LA IMPLEMENTACIN DE TABLEROS DE COMANDO DE RECURSOS HUMANOS y SU RELACIN CON LA OPTIMIZACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Una realidad que obliga al anlisis profundo

Pablo Bastide

esde hace ms de 10 aos las empresas han invertido en la Argentina cifras millonarias en desarrollar e implementar sistemas integrales de administracin de datos e informacin para mejorar y hacer ms eficiente los procesos de control de la gestin y monitoreo de sus negocios.

Paralelamente durante el mismo perodo se ha incrementado la demanda de las reas de Recursos Humanos en generar indicadores que puedan medir la gestin y el desarrollo del capital humano a travs de la implementacin de Tableros de Comando.

Como puede observarse, en la actualidad ms del 60% de las empresas posee formalmente un Tablero de Comando de indicadores de la gestin de Recursos Humanos:

No se ha implementado 62,0% Se ha implementado

38,0%

Implementacin de Tableros de Comando. | Fuente: Reporte BIG 2009

Evidentemente existe una fuerte vinculacin entre ambas herramientas, donde para la generacin de los datos necesarios para construir los indicadores integrantes del Tablero de Comando la fuente indispensable son los sistemas de informacin existentes en la empresa y/o en el rea de Recursos Humanos. Dicho de otra manera, la materia prima para elaborar el producto terminado (Tablero de Comando) la brindan los sistemas de informacin, por ende nos encontramos ante una situacin de dependencia absoluta. De la observacin realizada en las diferentes empresas del mercado, podemos afirmar que los sistemas de informacin an no han logrado satisfacer las necesidades de sus clientes internos, en este caso Recursos Humanos. En muchos casos, los datos necesarios para alimentar el Tablero de Comando se siguen extrayendo de manera artesanal, tal cual ocurra 10 o 15 aos atrs cuando todava no existan masivamente los sistemas que hoy poseen las organizaciones, como podemos ver en el siguiente grfico:

No tienen implementado Software de Gestin Tienen implementado Software de Gestin 12,5%

87,5%

Implementacin de Software de Gestin. | Fuente: Reporte BIG 2009

GESTION.ar | Reporte BIG | La Implementacin de Tableros de Comando de RH, Junio 2009

Existen varias causas que impactan negativamente en la optimizacin de los sistemas de informacin, tales como:
falta de entrenamiento al personal en el manejo de los sistemas; dificultades para poder lograr la parametrizacin necesaria para generar los output requeridos por las reas de Recursos Humanos; carencia en la asignacin de tiempos del personal para mantener actualizada la informacin en los sistemas; alto costo de los servicios profesionales contratados para correcciones del sistema; poca coordinacin entre las distintas reas para consensuar los criterios de segmentacin de la informacin requeridos.

Esta realidad hace que hayan aparecido soluciones mgicas que prometen facilitar el proceso de generacin de indicadores y elaboracin de Tableros de Comando para Recursos Humanos, que lo nico que hacen es minimizar la herramienta de gestin y en definitiva subestiman la capacidad de los usuarios del Tablero de Comando. La solucin no pasa por achicar la cantidad de indicadores, ya que cabe recordar que stos se conforman con datos (materia prima), y que en cualquier Tablero de Comando utilizado por una empresa los datos requeridos son prcticamente los mismos, lo que vara es la cantidad de indicadores en trminos de apertura y segmentacin. Esto implica que lo que se debe profundizar son las acciones para mejorar y optimizar los sistemas de informacin, privilegiando mantener la utilizacin del Tablero de Comando como una herramienta estratgica para la gestin de Recursos Humanos y no deteriorar la calidad del producto terminado (igualar hacia abajo). En sntesis, el problema radica en poder ajustar los sistemas a las necesidades de informacin del cliente interno y no recortar el producto terminado (indicadores) suponiendo que se van a agilizar los procesos de elaboracin.

La tendencia del mercado muestra que cada vez son ms las empresas que llevan a cabo el proceso de medicin y benchmarking de la gestin del capital humano incluyendo indicadores propios del rea, organizacionales y de la industria comparativa, tal como podemos ver a continuacin:

9,0%

13,5%

Slo de indicadores del rea de RRHH Indicadores RRHH y organizacionales

77,4%

Indicadores RRHH, organizacionales y comparativos de mercado

Indicadores de Gestin | Fuente: Reporte BIG 2009

Esto implica que casi el 80% de las empresas que tienen implementado un Tablero de Comando, lo hicieron de manera integral, es decir, combinando mtricas internas del rea, con mediciones de productividad organizacional y comparativas del mercado.

GESTION.ar | Reporte BIG | La Implementacin de Tableros de Comando de RH, Junio 2009

Una de las alternativas que se plantea comnmente es analizar la periodicidad del requerimiento de la informacin, teniendo un abanico de opciones que va desde 1 mes hasta 1 ao. Posiblemente la eleccin dependa fundamentalmente de la asignacin de tiempos internos para la elaboracin de los indicadores y su posterior interpretacin, algo que debe depender de la necesidad y del criterio del N 1 de Recursos Humanos. Lo que en ningn caso se puede entender es, que se defina la periodicidad en funcin de la obtencin de la materia prima (datos) por ineficiencias de los sistemas de informacin. Trazando un paralelismo, que pasara si el proceso de liquidacin de haberes por dificultades del sistema slo se actualizara cada 3 meses? Durante los meses intermedios la nmina se mantendra sin modificaciones, provocando cualquier tipo de problemas y reclamos en la organizacin. Si bien esto es prcticamente imposible que ocurra, la gran diferencia con los sistemas que deben proveer la informacin para elaborar los Tableros de Comando radica en que todava no se ha encuadrado el proceso de generacin de indicadores como una herramienta de alto impacto en la gestin. Quizs, el comenzar a darle la relevancia y significatividad que posee el Tablero de Comando de Recursos Humanos para monitorear y mejorar la gestin del capital humano permitira iniciar el camino de optimizar los sistemas de informacin, ya que nadie puede negar que los datos existen, slo resta darles el encuadre necesario en tiempo y forma para abastecer las necesidades de los clientes internos. Por nuestra actividad profesional, llevada a cabo en los ltimos 12 aos desarrollando indicadores de gestin para el capital humano y relevando datos de mercado podemos asegurar que existen algunos datos fundamentales para el clculo de las mtricas, entre ellos encontramos:

Dotacin Total Facturacin Total Costos Operativos Totales Dotacin Total del rea de Recursos Humanos Costos Totales del rea de Recursos Humanos Remuneraciones Totales Costo de Beneficios Desvinculaciones Voluntarias e Involuntarias Ingresos de Personal Costo Total del Proceso de Bsqueda Participantes en Actividades de Capacitacin Horas/Hombre de Capacitacin Costos Totales de Capacitacin Promociones Internas

Como se puede observar se trata de datos muy relevantes que se encuentran disponibles en cualquier organizacin. Desde ya, por lo expuesto anteriormente, existen algunas dificultades en la obtencin de los mismos por falta de optimizacin de los sistemas, pero esas dificultades son mucho ms frecuentes en el inicio de un proyecto de implementacin de un Tablero de Comando que en los aos subsiguientes. Vale recordar que una condicin muy importante en el xito de los Tableros de Comando es la continuidad, dado que con el correr de los meses/aos la propia organizacin va incrementando la calidad y utilizacin de la herramienta. A modo de ejemplo, detallamos a continuacin una sntesis del grado de avance en la obtencin de la informacin por parte de las reas de Recursos Humanos a medida que transcurre el tiempo en la implementacin del Tablero de Comando:

GESTION.ar | Reporte BIG | La Implementacin de Tableros de Comando de RH, Junio 2009

Dato
Dotacin Total Facturacin Total Costos Operativos Totales Dotacin Total del rea de Recursos Humanos Costos Totales del rea de Recursos Humanos Remuneraciones Totales Costo de Beneficios Desvinculaciones Voluntarias e Involuntarias Ingresos de Personal Costo Total del Proceso de Bsqueda Participantes en Actividades de Capacitacin Horas/Hombre de Capacitacin Costos Totales de Capacitacin Promociones Internas

1 Ao 98% 94% 90% 100% 96% 97% 95% 98% 97% 95% 90% 85% 80% 93%

2 Ao 100% 99% 93% 100% 98% 100% 98% 100% 99% 96% 94% 92% 88% 97%

3 Ao 100% 100% 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 98% 97% 96% 94% 100%

+ de 3aos 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Como puede visualizarse, la proporcin de empresas que logran obtener la materia prima necesaria para calcular los indicadores se aproxima al 100% para todos los datos a partir del segundo ao de ejecucin del proyecto, lo que confirma que indefectiblemente una vez tomada la decisin de implementar una herramienta de medicin, el soporte necesario en trminos de informacin necesita algn tiempo adicional para cubrir las necesidades.

GESTION.ar | Reporte BIG | La Implementacin de Tableros de Comando de RH, Junio 2009