Proceso de Produccion de Eventos (Preliminar)

PRE-PRODUCCION PRODUCCION POST-PRODUCCION

CONTACTO BMR PROCESA REQUERIMIENTO Preparación Desarrollo Realización Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta
Respuesta Acciones Acciones Servicio al
Origen Objetivo Vía de Entrada Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4 Acción 5 cliente administrativas Logística Control 1 Control 2 administrativas Servicio al cliente 1 Facturación cliente 2

Llamado telefónico
Dato referido
Coordinador
Firma de BMR envía
Cotizar con Cotizaciones BMR recibe Contratos con Coordinador Coordinador entrega Encuesta de
A Cliente Nuevo Completar Base de adicionales con Envío de VºBº proveedores BMR verifica Coordinador Coordinador reporte financiero a Coordinador Administración BMR Calidad de
Reunión con Formulario Proveedores proveedores Presupuesto a aceptación de (reservas, montaje de BMR supervisa BMR supervisa BMR (facturas, gastos confecciona Reporte envía factura a Servicio, al
Primer Evento E-mail proactivo cliente Eventos BMR BMR nuevos Cliente presupuesto depósitos, etc.) Evento Evento cierre de Evento adicionales, otros) Técnico del Evento cliente cliente
Es cliente BMR
(Relaciones con los
medios/Difusión periodística)

Existe Dar respuesta a

Evento Programado (calendarizado) Plan de Trabajo calendario

Cotizar con Cotizaciones BMR recibe

B Cliente Antiguo Completar Base de adicionales con Envío de VºBº
Formulario Proveedores proveedores Presupuesto a aceptación de
Cita telefónica Eventos BMR BMR nuevos Cliente presupuesto
Llamado telefónico
Coordinador
Firma de BMR envía
Cotizar con Cotizaciones BMR recibe Contratos con Coordinador Coordinador entrega Encuesta de
Completar Base de adicionales con Envío de VºBº proveedores BMR verifica Coordinador Coordinador reporte financiero a Coordinador Administración BMR Calidad de
Reunión con Formulario Proveedores proveedores Presupuesto a aceptación de (reservas, montaje de BMR supervisa BMR supervisa BMR (facturas, gastos confecciona Reporte envía factura a Servicio, al
Evento Extra-programático cliente Eventos BMR BMR nuevos Cliente presupuesto depósitos, etc.) Evento Evento cierre de Evento adicionales, otros) Técnico del Evento cliente cliente
E-mail proactivo
Cotizar con Cotizaciones BMR recibe
Completar Base de adicionales con Envío de VºBº
Intercambio de Formulario Proveedores proveedores Presupuesto a aceptación de
e-mails Eventos BMR BMR nuevos Cliente presupuesto
 Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR

CONTACTO

Origen

A Cliente Nuevo Inquietud

Requerimiento

A-B BMR
Fortaleza

Oportunidad
Debilidad

Amenaza

Estrategia
NTACTO

Objetivo
Plan B

a) Se desencanta del
a) Desea realizar un evento. proyecto y decide no
hacer nada

b) Ha tomado una decisión y aprobado un presupuesto para

invertir en potenciar su marca. b) Recibe una contra-
orden de Casa Matriz

Contactar sólo para

sondear y contratar
Buscó una empresa de Eventos corporativos conocida. luego a otro.

a) Prestigio fue reconocido.

b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.
c) Es un contacto a "cero costo".
a) Validar trayectoria con un cliente nuevo.
b) Reforzar la apreciación positiva.
a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente
"quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.

b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.

a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en
la reunión.
b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente
lo ya aprobado.
c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la
propuesta.

a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando

entregar más información que la mínima que el necesite para
decidirse por nosotros.
b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han
determinado el contacto desde el cliente.
c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.
d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el
cliente solicite.
e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-
contactados.
 BMR PROC

Escenarios
Vía de Entrada Acción 1 favorables Escenarios desfavorables

a) Se le presenta a) Se le presenta BMR y

BMR y decide cerrar no se obtiene respuesta
el negocio
b) Recibe la información
Llamado b) Solicita pero no la evalúa
telefónico información adicional
espontáneo de las operaciones
c) Durante la reunión c) Durante la reunión se
se logra captar su muestra distraído y poco
atención y motivarlo receptivo a lo que se le
con la presentación presenta

Dato referido
d) No presenta d) Presenta objeciones
objeciones y se logra insalvables durante la
prever un posible presentación
cierre de negocio

Reunión
E-mail proactivo con cliente
e) El cliente tiene e) El cliente no tiene
experiencia en experiencia en eventos.
eventos, hace pocas Pregunta excesivamente.
preguntas y se No confía en la
muestra satisfecho información entregada.
Es cliente BMR
(Relaciones con los
medios/Difusión
periodística)
f) El cliente define f) El cliente cambia
claramente lo que incesantemente sus
desea y los límites solicitudes de cotización
de su evento (lugares, asistentes,
alimentos, etc)
 PRE-PRODUCCION
BMR PROCESA REQUERIMIENTO

Plan B

a) Llamarlo y pedir una

nueva reunión

b) Llamarlo y preguntar si
recibió la información

c) Pasar las páginas de

texto y mostrar elementos
audiovisuales atractivos.

d) Si no es posible obviar
las objeciones, se busca
enviar un documento
aclaratorio y/o una nueva
reunión para presentarlo

e) Se le muestra
gráficamente el proceso. Se
refuerza su aprendizaje con
el envío de material
audiovisual exitoso.

f) Se busca una reunión

definitoria y se formaliza un
documento final por escrito.
De no ser respetado este,
se descarta el proyecto.
Preparación
 PRODUCCION
Desarrollo Realización Desmontaje
 POST-PRODUCCION
Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero
e financiero Post-Venta
 Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR

CONTACTO
Origen

B Cliente Antiguo Inquietud

Requerimiento

A-B BMR
Fortaleza

Oportunidad

Debilidad

Amenaza

Estrategia
NTACTO
Objetivo
Plan B

a) Desea reconsiderar
a) Desea realizar un evento de su calendario anual
su calendario (fechas,
costos)

b) La contingencia
b) Desea realizar un evento adicional a su calendario
organizacional le
obliga a descartar un
evento programado.

Contacta a otra
Contacta a su ejecutivo en BMR empresa para evitar
cargos adicionales.

a) Prestigio fue reconocido.

b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.
c) Es un contacto a "cero costo".
a) Validar trayectoria con un cliente nuevo.
b) Reforzar la apreciación positiva.
a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente
"quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.

b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.

a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en
la reunión.
b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente
lo ya aprobado.
c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la
propuesta.

a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando

entregar más información que la mínima que el necesite para
decidirse por nosotros.
b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han
determinado el contacto desde el cliente.

c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.

d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el
cliente solicite.
e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-
contactados.
 PRE-PRODUCCI
BMR PROCESA REQUERIMIENTO
PRE-PRODUCCION
REQUERIMIENTO
 PRODUCCION
Preparación Desarrollo Realización
 POST-PRODUCCION
Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial
ST-PRODUCCION
e Comercial Cierre financiero Post-Venta