Team One – RFP Proposal 

 
 

 
TEAM ONE 
BUSINESS PROPOSAL FOR 
DAFESTY VIDEO RENTAL 
SYSTEM 
 
 
 
 

Member #1  A Mon Aung (DT078581N) 
Member #2  He Peilin (DT078598L) 
Member #3  Kay Khaing Win (DT078605L) 
Member #4  Khaing Su Hlaing (DT078672W) 
Member #5  Shini Sukumaran (DT078689N) 
Member #6  Than Htut (DT078639X) 
Member #7  Yang Jiawen Mark (DT078650W) 
   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 1 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
TABLE OF CONTENTS 

 
1. Introduction ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 
2. Technical Specifications ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 
2.1. Platform ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 
2.2. System Features ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 
2.3. Administration Hierarchy ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 5 
2.4. System Features Description ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐5 
3. Project Management ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 14 
3.1. Project Timeline ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 15 
3.2. Database Technicalities ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 15 
3.2.1.  Entity‐Relationship Diagram ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐16 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 2 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
1. Introduction 
This proposal outlines the design and the features of a proposed video rental system for Dafesty. 

2. Technical specifications 
This section will introduce the different technical aspects for the video rental system.  

2.1 Platform 

This section will describe the software framework that will be needed  and necessary to support the 
video rental software.  This is described in terms of operating system, the application framework and 
the database used as stated below: 

Application Framework  Microsoft .NET framework 2.0 
Database  Microsoft  SQL Server  2005 
Operating system  Windows XP  

2.2 System features 

As per requested, the features as stated below will reflect what the video rental system will 
incorporate and are mandatory. 

Data Maintenance functionality; this will consist of: 

• Updating of customers details 
• Updating of movie details 
• Updating of employee details 
• Updating of employee access control 
• Updating of stock adjustment 

Entry functionality; this will consist of: 

• Insertion of a new video title 
• Insertion of a new customer record 

Transaction functionality: 

• Transaction of loaning out a video 
• Transaction of returning of a video 

Search Functionality: 

• Search function for videos i.e. search by producer, director, video type, movie classification. 

Report Functionality: 

• Generation of different types of reports 
o list of movies 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 3 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
o  list of movies rented out 
o List of customers 
o List of revenues gained on a weekly basis 

These reports will be used the management for future direction, budgeting, profit targets etc. 

User Administration Functionality: 

• Login function 
• User Account Creation 
• Password Maintenance 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 4 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
2.3 Administration Hierarchy 

Dafesty video rental system imposes two different access levels namely; Normal and Admin.  

• Normal access is mainly for Dafesty employees who deal with customers directly. Their 
access in the system is restricted; they will not be able to create a new account for new 
employee nor will they be able to generate reports. Such features are left for the employee 
in the management level.  
 
• Admin is an abridged word for administrator. As the name suggests, employees with Admin 
access takes full control of the system. Usually this is targeted at employees at supervisory 
or managerial level. 
 
2.4 System Features Description 

All Dafesty employees who are authorized to use the video rental system have to first login in order 
to use the system. This is a security feature that is standardized across the board for all 
organizations. 

The login screen will always be the first screen that will be displayed upon the start of the system. A 
prototype screenshot of a login screen is shown below: 

 
Note: Authorized employees will be given valid logon credentials to login into the rental system 

Upon successful logon, authorized employees will be greeted with a main screen. A prototype 
screenshot of this is illustrated below: 

All proposed system features are grouped accordingly into their respective categories. This is 
accessed by a drop down menu when the user clicks on one of the options. The system will 
implement a Multiple Document Interface (MDI) where a new screen (form) will open within the 
existing frame i.e. within the grey background show above. 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 5 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
This portion will show the prototype screens of each proposed system feature along with a short 
description on it. 

1. Updating of customers details 

 
This form is used for maintaining customer’s information. The customer ID cannot be changed so as 
to preserve database integrity and there are only 9 fields that can be edited. The form also has a 
navigation button for going through each customer record. 
There is also an option for searching a customer’s ID directly via the search button. 
 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 6 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
2. Updating of movie details 

 
This form is for updating an existing video title. This form spots several navigation buttons to 
navigate through different video title records. The video code is not editable so as to preserve 
database integrity.  
There is also an option for searching a video code directly for maintenance via the search button. 
 

3. Updating of employee details 

This form allows updating of all personal information of all employees of Dafesty. For this function, 
only employees with Admin access are able to maintain this information. 
This form spots a navigation feature where user can scroll through different records. 
 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 7 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
 

4. Updating of employee access control 

The employee Access Control form has to be filled with the details such as the                                          
employee name and the employee ID. The access level for the manager is admin and that for the 
employee is Normal. 
This screen is designed mainly for the system security and integrity and the fields which are not 
applicable for the user will be greyed out. 
 

5. Updating of Stock 

 
This functionality allows an authorized employee to update the quantity of a particular video title 
that is in stock within Dafesty.  Any changes made to a particular quantity is recorded for audit and 
accounting purposes. This would include who made the changes, when it was done and the rationale 
for doing so. 
 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 8 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
6. Insertion of a new video title 

This form is to add the new movies. This form will be appeared when user click the Entry from the 
menu bar and chose Movie Details. At first, all textboxes are blank. After filling the data into each 
textboxes and click Add button to add to the Database. And user can also click Reset button to clean 
all the data in the textboxes and Close button is to close for this particular form. 
 

7. Insertion of a new employee record 

If the Dafesty Video Rental  Pte. Ltd have new employee, the manager of this company should input 
the information of new employees in this screen. The employee ID is generate automatically by 
system, so manager do not need input employee  ID which is a primary key in the database. When 
manager click the “add” button, the process of adds new employee is finished. 
 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 9 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
8. Insertion of a new customer record 

 
When this form is loaded, all of the text box will be blanked. 
And the user add the customer detail information into each text box and click the add button. If so  
the customer detail information will be  stored into the database. 
The reset button can cancel the customer information in this form. 
 

9. Transaction of loaning out a video 

This functionality allows an authorized employee to loan out a video title to a customer. The system 
will validate if a video title is available for loan and that the customer is a registered user with 
Dafesty before permitting the loan out. 
 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 10 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
10. Transaction of returning of a video 

 
This functionality allows an authorized employee to check in a video on the customer’s behalf. The 
employee would have to do a search on the transaction records of the particular customer who 
borrowed the video.  It will also update the status of the video to ‘IN’. The system is also able to 
print a receipt certifying proof of return by the customer if necessary. 
 

11. Query Functionality for Movies 

 
This form can be chosen from the Search menu and click the Movie from main form. 
I use 6 combo boxes, 3 buttons and 1 data grid view.  
1. Combo box for Movie Title is to search the movie according to movie title such as Titanic, Die 
Hard, etc... 
2. Combo box for Director is to search the movie according to name of director. 
3. Combo box for Producer is to search the movie according to name of producer. 
4. Combo box for Movie Type is to search the movie according to movie type such as action movies, 
drama movies, etc. 
5. Combo box for Movie Rating is to search the movie according to movie rating . 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 11 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
6. Combo box for No. of stock is to search the movie according to number of movie in stock. 
 
One button is to start the search process and the other are ok, details and close. 
ok button is for  
The detailed result will show in the data grid. 
 
So, the user can look up the specific movie information when he type and choose the movie title 
from the movie title combo box. Similarly the user can search the movie information by choose one 
or more key word in the producer name, director name ,movie classification, movie rating, and 
availability in stock. 
 

12. Query Functionality for Customers 

 
Firstly,the user start this form from the Search menu and then click the Customers from main menu. 
If he user can search the customer informations by the customer number and customer name,the 
relevant customer 
information will show in the grid box. 
This form is to look up the desired movie details according to Movie title,Movie 
ID,Director,Producer,Movie 
rating and available in stock  and display the result in the box. 
 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 12 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
13. Report Functionality 

 
This functionality will generate a list of different reports that can be printed out for hardcopy 
viewing. I.e. list of movies  
 

14. Login Function 

This function authenticates a Dafesty employee before allowing him/her to access the system. 
 

15. User Account Creation 

This function allows an authorized employee of a managerial level to create a user account for 
Dafesty employee to access the video rental system. 
 

   

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 13 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
16. Password Maintenance 

This function allows a Dafesty employee to change his/her password if necessary. 
 

3. Project Management 
The project will be developed by Team One consisting of 7 members and that the workload is 
divided accordingly as below: 

1. Kay Khaing Win (DT078605L) 
• Updating of customers details 
• Insertion of a new customer record 
• List of customers report 
 
2. A Mon Aung (DT078581N) 
• Updating of movie details 
• Insertion of a new video title 
• List of movies report 
 
3. Shini Sukumaran (DT078689N) 
• Updating of employee details 
• Updating of employee access control 
• User account creation 
 
4. Yang Jiawen Mark (DT078650W) 
• Transaction of loaning out a video 
• Password Maintenance  
• Pie chart revenue by movie classification 
 
5. He Peilin (DT078598L) 
• Transaction of returning of a video 
• Insertion of a new employee record 
• Stock take report 
 
6. Than Htut (DT078639X) 
• Updating of stock adjustment 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 14 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
• Login Function 
• Pie chart revenue by movie classification 
 
7. Khaing Su Hlaing (DT078672W) 
• Query Functionality for movies 
• Query Functionality for customers 
• List of movies rented out report 

3.1 Project Time Line 

The project will take 20‐Man days to complete and below is a tentative time line for this project 
completion. 

Type of Activity  Duration (Man days) 
Coding of the functionalities  7 
Integration of all functionalities  2 
Application testing   7 
User Acceptance test  4 
 

3.2 Database Technicalities 

All information will be stored into a single database consisting of 9 tables. All table information are 
as follows: 

1. Movies 
• This table stores all information pertaining to the videos in Dafesty.  
 
2. IssueTran 
• This table stores all transaction records for loaning and returning of videos by 
customers. 
 
3. Customers 
• This table stores all information pertaining to customers in Dafesty. Note: A 
customer has to be registered with Dafesty in order to loan out a video title. 
 
4. Producers 
• This table stores all information pertaining to producers of a particular video title. 
 
5. StockAdjustment 
• This table stores all information pertaining to any changes made to a particular 
video quantity. 
 
6. Country 
• This table contains a list of country codes that will be matched accordingly to the 
customer’s country of origin. 
 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 15 
 
 Team One – RFP Proposal 
 
7. Employee 
• This table stores all information pertaining to Dafesty’s employees. 
 
8. LoginDetails 
• This table stores all login information into the Dafesty system. This acts as reference 
for authentication when an authorized employee logs in. 
 
9. AccessControl 
• This table contains a list of various access levels that can be assigned to a Dafesty 
employee. 

3.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) of the database 

.NET PROJECT ‐ CA2 Assignment  Page 16