulrio de cadastro do produto no pedido, aonde novamente apresentado o produto e suas caractersticas. Juntamente a estes dados, opes como fornecedor e embalagem so listadas, dentre as quais o faturista informa os dados escolhidos e a quantidade pretendida. As opes referentes a fornecedores e embalagens so listadas de acordo com o cadastro do produto previamente estabelecido, aonde sero apresentadas apenas embalagens e fornecedores condizentes com o informado no cadastro. A confirmao da adio do produto ao pedido se d apenas aps a verificao da disponibilidade do mesmo em estoque, salvo a exceo prestabelecida no cadastro do produto, na qual o administrador pode optar por permitir a comercializao como forma de encomenda, conforme explanao j abordada anteriormente. Uma vez o produto relacionado ao pedido, este passa a se encontrar em uma listagem muito intuitiva. Os dados dos produtos so apresentados lado a lado, sendo que os produtos se posicionam um abaixo de outro. Nesta listagem o faturista visualiza todas as informaes por ele escolhidas, como descrio do produto, fornecedor, tipo de embalagem e quantidade em unidades. Outro ponto a ser destacado que enquanto o pedido no estiver finalizado, o faturista dispe de todos os recursos para a alterao de dados cadastrais ou mesmo a modificao da lista de produtos relacionados ao pedido. Por meio dos botes existentes prximos a listagem, o faturista pode excluir o produto, inserir novos, alterar a quantidade ou mesmo cancelar por completo a emisso. Todas estas ferramentas proporcionam uma margem de segurana a execuo do processo, uma vez que o pedido finalizado no pode ser alterado. A execuo da operao de finalizao do pedido implica na reavaliao do estoque, e passada esta etapa o pedido direcionado a gerencia, ficando disponvel para baixa de faturamento na rea de pedidos emitidos.

3.1.9 Mdulo de Gesto de Pedidos Pendentes

12

Este mdulo comporta a listagem de pedidos recebidos, provenientes das solicitaes efetuadas pelos faturistas. Esta lista conta com detalhes os pedidos realizados, sendo permitida a visualizao e edio de dados por parte da gerencia administrativa. Alem das opes citadas, o mdulo conta com a opo de faturamento. O faturamento neste caso apenas um atributo de definio de estado do pedido, que o classifica como pendente ou faturado. Uma vez faturado, o pedido removido da lista de pedidos pendentes e alocado para outra rea especfica, no sendo mais possvel sua alterao ou cancelamento. O mdulo conta ainda com uma pesquisa avanada de pedidos, na qual pode ser requisitado informaes por data, tipo de produto e mesmo por faturista e unidade a qual o mesmo pertence.

3.1.10 Mdulo de Gesto de Pedidos Faturados

Da mesma forma que o mdulo de pedidos pendentes, o mdulo de pedidos faturados fornece todas as informaes anteriormente detalhadas, diferindo na questo do faturamento e da listagem. Os registros apresentados na listagem so pedidos j faturados, os quais no podem mais ser alterados ou excludos. A existncia desta rea apenas estatstica, sendo que os dados listados so utilizados em outras reas do sistema, na gerao de estatsticas e relatrios.

3.1.11 Mdulo de Gerao de Relatrios

Este mdulo responsvel pela gerao de relatrios administrao da empresa. possvel gerar relatrios detalhados de venda de produtos, bem como de quantidade de produtos em estoque. Estes relatrios auxiliam na administrao e permitem a visualizao da situao da empresa perante o mercado. Atravs da entrada de dados, como data ou produto, o sistema gera um grfico detalhado apontando quais foram os produtos mais vendidos no perodo solicitado.

13

4. CONCLUSO

Uma gesto adequada de estoque permite o planejamento de melhores negociaes com fornecedores, pois assim, possvel visualizar e programar as necessidades da empresa com antecedncia. A partir da implantao do sistema possvel fazer o controle dos pedidos, gerenciamento de estoque e o melhor planejamento dos recursos utilizados para o capital de giro. A informatizao possibilita a consulta e a disponibilizao de informaes de maneira rpida, e, portanto, poder apoiar as decises estratgicas da empresa. O acompanhamento dos valores movimentados possibilita a identificao de possveis perdas com estoques desnecessrios, e melhor utilizao dos recursos financeiros. No que se refere questo administrativa, a empresa pode atuar de forma mais eficiente, diferentemente de quando se trata da utilizao por parte dos usurios, pois esta uma varivel que a empresa no possui controle. Vencer barreiras culturais para a utilizao de sistemas gerenciais, ainda que customizados, um dos grandes desafios para as empresas que atuam em setores tradicionais.

5. REFERNCIAS ADOBE. Adobe Flash Player: PC Penetration. 2008b. disponvel em <http://www.adobe.com/products/player_census/flashplayer/PC.html/> . Acesso em: 5 mar. 2010.

ALBERTON, William Luis, Interao entre as linguagens PHP e Java utilizando o framework PHP/JAVA Bridge, 2008.

14

CAMPOS, W. O que gesto estratgica? Disponvel http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/o-que-e-a-gestaoestrategica/28653/ Acesso em: 5jun2010

em

DALLOGLIO, PHP: Programando com Orientao a Objetos. So Paulo: Novatec, 2007

GHIORZI, Pedro G. (2008), Extenso do mtodo OOHDM para publicao de aplicaes hipermdia em Flex.

JAVA MAGAZINE - ED 68, 2009.

LAUDON, Kenneth C. e LAUDON, Jane P (2001). Management Information Systems (7 edio). Upple Saddle River: Prentice Hall.

MELO, Alexandre Altair, NASCIMENTO, Mauricio G.F, PHP Profissional. Novatec, So Paulo, 2007.

REZENDE, Denis Alcides. Planejamento de Sistemas de Informao e Informtica. So Paulo: Atlas, 2003.

REA TEMTICA: GESTO