Como crear una TAREA PROGRAMADA para ENVIAR DIARIAMENTE COPIAS DE SEGURIDAD de PS.

VENDING

INTRODUCCIN Este documento explica como configurar el Programador de Tareas, de Windows Vista o Windows 7, para crear una Tarea Programada que nos permita enviar diariamente copias de seguridad de PS.Vending a nuestro correo electrnico. PS.Vending incorpora el software independiente SendMail.exe. SendMail se utiliza para enviar las copias de seguridad va email desde PS.Vending y que adems ser utilizado independientemente de PS.Vending para enviar correos electrnicos con ficheros adjuntos. SendMail funciona desde la lnea de comandos, es decir, no tiene una interfaz grfica (ventana) para su uso. Para que funcione es necesario especificar una serie de parmetros como por ejemplo; Email Origen, Email Destino, Asunto Correo, Texto Correo, Fichero Adjunto, etc... De esta manera es posible combinar el uso de SendMail con el Programador de Tareas que incorpora Windows para programar, segn nuestras necesidades, ya no solo el envo por correo electrnico las copias de seguridad de la base de datos de PS.Vending sino cualquier otro fichero a nuestro email.

En que nos beneficia utilizar una Tarea Programa para el envo de las Copias de Seguridad de PS.Vending? Principalmente nos beneficia en dos aspectos: Independencia de PS.Vending Al crear una tarea programada ya no es necesario tener arrancado PS.Vending para que realice la copia de seguridad, sino que es el propio Windows quien se encarga de realizarla. Flexibilidad y adaptacin a nuestras necesidades Mediante el programador de tareas es posible configurar el horario y das de la semana en la que queramos realizar las copias de seguridad. Si queremos cambiar la frecuencia de las copias lo nico que tendremos que hacer es editar la tarea programada.

NOTA: SendMail lo utiliza PS.Vending internamente para realizar el envo de las copias de seguridad de la base de datos va correo electrnico, as que NO DEBES eliminar este fichero. Para que funcione SendMail es necesario tener instalado en el equipo Microsoft .NET Framework 3.5 o superior.

PASO 1: Arrancar el Programador de Tareas

Lo primero que tenemos que hacer es arrancar el programador de tareas. Para hacer esto accederemos a el desde: Men Inicio / Todos los Programas / Accesorios / Herramientas del Sistema / Programador de Tareas

PASO 2: Crear una Tarea Programada Bsica

Una vez arrancado el Programador de Tareas procedemos a crear una Tarea Bsica. Para crear una tarea bsica pulsamos sobre en enlace Crear Tarea Bsica... situado en el panel derecho del programador de tareas. Establecemos un Nombre y una Descripcin a la Tarea Programada para as saber lo que hace y pulsamos el botn Siguiente >

A continuacin seleccionamos el Perodo de ejecucin de tarea como DIARIAMENTE y pulsamos el botn Siguiente >

NOTA: Al establecer el Perodo Diariamente se configura por defecto de Lunes a Domingo. Si queremos seleccionar manualmente los das de la semana que queramos realizar la copia de seguridad de lunes a viernes o lunes, mircoles y viernes por ejemplo, debemos seleccionar entonces la opcin SEMANALMENTE

Selecciona La Fecha y Hora desde la cual la Tarea se va a realizar y la cantidad de das que se desea repetir la tarea y pulsamos el botn Siguiente >

Seleccionamos la Accin que queremos que realice la tarea, en nuestro caso es INICIAR UN PROGRAMA y pulsamos el botn Siguiente >

NOTA: A pesar de que existe una opcin para que la tarea programada Enve un Correo Electrnico yo no he logrado que funcione.

A continuacin pulsamos el botn EXAMINAR... para Seleccionar el Programa que deseamos ejecutar. En nuestro caso hay que seleccionar el programa SendMail.exe cuya ubicacin, por defecto, es: C:\Archivos de Programa\PS.Vending

NOTA: Si has instalado PS.Vending en otra ruta diferente a la ruta por defecto debes seleccionar la ruta donde lo hayas instalado.

A continuacin DEBEMOS introducir los Argumentos o Parmetros necesarios para ejecutar SendMail En la siguiente imagen se muestran los parmetros necesarios para que SendMail funcione.

Los parmetros que tenemos que introducir son los siguientes: "PS.Vending","mi@correo.com","Mi Nombre","mi@correo.com","Copia de Seguridad de PS.Vending","Copia de Seguridad de PS.Vending","C:\Archivos de Programa\PS.Vending\PS.Vending.mdb",true,false,"Smtp.Gmail.com",587,"mi_usuario_gmail","mi _password_gmail",true Esto nos enviar una copia comprimida de la base de datos (fichero PS.Vending.7z) en formato 7-ZIP.

NOTA: SendMail utiliza para comprimir los archivos el compresor gratuito 7-ZIP (www.7-zip.org). Este compresor se instala automticamente en vuestro equipo en la instalacin de PS.Vending. Una vez introducidos los datos de los Argumentos pulsamos el botn Siguiente >

NOTA: Sustituye "mi@correo.com" por tu direccin de correo electrnico. Los datos del Servidor de correo SMTP utilizados en este ejemplo son los de una cuenta de GMAIL. Si quieres usar los datos de tu cuenta de correo debes saber los datos de conexin con tu correspondiente servidor SMTP (Servidor SMTP, Puerto SMTP, usuario y contrasea). Sino sabes estos datos de conexin consulta con tu proveedor de correo electrnico.

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A continuacin pulsamos el botn Finalizar para crear la tarea programada. Si todo ha ido bien una vez finalizado el proceso de Creacin de Tarea podremos ver nuestra tarea en la Lista de Tareas Programadas como se muestra en la siguiente imagen.

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Una vez creada la tarea es posible realizar una serie de acciones sobre ella, como por ejemplo: Ejecutarla, Finalizarla, Deshabilitarla, Editarla o Eliminarla. Para acceder a todas estas acciones tenemos que pulsar el botn derecho del ratn sobre la tarea programada y se mostrar el correspondiente men contextual.

Haciendo doble click sobre la tarea (o seleccionando Propiedades del men contextual) podemos Editar y cambiar la programacin, das y hora de ejecucin.

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A la hora de crear la tarea programada se establece por defecto la hora actual del sistema (aunque la podemos cambiar), as que probablemente queramos cambiarla para que se ejecute al finalizar nuestra jornada laboral. NOTA: Lo siguiente es un ejemplo de como cambiar los das de la semana que se desea realizar la copia de seguridad. Vamos a cambiar ahora los das de la semana que queremos que se ejecute la Copia de Seguridad. Para realizar este cambio editamos la tarea, seleccionamos la pestaa Desencadenadores y pulsamos el botn Editar. A continuacin cambiamos la periodicidad y la establecemos a Semanalmente marcando los das de Lunes a Viernes y como hora de ejecucin establecemos las 19:00 horas.

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Bueno, pues en teora ya esta todo listo para que funcione la tarea programada. Ahora necesitamos ver si realmente funciona. Para Iniciar la tarea, sin tener que esperar a que llegue su da y hora de ejecucin, seleccionamos Iniciar del men contextual. Si todo va bien se arrancar el programa SendMail y se enviar el correo electrnico con la base de datos. NOTA: SendMail avisa con un mensaje en pantalla si se ha realizado correctamente el envo del correo (mensaje de color verde) o por el contrario si ha ocurrido algn error y no se ha podido enviar el correo electrnico (mensaje de color rojo)

IMPORTANTE Para poder enviar correctamente el fichero adjunto de la base de datos es NECESARIO que PS.Vending este CERRADO a la hora de enviarse el Email automtico ya que no se puede comprimir un fichero (en este caso la base de datos) si dicho fichero esta abierto o en uso por otro programa.

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OBSERVACIN sobre el envo de correos con ficheros adjuntos Puede que el programa a la hora de enviar el correo de un error parecido a este: Tiempo de espera agotado o Time Out. Este error lo da el servidor de correo de correo por el cual estamos enviando el email y es debido a que se ha excedido el tiempo necesario configurado en dicho servidor para realizar el envo de correo. Una vez pasado ese tiempo se aborta el envo del correo. Esto puede ser debido a que o bien la conexin a Internet es lenta o bien que el fichero adjunto al email es demasiado grande y no da tiempo de adjuntarse.
Autor: Pedro Naranjo Rodrguez (www.psvending.es)

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