Projektplanung gibt es, seit Menschen grere Vorhaben gemeinschaftlich durchfhren.

Weder ein militrischer Feldzug, noch die Errichtung groer Gebude (Tempel, Festungen), noch beispielsweise eine lange Seereise zur Entdeckung der Westpassage nach Indien sind vorstellbar, ohne dass die Verantwortlichen diese Projekte detailliert geplant htten. Doch geschah dies lange Zeit formlos, allein aufgrund der Erfahrungen und Kenntnisse der Verantwortlichen; erst im 20. Jahrhundert sollten diese informellen Verfahren zusammengetragen, systematisiert und in die wissenschaftlich aufbereitete Form gebracht werden, unter der heute Projektmanagement betrieben wird.
[Madauss, Bernd J.: Handbuch Projektmanagement: mit Handlungsanleitungen fr Industriebetriebe, Unternehmensberater und Behrden, 6., berarb. und erw. Aufl., Stuttgart: SchfferPoeschel, 2000.]

Plan > Do > Check > Act

Allgemeine Ausfhrungen zum Projektmanagement, und wie Ihnen Software dabei helfen kann.

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Projektmanagement (Eine Kurzbersicht zur Begrifflichkeit)

Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) versteht man das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert.

Definitionen von "Projektmanagement"

Projektmanagement wird je nach Quelle textlich unterschiedlich, inhaltlich aber weitgehend bereinstimmend definiert: DIN-Norm (DIN 69901 -5:2009-01 ): Gesamtheit von Fhrungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln fr die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Project Management Institute (PMI): Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements (Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Knnen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitten, um Projektanforderungen zu erfllen.). Gesellschaft fr Informatik: Das Projekt fhren, koordinieren, steuern und kontrollieren. ICB: U. a.: Fhrung der Projektbeteiligten zur sicheren Erreichung der Projektziele. ICB versteht die Methodik des Projektmanagements sogar als Fhrungsprinzip im sog. Management by Projects. Etymologie: proiectum (Latein): das nach vorne Geworfene und manum agere (Latein): an der Hand fhren. Nahezu alle Teilbereiche des Projektmanagements werden heutzutage durch Projektmanagementsoftware untersttzt, also durch IT abgebildet. Entsprechende Software gestattet dem Projektmanager, die Planinhalte fr das Projekt vorzugeben, so dass anschlieend alle Beteiligten dort ihre jeweiligen Arbeitsaufgaben und -fortschritte abfragen bzw. eintragen knnen. Sie ermglichen eine Auswertung des aktuellen Projektstands nach diversen Gesichtspunkten (beispielsweise hinsichtlich Frist- oder Budgeteinhaltung), auch mit Hilfe von grafischen Darstellungen (beispielsweise Gantt-Diagrammen).

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Zu vorab definierten Meilensteinen (engl. milestones) oder zum Abschluss werden Reports generiert. Neben speziellen IT-Systemen kommt fr zahlreiche Zwecke vielfach allgemeingltige Software (wie Textbearbeitung, Tabellenkalkulation ...) zum Einsatz, zum Teil unter Verwendung von Mustervorlagen. Zur Kommunikation werden praktisch immer Mailsysteme, in virtuellen Projektteams oder mit verteilten Stakeholdern hufig auch Webkonferenzsysteme und elektronische Meetingsysteme, die die Durchfhrung von Meetings und Workshops ber das Internet ermglichen, benutzt. Kein Wunder, wenn gem. Untersuchungen ber 50% der verfgbaren Zeit fr ein Projekt auf das sog. "Kommunikationsmanagement" entfllt. (Projekt)Zusammenarbeit bedingt eben Kommunikation.

Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Das professionelle Management ist als zentrales Erfolgskriterium von Projekten zu sehen. Insbesondere sind: Projektgrenzen und die Projektziele adquat zu definieren Projektplne zu entwickeln und einem periodischen Controlling zu unterziehen Projekte prozessorientiert zu strukturieren Projektorganisation und Projektkultur projektspezifisch zu gestalten. eine spezifische Projektkultur zu entwickeln und Beziehungen des Projekts zum Projektkontext zu gestalten. Projektmanagement leistet einen Beitrag zur Sicherung des Projekterfolgs, kann diesen aber nicht allein sichern, da es auch weitere Faktoren wie z.B. die Unternehmensstrategie, Wettbewerbssituation, etc. gibt, die den Projekterfolg beeinflussen.
(Quelle: IPMA nach Gareis bzw. Patzak, Rattay)

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Voraussetzungen fr erfolgreiches PM, die nur auerhalb des Projktmanagements erfllt werden knnen, sind z. B.: Commitment der Stakeholder: 'Sponsor' fr das Projekt, Akzeptanz des Projekts und seiner Ziele Angemessene Projekt-Infrastruktur: Organisation, Methoden und Werkzeuge sind verfgbar Kompetenz der dem Projekt zugeteilten Personen Darber hinaus erschpft sich 'Projekte erfolgreich fhren' nicht im Beherrschen der PMMethodik. Vielmehr wird der Erfolg in hohem Ma auch von den persnlichen Eigenschaften und Fhigkeiten ("weiche Faktoren", sog. "soft skills") aller Beteiligten inkl. der Projektmanager bestimmt.

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Projektmanagement - Die Systematik

Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement in einem Unternehmen zu verankern, sind entsprechende Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es mssen ganzheitliche, leistungsfhige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Standards, Manahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:

Organisation: Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im jeweiligen

Unternehmen eindeutig geklrt sein. Hierzu zhlen beispielsweise die Definition von klaren Rollen, die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit fr Projektmanagement (zum Beispiel Project Management Office, Project Competence Center) oder die Festlegung von PMKarrierepfaden und Anreizsystemen.

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (insbesondere das Zusammenspiel Linie - Projekt),

Methodik: Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtlinien und
Prozesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in der Regel individuell fr die jeweilige Organisation festgelegt. In vielen Fllen wird die verwendete Methodik in einem Projektmanagementhandbuch dokumentiert.

Qualifizierung: Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, mssen

Fhrungskrfte, Projektleiter und -mitarbeiter entsprechend fr ihre Rolle vorbereitet und dafr qualifiziert werden. Seminare, Training-on-the-Job oder Projekt-Coaching sind weit verbreitete Instrumente zur Qualifizierung.

Software: Es mssen IT-gesttzte Strukturen geschaffen werden, die einen effizienten

Informationsund Kommunikationsfluss gewhrleisten sowie die Projektplanung und -steuerung ber den gesamten Projektverlauf untersttzen. Am Markt existieren eine Vielzahl von PM-Tools und umfangreichen PM-Lsungen, die diverse Funktionalitten bieten.

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Neun Ttigkeitsbereiche (PMI: Wissensbereiche) im Projektmanagement

Integrationsmanagement
Hier wird die Integration des Projekts sichergestellt und koordiniert. Beteiligte und Betroffene sind dabei entsprechend der Art ihrer Beteiligung einzubeziehen. Die Einhaltung von ProjektStandards erleichtert dies.

Umfangsmanagement

Das Management des Projektrahmens (auch Scope Management, Anforderungsmanagement) sorgt dafr, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur fr die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprnglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen.

Terminmanagement

Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v. a. als Kommunikationsmedium.

Kostenmanagement

Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfr ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmanahmen einzuleiten.

Qualittsmanagement

Projektspezifisches Qualittsmanagement umfasst die Standardisierung von Projekt-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Manahmenmanagement.

Personalmanagement

Enthlt die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fhigkeiten und verfgbaren Kapazitten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.

Kommunikationsmanagement

Nimmt hufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schliet alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Vernderungsmanagement (Change Management) zu bercksichtigen.

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Risikomanagement

Projektspezifisches Risikomanagement. Enthlt Risikoanalysen, prventive Manahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.

Beschaffungsmanagement

Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Die einzelnen Aktivitten / Ttigkeiten im Projektmanagement sind auf diese Inhalte ausgerichtet und betreffen dabei ggf. mehrere Wissensbereiche gleichzeitig. Die Wissensgebiete erstrecken sich grundstzlich ber das gesamte Projekt, jedoch mit phasenspezifischen Schwerpunkten. Beispiel: Definieren von Risiken oder Terminen in der Planungsphase, deren lfd. berwachung in der
Durchfhrung.

Projektmanagment-Software und deren Nutzen fr Sie

Bei der Abarbeitung/ Arbeit innerhalb dieser vorgenannten "neun Ttigkeitsbereichen" kann Sie Projektmanagement-Software wie folgt untersttzen. Beachten Sie jedoch, dass Sie zuvor die Projektstrukturierung gem. den vorangestellten Ausfhrungen selbst vorzunehmen haben. PMS (ProjektManagmentSoftware) kann Ihnen diese nach dem Einzelfall zu gestaltende Arbeit nicht abnehmen, sondern zur effektiven Projektarbeit innerhalb dieser selbst definierten Grenzen beitragen. Die bereits genannten und kurz erluterten neun Ttigkeitsbereiche des PM lassen sich wie folgt unter Verwendung einer PM-Software abbilden. Dabei kann, je nach Anforderungen an das PM (Eine Kommune hat hier im Gegensatz zu einem Unternehmen andere Prioritten zu setzen), eine Anpassung der Software notwendig sein. In der Regel jedoch sind die im folgenden Chart rechtsseitig dargestellten Grundmodule einer Projektmanagement-Software ausreichend, um Projekte softwareuntersttzt effizienter durchfhren zu knnen.

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Schlussbemerkung
Nun ist offenkundig, dass Sie natrlich zunchst einmal fr Ihre Kommune/ Ihr Unternehmen das grundlegende Wissen um ein Projektmanagement bentigen. Ohne PM jedoch werden Sie kaum leistungsbezogen und erfolgsorientiert arbeiten knnen, denn althergebrachtes, sog. "Schubladen-Denken" behindert regelmssig die Kommunikation unter den Beteiligten, lsst Informationen und Projektfortschritte zwar dokumentieren und prsentieren, jedoch ohne die auf Grundlage eines sog. "Brainstorming" und eines fortgefhrten "Wissensmanagement" erlangten Daten in ein dann zumeist hherwertiges Projektziel einfliessen zu lassen. Gerne beraten wir Sie in Bezug auf die Verwendung von Projektmanagement-Software innerhalb Ihrer Kommune/ Ihres Unternehmens, und zeigen Ihnen anhand einzelner Software-Systeme, wie auch Sie zuknftig effektiver arbeiten knnen. Jede Kommune/ jedes Unternehmen nutzt in der Regel bereits Software, welche dem ProjektManagement dient. Erst die systematische Vernetzung, die Integration/ Adaption der einzelnen Komponenten, fr zur Effizienzsteigerung. Als sehr einfaches Beispiel sei der elektronische Terminkalender genannt, aus welchem man mittlerweile standardmssig auch gleich seine Adressen verwalten und via email elektronisch kommunzieren kann. Zusammen mit einem Dokumentenmanagement, dem fr ein Projektmanagement notwendigen Versioning eingebuchter Dokumente, ergibt sich bereits die rudimentre Struktur einer Projektmanagement-Software. Um weitere Dinge, z. B. ein Berechtigungssystem fr BenutzerInnen etc. ergnzt, lassen sich mittels solcher Software Projekte weitaus einfacher, aber professioneller, zeit- und kostensparender abarbeiten. Die Erstellung der notwenigen Projektdokumentation ist dann - im Gegensatz zum "hndischen", "EDV-freien" Management - bereits vorhanden. !

Quellen: Wikipedia-Artikel; Der Text ist unter der Lizenz Creative Commons Attribution/Share Alike
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