LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA Y LOS ARCHIVOS.

NORMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

Introduccin Los archivos pblicos debern afrontar, con carcter inmediato y en aquello que les competa, el reto del documento electrnico teniendo como punto de referencia la legislacin que regula la e-administracin (en especial la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos). Est claro que los archivos debern participar de manera destacada en esos equipos, habida cuenta de que la Ley supone un autntico punto de inflexin en la prctica documental de las Administraciones Pblicas. Los contenidos ms relevantes de dicha Ley, en clave de gestin de documentos, son los siguientes: - Derecho de los ciudadanos a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas (art. 6.2 b). - El ciudadano tiene derecho a la conservacin en formato electrnico por las Administraciones Pblicas de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente (art. 6.2 f). - Cada Administracin deber facilitar el acceso de las restantes Administraciones Pblicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrnico, con las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad (art. 9.1). - Los sistemas de firma electrnica debern garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrnicos (art. 13.1). - Posibilidad de que las Administraciones Pblicas obtengan imgenes electrnicas de documentos privados, aportados por los ciudadanos a travs de los procesos de digitalizacin siempre que se garanticen su autenticidad, integridad y conservacin del documento imagen, mediante sello electrnico (art. 30.3). - Podrn eliminarse documentos originales en papel cuando se hayan hecho copias electrnicas, con las condiciones que cada Administracin establezca (art. 30.4). - Definicin de expediente electrnico como conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan (art. 32.1). - Foliado de expedientes e ndice electrnico. Probabilidad de que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos (art. 32.2). - Aplicacin de criterios de simplificacin administrativa: aplicacin de medios electrnicos a los procesos de trabajo y la gestin de procedimientos y de la actuacin administrativa (art. 33.1). - Todos los procedimientos debern esta adecuados a esta Ley a fecha 31 de diciembre de 2009 (disposicin final 3). Es evidente que los archivos universitarios deben colaborar activamente en la aplicacin de la ley, recurriendo en todo caso a lo establecido como requisitos documentales por organismos de reconocido prestigio internacional y que actan como estndares para la organizacin de los documentos, singularmente los generados en soporte electrnico, y su conservacin. El objeto ltimo no es otro que el mantenimiento a largo plazo de la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos, como evidencia de las actividades de la institucin universitaria. ORIGEN DE ISO / NORMAS ISO Y FUNCIONAMIENTO En el contexto internacional, desde los aos 80, ha habido iniciativas encaminadas a resolver los problemas especficos de los documentos electrnicos. Los impulsos fundamentales proceden de EE UU, Canad, Australia y el CIA, mientras que las iniciativas europeas, son algo ms tardas, mediados de los 90. Los resultados se han plasmado en diferentes modelos de gestin y tratamiento archivstico de los documentos electrnicos que, parten de la existencia previa de un sistema de gestin de documentos en soporte tradicional, que responde a la Norma ISO 15489, vlida tanto para documentos en papel o electrnicos. Es una organizacin no gubernamental formada por representantes de 146pases cuya actividad

principal es la de elaborar normas tcnicas que permitan el desarrollo, la produccin y la oferta de bienes y servicios ms eficaces, seguros y respetuosos con el medio ambiente, as como facilitar los intercambios ms equitativos entre pases y que a su vez sean una base tcnica para la legislacin (salud, seguridad, medio ambiente) y para la proteccin a consumidores y usuarios. La normalizacin tiene su origen en el mbito tcnico e industrial: la Commission lectrotecnique internationale (1906) y la Fdration Internationale des Associations nationales de normalisation (ISA). Posteriormente (1926-1942) esta normalizacin extendi sus trabajos a otros mbitos como el de la ingeniera. En 1947 se crea la ISO con el objetivo: facilitar la coordinacin y la unificacin internacional de normas industriales. Los elementos bsicos de la Norma son: es un documento voluntario, accesible al pblico, elaborado por consenso, aprobado por un organismo reconocido y con amplia participacin de todas las partes interesadas. La norma ISO de gestin de documentos. Caractersticas generales Las normas ISO tienen una amplia aceptacin internacional, como instrumento normalizador de todo tipo de productos industriales, tecnologas, calidad y medioambiental. En 1996 se propuso trabajar sobre la base de unas normas australianas, conocidas como AS 4390, dedicadas a la gestin de los documentos tal cual como aparecen recogidos en las normas de las familias ISO 9000 e ISO 14000, de sistemas de calidad (quality records, en el documento original en ingls). El resultado lleg cinco aos despus, con la aprobacin de las dos partes de la norma ISO 15489, la primera Dedicada a principios generales y la segunda a actuar como gua de aplicacin en las organizaciones. En su objeto incluye los documentos generados y conservados en soporte papel, pero su orientacin preferente responde a los retos planteados en las organizaciones por la documentacin generada electrnicamente. Esta iniciativa coincidi en el tiempo con otras destacadas en el mbito internacional, como el DoD del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, el Modelo de requisitos para la gestin de los documentos electrnicos de la Unin Europea (MoReq) y la definicin de otros conjuntos de requisitos por parte del Reino Unido, Noruega, Canad, Indiana y Pittsburg. La ISO 15489-1, es la norma actual, que provee un marco para gestionar y custodiar documentos en un nivel elevado de principios y polticas, y la ISO/TR 15489-2, es un Informe Tcnico que provee detalles y recomendaciones adicionales para ayudar a las organizaciones a implantar la Parte 1 de la norma. El ser una norma ISO la vincula directamente con otras normas de la misma organizacin (singularmente con las normas 9000, de sistemas de calidad, 14000, medioambientales y 27000, de seguridad de la informacin), constituyndose en una herramienta objetiva para la medicin de la calidad. Procura ser un nico referente metodolgico y conceptual (es una autntica gua de buenas prcticas), estableciendo las caractersticas del documento, instrumentos, sistemas y procesos documentales. Como caractersticas generales de la norma UNE-ISO 15489 podemos sealar las siguientes: - Supone el mayor hito mundial en el establecimiento de principios y reglas nucleares para gestin de documentos y archivos, al estar avalado internacionalmente por el mximo organismo normalizador. - Es una base para las buenas prcticas en gestin de documentos, til para todas las organizaciones, por muy avanzadas y por mucha experiencia que tengan en esa labor. - Es neutral en cuanto a tecnologa, ya que puede aplicarse tanto en documentos en papel como electrnicos - Los principios y metodologas contenidas en la en la norma sirven tanto a las organizaciones privadas como pblicas, sea cual sea su tamao, tipo o ubicacin de la org- Los implicados clave en la aplicacin de la norma son los altos directivos de las organizaciones, que pueden no estar familiarizados con las ventajas de una buena gestin documental, o no ser conscientes de las consecuencias de su inexistencia - Proporciona una visin excelente de los conceptos de gestin de documentos a los tecnlogos de la informacin - Su objetivo es definir los procesos clave de la gestin de documentos en trminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestin y el no tcnico) pueda entender e independientemente del nivel de tecnologa a utilizar

La norma UNE-ISO 15489. Puntos fuertes La norma define documento como informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. (...) Debera reflejar correctamente lo que se comunic o decidi, satisfacer las necesidades de la organizacin y poder utilizarse para rendir cuentas. Esta definicin contrapone el documento con valor archivstico (los llamados originales o, en la propia norma, documentos de autoridad o documentos fidedignos) con otros documentos efmeros no validados, versiones o borradores existentes en las organizaciones y que carecen del valor de evidencia. La norma establece con nitidez los beneficios de la gestin de documentos para la organizacin. La gestin de documentos incluye los siguientes elementos: - Establece una poltica institucional en materia de gestin documental - Determina las responsabilidades y competencias en la materia - Facilita la definicin de procedimientos y directrices - Se integra en los sistemas y procesos generales de la organizacin - Los documentos son un recurso valioso y un activo importante - Es preciso un criterio sistemtico, coherente y exhaustivo para su gestin - Su finalidad es la de proteger y conservar los documentos como evidencia de los actos de una organizacin - Sirve de apoyo a actividades habituales y a la toma de decisiones posteriores - Acta como una garanta de rendicin de cuentas, actuales y futuras: la organizacin debera poder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con el marco normativo. De este modo, los documentos permiten: - Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin - Garantizar la continuidad en caso de catstrofe - Cumplir con los requisitos legislativos y normativos - Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en relacin con la presencia o ausencia de evidencias de las actividades desarrolladas por la organizacin - Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de las partes interesadas (empleados, clientes) presentes o futuras - Propiciar actividades de investigacin, actual o futura, as como la investigacin histrica - Proporcionar evidencias acerca de las actividades - Establecer una identidad y mantener una memoria La norma establece los requisitos que hacen posible que existan documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles, as como los relativos al sistema en el que deben ser gestionados a lo largo del tiempo. La norma explicita estas caractersticas de los documentos fidedignos de la siguiente forma: Autntico: documento autntico es aqul que puede probar: a) que es lo que afirma ser b) que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado c) que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma En consecuencia, los documentos deben estar protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas. Fiable: el contenido del documento puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, actividades o hechos de los que da testimonio Integro: hace referencia a su carcter completo e inalterado. Los documentos deben estar protegidos frente a modificaciones no autorizadas. Las anotaciones, adiciones o supresiones autorizadas deben indicarse de forma explcita y dejar traza Disponible: puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debera: a) Mostrar la actividad o actuacin que lo produjo. b) Proporcionar la informacin necesaria para la comprensin de las actuaciones que lo crearon y usaron.

c) Sealar el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. d) Mantener los vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actividades Las necesidades de gestin de documentos se orientan a las actividades de las organizaciones: existe una jerarqua entre funciones (primer nivel), actividades (segundo nivel) y actuaciones (tercer nivel). La norma supone la oportunidad de realizar un chequeo del estado de salud del sistema de gestin de documentos. Las conclusiones de este chequeo facilitan la identificacin de oportunidades para un aumento de la calidad de los servicios lo que repercute en una mayor rentabilidad-, y reducen la exposicin de la organizacin a riesgos. La norma tiene una orientacin especial hacia temas de responsabilidad, rendicin de cuentas, reduccin de riesgos y generacin de un marco de confianza. Todo ello contribuye a prevenir desastres y al esclarecimiento de responsabilidades de todo tipo. La norma proporciona evidencia exacta de las actividades de una organizacin, lo que es esencial en la creacin de un marco de confianza, que se consigue cuando podemos probar el funcionamiento cotidiano del sistema de gestin de documentos de manera permanente a lo largo de la vida del documento (lo que la norma contempla bajo los conceptos de trazabilidad y auditora). La norma entiende la gestin documental como un proceso compartido y extensible a toda la organizacin. Por un lado, integra la gestin de los documentos en los sistemas y procesos de trabajo de la organizacin, sirve de soporte a las actividades y decisiones y asigna responsabilidades a cuantos participan en ella. Por otro lado, la norma colabora eficazmente en el anlisis de los procesos de la Organizacin, al objeto de reducir los documentos innecesarios y hacer accesible la informacin que s es til. En el entorno electrnico, la norma proporciona un grupo claro de principios para la gestin de los documentos electrnicos (conocidos como e-documentos), entre los que destaca que la intervencin archivstica se inicia en la etapa de diseo de los procesos y procedimientos de los que son evidencia. La norma, en definitiva, puede asegurar que las organizaciones llevan a cabo sus actividades de manera ordenada, responsable y correcta, gracias a los documentos referentes a la definicin de polticas, procedimientos, guas, directivas y documentos de actuacin. ENTORNO NORMATIVO Todas las organizaciones necesitan identificar el entorno normativo que afecta tanto a sus actividades como a los requisitos para sus actividades. El entorno normativo est formado por el derecho, la jurisprudencia y las normativas especficas del sector y del entorno de negocio de manera general, incluyendo leyes y normativas relacionadas especialmente con los documentos, los archivos, el uso, el acceso, la privacidad, la evidencia, el comercio electrnico, la proteccin de datos y la informacin. Tambin debern tenerse en cuenta los estndares obligatorios, los cdigos voluntarios de mejores prcticas y las expectativas identificables de la comunidad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relacin con el sector especfico u organizacin que nos ocupa. La normativa nos permitir entre otras acciones establecer los calendarios de retencin, disposicin y acceso a los documentos. POLTICA Y RESPONSABILIDADES El objetivo de la poltica documental debe ser la creacin y la gestin de documentos (records) autnticos, fiables e tiles, capaces de dar soporte a las funciones y actividades tanto tiempo como sea necesario. Segn la norma, las organizaciones deben asegurarse de que la poltica en gestin documental, resultado del anlisis de las actividades de la organizacin, es asumida y aprobada por el nivel ms alto de decisin jerrquico y se transmite y se cumple en todos los niveles inferiores. Esta

poltica debe hacer referencia a otras polticas relacionadas con la informacin, por ejemplo, la poltica de sistemas de informacin, la de seguridad de la informacin o a la de gestin de patrimonio. As mismo, deben tenerse en cuenta consideraciones de tipo econmico y organizativo para que el cumplimiento de la poltica sea un objetivo alcanzable. Por ltimo, la poltica debera revisarse peridicamente para garantizar que se reflejan adecuadamente las necesidades de la organizacin en todo momento. Respecto a la definicin de las responsabilidades, autoridades e interrelaciones, el objetivo primordial es establecer y mantener un rgimen de gestin documental que satisfaga las necesidades de los agentes internos y externos. Las responsabilidades y autoridades en GD se deben definir, asignar y promulgar para la globalidad de la organizacin (archiveros y gestores de documentos, profesionales de la informacin, directivos, responsables de departamentos, administradores de sistemas y otras personas que crean documentos como parte de la su trabajo) de manera que se identifique la necesidad especfica de crear y capturar documentos. Debe quedar muy claro quin es el responsable de iniciar cada una de las acciones respecto a la gestin de los documentos y reflejar estas responsabilidades en las descripciones de los lugares de trabajo i/o en informes similares. La definicin de la estructura de responsabilidades debera incluir las siguientes instrucciones: - exigir al personal la creacin de documentos adecuados, - garantizar que los sistemas de informacin y de gestin de procesos creen documentos apropiados, - garantizar la transparencia de los procesos documentales y la idoneidad de los sistemas de gestin de la documentacin, - garantizar que los documentos se conservan, almacenan y preservan a lo largo de su vigencia, - garantizar que la disposicin de documentos se hace mediante un proceso de aprobacin definido. En la estructura de responsabilidades deben definirse los distintos perfiles o niveles de competencia en GD y redactar un documento donde de recojan estas funciones. Estas responsabilidades deben incluirse en los perfiles de puestos de trabajo y en caso de requerir nuevas personas en la estructura organizativa hay que asegurarse de formarlas adecuadamente para el cumplimiento de sus responsabilidades en GD. Es absolutamente necesario que los responsables de la gestin de recursos humanos se impliquen en la implantacin del SGD para aprobar la definicin de los perfiles de trabajo y el reconocimiento de stos en el catlogo de lugares de trabajo (no estamos hablando de tareas de archivo NO, estamos hablando de tcnico en gestin documental, responsable de gestin documental o especialista en gestin documental). Sobre este tema en concreto la ISO ha redactado un documento que insiste en que la Direccin debera considerar la manera en que sus organizaciones crean y controlan los documentos en un entorno operativo cambiante. En cada unidad organizativa habra un responsable de GD con responsabilidades en el mbito de la documentacin producida por dicha unidad y que deben actuar en coordinacin con la Unidad de gestin documental realizando las siguientes tareas: Supervisar y hacer cumplir lo definido en el cuadro de mandos respecto a cules son los formatos oficiales de la empresa para cada proceso. Controlar los procesos de digitalizacin certificada de los documentos en papel. Verificar y auditar que las personas que estn utilizando el subsistema de documentos electrnicos lo hacen cumpliendo con los procedimientos previstos y, por lo tanto, el sistema de GD est completo y actualizado. Supervisar la estructura lgica de la aplicacin de GD y que los documentos se estn incorporando con las categoras apropiadas. Reubicar los documentos o carpetas, que estn mal clasificados. Controlar que se aplican los criterios establecidos sobre los niveles de acceso y confidencialidad de los

documentos. Comunicar a la Unidad de gestin documental cualquier cambio en las personas que acceden a la aplicacin de gestin documental, para reasignar los usuarios y sus permisos. Evaluar el funcionamiento del sistema de gestin documental, proponer y definir los cambios que considere necesarios para su mejora a la Unidad de Gestin Documental. Proporcionar asesora y formacin especfica a las personas de su unidad sobre GD. Controlar la eliminacin y transferencia de la documentacin en papel, cuando corresponda. REQUISITOS DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS: PRINCIPIOS DE UN PLAN Los principios de la gestin de documentos se apoyan en: Evaluar los riesgos que se derivaran de la prdida de documentos. Preservar los documentos con valor y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo, conservndolos en un entorno seguro. Cumplir los requisitos legales y reglamentarios. Garantizar que los documentos se conserven solo el tiempo necesario. Identificar y evaluar los modos de mejora de la efectividad, la eficacia o la calidad de los procesos. Cuando hablamos de documento, a parte de su contenido, debemos incluir los metadatos[1], necesarios para documentar una determinada operacin. Estos metadatos son: La estructura de un documento, tanto el formato como las relaciones entre los elementos que incluye el documento, que deben mantenerse intactos; El contexto empresarial en el que el documento fue creado, recibido y utilizado (incluido el proceso de negocio del que forma parte la transaccin, la fecha, la hora y los participantes de la transaccin), Los vnculos existentes entre diferentes documentos simples. Mucha de la informacin que contienen los metadatos en un documento papel est integrada en la informacin del documento, visible rpidamente (contenido, firmante, datos del registro, cdigo del expediente, etc.), pero en los documentos electrnicos deberemos determinar qu metadatos debemos capturar, cundo y de dnde, o perderemos los datos de contexto y estructura necesarios para entender correctamente el e-documento. Las polticas de GD, procedimientos y prcticas deben conducir a documentos autnticos, entendiendo cono documento autntico aquel que puede probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha estado creado o enviado en el momento que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implantar y documentar polticas y procedimientos que controlen la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos para garantizar que sus creadores estn autorizados y identificados, y que los documentos estn protegidos contra cualquier agregacin, eliminacin, alteracin, uso u ocultacin no autorizadas. Se debe garantizar que los documentos sean fiables, ntegros y tiles. Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio. Los documentos deben crearse en el momento de la transaccin o del hecho con el que estn relacionados, o poco despus, por personas que tienen un conocimiento directo de los hechos, o por instrumentos utilizados peridicamente en la actividad para conducir la transaccin.

La integridad de los documentos se refiere al hecho que est completo e inalterado. La proteccin de los documentos comporta que estn controladas en todo momento las acciones de agregacin, anotacin o supresin de datos o acciones, y que estas modificaciones pueden rastrearse en cualquier momento. Por ltimo un documento til es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado, conservando siempre la conexin con la actividad o transaccin para la cual fue creado. Los documentos para que sean tiles tambin deben estar vinculados dentro de actividades y contextos ms amplios dentro de la organizacin. DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SGD. CONCEPTOS GENERALES Un SGD debe contemplar una serie de acciones y estrategias tales como: Adopcin de polticas, procedimientos y prcticas. Diseo e implementacin de sistemas conformes con el entorno normativo y que satisfagan las necesidades operativas de la organizacin. Determinar qu documentos son necesarios. Cundo, cmo y dnde deberan incorporarse al sistema los documentos. Las estrategias de GD deberan formar parte de un plan estratgico integrado en el plan global de la organizacin. Disear y documentar el SGD. Formar a los responsables de la gestin de documentos y al resto del personal. Convertir documentos al nuevo sistema de gestin y a los nuevos formatos y procedimientos de control. Fijar normas y medir su grado de cumplimiento y aplicacin. Establecer plazos de conservacin. Caractersticas de un SGD Son la fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y carcter sistemtico del sistema. La fiabilidad comporta la incorporacin rutinaria de todos los documentos, y que stos estn protegidos frente a cualquier modificacin o disposicin no autorizadas. La organizacin en los documentos para que reflejen los procesos de negocio de su creador y la facilidad de acceso a documentos y metadatos, son otros requisitos de la fiabilidad. Por ltimo, pero no menos importante, debemos siempre documentar la fiabilidad del sistema. La integridad, hace referencia a las medidas de control globales y especficas respecto al acceso a los documentos, y en especial a los electrnicos: la identificacin del usuario, la destruccin autorizada, las medidas de seguridad y la preparacin del sistema para mitigar los riesgos frente a un siniestro, garantizado la integridad de los documentos durante y despus del siniestro. La conformidad se entiende como la adecuacin del sistema a la organizacin, los requisitos normativos, y la evaluacin peridica del sistema. Todo el personal que crea los documentos debera saber cmo afectan estos requisitos a las acciones que realizan. Exhaustividad, es decir, que el sistema gestione los documentos procedentes de todas las actividades de la organizacin o de la seccin de la misma de la que forma parte. La ltima caracterstica de un SGD es su carcter sistemtico. La creacin y el mantenimiento de documentos se deberan sistematizar mediante el diseo y el funcionamiento de los sistemas de gestin, mediante Polticas adecuadamente documentadas, que asignen responsabilidades y metodologas formalizadas para la gestin documental. Etapas del diseo e implementacin de un SGD

 Documentar las operaciones relacionadas con los documentos. Incluyendo los procesos vinculados a documentos individuales. Conocer el soporte fsico de almacenamiento y proteccin. Es decir saber los plazos de conservacin de los documentos, teniendo en cuenta el entorno y los soportes de almacenamiento, elementos para la proteccin fsica, procedimientos de manipulacin y sistemas de almacenamiento apropiados. Gestin distribuida. En algunos casos, cuando el entorno legal y normativo lo permita, los documentos deben almacenarse fsicamente en otra organizacin pero la responsabilidad y el control de la gestin residirn en la organizacin que los ha creado o en cualquier otra autoridad competente. Estas soluciones, que distinguen entre almacenamiento, propiedad y responsabilidad en relacin con los documentos, tienen especial relevancia en el caso de los sistemas de gestin de documentos electrnicos. Conversin y migracin. Se debe garantizar la autenticidad, la fiabilidad y uso de los documentos, aunque se produzcan cambios en el sistema; incluyendo la conversin de formato, la migracin entre el hardware y sistemas operativos o aplicaciones especficas de software durante todo el perodo de su conservacin. Acceso, recuperacin y uso los documentos en un plazo oportuno y de modo eficaz, controlando el acceso para garantizar la integridad de los documentos y realizando auditorias que demuestren la fiabilidad del sistema. Conservacin y disposicin de los documentos en cualquier momento de la vida de stos incluso durante la etapa de diseo de los SG. Metodologa para el diseo y la implementacin Para disear e implantar sistemas sostenibles de GD, resulta esencial contar con una metodologa de diseo e implementacin. Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organizacin, los requisitos formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organizacin y de la gestin de documentos. A continuacin se describe un conjunto de fases para el diseo e implantacin de un SGD, y cmo se desarrollaron en la organizacin. Es importante destacar que no siempre estas fases deben seguir el mismo orden. PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS La norma formula consejos para las operaciones de GD, pero las operaciones se describen en una secuencia lineal, pero en la prctica pueden darse diferentes operaciones al mismo tiempo y la diferencia en la definicin de procesos de gestin de documentos estar en funcin de si stos son en papel o electrnicos. En los sistemas electrnicos, las decisiones sobre captura, clasificacin, acceso y disposicin suelen tomarse en el momento de crear el documento, de manera que los procesos son explcitos y suelen ser simultneos y es necesario que fijen, qu metadatos se debe capturar. En documentos en soporte papel en cambio, los procesos de disposicin suelen hacerse posteriormente a su creacin o captura. Ms que seguir el orden de las operaciones segn la norma, en este apartado se intenta seguir la implantacin de un SGD identificando los instrumentos y los procesos necesarios para seguir un conjunto de operaciones de GD y su posterior desarrollo. Una serie de hechos que afectan o determinan las caractersticas de las operaciones de gestin documental en diferentes organizaciones y mbitos jurisdiccionales. Los procesos que detallaremos a continuacin son: a) captura b) registro c) clasificacin d) clasificacin de acceso y seguridad e) estado de disposicin f) uso y seguimiento g) almacenamiento

h) implementacin de la disposicin Y sus correspondientes instrumentos: Un cuadro de clasificacin basado en las actividades, Una autoridad de disposicin de documentos, Un cuadro de clasificacin de seguridad y acceso. a) Captura. Los documentos se crean y reciben en diversos soportes, utilizando tecnologas en cambio constante, son dinmicos de manera natural, los pueden crear diversas personas, existir diferentes versiones o crearse en diferentes etapas en el tiempo. Debemos analizar el riesgo que puede sufrir la organizacin o empresa al no capturarlos adecuadamente. La captura es el proceso en el cual se determina la necesidad de crear y mantener un documento. Significa decidir qu documentos hay que capturar, tomar decisiones sobre quin puede tener acceso y, en general, el tiempo que hay que retenerlos. Algunos documentos no requieren una captura formal, son aquellos que no comprometen a una organizacin o a un individuo a emprender ninguna actividad, los que no documentan ninguna obligacin o responsabilidad, o bien los que no incluyan informacin relacionada con las actividades de negocio de la organizacin sometidas a la obligacin de rendir cuentas. En los SGD en papel, la captura puede realizarse mediante la introduccin fsica del documento en una secuencia cronolgica preestablecida de un expediente o carpeta, relacionando as el documento individual con el resto de documentos y facilitando una informacin contextual al documento fcil de reconocer por cualquiera que quiera obtenerla. En los sistemas electrnicos en cambio, tambin se deben capturar los metadatos relacionados con el documento de tal manera que describan el documento tanto por su contenido como por el contexto de las actividades que se desarrollan, permitiendo que el documento en cuestin sea una representacin fija de una actividad, y permitan una recuperacin y presentacin coherentes del documento. Para determinar qu documentos deben ser capturados y por cuanto tiempo, se requiere el anlisis del entorno tanto interno como externo de la organizacin ( sus relaciones con este entorno y la identificacin de las funciones y las actividades que lleva a cabo) y contrastar los resultados de este anlisis con los requisitos internos y externos de la obligacin de rendir cuentas de las actividades. La mejor manera de tomar decisiones sobre la captura de los documentos como parte de un proceso del sistema, es hacerlo conjuntamente con la unidad de negocio responsable de la actividad. La decisin de no exigir la captura formal de documentos suele estar basada en una poltica de riesgo. Por ejemplo una documentacin sobre productos farmacuticos, comporta un riesgo ms elevado que las peticiones de material de oficina. Del mismo modo, los documentos necesarios para la continuidad del negocio, deben recogerse, dentro de los SGD, como parte de la estrategia de la gestin del riesgo. b) Registro. Los registros son una manera de formalizar la captura del documento en el SGD, asignando un identificador nico al documento y una breve informacin descriptiva de ste. En sistemas de control basados en papel, un registro suele ser un documento separado, en sistemas informatizados, un registro incluye una combinacin de datos. En estos segundos sistemas, los documentos de deben registrar de manera transparente al usuario, y deberan incluir la clasificacin, la disposicin y el nivel de acceso. Los metadatos mnimos de un registro seran: un identificador nico asignado por el sistema, el da y la hora del registro, un ttulo o una breve descripcin, el autor (persona fsica o jurdica), el remitente o el destinatario. Otros datos podran ser: el receptor (incluida la adscripcin), la forma fsica, una clasificacin segn el cuadro de clasificacin, las relaciones con otros documentos procedentes de la misma actividad o relacionados con la misma persona o el mismo asunto si el documento forma parte de un mismo expediente, el sistema de negocio del cual se ha capturado el documento, el programa de

aplicaciones y la versin con la cual se ha creado o capturado el documento, la norma que cumple la estructura documental (por ejemplo, Standard Generalized Markup Language-SGML, Extensible Markup Language-XML), o los detalles de los documentos vinculados, incluidos el programa de aplicaciones y la versin con los cuales se han creado. c) Clasificacin. La clasificacin consiste en la identificacin de la categora o las categoras de las actividades y de los documentos que generan y su agrupacin, si es necesario, en expedientes para facilitar su descripcin, el control, los enlaces y la determinacin del estado de disposicin y su acceso. El proceso para establecer la clasificacin debe identificar la operacin o la actividad de la cual el documento da fe, la localizacin de la transaccin o actividad en el sistema de clasificacin de la organizacin, el anlisis de las clases superiores con las cuales est relacionada la operacin o actividad, la comprobacin de la clasificacin de la actividad con respecto a la estructura de la organizacin para garantizar que es adecuada a la unidad a la cual pertenece el documento y la asignacin de la clasificacin adecuada para el documento segn las necesidades de la organizacin. En lugar de utilizar el ttulo del documento, frecuentemente se usan referencias abreviadas para nombrar una agrupacin de documentos, normalmente nmeros o cdigos, de manera que el documento puede recuperarse mediante la especificacin de su ubicacin en el sistema. La estructura de un sistema de clasificacin suele ser jerrquica y refleja un primer nivel que refleja la funcin del negocio, un segundo nivel basado en las actividades que constituyen la funcin y el tercer y resto de niveles que son precisiones ms exactas de las actividades o de los grupos de operaciones que se realizan en el marco de cada actividad. Ejemplo de la estructura por niveles de la gestin del personal de una empresa 1. Gestin de los recursos humanos 1.1. Contratacin de trabajadores 1.2. Clculo de salarios 1.2.1. Deducciones 1.2.2. Horas extraordinarias 1.2.3. Remuneraciones 1.2.4. Jubilacin Para desarrollar un sistema de clasificacin por actividades de deben seguir los siguientes criterios: Extraer su terminologa de las funciones y actividades, no empleando trminos ajenos no conocidos por la organizacin. Ser nicos e individuales, adaptndose a cada organizacin y ofreciendo una forma coherente y unitaria de comunicacin. Ser jerrquicos, pasando del concepto ms genrico al ms concreto. Crear suficientes conjuntos y subconjuntos para que se puedan incluir todas las funciones y actividades. Elaborarse de acuerdo con los productores de los documentos, el consenso debe ser amplio. Un mantenimiento constante del cuadro de tal manera que puedan reflejar los cambios y que se garantice la actualizacin del sistema. El mapa documental es un instrumento de control de la documentacin y de las evidencias generadas en cada una de las actividades y procesos de la organizacin, y por tanto, un instrumento de control de les polticas que se aplican en la documentacin: Acceso, conservacin, formato, firma... d) Clasificacin de acceso y seguridad. Las organizaciones deben contar con unas directrices y permisos que regulen quien tiene acceso (tanto interno como externo) a los documentos y en qu circunstancias. Para asignar el permiso de acceso a los documentos de cada persona debemos:

 identificar la transaccin o la actividad de negocio consignada en el documento; identificar la unidad o servicio al cual pertenece el documento; comprobar las clasificaciones en materia de acceso y de seguridad para determinar si la actividad y el rea de negocio estn identificadas como reas de riesgo o si existen consideraciones de seguridad y/o restricciones legales; asignar al documento el nivel adecuado de acceso o de restriccin y especificar los mecanismos de control adecuados para su tratamiento; documentar las condiciones de acceso o de seguridad del documento en el sistema de gestin de documentos para indicar la necesidad de medidas de control adicionales. El acceso slo de debe restringir si la actividad o la ley as lo requieran explcitamente y puede asignarse de acuerdo con la unidad o servicio al cual pertenecen los documentos. Las restricciones de acceso son para proteger la informacin personal y privada, los derechos de propiedad intelectual y la confidencialidad comercial, la seguridad de los bienes (fsicos, financieros), la seguridad del estado y los privilegios legales y profesionales de otro tipo. El SGD debe supervisar y administrar estos permisos y responsabilidades identificando las reas de riesgo y de seguridad y los niveles de restriccin. En la empresa que nos ocupa, se han determinado las polticas generales de acceso a los documentos y a la informacin, tanto el acceso interno, personal de la empresa, como el externo, ciudadanos e interesados en general, y en funcin de si el trmite o proceso est en curso o cerrado (recogidas en la poltica general anteriormente expuesta). Evidentemente las condiciones de acceso a los documentos son las mismas para todos los documentos, sean en papel o en electrnico y la caracterstica general es que prevalezca el libre acceso a los ciudadanos a la mayor parte de la informacin siempre que se haya resuelto el trmite. e) Estado de disposicin. Muchos SGD, en especial los electrnicos, identifican el estado de disposicin y el periodo de retencin de los documentos en el momento de la captura, registro y clasificacin. De todos modos, los pasos para determinar la disposicin son los mismos: identificar la operacin o la actividad consignada en el documento y situarla en la clase documental adecuada de la autoridad de disposicin; asignar el perodo de retencin apropiado e identificar anticipadamente su disposicin; fijar el perodo de retencin y la futura accin de disposicin en el sistema de gestin de documentos y determinar hasta qu punto es necesario retener metadatos de documentos transferidos a un proveedor de servicios externos de almacenamiento o a un archivo, o de documentos que han sido destruidos. Los documentos susceptibles de ser conservados permanentemente son aquellos que muestran las evidencias y la informacin de las polticas y acciones de la organizacin y de la interaccin de sta con el cliente al que sirve, los documentos de demuestran los derechos y obligaciones de los individuos y las organizaciones, y por ltimo los que contribuyen a la construccin de la memoria de la organizacin con fines cientficos, culturales o histricos o que contienen informacin de inters para grupos tanto externos como internos de la organizacin. Las personas que toman las decisiones a la hora de determinar los periodos de retencin de los documentos deben incluir la unidad que administra la actividad especfica, el archivero o gestor documental y el resto de personas que determine la poltica sobre gestin documental, y estas decisiones no se deben tomar para evitar determinados derechos de acceso sino para establecer los calendarios de conservacin en la empresa. En las AAPP, los calendarios de disposicin y acceso deben ser enviados una vez elaborados por la empresa a los rganos competentes en la materia (la Comisin Nacional de Acceso Evaluacin y Tra en el caso de la empresa que nos ocupa), que deber estudiarlos, aprobarlos o revisarlos y hacerlos pblicos oficialmente. f) Almacenamiento de documentos. El almacenamiento de los documentos debe garantizar que se asegura la utilidad, fiabilidad, autenticidad

y conservacin a largo del tiempo de stos. En funcin del valor de los documentos se deben extremar sus condiciones de acceso, manipulacin, almacenamiento y peligros de destruccin, robo o prdida. La organizacin debe establecer unas polticas de migracin o conversin de los documentos antes de que stos se creen y a lo largo de todo su ciclo de vida, y que garanticen la continuidad de la organizacin en caso de siniestro. Entre los valores relevantes que debemos considerar a la hora de seleccionar las opciones de almacenamiento y tratamiento de los documentos, destacaremos: Volumen y crecimiento de los documentos. Es necesario evaluar las instalaciones y las opciones de almacenamiento, especialmente la que nos ofrecen los soportes digitales. Utilizacin de los documentos. El grado de uso del documento nos indicar que nivel de proteccin necesita para evitar su prdida o daos. Es imprescindible que, en el caso de los documentos electrnicos, los sistemas sean fiables, slidos y perdurables, a parte de facilitar los traspasos de informacin y la proteccin de las copias de seguridad. Necesidades de relacionar la seguridad y el carcter sensible de los documentos por motivos de confidencialidad, propiedad intelectual o proteccin legal. Caractersticas fsicas: peso, necesidades de espacio, control de temperatura y humedad. Se deben migrar los documentos electrnicos y protegerlos contra los incendios, inundaciones u otros riesgos. Consulta de documentos en relacin a las necesidades de recuperacin. Los documentos utilizados con mayor frecuencia, deben almacenarse de tal manera que sea ms fcil su acceso y recuperacin. Para ellos estudiaremos el coste relativo de las opciones de almacenamiento de los documentos en instalaciones externas, bien sea para documentos fsicos o electrnicos y tambin la posibilidad de un almacenamiento mltiple que responda a las necesidades de la organizacin. En cualquier caso las instalaciones deben ser fcilmente accesibles y no pueden encontrarse en zonas expuestas a riesgos externos conocidos. La estructura del edificio tiene que ofrecer el grado y la estabilidad suficientes respecto a la temperatura y humedad, la proteccin contra incendios e inundaciones, la proteccin contra contaminacin, etc. Es necesario que la instalacin se ajuste al formato de los documentos y que tengan suficiente solidez para poder soportar grandes cargas. Respecto al almacenamiento de los documentos electrnicos, se requiere planes y estrategias adicionales para evitar su prdida cuando se produce un cambio del sistema. Estos planes incluyen la migracin, la emulacin o cualquier otra manera de representacin de los documentos en el futuro. Cuando se produzcan todos estos procesos, se deben guardar evidencias suficientes de estos cambios y los detalles de cualquier variacin en el diseo y formato de los documentos. Es importante tener presente varios aspectos como el de guardar las copias de seguridad en lugares dispersos, que sea necesario cambiar los soportes de los documentos a versiones ms nuevas, o la obsolescencia de los programas o de las mquinas. En este sentido, la poltica de la empresa que nos ocupa ha optado por la conservacin y preservacin de los documentos en soporte electrnico a partir de la implantacin de nuevo SGD, fijando normas especficas sobre los soportes y formatos en los que se deben guardar los documentos y cuando deben ser substituidos por otros que aporten la seguridad tecnolgica necesaria para garantizar la fiabilidad , integridad y autenticidad de los documentos. Obviamente tambin se han fijado polticas acerca de la substitucin o no de los documentos anteriores que estn en formato papel. g) Uso y seguimiento. En un SGD es necesario controlar el seguimiento de los movimientos y uso de los documentos: identificar las acciones pendientes solicitadas, permitir su recuperacin, evitar su prdida, etc. El seguimiento de la accin puede implementarse mediante procesos en que la organizacin delimite las etapas en la toma de decisiones, las responsabilidades de accin asignadas a cada persona y el registro de los datos. Por lo que respecta al seguimiento de la localizacin del documento, el sistema debe garantizar que siempre que sea necesario se puede localizar un documento, independientemente de que ste haya sido transferido fuera de la organizacin.

Respecto a la gestin de la utilizacin de documentos incluye: la identificacin de los permisos de usuario del SGD, la identificacin del estado de acceso y seguridad de los documentos, la identificacin de los derechos de acceso de personas ajenas a la organizacin, la garanta de que slo los individuos con los derechos adecuados de clasificacin o seguridad de usuario tengan acceso a documentos sometidos a restriccin, el seguimiento del movimiento del documento para identificar a las personas que custodian o han tenido la custodia del mismo, la garanta de que cualquier utilizacin del documento quedar registrada, la revisin de las clasificaciones de acceso a documentos. h) Implementacin de la disposicin ISO 15489-2 / Las autoridades de disposicin que guen la eliminacin de documentos de los sistemas operativos se deben aplicar a los documentos sistemtica y peridicamente, y estando siempre seguros de que el documento ya no es necesario para a organizacin y que no hay ningn litigio o investigacin pendiente que deba incluir el documento como evidencia. Por lo que respecta al almacenamiento de los documentos identificados para la retencin hay una serie de responsabilidades como la de mantener la responsabilidad de la retencin de los documentos en caso de cambio de unidad de stos, o la de mantener la accesibilidad, integridad y autenticidad a lo largo del tiempo, de los documentos, as como de su eficiencia de costos. Las estrategias de conservacin pueden incluir la copia, conversin y la migracin de los documentos. La copia es la produccin de una copia idntica sobre el mismo soporte (de papel a papel, de microfilm a microfilm, etc.) La conversin significa un cambio de formato del documento (el escaneo es un ejemplo claro). La migracin incluye una serie de tareas organizadas y destinadas a la transferencia peridica de material digital de una configuracin de hardware/software a otra, o bien entre diferentes generaciones tecnolgicas. Es importante tener en cuenta que la implementacin de la disposicin de los documentos tambin se debe controlar en caso de que stos hayan sido transferidos a empresas de custodia, garantizando as los periodos de retencin, disposicin y acceso. Por lo que respecta a la destruccin, sta debe realizarse con mtodos adecuados al correspondiente nivel de confidencialidad y de control estricto (aunque se haga mediante terceros). Los documentos en formato electrnico tambin pueden ser destruidos mediante la accin de reformatear o la sobreescritura, siempre que se garantice que esta accin de re-formatear es irreversible. Por ltimo, la norma aborda la transferencia de los documentos fuera del mbito de custodia o propiedad de la organizacin o negocio, ya sea a otras organizaciones con responsabilidades para con los documentos, a organizaciones externas o contratadas, a nuevas instalaciones de almacenamiento, o a un archivo. Se debe fijar la necesidad de realizar transferencias de documentos en funcin de las necesidades operativas del negocio, y cumplir las obligaciones legales en vigor por ejemplo. En la transferencia de e-documentos, hay que considerar especficamente, la compatibilidad de hardware y software, los metadatos (control y informacin contextual), la documentacin de datos (informacin tcnica sobre el procesamiento y la estructura de datos), los acuerdos de licencia y los estndares. Otros instrumentos de la SD Las organizaciones pueden emplear otras herramientas para el control de la GD como por ejemplo los

vocabularios y los tesauros. Vocabularios. Lista de ttulos temticos autorizados es una relacin simple de trminos derivados de los trminos del sistema de clasificacin. El significado de un trmino no est regulado y las relaciones entre los trminos no se muestran. La lista permite un control de la terminologa utilizada para denominar los documentos. Tesauros Lista controlada de trminos agrupados por relaciones semnticas, jerrquicas, asociativas o de equivalencia. Este tipo de herramienta funciona como gua para asignar trminos de clasificacin a cada documento y se estructura siguiendo las convenciones a la Norma ISO 2788. SUPERVISIN Y AUDITORIA Hay tres motivos para llevar a cabo una supervisin y auditoria del sistema de gestin documental: a. garantizar el cumplimiento de los estndares definidos por la organizacin; b. garantizar, en caso de necesidad, la aceptacin de los documentos como pruebas ante un tribunal de justicia; c. mejorar el rendimiento de la organizacin. Dichas revisiones deberan tener en cuenta el rendimiento de la organizacin y la satisfaccin del usuario con el sistema y se aconseja modificar los sistemas documentales y los procesos de GD si stos no se consideran los ms indicados. La persona indicada para llevar a cabo la supervisin o auditoria debe la misma que dise o implement el SGD o bien el responsable de la GD, aunque en ocasiones, el entorno normativo puede exigir que la supervisin y auditoria se lleve a acabo desde organismos externos. En cualquier caso, la persona designada debe presentar informes independientes a la direccin de la organizacin donde se documente el cumplimiento de la concepcin de las caractersticas de sus documentos, las medidas de proteccin y seguridad de los documentos y los procesos y las tecnologas de negocio as como su adecuada implantacin. Estas supervisiones realizarn en intervalos de tiempo regulares, acordados y establecidos en la poltica de GD de la organizacin. Los responsables en GD deben ser conscientes de su posible responsabilidad jurdica cuando se presenten documentos como pruebas ante un tribunal de justicia. Si la integridad o la autenticidad de un documento son puestas en entredicho por un tribunal debido a indicios de alteracin, incompetencia, funcionamiento inadecuado del sistema o disfunciones, el documento puede perder, o como mnimo reducir, su valor probatorio. Se deben tener pruebas que demuestren y prueben el cumplimiento por parte de la organizacin de la legislacin, las polticas y los procedimientos al largo de toda la vida til del sistema, es decir, poder demostrar que el sistema funciona segn los objetivos establecidos y de acuerdo con las prcticas de negocio habituales de la organizacin.

FORMACIN Una organizacin que pretenda cumplir con la presente norma debera establecer un programa de formacin en materia de gestin de documentos. Qu aspectos debe recoger? La accin a desarrollar Las personas objeto de la formacin o de la difusin El mensaje que queremos enviar en la accin El calendario y la frecuencia Las necesidades y recursos necesarios, tanto humanos como materiales

Accin El uso de las tecnologas nos permite plantear diversas maneras de dar a conocer la gestin documental y de formar expertos en ella. La formacin presencial, u on line, es una alternativa, cursos enfocados bien como clase magistral, bien como talleres prcticos. Las publicaciones tambin deben formar parte de la difusin, se explicar la gestin documental implantada en la organizacin mediante trpticos, carteles, folletos o revistas electrnicas por ejemplo. Y no debemos olvidar la formacin y difusin va electrnica, toda la informacin sobre gestin documental que contendrn las intranets, las webs, o los mensajes multimedia, debe estar permanentemente actualizada y ser altamente participativa. Las personas objeto de la formacin / difusin Directivos, cargos intermedios, responsables en gestin documental, personal tcnico, personal administrativo, personal externo o colaboradores responsables de toda o una parte de la creacin de los documentos, cada uno de ellos tiene unas necesidades propias que debemos contemplar. El enfoque de la formacin debe adaptarse a cada perfil, en funcin de las necesidades de cada uno de ellos y tambin de cmo interactan en la organizacin. Mensaje Debemos estudiar cules son los objetivos que queremos conseguir en cada accin y qu mensaje queremos dar. Queremos que se conozca la gestin documental en general? la poltica de la organizacin sobre este tema? conseguir resultados prcticos inmediatos?. Sin perder de vista la ambicin, en ocasiones es ms operativo presentar pocos mensajes y muy claros, que generar confusin ofreciendo demasiada informacin. Calendario y frecuencia Hay que redactar un plan de formacin, a largo y corto plazo. Algunas acciones debern ser permanentes, otras cada cierto perodo de tiempo, y otras puntuales como por ejemplo introducir conocimientos en gestin documental en el plan de acogida para cada nuevo empleado. Las necesidades y recursos necesarios, tanto humanos como materiales. El uso de las tecnologas y la colaboracin y participacin en la formacin de otras personas de la organizacin como los equipos de sistemas, de organizacin o de recursos humanos sern tambin claves del xito de la actividad formativa. [1] Datos sobre un documento electrnico que permiten identificarlo y registrar sus caractersticas a largo plazo.
Publicado por Elvira Valero de la Rosa en 00:33 Etiquetas: ADMINISTRACIN ELECTRNICA