PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS

Cecilia Maria Pereira do Nascimento Diretora da Diviso de Bibliotecas cecilia@ndc.uff.br Marcia Maria Silvestre Bastos Chefe do Servio de Desenvolvimento de Colees silvestre@ndc.uff.br Neide Maria da Graa Chefe da Biblioteca de Ps-Graduao em Geoqumica ndcgeoq@vm.uff.br Sila Carvalho de Castro Chefe da Biblioteca de Ps-Graduao em Matemtica bpm@ndc.uff.br Universidade Federal Fluminense Ncleo de Documentao Rua Visconde do Rio Branco, s/n. Campus do Gragoat Prdio da Biblioteca Central trreo 24.240-006 Niteri RJ - BR

Resumo Demonstra a importncia do planejamento estratgico na implementao de projetos de qualidade na prestao de servios em bibliotecas universitrias. O planejamento estratgico possibilita um diagnstico preciso da realidade favorecendo a participao que fundamental na implementao de aes que contribuem para a melhoria da qualidade. Constitui um excelente recurso para a tomada de decises, programao, controle e avaliao de atividades. Descreve a aplicao do planejamento estratgico no Sistema de Bibliotecas e Arquivos do Ncleo de Documentao da Universidade Federal Fluminense.

1 INTRODUO inquestionvel o valor e a importncia do planejamento para a administrao

eficiente de qualquer organizao. Devido, porm, s profundas e freqentes transformaes

sociais e flutuaes econmicas da atualidade o planejamento em sua forma tradicional foi substitudo pelo planejamento estratgico, mais adequado a essa nova realidade. As organizaes esto em permanente interao com o meio ambiente, afetando-o e sendo por ele afetadas. Essas foras ambientais, influenciam todo o processo de formulao de objetivos e terminam por atingir todo o comportamento da organizao. As universidades brasileiras e, consequentemente, suas bibliotecas, por estarem inseridas nesse contexto, vem-se tambm atingidas por essas alteraes e buscam a utilizao do planejamento estratgico como instrumento para a soluo dos inmeros problemas com que se defrontam. O presente trabalho faz uma apresentao do planejamento estratgico e de sua importncia para a biblioteca universitria descrevendo ainda, a experincia vivenciada no NDC Sistema de Bibliotecas e Arquivos da Universidade Federal Fluminense,

2 CONCEITUAO As decises gerenciais necessitam estar fundamentadas em premissas bem prximas da realidade na qual se inserem. " preciso saber ento: o que somos? onde estamos? o que pretendemos ? como iremos atender nossas pretenses? " (ALMEIDA, 1999) (figura 1).

Figura 1: O Planejamento Estratgico

Fonte: Santos, 1985, p.46 apud Almeida, 1999 Assim, o planejamento estratgico a ferramenta que permite o estabelecimento da misso, das polticas e das diretrizes que nortearo as atividades da organizao mdio e longo prazo. Para Meyer Junior (1988), planejamento estratgico um processo continuado e adaptativo atravs do qual uma organizao define (e redefine) sua misso, objetivos e metas, seleciona as estratgias e meios para atingi-los, num determinado perodo de tempo, atravs de constante interao com o ambiente externo. um processo sistemtico para que a organizao possa atingir seus objetivos de maneira integrada e de modo a permitir que suas aes sejam consolidadas e sistematizadas tendo por base sua realidade scio - organizacional. Esse processo e expresso de acordo com a estrutura da organizao, com a cultura, com a tecnologia disponvel e com o ambiente. O planejamento estratgico impe a necessidade de uma reflexo sistemtica sobre a organizao, de modo a possibilitar a considerao de implicaes futuras de decises que devem ser tomadas no presente. Alm disso, ao impor essa reflexo, o planejamento

estratgico gera uma base de dados quantitativos e qualitativos sobre a organizao capaz de dar suporte s decises sobre misso, objetivos, metas e estratgias constituindo um instrumento gerencial de enorme significao. (ARAUJO, 1996).

3 ELABORAO DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO O processo de elaborao do planejamento estratgico deve ser desenvolvido de forma interativa e participativa, de maneira a envolver os participantes, desde a identificao do problema, passando pelo diagnstico situacional-estratgico, para concluir com o documento final estabelecendo a misso, o objetivo, as polticas e as diretrizes, bem como as estratgias de ao (ALMEIDA, 1999). (figura 2) Figura 2: O processo do planejamento estratgico

Fonte: Almeida, 1999 Na elaborao do planejamento estratgico necessrio estabelecer os seguintes conceitos:

Misso institucional : define a razo de ser da instituio estabelecendo seu propsito e seu horizonte de atuao. a partir do diagnstico situacional que se estabelece a misso. Objetivos estratgicos: representam a definio do caminho mais adequado para se alcanar uma situao desejada e constituem instrumentos para realizar as metas identificadas. Metas: so a quantificao dos objetivos e permite melhor alocao de recursos na medida em que se constituem em um padro de referncia para o planejamento. Polticas: so orientaes de carter geral que devem fornecer parmetros para a tomada de deciso. Diretrizes: so aes que devem ser implementadas para atendimento das polticas. Elas balizam o caminho a ser percorrido em um determinado perodo de tempo com o objetivo de atingir os resultados mais expressivos usados pela instituio. Estratgias: permitem conduzir a instituio da posio que ocupa para uma outra que corresponda aos objetivos desejados; definir estratgias significa traar caminhos necessrios para o alcance das metas.

Anlise ambiental: principal componente do processo de administrao estratgica; a anlise do ambiente interno e externo que vai possibilitar o estabelecimento do rumo estratgia - a ser seguido. A anlise do ambiente externo, onde devem ser considerados os aspectos econmico, social, tecnolgico, cultural e poltico, enfocada atravs das oportunidades e ameaas, que so foras ambientais

incontrolveis pela organizao. A oportunidade constitui-se na fora que pode favorecer a ao da instituio desde que conhecida e aproveitada de maneira satisfatria. Uma ameaa uma fora que obstaculiza a ao mas que, desde que conhecida em tempo hbil, poder ser evitada ou transformada em oportunidade. A anlise do ambiente interno compreende o estudo dos pontos forte e fracos da organizao. Entende-se por ponto forte a caracterstica diferencial que proporciona uma vantagem operacional no ambiente, sendo uma varivel controlvel. Ponto fraco uma situao inadequada da organizao que se constitui em desvantagem operacional sendo, tambm, uma varivel controlvel. Segundo Cludio Porto (1998) o plano estratgico necessrio para que a organizao alcance um equilbrio vivel entre seu ambiente externo e suas aptides internas. uma referncia bsica para que uma organizao possa assegurar sua continuidade vital e, ao mesmo tempo, adaptar-se ao ambiente em mudana. Apoiado nesses conceitos o plano estratgico deve estabelecer: As premissas a serem consideradas no processo As expectativas de situaes almejadas Os caminhos a serem seguidos Os recursos a serem alocados.

O planejamento estratgico deve ser parte integrante das rotinas gerenciais e no algo eventual, constituindo-se em processo contnuo envolvendo todos os nveis hierrquicos da instituio.

Um fator importante a ser considerado na formulao e aplicao do planejamento estratgico a adoo do pensamento estratgico. O planejamento estratgico em si anlise e o pensamento estratgico sntese. O pensamento estratgico envolve a criatividade e resume o que os administradores apreendem de todas as fontes, sintetizando o aprendizado numa viso de direo que a atividade deve alcanar. necessrio haver uma conexo bsica entre pensamento e ao. O pensamento estratgico demanda um modo de pensar no linear, abertura para aceitao das diferentes situaes que iro surgir, valorizao da informao, flexibilidade nas respostas e ateno s pesquisas sobre o futuro. Como se depreende dessa afirmativa, o pensamento estratgico no pode ser imposto ou implantado apenas atravs de comits, grupos ou do prprio plano estratgico. A adoo do pensamento estratgico implica numa transformao do comportamento que necessita, para sua realizao, uma mudana de postura pessoal que refletir na organizao como um todo. ZAJDZENJDER, (1995) afirma que podem existir vrias portas de entrada para o pensamento estratgico. Ele destaca, entretanto, a fora do exemplo, ou seja, setores que absorvem de fato a postura estratgica costumam chamar a ateno dos demais pelos resultados que apresentam e servem como "vitrine" para exibir o valor do pensamento estratgico. Para o sucesso do planejamento estratgico devem ser considerados os seguintes pontos: Participao: ponto fundamental na formao do plano, a participao representa, o envolvimento e a mobilizao de todas as pessoas que trabalham na organizao e o seu comprometimento com os destinos da instituio, sem o que sua aplicao poder ficar comprometida. Valorizao do potencial humano: . importante que o gerente seja capaz de perceber e explorar o potencial de cada indivduo. A valorizao do potencial humano deve ser

enfatizada para que as pessoas possam desenvolver seu lado intuitivo e criativo, contribuindo assim para o progresso da instituio e seu prprio crescimento. Uma equipe incentivada e habituada a propor e a colocar em prtica solues vindas do prprio grupo uma equipe inovadora e realizadora, capaz de atingir um alto nvel de produtividade. Conscientizao do indivduo: necessrio que o indivduo se sinta til e esteja consciente da sua importncia como agente de mudana. Motiv-lo atravs de incentivos e reconhecimento pelo seu trabalho, ir contribuir para a integrao da equipe. Vencer a resistncia e a acomodao: preciso estimular criativamente a motivao natural humana e assim combater a acomodao e a resistncia s mudanas no ambiente do trabalho. A acomodao s rotinas confortveis do dia-a-dia so, na maioria das vezes, responsveis por sabotagens de projetos com o objetivo de desacreditar ou minar o trabalho daqueles que buscam a inovao. Construo de rede de comunicao: a comunicao fator importante para o

sucesso do planejamento estratgico que deve tornar-se um frum permanente de discusso respeito dos rumos da instituio. A organizao deve estar preparada para rever seus objetivos estratgicos em virtude das constantes mudanas e dos desafios inesperados, abrindo espao para as estratgias emergentes e flexveis, importantes ao desenvolvimento estratgico. Viso sistmica da organizao: importante que a pessoa conhea a estrutura da instituio da qual faz parte e esteja atento s mudanas ocorridas no mbito interno da organizao, tendo em vista que tudo est interligado e qualquer mudana em qualquer ponto, poder afetar as pessoas e seu trabalho, de forma muitas vezes inesperadas.

4 PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS

... a universidade uma estrutura administrativa, um sistema poltico, um centro cientfico, uma academia, um foco cultural e uma fonte de valores; ou seja, uma estrutura de muitas complexidades. (ARAJO, 1996, p.75) A adoo do planejamento estratgico em instituies universitrias uma tarefa difcil devido as caractersticas da organizao: alto nvel profissional, descentralizao das decises, multiplicidade de concepes, disperso e ambigidade do poder, pouca coordenao das tarefas, diversidade de tecnologias, etc. O planejamento praticado nas universidades no apresentava, anteriormente, um enfoque estratgico, porque concebia o sistema universitrio como fechado s influncias ambientais externas. Recentemente, algumas instituies educacionais j vem se preocupando em adotar o planejamento estratgico com a finalidade de identificar e buscar solues para os problemas enfrentados por essas organizaes. Assim tambm as bibliotecas universitrias comearam a utilizar o planejamento estratgico como uma importante ferramenta na soluo das questes com que se defrontam na atualidade. A escassez de recursos humanos e financeiros aliada a um clima poltico instvel dificultam a realizao dos seus objetivos e ameaam a manuteno e atualizao de seus acervos. Por outro lado, a gerao das novas tecnologias, com o conseqente surgimento do que se convencionou denominar como sociedade de informao, abriu um novo leque de oportunidades para as bibliotecas universitrias. Da mesma forma a globalizao que, acirrando a concorrncia, impulsionou as universidades na busca de novos mercados e no oferecimento de novos produtos e servios. Nesse contexto, o planejamento estratgico apresenta-se como um instrumento ideal para que a gerncia da biblioteca possa estabelecer suas diretrizes e definir as polticas e metas a alcanar.

Na elaborao do Plano Estratgico devem ser consideradas as variveis institucionais que permitiro visualizar as necessidades e abrangncia da biblioteca universitria dentro de seu contexto maior, ou seja, a organizao ou rgo a que se subordina. Nas universidades em que exista em sua estrutura um sistema de bibliotecas, este deve buscar os meios necessrios para que o pensamento estratgico penetre em todos os setores ou unidades de informao e desenvolver seu prprio planejamento estratgico tendo como base o planejamento da instituio. Observar e avaliar sua postura em funo da estratgia da organizao, o que significa que o sistema pode ter sua estratgia prpria, desde que a mesma seja consistente e respeite a filosofia da instituio. As bibliotecas universitrias devem estar atentas a reao s mudanas, j que toda mudana traz tanto ameaas como oportunidades e estas so desafios a serem vencidos. Nesse momento cabe acompanhar cuidadosamente o ambiente interno e externo, aproveitar as oportunidades e afastar as ameaas, analisando se a mudana contempla a estratgia atual e se implica em modificaes que traro melhorias.

5 A EXPERINCIA NO NCLEO DE DOCUMENTAO (NDC) DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE (UFF) A Universidade Federal Fluminense est sediada em Niteri e expande sua atuao a vrios municpios do Estado do Rio de Janeiro, alm de possuir uma unidade avanada em Oriximin, no Par. Constitui-se de 4 (quatro) centros universitrios e 20 (vinte) unidades de estudos bsicos e profissionais. O NDC o rgo responsvel pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos da Universidade e conta em sua estrutura formal com 3 (trs) divises: Bibliotecas (DBT), Desenvolvimento (DDS) e Arquivos (DARQ). Fazem parte do Sistema, 22 (vinte e duas) bibliotecas, um Centro de Memria Fluminense, um Arquivo Central, um Laboratrio de Conservao e Restaurao de Documentos e um Laboratrio de Reprografia. Possui um

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acervo de 995.054 documentos dos quais 477.304 volumes de livros e 11.330 ttulos de peridicos. A necessidade de formulao do Planejamento Estratgico do Ncleo de Documentao foi detectada durante o Curso de Planejamento Estratgico promovido como parte do Projeto de Participao e Qualidade que vem sendo desenvolvido pelo NDC, desde 1994, em parceria com o Servio de Psicologia Aplicada (SPA), tambm da Universidade. Esse curso teve como finalidade proporcionar o conhecimento das bases tericas e dos principais conceitos de planejamento estratgico e, ao mesmo tempo, estimular o pensamento estratgico nas anlises e formulaes gerenciais. Durante o curso de planejamento estratgico os participantes foram convidados a comporem um grupo para formulao do plano estratgico para o Sistema NDC que, ao final, ficou constitudo de um representante da direo do NDC, um arquivista, um muselogo e quatro bibliotecrios. Esse grupo contou com a contribuio espordica de vrios integrantes do Sistema NDC e de professores da reas de Administrao e Psicologia Aplicada da Universidade. importante ressaltar que alguns desses profissionais possuam longa experincia na rede de bibliotecas e arquivos da Universidade e grande conhecimento da estrutura organizacional da instituio, o que contribuiu de forma decisiva para a elaborao do diagnstico situacional estratgico. A elaborao do Plano foi iniciada pela definio dos clientes, servios e das premissas bsicas do Sistema NDC. A prxima etapa constituiu-se na anlise ambiental (interna e externa), com a finalidade de identificar os pontos fortes/fracos da organizao, e as ameaas/oportunidades que afetariam negativamente ou impulsionariam a Universidade. Foi montado o cenrio ambiental para o estabelecimento das estratgias bsicas, dos objetivos e das estratgias funcionais, tendo como resultado a definio de projetos, medidas e metas. Considerando que a formulao do plano foi efetuada durante o perodo de janeiro a setembro de 1998 e que, coincidentemente, em outubro desse mesmo ano encerrava-se a gesto do reitor, o plano foi preparado para aplicao a partir do exerccio de 1999, ou seja, a partir da nova gesto que se iniciava na Universidade. O Plano Estratgico foi divulgado atravs da realizao de palestra e da distribuio de cpias para a nova Direo da Universidade e para todos os setores do Sistema.

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Com a implantao do planejamento estratgico os participantes da equipe responsvel pela sua elaborao passaram a atuar tambm, como elementos difusores do pensamento estratgico em seus setores de origem. Com o objetivo de promover uma melhor compreenso do significado, abrangncia e importncia do Planejamento Estratgico, foram programados novos cursos visando atingir todos os servidores do Sistema NDC, tendo sido realizados 10 cursos e treinados 234 funcionrios. Foi constatado que, decorrido um ano de implantao do Plano Estratgico, em outubro de 1999, foram colocadas em prtica 11 (onze) das 15 (quinze) medidas propostas. (Anexo1) 6 CONCLUSO A adoo do planejamento estratgico pelas instituies tem demonstrado a importncia dessa ferramenta no alcance de um equilbrio vivel entre seu ambiente externo e suas aptides internas. O planejamento estratgico, quando claramente formulado, permite estabelecer planos, reunir recursos e tomar decises, controlando seu futuro sem eliminar riscos e incertezas. Atualmente, levando-se em considerao as dificuldades vivenciadas pela bibliotecas universitrias o planejamento estratgico uma forma de garantir sua sobrevivncia e seu crescimento. importante ressaltar que o planejamento estratgico somente se viabilizar se houver uma mudana comportamental fazendo com que as pessoas estejam abertas ao livre pensar e aceitao de situaes diversas. preciso pensar estratgicamente.

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7 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ALMEIDA, Francisco Alberto Severo de. Metodologia aplicada ao ensino do planejamento estratgico: experincias em cursos de treinamento. Revista Brasileira de Administrao Pblica e de Empresas. Braslia, UNB, v. 1, n.1,p. 61-81, 1999. ARAUJO, Maria Arlete Duarte de. Planejamento estratgico: um instrumental disposio das universidades? Revista de Administrao Pblica. v..30, n.4, p. 74-86, jul/ago, 1996. ARGUIN, Grard. O planejamento estratgico no meio universitrio. Braslia: Conselho de Reitores das Universidades Brasileiras, 1988. 132p. (Estudos e Debates, 16) FERRAZ, Ana Anglica C.; MEIRELLES, Catharina M.; NASCIMENTO, Cecilia Maria P. do; GRAA, Neide Maria da; CASTRO, Sila C.de. Participao: estratgia para desenvolvimento do capital humano. In: SEMINRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS, 10, 1998, Fortaleza. Anais...11p. GURGEL, Cludio Roberto. Planejamento estratgico das atividades municipais. Rio de Janeiro: FGV, 1987. 32f. Apostila do Curso de Ps-Graduao em Gesto Estratgica do Municpio. PORTO, Claudio. Uma introduo ao planejamento estratgico. Boletim Tcnico do SENAC, v.24, n.2, p.3-9, maio/ago., 1998. REZENDE, Yara ; MARCHIORI, Patricia Zeni. A gesto estratgica dos sistemas de informaes bibliogrficas. Cincia da Informao, v.22, n.3, p.254-257, maio/ago, 1994. SANTOS, Jos Roberto Ribeiro dos. Planejamento estratgico e ttico da informao. 2. ed., Rio de Janeiro: SCI, 1985. UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Ncleo de Documentao. Planejamento estratgico 1998/1999. Niteri, 1998. 18f. ZAJDSZNAJDER, Luciano. Gerncia pblica e pensamento estratgico em situaes de alto risco. RAP , Rio de Janeiro, v.29, n.1, p.78-87, jan./mar., 1995.

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REA

PROJETOS Integrao NDC do

MEDIDAS METAS Determinar que os setores elaborem programao de Apresentar a programao de atividades at 30 de Sistema atividades de integrao do Sistema maro de 1999 Compor grupo de trabalho de reestruturao formado por , no mnimo, 1 (um) representante de biblioteca de do cada rea do conhecimento: 1 (um) representante de cada Diviso e 1 (um) representante da Direo Compor grupo de trabalho para diagnosticar a situao de atual do processo de informatizao do Sistema com o objetivo de elaborar proposta para sua continuidade. Distribuir o Plano Estratgico do Sistema NDC solicitando a elaborao dos planos setoriais Divulgar a composio do grupo at 30 de outubro de 1998 Apresentar a proposta de reestruturao do sistema at 30 de novembro de 1998 Divulgar a composio do grupo at novembro de 1998 Apresentar proposta de informatizao at maio de 1999. Entrega dos Planos Estratgicos setoriais para o ano de 1999 at 30 dezembro de 1998

Reestruturao Sistema NDC Projeto Informatizao G E R E N C I A L

Ampliar a tiragem do INFORME NDC e incentivar a circulao de outros impressos Ampliar a tiragem do INFORME NDC de 500 para 1000 unidades, at 30 de dezembro de 1998 Determinar que a DAD, SD e Gerncia de Arquivos elaborem um manual de procedimentos bsicos de Entrega do manual de comunicao at 30 de dezembro comunicao para o funcionamento dos servios de de 1998 transporte, telefonia, fax, correio eletrnico, comunicao administrativa e correspondncia Preparar calendrio de visitas mensais da Direo do Divulgar o calendrio de visitas da Direo aos setores NDC aos setores para o ano de 1999 at 30 de dezembro de 1998 Estabelecer calendrio de reunies gerais e de reunies Apresentar calendrio de reunies para o ano de 1999 por reas do conhecimento at 30 de dezembro de 1998 Executado No executado

ANEXO 1: Projetos, Medidas e Metas do Planejamento Estratgico de 1998/1999 do Sistema NDC/UFF

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R H E U C M U A R N S O O S S

Critrios para distribuio Determinar que a DAD estude e proponha critrios e movimentao de para distribuio e movimentao de pessoal Apresentar critrios at 30 de maro de 1999 pessoal

F I N A N A S M A R K E T I N G

Programa de treinamento Promover cursos e outros eventos Realizar 1 (um) curso de Micro-Isis bsico e 1 (um) de para os servidores do Micro-Isis avanado at junho de 1999 e, no mnimo, 2 NDC (duas) palestras at dezembro de 1998 Manter o programa de treinamento que vem sendo desenvolvido pelo SPA Estender o curso de Atendimento ao Cliente a todos os Projeto de Participao e setores ainda no contemplados, at 30 de dezembro de 1999 Qualidade Estender as atividades do programa de treinamento do Realizar o Programa de Treinamento at 30 de SPA s bibliotecas do interior dezembro de 1999 Apresentar proposta de controle sistemtico de Sistema interno de arrecadao e distribuio de recursos at 30 de junho controle financeiro de 1999 Identificar possveis setores da universidade para Apresentar, no mnimo, 2 (dois) projetos a agncias de desenvolvimento de projetos e captao de recursos fomento e a instituies pblicas e privadas, passveis de parcerias e captao de recursos, at 30 de dezembro de 1999 Realizar a segunda fase da pesquisa de satisfao do Realizar a pesquisa at 30 de maro de 1999 (final do usurio por setor de atendimento segundo semestre letivo de 1998) Projeto de Participao e Qualidade Identificar as necessidades dos usurios, traando o Definir o perfil dos usurios que utilizam os servios seu perfil por setor de atendimento do NDC at 30 de junho de 1999 Executado No executado

Anexo 1 continuao

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