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GUA TE MALA, C. A.
DIRECCIN LEGISLATIVA
-CONTROL DE INICIATIVAS-
NUMERO DE REGISTRO
4307
IIFECHA QUE CONOCI EL PLENO: os DE ABRIL DE 2011.
INICIATIVA DE LEY PRESENTADA POR LA REPRESENTANTE ROSA MARA NGEL MADRID DE
FRADE.
ASUNTO:
TRMITE:
INICIATIVA QUE DISPONE APROBAR LEY NACIONAL DE ARCHIVOS.
PASE A LAS COMISIONES EXTRAORDINARIA NACIONAL POR LA
TRANSPARENCIA Y DE PROBIDAD PARA SU ESTUDIO Y DICTAMEN
CONJUNTO CORRESPONDIENTE.
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Licenciada
Ana Isabel Antilln
Directora Legislativa
Congreso de la Republica
Su despacho
Estim'ld<J lin!nciada Antilln:
faamtda,
Gulternala, 23 de noviembre de 2010
Por este mt-dio me permito remitir la inicitiva de Ley denominada "Ley Nacional de Archivos"
para que la misma -;ea sometida a consideracin y conocimiento del Honorable Pleno del Congreso
de la Replblica, de la cual adjunto en formato electrnico una copia.
Aprovecho la ocasin, para a usted !a :11uestras de rni ms alta y distinguida consideracin
y estima.
n:: dJJ
EXPOSICION DE MOTIVOS
Teniendo en cuenta, lo establecido en el drtculo 19 de la Declaracin Universal de
Derechos Humanos, que dice: "Todo ifllJ,, ,,ilJJ tiene derecho a la libertad de opinin y de
expresin; este derecho incluye el de no ,,,.r 1nolestado a causa de sus opiniones, el de
investigar y recibir informaciones y opi111ones, y el de difundirlas, sin limitacin de
fronteras, por cualquier medio de exprt',i,:'
En consideracin a que la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, es garantista
de los Derechos Humanos, en el artculo 30, establece: "Publicidad de los actos
administrativos. Todos los actos de la administracin, son pblicos. Los interesados tienen
derecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y
certificaciones que soliciten y la exhibicin de los expedientes que deseen consultar,
salvo que se trate de asuntos militares o diplomticos de seguridad nacional, o de datos
suministrados por particulares bajo garantlo cie confidencia"
En este sentido el artculo 31 de la Carta Magna, dice: "Acceso a Archivos y registros
estatales". Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos,
fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la finalidad a que se dedica esta
informacin, as como a correccin, rectificacin y actualizacin. Quedan prohibidos los
registros y archivos de filiacin poltica, excepto, los propios de las autoridades electorales
y de los partidos polticos".
El ejercicio del derecho del libre acceso a los documentos pblicos, es sumamente
importante porque proporciona una fuente de informacin para el pblico, lo ayuda a
formarse una opinin sobre el estado de Id sociedad y sobre las autoridades pblicas,
adems fomenta la integridad, eficacia, la eficiencia y la responsabilidad de autoridades
pblicas, ayudando as a que se afirme su legitimidad.
El objeto esencial de los archivos p(1blicos es el de disponer de la documentacin
organizada, de tal forma que la informacin i11stitucional sea recuperable para uso de la
Administracin en el servicio ciudadano y corno fuente de Historia. Por lo mismo , los
archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la
comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten r-n los trminos previstos por la ley.
La importancia de los archivos consiste er1 que los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones tJasadas en antecedentes. Pasada su vigencia,
estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
Cabe resaltar que los documentos instillJLic!nalizan las decisiones administrativas y los
archivos constituyen una herramienta i11dispensable para la gestin administrativa,
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econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de
los hechos y las obras; documentan las pcrsonas, los derechos y las instituciones. Como
centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio del ciudadano. En virtud de lo cual los
servidores pblicos deben ser los nicos responsables de su administracin, conservacin,
uso y manejo de los documentos.
Guatemala, necesita contar un ordenamiento jurdico que regule la organizacin y
conservacin de los archivos pblicos, a fin de que todas las instituciones, preserven
actualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a
sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como de aqulla que por
su contenido tenga un alto valor para la sociedad.
Bajo este marco regulatorio, se debe garantizar la correcta conservacin, organizacin y
consulta de los archivos administrativos, centrales e histricos; para hacer eficiente la
gestin pblica y el acceso a la informacin; as como para promover la investigacin
documental.
Por lo que al garantizar la localizacin y disposicin expedita de documentos a travs de
sistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, se contribuye a la
eficiente y correcta gestin gubernamentJ <1s como el avance institucional; asegurando
el acceso oportuno a la informacin conter1ida en los archivos y con ello la rendicin de
cuentas, mediante la adecuada administrdcin y custodia de la documentacin que
contienen informacin pblica gubernamental
Es necesario promover el uso y difusin de los archivos centrales e histricos generados
por las instituciones del Estado, para favon"rer la investigacin y resguardo de la memoria
institucional del Estado guatemalteco;
Para la correcta practica de conservar archivos pblicos es necesario implementar la
utilizacin de tecnologas de la informacin par-a mejorar la administracin de los archivos
estatales, y as contribuir a la promocin de una cultura de revaloracin de los archivos y
su reconocimiento como eje de la activic1lcl gubernamental, y establecer los criterios y
estndares para el resguardo, difusin, conservacin y acceso de archivos privados de
especial relevancia histrica, social, tcnica, cientfica o cultural.
En virtud de lo anterior, se propone la srguiente Iniciativa de ley denominada "Ley
Nacional de Archivos.
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DECRETO NMERO
----
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA,
CONSIDERANDO
Que la Constitucin Poltica de la Republica, garantiza el libre acceso a los archivos y
registros estatales, en virtud de que la informacin que en ellos consta es una
herramienta indispensable para la gestion administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia; ya que son testimonio de los
hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
CONSIDERANDO
Que es necesario regular la organizaci11 v conservacin de los archivos de todas las
instituciones pblicas, a fin de que stos se preserven actualizados y permitan la
publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a sus indicadores de gestin
y el ejercicio de recursos pblicos, as como ele aqulla que por su contenido tenga un alto
valor para la sociedad.
POR TANTO
En el ejerc1c1o de las atribuciones que le confiere el Artculo 171, inciso a) de la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guate111ala.
DECRETA:
"LEY NACIONAL DE ARCHIVOS"
TTULO PRIMERO
CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo l. Objeto de la Ley. La presente ley tiene por objeto:
l. Regular la organizacin y conservaciu11 de los archivos de los sujetos obligados, a
fin de que stos se preserven actu ti izados y permitan la publicacin en medios
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electrnicos de la informacin rel;:trvd a sus indicadores de gestin y el ejercicio
de recursos pblicos, as corno de aqulla que por su contenido tenga un alto valor
para la sociedad;
11. Garantizar la correcta conservacin. organizacin y consulta de los archivos
administrativos, centrales e histricos, para hacer eficiente la gestin pblica y el
acceso a la informacin; as corno pdrd promover la investigacin documental;
111. Garantizar la localizacin y disposicior1 expedita de documentos a travs de
sistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, que
contribuyan a la eficiente y correcta gestin gubernamental, as corno el avance
instituciona 1;
IV. Asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ello
la rendicin de cuentas, rnediarltl' la adecuada administracin y custodia de la
documentacin que contienen informacin pblica gubernamental;
V.
Promover el uso y difusin de los archivos centrales e histricos generados por los
sujetos obligados favoreciendo la investigacin y resguardo de la memoria
institucional del Estado guatemalteco;
VI. Implementar la utilizacin de tecnologas de la informacin para mejorar la
administracin de los archivos por los sujetos obligados;
VIl. Contribuir a la promocin de una cultura de revaloracin de los archivos y su
reconocimiento como eje de la actividad gubernamental;
VIII. Fomentar los criterios y estndarc>', para el resguardo, difusin, conservacin y
acceso de archivos privados de t<,pecial relevancia histrica, social, tcnica,
cientfica o cultural.
Artculo 2. Naturaleza. La presente ley es ele orden pblico, de inters nacional y de
utilidad social, pues establece la norrrldtividad para la sistematizacin, resguardo y
difusin de los archivos de la administraci11 pblica, con el fin de promover un Estado
ms transparente y resguardar el patrimonio histrico y cultural de Guatemala.
Artculo 3. mbito. La presente ley ab.nc1 toda la produccin documental que se
encuentre en archivos, fichas, registros, b ~ h f " , , bancos, sistemas o cualquier otra forma de
almacenamiento de datos en posesin de los organismos del Estado, municipalidades e
instituciones autnomas y descentralizad<:J',; ,l', como entidades privadas que cumplan con
funciones pblicas o que manejen o adminis11en fondos o bienes pblicos que constituyen
el patrimonio que el Estado est obligado a proteger y preservar.
Artculo 4: Esta ley se basa en los principrO\ de.
l. Procedencia: Conservar el orden or igrnal de cada fondo documental producido por
los sujetos obligados en el desarrollo de sus funciones legales y su actividad ,--...
institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;
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11. Integridad: Garantizar que los do( urrrrrrtos de archivo sean completos y veraces
para reflejar con exactitud la irrfcJnr. re :lrr c0ntenida;
111. Disponibilidad: Adopcin de nretliclds pertinentes para la localizacin de los
documentos de archivo; y
IV. Conservacin: Adopcin de rnedrdas tcnicas, administrativas, ambientales y
tecnolgicas para la adecuada preservacin de los archivos;
V. Accesibilidad: Garantizar y asegur,r el acceso a la informacin contenida en los
archivos y con ello favorecer los pnrrcipios de transparencia, publicidad y rendicin
de cuentas.
Artculo S. Definiciones. Para los efectos de la presente ley y su mbito de aplicacin se
entiende por:
a. Administracin de archivos: responsable de la aplicacin de las
polticas, criterios y tcnicas dirigidas a travs de la direccin, planificacin,
servicios y control de los programa': establecidos dentro de una institucin.
b. Administracin de documentos: h r: <Onjunto de procedimientos u operaciones
tcnicas que se basan en el estcHiio y anlisis de la produccin, tramitacin,
utilizacin, difusin de la informacrorr contenida en los documentos de archivo; el
resultado ser el establecimiento de las normas de transferencias, eliminacin,
conservacin temporal y permanente, accesibilidad y difusin del fondo
documental en su conjunto.
c. Archivo: Conjunto organizado de ducurnentos en cualquier soporte que son
producidos o recibidos en el ejercrciu de sus funciones o actividades por personas
fsicas o jurdicas, pblicas o privaci.J\
d. Archivo Central: Contiene los fondos documentales que han sido transferidos de
los archivos administrativos una vez finalizado dicho ciclo de vida. Tiene a su cargo
la coordinacin, supervisin y LUr:trol de funcionamiento de los archivos
administrativos. Su consulta no l", tdn constante. Este archivo resguarda los
documentos cuyo ciclo de vida osull 'lltre los 6 y los 50 aos.
e. Archivo Administrativo: Unidad responsable de la administracin de documentos
de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa y que incluye las del ciclo vital del documento comprendidas
entre los O y 5 aos. Es la unidad de consulta constante, ya sea por el pblico
como por las mismas dependencrd, oficinas administrativas.
f. Archivo histrico: Fuente de acce-,o pblico y unidad responsable de organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional,
transferida de otros archivos de la administracin pblica. Este archivo
resguardar documentos de rns J,, S 1 ar'los de haber sido producidos.
g. Archivo privado de inters p(dJirco Documentos o colecciones que ostenten
inters pblico, histrico o cultur!! err poder de particulares;
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h. Baja documental: Eliminacin de ,1quella documentacin que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores
histricos;
i. Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establece
los valores administrativos, fiscales, contables e histricos de los
documentos de archivo, as como los plazos de conservacin, la vigencia
documental, la clasificacin de reS'rva o confidencialidad, y el destino final.
j. Clasificacin archivstica: Proceso que consiste en la identificacin, jerarquizacin
y codificacin de documentos de archivo en categoras de agrupamiento
previamente establecidas. Es el primer paso dentro del proceso de organizacin y
dentro del tratamiento archivstico denominado identificacin.
k. Consejo Acadmico Asesor: Comejo conformado por acadmicos que asesora al
Archivo General de la Administracin Pblica.
l.
Conservacin de Archivos: Todo conjunto de normas, procedimientos y medidas
destinadas a asegurar la preservacin de las alteraciones fsicas de los
documentos, ya sean stas extrnsecas y/o intrnsecas. Estas normas incluyen lo
relacionado con la restauracin de dai1os, especialmente cuando se ha producido
alteracin.
m. Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico y de consulta que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
unidad administrativa, mediarltf' grupos documentales de un archivo, y que aporta
datos esenciales sobre dicha estrlJ( tura tales como cdigos y niveles que apoyan a
la organizacin de los archivos.
n. Descripcin: Fase del tratamiento archivstico de anlisis destinada a la
elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y
consulta de los diferentes fondos documentales y colecciones que se resguardan
en los archivos.
o.
p.
Destino final: Seleccin en los archivos administrativos o centrales cuyo plazo de
conservacin o uso ha prescrito, con el fin de que se emita el dictamen de baja
documental o, en su caso, su transferencia a un archivo histrico.
Documento ele archivo: El que repistra un acto administrativo, jurdico, fiscal o
contable, creado, recibido, y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se
encuentren.
q. Documento electrnico: lnforrnilcin automatizada que requiere de una
herramienta tecnolgica especfica para leerse o recuperarse.
r. Documentacin histrica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de la dependencia o entidad y es fundamental para el conocimiento de la
historia nacional, por lo que debe conservarse permanentemente.
S.
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de .
una dependencia o entidad. 1\ .
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t. Gua simple de archivo: esquema general de descripcin de las series
documentales de los archivos que indica sus caractersticas fundamentales
conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales;
u. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental);
v. Metadato: Conjunto de datos de los documentos electrnicos que sirven para
identificarlos, facilitar su bsquecla, su administracin y el control de su acceso;
w. Patrimonio documental de la Nacin: Documentos de archivo que dan cuenta de
la evolucin del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su
desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere inters
pblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia en la
memoria colectiva del pas.
x.
Periodo de tramitacin: Fechas extremas que indican el ao en que se abre y
cierra un expediente, sin importar las fechas de los documentos que contiene.
y. Plazo de conservacin: Periodo de guarda de la documentacin en los archivos
administrativo, central e histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia
documental y, en su caso, el periodo de reserva que se establezca de conformidad
con lo dispuesto por la Ley de Acceso a la Informacin PLJblica, as como los plazos
adicionales que correspondan;
z. Reglamento: Reglamento de lil Ley Nacional de Archivos;
aa. Sujetos obligados: Todo organismo, rgano, entidad, dependencia e institucin del
Estado que genera, administr;J y rcsgu<1rda informacin pblica, as como
entidades privadas que curnpl;:m con funciones pblicas o que manejen o
administren fondos o bienes pLJblicos.
bb. Transferencia: Traslado controlado y sistPmrtico de expedientes de consulta
espordica de un archivo administrativo al archivo central, conocido como
transferencia primaria, y de expedicntPs que deben conservarse de manera
permanente del archivo central ,11 archivo histrico, conocido como transferencia
secundaria;
ce. Unidad de archivos: La crelda por cada sttj.,to obligado para establecer criterios
en materia de organizacin y rl0 archivos, elaborar en coordinacin
con los titulares de las unidJdc, .ldtttitli;tr.ltivas los instrumentos de control
archivstico, coordinar los prou,clirnicntn<, r!e valoracin y destino final de la
documentacin, establecer un programa de capacitacin y asesora archivsticos,
as como coordinar con el rea de' inforrn:itir,: del sujeto obligado las actividades
destinadas a la automatizacin de In<, .'r'' ;,1ns y a la gestin de documentos
electrnicos;
dd. Unidad de Informacin Pblic.1: lt>,tlnci: r spcctiva de cada sujeto obligado,
establecida segn Artculo 19 y 2il en L1 l_'y ele f\cceso a la Informacin Pblica;
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ee. Valor documental: Condicin de los documentos de archivo que les confiere
caractersticas administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos
administrativos o centrales (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales
e informativos en los archivos histricos (valores secundarios).
ff. Valoracin documental: Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar
y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,
fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin, as como eliminacin
total o parcial de stas o de algunos fondos.
gg. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
Artculo 6. Prohibicin. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores, sin
importar su nivel o jerarqua, no podrn sustraer los documentos del archivo al concluir su
empleo, cargo, contrato o comisin.
CAPTULO SEGUNDO
ORGANIZACIN DE LOS ARr
1
11VOS
Artculo 7. Los sujetos obligados deben generar y asegurar el resguardo y adecuado
funcionamiento de sus archivos, para ello debern adoptar las medidas necesarias
establecidas en la presente ley.
Artculo 8. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin
expedita, integridad y conservacin de los documentos que generan y poseen los sujetos
obligados.
Artculo 9. Los sujetos obligados debern contar con un;- 1midad de archivos encargada de
asegurar el adecuado funcionamiento de SI/S archiv <;, Jplicar las normas, criterios y
lineamientos archivsticos determinados en 0sta Ley y don1:s disposiciones reglamentarias
o administrativas aplicables, a efecto de homologar esta materia en todas las unidades
administrativas. La unidad de archivos se constituir en el ente coordinador de los diversos
tipos de archivos que existan dentro del sujnto oblicach.
Artculo 10. Las unidades de archivos rl0h0n tener ll'l rPc;ponsable nombrado por las
instancias superiores de cada sujeto oblig;,rlo y debid : '' caractersticas de su trabajo
puede brindar asesora a las Unidades de lnfrlrmacin Pt'! ,.,:J.
Artculo 11. El responsable de la unidad de archivos ter ' i las siguientes funciones:
OU;; 111 -
a. Establecer la manera de administrar y mejorar el funcionamiento y operacin de
los archivos del sujeto obligado, con base en los lineamientos y criterios definidos
por el Archivo General de la Administracin Pblica;
b. Proponer y establecer los criterios especficos y tcnicos en materia de
organizacin, conservacin y preservacin de archivos;
c. Elaborar y presentar a la Unidad de Informacin Pblica los procedimientos
archivsticos para facilitar el acceso a la informacin;
d. Elaborar, en coordinacin con los archivos administrativo, central e histrico, el
cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental,
as como el inventario general documental, del sujeto obligado.
e. Coordinar las acciones de los archivos administrativo, central e histrico;
f. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin, actualizacin y asesora
archivstica para el sujeto obligado;
g.
h.
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del sujeto obligado;
Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin,
con base en la normatividad vigente y, en su caso, con las disposiciones
establecidas por el Archivo General de la Administracin Pblica;
i. Coordinar con el rea de informtica del sujeto obligado las actividades destinadas
a la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos;
j. Proponer a la Unidad de Informacin Pblica el establecimiento de criterios
especiales para la organizacin y conservacin de archivos que contengan
documentacin clasificada, a fin de asegurar su integridad.
CAPTULO TERCERO
ADMINISTACIN DE ARCHIVOS
Artculo 12. Todos los documentos de archivo en posesin de los sujetos obligados
formarn parte de un sistema de archivos. Dicho sistema incluir al menos:
a) Registro y despacho de correspondencia;
b) Identificacin de documentos de archivo;
e) Uso y seguimiento;
d) Clasificacin archivstica por funciones;
e) Integracin y organizacin de expediente;
f) Descripcin a partir del fondo, seccin, serie y expediente;
g) Transferencia de documentos;
h) Prstamo de expedientes;
i)
j)
k)
1)
Conservacin de documentos;
Valoracin documental;
Criterios de clasificacin de la informacin;
Auditora en procedimientos de archivos, y
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()'J .. ' .....
' t ~ J l.,
m) Criterios especiales de conservacin y organizacin de la documentacin
clasificada, a fin de asegurar su integridad.
Artculo 13. Los sujetos obligados debern dar aviso al Archivo General de la
Administracin Pblica de la creacin -y actualizacin del ndice documental- de una serie
documental que contenga documentos reservados segn lo establece el artculo 23 de la
Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto 57-2008.
Las dependencias y entidades debern conservar en sus archivos el original de Jos
documentos que remitan al Archivo General de la Administracin Pblica y entregarn a
este ltimo copia certificada de los documentos que se encuentren en soporte fsico; o
bien, una versin electrnica en un formato con medidas de seguridad que garanticen la
autenticidad e integridad de aquellos documentos que obren en medios electrnicos.
Los sujetos obligados debern notificar al Archivo General de la Administracin Pblica la
desclasificacin de los documentos que hayan sido objeto de transferencia, a fin de que
este ltimo haga del conocimiento pblico dicha situacin a travs de un boletn
informativo.
El Archivo General de la Administracin Pblica deber contar con las medidas de
seguridad necesarias que garanticen la debida custodia y preservacin de la informacin
reservada que le ser remitida por las dependencias y entidades.
Artculo 14. Cada sujeto obligado debe tener al menos un archivo administrativo para
cumplir con sus objetivos institucionales y legales. El titular de este archivo tendr las
siguientes funciones:
a)
b)
Integrar y organizar los documentos y expedientes de archivo;
Conservar la documentacin que se encuentre activa y aqulla que ha sido
clasificada conforme al catlogo de disposicin documental
e) Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadro
general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental y el
inventario general;
d) Asegurar la integridad y conservacin de los archivos que contengan
documentacin clasificada;
e) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones
a plica bies;
Artculo 15. Los sujetos obligados contarn con un archivo central adscrito a la unidad de
archivos, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables, y tendr las
siguientes funciones: / . , \ \
1\( 1,\!

a) Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su
vigencia conforme al catlogo de disposicin documental;
b) Recibir y verificar las transferencias documentales primarias;
e) Valorar en coordinacin con el archivo histrico los documentos y expedientes de
las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental;
d) Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, y
e) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones
aplicables.
Artculo 16. Los sujetos obligados deben realizar convenios con el Archivo General de la
Administracin Pblica para la entrega de transferencias secundarias correspondientes. En
caso contrario, podrn contar con un archivo histrico siempre que cuenten con la
autorizacin del Archivo General de la Administracin Pblica y previo cumplimiento de
los requisitos que establezca el Reglamento.
Artculo 17. El archivo histrico de cada sujeto obligado tendr las siguientes funciones:
a. Constituirse en fuente de acceso pblico de la memoria documental institucional,
promoviendo el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo
el acervo y sus instrumentos de consulta;
b. Conservar los documentos con valor histrico transferidos por el archivo central
c. Validar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener
valor histrico para el dictamen del Archivo General de la Nacin; o bien, de la
instancia u rgano que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los
dems sujetos obligados;
d. Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones
aplicables.
Artculo 18. Los sujetos obligados debern asegurarse de que se elaboren los
instrumentos de control y consulta archivstica que propicien la organizacin,
administracin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que se
debern contar al menos con:
a) El cuadro general de clasificacin archivstica;
b) El catlogo de disposicin documental;
e) Los inventarios documentales;
a. General,
b. De transferencia
c. De baja, y
d) La gua simple
11
..
/
..... __ "
El Archivo General de la Administracin Pblica proporcionar la asesora tcnica para la
elaboracin de los instrumentos de control y consulta archivstica. Asimismo, podr
proporcionar dicha asesora a otras personas individuales o jurdicas, nacionales o
internacionales previa suscripcin de los convenios correspondientes.
Artculo 19. En el caso de que algn organismo, rgano, entidad o dependencia del Estado
desaparezca, se extinga o cambie de adscripcin, el Archivo General de la Administracin
Pblica debe vigilar y dispondr lo necesario para que todos los documentos de archivo y
los instrumentos de consulta y control archivstico sean trasladados a los archivos que
correspondan de conformidad con esta Ley y dems disposiciones aplicables.
El instrumento por el que se determine la desaparicin, el cambio de adscripcin de esta
ltima; o bien, la liquidacin, extincin, fusin, enajenacin o transferencia de una
entidad, sealar la dependencia o instancia a la que se transfieren los archivos
respectivos. Tratndose de la liquidacin de una entidad ser obligacin del liquidador
remitir al Archivo General de la Administracin Pblica copia del inventario de la
documentacin, la cual se resguardar por cinco aos de conformidad con el Reglamento
y dems disposiciones aplicables.
Artculo 20. Los sujetos obligados desarrollarn y establecern las polticas y procesos
conducentes al control de sus documentos electrnicos con el propsito de:
a) Aplicar a los documentos electrnicos los mismos instrumentos tcnico
archivsticos que corresponden a los soportes tradicionales;
b) Crear, mantener y preservar los metadatos que requieran sus documentos
electrnicos;
e)
d)
Establecer procedimientos que registren la actualizacin, migracin, traslado,
respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrnicos, y que
documenten los cambios de software y hardware que se lleven a cabo, y
Propiciar la utilizacin de herramientas informticas que permitan su adecuada
administracin, de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la
Administracin Pblica.
Artculo 21. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores que finalicen su
relacin laboral con el Estado por cualquier motivo debern entregar un informe de los
archivos e instrumentos de consulta y control archivstico que se encontraban bajo su
custodia. Si en la fecha en que el servidor pblico presenta su renuncia, es separado del
cargo o comisin no existe el nombramiento o designacin del servidor pblico que lo
sustituir, la entrega del informe se har al servidor pblico que se designe para el efecto.
TTULO SEGUNDO
CAPTULO PRIMERO
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ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
Artculo 22. El Archivo General de la Administracin Pblica es una entidad
desconcentrada del Ministerio de Gobernacin con autonoma presupuestaria, tcnica,
operativa y de gestin, rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta en la
administracin de los archivos administrativos e histricos de la administracin pblica.
El Archivo General de la Administracin Pblica podr generar todas las instancias
necesarias para recibir asesora acadmica, financiera y tecnolgica sobre las mejores
prcticas en diversas materias para el mejor desarrollo de sus funciones. El
funcionamiento de cualquier instancia que genere el Archivo General de la Administracin
Pblica se establecer en el Reglamento.
Los recursos generados por el Archivo General de la Administracin Pblica sern
destinados para el cumplimiento de sus atribuciones.
La persona que presida el Archivo General de la Administracin Pblica, que ser
nombrada por el Ministro de Gobernacin de una terna de candidatos, deber tener
experiencia comprobada en manejo y organizacin de archivos, estudios en dicha materia
o reas afines y los criterios de su seleccin y nombramiento habrn de ser pblicos.
Artculo 23. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr las siguientes
atribuciones:
a) Ser el ente rector de la archivstica nacional, y prestar asesora tcnica para la
organizacin y la operacin de los servicios en materia de administracin de
documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades pblicas;
b)
Interpretar en el orden administrativo esta Ley;
e) Recibir y resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias
secundarias de los documentos con valor histrico generados por los sujetos
obligados, as como aquellos documentos en posesin de particulares, que en
forma voluntaria y previa valoracin, incorpore a sus acervos;
d) Reunir, organizar, preservar y difundir el fondo documental grfico, bibliogrfico y
hemerogrfico que resguarda, con base en las mejores prcticas internacionales
adecuadas a la realidad nacional;
e) Elaborar los criterios para la gestin y administracin de los fondos documentales
de los archivos;
f) Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la
documentacin para su descarte y archivos liberados por los sujetos obligados;
g)
Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados;
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h) Desarrollar investigaciones en materias histricas y archivsticas encaminadas a la
conservacin y difusin del patrimonio documental que resguarda;
i) Desarrollar sistemas para la creacin, mantenimiento y preservacin de fondos
documentales y documentos electrnicos que asegure su autenticidad, integridad
y disponibilidad a travs del tiempo;
j) Autorizar el establecimiento de archivos histricos en los sujetos obligados;
k) Gestionar la recuperacin e incorporacin a sus acervos de aquellos archivos que
tengan valor histrico;
1) Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con conservacin y custodia
de los documentos histricos en los sujetos obligados;
m) Expedir copias certificadas, transcripciones paleogrficas y dictmenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus fondos documentales, as como
determinar las polticas y procedimientos para proporcionar los servicios de
consulta y reprografa al pblico usuario, previo pago de los derechos
correspondientes;
n) Establecer lineamientos para la descripcin y registro de documentos y fuentes de
informacin relevante para el conocimiento y difusin de la historia del pas,
existentes en archivos y colecciones pblicas y privadas, nacionales o del
extranjero;
o) Declarar patrimonio documental de la Nacin a aquellos acervos o documentos
que sean de inters pblico y se ajusten a la definicin prevista en esta Ley;
p) Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones
necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, as como promover la
cultura archivstica, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental
del pas;
q) Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento y en
trminos de las disposiciones aplicables;
r)
s)
Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario de
Centroamrica y otras publicaciones oficiales;
Establecer polticas para reunir, organizar y difundir el fondo documental grfico,
bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar el desarrollo archivstico y la
investigacin histrica nacional, con base en las mejores prcticas internacionales
adecuadas a la realidad nacional;
t) Integrar un acervo bibliohemerogrfico especializado en materia de archivos y
temas afines;
u) Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a los
sujetos obligados para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones
reglamentarias, as como hacer del conocimiento a las autoridades que
corresponda las afectaciones del piltrimonio documental, a efecto de que se
establezcan las responsabilidades correspondientes;
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v) Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a travs de convenios de
colaboracin o concertacin con autoridades e instituciones educativas pblicas o
privadas, nacionales e internacionales;
w) Participar, promover y difundir foros y eventos nacionales e internacionales en la
materia;
x) Coordinar, fomentar y administrar lo concerniente a la conservacin preventiva y
la restauracin de los fondos document<1les, y coadyuvar en los mecanismos para
otorgar recursos materiales y econmicos a los archivos en peligro de destruccin
o prdida, y
y) Las dems que le confieran otras disposiciones jurdicas aplicables.
Artculo 24. El Archivo General de la Administr<'lcin Pblica podr celebrar convenios de
colaboracin o de coordinacin con los sujetos obligados, as como con particulares, con el
propsito de desarrollar acciones que permitan la modernizacin de los servicios
archivsticos, el rescate, gestin y administracir'ln del patrimonio documental de la Nacin,
en el marco de la normatividad aplicable. As tambin podr establecer vnculos con otros
archivos internacionales afines.
Artculo 25. El Archivo General de la Administracin Pblica emitir los lineamientos que
establezcan las bases para la creacin y usn rle sistemas automatizados de gestin y
control de documentos tanto en formato fsico como electrnico, as como de los sistemas
que permitan la organizacin y conserv<1cin de la informacin de los archivos
administrativos de los sujetos obligados de fnrtnil completa y actualizada, a fin de publicar
aqulla relativa a los indicadores de gestin, n;nrcicio de los recursos pblicos y con valor
para la sociedad.
Cuando se haya desarrollado o adquirido hr>rr '"lientas informticas de gestin y control
para la organizacin, administracin y ( . cnrvacin de documentos, debern ser
adecuadas a los lineamientos a que se refier ''1rF'sente artculo.
CAPTULn r -uNDO
REGISTRO NACtr DE ARCHIVOS
Artculo 26. El Registro Nacional de Archivo'> es un instrumento catastral del Archivo
General de la Administracin Pblica para rr istrar y difundir el patrimonio documental
del pas resguardado en los archivos histri
pblicos y privados. El registro integrar 1
infraestructura de los archivos, as como
documental de la Nacin.
., rlc manera potestativa, de otros archivos
'r's sobre los acervos documentales y la
los documentos declarados patrimonio ----------------------
Otj,;.:_;lH
Los archivos privados que sean beneficiados con recursos pblicos debern de inscribirse
en el Registro Nacional de Archivos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el
Archivo General de la Administracin Pblica.
El Reglamento de la Ley, establecer la forma de organizacin y funcionamiento del
Registro Nacional de Archivos
Artculo 27. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos debern incorporar y
luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos y fondos documentales, conforme
a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nacin.
Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio
documental de la Nacin, inscritos en el Registro Nacional de Archivos, informarn sobre
cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado fsico o
patrimonial.
Artculo 28. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el
Registro Nacional de Archivos, contarn con asistencia tcnica por parte del Archivo
General de la Administracin Pblica y se estimular su gestin, administracin,
organizacin, conservacin, difusin y consulta.
CAPTULO TERCERO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Artculo 29. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboracin,
coordinacin y articulacin permanente entre los archivos pblicos y los privados,
presidido por el Archivo General de la Administracin Pblica para promover el marco
jurdico y tcnico de los archivos del pas y garantizar la preservacin, conservacin,
organizacin, descripcin, y manejo adecuado y difusin del patrimonio documental del
Estado, con base en las mejores prcticas internacionales. El Sistema Nacional de Archivos
se conducir de conformidad con las disposiciones previstas en el Reglamento.
Artculo 30. El Sistema Nacional de Archivos se integrar, al menos, por 4 representantes
del Organismo Ejecutivo; 2 representantes del Organismo Judicial, 2 representantes del
Organismo Legislativo; 2 representantes de las municipalidades, 2 representantes de los
organismos autnomos, y 1 representante de las unidades acadmicas de estudios de
archivstica de las universidades del pas.
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Artculo 31. El Sistema Nacional de Archivos tendr los siguientes objetivos:
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a) Fomentar la modernizacin y homogeneizacin metodolgica de la funcin
archivstica, propiciando la cooperacin e integracin de los archivos;
b) Promover la gestin, preservacin y el acceso a la informacin documental;
e) Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin y la gestin de
documentos en entorno electrnico;
d) Promover el desarrollo de las instituciones formadoras de recursos humanos en
archivstica, y
e) Sensibilizar y estimular a la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de informacin esencial, y de los histricos como parte fundamental de
la memoria colectiva.
CAPTULO CUARTO
ARCHIVOS PRESIDENCIALES
Artculo 32. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr a su cargo la creacin
de la seccin de archivos presidenciales. Al trmino de cada mandato la Presidencia de la
Repblica deber efectuar las transferencias primarias que conforme a su catlogo de
disposicin procedan.
Artculo 33. El Archivo General de la Administracion Pblica emitir los lineamientos
conforme a los cuales deber efectuarse la transferencia primaria prevista en el artculo
anterior.
CAPTULO QUINTO
ACCESO A ARCHIVOS HISTRICOS, AUTORIZACIN DE SALIDA Y
ENAJENACIN DE DOCUMENTOS
Artculo 34. Para el acceso a los archivos histricos resguardados por los sujetos obligados,
as como por el Archivo General de la Nacin, no ser aplicable el procedimiento de acceso
previsto por la Ley de Acceso a la lnform;:cin PtJblica, por lo que el acceso a los
documentos histricos se efectuar ccmforrne al procedimiento que establezcan los
propios sistemas de archivos.
Al ser fuentes de acceso pblico, los documentos contenidos en los archivos histricos no
sern susceptibles de clasificacin en tr;rrninos de la Ley de Acceso a la Informacin
Pblica.
Artculo 35. No podrn salir del pas documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a
los archivos de los sujetos obligados, as1 corno documentos originales relacionados con la
historia de Guatemala, sin la autorizdciun pr"'Il del Archivo General de la Administracin \ ~ . " ....
Pblica.
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Artculo 36. Los archivos o documentos en poder de los particulares y de entidades
pblicas podrn ser recibidos en comudato por el Archivo General de la Administracin
Pblica para brindarle el proceso archivistico correspondiente.
TTULO TERCER NO
CAPTULO UNICO
SANCIONES
Artculo 37. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa
de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos por incumplimiento de las
obligaciones establecidas en esta Ley, lds siguientes:
a) Hacer ilegible, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar
total o parcialmente y de manera indebida, cualquier tipo de documento contenido
en los archivos pblicos;
b) Extraer sin autorizacin documentos o archivos pblicos de su recinto;
e) Trasladar fuera del territorio nactunal, archivos o documentos pblicos, declarados
patrimonio documental de la nacin, sin la anuencia del Archivo General de la
Nacin;
d) Transferir a ttulo oneroso o grdtuito, la propiedad o posesin de archivos o
documentos pblicos;
e) Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos histricos sin
f)
g)
h)
i)
j)
ca usa justificada;
Poner en riesgo la integridad y correcta conservacin de documentos pblicos;
Actuar con negligencia en la adopcin de medidas de ndole tcnica, administrativa,
ambiental o tecnolgicas para la adecuad.1 conservacin de los archivos;
No dar cumplimiento a lo dispuesto por r_! .1rtculo 6 de la presente Ley;
Omitir entregar algn archivo o docunwnto bajo su custodia al separarse de un
empleo, cargo o comisin, y
No remitir al Archivo General de la Adrnin'stracin Pblica la informacin clasificada
como reservada en los trminos estable,,
1
'1<; en el artculo 13 de la Ley
Artculo 38. Todos los servidores y fu m 10nlri :'I.Jblicos que contravengan esta Ley y sus
disposiciones se harn acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en
las leyes propias.
Las responsabilidades administrativas sern inri pendientes de las del orden civil o penal
que procedan.
ARTCULOS TR' 'SITORIOS
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Artculo 39. Los sujetos obligados debern asignar a los responsables de los archivos a que
se refieren los artculos 9, 14, 15 y 17 as como elaborar los documentos de control y
consulta archivsticos establecidos por el artculo 18, a ms tardar un ao despus de la
entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 40. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos a
que se refieren los artculos 23, fracciones VI, XIV y XVIII, y 33, en un plazo mximo de un
ao despus de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 41. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos para
la estructura y funcionamiento de las instancias de asesora que desee generar, segn el
artculo 22, en los siguientes 180 das hbiles posteriores al inicio de vigencia de la
presente Ley.
Artculo 42. El Organismo Ejecutivo expedir el Reglamento de esta Ley dentro del ao
siguiente a su entrada en vigor.
Artculo 43. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General de la Administracin
Pblica los documentos a los que refiere el artculo 13 de la presente Ley, dos aos
despus de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artculo 44. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que
contravengan la presente Ley.
Artculo 45. La presente Ley entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario
oficial.
PASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCION, PROMULGACION Y PUBLICACION.
DADO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA, A
LOS DIAS DEL MES DE DEL AO DOS MIL NUEVE.
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