MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

. IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

JEFE DE SISTEMAS SISTEMAS GERENTE Y COORDINADOR ADMINISTRATIVO 092004

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa. FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN Universitario Ttulo profesional de ingeniera de Sistemas Experiencia de 5 aos en el cargo. FORMACION cursos de capacitacin en desarrollo de Software, bases de datos y Diseo de Paginas Web. EXPERIENCIA Uno (1) a tres (3) aos en actividades relacionadas con la profesin. HABILIDAD Conocimientos Contables, sistemas, capacidad de raciocinio, toma de decisiones y manejo de personal. RESPONSABILIDAD Alta a. INFORMACIN. Maneja informacin y documentos extremadamente confidenciales. b. CONTACTO. Con empleados de otras divisiones de la cooperativa c. SUPERVISIN. Auxiliares de sistemas d. EQUIPOS. Computadores, impresoras, implementos de oficina. ESFUERZO a. MENTAL. Alto. Debido al grado de concentracin requerido en el desarrollo de sus funciones b. FSICO. Normal c. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo.

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

. CONDICIONES DE TRABAJO a. AMBIENTALES. Normales b. RIESGO. Normal

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

OBJETIVO DEL CARGO: Coordinar, administrar y atender todo lo relacionado con el anlisis, diseo, programacin e implementacin de todo proceso sistematizado requerido para el normal funcionamiento de CANAPRO, MERCANAPRO, Colegio, Sede Soacha y Sede Villavicencio. AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad. FUNCIONES 1. Investigar, promover y sugerir la aplicacin de nueva tecnologa con el fin de optimizar los procesos de obtencin de informacin 2. Ingresar al sistema las nminas de las pagaduras, las ventas efectuadas en MERCANAPRO con la tarjeta de crdito, y todos los recaudos realizados en COLMENA. 3. Velar por la correcta ejecucin y control de la calidad de la informacin generada. 4. Estar pendiente que los auxiliares de Sistemas Proveedores de Sistemas configuren los equipos, redes, lneas directas en MERCANAPRO, Colegio, la sede Soacha y Sede Villavicencio. 5. Propiciar la mayor eficiencia de CANAPRO a travs de la integracin de las actividades relacionadas con el servicio bancario, contable, financiero, de tesorera y comercial, mediante la sistematizacin de los datos. 6. Administrar y controlar el centro de cmputo 7. Supervisar las labores realizadas por los auxiliares de Sistemas. 8. Mantener Backups permanentes de las Bases de Datos de la Cooperativa y sus aplicaciones con el propsito de evitar fututos siniestros en informtica.

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

9. Velar por el buen funcionamiento y desempeo del Hardware y Software de Canapro en todas sus dependencias y centros de costo de la Cooperativa

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

10. Vigilar por el buen trato de los equipos tales como monitores, Cpus, teclados, impresoras y otros no previstos, en caso de averas por mal trato se contacta la empresa o persona de mantenimiento para su reparacin e informar al Jefe inmediato la anomala para su correctivo. 11. Igualmente coordinar el mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo de la Cooperativa. En todas sus dependencias y sus centros de costo.

20 de Septiembre de 2004

3 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

. IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

AUXILIAR DE SISTEMAS (Nominas) SISTEMAS JEFE DE SISTEMAS 092004

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa. FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN. Bachiller con conocimientos en sistemas. FORMACION Conocimientos en suites de oficina, sistemas operativos y bsicos en contabilidad. EXPERIENCIA. afines Uno (1) a (3) meses en actividades relacionadas o

HABILIDAD. Capacidad de concentracin RESPONSABILIDAD. Alta a. b. c. d. INFORMACIN Maneja informacin confidencial CONTACTO. Con empleados de otras divisiones de la cooperativa. SUPERVISIN. No aplica EQUIPOS. Computadores, impresoras, implementos de oficina.

ESFUERZO a. MENTAL. Alto. Debido al grado de concentracin requerido en el desarrollo de sus funciones b. FSICO. Normal c. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo CONDICIONES DE TRABAJO a. AMBIENTALES. Normales

20 de Septiembre de 2004

3 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

. b. RIESGO. Normal

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

OBJETIVOS DEL CARGO: Responder por la aplicacin de los descuentos de los asociados y los informes de Nominas. AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad. FUNCIONES 1. Aplicar los descuentos a los asociados en las nminas que enva la secretara de educacin y las pagaduras 2. Suministrar informes de Nominas requeridos por las diferentes reas 3. Informar de las novedades que a diario se presenten 4. Actualizar los paquetes del sistema y colaborar cuando se presenten problemas tcnicos con los equipos. 5. Archivar mensualmente los documentos relacionados con los sistemas. 6. Colaborar con los departamentos que se requieran cuando la afluencia de pblico lo requiera. 7. Estar pendiente del correo de sistemas.

20 de Septiembre de 2004

3 de 3

MANUAL DE FUNCIONES CANAPRO

Canapro PR-M-001 Versin 2

Fecha Registro:
20 de Septiembre de 2004

20 de Septiembre de 2004

3 de 3

IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

AUXILIAR DE SISTEMAS (Desarrollo de Software) SISTEMAS JEFE DE SISTEMAS 081004

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN. Universitario como mnimo V semestre de Ingeniera de Sistemas FORMACION Cursos de capacitacin en desarrollo de software, bases de datos, diseo de pginas Web, conocimientos de sistemas operativos y suites de oficina y bases en contabilidad. EXPERIENCIA. Seis (6) a doce (12) meses en actividades relacionadas o afines HABILIDAD. Capacidad de concentracin. Analtica y rpida solucin de problemas RESPONSABILIDAD. Alta a. b. c. d. INFORMACIN Maneja informacin confidencial CONTACTO. Con empleados de otras divisiones de la cooperativa. SUPERVISIN. No aplica EQUIPOS. Computadores, impresoras, implementos de oficina.

ESFUERZO a. MENTAL. Alto. Debido al grado de concentracin requerido en el desarrollo de sus funciones b. FSICO. Normal c. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

CONDICIONES DE TRABAJO a. AMBIENTALES. Normales b. RIESGO. Normal OBJETIVOS DEL CARGO: Responder por la actualizacin de los informes, mantener y proveer y actualizar herramientas para los usuarios, constatar el uso adecuado de las mismas. AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad. FUNCIONES 1. Dar permiso y/o acceso a los mdulos del sistema que se tengan a los funcionarios asignados por los jefes de reas 2. Desarrollar el software solicitado por las directivas. 3. Mantener y actualizar las aplicaciones desarrolladas, segn las necesidades. 4. Induccin y capacitacin al personal sobre las aplicaciones desarrolladas. 5. Administrar las aplicaciones, las bases de datos y los servidores relacionados. 6. Suministrar informes requeridos por las diferentes reas, respecto a la informacin administrada por las aplicaciones desarrolladas. 7. 8. Suministrar informes requeridos por las diferentes reas. 9. Revisar los descuentos de nomina que llegan de los asociados en medios magnticos o en listados para que luego sean aplicados correctamente al sistema. 10. Informar de las novedades que a diario se presenten

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

11. Hacer las debidas actualizaciones de software que se necesiten para un manejo correcto en los equipos y un trabajo exitoso por parte de los usuarios de estos equipos 12. Prestar apoyo cuando se presente un problema de Hardware y darle la solucin ms rpida a esto. 13. Elaborar los informes de estados financieros que Confecoop nos pide con los parmetros que ellos exigen y enviarlos de acuerdo a las fechas establecidas por Confecoop. 14. Archivar mensualmente los documentos relacionados con los sistemas. 15. Servir de apoyo en los das que mas congestionada este la cooperativa ya sea en el departamento de crditos, o tesorera. 16. Aplicacin de ventas de productos efectuadas por MERCANAPRO CASTILLA. 17. Modificacin de informacin que se trasmite al asociado del extracto de la tarjeta que se enva, esta informacin es entregada por el jefe de educacin. 18. Hacer revisiones de procesos que se implementen al sistema para que se utilicen correctamente. 19. Elaborar reposicin de cartera con la que se tenga convenios de venta o endoso de acuerdo a las especificaciones requeridas por cada entidad.

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

20 de Septiembre de 2004

1 de 3

IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

AUXILIAR DE SISTEMAS (Diseador y Administrador de Servicios de Internet) SISTEMAS JEFE DE SISTEMAS 080104

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa. FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN. Tcnico, tecnlogo o ingeniero en sistemas FORMACION Estudios tcnicos, tecnolgicos profesionales en el rea de sistemas. Conocimientos y experiencia en desarrollo de Software (tanto para aplicaciones de escritorio como Internet), bases de datos y Diseo de Paginas Web. EXPERIENCIA. Seis (6) a doce (12) meses en actividades relacionadas. HABILIDAD. Capacidad de concentracin, de autoaprendizaje e inters por actualizar constantemente los conocimientos. RESPONSABILIDAD. Alta a. INFORMACIN Maneja informacin confidencial b. CONTACTO. Con empleados de otras divisiones de la cooperativa. c. SUPERVISIN. No aplica d. EQUIPOS. Computadores, impresoras, scanner, cmaras, elementos de oficina. ESFUERZO a. MENTAL. Alto. Debido al grado de concentracin requerido en el desarrollo de sus funciones b. FSICO. Normal

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

c. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo CONDICIONES DE TRABAJO a. AMBIENTALES. Normales b. RIESGO. Normal OBJETIVOS DEL CARGO: Desarrollar, mantener y administrar el software que requiera la cooperativa. AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad. FUNCIONES 1. Soporte tcnico a la cooperativa sobre las aplicaciones

desarrolladas y el equipo informtico adquirido por la cooperativa. 2. Montaje y mantenimiento de los servicios de Internet que sean requeridos. 3. Velar por la seguridad frente a un medio altamente inseguro como lo es Internet. 4. Elaborar los documentos que enva el jefe de sistemas a los dems departamentos. 5. Dar permiso y/o acceso a los mdulos del sistema que se tengan a los funcionarios asignados por los jefes de rea 6. Instalacin y soporte a los programas que necesitan los usuarios para su desempeo. 7. Informar de las novedades que a diario se presenten 8. Hacer las debidas actualizaciones de software que se necesiten para un manejo correcto en los equipos y un trabajo exitoso por parte de los usuarios de estos equipos

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

9. Prestar apoyo cuando se presente un problema de Hardware y darle la solucin ms rpida. 10. Actualizar los paquetes del sistema y colaborar cuando se presenten problemas tcnicos con los equipos. 11. Archivar mensualmente los documentos relacionados con los sistemas. 12. Servir de apoyo en los diferentes departamentos los das que ms se congestione la cooperativa. 13. Publicacin de letreros de las actividades importantes de la Cooperativa 14. Elaborar reposicin de cartera con la que se tenga convenios de venta o endoso de acuerdo a las especificaciones requeridas por cada entidad, generando listados, medios magnticos y anexando la certificacin del Revisor Fiscal 15. Ayudar al diseo y documentacin de los diferentes programas del departamento de sistemas y de los documentos que se necesiten en los diferentes departamentos de la Cooperativa. 16. Atender a los asociados que requieran informacin sobre la Pgina Web de la Cooperativa y sus servicios. 17. Alimentar los diferentes mdulos de la pgina Web canapro para mantenerla actualizada. 18. Responder las preguntas Frecuentes de los asociados en la Pgina Web.

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

INGENIERO DE SISTEMAS SISTEMAS COORDINADOR ADMINISTRATIVA 092004

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa. FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN Ingeniero de Sistemas FORMACION capacitacin en desarrollo y arquitectura de Software EXPERIENCIA Uno (1) a tres (3) aos en actividades relacionadas con el cargo. HABILIDAD. Conocimientos contables, logstica, sistemas operativos, lenguajes de programacin RESPONSABILIDAD Alta a. b. c. d. INFORMACIN. Maneja informacin confidencial CONTACTO. Con los empleados de la cooperativa SUPERVISIN. No aplica EQUIPOS. Computador, impresora

ESFUERZO

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

a. MENTAL. Alto. Debido al grado de concentracin requerido en el desarrollo de sus funciones b. FSICO. Normal c. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo

CONDICIONES DE TRABAJO a. AMBIENTALES. Normales b. RIESGO. Normal OBJETIVO DEL CARGO: Desarrollar el software de la cooperativa. AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad. FUNCIONES 1. Efectuar la logstica y ayudar a la construccin de polticas internas y verificacin de procesos automticos.

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO FECHA DE ELABORACION

SOPORTE SISTEMAS LEONARDO LEN 06/2010

OBJETO: Establecer las tareas a desarrollar por cada puesto de trabajo. ALCANCE: Su desarrollo y autoridad esta limitado al desarrollo de sus tareas establecidas en el manual de funciones y de los procedimientos. RESPONSABLES: Todos los trabajadores de la empresa. FACTORES Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO EDUCACIN Tcnico en mantenimiento de equipos de cmputo y redes FORMACION Tcnico en Mantenimiento de equipos de cmputo y redes EXPERIENCIA 4 meses. HABILIDAD. Conocimiento en el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo y redes. RESPONSABILIDAD Media e. f. g. h. INFORMACIN. No Maneja informacin confidencial CONTACTO. Con los empleados de la cooperativa SUPERVISIN. Por el jefe del departamento de sistemas EQUIPOS. Computador, herramientas

ESFUERZO

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

d. MENTAL. Medio. De las correctas acciones depende funcionamiento de otros departamentos de la cooperativa e. FSICO. Normal f. VISUAL. Alto. Debido a las funciones del cargo

el

CONDICIONES DE TRABAJO c. AMBIENTALES. Normales d. RIESGO. Normal OBJETIVO DEL CARGO: realizar mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cmputo de todos los departamentos de la cooperativa siguiendo los procedimientos planteados por el departamento de sistemas. Para ello desarrollamos el siguiente proceso: Recibir solicitud: Se recibe la solicitud de revisin y mantenimiento de equipos de cmputo como pueden ser: computador PC, porttil, scanner, unidades de CDRW, zipdrive, Monitor, Disco duro, Teclado, mouse, drivers. La solicitud debe contener el motivo y el tipo de equipo especficamente la marca, el responsable del equipo. Preparar aditamentos y materiales para mantenimiento y limpieza: Se preparan los aditamentos y materiales especficos para el mantenimiento de hardware como puede ser: soplador, espuma limpiadora, limpiador electrnico, aceite lubricante (silicona en spray) bayetilla de color blanco, brochas, juego de destornilladores, manilla antiesttica, para la limpieza profunda, tanto interna como externa, junto con los contactos de tarjetas y conectores. Revisar estado de equipos: Se debe realizar la revisin completa del estado de los equipos, se utiliza Test de diagnstico de hardware y software. Si el equipo se encuentra en malas condiciones es necesario presentar un informe al usuario y anexndolo al formato de inventario. Revisar instalaciones elctricas:

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

Se realizan las pruebas, verificacin, revisin y medicin de voltaje de las instalaciones elctricas de alimentacin de los equipos, verificacin de los estabilizadores, tomas mltiples, en la salida del regulador de voltaje (si existe) y se efecta las verificaciones del polo a tierra, chequeos y calibraciones electrnicas. Corregir fallas elctricas: En caso de encontrar fallas, se realiza el informe correspondiente, se presenta al usuario para que est a su vez haga la solicitud de mantenimiento elctrico el rea de mantenimiento para reparacin. Efectuar mantenimiento de monitor: Para efectuar el mantenimiento del monitor se retira la carcasa y se limpia internamente, se verifican los contactos y conexiones, se repone la carcasa y se limpia externamente. Se verifica su buen funcionamiento antes y despus de realizada la limpieza. Efectuar mantenimiento de teclado: Se limpia interna y externa del teclado incluyendo cada una de sus partes, manejando los utensilios, lquidos necesarios de cuerdo al tipo de teclado. Efectuar mantenimiento de CPU: Para efectuar el mantenimiento a CPU, se debe destapar y realizar limpieza de la board, fuente, tarjetas controladoras, slots, buses de datos, memorias, puertos y fuente de poder; y se verifican las conexiones. Limpiar las Unidades de Disquetes Y CD: Se efecta limpieza externa y lubricacin del riel de desplazamiento de la cabeza, se revisa la alimentacin de cabeza y estado de sensores; de igual forma se debe proceder con dispositivos como unidades de CD, CD-Writer, zipdrive, DVD, entre otros. Formateo e instalacin de programas y aplicaciones: En caso de ser necesario formatear se proceder hacer copia de seguridad de archivos del disco duro segn instrucciones del usuario del computador, el siguiente paso ser formatear el disco duro seguido de la instalacin de programas como (Aqueron empresarial,ERP Canapro ) y los que el usuario necesite para el buen desempeo en sus labores, adems de las respectivas configuraciones de red. Reconectar equipo y verificar funciona miento:

20 de Septiembre de 2004

1 de 2

Terminado el mantenimiento, se reconectan los perifricos y se verifican los voltajes de la fuente, la memoria, la velocidad de procesamiento, el estado operacional de la unidad de CD, disco duro, y dems dispositivos que posea la CPU, luego se debe proceder a tapar la CPU y realizar la prueba y diagnstico para certificar la operabilidad del equipo. Solicitar firma de funcionario: Se solicita la firma de recibido a satisfaccin al funcionario que solicito el mantenimiento, o si hay observaciones pueden ser expresadas en el formato de solicitud de servicio. Efectuar seguimiento a servicio: Se estudia el formato de recibido a satisfaccin y se analizan las observaciones de los usuarios para calificar y se hace el seguimiento al servicio prestado por el tcnico. Efectuar tramite de quejas y reclamos Si se presenta inconformidad del servicio por parte de los usuarios del mantenimiento se efecta el trmite de quejas y reclamos.

AUTORIDAD: Su autoridad va hasta donde van sus funciones y procedimientos y la poltica de la entidad.

20 de Septiembre de 2004

1 de 2