PREPARAO DE APRESENTAES EFICAZES

Prof. Luiz Carlos Martinelli Jr. - DeTEC

SUMRIO
Introduo................................................................................................................................................... 3 Estratgia.................................................................................................................................................... 3 Resumo....................................................................................................................................................... 3 Transparncias............................................................................................................................................ 5 Compreenso .......................................................................................................................................... 5 Simplicidade ........................................................................................................................................... 6 Lay-Out................................................................................................................................................... 7 Tcnica ................................................................................................................................................... 8 Cores....................................................................................................................................................... 8 PRETO................................................................................................................................................ 9 Recursos Visuais ....................................................................................................................................10 Sugestes para Apresentao I ...................................................................................................................12 Sugestes para Apresentao II ..................................................................................................................12 Concluses.................................................................................................................................................13

Introduo
Uma apresentao comea com o estabelecimento de uma estratgia. A tentao de se expor mltiplas idias ao mesmo tempo to grande e ocorre to freqentemente que o estabelecimento de uma estratgia como passo inicial torna-se imperativo. As perguntas tradicionais a respeito de que, o que, onde, por que e como, devem ser respondidas. Isto no implica que a estratgia resultante seja necessariamente complexa. De fato, ela ser provavelmente muito simples. Tipicamente, uma estratgia incluir uma exposio dos objetivos a serem atingidos. Conhecendo os objetivos o apresentador ser capaz de selecionar somente informaes pertinentes a esses objetivos. A estratgia incluir tambm a escolha do teor da apresentao. Dependendo dos objetivos, personalidades do auditrio, tempo e condies disponveis, o apresentador pode selecionar o tom, estilo, extenso e profundidade da apresentao. Finalmente, baseado no anterior, o apresentador pode completar sua estratgia determinando os pontos importantes para serem apresentados.

Estratgia
1. Responda: O que?, Quando?, Quem?, Por Que?, Onde? e Como? 2. Baseando-se nas repostas s perguntas anteriores, determine os objetivos a serem atingidos; 3. Estabelea o Tom, Estilo, o Comprimento, a Profundidade, enfim, o Teor da Apresentao; 4. Redija os pontos mais importantes a serem apresentados. A segunda atividade na seqncia estabelecer uma diretriz para a apresentao. O erro mais freqente que as pessoas no elaboram um outline simples e organizado. Freqentemente elas se sentem tentadas a abordar muitos e muitos assuntos igualmente importantes. Duas coisas esto erradas neste enfoque. A primeira a de que duvidoso que uma apresentao contenha muitos assuntos que sejam igualmente importantes. Segundo, as pessoas no podem absorver facilmente uma mono-estrutura de muitos pontos. Assim, uma apresentao, como o prprio mundo, uma estrutura hierrquica de subconjuntos. Para transmitir informao importante identificar trs ou quatro pontos importantes para serem apresentados com seus subconjuntos, como uma moldura dentro da qual as pessoas devero pensar e absorver a informao apresentada.

Resumo
1. Seja Lgico e Direto! 3

Diga a eles o que voc tem a lhe dizer. Isto: ou Isto: Por que fazer isto a tona? Por exemplo: Isto significa que... 2. Seja Simples e Organizado! Diga-lhes! Explique a eles o por qu do que voc j lhes disse.

Isto:
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Isto no:
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Um RESUMO um passo importante numa apresentao. As pessoas tendem a se lembrar da ltima coisa que lhes foi dita. Ento, se toda uma apresentao deve ser lembrada, importante resumi-la em algum momento para que o auditrio tenha em mente o total da informao transmitida.

Para desenvolver uma boa apresentao, necessrio que tanto a apresentao geral como tambm os seus aspectos especficos sejam levados em conta em forma simultnea. Depois, necessrio desenvolver os detalhes de cada recurso visual a ser usado. Estes requisitos podem ser atendidos atravs do uso de um storyboard. Um storyboard comea com uma folha incluindo nove ou doze quadrados em branco. O tamanho de cada quadrado tem que possibilitar a incluso de oito a doze linhas. O storyboard desenvolvido se escrevendo o essencial de cada recurso visual no quadrado correspondente. No entanto, se desenhados com certa competncia, os componentes do storyboard podem chegar a representar os prprios recursos visuais na sua forma final. O storyboard agora representa, em uma ou mais folhas, o contedo da apresentao.

Transparncias

Compreenso

1. Faa com que cada transparncia seja FACILMENTE COMPREENDIDA em sim mesma. Isto:

FASE I - PROPSITO - Desenvolver Especificaes - Construir um Prottipo - Demonstrar Qualidade

Isto no:

FASE I - Especificao - Prottipo - Qualidade

Simplicidade

2. Isto:

No utilize transparncias MUITO COMPLICADAS.

FASE I - PROPSITO

- Desenvolver Especificaes

- Construir um Prottipo

- Demonstrar Qualidade

Isto no:
O propsito mais importante da FASE I :
- Tentar desenvolver um grupo de especificaes que permitiro a implementao sem muito risco; - Construir um sistema prottipo que possa ser usado para testar o estgio de desenvolvimento do programa; - Demonstrar que temos resolvido os problemas de qualidade que tanto nos prejudicaram no ano passado.

Uma outra sugesto para fazer uma transparncia refere-se ao lay-out. Quando o apresentador faz as transparncias, ele deve desenvolver um bom lay-out enfatizando o tamanho da letra, sublinhando certos termos, etc.

Lay-Out

3. Isto:

Utilize lay-outs bem equilibrados.

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Isto no:

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Tcnica

4.

Informaes Tcnicas 14 linhas no mximo por transparncia; Um Ttulo para cada transparncia; Rtulos simples e legveis em grficos e tabelas; Letra (para ser lida) nunca de tamanho menor que 1/50 da dimenso da transparncia; os pontos principais devem ser facilmente identificados. devem ser mais de trs. Esses pontos no

Cores

H trs motivos importantes para o uso da cor em transparncias: 1. para agradar; 2. para enfatizar e 3. para diferenciar. O uso para agradar perfumaria. No entanto, est claro que, exceto para os cegos, uma pequena pimenta de cores faz a apresentao ser mais aceitvel do que uma monocromtica. Por exemplo, ttulos sublinhados, pontos importantes destacados com

bolinhas coloridas. Assim, o uso apropriado da cor serve para aumentar a aceitao e conseqentemente a reteno da informao. Pginas com figuras so freqentemente colocadas em forma de quadro. E muitas vezes s umas poucas figuras tem importncia. Isto pode ser enfatizado (por exemplo, em vermelho) para atrair a vista da audincia aos aspectos importantes do quadro. Em caso de grficos, o pico da curva, se isto for importante, pode ser colocado num crculo (traado em cor vermelha). No caso de diagramas de sistemas, grupos maiores de atividades podem ser sublinhados com uma cor diferente. O proposto de tudo isto enfatizar um aspecto em particular para o observador. 5. Recomendaes referente a COR Utilize CORES COMPATVEIS; NO EXAGERE no colorido; No use cores muito DIFERENTES; SUGESTES TTULOS PRETO Cabealhos CORPO Textos Esquemas Esboos DETALHES

AZUL

Cabealhos

VERDE

VERMELHO

Cabealhos

Asteriscos Bolinhas Traos para Sublinhar Significa algo FAVORVEL (prosseguir) Significa algo ALARMANTE (parar)

Sendo que a cor tem um impacto psicolgico na maioria das pessoas, muito importante usar aquelas cores que aumentam o desejo do indivduo quanto a reter a informao. Porm, ainda que a cor seja importante, tambm importante no exagerar. pior usar muito do que usar pouco. Crime fatal usar muitas cores sem aumentar o poder de transmisso de informaes. As sugestes das cores dadas aqui so aquelas que fazem a audincia reagir positivamente e que os artistas gostam de usar. bvio tambm que h muitas combinaes de ttulos, modos de sublinhar, bolinhas, asteriscos, etc. que podem ser usados. Uma

combinao especfica depender de um propsito especfico. Mas uma vez escolhida, a combinao dever ser mantida atravs de toda a apresentao. Da mesma forma que uma reviso do outline foi importante, tambm o uma reviso das transparncias. Sugere-se que um amigo assista a apresentao na sua forma preliminar. Assim voc se certifica de que a apresentao seja agradvel e lgica, ganhando tempo tambm para completar a parte final sem erros. A ateno visual desnorteada quando as transparncias so desiguais. Assim, importante que os ttulos sejam uniformes e o texto de um mesmo tamanho para que as pessoas no fiquem confusas quanto a importncia sugerida pela variao do tamanho e do tipo de letras. Numa apresentao, a informao no s deve ser consistente, mas deve APARECER tambm, como sendo consistente. Uma forma de se atingir isto assegurar-se de que todos os grficos e quadros levem cores uniformes. Ento, a audincia imediatamente identificar qualquer coisa em vermelho, por exemplo, como sendo algo a ser enfatizado. Supem-se que um tempo fixo deve ser distribudo entre as muitas atividades includas numa apresentao. Como em qualquer evento que tem uma seqncia programada numa apresentao, a ltima atividade pode vir a ser prejudicada. E como cada atividade importante, uma filosofia deve ser adotada para certificar-se de se dar nfase adequada a cada atividade.

Recursos Visuais

1.

Escolha seu instrumento de trabalho: - Flip charts; - Retroprojetor - Slides.

2.

Padronizar: - Tamanho de letra para ttulos e textos; - Tipo de letra; - Execuo para grficos e tabelas; - Uso da cor.

3. 4.

Usar o lay-out perfeito e balanceado; Permita um tempo adequado para a apresentao e a prtica das transparncias finais.

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Em longas apresentaes necessrio assegurar-se periodicamente que a ateno esteja voltada para o apresentador. Isto particularmente verdadeiro quando se faz uma apresentao de vrios temas a ouvintes heterogneos. A apresentao de um programa geralmente contm informao de mbito financeiro, produtivo e tcnico. Segundo isto, a apresentao ser dada a ouvintes de diferentes especialidades, alguns dos quais podero estar totalmente desinteressados (e at sonolentos), mesmo nas partes da apresentao que lhes seriam de grande utilidade. Um jeito de despertar os que estiverem sonolentos e manter todos os ouvintes interessados em todos os passos da apresentao de se intercalar os ttulos dos temas anteriores. Por exemplo:
Seqncia para o Desenvolvimento de uma Apresentao: 1. 2. 3. 4. Estratgia; Resumo; Storyboard; Transparncias.

Consideraes Especiais; Apresentao de Sugestes; Concluses; Apndice.

Gerentes de diferentes nveis e outros ouvintes participantes precisam e querem diferentes tipos de informaes. Numa longa apresentao onde diferentes nveis de participantes esto presentes, poderia ser apropriado comear a apresentao com um resumo executivo. As pessoas so capazes de ler uma palavra escrita vrias vezes mais rpido do que o orador pode diz-la. Porm, uma das melhores maneiras para perder a ateno dos ouvintes ler as transparncias. A maneira mais apropriada dar aos ouvintes tempo para ler a transparncia e depois comentar os pontos selecionados. Algumas partes da apresentao devem ser memorizadas para destacar a frase exata que melhor transmita a informao. Fora disto, as apresentaes mais eficazes so as improvisadas. O mtodo de dico mais eficaz falar para qualquer quantidade de ouvintes como se voc estivesse falando para uma nica pessoa. No sentido de que: 500 pessoas no so outra coisa que um conjunto de 500 indivduos. Assim, evite adotar um tom forado e decorado na forma de falar. J que as pessoas lem mais rpido do que o orador fala, por que no se transmitir toda a informao por escrito? A resposta que a comunicao oral um processo dinmico e deve ser usado para isto. O orador deveria sempre ser sensvel a reao de sua apresentao, modificar a nfase, e repetir pontos especficos que parecem que no foram compreendidos. Neste sentido a eficcia e nvel de informao aumentam. Adicionalmente as pessoas so 11

capazes de formular perguntas e conseguir esclarecimentos do orador ou do especialista que esteja com ele. Quando forem despendidos mais de trs minutos com uma nica transparncia a apresentao torna-se falha com relao a parte visual. Assim o corolrio : O tempo de informao por transparncia no deve exceder a trs minutos.

Sugestes para Apresentao I

No leia transparncias; Pratique especialmente as transies, pontos principais e frases de efeito; Fale somente para uma pessoa - no faa um discurso! Sinta a reao dos ouvintes; Volte a ateno dos ouvintes para o formato e significado das transparncias; Indique aos ouvintes as informaes que eles devem absorver das transparncias complicadas; Despenda entre um a trs minutos em cada transparncia. As palestras que so apresentadas com segurana e convico so mais eficazes que aquelas nas quais falta segurana de parte do apresentador. Porm, muitos apresentadores bons falham na tentativa de dizer coisas nas quais no acreditam. Por exemplo, se um indivduo trabalhou pouco tempo em um projeto, provavelmente no saber o seu custo final, e se ele tentar dar o resultado com segurana, a sua apresentao global estar comprometida. Ento o apresentador poder proceder suas observaes assertivas com a seguinte citao: Baseado em trabalhos recentes, parece que ... Desta forma, ele, apresentador, fica fora de eventuais problemas e se faz comunicar perfeitamente. Entretanto, se aparecem sentenas do tipo Sinto muito que ..., acontece o descrdito e o impacto total do material reduzido.

Sugestes para Apresentao II

Se voc acredita no que est falando, fale com firmeza e convico; Se no acredita, no o diga; Quando surgir controvrsias, jogue algumas dvidas sobre a sua prpria sabedoria (auto - questionamento); No se desculpe pela sua apresentao.

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Concluses
O objetivo desta monografia mostrar que quatro resultados positivos ocorrero se voc seguir a tcnica descrita. Voc: 1. Conseguir transmitir a informao; 2. Deixar os ouvintes com a sensao que o tempo foi bem aproveitado; 3. Obter respostas favorveis; 4. Economizar seu tempo. Provavelmente, a razo pela qual as pessoas no praticam este processo porque elas no acreditam no ltimo item. Isto , enfrentados ao fato de que a apresentao deve ser realizada em um curto perodo de tempo, as pessoas jogam um processo inteligente para o espao e dizem atropeladamente a primeira coisa que lhes vem a mente. Infelizmente isto assim porque elas destinam pouco tempo a estratgia, outline, storyboard, rascunhos de transparncias, etc... Quando o fazem de forma apropriada, a apresentao final ser muito melhor. Seguindo a seqncia da preparao da apresentao 1. Estratgia; 2. Resumo; 3. Storyboard; 4. Transparncias Genricas; 5. Transparncia Finais. cabe ao apresentador: Transmitir a mensagem de forma a ser bem entendida; Deixar a sensao aos ouvintes que o tempo gasto foi bem aproveitado; Economizar seu prprio tempo.

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