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MS Access

Access
Das Datenbankprogramm von Microsoft

Access / Engelsberger

Themenbersicht
Was ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

MS Access

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Themenbersicht
Was ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

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Was ist eine Datenbank?

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Eine DB ist ein System zur Verwaltung groer Datenmengen, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen, wie bspw.
Personaldaten der Mitarbeiter / Schler n Telefonbuch
n

Die Daten werden in Tabellenform hinterlegt bzw. gespeichert. DB bieten zahlreiche Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und Prsentation der Daten.
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Drei Grundfunktionen

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Die in einer relationalen DB gespeicherten Daten lassen sich (fast) beliebig auswerten. Selektion
Ist die Auswahl von Tabellenzeilen

Projektion
Ist die Auswahl von Tabellenspalten

Relation
Ist die Verknpfung der Informationen aus zwei Tabellen.
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Beispiele fr eine DB

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Adressenliste der Freunde und Bekannte Personaldaten der Mitarbeiter eines Betriebes Personaldaten der SchlerInnen einer Schule Lieferanten- & Kundenlisten Artikelstammdaten
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Relationale Datenbank

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In einer relationalen DB arbeitet man mit mehreren Tabellen, welche mit sog. Schlsselfelder verknpft sind.

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Definition des Primrschlssels

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Primrschlssel sind zur Definition von Beziehungen zwischen Tabellen erforderlich! In einem Datenfeld mit Primrschlssel ist zu jedem Datensatz ein Eintrag erforderlich! Wird eine Tabelle geffnet, so ist diese immer nach den Kriterien des PS geordnet! Ein Primrschlssel kann nur einmalig je Tabelle vergeben werden! Wurde beim Anlegen einer neuen Tabelle kein Primrschlssel vergeben, fragt Access automatisch beim Speichern bzw. Schlieen der Tabellenstruktur, ob ein Primrschlssel von Access erzeugt werden soll. Wird der Schlssel nicht manuell definiert, so definiert Access das Schlsselfeld als AutoWert-Datenfeldtyp.
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Beispiel

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Wren die Daten in der Tabelle Eingnge organisiert, so msste man die Adresse eines Lieferanten, der mehrere Artikel liefert, mehrfach eingeben und auch etwaige nderungen mssten mehrfach vorgenommen werden.
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Vorteile einer DB

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Reduzierung des Mehraufwandes beim Eingeben und Pflegen der Daten (keine Dateninkonsistenz) keine Doppelfhrung der Datenstze (keine Redundanzen!) Schreibfehlern kann vorgebeugt werden Geringhaltung der Datenmenge bzw. des Speicherplatzes schnelles Suchen und Finden sowie eine gute Auswertung und Analyse der gespeicherten Daten
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Architektur einer Access-DB


BenutzerSicht Logische Sicht

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stellt die Sicht des Anwenders dar, der nur mit einem Teil der Daten arbeitet verknpft die Daten, um sie der Benutzer Ebene gebrauchsadquat zur Verfgung zu stellen

Interne oder beschftigt sich mit der physikalischen Anordnung der Daten auf den physik. Sicht Datentrgern

Lagerbestand (Formular 1) Lagerbestand (Abfrage 1)

Umstze (Formular 2) Umsatz / Kunde (Abfrage 2)

Top 10-Kunden (Bericht) Top 10-Kunden (Abfrage 3)

Artikeltabelle (Access DB)

Rechnungen (Excel-Mappe)

Kundentabelle (Access DB)

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Logischer & physischer DBEntwurf

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Beschreibt die Daten und die Tabellenstruktur: Logischer DB-Entwurf Welche Daten sollen gespeichert werden? Wie sollen die Daten strukturiert werden? Physischer Legt die Art der Speicherung fest: DB-Entwurf Welche Zugriffspfade werden eingerichtet? Wie viele Speichereinheiten stehen zur Verfgung? Welche Informationen treten idR als Suchkriterium auf?

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Planungsprozess einer DB

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Zu Beginn einer DB-Anwendung steht das Planen und Anlegen einer DB in ihrer Grundstruktur.
(Die Daten werden sozusagen modelliert!)

Anschlieend folgt die Erstellung aller Datentabellen. Danach knnen Daten eingegeben werden, wie bspw. in Form von Formularen. Mittels Abfragen knnen die Daten nach speziellen Kriterien ausgewertet werden. Die Resultate der Abfragen lassen sich anschaulich am Monitor oder als Ausdruck in Form eines Berichtes anzeigen.

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Datenmodellierung

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In relationalen Datenbanken werden die Daten bzw. Informationen so gespeichert, dass einzelne Informationen nicht mehrfach vorkommen bzw. keine leeren Felder mitgefhrt werden. Diese Vorgehensweise wird in der Fachsprache als Normalisierung bzw. Normalisieren bezeichnet. Die wichtigsten Vorschriften hierzu:
n n n n

die in einem Feld gespeicherten Informationen drfen nicht weiter zerlegbar sein, (Name: Vorname, Familienname) in einer Tabelle muss am Schnittpunkt von Zeile und Spalte immer ein Wert stehen, (keine leeren Felder!) in einer Tabelle sollten alle Felder vom Primrschlssel abhngig sein, bei Verknpfen von Informationen aus zwei Tabellen spielt die mengenmige Beziehung zwischen den Tabellen eine entscheidende Rolle!
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Beziehungen zwischen Tabellen

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Nachdem die DB in verschiedene Tabellen aufgeteilt wurde, mssen zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen = Relations) hergestellt werden. Beziehungen sind bspw. notwendig, um
n n n

Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auszuwerten Berichte aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen auszufertigen Datenstze verschiedener Tabellen in einem Formular zu bearbeiten

Damit ein DB-Programm erkennt, dass zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen) bestehen, muss zunchst fr jede Tabelle ein Primrschlssel definiert worden sein!

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Die 3 Beziehungsarten
Eins-zu-Eins-Beziehung (1:1)
Tanzschler 1
besitzt

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Mitgliedsausweis

Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n; n:1)


Tanzschler n
gehrt

1
Altersstufe

Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n)
Tanzschler m
beteiligt

Tanzkurs

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Eins-zu-Eins-Beziehung
Tanzschler 1
besitzt

MS Access 1
Mitgliedsausweis

Ein Tanzschler besitzt einen Mitgliedsausweis und ein Mitgliedsausweis ist genau einem Schler zugeordnet. Das bedeutet, dass genau ein Datensatz aus der ersten Tabelle, genau einem Datensatz aus der zweiten Tabelle zugeordnet ist. IdR sind die Datenstze somit auch in einer Tabelle zusammengefasst, auer aufgrund zu umfangreicher Datenstze, empfiehlt es sich die Tabelle zu teilen.

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Eins-zu-Viele-Beziehung
Tanzschler n
gehrt

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Altersstufe

Ein Tanzschler ist genau einer Altersstufe zugeordnet und einer Altersstufe wiederum gehren mehrere Tanzschler an. Diese Art von Beziehung ist die am hufigsten definierte Beziehung. Fr jeden Datensatz der ersten Tabelle knnen mehrere zugeordnete Datenstze aus der zweiten Tabelle existieren. Andererseits ist ein Datensatz der zweiten Tabelle genau einem Datensatz der ersten Tabelle zugewiesen.
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Viele-zu-Viele-Beziehung
Tanzschler m
beteiligt

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Tanzkurs

Ein Tanzschler ist an mehreren Tanzkursen beteiligt. Ein Tanzkurs setzt sich wiederum aus mehreren Tanzschlern zusammen. Das bedeutet, dass jedem Datensatz in einer Tabelle mehrere Datenstze aus einer anderen Tabelle zugeordnet sein knnen und genauso umgekehrt. Diese Beziehung kann nur durch eine zustzliche Tabelle hergestellt werden, in der der Primrschlssel aus dem Schlssel beider Tabellen zusammengesetzt ist.
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Einfaches ER-Modell - Bsp

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1
Abteilung

besteht aus

n
Mitarbeiter

arbeiten in

m
Projekte

Abteilungs-Nr

Bezeichnung

Projekt-Nr

Beschreibung

Personal-Nr

Nachname

Vorname

Abteilungs-Nr

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Standardbeziehungen

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Eine relationale Beziehung besteht automatisch, wenn die Tabellen nach den Grundstzen der relationalen DB erstellt werden. Probleme bei Standardbeziehungen sind lose Verbindungen zwischen den Tabellen. Bspw. der gelschte Kurs A1 aus der Tabelle Tanzkurs, scheint weiterhin in der Tabelle Kursbelegung auf!

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Referentielle Integritt
R.I. bedeutet, dass zwischen den betreffenden Tabellen eine feste Beziehung eingerichtet wird.

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Damit wird gewhrleistet, dass bei jeder Vernderung von Inhalten der Schlsselfelder quergeprft wird, ob die Beziehung der Tabellen durch diese Vernderungen verletzt wird!

Bspw. wird der Kurs A1 der Tabelle Tanzkurs gelscht, so wird dies auch in Tabelle Kursbelegung aktualisiert.

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Beziehungen erzeugen

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Zur Definition von Standardbeziehungen und Beziehungen mit referentieller Integritt stellt Access ein besonderes Beziehungsfenster zur Verfgung.

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Unterdatenblatt bei RI

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Programmfenster
Titelleiste Menleiste

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Symbolleiste

Startdialog

Arbeitsflche

Statusleiste

.mdb = Microsoft Datenbank


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Wiederholungsfragen!

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Was versteht man unter einem Datenbankprogramm? Was bedeutet eine relationale Datenbank? Welche Prozesse durchlauft eine Datenbankplanung? Was versteht man unter Datenmodellierung bzw. welche Vorschriften sind dir hierzu bekannt? Beschreibe die Elemente des Arbeitsbildschirms von Access!
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Objekte der Access-DB

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Eine Sammlung zusammengehrender Informationen Zeile = Datensatz, Spalte = Datenfeld Es knnen Datenstze einer oder mehrerer Tabellen ermittelt und aufgelistet werden, die bestimmte Bedingungen erfllen. Dienen v.a. zur benutzerfreundlicheren Datenerfassung vgl. mit einem Formular des tglichen Gebrauchs. Um Daten aus Tabellen u/o Abfragen zusammenzufassen und mit einem individuellen Berichtaufbau auszudrucken.

Es knnen immer wieder kehrende Arbeitsschritte mit Hilfe eines kleinen Programms automatisiert werden. Zur Funktionserweiterung der DB mittels Visual Basic fr Applikationen.
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Arbeiten mit Tabellen

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Symbolansichtsoptionen

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Arbeiten mit Tabellen

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In einer Tabelle werden alle Daten zu einem bestimmten Thema erfasst. Bspw. sind in der Tabelle Mitarbeiter smtliche Informationen zum Mitarbeiter erfasst, wie Eintrittsdatum,

Name, MitarbeiterNr, Sozialversicherung, Geburtsdatum, Telefonnummer

Tabellen knnen auf drei mgliche Arten erstellt werden:


n n n

mittels Assistenten via Datenblattansicht via Entwurfsansicht

Zur Datenerfassung besteht die Mglichkeiten diese


n n

via Datenblattansicht oder ber ein Formular vorzunehmen.


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Tabellen-Assistent

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Mit Hilfe des Tabellen-Assistenten knnen Tabellen rasch und unkompliziert erstellt werden. Die Datenfelder werden einfach durch Auswahl einer Vorschlagstabelle mit den vordefinierten Datenfelder und Schaltflche in die gewnschte neue Zieltabelle bernommen.

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Tabellen-Entwurfsansicht

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Anlegen der Datenfelderstruktur in der Tabellen-Entwurfsansicht!

Definition des Primrschlssels!


Feldeigenschaftenbereich

Feldeingabebereich

Informationsbereich

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Tabellen - Datenblattansicht

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Unter dem Menpunkt Format - Zeichen u/o Datenblatt knnen noch gewnschte Layoutierungsarbeiten vorgenommen werden!

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Sortieren & Filtern von Datenstzen

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Sortieren bedeutet, alle Daten in einer gewnschten auf- oder absteigenden Reihenfolge darzustellen. Filtern hingegen gibt nur jene Daten aus, die aufgrund einer gewnschten Suche ausgegeben werden sollen. Access kennt 4 verschiedene Filtermethoden:
1. Auswahlbasierter bzw. auswahlausschlieender Filter 2. Filter-nach Methode 3. Formularbasierter Filter 4. Spezialfilter/Sortierung
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Auswahlbasierter & auswahlausschlieender Filter

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Der Auswahlbasierte Filter dient v.a. zum schnellen Filtervorgang zur Anzeige von Datenstzen, die den gleichen Inhalt in dem markierten Datenfeld aufweisen.

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Filter-nach Methode

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Zur Auswahl von Datenstzen, die in einem Datenfeld mehrere mgliche Werte beinhalten knnen. Z.B. Mayer, Maier, Mller ... Oder zur schnellen Suche nach Werten, wie bspw. alle jene die jnger sind als 1982-Geborene * steht hier als Platzhalter

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Formularbasierter Filter

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Dieser Filter wird v.a. zur datenfeldbergreifenden Suche verwendet. Die Definition der Suche wird in einem gesonderten Formular-Fenster durchgefhrt.
UND-Bedingungen mssen auf selber Ebene unter Suchen nach definiert werden ODER-Bedingungen sind im oder-Register zu definieren!

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Spezialfilter

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Fr komplexere Such- bzw. Filterergebnisse wird der Spezialfilter verwendet. Dieser wird ebenfalls in einem neuen Dialogfenster definiert!

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Speichern des Filters

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Der angewandte Filter wird mit der Tabelle mitgespeichert und kann somit jederzeit wieder aufgerufen werden. Aber: Es wird jedoch immer nur der zuletzt verwendete Filter gespeichert! Anmerkung:
n

Access ist mit einer sog. Eingabekontrolle ausgestattet. D.h. Access erkennt anhand des definierten Felddatentyps, ob es sich bspw. um einen Text oder eine Zahl handelt. Somit sind auch hier gewisse Einschrnkungen bei Filtervorgngen zu beachten!
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Arbeiten mit Formularen

MS Access

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Arbeiten mit Formularen

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In der Datenblattansicht knnen aufgrund der tabellarischen Darstellung mehrere Datenstze gleichzeitig angesehen und bearbeitet werden. Die Daten werden allerdings sehr gedrngt dargestellt bzw. lsst die Datenblattansicht kaum Mglichkeiten zur Gestaltung der Datenansicht zu. Formulare bieten somit folgende Vorteile: n individuelle Gestaltungsmglichkeiten mit Hilfe von Grafiken und verschiedenen Farben n einfache, unkomplizierte Dateneingabe n vermeiden von fehlerhaften Eingaben n Steuerelemente zur Datenauswahl bzw. vereinfachten Dateneingabe Zur Erstellung von Formularen bietet Access fnf verschiedene Mglichkeiten, wobei insbes. auf die Erstellung von Formularen mittels Assistenten sowie der Entwurfsansicht eingegangen wird.
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Arbeiten mit Formularen

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Layout-Mglichkeiten eines Formulars


Einspaltige Darstellung

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Dieses Layout kann mit einer Karteikarte verglichen werden. Es wird immer nur ein Datensatz im Formular angezeigt. Die Datenstze werden zeilenweise angezeigt. Diese Darstellung ermglicht das gleichzeitige Anzeigen mehrerer Datenstze in einem Formular. Hier werden die Daten, wie in der Datenblattansicht dargestellt. Dieses Layout gleich somit der Datenblattansicht einer Tabelle. Jeder Datensatz wird als zusammenhngender Block dargestellt.

Tabellarische Darstellung

DatenblattDarstellung

BlockDarstellung

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Aufbau eines Formulars

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Die wesentlichen Elemente eines Formulars sind folgende drei Bereiche:


Formularkopf: enthlt die Beschriftung des Formulars n Detailbereich: enthlt die Felder einer Tabelle n Formularfu: bildet den unteren Formularbereich
n
Bereichsverbreitung Steuerelement Textfeld Bereichsverlngerung

Beschriftung des Steuerelements

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Steuerelemente - bersicht

MS Access

Access stellt eine Vielzahl unterschiedlicher Steuerelemente bereit, die zur Gestaltung von Formularen verwendet werden knnen. Arten von Steuerelementen:
n

Gebundene SE: ist stehts mit einem Datenfeld einer Tabelle oder einer Abfrage verknpft. Sie werden v.a. dazu verwendet, um Feldinhalte anzuzeigen, einzugeben oder zu aktualisieren. Ungebundene SE: werden idR in einem Formular verwendet, wenn beschreibender Text, feststehende Bilder, Rechtecke oder Linien dargestellt werden sollen. Berechnete SE: sie sind mit einem Ausdruck verbunden, der bspw. aus einer Kombination von Operatoren, Namen von Steuerelementen und Feldern oder Konstanten besteht und einen bestimmten Wert berechnen soll.
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Steuerelemente

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Zu den wichtigsten und am hufigsten verwendeten Steuerelementen zhlen: n das Textfeld n das Bezeichnungsfeld (= Beschriftung des Textfeldes) und n die Nachschlagsliste Um ungebunden bzw. berechnete Steuerelemente einem Formular hinzuzufgen bedarf es der Toolbox. Man klickt einfach auf das gewnschte Symbol der Toolbox und klickt anschlieend an die Stelle des Formulars, an der das entsprechende Steuerelement eingefgt werden soll.
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Toolbox

MS Access

Die Toolbox bietet folgende Werkzeuge:


Aktives Werkzeug Bezeichnungsfeld Optionsgruppe Optionsfeld Kombinationsfeld Befehlsschaltflche Objektfeld Seitenwechsel Unterformular/Bericht Rechteck Steuerelement-Assistent Textfeld Umschaltflche Kontrollkstchen Listenfeld Bild Gebundenes Objektfeld Register-Steuerelement Linie Weitere Steuerelemente

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Steuerelemente bearbeiten

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Um ein Steuerelement zu markieren, muss man es lediglich mit der Maus anklicken.

Die groen Quadrate dienen fr das Verschieben des Steuerelements (ebenso, wie das Symbol der Hand), die kleinen Quadrate hingegen fr die Grennderung.

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Eigenschaften der Steuerelemente

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Das Eigenschaftsfenster ist in die Register Format, Daten, Ereignis und Andere kategorisiert. Klick auf das gewnschte Steuerelement und Menpunkt: Ansicht Eigenschaften bzw. Kontextmen oder Doppelklick auf das gewnschte Objekt

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Listen- bzw. KombinationsSteuerelement

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Datenquelle fr Kombinations- und Listenfelder festlegen


Die beiden Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft im Register Daten bestimmen welche Daten im Listen- bzw. Kombinationsfeld angezeigt werden. n Die Eigenschaft Herkunftstyp beschreibt dabei die Art der Datenquelle, whrend unter der Eigenschaft Datensatzherkunft die eigentliche Datenquelle bzw. die Daten selbst festgelegt sind.
n

Zeilenanzahl in Kombinationsfeldern

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Berechnete Steuerelement

MS Access

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Arbeiten mit Abfragen

MS Access

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Filter oder Abfrage???


Filter
n

MS Access

Abfrage
n

Filtern erfolgt aus einer Tabelle zeilenweise.

Abfragen knnen aus einer oder mehrerer Tabellen zeilenweise u/o spaltenweise erstellt werden. Die erstellten Abfragedaten werden in einem eigenem Register gespeichert. Die Abfrage dient v.a. zur Auswahl von Datenfeldern, die mehrere Bedingungen erfllen.
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Der Filter wird mit der Tabelle mitgespeichert.

Der Filter dient zur schnellen und einfachen Auswahl von Datenstzen.

Abfragearten
Abfrageart Beschreibung
Auswahlabfrage Parameterabfrage Aktionsabfrage Zur Auswahl eine Gruppe von Daten aus einer oder mehreren Tabellen

MS Access Beispiel
Welche Auftrge wurden heute an welche Kunden ausgeliefert?

Zeigt ein Dialogfenster zur Drucke den Bericht der Eingabe von Kriterien fr Umsatzdaten fr den die Abfrage aktuellen Monat Es kann der Datenbestand Die Preise aller Artikel sind in einem Schritt gendert um 3 % gestiegen. werden. Wie entwickelten sich die Umsatzzahlen in den letzten 14 Tagen?
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Kreuztabellen- Gruppiert Daten mit abfrage unterschiedlichen Berechnungsmethoden

Auswahlabfrage erstellen
Abfrage ausfhren

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Name der Abfrage/Abfragetyp Feldliste Tabellenanzeigebereich

Entwurfsbereich

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Syntax der Datenfeldtypen


Datentyp Syntax Erluterung
Objekte () Feldnamen, Berichte oder Formulare sind in eckiger Klammer zu setzten idR erkennt Acces ein Datumsformat automatisch und setzt dieses unter # Text wird durch Access automatisch erkannt und unter gesetzt

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Beispiel
(EStP)-30

Datum / Uhrzeit Text

#25.06.74#

Der heutige Tag

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Abfragen bearbeiten

MS Access

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Abfragekriterien definieren
Abfrage mit einem Kriterium

MS Access

Abfragen mit UND- & ODER Verknpfung Kombinierte Kriterien aus mehreren Feldern Abfragen mit Vergleichsoperatoren Abfragen mit Feldern des Datentyps Ja/Nein Berechnete Felder Verknpfung von Textfeldern nderung des Anzeigeformats
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Abfrage mit UND & ODER


UND-Verknpfung
n

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Nur wenn alle Bedingungen einer Zeile erfllt sind, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen!

ODER-Verknpfung
n

Wird die Bedingung mindestens einer Zeile mit Ja beantwortet, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen.

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Kombinierte Abfrage

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Es soll nicht nur ein Feld geprft werden, sondern ein Vergleich ber mehrere Felder vorgenommen werden Beispiele:
Wo liegt der Stckpreis hher als 100,000? (Preis)/(Anzahl)>100 n Wann hat die Lieferung mehr als 10 Tage gedauert? (Lieferdatum)-(DatumAktuell)>10
n

Tipp: Um umfangreiche Bedingungen einfacher eingeben zu knnen aktiviert man das ZoomFenster mit: Shift + F2
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Vergleichsoperanten
Syntax
WIE K* WIE #### WIE #*

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Ergebnis
liefert alle Personen deren Name mit K beginnt sucht nach Feldinhalten mit einer vierstelligen Nummer liefert alle Feldinhalte, die mit einer Ziffer beginnen, mit beliebigen Folgezeichen

WIE (A-D)* liefert alle Personen mit den Anfangsbuchstaben A bis D

Operator
UND ODER NICHT

Syntax
Regel1 UND Regel2 Regel1 ODER Regel2 Nicht Regel

Beispiel
WIE (1-9) UND WIE (15) =Firma ODER =Herr WIE (1-9) UND WIE (!5) NICHT ZWISCHEN 3 UND 50

ZWISCHEN ZWISCHEN Wert1 UND Wert2

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Felder des Datentyps Ja/Nein


Anzeigen aller FahrschlerInnen

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Anzeigen aller SchlerInnen, die nicht FahrschlerInnen sind

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Berechnete Felder
Operator Syntax
* + / Multiplikation von Zahlen Addition von Zahlen Subtraktion von Zahlen Division von Zahlen

MS Access Beispiel
(Preis)*(Menge) oder 2*(Preis) (Preis)+(Fracht) oder 11 + 45 (Preis)-(Preis*0,10) (Umsatz)/(Stckzahl)

dem Abfrageergebnis kann ein neues Fenster hinzugefgt werden, das eine Berechnung durchfhrt, so z.B. Feld USt: (EStP)*0,2 Das Anzeigeformat von neu berechneten Felder kann weiters noch definiert werden.
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Bsp.: Berechnete Abfragen

MS Access

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Formatausgabe neuer Datenfelder definieren

MS Access

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Verknpfung von Textfeldern

MS Access

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Arbeiten mit Berichten

MS Access

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Erstellen eines AutoBerichts

MS Access

Fr den Ausdruck von Daten stellt Access sogenannte Berichte zur Verfgung. Mit Hilfe des AutoBerichts bietet Access die Mglichkeit fr eine Tabelle oder eine Abfrage schnell und einfach einen Bericht zu erstellen.

Unter dem Menpunkt Datei Seite einrichten kann das Aussehen des Berichts noch adjustiert werden.
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Datenausgabe

MS Access

Grundstzlich gelten die Office-blichen Anwendungsvorschriften. Bevor das gewnschte Ergebnis ausgedruckt werden soll, kann es ebenso in der gewohnten Form in der Seitenansicht vorab betrachtet werden. Aber: standardmig wird eine Kopfzeile mit dem Namen der Tabelle bzw. Abfrage und dem aktuellen Datum eingeblendet, in der Fuzeile wird die Seitenzahl angezeigt und dies lsst sich nicht individuell abndern!
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Optimierung der DB

MS Access

Zur Bestimmung der Datenfeldeigenschaft wechselt man in die Tabellen-Entwurfsansicht!

Feldeingabebereich

Informationsbereich
Feldeigenschaftenbereich

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Felddatentyp festlegen
Datentyp Beschreibung
Text Sowohl Buchstaben als auch Ziffern sind zugelassen; es kann hiermit jedoch nicht gerechnet werden! Max. 255 Zeichen Erlaubt den Eintrag eines lngeren Textes. Max. 64.000 Zeichen Es werden Zahlen abgespeichert, mit denen spter auch gerechnet werden soll. Ganz- und Dezimalzahlen

MS Access Beispiel
Artikel-Nr: EDV-01 Artikel-Name: Beamer Tel-Nr: 06245/78225 Plz: 5400 Anmerkungen, Besprechungsnotizen Menge: 45 Mewert: 12,454 Anzahl: 125.569

Memo

Zahl

Felddatentyp festlegen
Datentyp Beschreibung
Datum / Uhrzeit Es lassen sich Berechnungen durchfhren. Jedes gltige Datum zw. 1.1.100 und 31.12.9999 ist erlaubt

MS Access Beispiel
Liefertermin: 2.3.97 GebDat:14. April 65 Beginn: 16:30

Whrung

Der Ziffernwert wird hierbei Preis: 12,20 Euro automatisch mit dem definierten Whrungsformat ergnzt und mit zwei Dezimalstellen versehen. Lfd. Nummern knnen ganz einfach und automatisch vom Programm um einen Schritt hochgezhlt werden. Dieses Feld ist fr die Dateneingabe gesperrt und ist nur einmal erlaubt. Kunden-Nr: 1, 2, 3

AutoWert

Felddatentyp festlegen
Datentyp Beschreibung
Ja / Nein Ist ein logisches Feld, welches genau zwei Werte annehmen kann. Ja/Nein, Wahr/Falsch Steht fr Verknpfungen und Einbetten (Object linking and embedding) programmfremder Objekt. Bspw. eine Grafik, ein Bild, eine Excel-Tabelle ... Fr Verknpfungen zu Dateien, Grafiken, Texte in Dateien oder im Internet. Sie sind farbig und unterstrichen gekennzeichnet. Es wird eine Verknpfung zum Quelltext erstellt.

MS Access Beispiel
Bezahlt: Mitglied: Ledig:

OLEObjekt

Hyperlink

Artikelbeschreibung: C:\EDV\Beschreibung

Feldeigenschaften

MS Access

Mit Hilfe dieser Eigenschaftseinstellungen kann die Funktionalitt der Tabellen zustzlich verbessert werden. Die Auswahlmglichkeiten der Feldeigenschaften sind vom jeweiligen Feldtyp abhngig.

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bersicht Feldeigenschaften
Feldgre Format

MS Access

Max. Zeichenanzahl, die ins Feld eingegeben werden knnen. Spteres Anzeigeformat fr den Feldinhalt.

Definiert ein Muster fr alle Daten, die spter ins Feld Eingabeeingegeben werden. formate Dezimalstelle Festlegung der Dezimalstellen bei Zahlen- und Whrungsfeldern.

Beschriftung

Feldbezeichnung in Tabellen, Berichten und Formularen

Standardwert Vorbelegung der neuen Datenstze mit Feldinhaltswerten.


Gltigkeitsregel Zur berprfung einer korrekten Eingabe

Gltigkeitsmeldung Eingabe erforderlich


LeerZeichenfol

Def. der Fehlermeldung bei falscher Eingabe aufgrund der Gltigkeitsprfung. Bestimmt, ob beim spteren Ausfllen eines Datensatzes eine Eingabe in das Feld erforderlich ist. Soll als gltiger Eintrag akzeptiert werden? Welcher Index soll fr diese Spalte erzeugt werden?

Indiziert

Feldeigenschaft: Feldgre
Datentyp TEXT Besonderheit

MS Access

Begrenzt ein Feld auf die angegebene Gre. Es sind Werte zwischen 1 und 255 Zeichen mglich. Standardmige Einstellung: 50 Zeichen Es wird der Wertebereich definiert. Im einzelnen kennt Access nebenstehende fnf Zahlentypen. Standardmige Einstellung: LongInteger Wertebereich
0 bis 255 - 32.768 bis 32.767 -/+ 3,4 x 10^38 -/+ 1,797 x 10^308

ZAHL

Zahlentyp
Byte Integer Single Double

Dez.
Keine Keine Keine 7 15

Verwendung
+ kleine GanzZ +/- Ganzzahlen +/- Ganzzahlen +/- Dezimalzahlen +/- Dezimalzahlen

Speicher
1 Byte 2 Byte 4 Byte 4 Byte 8 Byte

LongInteger -/+ 2.147.483.648

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Standardwerte festlegen
Beispiel:
n

MS Access

sind fast alle Kunden Firmen, so kann ein Feld mit Namen Anrede auf den Standardwert Firma gesetzt werden.

Einem Feld mit dem Typ Datum/Uhrzeit kann die Funktion DATUM() zugewiesen werden, um so immer das aktuelle Datum anzuzeigen. Die beiden Datentypen AutoWert und OLEObjekt knnen keinen Standardwert erhalten! Um Datenfeldinhalte auf den Standardwert zurckzusetzen, bettigt man die Tastenkombination StrG + Alt + Leertaste.
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Ausgabeformat definieren

MS Access

Um Tabellenformate benutzerfreundlicher darstellen zu knnen, Besonderheiten Datentyp als sie gespeichert des Formats werden, bietet Access Zahl, folgende Optionen: AutoWert,
Whrung

Bei Bedarf knnen auch benutzerdefinierte, individuelle Ausgabeformate definiert werden.

Datum/ Uhrzeit Ja/Nein

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Benutzerdefinierte Ausgabeformate erstellen


Numerische Datenfelder
. , 0 # kg ! [Rot] @ & <, > Leer Dezimalpunkt, bzw. Dezimalkomma Platzhalter fr Ziffer oder 0 Platzhalter fr Ziffer oder gar nichts Anzeige von Text Linksbndige Ausgabe Farbige Ausgabe

MS Access Beispiel
#.##0,0 kg; -#.##0,0 kg[Rot] fr positive und negative Zahlen

Text- und Memo Datenfelder


Platzhalter fr Zeichen oder Leerzeichen Platzhalter fr ein Zeichen oder gar nichts Anzeige in Klein-, bzw. Grobuchstaben Leerzeichen

Beispiel
Format: >&&&-Q@@@ Eingabe: abc400 Ausgabe: ABC-Q400

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Eingabeformat definieren
PH Beschreibung
0 9 # ? L A a & C \ < > Fr eine Ziffer (0-9). Eingabe ist erforderlich.

MS Access

Fr eine Ziffer oder Leerzeichen. Eingabe ist frei. Fr eine Ziffer, ein Leerzeichen oder ein Plus- bzw. Minuszeichen. Eingabe ist optional. Fr einen Buchstaben (A-Z). Eingabe ist frei. Fr einen Buchstaben (A-Z). Eingabe ist erforderlich. Fr einen Buchstaben oder eine Ziffer. Eingabe ist erforderlich. Fr einen Buchstaben oder eine Ziffer. Eingabe ist frei. Fr ein beliebiges Zeichen. Eingabe ist erforderlich. Fr ein beliebiges Zeichen. Eingabe ist frei. Gibt das folgende Zeichen als feste Formatkonstante aus. Alle nachfolgenden Zeichen werden in Klein- bzw. Grobuchstaben umgewandelt.
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Beispiele: Eingabeformate
Eingabeformat >LLL\-999 Verwendung Artikelnummer Eingabe EDV123 06621234 12052002 a5400

MS Access
Anzeige

\(0####\) 99999 Telefonnummer 90/90/0000 >L\-0000 Datum mit 4stelligem Jahr Postleitzahl

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Gltigkeitsprfung

MS Access

Fr jedes Feld einer Tabelle kann man Gltigkeitsregeln definierten. Hiermit lassen sich fehlerhafte Eingaben eines Datensatzes weitgehend einschrnken. Jede Gltigkeitsprfung ist folgm. aufgebaut:
Vergleichsoperator Vergleichswert n Vergleichsoperator: =, <, >, WIE n Vergleichswert: Funktionen oder referenzierende Werte
n

Falls fr ein Feld mehrere Regeln gelten sollen, besteht die Mglichkeit, diese Regeln durch UND/ODER- und NICHT/ZWISCHEN miteinander zu verknpfen.
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Beispiele: Gltigkeitsprfung
Datentyp
Zahlenangaben Datums- und Zeitangaben Textangaben Logische Angaben
WIE #* WIE [A-Z] >#01.01.1950# UND <Datum() =Firma ODER =Frau

MS Access
Beispiel
>=5 <#12.05.02# >A <>Ja

Beschreibung
werden direkt hinter dem Operanten eingetragen werden von Rauten eingegrenzt werden in Anfhrungszeichen eingeschlossen werden direkt mit ja bzw. nein eingegeben

Die Eingabe muss mit einer Ziffer beginnen, anschlieend knnen beliebig viele Zeichen kommen. Es sind nur die Grobuchstaben des Alphabets erlaubt. Nur ein Datum zwischen den beiden Werten ist erlaubt. Als Anrede ist nur Firma oder Frau zugelassen.

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Gltigkeitsmeldung

MS Access

Fr jede Gltigkeitsprfung lsst sich auerdem eine Gltigkeitsmeldung definieren, die dann zum Einsatz kommt, wenn fehlerhafte Eingaben gemacht werden.

Wurde eine Eingabemaske definiert, so erstellt Access eigenstndig eine entsprechende Fehlermeldung.

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Nachschlagelisten

MS Access

Mit Hilfe einer Nachschlageliste kann man ein Datenfeld des Typs TEXT, ZAHL und JA/NEIN mit Werten aus einer anderen Tabelle oder Abfrage sowie selbstdefinierten Listen verknpfen. Die Werte werden in einem Kombinations- oder Listenfeld hinterlegt und whrend der Bearbeitung knnen die gewnschten Werte einzeln ausgewhlt werden. Um eine Nachschlagelisten zu erstellen, stehen zwei Optionen zur Auswahl
n n

Mittels Assistent: Menpunkt Einfgen Nachschlageliste Manuell: Tabellenentwurfsansicht - Nachschlagen


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Nachschlage-Assistent

MS Access

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Nachschlageliste manuell erstellen

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