CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Introduo:

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A gesto da Qualidade primordial para o estabelecimento e sobrevivncia de uma instituio e para viabilizar o controle de atividades, informaes e documentos. A meta a boa prestao de servios, de forma eficiente e dinmica para que o solicitante ou cliente fique satisfeito. Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o Sistema da Qualidade Total numa empresa ou instituio o Programa 5S, talvez, a mais poderosa delas. Este o ponto de partida e um requisito bsico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vrios benefcios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina so essenciais para a produtividade. Porm, este programa implantado sozinho, somente ele, no assegura o Sistema da Qualidade eficiente. necessrio haver melhorias contnuas, treinamentos e conscientizao do pessoal quanto filosofia da qualidade. O Programa 5S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e rgos, inclusive em residncias, pois traz benefcios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condies de trabalho, sade, higiene e traz eficincia e qualidade. De acordo com experincias de empresas que j implantaram o programa, a chave no somente a aplicao dos conceitos, mas a mudana cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitao de que cada um deles importante para melhorar o ambiente de trabalho, a sade fsica e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade. O conceito do Mtodo 5S e as palavras surgiram no Japo, onde cada um destes conceitos comea com a letra S, por isso o mtodo ser chamado 5S. Apesar disto, houve adaptao dos conceitos para a lngua portuguesa, assim como adaptao em outros pases que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a qualidade. Mas importante lembrar que implantar o programa no apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essncia mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Conceito:

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O Mtodo "5S" foi base da implantao do Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japo, nas dcadas de 50 e 60, aps a Segunda Guerra Mundial, quando o pas vivia a chamada crise de competitividade. Alm disso, havia muita sujeira nas fbricas japonesas, sendo necessria uma reestruturao e uma limpeza. O pas precisava reestrutura-se, organizar as indstrias e melhorar a produo para ser compatvel com o mercado mundial O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos bsicos e simples, porm essenciais e que fazem a diferena no Sistema da Qualidade. Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porm com nomes diferentes: Teoria da Escova e Housekeeping, respectivamente; mas a idia a mesma, sempre, buscar o Sistema da Qualidade Total. possvel eliminar o desperdcio (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no mtodo "5S". Foi um dos fatores para a recuperao de empresas japonesas e a base para a implantao da Qualidade Total naquele pas. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundao Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos so:

1. S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAO CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio".

2. S - SEITON - SENSO DE ARRUMAO CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

3. S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar". Apostila Programa 5S Pgina 2

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4. S - SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE

5. S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou transformando os 5s's num modo de vida". seja, da metodologia, um hbito,

Objetivos do programa: Baseado em sua prpria elaborao, o Mtodo 5S visa a combater eventuais perdas e desperdcios nas empresas e indstrias; educar a populao e o pessoal envolvido diretamente com o mtodo para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produo. importante a alterao no comportamento e atitudes do pessoal. A conscientizao dos integrantes sobre a importncia dos conceitos e de como eles devem ser usados facilita a implantao do programa. A abordagem do programa deve ser sua aplicao como hbito e filosofia, no apenas no house keeping (cuidar da casa). Deste modo, o 5S auxiliar na reorganizao da empresa, facilitar a identificao de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de trabalho para os membros da equipe. Cada fase intimamente ligada outra, sendo tambm um pr-requisito para a consolidao da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fcil dar continuidade implantao do mtodo. Conseqentemente, haver consolidao do Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Planejamento e Prtica dos Conceitos

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De acordo com o conceito japons, pode-se eliminar o desperdcio, e conseqentemente o custo extra tambm, nestas cinco fases que ajudaro tambm a implantar o Sistema da Qualidade. 1. S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAO CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio". Tambm pode ser interpretado Organizao e Seleo. como o Senso de Utilizao, Arrumao,

Nesta fase, o trabalho comea a ser colocado em ordem, para que s se utilize o que for realmente necessrio e aplicvel. Por isso, importante ter o necessrio, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operaes. essencial saber separar e classificar os objetos e dados teis dos inteis da seguinte forma: o que usado sempre: colocar prximo ao local de trabalho; o que usado quase sempre: tambm, colocar prximo ao local de trabalho; o que usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho; o que usado raramente, mas necessrio: colocar separado, em local determinado; o que for desnecessrio: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espao necessrio e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

Reduz a necessidade e gastos com espao, estoque, armazenamento, transporte e seguros. Facilita o transporte interno, o arranjo fsico, o controle de produo. Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e tambm os danos a materiais ou produtos armazenados. Aumenta a produtividade das mquinas e pessoas envolvidas. Traz maior senso de humanizao, organizao, economia, menor cansao fsico e maior facilidade de operao. Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,

Todos da equipe devem saber diferenciar o til do intil, o que realmente necessrio e o que no . Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causas ou ao preventiva.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA 2. S - SEITON - SENSO DE ARRUMAO

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CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. Tambm pode ser definido como o Senso de Ordenao, Sistematizao, Classificao e Limpeza. O objetivo identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualizao seja facilitada. Nesta fase importante: padronizar as nomenclaturas; usar rtulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padro; guardar objetos diferentes em locais diferentes; expor visualmente os pontos crticos, tais como extintores de incndio, locais de alta voltagem, partes de mquinas que exijam ateno, etc.; determinar o local de armazenamento de cada objeto; onde for possvel, eliminar as portas; No deixar objetos ou mveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoo no local.

Vantagens: Menor tempo de busca do que preciso para operar, ler, enviar, etc.; Menor necessidade de controles de estoque e produo; Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, alm de facilitar a execuo do trabalho no prazo; Evita a compra de materiais e componentes desnecessrios ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados; Maior racionalizao do trabalho, menor cansao fsico e mental, melhor ambiente; Melhor disposio dos mveis e equipamentos; Facilitao da limpeza do local de trabalho.

A ordenao eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc. e com a indicao correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessrio e todos devem seguir as regras. importante fazer uma anlise da situao atual da instituio, como as coisas esto organizadas e onde. Sempre que possvel, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa. A idia principal nesta fase : Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA 3. S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

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CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar Tambm pode ser definido como o Senso de Zelo. Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo e dos benefcios de ambiente com a mxima limpeza possvel. O ambiente limpo traduz qualidade e segurana. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, mquinas e materiais, evitando o retrabalho; Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, importante que o pessoal tenha conscincia e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos aps o seu uso, para que o prximo a usar encontre-o limpo; aprender a no sujar e eliminar as causas da sujeira; definir responsveis por cada rea e sua respectiva funo; manter os equipamentos, ferramentas, etc., sempre na melhor condio de uso possvel; Aps usar um aparelho, deix-lo limpo e organizado para o prximo utilitrio; Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando ateno para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira; No jogar lixo ou papel no cho; Dar destino adequado ao lixo, quando houver.

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informaes atualizadas, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

4. S - SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorvel sade e higiene. Tambm pode ser definido como o Senso de Asseio e Integridade. Higiene manuteno de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida tambm da aparncia. Em um ambiente limpo, a segurana maior. Quem no cuida bem de si mesmo no pode fazer ou vender produtos ou servios de qualidade.

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O pessoal deve ter conscincia da importncia desta fase, tomando um conjunto de medidas: ter os trs S's, previamente, implantados; Capacitar o pessoal para que avaliem se os conceitos esto sendo aplicados realmente e corretamente; eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos; humanizar o local de trabalho numa convivncia harmnica; difundir material educativo sobre a sade e higiene; respeitar os colegas como pessoas e como profissionais; colaborar, sempre que possvel, com o trabalho do colega; cumprir horrios; entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hbil; no fumar em locais imprprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matriais de limpeza. Requer manuteno da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter conscincia da importncia de se trabalhar num local limpo e organizado. As vantagens so:

maior segurana e melhor desempenho do pessoal; Preveno de danos sade dos que convivem no ambiente; Melhor imagem da empresa internamente e externamente; Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho.

Algumas medidas importantes e teis nesta fase tambm podem ser colocar avisos ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho, bem como designaes, avisos e identificao dos equipamentos (recursos visuais). Quando importantes, os avisos devem ser vistos distncia, bem destacados e acessveis a todos do setor. importante nesta fase conferir se o programa est sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal est preparado e motivado a cumprir o programa.

5. S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hbito, transformando os 5S's num modo de vida".

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Atitudes importantes:

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Usar a criatividade no trabalho, nas atividades; Melhorar a comunicao entre o pessoal no trabalho; Compartilhar viso e valores, harmonizando as metas; Treinar o pessoal com pacincia e persistncia, conscientizando-os para os 5S's; De tempos em tempos aplicar os 5S's para avaliar os avanos.

importante cumprir os procedimentos operacionais e os padres ticos da instituio, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a conscincia e um constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho. A conscincia da qualidade essencial. Com o tempo, a implantao do programa traz benefcios: Reduz a necessidade constante de controle; Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao; Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utenslios, etc.; Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operao; Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, presses, etc.

Dicas para a prtica do mtodo 5S: Cada pessoa deve saber diferenciar o til do intil. S o que tem utilidade certa deve estar disponvel. Eliminando-se o que no til, voc pode se concentrar apenas no que til. D ateno a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (mquinas, ferramentas, estoques, mveis, papis, etc.) e defina o que necessrio atravs de instrues claras para que todos possam separar o til do intil. Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo: 1. 2. 3. 4. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado? O que pode ser til para outro setor? O que pode ser consertado? possvel trabalhar de forma mais econmica, racionalizando o tempo?

Aps colocar em um local determinado aquilo que ser descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponveis, o que de fato lhes interessar.

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Analisar como as coisas esto guardadas, onde e por qu. Arrumao importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimnio da instituio essencial, principalmente no que se refere a organizao e identificao de :

Plantas; Laudos; Projetos; Relatrios; Atas; documentos em geral; pareceres; dados estatsticos; arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possvel, eliminar ou diminuir o processo burocrtico de aes ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessrio. Cada um deve ficar responsvel pelo seu espao, sem prejudicar o espao do outro. Sempre deve-se questionar se algo est bom o suficiente ou se possvel ser melhorado.

Estoques e utenslios de trabalho: Para haver corretas armazenagem, organizao e identificao, devem ser feitas algumas perguntas: 1. 2. 3. 4. 5. possvel reduzir os estoques? O que est mo precisa mesmo estar ali? Os nomes das coisas esto padronizados? Qual o melhor local para cada coisa e por qu? O que necessrio est mo?

Levante sugestes para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possvel, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. importante que todos participem, fazendo a limpeza bsica em conjunto, jogando papis fora, fazendo pequenos consertos, etc.. Compartilhe idias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

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O que deve ser verificado e avaliado para elaborao de um ambiente organizado e propcio, com a metodologia 5S implantada: 1. Apresentao dos funcionrios devem se apresentar com boa aparncia usando trajes limpos, no rasgados; 2. Piso e rea externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas demarcando as reas de circulao; 3. Higiene O ambiente deve estar limpo, sem acmulo de materiais orgnicos ou inorgnicos. Deve estar livre, tambm, de materiais / equipamentos que provoquem contaminao qumica.. O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurana (onde aplicveis), para garantir a integridade fsica. importante tambm o cuidado com as mquinas, aparelhos, equipamentos e utenslios. As dicas de prtica do mtodo 5S devem tornar-se hbitos na instituio, entre os funcionrios, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fcil. Em cada etapa, essencial que o mtodo seja verificado, a implantao tem de estar em constante verificao; isto tambm e importante para a prxima fase, pois so todas interligadas. A ltima etapa de uma srie o ponto de partida para a primeira etapa da prxima. A fase de auto-disciplina, principalmente uma das mais importantes e cruciais do programa, pois a fase em que cada um dos envolvidos ter que desenvolver seu prprio senso de ordenao e assumir o compromisso com a metodologia e com suas atividades. Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manuteno da qualidade. Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funes definidas e ser treinado para que haja eficincia na prestao dos servios, segurana no local de trabalho e incentivo capacidade criativa.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Roteiro Sugestivo para implantar o 5S: 1 etapa: equipe de implantao

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Formada por 3 pessoas, no mnimo, de diferentes setores da instituio e 1 pessoa da alta administrao. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento. 2 etapa: Planejamento Equipe de implantao pode elaborar um cronograma, um plano de orientao, determinar as ferramentas que sero utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribudas e todos devem se comprometer com o cumprimento de prazos. 3 etapa: Fotos e registros importante registrar a situao atual da organizao, em todas as reas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as aes corretivas, dar sugestes de melhoria baseadas nas fotos. importante a opinio de cada um, principalmente por que pertencem a reas diferentes na empresa.

4 etapa: Reunio A equipe pode convidar o pessoal da instituio para uma reunio, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposio para implantar o mtodo. Nesta reunio, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientizao do pessoal, da importncia do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe tambm pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefcios que trar. 5 Etapa: Implantao Aps esta reunio de sensibilizao do pessoal com a equipe responsvel, o programa comea a ser efetivamente implantado. As responsabilidades so divididas de acordo com as reas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dvidas, citar exemplos, etc. A interao da equipe com o pessoal envolvido importante, para que no fiquem dvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

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CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA 6 Etapa: Acompanhamento

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A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas reas de implantao com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessrios para a implantao do programa devem ser acordados, conforme a orientao do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientaes. O ideal que a equipe faa um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefcios, os resultados, as mudanas. essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos tcnicos de apoio. Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importncia dos conceitos e de sua aplicao, tornando a metodologia um hbito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade. Os tcnicos e funcionrios novos, que forem se incorporando empresa, tambm se habituaro a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema j implantado. A gerncia, setor ou empresa deve tambm se responsabilizar por planejar reunies peridicas com os membros da equipe para verificar como est sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivao em sempre manter o hbito da metodologia e a manuteno do programa sempre implantado. Os treinamentos dos membros da equipe, tcnicos e funcionrios, deve ser peridico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliaes do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito. Tambm uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonizao da equipe.

Custo de Implantao do Mtodo 5S: O custo para a implantao do programa no alto e os recursos podem ser alocados do oramento da empresa ou do setor. De acordo com depoimentos de instituies em que o mtodo j foi implantado ou est em implantao, no houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que depender tambm do nmero de pessoas envolvidas no processo, do nvel de compromisso da equipe, da estrutura fsica e da situao atual da empresa. Quanto mais rpido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores sero o tempo e os gastos para implantar. Apostila Programa 5S Pgina 12

CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NA CONVISA Idias principais do Mtodo 5S: Se voc sabe e no faz, como se voc no soubesse.

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Os trs primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases so a base para o sucesso da implantao do programa. Ordenar identificar. O ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja. Organizao do pessoal reflete organizao do ambiente. Todo o trabalho tem de ser feito em equipe. A tolerncia tambm uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.

Referncias Bibliogrficas: Apostilas: Programa de Qualidade da Universidade Estadual de Gois Avaliao 5S; Programa 5S Control Lab; autores: Mrcio Mendes Biasoli e Carla A. de Oliveira; Programa do 5S Toyota; Programa 5S ANVISA.

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