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3. LAS CUENTAS Y LA PARTIDA DOBLE 3.1 Las Cuentas Contables.

- cuenta en contabilidad es el resultado de seleccionar y clasificar conjuntamente todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negocio. Se consideran tambin como el ttulo genrico que se da a un grupo homogneo de bienes valores o servicios el mismo que se mantendr invariable durante el periodo contable. En toda compaa es necesario elaborar un plan de cuentas, sobre las cuales se registraran las transacciones. Este plan contempla todas las cuentas que integran la contabilidad. 3.2 Las Partes de una Cuenta.- La cuentas estn compuestas de las siguientes partes: DB. DEBITO, DEBE, INGRESOS o RECIBIDOS DEBITO, en l se registran todos los ingresos o bienes, valores o servicios recibidos por la empresa. CR. CRDITO, HABER, EGRESOS, o ENTREGADO CRDITO, en l se registran todos los egresos de bienes, valores y servicios entregados por la empresa. SD. SALDO, BALANCE o DIFERENCIA SALDO, es la diferencia entre (DEBITO Y CRDITO). Este puede ser deudor o acreedor dependiendo de si es a favor o en contra. Cuando la suma del debe es mayor se dir que es un saldo deudor Ej. DEBE 5,000.00 HABER 2,000.00

SALDO DEUDOR En cambio cuando la suma de haber es mayor que la del debe, el saldo ser acreedor. DEBE HABER

3.3

4,000.00 9,000.00 SALDO ACREEDOR CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS.-las cuentas se clasifican

En: Cinco grupos bsicos siendo estas las siguientes: ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESOS, COSTOS O GASTOS

3.3.1 ACTIVO.- La Cuenta de Activo se le define como el conjunto de Valores, bienes y recursos, que posee la empresa en trminos monetarios, ante el cual tiene derecho de uso. Estos activos se pueden dividir en: Activo Corrientes o Circulante. Activos No Corrientes, Fijos, o Propiedad Planta y Equipo. 3.3.1.1 ACTIVO CORRIENTE.- es el que expresa la posibilidad de convertibilidad, movilidad, o transformacin en dinero en efectivo. Dependiendo de la mayor o menor facilidad para convertirse en dinero (liquido). Y se subdividen: Activos Disponibles (Caja Bancos inversiones inmediatas) Activos Exigibles (Ctas por Cobrar, Valores Pagados por Anticipado) Activos Realizables (Materias primas, Productos en Proceso, Productos Terminados) 3.3.1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES.- es la propiedad, la planta y equipo que se constituyen en bienes tangibles pertenecientes a la empresa y destinados a ser utilizados en sus actividades operacionales regulares y no para venderse a su vez se dividen en: Activos Tangibles: son los que se pueden tocar: Depreciables Son los que tiene uso y por lo tanto se producen desgaste. Ejemplo. (Edificios, Muebles y enseres, Equipo de Oficina, Maquinaria, Vehculos) No Depreciables Son los bienes que no sufren desgaste, ms bien pueden optar por la revalorizacin. Ejemplo. (Terrenos, construcciones en curso)

Activos Intangibles: son los que no se pueden tocar:

Otros Activos

(Patentes Marcas) (Gastos de Constitucin, de Implementacin)

La sumatoria de todos los activos propuestos, da como resultado: EL TOTAL DE ACTIVOS DE LA EMPRESA. 3.3.2 PASIVO.- estn integrados por las deudas y obligaciones que tiene el empresario frente a terceras personas (naturales o jurdicas). El pasivo nos indica la procedencia de fondos de empresa, por quien y porque concepto se ha puesto a disposicin. Se dividen en: Pasivos corrientes o a (corto plazo) Pasivos no corrientes (largo plazo) Pasivos diferidos o de orden (Cta. por pagar. Doc por Pagar) (Hipotecas por pagar) (Ingresos recibidos por anticipado)

3.3.3 PATRIMONIO O CAPITAL.- Representa la aportacin inicial del propietario al negocio (capital inicial) modificada por las variaciones de aumento o disminucin que el propio negocio ha producido. Considerando que el negocio es una personalidad distinta del propietario, el patrimonio representa la deuda que el negocio tiene para con el propietario. El patrimonio est conformado por las siguientes cuentas: Aportables Capital Suscrito, Capital Pagado Reservas Reservas acumuladas, reservas legal, facultativa Resultados: Utilidad / Perdida de ejercicios anteriores, utilidad / perdida del ejercicio actual 3.3.3.1 DESCRIPCIN DE ALGUNAS CUENTAS: CAJA: Representa los valores en efectivo, se DEBITA por ingresos recibidos y se acredita por la salida del mismo. BANCOS.- se constituyen los valores que estn depositados en una cuenta bancaria, se DEBITA por los depsitos recibidos y se ACREDITA por la emisin de cheques o retiros. CUENTAS POR COBRAR.- esta cuenta est formada por las deudas de terceros (clientes) con la empresa, de carcter verbal, se DEBITA por las ventas a crdito, y se ACREDITA por la cobranza.

DOCUMENTOS POR COBRAR.- son los documentos recibidos por las transacciones realizadas, para ser cobradas a un futuro y son de manera escrita. Letras de Cambio Pagares Cheques. etc. Se DEBITA por las ventas y se ACREDITA por la efectivizacin de los documentos. INVENTARIOS O MERCADERAS.- estn formados por los bienes de propiedad de la empresa, destinados para la venta. MUEBLES Y ENSERES. Est constituido por los mobiliarios, de la empresa, siendo estos los escritorios sillas mesas etc. EQUIPO DE OFICINA.- Esta representado por todos los equipos de carcter electrnico, como son las computadoras, Calculadoras, mquinas de escribir etc. EDIFICIOS.- Se registra el valor de lo edificios, de DEBITA por la compra y se ACREDITA por la venta, baja o donaciones. TERRENOS.- En esta cuenta se registra el valor de los terrenos, se DEBITA por la compra, y se ACREDITA por la ventas o donaciones. CUENTAS POR PAGAR.- son las cuentas que la empresa tiene pendiente de pagar, con otras personas o instituciones, se DEBITA con el pago de las obligaciones y se ACREDITA con la concesin del crdito. DOCUMENTOS POR PAGAR.- En cambio son las obligaciones con terceros respaldados de documentos. Se DEBITA con la cancelacin de las obligaciones y se ACREDITA cuando adquirimos las deudas. HIPOTECAS POR PAGAR.- Son deudas a largo plazo que estn respaldadas con bienes de la empresa, se DEBITAN cuando se cancelan los dividendos o cuotas y se ACREDITAN cuando se recibe los crditos, o aumentos de capital. CAPITAL.- esta es la cuenta en la que se registra el aporte inicial de los dueos, tambin se registran los incrementos o disminuciones del capital, se DEBITAN por la disminucin y se ACREDITAN por el aumento. 3.3.4. INGRESOS.- Representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto en efectivo o crdito, Los ingresos se consideran como ganancia en el momento en que se presta el servicio o vende un producto. Ej. Ventas, comisiones, intereses, honorarios, arriendos etc. 3.3.5 LOS COSTOS O GASTOS.- comprenden activos que han usado, consumido, o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participacin del dueo del negocio. Ej. Los Gastos operativos como son agua, luz, telfono, sueldos, seguros entre otros.

3.4 LA PARTIDA DOBLE.- propone efectuar un registro en dos partidas diferentes que, contablemente la una ser DEUDORA y la otra ACREEDORA. El registro por partida doble se enuncia diciendo. NO EXISTE UN DEUDOR SIN QUE EXISTA UN ACREEDOR, O, VARIOS DEUDORES SIN QUE EXISTAN VARIOS ACREEDORES POR UN VALOR IGUAL. CUADRO EXPLICATIVO.

DEBE Cargar Adeudar Debitar

HABER Abonar Acreditar Descargar

ACTIVOS

CAPITAL / PASIVOS

D+

SALDOS DE CUENTAS DEUDORES ACREDORES

A -

PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE

La suma de los valores del DEBE

La suma de los valores del HABER

DEBEN SER IGUALES

4. EL PROCESO OPERATIVO DE LA CONTABILIDAD. Los pasos que integran el proceso operativo de la contabilidad serian lo siguientes:

TRANSACCIONES ASIENTOS DIARIOS MAYORIZACIN BALANCE DE COMPROBACIN REALIZACIN DE ESTADOS FINANCIEROS.

4.1 LA TRANSACCIN COMERCIAL.- son los intercambios de bienes, valores y servicios entre dos o ms personas. Para que un hecho se pueda registrar en el sistema de informacin contable, se debe expresar en trminos monetarios. Ejemplo: se compra mercaderas por $ 20,000.00 se paga al contado.

A LM A C E N

C A JA

IN G R E S A M E R C A D E R IA S

E G R E S A D IN E R O

PREGUNTA: Que se recibe? Mercaderas

PREGUNTA: Que se entrega? Dinero

DEBE

DIARIO GENERAL

HABER

FE C H A

C O D

C U E N TA S

D E B E

H A B E R

M E R C A D E R IA S a C A JA

2 0 ,0 0 0 .0 0 2 0 ,0 0 0 .0 0

c o m p r a d e m e r c a d e r ia s a l c o n ta d o

TO TA LE S

2 0 ,0 0 0 .0 0

2 0 ,0 0 0 .0 0

P R IN C IP IO

D E L A P A R T ID A D O B L E

4.2 LOS ASIENTOS CONTABLES: Estos se dividen en: Asientos Simples: es aquel que esta compuesto de una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Ejemplo: se enva el dinero recaudado por las ventas del da a la cuenta corriente de la empresa.
FE C H A C O D C U E N TA S D E B E H A B E R

B A N C O S C TA # a D E P O S IT O C A JA P O R LA V E N TA S

1 0 ,0 0 0 .0 0 1 0 ,0 0 0 .0 0

TO TA LE S

1 0 ,0 0 0 .0 0

1 0 ,0 0 0 .0 0

Asientos Compuestos: son aquellos que estn compuestos por ms de dos cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras. Ej. Se cancela una cuenta al Sr. A (2000) y una letra del seor b (3000) con efectivo $2000 y se gira un cheque por $3.000

FE C H A

C O D c ta s x p a g a r 1 doc x pagar

C U E N TA S

D E B E 2 ,0 0 0 .0 0 3 ,0 0 0 .0 0

H A B E R

c a ja bancos p o r la c a n c e la c io n d e la c ta a l A y la le tr a d e l s r b sr

2 ,0 0 0 .0 0 3 ,0 0 0 .0 0

TO TA LE S

5 ,0 0 0 .0 0

5 ,0 0 0 .0 0

Asientos Mixtos: son los que estn compuestos por una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras o a su vez lo contrario. Ejm. Nos cancelan unas cuentas y documentos del sr Valverde por $2000 y la letra de cambio por la cantidad de $3000
FECHA COD caja Cta x Cobrar Doc x cobrar por la cancelacion de la cta del sr Valverde TOTALES 5.000,00 CUENTAS DEBE 5.000,00 HABER

2.000,00 3.000,00

5.000,00

Ejemplos: 1) Nos pagan un documento por el valor de $ 5,000.00 con un cheque # 18 del banco del Pacifico. 2) Se deposita en la Cta. del Banco del Pichincha #010101 la cantidad de $ 5,000.00 3) Pagamos la Cta. del telfono de la empresa Por $ 300.00 con cheque #01 del Pichincha. 4) Emitimos la reposicin de caja chica por 100.00 con cheque #02 5) Compramos mercaderas por $12,000.00 y firmamos una letra de cambio a 30 das plazo. 6) Compramos mercaderas por 5,000.00 con un cheque por 1500 y la diferencia firmamos una letra de cambio por la diferencia.

7) Vendemos mercadera con la factura #12 por 3200 se recibe un depsito de 1000, una letra por 1200 y la diferencia queda pendiente para despus de tres das. 8) Pedimos un crdito al banco por 7500.00 a un plazo de 3 meses y se firma un pagare. 4.3 LIBRO DIARIO GENERAL. Sirven para registrar todas las operaciones, transacciones, que la empresa tiene da a da por su movimiento, El asiento principal que debe ser apuntado en diario general es el estado de situacin inicial. Tambin se anotan las transacciones del activo hacia la izquierda y las del pasivo hacia la derecha. Al pie de cada transaccin se debe anotar una explicacin del movimiento. El formato es el siguiente
L IB R O FE C H A C O D D IA R IO G E N E R A L A U X IL IA R F O L IO # 1 H A B E R C U E N TA S D E B E

4.4 LIBRO MAYOR.- Contiene las cuentas de cada persona u objeto, en lo que se refiere a ingresos y egresos realizndose los asientos de las partidas con referencia al libro diario, siempre conservando el orden de las fechas de este ltimo.

Los formatos son los siguientes Tipo Kardex (Caja - Bancos)

M A Y O R G E N E R A L C U E N TA # A U X IL IA R # FE C H A C O N C E P TO R E F D E B E N # 1 H A B E R S A LD O

2 Tipo T
DEBE CUENTA HABER

4.5 BALANCE DE COMPROBACIN O DE SUMAS Y SALDOS Este documento, no tiene carcter de estado financiero, sirve nicamente para la verificacin de datos, por lo tanto, no remplaza al balance de general. El balance de comprobacin est compuesto de dos partes: 1.- Las sumas del dbito y del crdito de cada una de las cuentas del mayor general, se registran en estas columnas, y su igualdad manifiesta que las transacciones se registraron correctamente, Al no conseguir la igualdad es necesario detectar los errores, cometidos. 2.- Las columnas de los saldos de las cuentas, conformada con sus resultados, deudor o acreedor, es el complemento de las sumas del dbito y del crdito de las cuentas, si se ha conseguido una igualdad entre el dbito y el crdito en las sumas de las cuentas, completara mente, los saldos sern iguales.

CTA DE MAYOR DEBE 100 130 230 185 45 45 HABER

CTA DE MAYOR DEBE HABER 140 125 33 33 SALDO ACREEDOR 265 232

SALDO DEUDOR

SUMAS CUENTAS CODIGO DEBITO CAJA CTAS POR PAGAR 1.01.01.001 2.01.01.002 230 33 CREDITO 45 265

SALDOS DEUDOR 185 232 ACRREDOR

TOTALES

263

310

185

232

4.6 LA FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS: Todos los registros bsicos como los auxiliares debern llevarse atendindose a las siguientes reglas: 1. El orden y la fecha de las operaciones no podrn ser alterados en los respectivos asientos. 2. No se pueden dejar espacios en blanco, en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3. Est prohibido poner asientos al margen o hacer interlineaciones, rayones o enmiendas. 4. Los asientos no podrn ser borrados en todo o en parte, cualquier error u omisin cometido, ser corregido en otro asiento contable diferente. 5. Los libros deben mantenerse ntegros, sin alteracin de la encuadernacin, foliatura o mutilacin alguna.

4.7 LOS ESTADOS FINANCIEROS

Estado de situacin financiera Estado de resultados integrales Estado de flujos del efectivo Estado de cambios en la posicin patrimonial Notas exploratorias a los estados financieros

4.7.1 El Estado de Situacin Inicial.- son los datos que se tienen al iniciar un ejercicio contable, este documento es extracontable y contiene un inventario o listado de los bienes, deudas y capital de la empresa, los que servirn para iniciar por primera vez los libro contables. Por lo tanto este documento nos detallara la composicin de activos y pasivos, y la diferencia que pasa a ser el capital. Este documento puede tener dos formas de presentacin: Horizontal: que est compuesto de la siguiente manera: A. EL ENCABEZADO. Nombre de la Empresa o Razn social Nombre del documento del que hacemos referencia Fecha de presentacin de este documento. B. EL CUERPO Aqu se considera las cuentas: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO con sus clasificaciones y subclasificaciones. C. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD Este estado financiero debe tener la responsabilidad del Gerente y el Contador. El estado de situacin financiera puede ser Inicial y Final convirtindose este ltimo en inicial del siguiente periodo, se puede presentar de dos formas: Horizontal y Vertical.

Ejemplo Horizontal.

Empresa ABC Estado de Situacin financira Al 31 de Enero de 200X ACTIVO Corriente Disponible
Caja Caja Chica Bancos 10,000.00 1,000.00 30,000.00 16,000.00 10,000.00

PASIVO Corriente Corto plazo


Ctas por Pagar Doc por Pagar Crditos Bancos IESS por Pagar IVA Por Pagar 24,000.00 60,000.00 100,000.00 2,000.00 4,000.00 200,000.00

Exigible
Doc por Cobrar

REALIZABLES
Inventarios

No corriente
Hip X Pagar

T. ACT. CORRI No corrientes Tangibles


Edificios Muebles de Ofic. Equi de Oficina Vehculos Terrenos Intangibles Marcas T.AC.N CORR

67.000.00
300,000.00 20,000.00 16,000.00 120,000.00 160,000.00 10,000.00

T. PASIVOS. 390. 000.00 PATRIMONIO Aportables


Capital Social Resultados Utilidades Reservas Reserva legal T. PATRIMONIO 273,000.00 20,000.00 10,000.00

303,000.00 693,000.00

626,000.00 TOTAL DE ACTIVOS 693.000,00

TOT. PAS + PATRI

---------------------Gerente

------------------Contador

VERTICAL.- Este tipo de presentacin est constituido por: Nombre de la Empresa o Razn social Nombre del documento del que hacemos referencia Fecha de presentacin de este documento. Ejemplo Vertical. Empresa ABC

Estado de Situacin Finaciera Al 31 de Enero de 200X ACTIVO Corriente Disponible


Caja Caja Chica Bancos 10,000.00 1,000.00 30,000.00

693,000.00 67,000.00 41,000.00

Exigible
Doc por Cobrar 16,000.00

16,000.00 10,000.00
10,000.00

REALIZABLES
Inventarios

No corrientes Tangibles
Edificios Muebles de Ofic. Equi de Oficina Vehculos Terrenos Intangibles Marcas 300,000.00 20,000.00 16,000.00 120,000.00 160,000.00

626,000.00
616,000.00

10,000.00 10,000.00

PASIVO Corriente Corto plazo


Ctas por Pagar Doc por Pagar Crditos Bancos IESS por Pagar IVA Por Pagar 24,000.00 60,000.00 100,000.00 2,000.00 4,000.00

390,000.00 190,000.00 190,000.00

No corriente Largo plazo


Hip X Pagar 200,000.00

200,000.00 200,000.00 303,000.00 273,000.00 273,000.00


273,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 20,000.00 20,000.00 20,000.00

PATRIMONIO Aportables Capital social


Capital Suscrito y pagado Reservas Reservas acumuladas Reserva legal Resultados Resultados acumulados Utilidades

---------------------Gerente

------------------Contador