Asignatura : MPN 5501 / 2011 Profesor : Cristin R.Seplveda I.

MPN-5501 Otoo Invierno 2011 Profesor : Cristin R.Seplveda Ibez E-mail : crsepulveda@uc.cl

Basado en el Material del Profesor Erwin Fischer efischer.docencia@gmail.com

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BPD

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Hay tres tipos bsicos de sub-modelos dentro de un modelo de BPMN: Procesos de negocio privados (internos): son aquellos procesos internos a una organizacin especfica y son el tipo de proceso que generalmente ha sido llamado workflow o proceso BPM. Si se usan swimlanes, entonces un proceso de negocio privado estar contenido dentro de un solo Pool no pudiendo cruzar las lneas (pistas) o lmites del pool. El Flujo de mensajes puede cruzar el lmite para mostrar las interacciones que existen entre procesos de negocio privados separados.

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Procesos abstractos (pblicos): representa las interacciones entre un proceso de negocio privado y otro proceso o participante. Slo aquellas actividades que se comunican fuera del proceso de negocio privado son incluidas en el proceso abstracto. En el proceso abstracto no se muestran todas las otras actividades "internas" del proceso de negocio privado. As, el proceso abstracto muestra al mundo exterior la secuencia de los mensajes que requieren para actuar recprocamente con ese proceso de negocio. Los procesos abstractos estn contenidos dentro de un pool y pueden ser modelados separadamente o dentro de un Diagrama de BPMN ms grande para mostrar el Flujo de Mensaje entre las actividades de proceso abstractas y otras entidades. Si el proceso abstracto est en el mismo diagrama que su proceso de negocio privado correspondiente, entonces las actividades que son comunes a ambos procesos pueden ser asociadas

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Proceso de colaboracin (global): representa las interacciones entre dos o ms entidades de negocio. Estas interacciones son definidas como una secuencia de actividades que representan el modelo de intercambio de mensajes entre las entidades involucradas. Los procesos de colaboracin pueden estar contenidos dentro de un pool y las diferentes interacciones participantes del negocio se muestran como pistas dentro del pool (piscina). En este caso, cada pista representara dos participantes y una direccin de viaje entre ellos. Tambin pueden ser mostrados como dos o ms Procesos Abstractos que interactan a travs del Flujo de Mensaje (como se describi antes). Estos procesos pueden ser modelados separadamente o dentro de un diagrama de BPMN ms grande para mostrar las Asociaciones entre las actividades de proceso de colaboracin y otras entidades. Si el proceso de colaboracin est en el mismo diagrama que uno de sus procesos de negocio privado correspondiente, entonces las actividades que son comunes a ambos procesos pueden ser asociadas.

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BPMN est diseado para permitir todo los tipos de diagrama anteriores. Sin embargo, se debe hacer notar que si se combinan demasiados tipos de sub-modelos, como tres o ms procesos privados con el flujo de mensaje entre cada uno de ellos, entonces el diagrama puede hacerse demasiado difcil para ser entendido. Se recomienda que el diseador/modelador se enfoque en un objetivo para el BPD, como un proceso privado, o un proceso de colaboracin.

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Proceso de Votacin por Correo electrnico

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Organizacin de un Evento

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El siguiente BPD modela un proceso simple de reclamacin (o reclamo) En este diagrama, se identifican los principales elementos de la notacin BPMN:

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Reiteradamente se ha estudiado en esta asignatura que uno de los objetivos de BPMN es que la notacin sea simple y adoptable por analistas de negocio. Tambin, existe el requerimiento conflictivo que BPMN proporcione el poder de representar procesos de negocio complejos y mapee a lenguajes de ejecucin BPM. Para ayudar a entender como BPMN puede administrar ambos requerimientos, la lista de elementos grficos BPD son presentadas en dos grupos.

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Conjunto principal de elementos BPD

Elemento Evento (3 tipos) Descripcin Un evento es algo que "sucede" durante el curso de un proceso de negocio. Estos eventos afectan el flujo del proceso y por lo general tienen una causa o un impacto. Hay tres tipos de acontecimientos en trminos de como ellos afectan el flujo: principio, intermedio, y final. Notacin

Tarea (atmica)

Una Tarea es una actividad atmica que est incluida dentro de un Proceso. Se usa cuando el modelo no se descompone en ms detalles. Es ejecutada por un usuario final y/o aplicacin.

Sub-proceso (compuesta) Un Sub-proceso es una actividad compuesta que est incluida dentro de un Proceso. En su interior contiene en detalle un flujo de otras actividades (sub-actividades). Puede estar en una vista colapsada o expandida. Decisin Las decisiones son lugares dentro de un proceso de negocio donde el flujo de control puede tomar dos o ms caminos alternativos.

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Flujo de Un Flujo de secuencia se usa para mostrar el orden en que las secuencia actividades se ejecutan en un Proceso

Flujo de Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos entidades que Mensaje estn preparadas para mandarlos/recibirlos. En BPMN, dos pools separados en el diagrama representan las dos entidades

Un Pool es un contenedor grfico y que contiene "swimlanes" (lneas divisorias) para particionar conjunto de actividades de otros Pools, por lo general en el contexto de situaciones B2B. Pool Atraviesan todo el diagrama. Los flujos de secuencia no pueden cruzar los lmites de un pool, esto se hace con flujo de mensajes. Pueden ser vistos como una caja negra o caja blanca Lanes Una Lane (lnea) es una sub-particin dentro de un Pool, Se extiende a toda la longitud del pool, ya sea horizontal o verticalmente. Las lneas se usan para organizar y categorizar actividades dentro de un Pool. Ejemplos: Roles internos (Director, Asociados) Sistemas (Aplicaciones) Departamentos internos (Finanzas)

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Conjunto completo de elementos BPD

Elemento Evento Descripcin Un evento es algo que "sucede" durante el curso de un proceso de negocio. Estos eventos afectan el flujo del proceso y por lo general tienen una causa o un impacto. Hay tres tipos de acontecimientos en trminos de como ellos afectan el flujo: principio, intermedio, y final. Notacin

Dimensin de Flujo (Inicio, Intermedio, Final) Comienzo (Mensaje, Como su nombre lo indica, el Evento Inicio Tiempo, Regla, Vnculo, indica donde comenzar un proceso particular. Mltiple) El Evento Intermedio ocurre entre un Evento Intermedio (Mensaje, Inicio y un Evento Final. Es un evento que Tiempo, Regla, Error, ocurre despus que un Proceso ha comenzado. Afectar el flujo del proceso, pero no comenzar Cancelacin, Compensacin, Vnculo, o terminar (directamente) el proceso. Mltiple) Como su nombre lo indica, el Evento Final Final (Mensaje, Error, indica dnde terminar un proceso. Cancelacin, Compensacin, Vnculo, Mltiple, Terminacin)

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Conjunto completo de elementos BPD

Tipo de Dimensin (Mensaje, Tiempo, Error, Compensacin, Regla, Vnculo, Mltiple) Los Eventos Inicio e Intermedio tienen Triggers que definen la causa para el evento. Mensaje Hay mltiples formas en que estos eventos pueden ser disparados. Los Eventos Final pueden definir "un Resultado" que es una consecuencia de un trmino de Flujo de Tiempo Secuencia. Error Inicio Intermedio Final

Compensac.

Regla

Vnculo

Mltiple

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Conjunto completo de elementos BPD

Tarea (atmica) Una Tarea es una actividad atmica que est incluida dentro de un Proceso. Se usa cuando el modelo no se descompone en ms detalles. Es ejecutada por un usuario final y/o aplicacin.

Un Sub-Proceso es una actividad compuesta que est incluida Ver las prximas dos Figuras. Proceso/SubProceso (no dentro de un Proceso. En su interior contiene en detalle un flujo atmico) de otras actividades (sub-actividades). Puede estar en una vista colapsada o expandida. Sub-Procesos colapsados Los detalles del Sub-Proceso no se ven en el diagrama.

Sub-Procesos expandidos

El lmite del Sub-Proceso se expande y los detalles del SubProceso son visibles dentro de sus lmites

Flujo Secuencia

de Un Flujo de secuencia se usa para mostrar el orden en que las Ver las prximas tres Figuras actividades se ejecutan en un Proceso

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Conjunto completo de elementos BPD

Flujo Normal Se refiere al flujo que se origina desde un Evento Inicio y contina a travs Nombre, Condicin de actividades por caminos alternativos y paralelos hasta que termina en un Evento Final. Cdigo o Mensaje Las condiciones (o guardias) estn slo disponibles para Flujos que salen una Decisin. de Ocurre fuera del flujo normal del Proceso y se basa en un evento (un Nombre, Evento Intermedio) que ocurre durante la ejecucin del Proceso. o Cdigo

Flujo Excepcin

Flujo de Ocurre fuera del flujo normal del Proceso y se basa en un evento (un Compensacin Evento Intermedio) que es disparado durante el retroceso de un Proceso Nombre, o Cdigo de Transaccin que comenz, pero luego fue cancelado. Flujo de Mensaje Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos entidades que estn preparadas para enviarlos y Nombre recibirlos. En BPMN, dos Pools separados en el diagrama, representarn las dos entidades. Se consideran artefactos porque no afectan directamente al Flujo de Secuencia de Mensaje del Proceso, pero aportan informacin sobre lo que el Objeto de Datos Proceso hace. Nombre o Mensaje

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Conjunto completo de elementos BPD

Fork (AND-Split) El trmino se refiere forking a la divisin del camino en dos o ms caminos paralelos (tambin conocido como AND-Split). Es un lugar en el Proceso donde las actividades se pueden ejecutar simultneamente ms que secuencialmente.

Join (AND-Join)

El trmino joining se refiere a la combinacin de dos o ms caminos paralelos en un camino (tambin se le conoce como AND-Join).

Decisin, Ramificacin (OR-Split)

Las decisiones son ubicaciones dentro de un proceso de negocio donde el flujo de control puede tomar dos o ms caminos alternativos.

Exclusivo Basado- El conjunto de Alternativas de Decisin para Decisiones en-Datos Exclusivo Basado-en-Datos est basado en expresiones condicionales. Condicin Estas expresiones evalan el valor actual de los datos del proceso para determinar cul camino debera tomarse. Default Esto significa que si ninguna de las otras condiciones es verdadera en tiempo de ejecucin, entonces la expresin default se elegir.

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Procesos de Negocio

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Procesos de Negocio
Un proceso de negocio es una secuencia estructurada o semi-estructurada* de tareas que ejecutadas en serie o en paralelo por dos o ms individuos permite lograr un objetivo comn. De esta definicin se pueden extraer las siguientes conclusiones:

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Procesos de Negocio
Un proceso de negocios consiste en una secuencia de tareas. Una sola tarea ejecutada por una persona no es un proceso de negocios. Una simple revisin de la secuencia puede permitir detectar tareas susceptibles de eliminar o automatizar generando mejoras importantes. Un proceso de negocios es estructurado o semi-estructurado. Esto significa que existe alguna lgica o reglas que regulan la ejecucin de la secuencia de tareas. Las tareas son realizadas de una manera especfica ad-hoc. Cuando existe una lgica claramente definida, la automatizacin puede usarse para eliminar errores y tomar decisiones oportunas. La tareas se pueden hacer en serie o en paralelo. La mayora de las tareas se ejecutan secuencialmente desde principio a fin. Este tipo de tareas son relativamente fciles de automatizar y supervisar. Sin embargo realizar tareas en paralelo donde, dos o ms acciones son ejecutadas al mismo tiempo, son difciles de hacer, sincronizar y supervisar si no se cuenta con algn tipo de automatizacin.

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Procesos de Negocio
Deben existir al menos dos o ms individuos o aplicaciones involucradas que ejecutan distintas tareas en el flujo de trabajo workflow. En la medida que la informacin fluye de persona a persona, la posibilidad de perder algo, cometer un error o simplemente hace una interpretacin equivocada, aumenta. Si se ocupan mecanismos informticos para capturar la informacin esta probabilidad disminuye. La secuencia de tareas debe tener un claro propsito para lograr un objetivo comn o un resultado especfico. Esta declaracin enfatiza el hecho que los procesos de negocios existen con el fin de generar un resultado. Y, este resultado para que sea til debe estar alineado con los objetivos estratgicos y tcticos de la empresa. En cada empresa existen muchos procesos de negocios. Estos procesos definen las tareas, las reglas, las personas y las aplicaciones que conjuntamente permiten producir productos, servicios o informacin, ya sea para el uso interno o para los clientes. Adems, estos procesos de negocio definen las reas sensibles de la empresa, es decir, los factores crticos de xito.

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Procesos Ms Comunes
Finanzas: cobranza, presupuesto, cuentas por pagar, tesorera. Manufactura: ordenes de cambio de ingeniera o de productos, gestin de repuestos, produccin, control de Calidad, sistemas de Planificacin de Requerimientos de Materiales (MRP, Material Requierement Planning), recetas bill of materials (lista que especifica las partes usadas para construir un producto). Administracin: cumplimiento (Ley Sarbanes/Oxley, Superintendecia de , ISO ), mesn de ayuda, fondos y gastos a rendir, encuestas, seguimiento y aprobacin de documentos, bodegas. Recursos Humanos: definicin de cargos, evaluacin de personal, contratacin, remuneraciones, control de asistencia y tiempos. Ventas y Marketing: generacin de pedidos, administracin de prospectos, procesamiento de rdenes, generacin de propuestas, mantencin de cartera.

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Procesos Ms Comunes
Al observar la lista anterior, se puede observar que un proceso de negocios abarca o cruza varias reas de la organizacin (organigrama). Adems, un proceso de negocios puede estar soportado por ms de un sistema de informacin, por ejemplo el proceso comercial usa el ERP, CRM y SCM

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Factores Crticos de xito

Los Factores Crticos de xito (FCE) son, para cualquier negocio, un nmero limitado de reas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarn el rendimiento competitivo de la empresa. Los FCE son especficos para cada negocio y reflejan las preferencias gerenciales respecto a las variables claves en un determinado momento. Si los resultados en estas reas no son adecuados, los esfuerzos de la organizacin para concretar sus planes, alcanzar sus objetivos y generar estrategias sern menos que deseables

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Factores Crticos de xito

Dos conceptos, o herramientas, muy interrelacionados en los procesos de planeacin estratgica, en los que con ms frecuencia se pueden encontrar interpretaciones y usos prcticos diferentes son:

los FCE (Factores Crticos de xito) y las ARC (reas de Resultados Clave).
Aunque reconoce que el concepto de Factores Crticos de xito (FCE) ya haba sido tratado en la bibliografa desde los aos sesenta, el primero que utiliz este trmino como un sistema fue John F. Rockart en un artculo publicado en la revista Harvard Business Review, que sali en espaol en 1981 en la Harvard Deusto

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Factores Crticos de xito

Mtodos Sub-producto Ventajas Desventajas Con frecuencia, resulta una Enfocado a un proceso, resulta simple suma de datos sin poco costoso interrelaciones. Informacin ms activa y Pasa por alto el papel de dinmica, centrada en aspectos control del directivo, que puede estratgicos hacerse en forma rutinaria. Tendencia a abarcar, Provee informacin til y principalmente, solo selectiva indicadores financieros Costoso, muchos datos, Permite identificar necesidades reproduce la estructura de la vitales del sistema de direccin empresa, falta de integracin

Sistema nulo

Indicadores clave

Estudio total

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Factores Crticos de xito y Negocio

Ejemplos de FCE en algunos sectores: En el sector del automvil: el diseo, la organizacin de distribuidores as como un estricto control de los costos de fabricacin. En el sector de la alimentacin: el desarrollo de nuevos productos, la buena distribucin comercial y una publicidad efectiva. En el ramo de seguros de vida: la formacin y preparacin del personal directivo de las sucursales, el control efectivo del personal de oficinas y las innovaciones en la creacin de nuevos tipos de productos. En los supermercados: gama de productos, existencias en almacn, promocin de ventas, y precios atractivos.

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Factores Crticos de xito y Negocio

Un buen sistema de control de gestin, debe responder a las siguientes exigencias: Estar cortado a la medida del sector en el que acta la organizacin. Corresponderse con sus estrategias. Ser capaz de identificar los FCE que han de recibir cuidadosa y continua atencin por sus dirigentes. Resaltar los resultados obtenidos en las variables clave.

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Factores Crticos de xito y Negocio

Consecuente con esto, el mtodo que propone el equipo del MIT, plantea utilizar cuatro fuentes para identificar FCE: 1. La estructura del sector concreto en el que se mueve la empresa 2. La estrategia competitiva, posicin del sector y situacin geogrfica de la empresa (nicho donde acta) 3. Factores del entorno (problemas energticos y medioambientales) 4. Factores temporales (prdida de dirigentes, stocks excesivos o escasos).

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Visin del Negocio

Tambin llamado Documento de Requerimientos del Producto (Product Requirement Document).

Define la visin que tienen los implicados del producto a desarrollar, especificada en trminos de sus necesidades y caractersticas principales. Captura los requerimientos de muy alto nivel y restricciones de diseo necesarias para entender el sistema a desarrollar. Es un indicador para validar todas las decisiones futuras ya que indica los fundamentales por qu y qu relacionados con el proyecto.

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KPIs (i)
Los Indicadores clave de rendimiento, (KPI - Key Performance Indicators), miden el nivel del desempeo de un proceso, enfocndose en el cmo e indicando que tan buenos son los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo o meta fijado.

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KPIs (ii)
Key Performance Indicators (KPI) son mtricas financieras o no financieras utilizadas para cuantificar objetivos para reflejar el rendimiento de una organizacin. Estos indicadores son utilizados en Business Intelligence para asistir o ayudar al estado actual de un negocio a prescribir una lnea de accin futura

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KPIs (iii)
El acto de monitorizar los Indicadores Clave de Rendimiento en tiempo real se conoce como Monitorizacin de Actividad de Negocio. Los Indicadores de Rendimiento son frecuentemente utilizados para "valorar" actividades complicadas de medir como los beneficios de desarrollos lderes, compromiso de empleados, servicio o satisfaccin.

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KPIs (iv)
Habitualmente los KPIs estn relacionados con la estrategia de la organizacin (ejemplificadas en tcnicas como la del Balanced Scorecard). Los KPIs son vehculos de comunicacin; Permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misin y visin de la empresa a los niveles jerrquicos ms bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realizacin de las metas estratgicas de la empresa.

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KPIs (v)
Cuando se definen KPI's se suele aplicar el acrnimo SMART, debido a que los KPI's tienen que ser: eSpecificos (Specific) Medibles (Measurable) Alcanzables (Achievable) Realistas (Realistic) a Tiempo (Timely)

Algunos otros ejemplos de Objetivos e ndices ( KPI)

Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento

Objetivos Estratgicos Dotar a nuestra Universidad de los mejores recursos para la docencia, la investigacin y la prestacin de servicios.

ndices ( o KPI )

Perspectiva Procesos Internos

% m2 digitalizados y actualizados. N PCs nuevos y/o sustituidos. N puestos/Alumnos. N proyectos puestos en marcha. N profesores que imparten docencia en otros campus. N y % Becarios existentes. Tiempo medio que tarda una persona en Desarrollar las capacidades de las personas. egresar. N profesores que viajan al extranjero al ao. % Contratos-Programa evaluados. N memorias elaboradas al ao. % de actuaciones de mejora propuestas e implantadas. Mejorar los procesos de enseanza % asignaturas revisadas anualmente despus aprendizaje. de la implantacin. % de titulaciones con perfil de competencias. % de actuaciones de mejora propuestas e Mejorar los procesos de investigacin, implantadas. N Publicaciones ISI innovacin N proyectos investigacin. y transferencia tecnolgica. N investigadores en concursos.

Prestar los mejores servicios a la Comunidad Universitaria y a Usuarios Externos.

N de quejas y participaciones. N de quejas, reclamaciones y sugerencias contestadas a tiempo. Grado satisfaccin usuarios.

Algunos otros ejemplos de Objetivos e ndices ( KPI)

Objetivos Estratgicos
-Aumentar el grado de satisfaccin de nuestros clientes. (usuarios) -Fidelizacin Del Alumno Egresado

ndices ( o KPI )
Buzn sugerencias/reclamos. Encuestas aleatorias. N de cursos. N de alumnos participantes. N de egresados que participan en formacin continua

Perspectiva Cliente

Progresar en la relacin y en el compromiso de la Universidad con su entorno

N profesores externos en cursos estacionales de Extensin Universitaria.

Asegurar una clara orientacin al cliente en los procesos educativos, para que la enseanza se centre en el estudiante y se valoren los resultados.

N de profesores por alumno Evaluacin docente N de matrculas en cursos efectivamente realizados N proyectos financiados con bancos. N entidades financieras con las que se dispone de convenio para actividades UsaCH. Ingresos generados por prestacin de servicios sobre el total de ingresos corrientes. Precios Pblicos de enseanzas de grado sobre el total de ingresos corrientes.

Perspectiva Financiera

Mejorar la situacin Financiera de la USACH

Optimizacin de recursos

Implementacin y uso
Visin BSC Perspectivas Objetivos, temas, iniciativas y KPIs Cubos OLAP: Aceleran la valoracin de KPIs

Solucin: Propiciar articulacin entre gestin estratgica y operacional

Dimensiones, Hechos. Medidas KPIs, Data Mart Data Warehouse

Bases de datos RRHH, Docencia, Admisin, Investigacin, Finanzas, Becas y Asistencia Tcnica

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Metas y SubMetas
Una meta puede descomponerse en sub-metas. Alcanzar la meta superior depende de alcanzar las sub-metas. Las submetas tambin pueden substituir o compensar a otras submetas que han fallado o no han sido alcanzadas. Por ejemplo, si la meta superior es "aumentar las ganancias en 15 por ciento", esta meta se alcanzar si dos de tres submetas permiten tal aumento y la tercera sub-meta no hace ningn beneficio en absoluto. Las dos sub-metas correctas compensan la meta fallida.

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Metas y SubMetas
Dividir las metas en sub-metas se denomina modelamiento de metas. La base sobre la cual las metas son divididas est sobre el modelador. QuickWins Por ejemplo, la meta para el Sudeste asitico puede dividirse en sub-metas para diferentes pases dentro de la regin o en sub-metas para diferentes productos dentro de la regin (o en ambas de estas jerarquas).

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Metas y SubMetas

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Metas y SubMetas
Las metas estn estrechamente relacionadas con los problemas, porque un problema es un obstculo para una meta. Por lo tanto, es comn modelar los problemas relacionados modelando las metas. Usando tanto los conceptos de metas como los de problemas, se hace ms fcil describirlos con exactitud

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Metas y SubMetas
Al descomponer metas, pueden aparecer metas contradictorias. Las metas de produccin de alta calidad, la produccin rpida, y bajo costo de produccin pueden ser descompuestas de la misma meta global (alta tasa de retorno) pero todas ellas son contradictorias. Si la produccin es rpida, es difcil hacerla bien a bajos costos porque la maquinaria necesaria para alcanzar altas velocidades probablemente es cara. La produccin rpida tambin es contradictoria a la produccin de alta calidad, porque alcanzar alta calidad exige ms tiempo. La produccin de alta calidad tambin requiere maquinaria y personal ms especializados, lo que quiere decir que, tambin, es contradictorio a la produccin de bajos costos ya que la maquinaria e el personal ms especializados aumentan los gastos. El modelo de metas del Negocio proporciona directrices para manejar este tipo de problema

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SuperMeta
La supermeta es la meta global total, es decir, el mximo que podemos lograr como organizacin o la sumatoria de todas las submetas y metas

Ejemplo:

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SuperMeta

La figura anterior muestra la supermeta de negocio de una empresa basada en Internet que trata de aumentar su nmero de clientes. La supermeta est descompuesta en submetas, las cuales son atraer a clientes al sitio Internet de la empresa, animarlos a hacerse usuarios registrados y, finalmente, que lleguen a ser suscriptores completos.