DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Las organizaciones tienen en le factor humano su recurso ms valioso, sin embargo por las diferencias entre los individuos que las integran as como el cambio caracterstico de toda organizacin en desarrollo es imprescindible adecuar las caractersticas y habilidades del elemento humano con los requisitos de las tareas que est actualmente desempeando o con las que en lo futuro realizar, sugiriendo de esta manera la necesidad de capacitacin como una de las reas de responsabilidad del encargado de lograr una optimizacin del elemento humano. Frente a esta exigencia surge paralelamente la de lograr el desarrollo de ese elemento que se encuentra a su disposicin, a fin de hacerlo ms satisfactorio a s mismo, a su organizacin y a la comunidad en la que vive, y esto solo es posible en la medida en que ese ser humano adquiera conocimientos y desarrolle sus capacidades, en cuyo caso la capacitacin es el auxiliar ms valioso; sin embargo, la capacitacin para lograr la eficacia debe ser sistemtico y realizado en tiempo y circunstancias adecuadas. La determinacin de necesidades de capacitacin es un diagnstico y, como tal, debe basarse en informaciones importantes. Muchas de estas informaciones deben de ser recogidas cuidadosa y sistemticamente, en tanto que otras estn disponibles en manos de ciertos administradores de lnea. Corresponde al administrador de lnea la percepcin de los problemas provocados por la carencia de capacitacin. Se entiende por necesidad de capacitacin a la discrepancia entre los estndares de ejecucin exigidos por el cargo y el desempeo actual del ocupante del cargo, siempre y cuando esta diferencia obedezca a la falta de conocimientos, habilidades y actitudes para el desempeo eficiente de sus funciones. En estas condiciones la necesidad de capacitacin se presenta: En trminos de puestos especficos y no referida a la carencia de conocimientos o informaciones en abstracto, en cuyo caso podra existir una necesidad de tipo educativo. Se vincula en los objetivos de la organizacin y en los del propio puesto, al cobrar dimensin por medio de los estndares, con lo cual el desempeo por debajo de los niveles esperados significa problemas para la empresa o institucin. Se traduce en conocimientos, habilidades y actitudes que podrn proporcionarse va capacitacin, cuando esto sea lo ms econmico. Para aclarar mejor la definicin de una necesidad de capacitacin debe comentarse que innumerables problemas de desempeo se explican por factores ajenos a la capacitacin, por lo que las necesidades de capacitacin y un desempeo deficiente no deben considerarse sinnimos ya que solamente algunos problemas algunos problemas de desempeo se deben a la falta de conocimiento, habilidades y actitudes.

Es necesario que la capacitacin responda a una planeacin que nos permita tener una visin antecedente de la organizacin tal como se quiere a determinado tiempo. Por tal motivo debe ser planeada a: Nivel estratgico: planes de capacitacin a largo plazo. Nivel tctico: programas involucrados en el ao fiscal correspondiente. Nivel operacional: realizacin de los programas. La Deteccin en Necesidades de Capacitacin nos permite estructurar y desarrollar planes y programas para establecer acciones de seguimiento y evaluacin, cuando no se logran los objetivos, cuando existen problemas en la organizacin. Para esto es importante llevar a cabo:

Anlisis de la organizacin. Anlisis de la tarea. Anlisis del individuo.

La DNC, nos permite conocer con exactitud las deficiencias actuales del personal as como de las necesidades futuras. Los resultados de la DNC nos proporcionan la siguiente informacin:

Nos da un nmero exacto de trabajadores que necesita capacitarse. Nos determina las caractersticas de los trabajadores que necesitan
capacitarse. Nos permite conocer las caractersticas en cuanto a un conocimiento, destreza y capacidades. Describe de manera precisa y concreta las actividades en las que necesitan ser capacitados. Es importante determinar lo anterior para:

Determinar la forma de impartir la capacitacin. Determinar costos de la capacitacin. Tener claridad sobre la amplitud del contenido, del programa de
capacitacin. Seleccionar las tcnicas didcticas de instruccin y material didctico. Organizar los eventos con relacin al proceso de produccin. La DNC cubre los siguientes puntos:

Establecimiento de la situacin ideal, se pretende detectar las necesidades

de la organizacin y de lo que se requiere de los puestos. Definicin de la situacin real, establecer las necesidades individuales y de evaluacin individual.

 Anlisis comparativo entre situacin real e ideal. Establecimiento de estrategias para abarcar lo detectado. Informe de los resultados. PROCESO DE CAPACITACIN
El proceso de capacitacin se compone de fases que permiten sistematizar las acciones y facilitan el seguimiento de las mismas. PLANEACIN Es la fase inicial en el proceso de capacitacin, la cual determina los contenidos que es necesario proporcionar a los trabajadores de los diferentes niveles jerrquicos y reas ocupacionales. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES Se realiza con el propsito de identificar los problemas o requerimientos que limitan a los trabajadores en el desarrollo adecuado de las funciones laborales y que son factibles de ser resueltos mediante acciones formativas. El diagnostico de necesidades en capacitacin es una investigacin sistemtica, que se lleva a cabo para obtener e integrar informacin, permite guiar la elaboracin de programas de capacitacin y establecer estrategias para su operacin. ESTRUCTURAR PERFILES DE PUESTO Aqu se determina la situacin correcta, suficiente y ptima de las actividades, conocimientos, habilidades y actitudes que requiere cubrir el trabajador para su adecuado desempeo laboral. Se cuantifican los problemas o requerimientos que limitan a los trabajadores en el desarrollo adecuado de las funciones laborales y que son factibles de ser resueltos mediante acciones formativas. Se analiza la operacin real. Esta tarea implica la identificacin de las actividades que se realizan de manera cotidiana en cada puesto de trabajo. COMPARAR SITUACIONES IDEAL Y REAL De la confrontacin entre lo ideal y lo real se obtiene el listado de requerimientos, que se convierten en el punto de referencia del proceso, ya que delimitan con exactitud las reas de oportunidad de acciones concretas de enseanza- aprendizaje. ESTABLECER ESTRATEGIAS De a cuerdo con lo anterior, se deben disear y proponer acciones de capacitacin dirigidas a la atencin de las diferencias identificadas, al establecimiento de prioridades y a la determinacin de recursos humanos y financieros que se necesitan para desarrollar dichas acciones. ORGANIZACIN En esta fase se determina cmo se llevaran a cabo las acciones propuestas. ELABORACIN DE PROGRAMAS

Los programas son el conjunto de cursos y/o eventos que permiten atender las necesidades de formacin, actualizacin y desarrollo del recurso humano en los centros de trabajo. Incorporan las actividades de aprendizaje y a los responsables de su ejecucin. Un curso y/o evento de capacitacin es la descripcin detallada de un conjunto de actividades de instruccin-aprendizaje, estructuradas de tal forma que conducen al cumplimiento de objetivos previamente establecidos. Los elementos que se recomienda para su elaboracin son: Objetivos de Aprendizaje: describen las conductas a lograr al trmino del proceso de formacin. Contenido Temtico: es la informacin funcional, importante, suficiente y de actualidad que permitir alcanzar los objetivos. Actividades de Instruccin: son mtodos y procedimientos que facilitan el proceso de instruccin. Recursos Didcticos: medios y materiales que apoyan el proceso de instruccin. Evaluacin: permite analizar el grado de cumplimiento de los objetivos. Las empresas podrn organizar y llevar a cabo sus acciones de capacitacin de acuerdo a las siguientes estrategias: Programas especficos: son el conjunto de acciones que define una empresa, en funcin de sus necesidades particulares de formacin y que pueden ser impartidos por personal interno de la propia empresa o externo con autorizacin de la STPS. Programas generales: son el conjunto de acciones de capacitacin estructuradas moderadamente, dirigidos a una ocupacin o puesto de trabajo de una determinada rama de actividad econmica. Los diferentes programas conforman el Sistemas General de Capacitacin.

ANALSIS DE PUESTO El anlisis de puesto es una tcnica que estudia en detalle las organizaciones para las cuales se realiza el trabajo de reclutamiento y seleccin de personal, y tiene como finalidad conocer lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para desarrollar de manera eficiente el puesto. Es difcil determinar los elementos que integran un puesto, ya que no solo esta formado por una serie de actividades materiales y tangibles, sino que tambin existe un conjunto de factores que son ms difciles de determinar, como la habilidad, el esfuerzo y la responsabilidad que requiere el trabajador para realizar adecuadamente su trabajo. Por la dificultad sealada es necesario una tcnica que auxilie en la recopilacin metdica de los datos que sea de inters en la separacin de los elementos objetivos y subjetivos que el trabajo implica. El anlisis de puesto es una tcnica que nos ayudar a lograr estos objetivos mediante la determinacin de los elementos que integran el puesto. De esto se deduce que el anlisis de puesto es una investigacin sobre los mismos, encaminada a conocer y definir su contenido y requisitos. Para aplicar esta tcnica se requiere de los siguientes elementos: 1.- Recabar todos los datos referentes al puesto, con integridad y precisin. 2.- Separa los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe de poseer el trabajador y ordenar ambos grupos con los datos correspondientes. 3.- Consignar por escrito los datos obtenidos de manera clara y sistemtica. 4.- Organizar el conjunto de los resultados de anlisis. Se puede decir que el modo en que se lleva a cabo un anlisis de puesto corresponde a una serie de pasos o actividades que se deben realizar para alcanzar los objetivos. Esta serie de pasos se denomina Proceso del Anlisis de Puesto y permite una secuencia ordenada para la recopilacin de los datos. Los pasos involucrados en el proceso del anlisis de puestos son: Aprobacin por parte de la gerencia. Fijar objetivos. Establecimiento de un programa de accin. Seleccionar al personal que realizar el anlisis. Entrenar a los analistas. Definir mtodos de trabajo y disear instrumentos de recopilacin de datos. Campaa de informacin y motivacin a los trabajadores.

 Seleccin de los titulares del puesto, de quienes se obtendr la informacin.

Recopilacin de Datos Los principales medios para conocer los elementos que integran cada puesto son: a) La observacin directa. b) La entrevista c) Los cuestionarios Funciones del Anlisis de Puesto Esta tcnica puede ser aplicada con varios fines dentro de una organizacin, las principales son:

Seleccionar personal Fijar programas de entrenamiento Valuar puestos Mejorar los sistemas de salario Seguridad industrial Hacer un estudio de calificacin de mritos.

ELEMENTOS DEL PUESTO Descripcin del puesto Se le define como un producto del anlisis, que consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base en las funciones que ste comprende. La descripcin del puesto est formada por tres partes: 1 Descripcin encabezado 2 Descripcin genrica 3 Descripcin especifica Descripcin encabezado: titulo del puesto, clave, categora, horario, sueldo asignado al puesto, ubicacin del puesto, jerarqua y contactos, nmero de trabajadores que desempean el puesto. Descripcin genrica: es una explicacin del conjunto de las actividades del puesto como un todo y en forma muy breve. La principal funcin es mencionar el objetivo bsico de ste, elemento al que con mayor frecuencia se recurre. Descripcin especfica: consiste en una descripcin detallada de las operaciones que se realizan en un puesto, y son actividades diarias, actividades

peridicas, actividades eventuales, accesorios del puesto; comprende aquellos elementos fsicos que alguna manera van a permitir el desarrollo de las funciones del puesto analizado.

ESPECIFICACIN DEL PUESTO Se describe como un producto del anlisis, que consiste en un reporte escrito sobre la habilidad, responsabilidad y esfuerzo que exige el puesto, as como las condiciones a las que se somete su ocupante. HABILIDAD: es la capacidad para desempear el puesto y se divide en dos clases: en habilidad fsica y mental. RESPONSABILIDAD: se deriva de la actividad propia del puesto y de la relacin que sta guarda con el proceso productivo, con el equipo que se maneja, con datos confidenciales, etc. La responsabilidad puede ser por el trabajo de otros, por valores, por trmites, procesos y procedimientos. FUNCIONES DEL ANLISIS DE PUESTOS: El proceso de anlisis de puestos puede ser aplicado para varios fines: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccionar personal Fijar programas adecuados de entrenamiento Valuar puestos Mejorar los sistemas de salario Seguridad industrial Hacer un estudio de calificacin de mritos

EVALUACIN DEL DESEMPEO

Es necesario hacer una evaluacin del desempeo para tener el factor del desempeo actual del ocupante del cargo que es lo que se va a comparar con los parmetros requeridos que fueron encontrados en el anlisis de puesto. La evaluacin del desempeo es una sistemtica apreciacin del desempeo del individuo en el cargo. Toda evaluacin es un proceso para estimular o juzgar el valor, o la excelencia y las cualidades de alguna persona. La evaluacin de los individuos que desempean papeles dentro de una organizacin reciben denominaciones como: evaluacin del mrito, evaluacin de los empleados, informes de progreso, evaluacin de eficiencia funcional, etc. Algunos de estos conceptos son intercambiables. Una evaluacin del desempeo es un concepto dinmico, ya que los empleados son evaluados con cierta continuidad, sea formal o informalmente en las organizaciones. Adems una evaluacin del desempeo constituye una tcnica de direccin imprescindible en la actividad administrativa. Es un medio a travs del cual es posible localizar problemas de supervisin de personal, de integracin del empleado a la organizacin o al cargo que ocupa en la actualidad, de desacuerdos, de desaprovechamiento de empleados con potencial ms elevado que el requerido por el cargo, de motivacin, etc. Segn los tipos de problemas identificados, la evaluacin del desempeo puede ayudar a determinar la falta de desarrollo de una poltica de recursos humanos adecuada a las necesidades de la organizacin. En el caso del diagnstico de necesidades de capacitacin, la informacin que se obtiene en la evaluacin del desempeo se usa para compararla con los resultados del anlisis del puesto para determinar las discrepancias que

obstaculizan el desempeo correcto del trabajador, identificando aquellas que pueden resolverse por medio de la capacitacin.