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DISEO E IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE SAVVO LINEA FEMENINA

ANLLY VANESSA VIDALES ORTIZ

GUILLERMO ALEXANDER Tutor Tecnologa administracin documental

CENTRO TECNOLOGICO PARA LA GESTION AGROEMPRESARIAL COPACABANA 2011

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION PRESENTACION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ASPECTOS GENERALES DE UN PDG Antecedentes Componentes de un PGD Ventajas que produce la aplicacin de un PGD Justificacin Objetivos CONCEPTUALIZACION DE UN PDG Definicin e importancia Procesos de un programa de gestin documental Unidad de correspondencia como parte integral de un PDG Clasificacin del archivo segn su ciclo vital de los documentos Diagrama de flujo de los procesos de n PDG PROCESOS DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO GLOSARIO BIBLIOGRAFIA ANEXOS

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9 10 11 12 13 14 21 41 42 44 60 62 65 72 73

INTRODUCCIN

El programa de gestin documental siendo un conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin; Se podra definir entonces como el conjunto de instrucciones que detallan las operaciones para el desarrollo de los

procesos de la gestin documental, al interior de cada entidad desde su produccin hasta su disposicin final de los documentos, este programa resalta la importancia de los documentos y archivos; siendo un as un elemento necesario y decisivo para la transparencia y el control cualquier entidad garantizando los derechos individuales y colectivos. Por esta razn que se ha desarrollado la propuesta de un programa de gestin

documental para SAVVO lnea femenina, ya que siendo una empresa de 80 empleados proyectada a un alto crecimiento industrial tanto nacional como internacional, va ser generadora de sin fin de informacin y por esta razn debe de estar muy bien administrada, ya que esta es la herramienta ms valiosa que debe poseer una entidad. SAVVO lnea femenina en su programa de gestin documental estar compuesto por una breve conceptualizacin para que sus directivos entiendan la gran importancia de este para el buen funcionamiento de la empresa y las implicaciones legales que este tendr en la organizacin, adems se detallara en cada uno de sus procesos el funcionamiento de la informacin en sus diferentes soportes y cual o cuales seran los ms indicados para la entidad y la manera correcta del tratamiento de esta desde su produccin hasta su disposicin final, teniendo en cuenta cada etapa del ciclo vital de los documentos. Todo esto se har con el fin de crear consciencia a todos aquellos productores de informacin que pertenezcan a la entidad, de que esta es la esencia o soporte que va a permitir conservar la memoria histrica de la entidad.

PRESENTACIN

Este proyecto ser presentado por un aprendiz del SENA de Copacabana en la tecnologa administracin documental con el fin de poner en prctica los conocimientos adquiridos en la etapa lectiva, donde se implementarn los procesos desde la produccin documental hasta la disposicin final de los documentos de la empresa de lnea femenina SAVVO. Con este proyecto se pretende no solo mostrar los conocimientos adquiridos sino tambin organizar el fondo documental de esta empresa por medio de un PGD donde con su implementacin se lograra normalizar y normatizar los procesos que contiene el programa permitiendo as una adecuada administracin en el ciclo vital de los documentos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

SAVVO es una empresa dedicada al diseo, produccin, comercializacin de ropa femenina, con los mejores estndares de calidad. Contamos con un grupo humano de madres cabezas de familia competentes, enfocadas a alcanzar los objetivos de la empresa y satisfacer a sus socios gestores y a la sociedad. La visin corporativa es ser reconocida en el mbito nacional e internacional como una empresa lder en la produccin y comercializacin de ropa femenina, garantizando productos de calidad, brindando mayor oportunidad de trabajo y apoyo a madres cabezas de familia y cumpliendo con las expectativas del cliente; siguiendo las bases del conocimiento, creatividad, carcter, calidad y compromiso. SAVVO por su gran mira hacia el futuro requiere de un programa de gestin documental tanto fsico como digital pues no solo es especialista en el diseo, produccin comercializacin de ropa femenina sino que desea crear su rea de administracin documental y por supuesto que este al orden y regida por todas las normas para tener confidencialidad seguridad y accesibilidad con los datos ms importantes de la empresa teniendo como garanta los derechos individuales y colectivos, adems normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preservan el cuidado del medio ambiente.

ASPECTOS GENERALES DE UN PGD

La gestin de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los aos 50 y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese pas, mediante legislacin, a mediados del Siglo XX. Su adopcin supuso una autntica revolucin en la teora y en la prctica archivstica, especialmente a partir de la formulacin del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el trnsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que deban ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histrico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflacin de papel en el seno de las administraciones y la bsqueda de la eficacia y la economa en la gestin de los asuntos pblicos y en relacin con el ciudadano; ante esta situacin comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. En Colombia, el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nacin, contempl el trmino Gestin de Documentos y desarroll el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestin documental, organizacin de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestin de documentos, valoracin documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminacin de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nacin de Colombia en su publicacin Gestin documental: bases para la elaboracin de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la implementacin de un programa de gestin documental. Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el tema de la gestin documental queda consignado en el Ttulo V, Artculos 21 al 26, en los que se establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin documental, se sealan los

procesos archivsticos, la formacin de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retencin, la reglamentacin de los documentos contables, notariales y otros y la obligacin de los inventarios documentales.

Se entiende por Gestin Documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documental esta debe estructurarse a partir de la normatividad archivstica vigente; este contempla situaciones tendientes a la simplificacin de trmites y racionalizacin de recursos.

COMPONENTES DE UN PGD

consideraciones bsicas de tipo administrativo, econmico y archivstico. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnstico y los requisitos previos al PGD. La adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. La formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos (archivo de gestin, central e histrico). Identificacin de los procesos de un programa de gestin documental y sus correspondientes flujos de informacin. La implementacin y seguimiento.

VENTAJAS QUE PRODUCE LA APLICACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL La aplicacin de un programa de gestin documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicacin y el manejo de la informacin adems que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. - Reduccin del tiempo de consulta de un documento en papel. - Reduccin del tiempo de consulta de documentos electrnicos. - Reduccin de los costes de archivado - Reduccin de la recuperacin de un documento. - Acceso concurrente a un documento. - Mejora de atencin a los clientes. - Reduccin de costes legales. - Reduccin de costes de acceso a la documentacin. - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestin documental especficos. - Incremento en la satisfaccin de los usuarios internos.

JUSTIFICACIN

Siendo SAVVO lnea femenina una pequea empresa del sector pblico y con visiones hacia un crecimiento organizacional, el volumen de documentos que esto conllevara hace la necesidad de implementar un programa de gestin documental el cual estar reglamentado bajo la ley 594 de 2000 que dicta disposiciones legales en el manejo de los archivos y sus procesos de gestin documental. El presente proyecto se har con el fin de concientizar a la entidad en este caso SAVVO lnea femenina, de la importancia que tiene el buen manejo de la informacin que se hara a travs de la propuesta de un PGD. Este describir el paso a paso de cada proceso para que as desde la produccin del documento se maneje un control en cuanto a su elaboracin, trmite y disposicin final regulando as el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Implementar un Programa de Gestin Documental resaltando la importancia del papel de los documentos y archivos de la administracin pblica para el funcionamiento de SAVVO con el fin de darle un buen uso a la informacin empezando desde su produccin hasta su conservacin final.

OBJETIVOS ESPECFICOS Definir el Programa de Gestin Documental (PGD), en trminos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de informacin, formatos establecidos y aplicables Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa procedimientos que orienten armnicamente el desarrollo de la entidad. . y los

Capacitacin y sensibilizacin para los responsables productores de la gestin documental Fomentar el PGD como tipo de reglamento o gua para as mantener el orden que se requiere en cuanto al manejo de la informacin.

CONCEPTUALIZACIN DE UN PGD

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

RECEPCIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documento lleguen a su destinatario.

TRMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adaptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisin resultante de la valoracin


en cualquier etapa del ciclo vital del documento

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

DEFINICIN E IMPORTANCIA Proceso archivstico sistemtico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin, trmite utilizacin y conservacin. El PGD debe asegurar la asignacin de recursos econmicos, humanos y fsicos que permitan el desarrollo armnico de las distintas fases archivsticas, con los criterios operativos del mismo. 1. La elaboracin de un programa de gestin documental debe tener unas consideraciones bsicas de tipo: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestin de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y la eficiencia de la administracin. Econmicos: Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin documental. Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. stos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. 2. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnostico y los requisitos previos al PDG Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera

efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin. Para realizar este diagnstico las entidades podrn retomar o actualizar los aspectos metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre la institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y de las tablas de valoracin documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso En industrias Haceb el diagnostico parte de la informacin que el personal pueda brindar acerca de los documentos generados desde la produccin, tramite hasta el destino final de la informacin contenida en cualquier tipo de soporte documental. Requisitos tcnicos: condiciones o instrumentos tcnicos previos tales como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos: Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la instancia territorial correspondiente, las tablas de retencin y/o las tablas de valoracin documental, segn sea el caso.

Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y dems normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formacin del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenacin y descripcin de los fondos de archivo, conservacin de documentos, adopcin de las normas tcnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participacin de la dependencia en los comits internos relacionados con la definicin de procesos y procedimientos, gestin de calidad, y comits de informtica, entre otros.

Requisitos administrativos: Es la

necesidad de integrar el programa de gestin

documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones: La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin. Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras y suministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.

En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental.

La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.

LA ADOPCIN E IMPLEMENTACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial que permite la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, stas, debern elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa de Gestin Documental, siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: PRIMERA ETAPA.: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta.

Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA: Aplicacin Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad. 17 Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental. La unidad de Archivo de la entidad establecer un cronograma de seguimiento para la

verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, la evaluara la Unidad de Archivo y aprobadas por el Comit de Archivo de la industria.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se Determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se Desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del Documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. PRODUCCIN

2.RECEPCIN

8.DISPOSICIN FINAL

3.DISTRIBUCIN

PROCESOS DE UN PGD

7.CONSERVACIN

4. TRMITE 5.ORGANIZACIN

6.CONSULTA

1. PRODUCCIN DOCUMENTAL: Generacin de documentos de las instituciones en cumpliento de sus funciones. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada

entidad o dependencia. Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas

magnticas,CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa. 2. Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental 2. RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de

documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. En la recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control. 2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o

destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s),

Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones

reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. informacin. Acuerdo 060 de 2001. Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales. La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Utilizacin del correo para el envo de

Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

4. TRAMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica.Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos

fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas

respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto. 5.ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas correccionales. multas se reputan penas

Artculo

337.

El

Gobierno,

en

los

asuntos

nacionales,

las

Asambleas

Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones. Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD. Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen Documental y se desarrollan los

funciones pblicas, se regula el Inventario nico

artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica. NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de: 1.Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin ysubseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos

documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin. 3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos. La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Actividades: Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

6.CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 20. Artculo 27. Artculo 74. Artculo 112 Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315 ART. 316. ART. 320 Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. Las actividades bsicas en esta fase son: 1. Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta. 2. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos. 3.Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin. 7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 8. Artculo 95.Artculo 251

Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981.Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y Transferencia ilegal de bienes culturales. LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos. Artculo 23. Valoracin documental Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental .Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes. 8. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Artculo 70. Artculo 71. Artculo 72. Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Ley 39 de 1981.Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional Ley 80 de 1993. Artculo 39. Decreto 2527 de 1950 Decreto 3354 de 1954. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros. Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artculo 23. Valoracin documental. .Artculo 25. Eliminacin de documentos Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin. NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238. Micrografa: microfilmacin de series: Procedimientos de operacin. Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.

1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.) Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos. 2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente. Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio

4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PDG En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades Debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia La unidad de correspondencia de SAVVO lnea femenina recibir de manera centralizada y normalizada los procesos de recepcin, distribucin y el control del trmite, dicha lnea femenina deber contar con el personal altamente capacitado en cuanto a los criterios archivsticos y la calidad del servicio al usuario, adems se debern manejar los servicios de mensajera interna y externa que permitan la normalizacin de los procesos de envo y despacho de las comunicaciones de manera oportuna, facilitando as los tiempos de respuesta. En la unidad de correspondencia de SAVVO lnea femenina se desarrollaran los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Recepcin, Distribucin, Trmite,

Conservacin y Consulta de documentos.

CLASIFICACIN DEL ARCHIVO SEGN SU CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Teniendo en cuenta que los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIN Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta Administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados y estn bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es ms conocido como archivo de oficina. ARCHIVO CENTRAL Segunda fase en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. En SAVVO ,lnea femenina el archivo recibir trasferencias primarias diariamente y de inmediato se le realizar el proceso de escaneo y digitalizacin, con el fin de minimizar los fondos acumulados. Esta informacin estar activa para continuar su trmite y la consulta se har a travs del sistema por medio de un software especializado, teniendo en cuenta las restricciones de acuerdo al nivel de confidencialidad que requiera, quien y para que la necesita.

ARCHIVO HISTRICO

Es la Disposicin y organizacin final de la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que requiere conservarse permanentemente, por valor cultural y patrimonio histrico.

En el mundo tecnolgico que da a da se esta desenvolviendo el comit de archivo creado previamente por un representante de cada dependencia ser aquel quien decidir la disposicin final de los documentos segn los valores que posea por lo tanto dicho comit tendr la tarea de la digitalizacin del documento para conservacin; la cual ser tanto fsica como digital. su continua

DIAGRAMAS DE FLUJO DE INFORMACIN DE LOS PREOCESOS DE PDG PRODUCCIN DOCUMENTAL


Inicio

La dependencia identifica la necesidad de crear el documento

Conoce la normatividad para su elaboracin

NO

SI Se procede a los medios de elaboracin, tipo de soporte, registro entre otros

La dependencia procede a la realizacin, impresin y conservacin .

Se organiza la unidad de conservacin que esta bien rotulada para la trasferencia documental.

Fin

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Inicio

Se recibe las comunicaciones y se verifica la procedencia

Realiza la apertura y verificacin y revisin del contenido NO Correspondencia SI Se determina su direccionamiento y se SI imprime el rotulo de radicacin Se realiza la correccin y regresa a la empresa Se devuelve con las correcciones pertinentes

No se radican las comunicaciones de carcter informativo, libros, revistas, invitaciones entre otros

Se consignan los datos ms significativos e informacin adicional si lo requiere en la planilla de correspondencia externa recibida

Se clasifican las comunicaciones por dependencia para su distribucin.

Se diligencia la planilla de control de la correspondencia interna enviada para la distribucin del mensajero interno

Fin

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Inicio

La unidad de correspondencia genera planilla para la distribucin de los documentos a las dependencias correspondientes

Conocimiento de las dependencias de la empresa para la distribucion

Es competencia de la dependencia

NO

Se devuelve a la unidad de correspondencia para su redireccionamiento

Identificacin del medio de distribucin

NO Entrega personal

Se distribuye por medios tecnolgicos como: fax, correo electrnico entre otros.

Organizar los documentos y la ruta para una adecuada distribucin

Fin

TRAMITE DE DOCUMENTOS
Inicio

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia

NO
Amerita tramite

Se ubica el documento en la NO carpeta de la serie documental correspondiente

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el tramite. Amerita respuesta Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente

NO

SI
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta

SI
La solicitud es clara

NO

Se solicita ampliar o precisar la informacion

El funcionario competente hace acopio de la informacin necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisin

El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta

SI
La respuesta Es para una Dependencia

Aplica procedimiento para la distribucin de documentos internos

NO
Aplica procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos

Fin

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIN


Inicio

Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retencin documental y para ello utiliza las unidades de conservacin (cajas, carpetas).

Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y enva documentos para ser tramitados y archivados

Se organizan los archivos con base en las TRD?

NO

Las entidades deben implementar las Tablas de Retencin Documental

Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos sealados en las Tabla de Retencin Documental.

NO
Se aplica lo establecido en la TRD sobre retencin y disposicin final

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo sealado, adems se aplican directrices

La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin de las series correspondientes o preparar la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin

La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato nico de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias.

Fin

ARCHIVO CENTRAL
Inicio

se reciben de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservacin (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices y realiza el cotejo.

Se ubican los documentos de acuerdo con la estructura orgnica y conforme a las TRD.

Se adoptan los sistemas de ordenacin que permiten ubicar secciones, subsecciones series y subseries y velar por la correcta organizacin e instalacin de las unidades de conservacin y almacenamiento.

se aplica lo establecido en la TRD sobre retencin y disposicin final

NO

Se revisa la TRD y se da cumplimiento NO a lo sealado, adems se aplican directrices. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicacin de la retencin

Se aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin, la seleccin, la microfilmacin de las series correspondientes o preparar la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin

Se remite la transferencia secundaria al Archivo Histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de organizacin de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato nico de inventario documental.

Fin

ARCHIVO HISTORICO
Inicio

Se reciben las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneizacin) en las unidades de conservacin adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas

Se ubican los documentos de acuerdo con la estructura orgnica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organizacin

Se adoptan los sistemas de ordenacin que permitan la ubicacin de fondos, secciones, subsecciones, Series, subseries y velara por correcta organizacin e instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y almacenamiento.

Se procurara mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e Implementacin de servicios de archivo

Fin

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Inicio

Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento

NO
La informacin es competencia de la entidad

NO

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

SI

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

NO
La informacin solicitada tiene restricciones de consulta

NO

Se informa al usuario sobre la condicin de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la informacin, de ser necesario se disean e implementan servicios de archivo.

El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilizacin y reproduccin de los documentos

La Dependencia registra el prstamo en la planilla de pr tamo o en la base de datos, dejando constancias (testigos) en los espacios de los documentos prestados. Adems se hace el control de la devolucin

Fin

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Inicio

Se hace un anlisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestin, el Archivo Central y el Archivo Histrico, sobre la conservacin de documentos en sus diferentes soportes.

NO
Sabe como hacer el diagnstico

NO

La entidad explica metodologa expuesta en la publicacin del AGN Pautas para diagnstico integral de archivos

SI
a partir del diagnostico se disea el Sistema integrado de Conservacin

La Entidad hace la debida sealizacin y adecuacin de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilizacin en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestin, Central e Histrico.

Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas reas administrativas destinadas al Archivo de Gestin y las reas para procesos tcnicos y depsitos en el Archivo Central e Histrico

Se cuenta con unidades de conservacin

NO

La entidad suministra las unidades de conservacin en las condiciones establecidas en el Sistema Integrado de Conservacin

SI

La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservacin establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retencin, los formatos y los soportes

Se aplica el Sistema Integrado de Conservacin y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos

Fin

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Inicio

Cada dependencia de la entidad con el aval del comit de archivo identifica y determina la disposicin final de las series y subseries docume ntales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoracin documental

La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central

Se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos

SI SI

El Archivo Central adopta la tcnica de microfilmacin y/o digitalizacin, en los trminos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.

NO

El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries

El Archivo Central hace la revisin de las series y subseries

Se requiere hacer seleccin documental

SI SI

Se realiza la valoracin correspondiente, en los trminos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad

NO

El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores Secundarios al Archivo Histrico

Fin

PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS

INICIO

El archivo central recibe de una dependencia o una entidad, los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las unidades de conservacin y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas

El archivo central verifica los procesos tcnicos de la organizacin de los fondos acumulados

Se adoptaran los sistemas de ordenacin que permiten la ubicacin de las unidades documentales y velara por la correcta organizacin e instalacin de las reas de depsito unidades de conservacin y almacenamiento

La recuperacin de los documentos es facil SI

NO

El Archivo Central mejorar el instrumento de consulta elaborado por la dependencia o entidad remitente

El archivo central propender por mantener disponibles los documentos y el inventario para efectos de consulta y actualizacin.

El Archivo Central aplica lo establecido en la TVD sobre el tiempo y disposicin final retencin ydisposicin fina

NO NO

Se revisa la TVD y se da cumplimiento a lo sealado, adems se aplican directrices. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicacin de la retencin.

SI
FIN

IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO Para el proceso de implementacin de los objetivos propuestos se proceder a ejecutar cada uno de los procesos archivsticos en el rea de administracin documental en la empresa SAVVO lnea femenina, especialmente fomentando el PGD como tipo de reglamento o gua para as mantener el orden que se requiere en cuanto al manejo de la informacin tanto fsico como digital para los productores de esta rea Para este proyecto se deber a crear desde cero ya que la empresa SAVVO no cuenta con una rea o lugar especifico para el archivo como tampoco tienen los lineamientos ni el personal apto para hacerlo. Se enfoco como si ya estuviera el lugar de archivo y se cre un cuadro de tiempos y movimientos, donde se tomo la decisin de implementar con dos tecnlogos en administracin documental el proceso de digitacin e indexacin de los documentos y se contara con un auxiliar por cada actividad del proceso. Como se iniciara apenas con el proceso documental se realizo un diagnostico de lo que hay en produccin documental actualmente en la entidad empezando por talento humano en donde se encuentran la 80 historias laborales de los empleados para as darle un buen uso a los documentos ya producidos y los prximos a elaborar hasta su conservacin final.

Por primera instancia se realizo un promedio de lo que serian los costos en materias primas y se obtuvo el siguiente:
MATERIA PRIMA Carpetas x 50 cajas X200 ganchos legajadores plast. x100 cosedoras perforadoras papel de impresin guantes x50 Tapabocas x50 Lpices x10 UNIDAD DE COMPRA 4 50 2 3 3 5 2 2 1 COSTO POR UNIDAD 4500 COSTO 22500

3600 3200 4000 7000 25000 22000 5800

7200 9600 12000 35000 50000 44000 5800

Borradores x 50 Sacapuntas x 50 rotulos radicadores COSTOS TOTALES MANO DE OBRA tecnologo TOTAL

1 1 3

3100 2900 12000

3100 2900 36000

2 1250.000

2500.000 2728.100

Es un promedio regular adems no se tuvo en cuenta el diagnostico de archivadores y dems dotaciones para el rea de archivo, ni el resto de auxiliares que se necesitaran para los procesos. La digitalizacin es la tcnica que permite la reproduccin de la informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, microfilm, CD y otros) que solo puede ser leda o interpretada por computador. Para el proceso de digitalizacin se tendr en cuenta lo siguiente: 1. Seleccin documental, preparacin de documentos y nmero de documentos digitalizados. 2. Parmetros de digitalizacin son la resolucin de imgenes, nmero de niveles de grises y calidad de imagen en s. 3. Sistemas de digitalizacin son los procesos de captura de imgenes, especificaciones de scanner y software para el proceso de gestin documental. 4. Formato y compresin de imgenes. 5. Sistemas de consulta, bsqueda y recuperacin automatizada (normas ISAD-G), consulta digital de imgenes, gestin del usuario, registro, impresiones. 6. Acceso de informacin para el usuario e interfaces. 7. Aspectos informativos del original. 8. Sistemas de reproduccin de las imgenes (discos pticos, DVD, CD-ROM, discos duros, servidores).

9. Sistemas de seguridad informtica.Dentro del proceso de la digitalizacin surge un subproceso que es la clasificacin y anlisis para el almacenamiento virtual dentro del sistema llamado indexacin, para as poder recuperar la informacin de la manera adecuada. Para realizar este proceso, se deben cumplir dos pasos previos: Verificar que la informacin se encuentra organizada de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental. Alistar la documentacin: Este proceso consiste en preparar los documentos para que puedan ser digitalizados rpidamente, retirando todos los clips, ganchos de cosedora, sujetadores que no formen parte del documento, verificar que los documentos no estn doblados, agrupar documentos en tamaos iguales (carta, media carta, oficio, etc.), agrupar los documentos que contengan informacin por una y por ambas caras. Finalizada la digitalizacin de todos los documentos, el encargado de la indexacin procede a ingresarlos al software de digitalizacin y recuperacin de imgenes.

GLOSARIO A ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la institucin. Forma de pronunciamiento de los rganos de gobierno. ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS: Son todas aquellas operaciones administrativas, tcnicas y operativas, relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, valoracin, preservacin y servicio del archivo producido por una institucin; o de los fondos documentales que se encuentren bajo su custodia. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIN: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. ARCHIVO HISTRICO: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo y del Comit Evaluador de Documentos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin la ciencia y la cultura. ASUNTO: tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. C CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. COMIT DE ARCHIVO: Grupo asesor de alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. COMUNICACIN: Documento informativo de inters pblico para determinada comunidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Consiste en seleccionar los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o su eliminacin. DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. DOCUMENTO HISTRICO: Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. E ELIMINACION: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

F FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Tambin hace relacin al nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto o revista. G GESTIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases identificacin, valoracin y transferencia. Por tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros los siguientes: Cuadro de Clasificacin, Tabla de Retencin, Relaciones de Transferencias, Relaciones y Actas de documentos para eliminacin, Relacin de documentos microfilmados. INVENTARIO: Es un instrumento que describe de manera sistemtica y detallada la relacin de unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar. M MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. MEMORANDO: Comunicacin interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir informacin, orientacin, pautas y recordatorios que agilicen la gestin institucional. N NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia. Documento que lo informa.

OFICIO: Documento externo de carcter oficial. Escrito utilizado para establecer comunicacin con entidades externas. Internamente pueden sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carcter especfico de inters interno o externo. ORDENACIN: Operacin de unir elementos o unidades de un conjunto relacionndolos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. ORDENACIN DOCUMENTAL: Est relacionada con la ubicacin fsica consecutiva de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado; lo mismo que la ubicacin de las piezas documentales dentro de un expediente, en atencin al principio de orden natural en que fueron producidos. ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. P PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL: Conservacin de los documentos dentro del expediente, serie, seccin y fondo al que naturalmente pertenecen y en el orden en que fueron producidos o recibidos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Est relacionado con el principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. PRODUCCIN DOCUMENTAL: Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. R REGLAMENTO DE ARCHIVO: Son los lineamientos generales, administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de la ley.

REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento. REPROGRAFIA: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fototcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm. RESOLUCIN: Forma de pronunciamiento de los rganos de gobierno y de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a travs de una decisin dada por un supervisor o un grupo. RETENCION DE DOCUMENTOS: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestin o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retencin Documental. S SECCION: Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional de la entidad productora. SELECCIN DOCUMENTAL: Procesos mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, etc. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

T TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de ste al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. U UNIDAD DE CONSERVACIN: Elemento que contiene en forma adecuada un conjunto de documentos. Pueden ser por ejemplo: Carpeta, caja, estante, depsito. V VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE: Es la utilidad que tienen los documentos para el soporte de las cuentas, registros de ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad. VALOR FISCAL: Es la utilidad que tienen los documentos para el tesoro o la hacienda pblica. VALOR HISTRICO: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Dicho valor, surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que conservan este valor son de conservacin permanente. VALORACIN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo

BIBLIOGRAFA

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/comunicacion/tesis277.pdf

ANEXOS ANEXO 1: PRODUCCIN DOCUMENTAL 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 1.1.1 NOTA INTERNA No. 001 FECHA: ___________________________________ _____________________________ PARA: ___________________________________ _____________________________ DE: ___________________________________ _____________________________ URGENTE ___ ENVIAR PARA SU PROYECTO DE INFORMACIN ___ RESPUESTA ___ FAVOR DAR DAR RESPUESTA Y CONCEPTO ___ ENVIAR COPIA ___ INFORMAR POR FAVOR TRAMITAR ESCRITO ___ ___ ENCARGARSE DEL ARCHIVAR ___ ASUNTO ___ ENTERARSE Y OTRO: DEVOLVER ___ ________________ DILIGENCIAR Y ___________ DEVOLVER ___ OBSERVACIONES: ___________________________________ ____________ ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________

1.1.2. MEMORANDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------MEMORANDO ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlnea ) Ciudad, fecha ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ( 1 interlnea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ( 1 interlnea ) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida --------------------------------------------------------------------- ( 4 interlneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlnea ) Datos del transcriptor

1.1.3. CIRCULAR Espacio para logotipo (slo para circular externa)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (encabezado slo para circular interna)

----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CIRCULAR N_____ ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CDIGO DEPENDENCIA-Nmero de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha ser colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ ( 2 interlneas ) -----------------DESTINATARIOS ------------------ ( 2 interlneas ) -----------------Asunto: (Sntesis del tema de la Circular) ----------------------------------- (3 interlneas) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. .......... ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida ---------------------------------------------------- ( 3 interlneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor

1.1.4 ACTA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ------------------ (1 interlnea) TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN ------------------ (1 interlnea) ACTA No. XX ----------------------------------- (3 interlneas) -----------------FECHA: (Ciudad, da mes ao) ------------------ (1 interlnea) HORA : ------------------ (1 interlnea) LUGAR: (Sitio donde se realiz la reunin) ----------------------------------- ( 2 interlneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) ORDEN DEL DA: ------------------ (1 interlnea) 1o. Verificacin de Qurum 2o. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior. 3o. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ----------------------------------- (2 interlneas) DESARROLLO:

------------------ (1 interlnea) 1o. Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin. ------------------ (1 interlnea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlnea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retencin Documental y al respecto .................. ................................ ................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . ................. ----------------------------------- ( 2 interlneas) CONVOCATORIA : --------------------------------------------------------------------- (4 interlneas) FIRMAS Autgrafo Autgrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ----------------------------------- (2 interlneas) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)

1.1.5. CARTAS (Cd. Dependencia)-(Cd. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ ( 1 interlnea ) Ciudad ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------Seor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Segn el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominacin o Razn Social de la Entidad Direccin Domicilio ------------------ ( 2 interlneas ) -----------------Asunto: (opcional) ----------------------------------- ( 2 interlneas) Saludo (expresin opcional) Ej. Cordial saludo seor Forero: ------------------ ( 1 interlnea) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida, ---------------------------------------------------- ( 4 interlneas ) -----------------NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlnea ) Datos del transcriptor

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