Ano 01 Edio 001

Informativo NF-e

O que sua empresa precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrnica

Essencial para o ciclo dos seus negcios
Editorial
Desde 2006, quando iniciou o projeto da Nota Fiscal Eletrnica, ouve-se cada vez com maior freqncia esta palavra, que aparentemente pode ser um tanto quanto assustadora. O Informativo NF-e surge com o objetivo de facilitar o entendimento de algumas questes relacionadas ao processo de emisso de Nota Fiscal Eletrnica, tanto para as empresas que j esto na obrigatoriedade, quanto para aquelas que ainda no esto.

O que a Nota Fiscal Eletrnica?

Como o prprio nome j sugere, a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), nada mais do que a emisso de notas fiscais por meios eletrnicos, ou seja, as notas fiscais deixam de ser impressas em papel e passam a ser emitidas e armazenadas eletronicamente com o auxlio de um sistema. Logo, o novo modelo de nota fiscal passa a existir apenas de forma digital e no mais impressa. A validade jurdica da NF-e garantida por uma assinatura digital que reconhece a autoridade da emisso, e tambm pelo fisco, que recebe o documento eletrnico antes da ocorrncia do fato gerador, neste caso sada da mercadoria do estabelecimento.
Travessa Praa da Bandeira, 65, Sala 04, Centro Trs de Maio/RS Fone: (55) 3535 4800 www.gnfe.com.br www.migratecompany.com.br
Texto: Alessandra Eichelberger Berft Diagramao: Soluty Comunicao e Design (55) 3512 3349. www. soluty.com.br Fontes de pesquisa: www.gnfe.com.br www.nfe.fazenda.gov.br www.correios.com.br; www.icert.com.br Distribuio gratuita

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O que muda com a implantao da Nota Fiscal Eletrnica?

O projeto da Nota Fiscal Eletrnica prev muitos benefcios tanto para os emitentes, quanto para os receptores, sociedade e administraes tributrias. Os emitentes de notas fiscais tero uma reduo significativa dos seus custos com aquisio de papel e impresso de notas, alm da reduo com custos de envio e armazenagem dos documentos fiscais e reduo no tempo de parada dos caminhes em postos de fiscalizao. Para os receptores de notas fiscais o maior benefcio a reduo do tempo perdido com a digitao das notas na recepo das mercadorias e erros de escriturao. A reduo de papel a partir da emisso de Notas Fiscais Eletrnicas traz um impacto positivo para o meio ambiente, e alm deste, outros benefcios para a sociedade como gerao de novas oportunidades de negcios e consequentemente novos empregos e incentivo ao uso de novas tecnologias. Para as administraes tributrias o processo de implantao da Nota Fiscal Eletrnica facilita muito a fiscalizao diminuindo a sonegao e aumentando a arrecadao de impostos. Sendo assim, a Nota Fiscal Eletrnica representa mais um avano tecnolgico, que inicialmente pode at assustar, como todo processo de mudana e inovao, mas que a partir da aceitao e adaptao, traz como resultados: reduo de custos, facilidade e ganho de tempo.

Quais so as obrigaes dos emitentes e receptores de NF-e?

Uma das principais obrigaes tanto para quem emite quanto para quem recebe a nota fiscal a sua armazenagem em um arquivo morto. Com a Nota Fiscal Eletrnica, a armazenagem do documento fiscal passa a ser em um arquivo morto digital, ou seja, as notas fiscais passam a ser guardadas em um arquivo eletrnico (Computador, CD/DVD, Data Center...). De um lado, a nova forma de armazenagem reduz custos com espao fsico, por outro lado, requer maior ateno uma vez que a armazenagem deve ser feita em local seguro, evitando riscos de perda. As notas fiscais devem ser guardadas durante o perodo decadencial (normalmente 5 anos), tempo em que a fiscalizao pode exigir acesso s mesmas. No caso do receptor no ser credenciado a emitir nota fiscal eletrnica, o mesmo dever considerar o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) fornecido pelo emitente, como documento fiscal, podendo realizar a escriturao da NF-e com base nas informaes contidas no DANFE e mant-lo armazenado em substituio a NF-e. Cabe ressaltar tambm, que em casos de sinistro ou perda do arquivo eletrnico da NF-e, estas no podero ser recuperadas por parte da SEFAZ ou SRF. Os recursos necessrios para a guarda do documento digital (XML da NF-e), incluindo backup, tm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos fsicos, permitindo ainda a rpida recuperao do arquivo. Para os destinatrios de NF-e, cabe ainda a obrigao de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concesso da Autorizao de Uso da NF-e mediante consulta eletrnica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrnica. Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatrio tem disposio o aplicativo visualizador, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil disponvel na opo download do Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

NF-e X DANFE
A Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) um documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, para fins fiscais, com o intuito de documentar uma operao de circulao de mercadorias, logo, o novo modelo de nota fiscal passa a existir apenas de forma digital e no mais impressa. DANFE o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica, com funo de acompanhar o transporte da mercadoria at o destinatrio (cliente). Ele contm informaes bsicas sobre a NF-e e auxilia na consulta pelos postos fiscais e pelo destinatrio, atravs de uma chave de acesso da NF-e. necessria a impresso de somente uma via do DANFE para acompanhamento da mercadoria at seu destino, exceto em casos especficos previstos na legislao.

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Como se credenciar para a Emisso de Notas Fiscais Eletrnicas?

O credenciamento para emitir Nota Fiscal Eletrnica deve ser feito junto Secretaria da Fazenda ou de Tributos do Estado ou dos estados que desejar emitir a NF-e. Para o credenciamento necessrio possuir Certificado Digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP BR, contendo o CNPJ da empresa e adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e. A partir do credenciamento, sua empresa passar a emitir

Notas Fiscais Eletrnicas em fase de testes por um perodo. Depois de encerrado o perodo de testes, sua empresa poder solicitar autorizao para emisso de NF-e em definitivo, no sendo permitido ento, voltar ao modelo de nota fiscal impressa 1 ou 1A. Para passar da fase de testes para emisso definitiva de notas fiscais eletrnicas, o contribuinte precisa estar em regularidade fiscal.

Benefcios da NF-e

Dvidas sobre a obrigatoriedade de NF-e

Primeiramente preciso compreender que a legislao no vinculou a obrigatoriedade de emisso de NF-e com nenhum cdigo CNAE especfico (principal ou secundrio) em que o contribuinte esteja cadastrado junto aos rgos pblicos. A obrigatoriedade emisso da NF-e foi definida atravs do Protocolo ICMS 10/07. Os estabelecimentos que no estejam inseridos na listagem como obrigados, mas que porventura exeram atividade relacionada no Protocolo ICMS 10/2007 e em suas alteraes, tambm estaro obrigados emisso da NF-e, nas datas ali referidas e devero se credenciar perante as fazendas estaduais. Os estabelecimentos que constem indevidamente na listagem, provavelmente pela falta de atualizao da CNAE (principal ou secundria) perante as fazendas estaduais, devero procurar a Administrao Fazendria para regularizar seu cadastro ou, se no for este o caso, procurar saber o motivo atravs do planto fiscal de sua jurisdio. Por fim, resta esclarecer que o enquadramento tributrio da empresa no influi na questo da obrigatoriedade de emisso, neste caso a legislao que dispensou algumas obrigaes acessrias aos optantes pelo Simples Nacional no incluiu a desobrigao da emisso de documento fiscal prprio para as operaes ou prestaes que realizarem.

Os benefcios da emisso de nota fiscal eletrnica, por exemplo, incluem transparncia nas transaes comerciais, agilidade nos processos junto ao Fisco, reduo da concorrncia desleal e reduo de custos logsticos. Alm disso, a padronizao das informaes permite as empresas ganhos na recepo fsica e fiscal de mercadorias; validao e aprovao de todo o ciclo de compras at a recepo de produtos; carga de dados diretamente nos sistemas de gesto, com controle de contedo e validao das informaes.

Segundo a Resoluo CGSN n 10, de 28 de junho de 2007:

Art. 2 - As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional utilizaro, conforme as operaes e prestaes que realizarem, os documentos fiscais, inclusive os emitidos por meio eletrnico, autorizados pelos entes federativos onde possurem estabelecimento. Art. 8 - O ente tributante que adote sistema eletrnico de emisso de documentos fiscais ou recepo eletrnica de informaes poder exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observando os prazos e formas previstos nas respectivas legislaes.

Sua empresa est na obrigatoriedade para emisso de NF-e?

Acesse www.gnfe.com.br/obrigatoriedade e veja se sua empresa est ou quando estar obrigada a emitir NF-e.

Veja alguns segmentos em obrigatoriedade a partir de Abril

Fabricao de Cervejas e Chopes Fabricao de Refrigerantes Fabricao de Tecidos de Malha Preparao e Fiao de Fibras de Algodo Fabricao de Papel Fabricao de Formulrios Contnuos

Portanto, as empresas optantes pelo Simples Nacional, que estejam no mbito da obrigatoriedade, devem utilizar apenas NF-e e esto obrigadas ao cumprimento das obrigaes relativas ao Sistema Eletrnico de Processamento de Dados (SEPD), incluindo-se aqui os emissores voluntrios.

Fabricao de Embalagens de Papel Fabricao de Produtos Cermicos Refratrios Comrcio por Atacado de Automveis, Camionetas e Utilitrios Novos e Usados Comrcio por Atacado de Pneumticos e Cmaras-de-ar Comrcio Atacadista de Alimentos para Animais Comrcio Atacadista de Cerveja, Chope e Refrigerante Comrcio Atacadista de Sorvetes

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Saiba o que a Lei diz sobre a obrigatoriedade da NF-e

Protocolo ICMS 42, de 3 de Julho de 2009
Publicado no DOU (Dirio Oficial da Unio) de 15.07.09, pelo Despacho 189/09. Retificado no DOU de 24.07.09, substituindo o Anexo. Estabelece a obrigatoriedade da utilizao da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) em substituio Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelo critrio de CNAE e operaes com os destinatrios que especifica.

Os Estados do Acre, Amazonas, Alagoas, Amap, Bahia, Cear, Esprito Santo, Gois, Maranho, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Par, Paraba, Paran, Pernambuco, Piau, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rondnia, Roraima, Santa Catarina, So Paulo, Sergipe, Tocantins e Distrito Federal, neste ato representados pelos seus respectivos Secretrios de Fazenda e Receita, considerando o disposto nos arts. 102 e 199 do Cdigo Tributrio Nacional, Lei n 5.172, de 25 de outubro de 1966, e no 2 da Clusula Primeira do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, resolvem celebrar o seguinte:

PROTOCOLO
Clusula primeira Acordam os Estados e o Distrito Federal em estabelecer a obrigatoriedade de utilizao da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) prevista no Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, em substituio Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, para os contribuintes enquadrados nos cdigos da Classificao Nacional de Atividades Econmicas CNAE descritos no Anexo nico, a partir da data indicada no referido anexo. 1 A obrigatoriedade aplica-se a todas as operaes efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos nesta clusula que estejam localizados nas unidades da Federao signatrias deste protocolo, ficando vedada a emisso de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, salvo nas hipteses previstas neste protocolo. 2 A obrigatoriedade de emisso de Nota Fiscal Eletrnica NF-e prevista no caput no se aplica: I nas operaes realizadas fora do estabelecimento, relativas s sadas de mercadorias remetidas sem destinatrio certo, desde que os documentos fiscais relativos remessa e ao retorno sejam NF-e; II ao fabricante de aguardente (cachaa) e vinho, enquadrado nos cdigos das CNAE 1111-9/01, 1111-9/02 ou 1112-7/00, que tenha auferido receita bruta, no exerccio anterior, inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais). III na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao fim do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas. 3 Para fins do disposto neste protocolo, deve-se considerar o cdigo da CNAE principal do contribuinte, bem como os secundrios, conforme conste ou, por exercer a atividade, deva constar em seus atos constitutivos ou em seus cadastros, junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) e no cadastro de contribuinte do ICMS de cada unidade federada. 4 As unidades da Federao podero utilizar o Cdigo de Atividade Econmica- CAE em substituio ao correspondente cdigo CNAE. Clusula segunda Ficam obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrnica NF-e, modelo 55, em substituio Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, a partir de 1 de dezembro de 2010, os contribuintes que, independentemente da atividade econmica exercida, realizem operaes destinadas a: I Administrao Pblica direta ou indireta, inclusive empresa pblica e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios; II destinatrio localizado em unidade da Federao diferente daquela do emitente, exceto, a critrio de cada UF, se o contribuinte emitente for enquadrado exclusivamente nos cdigos da CNAE relativos s atividades de varejo. Pargrafo nico. Caso o contribuinte no se enquadre em outra hiptese de obrigatoriedade de emisso da NF-e, a obrigatoriedade de seu uso em substituio Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A, ficar restrita s operaes dirigidas aos destinatrios previstos nesta clusula. Clusula terceira Ficam as unidades da Federao autorizadas a instituir, a partir de 1 de janeiro de 2010, a obrigatoriedade de emisso da Nota Fiscal Eletrnica NF-e, modelo 55, em substituio a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A, para os contribuintes enquadrados nos cdigos das divises 01, 02 e 03 da Classificao Nacional de Atividades Econmicas CNAE, relativos a atividades agropecurias. Clusula quarta O disposto neste protocolo no se aplica ao Microempreendedor Individual MEI, de que trata o artigo 18-A da LC 123/2006. Clusula quinta Ficam mantidas as obrigatoriedades e prazos estabelecidos no Protocolo ICMS 10/07, de 18 de abril de 2007. Clusula sexta Este protocolo entra em vigor na data de sua publicao no Dirio Oficial da Unio.

Consulte a redao completa deste protocolo no ajuste SINIEF 07/05 - http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2005/AJ_007_05.htm

Fonte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/ICMS/2009/pt042_09.htm

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O que o Certificado Digital?

O certificado, na prtica, equivale a uma carteira de identidade virtual ao permitir a identificao de uma pessoa no meio digital/eletrnico quando enviando uma mensagem ou em alguma transao pela rede mundial de computadores que necessite validade legal e identificao inequvoca. Um certificado digital contm dados de seu titular, tais como nome, identidade civil, e-mail, nome e assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outras informaes. importante saber que essa tecnologia confere a mesma validade jurdica ao documento assinado digitalmente do equivalente em papel assinado de prprio punho.

Onde e como adquirir o Certificado Digital?

1 Escolher a Autoridade Certificadora (AC), uma AC a organizao autorizada a emitir ou cancelar certificados digitais vinculados ICP-Brasil. Existem vrias ACs credenciadas junto a ICP-Brasil, dentre algumas a Caixa Econmica Federal, os Correios e a Receita Federal do Brasil. Cada organizao cobra um valor pela emisso do certificado digital. Para maiores informaes sobre Autoridades certificadoras, consulte o site http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/ EstruturaIcp. 2 Entrar em contato por telefone ou no portal de Internet da AC escolhida para solicitar a emisso do Certificado Digital. 3 Aguardar confirmao da AC que encaminhar o endereo da Autoridade de Registro (AR) mais prxima, onde dever ser apresentada a documentao solicitada presencialmente pelos responsveis da empresa. 4 A AC e/ou AR ir informar sobre os procedimentos para retirar o certificado.

Documentos necessrios para adquirir o Certificado Digital

Pessoa Fsica
a) Cdula de identidade ou passaporte, se brasileiro; b) Carteira Nacional de Estrangeiro CNE, se estrangeiro domiciliado no Brasil; c) Passaporte, se estrangeiro no domiciliado no Brasil; d) Comprovante de residncia ou domiclio, emitido h no mximo 3 (trs) meses; e) Cadastro de Pessoa Fsica (CPF); f) 1 Fotografia 3x4 recente e ntida; g) 2 vias do Termo de Titularidade (Geradas durante a solicitao do certificado); h) Nmero de Identificao Social - NIS (PIS, PASEP ou CI) - (opcional); i) Cadastro Especifico do INSS (CEI) - (opcional); j) Nmero do Ttulo de Eleitor; Zona Eleitoral; Seo; Municpio e UF do Ttulo de Eleitor (opcional).

Diferena entre Certificado Tipo A1 e A3

Pessoa Jurdica
Documentos necessrios da Empresa: a) Relativos sua habilitao jurdica: I. Se pessoa jurdica criada ou autorizada a sua criao por lei: cpia do ato constitutivo ou de eleio/posse do representante; II. Se entidade privada: ato constitutivo, devidamente registrado na Junta Comercial e documentos da eleio de seus administradores. b) Relativos sua habilitao fiscal: I. Prova de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ; ou II. Prova de inscrio no Cadastro Especfico do INSS CEI.

A1
O Certificado Tipo A1 consiste num aplicativo gerado e armazenado em seu computador pessoal, dispensando o uso de cartes inteligentes ou pendrives com validade de 1 (um) ano. No h necessidade de digitao de usurio e senha de acesso na emisso das NF-es.

A3
O Certificado Tipo A3 vem armazenado em um hardware que pode ser um carto inteligente ou token, que necessita de usurio e senha para toda vez que for emitida uma NF-e. O mesmo tem validade de 3 (trs) anos.

Importante: Caso o estatuto, contrato social ou documento equivalente de sua empresa contenha mais de um representante legal cadastrado na Receita Federal, ser necessrio que as pessoas citadas neste documento como representantes legais compaream para validao presencial de posse de seus documentos e assinem o Termo de Titularidade. Documentos do(s) Representante(s) Legal(is) da(s) Empresa(s): Os mesmos exigidos para emisso de certificados digitais de pessoas fsicas.

OBS: Os documentos solicitados devem ser apresentados em uma via original, mais cpia simples ou autenticada.

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O que realmente vai mudar na rotina da empresa?

A partir da obrigatoriedade de emisso da NF-e as notas fiscais em papel devem ser substitudas, o que passar a ter validade perante o fisco sero os arquivos gerados em sistema (nota fiscal eletrnica), que obrigatoriamente devem ser armazenados com segurana pelo perodo decadencial (normalmente 5 anos). Resumidamente, sua sala de arquivo morto passa a ser transferida para arquivos digitais armazenados em meios eletrnicos. Neste caso, se sua empresa possui Software de Gesto, contate seu fornecedor para solicitar a adequao do mesmo para a emisso de nota fiscal eletrnica. Se sua empresa no possui, necessrio o contato com empresa fornecedora de soluo que melhor permita a emisso, armazenamento e gerenciamento das notas fiscais eletrnicas ou utilizar o sistema disponibilizado pela SEFAZ.

Quanto custa esta mudana?

Depois de ler todas estas informaes, voc deve estar se perguntando: quanto terei que investir para me adequar a esta nova forma de emisso de notas fiscais?
A resposta : sua empresa no vai gastar muito e os benefcios so compensadores. Talvez voc no precisar fazer investimentos com equipamentos novos e a Internet que voc usa atualmente seja suficiente. Por outro lado, voc passa a obter maior agilidade nos processos de compra, venda, entrega, recebimento e controle, alm de diminuir custos com a compra de formulrios. Pensando nisso e em facilitar a adequao de sua empresa para a emisso de nota fiscal eletrnica, a Migrate Company desenvolveu solues que atendam a necessidade de cada empresa.

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Atravs do Painel de Gerenciamento, o usurio pode realizar a digitao dos dados e emitir a NF-e sem a necessidade de ter um sistema emissor de nota fiscal instalado.
1 Primeiramente voc digita a nota fiscal no painel; 2 Aps, a nota fiscal assinada digitalmente com o Certificado Digital da empresa; 3 A NF-e enviada para a Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) de origem da empresa; 4 O GNF-e aguarda a aprovao da nota fiscal pela Sefaz; 5 Assim que aprovada a NF-e, liberada a impresso do DANFE, envio da NF-e ao

Quadro comparativo entre GNF-e SaaS Edition e Sistema SEFAZ

FUNCIONALIDADE
Necessidade de instalao do sistema emissor de NF-e Armazenamento seguro durante prazo de 05 a 10 anos Disponibilidade de visualizao das NF-es e seus respectivos DANFEs Cpia de segurana peridica automtica Envio automtico da NF-e e DANFE para o destinatrio Controle das NF-es de fornecedores Prazo para consulta dos dados completos de NF-es emitidas Integrao via web service Recebimento de mensagens de avisos e notificaes no sistema emissor de NF-e Possibilidade de alterao ou reaproveitamento de NF-e em digitao Possibilidade de consulta da NF-e pelo destinatrio Reenvio de e-mail contendo a NF-e e DANFE
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Seleo de itens de NF-e referenciada Possibilidade de verificao das aes dos usurios Envio de e-mail ao destinatrio nas situaes de rejeio, cancelamento e autorizao da NF-e Cadastro de Unidades Tributveis, Itens e Pessoas antes do preenchimento emisso da NF-e Envio de e-mail ao responsvel da empresa nas situaes de rejeio, cancelamento e emisso da NF-e Central de Ajuda no sistema emissor de NF-e, contendo vdeos e manuais Exportao dos arquivos das NF-es por perodo em um nico arquivo, podendo informar se deseja fazer o download deste ou receb-lo via e-mail Etapa para visualizao de todos os dados preenchidos na NF-e com possibilidade de alterao antes da emisso
*Durante o prazo de vigncia do contrato ou prazo legal estipulado pelo Fisco.

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