GENERALIDADES

El historiador H.G. Wells habla en alguno de sus textos del archivo de las rocas constituido por la impresin que elementos orgnicos dejaron en las propias rocas en la formacin de la tierra. Esto quiere decir que el archivo es ms viejo que la humanidad ya que data de las eras geolgicas del planeta. Esta aseveracin nos lleva a considerar la enorme importancia que tiene la serie de constancias de hechos transcurridos en miles de millones aos atrs. El trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sido designado con frecuencia con el nombre de sistema nervioso, ya que es una parte vital e integral de la misma. El servicio que ofrece el archivo es dar informacin; en un moderno concepto debe considerarse como el registro de la informacin. La mayora de las actividades estn precedidas, acompaadas y seguidas de un papel; se relacionan con la recopilacin, registro y transmisin de datos. La oficina elabora una multitud de documentos que habrn de ser manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la informacin. Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional pues al no conceder la debida importancia a este genero de trabajo, la falta de preparacin personal respectivo, imposibilita la correcta y eficiente resolucin de los asuntos. La documentacin de los archivos, en su aspecto informativo, tiene una mltiple funcin: histrica, analtica, previsora y supervisora.

TERMINOLOGIA

Archivonoma. Se encarga de la administracin de los archivos que comprende la planeacin, la organizacin, la integracin, la ejecucin y el control de los mismos. Planeacin. generales. Son las metas o finalidades; los planes y normas

Organizacin. Representa los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos del archivo para satisfacer sus fines eficazmente. Integracin. humanos. Pone en armona a los elementos materiales y

Ejecucin. Es la aplicacin de los sistemas y de los mtodos de archivo guiado por normas generales o particulares que amplan sus capacidades para clasificar, ordena, conservar y manejar los documentos. Archivo. Es conjunto de documentos debidamente ordenados para su fcil consulta. Lugar o paraje en que se conservan con separacin y seguridad papeles o documentos. Archivar. Es la accin de guardar ordenadamente los documentos de acuerdo con los procedimientos que sealan sistemas y mtodos. Archivista. Persona que tiene a su cargo un archivo tcnicamente capacitado para intervenir en ese trabajo. Archivero. Mueble sexional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacin.

INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS

Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentacin y personal. El mobiliario y equipo los ms importantes son tres: El archivero El tarjetero El estante

El archivero: es un mueble sexional metlico de una a seis gavetas o cajones los hay en colores verde olivo, caoba o gris los ms usados son de 4 o 5 gavetas, debe adaptarse a las necesidades requeridas por el manejo de la documentacin. El archivero tiene al frente de cada gaveta en el ngulo superior izquierdo un portamarbete destinado a la inscripcin de su contenido.

EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS

Tcnico en la materia de Archivonoma debe dominar lo referente a clasificacin, formacin de expedientes, conservacin y control de los documentos esto debe completarse con el conocimiento en cultura general, especialmente en: aritmtica, geografa. Historia, una lengua extranjera y su propio idioma.

LA DOCUMENTACIN

Es el elemento mas importante de la integracin de los archivos, la documentacin dentro de las oficinas se origina por una parte en la correspondencia y por otra, en una multitud de documentos con esas dos fuentes se van integrando da a da los expedientes. La documentacin tiene una gran variedad de nombres y caractersticas, as hay documentacin oficial, mercantil, industrial, financiera, contable y particular.

ELEMENTOS AUXILIARES

Los fundamentales para el orden documentario son: carpetas, guas principales, seguas, marbetes y jinetes.

La carpeta entra en la formacin del expediente, hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o carta lleva en el borde superior una parte saliente de un centmetro llamado pestaa destinada a la anotacin del asunto que contenga.

Las guas principales y auxiliares o subguias son de material muy resistente (cartn). En tamao carta u oficio, tienen en su borde superior una pestaa que va de izquierda a derecha

La gua indica la letra o nmero primordial y las subguias la combinacin alfabtica o numrica necesaria

Los marbetes de las gaveras son metlicos y estn destinados a indicar el contenido de la gaveta mediante letras o nmeros, en los cuales introducen tarjetas con las anotaciones respectivas

M-P

Los jinetes son metlicos y en varios colores y sirven para sealar los expedientes

HIGIENE DE LOS ARCHIVOS

La documentacin, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someter las peridicas fumigaciones y evitar humedecer, con saliva o esponja los documentos. El uso de dedales de goma es una obligacin de quienes los consulte o los maneje. El archivista debe aplicar todas normas higinicas comunes a toda persona civilizada que son

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS EN RELACIN CON LAS INSTITUCIONES

Las oficinas en las instituciones adoptan una organizacin departamental o centralizada. En la departamental, se encuentra una unidad se basta as misma para todos sus servicios; las diversas actividades estn bajo el control de un jefe; con capacidad y autoridad necesarias, para atender todas las labores; esta forma de organizacin cuenta dentro de su departamento con sus propios taquimecangrafos, sus corresponsales y sus agentes de compras, y su archivo (archivo especial). En la organizacin centralizada; todas las tareas comunes de las diversas dependencias se realizan en unidades centrales, cada labor especfica corresponder a un departamento o seccin, por ejemplo: departamento de contabilidad, departamento de compras, departamento de correspondencia, departamento de archivo (archivo central). En consecuencia el servicio de archivo debe adoptar organizacin ms conveniente, con la organizacin de institucin, atendiendo a sus necesidades y requisitos. la la

La organizacin centralizada tiene grandes ventajas, es ms econmica y es ms eficiente, despachan ms rpidamente el trabajo urgente. La organizacin ideal del archivo es el de unidad centralizada de servicio, sin embargo, en la prctica los dos tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento. Las grandes instituciones con su moderno concepto del servicio de informacin, han constituido una unidad con la denominacin de INFORMATICA, en las que agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.

EL ORDENAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DEL ARCHIVO

Con los elementos descritos anteriormente se forma el

archivo. Precediendo de las partes del todo: de un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo. Un documento inicialmente, se multiplica en el proceso del desarrollo de su trmite. Al multiplicarse y referirse a un solo asunto (condicin carpeta, indispensable) forma un y dentro de as su se correspondiente individualiza. La de carpeta lo marca, de Los acuerdo mltiples que; al sistema adoptado, origen sus la a expediente;

clasificacin o el asunto; su nombre o nombres; o un extracto contenido. asuntos darn entre mltiples expedientes distribuidos guas

divisionarias, principales y auxiliares, habrn de ocupar las gavetas siguiendo un orden alfabtico o numrico. Con las gavetas y su contenido de expedientes, anotado en el marbete,

y con el conjunto de archiveros, se constituye un archivo dentro del local destinado a tal fin. Considerados as tales elementos, estarn en una posicin esttica y habr que ponerlos en una posicin dinmica, es decir en funcionamiento, de para que el archivo preste el servicio oficinas. Para tal fin es necesarios que los archivistas, apliquen los sistemas y los mtodos adecuados a la documentacin y que se adapten a las necesidades de la empresa como condicin fundamental de toda organizacin debidamente planeada. informacin que tiene asignado dentro de las