ENSAYO La administracin documental y sus objetivos: para toda empresa, es de vital importancia el manejo de su informacin para el logro de sus

objetivos, por lo que debe gozar de un buen sistema de clasificacin y organizacin de su fondo documental. Esta es una herramienta que le permite, sea natural o jurdica, un buen funcionamiento de la informacin soportada en cualquier tipo de documento, teniendo en cuenta que sta debe ser accesible y de fcil localizacin, aplicando adems la tecnologa. La informacin manejada sistemticamente en una empresa permite conocer en tiempo record su mercado, sus clientes y proveedores, presupuestos, estados financieros, contratos, publicidad, nuevos mercados, etc., y de esta manera tomar decisiones importantes y reevaluar sus polticas, para el logro de sus objetivos. La administracin documental permite adems crear el modelo de gestin que ms se ajuste a la actividad econmica que la empresa desarrolle, teniendo en cuenta tambin la disponibilidad presupuestal que posea, el cual puede ser convencional o automatizado. Un modelo de gestin documental convencional, requiere de un equipo humano bien organizado y capacitado, el flujo de la tramitacin puede ser ms lento, pero seguro y eficaz. En el automatizado, el talento humano interacta con la mquina, ahorrndose una serie de actividades, la cual ganara tiempo y dinero. Se debe tener en cuenta que cada cambio indica un proceso para su implementacin, por lo que se hace necesario: Sensibilizacin y capacitacin. Reingeniera y automatizacin de los procesos. Definicin del flujo y despliegue del proyecto y capacitacin Aplicacin de buenos programas (software). Es de resaltar adems, que desafortunadamente en muchas empresas, no se le da al fondo documental la importancia que requiere, y la administracin de documentos no se lleva a cabo como debera ser y se pierden de las muchas ventajas que sta brinda para su buen funcionamiento y el logro de sus objetivos. Esto se debe tal vez al desconocimiento de las normas vigentes legales y por la inversin que los empresarios piensan que hay que hacer y opta por la decisin menos saludable, ya que existen empresas en donde ni siquiera se cumple el mnimo requisito como es el de dar entrada o salida a sus documentos a travs de un formato cansillo o una libreta de apuntes. Lo anterior permite que muchas empresas conserven una serie de documentos acumulados y no debidamente clasificados y organizados en sus archivados, privndose as de gozar de los beneficios que ofrece una buena administracin de sus documentos como son: organizacin del archivo ya sea manual o electrnico e impreso. Acceso rpido, fcil y seguro a los documentos y datos de la empresa. Reduccin de la circulacin de documentos y registros en papel. Automatizacin de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos. Agilidad en el proceso de emisin y revisin de documentos. Eliminacin de copias obsoletas en poder de los usuarios. Control sobre los prstamos y la devolucin de los documentos del archivo. Consolidacin de la informacin disponible en un solo lugar, pertinente a cada empleado. mejora el manejo de reclamos y optimiza procesos internos. se reducen costos. se dispone de informacin de acuerdo a la necesidad de cada cliente. Una empresa que desee subsistir a travs del tiempo, debe optimizar la administracin de su informacin ya que sta le permitir peridicamente consultar sus diferentes transacciones y del desarrollo de sus actividades para el logro de sus objetivos.

2. mis funciones como docente: organizar el material de trabajo preparar los temas impartir instrucciones de formacin, tanto del saber cmo del ser y de saber-hacer. realizar actividades de enseanza-aprendizaje-evaluacin. manejar un portafolio de evidencias. rendir informes sobre el rendimiento de cada alumna. participar en reuniones programadas por la parte administrativa. Desde el punto de vista de la organizacin documental, organizar el trabajo para mis clases, me permite investigar y clasificar informacin para seleccionar la ms relevante. En cuanto a la preparacin de temas, una vez clasificada la informacin se hace ms fcil tomar los apuntes ms importantes, para realizar las actividades de enseanza-aprendizajeevaluacin. De esta manera, para los estudiantes se hace interesante obtener datos para la aprehensin del conocimiento y desempearse con calidad, tanto en el saber cmo en el ser y el saber-hacer, ya que la teora debe llevarse a la prctica. Manejar un portafolio de evidencias, me permite clasificar y organizar los documentos, de manera que pueda verificar fcil y confiadamente la manera de cmo se van desarrollando los temas y si se estn logrando los objetivos de cada unidad propuesta. Ver el estado de rendimiento y de asistencia de cada estudiante, aunque no es trabajo difcil, lo es de cuidado, por lo que se debe tener una informacin clara en las tablas y formatos que se manejan. La administracin correcta de los diferentes documentos y formatos en mi puesto de trabajo, me permite tener una informacin clara y organizada en el momento oportuno. NOMBRE: JANIER ANDRES CAAS REYES FECHA: NOVIEMBRE 19 DE 2010 ACTIVDAD: 1 TEMA: GENRALIDADES DE LA ADMINSTRACION DOCUMENTAL