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Villavicencio, 3 de junio de 2011

Arquitecto DARIO VASQUEZ SANCHEZ Gobernador Departamento del Meta Ciudad Respetado Gobernador: Reciba un cordial saludo y sea esta la oportunidad de solicitarle de la manera ms respetuosa, tener a bien ser considerado para un ascenso o encargo profesional, puesto que es una oportunidad de mejorar la situacin laboral y econmica muy valorada en cualquier empleo, ya que el desarrollo de las capacidades y aptitudes profesionales conlleva una mayor confianza en el empleado dotndole de un puesto de mayor responsabilidad con nuevos retos y expectativas. La posibilidad de no quedarse estancado en un mismo cargo, desempeando las mismas funciones supone una motivacin para el trabajador. Desde el da 9 de julio de 1993, que fui nombrado como Auxiliar Administrativo, sin escatimar dedicacin y desempeo alguno, he prestado mis servicios de una forma eficiente y responsable, desempendome y cumpliendo a cabalidad las tareas y funciones asignadas, preocupndome por tener sentido de pertenencia institucional y logrando metas personales a nivel profesional. Aprovecho para colocar a consideracin mi hoja de vida que reposa en la oficina de recursos humanos, para ser tenida en cuenta, ya que reno los requisitos profesionales y cuento con la antigedad y seleccin por meritos en carrera administrativa. En espera de una pronta respuesta, me despido agradeciendo de antemano su atencin y desendole los mejores xitos para el futuro. Cordialmente, http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/unidad-documental-y-tipologia.html http://archivos.ieaip.org/index.php?pagina=archivos JAIRO ENRIQUE TURRIAGO CHAVARRO Auxiliar Administrativo Secretaria de Recurso Humano y D.O
Copia: Oficina de Recursos Humanos y D.O Comisin de Empleados de la Gobernacin

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unes 16 de noviembre de 2009

Seccin, Serie y Subserie documentales
SERIE, SUBSERIE Y SECCION DOCUMENTAL: El acuerdo 027 del 2006 define serie como: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Las series se caracterizan por: Se ordenan siguiendo el trmite administrativo. Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos Conservan el orden original Representan continuidad en el tiempo. Puede dividirse en subseries EJ: SERIE: Actas

SUBSERIE: se define como: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. 1 EJ: Unidad SUBSERIE: Actas de la Junta directiva documental

SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Direccin, Secretaria General, Tesorera, etc. 1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nacin. Publicado por Joluvafoto en 14:23 SERIES HISTORIAS

Las Historias Laborales, junto con las Acadmicas y las Clnicas son los expedientes que condensan gran parte de la historia pblica y privada de las personas en sus tres estamentos, sin olvidar que son un componente excepcional del bienestar fsico y espiritual de los seres humanos vinculados a cualquier institucin laboral (pues permiten desarrollar sus derechos a la seguridad social, la educacin, la recreacin, el libre desarrollo de la personalidad, al trabajo). Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen
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toda la informacin que se produzca sobre la vinculacin y trayectoria laboral de los servidores pblicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relacin laboral, legal y reglamentaria o contractual con alguna institucin. Se organiza de manera cronolgica y corresponde su gestin a las unidades de personal HISTORIAS CLINICAS

Las Historias Clnicas, constituyen un expediente esencial para los seres humanos, son herramientas esenciales para la materializacin de uno de los principales aspectos del bienestar: la salud. La HISTORIA CLNICA es el registro de la evolucin de las condiciones orgnicas de las personas, indispensable para el ejercicio profesional de la medicina y testimonio con valor legal de la responsabilidad de los actores del sector salud (actos mdicos) y sin duda fuente histrica para recrear la evolucin de la medicina y de la salud de las poblaciones. La Historia Clnica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Dicho documento nicamente pude ser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casos previstos por la ley HISTORIAS ACADEMICAS

La historia acadmica del estudiante, es una serie documental de acceso reservado que contiene toda la informacin que se produzca sobre la vinculacin y trayectoria acadmica en desarrollo de una relacin legal y reglamentaria de derecho pblico en las instituciones acadmicas. 16 de marzo de 2010 13:48 Andrea Vasquez dijo... SERIES DOCUMENTALES: ACTAS Acta de Reunin Grupo de Trabajo Se elimina debido a que sus valores son para la gestin administrativa que da cuenta del cumplimiento de funciones, los grupos no estn legalmente conformados, son creados para la agilizar la realizacin de actividades. El resultado de estas reuniones se ve reflejado en los informes de gestin de cada dependencia. CONTRATOS Se realiza seleccin para conservacin permanente luego de que los documentos
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pierden la vigencia y los valores administrativos, se selecciona una muestra del 1% por polos de inters y el valor secundario no mediato que pueda adquirir; la valoracin se ha basado en los valores fiscales, contables, legales y la Ley 80 de 1993 que habla sobre la prescripcin de las responsabilidad contractual. Para los contratos de obra se tuvo en cuenta la importancia de est informacin para la investigacin, la ciencia y la cultura debido a la transformacin y cambios urbansticos que se derivan de las obras de esta entidad esto lleva a un porcentaje ms alta para el muestreo. INFORMES Se eliminan cumplidos el tiempo de retencin porque esta informacin se encuentra contenida en los informes de Gerencia. Para esta valoracin se tuvo en cuenta los valores fiscales y administrativos. INSTRUMENTOS DE CONTROL Se hace una valoracin por polos de inters y se selecciona un muestreo del 2% para el archivo histrico, se tuvo en cuenta los valores administrativos, legales y la frecuente consulta de estos documentos para responder cualquier eventualidad 16 de marzo de 2010 14:05 Publicar un comentario en la entrada Entrada ms reciente Entrada antigua Pgina principal Suscribirse a: Enviar comentarios (Atom)

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2009 (16) o noviembre (16) PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL ORGANIZACIN DOCUMENTAL ORDENACIN VALORES DOCUMENTALES Seccin, Serie y Subserie documentales VALORACIN DOCUMENTAL Clases de Archivo por edad documental CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTO PRINCIPIO DE PROCEDENCIA CLASIFICACIN DOCUMENTAL ARCHIVO QUE ES? Gestin Documental Unidad documental y tipologa perdida 36000 expedientes

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Archivos DAS, Archivos & Valoracin

Contribuyentes

Joluvafoto Harold Holgun

Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestin en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite, y son importantes para la toma de decisiones. JURDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pblica. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histrico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTRICOS. Esta categora de valores se requiere para la reconstruccin de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y utilizar, como el Acta de creacin de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clnica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cmo fue curada o de algn trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoracin documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en da se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenara en poco tiempo y no se tendra espacio para albergar ms documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situacin y tomar una decisin pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retencin y valoracin documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentacin. Otro punto muy importante es la preparacin acadmica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentacin, porque esta es una funcin propia de un archivista capacitado que posea una preparacin amplia en el tema. De esta manera se lograr organizar un archivo con documentos tiles para la vida cotidiana de la empresa. Acta de Posesin, es el acto administrativo por medio del cual un servidor pblico acepta un empleo y adquiere unos derechos y unas obligaciones para con el Estado, define las condiciones bsicas del empleo, y es as, que establece si mi vinculacin en un cargo de carrera administrativa, o en otros casos si es un cargo de libre nombramiento y remocin.
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decreto:
Definiciones web: Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo...

Informacin Especfica
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La administracin de documentos se fundamenta en el hecho de que los documentos estn sujetos a un ciclo de vida definido, cuya duracin responde tanto a los propsitos que persiguen, como a la permanencia o no de ciertos valores primarios y secundarios propios de la naturaleza que los caracteriza. El ciclo de vida de un documento se inicia en el momento de su creacin, recepcin o recopilacin. Este pasar por tres fases, que son: activa, semiactiva o inactiva. En las fases de vida activa y semiactiva el documento estar ubicado en el Archivo Administrativo del sujeto obligado y, en su fase inactiva, su depsito ser en el Archivo Histrico del Sujeto Obligado. Los archivos administrativos concentran documentos que mantienen sus valores primarios; es decir, se refieren a asuntos de carcter administrativo, fiscal o legal y, su uso dentro de la dependencia que los crea es frecuente. Estn orientados principalmente al cumplimiento de las funciones de recepcin, recopilacin, clasificacin, catalogacin, control, depuracin, seguridad, conservacin y transferencia documental. En atencin a la frecuencia de su uso y operacin se clasifican en: archivos de trmite y concentracin. Los archivos de trmite se constituyen por los documentos activos de cada una de las reas de los sujetos obligados, cuya conservacin es necesaria hasta el trmino de su utilidad administrativa dentro del rea que los rene. Los archivos de concentracin contienen documentos de asuntos terminados o de escaso movimiento, es decir, semiactivos, que han sido transferidos de los archivos de trmite para su guarda precautoria. Al trmino de su vigencia se procede previa valoracin, a su depuracin, a efecto de seleccionar aquellos documentos susceptibles de ser descartados o bien aquellos que formarn parte del archivo histrico. Los archivos histricos se integran por los documentos inactivos que mantienen sus valores secundarios, los cuales permiten dar testimonio, evidencia e informacin acerca de la evolucin y desarrollo del sujeto obligado y se constituyen as en patrimonio cultural. Estos archivos se orientan al desarrollo de las funciones de conservacin, preservacin y difusin del patrimonio histrico documental, as como al servicio de la investigacin. Cabe aclarar que no todos los documentos transcurren este ciclo de vida, dado que algunos nacen sin ningn valor y otros slo mantienen valores primarios y no secundarios. Para determinar esto, la administracin de documentos establece una serie de lineamientos sobre su vigencia, transferencia y depuracin, los cuales estn estrechamente vinculados al uso y anlisis de su naturaleza. Cada Unidad Administrativa ser responsable de la administracin de los Archivos de Trmite y de Concentracin que le correspondan. La organizacin de los archivos debe orientarse en dos sentidos: la adecuada preservacin fsica del acervo, y el control riguroso de su custodia y consulta. De conformidad con el principio de orden original, la documentacin deber conservarse organizada en los Archivos de Concentracin e Histrico respetando el orden asignado en el Archivo de Trmite durante su funcin administrativa. Los expedientes se organizarn por series documentales, en el orden establecido por el Cuadro General de Clasificacin Archivstica y debern guardarse cronolgicamente en el mobiliario asignado para ello.

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Los documentos se colocarn en carpetas o flderes para su proteccin. En el caso de la transferencia primaria se colocarn en cajas de cartn archivadoras que debern exhibir los datos archivsticos completos. En los Archivos de Trmite y Concentracin, las Unidades Responsables elaborarn los inventarios documentales establecidos en la Ley de Archivos de Oaxaca, de los cuales deber entregarse un tanto a la Coordinacin de Archivos, para su seguimiento y control. Los Archivos de Trmite y de Concentracin debern llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efecten. Las transferencias primaria, secundaria y la baja documental debern realizarse conforme a lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y en el Catlogo de Disposicin Documental. Los titulares de las reas sern los responsables de la valoracin de documentos y expedientes de los archivos antes de su transferencia. Para las transferencias, los Archivos de Trmite y de Concentracin entregarn la documentacin debidamente integrada en expedientes, con el formato de inventario establecido y en cajas rotuladas segn lo indiquen los procedimientos correspondientes. La baja definitiva de los expedientes que han perdido sus valores documentales, deber apegarse a las disposiciones jurdicas y administrativas vigentes en la materia. Los documentos electrnicos debern estar organizados y conservados de tal manera que se facilite su acceso y consulta.

Tipos de Documentos Documentos con valor legal

Se consideran documentos con valor legal los que se reciban y/o conservan en el ejercicio de derechos u obligaciones regulados por el Derecho relativo a la materia de que se trate o que sirvan de testimonio ante la Ley. Los expedientes con documentos originales de carcter jurdico o legal sern conservados generalmente en las reas que los generen.

Reglas de conservacin:

Los expedientes con valor legal o jurdico se conservarn en el archivo de trmite (activo en las reas) durante la vigencia del asunto o desahogo del mismo. El expediente que haya sido desahogado o la documentacin que contiene haya concluido su vigencia, se conservar por un mximo de 5 aos en el archivo de concentracin de la dependencia. Posteriormente, se llevar a cabo la valoracin histrica previa, a fin de determinar su baja o transferencia al archivo histrico. Las reas que, por la naturaleza de sus funciones requieran consultar frecuentemente documentos con valor legal, podrn conservar una copia en su archivo de trmite, la que no se enviar al archivo de concentracin.

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Documentos con valor fiscal o contable

El archivo contable lo constituye el conjunto de documentos con informacin consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizados o de afectacin contable, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto pblico y, as como todos aquellos autorizados por la Secretara de Finanzas y Planeacin. Los originales de stos los deber custodiar la Unidad Administrativa. Los documentos comprobatorios son aquellos que se generan y amparan registros en la contabilidad y comprueban que sta: a. Recibi o proporcion, en su caso, los bienes y servicios que dan origen (ejemplo: facturas, notas, recibos de honorarios). b. Recibi o entreg efectivo o ttulos de crditos (ejemplo: cheques, plizas, contra-recibos, nminas). c. Sufri transformaciones internas o los eventos econmicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes (ejemplo: ajustes presupuestales a captulos, conceptos o partidas). Los documentos justificatorios son las disposiciones legales que determinan obligaciones y derechos, y que tienen por objeto demostrar que se cumpli con los ordenamientos jurdicos y/o normativos aplicables a cada operacin registrada (ejemplo: contratos, rdenes de pedidos o de servicios)

Reglas de conservacin:

El tiempo mnimo de guarda de los documentos contables ser de 5 aos, pudiendo conservarse en archivo de trmite (activo) 2 aos y los restantes 3 aos en el archivo de concentracin. Las cuentas por liquidar sin analizar en su totalidad se conservarn por 10 aos en los archivos de trmite de las reas que las genera. En el caso de que la comprobacin original de la radicacin otorgada no sea enviada a la unidad administrativa para su contabilidad, el rea ser responsable de su conservacin y manejo por un periodo de 10 aos (5 aos en el activo y 5 en el de concentracin) antes de tramitar su baja, previa autorizacin del Archivo General del Estado.

Documentos con valor administrativo

Los documentos con valor administrativo son aquellos elaborados, recibidos y conservados por cada rea en funcin de la organizacin, procedimientos, actividades o acciones derivadas de las atribuciones delegadas a la misma en particular y en la dependencia en general por disposicin legal, y que adems no tienen valor legal ni contable. Son de ndole variada y por tanto, su vigencia en activo est supeditada a la gestin del trmite que del documento se derive. Su conservacin en archivos de trmite o su

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transferencia al archivo de concentracin depende bsicamente del desahogo de asuntos o de la frecuencia y consulta diaria. Reglas de conservacin:

Para la conservacin de expedientes con valor administrativo, se ha establecido un periodo mximo de 7 aos en total (activo y semiactivo) a partir de la apertura del expediente, para la conservacin de expedientes de 2 3 aos en el archivo de trmite y el resto en el archivo de concentracin. Para la optimizacin de espacios en oficinas es recomendable que los expedientes con valor administrativo no se conserven por ms de 5 aos en los archivos de trmite y que stos sean peridicamente transferidos al archivo de concentracin.

Documentos con dos o ms valores

Existen documentos que pueden tener a la vez en el transcurso de su gestin, dos o ms valores, ejemplo: contratos (valor legal o fiscal), autorizaciones, permisos o licencias (administrativo, legal o fiscal); fincamiento de responsabilidades (jurdicos y en ciertos casos fiscal): expedientes de personal en reas de recursos humanos (administrativo y legal). Como criterio general en la conservacin de este tipo de expedientes en el cuadro general de clasificacin archivstica y el catlogo de disposicin documental, se han establecido los plazos mximos de conservacin que correspondan a los documentos contables de 5 aos o por tiempo indefinido.

Documentos con valor histrico

La documentacin con valor histrico debe ser rescatada, organizada y conservada en un archivo histrico desde el momento en que ya no tiene utilidad institucional y su aportacin es fundamental para la memoria de la administracin pblica estatal. Corresponde al Sujeto Obligado a travs del Departamento de Recursos Materiales, rescatar y custodiar documentos con valor histrico, as como observar y hacer cumplir los criterios especficos dictados por el Instituto Estatal de Acceso a la Informacin Pblica. Una vez que los documentos cuyos valores legal o jurdico, fiscal o contable o administrativo (valores primarios) han prescrito y ya no tienen utilidad institucional despus de haber cumplido, algunos de ellos, plazos de conservacin precaucional, stos previa valoracin tcnica - histrica, podrn darse de baja con la autorizacin del Archivo General del Estado. Los documentos que se transfieren a un archivo histrico adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos y evidnciales) y pasan a ser de carcter social, es decir, son fuentes primarias de informacin para investigadores e interesados en el anlisis y estudio de la historia de las instituciones en particular y del pas en general.

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Un factor clave en la transferencia de archivos (trmite- concentracin-histrico-baja) es la seleccin y valoracin de los documentos; si bien esta actividad en su ltima etapa (concentracin-histrico-baja) es exclusiva de archivistas o historiadores con experiencia en el rea, es conveniente que el generador o responsable de documentos, aporte elementos que coadyuven a la determinacin de expedientes con posible valor histrico. De lo anterior, deriva la importancia de brindar elementos que proporcionen al generador de documentos la orientacin sobre los expedientes que por su contenido puedan tener valor histrico. Por ello a continuacin se presentan temas cuyos asuntos o tpicos tiene posible valor histrico, a fin de apoyar al generador de archivos cuando elaboren inventarios de transferencia de documentos, para su conservacin precaucional. Temticas relacionadas con documentos de valor histrico I. Manuales de Organizacin y Procedimientos, Guas Tcnicas, Disposiciones o Lineamientos Generales. II. Documento con informacin sobre los antecedentes de la dependencia y/o Unidad Administrativa. III. Legislacin y Asuntos Jurdicos. Leyes, Reglamento, Decretos. Normas Oficiales Mexicanas. Convenios Interinstitucionales o de la Dependencia con Entidades Federativas, Instituciones de Educacin Superior, Organismos no Gubernamentales Nacionales o Internacionales. Dictmenes de Carcter Tcnico Jurdico. Quejas, Recursos de Inconformidad y Demandas. Juicios de Amparo, Laborales Arbitrales, Fiscales Sucesorios. Los Juicios de Amparo se conservan todos y segn el volumen se llevar a cabo un muestreo aleatorio sobre juicios de otro tipo a fin de seleccionar un expediente de cada tipo por 3 o 5 aos. IV. V. VI. VII. VIII. IX. Actas de Entrega-Recepcin Sexenales de reas superiores, con anexos. Auditoras. Muestra Aleatoria por rea y por delegacin, se selecciona una segn el tipo de unidades por cada 5 aos. Expedientes relacionados con el desarrollo de los programas, acciones o actividades de la institucin. Actas de reuniones, acuerdos de trabajos con los titulares de cada rea. Informes de labores o reportes de actividades de reas mayores sean institucionales, interinstitucionales o en coordinacin con otros organismos. Expedientes con informacin de carcter general (Polticas, Proyectos, Informes, Guas, etc.) de las reas adjetivas: recursos humanos, financieros, materiales, servicios generales, planeacin, organizacin, presupuestacin, control, conservacin y mantenimiento, informacin y evaluacin. Informes de Visitas Tcnicas, de Supervisin o Asesora. Encuestas (informacin integrada, no hojas de encuestas). Material Grfico (fotografas, negativos, videos o planos).

X. XI. XII.

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XIII. XIV.

Publicaciones de la Dependencia o de alguna rea de la institucin (slo un ejemplar). Estadsticas de la dependencia. Es importante sealar que los tpicos arriba citados no constituyen un expediente, ya que stos se pueden derivar en uno o ms asuntos, tampoco se refieren a un solo documento sino al conjunto de stos que dan origen y conclusin a varios asuntos relacionados con las temticas indicadas. En la determinacin de expedientes con posible valor histrico, debe tomarse en cuenta:

Que el contenido de los expedientes refleje acciones, actividades, procedimientos y proceso de carcter sustantivo, es decir, que no se trate de aquellos trmites internos de tipo administrativo operativo (ejemplo: copias de documentos generados por trmites de viticos y pasajes, etc.). 1 1 Las publicaciones, libros, revistas y folletera forman al material que no se encuentra integrado a un expediente de archivo, no forman parte de un acervo archivstico, por lo tanto, no se recibirn en el archivo de concentracin, pasando a formar parte de la Biblioteca Central del Estado, quedndose las reas con aquellos ejemplares que les sirvan para consulta.
1 1

Es importante precisar, que el tiempo de guarda de los documentos con valor legal, fiscal, contable, administrativo e histrico, adems de estar determinado por normas especficas, puede sealarse por el sujeto obligado de acuerdo a sus necesidades y actividades especficas, tomando en consideracin que si el documento es solicitado para su consulta o generacin de nuevos documentos, el trmino para su guarda en los archivos de trmite, concentracin e histrico segn se trate, debe iniciarse de nuevo, por lo que su ciclo de vida puede ser ms amplio en relacin con otros documentos del mismo valor. Espacios fsicos y condiciones de conservacin de los archivos

Las Unidades Administrativas destinarn los espacios idneos para cada tipo de archivo, cuyas dimensiones y ubicacin se establecern en cada caso de acuerdo al volumen de documentos y uso de los mismos. En ellos debern considerarse reas para su acervo documental, para los trabajos de organizacin de la documentacin, para las actividades de administracin y para el servicio a los usuarios. En cada rea designada para los Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico se colocar un letrero que los identifique, dando a conocer esta ubicacin a la Coordinacin de Archivos (equivalente). Los Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico, se ubicarn en reas y locales adecuados para garantizar su conservacin y fcil acceso, considerando el eficiente uso de los espacios y las medidas de seguridad apropiadas. Para la conservacin de los documentos se debern proveer las condiciones climticas idneas; adems, se realizarn la limpieza y las fumigaciones peridicas para el control de posibles plagas.

Mobiliario y equipo

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Las Unidades Administrativas debern considerar el mobiliario adecuado y suficiente para el resguardo seguro, completo y de fcil localizacin de los documentos y expedientes. La distribucin del mobiliario deber considerar el espacio fsico asignado, las dimensiones y cantidad de mobiliario y equipo, la disponibilidad de acceso y las normas de seguridad e higiene necesarias. El mobiliario que se destine a la guarda de documentos deber ser movible a ms de una localizacin y/o adaptable en funcin de las Unidades Administrativas. Todo el mobiliario que se destine de manera especfica para guardar los expedientes, deber tener su etiqueta de identificacin, que ubique el nmero de gaveta o entrepao y el nombre de la serie o series que contenga; adems de los datos que se indiquen en los procedimientos correspondientes. En los Archivos de Trmite se utilizarn preferentemente gabinetes verticales (archiveros) de cuatro o cinco gavetas con cerradura. Tambin se considerarn en su caso otros muebles, repositorios o contendores para documentos en diferentes tipos de soporte, como mapas, publicaciones, planos, fotografas, bases de datos, cintas, etctera. En los Archivos de Concentracin se har uso de anaqueles abiertos, mientras que en los Histricos se usarn anaqueles con puertas, utilizndose en ambos cajas archivadoras u otros medios de guarda si el documento as lo requiere. El mobiliario deber sealizarse adecuadamente para proporcionar los datos archivsticos topogrficos necesarios. Con el objeto de llevar un eficiente control de la documentacin y el movimiento en cada uno de los Archivos, deber disponerse del equipo informtico necesario.

Funciones de la Coordinacin de Archivos o equivalente.

La Coordinacin de Archivos o equivalente, tendr la funcin de supervisar y asegurar el cumplimiento y ptimo desarrollo de las actividades que en materia archivstica se realicen; as como: a. Establecer los criterios especficos en materia de organizacin y conservacin de archivos; b. Elaborar y presentar al Comit de Informacin y al Pleno del Consejo General, los procedimientos archivsticos para facilitar el acceso a la informacin; c. Elaborar, en coordinacin con los Archivos de Trmite, de Concentracin, y en su caso, Histrico el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental, as como el Inventario General del Instituto; d. Revisar y actualizar peridicamente el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental y el Inventario General, en coordinacin con las Unidades Administrativas. e. Coordinar las acciones de los Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico; f. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica para el Instituto; (como coadyuvante en la materia, para los sujetos obligados). g. Elaborar y actualizar el registro de los responsables de los archivos del Instituto; (como coadyuvante en la materia, de los sujetos obligados).

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h. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base en la normatividad vigente; i. Verificar la aplicacin de los principios y las tcnicas de valoracin archivstica, para realizar las transferencias primaria y secundaria, as como la baja documental; j. Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin del Instituto, las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de los documentos electrnicos; k. Coordinar la implantacin del Subsistema Electrnico de Control de Correspondencia y Administracin de Archivos. l. Disear, planear y ejecutar una estrategia para la medicin y control del Sistema Institucional de Archivos.

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