Management logstico Lean-Six Sigma

Definir, medir, analizar, mejorar y controlar la cadena logstica

Lean Six Sigma y logstica forman una unin natural, que apalanca las fuerzas y debilidades de cada disciplina, para crear un modelo cultural y operativo de mejora continua, eficaz y eficiente de los procesos logsticos, con una fuerte reduccin de costos y aumento de la satisfaccin del cliente. Por Lic. Carlos Alberto Zavalla (*)

La mejor forma de explicar el aporte de Lean-Six Sigma a la logstica es analizar primeramente cada parte por separado, y luego integrarlas. Se reconoce como el origen de la logstica a la necesidad militar de suplirse de armas, municin y raciones, a medida que las fuerzas se desplazaban desde sus bases hacia posiciones adelantadas, para la conquista de nuevos territorios. En los ejrcitos de los antiguos imperios Griego, Romano y Bizantino, los oficiales militares responsables de los aspectos financieros y de abastecimiento eran llamados Logistikas. Con la evolucin de los medios militares, tambin evolucion el concepto logstico abarcando el proceso de planeamiento y ejecucin del movimiento y mantenimiento de fuerzas militares; incluyendo todos los aspectos de las operaciones militares relacionados con el diseo, desarrollo, adquisicin, almacenaje, movimiento, distribucin, mantenimiento, evacuacin,

(*) Capitn de Navo retirado de la Armada Argentina, Black Belt, y consultor en Six Sigma, profesor y tutor de proyectos del Programa Six Sigma de la Universidad Austral. [ 66 ] nfasis Logstica N5 Junio 2010

y disposicin del material; movimiento, evacuacin y hospitalizacin de personal; adquisicin de construcciones, mantenimiento y disposicin de infraestructura; adquisicin y contratacin de servicios. En definitiva, excepto las operaciones de combate propiamente dichas, logstica militar abarca todo. Logstica como concepto aplicado a los negocios, evolucion vertiginosamente recin a partir de 1950. Esto se debi principalmente, a la creciente complejidad de proveer a una empresa o negocio con materiales y servicios y despachar sus productos en una creciente globalizacin de la cadena de abastecimientos. En simples palabras esto significa tener el tem correcto, en la cantidad justa, en el momento oportuno, en el lugar necesario, al mejor precio, en la condicin apropiada, para

el mejor cliente. Hoy se la considera prcticamente una cadena de procesos incorporados en todos los sectores industriales. La logstica, desde el punto de vista de los negocios, puede tener un foco interno y un foco externo, y abarca el flujo y almacenaje de materiales desde le punto de origen al punto de consumo (Supply Chain Management), gestin de inventario, compras, transporte, almacenaje, y requiere de los funcionarios involucrados en estos procesos, habilidades de planeamiento, organizacin y ejecucin. La evolucin y especializacin que la logstica demanda ha permitido la aparicin de empresas dedicadas exclusivamente a proveer estos distintos servicios logsticos a otras empresas.

Controlar la variaCin De los proCesos

Six Sigma es una metodologa sistemtica y rigurosa que utiliza informacin (decisin en base a datos) y anlisis estadstico para medir y mejorar la performance operativa, los procesos y sistemas de la empresa; identificando y previniendo defectos no slo en manufactura, sino tambin en todos los procesos

Management logstico Lean-Six Sigma

de servicios y administrativos, de forma tal de reducir los costos y anticiparse y exceder las expectativas de todas las partes interesadas en la organizacin. La esencia de Six Sigma es el principio bsico de controlar y reducir la variacin. La teora dice que si podemos entender y reducir la variacin en nuestros procesos, entonces podremos implementar iniciativas de mejora que centrarn el proceso en el valor objetivo, y garantizarn precisin y consistencia del resultado del proceso alrededor de las expectativas del cliente (especificacin). Un ciclo logstico de cadena de abastecimiento con muy poca variacin alrededor de su tiempo promedio, permitir tener un mnimo de inventario. Si esta variacin fuese excesiva o descontrolada, el inventario crecer a niveles exagerados, o se producira el desabastecimiento temporario. El concepto implcito en Six Sigma de reduccin de la variacin tiene un tremendo impacto en el operador logstico. Como se mencionara antes, una de las ramas de la logstica es la gestin de inventario. La gestin de inventario consiste en lidiar con su variacin, un disparador tanto de la cantidad de inventario existente y el potencial de falta del mismo. Dados los distintos tipos de inventarios, la variacin juega un rol vital en cmo deben gestionarse los mismos en todos los niveles. Ejemplo son los Stocks de seguridad y los buffers necesarios para poder cubrir situaciones imprevistas. Estas imprevisiones son en realidad variaciones. Los Stocks de seguridad se mantienen por causa de variacin en la calidad del proveedor, poca confianza en el transporte, capacidad de procesos internos, patrones de demanda de clientes. Si la variacin desde el proveedor hasta el cliente pudiese ser entendida, controlada y reducida, las empresas podran reducir dramticamente su dependencia de los stocks de seguridad y buffers, y reducir as sus costos. Este ejemplo y la experiencia prctica de su aplicacin, demuestran que Six Sigma es perfectamente aplicable no solo a empresas de Logstica, sino tambin a las reas logsticas de toda organizacin. Los 4 puntos clave para implementar exitosamente Lean-Six Sigma en las empresas de transporte y logstica son: Definicin de la estrategia de implementacin; Seleccin de proyectos correctos; Participacin de los mejores talentos; Liderazgo activo. Los actores responsables de implementar con xito Lean-Six Sigma en una empresa son: La Alta Direccin, que aporta el requisito de liderazgo activo y fija la visin estratgica de Six Sigma en su organizacin, y elabora y dirige la transformacin cultural necesaria para arraigarlo en su empresa.

nfasis Logstica N5 Junio 2010 [ 67 ]

Management logstico Lean-Six Sigma

El Master Black Belt, especialista en Six Sigma, con experiencia prctica como Black Belt, que asesora a la Alta Direccin en todos los aspectos tcnicos del proceso de implementacin de Lean-Six Sigma, y a los Black Belt en la aplicacin de tcnicas estadsticas complejas, modelos de simulacin, para resolver problemas asociados a los proyectos en curso. El Champion o Sponsor quin tiene la responsabilidad de bajar lnea desde la Alta Direccin, seleccionar proyectos alineados con los objetivos estratgicos, y asignar estos proyectos a los Black Belt y supervisar su desarrollo. El Black Belt, quien es el caballito de batalla de Lean-Six Sigma en una empresa, y es quin tiene la responsabilidad de llevar adelante los proyectos Six Sigma dentro de la empresa, trabajando y liderando su equipo de trabajo, con la adecuada aplicacin del modelo DMAIC. El Green Belt, quin es parte del equipo de un Black Belt, y por su formacin y preparacin, podra asumir la responsabilidad de llevar adelante un proyecto propio de menor complejidad, aplicando tambin el modelo DMAIC para su ejecucin. El Yellow Belt, quin tiene la responsabilidad de efectuar las mediciones previstas en los planes de medicin, minimizando con su formacin y experiencia, las variaciones propias del proceso de medicin. El White Belt, el miembro de la organizacin, con entrenamiento bsico en Six Sigma, actor en los procesos, que debe asegurar en el tiempo, los logros de optimizacin alcanzados por los equipos de Black Belt o Green Belt. Determinada la estrategia por la Alta Direccin, e iniciada la transformacin cultural necesaria para implementar con xito Lean-Six Sigma en una organizacin; los Champion seleccionan proyectos alineados con objetivos estratgicos y los priorizan y luego los asignan a los Black Belt y eventualmente a Green Belt.
[ 68 ] nfasis Logstica N5 Junio 2010

Asignados los proyectos sobre los cuales trabajar con Lean-Six Sigma, los Black Belts comienzan su trabajo aplicando el modelo tpico de Six Sigma conocido por sus siglas en ingls DMAIC, que representan la inicial de cada una de las 5 fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar (Improve), y Controlar. Six Sigma, al igual que lo ocurrido con logstica aplicada a los negocios, evolucion vertiginosamente a partir de 1950, cuando el Dr. Edward Deming inicia su prdica de mejora continua en Japn. En los 80 se dispara en Estados Unidos como Total Quality Management (TQM), y en los 90 evoluciona a lo que hoy se llama Six Sigma y se ajusta a la definicin enunciada.

eliMinar los DesperDiCios

Qu es Lean? La raz de este trmino est en las plantas de manufactura de Toyota. En su forma pura, Lean es la eliminacin de desperdicios, y el aumento de la velocidad y flujo en el proceso. Si bien es una simplificacin exagerada, se puede decir que el objetivo primario de Lean es la eliminacin de desperdicios de todos los procesos (materiales o tiempo). A la cabeza de la lista de desperdicios identificados por los especialistas Lean est el exceso de inventario. Idealmente, el inventario no debiera existir para apoyar las operaciones de los procesos o satisfacer necesidades inmediatas de clientes, de all la aparicin del concepto JIT (Just in Time). El impacto de Lean en el operador logstico es significante, dado que el objetivo es la eliminacin de desperdicio (inventario), que reducir los inventarios de trabajo en proceso, que a su turno reducir los tiempos de los procesos y los ciclos y finalmente aumentar la velocidad y flujo de la cadena de abastecimiento (supply chain). Como el ambiente competitivo empuja a las empresas a evolucionar, y cambiar la forma de conducir sus negocios, las

empresas se apegan a las iniciativas de Lean y de Six Sigma para reducir sus costos y mejorar sus procesos. A partir del 2000, en esa secuencia evolutiva comienzan a fusionarse los dos trminos Lean y Six Sigma. En esta fusin se le incorpora a Six Sigma el concepto de lograr esa perfeccin de los procesos con los mnimos recursos posibles. Hoy Lean y Six Sigma no compiten entre s, sino que estn integrados complementndose mutuamente y proveyendo un ambiente de actividad permanente de bsqueda de la mejora continua. Pero qu tiene que ver esto con logstica? La rpida respuesta es mucho por no decir todo. Una vez que estn arraigados los principios de Lean y de Six Sigma, el operador logstico se dar cuenta que Lean, Six Sigma y Logstica forman una unin natural. Esta unin apalanca las fuerzas y debilidades de cada disciplina para crear un modelo cultural y operativo que ayudar al operador logstico a resolver problemas de vieja data, mientras optimiza operaciones y procesos en todos los niveles.

exCelenCia logstiCa y reDuCCin De Costos

Los tres elementos del ttulo de este artculo han sido presentados: Logstica, Six Sigma y Lean y se explic como interactan uno a uno. Veamos como interactan los tres entre si combinadamente: Logstica es gestin de inventario y cadena de abastecimiento. Lean es velocidad, flujo y reduccin de desperdicio (inventario). Six Sigma es entender y reducir la variacin. La combinacin de los tres Lean-Six Sigma-Logstica significa la bsqueda de la eliminacin del inventario innecesario, por medio de esfuerzos disciplinados para comprender y reducir la variacin de los procesos involucrados, mientras se aumenta la velocidad y el

Management logstico Lean-Six Sigma

flujo en la cadena de abastecimiento (supply chain). Si se extrapola esto a la cadena de abastecimientos global, el impacto ser significante para revendedores, distribuidores, proveedores y empresas de manufacturas. Los proveedores de servicios logsticos deberan entender tambin esto y los beneficios, para ellos y los dems, que generaran reduciendo desperdicios y controlando y minimizando la variacin de sus procesos. Lean-Six Sigma aplicado a los procesos logsticos de cualquier tipo, le permitir lograr el objetivo primario de la logstica, enunciado anteriormente, de tener el tem correcto, en la cantidad justa, en el momento oportuno, en el lugar necesario, al mejor precio, en la condicin apropiada, para el mejor cliente, y al mnimo costo. La mejora y optimizacin de los procesos logsticos aplicando a ellos Lean-Six Sigma, permitir obtener reducciones de costo que superen el 15 %; aumento de capacidad de transporte, reduccin de inventarios, abastecimiento JIT, optimizacin del mantenimiento; eficiencia en diseo de rutas. En definitiva, la mejora continua, eficaz y eficiente de los procesos logsticos, con una fuerte reduccin de costos y aumento de la satisfaccin del cliente. Lean-Six Sigma implementado en las reas logsticas y de transporte de cualquier empresa, dar ahorros de costos significativos que llamarn la atencin de toda la organizacin y los motivar a incorporar a su cultura los principios y mtodos de Lean-Six Sigma. Los proyectos Lean-Six Sigma en una empresa, se completan en menos de seis meses, y deben alcanzar los objetivos establecidos. Los ahorros logrados deben ser auditados y ratificados por el rea financiera de la empresa, para validar los resultados con ahorros tangibles. En el curso Six Sigma-Executive que ofrece la Universidad Austral, con foco a la alta direccin, se ha trabajado prcticamente en el planeamiento estratgico y operativo de cmo implementar Six Sigma en unidades de negocios relacionados con Supply Chain, compras y distribucin en distintas empresas. De igual forma, en el curso Six Sigma-Black Belt que se dicta en la Universidad Austral, se trabaj en proyectos logsticos reales tales como: Reduccin de Stock (ahorro anual de $ 400.000) Reduccin de gastos de inventario y transporte (ahorro anual de $ 250.000) Reduccin de costos en la Cadena de Abastecimiento (ahorro anual de $ 120.000) Mejorar procesos de entrega de servicios (reduccin de tiempo del 45 %) Reduccin de costos en Almacn (ahorro anual 779.000 USD). Las pruebas de las mejoras en procesos logsticos y ahorros consecuentes, por aplicar Lean-Six Sigma para su optimizacin, son evidentes y contundentes. Deber decidir usted si quiere obtener estos ahorros en su empresa y definir su camino de cmo comenzar con Six Sigma.
[ 70 ] nfasis Logstica N5 Junio 2010