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Auditoria Administrativa

DEFINICIN. Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Finalidad. Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Los variadsimos fines de la auditora muestran, por s solos, la utilidad de esta tcnica. CLASIFICACIN DE LA AUDITORA. Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un auditor sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin

independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORA INTERNA Y EXTERNA: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica. OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico

Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad 2.7. Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: a. Tamao de la empresa b. Sector de actividad c. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: - Telecomunicaciones - Transportes - Energa - Servicios - Construccin - Petroqumica - Turismo - Cinematografa

- Banca - Seguros - Maquiladora - Electrnica - Automotriz - Editorial - Arte grfico - Manufactura - Autocartera - Textil - Agrcola - Pesquera - Qumica - Forestal - Farmacutica - Alimentos y Bebidas - Informtica - Siderurgia - Publicidad 2.8. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: a. b. c. d. e. Exportacin Acuerdo de Licencia Contratos de Administracin Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: Tipo de organizacin Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones

FACTORES Y METODOLOGAS 1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

Auditoria (anglicismo que puede ser sustituido por el control, de auditoria, experiencia, etc.) Proviene del verbo latino audire, escuchar. Los romanos utilizaron este trmino para controlar el nombre del emperador, sobre la gestin de las provincias. Fue introducido por los anglo-sajones en el siglo XIII a la gestin. La empresa de auditoria primero fue fundado en el siglo XIV en Londres. En 1953, HR Bowen publica "Responsabilidades Sociales del Ejecutivo." Fue durante la escritura de este libro que discutir la doctrina de la responsabilidad social que deben ser considerados como un medio para orientar las actividades empresariales hacia el logro de los objetivos que la sociedad ha establecido. Se define la responsabilidad social del contratista al principio del libro: "La responsabilidad social corporativa se refiere a las obligaciones del empresario a que establezcan polticas, de tomar decisiones o seguir estos cursos de accin son convenientes, basado en objetivos y valores de nuestra sociedad ". Bowen cree que si los lderes para que presenten sus auditorias financieras por auditores independientes, sino que tambin pudieron ponerse de acuerdo para que presenten sus resultados sociales a expertos externos e independientes en el negocio. Los auditores sociales llevara a cabo una poltica empresarial independiente y desinteresado en materia de salarios, la investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas, las relaciones con el medio ambiente, la estabilidad de la mano de de trabajo, etc. A continuacin, sostienen su informe a la direccin con su evaluacin y recomendaciones. Ese documento sera reservado para uso interno y no sera pblico. Las auditorias sociales podran, por ejemplo se realiza cada cinco aos y no anualmente como la contabilidad y la auditoria. La auditoria social no es obligatoria. Segn Bowen, las tareas de auditoria social debe ser realizada por un equipo de personas: frente al punto de vista social y familiar con el negocio y sus prcticas y tambin tienen experiencia en los mbitos jurdico, econmico, sociolgico, psicolgico , la filosofa, teologa, etc. Adems, Bowen hace hincapi en que la auditoria social varias ventajas incluyendo la provisin de una metodologa reconocida aspecto social orientada al trabajo de los asuntos a la atencin de la gestin. Por otra parte, este anlisis se llevar a cabo por personas ajenas desinteresada y los objetivos originales de la empresa, que tambin dara un impulso al reconocimiento de las normas sociales. Por ltimo, la restitucin de la audiencia tendra lugar slo de manera interna a la empresa, que podr autorizar una exencin total en relacin con el liderazgo en relacin. caracteristicas Una auditoria de calidad debe estar diseada para abordar los siguientes objetivos:

determinar el cumplimiento del sistema de gestin de requisitos de calidad especificados

determinar la idoneidad del sistema de gestin de calidad implantado para alcanzar los objetivos sealados

dar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema y su eficacia.

Debemos asegurarnos de que la auditoria no se convierta en:


una medida de la desviacin una fuente permanente de progreso una oportunidad para considerar la inter-servicios desde una perspectiva diferente y objetiva la formacin contina centrndose en la calidad y su sistema de gestin participacin prctica de todos los departamentos de la empresa en la vida del sistema de gestin de calidad control de super vigilancia discreta una oportunidad de saldar sus cuentas asesoramiento tcnico o un diagnstico de la clave para las empresas una oportunidad de volver a hacer los controles. supervisin constante

fases La realizacin de una auditoria se divide en tres fases principales, con una sucesin de pasos lgicos, permitir que el auditor para formar una opinin profesional sobre el presupuesto sujeto a revisin. Estas tres fases son: la planificacin, la realizacin de pruebas de los controles y realizar las pruebas enfoque sustantivo. A continuacin se describen. Desde el punto de vista temporal, por lo general, la auditoria consiste en dos intervenciones. La primera intervencin, comnmente llamado "preliminar", se lleva a cabo antes de que el balance de situacin (por ejemplo, una empresa que cierra el balance de situacin a 31 de diciembre, el "preliminar" se suelen realizar entre septiembre y diciembre) de la segunda operacin, generalmente llamado "final", se suele hacer entre el final y la presentacin del presupuesto (por ejemplo, una empresa que cierra el balance de situacin a 31 de diciembre y tiene la obligacin de un plazo de 90 das del cierre, la final se suele hacer entre enero y marzo).

Planificacin
La fase de planificacin se realiza normalmente durante los preliminares. En primer lugar, debemos hacer una evaluacin del riesgo de abogado. Durante esta actividad, el auditor evala el riesgo de la certificacin final del proyecto de presupuesto sobre la base de la calidad y cantidad. El resultado de esta actividad es la decisin de aceptar la auditoria por un cliente nuevo (o llegar a un acuerdo para renovar el certificado de auditoria de un cliente ya en el ao anterior) o menos. Entonces, se obtiene un conocimiento detallado del cliente. Durante esta actividad, el auditor identifica los riesgos potenciales asociados con la actividad del cliente (por ejemplo, el hecho de que operamos en un mercado en altos niveles de las leyes de competencia o reglamentos o sujeta a muy complejo) actividades de planificacin y revisin posterior varan, por supuesto, dependiendo del cliente.

As, se obtiene un conocimiento detallado de los exmenes de contabilidad del sistema. Durante esta actividad, el auditor deber entrar en el fondo de todas las actividades de la sociedad y con objeto de preparar el presupuesto. Por lo general, nos centramos en las voces de los derechos econmicos (costes y los ingresos) para comprender el funcionamiento de los procesos empresariales que conducen a la formacin de las cifras financieras. Por ejemplo, en el ciclo de pasivo (compras), el auditor se asienta el hecho de que (brevemente) la empresa emisora de pedidos, recepcin de mercancas, recibe las facturas, realiza un seguimiento de los costes (este es el momento para la formacin de partida presupuestaria "gastos por adquisiciones), coinciden con las facturas de los pedidos y albaranes de entrega de las mercancas (esto es el control primario operado por la compaa en este ciclo) y pagar las cuentas (este es el momento en que el formulario de inscripcin Presupuesto por pagar). As que para todos los ciclos consideran pertinentes y el auditor (y no se limita a los temas de los derechos econmicos: pensar, por ejemplo, las inversiones o para desplazarse a la financiacin del ciclo). El resultado de esta actividad es identificar los riesgos a las partidas presupuestarias analizadas (por ejemplo, el hecho de que la compaa puede pagar facturas de los bienes recibidos) y de los controles operados por la empresa para mitigar esos riesgos (por ejemplo, el hecho de que la empresa coincide con las facturas de los pedidos y notas de entrada de mercancas antes de pagar las facturas) para una o ms reivindicaciones del presupuesto (por ejemplo, la existencia e integridad de los costes de las compras y la integridad y los derechos obligaciones y deudas comerciales). Por ltimo, debemos llevar a cabo un presupuesto. Durante esta actividad, el auditor incluye econmica, financiera y de capital de la sociedad o empresa individual a travs del estudio de los estados financieros y los datos o ndices derivarse de ello. El resultado de esta actividad es identificar los riesgos asociados con las polticas econmicas, financieras y de capital de la sociedad (por ejemplo, un aumento en la extensin media de das concedidos a los clientes pueden indicar un deterioro de crditos comerciales presentados en el presupuesto). Despus de completar las actividades ya mencionadas, una vez identificados todos los riesgos materiales, el auditor es capaz de calcular la importancia relativa (para decidir, a travs de la debida consideracin de factores cuantitativos y cualitativos cul es el umbral en el que puede ser un error considera importante y ms all que necesariamente deben ser corregidos o que seale a la atencin de los accionistas a travs de un prrafo especial en el informe de certificacin) y formalizar la planificacin, a continuacin, decidir qu procedimientos de auditoria se aplican al presupuesto de la empresa para mitigar los riesgos identificados, para llevar a cabo los controles necesarios de reas donde no se identificaron riesgos y, en consecuencia, para poder formarse una opinin profesional sobre el presupuesto sujeto a revisin.

La realizacin de pruebas de los controles


Las pruebas de controles practicados por el auditor estn vinculados a su comprensin del sistema de contabilidad de la empresa. O bien, se llevan a cabo en ciclos por el auditor considere pertinentes y significativos para la formacin de los saldos de presupuesto (por ejemplo, el ciclo pasivo). Los controles a prueba son las que mitigar los riesgos detectados durante la fase de planificacin y los riesgos implcitos inherentes a las diferentes partidas del balance (por ejemplo, la adecuacin de los pedidos, documentos de entrega y las facturas antes del pago).

En el ejemplo, el auditor deber seleccionar una muestra considerada representativa de la poblacin (las compras realizadas en el ao) y para los elementos seleccionados, compruebe que la compaa ha combinado eficazmente burbuja y la factura para antes del pago. Esto ocurri, podemos decir que las pruebas de los controles de las compras, lo que se refiere el riesgo de pagar facturas de los bienes no recibidos, deben ser eliminados. La realizacin de las pruebas de los controles sin excepcin permite al auditor para realizar menos trabajo en los mbitos del presupuesto cabezas (en este ejemplo, el costo de las compras) en concepto de siniestros y riesgos mitigados por los controles de ensayo (en este ejemplo, el pago de facturas para los bienes no recibidos que los impactos a las afirmaciones de la existencia e integridad de los costes para las compras y los derechos completos y obligaciones y deudas comerciales).

La realizacin de pruebas sustantivas especficas


Pruebas sustanciales dirigidos, aunque en menor medida tras la realizacin de pruebas de los controles, sin excepcin, siempre se realizan por el auditor. Estas pruebas, junto con precisin a las pruebas de los controles, permitiendo que el auditor para formar una opinin profesional sobre el presupuesto bajo el control de apoyo para investigar las denuncias formuladas respecto de sus partes individuales. Algunas pruebas estn dirigidas sustancial los procedimientos obligatorios. a auditoria incluye el examen de los documentos contables, libros y registros contables, y la realizacin de inspecciones y obtener informacin de fuentes internas y externas, todas ellas relacionadas con el control de los activos de la entidad auditada. Las auditorias tienen por objeto verificar la exactitud de los registros contables y estados financieros con respecto a los acontecimientos que cambian la equidad y la representacin de ese patrimonio. Adems de ser un tcnico contable, la auditoria tambin se puede entender como una rama de la contabilidad. El objeto de la auditoria se resumen en todos los aspectos de control de los activos, que son los registros contables, los documentos que muestran los registros y los actos administrativos. Los hechos no est en el sistema documental tambin objeto de la auditoria, porque los hechos puede ser reportado por los individuos que realizan actividades relacionadas con el patrimonio auditada. Para el correcto cumplimiento, existen las Normas Internacionales de Auditoria, emitidas a nivel internacional con objeto de estandarizar criterios. Auditoria fiscal o tributaria se dedica al anlisis del cumplimiento tributario correcta por parte de los contribuyentes. Jund segundo hijo (2000, p. 32): "Una inspeccin fiscal examen objetivo y la evaluacin de la planificacin fiscal y la eficiencia y eficacia de los controles y procedimientos adoptados para la transaccin, pago y recaudacin de impuestos y gravmenes de naturaleza tributaria- Impuestos centrndose en las operaciones, valores y documentos de la empresa. "

Slo puede ser realizado por un funcionario pblico en el tributante entidad. El rgano de gestin corresponde constituyen un crdito fiscal para el lanzamiento, por lo que entiende el procedimiento administrativo tiene por objeto verificar la ocurrencia del evento por la correspondiente obligacin de determinar la base imponible, el clculo del importe de la deuda tributaria, identificar al contribuyente y, en su caso, proponer la aplicacin de la sancin apropiada. " vigilancia pblica del servidor es la autoridad administrativa encargada de verificar el correcto funcionamiento del sistema fiscal. Debe ser un servidor pblico y en virtud de esta conducta su trabajo dentro de los principios relativos al derecho pblico.