Manual Auditoria Interna

PODER JUDICIRIO DE SANTA CATARINA
GABINETE DA PRESIDNCIA
AUDITORIA INTERNA
MANUAL DA AUDITORIA INTERNA
Coordenadora MARIA MADALENA STEINBACH Auditores Blvio Nunes Djalma Joo da Silva Jorge Duarte Maciel Jozelito Neves Cunha Luis Michels Maristela Borges Nivaldo Nunes Paulo Henrique Horn de Andrade Ivan Bertoldi Silas Eli Escarrone Pereira Simone Meurer Snia Maria Laus de Oliveira
Colaboradoras Mrcia Terezinha Baldissera Mariana Correa Vieira
Florianpolis, Maro/2010
Rua lvaro Millen da Silveira, n. 208 Centro Florianpolis SC 88020-901 (48) 3287-2885 Fax 3287-2898 e-mail auditoria@tjsc.jus.br
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TRIBUNAL DE JUSTIA DE SANTA CATARINA
AUDITORIA INTERNA
Se planejarmos para um ano, Devemos plantar cereais. Se planejarmos para uma dcada, Devemos plantar rvores. Se planejarmos para a vida, Devemos treinar e educar o homem. Kwantsu, sc. III a.C.
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AUDITORIA INTERNA
NDICE APRESENTAO 1 CONCEITUAES..............................................................................................................8 1.1 Auditoria Interna.......................................................................................................8 1.2 Controle Interno..................................................................................................................8 2 ESTRUTURA E ORGANIZAO DA AUDITORIA INTERNA ..........................10 2.1 Estrutura Organizacional.......................................................................................10 2.2 Composio..........................................................................................................1 1 2.3 Competncia..........................................................................................................11 2.4 Atribuies dos Cargos..........................................................................................12 2.4.1Coordenador de Auditoria Interna.......................................................................13 2.4.2 Auditor Interno.........................................................................................................13 2.4.3 Servidores Auxiliares....................................................................................................14 2.5 reas de Atuao.................................................................................................15 2.6 Relacionamento: Auditoria Interna e Auditoria Externa .....................................15 3 TIPOS DE AUDITORIA .......................................................................................16 3.1 Auditoria Ordinria ................................................................................................16 3.1.1Fluxo de Trabalho da Auditoria Ordinria...........................................................17 3.1.2Fluxo de Trabalho da Auditoria Judicial..............................................................18 3.1.3Fluxo de Trabalho da Auditoria Extrajudicial......................................................19 3.2 Auditoria Especial..................................................................................................20 4 FERRAMENTAS DE TRABALHO DE AUDITORIA................................................21 4.1 Plano Anual de Atividades.....................................................................................21 4.2 Planejamento dos Trabalhos de Auditoria ...........................................................21 4.3 Programa de Auditoria .........................................................................................21 4.4 Tcnicas de Auditoria ..........................................................................................22 4.5 Relatrio de Auditoria ..........................................................................................23 4.6 Parecer de Auditoria .............................................................................................24
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4.7 Despachos ............................................................................................................25 4.8 Relatrio de Atividades .........................................................................................25 4.9 Papis de Trabalho ...............................................................................................26 5 PROCEDIMENTOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA .....................................27 5.1 Da Coordenadoria .................................................................................................27 5.2 Do Auditor Interno ...........................................................................................................27 6 7 DISPOSIES GERAIS ................................................................................................31 ANEXOS ..........................................................................................................................32
7.1 Anexo I Resoluo n 06/95-GP ...............................................................................33 7.2 Anexo II Resoluo n 19/03-TJ ...............................................................................34 7.3 Anexo III Modelo de Programa de Auditoria ...........................................................38 7.4 Anexo IV Modelo de Relatrio de Auditoria.............................................................40 7.5 Anexo V Modelo de Parecer com Ressalva.............................................................41 7.6 Anexo VI Modelo de Parecer sem Ressalva............................................................42 7.7 Anexo VII Modelo de Anlise de Admisso ............................................................43 7.8 Anexo VIII Modelo de Anlise de Bolsa de Estudo ...............................................44 7.9 Anexo IX Modelo de Anlise de Aposentadoria .....................................................45 7.10 Anexo X Modelo de Anlise de Bolsa de Trabalho .............................................46 7.11 Anexo XI Modelo de Anlise de Exonerao .......................................................47 7.12 Anexo XII Modelo de Anlise de Admisso Juiz de Paz ...................................48 7.13 Anexo XIII Modelo de Anlise de Aquisio Direta Sade..............................49 7.14 Anexo XIV Modelo de Anlise de Material de Consumo - Sade ....................50 7.15 Anexo XV Modelo de Anlise de Material Permanente Sade .....................51 7.16 Anexo XVI Modelo de Anlise de Licitao - Prego .........................................52 7.17 Anexo XVII Modelo de Anlise de Licitao - Leilo ..........................................53 7.18 Anexo XVIII Modelo de Anlise de Licitao - Concorrncia ............................54 7.19 Anexo XIX Modelo de Anlise de Licitao Tomada de Preo .....................55 7.20 Anexo XX Modelo de Anlise de Licitao - Convite .........................................57 7.21 Anexo XXI Modelo de Anlise de Licitao Dispensa ou Inexigibilidade ....58
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7.22 Anexo XXII Modelo de Anlise de Licitao Locao de Imvel ..................59 7.23 Anexo XXIII Modelo de Anlise de Contratos em Geral ....................................60 7.24 Anexo XXIV Modelo de Anlise de Contratos Especficos ................................62 7.25 Anexo XXV Modelo de Anlise de Convnios para construo das Casas da Cidadania ...............................................................................................................................63 7.26 Anexo XXVI Modelo de Anlise da Auditoria Judicial por Comarca ................64 7.27 Anexo XXVII Modelo de Anlise de Processo Judicial por Vara ......................65 7.28 Anexo XXVIII Modelo de Diagnstico Preliminar da Contadoria ......................66 7.29 Anexo XXIX Modelo de Anlise da Auditoria Extrajudicial - FRJ .....................67 7.30 Anexo XXX Modelo de Anlise de Adiantamentos .............................................68 7.31 Anexo XXXI Modelo de Anlise de Balancetes Mensais TJ e FRJ ..............69 7.32 Anexo XXXII Modelo de Anlise de Balano Geral TJ e FRJ .......................71 7.33 Anexo XXXIII Modelo de Anlise de Liquidao e Pagamento de Despesa ..73 7.34 Anexo XXXIV Modelo de Anlise de Pagamentos Aquisio Direta ............74 7.35 Anexo XXXV Modelo de Anlise de Liberao do Pagamento da ltima Parcela, referente a Obra ou Servio de Engenharia .....................................................75 7.36 Anexo XXXVI Modelo de Anlise de Termos Aditivos de Obras ......................76
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APRESENTAO
Os agentes que desempenham funo pblica praticam atos que devem ser controlados de modo a verificar se foram cumpridos com o objetivo de forma impessoal, sem privilgios e sem desvio de finalidade, j que a falta de competncia e a irregularidade na edio de atos podem acarretar a anulabilidade ou nulidade, uma vez que afrontam os princpios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia, que regem a Administrao Pblica. Com a finalidade de estabelecer procedimentos e dar conhecimento aos rgos do Poder Judicirio, e em complemento Resoluo n 19/03TJ, publicada no Dirio da Justia n 11.301, de 20/10/2003, fica institudo o presente manual, o qual contm informaes bsicas e essenciais para o entendimento, o funcionamento, o acompanhamento e o controle interno que visam evitar falhas nos processos e procedimentos, objetivando no apenas detectar e mensurar possveis problemas, mas oferecer alternativas de solues para atender aos princpios constitucionais da Administrao Pblica. atribuio dos controladores pblicos a verificao de possveis desvios de finalidade contrrios ao interesse pblico; nesse caso, deve ser proposta a sua retificao ou a sua anulao, quando for executado procedimento eivado de vcio. Dessa forma, tanto o agente pblico competente para a edio de um ato como o agente controlador devem respeitar as regras para que os atos e procedimentos cumpram os fins a que se destinam. O principal objetivo deste manual apresentar e definir as normas e procedimentos, para disciplinar os fluxos, as reas de atuao e as responsabilidades do auditor interno, assim como a estruturao da Auditoria Interna do Poder Judicirio, servindo como um orientador na execuo dos trabalhos,
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definindo conceitos e diretrizes para o estabelecimento do planejamento, do exame, da avaliao, da concluso e do oferecimento de medidas saneadoras. poltica da Auditoria Interna manter este manual atualizado, de acordo com a legislao em vigente.
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1 CONCEITUAES
1.1 Auditoria Interna Auditoria Interna definida como uma atividade independente dentro da instituio. Consiste em um procedimento tcnico que visa ao exame, avaliao e a adequao dos mtodos contbeis, financeiros, controles internos e outras operaes administrativas, por meio de processos e resultados, mediante a confrontao entre situaes existentes com um determinado critrio tcnico, operacional ou normativo, que contribui para a consecuo das metas estabelecidas pelo Poder Judicirio, fortalecendo a gesto e a racionalizao das aes e dos controles da instituio. A Resoluo n 06/95-GP, de 21/11/1995 que cria a Auditoria Interna do Poder Judicirio de Santa Catarina, compe o Anexo I deste Manual. 1.2 Controle Interno A conceituao mais conhecida e respeitada sobre controle interno a fornecida pela AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), que define Controle Interno como:
O Controle Interno compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas, adotadas numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatido e a fidelidade de seus dados contbeis, incrementar a eficincia operacional e promover a obedincia s diretrizes administrativas estabelecidas (AICPA, 1999).
Num conceito mais simples, podemos definir que o controle interno um conjunto de procedimentos institudos pela administrao e/ou exigidos por disposio legal, que devero ser obrigatoriamente observados na consecuo de determinada declaraes atividade. de Compreende as autorizaes, anlises, revises, recebimentos, homologaes, informaes, justificativas,
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aprovaes, dentre outras, que so indispensveis para a tramitao e/ou concluso do processo ou atividade. A Resoluo n 19/03TJ , 15/10/2003 que institui o Sistema de Controle Interno do Poder Judicirio de Santa Catarina, compe o Anexo II deste Manual.
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2 ESTRUTURA E ORGANIZAO DA AUDITORIA INTERNA
2.1 Estrutura Organizacional A Auditoria Interna, conforme organograma abaixo e definio do artigo 6 da Resoluo n 19/03TJ, est subordinada ao Gabinete da Presidncia do Tribunal de Justia.
2.2 Composio
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A Auditoria Interna do Poder Judicirio, para atender s atribuies e efetivar os controles e objetivos definidos pelo Gabinete da Presidncia, composta de: a) um coordenador que detenha amplos conhecimentos dos servios de auditoria, que ser nomeado pelo Presidente do Tribunal de Justia, com a funo de planejar, organizar, comandar, controlar e coordenar as atividades de auditoria interna; b) auditores, com formao em nvel superior, preferencialmente em Administrao, Cincias Contbeis, Direito, Economia, Engenharia e Informtica, em nmero suficiente ao atendimento dos servios; e c) servidores auxiliares para o atendimento das atividades de apoio. 2.3 Competncia Conforme disposto no artigo 74 da Constituio Federal, no artigo 62 da Constituio Estadual e na Resoluo n 19/03TJ, compete Auditoria Interna: a) avaliar o sistema de controle interno das unidades administrativas do Poder Judicirio; b) exercer, no mbito do Poder Judicirio, a verificao dos sistemas contbil, financeiro, de execuo oramentria, patrimonial, operacional, de recursos humanos, e prestar orientaes aos rgos de execuo relacionadas ao controle interno; c) promover a normatizao, o acompanhamento, a sistematizao e a padronizao dos procedimentos de auditoria; d) realizar auditorias, emitir relatrios e pareceres sobre as unidades administrativas, com concluses e recomendaes; e) acompanhar a implementao das recomendaes aprovadas pela Presidncia e as providncias adotadas;
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f) Judicirio;
promover a apurao dos atos e fatos irregulares ou ilegais,
formalmente apontados, praticados pelas unidades administrativas do Poder g) solicitar, quando necessrio, parecer tcnico a profissional comprovadamente habilitado acerca de questes que exijam conhecimento especfico; h) observar a legislao vigente federal, estadual normas correlatas; i) apoiar o controle externo, exercido pelo Tribunal de Contas, no mbito do Poder Judicirio; j) elaborar o plano anual de atividades ao final de cada exerccio, que dever ser apresentado at o final da segunda quinzena do ms de dezembro do ano em curso, para os trabalhos que sero realizados no ano seguinte; k) submeter disposio legal; e l) elaborar e executar os programas de auditoria, contidos no plano anual de atividades, e os extraordinrios indicados pela Presidncia. 2.4 Atribuies dos Cargos Apresentam-se a seguir as atribuies dos cargos e funes que compem a rea de atuao e o funcionamento da Auditoria Interna. considerao da Presidncia propostas de atualizao deste manual, levando-se em considerao a convenincia e a especfica e
2.4.1 Coordenador de Auditoria Interna
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Atribuies: a) elaborar o plano anual de auditoria; b) instruir e dirigir os membros da equipe na execuo dos trabalhos e no cumprimento do plano de auditoria; c) promover a participao dos membros da equipe na elaborao do plano de trabalho; d) administrar, no que couber, a adequao dos sistemas internos ao sistema e-Sfinge; e) centralizar, avaliar e encaminhar as informaes on line do sistema e-Sfinge; f) validar e aprovar os relatrios encaminhados pelo Sistema eSfinge; g) encaminhar, bimestralmente, o relatrio de controle interno ao Tribunal de Contas do Estado; h) apresentar, sistematicamente, relatrio das atividades Presidncia do Tribunal de Justia; i) promover reunies de integrao com outros rgos; e j) contribuir para a profissionalizao, o aperfeioamento e a integrao dos membros da equipe. 2.4.2 Auditor Interno Atribuies: a) exercer no mbito do Poder Judicirio a verificao dos sistemas contbil, financeiro, de execuo oramentria, patrimonial, operacional, de recursos humanos, e prestar orientaes aos rgos de execuo relacionadas ao controle interno; b) elaborar com eficincia o planejamento dos trabalhos de auditoria;
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c) emitir relatrios e pareceres sobre auditorias realizadas; d) elaborar e/ou aperfeioar os papis de trabalho necessrios ao desempenho das auditorias; e) manter-se atualizado com a legislao pertinente a sua rea de atuao; e f) de complexidade. 2.4.3 Servidores Auxiliares Atribuies: a) receber, arquivar e encaminhar as guias de recolhimento do FRJ ao Arquivo Central; b) receber e encaminhar documentos a rgos internos e externos; c) efetuar a movimentao e o controle de prazos dos processos e/ou documentos e encaminh-los; d) providenciar fotocpias; e) enviar fax e atender telefones; f) arquivar documentos; g) executar servios externos; e h) executar outras atividades correlatas. executar outras atividades correlatas de mesma natureza e grau
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2.5 reas de Atuao A diviso dos trabalhos de auditoria encontra-se demonstrada no organograma abaixo:
COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA 8. Controle Externo
1. Auditoria de Recursos Humanos
2. Auditoria de Licitaes, Contratos e Gesto de Bens
3.Auditoria Judicial
4.Auditoria Extrajudicial
5. Auditoria Contbil e Financeira
6. Auditoria de Sistemas e Bens de Informtica
7. Auditoria de Obras
9. Controle Organizacional - Aprimoramento de controles das Unidades Administrativas
2.6 Relacionamento: Auditoria Interna e Auditoria Externa Em consonncia com os dispositivos constitucionais previstos nos artigos 74 da Constituio Federal e 62 da Constituio Estadual, fica a Auditoria Interna responsvel pela integrao do controle interno com o externo, este exercido pelo Tribunal de Contas do Estado, de forma a adotar normas e procedimentos padronizados para a efetivao dos controles. Dessa forma, a Auditoria Interna, alm de realizar exames, proferir pareceres e elaborar relatrios, deve servir de instrumento de cooperao e auxlio no trabalho executado pelo Tribunal de Contas e, sempre que possvel, dever atender s solicitaes, servindo como facilitador na realizao dos trabalhos do auditor externo.
Rua lvaro Millen da Silveira, n. 208 Centro Florianpolis SC 88020-901 (48) 3221-1427 Fax 3221-1340 e-mail auditoria@tj.sc.gov.br
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3 TIPOS DE AUDITORIA 3.1 Auditoria Ordinria Inicia-se de ofcio e obedece programao estabelecida no planejamento da Auditoria. Divide-se em: auditoria de recursos humanos, licitaes, contratos e gesto de bens, judicial, extrajudicial, contbil e financeira, sistemas e bens de informtica, e de obras.
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3.1.1 Fluxo de Trabalho da Auditoria Ordinria

INCIO
Auditoria comunica DireoGeral Administrativa a rea a ser auditada Direo-Geral comunica rea que ser auditada Auditoria audita Auditoria procura o auditado para esclarecer as dvidas Auditoria elabora relatrio preliminar
S N
Dvidas?
Auditoria elabora relatrio definitivo
Existem irregularidades?
N
Encaminha DireoGeral para providncias com prazo Auditado recebe relatrio com a(s) informao(es) Auditado presta esclarecimentos para a Direo-geral DGA encaminha para a Auditoria Encaminha a DireoGeral para cincia e dar conhecimento ao auditado
O auditado toma cincia e encaminha DGA DGA encaminha a Auditoria
N
Esclarecimentos satisfeitos?
Auditoria arquiva o processo
S
FIM
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3.1.2 Fluxo de Trabalho da Auditoria Judicial
INCIO
Auditoria define varas que devem ser auditadas
em conjunto com a GECOF?
Define procedimentos da GECOF
N
Auditores apresentam-se Direo do Foro e ao Juiz da Unidade/Vara que ser auditada Auditores avaliam ambiente e definem amostragem de processos PRESIDNCIA/COMAGIS Envia ofcio Direo do Foro e ao Juiz da Unidade/Vara Auditores anotam em arquivo prprio o n dos processos e os documentos auditados Auditores elaboram Relatrio Preliminar
N
Relatrio aprovado?
Submete o Relatrio Preliminar apreciao da Presidncia
Existem irregularidades?
S
Auditoria elabora Relatrio Definitivo e Protocola Submete o Relatrio Definitivo a apreciao da Presidncia
N
Auditoria elabora Relatrio Definitivo e Protocola
Presidncia oficia Direo e/ou Unidade para prestar esclarecimentos com prazo Auditado presta esclarecimentos sobre as providncias adotadas
Presidncia aprova e oficia CGJ para cincia e conhecimento do resultado do Relatrio Auditoria analisa esclarecimentos e elabora parecer
Submete o Relatrio com apreciao da Presidncia
Presidncia oficia Direo do Foro e Juiz da Unidade/Vara para cincia e conhecimento do resultado
Irregularidades foram sanadas?
Presidncia encaminha o Relatrio para Auditoria
Auditoria efetua o arquivamento do Relatrio
FIM
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3.1.3 Fluxo de Trabalho da Auditoria Extrajudicial
INCIO
Presidncia do FRJ emite ofcio
Auditoria define Cartrios que sero auditados
apresentando Auditores aos
Auditor apresenta-se ao Titular Do Cartrio que ser auditado Auditor avalia os atos e anota as ocorrncias verificadas Auditoria Submete o Relatrio DGA
titulares dos Cartrios Auditores elaboram Relatrio e protocola S N
Auditoria submete N Relatrio DGA
Existem Irregularidade s?
DGA despacha e submete Presidncia do FRJ Auditoria analisa esclarecimentos e elabora parecer S
Irregularidades foram sanadas?
Presidncia do FRJ oficia Cartorrio para esclarecimentos com prazo de 30 dias
DGA Despacha e submete Presidncia do FRJ Presidncia do FRJ oficia Cartorrio para conhecimento do
Cartorrio presta esclarecimentos sobre as providncias adotadas

Auditoria emite parecer de reanlise dos esclarecimentos
Relatrio
S
Cumpriu o Prazo e esclareceu?
Presidncia do FRJ envia Relatrio CGJ para conhecimento do Relatrio CGJ anota e encaminha o Relatrio para Auditoria N
Presidncia do FRJ concede mais 15 dias de prazo para prestar esclarecimentos
DGA despacha e submete Presidncia do FRJ FRJ efetua a IDA
Auditoria submete o Relatrio DGA para Inscrio Dvida Ativa - IDA FRJ envia Relatrio CGJ para conhecimento da IDA CGJ encaminha o Relatrio Auditoria
Auditoria efetua o arquivamento do Relatrio
FIM
Auditoria encaminha Assessoria do FRJ para acompanhar cobrana IDA Assessoria Consulta Processo na PGE
Pagou Dvida?
FRJ Junta comprovante
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3.4 Auditoria Especial realizada para atender solicitao ou determinao da
Presidncia, com relao a fatos ou situaes consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinria.
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4 FERRAMENTAS DE TRABALHO DE AUDITORIA 4.1 Plano Anual de Atividades Ao final de cada exerccio, a Auditoria Interna dever elaborar o Plano Anual de Atividades, que ser apresentado at o final da segunda quinzena do ms de dezembro do ano em curso, para os trabalhos que sero realizados no ano seguinte. Neste plano devem constar os rgos ou setores que sero auditados, a finalidade, o tipo de auditoria, o perodo estimado, a quantidade de auditores e as demais informaes que se fizerem necessrias. O plano anual de atividades poder sofrer alteraes, por convenincia administrativa, previamente discutidas com a Coordenao de Auditoria. O modelo do plano anual de atividades compe o Anexo I deste manual. 4.2 Planejamento dos Trabalhos de Auditoria O planejamento, em auditoria, um plano detalhado destinado a orientar com adequao o trabalho do auditor interno. Para o desenvolvimento de suas atividades, a unidade de auditoria deve planejar os trabalhos previstos a fim de garantir seus resultados. 4.3 Programa de Auditoria Consiste num plano de ao detalhado, destinado a orientar o trabalho especfico do auditor interno, permitindo-lhe complement-lo quando circunstncias imprevistas assim o recomendarem.
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O programa de auditoria deve contemplar todas as informaes disponveis e necessrias ao desenvolvimento de cada trabalho a ser realizado, com o objetivo de determinar-lhe a extenso e profundidade, considerando a legislao especfica, o resultado de auditorias anteriores e as normas do rgo ou setor que receber a auditagem. Os programas de trabalho sero elaborados de modo padronizado conforme Anexo III deste manual. 4.4. Tcnicas de Auditoria As tcnicas de auditoria a serem observadas pelos auditores internos constituem-se num conjunto de procedimentos adotados no desenvolvimento dos trabalhos de auditoria, que, alm de exames de relatrios e registros auxiliares, entrevistas e observaes pormenorizadas das atividades, incluem: a) Exames Fsicos consiste na verificao, in loco, e permite ao auditor interno formar opinio quanto veracidade da situao a ser examinada; b) Confirmaes Formais a tcnica utilizada na obteno de declarao formal e independente de profissionais no ligados ao rgo ou entidade, seja por interesses comerciais, afetivos ou outros fatos ligados s operaes deste; c) Exame da Documentao Original trata-se de procedimento utilizado para comprovar as operaes realizadas dentro das normas legais; d) Conferncia de Somas e Clculos utilizada nas operaes realizadas pelas unidades administrativas que envolvam valores, quantidades ou nmeros; e) Exame de Lanamentos Contbeis o procedimento usado para constatao das informaes contbeis e fiscais; o que possibilita uma anlise com levantamentos especficos, composies de saldos, conciliaes e outras que afetem as demonstraes contbeis;
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f) Amostragem o processo pelo qual se obtm informaes sobre o todo, e seleciona-se apenas uma parte dele; e g) Controle de Legalidade confronta os atos praticados com a legislao vigente. 4.5 Relatrio de Auditoria o documento emitido pelo auditor interno, com o resultado dos trabalhos e exames efetuados, que contm introduo, objetivo, resultado de exames especficos, avaliao de gesto, recomendaes e suas implementaes. Ao trmino de cada auditagem, ser apresentado um relatrio especfico, que conter o resultado e, caso haja, as respectivas recomendaes. Esse relatrio ser submetido Presidncia ou autoridade a quem recair a competncia de ordenador de despesas do Poder Judicirio, e dever ser encaminhado, de maneira sigilosa, quando o caso assim o exigir. Antes do envio, Presidncia, o relatrio final ser reavaliado, juntamente com o responsvel pela unidade administrativa auditada, a fim de sanar possveis dvidas. O relatrio de auditoria, bem como a exatido das informaes ali contidas, ser de inteira responsabilidade do auditor que a realizou. Quando verificado que no houve observncia legislao vigente ou comprovada qualquer outra irregularidade, o relatrio de auditoria concluir pela recomendao quanto a procedimentos a serem adotados. O relatrio dever ser redigido de maneira clara e objetiva; dever ser impresso em uma via e encaminhado Presidncia ou autoridade a quem recair a competncia de ordenador de despesas do Poder Judicirio para cincia, anlise e posterior envio s unidades administrativas auditadas, para as providncias cabveis.
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Aps o recebimento do relatrio pelo responsvel da unidade administrativa auditada, ser concedido o prazo de trinta dias, prorrogvel por igual perodo, mediante solicitao formal do responsvel. Os relatrios de auditoria devem ser numerados e obedecer seguinte disposio: Introduo Anlise/Constataes Recomendao e Consideraes Finais. Os relatrios de auditoria sero elaborados de modo padronizado, conforme Anexo IV deste Manual. 4.6 Parecer de Auditoria Trata-se das concluses do auditor interno a respeito de matrias, atos ou fatos que lhe sejam submetidos para exame. O parecer dever ser numerado e conter indicao precisa e clara da natureza do exame e do grau de responsabilidade assumido pelo auditor interno. No mbito do servio pblico, a opinio do auditor ser expressa mediante parecer quando se tratar de processo administrativo ou quando houver consulta oficialmente formulada pelas unidades administrativas. Tipos de Parecer: a) Parecer sem ressalva ser emitido quando o auditor interno verificar que no processo analisado no foi detectado nenhum tipo de irregularidade, isto , quando em sua opinio, a gesto dos recursos pblicos foi realizada de acordo com os princpios da Administrao Pblica. b) Parecer com ressalvas ser emitido quando o auditor interno no detectar nenhuma irregularidade ou impropriedade, sejam falhas ou omisses, tanto de natureza formal, no cumprimento das normas e diretrizes governamentais, quanto de natureza principiolgica da Administrao Pblica. c) Parecer de irregularidade ser emitido quando o auditor interno detectar que houve irregularidade.
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d) Parecer com absteno de opinio ser emitido quando os documentos analisados no forem suficientes para sustentar a opinio do auditor. Nesse caso, a unidade administrativa auditada dever prestar esclarecimentos complementando a documentao apresentada anteriormente ou encaminhar novas informaes, caso solicitadas, Auditoria Interna. O modelo de parecer de auditoria com ressalva e sem ressalva elaborado de modo padronizado, conforme Anexos V e VI deste Manual. 4.7 Despacho O despacho expressa deciso ou ordem que, com base em parecer, informa o processo administrativo sujeito a apreciao. O despacho de processo em auditoria utilizado para encaminhamento, limitando-se a ordenar o expediente e a manifestao dos responsveis em expediente diversos. O despacho pode ser elaborado de forma manuscrita. Para evitar o desnecessrio aumento do nmero de papis, os despachos devem ser efetuados no prprio documento ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura maior transparncia tomada de decises e permite que se historie o andamento da matria tratada nos documentos. 4.8 Relatrio de Atividades Trata-se de um documento que contm, dentre outros assuntos, o relato das atividades desenvolvidas; compreende a quantidade de auditorias realizadas durante o ano ou por perodos prdeterminados pelo rgo Central, a eficcia dos resultados obtidos, as pendncias com as respectivas justificativas, as solicitaes ou recomendaes necessrias ao aperfeioamento das operaes,
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com propostas de medidas preventivas e saneadoras ao correto desempenho das atividades. 4.9 Papis de Trabalho Os papis de trabalho tm como finalidade facilitar a verificao de informaes por parte do auditor interno.
Por papis de trabalho entende-se o conjunto de formulrios e documentos que contm informaes e apontamentos coligidos pelo auditor, no decurso do exame, as provas por ele realizadas e, em muitos casos, a descrio dessas provas, que constituem o testemunho do trabalho executado e o fundamento de sua opinio[...] (Resoluo CFC n 321).
Os papis de trabalho produzidos pela Auditoria Interna devem ser elaborados levando-se em considerao a abrangncia, objetividade, limpeza e lgica; devem ser arquivados no setor por um perodo de at dois anos, observada a tabela de temporalidade. Os papis de trabalho contm informaes que serviro para consultas em etapas posteriores ao trabalho de campo. Desta forma, devem ser identificados e arquivados de modo ordenado. Os modelos de papis de trabalho de auditoria so elaborados de modo padronizado, conforme Anexo VII deste Manual.
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5 PROCEDIMENTOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA
O trabalho de auditoria deve ser adequadamente planejado, de forma a prever a extenso e os procedimentos necessrios para sua execuo. 5.1 Da Coordenadoria: a) o trabalho de auditoria dever ser supervisionado pela Coordenadoria de Auditoria; b) a Coordenadoria de Auditoria dever instruir e dirigir a equipe de auditores, no que tange ao cumprimento dos programas de auditoria. Deve, ainda, propor o desenvolvimento dos conhecimentos e a capacitao tcnica dos auditores; c) a Coordenadoria de Auditoria dever promover a participao da equipe na elaborao dos programas de trabalho, visando compreenso dos objetivos, procedimentos e tcnicas a serem aplicados nas auditorias; d) o coordenador de auditoria deve evitar restringir a liberdade e a flexibilidade necessrias ao cumprimento das atividades, de tal forma que os auditores internos possam alcanar seu prprio desenvolvimento profissional; e) cabe Coordenadoria de Auditoria prestar informaes oficialmente solicitadas. 5.2 Do Auditor Interno: a) ao auditor interno vedado divulgar qualquer informao ou fato de que tenha conhecimento em razo da funo que exerce; b) o auditor interno dever efetuar adequado exame com vistas avaliao da capacidade e efetividade dos sistemas de controles internos, contbil, administrativo e operacional, das unidades e das instituies auditadas;
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c) o auditor interno dever aplicar, no que couber, os testes ou provas adequados s circunstncias, a fim de obter evidncias que fundamentem, de forma objetiva, suas concluses; d) o auditor interno no poder auditar, posteriormente, trabalhos administrativos operacionais que tiveram sua participao; e) o auditor interno, na aplicao dos procedimentos de auditoria, deve compreender que a deteco de impropriedade ou irregularidade no o isenta de encontrar evidenciao posterior, imprpria ou irregular, no perodo submetido a exame, e isso no significa que o trabalho efetuado por ele tenha sido inadequado, desde que possa demonstrar que o executou de acordo com o estabelecido pelas normas de auditoria; f) o auditor interno dever, no exerccio de sua atividade, manter a independncia necessria que lhe assegure imparcialidade nas fases de planejamento, execuo e emisso de relatrios e pareceres, bem como nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional; g) o auditor interno observar os princpios de tica, normas tcnicas e os padres de auditoria na sua conduta profissional; h) no desempenho de suas funes, agir de forma independente e, em nenhuma circunstncia, sob nenhum pretexto, convenincia prpria ou de terceiros, condicionar seus atos, suas atitudes, suas decises ou seus pronunciamentos a preceitos outros que no os postulados pela sua atividade profissional; i) o auditor interno deve abster-se de intervir nos casos em que haja conflito de interesses que possa influenciar a imparcialidade na emisso de sua opinio; j) o auditor interno no poder, direta ou indiretamente, receber remunerao ou recompensas de qualquer natureza, exceto as decorrentes do exerccio de sua funo pblica, oficialmente concedidas;
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k) o auditor interno, no exerccio de suas funes, apoiar-se- em evidncias que permitam o convencimento sobre a veracidade dos fatos, documentos ou situaes examinadas, de modo a emitir opinio com bases consistentes; l) o auditor interno, na elaborao do relatrio e emisso de sua opinio, dever agir com precauo e zelo, acatando as normas de tica profissional, o bom senso em seus atos e recomendaes, o devido cumprimento das normas e procedimentos gerais de auditoria; m) o auditor interno dever ser cauteloso, com vistas a estabelecer uma adequada extenso dos seus exames, bem como aplicar metodologia apropriada natureza e complexidade de cada verificao; n) o auditor interno tem o dever de zelar pelos interesses pblicos, respeitando as normas que regem os servidores, e no deve valer-se da funo pblica em benefcio prprio ou de terceiros. Obriga-se, ainda, a guardar confidencialidade das informaes de que tiver conhecimento, de modo que no poder revel-las a terceiros, sem prvia autorizao; o) o auditor interno dever manter-se atualizado sobre assuntos inerentes a sua atividade, de forma a ampliar seus conhecimentos e a sua capacidade tcnica para o desempenho de suas funes; p) o auditor interno deve ter conscincia de que a unidade administrativa que est sendo auditada, e no o seu responsvel; q) o auditor interno deve possuir conduta profissional irrepreensvel, portar-se com discrio, dar especial ateno ao seu modo de trajar, por seus hbitos e sua conduta pessoal, e evitar conversas desnecessrias; r) o auditor interno, na execuo das suas funes, deve usar de diplomacia, de modo que possveis Irregularidades ou negligncias observadas devero ser comentadas somente com o responsvel de cada unidade administrativa e com a coordenao da auditoria;
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s) o auditor interno, na execuo do seu trabalho, deve conservar os papis utilizados que no estejam sob imediato e constante manuseio em local identificvel e acessvel aos demais membros da equipe de auditoria.
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6 DISPOSIES GERAIS
A Auditoria Interna objetiva conscientizar os integrantes das unidades administrativas da importncia das atividades de controle exercidas, com a finalidade de auxiliar e assessorar a Presidncia do Tribunal de Justia nas questes dos dispndios efetuados, bem como na aplicao das normas e procedimentos legais, apontando, se for o caso, as restries e sugerindo correes, alteraes e dos procedimentos necessrios ao fiel cumprimento dos princpios constitucionais que regem a Administrao Pblica. Nesse sentido, o auditor interno dever ter livre acesso s dependncias das unidades administrativas que estiverem sob auditagem, assim como aos processos, documentos, valores e livros que sejam indispensveis execuo de seu trabalho. As solicitaes efetuadas pelos auditores devero ser atendidas com a mxima prioridade. Os auditores internos devem apresentar-se nos locais onde forem realizar os trabalhos, mediante autorizao prvia, devidamente identificados por meio de crach oficial. Os auditores internos, demais representantes e membros das unidades administrativas devem observar os aspectos legais, as normas e os procedimentos definidos neste Manual de Auditoria Interna.
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7 ANEXOS
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7.1
ANEXO I
RESOLUO N 06/95GP Cria a Auditoria Interna do Poder Judicirio. O Desembargador Tycho Brahe Fernandes Neto, Presidente do Tribunal de Justia de SC, no uso de suas atribuies, R E S O L V E: Art. 1 Fica criada a Auditoria Interna do Poder Judicirio. Art. 2 So atribuies da Auditoria Interna: realizar auditorias nos sistemas contbil, financeiro e patrimonial e demais atividades administrativas; exercer o controle interno previsto nos artigos 74, da Constituio Federal e 62 da Constituio Estadual; exercer o controle das informaes para o sistema ACP (Auditoria de Contas Pblicas); realizar auditorias especiais e/ou extraordinrias; emitir pareceres e relatrios. Art. 3 A Auditoria Interna ser exercida pelos funcionrios ocupantes dos cargos de Auditor Contbil, dos quais um responder, por ato da Presidncia, pela Coordenao. Art. 4 A Auditoria Interna fica vinculada ao Gabinete da Presidncia do Tribunal de Justia. Art. 5 Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Florianpolis, 21 de novembro de1995. Presidente
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7.2
ANEXO II
RESOLUO N 19/03TJ Institui o Sistema de Controle Interno do Poder Judicirio. O Tribunal de Justia do Estado de Santa Catarina, no uso das atribuies privativas que lhe confere o artigo 83, inciso III, da Constituio Estadual, e considerando: que, nos termos dos artigos 74 da Constituio Federal e 62 da Constituio Estadual, os Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada, sistema de controle interno; que, segundo o artigo 119 da Lei Complementar n 202, de 28 de dezembro de 2000, alterado pela Lei Complementar n. 246, de 9 de junho de 2003, o Sistema de Controle Interno dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio do Estado deve ser organizado at o final do exerccio de 2003, RESOLVE: Art. 1 Fica institudo, como servio auxiliar do Poder Judicirio do Estado de Santa Catarina, o Sistema de Controle Interno, nos termos desta Resoluo. Art. 2 O Sistema de Controle Interno destina-se fiscalizao das atividades exercidas nas unidades administrativas da Justia de primeiro e segundo graus, com o objetivo de assegurar a legalidade, legitimidade, economicidade, eficincia, eficcia, publicidade e transparncia da gesto administrativa. Art. 3 O Sistema de Controle Interno fica assim estruturado: I - rgo Central; II - Ncleo Tcnico; III - Unidades Administrativas. Art. 4 O rgo Central, representado pelo Presidente do Tribunal de Justia, tem como funo a Direo do Sistema de Controle Interno. Art. 5 Compete ao rgo Central: I - expedir normas disciplinadoras das atividades de controle;
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II - decidir sobre as questes encaminhadas pelo Ncleo Tcnico; III - revogar, anular, sustar ou determinar a suspenso de atos administrativos que contrariem as normas constitucionais e legais atinentes administrao pblica; IV - aplicar penalidades disciplinares, nos termos da legislao vigente, pela prtica de irregularidade ou ilegalidade na execuo das atividades administrativas controladas. Pargrafo nico. facultado ao Presidente do Tribunal de Justia delegar competncia ao Ordenador de Despesas secundrio para a prtica de atos previstos neste artigo. Art. 6 O Ncleo Tcnico, unidade vinculada diretamente ao Presidente do Tribunal de Justia, formado pela Auditoria Interna, cabendo-lhe: I - supervisionar a gesto oramentria, financeira e patrimonial do Poder Judicirio; II - promover a integrao operacional do Sistema de Controle Interno; III - uniformizar a interpretao dos atos normativos e os procedimentos relativos s atividades do Sistema de Controle Interno; IV - integrar o Sistema de Controle Interno do Poder Judicirio com outros sistemas da Administrao Pblica Estadual; V - avaliar: a) os controles internos implantados no Poder Judicirio; b) os relatrios de Gesto Fiscal; c) o cumprimento do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Oramentrias e da Lei Oramentria Anual; VI - fiscalizar: a) as receitas do Fundo de Reaparelhamento da Justia e do Sistema Financeiro de Conta nica de Depsitos sob aviso Disposio da Justia; b) a aplicao e guarda dos recursos pblicos; c) a execuo de programas e projetos; VII - acompanhar: a) as metas bimestrais de arrecadao; b) os limites de gastos com pessoal; c) as ocorrncias funcionais; d) as disponibilidades de caixa; f) as execues oramentrias; g) as limitaes de empenho; f) a execuo de contratos; i) os gastos com servios de terceiros;
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j) as receitas da alienao de ativos. VIII - certificar os dados contbeis a serem divulgados nos relatrios de Gesto Fiscal; IX - analisar as prestaes de contas mensais e anuais; XI - assessorar o Presidente do Tribunal de Justia no cumprimento de normas e procedimentos; XII - auxiliar o Controle Externo no exerccio de sua misso institucional; XIII - exercer outras atividades inerentes sua finalidade. Pargrafo nico. A autoridade notificada pelo Tribunal de Contas do Estado remeter a diligncia ao Ncleo Tcnico, e este, unidade competente, que se manifestar em at 5 (cinco) dias teis anteriores ao prazo fixado por aquele rgo. Art. 7 As unidades administrativas sujeitar-se-o orientao e adequao tcnicas de controle, coordenadas pelo Ncleo Tcnico. Pargrafo nico. O estudo, as alteraes e a implementao de rotinas que visem ao aperfeioamento dos servios tero a participao obrigatria da Assessoria de Planejamento e das Diretorias envolvidas. Art. 8 As atividades desenvolvidas pelo Ncleo Tcnico sero exercidas por auditores internos ocupantes de cargo de provimento efetivo do Poder Judicirio e que tenham formao superior. Pargrafo nico. Ser designado dentre os auditores internos um coordenador, cabendo-lhe: I - elaborar o plano anual de auditoria; II - instruir e dirigir os membros da equipe na execuo dos trabalhos e no cumprimento do plano de auditoria; III - promover a participao dos membros da equipe na elaborao do plano de trabalho; IV - contribuir para a profissionalizao e o aperfeioamento dos membros da equipe. Art. 9 As unidades administrativas compem-se dos setores que disciplinam e executam os servios administrativos da justia de primeiro e segundo graus. Art. 10. Compete s unidades administrativas: I - exercer o controle, por meio dos diversos nveis hierrquicos, visando o cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no Plano
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Plurianual e na Lei Oramentria e a observncia das normas que orientam suas atividades especficas; II - manter o registro das operaes e adotar manuais e fluxogramas das rotinas e procedimentos de suas atividades; III - propor a expanso e aprimoramento do processamento eletrnico de informaes, com a finalidade de agilizar as operaes, organizar a base de dados e agregar valores necessrios deciso gerencial. Art. 11. Os Auditores Internos podero participar de comisses criadas no mbito do Poder Judicirio, na qualidade de colaboradores. Art. 12. O Ncleo Tcnico ter acesso s informaes, documentos e outros elementos inerentes ao exerccio de suas atribuies. Art. 13. O Ncleo Tcnico ser auxiliado pelas administrativas nos assuntos que exijam conhecimento especializado. unidades
Art. 14. Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao; Art. 15. Ficam revogadas as disposies em contrrio. Florianpolis, 15 de outubro de 2003. Amaral e Silva Presidente
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7.3
ANEXO III
MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA N __/_____ IDENTIFICAO Nome do Programa: Auditor:
JUSTIFICATIVA
DEFINIO DO ESCOPO Objetivo: Metas: Perodo de Exame: Partes envolvidas na execuo:
EXECUO Atividades:

Elaborao de ofcio para solicitar autorizao para realizao da auditoria: Concesso de autorizao: Coleta de informaes nos setores envolvidos: Anlise dos dados: Elaborao de relatrio: Incio dos trabalhos: XX/XX/200X
Documentos / Fontes:
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Legislao:
REGISTRO DE ALTERAES Data Modificado por Descrio da mudana
Florianpolis, __ de ________ de _____.
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7.4
ANEXO IV Modelo de Relatrio n __/_____
1 INTRODUO . Informar a natureza e o(s) objetivo(s) do trabalho de auditoria . Mencionar que os trabalhos observaram as normas, leis, etc. 2 ANLISE . Resumir da extenso do trabalho . Indicar rea, atividade ou sistema auditado . Registrar o perodo sob exame . Definir amostras, quando utilizadas . Identificar a equipe de auditores e o coordenador dos trabalhos 3 CONSTATAES . Apresentar os resultados obtidos nos exames especficos . Relatar os procedimentos fora das normas . Fazer constar nos Papis de Trabalho apenas informaes devidamente fundamentadas em evidncias . Utilizar-se de clareza e objetividade 4 RECOMENDAES . Indicar as providncias corretivas e preventivas (sempre embasadas em regramentos) CONSIDERAES FINAIS . Opinar brevemente sobre o trabalho realizado. Auditoria Interna, ___/____/_____.
Auditor(a) Interno
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7.5
ANEXO V MODELO DE PARECER COM RESSALVA
PROCESSO N INTERESSADO: ASSUNTO:

PARECER N
Senhora Coordenadora, . PARECER COM RESSALVA: . Este o parecer que submetemos a considerao de Vossa Senhoria. Auditoria Interna, em 20/07/2010. Auditor Interno De acordo. Encaminhe-se . Em, 20/07/10. Coordenadora
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7.6
ANEXO VI MODELO DE PARECER SEM RESSALVA
PROCESSO N INTERESSADO: ASSUNTO:

PARECER N
Senhora Coordenadora, . PARECER SEM RESSALVA: . Este o parecer que submetemos a considerao de Vossa Senhoria. Auditoria Interna, em 20/07/2010. Auditor Interno De acordo. Encaminhe-se . Em, 20/07/10. Coordenadora
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7.7
ANEXO VII
Data: _______/______/_______ SIM NO pg SIM NO pg
ANLISE DE PROCESSO DE ADMISSO

Auditado por:_____________________________ ITEM 1) Existncia da vaga 2) Termo de desistncia (se houver) 3) Indicao ao cargo (ofcio Magistrado) 4) Certido de Antecedentes Criminais (Justia Federal/Estadual) 5) Tt. Eleit. compr. ltima quitao (art. 7, L. 6.745/85) ou Cert TER 6) Carteira de Identidade (autenticada) 7) Certifido de nascimento ou casamento (fotocpia) 8) Certificado de Reservista (art. 7, Lei 6.745/85) 9) Carteira de Habilitao p/ Agente Operacional de Servios Diversos 10) Declarao de Bens, assinada (art. 22, CE) 11) Decl.no acumula cargo pbl.(art.24,CE, 12, nico, L. 6745/85) 12) Declarao de que no possui parentesco com magistrado 13) Ficha de incluso e alterao do PASEP 14) Comprovante de escolaridade, autenticado (6 fase p/ Ass. Jud.) 15) Laudo mdico, salvo quando tratar de servidor em efetivo exerccio 16) Ficha cadastral 17) Termo de Posse 18) Ato Nomeao,autoridade competente(art.12, nico, L. 6745/85) 19) Publicao do Ato (art. 14, Lei 6745/85) Observaes: Foi respeitado a alternncia de vaga - LC 366/06 Foi prorrogado o prazo para tomar posse?
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7.8
ANEXO VIII
ANLISE DE PROCESSO DE BOLSA DE ESTUDO

Auditado por: __________________________________ ITEM 1) Requerimento ao DGA 2) Comprovante de matrcula em instituio de ensino superior, cujo funcionamento esteja regularmente autorizado 3) Histrico escolar do ensino mdio e, em sendo o caso, da respectiva graduao 4) Declarao firmada pela instituio de ensino quanto a regularidade do pagamento 5) Declarao do pretendente de que concorda expressamente com os termos e obrigaes delineadas para concesso do benefcio 6) Houve punio com suspenso ou destituio de cargo de confiana? 7) Em LIP no perodo que recebeu a bolsa? 8) Comprovao do pagamento da mensalidade at o 3 dia til do ms subseqente a quitao da mensalidade Observaes: Data:_____/____/_______ SIM NO pg SIM NO pg.
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7.9
ANEXO IX
ANLISE DE PROCESSO DE APOSENTADORIA

Auditado por: _______________________________ ITEM 1) Requerimento 2) Declarao de bens, assinada (art. 22 da CE) 3) Informaes Funcionais 4) Certido de que no responde a processo disciplinar (S. Frum) 5) Certido da Corregedoria-Geral de que no responde processo 6) Certido do Conselho da Magistratura no responde processo 7) Declarao que no percebe venc./proventos outro cargo pblico 8) Declarao de que no possui dbito com o IPESC (Extrajudicial) 9) Fotocpia da Identidade e CPF (Extrajudicial) 10) Certido de Casamento (Extrajudicial) 11) Certido original do INSS (Extrajudicial) 12) Manifestao da Junta Mdica (Invalidez) 13) Processos originais anexados quando averbado tempo de servio 14) Transposio de outro rgo com reenquadramento 15) Parecer DRH 16) Parecer da Direo-Geral 17) Deferimento do Presidente 18) Ato 19) Publicao do Ato 20) ltimo comprovante de vencimento 21) Apostila de Proventos Observaes: Data: _____/_____/________ SIM NO pg SIM NO pg
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ANEXO X
ANLISE CONTRATO DE BOLSA DE TRABALHO

(Resoluo n 38/02 e 44/02) Auditado por: ______________________________________ ITEM 1) Convnio TJSC e a Universidade ou Escola 2) Relao de estudantes conforme grau de carncia 3) Ofcio de indicao da Universidade ou Escola 4) Critrio adotado para contratao, comprovante 5) Quando estagirio, cpia do edital de aprovao 6) Seguro do bolsista anexado 7) Cadastro do estagirio ou bolsista 8) Atestado de matrcula 9) Finalizao do ato do contrato 10) Publicao Na sada: 11) Ofcio ou e-mail de desligamento 12) Resciso 13) Parecer de concluso para o devido arquivamento do processo Data: _____/_____/_______ SIM NO pg
Observaes:
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7.11
ANEXO XI
ANLISE DE PROCESSO DE EXONERAO

Auditado por: _______________________________ ITEM 1) Requerimento/documento de dispensa 2) Declarao de Bens (assinada) 3) Declarao que no possui dbito de bens patrimoniais 4) Declarao da DDI-Biblioteca de que no possui pendncias 5) Declarao DDI-Protocolo de que no responde Proc. Disc. 6) Dec.Sec. Frum, visado Diretor Frum, no responde Proc.Disc. 7) Declarao da CMAG de que no responde a Proc. Adm. Disc. 8) Declarao do CGJ de que no responde a Proc. Adm. Disc. 9) Informaes Funcionais 10) Bolsa de Estudo de graduao, ESMESC ou ps-graduao 11) Ato de Exonerao 12) Publicao do Ato Observaes: Data: ______/______/_______ SIM NO pg SIM NO pg
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7.12
ANEXO XII
ANLISE DE PROCESSO DE ADMISSO DE JUIZ DE PAZ

Auditado por: ________________________________ ITEM 1) Existncia da vaga (indicao do Magistrado) 2) Cidadania brasileira 3) Atest.idon.moral (vl. 60d.emiss.mag., pref., deleg. prom. justia) 4) Folhas corridas das varas cveis e criminais 5) Ttulo eleitoral c/comprovante da ltima quitao (fotocpia) 6) Carteira de Identidade (autenticada) 7) Certido de nascimento ou casamento (fotocpia) 8) Certificado de Reservista (fotocpia) 9) Comprovante de residncia ou decl.da polcia local 10) Declarao de que no exerce cargo pblico 11) Declarao de que no pertence a rgo de diretoria de part.polt. 12) Ficha cadastral (atualizada) 13) Comprovante de escolaridade (autenticada, no mnimo 1 grau) 14) Laudo mdico (somente p/ Juiz de Paz) 15) Termo de posse 16) Ato de Nomeao 17) Publicao do Ato Observaes: Data: ______/______/______ SIM NO pg SIM NO pg
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7.13
ANEXO XIII
ANLISE MATERIAL DA SADE - AQUISIO DIRETA

Auditado por:_____________________ ITEM 1) Material pertinente Unidade Requisitante 2) Marca solicitada condizente com a recebida 3) Prazo de validade de acordo com a programao de consumo 4) O objeto est claramente especificado 5) Quantidade solicitada compatvel com a entregue 6) O empenho e a Nota Fiscal tratam do mesmo material e especificao 7) Responsvel pelo recebimento do material tem o conhecimento necessrio para faz-lo 8) O valor unitrio e total da Nota Fiscal est correto 9) O material adquirido deu entrada no Almoxarifado 10) H estoque de material 11) Quem controla o estoque 12) H estoque do material pertinente ao Laboratrio de Prtese 13) Onde e quem o controla Data: _____/______/_______ SIM NO
Observaes:
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AUDITORIA INTERNA
7.14
ANEXO XIV
ANLISE MATERIAL DE CONSUMO DA SADE

Auditado por: _________________________ ITEM 1) Material pertinente Unidade Requisitante 2) Marca cotada pelo fornecedor condizente com a recebida 3) Prazo de validade de acordo com a programao de consumo 4) O objeto est claramente especificado 5) Quantidade solicitada compatvel com a entregue 6) O empenho e a Nota Fiscal tratam do mesmo material e especificao 7) Responsvel pelo recebimento do material tem o conhecimento necessrio para faz-lo 8) H estoque de material 9) Quem controla o estoque 10) H estoque de material pertinente ao Laboratrio de Prtese 11) Onde e quem o controla 12) O valor unitrio e total da Nota Fiscal est correto 13) O material adquirido deu entrada no Almoxarifado Data: _____/_____/_______ SIM NO
Observaes:
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AUDITORIA INTERNA
7.15
ANEXO XV
ANLISE MATERIAL PERMANENTE DA SADE

Auditado por: ________________________ ITEM 1) O bem pertinente Unidade 2) O bem est sendo utilizado corretamente 3) A baixa de bem por alto custo controle obedece os critrios estipulados na Resoluo n 4) O bem est localizado de acordo com o termo de responsabilidade 5) H programao de manuteno dos bens existentes na Diretoria 6) Como e por quem feito o controle da sada de material para manuteno 7) O empenho e a Nota Fiscal tratam do mesmo material e especificao 8) Responsvel pelo recebimento do material tem o conhecimento necessrio para faz-lo 9) H estoque de bens permanentes 10) Quem controla o estoque de bens permanentes 11) H estoque de bem pertinente ao Laboratrio de Prtese 12) Onde e quem o controla Data: _____/_____/______ SIM NO
Observaes:
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AUDITORIA INTERNA
7.16
ANEXO XVI
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - PREGO
Prego N
Processo n. Unidade Requisitante: Projeto: 1) Objeto devidamente especificado pela Requerente? 2) A necessidade do objeto est devidamente justificado? 3) Termo de Referncia: Cronograma de desembolso? 4) Pedido de Reserva Oramentria (PRO) 5) A dotao oramentria suficiente e autorizado por autoridade competente? 6) Oramento: 7) H manifestao quanto ao art. 16 e 17 LRF ? 8) As clusulas do edital so satisfatrias (habilitao, responsabilidades, sanes,...)? 9) Tem clusula para iseno do ICMS? 10) Tem minuta? Se sim, as clusulas essenciais esto devidamente previstas? 11) Tem aprovao jurdica (edital, minuta-respb.,garan, dot., LRF, autoriz...)? 12) Foi publicado - jornal e internet (prazo 30-45 dias, conforme o caso)? 13) Data de abertura: 14) Tem designao do(a) pregoeiro(a)/auxiliar? 15) Na Ata - h registro dos licitantes credenciados - lances - ordem classific. - habilit? 16) Quantos licitantes? 17) H necessidade de diligncia? 18) H intenso de recurso? 19) Se houve recurso, e em funao dele, foi alterada parecer do pregoeiro? 20) Nova data de abertura, no caso de recurso?: 21) Nova ata: 22) Os valores unitrios e totais conferem? 23) Preo igual ou menor da referncia do TJ? 24) Foram apresentadas todas as certides e conferidas na Internet 25) Foram apresentadas as amostras (quando for o caso), ou realizado diligncia? 26) O mapa comparativo foi corretamente preenchido? 27) Empresa vencedora: Valor: 28) Possui manifestao final do(a) Pregoeiro(a)? 29) Homologado pela autoridade competente? 30) Todos os documentos devidamente assinados? 31) CONTRATO: N: Data Ass.: Prazo exec.:
Auditado por: Objeto:
Data:
Refe rnci SIM NO a
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AUDITORIA INTERNA
7.17
ANEXO XVII
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - LEILO
Leilo N
Processo n.
Data:
/ SIM NO
Unidade Requisitante: 1) Base legal: Resoluo n 01/97 e Lei 8.666/93, Art. 17 e 22 2) Objeto: caso veculos - relao dos carros com cpia dos documentos 3) Pedido de abertura do processo de Leilo, autorizados pelo Des. Presidente? 4) Houve nomeaao da Comisso Especial de Alienao? 5) Publicao da Comisso Espec. Alienao - data? 6) Of.-DMP - ao Presidente da Junta Com. SC solicit. design. do Leiloeiro Oficial? 7) Resposta ao of. acima, com indicao do Leiloeiro Oficial? 8) Definio do preo mnimo de arrematao - preo de mercado? 9) Edital - clusulas necessrias - parte. 20% no ato, e saldo 3 dias teis. Aps arrematao 10) Valor arrecadado reverte para FRJ: Outro? 11) Arrematador paga mais 5% do valor do lote p/Leil. Oficial como taxa de servio? 12) Retirada do bem arrematado imediatamente aps a integralizao do pagto.? 13) Anlise a aprovao da Assessoria Jurdica? 14) Publicao do Aviso de Licitao? 15) Data do leilo: 16) Declarao de vista do objeto do Leilo? 17) Ata 18) Todos os lotes foram arrematados? 19) Somatria dos lances mnimos previstos: 20) Total do valor arrematado: 21) Veculos - cpia autenticada da Autorizao Para Transferncia de Veculos? 22) Encaminhamento para homologao pela Comisso de Alienao?
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AUDITORIA INTERNA
7.18
ANEXO XVIII
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - CONCORRNCIA
Concorrncia N
Processo n. Unidade Requisitante: Projeto: 1) Objeto devidamente especificado pela Requerente? 2) Necessidade do objeto devidamente justificado? 3) Tem estimativa de custo: Cronograma de desembolso? 4) A dotao oramentria suficiente e tem autorizao para realizar licitao? 5) H manifestao quanto ao art. 16 e 17 LRF ? 6) As clusulas do edital so satisfatrias (habilitao, responsabilidades, sanes,...) 7) Previso de iseno do ICMS? 8) Tem previso do preo unitrio mximo (caso de obras e servios de engenharia)? 9) Tem minuta? Se sim, as clusulas essenciais esto devidamente previstas? 10) Tem aprovao jurdica (edital, minuta-responsab.,garantias, dotao, LRF, autorizaes, ...)? 11) Remissa do Edital e anexos para o Tribunal de Contas? 12) Foi publicado - jornal e internet (prazo 30-45 dias, conforme o caso)? 13) Data de abertura - Fase habilitao: 14) Tem designao de Comisso Especial? 15) Quantas empresas participantes? 16) Na Ata - empresas participantes - habilitao - outros registros necessrios? 17) Foram apresentadas todas as certides exigidas, e conferidas na internet, quando for o caso? 18) Houve recurso nesta fase? 19) Houve impugnao ao recurso? 20) Em funo do recurso, foi alterada a deciso anterior da comisso? 21) Publicada nova data da prxima fase - tcnica__________ preo___________? 22) Ata: 23) Se houve recurso, foi mantida o parecer da Comisso? 24) Foram apresentadas as amostras (quando for o caso), ou realizado diligncias? 25) O mapa comparativo foi corretamente preenchido? 26) Parecer da Comisso? 27) Empresa vencedora: Valor: 28) Possui manifestao final da Comisso? 29) Homologado pela autoridade competente? 30) Todos os documentos devidamente assinados? 31) CONTRATO: N: Data Ass.: Prazo exec.:
Data:
Refer ncia SIM NO
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AUDITORIA INTERNA
7.19
ANEXO XIX
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO TOMADA DE PREO
TP N
Processo n. Unidade Requisitante: Projeto: 1) Tem requisio de materiais/servio, c/ justificativa da necessidade? 2) Objeto devidamente especificado pela Requerente: 3) Tem estimativa de custo: Cronograma de desembolso: 4) A dotao oramentria suficiente e tem autorizao para realizar licitao? 5) Or. TJ: _______________ FRJ______________ C. nica______________ 6) H manifestao quanto ao art. 16 e 17 LRF ? 7) As clusulas do edital so satisfatrias (habilitao, responsabilidades, sanes...) 8) Previso de iseno do ICMS? Preo unitrio mximo (obras)? 9) Tem minuta? Se sim, as clusulas essenciais esto devidamente previstas? 10) Tem aprovao jurdica (edital, minuta-responsabilidades,garantias, dotao, LRF, autoriz....)? 11) Foi publicado - jornal e internet (prazo 15-30 dias antes da abertura, conforme o caso)? 12) Data da abertura - Fase habilitao: _________________ 13) Tem designao de Comisso Especial? 14) Na Ata - empresas participantes - habilitao - outros registros necessrios? 15) Total de empresas interessadas: _________________ 16) As empresas participantes foram previamente cadastradas? 17)Foram apresentadas todas as certides e conferidas na internet se for o caso - inss, fgts,receita federal,div.ativa unio, minist.trabalho, estadual(sede e SC?),municipal? 18) Houve parecer, da Comisso, nesta fase? 19) Houve recurso nesta fase? 20) Houve impugnao ao recurso? 21) Se houve recurso, foi mantida deciso da Comisso? 22) Registro de ata, pela comisso, nesta fase? 23) Publicao do resultado - fase habilitao? 24) Publicada data da abertura env. Tcnica ou Proposta, conforme o caso? 25) Realizado anlise pelo setor tcnico e pelo administrativo? 26) Houve recurso nesta fase? 27) Se houve recurso, foi mantida a deciso da Comisso? 28) Houve nova abertura, em funo do previsto no Art. 48, $ 3 ....escoimadas das causas....? 29) Foram apresentadas as amostras (quando for o caso), ou realizado diligncias? 30) Anlise - parte tcnica e administrativa - Comisso?
Data:
Refe rnci SIM NO a
57
AUDITORIA INTERNA 31) O mapa comparativo foi corretamente preenchido? 32) Houve parecer da Comisso? 33) Empresa vencedora: Valor: 34) Possui manifestao final da Comisso? 35) Homologado pela autoridade competente? 36) Todos os documentos foram devidamente assinados? 37) Contrato N: |Data Ass.: Prazo Exec.:
58
AUDITORIA INTERNA
7.20
ANEXO XX
ANLISE PROCESSO LICITATRIO - CONVITE
CONVITE N
Processo n.: Unidade Requisitante: Projeto: 1) Objeto devidamente especificado e justificado a necessidade? 2) Possui estimativa de preo? 3) O PRO contm dotao oramentria suficiente? Recursos: 4) O PRO est autorizado? 5) No Edital, as obrigaes e demais clusulas esto bem definidas? 6) A Minuta Contratual prev crdito oramentrio 7) Esto bem definidas na Minuta as sanes administrativas? 8) Possui aprovao jurdica (edital, minuta-responsabilidades,garantias, dotao, LRF, autorizaes, ...) 9) Foram convidadas no mnimo 3 (trs) empresas do ramo? Data da Abertura: 10) Publicao e recebimento pela empresa de no mnimo 3 dias teis antes da abertura? 11) Os protocolos das empresas convidadas e no convid. esto nos autos devidamente preenchidos? 12) Comisso Permanente ( ) ou Comisso Especial ( ) 13) Os valores unitrio e total das propostas esto corretos? 14) Foram apresentadas as certides habilitao: inss,fgts,receita federal,div.ativa unio, minist. do trabalho, estadual(sede e SC),munic., conferidas na internet e dentro do prazo de validade. 15) Foi elaborado o mapa comparativo de preos? 16) O melhor preo est de acordo com a estimativa inicial? 17) Valor menor preo: Empresa: 18) Possui parecer da comisso 19) Foi homologado pela autoridade competente? 20) Todos os documentos esto davidamente assinados? 21) Contrato n.: Prazo execuo: Data Ass.:
Data:
/ SIM NO
59
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7.21
ANEXO XXI
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE
Disp. N
Auditado por: Data: / Processo n. Objeto: Unidade Requisitante: Projeto: 1) Objeto devidamente especificado pela Requerente? 2) A necessidade do objeto est devidamente justificado? 3) Tem proposta? 4) Valor proposto: 5) Empresa Proponente: 6) Pedido de Reserva Oramentria (PRO) 7) A dotao oramentria suficiente e autorizado por autoridade competente? 8) Oramento: 9) Fundamentao legal da Disp.: ou Inexig.: 10) Comprovao de exclusividade (se for o caso)? 11) Tem minuta? 12) As clusulas contratuais esto bem definidas? 13) Tem aprovao jurdica (edital, minuta-respb.,garan, dot., LRF, autoriz...)? 14) Foram apresentadas todas as certides e conferidas na Internet? 15) Homologado pela autoridade competente? 16) Todos os documentos devidamente assinados? 17) CONTRATO: N: Data Ass.: Prazo exec.:
Inex.:
Refe rnci SIM NO a
60
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7.22
ANEXO XXII
ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO LOCAO DE IMVEL
Locao de Imvel
Auditado por:
Data:
Dispensa de Licitao n. Processo n: Unidade Requisitante: 1) Base legal: Lei 8.666/93, Art. 24, X c/c art. 26 pargr. nico, inciso II e III? 2) Objeto da locao: 3) Justificativa da necessidade e do local? 4) Proposta do proprietrio ou procurador? 5) rea de locao: n vagas p/ estac.: n banheiros: 6) Definido despesas condominiais, gua, luz, IPTU, etc.:? 7) Vistoria "in loco" da Eng TJ:? 8) Anlise s/estudo layout com magistrados locais e Eng TJ? 9) Contrato com proprietrio ou representado via procurador? 10) Comprovante/escritura de propriedade do imvel? 11) Cart. Identidade: CPF: Contrato Social? 12) Endereo? 13) Habite-se do prdio? 14) Planta baixa? 15) Prova de regularidade: Federal Estadual Municipal 16) Certides Negativas? 17) Banco - n conta para depsito: 18) Mnimo 03 oramentos de imobilirias locais? 19) Minuta do contrato? 20) Valor mensal: 21) Proprietrio/procurador: 22) PRO: 23) FRJ? 24) Incidncia de Imposto de Renda sobre locaes mensais? 25) Parecer Tcnico-Jurdico DMP 26) Encaminhamento do Diretor/DMP p/ autoridade superior p/homologao? 27) TJ - LOCATRIO e Proprietrio - LOCADORA
Refe rnci SIM NO a
61
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7.23
ANEXO XXIII ANLISE DE CONTRATOS EM GERAL
N do contrato:_____________ ITEM Contrato 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Adit./prazo 1 2 3 4 Adit./valor 1 2 3 4 5 6 7 OBSERVA
Auditado por: __________________ OBJETO DE ANLISE
Data: _____/_______/________ Referncia SIM NO
O prazo de execuo foi cumprido? Pagamentos - os valores contratados conferem com os pagos? Garantia em moeda (retenes), seguro garantia e fiana (validade)? ISS, a reteno foi sugerida corretamente pela DMP, se for o caso? INSS, a reteno foi sugerida corretamente pela DMP (11% da m.o) ? O extrato do contrato foi public.(at 5dia do ms subs.aps ass.)? O comprovante de despesa hbil? Os contratos foram assinados? Tem aprovao jurdica? Foi dentro do prazo estabelecido (tempestividade/justificativa)? Tem aprovao jurdica? Foi autorizado por autoridade competente? Foi publicado? Foi dentro do prazo estabelecido (tempestividade/justificativa)? O percentual de acrscimo est de acordo c/ a lei? Possui aprovao jurdica? Houve alterao da modalidade? Foi aprovado pela unidade requisitante? Foi autorizado por autoridade competente? Foi publicado?
Vlr. parcelas:(R$) ISS % ret. INSS 11% cauo 5% Comprov. despesa
Incio contrato: ......../........./......... Trmino previsto:......../......../........ Trmino c/aditivo: ......./......./........ Emp.global contr. N................ Item or.: ............................. Emp.global aditivo N................ Item or.: ............................. Consideraes finais:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
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AUDITORIA INTERNA 12 vlr.aditivos: 1 2 3 4 5 6 3 4 5 6 7 8 9 10 ISS %
ret.INSS 11% cauo 5% c. despesa
63
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7.24
ANEXO XXIV
ANLISE DOS PAGAMENTOS REFERENTES A CONTRATOS ESPECFICOS

( ) EBCT Contrato N ( ) BrasilTelecon ( ) Energia Eltrica Ms Pagto Valor da fatura ( ) gua e Esgoto ( ) TicketCar Vecto Data Pagto. N da Fatura Data Dbitos Protocolo
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7.25
ANEXO XXV
PAPEL DE TRABALHO PARA ANLISE DOS CONVNIOS DO TJ PARA CONSTRUO DAS CASAS DA CIDADANIA ITEM DISCRIMINAO DA ANLISE A EFETUAR O convnio foi publicado no Dirio da Justia. (somente p/ 1 parcela) Possui plano de trabalho (art. 116 da Lei 8.666/93)(somente p/ 1 parcela) atestado pela Diretoria de Engenharia e Arquitetura do TJ 3 - Foi 4 - aprovado Houve 5 - prvio n proc. licitatrio, modalidade e data de abertura Possui 6 - O depsito foi efetuado em conta especfica vinculada Exemplo Prefeitura Municipal "X" cta. convnio TJ ou Casa da Cidadania) 7 - pagtos. foram Os comprovantes de despesa possuem data, descrio detalhada do objeto, 8 - valores unitrios e total e declarao que o material/servio foi recebido e/ou aceito, bem como, recolh.de encargos sociais e trib. - INSS 9 - Possui extrato bancrio original (no vale da internet ou caixa eletrnico), correspondente a data do receb. da parcela at o ltimo pagto. efetuado 10 - prest.de contas declarao do Prefeito dizendo que a etapa foi efetuada e que os Existe 11 - recursos foram aplicados dentro do estabel.no convnio e no caso de concluso do objeto foi juntado o Termo de Recebimento. 12 - Posssui manifestao da Diretoria de Engenharia e Arquitetura do TJ, atestando a execuo da etapa, cfe estabelecido no Convnio 13 - O prazo para prest. de contas foi cumprido -at 10 dias aps concl.etapa Final - 30 dias aps concluso do objeto 14 - Possui comprovao que o imvel da prefeitura, atravs de uma certido emitida pelo cartrio de registro de imveis Observaes: Comprovante de despesa original 12SIM NO
65
AUDITORIA INTERNA
7.26
ANEXO XXVI
RESUMO DA AUDITORIA POR COMARCA Comarca:

Vara N de Processos em andamento N Processo p/GECOF (*)
Probabilidade de perda de receita (mdia)

AR (**) Fotocpia Reduo Concesso de Custas da Justia Gratuita
N de Processos auditados
Amostra de Processos Auditados (%) em relao GECOF
(*) Processos com Trnsito em julgado da sentena bem como os que esto para clculo de custas finais
(**) Ar's no juntados fsica e eletronicamente Obs. AR simples -> 5,85 AR Mos Prprias -> 9,10 Mnimo de xerox por processo -> 5 Valor da cpia -> R$ 0,14
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AUDITORIA INTERNA
7.27
ANEXO XXVII
ANLISE DE PROCESSO JUDICIAL - POR VARA Comarca: Vara:

Processos Classificao Valor da causa Valor da causa alterado pelo Juiz AR's emitidos AR's includos nas Custas Finais Fotocpias emitidas Fotocpias includas nas Custas Finais Reduo de Custas Concesso da Justia Gratuita
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7.28
ANEXO XXVIII
Diagnstico Preliminar da realidade da Contadoria Comarca de: ________________________________ 1 - Pessoal 1.1 Nome argo 2 - Processos 2.1 - N. de Processos acumulados = _______ 2.2 - N de Processos a serem remetidos contadoria p/ cartrios = ______ 2.3 - Remessa de processos dos cartrios contadoria = _____ /por semana 2.4 - Entrada de processos para clculo de custas iniciais e emisso do boleto bancrio = ______/dia 2.5 - Tipo de Clculos ___% - Fceis (Custas finais, Exceo de competncia, Converso de Separao, etc.) ___% - Difceis (Precatrios, Prestao de Alimentos, Ao Cvel, Execuo de Sentenas) 3 - Atendimento: 3.1 Advogados _________________________________________________________________________________ 3.2 Pblico _________________________________________________________________________________ 3.3 On line _________________________________________________________________________________ 3.4 via telefone _________________________________________________________________________________ 4 - Reclamaes 4.1 - Quadro de Pessoal 4.2 - Pedido de Curso 4.3 - Capacitao para os novos servidores 4.4 - Mesas 4.5 - Equipamentos 4.6 - Ar condicionado 4.7 Telefones 4.8 - Ambiente 5 - Medidas Prioritrias 5.1 Sugesto da equipe de trabalho _________________________________________________________________________________ 5.2 Sugestes da equipe tcnica (alm do ponto5.1) ________________________________________________________________________________1.2 C 1.3 Horrio 1.4 Funo
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7.29
ANEXO XXIX
COMARCA: CARTRIO: CD. CARTRIO:

Livro n Fls. n Contribu inte Valor do ato Tipo do ato Data do ato Valor devido Valor Data Diferena Multa Juros Valor Valor recolhido recolh atualizada Atualiz. Atual. a pagar a pagar
TOTAL Auditado por: Data: -
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7.30
Auditor responsvel:
ANEXO XXX
Data: ........./........./......... PRINCIPAL DIRETORIA ENVOLVIDA: DOF
PAPEL DE TRABALHO PARA ANLISE DE ADIANTAMENTOS
Legislao aplicada: Art(s) 65 e 68 da Lei 4320 de 17/03/1964 e art(s) 29 a 35 da Res.TC-16/94 ITEM 1) Possui requisio constando? 1.1) Assinatura da autoridade competente (cuidar com a delegao de competncia) 1.2) Nome e cargo do responsvel 1.3) Finalidade do adiantamento 1.4) Valor do adiantamento 1.5) Classificao da despesa 2) Possui autorizao (Existe Res. disciplinando o limite de valor)? 3) Existe pendncias em nome da pessoa que esta recebendo? (o sistema faz esse controle) 4) A prestao de contas foi efetuada no prazo ( at 60 dias)? 5) Possui balancete, extrato para aferio e devoluo se for o caso? 6) Os pagamentos foram efetuados com cheques individuais e nominais? 7) O empenho prvio? 8) A conta bancria especifica (vinculada ao responsvel)? 9) Os comprovantes de despesa so hbeis e esto em nome do TJ (Res. TC-16/94)? 9.1) Carimbo certificando se o material/servio foram recebidos/aceitos adequadamente? 10) Os recursos foram aplicados em bens/servios previsto no objeto da requisio? 11) Os recursos no utilizados foram recolhidos e geraram uma nota de estorno da despesa? 12) A DOF aprovou a prestao de contas? 13) No caso de combustvel, tem controle do Km rodado? 14) Os cupons de abastecimento apresentam o n da placa e quilometragem? Observaes: Refer ncia NO SIM
70
AUDITORIA INTERNA
7.31
ANEXO XXXI
PAPEL DE TRABALHO PARA ANLISE DE BALANCETES MENSAIS DO TJ E FRJ

Ms .................................. ITEM Auditado por: ...................................... Data: ........../........../............... VERIFICAO SIM NO
1- Demonstrao da movimentao oramentria SALDO DO MS ANTERIOR (+) Suplementaes (-) Anulaes (-) Emisso de empenho (+) Anulao de empenho SALDO ATUAL 2 - Demonstrao da movimentao financeira SALDO DO MS ANTERIOR (+) Receita oramentria (+) Receita extra oramentria (passivo circulante) (+) Transferncias financeiras recebidas (+) Desincorporao de passivos (-) Transferncias financeiras concedidas (-) Despesa oramentria (Despesa) (-) Despesa extraoramentria (passivo circulante) SALDO ATUAL 3Demonstrativo SALDO DO MS ANTERIOR da moviment. (+) Material Dos bens ede consumo valores emde consumo (-) Material circulao SALDO ATUAL 4 - Demonstrao da movimentao do ativo permanente SALDO DO MS ANTERIOR (+) Bens mveis (+) Bens imveis (-) Bens mveis (-) Bens imveis SALDO ATUAL 5Demonstrao SALDO DO MS ANTERIOR da movimentao (-) Resultado oramentrio diminutivo das contas de (-) Resultado extra-oramentrio diminutivo resultado (+) Resultado oramentrio aumentativo (+) Resultado extra-oramentrio aumentativo Fecha c/ balancete 1.4 - STA Fecha c/ balancete 1.4.2.1.2 - DM Fecha c/ balancete 1.4.2.1.1 - DM Fecha c/ balancete 1.4.2.1.2 - CM Fecha c/ balancete 1.4.2.1.1 - CM Fecha c/ balancete 1.4 - Saldo restante Fecha c/ balancete 1.1.1 - Disponvel - STA Fecha c/ balancete 4 - SM Fecha c/ balancete 2.1 - CM Fechar c/ balancete 6.1.2.1 - SM Fechar c/ balancete 6.2.3.3 - SM Fechar c/ balancete 5.1.2.1 - SM Fechar c/ balancete 3 - SM Fechar c/ balancete 2.1 - DM Fecha c/ balancete 1.1.1 - Saldo restante / extratos Fecha c/ balancete 1.1.3 - STA Fecha c/ balancete 1.1.3.1.8.01 - DM Fecha c/ balancete 1.1.3.1.8.01 - CM Fecha c/ balancete 1.1.3 - Saldo restante Fecha c/ TC-08 - SMA Fecha c/ TC-08 - mensal (subtrair do ms anterior) verificar se o valor foi lanado no item correto Fecha c/ TC-08 - mensal (subtrair do ms anterior) verificar se o valor foi lanado no item correto Fecha c/ balancete 1.9.2.4.1.01.01 - SDM Fecha c/ balancete 1.9.2.4.1.01.09 - SCM Fecha c/ TC 08 STA
(6-5)
Fecha c/ balancete 6 - 5 - ST Fecha c/ balancete 5.1 - SM - devedor Fecha c/ balancete 5.2 - SM - devedor Fecha c/ balancete 6.1 - SM - credor Fecha c/ balancete 6.2 - SM - credor
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AUDITORIA INTERNA
SALDO ATUAL (Resultado 6aumentativo do Demonstrao exerc.) DO MS ANTERIOR SALDO (Compensaes ativas) da (+) Responsabilidade de terceiros (TC 14 saldo final) movimentao das contas de (-) Baixa de compensao responsabil. de SALDO ATUAL (Compensaes ativas) terceiros 7 - Anexo no (verifica-se02 rel. c/c ou Demonstrativo da conta bancos TC-02 IORC526) Conciliao bancria (TJ 5 7.1 - 1.1.1.1.3.08.01.01.05 - Cta. Contbil do TC-01 - Cta. nica TJ Ctas. e FRJ 2 Ctas.) qdo.TJ 8- Anexo 06 DEMONST.DOS tb.as ctas.de RECUR. REC.A cauo DESPESA EXTRAORAMENTRIA - TC 06 Q. TTULO (2.1) 9 - ANEXO 22 - TC 06 DEMONST. MOV. DE BENS PERM.INDEP. DA EX. OR 10 - MCP 111 11 - MCP 054 12 SUPLEMENTA O VARIAO DA ORAMENTRI CONTA VARIAO DA CONTA DOS BENS MVEIS AMater.consumo PUBLICAO RELAO DE e permanente RESTOS A PAGAR DESPESA EMPENHADA A PAGAR - Total geral Process. E no DESPESA EMPENHADA A LIQUIDAR - Total geral process. SALDO FINAL LTIMO BOLETIM FINANCEIRO Rel. Obras em andam. individ. 44905100 MCP 118, quando FRJ e TJ (casa da cidadania.) Fecha c/ balancete 6-5 - Saldo restante Fechar c/ balancete 1.9.9 - STA Fechar c/ balancete 1.9.9.1.1 - DM Fechar c/ balancete 1.9.9.1.1 - CM Fechar c/ balancete 1.9.9 - Saldo restante Fecha c/ balancete 1.1.1 Saldo restante Fecha c/ balancete saldo das contas Fecha c/ carteira anexada a conciliao bancria Cta. (53.577-2) 1.1.1.1.2.99.22.02.07 Sdo. Atual fechar c/ balancete 2.1 CM fechar c/ balancete 2.1 "C" acumulado fechar c/lanamento - Anexo MCP 54 e este com os bens mveis do balanc. 1.4.2.1.2 (18,34,42,52e92) fechar c/ anexo - TC 08 fec.c/ bala.1.1.3.1.8.01 e 1.4.2.1.2.92.01 saldo res. fechar c/ bal.1.4.2.1.2 (-) 1.4.2.1.2.92 saldo rest. fec. c/ balanc.2.1.2.1.1.02 e 2.1.2.1.6.02.saldo rest. fechar c/ bal. 2.1.2.1.1.01 Do Exerc. saldo restante fechar c/ bal.2.9.2.1.3.01 Cred.emp.a liq.saldo rest. fechar c/ balancete 1.1.1 saldo restante fechar com Obras em andamento 1.4.2.1.1.91 quando FRJ e TJ
Observaes:
Legenda:
SMA - saldo do ms anterior SDM - saldo devedor do ms SCM - saldo credor do ms STA - saldo total acumulado
CM - crdito do ms DM - dbito do ms SM - saldo mensal ST - saldo total
72
AUDITORIA INTERNA
7.32
ANEXO XXXII
OBS: conferir a relao dos anexos do balano
Papel de trabalho para anlise do Balano Geral do TJ e do FRJ

Demonstrao dos Crditos Oramentrios Autorizados:
O comportamento da execuo oramentria da despesa no exerccio foi o seguinte:
TJ/FRJ/ANO/DATA colocar (-) antes
Oramento Original da Despesa TC-08 - Or. Total da unidade ( - ) Anulao de Dotaes TC - 08 Anulao total da unidade ( + ) Crditos Adicionais TC - 08 Suplem. total da un. ( = ) Crditos Oramentrios Totais TC-08 Total de crditos ( - ) Despesa Oramentria TC-01 = 3 - Saldo restante ( = ) Crditos no Comprometidos/Saldo TC-08 saldo restante total da unid. Demonstrao da Movimentao Financeira O movimento financeiro do exerccio assim se apresenta, quanto ao fluxo de entradas e sadas oramentrias e extra-oramentrias: Saldo do Exerccio Anterior TC-01- 1.1.1 saldo exerc. Anterior ( + ) Receita Oramentria 4 - saldo restante ( + ) Receita extra-oramentria 2.1 - mov. Acum. Saldo credor ( + ) Transferncias Financeiras Recebidas 6.1.2.1 - Saldo restante ( + ) Desincorporao de passivos 6.2.3.3 - Saldo restante ( - ) Despesa Oramentria 3 - saldo restante 2.1 - movim. acumul. Saldo Devedor ( - ) Despesa extra-oramentria ( = ) Saldo para o Exerccio Seguinte fechar c/bancos - saldo rest.(1.1.1) Demonstrao das Contas Patrimoniais Os saldos das contas, em 31 de dezembro, por Grupo Patrimonial, comparados com os do exerccio anterior, assim se apresentam: COMPONENTES EM 31/12/2005 EM 31/12/2006 trocar data Ativo Financeiro 1.1.1 - saldo restante Bens e Valores em Circulao 1.1.3 - Saldo restante Ativo Permanente 1.4 - saldo restante Ativo Real ? Passivo Real Descoberto ? ( = ) Ativo Total soma Passivo Financeiro 2.1 - saldo restante Passivo Exigvel a Longo Prazo 2.2 - saldo restante Passivo Real ? Ativo Real Lquido ? ( = ) Passivo Total at.To=Pa. TO: dif.compl.
A Variao do Saldo Financeiro poder ser demonstrada da seguinte forma:
DESCRIO Ativo Financeiro Passivo Financeiro Saldo Patr.Financ.
EM 31/12/_____
EM 31/12/_____
VARIAES (+) OU (-) TROCAR ANO 1.1.1 - saldo restante 2.1 - saldo restante
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AUDITORIA INTERNA
Demonstrao das Variaes Patrimoniais A participao do oramento pblico e das variaes independentes da execuo na formao do resultado patrimonial demonstrada abaixo, na forma dedutiva: Receita Oramentria ( - ) Despesas Oramentria ( = ) Resultado Financeiro do Exerccio (+) Resultado Or. Aument. ( - ) Result. Or. Diminut. ( = ) Resultado Patrimonial da Execuo Oramentria (+) Resultado Extraor. Aument. ( - ) Result. Extraor. Diminut. ( = ) Resultado Patrimonial do Exerccio 4 - saldo restante 3 - saldo restante 6.1 - saldo restante 5.1 - saldo restante soma(result.financ+/- result.or.) 6.2 - saldo restante 5.2 - saldo restante fecha c/ 6.3.1.result. Exerc. Sdo. Rest.(Tc 01 encerr.) Ou Anexo 15 result.patrim.Superavit/deficit)
O Resultado Patrimonial do Exerccio, somado algebricamente ao Saldo Patrimonial do exerccio anterior, vai resultar do novo Saldo Patrimonial, conforme se demonstra: Patrimnio Lquido do Exerccio Anterior 2.4 - saldo restante ( +/- ) Resultado Patrimonial do Exerccio ver acima ( = ) Patrimnio Lquido em 31/12 fecha c/2.4 saldo rest. (Tc 01 encerr.) Movimento das Contas de Compensao O registro e baixa de responsabilidade por adiantamentos, convnios, auxlios, contratos, etc, assim se apresentam: Saldo do Exerccio Anterior 1.9.9 - saldo exerccio anterior ( + ) Registro de Responsabilidade de Terceiros 1.9.9.1.1 - mov. Acumul. A Dbito ( - ) Baixa de Responsabilidade de Terceiros 1.9.9.1.1 - mov. Acum. A Crdito ( = ) Saldo para o Exerccio Seguinte 1.9.9 - saldo restante
74
AUDITORIA INTERNA
7.33
ANEXO XXXIII
REFERNCIA
ANLISE DE LIQUIDAO E PAGAMENTO DE DESPESA: TEM DESCRIO SIM 1) Possui 3 2) A classificao de despesa est correta? 3) O empenho 4) O comprovante de despesa hbil sem rasuras e em 1 via? 5) O objeto empenhado o mesmo do documento fiscal? 6) As retenes docum. Fiscal? 8) Existe assinatura no empenho, do funcionrio responsvel pela liquidao da despesa, devidamente identificado/habilitado? 9) Possui declarao do responsvel, no documento comprobatrio de despesa, devidamente identificado/habilitado? Observaes: NO aplic.
75
AUDITORIA INTERNA
7.34
ANEXO XXXIV
ANLISE DOS PAGAMENTOS EFETUADOS POR AQUISIO DIRETA Auditoria efetuada nos pagamentos de despesas atravs de Aquisio Direta no perodo de .............. a .............. de 200.... REFERNCIA ITEM sim no a) Possui 3 b) O empenho c) A aquisio respeitou o limite estabelecido em Lei? d) A classificao da despesa est correta? e) O empenho f) O comprova g) O nome do credor estampado no empenho o mesmo do docum. Fiscal? h) O objeto empenhado o mesmo do documento fiscal? i) Possui declarao do responsvel no documento comprobatrio de despesa, certificando que o material foi recebido ou o servio prestado, e que est conforme as especificaes nele consignadas? j) Existe assinatura do funcionrio responsvel pela liquidao da despesa na nota de empenho, devidamente identificado/habilitado? k) As retenes foram efetuadas (destacadas) corretamente, se for o caso? identif.da pessoa * utilizar este papel de trabalho em conjunto com o papel de trabalho das amostras. Observaes:
7.35
ANEXO XXXV
76
AUDITORIA INTERNA PAPEL DE TRABALHO P/ ANLISE ANTES DA LIBERAO DO PAGTO. DA LTIMA PARCELA, REFERENTE A OBRA/SERVIO DE ENGENHARIA Ms: ......................... Auditado por: .......................... Data: ......../......../....... REFERNCIA ITEM OBJETO DE ANLISE SIM NO 1 Possui aprovao da Diretoria de Engenharia e Arquitetura 2 3 4 A obra foi recebida provisoriamente? A obra foi entregue no prazo estabelecido A nota fiscal destaca a reteno de INSS, possui o valor de material e mo-de-obra e o valor do INSS a reter est correto A empresa mantm as mesmas condies de habilitao do processo licitatrio ( regularidade c/INSS, FGTS, Receita Federal, Dv. Ativa Unio, Min. do Trabalho, estadual, municipal, conferidas na internet e dentro do prazo de validade) Foi apresentado o comprovante de recolhimento do FGTS do pessoal da obra
6 7
A obra possui 8 registro no quando no em moeda corrente, est no prazo de validade A garantia, INSS (ver despacho 9 Possui DMP se manifest.f recolh. 10 ormal da Possui comprovante de recolhimento do ISS do ms anterior ref. CEI DMP,qto.a ou CNPJ) os 11 Foi aspectos apresent. contratuai 12 a p/ O s, Dirio de Obra foi anexado? (se no verificar) declara liberao o de 13 Cauo, informaes e valores a reter esto corretos? escrita contbil e OBSERVAES: GFIP quando
77
AUDITORIA INTERNA
7.36
ANEXO XXXVI
SIM NO
ANLISE DE TERMOS ADITIVOS DE OBRAS OBJETO DE ANLISE 1. O pedido do aditivo ocorreu dentro do prazo de vigncia do contrato? 2. Justificativa da Diretoria de Engenharia e arquitetura, formalizando a necessidade, com indicativo de imprevisibilidade ou caso fortuito, com fundamento no interesse pblico. 3.Os servios aditados estavam previstos no projeto bsico. 4. Manifestao da DOF, quanto a disponibilidade oramentria. 5. Autorizao prvia do ordenador da despesa. 6. Temporalidade (se os servios foram ou no realizados antes da formalizao do aditivo. 7. Certides/habilitao se a empresa mantm as mesmas condies de habilitao do processo licitatrio (INSS, FGTS, Receita Federal, Dvida Ativa da Unio, Ministrio do Trabalho, estadual e municipal). 8. Aprovao pela Assessoria Jurdica. 9. Preos de mercado/histrico. 10. Preo proposto (existe). 11. O percentual de acrscimo est dentro do limite estabelecido na Lei 8.666/93. Observaes:

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PODER JUDICIRIO DE SANTA CATARINA

MANUAL DA AUDITORIA INTERNA

Colaboradoras Mrcia Terezinha Baldissera Mariana Correa Vieira

2 ESTRUTURA E ORGANIZAO DA AUDITORIA INTERNA

promover a apurao dos atos e fatos irregulares ou ilegais,

2.4.1 Coordenador de Auditoria Interna

PODER JUDICIRIO DE SANTA CATARINA

1. Auditoria de Recursos Humanos

2. Auditoria de Licitaes, Contratos e Gesto de Bens

5. Auditoria Contbil e Financeira

6. Auditoria de Sistemas e Bens de Informtica

9. Controle Organizacional - Aprimoramento de controles das Unidades Administrativas

3.1.1 Fluxo de Trabalho da Auditoria Ordinria

Auditoria elabora relatrio definitivo

O auditado toma cincia e encaminha DGA DGA encaminha a Auditoria

Auditoria arquiva o processo

3.1.2 Fluxo de Trabalho da Auditoria Judicial

Auditoria define varas que devem ser auditadas

em conjunto com a GECOF?

Define procedimentos da GECOF

Submete o Relatrio Preliminar apreciao da Presidncia

Submete o Relatrio com apreciao da Presidncia

Irregularidades foram sanadas?

Presidncia encaminha o Relatrio para Auditoria

Auditoria efetua o arquivamento do Relatrio

3.1.3 Fluxo de Trabalho da Auditoria Extrajudicial

Auditoria define Cartrios que sero auditados

apresentando Auditores aos

titulares dos Cartrios Auditores elaboram Relatrio e protocola S N

Auditoria submete N Relatrio DGA

Presidncia do FRJ oficia Cartorrio para esclarecimentos com prazo de 30 dias

Cartorrio presta esclarecimentos sobre as providncias adotadas

Presidncia do FRJ concede mais 15 dias de prazo para prestar esclarecimentos

DGA despacha e submete Presidncia do FRJ FRJ efetua a IDA

Auditoria efetua o arquivamento do Relatrio

FRJ Junta comprovante

3.4 Auditoria Especial realizada para atender solicitao ou determinao da

5 PROCEDIMENTOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA N __/_____ IDENTIFICAO Nome do Programa: Auditor:

DEFINIO DO ESCOPO Objetivo: Metas: Perodo de Exame: Partes envolvidas na execuo:

REGISTRO DE ALTERAES Data Modificado por Descrio da mudana

Florianpolis, __ de ________ de _____.

ANEXO IV Modelo de Relatrio n __/_____

ANEXO V MODELO DE PARECER COM RESSALVA

PROCESSO N INTERESSADO: ASSUNTO:

ANEXO VI MODELO DE PARECER SEM RESSALVA

PROCESSO N INTERESSADO: ASSUNTO:

ANLISE DE PROCESSO DE ADMISSO

ANLISE DE PROCESSO DE BOLSA DE ESTUDO

ANLISE DE PROCESSO DE APOSENTADORIA

ANLISE CONTRATO DE BOLSA DE TRABALHO

ANLISE DE PROCESSO DE EXONERAO

ANLISE DE PROCESSO DE ADMISSO DE JUIZ DE PAZ

ANLISE MATERIAL DA SADE - AQUISIO DIRETA

ANLISE MATERIAL DE CONSUMO DA SADE

ANLISE MATERIAL PERMANENTE DA SADE

ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - PREGO

Auditado por: Objeto:

Refe rnci SIM NO a

ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - LEILO

Auditado por: Objeto:

ANLISE DE PROCESSO LICITATRIO - CONCORRNCIA

Auditado por: Objeto:

Refer ncia SIM NO

MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA N /___ IDENTIFICAO Nome do Programa: Auditor:

Florianpolis, de __ de _.

ANEXO IV Modelo de Relatrio n /___

Data: _/_/______ Referncia SIM NO