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Rua Frei Vicente, 16 Centro Histrico CEP 40.025-130 Salvador BA Tel.: (71) 320-0700 Fax: (71) 320-0702 e-mail: ih@odb.com.br www.hospitalidade.org.br

Norma Nacional para

Coordenador de Eventos

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Agosto de 2002

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Coordenador de Eventos Sumrio
Prefcio............................................................................................................ 3 1 Objetivo......................................................................................................... 4 2 Definies..................................................................................................... 4 3 Descrio da Ocupao .............................................................................. 4 4 Resultados Esperados .............................................................................4-5 5 Competncia .............................................................................................5-6 Anexo A (informativo) ...................................................................................... 7

O Instituto de Hospitalidade (IH) com o apoio do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e o Servio Brasileiro de Apoio Micro e Pequena Empresa (SEBRAE) tem a propriedade dos direitos autorais (copyright) deste documento.

Esta norma, ou qualquer extrato dela, pode ser reproduzida, armazenada num sistema de recuperao ou transmitida de qualquer forma ou por quaisquer meios, eletrnicos, fotocpias, gravao ou outros, desde que citada a fonte.

Informaes podem ser obtidas no: Instituto de Hospitalidade Rua Frei Vicente, 16 - Centro Histrico CEP 40025-130 - Salvador BA Tel. (71) 320-0700 Fax: (71) 320-0702 E-mail: ih@odb.com.br www.hospitalidade.org.br

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PREFCIO

Esta Norma, em sua reviso 01, foi aprovada pelo Conselho Nacional de Certificao da Qualidade Profissional para o Setor de Turismo - CQT em 19 de agosto de 2002, aps terem sido cumpridas as etapas previstas na Metodologia para Reviso de Normas. O Instituto de Hospitalidade desenvolve normas nacionais para profissionais do setor de turismo, de forma participativa, voluntria e legitimada pelos atores chaves dos segmentos empresarial, governamental, dos trabalhadores e educacional. O Anexo A informativo.

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Coordenador de Eventos

1 OBJETIVO
Esta Norma do Sistema Brasileiro de Certificao da Qualidade Profissional para o Setor de Turismo estabelece os resultados esperados e as competncias para coordenador de eventos no mbito do Sistema Brasileiro de Certificao da Qualidade Profissional para o Setor de Turismo.

2 DEFINIES
Para os efeitos desta Norma, aplicam-se as seguintes definies: 2.1 competncia: Capacidade de mobilizar, desenvolver e aplicar conhecimentos, habilidades e atitudes no desempenho do trabalho e na soluo de problemas, para gerar os resultados esperados. 2.2 certificao profissional: Processo que atesta publicamente a competncia para o trabalho, tendo como referncia uma norma. 2.3 resultados esperados: Conjunto mnimo de servios que compem uma ocupao.

3 DESCRIO DA OCUPAO
O coordenador de eventos ocupa-se, principalmente, da comercializao de espao, produto e servio em hotis, centros de convenes e outros, para realizao de eventos.

4 RESULTADOS ESPERADOS
O coordenador de eventos deve ser capaz de: a) comercializar espaos e servios de eventos o que pode incluir identificar cliente potencial; manter contato com o cliente; elaborar e analisar proposta, contrato, acordo, termo de responsabilidade; elaborar e apresentar relatrios; atuar como relaes pblicas, vendedor e comprador; estabelecer acordos e parcerias comerciais; avaliar resultados; elaborar oramento; negociar preo e forma de pagamento do espao e servios do hotel; controlar agenda e bloqueio; receber e encaminhar pagamento de

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sinal; identificar produtos e servios adicionais de terceiros; b) coordenar o pr-evento o que pode incluir cumprir os procedimentos legais; escolher e realizar contato com fornecedor e prestador de servio; emitir ordem de servio; orientar quanto ao protocolo e cerimonial, de acordo com o perfil do evento; supervisionar a sinalizao do evento; organizar o histrico do evento; analisar e controlar lista de participantes, de convidados e de palestrantes; elaborar e acompanhar a lista de checagem (check-list); examinar instalaes, mveis, equipamentos e materiais diversos; manter fluxo de informao entre outras reas/equipes; c) coordenar a realizao do evento o que pode incluir montar secretaria para o evento; administrar contratos, acordos e parcerias; controlar gastos; coordenar a montagem e apoiar a instalao do material de publicidade; coordenar a equipe de atendimento; supervisionar os servios; observar higiene, limpeza e apresentao de funcionrios e prestadores de servio; acompanhar a realizao do evento; tomar providncias corretivas; acompanhar a abertura e o encerramento; obter autorizao de despesas extras do cliente; orientar a desmontagem do evento; d) assegurar a satisfao do cliente o que pode incluir acolher e recepcionar cliente, participante, palestrante e convidado; acompanhar o servio de atendimento; orientar e acompanhar o atendimento a cliente recomendado (VIP), ou com necessidade especial; prevenir e solucionar problemas; controlar e manter padro de qualidade; oferecer servio personalizado; efetuar avaliao final junto ao cliente ou participante; e) maximizar a segurana e privacidade do participante o que pode incluir assegurar a privacidade do participante no fornecimento de informaes; controlar o acesso ao evento; encaminhar informaes sobre anormalidades segurana; acionar a segurana; orientar e providenciar socorro em caso de acidente e emergncia; f) operar equipamentos o que pode incluir operar telefone, fax, computador, impressora, copiadora, calculadora, rdio interlocutor, equipamento audiovisual e equipamento de incndio;

g) coordenar o ps-evento o que pode incluir elaborar e apresentar relatrios financeiros e nota de despesa; concluir histrico do evento; realizar contato de psevento com o cliente.

5 COMPETNCIA
A competncia necessria ao alcance dos resultados esperados deve ser avaliada atravs dos seguintes conhecimentos, habilidades e atitudes:

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5.1 Conhecimentos de: a) tcnicas administrativas para planejar a curto e longo prazo; b) procedimentos administrativos e operacionais relativos a eventos; c) procedimentos e mtodos de levantamento de necessidades e tomada de preo; d) tcnicas de negociao e administrao de contratos, acordos e parcerias; e) regras de protocolo, cerimonial e etiqueta social; f) vocabulrio operacional relativo a hotelaria e eventos; g) requisitos de higiene e apresentao pessoal adequados ocupao; h) procedimentos legais relativos a contratao de servios de terceiros, lei do silncio e lei de direitos autorais; i) tipos, estrutura e funcionamento dos meios de hospedagem; funo e responsabilidade dos servios de hotelaria. j) noes do comportamento humano. 5.2 Habilidades para: a) comunicao clara e articulada na forma oral e escrita; b) interpretao de linguagem corporal. 5.3 Atitudes/Atributos: a) inovao e criatividade na gerao de idias; b) conscincia de detalhes e ateno para controles; c) otimismo, persuaso e postura democrtica; d) iniciativa para prevenir e solucionar problemas, mantendo o equilbrio emocional para administrar situao de emergncia; e) capacidade para tomar decises complexas, individualmente ou envolvendo outras pessoas; f) e de simpatia, empatia e domnio de regras de etiqueta social, no trato pessoal e na correo de comportamento inadequado; g) racionalidade, avaliao crtica, capacidade de observao e sistematizao; h) raciocnio numrico aplicado a negcios.

Anexo A (informativo) Outros resultados

Este anexo tem o objetivo de exemplificar outros resultados aplicveis em situaes
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particulares da ocupao de coordenador de eventos. Estes resultados no so exigidos por esta Norma. a) utilizar outro idioma o que pode incluir fluncia verbal em lngua estrangeira, tal como ingls e espanhol, necessria para identificar a necessidade do cliente e outras oportunidades de negcio; b) realizar parceria internacional o que pode incluir estabelecer e manter rede de contato com associao e entidade promotora de evento, no mbito internacional; c) realizar servio de cerimonial diplomtico o que pode incluir seguir protocolo oficial em cerimnia com participante internacional; identificar diferena cultural; d) atuar como facilitador em evento o que pode incluir participar como coordenador de mesa e palestrante em curso e seminrio; dar entrevista relacionada a evento. Cada resultado exemplificado neste anexo requer competncia e respectivos conhecimentos, habilidades e atitudes que podem no estar estabelecidos na presente Norma.

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