3 UNIDAD Actividades de auditora

Luis Omonte Peailillo AUDITORA DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD

Realizacin de las actividades de auditora in situ

Se identifican los siguientes aspectos:

Reunin inicial o de apertura Comunicacin durante la auditora Papel y responsabilidades de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Reunin final o de cierre

Realizacin de las actividades de auditora in situ

Reunin de apertura
El propsito de una reunin de apertura es:

a) presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus funciones; b) confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora; c) confirmacin del horario, la fecha y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia y cualquier cambio de ltima hora; d) mtodos y procedimientos que se utilizarn;

Reunin de apertura
e) aclaracin al auditado de que las evidencias de la auditora slo se basarn en una muestra de la informacin disponible y de que, por tanto, existe un elemento de incertidumbre en la auditora;

f)

confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado;

g) confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la misma; h) confirmacin de que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor estn disponibles;

Reunin de apertura
i) confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; confirmacin de los procedimientos pertinentes de proteccin laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor;

j)

k) confirmacin de la disponibilidad, las funciones y la identidad de los guas; l) mtodo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las no conformidades;

Reunin de apertura
m) informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada; y n) informacin acerca de cualquier sistema de apelacin sobre la realizacin o las conclusiones de la auditora.

Realizacin de las actividades de auditora in situ

Comunicacin durante la auditoria
Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditora, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la comunicacin entre el equipo auditor y con el auditado. Los miembros del equipo auditor deberan consultarse peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar las tareas segn sea necesario

Comunicacin durante la auditoria

El lder del equipo auditor debera comunicar peridicamente los progresos de la auditoria y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditora. Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y significativo deberan comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditora.

Comunicacin durante la auditoria

Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la misma no son alcanzables, el lder del equipo auditor debera informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditora in situ progresan.

Realizacin de las actividades de auditora in situ

Papel y responsabilidades de los guas y observadores
Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo. No deberan influir ni interferir en la realizacin de la auditoria. Cuando el auditado designe guas, stos deberan asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el lder del equipo auditor.

Papel y responsabilidades de los guas y observadores

Sus responsabilidades pueden incluir las siguientes: a) establecer los contactos y horarios para las entrevistas; b) acordar las visitas a partes especficas de las instalaciones o de la organizacin; c) asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la proteccin y la seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor; d) ser testigos de la auditora en nombre del auditado; y e) proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la informacin.

Realizacin de las actividades de auditora in situ

Recopilacin y verificacin de la informacin
Debera recopilarse la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. La evidencia de la auditora debera ser registrada.

Evidencia de la auditora registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Recopilacin y verificacin de la informacin

La evidencia de la auditora se basa en muestras de la informacin disponible. Por tanto, hay un cierto grado de incertidumbre en la auditora, y aqullos que actan sobre las conclusiones de la auditora deberan ser conscientes de esta incertidumbre.

Fuentes de informacin
Las fuentes de informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditoria y pueden incluir:

a) entrevistas con empleados y con otras personas; b) observacin de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes; c) documentos, tales como poltica, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;

Fuentes de informacin
d) registros, tales como registros de inspeccin, actas de reunin, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones; e) resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo; f) informacin sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medicin;

g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin del cliente, otra informacin pertinente de partes externas y la calificacin de los proveedores; y h) bases de datos informticas y sitios de Internet.

Entrevistas de Auditora

1. 2. 3. 4.

Confirmar aspectos bsicos Identificar el proceso Buscar evidencia objetiva - comprobacin Cierre

Realizacin de Entrevistas - Recomendaciones

Para comenzar: Presentarse Intentar romper el hielo Explicar el objeto y uso de la informacin Para su desarrollo: Puede iniciarse pidiendo a la persona que describa su trabajo Hacer una sola pregunta a la vez Preguntas simples Utilizar lenguaje simple Hacer preguntas que animen a participar (abiertas) Ir de lo general a lo concreto Recoger informacin detallada (toma de apuntes)

Realizacin de Entrevistas - Recomendaciones

Mantenerse tranquilo, corts y receptivo Mantener una voz amigable No juzgar ni sacar conclusiones precipitadas Esperar el turno de intervencin No aconsejar Evitar interrupciones externas a la entrevista Huir de discusiones que no aporten nada Actitudes que debe evitar el Auditor Entrar en debate con la persona entrevistada Forzar la reunin cuando la persona no est totalmente disponible Ser sarcstico

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Tcticas del auditado

Prdida de tiempo Manejo del auditor Situaciones inesperadas Prueba el carcter del auditor Respuestas limitadas

Entrevistas de Auditora Confirmar aspectos bsicos

Quin es el auditado?. Nombre, Cargo. Cmo se encuentra definido el proceso, actividades bajo su control y responsabilidad. Documentacin requerida para asegurar la efectiva planificacin, operacin y control del proceso.

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Entrevistas de Auditora Identificar el proceso

Determinar: Cuales son las entradas salidas- actividades Cual es la legislacin aplicable Responsable personas involucradas Controles: Calidad Liberacin Documentacin Criterios de aceptacin aplicables Documentos en uso y registros que se generan

Entrevistas de Auditora Buscar evidencia objetiva Comprobacin

Control de Proceso verificar:
Identificacin del proceso Entradas del proceso Controles del proceso: responsables, documentos, control de calidad, liberacin, producto no conforme, registros Soporte: capacitacin, instrumentos, infraestructura y ambiente de trabajo Monitoreo y medicin del proceso y producto

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Entrevistas de Auditora Buscar evidencia objetiva Comprobacin

Revisin de documentos verificar:
Que los documentos disponibles corresponden a los de la lista de distribucin y cumplen con procedimiento de control de documentos. Que el proceso se planifique, controle y mida su efectividad segn lo declarado en el sistema. Cada espacio de los registros es completado, firmado y fechado segn se requiera. Registros se mantienen segn procedimiento de control de registros.

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Entrevistas de Auditora Cierre

Concluir la entrevista Indicando y explicando las desviaciones encontradas. Estableciendo que las desviaciones detectadas pueden significar la definicin de una no conformidad, que ser informada en la reunin final de auditora.

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Elementos a considerar al evaluar un proceso

Personal Equipos Materiales (materias primas, producto) Ambiente (condiciones de trabajo, almacenamiento, etc.) Informacin

Resumen de la Evaluacin
Seguir el plan de auditora y las listas de verificacin Realizar entrevistas, revisar registros, observar las operaciones Considerar el impacto de las observaciones (hallazgos) Ajustar la auditora a las condiciones existentes Mantener objetividad Separar hechos de conjeturas Mantener informado al auditado Evitar juicios de valor Realizar entrevistas en un ambiente adecuado

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Generacin de hallazgos de la auditora

Verificacin de los criterios de auditora Verificar cumplimiento con la norma Verificar cumplimiento con procedimientos y si stos son adecuados. Verificar los conocimiento del SGC

Deficiencias comunes
Inspecciones y ensayos no documentadas No cumplimiento de procedimientos Documentos no controlados Documentos no disponibles Documentos obsoletos Calibraciones vencidas

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Descripcin de Hallazgos de la Auditora

Repasar el hallazgo Describir la situacin Ejemplificar la evidencia objetiva Resumir el requisito

Se deber revisar la evidencia recopilada, a fin de determinar dnde el SGC no se ajusta a los requisitos especificados.

No conformidad es: NO CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESPECIFICADOS

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Tratamiento de los Hallazgos de la Auditora

Si existe una: NO CONFORMIDAD, emitir un Informe de no Conformidad OBSERVACION, emitir un Reporte de Observaciones

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 Cmo determinar la No Conformidades ? No cumplimiento de los requisitos especificados

Ausencia o falla total de un procedimiento o un requisito normativo Existencia de varias faltas menores Riesgo de que la situacin detectada dae al producto/servicio, afecte el ambiente o la seguridad.

Puede existir un error de diseo del sistema o de implantacin 33

Cmo redactar No Conformidades ?

Expresar slo hechos validados objetivamente Referirse al punto de la norma Descripcin breve Utilizar la terminologa de la empresa Evitar mensajes contradictorios No expresar opiniones No exponer soluciones

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Una no conformidad bien documentada tendr tres partes:

El problema (reportar lo que est mal). El rea (donde est lo que est mal). El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad estn bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podr ser capaz de leer y entender la no conformidad.

Ejemplo En la oficina de un Gerente de Calidad, el auditor pidi ver la planificacin de auditoras internas. Este mostr que los diez departamentos eran auditados cada seis meses. El auditor pregunt cmo se haba decidido esta frecuencia de auditoras. El director dijo que cuando se estableci el sistema, hace tres aos, se defini este intervalo en el manual de calidad y desde entonces se haba mantenido. El auditor pidi ver el registro de las Solicitudes de Accin Correctivas (SAC's). En ste figuraban 100 SAC relativas a las ltimas auditoras realizadas. De stas, 75 eran del Departamento de Ventas, el resto se repartan entre otros 5 departamentos y en 4 no haban surgido SAC's. El Departamento de Ventas es quien realizaba todas las actividades de revisin de contrato.

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AUDITORA INTERNA DE CALIDAD SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA --|-REPORTE DE OBSERVACIONES ----Area Revisada: Aseguramiento de Calidad Norma ISO 9001:2008 Clusula: 8.2.2 Descripcin: La programacin de las A. I. no se realiza de acuerdo al estado e importancia del rea, contraviniendo lo establecido en la clusula 8.2.2. Las A. I. se programan cada 6 meses, sin considerar que el Area de Ventas tiene 75 NC en las ltimas auditoras.

Auditor : GMP

Fecha: 16/07/2001

Firma:

Al Declarar una No Conformidad se deber:

Verificar que es correcta Verificar que est completa Verificar que se comprende Verificar que es concisa

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 Qu incluyen las Observaciones ?

Son el valor agregado de la auditora y pueden considerar:

Situaciones a mejorar pero que todava no son una No Conformidad. Situaciones que pueden derivar en una No Conformidad. Sugerencias para la accin (auditora interna solamente).

Preparacin de las conclusiones de la auditora - Reunin privada de auditores

Estudio de notas y comparacin con las de otros auditores Repaso de la lista de verificacin Lista de hallazgos Decisin si es NO CONFORMIDAD u OBSERVACION Redaccin.

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Reunin Final o de Cierre

Agradecimientos Objetivo y alcance de la Auditora Actividades auditadas Declaracin de No Conformidades Resumen de la auditora Aclaracin de dudas Acciones a seguir Despedida

Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora

Objetivos y alcance Detalles del plan de auditora (equipo, reas, etc.) Descripcin de los resultados Declaracin de No conformidades Documentos utilizados (referencias) Conclusiones (incluir observaciones) Aprobado y distribuido segn procedimiento de auditora interna

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Tcnicas para realizar una auditora exitosa

PREGUNTAS ABIERTAS (cmo, mustreme, cul, de dnde, etc.) Beneficios

Entregan una amplia gama de respuestas Entrega informacin sin generar conflictos El auditado entrega su punto de vista Entregan informacin adicional La conversacin puede desviarse del tema central Se puede recibir informacin innecesaria

Desventajas

Tcnicas para realizar una auditora exitosa

PREGUNTAS CERRADAS Y DIRECTAS Beneficios

Entrega al auditado una idea de lo que se desea saber Elimina y reduce dudas sobre la respuesta que se solicita Entregan informacin especfica sobre un tema Auditado se puede sentir interrogado Las respuestas pueden ser muy breves y a menudo se requerir de otra pregunta

Desventajas

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Tcnicas para realizar una auditora exitosa

PREGUNTAS DE ESCLARECIMIENTO O REFLEXIVAS (Qu quiere decir?, Deme algunos ejemplos, Cunteme sobre el tema) Beneficios

Logran que el auditado entrega informacin completa Aclaran determinados temas Permiten que se entienda el significado de lo expresado Si se utilizan mucho, da la sensacin que no se est escuchando Pueden consumir mucho tiempo

Desventajas

Tcnicas para realizar una auditora exitosa

PREGUNTAS QUE SUGIEREN UNA RESPUESTA (preguntas gua) Ejemplos

No est de acuerdo en que ha olvidado la fecha de entrega por la falta de una inspeccin adecuada? Usted siempre trata de completar sus informes de auditora dentro de los tres das, verdad?

PREGUNTAS ANTAGNICAS (ponen al auditado a la defensiva) Ejemplos

Es cierto que otra vez ha fallado la entrega de la pintura a Ford?

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Principios del Oyente Activo

Dejar de hablar - No podr escuchar si est hablando No temer al silencio - Hay que dejar que el auditado tome su tiempo en responder Eliminar las distracciones - No dar golpecitos con el lpiz Tratar de formular preguntas abiertas - Utilice la proporcin 20/80. 20% del tiempo habla el auditor

Principios del Oyente Activo

Ser coherente - Prestar atencin al auditado Lenguaje corporal: asentir inclinando la cabeza, brazos abiertos y no cruzados, conservar la misma altura. Lenguaje verbal: Ya entiendo, es as. Reflexionar

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