1 - CONCEITOS E DEFINIES 1.

1 - Arquivologia A Arquivologia a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos documentos. 1.2 - Conceitos Introdutrios O conceito de Documento est vinculado a outros dois, a saber: a) Informao: elemento referencial, noo, idia ou mensagem contida em um documento; b) Suporte: material no qual so registradas as informaes. Exemplos: papel, tecido, CD. c) Documento: unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o formato; 1.3 - Arquivo - Definies A palavra Arquivo pode ser corretamente definida como sendo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Art. 2, Lei 8.159/90). importante salientar que nem todos os documentos que esto fisicamente no rgo, so documentos de arquivo. Quando a Lei 8.159/91 traz, em seu artigo segundo, o trecho em decorrncia do exerccio de atividades especficas ela deixa claro que os documentos que no tratam das atividades da instituio no devem ser considerados como documentos de arquivo e, portanto, no devem ser tratados do ponto de vista arquivstico. Dessa relao entre documentos e as atividades que o geraram pode-se afirmar que o arquivo formado por documentos orgnicos, dando origem ao princpio da organicidade1. O termo arquivo tambm pode ser empregado para denotar os seguintes elementos:

a) mobilirio: mvel destinado guarda de documentos; b) setor: instalao fsica, funciona o arquivo. na qual

c) entidade: instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos; 1.4 - Finalidades e Funo dos Arquivos A principal finalidade dos arquivos servir Administrao, eles se constituem, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da Histria. A funo principal do arquivo tornar disponvel a informao contida no acervo documental sob sua guarda. 1.5 - Diferenas entre Arquivos e Bibliotecas Por serem reas afins, a Arquivologia comumente confundida com Biblioteconomia. De fato, essas reas do conhecimento possuem semelhanas e diferenas. Quadro comparativo: Arquivo Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplar nico ou em n. reduzido). Fundos: unidos pela origem. Finalidade funcional. Acumulao natural Biblioteca Documentos impressos e audiovisuais (exemplares mltiplos). Coleo: unidos pelo contedo. Finalidade cultural, tcnica, cientfica Aquisio (Compra, permuta, doao).

Tipo de Suporte

Tipo de Conjunto / Objetivo

Entrada de Documentos

1.6 - Princpios Arquivsticos A disciplina de Arquivologia engloba uma srie de princpios, dentre os quais se destacam os seguintes:
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Organicidade: relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da entidade produtora.

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i.

Principio da cumulatividade: princpio segundo o qual o arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural. Princpio da organicidade: diz respeito relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos documentais; Princpio da pertinncia: princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico; Princpio da provenincia: princpio bsico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos; Princpio da unicidade: os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional; Princpio da reversibilidade: princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio;

b) expedio: encaminhamento do documento ao seu destinatrio; c) arquivamento: baseado em mtodos que visam organizao dos acervos arquivsticos. d) emprstimo e consulta: transferncia fsica temporria de documentos para locao interna ou externa com fins de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio. e) destinao: est relacionado guarda e a eliminao dos documentos, que varia de acordo o valor (primrio ou secundrio) e a freqncia de uso desses documentos. 2.2 - Atividades no Arquivo Intermedirio transferida e

ii.

iii.

a) conferncia da documentao limpeza e desinfestao;

iv.

b) atendimento s consultas feitas pelas unidades depositantes; c) coordenao das transferncias documentos aos seus depsitos; de novos

v.

d) aplicao da Tabela de Temporalidade e seleo documentos para eliminao ou recolhimento; e) coordenao do recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo Permanente 2.3 - Atividades no Arquivo Permanente

vi.

2 ATIVIDADES REALIZADAS EM CADA FASE DOCUMENTAL

a) arranjo: resumidamente, pode-se dizer que o Arranjo a reunio e ordenao adequada dos documentos. Para Helosa Liberalli Bellotto ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes (na fase corrente e na intermediria, em obedincia Tabela de Temporalidade), obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente.

2.1 - Atividades no Arquivo Corrente Segundo Marilena Leite Paes, nos arquivos correntes so realizadas as seguintes atividades: a) protocolo: aes de recebimento, classificao, registro e movimentao. b) descrio: A descrio leva em conta tanto os elementos formais quanto os de contedo do documento. A partir das informaes subtradas pode-se elaborar os instrumentos de pesquisa. c) conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local de guarda.
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d) referncia: poltica de acesso e uso dos documentos.

arquivamento para uso imediato, sendo devolvidos aos seus recipientes aps o uso e armazenados sempre em posio vertical; f) cassetes e fitas devem ser bobinados at o fim de um dos lados aps o uso. Devem ser rebobinados a cada trs anos para evitar enrugamento; g) evitar colar qualquer tipo de etiqueta em CDROMs e mdias pticas similares; h) a manuteno dos equipamentos de leitura e gravao deve ser feita, segundo instrues do fabricante, tendo em vista que qualquer falha na regulagem pode resultar em dano fsico, como: rompimento da fita, ranhura em disco ptico, etc.

3 GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS

Gesto eletrnica de documentos (GED) uma tecnologia que auxilia a produo, controle, armazenagem, compartilhamento e recuperao das informaes existentes em documentos. Tal sigla (GED), no deve ser confundida com gesto de documentos eletrnicos (GDE), pois esta visa ao gerenciamento de documentos que produzidos exclusivamente em meio eletrnico. Este segundo processo o mais usual, atualmente, pois reduz a quantidade de papis nas instituies, alm das vantagens mencionadas anteriormente.. O GED e o GDE permitem o acesso rpido s informaes desejadas, pois, normalmente, os dados e infomaes so acessados via web, o que torna a ferramenta ainda mais eficiente, pois os documentos podero ser acessados de qualquer lugar, na hora exata e pela pessoa autorizada (mediante login e senha), garantida a segurana dos dados e o controle das aes realizadas (trilha de auditoria). Como a obsolescncia tecnolgica inevitvel, a principal preocupao em se adotar uma ferramenta de gesto eletrnica est na preservao dos dados e informaes armazenados, devido as constantes atualizaes de softwares e hardwares. Com o intuito de preservar os documentos eletrnicos importante conhecer alguns cuidados, conforme orientao de Vanderlei Batista, em seu livro Gesto de documentos eletrnicos uma viso arquivstica: a) manusear com cuidado, usando luvaas e assegurando-se que as mos esto limpas e secas; b) fitas de rolo devem ser seguradas pelo meio do eixo central durante o manuseio e transporte; c) discos nunca devem ser flexionados ou dobrados. No caso de disquetes nunca toc-los atravs da fenda oval ou no furo central do disco; d) etiquetas devem ser preenchidas antes de serem gudadas no disquete ou na fita; Deve-se evitar o uso de lpis, pois a grafite pode interferir na leitura do documento; e) seja qual for o suporte eletrnico, os documentos s devem ser removidos de suas embalagens de
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A importncia de seguir esses cuidados reduz a velocidade da deteriorao, bem como da perda da informao. Para preservar documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar: a) migrao processo de alterao do suporte ou de atualizao ou alterao do programa (atualizao do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugao desses dois. b) emulao processo de simulao de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lgico em seu formato original.
4 PRESERVAO DOS DOCUMENTOS

Para que os documentos sejam acessados, pelo tempo que for necessrio, devemos nos preocupar com suas condies ambientais de guarda e acondicionamento, e com as instalaes fsicas na qual funcionar o arquivo. A preservao alcanada quando nos preocupamos tanto com os fatores intrnsecos (aqueles relacionados com a estrutura do suporte) como com os fatores extrnsecos (fatores externos). Este ltimo constitudo por trs tipos de agentes: a) agentes fsicos: b) agentes qumicos: c) agentes biolgicos:

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4.1 Cuidados gerais: Para arquivar os documentos deve-se tomar alguns cuidados, tais como: a) usar caixas de papelo, ao invs de caixas de plstico. Pois esta ltima no absorve a umidade do local, alm de atrair partculas suspensas no ar, como a poeira; b) usar lpis para a classificao documentos, ao invs de caneta; dos

laminao: Processo que envolve o documento em uma folha de papel e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica, sob determinada presso e temperatura. Esses dois materiais aderem ao documento sem necessidade de adesivo. 5 INSTRUMENTOS DE PESQUISA A descrio dos documentos, feita na fase permanente, tem como objetivo principal identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Visa, ainda, disponibilizar aos pesquisadores as informaes contidas no arquivo, por meio da elaborao de instrumentos de pesquisa como o guia, o inventrio, o catlogo, o catlogo seletivo, repertrio e o ndice. a) guia: o mais genrico dos instrumentos, tendo em vista que permite conhecer os fundos que integram o arquivo permanente. b) inventrio sumrio: descreve as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises. c) inventrio analtico: descreve as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises de forma pormenorizada. d) catlogo: criado a partir de critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos de um fundo ou mais. e) repertrio: descreve pormenorizadamente documentos selecionados previamente, pertencentes a um ou mais fundos. f) ndice: uma lista sistemtica dos elementos do contedo dos documentos, dispostos numa determinada ordem para indicar sua localizao no texto.

c) usar luvas de algodo para manusear fotos e negativos; d) no utilizar fita adesiva ou cola plstica comum para reparos em documentos, por serem compostos de substncias prejudiciais a manuteno da durabilidade do papel;

4.2 Processos Restaurao i.

de

Conservao

de

higienizao: limpeza e retirada de objetos metlicos; fumigao: exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos; alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma cmara de umidificao, para, em seguida, serem passados ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. restaurao: processo de conservao aplicado quando o suporte j est sofrendo degradao. Como mtodos de restaurao destacam-se: encapsulao: processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas; considerado um dos mais modernos processos de restaurao.

ii.

iii.

iv.

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6 ARQUIVAMENTO E SISTEMA DE BUSCA

Alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca Geogrfico: utiliza o local ou procedncia do documento como elemento principal de busca. Por estado: Quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro, em seguida, as demais cidades na ordem alfabtica Exemplo: Gois Goinia Anpolis Caldas Novas Por cidade: Quando o principal elemento a cidade, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais. importante destacar entre parnteses o estado, pois h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Ex: Alexnia (GO) Carmo do Parnaba (MG) Macei (AL) Niteri (RJ) Numrico Simples Cronolgico Dgito-terminal N atribudo ao documento. Utiliza nmero ou nmero e data como forma de localizao da informao.

Os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica de trs pares. A leitura da seqncia se d da direita para a esquerda. Ideogrfico (assunto) Dicionrio Assuntos isolados so dispostos alfabeticamente conforme a seqncia das letras. Exemplo: Arquivologia Bibliotecomia Doutorado Graduao Mestrado Ps-Graduao Assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente (Hierarquia entre os assuntos) Exemplo: Graduao Arquivologia Biblioteconomia Ps-Graduao Doutorado Mestrado Expanso ilimitada de classes, As subdivises so representadas por traos. Exemplo: 1-1-1 Graduao 1-1-1-1 Arquivologia 1-1-1-2 Biblioteconomia 1-1-2 Ps-Graduao 1-1-2-1 Doutorado 1-1-2-2 Mestrado Expanso limitada de classes (mximo 10), As subdivises so representadas por pontos. Exemplo: 110 Graduao 110.1 Arquivologia 110.2 Biblioteconomia 111 Ps-Graduao 111.1 Doutorado 111.2 Mestrado Numera-se o documento de acordo com o a entrada no arquivo. Em seguida so extradas as informaes que serviro pesquisa. Tais elementos sero transcritos em ficha-ndice, sob forma de palavras-chave.

Alfabtico Enciclopdico

Duplex

Numrico

Decimal

Unitermo

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6.2 Sistema de Busca: A busca de um documento pode ser feita por dois tipos de sistemas: a) direto: a busca do documento feita sem a necessidade de um instrumento (ndice). Os mtodos que pertencem a este sistema so os alfabticos e o geogrfico. b) indireto: a busca do documento feita primeiramente em um ndice. Os mtodos que pertencem a este sistema so os numricos.

Propicia ao usurio o conhecimento das unidades de arquivamento de forma individual, mediante descrio minuciosa de seu contedo. d) catlogo: criado a partir de critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos de um fundo ou mais. A finalidade desse instrumento agrupar documentos que tratam de mesmo assunto ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo. e) repertrio: descreve pormenorizadamente documentos selecionados previamente, pertencentes a um ou mais fundos. O que estabelece a incluso ou no de determinado documento o juzo de valor. f) ndice: uma lista sistemtica dos elementos do contedo dos documentos, dispostos numa determinada ordem para indicar sua localizao no texto. A finalidade deste instrumento direcionar o leitor ao contexto no qual se encontra inserido tal termo.

OBS: o mtodo de arquivamento alfanumrico pertence ao sistema de busca semi-indireto. 7- INSTRUMENTOS DE PESQUISA A descrio dos documentos, feita na fase permanente, tem como objetivo principal identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Visa, ainda, disponibilizar aos pesquisadores as informaes contidas no arquivo, por meio da elaborao de instrumentos de pesquisa como o guia, o inventrio, o catlogo, o catlogo seletivo, repertrio e o ndice. Considerando que cada instrumento tem um foco, vejamos o que diz Marilena Leite Paes: a) guia: o mais genrico dos instrumentos, tendo em vista que permite conhecer os fundos que integram o arquivo permanente. Sua finalidade informar sobre histrico, natureza, estrutura, perodo de tempo, quantidade de cada fundo, alm de endereo, telefone, horrio de funcionamento, recursos tcnicos oferecidos pelo arquivo. b) inventrio sumrio: descreve as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises. A finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele e prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. c) inventrio analtico: descreve as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises de forma pormenorizada.

8 RECORTE DA LEGISLAO
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou

recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.

Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.

Art. 23 Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Oficial da Unio, de 09 de janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I - autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II - classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;(...) IV - credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V - desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; (...) XV - reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa

DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento;

III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda (...) Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora dele.

DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Art. 7 Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da

unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003 SECRETARIA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO

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O SECRETRIO DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO, DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso da atribuio que lhe confere o Decreto n 3.858, de 4 de julho de 2001, e tendo em vista o disposto no Decreto n 1.094, de 23 de maro de 1994, resolve: 1. OBJETIVO Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes gesto de processos e correspondncia, com a finalidade de criar bases para a implantao de sistemas informatizados unificados no mbito a que se destina. 2. CONCEITOS E DEFINIES Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies: AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. a) Interna e externa A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou entidade. A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal. b) Oficial e particular A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas. A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal. c) Recebida e expedida A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da Administrao Pblica Federal. DESAPENSAO - a separao fsica de processos apensados. DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE PROTOCOLO

Art. 1 Baixar a presente Portaria, destinada a orientar os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de

Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos. Art. 2 Os processos autuados pelos rgos pblicos federais integrantes do SISG devero adotar a sistemtica de numerao nica de processo e/ou documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem. Pargrafo nico. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que tenha, dentre suas competncias, independentemente da sua denominao e hierarquia, na escritura do rgo que integra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos e/ou documentos.

PORTARIA NORMATIVA N 05, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002. Ementa: Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. A SECRETRIA-ADJUNTA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO, DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso das atribuies conferidas pelo Decreto s/n, de 3 de novembro de 1999 e pelo Decreto n 3.858 de 5 de junho de 2001 e tendo em vista o disposto na Portaria/MP n 171, de 28 de dezembro de 1999, RESOLVE: Art. 1 Dispor sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa. Art. 2 Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicao. RENATA VILHENA ANEXO

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despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. DILIGNCIA o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DISTRIBUIO - a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. DOCUMENTO - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, conforme descrito a seguir. a) Caracterizao quanto ao gnero Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vdeomagnticas; Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos e fitas audiomagnticas; Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e carto-janela; Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico. b) Caracterizao quanto espcie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.) e,

Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. c) Caracterizao quanto natureza Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito; Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral. FOLHA DO PROCESSO So as duas faces de uma pgina do processo. JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s partes integrantes do processo. PGINA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo. PEA DO PROCESSO o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. PROCEDNCIA A instituio que originou o documento. PROCESSO o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o

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documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. PROCESSO ACESSRIO - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. PROTOCOLO CENTRAL a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos. PROTOCOLO SETORIAL a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. REGISTRO - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE DESAPENSAO uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TRAMITAO - a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio. (...) 3. RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar: a) se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; b) se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c) se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo;

d) se a correspondncia ser autuada ou no; A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados correspondncia ou processo, conforme o caso. Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos. (...) 4. PROCEDIMENTOS COM RELAO CORRESPONDNCIA a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso. A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega; A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir: Ex.:

Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio. c) Correspondncia Recebida e expedida Correspondncia Recebida A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio. O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo. As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio. d) Correspondncia Expedida O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real.

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5. PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS 5.1 AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; g)Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; h) Conferir o registro e a numerao das folhas; i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; j) O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente. A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade de destino. A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. Importante: As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo; No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo. A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. 5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir.

A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Carimbo de Numerao de Peas Pequenas

Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica existente; Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, nopermitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. Exemplo:

5.3 JUNTADA A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. 5.3.1 JUNTADA POR ANEXAO A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:

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Processo Principal Inqurito Administrativo Auto de Infrao Aquisio de Material Licena sem vencimentos

Processo Acessrio Recurso contra deciso de Inqurito Defesa contra Auto de Infrao Prestao de Contas Cancelamento de Licena

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo acessrio. Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA. A metodologia adotada para juntada por anexao : 5.3.2 JUNTADA POR APENSAO Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia: a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; b) manter as folhas de cada processo com sua numerao original; c) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado; e) Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao. 5.4 DESAPENSAO Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensao ocorrer antes do arquivamento. A metodologia para a desapensao ser: a) separar os processos; b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; c) tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e) registrar em sistema prprio, a desapensao. A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu dirigente. 5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEAS A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo 5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEAS A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade

competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir: a) Retirar os documentos que constituiro outro processo; b) Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirado os documentos; c) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas pginas. 5.7 DILIGNCIA Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Federal, ser devolvido ao protocolo central do rgo ou da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a exigncia. A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicao do rgo ou entidade que a solicitar. Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel anexar ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia. 5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQNTE 5.8.1 O encerramento dos processos ser: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistncia do interessado; d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo. 5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQNTE No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc.

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Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo.

ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho, no se permitindo a incluso de novas folhas at o seu total aproveitamento do verso. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo "Em branco". DEFINIES 1. (Cespe/TSE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem a) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual. b) Papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica. c) Plantas, mapas, fotografias. d) Mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico 2. Cespe Anvisa 2007) carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 3. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como funo principal (A) eliminar os documentos sem valor, que dificultam a busca das informaes importantes. (B) tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. (C) colecionar documentos histricos. (D) instruir, informar e entreter. 4. (Cespe MPE/AM 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. 5. (Cespe TRE/GO 2009) Considera-se arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. 6. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como funo principal tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental. b) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. c) (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel. d) (Cespe - PRG 2005) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da histria. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 7. (CESPE AGU/2010) O arquivo de um rgo o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio de suas atividades. Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espcie documental. 8. (Cespe MPS 2010) O documento o suporte da informao, e a informao a ideia ou mensagem contida em um documento. 1. B 2. V 3. B 4. V 5. F 6. C 7. V 8. F

5.9 RECONSTITUIO DE PROCESSOS Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; b) Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas necessrias; e) Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo; f) Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual. (...) PORTARIA SLTI/ MPOG N 12, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2009 - DOU DE 24/11/2009 Altera a Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. A SECRETRIA ADJUNTA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso de suas atribuies que lhe conferem o Decreto n 6.929, de 6 de agosto de 2009 e o Decreto n 1.094, de 23 de maro de 1994 , resolve: Art. 1 Os itens primeiro e stimo do subitem 5.2 do Anexo Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002, passam a vigorar com a seguinte redao: "5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O verso da folha no ser numerado e sua identificao quando for necessria ter como referncia a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 3v. A capa do processo no ser numerada. ....................................................................................................... ................................................................................. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Poder

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS 1. (Cespe MDS 2006) A organicidade diz respeito s relaes entre os documentos de arquivo de um mesmo conjunto que, ligadas ao contexto de produo, refletem o funcionamento e as atividades da entidade acumuladora. 2. (Cespe STJ 2004) O princpio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cpias do documento produzido.

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3. (Cespe ANA 2006) O princpio da provenincia fundamento bsico da arquivologia -, vincula indissoluvelmente o documento a seu produtor e preconiza que os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, sem mesclarem-se a outros de origem distinta 4. (Cespe Anvisa 2007) carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 5. (Cespe TRE/MT 2010) O princpio de respeito aos fundos ou princpio da provenincia determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos. 6. (Cespe TRE/GO 2009) O princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o: A respeito pertinncia territorial. B gesto de documentos. C arranjo estrutural funcional. D respeito provenincia. 7. (TRT/17 Rego FCC 2004) O princpio arquivstico da organicidade baseia-se na relao entre: (A) as atividades-fim e as atividades-meio. (B) as atividades da instituio e as de entidades congneres. (C) os documentos e as atividades da instituio. (D) os originais e as cpias dos documentos. (E) os documentos e os assuntos tratados. 8. (PF CESPE/2009) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. 1. V 2. F 3. V 4. V 5. V 6. D 7. C 8. V

1. E

2. F

3. V

4. V

5. F

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 1. (Cespe STJ 2005) Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras. 2. (Cespe - TREAL 2004) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 3. (Esaf Aneel 2006) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado. 4. (Cespe MI 2006) Ata de reunio, relatrio de atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos de tipologias documentais 5. (Cesgranrio ANP/2008) O gerente do Grupo Petrleo e Gs, durante uma reunio com sua secretria, solicita que seja contratado um tcnico em arquivo para a realizao de tarefas especficas de organizao dos documentos do Departamento Jurdico. Alerta para que na organizao sejam evidenciadas as espcies documentais, pois elas tm muita importncia como subdivises auxiliares. Estas espcies documentais so (A) cartas, contratos e acordos. (B) estantes, arquivos e pastas. (C) cpias, inventrios e acervo. (D) caixas, amarrados e volumes. (E) fotografias, discos e colees. 6. (Cesgrario - BNDES 2008) Um arquivista de uma empresa multinacional trabalhava identificando os documentos iconogrficos, filmogrficos, textuais, informticos etc. O trabalho que est sendo desenvolvido relaciona-se com a(o) (A) espcie documental. (B) natureza do documento. (C) tipologia documental. (D) gnero do documento. (E) sistema documental. 7. (CESPE AGU/2010) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. 8. (CESPE AGU/2010) Ofcio, memorando e aviso so exemplos de tipologias documentais 9. (FCC - DNOCS 2010) Documentos iconogrficos so aqueles (A) com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. (B) em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. (C) em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. (D) em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. (E) produzidos, tratados ou armazenados em computador. 1. V TEO 6. D RIA DAS TRS IDADES 2. V 7. V 8. 3. D F 4. 9. F B 5. A

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 1. (Empasial/Memorial da Amrica Latina-SP/1999) Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes que merecem tratamento diferenciado no apenas quanto ao armazenamento mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao, definio de: a) arquivo histrico b) arquivo comercial c) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial 2. (Cesgranrio - ANP 2005) Considerando-se o ponto de vista da abrangncia de sua atuao, h dois tipos de arquivos: os gerais e os centrais. 3. (Cespe - PMRB 2007) So considerados documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades 4. (Cespe TJDFT 2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 5. (Cespe-ANAC 2009) Os estgios de evoluo dos arquivos so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

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1. (Cespe Unb TST 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente de uma instituio que possua uma poltica de avaliao. 2. (Funiversa - Caesb 2005) Sobre a teoria das trs idades documentais, assinale a alternativa correta referente idade intermediria. (A) ela formada por documentos com mais de dez anos de existncia e que no tm mais valor administrativo que justifique sua guarda nos arquivos correntes (B) ela formada por documentos que no possuem mais valor primrio ou mediato. (C) ela composta por documentos que aguardam o cumprimento dos prazos para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente (D) ela uma fase em que o acesso aos documentos irrestrito. Desta forma, ele ser aberto consulta pela sociedade (E) ela tambm conhecida como massa documental acumulada ou arquivo morto 3. (Cespe/Unb - PRG 2005) Todos os documentos de terceira idade possuem valor secundrio. 4. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria. 5. (Cespe/Unb - FUNAG 2005) A produo e a tramitao de documentos so atividades inerentes a fase corrente do ciclo documental. 6. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Segundo a teoria arquivstica, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituio so de guarda permanente. 7. (Cesgranrio BNDES 2006) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos como estgios de sua evoluo. A idade em que so arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a: (A) permanente. (B) corrente. (C) especializada. (D) empresarial. (E) pblica. 8. (Cespe - MI 2006) O acesso aos documentos na fase intermediria aberto ao pblico em geral. 9. (Cetro Liquigs 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos (A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis. (B) Os documentos e papis que so consultados com menor freqncia devem ser arquivados separadamente daqueles de uso contnuo. (C) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conservados na sede da empresa que os produziram ou em dependncias prximas. (D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos e, para cada um deles, h uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. (E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente. 10. (Unb/Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 11. (ESAF ANEEL/2006) As atividades realizadas nos arquivos correntes so as seguintes, exceto:

A) Preservao de documentos histricos. B) Expedio de documentos. C) Emprstimo e consulta. D) Arquivamento. E) Protocolo. 12. (Cesgranrio - BNDES 2007) Um grupo de pesquisadores, auxiliados por um Tcnico de Arquivo do Banco Nacional Social, trabalha na anlise do acervo histrico. O coordenador do grupo explica que, conforme orientao do arquivista, importante destacar, nesta empreitada, o valor secundrio dos documentos, que devem evidenciar caractersticas de documentos (A) eventuais e sigilosos. (B) classificatrios e informacionais. (C) circunstanciais e custodiais. (D) probatrios e informativos. (E) correntes e intermedirios. 13. (Cespe - INSS 2008) Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 14. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Para que possam desempenhar suas funes, os arquivos so dispostos em fases. Quanto s fases arquivsticas, assinale a opo correta. (A) As fases so definidas pela espcie do documento. (B) A segunda idade, ou fase intermediria, formada, exclusivamente, por documentos financeiros e contratuais de longo prazo de guarda.. (C) A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questes legais e fiscais, possam, esporadicamente ser consultados.. (D) A primeira idade constituda de documentos em curso ou consultados frequentemente. 15. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Durante uma visita a uma instituio federal, so apresentados vrios setores, e um deles chama a ateno dos visitantes por manter caractersticas de conjuntos documentais vinculados, especificamente, aos fins imediatos para os quais foram criados, mantendo-se nas mesmas reas em que foram produzidos ou acumulados. De acordo com a terminologia arquivstica, esses arquivos esto vinculados idade (A) permanente (B) cientfica (C) corrente (D) custodial (E) especializada. 16. (Cespe MMA/2009) O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 17. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes so alocados perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de uso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos. 18. (Cespe TRE/GO 2009) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, A arranjo e classificao. B arquivamento e acondicionamento. C avaliao e seleo. D transferncia e recolhimento. 19. (Cesgranrio BNDES 2006) A secretria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informaes ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O tcnico

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administrativo verifica que a pasta ainda no fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informaes sobre o emprstimo. Essa ficha, que ainda muito utilizada nos arquivos, a guia: (A) fsica. (B) especial. (C) subsidiria. (D) dentro. (E) fora. 20. (Cespe ANEEL 2010) Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio 21. A(CESPE ANEEL 2010) Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 22. (CESPE ANEEL 2010) A unidade de acondicionamento predominante nos arquivos correntes so as caixas-arquivo. 23. (CESPE DPU 2010) As atividades tpicas dos arquivos correntes so: A o protocolo, a expedio, o arquivamento, o emprstimo e a consulta de documentos. B o arquivamento, o desarquivamento, a classificao e a avaliao de documentos. C o protocolo, o arquivamento e o emprstimo de documentos. D a classificao, a avaliao e a destinao de documentos. E a classificao, o arquivamento e o emprstimo de documentos. 24. (CESPE AGU/2010) O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final.

5. (Cesgranrio BNDES 2008) A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar (A) plano de descarte. (B) plano de prescrio. (C) tabela de descarte. (D) quadro de arquivo. (E) prazos de guarda. 6. (Cesgranrio FUNASA 2009)

1-V 7. A 13. V 19 E

2. C 8. F 14. D 20. V

3. V 9. A 15. C 21. F

4. F 10. V 16. V 22. F

5. V 11. A 17. V 23. A

6. V 12. D 18. D 24. F

A representao acima corresponde ao instrumento denominado (A) plano de classificao. (B) instrumento de pesquisa. (C) tabela de equivalncia. (D) tabela de temporalidade. (E) lista de descarte. 7. (Cesgranrio BACEN 2010) O Banco Central do Brasil, assim como muitos rgos pblicos, constitui comisses permanentes de avaliao de documentos, visando a determinar os prazos de reteno de documentos e a destinao aps esse prazo. Elabora-se, portanto, a tabela de temporalidade, que vai estabelecer critrios para a migrao do suporte e a destinao final. A destinao final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so: (A) eliminao ou recolhimento. (B) digitalizao ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio. (D) conservao ou restaurao. (E) proteo ou sigilo. 8. (Cespe TRE/GO 2009) A destinao dos documentos indicada A pelo plano de classificao. B pelos instrumentos de pesquisa. C pela tabela de temporalidade. D pela tipologia documental. 9. (Cesgranrio BNDES 2008) Corroborando seu papel, o arquivo desenvolve procedimentos que culminam com a eliminao de documentos que esto destitudos de valor. Sendo assim, um processo efetivo para destruio de documentos de arquivo sem valor a: (A) incinerao. (B) fragmentao. (C) compactao. (D) desintegrao. (E) acidificao. 10. (Cesgranrio BACEN 2010) O Banco Central do Brasil, assim como muitos rgos pblicos, constitui comisses permanentes de avaliao de documentos, visando a determinar os prazos de reteno de documentos e a destinao aps esse prazo. Elabora-se, portanto, a tabela de temporalidade, que vai estabelecer critrios para a migrao do suporte e a destinao final. A destinao final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so: (A) eliminao ou recolhimento. (B) digitalizao ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio. (D) conservao ou restaurao. (E) proteo ou sigilo.

TABELA DE TEMPORALIDADE 1. (Vunesp - BNDES 2001) A tabela de temporalidade organiza a transferncia de documentos ao arquivo permanente 2. Sobre a tabela de temporalidade assinale a alternativa incorreta. a) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente. b) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase intermediria. c) (Cespe - STJ 2004) A tabela de temporalidade visa atribuir os prazos de guarda para os documentos da terceira idade. d) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade indica a destinao final dos documentos 3. (Cespe/Unb - TRE//AL 2004)O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 4. (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente.

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1. F 7. A

2. C 8. C

3. F 9. B

4. V 10. A

5. E

6. D

PLANO DE CLASSIFICAO 1. (Cespe - STJ 2004) plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de documentos. 2. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) O plano de classificao o instrumento que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e mudana dos suportes dos documentos. 3. (TRE/RN FCC 2005) Na administrao de documentos correntes tem-se a preocupao de conserv-los de maneira ordenada e acessvel. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam bem (A) classificados e manuseados. (B)) classificados e arquivados. (C) selecionados e arquivados. (D) selecionados e classificados. 4. (CESGRANRIO FUNASA/2009) No Cdigo de Classificao de Documentos, as espcies documentais, as funes, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes desempenhadas pelos rgos. Isto quer dizer que os assuntos recebem cdigos numricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do: a) individual para o grupo b) inteiro para o decimal c) simples para o composto d) geral para o particular. e) permanente para o temporrio

que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. 5. (FCC - Cmara dos Deputados 2007) A autuao de documentos atividade tpica do (A) arquivo corrente. (B) arquivo central. (C) protocolo. (D) arquivo intermedirio. (E) arquivo setorial. 6. (Cespe - PMRB 2007) protocolo uma das atividades do arquivo corrente. 7. (Cespe MI 2006) Todos os documentos produzidos ou recebidos pelo rgo pblico devem ser registrados pelo protocolo, inclusive os confidenciais e os particulares. 8. (Cespe-TRE/PA 2005) Assinale a opo em que todas as atividades apresentadas so de responsabilidade do setor de protocolo: (A) autuao, encaminhamento e arquivamento (B) recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio (C) classificao, descrio, arquivamento e expedio (D) registro, classificao, destinao e avaliao (E) autuao, registro, organizao e descrio 9. (Esaf-MPU 2004 Arquivista) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo. (A) Registro (B) Avaliao (C) Autuao (D) Expedio (E) Recebimento 10. (Cespe MI 2009) O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 11. (Cespe MPS 2010) A expresso unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posio na hierarquia do rgo, desde que, entre suas competncias, exista a de autuar/numerar processos e(ou) documentos. 12. (Cespe EMBASA 2010) Protocolo o setor encarregado do recebimento e da expedio de documentos. o responsvel, tambm, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magntica) e o formato (caderno, mapa, fotografia). 13. (Cespe MPS 2010) O protocolo central do rgo deve manter controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de informar sua localizao aos usurios em tempo real. 14. (Cespe MPS 2010) Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. 01. 02. 03. 04. 05. 06. A V V F C V 08. 09. 10. 11. 12. 13. B B V V V V PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 07. F 14. F

5. (CESPE ANEEL 2010) O plano de classificao considerado um dos instrumentos bsicos para a gesto de documentos. 01. V 02. F 03. B 04. D 05. V

PROTOCOLO 1. (HFA FUNIVERSA/2009) As chamadas atividades de controle da documentao, que tm como objetivo facilitar o fluxo de informaes no rgo, geralmente so exercidas por setores de protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades de controle. a) recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. b) recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, intermedirios e permanentes. c) aquisio, catalogao, distribuio, controle da movimentao e expedio dos documentos. d) armazenamento, classificao, seleo e disseminao de toda a informao. e) criao, coleta, classificao, conservao e divulgao. 2. (PF CESPE/2009) O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 3. (Cespe IBRAM 2009) O servio de protocolo responsvel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio de documentos. 4. (Cespe MPS 2010) Toda correspondncia recebida na sextafeira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina

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1. (Cespe/Unb TSE 2007) Uma das espcies documentais mais utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexao ou por apensao. A juntada por anexao significa (A) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes atividade-meio. (B) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes recursais relativas a um mesmo interessado. (C) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. (D) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto 2. (Cespe STJ 2008) Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 3. (Funiversa Terracap 2010) Assinale a alternativa que apresenta o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo de assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as folhas apontadas. a) desmembramento b) desapensao c) despacho d) diligncia e) distribuio 4. Um processo em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. 5. (Cespe MPS 2010) Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formao do processo. 6. (CESPE MI/2009) O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 7. (Cespe ME 2008) A autuao ou formao do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. 8. (Cespe ANATEL 2009) O processo desaparecido ou extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 9. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe MPS 2010) Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. b) (Cespe MEC 2009) Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia,deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. c) (Cespe MPS 2010) Correspondncia o nome dado a todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

d) (Cespe HEMOBRAS 2008) Se uma correspondncia oficial encaminhada para destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificava da sua devoluo. 10. (Cespe MPS 2010) Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. 11. (Cespe MPS 2010) O servidor dever numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, comeando pelo nmero 1 e usando o carimbo prprio para colocao do nmero no canto superior direito da pgina. 12. (Cespe EMBASA 2010) A autuao do processo deve ser feita, preferencialmente, a partir de um documento original; no entanto, pode-se utilizar uma cpia de documento, autenticada por algum dotado de f pblica. Documentos transmitidos por fax, entretanto, no podem constituir peas de processo. 01. D 07. F 02. V 08. F 03. D 09. D 04. V 10. V 05. F 11. V 06. V 12. V

GRAUS DE SIGILO 1. (Cespe - TJDFT 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 2. (Cespe - TJDFT 2008) Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. 3. (Cespe TST 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 4. (Cetro Cmara Mun. Araatuba - 2008) Na expedio e tramitao dos documentos ultra-secretos e secretos sero observadas as seguintes prescries, dentre outras: I. os documentos a expedir sero acondicionados em envelopes duplos. II. o envelope externo conter apenas o nome ou a funo do destinatrio e seu endereo, sem qualquer anotao que indique o grau de sigilo do contedo. III. aconselhada a expedio de documento ultrasecreto pelo correio. IV. no envelope interno sero inscritos o nome e a funo do destinatrio, seu endereo e, claramente indicado, o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope externo. correto o que se afirma apenas em (A) I, III e IV. (B) I, II e III. (C) I, II e IV. (D) I e IV. (E) III e IV. 5. (Cespe - SEAD/UEPA 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultra-secretos no podem ser expedidos por meio postal.

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6. (Cesgranrio BNDES 2008) O ato pelo qual a autoridade competente libera para consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denomina-se (A) avaliao. (B) eliminao. (C) desclassificao. (D) classificao. (E) descrio 7. (Cesgranrio - FUNASA 2009) De acordo com a legislao vigente, assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. No entanto, sero restritos, por um prazo de at cem anos, documentos sigilosos relacionados com: (A) segurana e risco da sociedade. (B) legitimidade e fora do estado. (C) resistncia e capacidade do povo. (D) honra e imagem das pessoas. (E) intelectualidade e produo cientfica. 8. (CESPE ANEEL 2010) Os procedimentos adotados para a correspondncia de carter sigiloso consistem em sua classificao e encaminhamento ao destinatrio. 01. V 07. D 02. V 8. F 03. F 04. C 05. F 06. C

(D) 3 , 1 , 2 , 4 (E) 3 , 2 , 1 , 4 8. (Cespe DFTRANS 2008) Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organizao de seu acervo. PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at Lima / de Miranda at Oliveira GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel VECULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico. 9. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o nmero como elemento principal, orientou o surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio, secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem: (A) 1,3,4,2,5 (B) 2,4,3,5,1 (C) 3,2,1,5,4 (D) 3,5,4,2,1 (E) 4,5,3,1,2 10. (Cespe EMBASA 2010) O mtodo de ordenao mais comum e fcil de ser aplicado consiste na identificao e separao de documentos por assunto, por exemplo, correspondncias, atas, acordos, pareceres, contratos, entre outros. 11. (Cespe EMBASA 2010) Um dos mtodos de ordenamento considerados mais eficientes o ideogrfico, no qual os documentos recebem nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, que so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse caso, o arquivamento feito considerando um grupo de cada vez. 01. V 07. B 02. V 08. V 03. F 09. B 04. A 10. F 05. E 11. F 06. D

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 1. (Cespe ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe. 2. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 3. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 4. (Cespe TRE/AL 2004) No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperao da informao o assunto. 5. (Cesgranrio - ANP 2005) Assinale a opo que traz subclasses do mtodo de arquivamento ideogrfico numrico. (A) Bsico e padronizado. (B) Duplex, decimal e unitermo. (C) Enciclopdico e dicionrio. (D) Geogrfico, cronolgico e dgito-terminal. (E) Variadex, automtico, soundex, rneo e mnemnico. 6. (Cespe-TRE/MT 2005) O mtodo de arquivamento geogrfico considerado um mtodo indireto de arquivamento. 7. (Cesgranrio - IBGE 2010) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - Jos de Oliveira Lisboa 2 - Maria Albuquerque Coimbra 3 - Manoel Ferreira Aveiros 4 - Augusto Silveira Porto Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 1 , 3 , 2 , 4 (C) 2 , 3 , 1 , 4

REGRAS DE ALFABETAO 1. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes. 2. (Cesgranrio - BNDES 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa so compostos e no se separam. 3. (Cesgranrio - BNDES 2004) Os nomes orientais so organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam. 4. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Considere que o TRE adotar o mtodo de arquivamento alfabtico e far uso das regras de alfabetao. Assinale a opo cujo nome est representado corretamente. a) Neto, Antonio Pereira de Souza b) De Camargo, Lusa Maria Pontes c) Branco, Solange Ribeiro Castelo d) Sato, Akiko Yamamoto e) Muller, Paul

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5. (Cesgranrio - IBGE 2010) Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetao. Em uma dessas regras aparece a orientao para arquivamento de nomes orientais, como: 1 - Lin Yin 2 - Al Ben Hur 3 - Chan Chen Xitong 4 - Mao Tse-Tung A ordenao correta : (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 2 , 3 , 1 , 4 (C) 2 , 3 , 4 , 1 (D) 3 , 2 , 1 , 4 (E) 4 , 1 , 3 , 2

(A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 2 , 3 , 1 , 4 (C) 2 , 3 , 4 , 1 (D) 3 , 2 , 1 , 4 (E) 4 , 1 , 3 , 2

01. V 08. V

02. V 09. V

03. V 10. F

04. E 11. F

05. B 12. V

06. F 13. B

07. F

GESTO / AVALIAO DE DOCUMENTOS 1. (Cetro Liquigs - 2007) So consideradas as trs fases bsicas da gesto de documentos: (A) recuperao; destinao e eliminao. (B) destinao; gesto e produo. (C) produo; guarda e destinao. (D) produo; utilizao e destinao. (E) utilizao; recuperao e eliminao. 2. A elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 3. (Cespe-MI/2006) Os resultados esperados de um processo de avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao da informao e a conquista de espao fsico. 4. (Cespe/Unb - TST 2003) A gesto de documentos no inclui o (a): a) produo de documentos b) avaliao de documentos c) permuta de documentos d) arquivamento de documentos 5. (Cespe/Unb ANATEL 2006)A gesto de documentos envolve operaes e procedimentos na fase corrente, mas no faz referncias s atividades na fase intermediria. 6. (Cespe- PMRB 2007) A gesto de documentos impe, pelas suas prprias caractersticas, a avaliao dos documentos na fase permanente. 7. (TRT 17 FCC / 2004) Os documentos eletrnicos so distintos dos documentos em suporte-papel, pois (A) no alcanam valor histrico. (B) so desprovidos de autenticidade. (C) tm espcies e tipos indeterminados. (D))demandam diferentes mtodos de leitura e de conservao. (E) s podem ser analisados por cientistas da informao. 8. (Cespe MTE / 2008) O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma poltica nacional que oriente os rgos e entidades da administrao pblica federal com relao a arquivos. 9. (Cespe MCT 2008) A avaliao tem um objetivo muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de reteno nas fases corrente e permanente, definindo, assim as possibilidades de eliminao, microfilmagem ou guarda permanente. 10. (Cespe - TRE/MG 2009) A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. 11. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes da atividade de um rgo ou setor e contribui para que sejam

6. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas fsicas so formados por um substantivo e um adjetivo ou so ligados por hfen, eles devem ser separados. 7. (Cespe STJ 2008) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. 8. Cespe SEBRAE/BA 2008) A ordenao de pastas no arquivo por nome de empresa deve ser feita como no exemplo abaixo. Barateiro (O) Capital Picanhas HEMOBRAS PETROBRAS 9. (Cespe - TJDFT 2008) Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 10. (Cespe-TSE 2007)A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a disposio de documentos em um arquivo. Nesse sentido, a ordenao abaixo est correta: I Conferncia de Gesto de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliao Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos 11. (Cespe SEBRAE/BA 2008) No caso de nomes de clientes/pessoas fsicas ingleses, franceses, espanhis e norteamericanos, a ordenao abaixo est correta. Cox, Richard Duchein, Michel Hererra, Antonia Heredia Schellenberg, Theodore Roosevelt 12. (CESPE ANEEL 2010) De acordo com as regras de alfabetao, no caso de homnimos, os graus de parentesco devero ser considerados. 13. (Cesgranrio - IBGE 2010) Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetao. Em uma dessas regras aparece a orientao para arquivamento de nomes orientais, como: 1 - Lin Yin 2 - Al Ben Hur 3 - Chan Chen Xitong 4 - Mao Tse-Tung A ordenao correta :

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criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 12. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 13. (Cespe MMA/2009) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 14. (Cespe MTE / 2008) O programa de gesto de documentos, quando implantado em um ministrio, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma srie de atividades arquivsticas, exceto a de avaliao, que so prprias do arquivo permanente. 15. (FUNASA 2009 CESGRANRIO) Com o objetivo de manter sigilo das informaes dos documentos, a escrita utilizada com abreviaturas, cdigos ou cifras, visando comunicao secreta, denominada: (A) paleografia. (B) crisografia. (C) heliografia. (D) sigilografia. (E) criptografia 16. (Cespe TRE/MG 2009) A elaborao dos documentos decorrente das atividades de um rgo ou setor, apesar da sua relevncia, no se inclui entre as atribuies da gesto de documentos. 17. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. 18. (CESPE AGU/2010) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. 19. (CESPE AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente denominado gesto de documentos. 20. (Cespe TRE/MT 2010) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de A produo e destinao. B emulao e migrao. C conservao e restaurao. D eliminao e preservao. E criao e aquisio. 1. D 8. F 15. E 2. V 9. F 16. F 3. V 10. F 17. V 4. C 11. V 18. V 5. F 12. V 19. V 6. F 13. F 20. A 7. D 14. F

o uso de escaner, visando a converter documentos convencionais (papel) em imagens eletrnicas, codificadas, e que so apropriadas para armazenamento magntico ou tico, o que compe a tcnica de (A) desmodulao. (B) descompactao. (C) digitalizao. (D) integralizao. (E) masterizao. 2. (Cespe TRE/GO 2009) Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. 3. (Cespe TRE/GO 2009) A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. 4. (Cespe TRE/GO 2009) As vantagens da alterao do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informaes por tornar desnecessria a organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com outras entidades; proporcionar acesso s informaes em redes; reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do espao; reduzir custos de manuteno. 5. (CESPE PF / 2009) A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. 6. (Cespe/Unb Anatel 2006) Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados aps a microfilmagem. 7. (Cespe TRE/MT 2010) A microfilmagem permite a reduo do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda restrito devido no aceitao do microfilme como prova legal. 8. (Cespe - Unb ANA 2006) Para garantir a segurana, obrigatria a confeco de uma cpia do microfilme, que deve ser armazenada em local diferente do original. 9. (PF CESPE/2009) A digitalizao e o gerenciamento eletrnico permitem que: (A) documentos, originalmente em papel, sejam armazenados em arquivos de ao acessveis em computador. (B) todos os documentos de uma empresa sejam copiados e disponibilizados somente em arquivos manuais. (C) documentos, originalmente digitais, sejam convertidos em arquivos manuais acessveis em computador. (D) documentos em papel sejam copiados para outro papel para facilitar a busca. (E) documentos, originalmente em papel, sejam convertidos em arquivos digitais acessveis em computador. 10. (Cespe TRE/MT 2010) A microfilmagem permite a reduo do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda restrito devido no aceitao do microfilme como prova legal. 11. (Cespe TRE/MT 2010) A migrao de suportes uma tcnica importante para combater a rpida obsolescncia dos softwares e hardwares, que compromete a preservao de documentos digitais.

MICROFILMAGEM / DIGITALIZAO 1. (Cesgranrio BNDES 2008) Uma empresa necessita organizar os seus documentos e, aps a organizao, pretende utilizar uma tecnologia nova para preservao e acesso aos documentos, visando otimizao da recuperao da informao. Assim, busca na rea arquivstica uma orientao para a melhor tecnologia a usar. Esta orientao direciona para

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12. (Cespe TRE/MT 2010) A digitalizao de documentos vantajosa, pois permite o acesso mltiplo e simultneo aos documentos e, alm disso, possui ampla aceitao legal. 13. (CESPE AGU/2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo. 1.F 8.V 2. C 9. E 3. F 10. F 4. F 11. V 5.V 12. F 6.F 13.F 7.F

PRESERVAO DE DOCUMENTOS 1. (Cespe TRE/MA 2009) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. 2. (Cespe TRE/MA 2009) A higienizao dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina. 3. (CESPE TRE/MG / 2009) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. 4. (Cespe ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. 5. (CESPE PF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. 6. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Alguns fatores degradam o documento, devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem ser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa; agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve estar atento a alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e: (A) poeiras. (B) climas. (C) infiltraes. (D) colas. (E) fungos 7. (CESGRANRIO FUNASA/2009) O trabalho de conservao de documentos fundamental para a preservao do acervo e manuteno da memria informacional. O tcnico de arquivo que desenvolve aes especficas de restauro em documentos danificados realiza a conservao: (A) preventiva. (B) corretiva. (C) primria. (D) corrente. (E) autntica 8. (Cespe-STM 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 9. (Cespe - TJDFT 2008) Para uma correta conservao do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade. 10. (Unb/Cespe-TRE/MA 2005) Na preservao de documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte de papel e para os rolos de microfilmes. 11. Cespe-TRE/PA 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum.

12. (Unb/Cespe - TRT 10 Regio 2004) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 13. (Esaf/ANEEL 2004) Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas. 14. (Cespe - TRE/MA 2005) No manuseio dos documentos fotogrficos incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. 15. (CESPE TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Com referncia conservao e restaurao de documentos de arquivo, assinale a opo correta: A O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel. B A temperatura ideal para conservao dos documentos em um depsito de arquivo deve ser superior a 24 C. C O alisamento um mtodo eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel. D A limpeza dos documentos em papel, fase posterior fumigao, pode ser feita em mesas higienizadoras ou com um pano macio, uma escova ou um aspirador. E A desinfestao consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, aumentando, assim, a resistncia das fibras do papel. 1. F 7. B 13. V 2. F 3. V 8. F 9. F 14. F 15. D 4. V 10. F 16. 5. V 11. F 17. 6. E 12. V 18.

ARQUIVO X BIBLIOTECA 1. (Cespe PRG 2005) A literatura apresenta algumas semelhanas e diferenas entre as bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais. 2. (Cespe PRG 2005) A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. 3. (Cespe-MEC 2005) As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituies pblicas so, preferencialmente, a compra, a doao ou a permuta. 4. (Cespe - TSE 2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta. (A) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. (B) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. (C) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. (D) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. 5. (Cespe MPE/RR 2008) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo. 6. (Cespe - MPE/AM 2008) As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo.

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7. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 8. (Cespe TRE/MT 2010) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica no considerada arquivo. 9. (Cespe TRE/MT 2010) Os documentos de arquivo so produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses documentos.

(E) O plano de classificao que define as sries e subsries. 5. (Cespe MMA/2009) O inventrio sumrio o instrumento tcnico responsvel pela gesto dos prazos de guarda e pela destinao final de documentos. 1. B 2. E 3. C 4. A 5. F

1. 7.

V V

2. 8.

F V

3. 9.

F F

4.

5.

6.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA 1. (FGV - MinC 2006)Instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica.(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica Arquivo Nacional, 2005) O instrumento de pesquisa descrito acima : (A) catlogo. (B) inventrio. (C) ndice. (D) guia de fundo. (E) repertrio. 2. (FCC-TRE/PB 2007) Dentre os instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo dos arquivos permanentes, inclui-se: (A) O inventrio, que toma por unidade e pea documental (B) O guia, que relaciona descritores ou palavras-chave capazes de recuperar o contedo dos documentos (C) O ndice, que oferece uma viso panormica dos seus diferentes fundos (D)O catlogo, que indica, na ordem de numerao das estantes e prateleiras, o lugar ocupado pelas unidades de arquivamento (E) A edio de textos, que transcreve na ntegra certos documentos. 3. (Cesgranrio/BNDES 2006) A nica possibilidade de se ter acesso s informaes contidas nos documentos do arquivo permanente atravs de um instrumento de pesquisa. Assinale a opo que apresenta unicamente exemplos destes instrumentos. (A) Guia, inventrio e revistas semanais. (B) Catlogo seletivo, ndice e publicaes vespertinas. (C) Inventrio, ndice e guia. (D) Dicionrio de verbetes, guia e catlogo. (E) Livro de ouro, inventrio sumrio e quadro de arranjo. 4. Assinale a alternativa correta com relao aos instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo dos arquivos permanentes: (A) O guia, que oferece uma viso panormica dos seus diferentes fundos. (B) A edio de fontes que toma por unidade e pea documental (C) O ndice, que descreve as peas documentais. (D) O catlogo, que descreve as unidades de arquivamento.

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PLANO DE CLASSIFICAO Classe 000 Administrao Geral 010 Organizao e Funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 000 ADMINISTRAO GERAL 003 Relatrios de Atividades 004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades ao mesmo tempo. 050 Oramento e Finanas 060 Documentao e Informao 070 Comunicaes 080 (Vaga) 090 Outros Assuntos Referentes Administrao Geral 030 MATERIAL - Incluem-se Normas, Regulamentaes, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou decises de carter geral. 033 Aquisio (Inclusive Licitaes) 033.1 Material Permanente - incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de arte. 033.11 Compra (inclusive compra por importao) 033.2 Material de Consumo 033.21 Compra

MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSUNTO

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATRIOS DE ATIVIDADES

PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTERCORRENT MEDIRIA E 5 anos 9 anos

DESTINAO FINAL Guarda permanente

OBSERVAES

5 anos

9 anos

Guarda permanente

So passveis de eliminao os relatrios cujas informaes encontram-se recapituladas em outros.

004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS 033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAO)

Enquanto vigora At aprovao das contas

10 anos

Guarda permanente

5 anos a contar da data de aprovao das contas

Eliminao

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